اللوائح كوثيقة تنظيمية وقانونية. اللوائح كوثيقة تنظيمية وقانونية بشأن العلاقات بين المنظمات

اللائحة التنفيذية للقسمهي وثيقة تنظيمية وإدارية داخلية تحدد حالة ووظائف وحقوق وواجبات ومسؤوليات وعلاقات الوحدة الهيكلية للمؤسسة (المنظمة). في هذا التعريفعلاوة على ذلك، تعني الإدارة أي وحدة هيكلية، بما في ذلك خدمة أو مجموعة أو مكتب أو وحدة أو مختبر، وما إلى ذلك.

قد تشمل أحكام القسم النموذجية الأقسام التالية:
1. أحكام عامة ، والذي يشير إلى الاسم الكامل للقسم وتاريخ ورقم واسم المستند الذي تم إنشاؤه وتشغيله على أساسه، وما الذي يوجه أنشطته، ومن يقدم تقاريره، وإجراءات تعيين المدير وإقالته، وما إلى ذلك.
2. المهام الرئيسية- تحديد غرض واتجاه أنشطة الوحدة.
3. وظائف، أي. أنواع الأعمال (الإجراءات) التي يجب على القسم القيام بها لتحقيق المهام الموكلة إليه.
4. حقوقوالتي يجب أن تمتلكها الإدارة من أجل الأداء الفعال لهذه الوحدة الهيكلية.
5. مسؤولية- أنواع المسؤوليات التأديبية والإدارية وغيرها التي يتحملها المدير عند أداء الواجبات (الوظائف).
6. اتصالات (علاقات)القسم مع الأقسام الأخرى .

أحكام نموذجية بشأن الأقسام (الإدارات، الخدمات، الخ)

أدناه أمثلة و العينات القياسيةاللوائح الخاصة بالأقسام (الإدارات)، تم تطويرها في منظمات مختلفة ولمختلف الصناعات ومجالات النشاط، بما في ذلك زراعةوالبناء والتعليم والإنتاج والتجارة والطب وما إلى ذلك. إدارة الموقع ليست مسؤولة عن محتوى الوثائق.

قسم أنظمة التحكم الآلي
اللائحة التنفيذية لقسم كبير المصممين
اللائحة التنفيذية لقسم كبير مهندسي الطاقة
اللائحة التنفيذية لقسم الموارد البشرية
اللائحة التنفيذية لقسم بناء العاصمة
اللائحة التنفيذية لقسم مراقبة الجودة
اللائحة التنفيذية لقسم التسويق
اللائحة التنفيذية لقسم MTS (التوريد المادي والفني)
اللوائح الخاصة بإدارة السلامة والصحة المهنية (منظمة العمل والأجور)
اللائحة التنفيذية لإدارة حماية المعلومات
اللائحة التنفيذية للإدارة القانونية
اللائحة التنفيذية لقسم التصميم (المكتب)
اللائحة التنفيذية لقسم الرقابة الفنية

أساس الأنشطة التنظيمية لأي مؤسسة هي الوثائق التنظيمية والقانونية. وهي تنظم حالة المنظمة، وهيكلها، ومستويات التوظيف، التكوين الرسمي، وكذلك تحديد الحقوق والواجبات والمسؤوليات وإجراءات التعامل المنفصلة، الانقسامات الهيكليةو المسؤولين.

في هذه المقالة سوف نتناول بالتفصيل هذه الوثيقة التنظيمية والقانونية كلائحة.

معلوماتنا

الوثائق التنظيمية والقانونية تشمل:

الميثاق.
النظام الأساسي؛
اللوائح الخاصة بالمنظمة ؛
أحكام بشأن الأقسام الهيكلية المنفصلة، والهيئة الجماعية (الاستشارية) للمنظمة، وما إلى ذلك؛
أنظمة؛
جدول التوظيف;
تعليمات؛
المسمى الوظيفي;
لوائح العمل الداخلية ، إلخ.

تخضع جميع الوثائق التنظيمية والقانونية للموافقة إما من قبل منظمة أعلى، أو من قبل مدير أو هيئة جماعية (إن وجدت) - مجلس إدارة، اجتماع للمساهمين، إلخ. جميع المعايير الواردة في هذه الوثائق ملزمة.

