أسئلة الاختبار. الاختبار: المعلومات والوثائق المرجعية معنى الرقابة وأنواعها
6.6 المعلومات والعمل المرجعي
أحد الأغراض الرئيسية للتسجيل هو إنشاء بنك بيانات حول وثائق المؤسسة. مطلوب من خدمة إدارة المكاتب والسكرتير المساعد (في شركة صغيرة)، بناءً على بنك البيانات هذا، الإجابة على نوعين من الأسئلة في بضع دقائق:
- من لديه وأين وفي أي مرحلة من العمل يوجد أي مستند و
- في أي الوثائق يمكنك العثور على معلومات حول قضية معينة.
تعد ملكية المجموعة الكاملة من موارد المعلومات والوثائق هي المهمة الرئيسية لخدمة إدارة السجلات. وقبل كل شيء، لتنفيذ هذه المهمة بالذات، يتم تسجيل جميع البيانات المتعلقة بالمستندات في نماذج التسجيل.
يمكن تنفيذ المعلومات والعمل المرجعي، مثل نظام التسجيل نفسه، بشكل تقليدي باستخدام الملفات المرجعية وفي الوضع الآلي.
تم إنشاء ملف البطاقة المرجعية من بطاقات التسجيل. بالنسبة لفهرس البطاقة، تحتاج إلى صندوق طويل أو عدة صناديق، حيث أن البطاقات، على عكس فهرس بطاقة التحكم المستندة إلى الوقت، سوف تتراكم على مدار العام.
والفواصل في الملف المرجعي ستكون أسماء الأقسام الهيكلية (إن وجدت) أو مجالات النشاط في المؤسسة.
ضمن هذه الأقسام، من الأفضل وضع البطاقات أبجديًا حسب المراسلين أو مشكلات النشاط (المنتجات والمنتجات وما إلى ذلك).
بعد تنفيذ المستند، تتم إعادة ترتيب البطاقة من فهرس بطاقة الموعد النهائي، باعتبارها أكثر اكتمالاً ولها جميع العلامات على حل المشكلة المثارة في المستند، في فهرس البطاقة المرجعية، وبطاقة مماثلة من البطاقة المرجعية تتم إزالة الفهرس وتدميره أو استخدامه لإنشاء ملف مرجعي إضافي للبحث في المستندات باستخدام معيار بحث مختلف (على سبيل المثال، إذا تم إنشاء فهرس البطاقة الرئيسية على أساس موضوعي، فيمكن ترتيب البطاقات الإضافية أبجديًا حسب المراسلين).
في العمل التشغيليتوجد خزائن ملفات للعام الحالي والماضي. المدة الإجماليةتخزين البطاقات - 3 سنوات. في فهرس البطاقة التشريعية والمعيارية و الوثائق الإداريةتظل البطاقات صالحة حتى يتم استبدال المستندات بأخرى جديدة.
لقد تم توسيع قدرات خدمات المعلومات والمراجع بشكل كبير مع إدخال نظام التسجيل الآلي.
الأنظمة الحديثةتسمح لك إدارة قاعدة البيانات بإجراء استفسارات حول أي مجموعة من البيانات المضمنة في بطاقة تسجيل المستندات.
"يمكن إصدار شهادة:
- بالنسبة لوثيقة محددة: أين يقع؛ مرحلة الإعداد نتيجة التنفيذ مكان تخزين.
- حسب الموضوع (المحتوى): وثيقة محددة؛ مجموعة من الوثائق.
- بواسطة المراسل/المؤلف: وثيقة محددة؛ جميع وثائق المؤلف؛
جميع وثائق المؤلف حول قضية محددة؛ جميع وثائق المؤلف للفترة المحددة.
- حسب المنطقة: البلد؛ المناطق؛ مدينة. للبحث عن مستند أو مجموعة وثائق يمكن تحديد التفاصيل التالية:
- المستندات الداخلية الواردة والصادرة (يمكن إجراء البحث إما بشكل منفصل لكل فئة أو لجميع مجموعات الوثائق الثلاث)؛
- نوع الوثيقة (خطاب، أمر، عقد، الخ)؛
- النطاق الزمني التقريبي للبحث (حسب تاريخ الاستلام أو للداخلية - توقيع الوثيقة، من وإلى)؛
- المنطقة التي يجري فيها البحث (البلد، المنطقة)؛
- المنظمة (المراسل/المرسل إليه)؛
- المحتوى (الموضوع).
عند البحث عن معلومات حول مستند معين، يمكن تحديد رقم المستند مباشرة. يمكن إجراء البحث عن المستندات باستخدام المستندات غير المنفذة، والمستندات المنفذة (مع تاريخ التنفيذ وعلامة الموضع في الملف)، طوال الوقتالقاعدة التشغيلية
عند تقديم معلومات حول مستند معين، يتم عرض نموذج التسجيل على الشاشة وطباعته إذا لزم الأمر. عند البحث عن مجموعة من المستندات، يتم عرض نتائج البحث وطباعتها في شكل جدول.
في حالة البحث عن مستند غير منفذ، تكون نتيجة البحث هي معلومات حول المنفذ الذي يحتوي على المستند في اللحظة.
____________________________________________________
إذا تم تنفيذ المستند بالفعل، فسيتم عرض المعلومات على الشاشة وفي هذه الحالة يوجد هذا المستند."* * كوزنتسوف إس. التحكم الآلي في التنفيذ -حالة مهمة
العمل المكتبي الناجح . - "أمانة الشئون" 1997، العدد 1، ص. 80. ولمزيد من التفاصيل راجع كتاب: كوزنتسوف س.ل. حوسبة العمل المكتبي. - م: كلية إدارة الأعمال JSC "Intel-Sintez" 1997.
6.7 إرسال المستندات
تتم معالجة وإرسال المستندات الصادرة، وكذلك استلام ومعالجة المستندات الواردة، مركزيًا إما بواسطة سكرتير أو في رحلة استكشافية (وكيل شحن).
بعد استلام مستند للإرسال، تحقق أولاً من صحته:
- وجود التوقيع؛
- وجود التاريخ (إذا لم يكن موجودًا على المستند المرسل، فسيتم ختمه)؛
- وجود العنوان؛
- صحة المخاطبة؛
- إذا كانت الوثيقة مخصصة لمراسل لمرة واحدة، وجود عنوان؛
- وجود كافة الصفحات في الوثيقة وجميع المرفقات المحددة.
عناصر التصميم هذه مطلوبة عند إرسال مستند إما بالبريد أو بالفاكس. إذا تم تنسيق المستند بشكل غير صحيح أو لم يتم تقديمه بالكامل، فسيتم إعادته إلى المقاول للمراجعة.
عند إرسال مستند عن طريق البريد، يتم تحويله. يتم وضع المستندات المرسلة إلى نفس العنوان معًا في مظروف واحد. تتم معالجة المظاريف ووضع علامة عليها. بالنسبة للمراسلين العاديين، يتم إعداد المظاريف مسبقًا. تتم جميع معالجة المستندات المخصصة للمعالجة البريدية بما يتفق بدقة مع متطلبات القواعد البريدية. ومع ذلك، فيالسنوات الأخيرة ومع تطور نقل المستندات عبر قنوات الاتصال الهاتفية (الفاكس، البريد الإلكتروني)، زادت كمية المراسلات المرسلة تقليدياعن طريق البريد
، يتناقص باستمرار.
يؤدي إرسال المستندات باستخدام البريد الإلكتروني إلى تقليل الوقت المستغرق لنقل المعلومات بشكل كبير وزيادة موثوقية التسليم.
يجب أن تكون خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة التابعة للمنظمة جاهزة للإجابة على الفور على أي سؤال حول المعلومات الواردة في المستندات، حول ما يحدث (حدث) مع المستند في المنظمة.
من أجل ضمان البحث السريع عن المعلومات وإصدار الشهادات على الوثائق، تقوم المنظمات بإنشاء أنواع مختلفة من أنظمة المعلومات والمراجع. أساس بناء أي نظام معلومات ومرجع هو محاسبة وتسجيل الوثائق. يتم تنظيم المعلومات والعمل المرجعي، كقاعدة عامة، بنفس شكل التسجيل. إذا تم تسجيل المستندات بمساعدة RKK وملف التسجيل، فسيتم تنظيم المعلومات والعمل المرجعي باستخدام الملفات المرجعية. يعتمد عدد الملفات المرجعية والخصائص المستخدمة في تكوينها على عوامل عديدة: حجم تدفق المستندات، وموضوع أنشطة المنظمة، وبالتالي طبيعة الشهادات الواردة، ووجود شبكة من المنظمات التابعة أو المراسلين الدائمين ، ونظام إدارة المكاتب المعتمد، وما إلى ذلك. في أغلب الأحيان، تستخدم المؤسسات الملفات المرجعية، المبنية وفقًا للخصائص التالية:
· بواسطة مراسل- العناوين هي أسماء المراسلين العاديين؛
· حسب الجغرافية- العناوين هي أسماء المنطقة، المدينة، الحقل، وما إلى ذلك؛
· عن طريق السؤال الموضوعي(موضوعي، قطاع الإنتاج) - العناوين هي أسماء وظائف الإدارة ومجالات (قضايا) نشاط هذه المنظمة؛
· وفقا للهيكلية- العناوين هي الأسماء الانقسامات الهيكليةالمنظمات؛
· في الاسمية- العناوين هي أسماء أنواع المستندات؛
· أبجديا– العناوين هي حروف الأبجدية الروسية.
يتم استخدام الخصائص المراسلة والجغرافية لبناء فهرس البطاقة المرجعية إذا كان لدى المنظمة شبكة تابعة كبيرة من المنظمات التابعة أو أنها تتوافق مع عدد كبير من المراسلين العاديين.
تُستخدم أيضًا خاصية السؤال الموضوعي (المواضيعي والقطاعي) في بناء الملفات المواضيعية للتدوين (قواعد بيانات عن أنظمة). لكل سؤال على حدة، الوارد في نص الفعل المعياري، يتم وضع بطاقة موضوعية لواحد الفعل المعياريتم تجميع العديد من البطاقات المواضيعية. لا يتم الاحتفاظ بملف التدوين المواضيعي في خدمة التعليم ما قبل المدرسة، ولكن في الخدمة القانونية للمنظمة. إنه مستمر، ويتم إدخال جميع التغييرات التي تم إجراؤها على القانون المعياري بشأن هذه المسألة في قاعدة البيانات (المسجلة على ظهر البطاقة). لا يتم تدمير السجلات القديمة. يتم الاحتفاظ بالبطاقات في ملف التدوين حتى يتم استبدال القانون المعياري بقانون جديد.
