"إدارة الموارد البشرية" - سلامة العمل. واجهات النظام الرئيسية. المهام الآلية. معلومات عامة. النظام الآلي. وثائق الإخراج. التناظرية - 1C: الرواتب والموظفين. مخطط تدفق البيانات. وثائق الإدخال. الوسائل التقنية. برمجة. الغرض والغرض من الأتمتة.

"إدارة المؤسسات" - تصميم الهيكل التنظيمي. تصميم نظام إدارة المؤسسة. العمليات التجارية. الشركات المتنامية التي تم تأسيسها في آخر 3-8 سنوات. المشاكل والانحرافات. بناء نموذج العمليات التجارية. تشكيل الوثائق التنظيمية. الواقع الاقتصادي اليوم. القدرة على توليد الوثائق والتقارير.

"المكتب الخلفي" - المكتب الخلفي 1 المكتب الخلفي 2 المكتب الخلفي 3. ودود (واجهة بديهية وجميلة). مبرمج مبرمج مبرمج. أعمال MIDL 2. الوصول، مدير الموارد البشرية، إلخ. اختيار مفهوم الأتمتة. جنبا إلى جنب مع القواعد، ظهر مراقبو المرور ومراقبو المرور. المكتب الخلفي اللامركزي (الموزع).

"أنماط تكنولوجيا المعلومات في الأعمال" - أنماط تكنولوجيا المعلومات في الأعمال - تحسين العمليات. استراتيجية الشركة ونظام معلومات الشركة. نموذج زاخمان - III. قوالب تكنولوجيا المعلومات في الأعمال التجارية - المحاسبة. قوالب تكنولوجيا المعلوماتكآلية لتنفيذ استراتيجية الشركة. قوالب تكنولوجيا المعلومات للأعمال – التخصيص حسب الطلب. تنفيذ تكنولوجيا المعلومات كتغيير في بنية المؤسسة. قوالب تكنولوجيا المعلومات في الأعمال التجارية – أتمتة العمليات التجارية.

"الأنظمة الذكية" - خطوات تصميم النظام الذكي. الخاصية الأساسية للأنظمة الذكية هي القدرة على التكيف. سلاسل القيمة في المؤسسة. أساس بناء الأنظمة الذكية هو سلاسل القيمة. نظام المعلومات التكيفي. عند تصميم IC، من الضروري استخدام نموذج "كما ينبغي أن يكون". تشكيل نموذج موحد للمنظمة "كما ينبغي أن يكون".

"نظام معلومات المنظمة" - أجزاء الدعم القانوني. الوسائل التقنية. تصنيف نظم المعلوماتعلى أساس وظيفي. أشكال التنظيم الدعم الفني. أنظمة أخرى (أدلة IS). العاملين بالمنظمة. نظام المعلومات هو مجموعة مترابطة من الأدوات. نظام. الدعم - مجموعة من النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات، موحد.

وزارة الاتحاد الروسي للضرائب والرسوم

المتطلبات الأساسية للنماذج الموحدة للوثائق. الملحق 2 1. يجب أن تكون نماذج المستندات مستقرة مع مرور الوقت. 2. النماذج الموحدة المستندات الضريبيةويجب أن تكون النماذج المستخدمة لإنتاجها بالتنسيق القياسي للسلسلة A: A3؛ A4؛ A5؛ أ6. 3. يجب أن تحتوي المستندات على هيكل موحد لترتيب التفاصيل الرئيسية، بناءً على نماذج العينات. 4. يجب أن تكون نماذج المستندات مناسبة إلى أقصى حد للمعالجة الآلية للمعلومات الواردة فيها وتكون ملائمة للإدراك البشري. 5. يجب أن يبقى عدد الأشكال المختلفة للوثائق عند الحد الأدنى. 6. يجب أن يضمن موقع التفاصيل في المستندات سهولة تعبئتها ومعالجتها لاحقًا. 7. يجب أن تتوافق أسماء تفاصيل FND مع الأسماء المعتمدة في OK TEI. 8. يجب أن تكون مصطلحات ووحدات القياس الواردة في الوثائق موحدة للمقارنة بين المؤشرات الاقتصادية المترابطة. 9. يجب تحديد التفاصيل مع مراعاة الاستخدام الرشيد للمساحة وشكل النموذج. 20. يجب أن يحتوي نموذج الوثيقة على خصائص تعريفية للمنفذ المسؤول وتسهيل تنفيذ الإجراءات لضمان ذلك القوة القانونيةوثيقة.

وثائق مماثلة

التوحيد والتوحيد وثائق الإدارة. مميزات تصميم نص الوثائق التنظيمية والإدارية: طرق العرض، العناوين، التواريخ والأرقام، استخدام الأسلوب الجريء. المتطلبات لهم.

تمت إضافة أعمال الدورة في 19/01/2017


توحيد الوثائق كشكل من أشكال التأكيد القانوني على التوحيد الذي تم وطبيعته الإلزامية. توحيد وثائق الإدارة. الأنظمة الموحدة التنظيمية والإدارية والمصرفية وإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي.

الملخص، تمت إضافته في 05/05/2016


تاريخ تطور العمل المكتبي. هيكل الوثيقة. تصنيف الوثائق وتوحيدها وتوحيدها. أنواع تفاصيل الوثيقة قواعد إعداد الوثائق الرسمية وتنظيم تدفق الوثائق. أتمتة إجراءات العمل المكتبي.

دليل التدريب، تمت إضافته في 06/02/2014


مفهوم الوثيقة وتصنيف الوثائق الإدارية (التنظيمية والإدارية والتخطيطية والمالية والمحاسبية وغيرها). تنظيم توثيق أنشطة الإدارة والتوحيد. تطوير نماذج الوثائق.

تمت إضافة الاختبار في 28/06/2017


طرق ومراحل توحيد الوثائق. جوهر وأهداف ونتائج التقييس. الخلفية التاريخية لنشأتها. تطبيق توحيد وتوحيد الوثائق. طرق تنفيذ هذه الإجراءات ومراحل التنفيذ ونتائج التنفيذ.

تمت إضافة الدورة التدريبية في 13/11/2011


مفهوم ومعنى وجوهر الوثيقة وخصائصها و ميزات مميزةأنواعه. ميزات سلامة هيكل الوثيقة، أخطاء نموذجيةنص العمل الرسمي وصف وخصوصية أنواع الوثائق الرسمية ومتطلبات إعدادها.

تمت إضافة العرض بتاريخ 10/05/2016


مراحل تطور توحيد وتوحيد الوثائق. نظام الدولة الموحد لحفظ السجلات - إنشاء التوحيد العقلاني لأشكال وأساليب العمل مع المستندات على جميع مستويات الإدارة وفي جميع المراحل دورة الحياةوثائق.

تمت إضافة الدورة التدريبية في 13/02/2011


توثيق أنشطة المنظمات. قواعد لإعداد وتنفيذ الوثائق. عملية التبني قرار الإدارة. توحيد النصوص، توحيد التصميم، متطلبات النماذج. متطلبات الوثائق التنظيمية والإدارية.

أطروحة، أضيفت في 17/07/2013


الأحكام الأساسية لتوثيق الأنشطة الإدارية. توحيد وتوحيد وثائق الإدارة. أنواع الوثائق وتصنيفها. الإجراء العاموقواعد إعداد الوثائق. متطلبات إعداد نماذج المستندات.

