إعداد جرد داخلي لمستندات القضية. عينة

يساعد الموظف على حفظ السجلات بشكل صحيح والعثور عليها بسهولة وسرعة الوثائق اللازمةمن بين أمور أخرى إذا لزم الأمر. يتيح لك الجرد تقديم معلومات حول الوثائق للمراجعة دون الحاجة إلى مراجعة الوحدات الوثائقية نفسها في كل مرة.

يتم تعبئة الجرد الداخلي وتحديث المعلومات من قبل نفس الموظف المسؤول عن أو الحفاظ على الملفات الشخصية لموظفي المؤسسة.

يتم إنشاء نموذج الجرد في نفس اللحظة التي يتم فيها تقديم الملف الشخصي للموظف للتسجيل.

يجب إرفاق هذا النموذج بملفك الشخصي. تتم تعبئة الجرد بالمعلومات الخاصة بالمستندات بشكل تدريجي، حيث يتم استلام هذه الأوراق في الملف الشخصي للموظف. يختلف ترقيم صفحات النموذج عن ترقيم صفحات الملف الفردي للموظف. وعادة ما تؤخذ في الاعتبار المستندات التي تزيد مدة تخزينها عن عشر سنوات أو المستندات ذات القيمة الخاصة.

ما هي الأوراق التي يتضمنها الملف الشخصي؟

الملف الشخصي للموظف يشمل كل شيء وثائق الموظفينوالتي تكون مطلوبة للتوظيف وأثناء العمل في المنظمة. تتضمن هذه القائمة:

• طلب وظيفة مكتوب من قبل الموظف.
• أو اتفاق.
• التعليمات التي يعرفها الموظف ويتبعها. على سبيل المثال، المسمى الوظيفيوتعليمات السلامة أثناء التشغيل.
• بطاقة تحتوي على المعلومات الشخصية للموظف.
• نسخ من وثائق تعليم الموظفين، بما في ذلك الدبلومات والشهادات وشهادات إتمام الدورات التدريبية المتقدمة أو الدورات الإضافية وما إلى ذلك.
• السيرة الذاتية.
• وتوصيات من مكانك أو أماكن عملك السابقة.

كيف يتم استكمال الجرد الداخلي؟

تنسيق المخزون هو جدول المعلومات. عند تجميعه، تأكد من ملء جميع خلايا الجدول:

• العمود الأول من الجدول هو الرقم التسلسلي للعنصر الفرعي.
• ثم يتم تحديد فهرس الوثيقة.
• تاريخ إدراج المستند المستندي في الملف الشخصي.
• عنوان الوثيقة واضح ومقروء. إذا لزم الأمر، يمكن أن يشير هذا القسم بإيجاز إلى محتويات المستند.
• حجم الوثيقة بالصفحات.
• رقم الوثيقة في نظام ترقيم أوراق الملفات الشخصية. يرجى ملاحظة أن الملف الشخصي يجب أن يحافظ على ترقيم مستمر.
• الملاحظات - العلامات والتعليقات التي لا تنطبق على أقسام أخرى من الجدول. من بين أمور أخرى، في هذا القسم، يمكنك ملاحظة حقيقة أن المستند الموصوف تم إصداره للموظف، إذا لم يتم توفير عمود خاص لهذا الغرض.

واعتماداً على نظام سجلات الموظفين في المنظمة، قد يتم الإشارة إلى بيانات إضافية في الجرد الداخلي. على سبيل المثال، تاريخ إصدار المستند، والاسم الكامل للمالك، وتاريخ إعادة المستند، وتوقيعات الموظف الذي قام بتضمين المستند في الملف الشخصي، ومالك المستند. يتم توقيع النموذج من قبل موظف شؤون الموظفين الذي ملأه.

الجرد الداخلي للقضية هو نموذج المحاسبة، والذي يتضمن معلومات حول جميع المستندات التي يحتوي عليها. فهو يسمح لك بتبسيط تدفق المستندات الداخلية للشركة وتقليل مخاطر فقدان الأوراق المهمة.

معنى الجرد الداخلي

الحالة هي مجموعة من المستندات التي تميز قضية أو شخصًا منفصلاً. وخير مثال هو الملف الشخصي للموظف. يحتوي على جميع الأوراق المتعلقة بالموظف:

• شخصية (نسخ من جواز السفر، TIN، SNILS (بشرط أن تكون ضرورية للعمل)؛
• حول التعليم (الدبلومات والشهادات والشهادات المهنية (وبالمثل، إذا كان العمل يتطلب ذلك، على سبيل المثال للمعلمين)؛
• سجلات الموظفين (أمر التوظيف، عقد العمل، ورقة سجل الموظفين الشخصية)؛
• أخرى (الامتنان، الشهادات، التوصيات).

كلهم بحاجة إلى التنظيم. من المهم الإشارة إلى متى تم تقديم الأوراق وتسجيلها، وعدد الأوراق. كما أنها تشير أيضًا إلى المكان الذي يمكن العثور عليه فيه بالضبط.

الغرض من النموذج

يمكن أن يكون عدد المستندات المذكورة أعلاه بالعشرات. ومجموع أوراقهم أكبر. هناك احتمال كبير بعدم ملاحظة فقدان صفحة واحدة. لكن وجود المخزون لن يسمح بذلك:

1. وهو يسرد جميع الأوراق حسب ترتيب الاستلام.
2. جميع الصفحات مرقمة وتأخذ مكانها في المجلد العام.
3. ومن أرقام الأوراق يمكننا استنتاج عدد الصفحات في كل وثيقة.
4. إذا كانت هناك أي ورقة مفقودة، فمن السهل تحديدها.
5. بناءً على الملاحظات، يمكنك استنتاج ما إذا كانت قد تم أخذها لغرض معين أم أنها فقدت ببساطة.

ولذلك، فإن جميع الملفات المخزنة لمدة تزيد عن 10 سنوات (أو لفترة غير محددة)، وكذلك تلك المتعلقة بالموظفين، يجب أن تحتوي على مثل هذا الإدخال.

جرد الحالة: تجميع العينات

تم تقديم النموذج بأمر وزارة الثقافة الروسية رقم 526 بتاريخ 31 مارس 2015 (الملحق 27). ويتكون من جدول ببيانات التسجيل (لكل ورقة رسمية)، سطور تشير إلى عدد المستندات وسطور تشير إلى إجمالي عدد الأوراق الموجودة في المجلد.