يتم استخدام الميزة الهيكلية لبناء ملف مرجعي عندما لا يكون هناك (أو لم يتم تطويره) ملف موضوعي. إلى حد ما، يقوم الملف المرجعي، المبني على أساس هيكلي، بتكرار ملف موضوعي، فقط بدون درجة التفاصيل المتأصلة في الملف الموضوعي.
يتم استخدام العلامة الاسمية لبناء فهرس البطاقة المرجعية لإنشاء مجموعة معلومات ومراجع للمستندات التي تم تسجيلها ضمن نوع واحد. هذه، كقاعدة عامة، وثائق داخلية للمنظمة نفسها والوثائق الإدارية للمنظمات الأخرى.
تُستخدم الميزة الأبجدية لإنشاء فهرس البطاقة المرجعية على نطاق واسع في تنظيم العمل المكتبي بناءً على نداءات المواطنين. يمثل حرف الأبجدية الروسية، كونه عنوان فهرس البطاقة، الحرف الأول من لقب مؤلف الشكوى (الطلب، الاقتراح).
يمكن تقسيم الملفات المرجعية إلى قسمين متطابقين. ستكون العناوين هي نفسها في الجزأين الأول والثاني، ولكن في الجزء الأول سيتم إنشاء RKK للمستندات غير المنفذة، وفي الجزء الثاني - RKK للمستندات المنفذة، والتي تتم إزالتها بعد تنفيذ المستند من الجزء الأول ثم أعيد ترتيبه في الجزء الثاني. يؤدي هذا أيضًا إلى تسريع إصدار شهادات المستندات. وفي كل قسم، يتم إنشاء RQCs، كقاعدة عامة، بتسلسل زمني. علاوة على ذلك، للراحة في العمل، يتم استخدام الترتيب الزمني العكسي، أي. عند فتح قسم، سيكون القسم الأول دائمًا هو RKK لآخر مستند تم استلامه.
يعتمد عدد الملفات المرجعية ووضعها في خدمة التعليم ما قبل المدرسي والأقسام الهيكلية على نظام إدارة المكاتب المستخدم في المنظمة وطبيعة المراجع وعوامل أخرى. ومع ذلك، فإن تقنية العمل مع خزائن الملفات باستخدام النظام التقليدي في الوضع اليدوي هي المعيار.
بعد تعبئة RKK (في 5 نسخ) يتم توزيعها على النحو التالي:
يتم إرسال النسختين الأولى والثانية من RKK مع الوثيقة إلى المقاول
تعاد النسخة الأولى مع توقيع الوصي على الاستلام إلى قسم المحاسبة والتسجيل بدائرة التعليم ما قبل المدرسة وتثبيتها في ملف التسجيل الذي تكون عناوينه أسماء أشهر السنة. في الداخل، يتم وضع RKK حسب تاريخ الاستلام والأرقام التسلسلية. يُطلق على فهرس البطاقة هذا أحيانًا اسم التسلسل الزمني، وهو (التأمين) الرئيسي ويتم إدخال جميع الملاحظات المتعلقة بحركة المستند في هذه النسخة من RKK.
تبقى النسخة الثانية من RKK في الوحدة الهيكلية ويتم تثبيتها في خزانة الملفات الخاصة بالوحدة الهيكلية للمنظمة.
يتم نقل النسخة الثالثة من RKK إلى خدمة التحكم(إذا كانت الوثيقة خاضعة لرقابة التنفيذ) وتوضع في ملف بطاقة الموعد النهائي حسب تاريخ التنفيذ.
يتم تثبيت النسختين الرابعة والخامسة من RKK في الملفات المرجعية لقسم خدمة التعليم ما قبل المدرسي للمحاسبة والتسجيل، والتي تم إنشاؤها وفقًا لمعايير مختارة.
يتم تخزين جميع خزائن الملفات في مكان تشكيلها بعد نهاية السنة المكتبية لمدة سنة أو سنتين أخرى. أرشفة فترة تخزين RKK حسب القائمة الوثائق القياسية، تشكلت في أنشطة لجان الدولة والوزارات والإدارات والمؤسسات الأخرى والمنظمات والمؤسسات، مع الإشارة إلى فترات التخزين - 3 سنوات، وبعد ذلك يمكن تدمير بعضها، ويمكن نقل بعضها (RKK للوثائق الإدارية) إلى الإدارات أرشيف لتجديد الجهاز العلمي والمرجعي هناك.
إذا تم التسجيل في المنظمة بطريقة آلية، فإن إمكانيات المعلومات والعمل المرجعي تتوسع بشكل كبير وتزداد سرعة تنفيذها. يتم الاحتفاظ بمصفوفة استرجاع المعلومات الآلية وفقًا لتلك المستخدمة في أماكن تسجيل المستندات برمجة، شكل موحد من RKK، حيث يتم تحديد تركيبة المؤشرات المدخلة في IPS بشكل معياري. توفر المؤسسة التعليمية لموازنة الدولة أيضًا قواعد لملء هذه المؤشرات لضمان تفسيرها بشكل لا لبس فيه.
تسمح لك أنظمة إدارة قواعد البيانات الحديثة بإصدار شهادات بسرعة لأي من مؤشرات RKK أو مجموعة منها. يمكن إجراء البحث عن المعلومات وفقًا لوثائق سنة حفظ السجلات الحالية ومن خلال قاعدة بيانات أرشيفية تم إنشاؤها من وثائق السنوات السابقة. يمكن عرض معلومات المساعدة على الشاشة ويمكن طباعتها على شكل RKK. إذا تم إجراء البحث عبر مجموعة من المستندات، فيمكن إجراء الطباعة في شكل جدول.
أسئلة أمنية
- تطور قدرات العمل المعلوماتي والمرجعي
- المزايا الأنظمة الآلية:
- اكتمال البحث
- كفاءة
- الوصول الموزع
- خيارات خدمة معلومات إضافية
يعد العمل المعلوماتي والمرجعي بشأن الوثائق التنظيمية أحد أهم مهام خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. كفاءة واكتمال عرض المعلومات اللازمة للتحضير قرار الإدارةإن إنشاء المستندات يحدد إلى حد كبير جودة عمل جهاز الإدارة ككل. إحدى المهام الرئيسية عند إنشاء نظام تسجيل المستندات الآلي الحديث هي على وجه التحديد الحاجة إلى إنشاء قاعدة بيانات لجميع وثائق المنظمة للحصول على المعلومات اللاحقة والعمل المرجعي.
في البداية، عندما تم استخدام أنظمة تسجيل المجلات، كانت إمكانيات المعلومات والعمل المرجعي محدودة للغاية. إذا لم يكن الرقم التسلسلي الذي تم بموجبه تسجيل المستند في المجلة معروفًا، أو على الأقل التاريخ الدقيق لتسجيل المستند، كان من الضروري البحث في جزء كبير من المجلة للبحث. وبطبيعة الحال، كان البحث كثيف العمالة للغاية وتم تنفيذه في حالات الحاجة الملحة.
مع ظهور أنظمة تسجيل البطاقة، توسعت إمكانيات البحث عن المستندات إلى حد ما؛ أتاحت عدة نسخ من بطاقة التسجيل المطبوعة كنسخة كربونية إنشاء 2-3 ملفات بطاقات مواضيعية. الآن يمكن إجراء البحث، على سبيل المثال، حسب أبجدية المراسلين أو حسب موضوع الوثيقة. ومع ذلك، كانت قدرات البحث في نظام حفظ الملفات محدودة أيضًا. حيث أنه للبحث عن كل ميزة بحث (مراسل، موضوع، ميزة جغرافية، إلخ) كان من الضروري إنشاء خزانة ملفات منفصلة، وكان عدد خزائن الملفات محدودًا (يمكن طباعة 3-4 نسخ من البطاقة على شكل كربون نسخة، كانت خزائن الملفات تشغل مساحة كبيرة)، ثم اقتصرت إمكانيات البحث على ميزات البحث 2-3 هذه. بالإضافة إلى ذلك، تتطلب خزانة الملفات هذه، الموجودة في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، استخدام نظام مركزي لتسجيل المستندات، عندما يتم استلام جميع المستندات مركزيًا بواسطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وتسجيلها، ثم نقلها إلى الوحدات. في المنظمات الكبيرة، عند استخدام نظام تسجيل المستندات اللامركزي، عندما يتم تسجيل المستندات مباشرة في الأقسام والإدارات، لم يكن هناك نظام مرجعي عام لوثائق المنظمة من حيث المبدأ.
مع إدخال أنظمة محاسبة المستندات الآلية الحديثة (أنظمة حفظ السجلات الإلكترونية، EDMS)، انتقلت قدرات المعلومات والعمل المرجعي إلى مستوى جديد نوعيًا.
يمكننا تسليط الضوء على السمات المميزة التالية لعمل استرجاع المعلومات في الأنظمة الآلية (EDS).
1. إمكانية البحث بأي خاصية بحث وكذلك بالجمع بين عدة خصائص بحث في وقت واحد. وبالتالي، يمكننا البحث، على سبيل المثال، عن المستندات المستلمة من مراسل محدد لـ فترة معينةوقت؛ أو الوثائق نوع معينالمعدة في بعض الأقسام، أو التقارير التي أعدها موظفو قسم المبيعات في فبراير - مايو 2007؛ الوثائق المعتمدة من قبل الموظف في ديسمبر 2007، الخ.
2. إمكانية البحث عن النص الكامل. نظرًا لأن جميع المستندات تقريبًا يتم إنشاؤها اليوم على جهاز كمبيوتر، يتم إرسال المزيد والمزيد من المستندات إليه النموذج الإلكترونيأو يتم مسحها ضوئيًا في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وبالتالي فإن حصة النص الكامل EDMS تتزايد بسرعة، أي الأنظمة التي تخزن ليس فقط معلومات حول المستند (بطاقة التسجيل)، ولكن أيضًا المستند نفسه في شكل الملف المرفق على البطاقة أو مجموعة ملفات ذات صيغ مختلفة (صورة الوثيقة ونص الوثيقة أو الوثيقة ومرفقاتها). يتم توسيع قدرات البحث بشكل كبير. الآن يمكننا البحث ليس فقط عن مجموعة من التفاصيل أو الكلمات الرئيسية(إلى كاتب الموضوع)، ولكن أيضًا لأي كلمات قد تظهر في نص الوثيقة.
