إصدار الأمر بأثر رجعي. كيفية إصدار الأوامر بأثر رجعي؟ أمر منح الإجازة

الجواب على السؤال:

تنفيذ الأوامر بأثر رجعي غير صحيح. ومع ذلك، اعتمادًا على خطأ صاحب العمل والظروف التي لم يصدر فيها الأمر في الوقت المناسب، قد يتم استبعاد مسؤولية صاحب العمل.

لا تفوت: المادة الرئيسية لهذا الشهر من كبار المتخصصين في وزارة العمل وروسترود

موسوعة أوامر الموظفين من نظام شؤون الموظفين.

قد يتم التعرف على تنفيذ المستندات بأثر رجعي على أنه تزوير للمستندات ( انظر المرفق للإجابة أدناه). لتزوير المحاسبة والوثائق المحاسبية الأخرى التي تعكس النشاط الاقتصاديالمنظمة إذا ارتكبت هذه الأفعال مع وجود علامات الإفلاس والإدارية و المسؤولية الجنائية ( فن. 14.13 قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي, , فن. 195 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي). لكن هذه حالات استثنائية تتعلق بإعداد وثائق الموظفين بأثر رجعي - فهي تتعلق فقط بالانتهاكات في دفع مدفوعات إنهاء الخدمة (التعويضات) عند إقالة كبار المديرين بموجب اتفاقيات إنهاء عقد العمل ( فن. 178، , فن. 307، قانون العمل في الاتحاد الروسي،).

➤ اقرأ أيضًا عنه التوظيف بأثر رجعي

لا توجد مسؤولية عن إعداد وثائق الموظفين بأثر رجعي. ومع ذلك، يمكن الطعن في هذه الوثائق أثناء أي تفتيش وفي المحكمة وإعلان بطلانها. على سبيل المثال، إذا تبين أثناء التدقيق الضريبي أن وثائق الموظفين المتعلقة بمحاسبة العمل والدفع تم توقيعها بأثر رجعي وحتى تحتوي على توقيع مزيف، فإن المفتشين ببساطة لا يتعرفون على تكاليف العمالة المشار إليها فيها لغرض حساب ضريبة الدخل. منذ وفقا للفن. 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، يجب توثيق جميع النفقات وفقًا لمتطلبات تشريعات الاتحاد الروسي.

وتجدر الإشارة أيضًا إلى أنه في بعض الحالات، لا تتاح لصاحب العمل فعليًا الفرصة لإعداد الوثيقة ذات الصلة قبل وقوع الحدث ذي الصلة. على سبيل المثال، إذا تبرع الموظف بالدم، فقد أبلغ عنه في اليوم التالي. وفي هذه الحالة لا يوجد خطأ على صاحب العمل، وبالتالي لا يوجد سبب لمحاسبته ().

بالإضافة إلى ذلك، إذا لم يتم انتهاك حقوق الموظف، فيمكن اعتبار الجريمة غير مهمة، والتي قد تصبح أيضًا أساسًا لاستبعاد مسؤولية صاحب العمل ().

التفاصيل في مواد نظام شؤون الموظفين:

1. يضعط:مجلة “دليل الموارد البشرية” العدد 4 إبريل 2016

إدارة سجلات الموارد البشرية

التأريخ العكسي: دروس حسابية

إي.في. أورلوفا، مديرة إدارة التدقيق الداخلي في شركة Komo LLC

لقد مرت جميع المواعيد النهائية أول من أمس، لكن الأمر لم يتم إعداده. هل هذا الوضع مألوف؟ ربما لا توجد شركة لم يتم فيها إعداد المستندات مرة واحدة على الأقل بأثر رجعي. حسنًا، كيف يمكن أن يكون الأمر خلاف ذلك، إذا كان غياب هذه الورقة أو تلك محفوفًا بالمشاكل - الكبيرة والصغيرة.

للأسف، نادرا ما نعتقد أن التزوير، كقاعدة عامة، يؤدي إلى عواقب أكثر خطورة.

ومع ذلك، هناك حالات لا يكون فيها إعداد مستند بعد وقوعه مقبولاً فحسب، بل هو الخيار الصحيح الوحيد أيضًا.

مارك يعود تاريخه إلى الوراء- قم بتأريخ الوثيقة بالتاريخ الماضي حتى تدخل حيز التنفيذ القوة القانونيةليس في وقت الإعداد، ولكن من تاريخ سابق، أي تأريخ المستند إلى تاريخ سابق لتاريخ الإعداد الفعلي للمستند.

تشريعات العمل تتطلب التسجيل كمية كبيرةالوثائق التي تعكس أكثر من غيرها جوانب مختلفة علاقات العمل. وقد يتم طلب أي منهم، في حالة إجراء التفتيش، من قبل مفتشي الجهاز الهضمي، مكتب الضرائب, الهيئات الإقليمية FSS للاتحاد الروسي وصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي، وتستخدم أيضًا عند النظر في النزاعات في المحكمة.

