Автоматизация документооборота в производстве. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов


Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.

    дипломная работа , добавлен 12.12.2007

    Использование информационных технологий в здравоохранении. Автоматизация электронного документооборота. Обзор рынка медицинских услуг. Здравоохранение в США. Программная реализация автоматизации электронного документооборота медицинских учреждений.

    отчет по практике , добавлен 27.04.2016

    Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.

    курсовая работа , добавлен 17.07.2013

    Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".

    курсовая работа , добавлен 25.03.2014

    Классификация и сравнение программных продуктов в области электронного управления документацией. Информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии. Внедрение системы корпоративного электронного документооборота.

    дипломная работа , добавлен 29.06.2012

    Применение информационных технологий в управлении проектами (инновациями), определение их эффективности. Методические принципы защиты информации. Виды и особенности интеллектуальных информационных систем. Организация электронного документооборота.

    курс лекций , добавлен 29.04.2012

    Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.

    дипломная работа , добавлен 17.03.2013

Одним из самых распространенных средств организации бизнес-процессов на производстве являются документы. С их помощью происходит фиксация и передача информации между исполнителями . Следовательно, от того, насколько эффективны будут организованы эти бизнес-процессы, и будет зависеть качество и скорость прохождения документов от одного сотрудника к другому. Поэтому одной из главных задач в работе ИТ-специалистов сегодня является внедрение систем автоматизации документооборота в производстве .

Функции, выполняемые данной системой, довольно обширны. А именно:

  • Возможность получения точной информации о движении электронных документов, что позволит осуществлять контроль над ходом всего процесса делопроизводства и исполнителями. С помощью системы фиксируются все изменения, которые вносились в документы.
  • Облегчение поиска документа, уменьшение количества времени, которое затрачивается на этот поиск. Полностью исключена вероятность потери документа.
  • Упорядочение работы с документами. Существенно сокращается время передачи документов посредствам электронной почты либо локальной сети организации. Все перечисленное в итоге способствует увеличению производительности труда каждого сотрудника.
  • Использование систем автоматизации документооборота способствует оперативному и правильному принятию решений руководством.

С помощью электронной системы документооборота решаются следующие задачи:

  • Формирование в организации единого информационного пространства
  • Сохранение знаний и опыта каждого сотрудника
  • Ведение учета рабочего времени сотрудников
  • Распределение рабочего времени сотрудников по клиентам и в зависимости от вида работ
  • Осуществление управления отношений с каждым клиентом
  • Обеспечение оперативного решения спорных вопросов, возникающих при работе с клиентом
  • Взаимодействие всех подразделений организации между собой
  • Сокращение затрат рабочего времени, связанных с поиском информации
  • Обеспечение сохранности документов и их защита
  • Разработка и внедрение внутренних стандартов, действующих в организации
  • Повышение конкурентоспособности организации на рынке
  • Поддержание качества услуг, предоставляемых организацией, на высоком уровне

Для того чтобы указанные задачи были решены в полном объеме, автоматизация документооборота в производстве осуществляется такие процессы, как:

  • Ведение картотеки документов
  • Ведение архива, где документы хранятся в течение всего их цикла, начиная с регистрации и заканчивая уничтожением
  • Формирование процесса разработки документов и их согласования
  • Доступ к документам в зависимости от статуса сотрудника, его функциональных обязанностей
  • Контроль над исполнением документов и поручений
  • Ведение учета рабочего времени, его распределение на проекты
  • Наличие ряда общекорпоративных справочников

Таким образом, использование в работе предприятия системы автоматизации документооборота позволит перейти на новый для него, более высокий уровень управления производственными бизнес-процессами .

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

  • СЭД «Корпоративный документооборот»
  • 1С:Корпоративный документооборот
  • 1С:Документооборот Корп
  • Аналитика: Документооборот

Возможности программ подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.

Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.

Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Данная статья поможет определить необходимость автоматизации документооборота в вашей организации, а также некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота на предприятии.

В предыдущей статье мы затронули вопросы классификации программных продуктов для автоматизации работы с документами и рассмотрели основные моменты, на которые следует обращать внимание при выборе систем автоматизации делопроизводства.

Однако, система автоматизации делопроизводства позволяет автоматизировать лишь небольшой участок работ в организации. В этой статье мы подойдем к системам организации электронного документооборота более широко, не выделяя конкретные продукты и постараемся ответить на наиболее важные вопросы, которые возникают при внедрении систем электронного документооборота (СЭД).