3. البحث المتقدم. إن التحسن السريع لمحركات البحث على الإنترنت، التي تم تكييفها مع الاستعلامات النصية المكتوبة باللغة العادية، جعل من الممكن استخدام آليات مماثلة تسمح بالبحث، مع مراعاة الصرف وقواميس المرادفات وما إلى ذلك، عبر جميع وثائق المنظمة المدرجة. في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). يسمح لك ما يسمى بـ "لغة استعلام البحث" بتحديد أن الكلمات التي تم البحث عنها يجب أن تكون قريبة، في نفس الجملة، في نفس الفقرة. لتضييق نطاق نتائج البحث، يمكنك تحديد الكلمات التي لا ينبغي أن تظهر في النص، على سبيل المثال، نبحث عن "بوش"، ولكن بدون كلمة "كبار"، وما إلى ذلك.
4. البحث المواضيعي. يتيح لك البحث عن النص الكامل إجراء مجموعات مواضيعية من المستندات بسهولة، بما في ذلك المستندات المعقدة المتعلقة بمجموعة متنوعة من المشكلات التي قد لا تنعكس بشكل واضح في عنوان المستند. علاوة على ذلك، يمكن أن تكون نتيجة الطلب إما اختيار المستندات أو "الضغط" - مقتطفات من المستندات وفقًا لـ على السؤال المطروحمع الإشارة إلى المصدر في النموذج: العنوان والتاريخ ورقم الوثيقة، ونص حول هذه المسألة. وبناءً على هذا الاختيار، يقرر المستخدم طلب بعض المستندات بالكامل.
5. يسمح نظام EDMS الموحد بالبحث الشامل من خلال مستندات العمل المكتبي الحالي والمستندات المكتملة في العمل المكتبي و الوثائق الأرشيفية. ومع تجديد خزانة الملفات الإلكترونية، سيحتوي نظام إدارة الوثائق الإلكترونية على المزيد والمزيد من المستندات. إذا تم نقل وثائق العمل المكتبي الحالي في النهاية إلى أرشيف الأقسام، فسيتم نقل البطاقات الإلكترونية نفسها الوثائق الإلكترونيةقد يستمر تخزينها في النظام. ومع ذلك، يرجى ملاحظة أن بعض البرامج لا تسمح بالبحث الشامل عبر جميع الأقسام السنوية، حيث أن كل قسم سنوي عبارة عن قاعدة بيانات منفصلة. تسبب مثل هذه الأنظمة أكبر قدر من الإزعاج في بداية العام، عندما تكون هناك مكالمات متكررة بشكل خاص للمستندات التي لم يتم تنفيذها بعد للعام السابق وتحتاج إلى التبديل باستمرار بين قاعدة البيانات الحالية وقاعدة بيانات المستندات للعام الماضي . وإذا كانت السنة الدقيقة للوثيقة غير معروفة أو كان من الضروري العثور على مستندات لسنوات مختلفة، فمن الضروري في هذه الحالة إجراء عدد من عمليات البحث المتكررة - حسب عدد الأقسام السنوية في النظام. نظرًا لأن بعض أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية تحتوي على مستندات يعود تاريخها إلى عشر سنوات أو أكثر، فإن هذا يؤدي إلى تعقيد عملية البحث بشكل كبير. ولذلك، يتم التخلي تدريجياً عن هذه البرامج، والانتقال إلى الأنظمة التي تسمح بالبحث الشامل في جميع الأقسام السنوية، سواء وفقاً لوثائق العمل المكتبي الحالي أو وفقاً للوثائق المنقولة إلى الأرشيف.
6. الوصول الموزع. تقليديا، تم تنفيذ العمل المعلوماتي والمرجعي من قبل خدمة التعليم ما قبل المدرسة. وهذا هو، إذا كان من الضروري العثور على أي مستند أو مستندات - دليل، يلجأ الموظفون إلى موظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، ويستخدمون المجلات أو ملفات البطاقات، وأوضحوا أين ومن لديه هذه الوثيقة أو تلك. يسمح إنشاء نظام آلي بالوصول الموزع عن بعد إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) من أي مكان عمل، سواء داخل شبكة المكاتب المحلية أو من مكتب بعيد أو فرع، ومع مراعاة التدابير الأمنية المناسبة، من أي مكان في العالم عبر الإنترنت، على سبيل المثال، من قبل الإدارة أو الموظفين، أو أولئك الذين هم في رحلة عمل، أو في المنزل، وما إلى ذلك. وهذا يزيد بشكل كبير من كفاءة الحصول على معلومات حول المستندات من قبل جميع موظفي المنظمة.
اليوم، أصبح العمل مع EDMS عملية يومية لأي موظف إداري تقريبًا. تماما مثل استخدام أسس قانونيةبيانات مثل "Garant" و"Code" و"ConsultantPlus" وغيرها، عند إعداد أي مستند، فإن أول ما يفعله الموظف هو التوجه إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، للبحث عن المستندات الموجودة بشأن مسألة معينة. وبالتالي، من ناحية، لا يضيع الوقت في إعداد المستندات المتعلقة بالقضايا التي تم حلها مسبقًا ويتم تقليل احتمالية الازدواجية في عمل الموظفين بشكل كبير. على سبيل المثال، الموقف الإداري الشائع هو عندما يقوم موظفو إدارتين بإعداد مستندات تتعارض مع بعضها البعض... من ناحية أخرى، مع وجود قاعدة بيانات كاملة للوثائق والمعرفة الخاصة بالمنظمة تحت تصرفهم، حتى الموظفين الذين انضموا مؤخرًا إلى الشركة يمكنهم إعداد وثائق أفضل بكثير.
7. الحماية من الوصول غير المصرح به. يصاحب تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) بالضرورة تحديد نطاق الوثائق المتاحة لموظفي المنظمة، اعتمادًا على توزيع المسؤوليات والاختصاصات. يجب أن تحقق خدمات المعلومات والمراجع التوازن بين الحاجة إلى تعظيمها الوصول الكاملالموظفين إلى كل ما يحتاجون إليه عمل فعالالمعلومات والحماية معلومات سريةمن الوصول غير المصرح به. كقاعدة عامة، يتم تحديد ثلاثة مستويات للوصول إلى المستند: عرض البطاقة والمستند المرفق بها، والوصول إلى البطاقة دون القدرة على عرض المستند نفسه، ورفض الوصول. اعتمادا على الإعدادات والبرنامج المحدد، يتلقى المستخدم إما معلومات أنه ليس لديه حقوق الوصول إلى المستند، أو لا يتم عرض معلومات حول المستند على الإطلاق في نتائج الاستعلام، وإذا قمت بالإشارة مباشرة إلى رقم مغلق المستند الموجود في الطلب، سيعرض البرنامج رسالة تفيد بعدم وجود مثل هذا المستند.
8. خدمة المعلومات الموسعة. نظرًا لأن خدمات المعلومات والتوثيق لجهاز الإدارة هي إحدى المهام الرئيسية لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، فإن إدخال نظام EDMS يمكن أن يحسن بشكل كبير الاكتمال والجودة ويقدم أشكالًا جديدة من خدمات المعلومات والتوثيق. على سبيل المثال، على الرغم من الاحتمال الوصول المباشرللنظام، ليس كل الموظفين يجيدون لغة استعلامات البحث. إذا كان البحث عن مستند معين، كقاعدة عامة، لا يسبب صعوبات، فإن البحث المواضيعي المعقد يمكن أن يسبب صعوبات بالفعل. لذلك، خاصة في المرحلة الأولى، سيستمر الموظفون في الاتصال بخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة لطلب اختيار المستندات المتعلقة بمسألة معينة. في هذه الحالة، من المنطقي تزويد الموظف ليس بالمجموعة الفعلية للمستندات، ولكن بنموذج طلب محفوظ، من خلال تشغيله يتلقى الموظف من النظام قائمة بالمستندات التي يحتاجها. علاوة على ذلك، فمن المنطقي ألا تنتظر خدمة DOW وصول هذا الطلب أو ذاك، بل بعد تحليل احتياجات الموظفين، إنشاء مجموعة من الطلبات القياسية التي قد يحتاجها الموظفون وتقديمها لكل مستهلك. إن استخدام الطلبات مقارنة بمجموعات المستندات له ميزة أنه إذا ظهرت مستندات جديدة في النظام تفي بمعايير الطلب، فبعد ذلك، عند إطلاق الطلب، سيتلقى الموظف على الشاشة القائمة الكاملة، والذي يتضمن أيضًا المستندات التي ظهرت حديثًا. تحتوي بعض البرامج على وظيفة اشتراك تسمح للموظف بتلقي إشعارات حول جميع المستندات الجديدة التي تظهر في النظام وتفي بمعايير معينة، على سبيل المثال، تتعلق بمؤسسة معينة، وما إلى ذلك.
9. الدليل المنفصل الذي يعمل على توسيع المعلومات والقدرات المرجعية لنظام EDMS هو دفتر العناوين. في المنظمات التجاريةاليوم، في كثير من الأحيان، ليس حتى وحدة EDMS، ولكن برنامج منفصل يمثل فئة كاملة من البرامج - نظام CRM، أي نظام إدارة علاقات العملاء (CRM - إدارة علاقات العملاء). يحتوي دفتر العناوين الموسع للغاية هذا على معلومات حول جميع المنظمات التي تقيم هذه الشركة علاقات معها: عناوينها وتفاصيلها المصرفية وأسماء عائلاتها وأسماءها الأولى وأسماء عائلتها وأرقام الاتصال والمعلومات المرجعية الأخرى، بما في ذلك معلومات عن الإمدادات والعقود المبرمة والمفاوضات وما إلى ذلك. ص عملاء الشركاتمستقلة إلى حد كبير عن مدير معين وتقلل من مخاطر الخسائر في حالة مغادرة الموظف.