هناك العديد من الأسباب التي تجعل المستندات قديمة. لم تتم معالجة بعضها في الوقت المحدد بسبب نقص المعلومات الضروريةوالبعض الآخر فقد أو تضرر، والبعض الآخر لم يرى أنه من الضروري استخدامه في الشركة على الإطلاق. وأخيرا، في عدد من الحالات، يحاولون بهذه الطريقة التهرب من المسؤولية. لكن في بعض الأحيان، لا يشكل إعداد المستندات المفقودة من جديد أو المستندات الجديدة بأثر رجعي تزويرًا.

هل الوثائق حقيقية أم لا؟

التفاصيل الإلزامية للوثيقة المحاسبية الأولية:

اسم؛

تاريخ التجميع؛

اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بتجميع الوثيقة؛

قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لحقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية، مع الإشارة إلى وحدات القياس؛

اسم منصب الشخص (الأشخاص) الذي أكمل المعاملة والتشغيل والمسؤول (المسؤول) عن صحة تنفيذها، أو اسم منصب الشخص (الأشخاص) المسؤول عن دقة تنفيذها الحدث؛

توقيعات الأشخاص مع الإشارة إلى أسمائهم الأخيرة والأحرف الأولى من أسمائهم أو أي تفاصيل أخرى ضرورية للتعرف على هؤلاء الأشخاص.

أثناء عمليات التفتيش المختلفة وفي المحكمة، يقدم العديد من أصحاب العمل وثائق قديمة. إذا تقرر أن التاريخ الموجود على الوثيقة لا يتوافق مع وقت التسجيل، فيمكن اعتبارها غير موثوقة والأدلة غير مقبولة.

لكن طريقة التسجيل هذه ليست دائمًا غير قانونية أو خاطئة أو تشير إلى تزوير مستند معين.

من الضروري التمييز بين المستندات الأصلية والمزيفة والمزيفة.

أصيلهي وثيقة ومعلومات عن المؤلف ووقت ومكان إنشائها، الواردة في الوثيقة نفسها أو المحددة بطريقة أخرى، تؤكد صحة أصلها (الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات إعداد الوثائق. توصيات منهجيةبشأن التنفيذ، تمت الموافقة عليه. روسارخيف - ). محتويات الوثيقة الأصلية صحيحة وتم إعداد الوثيقة نفسها بشكل صحيح. رسمي.

مزيفتسمى الوثيقة المزورة بالكامل أو الوثيقة الأصلية التي تحتوي على تفاصيل مزورة جزئيًا (من الواضح معلومات كاذبةأو التصحيحات أو التوقيعات المزورة أو تفاصيل المستند الأخرى).

مزورةهي وثيقة تحتوي على معلومات مشوهة عمدا حول حقائق معينة. يمكن أن يتم تشويه المعلومات عن طريق:

• تزوير توقيع مقدم الطلب والأشخاص الآخرين، ونقش الشهادة (توقيع وختم) كاتب العدل؛
• إجراء تصحيحات على نص المستند من خلال المحو والإضافة وإعادة الطبع وما إلى ذلك، بما في ذلك استخدام أنواع مختلفة من الوسائل التقنية.

يمكن أن يكون تزوير المستند إما جزئيًا (إجراء تغييرات من خلال عمليات المسح والإضافة وإعادة الطباعة وما إلى ذلك على المستند الأصلي) أو كاملًا (إنشاء مستند مزيف تمامًا) ().

وبالتالي، تعتبر المستندات المزيفة تمامًا والمستندات الحقيقية التي يوجد بها أي تغييرات تشوه محتواها مزيفة.

إن تنفيذ مستند بأثر رجعي، بالإضافة إلى تفاصيل "تاريخ المستند" غير الموثوقة، قد يحتوي أيضًا على تفاصيل "توقيع" غير موثوقة. على سبيل المثال، إذا كان الموظف الذي كان مخولا بالتوقيع على مثل هذه المستندات في الماضي لم يعد يعمل في المؤسسة وكان توقيعه مزورًا.

لا تفقد البصر

يجب أن تستوفي وثائق الموظفين المتطلبات الوطنية لإعداد الوثائق، ولا سيما المتطلبات:

• « معيار الدولةالترددات اللاسلكية. أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحدالوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات إعداد الوثائق" (تمت الموافقة عليها)؛
• نظام الدولة دعم التوثيقإدارة. الأحكام الأساسية. المتطلبات العامةلخدمات دعم الوثائق والوثائق (وافق عليها مجلس إدارة الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 27 أبريل 1988).

معظم مستندات الموظفين هي في نفس الوقت مستندات محاسبية أساسية لتسجيل العمل ودفعه، لذا يجب أن تحتوي على سبعة تفاصيل إلزامية، التي أنشأها الفن. 9 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة" (المشار إليه فيما بعد بالقانون رقم 402-FZ).