الملخص، تمت إضافته في 30/09/2009


إجراءات إصدار الوثائق الإدارية في ظروف اتخاذ القرارات الفردية والجماعية. قواعد ومتطلبات GOST لإعداد الوثائق الإدارية. مشاكل التوحيد وتنفيذ الأتمتة في إدارة سجلات الموظفين.

الموضوع: توحيد وتوحيد وثائق الإدارة 1. توحيد وتوحيد الوثائق: الغرض والإطار التنظيمي والمبادئ 2. طرق التوحيد

لا يمكن حل مشكلة إنشاء مساحة معلومات واحدة في روسيا وإدراجها في مساحة المعلومات العالمية إلا من خلال مواءمة أنظمة المعلومات الروسية والأجنبية وضمان توافق المعلومات بين جميع أنظمة المعلومات المتفاعلة.

يُفهم توافق المعلومات على أنه المراسلات المتبادلة بين الأجزاء المختلفة عند التقاطعات، مما يسمح بدمجها مع بعضها البعض، مما يضمن عمل النظام ككل.

يتم ضمان تحقيق توافق المعلومات من خلال توحيد وتوحيد: أدوات تكنولوجيا المعلومات، وناقلات المعلومات، ولغة الوصف الرسمي للبيانات، وهيكل نظم المعلومات، والعمليات التكنولوجية فيها.

التوحيد بالمعنى الواسع للكلمة هو "جلب عناصر مجموعة معينة إلى التماثل وفقا لخصائص ثابتة أو تقليل عدد عناصر مجموعة معينة."

يُفهم توحيد الوثائق على أنه: اختيار الهياكل العقلانية لبناء أنظمة التوثيق، وتحقيق التوحيد على أساس: إنشاء عدد عقلاني من أشكالها؛ تصنيف البناء.

الهدف الرئيسي من توحيد المستندات هو إنشاء مجموعات ثابتة من المستندات التي تحتوي على المعلومات الضرورية والكافية لحل مشاكل الإدارة بشكل فعال سواء في الظروف التقليدية أو في ظروف استخدام تقنيات المعلومات الجديدة، مع الحد الأدنى من التكاليفأموال لجمع البيانات ومعالجتها ونقلها وتخزينها.

يمكن أن يكون موضوع التوحيد مستندات على أي نوع من الوسائط. التوحيد يمكن أن يكون مثل اتجاه مستقلتحسين الوثائق، وتشكيل إحدى المراحل العملية التكنولوجيةالتوحيد. في في هذه الحالةالتوحيد هو التوحيد المعيارينتائج التوحيد.

يتم توحيد وتوحيد الوثائق على المستويات الدولية والإقليمية والوطنية. على المستوى الدولي، يعود الدور الرائد في مسائل توحيد وتوحيد الوثائق إلى المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO). قبلت ايزو المعايير الدوليةحول الجوانب المختلفة للمشكلة قيد النظر:

ISO 216 -1975 ورق الكتابة وأنواع معينة من المطبوعات. أشكال المستهلك من السلسلة A وB؛ ISO 353 -1975 وثائق الأعمال ونماذج معينة. طريقة التعبير عن الأبعاد؛ ISO 3535 -1977 مفتاح التخطيط والشبكة الهيكلية؛ ايزو 6422-1985 النماذج القياسيةللتوثيق التجاري؛

ISO 269 -1985 مظاريف المراسلات. الغرض والأبعاد؛ ISO 51271 -83 الوثائق والمعلومات. معجم المصطلحات. الجزء 1. المفاهيم الأساسية؛ ISO/R 800 -88 المفاهيم والمصطلحات. التوحيد الدولي; ISO 8439-90 تطوير النماذج. الأحكام الأساسية؛ ISO 11180 -1993 العناوين البريدية

على المستوى الإقليميداخل رابطة الدول المستقلة، يتم توحيد وتوحيد الوثائق من قبل المجلس المشترك بين الولايات للتوحيد القياسي والمقاييس وإصدار الشهادات. على المستوى الوطني، يتم توحيد الوثائق من قبل المؤسسات والمنظمات نفسها على أساس الوثائق التنظيمية والمنهجية والتنظيمية والتقنية الخاصة بـ Rostekhregulirovanie.

الإطار التنظيمي لتنفيذ وتوحيد الوثائق هو: قواعد العمل المكتبي في الهيئات الفيدرالية السلطة التنفيذية" ; المعايير المشتركة بين الولايات والوطنية للاتحاد الروسي لأنظمة التوثيق الموحدة (UDS): GOST 6. 10. 3 -83 دولارًا أمريكيًا. تسجيل المعلومات وثائق موحدةفي شكل تواصلي؛ غوست 6.10.4 -84 دولار أمريكي. إعطاء القوة القانونية للمستندات الموجودة على وسائط الكمبيوتر والطباعة التي تم إنشاؤها عن طريق الوسائل تكنولوجيا الكمبيوتر;

غوست 6.10.5 -87 دولار أمريكي. متطلبات إنشاء نموذج العينة. م: دار المواصفات، 1987؛ GOST R 6.30-2003 دولار أمريكي. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق؛ غوست آر آيزو 15489 -1-2007 سيبيد. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة. المبادئ التوجيهية Rostekhregulirovaniya. مصنفات عموم روسيا للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية.

تعد معايير GOST المدرجة في السلسلة 1 "التوحيد القياسي في الاتحاد الروسي" ذات أهمية كبيرة أيضًا لتوحيد المستندات: GOST R 1. 0 -2004 التقييس في الاتحاد الروسي. الأحكام الأساسية؛ GOST R 1.2 -2004 التقييس في الاتحاد الروسي المعايير الوطنية للاتحاد الروسي. قواعد التطوير والموافقة والتحديث والإلغاء وما إلى ذلك.

يعتمد تنفيذ التوحيد على تطبيق المبادئ التالية: التوحيد من العام إلى الخاص، والذي يتمثل في بناء نموذج نموذجي للوثائق، وعلى أساسه تطوير أشكال محددة من الوثائق؛ التوحيد في بناء نماذج المستندات وقواعد البناء والتصميم، والتي يتم ضمانها من خلال: الحد الأقصى من كتابة النصوص واستنسلها، وتطوير متطلبات موحدة للتوثيق على مستويات مختلفة من الإدارة، وتوحيد موقع البيانات في حقل المستندات؛

تعقيد التوحيد. ويجب عند إجرائها توفير جميع متطلبات الوثيقة في جميع مراحل إنشائها وتنفيذها ومعالجتها وتخزينها؛ محتوى المعلومات، أي تضمين المستندات فقط تلك التفاصيل اللازمة لحل مشاكل محددة أو مجمعاتها بدقة معينة، وكذلك لإعطاء المستندات القوة القانونية؛ تجميع التفاصيل في المستندات وفقًا للتسلسل الذي تم ملؤها به؛

تحديد معقول للحد الأدنى من المناطق المسموح بها لوضع التفاصيل؛ استقرار متطلبات المستندات، بناءً على استخدام نماذج المستندات على مدى فترة زمنية طويلة إلى حد ما؛ فعالية التكلفة بسبب التضمين المعقول للوثائق في نظام التوثيق والاستخدام الواسع النطاق للنماذج ؛ التفاعل مع الأنظمة الحالية لتصنيف وترميز المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية.

يعتبر توحيد وثائق الإدارة بمثابة نشاط تنظيمي يهدف إلى زيادة كفاءة عمل الوثائق في مجال الإدارة.