Вопрос 1. Когда и почему нужно производить организацию электронного документооборота на предприятии?

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

  • · документы теряются;
  • · накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
  • · документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
  • · тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
  • · создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
  • · на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

  • · обеспечит слаженную работу всех подразделений;
  • · упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
  • · повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
  • · повысит оперативность доступа к информации;
  • · позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Организацию СЭД нужно начинать прямо сейчас.

Вопрос 2. Выбор системы электронного документооборота - сладкие песни производителей и поставщиков.

Теперь необходимо определиться с выбором системы. В предыдущей статье мы классифицировали существующие продукты для автоматизации работы с документами. Позволим себе напомнить классы систем:

  • · системы автоматизации делопроизводства и документооборота
  • · системы управления потоками работ
  • · системы организации и управления архивами документов
  • · системы электронного управления документами

Каждая система решает определенный класс задач. Так, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.

Особого упоминания заслуживают системы класса ERP - часто от потенциального заказчика приходится слышать следующие слова: «мы внедряем ERP-систему и не будем внедрять систему автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ)». Бытует ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота на предприятии. Это не так - ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение - интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.

Каждый производитель систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так - заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на организацию системы автоматизации документооборота на предприятии и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Совет №1 - определитесь, решение задач какого рода вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в интернете.

Совет №2 - определив, систему какого класса нужно искать, изучите, по возможности, все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.

Совет №3 - обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться. Не стоит думать, что СЭД, в которой СУБД не поддерживает репликацию, а в качестве транспортной среды используется почтовый сервер небезызвестной компании из Редмонда, будет эффективно решать задачи организации документооборота на территориально-распределенных предприятиях.

Совет №4 - выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.

Совет №5 - проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями - установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Кстати, некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.

Совет №6 - не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно - сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Вывод: приобретайте систему документооборота, что подойдет вашей организации. Определите класс необходимой системы, требуемый функционал, в случае невозможности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.

Вопрос 3. Внедрение - этапы, сроки, деньги.

Этот вопрос является логичным продолжением предыдущего - некоторые внедренцы часто говорят, что проведут организацию электронного документооборота в кратчайшие сроки, в 2 этапа и при этом постараются вытрясти у заказчика максимально возможные деньги.

Срок внедрения системы зависит от множества факторов. Перечислим основные:

  • · Класс системы. Систему автоматизации делопроизводства, состоящую из одного АРМ секретаря, займет неделю в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может занят целый год, причем не обязательно, что число АРМ будет большим.
  • · Масштаб внедряемой системы. Срок организации системы электронного документооборота безусловно зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система - пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение.
  • · Настраиваемость системы. Адаптация системы с соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможно двумя способами - настройкой и изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

  • · Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
  • · Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
  • · Адаптация системы электронного документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
  • · Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
  • · Окончательная настройка системы документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
  • · Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система документооборота, идеально подходящая для вашего предприятия, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше факторов организация электронного документооборота может занять отодной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость системы электронного документооборота. Основным правилом является следующее: системы одного класса стоят примерно одинаково.

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба организации электронного документооборота. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения - работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Выводы. Системы одного класса стоят примерно одинаково, общая стоимость системы определяется не только стоимостью лицензий программного обеспечения. Не следует экономить на процессе внедрения - эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильности выбора системы и правильно проведенного процесса организации электронного документооборота.

С ростом производственных мощностей возрастает и объем используемой номенклатуры, которую необходимо качественно и правильно обработать, сгруппировать. Полная автоматизация делопроизводства поможет разложить всю документацию таким образом, чтобы при необходимости можно было достать и использовать нужную информацию конкретному сотруднику.



Автоматизация документооборота: существует ли необходимость?

Условно весь процесс работы любой компании, вне зависимости от объемов и специфики занятости, можно разделить на обработку документации, согласование документооборота, реализацию услуг и товаров. При этом материальную прибыль приносит только реализация товара, но и без качественной обработки номенклатуры весь процесс будет хаотичным, неполноценным.