أنواع الأحكام

قاموسنا

موضع- هذه وثيقة تنظيمية وقانونية تنظم ترتيب التكوين والحقوق والواجبات والمسؤوليات وتنظيم عمل الوحدة الهيكلية (هيئة رسمية أو استشارية أو جماعية)، وكذلك تفاعلها مع الوحدات والمسؤولين الآخرين.

في منظمة تجاريةقد يتم تطبيق عدة أنواع من الأحكام:

اللوائح الخاصة بالمنظمة؛
اللوائح المتعلقة بالأقسام الهيكلية، على سبيل المثال اللوائح المتعلقة بالمحاسبة أو اللوائح المتعلقة بإدارة شؤون الموظفين؛
الأحكام التي تحدد أنشطة لجنة أو مجموعة، على سبيل المثال، اللوائح الخاصة بلجنة أرشفة الخبراء؛
الأحكام المنظمة لعمل المسؤولين، مثل اللائحة التنفيذية للمدير العام؛
الأحكام التي تحكم العلاقات التنظيمية في قضية معينة، على سبيل المثال، اللائحة التنفيذية لإصدار شهادات للموظفين أو اللائحة التنفيذية للتعامل مع بيانات ومطالبات الأفراد.

والفائدة العملية للأحكام هي أنها توضح بأكبر قدر ممكن من التحديد من يجب أن يفعل ماذا، وما هي المهام التي يجب القيام بها، وما الذي يجب أن يكون مسؤولاً عنه. وهذا بدوره يسهل بشكل كبير مراقبة تنفيذ تعليمات المدير. عندما يقوم قسمان في منظمة ما "بتحويل" تنفيذ مهمة ما إلى بعضهما البعض، مما يؤدي إلى تأخير حلها، ولا يمكنهما الاتفاق فيما بينهما على من سيفعل ماذا، فإن اللوائح الخاصة بالإدارات ستساعد في معرفة ذلك. لذلك، عادةً ما يكون للمديرين ذوي التفكير المستقبلي مصلحة شخصية في إعداد لوائح أقسامهم وبأكبر قدر ممكن من التفاصيل.

أبسط مثال: يريد أحد الأقسام أرشفة المستندات غير الموثقة - في مجلدات أو بكميات كبيرة. لم يتم فرز المستندات، ومن غير المعروف ما هي الحالات التي تتعلق بها. ويصر رئيس القسم على أن يقوم السكرتير بفرز هذه المستندات وتنظيمها في ملفات. يلفت السكرتير، بعد أن فتح اللوائح الخاصة بالأرشيف، انتباه الرئيس إلى حقيقة أن الأرشيف يقبل المستندات المجمعة في ملفات وفقًا لتسميات الملفات. هذا هو قانون الشركات الداخلي، وعليك أن تأخذه بعين الاعتبار.

يرجى الملاحظة

تعتبر المستندات مثل اللوائح الخاصة بإصدار الشهادات، واللوائح المتعلقة بالتعامل مع المطالبات، وما إلى ذلك، في الأساس أدلة خطوة بخطوةإلى العمل: يصفون بالتفصيل كل مرحلة من مراحل حل مشكلة معينة.

اللوائح الخاصة بالوحدة الهيكلية

ربما تكون الأحكام المتعلقة بالتقسيمات الهيكلية هي أكثر أنواع الأحكام شيوعًا وشعبية. نظرًا لأن متطلبات اللوائح الخاصة بالوحدات الهيكلية وقواعد تطويرها لا يحددها القانون، فإن كل منظمة تقرر بشكل مستقل قضايا أنشطة وحدة معينة التي يجب تنظيمها في هذه اللوائح المحلية. يتم عرض الأقسام الرئيسية للوائح القياسية الخاصة بالقسم في الجدول.