يتيح توحيد وثائق الإدارة حل المشكلات التالية: تبسيط تكوين المستندات التنظيمية التي تسجل تنفيذ الوظائف والمهام المماثلة؛ توحيد نماذج ونصوص وثائق الإدارة مع توجيهها نحو الإعداد الآلي بناءً على معايير الدولة الروسية؛

تقليل تكلفة إنشاء المستندات من خلال استخدام المعلومات المنظمة؛ استخدام قوالب نص المستندات الموحدة لأنظمة العمل المكتبية الآلية بالكمبيوتر؛ تسريع عمليات اتخاذ القرار الإداري.

2. طرق التوحيد عند توحيد الوثائق يتم استخدام طرق التوحيد الموضوعي والشكلي. يرتبط توحيد المحتوى بتحليل محتوى أشكال محددة من المستندات وأنظمتها. ويتم ذلك على أساس تصنيف الوثائق وفقا لمعايير مختلفة.

طرق التوحيد الموضوعي:: تحديد تكوين الأشكال (إنشاء تسميات مقيدة للأشكال الموجودة)، وإنشاء النماذج القياسية، بناء نموذج وثيقة موحدة لمجموعات المهام المتجانسة باستخدام نموذج العينة، وتوحيد وتوحيد عناصر المعلومات والمؤشرات المستخدمة.

على نطاق الاتحاد الروسي، فإن التسمية المقيدة هي تصنيف عموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD)، وهي قائمة منظمة من الأشكال الموحدة لوثائق الإدارة المعتمدة للاستخدام في جميع المؤسسات والمنظمات في روسيا.

على نطاق صناعة أو مؤسسة أو مؤسسة معينة، فإن هذه التسميات المقيدة هي مصنفات صناعية (إدارية) لوثائق الإدارة، أو مصنفات مماثلة لمستندات المؤسسة أو الجداول الزمنية للمستندات.

جداول الوثائق هي مخططات تصنيف للنماذج المعتمدة من الوثائق التي تعتبر ضرورية وكافية لتنفيذ المهام والوظائف التي تواجه المنظمات التي تقوم بتطوير الجداول، مع الإشارة إلى الحالة والمستخدمين وتكنولوجيا الإعداد والإكمال. غالبًا ما يتم تطوير هذه الجداول على أساس تقسيم مجموعة المستندات بأكملها المستخدمة وفقًا لوظائفها.

يتمثل توحيد نصوص وثائق الإدارة في إنشاء شكل واحد من التعبير اللغوي الذي ينقل بدقة محتوى المواقف أو الإجراءات الإدارية المتكررة بانتظام. يمكن توحيد العبارات الفردية أو أجزاء من النص أو نص المستند ككل. ونتيجة لذلك، يصبح من الممكن إعداد المستندات بسرعة أكبر.

في عملية توحيد النصوص، يتم تنفيذ ما يلي: توحيد بنية النص الذي يلبي بشكل كامل غرض الوثيقة، التوحيد الوسائل اللغويةالتعبير عن محتوى الوثيقة، وتطوير نصوص موحدة في شكل نص قياسي متماسك أو استنسل أو استبيان أو جدول.

يتم تنسيق نص الوثائق الموحدة على شكل: نص متماسك؛ مرسام؛ استبيانات؛ الجداول؛ اتصالات النماذج (التراكيب في شكل نص متماسك واستبيانات وجداول).

النص المتصل هو النص الذي يتكرر محتواه بشكل ثابت في عدد من المستندات، مما يلغي إمكانية التمييز بين المعلومات الثابتة والمتغيرة فيه. يحتوي النص المتماسك لوثيقة موحدة مع أنواع مختلفة من الاتصالات (التنسيق والتحكم والمجاورة) على معلومات متسقة نحويًا حول إجراءات الإدارة.

يستخدم النص المتماسك في إعداد جميع أنواع الرسائل والقواعد واللوائح والمواثيق والوثائق الإدارية. يمكن أن تتكون النصوص المتماسكة للوثائق الموحدة من أقسام تحتوي على الحالات الضروريةالعناوين والترقيم. يمكن تكوين نص متماسك على أساس استنسل يحتوي على معلومات ثابتة ومسافات لإدخال معلومات متغيرة حسب الموقف المحدد.

بشكل أساسي، في النصوص الموحدة المقدمة في نص متماسك، يتم استخدام صيغة العرض المفرد بضمير الغائب. الأرقام (الوزارة لا تمانع). في الوثائق الإدارية المعتمدة من قبل الهيئات الإدارية الجماعية، يتم استخدام نموذج العرض من وحدة الشخص الثالث. الأرقام ("اجتماع المساهمين يقرر")، وهو انعكاس لمبدأ الزمالة.

في الوثائق الإدارية، التي تعكس مبدأ وحدة القيادة، يتم استخدام نموذج العرض من وحدة الشخص الأول. الأرقام ("أطلب"، "ألزم"، "أقدم") أو من ضمير المخاطب بصيغة الجمع. الأرقام ("نسأل"، "نوجه"). في المستندات مثل المذكرة التوضيحية، يكون شكل العرض التقديمي من وحدة الشخص الأول. الأرقام هي أيضا القاعدة أسلوب العملالمستندات ("أعتبرها ضرورية"، "يرجى الإرسال"). في النصوص المتماسكة، يجب اختيار الكلمات مع مراعاة توافقها الدلالي ("يتم تعيين السيطرة على"، "توبيخ").

الاستنسل هو شكل من أشكال عرض نص موحد يحتوي على معلومات ثابتة ومساحات مخصصة لملءها بمعلومات متغيرة تميز موقفًا معينًا.

في النصوص المتماسكة للوثائق الموحدة التي تم تجميعها على أساس الاستنسل، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الجزء المملوء يجب أن يكون متسقًا مع المعلومات الدائمة المحددة ("وفقًا للأمر المدير العام"). تمثل العبارات المستمرة جملة مستنسخة كوحدة نحوية مستقلة ("يُعهد بالتحكم في تنفيذ أمر المدير العام للمصنع إلى رئيس قسم شؤون الموظفين إن آي كوزنتسوف").

في النصوص المتماسكة للوثائق المعقدة (اللوائح والمواثيق والتعليمات)، يتم استخدام توازي التعبيرات اللغوية ("المهام الرئيسية للمعهد هي: إجراء البحوث، وإعداد التوصيات، ودراسة الخبرة العلمية...").

عند بناء العبارات في نصوص متماسكة، ينبغي للمرء أن يأخذ في الاعتبار خصوصيات العبارات التي تطورت في لغة الأعمال، والتي تتميز بالاستخدام الواسع النطاق لـ: الأسماء اللفظية ("التنفيذ"، "التطوير")، والمجموعات اللفظية الاسمية ("توفير" دعم")، وحروف الجر الاسمية ("على أساس"، "وفقًا"، "للغرض")، وأدوات العطف المعقدة ("بسبب ذلك"، "بسبب ذلك").

يتميز النص المتماسك للوثائق الموحدة باستخدام: الهياكل النحوية المضغوطة، والجمل المشتركة الكاملة المكونة من جزأين مع ترتيب الكلمات المباشر.

من الجزء الواحد، كقاعدة عامة، يتم استخدام الجمل العامة غير الشخصية والشخصية بالتأكيد، والتي تنقل بشكل واضح إجراءات الإدارة ("الموافقة على التوزيع التالي للمسؤوليات"، "التحكم في تنفيذ تعليمات المدير لتعيين النائب" مدير ل العمل العلميإيفانوفا ك.س. ").