Существует ли необходимость автоматизации документооборота предприятия, бизнеса, или можно воспользоваться личными вариантами ведения и согласования номенклатуры? Для рассмотрения данного вопроса необходимо привести элементарный пример – покупка телефона в магазине. Для того чтобы магазин или предприятие сумело реализовать свою продукцию, необходимо проделать массу работы, которая в большинстве случаев связана с обработкой документации:

  • обработка спроса и анализ рынка (актуальные предложения);
  • поиск поставщиков, заключение контракта;
  • закупка товара;
  • прием товара (по накладным);
  • произведение наценки;
  • реализация;
  • обеспечение доставки, гарантии;
  • оформление покупки между магазином и покупателем;
  • обеспечение выгодных периодических акций для привлечения покупателя;
  • соблюдение и контроль прав потребителя.

Это только малая часть всех процессов, которые необходимо организовать при покупке одного телефона. А если предположить, что товарооборот огромный, а торговых точек несколько, то объем обрабатываемой номенклатуры колоссальный. Без специальной автоматизированной системы не обойтись.

Электронная автоматизация документооборота

Документооборот, вне зависимости от его объема, должен быть в удобном доступе в нужное время. Сегодня существуют множественные автоматизированные системы хранения и обработки документов, которые сокращают всю бумажную волокиту в несколько раз. Наиболее популярными являются системы ведения документации в 1С, специальные платные СРМ-системы.

По данным исследований Ernst & Young, предприятия, которые воспользовались внедрением систем электронного контроля номенклатуры, улучшили свои показатели производительности на 20–40%, обработки и ведение документов налогообложения на 75%. При этом растраты на оплату сохранности всей документации снизились на все 80%.

Всех пользователей автоматизированной системы контроля можно условно разделить на три составляющие части: руководящий орган, работники, партнеры. Все категории пользователей используют понятные и простые инструменты для контроля и согласования любых манипуляций, а система только помогает осуществлять все процедуры без ошибок (шаблон).

Автоматизированное делопроизводство помогает:

  • проводить подготовку документации, актов, сверок;
  • отправлять и получать нужные документы как в одной системе, так и от посторонних пользователей (партнеров);
  • осуществлять хранение документации в специальных файлах, хостингах несколько лет;
  • осуществлять контроль объема поставленных и выполненных задач работниками;
  • контролировать качество обслуживания;
  • производить наценки, вести бухгалтерский учет;
  • производить поиск документации в нужное время, с необходимого места;
  • формирование дел по существующим шаблонам;
  • осуществлять обмен информации между сотрудниками и руководством.

Внедрение документационной автоматической системы может проводиться как на постоянной основе, так и на временной. Однако выгода для любого бизнеса такой автоматизации очевидна.

Автоматизированный документооборот: преимущественные характеристики

Автоматизированная документация – это новые возможности для бизнеса, который ориентирован на увеличение производственных объемов и увеличение продаж. Существуют и некоторые недостатки, но преимуществ намного больше.


Центральное управление, контроль

Ранее крайне сложно было осуществлять контроль бизнеса на любом этапе. Руководитель не мог управлять всеми процессами одновременно, а количество документооборота с увеличением продаж и развитием, естественным образом увеличивалось пропорционально прибыли. Отечественный подход ведения бизнеса сегодня, учитывая возможности интернета и электронных программ, не актуален, малопродуктивен.

Сегодня существуют специальные продукты на рынке товароуправления и контроля, которые руководителю позволяют:

  1. повышать увеличение скорости обработки информации;
  2. оперативно принимать решения разного характера;
  3. повышать исполнительную дисциплину среди работников;
  4. освоить высокий современный модуль автоматизации программ в компьютере помогает отслеживать результаты работ любого отдела, каждого сотрудника;
  5. налаживать систему товарооборота, сотрудничество с партнерами.

Кроме всего прочего, для руководителя или ответственного лица система автоматизации документации позволяет производить всю работу удалённо, с того места, из которого это необходимо в данную минуту. Такие возможности стали реальностью с внедрением специальных портативных программных обеспечений и приложений для телефона, планшета, компьютера. Все, что нужно для начала работы – это ввести данные, произвести контроль и выполнить необходимые мероприятия.

Самые популярные системы управления документами на расстоянии и в офисе – СРМ-системы .

Коллективная работа

Ранее для проведения простых манипуляций по той же бухгалтерии, необходимо было согласовать множество моментов с разными отделами. Как результат – начисление НДС, налогообложение и оформление заработной платы проводилось несколько недель. Сегодня все эти процессы максимально упрощены, автоматизированы.