10. مواد مرجعية إضافية. اليوم، لا تقوم خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بتنفيذ المعلومات والعمل المرجعي حول وثائق المنظمة فحسب، بل يمكنها أيضًا جمع كل المعلومات اللازمة حول موضوع عمل المنظمة، وتتبع المنشورات في الصحافة، على الإنترنت، والمنشورات المطبوعة المنشورة و المعلومات الأخرى اللازمة لعمل موظفي المنظمة. يتم جمع كل هذه المعلومات يوميا وإضافتها إلى النظام وبتكرار محدد، على سبيل المثال مرة واحدة في الأسبوع، يتم إخطار الموظفين بالوافدين الجدد عن طريق رسالة بريدية دورية. بريد إلكترونيأو نشر معلومات على موقع ويب داخلي للشركة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن تنفيذ خدمات المعلومات والمراجع ليس فقط على أساس نظام حفظ السجلات الإلكترونية الآلي (EDS)، ولكن أيضًا على أساس أنظمة معلومات متخصصة أخرى، على سبيل المثال، الأنظمة القانونية للعمل مع وثائق التصميم (الإدارة أنظمة دورة الحياة) إلخ. في بعض الأحيان يتم تنفيذ أتمتة العمل مع المستندات بناءً على ذلك نظام متكاملإدارة المؤسسات (أنظمة تخطيط موارد المؤسسات). ومع ذلك، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مثل العديد من الشركات الأخرى نظم المعلومات(CIS)، كقاعدة عامة، تتميز بتكلفة أعلى بكثير لكل مكان عمل، والأهم من ذلك أنها تركز بشكل أساسي على العمل ليس مع المستندات، ولكن مع المؤشرات والأرقام، ولا يمكنها توفير المعلومات والعمل المرجعي بشكل فعال وفقا للوثائقالمنظمات.
في الختام، يجب التأكيد على أن استخدام الأنظمة الآلية الحديثة يسمح لنا بنقل المعلومات والعمل المرجعي إلى مستوى جديد، وبالتالي زيادة كفاءة موظفي الإدارة بشكل كبير ككل، في أي منظمة أو مؤسسة أو شركة، بغض النظر عن ذلك. الملف الشخصي وحجم النشاط وشكل الملكية.
أحد الأغراض الرئيسية للتسجيل هو إنشاء بنك بيانات حول وثائق المؤسسة. وبناء على ذلك فإن خدمة إدارة المكاتب مطالبة بالإجابة على نوعين من الأسئلة في دقائق معدودة:
من وأين وفي أي مرحلة من العمل هي أي وثيقة؛
في أي المستندات يمكنك العثور على معلومات حول قضية معينة؟
للإجابة على مثل هذه الأسئلة، يجب أن يغطي نظام استرجاع المعلومات مجموعة كاملة من وثائق المؤسسة.
تعد ملكية المجموعة الكاملة من موارد المعلومات والوثائق هي المهمة الأكثر أهمية لخدمة إدارة السجلات. وقبل كل شيء، لتنفيذ هذه المهمة بالذات، يتم تسجيل جميع البيانات المتعلقة بالمستندات في نماذج التسجيل.
يمكن تنفيذ المعلومات والعمل المرجعي، بالإضافة إلى نظام التسجيل نفسه، بالشكل التقليدي باستخدام الملفات المرجعية، وفي الوضع الآلي.
يتكون ملف البطاقة المرجعية من بطاقات التسجيل. بالنسبة لفهرس البطاقة، تحتاج إلى صندوق طويل أو عدة صناديق، حيث أن البطاقات، على عكس فهرس بطاقة التحكم المستندة إلى الوقت، سوف تتراكم على مدار العام.
والفواصل في الملف المرجعي عادة ما تكون أسماء الأقسام الهيكلية (إن وجدت) أو مجالات النشاط في المؤسسة. ضمن هذه الأقسام، من الأفضل وضع البطاقات أبجديًا حسب المراسلين أو مشكلات النشاط (المنتجات والمنتجات وما إلى ذلك). ويتم الاحتفاظ بملف منفصل لطلبات المواطنين (الاقتراحات، الطلبات، الشكاوى). وهي مرتبة أبجديًا حسب الأسماء الأخيرة لمؤلفي الطعون. ومن المستحسن أيضًا أن يكون لديك خزانة ملفات منفصلة للوثائق التشريعية والتنظيمية والإدارية، والتي يتم تجميعها على أساس موضوعي. في كثير من الأحيان، يتم الاحتفاظ بملفات منفصلة للمستندات المنفذة وغير المنفذة.
عدد ملفات البطاقة غير محدود. ويمكن بناؤها وفقا لأي مؤشر مدرج في بطاقة التسجيل. مع شكل مختلط من تنظيم العمل المكتبي، يمكن الاحتفاظ بخزائن الملفات في المكتب وفي الإدارات. في العمل التشغيلي توجد فهارس بطاقات للسنوات الحالية والماضية. العمر الافتراضي الإجمالي للبطاقات هو ثلاث سنوات. وفي خزانة ملفات الوثائق التشريعية والتنظيمية والإدارية، تبقى البطاقات حتى يتم استبدال الوثائق بأخرى جديدة.
بشكل عام، قبل إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر في مجال الإدارة، كان العمل المعلوماتي والمرجعي بشأن الوثائق التنظيمية مجالًا ضعيفًا في عمل خدمات العمل المكتبي.
لقد تم توسيع قدرات خدمات المعلومات والمراجع بشكل كبير مع إدخال نظام التسجيل الآلي.
تسمح لك أنظمة إدارة قواعد البيانات الحديثة بإجراء استفسارات حول أي مجموعة من البيانات المدرجة في بطاقة تسجيل المستندات.
يمكن إصدار الشهادة:
بالنسبة لوثيقة محددة: أين تقع؟ مرحلة الإعداد نتيجة التنفيذ مكان تخزين.
حسب الموضوع (المحتوى): وثيقة محددة؛ مجموعة من الوثائق.
حسب المنطقة: البلد؛ المناطق؛ مدينة؛
للبحث عن مستند أو مجموعة وثائق يمكن تحديد التفاصيل التالية:
المستندات الداخلية الواردة والصادرة (يمكن إجراء البحث إما بشكل منفصل لكل فئة أو لجميع مجموعات المستندات الثلاث)؛
نوع الوثيقة (خطاب، أمر، عقد، وما إلى ذلك)؛
النطاق الزمني التقريبي للبحث (حسب تاريخ الاستلام أو الداخلي - توقيع الوثيقة، من وإلى)؛
المنطقة التي يجري فيها البحث (البلد، المنطقة)؛
المنظمة (المراسل/المرسل إليه)؛
عند البحث عن معلومات حول مستند معين، يمكن تحديد رقم المستند مباشرة.
يمكن إجراء البحث عن المستندات باستخدام المستندات غير المنفذة، والمستندات المنفذة (مع تاريخ التنفيذ وعلامة التنسيب في الحالة)، من خلال قاعدة البيانات التشغيلية بأكملها (مستندات السنة المكتبية الحالية)، وأيضًا، إذا لزم الأمر، من خلال قاعدة بيانات أرشيفية (وثائق من السنوات السابقة).
عند تقديم معلومات حول مستند معين، يتم عرض نموذج التسجيل على الشاشة وطباعته إذا لزم الأمر. عند البحث عن مجموعة من المستندات، يتم عرض نتائج البحث وطباعتها في شكل جدول.
نتيجة البحث عن مستند غير منفذ هي معلومات حول المنفذ الذي لديه المستند حاليًا. إذا تم تنفيذ المستند بالفعل، فسيتم عرض معلومات حول الملف الذي يوجد به هذا المستند على الشاشة.
تعمل قواعد بيانات النصوص الكاملة للوثائق المؤسسية على توسيع قدرات البحث بشكل كبير. هذا الشكل من العمل مع النسخ الإلكترونية من المستندات في مؤخراأصبح منتشرا على نحو متزايد. في هذه الحالة، يتم إرفاق ملف يحتوي على نص المستند نفسه تلقائيًا ببطاقة تسجيل المستند (الوارد - المستلم عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس أو المدخل عن طريق المسح الضوئي والتعرف اللاحق على مستند ورقي، صادر أو داخلي - تم إعداده باستخدام محرر نصوص، جدول بيانات، الخ.).
تسمح لك أنظمة النص الكامل هذه بالبحث ليس فقط من خلال التفاصيل المضمنة في بطاقة المستند، ولكن أيضًا من خلال محتوى المستند، أي. البحث عن المستندات التي تحتوي على كلمات أو عبارات معينة في النص. على سبيل المثال، إذا أردنا العثور على المستندات المتعلقة بشراء الورق من شركة "فوسخود"، فإننا نبحث باستخدام كلمتي "ورقة" و"فوسخود".
تكنولوجيا الكمبيوترجعلت من الممكن تقليل الوقت اللازم للبحث عن المعلومات اللازمة عن المستندات والمستندات نفسها بشكل كبير، مما أثر بشكل كبير على جودة قرارات الإدارة المتخذة ونص المستندات التي تم إنشاؤها.
أسئلة أمنية
1. ما هي أهمية المعلومات والمراجع في المنظمة؟ دعم التوثيقأنشطة الإدارة؟
2. كيف ترتبط المعلومات والعمل المرجعي بتسجيل المستندات؟
3. بأي أشكال يمكن تنظيم المعلومات والعمل المرجعي في المؤسسة؟
4. قم بتسمية الأنواع الأكثر شيوعًا لطلبات المستندات.
5. كيف يتم بناء فهرس المعلومات والبطاقة المرجعية بالشكل التقليدي وفواصله؟
6. ما هي ميزة إجراء المعلومات والعمل المرجعي بطريقة آلية؟
7. ما هي المعلومات المتعلقة بالوثيقة والتي يمكن استخدامها لتوليد معلومات بطريقة آلية؟
السيطرة على تنفيذ الوثائق
معنى وأنواع السيطرة
تعد مراقبة تنفيذ المهمة إحدى وظائف الإدارة. الغرض من المراقبة هو ضمان تنفيذ الأوامر في الوقت المناسب وبجودة عالية وحل المشكلات. يمكننا تسليط الضوء على السيطرة على جوهر القضية والسيطرة على المواعيد النهائية لإنجاز المهمة.