النصوص المتصلة المقدمة في النموذج جمل معقدة، تستخدم في: جزء البيان من المستندات الإدارية، في الجزء التمهيدي من الرسائل والتقارير، ملاحظات توضيحيةوالأفعال والبروتوكولات والتعليمات وغيرها من الوثائق المعقدة في بنيتها.

الاستبيان – نموذج لعرض نص موحد؛ حيث يتم إعطاء خصائص كائن واحد وفقا لخصائص معينة. تستخدم استمارة الاستبيان لتقديم معلومات لفظية أو عددية عند وصف كائن واحد وفقا لمجموعة معينة من الخصائص.

والمعلومات الثابتة في الاستبيان هي الأسماء المعممة للخصائص، والمعلومات المتغيرة هي الخصائص الخاصة بها. قائمة الخصائص المعممة (المعلومات الثابتة) والأسطر الفارغة لملئها بالمعلومات المتغيرة مرتبة عموديًا.

يجب أن يُعبَّر عن اسم السمات المعممة (المعلومات الثابتة) وخصائصها (المعلومات المتغيرة) باسم في حالة الرفع أو عبارة مع اسم داعم في حالة الرفع ("الجنس"، "التوظيف"). يمكن التعبير عن مؤشرات المعلومات المتغيرة بالمعلومات الرقمية ("تاريخ التوظيف – 28/10/2006"). تُستخدم نصوص الاستبيان في الوثائق التنظيمية والإدارية والمالية والمحاسبية.

الجدول هو شكل من أشكال عرض نص موحد يحتوي على معلومات تكون مميزة لعدة كائنات وفقًا لعدد من الخصائص. يعرض الجدول المعلومات الدائمة في شكل أسماء عامة للمؤشرات، والتي يتم إدخالها في الأعمدة المقابلة. تحتوي الجداول على مستويين لتقسيم النص: المستوى الرأسي (الرسوم البيانية) والمستوى الأفقي (الصفوف).

يتم تقديم المعلومات الثابتة في شكل مؤشرات معممة ويتم إدخالها في الأعمدة. يتم تقديم المعلومات المتغيرة بشكل لفظي أو رقمي ويتم إدخالها على الخطوط.

يجب ترقيم أعمدة الجدول؛ وإذا تمت طباعة الجدول على أكثر من صفحة، يتم الإشارة إلى أرقام الأعمدة في الصفحات اللاحقة. في كميات كبيرةعمود في الجدول يجوز تكرار عناوينهم. يجب التعبير عن العناوين والعناوين الفرعية للأعمدة والصفوف في الجدول كاسم في حالة الاسم المفرد. أرقام. في العناوين والعناوين الفرعية لصفوف وأعمدة الجدول، يتم استخدام الاختصارات والرموز المقبولة عمومًا فقط.

يتم استخدام الطريقة الجدولية لتنظيم النص في الحالات التي يكون فيها من الضروري الحصول على معلومات حول مواقف إدارية مماثلة أو عكسها. في المستندات الإدارية التي تصف المواقف الإدارية لمجموعة من الأشخاص، يتم استخدام نماذج نصية جدولية. يُسمح ببناء جزء من نص الوثائق الموحدة على شكل جدول (بالترتيب - في الجزء الإداري، في أنواع معينةالمذكرات والأفعال - في الجزء الأخير).

مجموعة نماذج عرض النصوص الموحدة هي عبارة عن نموذج متكامل لعرض نص موحد يحتوي على مجموعة من النصوص المتماسكة مع استبيان أو جدول.

طرق التوحيد الرسمي للوثائق: توحيد هيكل الوثيقة؛ إنشاء القواعد النحوية العامة لبناء الوثائق؛ توحيد طرق التحكم في المعلومات في المستندات؛ توحيد أنواع الوسائط وتنسيقات المستندات.

أهم مجال لتوحيد المستندات هو اتجاه الآلة. موجه نحو الآلة هو مستند مصمم لمعالجة المعلومات الموجودة فيه باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. أحد أنواع المستندات الموجهة آليًا هي مستندات يمكن قراءتها آليًا، وهي مصممة لقراءة المعلومات التي تحتوي عليها تلقائيًا.

علامات التوجيه الآلي للمستند: وجود منطقة كود فيه لتثبيت رموز تفاصيل الجزء العلوي من المستند؛ وجود أعمدة أو حقول خاصة في بنية المستند لإدخال رموز مؤشرات محتوى المستند. في هذه الحالة، يجب استخدام رموز OK TESI للتشفير؛

تسليط الضوء في جزء المحتوى من المستند بخط سميك على منطقة خاصة (منطقة الثقب)، مخصصة لاحتواء البيانات التي ستتم معالجتها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر؛ وجود أعمدة أو خطوط خاصة في الوثيقة لإدخال المجاميع الاختبارية عند استخدام طريقة المجموع الاختباري لضمان موثوقية البيانات.

يتكون توحيد الوثائق من تحقيق التوحيد في تكوين وأشكال وثائق الإدارة التي تسجل تنفيذ وظائف الإدارة المماثلة. توحيد الوثائق هو شكل من أشكال التأكيد القانوني على التوحيد الذي تم تنفيذه ومستوى طبيعته الإلزامية. تم إنشاء الفئات التالية من المعايير: معايير الدولة(غوست)، معايير الصناعة(OST)، المعايير الجمهورية (RCT). يتم توحيد المستندات من أجل تقليل عدد المستندات المستخدمة وتصنيف أشكالها وتحسين الجودة وتقليل كثافة اليد العاملة في معالجتها وتحقيق توافق المعلومات أنظمة مختلفةوثائق عن نفس وظائف التحكم ذات الصلة، وأكثر من ذلك الاستخدام الفعالتكنولوجيا الكمبيوتر.

أعمال التوحيد تشمل:

· تطوير نظام موحد لإدارة الوثائق (UDS)، والذي تنفذه الوزارات والإدارات المسؤولة عن أنظمة التوثيق ذات الصلة.

· إدخال نظام تسوية المنازعات المشترك بين القطاعات (المشترك بين الإدارات) في إطار نظام تسوية المنازعات على المستويين الجمهوري والقطاعي؛

· الحفاظ على الدولار الأمريكي ومصنف صناعة التوثيق الفني والاقتصادي (OKTEI) من أجل الحفاظ على موثوقية المعلومات وقيمتها. مزيد من التطوير;

· تطوير مجمعات الصناعة لأشكال موحدة من الوثائق التي تعكس خصوصيات الصناعة وغير المدرجة في USDD، فضلا عن خصائصها تسجيل الدولة;

· تطوير مصنفات الصناعة بالمعلومات الفنية والاقتصادية التي تعكس خصوصيات الصناعة. يتم تنفيذ الإدارة التنظيمية والمنهجية لتوحيد وتوحيد الوثائق وتنسيق الأعمال والرقابة ذات الصلة من قبل المنظمة الرئيسية لتنسيق تنفيذ وصيانة SD و OKTEI في الجمهورية. على مستوى الصناعة، يتم تنفيذ هذا العمل من قبل المنظمة الرائدة لتنفيذ وصيانة SD وOKTEI في الصناعة.

تتزايد أهمية توحيد المستندات بسبب الانتشار المتزايد في الممارسة الإدارية لتكنولوجيا الكمبيوتر الإلكترونية وأنظمة التحكم الآلية التي تم إنشاؤها على أساسها. النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية الذي طورته VNIIDAD مناسب لكليهما الأنظمة الآليةإدارتها، وعند معالجتها بالطرق العادية والتقليدية في مؤسسات الدولة. يتضمن USORD مجموعة من معايير الدولة للتوثيق التنظيمي والإداري، والنماذج الموحدة للوثائق، بالإضافة إلى المواد التعليمية والمنهجية حول استخدام هذه النماذج.