Для проведения начисления заработной платы можно использовать ранее заполненные шаблоны, контролировать начисление, оформлять дополнительные выплаты. Но, самое главное – это минимальная вероятность погрешности, ошибки, поскольку человеческий фактор практически отсутствует.

Вместе с тем все сотрудники компании находятся в постоянном контакте друг с другом, существует взаимодействие отделов и отдельных работников офиса. Сам же руководитель может контролировать эффективность внедряемых задач, руководить процессом и давать наряды.

Конфиденциальные возможности

Любой бизнес – это совокупность опыта, умения, знаний. Естественно, чем больше существует направленностей, тем выше вероятность просчитать все риски, особенности рынка, специфику ведения дел. Такой опыт – это самое важное, бесценное, дороже, чем материальные блага. Поэтому основная задача и руководителя и каждого сотрудника компании – это соблюдать конфиденциальность, вести учет таким образом, чтобы вся стратегическая информация не была во всеобщем доступе для конкурентов на рынке.

Важной особенностью систем автоматизации (к примеру, та же 1C) является возможность подписываться на документообороте с помощью электронной подписи с подтвержденной шифровкой. Поэтому можно не только определить автора, но и подтвердить подлинность информации, ее актуальность.

Современная система автоматизации документооборота позволяет не только проводить все манипуляции максимально быстро и эффективно, но и делать это абсолютно конфиденциально. К примеру, вся важная информация по финансам, количеству контактов партнеров, клиентов, сотрудников имеется только в доступе у нескольких сотрудников (единый реестр): руководитель, отдела безопасности, отдела кадров. Ранее реализовывать такую задачу было крайне сложно.

Хранение

Ведение бизнеса, предпринимательства – это горы информативной и стратегической документации, которую важно своевременно достать, получить и обработать. С увеличением товарооборота и продаж такой информации становится все больше, а потому без специального отдела не обойтись.

Среди крупных компаний популярностью пользуются продукты от «Documentum» , для более мелких предприятий актуальными являются предложения Content Management Server.

Чтобы сократить расходы на содержании целого отдела, достаточно провести автоматизацию подготовки документов для размещения ее в специальных хранилищах. Кроме всего прочего, есть возможность копировать данные в нужном количестве, сохранять информацию столько, сколько это нужно, и иметь доступ в то время, когда это необходимо.

Дополнительные преимущества автоматизации документов:

  • возможность быстрого создания нужного документа по шаблону;
  • произведение автоматической регистрации и распределения документации;
  • формирование рабочих папок пользователей и отделов;
  • удобная работа с корреспонденцией;
  • обработка и контроль распорядительных документов;
  • хранение документов в регистрационной карте;
  • взаимосвязанная работа с документами;
  • отслеживание движения документации;
  • осуществление поддержки вложенных подсистем;
  • учет и контроль номерной номенклатуры;
  • выполнение работы через интернет;
  • формирование рассылки;
  • территориальное обозначение сервисов, отделов, торговых точек;
  • настройка нужных опций в обрабатываемой системы;
  • обмен информации по электронной почте;
  • поиск информации по заданным критериям отбора;
  • автоматическое обновление справочников.

Все функции автоматизации, регистрации и ведения документов в бизнесе помогают значительным образом упростить все бюрократические основы, снизить нагрузку на руководителя и его подчиненных, увеличить эффективность товарооборота.

Павел Баскаков, Руководитель IT-департамента компании RosLogistics, Москва

  • Как автоматизировать документооборот на предприятии
  • Самое подходящее время для внедрения системы электронного документооборота
  • 3 задачи, которые решит

Несколько лет назад автоматизация документооборота на предприятии внедрялась не повсеместно: преимущественно в крупных организациях. В последние два года таким программным обеспечением заинтересовались также малые и средние компании. Системы стали функциональнее и проще в использовании. Появились возможности потокового ввода данных. Комплект, состоящий из современного промышленного сканера и набора ПО, позволяет за несколько минут распознать бумажный документ, преобразовать его в электронный, проиндексировать по ключевым словам и классифицировать.