بناءً على المتطلبات العامة، يجب أن تحتوي أي وثيقة على معلومات موثوقة تسمح بالتعرف على الشخص الذي قام بالتوقيع عليها ().

هل تزوير الوثيقة يعاقب عليه القانون؟

يوفر تزوير المستندات المسؤولية الإدارية () والجنائية (). يتم تحديد كلا النوعين من المسؤولية عن تزوير تلك المستندات التي تحدد هوية الشخص أو تؤكد الحقوق (معفاة من الرسوم) فقط، وكذلك عن تزوير الطوابع أو الأختام أو النماذج واستخدامها.

مثال

في حالة اكتشاف دفتر عمل مزيف أثناء توظيف الموظف، يلتزم صاحب العمل بإخطار سلطات الشؤون الداخلية بذلك لاتخاذ الإجراء المناسب، حيث أن تزوير المستندات جريمة.

ولكن إذا كان الموظف هو المسؤول عن إصدار نسخة مزيفة كتاب العمللا (مثلاً تم إصدار استمارة مزورة من صاحب العمل الأول، ولكن الإدخالات الموجودة في الوثيقة صحيحة)، فلن يتم محاسبته.

لتزوير المحاسبة والمستندات المحاسبية الأخرى التي تعكس الأنشطة الاقتصادية للمنظمة، إذا تم ارتكاب هذه الإجراءات في ظل وجود علامات الإفلاس، يتم توفير المسؤولية الإدارية والجنائية (المادة 14.13 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي، المادة 195 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي). لكن هذه حالات استثنائية تتعلق بإعداد وثائق الموظفين بأثر رجعي - فهي تتعلق فقط بالانتهاكات في دفع مدفوعات إنهاء الخدمة (التعويضات) عند إقالة كبار المديرين بموجب اتفاقيات إنهاء عقد العمل (المادة 178، المادة 307 من قانون العمل في الدولة). الاتحاد الروسي،).

لا تفقد البصر

لا توجد مسؤولية عن إعداد وثائق الموظفين بأثر رجعي. ومع ذلك، يمكن الطعن في هذه الوثائق أثناء أي عملية تدقيق وفي المحكمة.

مثال

إذا تبين أثناء التدقيق الضريبي أن وثائق الموظفين المتعلقة بمحاسبة العمل والدفع تم توقيعها بأثر رجعي، وحتى تحتوي على توقيع مزيف، فإن المفتشين ببساطة لا يتعرفون على تكاليف العمالة المشار إليها فيها لغرض حساب ضريبة الدخل. بعد كل شيء، وفقا للفن. 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، يجب توثيق جميع النفقات وفقًا لمتطلبات تشريعات الاتحاد الروسي. بطبيعة الحال، ستكون هناك حاجة إلى الفحص، لكن العواقب ستؤثر فقط على التغيير القاعدة الضريبيةعلى ضريبة الدخل.

للتعرف على المستندات التي تم إعدادها في تاريخ غير التاريخ المشار إليه فيها، يتم تحديد صحتها من خلال:

• خبرة التنفيذ الرقابة الضريبية، بما في ذلك أثناء الرحلات الميدانية عمليات التدقيق الضريبي(البند 1 المادة 31، البند 9 المادة 89، المادة 96 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، والملحق رقم 21 إلى). كقاعدة عامة، تقوم مصلحة الضرائب بإجراء فحص لتحديد صحة الوثيقة ككل أو تفاصيلها المحددة؛
• فحص الطب الشرعي ().

الآن دعونا ننظر أمثلة محددةتسجيل المستندات في تاريخ خاطئ.

خلفية

إذا تم تعيينه قبل 6 أكتوبر 1992 عقد العملكان في شكل شفهي. الحقيقة هي أنه خلال فترة الصلاحية تمت الموافقة عليها. المحكمة العليا لجمهورية روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية 09.12.1971 (المشار إليها فيما يلي باسم قانون العمل في الاتحاد الروسي 1971) ، تم التوظيف على أساس طلب التوظيف مع صدور أمر لاحق - دون التوصل إلى نتيجة في الكتابةعقد العمل مع الموظف. لم يكن التسجيل الكتابي لعلاقات العمل إلزاميًا ولم يتم تنفيذه إلا بناءً على طلب الموظف.

اعتبارًا من 10/06/1992 في الجزء الأول من الفن. 18 من قانون العمل في الاتحاد الروسي لعام 1971، تم إجراء تعديلات، بموجبها أصبح تنفيذ الاتفاقية كتابيًا إلزاميًا (البند 15 من المادة 1 من القانون رقم 3543-1 المؤرخ 25 سبتمبر 1992، لم يعد في القوة في 1 فبراير 2002).