في القسم الجدولي يجب أن تكتب:

• الرقم التسلسلي (لحالة محددة)؛
• فهرس التسجيل (لتدفق المستندات داخل الشركة بشكل عام)؛
• التاريخ (ليس إصدار الوثيقة، ولكن تقديمها لإدراجها في القضية)؛
• العنوان (على سبيل المثال، "نسخة من جواز السفر" أو "عقد العمل")؛
• عدد أوراق الحالة (ككل للمجلد)؛
• ملاحظات (على سبيل المثال، تواريخ وأسباب الانسحاب والعودة).

يجب أن يتم توقيع النموذج من قبل منشئه (على سبيل المثال، ضابط شؤون الموظفين).

يحتوي الجرد الداخلي لوثائق الحالة على شكل موحد، منصوص عليه في القواعد الأساسية لتشغيل أرشيف المنظمات (التي تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 02/06/2002). عادة، يتم وضع هذا المخزون في الملف الذي يحتوي على المستندات الأكثر قيمة عند إعداده لتقديمه إلى الأرشيف. ومع ذلك، يعد الملف الشخصي استثناءً - حيث يتم إجراء جرد للمستندات فور إنشائه وتقديمه في البداية ( الملحق 2). عند الاحتفاظ بملف شخصي، يتم إدخال جميع المستندات المودعة فيه إلى المخزون الداخلي.

ورقة شخصية لسجلات الموظفين

ورقة سجل الموظفين الشخصية هي وثيقة محاسبية تكشف معلومات حول البيانات الشخصية للموظف ونشاط عمله وحوافزه وما إلى ذلك. محتوى هذه الوثيقة، كقاعدة عامة، هو "استبيان" مع مكان مُجهز لإدخال الإجابات ( الملحق 3).

تحتوي الورقة الشخصية على قائمة أسئلة حول بيانات السيرة الذاتية للموظف والتعليم والعمل المنجز منذ البداية نشاط العمل، الحالة الاجتماعية، البقاء في الخارج، المشاركة في الهيئات المنتخبة، الخ.

يتم تعبئة النموذج الشخصي يدوياً عند التوظيف من قبل الموظف نفسه من نسخة واحدة بدون علامات أو تصحيحات، موقعة ومؤرخة. يتم التحقق من اكتمال وصحة ملء الورقة الشخصية من قبل موظف خدمة شؤون الموظفين من خلال إدخالات في مستندات مثل جواز السفر ودفتر العمل والدبلوم والهوية العسكرية وما إلى ذلك.

نوع آخر من المستندات المحاسبية في ملف شخصي هو الاستبيان، والذي قد يحتوي على أسئلة مماثلة.

وبالتالي، في بعض الأحيان، بدلاً من ورقة سجل الموظفين الشخصية، يتم استخدام استبيان يحتوي بشكل أساسي على نفس الأعمدة الموجودة في الورقة الشخصية، ولكن يتم ملؤه بواسطة مقدم الطلب قبل تعيينه ويتم تضمينه في الملف الشخصي فقط إذا أصبح مقدم الطلب هذا موظف في المنظمة. قد يشتمل الملف الشخصي على استبيان وورقة شخصية.

من المستحسن أن تتم الموافقة على نماذج المستندات مثل ورقة تسجيل الموظفين الشخصية والاستبيان من قبل صاحب العمل بشكل مستقل، مع مراعاة تفاصيل أنشطته.

الحفاظ على ملف شخصي

يمكن استكمال الملف الشخصي للموظف خلال حياته العملية بالوثائق التالية:

نسخ اتفاقيات إضافيةلعقد العمل (أو نسخ منه)؛

إخطارات حول التغييرات في الظروف عقد العملبمبادرة من صاحب العمل؛

نسخ من أوامر النقل إلى وظيفة أخرى، بشأن الترقية وتطبيق وإزالة العقوبات التأديبية؛

نسخ من المستندات التي تؤكد التغييرات في المعلومات السيرة الذاتية للموظف؛

نسخ من المذكرات والتقارير التوضيحية، وبيانات الموظفين حول مختلف القضايا؛

مواد إصدار الشهادات (إذا تم تنفيذها فيما يتعلق بالموظف)؛

نتائج الدورية الإلزامية الفحوصات الطبية(الاستطلاعات) ؛

المستندات التي كانت بمثابة الأساس لإصدار أمر بإنهاء (إنهاء) عقد العمل ؛

نسخة من الأمر بإنهاء عقد العمل؛

نسخة من كتاب العمل؛

الوثائق الأخرى المتعلقة بالعمل.

يرجى ملاحظة أن المستندات الواردة في ملفك الشخصي مرتبة ترتيبًا زمنيًا

بالإضافة إلى تلك المدرجة، قد يتضمن الملف الشخصي أيضًا بعض المستندات الأخرى (على سبيل المثال، وثائق حول اجتياز الموظف لمسابقة لشغل وظيفة شاغرة، نسخ من المستندات الخاصة بمنح الموظف (منحه ألقاب فخرية، منحه دبلوم الخ) الخ).

بالإضافة إلى ذلك، يتم وضع صورة الموظف بالتنسيق الذي حددته المنظمة (عادة 4 × 6 سم) في الملف الشخصي (ولكن لا يتم حفظه فيه). تمت الإشارة إلى الاسم الأخير والاسم الأول واسم العائلة للموظف على الجزء الخلفي من الصورة. يوصى بتحديث الصور الفوتوغرافية مرة واحدة على الأقل كل خمس سنوات أو عندما يصل عمر الموظفين إلى 20 و45 عامًا.

إذا قام الموظف أثناء العمل بتغيير بعض المعلومات التي تم الإشارة إليها في صحيفة سجل الموظفين الشخصي، فكيف يجب تغيير هذه البيانات في مستندات الملف الشخصي؟ ربما يجب عليك إعادة إصدار الورقة الشخصية الخاصة بك؟

يُطلب من موظفي الموارد البشرية المسؤولين عن الحفاظ على الملفات الشخصية مراقبة حالتهم باستمرار وإجراء تغييرات فورية على المعلومات المحاسبية. يرجى ملاحظة: في هذه الحالة، ليست هناك حاجة لإجراء أي تغييرات أو إضافات على ورقة سجل الموظفين الشخصيين أو الاستبيان، ناهيك عن مطالبة الموظف بملء هذه المستندات مرة أخرى.