توحيد وتوحيد الوثائق

يخلق التقدم التكنولوجي متطلبات جديدة لإعداد الوثائق الرسمية.

يتضمن نظام التعليم ما قبل المدرسة ثلاثة مترابطة عناصر: إعداد وثائق الإدارة، وتكنولوجيا العمل مع الوثائق، وتنظيم الوثائق خلال السنة التقويمية وتنظيمها تخزين الأرشيف. عند حل كل من هذه المشاكل، يجب أن يسترشد الممارسون بالوثائق التنظيمية والمنهجية الحالية في مجال إدارة المكاتب، المعتمدة لجنة الدولةالاتحاد الروسي للتوحيد القياسي وخدمة المحفوظات الفيدرالية في روسيا.

الأساس المعياري والمنهجي للعمل المكتبي هو مجموعة من القوانين واللوائح والأنظمة الوثائق المنهجيةالتي تنظم تقنية إنشاء المستندات ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في الأنشطة الحالية للمؤسسة وعمل خدمة إدارة المكاتب.

تم تحديد المتطلبات الأساسية لإعداد الوثائق التنظيمية والإدارية في GOST R.6.30-97، والتي تمت الموافقة عليها بقرار معيار الدولة لروسيا بتاريخ 31 يوليو 1997.

العدد الهائل من الوثائق يستلزم توحيدها وتوحيدها.

التقييس -هذا هو نشاط وضع القواعد والقواعد.

التقييس هو عملية إنشاء وتطبيق القواعد لتبسيط الأنشطة في مجال معين لصالح ومشاركة جميع الأطراف المعنية، ولا سيما لتحقيق الاقتصاد الأمثل الشامل مع احترام الظروف الوظيفية ومتطلبات السلامة. يعتمد التقييس على نتيجة العلم والتكنولوجيا والخبرة العملية.

في مجال العمل المكتبي، يتمثل جوهر التوحيد القياسي في وضع القواعد والمتطلبات المثلى لتطوير وتنفيذ المستندات المعتمدة في القاعدة، والتي تكون إلزامية للتطبيق. بالطريقة المقررةللاستخدام العام والمتكرر.

التقييس، وفقًا لقانون الاتحاد الروسي "بشأن التقييس"، المعتمد في 10 يونيو 1993، هو نشاط وضع المعايير والقواعد والخصائص من أجل ضمان:

· سلامة المنتجات والأعمال والخدمات بيئةوالحياة والصحة والممتلكات؛

· التوافق الفني والمعلوماتي، فضلاً عن إمكانية تبادل المنتجات؛

· جودة المنتجات والأعمال والخدمات وفقا لمستوى تطور العلوم والتكنولوجيا والتكنولوجيا؛ توحيد القياسات.

· توفير جميع أنواع الموارد.

حماية المرافق الاقتصاديةمع الأخذ في الاعتبار مخاطر الكوارث الطبيعية والكوارث التي من صنع الإنسان وغيرها حالات الطوارئ;

· القدرة الدفاعية والاستعداد التعبئة للبلاد.

تشمل الوثائق التنظيمية المتعلقة بالتوحيد القياسي المعمول بها في بلدنا ما يلي:

· معايير الدولة للاتحاد الروسي (GOST R)؛

· تطبيق المعايير الدولية (الإقليمية) بالطريقة المقررة.

· مصنفات عموم روسيا للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية؛

· معايير الصناعة.

· معايير المؤسسة.

· معايير الجمعيات العلمية والفنية والهندسية وغيرها من الجمعيات العامة.

معايير الدولة للاتحاد الروسي - أنظمةوضع قواعد موحدة في مجال معين من النشاط داخل ولايتنا.

يتم تطوير معايير الدولة للمنتجات والعمل والخدمات التي لها أهمية مشتركة بين القطاعات. يتم تحديد محتوى متطلبات المعايير ونطاق توزيعها ونطاق صلاحيتها وتاريخ تطبيقها من قبل الهيئات الإدارية للدولة التي تعتمدها. وفقًا لقانون "التوحيد القياسي" ، يتم اعتماد معايير الدولة ومصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية لعموم روسيا من قبل معيار الدولة لروسيا ، ويتم تطبيقها بعد تسجيل الدولة الخاصة بها.

وتعتبر المتطلبات التي تحددها المعايير إلزامية لجميع الهيئات والجهات الحكومية النشاط الاقتصادي. Gosstandart من روسيا وغيرها مرخصة بشكل خاص الهيئات الحكوميةوتمارس الإدارات الواقعة ضمن اختصاصاتها سيطرة الدولة والإشراف على الامتثال المتطلبات الإلزاميةمعايير الدولة.

المعيار ينص على:

· تكوين تفاصيل الوثيقة.

· متطلبات تكوين تفاصيل الوثيقة.

· متطلبات النماذج والأوراق.

· متطلبات إنتاج وتسجيل واستخدام وتخزين النماذج مع استنساخ شعار دولة الاتحاد الروسي، وشعارات النبالة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي.

يتم دمج جميع معايير الدولة المعمول بها في بلدنا في معايير واحدة نظام الدولةالتقييس - نظام منظم هرميًا لتصنيف وترميز معايير الدولة نفسها.

تحتوي السلسلة 1 من نظام التقييس الحكومي على مجموعة من المعايير الأساسية التي تحدد الأحكام المتعلقة بإجراءات تطوير معايير الدولة، بشأن بناء المعايير وعرضها وتنفيذها، والموافقة عليها، وتسجيلها وتنفيذها، وإجراءات تعديل المعايير، إلغاء المعايير وما إلى ذلك، على سبيل المثال: في 1 أبريل 2000، التعديل رقم 1 لـ GOST R. 6.30-97، المعتمد بقرار معيار الدولة لروسيا بتاريخ 21 يناير 2000 رقم 9-Art.

تم شرح إجراءات تطبيق وتنفيذ GOST R.6.30-97 وتحديدها في التوصيات المنهجية لمعهد عموم روسيا لأبحاث التوثيق وعلوم الأرشيف. توصيات منهجيةالمعدة للتنفيذ في المنظمات:

· قواعد موحدةتسجيل تفاصيل الوثيقة وخيارات موقعها على أساس الحديث الإطار التنظيميبشأن دعم الوثائق؛

· تقنيات المعلومات الجديدة لإعداد الوثائق ونقل معلومات الوثيقة.

· أسلوب عمل الوثائق، والمتطلبات الأساسية لإعداد وتوحيد نصوص الوثيقة؛

· قواعد إنتاج المستندات باستخدام أجهزة الطباعة، بما في ذلك معالجة النصوص بالكمبيوتر.

· قواعد تصميم نماذج المستندات.

· قواعد استخدام ومحاسبة وتخزين النماذج والأختام.

· قواعد إعداد المستندات المرسلة عبر قنوات الاتصال.

غوست 1.RO-92. نظام توحيد الدولة في الاتحاد الروسي: الأحكام الأساسية.

