عند الختم تكون النسخة صحيحة. كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من الوثيقة - عينة

هل من الممكن أن أؤكد نسخة من الوثيقةفي منظمة بحيث تتمتع بالقوة القانونية أو هل تحتاج إلى الاتصال بكاتب العدل؟ ما هي القواعد التي يحددها القانون؟ تعرف على متطلبات إدارة المكاتب للنسخ المعتمدة لعام 2017.

من المقال سوف تتعلم:

تصديق نسخ الوثائق 2017

بالرغم من التطور السريع إدارة الوثائق الإلكترونيةلا تزال أنشطة العديد من المنظمات مرتبطة بالوثائق الورقية. يتم إعداد النسخ الأصلية بعدد معين من النسخ (غالبًا ما يتم تنظيم ذلك بواسطة GOSTs و الوثائق التنظيمية). يبدو الوضع مع النسخ مختلفًا تمامًا. يمكن إزالتها بعدد غير محدود، وإذا تم اعتمادها بشكل صحيح، فسيكون لها قوة قانونية، وفي بعض الحالات ستكون مساوية للأصل.

يقدم GOST R 7.0.8-2013 المعمول به في مجال العمل المكتبي والأرشفة تعريف دقيقلهذا النوع من التوثيق. هذه وثائق تحتوي على معلومات مماثلة لتلك الموجودة في الأصل.

إن النسخة الورقية العادية مطابقة تمامًا للأصل. ومع ذلك، ليس لديها القوة القانونية. لإعطائها أهمية، يجب أن تكون النسخة مصدقة وفقًا لـ القواعد الحاليةالعمل المكتبي. عند التصديق على نسختم تدوين ملاحظات خاصة تفيد بأنها صحيحة ومتسقة تمامًا مع الأصل.

متى قد يكون من الضروري التصديق على نسخ الوثائق؟

تعتبر النسخة المصدقة بشكل صحيح ملزمة قانونًا، وفي بعض الحالات، يمكن أن تحل محل النسخة الأصلية. كقاعدة عامة، يتم استخدام هذه الوثائق لحماية مصالح وممارسة حقوق الكيانات القانونية والأفراد. إجراء مماثل ضروري للأفراد في كثير من الحالات. لا يمكن العثور على وظيفة، وتسجيل الميراث، وإبرام المعاملات العقارية، وتلقي المدفوعات والمعاشات التقاعدية، وما إلى ذلك بدونها.

متعلق الكيانات القانونية، عادةً ما يتم استخدام التصديق على نسخ المستندات في الحالات التالية:

• عند تقديم الأوراق إلى الجهات الحكومية؛
• عند إصدارها للموظفين؛
• عند تقديمها إلى الأطراف المقابلة؛
• للإحالة إلى لجنة العطاءات؛

يرجى ملاحظة أنه في بعض الحالات يُطلب من المنظمة تقديم نسخ من المستندات والتصديق عليها عند الطلب:

موظفو المؤسسة "لصالح المواطنين" ؛

طرف ثالث لتقديم نسخة إذا لم يكن من الممكن الحصول عليها من المنظمة التي أصدرت المستند في الأصل؛

يسمح قانون العمل للموظفين بتقديم طلب للحصول على نسخ حتى لتلك الشركات علاقات العملوالتي تم إنهاؤها بالفعل. وفي هذه الحالة يمكنه الحصول على وثائق تعكس فترة عمله في هذه الشركة. ويكفي أن يقوم الموظف بملء الطلب المناسب، وأن يقوم صاحب العمل بعمل نسخ وتصديقها خلال ثلاثة أيام.

إقرأ أيضاً:

توثيق نسخ الوثائق

في بعض الحالات، تُلزم المتطلبات القانونية المواطنين والمنظمات بتوثيق النسخ. تم تحديد هذا الإجراء من خلال أساسيات تشريعات الاتحاد الروسي بشأن كتاب العدل. في خلاف ذلكسيتم اعتبار الورقة غير صالحة. إذا تم تزويد كاتب العدل بنسخة أصلية يتوافق تكوينها وتصميمها مع التشريعات الحالية، فيجب عليه توثيق النسخة. سيحتاج الفرد فقط إلى بطاقة هوية لهذا الغرض. لا يحد التشريع من فترة صلاحية النسخ الموثقة.