يجب أن تنعكس جميع التغييرات في بيانات اعتماد الموظف في أوراق إضافية منفصلة. كقاعدة عامة، تسمى هذه الوثائق "ملحق لسجل الموظفين الشخصيين" ("ملحق للاستبيان"). عادة ما يكون لديهم شكل جدولي ( الملحق 4) ويتم تطويرها وفقًا لتقدير صاحب العمل.

يقوم موظف خدمة الموارد البشرية بملء الإضافة إلى صحيفة سجل الموظفين الشخصيين بعد استلام المستندات التي تعكس التغيير الأول في خصائص صحيفة سجل الموظفين الشخصيين. تتم جميع التغييرات (منح الجوائز الحكومية، ومنح الألقاب العلمية والعسكرية والفخرية والدرجات الأكاديمية، والتعليم، ومعرفة اللغات، والمشاركة في الهيئات التشريعية والتمثيلية المنتخبة) على أساس الوثائق ذات الصلة.

في كل مرة بعد إجراء تغيير آخر، يقوم موظف الموارد البشرية بالتوقيع على إضافة إلى ورقة سجل الموظفين الشخصية.

إذا لم يكن هناك مساحة متبقية في النموذج لإجراء تغييرات لاحقة، فاملأ النموذج المماثل التالي.

التفاصيل الإلزامية للإضافة إلى صحيفة سجل الموظفين الشخصية هي ملاحظات حول التحقق من توفر الملفات الشخصية وحالتها. على الجانب الخلفي من الورقة الشخصية، بعد كل المعلومات الأخرى، يتم كتابة ملاحظة: "تم التحقق من الملف الشخصي"، مؤرخ وموقع.

في العدد القادم من دليل موظف شؤون الموظفين، سوف ندرس ميزات التخزين الحالي للملفات الشخصية للموظفين، وكذلك قواعد إعدادها للتخزين طويل الأجل وحفظها في الأرشيف.

الملحق 1

مثال لتصميم كتاب (مجلة) لتسجيل الشؤون الشخصية

الملحق 2

مثال على الجرد الداخلي لمستندات الملفات الشخصية

الملحق 3

مثال على تصميم ورقة سجل الموظفين الشخصية

الملحق 4

مثال على تصميم إضافة إلى صحيفة سجل الموظفين الشخصية

ملف الملفات الشخصية للموظفين

تشير الملفات الشخصية إلى مجموعة من الحالات التي يتم تحديدها بواسطة قسم الموارد البشرية في المؤسسة. يتم تشكيل الملفات الشخصية طوال فترة العمل بأكملها من هذا الشخصفي المنظمة. قد يكون الاستثناء هو الحال عندما يغادر الموظف المنظمة في نفس العام الذي انضم فيه إلى المنظمة.

الملف الشخصي عبارة عن مجموعة من المستندات الخاصة بالموظف، والتي تحتوي، من بين أمور أخرى، على بياناته الشخصية.

تقوم الملفات الشخصية بتجميع المستندات المقدمة من قبل الموظفين عند الانضمام، بالإضافة إلى المستندات التي تم إنشاؤها أثناء أنشطتهم المهنية في هذه المؤسسة.

كقاعدة عامة، يتضمن الملف الشخصي ما يلي:

- الجرد الداخلي للوثائق؛

- استبيان، ورقة شخصية لسجلات الموظفين؛

- السيرة الذاتية (أو السيرة الذاتية)؛

– نسخ من الوثائق التعليمية (بما في ذلك جميع شهادات التأهيل)، وبطاقات الهوية؛

– الشهادات والمستندات الأخرى التي تؤكد التغييرات في البيانات الشخصية للموظف (نسخ من شهادة الزواج، رقم تعريف دافع الضرائب، شهادة التأمين، شهادة ميلاد الأطفال)؛

– نسخ من جميع أوامر التعيين والنقل والحوافز ورحلات العمل والإجازات وما إلى ذلك؛

– عقد العمل;

- بيانات الشهادة؛

- صفات؛

- خطة التطوير الوظيفي.

خلال فترة عمل الموظف في المنظمة خدمة الموظفينيأخذ في الاعتبار كل وثيقة شخصية في المخزون الداخلي.

يسرد الجرد الداخلي جميع المستندات التي يتم إيداعها في الملف الشخصي. تنعكس إزالة المستندات من ملف شخصي واستبدال النسخ الأصلية بنسخ في المخزون الداخلي في عمود "الملاحظة". أثناء عمل الموظف في المؤسسة، يتم أخذ كل مستند في الملف الشخصي بعين الاعتبار في الجرد الداخلي. كما يحتفظ موظفو قسم الموارد البشرية بسجل يحتوي على معلومات إضافية عن الموظف ويضعونه في بداية الحالة مع ورقة سجل الموظفين الشخصية. عند إغلاق الملف الشخصي، يُرفق به بيان استقالة الموظف بناءً على طلبه أو المستندات الأخرى التي تكون أساسًا للفصل، ونسخة من الأمر.

يتم توقيع الجرد الداخلي من قبل المترجم، مع الإشارة إلى الموقع ونص التوقيع وتاريخ التجميع.

للعثور بسرعة ودقة على الملفات الشخصية في المؤسسة، يوصى بتجميع ملف من الملفات الشخصية للموظفين.

فهرس البطاقات هو كتاب مرجعي تنعكس فيه المعلومات المتعلقة بمحتويات المستندات على بطاقات مرتبة وفقًا لتسمية الحالات ومخطط تم تطويره خصيصًا لإنشاء فهرس البطاقات.

يتم تحديد الحاجة إلى إنشاء خزانة ملفات من خلال احتياجات المنظمة للحصول على معلومات حول تكوين المستندات ومحتواها.

يتم إنشاء ملف للملفات الشخصية للموظفين للبحث عن المستندات اللازمة التي تحتوي على معلومات حول الموظف وأنشطة عمله.

يتم تنظيم البطاقات حسب الترتيب الأبجدي حسب الاسم الأخير، وضمن نفس الأسماء الأخيرة - حسب الأول والعائلي.