تتكون مجموعة المعايير المستقلة من معايير أنظمة التوثيق الموحدة و النظام الموحدتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية:

غوست 6.01.1-87. النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية؛

غوست 6.10.3-83. أنظمة التوثيق الموحدة. تسجيل المعلومات من المستندات الموحدة بتنسيق تواصلي؛

غوست 6.10.4-84. أنظمة التوثيق الموحدة. إعطاء القوة القانونية للمستندات الموجودة على وسائط الكمبيوتر والطباعة التي تم إنشاؤها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر. الأحكام الأساسية؛

غوست 6.10.5-87. أنظمة التوثيق الموحدة. متطلبات إنشاء نموذج العينة؛

غوست 6.10.6-87. النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية. نموذج العينة؛

غوست 6.10.7-90. النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية. يفحص؛

غوست 6.38-90. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق؛

غوست 16487-83. حفظ السجلات والأرشفة. المصطلحات والتعاريف (تحتفظ GOST بالرقم المخصص لها عند تسجيل أول معيار مصطلحي في عام 1970).

التوحيد -الحد من التنوع غير المبرر لأنواع المستندات، مما يجعلها موحدة في النماذج والبنية والهياكل اللغوية وعمليات إعدادها ومعالجتها ومحاسبتها وتخزينها. التوحيد هو إنشاء مجموعة موحدة من التفاصيل وتنسيق الورق وتسجيل التفاصيل على الورق.

من أجل تقليل عدد الوثائق المستخدمة في أنشطة المؤسسات والمنظمات والشركات، وتصنيف شكلها، والحد من العمالة والمؤقتة التكاليف الماديةلإعدادها ومعالجتها، وكذلك من أجل تحقيق توافق المعلومات مع قواعد البيانات الآلية في الاقتصاد الوطني، يجري العمل على توحيد الوثائق وإنشاء أنظمة توثيق موحدة (UDS).

نظام التوثيق الموحد عبارة عن مجموعة من النماذج الموحدة المترابطة من الوثائق التي توفر عرضًا موثقًا للبيانات في أنواع معينة من الأنشطة الاقتصادية، ووسائل إجرائها، والمواد المعيارية والمنهجية لتطويرها وتطبيقها.

يعتمد إنشاء مستند الإدارة على طريقة التوحيد - إنشاء التوحيد في تكوين وأشكال مستندات الإدارة التي تم إنشاؤها عند حل وظائف ومهام الإدارة المماثلة.

بالتزامن مع تطور الدولار الأمريكي، يجري تطوير مصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية، مما يوفر معالجة آلية متكاملة للبيانات الموجودة في أنظمة التوثيق الموحدة.

أنظمة التوثيق الموحدة التالية سارية المفعول حاليًا:

1. النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري:

· توثيق إنشاء المؤسسات والمنظمات وإعادة تنظيمها وتصفيتها.

· توثيق خصخصة المؤسسات والمنظمات الحكومية والبلدية.

· توثيق الأنشطة الإدارية للمنظمة.

· توثيق التنظيم التنظيمي والإداري لأنشطة منظمة أو مؤسسة؛

· وثائق التنظيم التشغيلي والمعلوماتي لأنشطة مؤسسة أو منظمة؛

· وثائق التوظيف.

· وثائق النقل إلى وظيفة أخرى.

· توثيق الفصل من العمل.

· وثائق تسجيل الإجازة.

· توثيق تسجيل الحوافز.

· توثيق تسجيل العقوبات التأديبية.

USORD هو ذو طبيعة مشتركة بين الإدارات، أي أنه يعمل في أي جهاز ومؤسسات إدارية - من الأعلى إلى الأسفل، بغض النظر عن الانتماء القطاعي.

يتكون نظام التحكم من 3 أنظمة فرعية:

· بشأن إنشاء وإعادة تنظيم المؤسسات والشركات.

· وثائق الموظفين.

· التحكم الآلي في تنفيذ الوثيقة.

يتم تنظيم USORD من حيث التكوين ويتم تعريفه على أنه مجموعة من القواعد واللوائح والنماذج المترابطة التي تحدد متطلبات محتوى وبناء وتنفيذ المستندات المستخدمة لحل مشاكل الإدارة مع مراعاة استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر الإلكترونية.

تم تصميم وثائق النظام على أساس نموذج نموذجي (GOST 6.38-90). ومن بين التفاصيل التقليدية، يجب أن تحتوي هذه المستندات بالضرورة على ملاحظة حول نقل بيانات المستند إلى وسائط الكمبيوتر وتوقيع الشخص المسؤول عن نقل المعلومات إلى وسائط الكمبيوتر. وفي هذه الحالة، يفضل أن يتم تنفيذ محتوى الوثيقة على شكل جدول أو استبيان أو استنسل. يتم تعيين رمز لكل نموذج موحد من ORD (بالإضافة إلى أشكال أخرى) وفقًا لـ OKUD. يجب تشفير جميع التفاصيل التي تتم معالجتها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر وفقًا لمصنف All-Union للمعلومات التقنية والاقتصادية.

2. النظام الموحد الوثائق المصرفية:

· وثائق الدفع للمدفوعات غير النقدية من خلال البنوك.

· توثيق عمليات الائتمان المصرفي.

· توثيق مراقبة إنفاق الأموال على الأجور ومدفوعات الموارد الاجتماعية وموارد العمل.

· توثيق العمليات المصرفية المتعلقة بالمدفوعات الدولية.

· توثيق مخرجات البنوك.

· توثيق عمليات الإيداع لدى البنوك.

· وثائق الدفع للمدفوعات غير النقدية من خلال البنوك - نماذج المستندات داخل البنوك؛

· توثيق عمليات الإصدار والعمليات النقدية والميزانية للبنوك - نماذج المستندات داخل البنوك ؛

· وثائق مراقبة إنفاق الأموال على الأجور ودفع المزايا الاجتماعية ومزايا العمل (للاستهلاك) - نماذج المستندات المصرفية الداخلية؛

· توثيق مخرجات البنوك - نماذج المستندات البنكية الداخلية؛

· توثيق التداول النقدي - نماذج المستندات المصرفية الداخلية.

· توثيق العمليات الائتمانية للبنوك - نماذج المستندات داخل البنوك؛

· التوثيق المحاسبي – نماذج المستندات البنكية الداخلية.

3. النظام الموحد للتوثيق المالي والمحاسبي وإعداد التقارير مؤسسات الميزانيةوالمنظمات:

· الوثائق المالية.

· الإبلاغ عن الوثائق المحاسبية للمؤسسات والمنظمات ذات الميزانية.

4. النظام الموحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي:

· توثيق إحصاءات الحسابات القومية والموازين الاقتصادية.

· توثيق إحصاءات الإمكانات العلمية والتقنية والتقدم الابتكاري.

· توثيق إحصاءات العمل.

· توثيق إحصائيات الموارد المادية.

· توثيق الإحصاءات المالية.

· التوثيق الإحصاءات الاجتماعية;

· توثيق الإحصاءات الصناعية.

· التوثيق الإحصائي زراعةوشراء المنتجات الزراعية؛

· توثيق إحصاءات بناء رأس المال.

· توثيق إحصاءات العلاقات الاقتصادية الخارجية.

· توثيق إحصاءات السوق الاستهلاكية وبنيته التحتية.

· توثيق إحصاءات النقل والاتصالات.

· توثيق إحصائيات رصد وتسجيل التغيرات في الأسعار والتعريفات.

يتم تعريف USOSD على أنه نظام من المستندات التي تسجل وتوفر الحالة و الهيئات الاقتصاديةبيانات إحصائية عن تنفيذ الخطط وكفاءة الإنتاج والتقدم العلمي والتكنولوجي ونمو إنتاجية العمل والتنمية الاقتصادية.

5. النظام الموحد لتوثيق المحاسبة وإعداد التقارير للمؤسسات:

· الإبلاغ عن الوثائق المحاسبية.