عقد العمل

5 وظائف لعقد العمل

أساس ظهور علاقات العمل.

تهيئة ظروف العمل.

التأكد من فترات العمل المتضمنة في مدة التأمين لحساب مستحقات التأمين الاجتماعي.

التأكد من فترات العمل المتضمنة في فترة التأمين لإنشاء معاشات التأمين.

تأكيد تكاليف العمالة لأغراض ضريبة الدخل.

بواسطة القاعدة العامةتنشأ علاقات العمل على أساس عقد عمل مبرم كتابيًا ويدخل حيز التنفيذ من تاريخ توقيعه من قبل الطرفين (المادة 16، المادة 61، المادة 67 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

لا تفقد البصر

يلتزم صاحب العمل بإعداد عقد عمل كتابيًا خلال ثلاثة أيام عمل من تاريخ السماح للموظف فعليًا بالعمل (). يعد عدم وجود عقد عمل مبرم بعد انتهاء الفترة المحددة انتهاكًا لتشريعات العمل، حيث يتم توفير المسؤولية عنه بموجب المادة. 5.27 قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي.

سُمح للموظف فعليًا بالعمل في 4 أبريل. تم إعداد عقد العمل المكتوب في 7 أبريل.
في العقد (الملحق 1 ) يشار إلى التواريخ التالية:
4 أبريل هو تاريخ بدء العمل، وهو تاريخ دخول العقد حيز التنفيذ.

سُمح للموظف فعليًا بالعمل في 4 أبريل. تم إعداد عقد العمل المكتوب في 7 أبريل.
ويحدد العقد التواريخ التالية:
4 أبريل - تاريخ الإنشاء، تاريخ توقيع الطرفين على الاتفاقية، تاريخ تسجيلها، تاريخ بدء العمل، تاريخ دخول الاتفاقية حيز التنفيذ.

الوضع 2.لسبب ما، لم يتم إبرام عقد العمل كتابيًا، ولا يوجد سوى أمر للتوظيف.

يجب صياغة الاتفاقية كتابيًا وفقًا لمتطلبات قانون العمل في الاتحاد الروسي.

ويجب أن تتضمن ظروف العمل الفعلية السارية في التاريخ الحالي للضمان وتعويض العمال ( الراتب الرسمي، المدفوعات الإضافية، البدلات، ساعات العمل، الخ). سيكون تاريخ تنفيذ العقد هو التاريخ الحالي، وسيكون تاريخ التعيين (تاريخ بدء العمل) هو اليوم الفعلي لبدء العمل.

بدأ الموظف العمل فعليًا بناءً على أمر التوظيف في 11 يناير (الملحق 2 ) . تم إعداد عقد العمل المكتوب في 7 أبريل. يحدد العقد التواريخ التالية (الملحق 3 ) :
7 أبريل - تاريخ الإنشاء وتاريخ توقيع الاتفاقية من قبل الأطراف وتاريخ التسجيل؛
11 يناير هو تاريخ بدء العمل، وهو تاريخ دخول العقد حيز التنفيذ.

ويجب أن يتم الأمر نفسه في الحالة التي لم يتم فيها إعداد عقد عمل مكتوب مع الموظف الذي تم تعيينه قبل 10/06/1992 وما زال يعمل في الشركة.

الوضع 3.علاقة العمل مع الموظف ليست رسمية (لا يوجد عقد عمل، ولا أمر عمل)، فقد حصل على راتب "في مظروف"، والذي لم يدفع منه صاحب العمل ضريبة الدخل الشخصية واشتراكات التأمين.

ما عليك سوى إعداد عقد عمل في التاريخ الحالي. سيكون تاريخ التوظيف (تاريخ البدء) هو التاريخ الحالي أيضًا.

ينص البند الفرعي 4 من البند 5 من المعايير المتاحة للجمهور للتقييم الذاتي للمخاطر لدافعي الضرائب، والتي تستخدمها السلطات الضريبية في عملية اختيار الأشياء لإجراء عمليات التدقيق الضريبي في الموقع (معتمد)، على أنه عند اختيار الأشياء لإجراء عمليات التدقيق الضريبي في الموقع التدقيق الضريبي، تأخذ مصلحة الضرائب في الاعتبار المعلومات الواردة أثناء شكاوى المراجعة والبيانات حول دفع دافعي الضرائب للأجور غير المحسوبة ("في المظاريف")، وعدم التسجيل (التسجيل في انتهاك للإجراءات المعمول بها) لعلاقات العمل وغيرها معلومات مماثلة (). بالإضافة إلى ذلك، ستستلزم هذه الإشارة استدعاء لجنة تقنين القاعدة الضريبية التي تم إنشاؤها بموجب مصلحة الضرائب ().

لا تفقد البصر

لا يجوز تحت أي ظرف من الظروف صياغة عقد العمل بأثر رجعي.