في خزانة الملفات، يتم ترتيب البطاقات وفقًا لنظام التنظيم المقبول. يتم فصل الأقسام والأقسام الفرعية عن بعضها البعض بواسطة بطاقات فاصلة ويتم الإشارة إليها على صناديق خزانة الملفات.

يجب أن تضمن شروط تخزين الملفات الشخصية للموظفين السلامة الموثوقة للملفات والمستندات الشخصية (المعلومات) الموجودة فيها من السرقة (الكشف). ولهذا الغرض، يجب تخزين ملفات الموظفين في خزائن أو خزائن معدنية مغلقة بإحكام.

تمر أي وثيقة في أي مؤسسة برحلة طويلة من الإنشاء إلى الأرشفة. إحدى وظائف الأرشيف هي المحاسبة - تنظيم الملفات وإنشاءها علمي مكتب المساعدةوالسجلات الأرشيفية. في مرحلة تسجيل الوثائق الأرشيفية يتم إنشاء قوائم جرد الحالة. سنخبرك بأنواع قوائم الجرد التي يمكن تجميعها في المنظمة وكيفية إعدادها بشكل صحيح.

الإطار التنظيمي

■ البنود 3.6، 3.10، 4.11، 4.31، 4.32، 4.34، 5.5 من قواعد تنظيم تخزين واقتناء وتسجيل واستخدام وثائق صندوق المحفوظات مخصصة لقوائم جرد الحالات الاتحاد الروسيوغيرها من الوثائق الأرشيفية في السلطات قوة الدولةالأعضاء الحكومة المحليةوالمنظمات (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526؛ والمشار إليها فيما بعد بقواعد 2015).

تحتوي قواعد 2015 على 7 نماذج جرد:

حصر الحالات تخزين دائم(الملحق 14)؛

جرد الحالات من قبل الموظفين (الملحق 15)؛

جرد الملفات ذات فترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) (الملحق 16)؛

جرد الملفات الإلكترونية ووثائق التخزين الدائم (الملحق 17)؛

جرد الملفات الإلكترونية والمستندات ذات فترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) (الملحق 18)؛

جرد شؤون الوحدة الهيكلية (الملحق 23) ؛

جرد الملفات الإلكترونية ووثائق الوحدة الهيكلية (الملحق 24).

■ مخصصة لتجميع وتنفيذ قوائم جرد القضية القسم 3.7 من القواعد الأساسية لتشغيل الأرشيف التنظيمي(تمت الموافقة عليه بقرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 02/06/2002؛ ويشار إليه فيما بعد بالقواعد الأساسية). ويصف بالتفصيل كيفية ملء أعمدة الجرد، وكيفية تسجيل الحالة، وما إلى ذلك.

تحتوي القواعد الأساسية على 4 أشكال من قوائم الجرد:

نموذج القسم السنوي من الجرد الموجز لحالات التخزين الدائمة (الملحق 1)؛

نموذج القسم السنوي من الجرد الموجز لحالات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) (الملحق 2)؛

نموذج القسم السنوي من القائمة الموجزة لشؤون الموظفين (الملحق 3)؛

نموذج جرد لملفات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) وموظفي الوحدة الهيكلية للمنظمة (الملحق 12).

يتم عرض تصنيف قوائم الحالات بناءً على قواعد 2015 والقواعد الأساسية في الرسم البياني.

قائمة حالات التخزين الدائمة

يتم تجميع هذا المخزون فقط للحالات التي لها مدة صلاحية "دائمة" وفقًا للقوائم. وتشمل هذه، على سبيل المثال، اتفاقيات إنشاء الشركة والتعديلات والإضافات عليها (المادة 51 من قائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها في عملية النشاط الوكالات الحكوميةوالحكومات والمنظمات المحلية مع الإشارة إلى فترات التخزين).

في جدول جرد حالات التخزين الدائمة، لا يوجد عمود "فترة التخزين"، حيث أن جميع الملفات لها نفس فترة التخزين.

يرد نموذج جرد حالات التخزين الدائمة في الملحق 14 لقواعد 2015 (المثال 1، المثال 2).

2 يتم لصق الختم إذا كانت المنظمة هي مصدر الحصول على أرشيف الدولة أو البلدية.

3 يتم لصق الختم إذا كانت المنظمة هي مصدر الحصول على أرشيف الدولة أو البلدية.

قائمة حالات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات).

إذا كان هناك عدد كبير جدًا من هذه المستندات في المنظمة، فسيتم تجميع جرد للحالات لهم سنويًا (بالطبع، إذا تم إغلاق الحالة ونقلها إلى الأرشيف). إذا كان هناك عدد قليل من هذه الحالات (4-5 سنويا)، فيمكن تجميع المخزون على مدى عدة سنوات.

يرد نموذج جرد حالات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) في الملحق 16 لقواعد 2015 (المثال 3).

نقوم بإكمال قائمة الحالات بالمستندات المتعلقة بالموظفين

يتم تخصيص المستندات الخاصة بالموظفين لمجموعة خاصة، ويتم تنظيمها بشكل منفصل وإدراجها في قائمة جرد منفصلة (البند 5.4.4.1 من القواعد الأساسية، البند 5.5 من قواعد 2015).

من الأفضل الاحتفاظ بجرد لملفات الموظفين حسب السنة - لا يحب أمناء المحفوظات عندما يقومون بجمع الملفات لعدة سنوات في مخزون واحد. وهذا يجعل من الصعب العثور على المستندات ويخلق ارتباكًا إذا تغير هيكل المنظمة؛ بالإضافة إلى ذلك، قد يتم انتهاك الترقيم الإجمالي في المخزون. في كل عام، يتم تنظيم شؤون الموظفين بشكل تقليدي وفقًا لـ الانقسامات الهيكلية، الذي أنشأ وثائق عن الموظفين.