الأقسام الرئيسية للائحة القسم ومحتوياتها

	قسم الموقف
	أحكام عامة	الاسم الكامل للوحدة الهيكلية (المشار إليها فيما بعد بالمشروع المشترك)؛ الاسم والرقم والتاريخ عمل قانونيوالتي تم على أساسها إنشاء المشروع المشترك؛ الوثائق التنظيميةالتي يسترشد بها المشروع المشترك في أنشطته؛ من يرأس المشروع المشترك؛ لمن يقدم المشروع المشترك تقاريره؟ إجراءات تعيين وإقالة رئيس المشروع المشترك؛ وجود الختم
	المهام الرئيسية	المشاكل التي تم إنشاء المشروع المشترك ويعمل من أجلها
		أنواع محددة من الأعمال التي يؤديها المشروع المشترك كجزء من حل مهامه الرئيسية
	الحقوق والمسؤوليات	حقوق وواجبات مدير وموظفي المشروع المشترك عند أداء وظائفهم
	مسؤولية	أنواع المسؤولية التي قد يتحملها رئيس وموظفو المشروع المشترك في حالة عدم القيام بواجباتهم (التأديبية والإدارية والجنائية في بعض الحالات)
	العلاقات	إجراءات تفاعل المشروع المشترك مع الأقسام الأخرى في المنظمة: في أي شكل يتم تنفيذه، وما هي المستندات التي يتم إنشاؤها، وما إلى ذلك.

تفاصيل الموقف

عند إعداد اللوائح، يتم إعداد تفاصيل الوثيقة التالية:

اسم المنظمة
اسم نوع الوثيقة؛
عنوان النص؛
تاريخ الوثيقة؛
رقم التسجيلوثيقة؛
مكان تجميع أو نشر الوثيقة؛
ختم الموافقة على الوثيقة؛
نص الوثيقة؛
الموافقة على وثيقة التأشيرة.

دعونا نلقي نظرة فاحصة على ميزات تصميم هذه التفاصيل في اللوائح.

اسم المنظمة.يشار إلى اسم المنظمة المؤلفة وفقا ل الوثائق التأسيسية. إذا كانت هذه المستندات، إلى جانب الاسم الكامل، تحتوي أيضًا على اسم مختصر، فسيتم الإشارة إليه أيضًا (المثال 1). الأسماء في اللغات الموضوعية الاتحاد الروسيأو على اللغات الأجنبيةالأسماء باللغة الروسية موضحة أدناه أو على يمينها على نفس المستوى.

قد يكون مؤلفو اللائحة منظمتين أو أكثر (على سبيل المثال، في حالة إنشاء لائحة بشأن العلاقات). في هذه الحالة، تقع أسماء المنظمات على نفس المستوى (إذا كنا نتحدث عن شركات ليست تابعة لبعضها البعض)، كما في المثال 2، وعلى مستويات مختلفة (إذا كانت مؤسسة تابعة لأخرى).

اسم نوع الوثيقة.تتم طباعة هذه التفاصيل بأحرف كبيرة: POSITION، ولا يتم وضع أي نقطة بعدها.

عنوان للنص.كتبته في سطر جديد وأجبت على الأسئلة: عن ماذا (عن من)؟(راجع خيارات موقع الدعائم في المثالين 1 و2).
تاريخ الوثيقة.تاريخ الوثيقة هو تاريخ الموافقة عليها. يتم إدخاله في الحقل المناسب من قبل المسؤول المعتمد. إذا تم التوقيع على الحكم من قبل منظمتين أو أكثر، فسيكون تاريخه هو تاريخ الموافقة الأخيرة (انظر المثال 2).

المكان الذي تم فيه تجميع المستند أو نشره.يتم إصدار هذه التفاصيل إذا لم يكن من الممكن تحديد مكان نشر اللائحة باسم المنظمة. لذلك، على سبيل المثال، لJSC تومسك أنظمة المرافق» ليست هناك حاجة لملئه، على عكس OJSC Srednevolzhskaya شركة البناء" إذا كان من الواضح في الحالة الأولى مكان وجود المؤسسة، فمن المستحيل تحديد الموقع الدقيق للمؤسسة بالاسم الثاني.

من ناحية أخرى، إذا تم إصدار وثيقة من قبل فرع شركة Tomsk Communal Systems CJSC، الموجود في المركز الإقليمي لمنطقة تومسك، فسيتم الإشارة إلى مركز المنطقة هذا كمكان إعداد الوثيقة (انظر المثال 1).