Cамое подходящее время для внедрения системы электронного документооборота

Вам нужно задуматься об автоматизации документооборота на предприятии, если документы долго рассматриваются сотрудниками (из-за чего могут срываться сделки) или теряются внутри компании (это касается как файлов, так и бумажных копий). Как правило, предприятию стоит внедрять систему автоматизации документооборота, если численность его работников достигает 100 человек, а в юридическом отделе заняты минимум два специалиста (см. также: Какие задачи позволяет решить автоматизация документооборота на предприятии ).

>

  1. Обработка возросшего числа документов. Несколько лет назад обычной практикой было заключение бессрочных или долгосрочных договоров. Однако такие контракты были сопряжены с разнообразными рисками для бизнеса. Сегодня договоры чаще заключают на более краткий срок. Соответственно, в несколько раз увеличивается число новых документов, требующих подписания.
  2. Усиленный контроль контрагентов. Компании стремятся снизить риск финансового ущерба по вине недобросовестных контрагентов. На каждого партнера сегодня составляют солидное досье, включающее максимум информации – от устава до образцов подписи.
  3. Сбор данных о покупателях и заказчиках при заключении сделок. Раньше в качестве гарантий сделки поставщики требовали предоплату или аванс. Теперь на смену финансовым инструментам приходят юридические. Сегодняшний рынок – рынок клиента. Заказчики все чаще соглашаются платить только по факту поставки. И юридическое оформление всех шагов сделки становится своего рода гарантией оплаты.

Как подготовиться к автоматизации документооборота на предприятии

Прежде всего нужно составить схему рабочего процесса управления документами. Как правило, эту работу выполняет юридическое подразделение компании. При подготовке к внедрению системы электронного документооборота нужно рассмотреть все этапы оборота документа: создание, согласование, утверждение, исполнение, утилизацию. Важно определиться с правами доступа к информации, системой оповещений при согласовании документа и в течение его оборота.

Первый шаг к запуску системы автоматизации документооборота – подготовка процедуры работы с документами. С процедурой нужно под подпись ознакомить всех участников процесса, обязав их точно следовать установленному порядку. От первого лица компании на начальных этапах проекта зависит очень многое. Задача Генерального Директора – требовать от персонала неукоснительного соблюдения процедуры. Документы, не внесенные в систему электронного документооборота и не согласованные в ней, не должны подписываться.

Некоторые работники в ходе внедрения могут пробовать процедуру на прочность, придумывая однотипные отговорки, почему невозможно работать с системой: документы вносить туда долго, программа неприменима к уникальным бизнес-схемам предприятия. Такие проблемы возникают потому, что раньше в компании составлялись плохие проекты договоров. На этом этапе Генеральному Директору важно понять: электронные системы разрабатывались не один год и прошли не одно внедрение. Поэтому важно, несмотря на возникающие проблемы, сделать новый порядок обязательным для всех, а чуть позже заняться его локальной оптимизацией.

Еще раз подчеркну: контролировать внедрение должен лично Генеральный Директор. Если контроль результатов делегировать службе безопасности или (еще хуже) юридическому департаменту, есть риск, что проект завершится провалом. Вместе с тем юридическому отделу можно доверить управление ходом внедрения, контроль его сроков и стоимости. Чтобы стимулировать сотрудников к своевременному завершению проекта, разработайте систему бонусов. Вознаграждение должно выплачиваться только в случае выхода системы на запланированную мощность в срок, причем без перерасхода бюджета.

Сроки реализации проекта. Внедрение автоматизированного документооборота обычно занимает от месяца до года – в зависимости от размера компании. Этот процесс может идти поэтапно. Например, на первом этапе запускается электронное согласование только в отношении поставщиков компании либо только в выбранном филиале или подразделении (см. Сколько времени занимают разные этапы внедрения электронного документооборота ).

Этапы автоматизации документооборота на предприятии

  1. Этап запуска – подготовка предложений и принятие решения о целесообразности проекта. Занимает 10% всего времени реализации.
  2. Этап подготовки к внедрению – формулирование требований к системе, выбор поставщика, заключение договора, разработка внутренних положений, подготовка команды. Занимает 20% времени.
  3. Этап внедрения – развертывание системы, конфигурирование, обучение персонала, реализация пилотного проекта. Занимает 40% времени.
  4. Этап выхода на запланированную мощность – массовый ввод документов, контроль соблюдения процедур. Занимает 30% времени.