يتم تنظيم عناوين الحالات في القسم السنوي من الجرد الموجز لقضايا الموظفين على أساس اسمي، مع مراعاة التسلسل التالي (البند 3.7.23 من القواعد الأساسية):

الأوامر (التعليمات) المتعلقة بالموظفين (الاستقبال، الفصل، النقل)؛

قوائم الموظفين (على سبيل المثال، قوائم الموظفين؛ قوائم العمال المشاركين في العمل في ظروف عمل خطرة؛ قوائم قدامى المحاربين، وما إلى ذلك)؛

البطاقات الشخصية للعمال المفصولين ( شكل موحدرقم T-2؛ يتم إعداد جرد منفصل في حالة عدم وجود جرد للملفات الشخصية). يتم تجميع الملفات حسب سنة الفصل وترتيبًا أبجديًا حسب الأسماء الأخيرة للموظفين؛

الملفات الشخصية للموظفين المفصولين. يتم تجميع الملفات حسب سنة الفصل وترتيبًا أبجديًا حسب الأسماء الأخيرة للموظفين؛

الحسابات الشخصية؛

لم يطالب بها أحد كتب العمل(في حالة عدم وجود جرد منفصل)؛

أعمال الحوادث؛

سجلات وثائق الموظفين.

إذا قامت إحدى المؤسسات بإنشاء كمية كبيرة من بعض هذه الأنواع من المستندات، فيمكن إنشاء أقسام سنوية مستقلة من المخزون لها (البند 3.7.23 من القواعد الأساسية).

يرد شكل القسم السنوي من القائمة الموجزة لشؤون الموظفين في الملحق 15 لقواعد 2015 (المثال 4).

■ الحسابات الشخصية.الحسابات الشخصية للعمال والموظفين حسب أجوريتم تجميعها في حالات منفصلة وترتيبها أبجديًا حسب الاسم الأخير. عند النقل من قسم المحاسبة إلى أرشيف المنظمة، يمكن تجميع جرد لهذه الأمور بشكل منفصل. لإدراج الحسابات الشخصية، يمكنك استخدام النموذج الوارد في الملحق 15 لقواعد 2015 (المثال 5).

ومع ذلك، في عدد قليل من الحالات، يمكن إدراج الحسابات الشخصية في القائمة الموجزة لقضايا الموظفين مع أنواع أخرى من وثائق الموظفين (الأوامر، والملفات الشخصية للموظفين المفصولين، وما إلى ذلك) (انظر المثال 4).

■ أوامر (تعليمات) للموظفين.يتم تشكيل الأوامر (التعليمات) المتعلقة بالموظفين في حالات منفصلة وفقًا لتسمية الحالات وفقًا لـ المواعيد النهائية المحددةتخزين مع وجود كميات كبيرة من هذه المستندات، يُنصح بتجميع الأوامر المتعلقة بالموظفين المتعلقة بمختلف جوانب أنشطة المنظمة (التوظيف والفصل ونقل الموظفين ورحلات العمل وما إلى ذلك) في حالات منفصلة (البند 3.5.5 من القواعد الأساسية ).

لم يتم تحديد إجراءات إدخال الحالات في قائمة الجرد بموجب القواعد الأساسية. ويمكن ترتيبها في قائمة الجرد، على سبيل المثال، حسب درجة الأهمية القانونية: الأوامر الأولى، ثم التعليمات.

ويرد مثال على إعداد قائمة الحالات مع أوامر للموظفين في المثال 6.

■الملفات الشخصية للموظفين المفصولين.يتم تجميع مخزون منفصل من الملفات الشخصية عندما يكون هناك دوران كبير للموظفين: إذا كان لديك حوالي 30-50 شخصًا استقالوا في عام 2016، فمن الأفضل إنشاء مخزون منفصل بالترتيب الأبجدي (المثال 7).

وصف المستندات الإلكترونية

العديد من المتخصصين الذين يعملون مع المستندات لديهم فهم غامض للغاية لمخزون الملفات الإلكترونية. إذا كان عليك التعامل مع هذا، فأنت بحاجة أولاً إلى الرجوع إلى قواعد 2015.

4 نموذج جرد الملفات الإلكترونية ووثائق التخزين الدائم.

5 نموذج جرد الملفات الإلكترونية والمستندات ذات فترات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات).

يجب إيلاء اهتمام خاص لما إذا كان من الممكن تخزين جميع المستندات فيه النموذج الإلكتروني. وقد يكون من المفيد طرح هذه القضية للمناقشة من قبل لجنة خبراء ودعوة رئيس المنظمة للمشاركة فيها.

ويرد نموذج جرد الملفات والمستندات الإلكترونية في المثال 8.

6 يتم لصق الختم إذا كانت المنظمة هي مصدر الحصول على أرشيف الدولة أو البلدية.

إذا لم تقم بكتابة ملفات إلكترونية على القرص، ولكن قمت بتخزينها على جهاز الكمبيوتر المحلي الخاص بك، فيجب عليك إجراء جرد للدليل والإشارة في المخزون في عمود "وحدة التخزين" إلى حجم المجلد، وفي "ملاحظة" العمود - محتويات المجلد والمسار إليه.

وصف أنواع معينة من المستندات

القضايا التي تتكون من وثائق خاصة بمنظمة معينة فقط (القضايا القضائية، قضايا التحقيق، التقارير العلمية حول المواضيع، وثائق المشروع، يتم تضمين المستندات الخاصة بتنفيذ أمر/مهمة حكومية، وما إلى ذلك) في قائمة جرد منفصلة (البند 3.7.1 من القواعد الأساسية).

لتجميع قائمة الجرد، يمكنك استخدام نموذج الجرد من الملحقين 14 و16 لقواعد 2015 (المثال 9).

قائمة موجزة لشؤون المنظمة

في الأقسام الهيكلية للمنظمة، يتم تجميع قوائم جرد ملفات الأقسام الهيكلية: التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات)، من قبل الموظفين (الملاحق 23، 24 لقواعد 2015)، على أساس الأقسام السنوية من يتم تجميع قوائم الجرد الموجزة المقابلة للحالات في أرشيف المنظمة (الملاحق 14-18 لقواعد 2015). يتم نقل قوائم جرد ملفات الوحدات الهيكلية، بالإضافة إلى ملفات التخزين الدائم والموظفين، إلى المتخصص المسؤول عن الأرشيف.

في كثير من الأحيان، لا يوجد وقت على الإطلاق في الإدارات للقيام بذلك، لذلك يتعين على الموظف المسؤول عن الأرشيف أن يشارك في تجميع قوائم جرد شؤون الأقسام الهيكلية والإشارة بشكل مباشر إلى المستندات والملفات التي يجب تضمينها في المخزون. لكن حتى هذا لا يكفي: عليه أن يشارك بشكل مباشر في البحث عن المستندات المتعلقة بالقضية واستكمالها.