ختم الموافقة على الوثيقة.عادة، تتم الموافقة على الأحكام من قبل رئيس المنظمة. لكن في إطار اختصاصهم، وإذا كانت لديهم السلطة المناسبة، يمكن لمسؤول آخر أن يفعل ذلك. على سبيل المثال، يمكن الموافقة على اللوائح المتعلقة بالأوراق المستندة إلى طعون المواطنين من قبل المدير الاداري. يتكون ختم الموافقة في اللائحة من كلمة تمت الموافقة عليه، وعنوان منصب الشخص الذي وافق على الوثيقة، وتوقيعه، والأحرف الأولى من اسمه، ولقبه، وتاريخ الموافقة (انظر المثال 1).

وبالإضافة إلى ذلك، يمكن الموافقة على هذا الحكم وثيقة إدارية- عادة حسب الطلب على النشاط الرئيسي. في هذه الحالة، يتكون ختم الموافقة من كلمة تمت الموافقة عليها، واسم مستند الموافقة (في حالة مفيدة)، تواريخه وأرقامه (انظر المثال 2).

مثال 1

أعلى لائحة صادرة عن أحد فروع المنظمة

مثال 2

أعلى منصب معتمد من قبل منظمتين

موضع

حول العلاقات بين المنظمات

26/05/2014 رقم 6/24-جنس

نص الوثيقة.للراحة، يتم تقسيم نص اللائحة إلى أقسام، يتم تعيين رقم تسلسلي لكل منها. وجميع أحكام هذا القسم مرقمة أيضًا. ويتم ذلك بحيث يمكن للمرء بسهولة الرجوع إلى هذا الشرط أو ذاك (انظر المثال 5).

الموافقة على وثيقة التأشيرة.وتخضع اللائحة لاتفاق إلزامي مع جميع المسؤولين المهتمين. ومن الملائم إعداد ورقة الموافقة على المخصص، والتي ستكون جزءًا لا يتجزأ من الوثيقة. تتكون التأشيرة من كلمة "وافق"، وموقع الشخص الذي تم الاتفاق معه على الوثيقة، والتوقيع الشخصي، ونصها، وتاريخ الموافقة.

إذا كانت الموافقة بمستند فإن ختم الموافقة يتضمن كلمة "وافق" واسم المستند وتاريخه ورقمه. ورقة الموافقة المكتملة موقعة ومؤرخة (راجع كلا الخيارين في المثال 3).

مثال 3

ورقة الموافقة على الوظيفة

ورقة الموافقة
اللائحة التنفيذية لإعداد ونقل الوثائق إلى الأرشيف
19/06/2014 رقم 5-ع/2014

متفق
محضر اجتماع لجنة الخبراء
جمعية ذات مسؤولية محدودة ""بريستان""
بتاريخ 16 يونيو 2014 رقم 3

متفق
المدير الاداري
فاسيليفن.ك. فاسيليف
17.06.2014

متفق
رئيس القسم القانوني
لابشينات. لابشينا
18.06.2014

لقد تم تطوير اللوائح. ما هي الخطوة التالية؟

مع منصب معتمد في إلزامييجب أن يكون جميع موظفي المؤسسة المهتمين على دراية: إذا كانت هذه لائحة تتعلق بالقسم، فإن جميع موظفي القسم؛ إذا كان الحكم خاصًا بالعمل بالدعاوى - كل من يعمل بالدعاوى ونحو ذلك. يجب على كل موظف جديد في المنظمة في أول يوم عمل له أن يدرس كافة الأحكام والتعليمات التي سيتعين عليه العمل بموجبها.

يتم إصدار تأشيرة التعريف بطريقة مشابهة لتأشيرة الموافقة، ولكن يتم ذلك بيده: يكتب الموظف "مطلع" أو بمزيد من التفصيل "لقد قرأت اللائحة التنفيذية للمكافآت"، ويشير إلى موقفه، ويوقع، ويفك رموز التوقيع ويشير إلى تاريخ التعريف.

بالمناسبة

يتم حل مسألة مكان كتابة المعلومات حول التعرف على المستند بطرق مختلفة. يمكنك إعداد ورقة تعريف بالوثيقة التي يتم تقديمها مع المنصب. عند اكتمال ورقة واحدة، تحتاج إلى تقديم ورقة أخرى، وما إلى ذلك.
تأشيرات للتعرف على الأحكام المتعلقة علاقات العملمع الموظفين، يمكن أن تتناسب مع الحق عقد العملمع الموظف حتى قبل التوقيع عليه.