قواعد التصديق على نسخ الوثائق

في الوقت الحالي، لا يحتوي التشريع الحالي على قانون واحد قواعد تدفق المستندات. ومع ذلك، هناك الأفعال الفردية، والتي توضح كيفية التصديق على نسخ المستندات بشكل صحيح وتقديم أمثلة على النسخ المعتمدة. يتم تنظيم إجراءات التوثيق بشكل كامل. ومع ذلك، فإن قواعد التصديق على النسخ في المنظمات منصوص عليها أيضًا على المستوى التشريعي.

من الضروري الامتثال لهذه القواعد بحيث، على سبيل المثال، عند النظر في نزاع في المحكمة أو الاستجابة لطلب من مفتشية الضرائب، لا تتلقى رفضًا للاعتراف بالقيمة الإثباتية للنسخة. إذا تمت المصادقة عليه بشكل صحيح، فإنه لن يكون قادرا على تأكيد حقيقة أن المنظمة تشير إليها.

إجراءات التصديق على نسخ الوثائق: الإطار التنظيمي

حاليا في الموقع الاتحاد الروسيهناك ثلاث وثائق تنظم إجراءات التصديق على النسخ. وتشمل هذه:

GOST R 6.30 – 2003 أنظمة التوثيق الموحدة.

مرسوم هيئة رئاسة مجلس السوفيات الأعلى لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية رقم 9779-x "بشأن إجراءات إصدار واعتماد الشركات والمؤسسات والمنظمات لنسخ الوثائق المتعلقة بحقوق المواطنين" بتاريخ 08/04/1983.

وعلى الرغم من أن هذه الأفعال لا تتعارض مع بعضها البعض، إلا أنها تحتوي على عدد من التناقضات في تكوين تفاصيل علامة التصديق:

غوست	مرسوم رقم 9779-خ
الشهادة "صحيحة" (مقبولة وأكثر شيوعًا: "النسخة صحيحة")
موقف الموظف الذي قام بالتصديق على النسخة
التوقيع الشخصي رسمي
الاسم الكامل
تاريخ الشهادة
	تحديد موقع الأصل
	الختم التنظيمي (إذا كانت الشركة تستخدم الختم)

على الرغم من أن المرسوم يعتبر إلزاميا للاستخدام، إلا أن النسخة المعدة وفقا لقواعده قد لا تقبل من قبل العديد من الإدارات. ولا يحتوي على نسخة من توقيع المسؤول. يمكن أن يؤدي اتباع توصيات GOST إلى نتيجة مماثلة. قد يكون سبب الرفض عدم وجود علامة تشير إلى مكان الأصل. تستخدم العديد من المنظمات، من أجل تقليل مخاطر الرفض، جميع التفاصيل المذكورة أعلاه في العلامة.

كيفية التصديق على نسخة من المستند بشكل صحيح: عينة للمؤسسة

بموجب القانون، يمكن لأي منظمة التصديق على نسخ من الأوراق الرسمية التابعة لها (الخطابات والعقود والأوامر) والوثائق التي يتم تخزين أصولها في الشركة ( كتب العملموظفين).

للتصديق على النسخة، من الضروري وضع علامة مناسبة عليها تحتوي على جميع التفاصيل التي يحددها القانون وقواعد المكتب.

1. نقش "صحيح" يشهد على أن النسخة تحتوي على كافة التفاصيل الصحيحة. هناك خلافات حول كيفية التصديق على المستندات بشكل صحيح: نقش "النسخة صحيحة" أو "صحيحة"، سواء كان يجب استخدامه ختمأو علامة باليد. كما تظهر الممارسة، يتم استخدام كلا الخيارين على نطاق واسع، لكن GOST لا تزال توصي بوضع علامة "صحيح".
2. منصب الشخص المسؤول (المدير، كبير المحاسبين، أي موظف تم تأكيد صلاحياته بموجب الأمر ذي الصلة؛
3. التوقيع والنسخة؛
4. ختم المنظمة؛
5. تاريخ؛
6. المكان الذي يتم فيه تخزين الأصل.