السيطرة الموضوعية- هذا تقييم لمدى حل المشكلة بشكل صحيح ونجاح وكامل. يتم التحكم في جوهر تنفيذ أمر أو حل مشكلة ما من قبل رئيس (مؤسسة أو قسم) أو شخص مفوض بشكل خاص. تقع مسؤولية الحل الصحيح وفي الوقت المناسب للمشكلات الواردة في المستندات على عاتق رؤساء الأقسام الهيكلية والموظفين المكلفين بتنفيذ الوثيقة. يتم الإشارة إلى المؤدي، كقاعدة عامة، في قرار المدير بشأن الوثيقة أو يتم تحديده وفقًا لتوزيع المسؤوليات في المنظمة (الشركة). إذا حدد قرار المدير عدة منفذين، فإن الشخص المذكور أولاً في القرار يكون مسؤولاً عن تنفيذ المستند وبالتالي ينظم تنفيذه.
السيطرة على المواعيد النهائية لتنفيذ الوثائقتقوده خدمة دعم الوثائق الإدارية، وفي شركة صغيرة - سكرتير. في نظام الدولةينص دعم التوثيق للإدارة على أن "مراقبة التنفيذ تشمل وضع المستند تحت السيطرة، والتحقق من تسليم المستند في الوقت المناسب إلى المنفذ، والفحص الأولي وتنظيم تقدم التنفيذ، وتسجيل وتلخيص نتائج مراقبة تنفيذ المستندات، والإبلاغ المدير. يجب أن يضمن تنظيم مراقبة التنفيذ تنفيذ المستندات في الوقت المناسب وبجودة عالية."*
* ولايةنظام التوثيق الإداري. الأحكام الأساسية. المتطلبات العامةإلى خدمات دعم الوثائق والوثائق. - م.، 1991، ص 47-48.
يمكن تقسيم تقنية مراقبة توقيت تنفيذ المستندات إلى الإجراءات التالية:
تسجيل كافة المستندات والتعليمات والتعليمات ومهام الإدارة الموضوعة تحت المراقبة (يتم تنفيذها أثناء عملية التسجيل)؛
التحقق من تسليم الوثيقة في الوقت المناسب للمقاول؛
تعديل البيانات المتعلقة بالمستندات الخاضعة للرقابة عند تغيير المواعيد النهائية للتنفيذ، ونقل المستند من منفذ إلى منفذ، ومن وحدة إلى أخرى (ملء قسم "تقدم التنفيذ")؛
تذكير فناني الأداء ورؤساء الأقسام بوجود وثائق وتعليمات غير مستوفاة؛
إبلاغ المديرين (الأقسام والمنظمات) بحالة والتقدم المحرز في تنفيذ الوثائق؛
إدخال البيانات الخاصة بتنفيذ المستندات؛
تحليل الوضع ومستوى انضباط الأداء للمنظمة ككل، حسب الأقسام الهيكلية والمتخصصين وأنواع الوثائق والجوانب الأخرى.
مع الأخذ في الاعتبار حقيقة أن الانضباط التنفيذي في بلدنا لم يصل بعد إلى المستوى المناسب، يجب وضع جميع المستندات التي تتطلب اتخاذ قرار إداري أو تنفيذ أي إجراءات أو إعداد استجابة أو مستند آخر تحت السيطرة. بالنسبة للوثائق الإدارية مثلا الأوامر فإن موضوع الرقابة هو القرارات الواردة فيها. وبناء على ذلك، يتم وضع كل بند وكل مهمة أو تعليمات واردة في الوثيقة الإدارية تحت السيطرة.
قد يحدد القانون المواعيد النهائية لتنفيذ الوثائق، على سبيل المثال، لتنفيذ طلبات المواطنين.
في الوثائق الواردة من المنظمات العليا والتي تحتوي على أي تعليمات، يشار عادة إلى الموعد النهائي. في الوثائق الإدارية وقرارات الهيئات الجماعية، يشار إلى الموعد النهائي لكل بند. فيما يتعلق بالمستندات التي يراجعها المدير، فإن الموعد النهائي لتنفيذها وارد في القرار. لحل المشكلات المتكررة بشكل دوري، يجب على المؤسسة أن تحدد وتعكس في التعليمات مواعيد نهائية قياسية لتنفيذ هذه المستندات.
يوفر ملحق "نظام إدارة وثائق الدولة" قائمة مصطلحات نموذجيةتنفيذ المستندات التي يجب استخدامها عند إعداد تعليمات العمل المكتبي لمؤسسة معينة.
بالنسبة للمستندات التي تحتوي على مهمة معقدة، يمكن تحديد مواعيد نهائية طويلة (عدة أشهر، ستة أشهر، سنة). وفي هذه الحالة من الضروري تقسيم المهمة إلى مراحل ومراقبة إنجاز المهمة خطوة بخطوة.
يمكن تقسيم التحكم في المدة إلى التحكم الحالي والتحكم الوقائي والتحكم النهائي.
الأنواع الرئيسية للتحكم هي التحكم الحالي والوقائي.
تحت حاضِريشير التحكم إلى الإعداد اليومي للمعلومات حول المستندات التي تنتهي مواعيدها النهائية اليوم. السيطرة الحاليةويتم ذلك عن طريق التحقق اليومي من تقدم الوثيقة وتذكير المقاول بانتهاء فترة التنفيذ وضرورة إكمال العمل على الوثيقة. يقوم المسؤولون عن مراقبة التنفيذ (في شركة صغيرة - سكرتير) يوميًا، عادةً في بداية يوم العمل، بتحديد وتجميع قائمة بالمستندات التي تنتهي مواعيدها النهائية اليوم.
يساعد التحكم الحالي في إنشاء خطة عمل لهذا اليوم. ويعرض على الفور المهام التي يجب إكمالها اليوم (حل مشكلة في اجتماع، أو توقيع مستند، أو إرسال فاكس، وما إلى ذلك). لذلك، فإن التحكم في المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات هي وظيفة منصوص عليها بالضرورة في المسمى الوظيفيسكرتير المدير . كل يوم، يحدد الوثائق التي تنتهي مواعيدها النهائية، يكتشف السكرتير إمكانية حل المشكلة في الوقت المناسب، وإذا ضاعت المواعيد النهائية، فإنه يبلغ المدير بذلك.
خلال احترازييتم تجميع التقارير وتحذير المنفذين فيما يتعلق بالمستندات التي تنتهي فترة تنفيذها خلال 2-3 أيام. لا يزال لدى الموظف الوقت لحل المشكلة.
شكل السيطرة مهم جدا. فقط تركيز الرقابة على مساعدة الموظفين على تنظيم عملهم، وليس على تحديد أوجه القصور، والرغبة في المساعدة، والتذكير، وليس التجريم، يمكن أن يضمن أكبر كفاءة لخدمة المراقبة.
إن الفحص المنهجي للتنفيذ، الذي يتم إجراؤه بمهارة وبشكل صحيح من قبل الموظف الذي يذكر بلباقة أن الوثيقة مطلوبة في الوقت المحدد، وأن ازدهار الشركة يعتمد على حل المشكلة في الوقت المناسب، وما إلى ذلك، يؤكد على الحاجة إلى هذا الموظف و عمله. بالإضافة إلى ذلك، يساعد ملف بطاقة الوقت عند التخطيط ليوم عمل المدير، لأنه يعكس جميع الأنشطة والمهام لتاريخ معين.
إذا اتضح عند استلام المستند، أو أثناء تنفيذ المستند من قبل المقاول، أنه من المستحيل تنفيذه في الوقت المحدد، يتم إبلاغ ذلك إلى رئيس الوحدة (المدير الذي يكون قراره على المستند أو الذي أوكل المهمة إلى المقاول) الذي يحق له تأجيل الموعد النهائي لتنفيذ الوثيقة. إذا قام المدير بتمديد الأجل، يقوم السكرتير، وفقا لتعليماته، بإدخال بطاقة التسجيل مصطلح جديدتنفيذ.
يجب طرح مسألة تأجيل الموعد النهائي لتنفيذ الوثيقة في موعد لا يتجاوز يوم واحد قبل انتهاء التاريخ المستهدف. تأجيل الموعد المحدد بأثر رجعيغير مسموح به، وكقاعدة عامة، مستحيل من حيث المبدأ في الأنظمة الآلية.
بالنسبة للمستندات التي لها فترة تنفيذ طويلة (عدة أشهر)، على سبيل المثال العقود، يمكن مراقبة المراحل المتوسطة للتنفيذ من خلال إدخال معلومات حول تقدم التنفيذ في حقل "تقدم التنفيذ" ببطاقة تسجيل المستند.
في كثير من الأحيان، يتطلب حل المشكلة العمل المتسلسل على المستند بواسطة العديد من المنفذين أو تنسيق المستند مع عدة أقسام. على سبيل المثال، يجب الاتفاق على مسودة الاتفاقية مع الخدمة القانونية وقسم المحاسبة وما إلى ذلك. وفي هذه الحالات، يجب التحكم في طول الفترة الزمنية التي يحتفظ فيها كل منفذ بالوثيقة. عند نقل مستند، يجب تسجيل حقيقة النقل. يتم التسجيل عادة من قبل سكرتير الوحدة التي ترسل الوثيقة. تنعكس حركة المستند وتواريخ نقله في قسم بطاقة التسجيل "حركة المستند".
عندما تظهر المستندات مع انتهاء الموعد النهائي، تتم طباعة قائمتها في نفس اليوم وإبلاغ المدير بها.
إذا كان الحق في. يمكن توفير تسجيل المستندات لمجموعة واسعة من الموظفين، ثم يتم إجراء التغييرات على بطاقة التسجيل، كقاعدة عامة، من قبل موظف مسؤول واحد فقط أو سكرتير مساعد أو رئيس المكتب.
إزالة وثيقة من السيطرةيتم تنفيذه فقط بعد التنفيذ الكامل للوثيقة: تنفيذ قرار المدير، وإعداد وثيقة الرد، واستلام الرد على الوثيقة الصادرة وغيرها من التأكيدات الموثقة لحقيقة التنفيذ. يجب تسجيل نتيجة تنفيذ الوثيقة في بطاقة التسجيل. على سبيل المثال: يتم إرسال دعوة، وتوقيع اتفاقية، وإرسال خطاب بمواصفات المنتج، وما إلى ذلك.
تحتوي بطاقة التسجيل أيضًا على معلومات حول تاريخ تنفيذ المستند وتشير إلى رقم القضية حسب التسمية التي يتم بها حفظ المستند المنفذ.