إن الحكم هو وثيقة غير محدودة وسارية من لحظة الموافقة عليها حتى إلغائها أو استبدالها بوثيقة جديدة. يجب مراجعة هذا النص بشكل دوري (كل بضع سنوات)، وإذا لزم الأمر، يجب إجراء التغييرات ذات الصلة عليه. يتم إلغاء مخصص أو استبداله أو تعديله بأمر للنشاط الرئيسي (مثال 4).

مثال 4

الأمر بإلغاء الحكم الحالي والموافقة على حكم جديد

شركة ذات مسؤولية محدودة "جبل طارق"
(جبل طارق ذ م م)

طلب

27.06.2014 № 33

موسكو

بسبب التغيير هيكل التوظيفجبل طارق ذ.م.م

أطلب:

إلغاء اللوائح الحالية الخاصة بقسم الإعلانات لشركة Gibraltar LLC اعتبارًا من 07/01/2014.
الموافقة على اللوائح الخاصة بإدارة التسويق لشركة Gibraltar LLC وتنفيذها اعتبارًا من 07/01/2014 (الملحق 1).
رئيس قسم الموارد البشرية إيفانوفا ر. تعريف الموظفين بهذا الأمر مقابل التوقيع في موعد أقصاه 30/06/2014.
أحتفظ بالسيطرة على تنفيذ هذا الأمر.

المدير العام فلاديميروفب.أ. فلاديميروف

وفقا للفن. 50 قائمة الإدارة النموذجية الوثائق الأرشيفية، ولدت في عملية النشاط الوكالات الحكوميةالأعضاء الحكومة المحليةوالمنظمات، مع الإشارة إلى فترة التخزين، المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558، يتم تخزين الحكم الملغى في أرشيف المنظمة بشكل دائم.

اللائحة التنفيذية للأمانة العامة

وفي الختام، نعطي مثالاً على اللائحة التنفيذية لأمانة منظمة غير حكومية (المثال 5).

مثال 5

اللائحة التنفيذية للأمانة العامة

شركة ذات مسؤولية محدودة "بيريكرستوك"
(بيريكرستوك ذ م م)

موضع
عن الأمانة

14/07/2014 رقم 7/25-جنس

موسكو

1. أحكام عامة

1.1. السكرتارية هي وحدة هيكلية لشركة ذات مسؤولية محدودة "Perekrestok" (فيما يلي - المنظمة).

1.2. ويتم إنشاء الأمانة وإعادة تنظيمها وتصفيتها بقرار المدير العاميتم إضفاء الطابع الرسمي على المنظمات حسب ترتيب أنشطتها الرئيسية.

1.3. ويدير الأمانة رئيس الأمانة.

1.4. يتبع رئيس الأمانة مدير عام المنظمة مباشرة، ويتم تعيينه وعزله بأمر منه.

1.5. وتسترشد الأمانة في أنشطتها بما يلي:

1.5.1. التشريعات في مجال المعلومات والتوثيق.

1.5.2. الإجراءات التنظيمية لرئيس وحكومة الاتحاد الروسي وGosstandart من روسيا وRosarkhiv بشأن قضايا دعم التوثيق لإدارة وتخزين الوثائق.

1.5.3. ميثاق المنظمة.

1.5.4. بأوامر وتعليمات مدير عام المنظمة.

1.5.5. تعليمات العمل المكتبي للمنظمة.

1.5.6. آحرون أنظمةو الوثائق المنهجيةبشأن تنظيم التوثيق والدعم التنظيمي والمعلوماتي والمرجعي للإدارة.

1.5.7. بهذه اللائحة.

2. هيكل الأمانة

2.1. تشمل الأمانة:

2.1.1. مساعد المدير العام .

2.1.2. سكرتير نائب المدير العام.

2.1.3. سكرتير رئيس المهندسين .

2.1.4. مدير مكتب.

2.1.5. ساعي.

2.2. يتم تحديد مسؤوليات موظفي الأمانة من خلال التوصيف الوظيفي.