وفقا للبند 3.7.6 من القواعد الأساسية، يتضمن القسم السنوي من الجرد الملخص لحالات التخزين الدائم عناوين حالات التخزين الدائم التي تم تأجيلها خلال العام في أنشطة الوحدات الهيكلية، وعناوين الحالات المتكونة من المستندات يتم فصلها عن الحالات ذات فترات التخزين المؤقتة التي تحمل علامة "EPK"، ولا يتم ذلك إلا بعد التحقق منها بالمسميات الموحدة لنفس العام والتأكد من صحة تشكيل وتنفيذ الحالات. في الحالات الضروريةيتم توضيح عناوين الحالات، ويتم توسيع الحالات وإعادة تنسيقها عندما يتم اكتشاف أن الحالة قد تم تشكيلها بشكل غير صحيح.

ملء جدول الحالات

■ "رقم القطعة."ترتيب ترقيم الحالات في المخزون إجمالي. وهذا يعني أن المخزون المكتمل للحالات يجب ألا يتضمن أكثر من 9999 وحدة تخزين (البند 3.10 من قواعد 2015).

■ "فهرس القضية (رقم القضية)."يتم إدخال كل حالة في المخزون تحت رقم تسلسلي مستقل. إذا كانت الحالة مكونة من عدة مجلدات (أجزاء)، فيتم إدخال كل مجلد (جزء) في الجرد تحت رقم مستقل. وينطبق هذا أيضًا على مرفقات القضايا المجمعة في مجلدات منفصلة.

على سبيل المثال: 02-03 - أوامر وتعليمات القبول والنقل والنقل والفصل، أين 02 - مؤشر الوحدة الهيكلية، 03 - الرقم التسلسلي للحالة.

■ "عنوان القضية (الحجم، الجزء)."يتم إدخال عناوين الحالات في قائمة الجرد وفقًا لنظام التنظيم المقبول بناءً على تسميات الحالات.

يتم ملء عمود "عنوان الحالة" في المخزون بما يتوافق تمامًا مع المعلومات المدرجة على غلاف الحالة.

إذا كنت بحاجة إلى إدراج عدة حالات متتالية بنفس العناوين في الجرد، فسيتم كتابة عنوان الحالة الأولى بالكامل، ويتم تحديد جميع الحالات الأخرى المشابهة بكلمة "نفس"، بينما المعلومات الأخرى حول الحالات يتم إدخالها في المخزون بالكامل. وفي كل ورقة جديدة من قائمة الجرد، يتم إعادة إنتاج العنوان بالكامل.

يتم إدخال الملفات متعددة المجلدات في المخزون بترتيب أرقام المجلدات. في هذه الحالة، يشير الجرد إلى عنوان المجلد الأول فقط، ويشار إلى عناوين جميع المجلدات الأخرى، إذا وضعت في نفس الصفحة، بعبارة "نفسه". إذا انتقل عنوان الحالة متعددة المجلدات إلى الورقة التالية، فيجب تكرار عنوان الحالة بالكامل. عند إضافة المجلد الأخير إلى المخزون يتم إضافة كلمة "الأخير" بعد رقم المجلد (مثال 10).

■ "المواعيد النهائية."المواعيد النهائية للحالات التي تحتوي على وثائق تنظيمية وإدارية وإبداعية وغيرها (البروتوكولات والمحاضر والرسائل والتقارير وما إلى ذلك)، والتي من المهم تحديد تاريخها الدقيق، وكذلك الحالات التي تتكون من عدة مجلدات (أجزاء)، هي المواعيد النهائية للتواريخ وثائق الحالة، أي تواريخ تسجيل (تجميع) أقدم وأحدث المستندات المدرجة في القضية (البند 3.6.18 من القواعد الأساسية). لم يتم تحديد المواعيد النهائية للتقارير السنوية والربع سنوية وغيرها من الوثائق التي يحتوي عنوانها على عبارة "لـ ... سنة".

■ "المدة الصلاحية".يتم نقل فترات تخزين الحالات إلى المخزون من تسميات الحالات. يتم تثبيتها وفقا للمعايير و قوائم الإدارات. إذا لم يتم تنظيم فترة تخزين المستندات المضمنة في تسميات الملفات بواسطة هذه القوائم، فسيتم تحديدها من قبل EPC لمؤسسة الأرشيف ذات الصلة عند تقديم الأرشيف واللجنة التنفيذية المركزية (EC) للمنظمة (بند 3.4.9 من القواعد الأساسية).

■ "عدد الأوراق."يتوافق عدد الأوراق في الحالة مع الرقم المشار إليه في ورقة التصديق الخاصة بالحالة.

■ "ملحوظة".في هذا العمود، يتم تدوين ملاحظات حول استلام الحالات، وخصائص حالتها المادية، ونقل الحالات إلى وحدات هيكلية أخرى مع الإشارة إلى القانون ذي الصلة، وتوافر النسخ، وما إلى ذلك، على سبيل المثال: "بسبب الإنتاج الاحتياجات "التقرير المحاسبي السنوي و مذكرة توضيحيةله" لعام 2006-2007 البقاء في القسم ل محاسبةوالتحكم، لأن هذه الوثائق ضرورية لإجراء تحليل مقارن. بالإضافة إلى ذلك، لم يتم إجراء أي تدقيق للأنشطة المالية والاقتصادية خلال الفترة المحددة.

نقوم بإكمال قائمة الحالات (استنادًا إلى مثال قائمة الحالات المخصصة للتخزين الدائم)

■الصفحة الأولى.تشير صفحة العنوان الخاصة بالمخزون المكتمل لسجلات التخزين الدائم إلى ما يلي:

اسم الصندوق؛

رقم الصندوق؛

رقم الجرد

اسم المخزون، والذي يتضمن إشارة إلى فئة المستندات (التخزين الدائم، المؤقت، الموظفين، وما إلى ذلك) الموجودة في الملفات، والتي تم تضمين عناوينها في المخزون؛

المواعيد النهائية للحالات المدرجة في الجرد.