ملحوظة

يضمن الشخص المسؤول عن تسجيل واقع الحياة الاقتصادية نقل المستندات المحاسبية الأولية في الوقت المناسب لتسجيل البيانات الواردة فيها في السجلات محاسبة، فضلا عن موثوقية هذه البيانات.

في الوقت نفسه، فإن الشخص المكلف بالمحاسبة والشخص الذي تم إبرام اتفاق معه لتقديم الخدمات المحاسبية ليسا مسؤولين عن امتثال المستندات المحاسبية الأولية التي جمعها أشخاص آخرون بالحقائق المكتملة للحياة الاقتصادية (). لعدم الإمتثال أوالتنفيذ غير السليم الموظف بسبب خطأه في واجبات العمل الموكلة إليه (من حيث الوقت المناسبالوثائق حقائق الحياة الاقتصادية، امتثال المستندات المحاسبية الأولية التي جمعها مع حقائق الحياة الاقتصادية المكتملة) يمكن تطبيقها على الموظفالإجراء التأديبي على العمومبالطريقة المقررة

(المادة قانون العمل في الاتحاد الروسي).

إذا كان الموظف معنياً بتوثيق واقعة من حقائق الحياة الاقتصادية غير موثقة اعتباراً من التاريخ الحالي، فمن أجل تقييم مشروعية الوثيقة بأثر رجعي، يجب عليه أن يأخذ في الاعتبار: متطلبات التوقيت (انعكاس الحقائق في الوقت المناسبالنشاط الاقتصادي البيانات المالية(PBU 1/2008 " السياسة المحاسبيةالمنظمات "، تمت الموافقة عليها. );

مبادئ الموثوقية والموضوعية والتقدير المهني والحذر وغيرها من المبادئ المعترف بها المبادئ الأساسيةمما يسمح بإجراء تقييم نوعي للعمليات وعكسها في التقارير.

كتاب العمل

وعلى الرغم من الحديث المستمر عن إلغاء كتب العمل، إلا أن هذه الوثيقة لا تزال واحدة من أهم الكتب المؤكدة نشاط العملوخبرة الموظف.

يحتفظ صاحب العمل بدفاتر العمل لكل موظف عمل لديه لمدة تزيد عن خمسة أيام، وذلك في حالة ما إذا كان العمل في هذه المؤسسة هو العمل الرئيسي للموظف ().

يجب إجراء الإدخالات اللازمة في كتاب العمل في الوقت المناسب.

على وجه الخصوص، يتم نقل جميع السجلات المتعلقة بالعمل المنجز إلى أخرى وظيفة دائمة، يتم إدخال المؤهلات والفصل وكذلك الجوائز المقدمة من صاحب العمل في دفتر العمل على أساس الأمر ذي الصلة في موعد لا يتجاوز أسبوع، وفي حالة الفصل - في يوم الفصل ويجب أن تتوافق تمامًا مع نص الأمر (التعليمات) (قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها، وإنتاج نماذج كتب العمل وتوفيرها لأصحاب العمل، تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "في دفاتر العمل" ").

لا تفقد البصر

لا يمكن إصدار كتاب العمل بأثر رجعي. يتم استلام نماذج العمل وفقا ل قواعد خاصةوالتاريخ الحالي فقط. يتم تسجيل الوثائق الصادرة في خاص نموذج المحاسبة. لذلك، فإن تسجيل كتاب عمل جديد واستعادته (تسجيل نسخة مكررة) ممكنان فقط اليوم، حتى لو تم انتهاك المواعيد النهائية للتسجيل وإصدار الوثيقة.

تم إبرام عقد العمل مع الموظف في 14 مارس. في مثل هذا اليوم تم توقيع عقد العمل وإصدار أمر التوظيف وبدأ الموظف العمل فعلياً. هذا هو مكان عمله الأول، لذلك كان على المختص المسؤول عن تجهيز دفاتر العمل إصدار كتاب عمل خلال أسبوع بعد تعيين الموظف.
تم إصدار كتاب العمل فقط في 11 أبريل. وفي الوقت نفسه، يشار إلى تاريخ تسجيله على صفحة العنوان - 11 أبريل (الملحق 4 ) . يشير محتوى كتاب العمل إلى تاريخ بدء العمل - 14 مارس.

جدول التوظيف

يتم استخدام جدول التوظيف لإضفاء الطابع الرسمي على الهيكل، طاقم عملوحجم المنظمة وفقا لميثاقها (لوائحها). تحتوي الوثيقة على قائمة الوحدات الهيكلية وأسماء المناصب والتخصصات والمهن مع الإشارة إلى المؤهلات ومعلومات عن عدد وحدات الموظفين.

تتم الموافقة على جدول التوظيف، كقاعدة عامة، بأمر من رئيس المنظمة أو مسؤول آخر معتمد. يجب أن يكون تاريخ سريان هذه الوثيقة هو نفس تاريخ الأمر المقابل أو يسبقه.