3. المهام الرئيسية للأمانة

3.1. المهام الرئيسية للأمانة هي:

3.1.1. دعم التوثيقعمل إدارة المنظمة: المدير العام، نائبه، كبير المهندسين (يشار إليه فيما بعد بالإدارة)، وكذلك الهيئة الجماعية للمنظمة - اجتماع المؤسسين.

3.1.2. الدعم التنظيمي لعمل إدارة المنظمة.

3.1.3. دعم المراجع والمعلومات لعمل إدارة المنظمة.

4. وظائف الأمانة

4.1. تتولى الأمانة المهام التالية:

4.1.1. العمليات الواردة والصادرة و الوثائق الداخليةالمنظمات.

4.1.2. استقبال وإرسال وتسجيل الفاكسات والرسائل الهاتفية والبرقيات والرسائل الإلكترونية التي تستقبلها إدارة المنظمة وترسلها نيابة عنها.

4.1.3. قبول ومراجعة وتقديم المستندات التي تتلقاها إدارة المنظمة للنظر فيها.

4.1.4. مراقبة صحة تنفيذ المستندات المقدمة للتوقيع لإدارة المنظمة.

4.1.5. يقوم نيابة عن إدارة المنظمة بإعداد مسودات الأوامر الفردية والتعليمات والرسائل الرسمية والشهادات وغيرها من الوثائق، وتنسيقها مع رؤساء الأقسام الهيكلية وغيرهم من المسؤولين والمتخصصين.

4.1.6. يقوم بتحرير المستندات نيابة عن الإدارة.

4.1.7. يوفر الطباعة والمسح الضوئي والاستنساخ الفوري للوثائق المستخدمة في أنشطة إدارة المنظمة.

4.1.8. يضمن المحاسبة والتسجيل في الوقت المناسب للوثائق وسلامتها.

4.1.9. ينظم تدفق المستندات الرشيد والتحكم في حركة المستندات في المنظمة.

4.1.10. يراقب صحة الأعمال الورقية ويقدم المساعدة المنهجية والتنظيمية لموظفي المنظمة في إعداد الوثائق.

4.1.11. يضمن تكوين ملفات الأمانة وفقًا للتسمية المعتمدة للملفات وتخزينها ونقل الحالات في الوقت المناسب إلى تخزين الأرشيفوتخصيص إتلاف الملفات والمستندات التي انتهت فترات تخزينها.

4.1.12. ينظم التخطيط ليوم العمل لإدارة المنظمة.

4.1.13. توفير الخدمة الهاتفية لإدارة وموظفي المنظمة.

4.1.14. - وضع مشروعات خطط العمل لاجتماع مؤسسي المنظمة.

4.1.15. يقوم بإعداد المواد اللازمة لاجتماعات اجتماع مؤسسي المنظمة، ويضمن توزيعها في الوقت المناسب على المنظمات والأفراد المهتمين.

4.1.16. يوفر معلومات في الوقت المناسب عن اجتماعات اجتماع مؤسسي المنظمة.

4.1.17. يقوم بإعداد وتنظيم الاجتماعات والاجتماعات التشغيلية مع إدارة المنظمة.

4.1.18. - القيام بالدعم اللوجستي للاجتماعات والمؤتمرات التي تعقدها إدارة المنظمة.

4.1.20. مراقبة تنفيذ قرارات اجتماع مؤسسي المنظمة.

4.1.21. تنظيم استقبال الزوار من قبل إدارة وموظفي المنظمة.

5. حقوق الأمانة

5.1. يحق لرئيس الأمانة:

5.1.1. المشاركة في بالطريقة المقررةفي تعيين وفصل موظفي السكرتارية.

5.1.2. بالاتفاق مع إدارة المنظمة، القيام باختيار وتعيين ونقل موظفي الأمانة.

5.1.3. توزيع العمل بين موظفي الأمانة.

5.1.4. تمثيل موظفي الأمانة في ترقيتهم، وكذلك تقديم المقترحات لمحاكمتهم تأديبياً.

5.1.5. تقديم مقترحات لتغيير هيكل الأمانة وموظفيها.

5.1.6. تقديم المقترحات لإدارة المنظمة لتحسين عمل الأمانة.

5.1.7. إجراء المراسلات المتعلقة بأنشطة الأمانة.