قبل اسم الصندوق في صفحة العنوان، يتم ترك مساحة لكتابة الاسم الكامل لأرشيف الدولة الذي سيتم تخزين شؤون المنظمة فيه بشكل دائم (البند 3.7.18 من القواعد الأساسية).

ويرد نموذج صفحة العنوان الخاصة بجرد ملفات التخزين الدائمة في الملحق 14 للقواعد الأساسية (المثال 11).

■ مقدمة (إضافة إلى المقدمة).تم إعداد مقدمة للقسم السنوي الأول من المخزون الموجز لحالات التخزين الدائمة (البند 3.7.10 من القواعد الأساسية). في قوائم الجرد اللاحقة، يتم تجميع إضافة إلى المقدمة. إذا لم يتم إعداد المقدمة عند فتح المخزون، فيجب إعدادها عند إغلاق المخزون.

تتكون المقدمة عادة من جزأين: تاريخي وتاريخي.

إلى الجزء التاريخيأدخل المعلومات:

بحسب تاريخ المنظمة: تاريخ التشكيل، معلومات حول التغييرات في اسم المنظمة؛

حول الأنشطة الرئيسية وهيكل المنظمة للفترة التي يغطيها الجرد.

في الجزء التاريخي:

منح وصف موجزمحتوى واكتمال وثائق الصندوق المدرجة في القسم؛

يُشار إلى وجود حالات تتجاوز الحدود الزمنية للصندوق؛

يتم ملاحظة مجموعات الحالات الأكثر شيوعًا من حيث أنواع المستندات والمحتوى؛

يتم تقديم وصف موجز للمعلومات الواردة في قائمة الجرد حول المنظمات التابعة أو العليا؛

يتم تناول ميزات تشكيل ووصف وتنظيم عناوين الحالات، وتوافر الأجهزة المرجعية للقسم، والمبادئ الأساسية لتجميعها وإجراءات استخدامها.

من الضروري تأليف مقدمة وإضافة إليها.

كلما قمت بوصف كل ما تم اكتشافه أثناء المعالجة العلمية والتقنية بشكل أكثر تفصيلاً، أصبح العمل به أسهل الوثائق الأرشيفية. سجل كل شيء: ما هي الوحدات التي قامت بنقل الحالات، وأيها لم تقم بذلك، ولماذا؛ كيف تغير هيكل المنظمة خلال الفترة الزمنية التي تصفها، وما هي تحركات الوثائق فيما يتعلق بهذا؛ ما هي الحالات التي لم يتم فتحها ولماذا؟

يجب عليك أيضًا وصف الحالة المادية، الأخطاء المحتملةأثناء الربط وخيارات تصحيحها؛ أسباب تجاوز حجم المجلد الواحد (أكثر من 250 صفحة أو سمكه أكثر من 4 سم).

تم توقيع المقدمة من قبل المجمع، مع الإشارة إلى مكان وتاريخ التجميع، وكذلك رئيس أرشيف المنظمة (الشخص المسؤول عن الأرشيف).

إذا تغير الشخص المسؤول عن الأرشيف، فسيكون لديه معلومات كاملة عنه الصندوق الوثائقيالمنظمات (المثال 12).

مقدمة؛

قائمة الاختصارات (مجمعة إذا لزم الأمر)؛

أسماء جميع الأقسام الفرعية والمجموعات الأصغر من الحالات المدرجة في القسم؛

العلامات (إن وجدت) (البند 3.7.12 من القواعد الأساسية).

دعونا نعطي مثالا على جدول المحتويات.

■ المؤشر.يتم تجميع فهرس الكلمات لجرد الحالات المكتمل (البند 3.7.19 من القواعد الأساسية). قد يبدو فهرس مخزون حالات التخزين الدائمة كما يلي:

■ قائمة الكلمات المختصرة.يتم تجميعها أيضًا للمخزون المكتمل (البند 3.7.19 من القواعد الأساسية).

■ الإدخال النهائي.يتم عمل سجل نهائي للجرد يسجل فيه عدد الحالات المتضمنة في الجرد ويحتوي على توقيعات القائمين على الجرد وأيضا

طوابع الهياكل المعتمدة (أرشيف البلدية أو الدولة والمفوضية الأوروبية للمنظمة) (المثال 13).

■ ورقة الشهادة.الورقة الأخيرة من المخزون هي الوثيقة التي تثبت الحالة. تسجل ورقة التصديق عدد الأوراق الموجودة في المخزون؛ لم يتم ترقيمها.

يرد نموذج ورقة شهادة الحالة في الملحق 8 لقواعد 2015 (المثال 14).

تسجيل العناصر

تخضع قوائم الجرد للحالات للمحاسبة ويتم إدخالها في سجل المخزونات. سجل الجرد هو وثيقة إلزاميةالسجلات الأرشيفية (البند 6.4.6 من القواعد الأساسية، البند 3.6 من قواعد 2015).

يتم الاحتفاظ بسجل المخزونات في أرشيفات المنظمة في حالة وجود مخزونين أو أكثر. يتم إدخال جميع أنواع قوائم الجرد التي تم تجميعها في المنظمة، بما في ذلك جرد المستندات الإلكترونية، في السجل.

يتم إدخال المخزونات في سجل المخزونات بالتسلسل الزمني لاستلامها، تحت الأرقام التسلسلية المقابلة. إذا لم تكن المنظمة قد احتفظت سابقًا بسجل للمخزونات، فيجب تجميعه وإدخال قوائم الجرد هناك لجميع سنوات عمل المنظمة، بدءًا من المخزون الأقدم.

يسجل سجل المخزون البيانات الرئيسية عن تكوين كل مخزون يتم استلامه في أرشيف المنظمة: رقم الصندوق، رقم المخزون، عدد الحالات الموضحة فيه، عدد أوراق المخزون ونسخها.

ويرد نموذج سجل المخزون في الملحق 19 لقواعد 2015 (المثال 15).

الموافقة على الأوصاف في اجتماع لجنة الخبراء

لجنة الخبراء (EC) هي هيئة استشارية تحت رئاسة المنظمة. يتم إنشاؤه بأمر من المدير.