ل أخيرالسيطرة تشمل العمل التحليليلتلخيص انضباط الأداء ونتائج أداء موظفي القسم أو المنظمة ككل. السيطرة النهائيةيتم تنفيذها من قبل الموظفين (الخدمة) المسؤولين عن مراقبة التنفيذ، أو من قبل سكرتير الشركة بتكرار محدد (أسبوعي، شهري، ربع سنوي). وهو في الواقع يمثل تعميماً تحليلياً لتدفق المستندات وانضباط الأداء في المنظمة (الشركة) وأقسامها الهيكلية، ويعطي فكرة عن عمل المنظمة ككل. تنعكس نتائج المراقبة اللاحقة في التقارير الكمية النهائية وقائمة التقارير لحالة تنفيذ المهام، أي المستندات الخاضعة للرقابة. تعتبر المراقبة النهائية، بالاشتراك مع المراقبة الإلزامية والوقائية، وسيلة لضمان حل مشاكل الإنتاج والمشاكل التجارية، وفي الوقت نفسه، عامل محفز لزيادة انضباط الموظفين.
أحد أشكال الرقابة هو الإعداد الدوري للتقارير الموجزة بناءً على وثائق المنظمة (الشركة). يتيح ذلك للإدارة معرفة ما يفعله موظف معين (قسم) وكيف تسير الأمور في مجال معين من النشاط (حل مشكلة معينة).
نموذج تقرير التحكم
هذا الجدول هو الأساس للتحكم النهائي.
أحد الأغراض الرئيسية للتسجيل هو إنشاء قاعدة بيانات للوثائق التنظيمية. مطلوب من خدمة التوثيق الإداري (أو السكرتير في منظمة صغيرة) الإجابة على نوعين من الأسئلة بناءً على قاعدة البيانات هذه:
- من لديه وأين وفي أي مرحلة من العمل توجد أي وثيقة؟
- في أي وثائق يمكنك العثور على معلومات حول قضية معينة.
تعد ملكية المجموعة الكاملة من المعلومات والموارد الوثائقية أهم مهمة لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. وقبل كل شيء، لتنفيذ هذه المهمة بالذات، يتم تسجيل جميع البيانات المتعلقة بالمستندات في نماذج التسجيل. يمكن تنفيذ المعلومات والعمل المرجعي، مثل نظام التسجيل نفسه، في شكل تقليدي (بشكل أساسي باستخدام فهرس البطاقة) وفي الوضع الآلي.
تم إنشاء ملف البطاقة المرجعية من بطاقات التسجيل. الفواصل في الملف المرجعي هي أسماء الأقسام الهيكلية أو مجالات نشاط المنظمة. ضمن هذه الأقسام، من الأفضل وضع البطاقات أبجديًا حسب المراسلين أو مشكلات النشاط (المنتجات والمنتجات وما إلى ذلك). في وقت تسجيل المستندات، يتم إعداد بطاقتين: يتم وضع إحداهما في ملف مراقبة الحد الزمني، والأخرى في الملف المرجعي. بعد تنفيذ المستند، تتم إعادة ترتيب البطاقة من فهرس بطاقة الموعد النهائي، باعتبارها أكثر اكتمالاً ولها جميع العلامات على حل المشكلة المثارة في المستند، في فهرس البطاقة المرجعية، وبطاقة مماثلة من البطاقة المرجعية يتم إتلاف الفهرس أو استخدامه عند إنشاء فهرس بطاقة مرجعية إضافية للبحث عن المستندات باستخدام معيار بحث مختلف.
عند الحديث عن المعلومات والمراجع المتعلقة بالوثائق التنظيمية، تجدر الإشارة إلى أن إحدى المزايا الرئيسية لاستخدام أنظمة إدارة المستندات الآلية، مقارنة بالتقنيات التقليدية، هي تقليل الوقت المستغرق في البحث عن المستندات وإعداد الملخصات والتقارير، وكذلك زيادة كفاءة البحث وجودة الملخصات والتقارير.
باستخدام نظام إدارة المستندات الآلي، يمكنك البحث بسرعة عن مستند أو مستندات من خلال المعنى والجمع بين أي تفاصيل خاصة ببطاقة التسجيل والتحكم، ومن خلال نصوص المستندات (الملفات) نفسها.
يؤدي استخدام نظام التوثيق الإداري الآلي إلى نقل المعلومات والعمل المرجعي إلى مستوى جديد. الوصول إلى النظام من أماكن العمل لجميع الموظفين الذين يعملون مع المستندات، وليس فقط خدمة دعم الوثائق الإدارية، بالإضافة إلى القدرة على البحث بسرعة عن أي مستندات، سواء العمل المكتبي الحالي أو في السنوات الماضية، يمكن أن يحسن جودة العمل بشكل كبير إعداد المستندات والقضاء على الإعداد المتكرر لمستندات مماثلة أو إعداد مستندات متضاربة من قبل موظفين أو أقسام مختلفة، ويؤدي في النهاية إلى زيادة كبيرة في كفاءة جهاز الإدارة ككل.
- أنواع تسميات الحالات. مخطط تصنيف البناء
بعد التنفيذ، يتم تخزين المستندات في المنظمة لفترة معينة. من أجل العثور عليها واستخدامها بسرعة، من الضروري تنظيم المستندات المنفذة، أي. تجميعهم في الحالات.
لصياغة الحالات بشكل صحيح والتأكد من إمكانية استخدامها المعلومات الضرورية، يتم تصنيف الوثائق: وهي مقسمة إلى مجموعات ذات مصطلحات مختلفةتخزين كتاب مرجعي خاص للتصنيف يسمح لك بتحديد ترتيب توزيع المستندات في الملفات تسميات الحالات.
تسميات الملفات هي قائمة منظمة بأسماء الملفات المفتوحة في المنظمة، مع الإشارة إلى فترات تخزينها، ويتم إعدادها بالطريقة المحددة.
قائمة الحالات هي وثيقة متعددة الوظائف، تستخدم لأغراض مختلفة:
- يتم استخدام التسميات كمخطط تصنيف عند توزيع وتجميع المستندات المنفذة في ملفات (مجلدات). ثم تنقل عناوين الحالات المثبتة فيه إلى أغلفة الحالات؛
- تحتوي كل حالة مدرجة في التسمية على إشارة إلى فترة تخزين المستندات المدرجة فيها. وبالتالي، يتم بمساعدتها تحديد فترات التخزين التقريبية للمستندات، وهي المرحلة الأولى من فحص قيمة المستندات؛
- يتم استخدام تسميات الحالات عند بناء نظام استرجاع المعلومات بناءً على مستندات المؤسسة. عند تسجيل المستندات، غالبًا ما يشتمل فهرس التسجيل على فهرس حالة حسب التسمية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام نظام تصنيف التسميات عند إنشاء ملف مرجعي للمستندات المنفذة؛
- يتم استخدام تسميات الملفات بدلاً من الجرد كوثيقة محاسبية عند إرسال الملفات إلى الأرشيف مع فترة تخزين تصل إلى 10 سنوات شاملة. كما أنه بمثابة الأساس لتجميع قوائم جرد الملفات التي تتجاوز فترات تخزينها 10 سنوات ودائمة؛
- التسمية لها قيمة مرجعية عند دراسة هيكل مؤسسة أو منظمة أو مؤسسة.
المتطلبات العامة للتسمية.إن تسميات الحالات، باعتبارها إحدى الأدوات الرئيسية لتنظيم العمل المكتبي، يجب أن تستوفي متطلبات معينة، أهمها:
- تغطية جميع الوثائق الواردة والمنشأة في سياق أنشطة المنظمة؛
- تجميع منفصل للمستندات في ملفات ذات فترات تخزين دائمة ومؤقتة؛
- صياغة محددة وواضحة لعنوان الحالة، والتي تعكس بشكل كامل تكوين ومحتوى المستندات الموجودة فيها وتستبعد إمكانية تضمين مستندات الحالة التي لا تتوافق مع محتواها وفترة تخزينها؛
- تنظيم الحالات ضمن أقسام التسمية وفقًا لدرجة الأهمية ومدة تخزين التوثيق.
أنواع العناصر. هناك تسميات قياسية وتقريبية ومحددة للحالات.
التسميات النموذجيةيتم تجميع الحالات للمنظمات المتجانسة في طبيعة أنشطتها وهيكلها، وتحدد لها تكوينًا قياسيًا للحالات، وفهرسة موحدة لهذه الحالات، وهي وثيقة معيارية.
التسميات التقريبيةتحدد الحالات تكوينًا تقريبيًا لحالات المنظمات المتشابهة في طبيعة أنشطتها، ولكنها مختلفة في الهيكل، وذات طبيعة توصية.
بغض النظر عن وجود تسميات قياسية وتقريبية، يجب على كل منظمة أن تضع تسمياتها الخاصة (الفردية) للشؤون.
في المنظمات الصغيرة التي ليس لديها تقسيم هيكلي، يتم تجميع تسمية واحدة، وهي عبارة عن قائمة منهجية بأسماء جميع الحالات المفتوحة في المنظمة خلال السنة التقويمية. في المؤسسات والمنظمات الكبيرة، يتم تجميع التسميات لكل وحدة هيكلية، ثم يتم دمجها في تسميات موحدة.
إذا كانت هناك تسميات قياسية، فسيتم نقل عناوين الحالة بالكامل إلى التسمية المحددة. من التسميات التقريبية للحالات، عند تجميع حالة محددة، يتم تحديد أسماء تلك الحالات التي يتم تشكيلها في هذه المنظمة. وفي الوقت نفسه، قد يتم دمج أو فصل بعض الحالات المنصوص عليها في التسميات التقريبية اعتمادًا على حجم التوثيق أو خصوصيات عمل المنظمة. يتم نقل فترات تخزين الملفات المنصوص عليها في التسميات القياسية أو التقريبية إلى التسميات المحددة للملفات دون تغييرات. وبالتالي، فإن وجود تسميات قياسية أو تقريبية يسهل إلى حد كبير عمل إنشاء تسميات الشؤون لمنظمة معينة.
وضع التسميات. يسبق تجميع التسميات دراسة تكوين ومحتوى وعدد الوثائق التي تم إنشاؤها في عملية تنفيذ المؤسسة (المنظمة) لمهامها. تتم دراسة المواثيق واللوائح الخاصة بالمؤسسة وأقسامها الهيكلية، وجداول التوظيف، والمصنفات، والملفات المرجعية، وقوائم الملفات للسنوات الماضية، وقوائم جرد التخزين الدائم وطويل الأجل، ونماذج التسجيل والمحاسبة (المجلات، ملفات البطاقات). لكن المصدر الرئيسي هو وثائق المنظمة نفسها. عند تحديد فترات تخزين الملفات، تكون الأدلة الرئيسية قياسية و قوائم الإداراتالمستندات التي تشير إلى فترات تخزينها، بالإضافة إلى قوائم المستندات الخاضعة للقبول لتخزين الحالة.