В нашей компании процесс внедрения системы электронного документооборота проходил именно в несколько этапов. Инициатором и «мотором» проекта стал юридический департамент. До начала внедрения документы у нас, как и во многих других компаниях, согласовывались на бумаге. Автоматизация длилась около пяти месяцев. Были внедрены решения для юридического департамента (электронное визирование договоров) и департамента операций (хранение технологических карт операций, согласование документации, разрабатываемой в ходе реализации проектов). В планах – автоматизация внутренней канцелярии (приказы, распоряжения, регламенты) и кадрового документооборота (приказы, документы, касающиеся финансовой мотивации).

Как выбрать подходящую систему автоматизации документооборота

На российском рынке представлены решения более чем 20 производителей, из которых четыре-пять игроков – очень технологичные. Большинство программных продуктов – отечественные. Российские разработчики систем электронного документооборота предлагают более конкурентоспособные решения, чем международные компании. При выборе системы оцените следующие ее параметры:

  • совокупная стоимость владения за год (типовое решение + услуги внедрения и обучения + сервисная поддержка);
  • обеспечение актуальности продукта (обновление системы в течение года или двух в рамках стандартной технической поддержки без дополнительной оплаты);
  • возможность легко и быстро подключать дополнительные модули (без оплаты дополнительных услуг внедрения);
  • потенциал интеграции системы документооборота с другими программами (почтовые клиенты, учетные системы).

Автоматизация документооборота на предприятии и облачные технологии

Облачные технологии позволяют не устанавливать систему документооборота на компьютеры компании – данные будут храниться на удаленных серверах. Использование таких технологий существенно снижает затраты на лицензии и инфраструктуру. Однако есть и серьезные минусы – в основном они касаются безопасности данных. Особо остановлюсь на двух недостатках.

1. Во многих договорах есть положения о конфиденциальности, в соответствии с которыми за разглашение информации предусматривается штраф. Если Ваша компания хранит документы на собственных серверах, Вы полностью контролируете риск разглашения (например, закрепив соответствующие условия в трудовых договорах). При заключении же контракта на использование облачных технологий поставщик решения, как правило, не берет на себя риски, связанные с нарушением конфиденциальности. А значит, в случае разглашения информации из договора финансовые потери понесете Вы, а не поставщик услуги.

  • Применение облачных технологий: самые сложные вопросы для бизнеса

2. В договорах, как правило, содержатся персональные данные. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ устанавливает особый порядок работы с такой информацией. Поэтому, подключая облачную систему электронного документооборота, имейте в виду, что персональная информация может неконтролируемо уходить третьим лицам, в том числе за рубеж. А значит, при заключении договора на использование облачной системы нужно обсудить с поставщиком безопасность персональных данных, а также принятие им рисков на себя в случае утечки этой информации.

Стоит ли работать с документами на планшетах

В последний год стало модным работать в системах электронного документооборота с планшетных компьютеров. Практически каждый поставщик системы разработал версию своего продукта для планшета. Я, однако, считаю, что работать с него есть смысл только Генеральному Директору, а также – в некоторых случаях – сотрудникам, находящимся в разъездах. Использовать планшетный компьютер удобно в основном для подписания документов и раздачи поручений. Для юриста, или менеджера проекта, которым нужно внести существенные поправки в договор, оставить комментарии либо поработать в режиме записи исправлений, планшет не подойдет. Такие операции быстрее и удобнее выполнять на стационарном компьютере. Мое мнение: возможность работать в системе электронного документооборота с планшета – опция, безусловно, удобная и красивая, но не обязательная.

Говорит Генеральный Директор

Дмитрий Пинчуков, Исполнительный директор компании «Дека», Санкт-Петербург

Сейчас мы в рамках перехода на восьмую версию «1С» запустили проект автоматизации и консолидации управленческой отчетности и бюджетирования. Целей несколько: повысить точность информации, сократить затраты труда и времени на подготовку управленческой отчетности, упростить контроль утвержденных показателей, расширить возможности использования данных в онлайн-режиме. Пока нам приходится иметь дело с массой распечатанных, подписанных от руки и подшитых в папки бумаг. Автоматизация позволит консолидировать утвержденные формы управленческой отчетности – отчет о прибылях и убытках, балансе, потоках денежных средств, – тогда как в «1С», версия 7.7 можно было только выгружать данные из бухгалтерской программы и обрабатывать их в Excel. Также автоматизация даст нам возможность мгновенно распределять затраты по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы в онлайн-режиме, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат. Также мы сумеем прямо в ходе работы контролировать достижение запланированных показателей. Плановые показатели и бюджеты подразделений будут фиксироваться в «1С» в утвержденных формах при установке базовых параметров планирования.