نموذج مذكرة شهادة النسخة

الحق في التصديق على نسخ الوثائق

ومن أهم تفاصيل علامة التصديق هو اسم منصب الشخص المسؤول وتوقيعه مع مستخرج. يمنح المرسوم 9779 حق التصديق لرئيس الشركة أو أي شخص آخر مفوض. ويجب أن يكون هذا الموظف في المنظمة، ويتمتع بصلاحيات معينة، وهي:

الأفعال المحلية للشركة، أمر بشأن الحق في التصديق على المستندات (أمر بشأن النشاط الرئيسي)، تعليمات العمل المكتبي؛

التوكيل الرسمي (لتمثيل مصالح الشركة في العلاقات مع أطراف ثالثة)؛

اتفاقية العمل (في هذه الحالة، يجب أن يكون التصديق على نسخ الأوراق الرسمية أحد الأحكام المسمى الوظيفي);

أما بالنسبة للمدير، فإن حقه في الضمان ينظمه القانون المدني للاتحاد الروسي والقوانين المتعلقة بأنواع معينة من الكيانات القانونية، فضلاً عن ميثاق المنظمة.

كيفية التصديق على نسخ ملزمة من الوثائق

في بعض الحالات، قد يكون من الضروري التصديق على نسخة من مستند متعدد الصفحات. قواعد موحدةلهذا الإجراء على في اللحظةولكن لا وجود لها في العصر الحديث العمل المكتبيمن المعتاد اتباع الخوارزمية التالية:

عمل نسخة؛

قم بتثبيت الأوراق بدبوس معدني أو خيط في المكان الذي لا يوجد فيه نص. يجب أن يتوافق ترتيب الأوراق مع ترقيم النسخة الأصلية. موقع الرموز الرقمية في في هذه الحالةلا يهم؛

يتم لصق ملصق ورقي على مكان التثبيت يشير إلى عدد الأوراق وتوقيع الشخص المسؤول مع نسخة ("82 ورقة مخيطة ومرقمة")؛

يتم وضع ختم المنظمة أعلى الملصق. يجب أن تغطي النسخة المطبوعة جزءًا من الملصق، ويمتد النصف الآخر على النسخة؛

في الوقت الحاضر أنظمةلا يوجد مؤشر مباشر على الحاجة إلى أوراق التوثيق الأساسية. وفي هذه الحالة، يجب وضع علامة التصديق على كل ورقة.

يبدو أن نسخ مستند ووضع الختم المناسب عليه أمر في غاية البساطة. ماذا يمكن أن يكون صعبا؟ اتضح أن هناك قواعد لهذا أيضًا! دعنا نتعرف على الصعوبات التي قد تنتظرك وننظر إلى عينة من كيفية التصديق على المستندات "النسخة صحيحة".

لماذا هذا ضروري؟

لنتخيل أنك تخطط للحصول على قرض من أحد البنوك. في أي حال تقريبًا، ستطلب منك المنظمة تقديم نسخة من المستند نشاط العمللضمان الملاءة المالية الخاصة بك.

أو قررت أن تصبح رجل أعمال فردي، فستحتاج إلى نسخة موثقة من جواز سفرك.

وبالتالي، في كلتا الحالتين الأولى والثانية، ستحتاج إلى نسخ من المستندات المنفذة بشكل صحيح. هناك أمثلة كثيرة على مثل هذه المواقف التي يمكن الاستشهاد بها. الشيء الوحيد المشترك بينهما هو أن الأوراق يجب أن تكون مصدقة وفقًا لقواعد المكتب.

النسخة العادية من المستند هي قطعة بسيطة من الورق. إذا تم اعتماده بشكل صحيح، فإنه يكتسب القوة القانونية على الفور.

النسخة الأصلية والمصدقة: ما الفرق؟

الوثيقة الأولى فريدة من نوعها، أي أنها موجودة في نسخة واحدة فقط. النسخة هي تكرار للأصل، كما يقولون "واحد لواحد"، دون وجود ختم وتوقيع "حي". يمكن أن يكون هناك العديد من هذه الأخيرة كما تريد.

في هذه الحالة، لا يوجد نسخة بدون علامة تعريف القوة القانونية.

يجب دائمًا تخزين المستند الأصلي بعناية، حيث يصعب أحيانًا استعادته، على عكس النسخ.