في إجراء تجميع قائمة الحالات، من الضروري إشراك المديرين وكبار المتخصصين في المنظمة للمساعدة في تحديد تكوين المهام التي سيتم حلها من قبل الإدارات خلال العام، وكذلك تكوين المستندات. يمكن لمؤسسات المحفوظات تقديم المساعدة المنهجية للمنظمات غير الحكومية على أساس تعاقدي.
يتم تجميع قائمة الحالات للعام المقبل في الربع الأخير من العام السابق، وبعد موافقة الرئيس، تدخل حيز التنفيذ في الأول من يناير. ويجب مراجعتها وتحديثها سنويًا، وعلى الأقل مرة كل خمس سنوات، أو إذا تغيرت مهام وهيكل المنظمة، فيجب إعادة صياغتها والاتفاق عليها.
يتكون تطوير تسميات الحالات من عدة مراحل:
- تحديد نطاق الوثائق التي سيتم تضمينها في التسمية؛
- تجميع عناوين (أسماء) الحالات؛
- تطوير مخطط تصنيف للتسميات، أي. ترتيب الشؤون؛
- تحديد فترات تخزين الملفات؛
- تحديد نظام الفهرسة وإنشاء مؤشرات القضايا؛
- تسجيل واعتماد قائمة الحالات.
تحديد نطاق الوثائق التي سيتم تضمينها في التسمية.الشرط الرئيسي للتسميات هو تغطية جميع الوثائق التي تم إنشاؤها في عملية أنشطة المنظمة. في هذه الحالة، ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار الوثائق، سواء التي تم إنشاؤها داخل المنظمة نفسها أو المستلمة من المنظمات والأفراد الآخرين، بما في ذلك بطاقات التسجيل، ودفاتر السجل، وخزائن الملفات المختلفة.
يجب أن تتضمن التسمية أيضًا وثائق اللجان المؤقتة والمجموعات التي تم إنشاؤها لحل مشكلة معينة ووثائق المنظمات العامة.
تتضمن قائمة الحالات أيضًا المستندات التي لم يتم استكمالها، والتي تم تلقيها من منظمات أخرى لمواصلة حل المشكلة أو إكمالها؛ القضايا المتعلقة بقضايا تستمر لأكثر من عام (ما يسمى بالقضايا الانتقالية). يتم تضمينها في التسمية كل عام طوال فترة حل المشكلة بأكملها. خلال العام، يمكن استكمال التسميات بحالات تشكلت بعد بداية العام نتيجة لظهور قضايا جديدة في أنشطة المنظمة. في مثل هذه الحالات، يتم توفير عدة أرقام احتياطية في نهاية كل قسم من أقسام التسمية.
لا يتم تضمين المنشورات المطبوعة (المجموعات والكتب المرجعية وما إلى ذلك) في التسميات.
تطوير نظام التصنيف. بعد تجميع عناوين القضايا، يتم تنظيمها، أي. يتم تحديد ترتيب العناوين في تسميات الحالات. ويرتكز على مراعاة الهيكل التنظيمي والهيكلي لجهاز الإدارة والوظائف التي يؤديها.
في قائمة شؤون المنظمة الصغيرة التي لا يوجد بها تقسيم هيكلي، وكذلك في قائمة شؤون الوحدة الهيكلية منظمة كبيرةويتم تنظيم القضايا حسب درجة أهميتها، مع مراعاة العلاقة بين المستندات.
أول ما يتم وضعه هي الملفات التي تتضمن الوثائق التنظيمية والإدارية لصانعي السياسات والسلطات العليا، ثم - الملفات التي تحتوي على الوثائق التنظيمية المتعلقة بأنشطة المنظمة ككل (الميثاق، اللوائح) أو وحدة هيكلية، إذا كانت تسمية يتم تجميع شؤون الوحدة الهيكلية. التالي هي الحالات مع الوثائق الإداريةالمؤسسة أو المنظمة نفسها (أوامر وتعليمات وقرارات الهيئات الجماعية). وتلي هذه المجموعة من الحالات حالات تحتوي على وثائق التخطيط وإعداد التقارير (السنوي، ربع السنوي، الشهري)، والمراسلات وغيرها من المستندات.
وداخل كل مجموعة من المجموعات المدرجة يتم ترتيب الحالات حسب درجة أهميتها، على سبيل المثال، في البداية الخطط السنويةثم ربع سنوي وبعدهم شهري. يتم تنظيم الحالات التي تحتوي على وثائق الإبلاغ بنفس الطريقة. يتم ترتيب قضايا المراسلات بالترتيب التالي: أولاً - المراسلات مع التوجيهات و السلطات العلياثم - مع المنظمات غير التابعة وفي النهاية - مع المنظمات التابعة، إن وجدت، وفروعها ومكاتبها التمثيلية.
في حالة وجود عدد كبير من المراسلين المتجانسين، يمكن ترتيب الحالات حسب الترتيب الأبجدي حسب أسماء المراسلين أو الأسماء الجغرافية.
يتم تجميع تسميات شؤون المنظمة على أساس تسميات شؤون الأقسام الهيكلية. وفي هذه الحالة، ستكون أقسام التسميات الموحدة للحالات هي أسماء الوحدات الهيكلية، والتي تقع وفقا للهيكل المعتمد و جدول التوظيفالمنظمات. سيكون القسم الأول من التسمية دائمًا هو خدمة إدارة المكتب (على سبيل المثال، المكتب). الأقسام الأخيرة- هذه منظمات أو هيئات عامة تعمل على أساس طوعي.
في المنظمات التي لا يوجد بها تقسيم هيكلي أو ذات هيكل غير مستقر، تكون أقسام التسميات عبارة عن وظائف إدارية أو مجالات رئيسية للنشاط، على سبيل المثال: الإدارة والتخطيط والمحاسبة والخدمات اللوجستية وشؤون الموظفين ودعم التوثيق.
يجب أن يكون ترتيب عناوين الحالات في تسميات المنظمة ثابتًا ونفس الشيء بالنسبة لجميع الأقسام الهيكلية، لأنه فقط في هذه الحالة يمكن تحقيق بحث سريع عن حالة معينة والمستندات اللازمة.
- متطلبات تجميع عناوين حالات التسميات. عناصر الرأس.
هذا هو الجزء الأصعب من المهمة عند تجميع قائمة الحالات.
يجب أن يعكس عنوان القضية بشكل معمم بإيجاز وبشكل واضح ودون لبس المحتوى الرئيسي لوثائق المجمع، حيث يتم البحث في المستندات من خلال عنوان الحالة. يحتوي العنوان على إشارة إلى نوع القضية التي يتم فتحها (قضية، مستندات، مراسلات) أو اسم نوع المستند (أوامر، تصرفات، إلخ)، مع توضيح المعلومات حول محتويات المستندات والمراسلات والتواريخ، وكذلك كدليل على الأصالة ورقم النسخة وما إلى ذلك. لا تستخدم عناوين الحالات عبارات مثل "مواد متنوعة" أو "مراسلات عامة" وما إلى ذلك.
يجب تحديد درجة المواصفات والتفصيل لأسماء الحالات في كل حالة على حدة وتوفير الظروف الأكثر ملاءمة للعمل مع المستندات في العمل المكتبي والعثور بسرعة على المعلومات الضرورية.
يستخدم مفهوم القضية في عناوين القضايا القضائية والتحقيقية والشخصية والتحكيمية وغيرها من القضايا التي تحتوي على أنواع مختلفة من المستندات المرتبطة بتسلسل الأوراق في مسألة واحدة محددة. على سبيل المثال: "قضية تخصيص الأموال لإصلاح متحف التاريخ المحلي في بولوغوي"؛ "حالة تنظيم التدريب ما قبل الجامعي في جامعة MSTU "ستانكين"."
عند فتح الملفات الشخصية، تتم الإشارة إلى الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي للشخص الذي يتم فتح الملف له في الحالة الاسمية.
يستخدم مصطلح المستندات في عناوين القضايا التي تحتوي على مستندات تتعلق بنفس الموضوع، ولكنها لا تتعلق بتسلسل قرارها، أو المستندات التي تكون ملحقًا لمستند آخر. في هذه الحالة، يتم إدراج الأنواع الرئيسية من المستندات بين قوسين في نهاية العنوان. على سبيل المثال: "وثائق تشييد مبنى أكاديمي جديد للجامعة (تقديرات التكلفة المعتمدة، خطط العمل، التقارير المالية، المذكرات، شهادات قبول العمل)"؛ "وثائق محضر اجتماع مجلس الإدارة للربع الأول من عام 2000 (مشاريع القرارات، الشهادات، المراجعات، الخطط)."
يعد استخدام مصطلحي المواد والمواد الوثائقية أمرًا غير قانوني، نظرًا لعدم النص عليه في معيار المصطلحات الخاص بالدولة.*
تحدد عناوين القضايا التي تحتوي على مراسلات مع من تجري هذه المراسلات وعلى أي قضية. ومع ذلك، عند تحديد "المراسل" يجب مراعاة ما يلي:
- إذا كانت المراسلة مع مراسل واحد فيشار إليها في عنوان القضية، على سبيل المثال: “مراسلة مع شركة HERMED حول تنفيذ عقد توريد أدوية السكري”.
- إذا تم تجميع المراسلات مع المراسلين المتجانسين في القضية، يتم ذكر أسمائهم في عنوان القضية بعبارات عامة، على سبيل المثال: "المراسلات مع مصانع تعليب الألبان بشأن توريد واستخدام الحاويات".
- إذا كان المراسلون المتجانسون موجودين في منطقة واحدة محددة (منطقة، منطقة، منطقة)، فمن المستحسن الإشارة إليها في العنوان، على سبيل المثال: "المراسلات مع مدارس المنطقة الشمالية الشرقية حول المشاركة في أولمبياد الرياضيات".
- في حالة المراسلات مع مراسلين مختلفين، لا يتم تضمينها في عنوان القضية، ولكن يتم الإشارة فقط إلى السؤال، على سبيل المثال: “مراسلات حول تنظيم المؤتمر الدولي “المرأة والأعمال””.