يتم توثيق اجتماعات المفوضية الأوروبية في دقائق. يتم توقيع البروتوكول من قبل رئيس وأمين اللجنة. تدخل قرارات المفوضية الأوروبية حيز التنفيذ بعد موافقة رئيس المنظمة (البند 2.2.6 من القواعد الأساسية) (المثال 16).

بناءً على نتائج اجتماع المفوضية الأوروبية، إذا تم الاتفاق على قائمة الحالات، في نهاية قسمها السنوي يتم وضع ختم موافقة يوضح رقم بروتوكول المفوضية الأوروبية وتاريخ الاجتماع الذي تم النظر فيه ( البند 3.7.14 من القواعد الأساسية).

إذا كانت المنظمة هي مصدر الحصول على أرشيف الدولة، فسيتم إرسال الأقسام السنوية لجرد شؤون المنظمة المتفق عليها في اجتماع لجنة الخبراء للنظر فيها من قبل مؤسسة الأرشيف. بعد اعتماد القسم السنوي في اجتماع EPC للمؤسسة الأرشيفية، يتم اعتماد القسم من قبل رئيس المؤسسة، ثم يتم تحويل النسخة الأولى من القسم السنوي من الجرد الموحد إلى مكتب المراقبة أرشيف الدولة، والباقي يبقى في المنظمة (البند 3.7.14 من القواعد الأساسية).

يتم وضع طوابع الموافقة والموافقة المقابلة في أسفل قائمة الجرد (انظر الأمثلة 1، 2، 4-9).

هل تقوم بإعداد المستندات لنقلها إلى الأرشيف؟ تعرف على كيفية إجراء جرد داخلي لمستندات الحالة بشكل صحيح، ومن أين يمكن الحصول عليها النموذج القياسيوما ملء العينات للاستخدام.

من المقال سوف تتعلم:

الغرض من الجرد الداخلي لوثائق الحالة

وفقًا للتشريعات الحالية، يُفهم مصطلح "القضية" في العمل المكتبي على أنه مجموعة من الوثائق التي تتناول قضية واحدة أو تتعلق بمجال نشاط واحد (GOST R 51141 - 98). يتضمن إجراء إنشاء الحالة تجميع وتنظيم الوثائق المكتملة وفقًا لتسمية الحالات.

المرحلة الأخيرة من تشكيل القضية هي إعداد الداخلية جرد الوثائق، وهو مستند محاسبي يحتوي على القائمة الكاملةالأوراق الرسمية التي تتضمنها القضية، مع الإشارة إلى الأرقام التسلسلية والمعرفات والعناوين والتواريخ، بالإضافة إلى ترقيم أوراق القضية. وهي ضرورية لتصنيف وفهرسة الوثائق وتزويدها بالترقيم.

وفقًا للفقرة 3.6.17 من القواعد الأساسية لتشغيل أرشيفات المنظمات (التي طورتها VNIIDAD، والتي وافق عليها مجلس إدارة Rosarkhiv بتاريخ 02/06/2002)، يعد الجرد الداخلي ضروريًا:

لتسجيل وثائق التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات)، إذا تم تخزينها بسبب قيمتها الخاصة (الملفات الشخصية والتحقيقية وملفات المحكمة)؛

تسجيل حالات الحفظ الدائم والمؤقت، التي تكونت على مبدأ الجمع بين الأوراق الرسمية من نفس النوع، ولكن عناوينها لا تكشف محتوياتها؛

مثل هذه القائمة ضرورية لتمكين الأطراف المعنية (على سبيل المثال، عند نقل الأوراق إلى تخزين الأرشيف)، مقارنة محتويات القائمة والتوافر الفعلي للوثائق، والتحقق من سلامتها وصحة تنفيذها.

يتم تجميع الجرد الداخلي وفقًا للنموذج القياسي على ورقة منفصلة. النموذج موجود في الملحق رقم 10 للقواعد المذكورة أعلاه ويستخدم من قبل تلك المنظمات التي تتبع معايير العمل المكتبي التي وضعتها روزارخيف.

الجرد الداخلي لوثائق الحالة: النموذج الموحد

عند تجميع جرد داخلي لوثائق الحالة، من الضروري استخدام النموذج الذي طورته VNIIDAD كعينة. يتضمن هذا القالب المعلومات التالية:

رقم التسلسل (رقم السجل)؛

الفهرس (معرف الكائن الفريد)؛

عنوان ( ملخصورقة رسمية)؛

أرقام الأوراق (أي أوراق ملف القضية تشغلها هذه الوثائق).

بالإضافة إلى ذلك، يسمح النموذج القياسي للموظف بتضمين ملاحظات لكل عنصر في الملف (على سبيل المثال، إذا تم تقديم نسخة بدلاً من الأصل). إذا لزم الأمر، يمكن للموظف إضافة الحقول إلى النموذج القياسيومع ذلك، لا يمكن إزالة الأعمدة المذكورة أعلاه.

للتسجيل سوف تحتاج إلى ورقة بيضاء عادية مقاس A4. عادة لا يتم استخدام الترويسة، وهذا كل شيء المعلومات الضروريةيشار مباشرة على صفحة العنوان.

يجب عمل قيد نهائي للجرد الداخلي. فهو يشير إلى عدد أوراق الوثائق المضمنة في الملف وعدد الأوراق التي تشغلها القائمة نفسها.

عينة من الجرد الداخلي لمستندات الملفات الشخصية

داخلي جرد الوثائقالملف الشخصي هو في الأساس إدراج في مجلد يحتوي على ملف الموظف. ويقدم قائمة بجميع الوثائق التي تم جمعها للموظف في بشكل فردي. هذه القائمة، مثل الملف الشخصي، يتم ملؤه بشكل مستمر طوال فترة عمل هذا الموظف.

بالنسبة لجميع الأوراق الموجودة في المجلد، قم بالإشارة إلى التاريخ والرقم والعنوان ورقم الورقة. مطلوب أيضًا ملاحظة تشير إلى ما إذا كان الملف أصليًا أم نسخة. هذه القائمة معتمدة بتوقيع المترجم. في إلزاميتشير إلى تاريخ التجميع.

إذا تم فصل الموظف، يتم إرسال ملفه الشخصي إلى الأرشيف للتخزين. يتم تقديم خطاب الاستقالة (أو أي مستند آخر يوضح سبب الفصل)، بالإضافة إلى الأمر المقابل من المدير، في المجلد.