السجلات محاسبة;

· الوثائق المحاسبية الأولية.

6. نظام توثيق العمل الموحد:

· توثيق حالة سوق العمل.

· التوثيق علاقات العمل;

· توثيق التدريب المتقدم لسلطات العمل.

· وثائق حماية العمل.

· توثيق الحد الأدنى لميزانيات المستهلك.

· توثيق الطعون المقدمة إلى سلطات العمل.

7. نظام التوثيق الموحد لصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي:

· توثيق المحاسبة وتوزيع الأموال.

· توثيق أنشطة التخطيط الاقتصادي.

· توثيق أنشطة الرقابة والتفتيش.

8. النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية.

· الوثائق التشغيلية والتجارية.

· وثائق الشحن.

· وثائق تسوية التجارة الخارجية.

· الوثائق المعدة عند استيراد (تصدير) البضائع؛

· نقل وثائق التجارة الخارجية.

· إحالة وثائق التجارة الخارجية.

يتم تطوير الدولار الأمريكي من قبل الوزارات والإدارات ذات الصلة المكلفة بهذا العمل.

للحفاظ على تحديث DSD، تتم صيانته، وهو ما يتضمن إجراء تغييرات وإضافات على مجموعة التحكم الخاصة بنماذج المستندات الموحدة حسب الضرورة.

الغرض من توحيد وتوحيد المستندات هو ترشيد عمليات الإعداد والتنفيذ والبحث عن المستندات وتقليل تدفقات المستندات وإنشاء الظروف المثلىلمعالجة المعلومات الآلية، وزيادة مستوى إدارة المؤسسات والمنظمات. يتيح توحيد وتوحيد وثائق الإدارة تحقيق التوحيد في هيكل المعلومات ومعالجتها. يساهم التوحيد والتوحيد أيضًا في تطوير الأساليب التقدمية للعمل مع المستندات.

يتم تنظيم تنفيذ وإدخال أنظمة التوثيق الموحدة ومصنفات عموم الاتحاد بواسطة معيار خاص مشترك بين الإدارات "عام" المبادئ التوجيهية"بشأن تنفيذ أنظمة التوثيق الموحدة ومصنفات عموم الاتحاد للمعلومات التقنية والاقتصادية المستخدمة في أنظمة التحكم الآلي" RD 50-61 - 82. تنص هذه الوثيقة، على وجه الخصوص، عند استخدام أشكال موحدة من الوثائق في ظروف الإدارة التقليدية، تعيين الرموز وفقًا للمصنفات فقط في الحالات التي تخضع فيها معلومات المستند للمعالجة اللاحقة بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر أثناء تفاعل المؤسسة مع المراسلين الخارجيين. في المؤسسات التي تستخدم DSD والمصنفات، يتم إنشاء أنظمة للحفاظ على المصنفات والأشكال الموحدة للمستندات ذات الصلة يتم إنشاء الصناعة أو الصناعة. أنظمة الإداراتصيانة DSD والمصنفات. تحتفظ المؤسسات بـ DSD والمصنفات بكمية المعلومات اللازمة لهذه المؤسسة لأداء مهام التخطيط والمحاسبة وإدارة الخدمات اللوجستية.

إلى جانب توحيد المستندات وتوحيدها (عند إنشائها)، يتم أيضًا استخدام مبدأ الاستنسل على نطاق واسع، مما يسمح بتسريع إنشاء المستندات من نفس النوع وتجنب الأخطاء غير الضرورية.

الاستنسل هو وسيلة لتوحيد نصوص المستندات، والتي تتمثل في حقيقة أن جميع المعلومات المميزة للمستندات مقسمة بشكل تقليدي إلى استنسل، أو ثابت، وفردي، أو متغير. يعد الاستنسل ذا أهمية خاصة عند العمل بالمراسلات.

يتيح لك الاستنسل زيادة إنتاجية فناني الأداء ويساعد على تحسين ثقافة العمل المكتبي.

مصنفات عموم روسيا للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية

تعتبر الوسائل المهمة لدعم المعلومات، في المقام الأول في أنواع الأنشطة مثل الاقتصاد والإحصاء والخدمات المصرفية والجمارك والنشاط الاقتصادي الأجنبي، وما إلى ذلك، مصنفات للمعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية اللازمة لضمان المعالجة المتكاملة للبيانات في أنظمة المعلومات الآلية.

مصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية هي الوثائق التنظيمية. يحتوي المصنف على مجموعة منتظمة من أسماء الكائنات، المقدمة كمجموعات تصنيف، والرموز المخصصة لها.

تخضع الأشياء الاجتماعية والاقتصادية وخصائصها للتصنيف والترميز، وتستخدم المعلومات المتعلقة بها في أنشطة الهيئات الحكومية والإدارية وترد في أشكال موحدةوثائق. تم إنشاء تصنيف لأشكال محددة من وثائق الإدارة وأكوادها المصنف الروسي لوثائق الإدارة (OKUD).

حاليًا، لا يزال هناك 37 مصنفًا لعموم روسيا ولجميع الاتحادات قيد الاستخدام. تشكل مجموعة مصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية، وكذلك الوثائق العلمية والمنهجية والتنظيمية المتعلقة بتطويرها وصيانتها وتنفيذها، وكذلك الخدمات التي تقوم بأعمال التصنيف والترميز، النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية المعلومات الاقتصادية والاجتماعية (ESKK TEI).

اعتمادًا على مجال التطبيق، يتم تقسيم المصنفات إلى: مصنفات عموم روسيا ومصنفات الصناعة والمؤسسات.

تنقسم جميع المصنفات من حيث المحتوى إلى ثلاث مجموعات:

1. مصنفات المعلومات حول وثائق الإدارةالمهام التي يتم حلها في أنظمة التحكم الآلي، أنواع الأنشطة، المؤشرات الاقتصادية والاجتماعية:

· مصنف المعايير الروسية بالكامل (OKS)؛

· مصنف المنتجات لعموم روسيا (OKP)؛

· المصنف الروسي لوثائق الإدارة (OKUD)؛

· مصنف العملات الروسية بالكامل (OCC)؛

· مصنف عموم روسيا لوحدات القياس (OKEY)؛

· تسميات المنتج النشاط الاقتصادي الأجنبي(TN VED).

2. مصنفات المعلومات حول الهياكل التنظيمية:

· مصنف عموم روسيا لهيئات السلطة والإدارة العامة (OKOGU)؛

· المصنف لعموم روسيا للمؤسسات والمنظمات (OKPO)؛

· المصنف الروسي للمناطق الاقتصادية (OKER)؛

· المصنف الشامل للاتحاد لقطاعات الاقتصاد الوطني (OKONKH)؛

· مصنف عموم الاتحاد لنقاط التحميل والتفريغ عن طريق السكك الحديدية والنهر والبحر والجو و النقل البري(أوكبف)، الخ.

3. مصنفات المعلومات حول السكان والموظفين:

· مصنف عموم روسيا للمعلومات الحماية الاجتماعيةالسكان (OKIZN) ؛

· مصنف عموم روسيا للتخصصات التعليمية (OKSO)؛

· المصنف لعموم روسيا للمهن العمالية ومناصب الموظفين وفئات التعريفات (OKPDTR)؛

· المصنف الروسي للمعلومات السكانية (OKIN)، وما إلى ذلك.

هيكل ومحتوى مصنف المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية باستخدام مثال المصنف الروسي بالكاملتبدو وثائق الإدارة (OKUD) هكذا.