عناوين الحالات التي تحتوي على الوثائق الإدارية والتخطيطية وإعداد التقارير لها خصائصها الخاصة.
عند تجميع المستندات والبروتوكولات الإدارية في ملف، يشير العنوان إلى نوع الوثيقة والمؤلف والسنة، على سبيل المثال: "أوامر رئيس الجامعة بتاريخ العمل التعليمي"لعام 1999"، "محضر اجتماعات مجلس الإدارة لعام 1999".
يجب أن تتضمن عناوين الحالات التي تحتوي على وثائق التخطيط أو التقارير إشارة إلى نوع وطبيعة الوثائق وتكرارها، على سبيل المثال: "تقرير سنوي عن الأنشطة البحثية للمعهد"، "تقارير شهرية عن شحن البضائع".
في عنوان القضية التي تحتوي على النماذج الإحصائية، حدد أسماء النماذج وعددها أو رمز(الكود): "تقرير سنوي عن مؤشرات مختارة الأنشطة الماليةالمؤسسات (المنظمات) (ص. ١٠-و)."
تتكون العناوين من العناصر التالية :
– الإشارة إلى نوع القضية المفتوحة (قضية، مستندات، مراسلات) أو اسم نوع الوثيقة (أوامر، أفعال، بروتوكولات، إلخ)؛
- اسم المرسل إليه (المنظمة أو الشخص الذي توجه إليه الوثائق) أو المراسل (المنظمة أو الشخص الذي تم استلام الوثائق منه)؛
- معممة ملخصوثائق الحالة (القضايا التي تنعكس في مجموعة الوثائق)؛
- الإشارة إلى موقع المنظمات المراسلة أو المنظمات المرسل إليها (الكيانات الإقليمية، المنطقة المحلية)؛
- الفترة (التواريخ) التي تتعلق بها وثائق الحالة؛
– الإشارة إلى رقم النسخة (توافر نسخ من المستندات) للقضية.
ستحتوي عناوين الحالات المحددة على عناصر مختلفة. كل هذا يتوقف على المستندات التي يتم دمجها في القضية. ولكن في جميع الرؤوس، سيكون الحد الأدنى المطلوب لمجموعة العناصر كما يلي:
- اسم نوع الحالة أو نوع الوثيقة؛
– إشارة إلى توفر النسخ مثلا “طلبيات الأعمال التعليمية”. يرجى ملاحظة أن الإشارة إلى صحة وثائق الحالة غير متضمنة في العنوان.
- تحسين تدفق المستندات. الطرق والأساليب.
في الوقت الحالي، من بين الأساليب التي تهدف إلى تحسين تدفق المستندات، ما يلي: مجموعتين : تحسين تقنية تدفق المستندات وتقليل حجم تدفق المستندات.
ل المجموعة الأولى تشمل جميع إجراءات تمرير المستندات في المؤسسة: إنشاء نماذج لتدفق المستندات المؤسسية، ورسم خرائط الطريق العملية التكنولوجية، تطوير مخططات تدفق المستندات العقلانية، وتجميع برامج التشغيل وسجلات المستندات، ومخططات تدفق المستندات، وما إلى ذلك.
من بين الطرق لتحسين تقنية تدفق المستندات بشكل فعال تحسين إجراءات إعداد وتنفيذ الوثائق، وتبسيط تحميل الوثائق بمرور الوقت من أجل توزيعها بشكل أكثر توازناً.
تقليل حجم تدفق المستنداتالمرتبطة بتنظيم الوثائق، والحد من العدد الوثائق الداخلية، ترشيد التوثيق، الخلق أنظمة موحدةالتوثيق (بالدولار الأمريكي)، وتطوير متطلبات موحدة للنصوص، وكذلك استخدام الروابط غير الوثائقية.
الشرط الرئيسي لتقليل حجم المستندات هو تبسيط حدوثها. الطريقة الرئيسية لتبسيط عملية التوثيق هي توحيد، كيف مجموعات منفصلةالوثائق ونظام إدارة المكاتب بأكمله. في الممارسة العملية، يتم التعبير عن هذا في الخلق أنظمة مختلفةالوثائق التي تحدد بشكل صارم تكوين النماذج الوثائقية المستخدمة ولوائح استخدامها. أثناء التوحيد، تتم إزالة الروابط والمستندات غير الضرورية التي لا تفي بمتطلبات اليوم والتي تم إنشاؤها ببساطة عن طريق العادة، من سلاسل الوثائق. يتم استبدال نفس النوع من النماذج المستخدمة بنموذج واحد. على سبيل المثال، بعد توحيد الوثائق التنظيمية والإدارية، انخفض عدد النماذج المستخدمة بمقدار 4 مرات. ومن شأن إلغاء إصدار أوامر السفر أن يساعد أيضًا في تقليل حجم الوثائق. مُجَمَّع أشكال موحدةيتم تثبيته في ورقة المستندات التي يوافق عليها المدير ولها طبيعة معيارية. قد تشير بطاقة التقرير إلى: اسم نموذج المستند، الرمز وفقًا لـ OKUD أو مصنف الصناعة، وتيرة الإعداد، العنوان، التأشيرة، مكان التسجيل، طريقة الملء، الموعد النهائي، المتطلبات السنوية، فترة التخزين. ويمكن إدخال أعمدة أخرى، على سبيل المثال، تاريخ التقديم وغيرها. وتتم مراجعة بطاقة التقرير سنوياً، وإجراء التعديلات المناسبة عليها لتعكس التغييرات في وظائف وأهداف المؤسسة.
وبالتالي، يتيح لك التوحيد تبسيط عملية تكوين المستندات وبالتالي تقليل حجم تدفق المستندات. إن تحديد المتطلبات السنوية لكل نموذج في بطاقة التقرير يحد من إنتاج النماذج.
تنفيذ النظام إدارة الوثائق الإلكترونية، كوسيلة لتحسين تدفق المستندات.فيما يتعلق بتطوير تكنولوجيا الكمبيوتر الإلكترونية وإدخال أنظمة التحكم الآلي، أصبح من الممكن استخدام إدارة المستندات الإلكترونية.
توحيد إعداد الوثائق. ويشير التقييس بالمعنى الواسع إلى عملية وضع المعايير وتطبيقها. نتائج التقييس:
- القوة القانونيةمعلومات موثقة
- تنفيذ سريع وعالي الجودة، والبحث في المستندات؛
- معالجة المستندات الآلية بكفاءة.
بفضل توحيد وتوحيد أشكال ونصوص الوثائق حول طريق تحسين توثيق الأنشطة الإدارية للمنظمات، من الممكن تحقيق غير مباشر (تحسين جودة الإدارة) ومباشر (تقليل تكاليف العمالة عند العمل مع المستندات والاستهلاك المواد اللازمة لإنتاجها).
- إجراءات تجميع والموافقة والموافقة على تسميات الحالات.
يتم تجميع تسميات شؤون المنظمة (المؤسسة) للسنة التقويمية القادمة في الربع الأخير من العام السابق بواسطة خدمة دعم التوثيق للإدارة في النموذج المحدد للملحق بناءً على تسميات شؤون الأقسام الهيكلية للمنظمة منظمة (مؤسسة).
أسماء أقسام تسميات شؤون المنظمة (المؤسسة) هي أسماء الأقسام الهيكلية الموجودة وفقًا للهيكل المعتمد وجدول التوظيف للمنظمة (المؤسسة). يجب أن يكون القسم الأول هو خدمة دعم التوثيق الإداري (الإدارة العامة)، لأن يتم جمع الوثائق التنظيمية والقانونية والإدارية التي تميز أنشطة المنظمة. تتم الإشارة إلى المؤسسات العامة في نهاية تسميات الأسماء التجارية بعد التقسيمات الهيكلية. يتم تحديد موقع الأقسام في تسميات الحالات بواسطة فهرس الوحدة الهيكلية.
قائمة شؤون المنظمة (المؤسسة) هي وثيقة متعددة الصفحات. تم إعداد الورقة الأولى من قائمة الحالات على الشكل العام للمنظمة بتنسيق A4. يتم ترقيم الصفحات بالأرقام العربية في منتصف الهامش العلوي للورقة.
تتم طباعة قائمة شؤون المنظمة (المؤسسة) ومن ثم نسخها بالعدد المطلوب من النسخ. يتم تخزين النسخة الأولى في خدمة دعم الوثائق الإدارية، والثانية تستخدمها خدمة إدارة المكاتب كنسخة عمل، والثالثة في أرشيف المنظمة كوثيقة محاسبية، والرابعة في أرشيف الدولة.
عند التجميع، يتم اعتماد تسميات الملفات من قبل رئيس أرشيف المنظمة (المؤسسة)، وتوقيعها من قبل رئيس خدمة إدارة السجلات، وبعد موافقة لجنة الخبراء التابعة للمنظمة، يتم إرسالها للموافقة عليها مع مراجعة الخبراء عمولة مؤسسة الأرشيف المقابلة، وبعد ذلك تتم الموافقة عليها من قبل رئيس المنظمة (المؤسسة).
يتم توضيح تسميات الملفات المتفق عليها مع المؤسسات الأرشيفية في نهاية كل عام، وإعادة طباعتها، والموافقة عليها من قبل رئيس المنظمة (المؤسسة) ودخولها حيز التنفيذ في 1 يناير من السنة التقويمية التالية.
تتم إعادة تنسيق تسميات الملفات مع مؤسسات الأرشيف مرة واحدة على الأقل كل 5 سنوات. وفي حالة إعادة التنظيم تخضع لإعادة الصياغة والتنسيق والموافقة بغض النظر عن مدة الموافقة عليها.
بعد الموافقة على تسميات الحالات من قبل رئيس المنظمة (المؤسسة)، يتم عمل مقتطفات من الأقسام المقابلة للأقسام الهيكلية والمؤسسات العامة لاستخدامها في العمل.
قائمة شؤون المنظمة (المؤسسة) هي وثيقة التخزين الدائموكحالة مستقلة تخضع للمحاسبة حسب مسميات حالات خدمة إدارة المكاتب.
في المنظمات التي لا تقوم بنقل المستندات لتخزين الدولة، تتم مراجعة قوائم الحالات المطورة سنويًا في اجتماع لجنة الخبراء التابعة للمنظمة. وبعد موافقة لجنة الخبراء، تتم الموافقة على قائمة الحالات من قبل رئيس المنظمة. مدة صلاحيتها لا تقل عن 10 سنوات.