5.2. يحق لموظفي السكرتارية:

5.2.1. تلقي، بالطريقة المقررة، المعلومات اللازمة للعمل من الأقسام الهيكلية الأخرى في المنظمة.

5.2.2. إلزام رؤساء الأقسام الهيكلية والعاملين في المنظمة بتقديم المستندات والمعلومات في الوقت المناسب إلى إدارة المنظمة.

5.2.3. نيابة عن إدارة المنظمة، قم بإشراك موظفي الأقسام الهيكلية الأخرى لإعداد مسودات الأوامر والتعليمات والوثائق الأخرى.

5.2.4. إعادة مسودات المستندات التي أعدوها بالمخالفة للمعايير والقواعد الحالية لمراجعتها إلى موظفي المنظمة.

5.2.5. تقديم المقترحات لتحسين عمل الأمانة.

6. علاقات واتصالات الأمانة مع الأقسام الهيكلية الأخرى للمنظمة

6.1. تقدم الأمانة لإدارة المنظمة:

6.1.1. تم استلام المراسلات للنظر فيها.

6.1.2. مشاريع الوثائق للنظر فيها والتوقيع عليها.

6.1.3. المذكرات الداخلية والمقترحات والشهادات والمعلومات وغيرها من المواد من الأقسام الهيكلية والمسؤولين في المنظمة للنظر فيها.

6.2. تتسلم الأمانة من إدارة المنظمة:

6.2.1. المستندات الواردة من المنظمات الأخرى بقرار من الإدارة.

6.2.2. العروض، مذكراتشهادات من الوحدات الهيكلية للمنظمة بقرار من الإدارة.

6.2.3. الأوامر الموقعة والتعليمات والبروتوكولات والرسائل والمستندات الأخرى.

6.2.4. الوثائق التنظيمية المعتمدة.

6.2.5. خطط العمل المعتمدة للوحدات الهيكلية والهيئة الجماعية للمنظمة.

6.3. ترسل الأمانة إلى الأقسام الهيكلية للمنظمة:

6.3.1. نسخ من الأوامر (مستخرجات من الأوامر) للتنفيذ.

6.3.2. نسخ من محاضر (مستخرجات من محاضر) اجتماعات اجتماع مؤسسي المنظمة للتنفيذ.

6.4. تتلقى الأمانة من الأقسام الهيكلية للمنظمة:

6.4.1. مشاريع الرسائل الرسمية.

6.4.2. مشروع الأوامر واللوائح.

6.4.3. المعلومات والمواد المرجعية.

6.5. ترسل الأمانة إلى المنظمات الأخرى رسائل تجارية، مواد إعلامية.

6.6. تتلقى الأمانة رسائل عمل ومواد إعلامية من منظمات أخرى.

7. مسؤولية الأمانة

7.1. موظفو الأمانة مسؤولون عن:

7.1.1. لعدم الإمتثال أو تنفيذ غير لائقالمهام الموكلة إليهم من خلال التوصيف الوظيفي؛

7.1.2. عدم الامتثال أو انتهاك متطلبات وقواعد التشريعات الحالية أثناء إعداد وتنفيذ الوثائق؛

7.1.3. موثوقية الإبلاغ عن البيانات والمعلومات والمواد الأخرى التي يتم إعدادها في الأمانة وتقديمها إلى إدارة المنظمة و/أو إدارة الشعب الهيكلية للمنظمة؛

7.1.4. فقدان وتلف الملفات والمستندات؛

7.1.5. عدم الالتزام بشروط تخزين الملفات والمستندات؛

7.1.6. فقدان وتلف الأختام والطوابع.

7.2. يتولى رئيس الأمانة ما يلي:

7.2.1. بسبب الفشل في الأداء أو الأداء غير السليم للمهام والواجبات الموكلة إليه؛

7.2.2. التنسيب الرشيد للعاملين في الأمانة وتنظيم عملهم؛

7.2.3. تنظيم تدريب متقدم في مجال الأعمال لموظفي الأمانة؛

7.2.4. حالة الانضباط العمالي في الأمانة؛

7.2.5. الالتزام بلوائح العمل الداخلية ولوائح حماية العمال والسلامة من قبل موظفي الأمانة.