إذا حدث فقدان الأصل، ولكن هناك نسخة مصدقة، فيُسمح بتكرار نفس إجراء التصديق معها. لا ينطبق هذا على الحالات التي يمكن فيها إعادة إنتاج المستند الأصلي مرة أخرى، على سبيل المثال، فقد أمر في مؤسسة، وتم طباعة أمر جديد في مكانه بنفس التفاصيل والتوقيع والختم.

يمكن النظر إلى الموضوع الذي يثير اهتمام الكثيرين، وهو مقدار تكلفة نسخة المستند، بطرق مختلفة. على سبيل المثال، إذا كان هذا تكرارًا عاديًا للمستند دون دليل على إخلاصه للأصل، فإن صفحة واحدة تكون ضمن 2-4 روبل، وإذا كان نقش المصادقة مطلوبًا، على سبيل المثال، من كاتب عدل، فإن السعر، وفقا لذلك، يزيد عدة مرات.

على الورق

يترك ختم "النسخة صحيحة" بصمة مستطيلة مع النقش المقابل. عادة، تحتوي الطوابع على نوع من الملاحظات المكتوبة بخط اليد؛ يمكن أن يؤدي استخدامها إلى تسريع الأعمال الورقية بشكل كبير، خاصة في المنظمات التي لديها كمية كبيرة من المعلومات، على سبيل المثال، في المحاكم والشرطة والسلطات الأخرى.

من بين كتلة الأختام بأكملها، بعض الأختام الأكثر شيوعًا هي "نسخة"، "صحيح"، "نسخة صحيحة". يمكن أن تكون عادية، مع تاريخ وتوقيع.

يمكن للمنظمة أن تمتلك العدد الذي تريده من هذه الطوابع، والعدد غير محدود. وفي هذه الحالة تكون بصمة هذا الختم بدون توقيع الشخص المعتمدليس لديه قوة.

في القانون

بقدر ما يتعلق الأمر الوثائق الرسمية، يتم تنظيم مسألة شهادتهم الصحيحة من خلال القواعد القانونية.

على الإنترنت، بالطبع، ستجد دائمًا عينة من كيفية التصديق على المستندات "النسخة صحيحة"، ومع ذلك، هل ستتوافق مع أحدث الابتكارات... دعونا نلقي نظرة فاحصة.

حاليًا، يتم تنظيم قواعد التصديق على النسخ من خلال عدد من المعايير والأفعال القانونية الأخرى:

• غوست آر 6.30-2003. وبحسب متطلباته، يجب أن تتكون العلامة من كلمة "صحيح" تحت التوقيع، وإشارة إلى منصب الشخص المعتمد، والتوقيع، والاسم الكامل، والتاريخ.
• GOST R 7.0.97-2016 - يدخل حيز التنفيذ اعتبارًا من 07/01/2018 ليحل محل ما ورد أعلاه. سينطبق على جميع المؤسسات (الاتفاقيات والمواثيق واللوائح والتعليمات واللوائح وما إلى ذلك)، وكذلك على المستندات الإلكترونية.

الابتكار: على علامة تصديق النسخة، يجب الإشارة إلى موقع تخزين النسخة الأصلية إذا تم إرسال الورقة إلى مؤسسة خارجية، والتصديق عليها بختم.

• GOST R 7.0.8.-2013 (بدلاً من GOST R 51141-98) - يحتوي على كتلة مفاهيمية.
• أساسيات تشريعات الاتحاد الروسي بشأن كتاب العدل. سنتحدث أكثر عن نوع النظام السائد في هذا المجال ومدى تكلفة التصديق على نسخة من كاتب العدل.
• مرسوم هيئة رئاسة القوات المسلحة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 08/04/83 رقم 9779-X. ويضع قواعد إصدار وتصديق النسخ بناء على طلب الأفراد.
• توصيات منهجية لتطوير تعليمات العمل المكتبي الهيئات الفيدرالية السلطة التنفيذية.