Елена Иванова, Директор по маркетингу компании «Электронные Офисные Системы», Москва

Перед внедрением любой системы электронного документооборота, как бы хорошо ни была поставлена работа с бумажными документами, обязательно требуется, во-первых, некоторое предпроектное исследование бизнес-процессов компании, а во-вторых, их очень подробная регламентация. Вы должны понимать, от кого и кому направляется документ, – только после этого станет ясно, подойдет ли система к бизнес-процессам компании.

Если на предприятии до сих пор не проводилось автоматизации, переход к электронному документообороту должен быть постепенным. Первое время лучше дублировать электронные документы бумажными. Тогда в систему стоит включить функции, которые позволят отслеживать движение бумажных копий, чтобы смена формы работы не была для сотрудников слишком резкой. При внедрении системы глава компании-заказчика обязательно должен назначить руководителя проекта – специалиста, ответственного за процесс и его итоги. Главное – понимать, что работать над внедрением системы должен не только поставщик, но и заказчик. Тогда проект увенчается успехом.

Сначала идет предварительная настройка системы – вводятся справочники, устанавливаются права доступа (в любой компании есть документы, предназначенные только для определенных сотрудников или подразделений). За настройкой следует опытная эксплуатация: несколько специалистов компании работают в системе и сообщают об обнаруженных пробелах и неудобствах. Все это исправляется. И только затем начинается эксплуатация в полном объеме.

Как правильно выбрать систему автоматизации документооборота

Надежда Меркурьева, Руководитель направления по продвижению продукта «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва

Систему электронного документооборота выбирают в два этапа.

  1. Выбор интегратора. Оцените опыт выполнения интегратором схожих проектов и наличие у него положительных отзывов компаний-клиентов. Уточните, является ли он официальным партнером производителя предлагаемой системы, есть ли у его специалистов сертификаты, подтверждающие уровень квалификации, который необходим для работы с соответствующими продуктами.
  2. Собственно выбор системы. В первую очередь обратите внимание на ключевые характеристики продукта. Это не только соответствие его функциональности задачам Вашей фирмы, но также, например, простота в использовании, открытость и адаптивность (насколько легко систему можно кастомизировать с учетом конкретных потребностей компании). Допустим, если говорить о системе «1С:Документооборот», то она легко интегрируется с уже установленными в компании продуктами на платформе «1С:Предприятие 8», и решить эту задачу способны Ваши же специалисты без сторонней помощи.

«1С:Документооборот» на платформе «1С:Предприятие 8.2» может работать через веб-клиент, то есть через обычные браузеры – такие, как Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome. Это позволяет устанавливать продукт на устройствах с различными операционными системами (Microsoft Windows, Linux, MacOS), причем не только на стационарных, но и на мобильных.

Подключение через веб-сервер к базе «1С:Предприятие» ведется по защищенному протоколу https. За счет такого решения предотвращается несанкционированный доступ.

Если говорить об эффективности, то автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму издержки на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов. Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров.

Вот пример. Компания «Альянс-энерджи» за счет обмена данными в онлайн-режиме ускорила обработку большого потока документов и сократила время согласования внутренних документов. Интеграция «1С:Документооборота» и «1С:Бухгалтерии 8» позволила сократить время взаиморасчетов по договорам и в минимальные сроки проводить оплату. Сейчас в системе могут одновременно работать 500 пользователей, и за счет этого сотрудникам удается оперативно выполнять коллективные задачи и решать спорные вопросы.

Федеральное казенное предприятие «Завод им. Я.М. Свердлова» благодаря внедрению «1С:Документооборота» сократило время согласования контрактов между подразделениями и минимизировало риск утраты договоров, а также сумело эффективнее контролировать время подготовки документов, отслеживая, в какие сроки завершается каждый этап этого процесса.

RosLogistics
Сфера деятельности: профессиональные интегрированные логистические услуги на территории России
Форма организации: ООО
Территория: головной офис – в Москве; филиалы – в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Иркутске, Новосибирске, Ростове-на-Дону
Численность персонала: 500

«Генеральный Директор» сделан вами и для вас. Спасибо, что вы с нами