وينبغي إيلاء اهتمام خاص للمواعيد المحددة عند تخفيض الموظفين: في حالة وجود تناقض بين تواريخ الفصل ودخول نظام جديد حيز التنفيذ جدول التوظيف(خاصة إذا تم إعداد الوثيقة بأثر رجعي)، فقد تتوصل المحكمة أو السلطة الإشرافية إلى أنه في يوم الفصل لم تكن هناك أسباب لإنهاء العلاقة وإعادة الموظف إلى منصبه.

مثال

خلال عملية تفتيش لمفتشية العمل الحكومية في جمهورية كاريليا، كشفت المنظمة عن انتهاك صاحب العمل للمادة. ، قانون العمل في الاتحاد الروسي.

في 10 فبراير 2012، أصدر صاحب العمل أمرًا بتخفيض عدد الموظفين. وأكد في الأمر أنه اعتبارًا من 12 أبريل 2012، سيتم استبعاد مناصب بعض الموظفين من جدول التوظيف. وبتاريخ 2012/10/02 تمت الموافقة على جدول التوظيف للفترة من 2012/12/04 إلى 2012/12/31 والذي لم يشمل هذه الوظائف.

تم إعطاء الموظفين إشعارات بتخفيض مناصبهم وتم فصلهم قبل دخول جدول التوظيف الجديد حيز التنفيذ.

لا يمكن الموافقة على جدول الإجازات بأثر رجعي.

إذا لم توافق على جدول الإجازة في الوقت المحدد لسبب ما، فيجب أن تشير إلى التاريخ الفعلي للإنشاء والموافقة على المستند. مثل هذا التأخير بالطبع يعد في حد ذاته انتهاكًا لقوانين العمل، ولكنه ليس بخطورة محاولة إخفاءه أو عدم وجود جدول زمني على الإطلاق.

إشعار بموعد بدء الإجازة

يجب إخطار الموظف بالتوقيع على وقت بدء الإجازة في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بدايتها (). ومع ذلك، في الممارسة العملية، غالبا ما يتم إبلاغ الموظفين بالحاجة إلى الذهاب في إجازة في وقت لاحق من هذه الفترة.

وفي هذه الحالة، لا يتعين على الموظف التوقيع على الإشعار بأثر رجعي. ما يجب فعله في مثل هذه الحالة موصوف بالتفصيل في الفن. 124 من قانون العمل في الاتحاد الروسي: إذا تم تحذير الموظف بشأن وقت بدء الإجازة بعد أكثر من أسبوعين من بدايتها، فإن صاحب العمل، بناءً على طلبه المكتوب، ملزم بتأجيل الإجازة إلى تاريخ آخر متفق عليه الموظف. وبالطبع إذا لم يعترض الموظف على استخدام الإجازة في المواعيد المحددة في الإشعار، فإنه يطلع على هذه الوثيقة عند التوقيع، ولا عواقب سلبيةلا يحدث لأحد.

أوامر للموظفين

لا يتم تنظيم إجراءات تسجيل الطلبات للموظفين. ويمكن لصاحب العمل تأسيسها بشكل مستقل بموجب قانون تنظيمي محلي (على سبيل المثال، في تعليمات إدارة سجلات الموظفين) أو أمر للنشاط الرئيسي.

عادةً ما يتم تعيين أرقام تسلسلية للطلبات خلال سنة تقويمية. يجب تسجيل أوامر الأنشطة الرئيسية والموظفين بشكل منفصل.

مثال

إذا اعتمدت المنظمة الترقيم الرقمي المستمر العام، فإن وجود أمر برقم الفهرس 25a-k بين الطلبات ذات الفهرس رقم 25-k ورقم 26-k قد يدفع المفتشين إلى الاعتقاد بأن الوثيقة تم إعدادها بأثر رجعي. ومن ثم قد تنشأ نزاعات أثناء التحقق.

كثيرا ما تستخدم في تدفق وثائق الموظفين شكل مجلةتسجيل. تسجيل أمر للموظفين هو أدلة إضافيةحقيقة وجودها. إذا كان لديك نظام تسجيل، فيمكنك أن تثبت للمفتش أنه تم إعداد مستند معين في الوقت المحدد. عادة ما يتم الاحتفاظ بالمجلة بشكل متسلسل من بداية العام، ومخيطة ومرقمة، لذلك من الصعب جدًا تزييفها بحيث تمر دون أن يلاحظها أحد.

أمر منح الإجازة

مهم

إصدار أمر الإجازة بأثر رجعي يعد مخالفة لقوانين العمل.

في بعض الأحيان تقوم الإدارة بتسهيل الموظف، ولظروف شخصية صعبة، توفر له جزءا من الإجازة السنوية مدفوعة الأجر خارج الجدول الزمني. وغالبا ما يتم ذلك بعد وقوعها.