القواعد الأساسية

• يجب أن يكون نص النسخة واضحا.
• يجب ألا يكون هناك تصحيحات أو محو أو إضافات.
• ويجب أن يكون طبعة الختم مصدقة بالختم والتوقيع.
• الإشارة إلى اللقب والأحرف الأولى من جهة التصديق.
• يجب أن يتداخل الختم مع التوقيع والنص قليلاً.
• ضع علامة تصديق على كل صفحة، إذا كان هناك الكثير منها، فاتبع قواعد التصديق على النسخ متعددة الصفحات (انظر أدناه).
• يجب أن تكون مصدقة من قبل شخص معتمد.
• وضع علامة على تخزين الأصل - في حالة الإرسال إلى منظمة خارجية (خاصة إلى الحكومة، السلطات البلدية، جامعة ولاية ميشيغان).

مع مراعاة القواعد المذكورة أعلاه، ستكون النسخ المعتمدة صالحة.

دعونا نلقي نظرة على مثال لكيفية إصدار "النسخة صحيحة" والتوقيع والختم بشكل صحيح:

أن تكون النسخة صحيحة (ختم يدوي أو بصمة كلمة)

المدير العامالتوقيع أ.أ.إيفانوف

تاريخ

من له الحق في التصديق

وبموجب أحكام القوانين التنظيمية المذكورة أعلاه، يمكن التصديق على النسخ من قبل رؤساء المنظمة أو غيرهم من المسؤولين المعتمدين.

ويجوز منح هذه الحقوق لشخص ما بموجب وصف وظيفي أو أمر خاص. إلى الرأس هذا الحقينتمي بداهة.

في بعض المنظمات، غالبًا ما يتم التصديق على نسخ المستندات، وخاصة كتب العمل والشهادات، من قبل كبير المحاسبين أو أخصائي الموارد البشرية.

سيتم مناقشة موضوع "كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من دفتر سجل العمل" في القسم التالي.

إذا نص القانون على شيء إلزامي، فتبعًا لذلك، يحق لهذا الشخص فقط القيام بذلك.

وهي تشهد فقط على امتثال نسخة من وثيقة أو مستخرج، ولكن ليس لها الحق في تأكيد شرعية النص نفسه، وصلاحيات الموقعين، وما إلى ذلك.

جواز السفر، كتاب العمل

تعد هذه الوثائق من أهم الوثائق في حياة أي مواطن، لذلك سننظر في قواعد التصديق عليها بشكل منفصل.

على سبيل المثال، قد تحتاج إلى نسخة موثقة من جواز سفرك مكتب الضرائب، إلى المحكمة، إلى خدمة الهجرة، للمعاملة، الخ.

عادةً ما يتم عمل نسخ من صفحات تشير إلى الهوية والتسجيل والحالة الاجتماعية، وفي بعض الحالات أيضًا صفحات تحتوي على ملاحظات حول الأطفال وجوازات السفر الصادرة مسبقًا. يمكن عمل نسخة على ورقة من كلا الجانبين، ويجب أن تكون كل صفحة مصدقة أو مخيطة ويمكن تدوين ملاحظة على ظهر الورقة الأخيرة: "3 أوراق مخيطة ومرقمة"، مختومة، موقعة، مؤرخة. وبما أن نسخة من جواز السفر يتم عادة من قبل كاتب العدل، فهو يعرف كل هذه التفاصيل الدقيقة.

ربما يعرف متخصصو الموارد البشرية هذا الأمر أكثر من أي شيء آخر، حيث أنهم يتعاملون مع هذا الأمر كل يوم تقريبًا.

لذلك، يمكن نسخ هذه الوثيقة بالكامل أو يمكن عمل الصفحات الضرورية فقط، على سبيل المثال، الورقة الأولى التي تحمل اسم المالك ومجموعة من 4-5 صفحات هي الختم "النسخة صحيحة" أو "صحيحة". توضع على كل حيز، وفي الصفحة الأخيرة يجب أن يكتب ما يلي: "العمل حاليا". النسخة صحيحة. رئيس موافق. تاريخ". ويتم أيضًا لصق ختم صاحب العمل، إذا كان متاحًا.

إذا كانت الصفحات كثيرة..