يحتوي OKUD على معلومات حول أنظمة التوثيق الموحدة وأشكال المستندات المعتمدة للاستخدام في الاقتصاد الوطني. وهي مصممة لحل المشاكل التالية:

· تسجيل نماذج الوثائق.

· تبسيط تدفق المعلومات في الاقتصاد الوطني.

· تقليل عدد النماذج المستخدمة.

· الاستبعاد من تداول الأشكال غير الموحدة من الوثائق.

· ضمان المحاسبة وتنظيم النماذج الموحدة

· الوثائق بناء على تسجيلهم.

· السيطرة على تكوين الوثائق وتجنب الازدواجية

· المعلومات المستخدمة في مجال الإدارة.

· التنظيم الرشيد للرقابة على استخدام أشكال موحدة من الوثائق.

أهداف التصنيف في OKUD هي أشكال موحدة من الوثائق الروسية (المشتركة بين القطاعات والإدارات) المعتمدة من قبل الوزارات (الإدارات) في الاتحاد الروسي - مطورو أنظمة التوثيق الموحدة (UDS).

يحتوي OKUD على أسماء وأكواد النماذج الموحدة للوثائق المدرجة في أنظمة التوثيق الموحدة المعتمدة، على سبيل المثال:

رقم التحقق

اسم النموذج

هنا يشير الرقمان الأولان إلى فئة النماذج، والرقمان التاليان - الفئة الفرعية للنماذج، والأرقام الثلاثة التالية - رقم التسجيلوالرقم الأخير هو رقم الشيك. على سبيل المثال، رمز الرواتب لأقساط التأمين في صندوق التقاعد- 09010046 يقرأ هكذا: 09 - نظام التوثيق الموحد لصندوق التقاعد. 01 - توثيق المحاسبة وتوزيع الأموال؛ 004 - كشف حساب اشتراكات التأمين في صندوق التقاعد؛ 6- رقم التحقق. يعكس رمز التعيين للنموذج الموحد للوثيقة ميزات التصنيف التالية: · الحرفان الأول والثاني (فئة النماذج) - انتماء الشكل الموحد للوثيقة إلى نظام التوثيق الموحد المقابل؛ · الحرفان الثالث والرابع (فئة فرعية من النماذج) - عمومية محتوى العديد من أشكال المستندات واتجاه استخدامها؛ · الأحرف الخامس والسادس والسابع - رقم تسجيل النموذج الموحد للوثيقة ضمن الفئة الفرعية؛ · الحرف الثامن هو رقم التحكم. مجموعة أسماء كائن التصنيف عبارة عن سجل لاسم نموذج موحد محدد للوثيقة. بالإضافة إلى ذلك، في النظام الموحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي (الدرجة 06)، بالإضافة إلى رمز التسمية للنموذج الموحد للوثيقة ورقم المراقبة واسم النموذج، فإنه يحتوي أيضًا على "الفهرس" و" تواتر" العرض فيما يتعلق بالحاجة إلى ضمان استمرارية التسميات التي تطورت في هيئات الإحصاء الحكومية . يتم إدخال رموز OKUD وفقًا لـ GOST 6.38-90 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد المستندات" في نماذج المستندات الموحدة في الحقل الأيمن العلوي من المستند. هناك مصنف آخر يرتبط مباشرة بالمستندات وله معنى معين لموظفي الإدارة وهو "مصنف عموم الاتحاد للمؤسسات والمنظمات" (OKPO)، حيث يجب أن تحتوي كل وثيقة على رمز محدد وفقًا لهذا المعيار. كائنات المصنف هي فقط المؤسسات والمنظمات التي تتمتع بالحقوق كيان قانوني، كمصادر رئيسية لحدوث واستهلاك المعلومات، وكذلك أعضاء الجمعيات. يحتوي هذا المصنف على رموز الوزارات والإدارات وقطاعات الاقتصاد الوطني وأسمائها، مما يضفي عليه جودة قياسية عالمية. بالإضافة إلى ذلك، تتفاعل OKPO مباشرة مع نظام التوثيق الموحد (USD) عن طريق ترميز جميع المستندات التشغيلية التي تم إنشاؤها ونقلها بواسطة مؤسسة أو مؤسسة معينة إلى جميع مستويات الإدارة. يحتوي مصنف OKPO على مخطط البناء التالي: OKPO قادر على ربط التفاصيل الأساسية اللازمة لمعالجة وثائق الإدارة بمنطقة التصميم وفقًا لـ GOST 6.38-90. يجب أن يكون لدى كل موظف إداري المعلومات الضروريةحول هيكل واستخدام هذه المعايير. في العمل اليومي، يمكن استخدام OKPO في المواقف التالية: · تصفية المؤسسة. · فقدان حقوق الكيان القانوني لسبب أو لآخر؛ · دمج المؤسسات. · إعادة تسمية المؤسسات. · تغيير الموقع الإقليمي والإداري للمؤسسة. · نقل المؤسسة إلى وزارة أو إدارة أخرى. · التكليف بمؤسسة جديدة. · تشكيل مؤسسة جديدة نتيجة للتفكيك. يزود هذان المصنفان فناني الأداء بمعلومات حول ملء التفاصيل والرموز، والتي تنص متطلباتها الإلزامية على GOST 6.38-90. خاتمة الموضوع المختار العمل بالطبعيعد هذا أمرًا مهمًا للغاية حاليًا، لأنه عند إنشاء المستندات، من الضروري اتباع مبادئ التوحيد والتوحيد. يتيح لك التوحيد إنشاء وتطبيق قواعد معينة في إعداد المستندات. ويساعد التوحيد بدوره على تقليل تنوع أنواع المستندات، مما يؤدي إلى توحيد النماذج والبنية والمعالجة والتخزين. جميع معايير الدولة المعمول بها في بلدنا متحدة في نظام توحيد الدولة. على مستوى الدولةيتم العمل على توحيد المستندات وإنشاء أنظمة توثيق موحدة توفر تمثيلاً موثقًا للبيانات في أنواع معينة من الأنشطة التجارية. المصنفات هي وثائق معيارية تحتوي على مجموعة منهجية من أسماء الكائنات المقدمة كمجموعات تصنيف والرموز المخصصة لها. مراجع 1. أ.ف. بشينكو. دعم التوثيقإدارة. - م.، المنتدى - إمفرا-م، 2002. 2. أو.آي. زاميتسكوفا. إدارة المكاتب للكليات. - روستوف، فينيكس، 2001. 3. ضد. مينغاليف، م.ف. لارين. أنظمة التوثيق الخاصة. - ماجستير اقتصاد 1989. 4. م.ت. ليخاتشيف، ت.ف. كوزنتسوفا. المستندات والأوراق: الدليل المرجعي. - ماجستير اقتصاد 1991. 5. م.ف. كيرسانوفا، يو.إم. أكسنوف. دورة إدارة المكاتب. - م، 1998. 6. أو.ب. دوروفيفا ، إ.ك. جوبسكايا، أ.م. فيجويرا. أعمال السكرتارية. - روستوف، فينيكس، 2003. 7. إي.في. ألكسيفا ، ل.ب. أفاناسييفا، إي.م. بوروفا. الدراسات الأرشيفية. - م، التعليم المهني نشرت عام 2002. 8. ف.أ. كودريايف. تنظيم العمل مع الوثائق. - م.، إنفرا-م، 2002. 9. إ.أ. ستيبانوف. أعمال السكرتارية. - م، 1998. 10. إ.أ. ستيبانوف. العمل المكتبي. - م.، 1999.