التأريخ الخلفي أمر قانوني

وأخيرا، سنقدم مثالا عندما يكون تنفيذ وثائق الموظفين بعد وقوع الحدث هو الخيار القانوني الوحيد الممكن.

تنتهي علاقة العمل بين صاحب العمل والموظف في يوم وفاة الأخير ().

وفي هذه الحالة يشار إلى شهادة الوفاة وتفاصيلها الصادرة عن مكتب السجل المدني على النموذج المقرر، باعتبارها الوثيقة التي صدر الأمر على أساسها.

يمكن أن تصل المعلومات المتعلقة بوفاة الموظف إلى صاحب العمل من مصادر مختلفة؛ ويمكن أن يموت الموظف أثناء العمل. لكن إنهاء عقد العمل لا يمكن أن يتم إلا عندما يتم تقديم شهادة الوفاة لصاحب العمل. قبل استلام هذه الوثيقة، من المستحيل إنهاء عقد العمل مع المتوفى ().

ويشير الأمر المقابل إلى يوم وفاة الموظف باعتباره تاريخ إنهاء عقد العمل، وعادة ما يتزامن تاريخ إصدار الأمر مع اليوم الذي استلم فيه صاحب العمل الوثيقة (الملحق 5 ) .

عندما يتعلق الأمر بإنهاء عقد العمل لأسباب خارجة عن إرادة الأطراف وينص عليها قانون العمل في الاتحاد الروسي، غالبا ما يتلقى صاحب العمل المستندات التي على أساسها يتم تنفيذ الفصل في وقت لاحق من تاريخ الإنهاء من علاقة العمل. وهذه حالات قانونية تمامًا لإصدار أمر بعد تاريخ الفصل.

لذا، وثيقة الموظفينلم يصدر في الوقت المحدد. ما يجب القيام به؟ تحليل سبب حدوث ذلك وتقييم الوضع. إذا كانت الوثيقة إلزامية، فيجب إصدارها بالتاريخ الحالي حتى لا يشك الموظف أو سلطات التفتيش أو المحكمة في صحتها في المستقبل. وللأسف فإن مخالفة مواعيد التسجيل إذا كانت محددة في القانون هي في حد ذاتها مخالفة. لكن الإجراءات التي اتخذتها لتصحيح الخطأ قللت أو ألغت المسؤولية عن الانتهاك. لكن نشر الوثائق بأثر رجعي لا يؤدي إلا إلى تفاقم الوضع وقد يؤدي إلى زيادة العقوبات.

الموقف

أحضرت موظفة حامل شهادة عدم القدرة على العمل، تم فتحها منذ شهر. كيف نوفر لها إجازة أمومة؟

كقاعدة عامة، تُمنح إجازة الأمومة على أساس طلب وشهادة عدم القدرة على العمل (). لا تنص هذه القاعدة على إمكانية (والتزام) تقديم هذه الإجازة بمبادرة من صاحب العمل دون طلب مماثل من الموظف. إذا لم تعلن المرأة حقها في الإجازة المحددة، فلا يستطيع صاحب العمل ذلك من جانب واحدحل مسألة توفيرها.

يحق للموظفة الحامل:

• أو الحصول على إجازة أمومة والحصول على استحقاقات الأمومة مقابل الدخل على حساب صناديق التأمين الاجتماعي الإلزامي؛
• أو الاستمرار في العمل والحصول على أجر مقابل العمل وفقًا لعقد العمل.

أي أن الموظفة لا يمكنها الحصول على استحقاقات الأمومة عن الفترة التي عملت فيها، ولها الحق في الحصول على إجازة مناسبة.

إذا استمرت المرأة، التي لها الحق في الذهاب في إجازة أمومة على أساس شهادة العجز المؤقت عن العمل الصادرة بالطريقة المنصوص عليها، في العمل، يتم تخصيص استحقاقات الأمومة من تاريخ الانتهاء الفعلي من العمل (المغادرة الفعلية في إجازة ) وحتى تاريخ انتهاء هذه الإجازة (ضمناً) المحدد في شهادة العجز عن العمل.

وبذلك يكون تاريخ بدء إجازة الأمومة هو تاريخ تقديم طلب الإجازة المذكورة. وبالنسبة لأيام العمل، يُطلب منك تجميع الأجور، ولكن ليس استحقاقات الأمومة. ولا يمكن منح إجازة الأمومة بأثر رجعي.

أعتقد أن الإجابة واضحة لك: وفقًا لقواعد العمل المكتبي، وبشكل عام وفقًا لقواعد أنشطة الإدارة، لا يمكن القيام بذلك. في هذه الحالة، السؤال ليس حتى عن رقم تسجيل الطلب، ولكن عن تاريخه. كما تعلم، يجب أن يتوافق تاريخ الوثيقة مع تاريخ توقيعها أو تاريخ الحدث المسجل في الوثيقة (ينطبق هذا، على سبيل المثال، على محاضر الاجتماعات التي يجب أن يتوافق تاريخها مع تاريخ الحدث وليس تاريخ تحرير المحضر). تنطبق القاعدة الأولى على الطلبات: تاريخ الطلب هو تاريخ توقيعه.

إذا تم تسجيل الطلب كما ورد في سؤالك بتاريخ 03/04/2012 رقم 1/1 فهذا يعني أن الطلب ظهر فعلياً بعد الأمر بتاريخ 05/05/2012 رقم 2، لأنه لو لم يكن هذا إذن، كنت قد قمت بتسجيله بالرقم 3 بالتاريخ المقابل - 05/05/2012 أو بعد ذلك.

اقرأ أيضا عن سجلات المستنداتبمزيد من التفصيل.

بالطبع، هناك مواقف عندما ينسون لسبب ما أو ليس لديهم الوقت لإصدار أمر في الوقت المحدد، لذلك في الممارسة العملية هناك أوامر بأرقام مفصولة بكسر أو بحرف إضافي (على سبيل المثال، 12 أ)، ولكن هذا يشير دائمًا إلى أن التاريخ الفعلي للتحضير كان آخر. أعتقد أنه إن وجد محاكمة، والتي سيظهر خلالها مثل هذا الأمر، أي محكمة سوف تولي اهتماما لهذا.

GOST R ISO 15489-1-2007 "نظام معايير المعلومات والمكتبات والنشر. إدارة الوثائق. "المتطلبات العامة" تحدد متطلبات المستندات. وفقًا لهذا المعيار، يجب أن تكون الوثيقة أصلية وموثوقة وكاملة ومناسبة للاستخدام. وفقًا للمعيار: "تكون الوثيقة أصلية إذا:

أ) يتوافق مع القواعد المعمول بها؛

ب) تم إنشاؤها أو إرسالها من قبل شخص مرخص له بذلك؛

ج) تم إنشاؤه أو إرساله في الوقت المحدد في الوثيقة(التأكيد لي - V.Ya.).

لضمان صحة الوثائق، يجب على المنظمات تنفيذ وتوثيق السياسات و إجراءات الرقابة على الخلق(التأكيد - V.Ya.)، استلام ونقل وتخزين واختيار (سحب) المستندات وبالتالي التأكد من أن منشئي المستندات مخولون للقيام بذلك ويمكن تحديدهم، وأن المستندات محمية من الإضافة غير المصرح بها، الحذف والتعديل والاستخدام والإخفاء (التصنيف)...

الوثيقة الموثوقة هي الوثيقة التي يمكن اعتبار محتوياتها تمثيلاً كاملاً ودقيقًا للمعاملات أو الأنشطة أو الحقائق التي يتم التحقق منها والتي يمكن الاعتماد عليها في المعاملات اللاحقة أو الأنشطة اللاحقة. ينبغي إنشاء المستندات في أو بعد المعاملة أو الوضع الذي تتعلق به مباشرة، من قبل أشخاص لديهم معرفة معقولة بالحقائق، أو من خلال الوسائل المستخدمة عادة في سياق العمل في تنفيذ المعاملة.

معلومات هامة عن تسجيل الوثائقسوف تجد في المواد هنا.

ويترتب على هذا الجزء من المعيار أن تسجيل المستندات "بأثر رجعي" يعد انتهاكًا صارخًا لقواعد التوثيق.

كيف يجب التعامل مع الموقف إذا لم يتم إصدار الأمر في الوقت المحدد على سبيل المثال؟ فلينشر في وقت لاحق من الوقت المطلوب، على سبيل المثال، الوثائق التنظيميةأو الموقف نفسه، ولكن مع إضافة جملة مناسبة في النص، إن أمكن.

على سبيل المثال، قمت بتعيين شخص ما، وأبرمت اتفاقية، ولكنك لم تصدر أمر التوظيف في الوقت المحدد. وفور اكتشاف هذه المخالفة يجب إصدار أمر يشير نصه إلى تاريخ تعيين الموظف. سيختلف تاريخ بدء العمل وتاريخ إصدار الأمر، ربما بأكثر من ثلاثة أيام، كما يسمح قانون العمل، ولكن هذا سيكون الأصح، وسيكون الأمر كوثيقة ذا أهمية قانونية، على الرغم من أنه سيكون تشير إلى أنه من جانب صاحب العمل، لسبب ما، تم انتهاك القواعد المؤقتة المعمول بها لإصدار الوثيقة.

وفقا لقانون العمل الاتحاد الروسييجب على صاحب العمل إطلاع الموظف على أمر القبول مقابل التوقيع خلال ثلاثة أيام من تاريخ بدء العمل. ولذلك يمكن إصدار أمر القبول خلال هذه الأيام الثلاثة.