ومن الواضح أنه عندما تكون هناك صفحة واحدة، لا تنشأ عادة أسئلة حول الشهادة الصحيحة. ماذا لو كان هناك الكثير منهم في المستند؟ وفي الوقت نفسه، من الصعب جدًا العثور على مثال واضح لكيفية التصديق على المستندات "النسخة صحيحة" عندما تكون متعددة الصفحات. هناك خياران:

• في كل صفحة تحتاج إلى وضع نقش يفيد بأن النسخة بأكملها صحيحة؛
• قم بخياطة الوثيقة بدبوس أو خيط، قم بترقيمها، ضع "نسخة" أعلى الصفحة الأولى، ضع علامة على الجزء الخلفي من الورقة النهائية عند نقطة الربط: "مخيطة، مرقمة 50 ورقة"، ختم، طبعة ختم، التاريخ والتوقيع ونسخة من الشخص المخول. هذه الطريقة مناسبة أكثر عندما يكون هناك الكثير من الصفحات.

عند كاتب العدل

كما ذكر أعلاه، كاتب العدل هو شخص مفوض بشكل خاص، وأحد أنشطته هو التصديق على مطابقة النسخ مع الأصول.

ربما يشعر الكثير من الناس بالقلق بشأن سعر الإصدار، أي تكلفة الحصول على نسخة مصدقة من كاتب العدل.

لذلك، أولا وقبل كل شيء، تعتمد التكلفة على نوع المستند والمنطقة وعوامل أخرى.

على سبيل المثال، تتراوح تكلفة التصديق على نسخة من جواز السفر من 100 روبل وما فوق، ونسخة من الميثاق - من 500 روبل.

إذا كان القانون لا يلزمك بالحصول عليه من كاتب العدل، فإن هذا الإجراء ليس إلزاميا.

بشكل عام، تكون عملية التصديق على المستندات "النسخة صحيحة" قصيرة نسبيًا إذا لم يكن هناك طابور في المكتب، ولكن من الأفضل بالطبع تحديد موعد مسبقًا. الشيء الرئيسي هو أن تتذكر أن تأخذ النسخة الأصلية معك!

للمحكمة

إذا كنا نتحدث عن مؤسسة ثيميس، فهذا يعني أنه في معظم الحالات انتقل النزاع بالفعل إلى مستوى مختلف عندما يتم استنفاد جميع تدابير التسوية السلمية. وبالتالي، تقوم المحكمة الآن بتقييم كل تصرفاتك، ويجب أن تكون المستندات المقدمة مثالية.

عند تقديم بيان المطالبة أو مستند آخر، عادة ما يتم إرفاق نسخ من المستندات الداعمة الإضافية.

لذلك، على سبيل المثال، لا يتطلب قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي التصديق الإلزامي على النسخ عند التقدم بطلب للحصول على محاكم المقاطعاتوالعدالة العالمية، لأن المشاركين الرئيسيين في القضايا هم المواطنين العاديين. وفي هذه الحالة، تتم عملية التحقق من النسخ مع الأصول مباشرة في جلسة المحكمة، حيث تضع المحكمة علامة التصديق الخاصة بها، أو عند تقديم المستندات، يتم تنفيذ هذا الإجراء من قبل السكرتير.

متعلق عملية التحكيم، فإن قانون إجراءات التحكيم في الاتحاد الروسي ينص مباشرة على أن جميع النسخ المقدمة يجب أن تكون مصدقة بشكل صحيح، وإلا فقد لا تقبلها المحكمة. في الوقت نفسه، فإن الجهات الفاعلة الرئيسية في النزاعات التجارية هي الكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد، لذلك عادة لا تنشأ مشاكل في إصدار الشهادات.

على أي حال، من الأفضل الاهتمام مسبقًا بجودة النسخ المقدمة إلى مواد قضية المحكمة، لأنه في المستقبل من الممكن الطعن في الأفعال المعتمدة، وسيتم إعادة فحص الأدلة من قبل السلطات الأخرى.

نحن مقتنعون بذلك هذه المعلومات، بالإضافة إلى آخر الأخبار في التشريعات والنماذج المقدمة لكيفية التصديق على المستندات "النسخة صحيحة" ستساعدك أيضًا. إذا ظهرت صعوبات، يمكنك دائمًا اللجوء إلى المتخصصين في مجال عملك.

قبل أن نتحدث عن الشكل الذي يجب أن تبدو عليه نسخة المستند، والتي تم اعتماد مطابقتها للأصل من قبل المؤسسة نفسها، نعترف أننا لم نتمكن من العثور على تعريف لمفهوم "نسخة مصدقة حسب الأصول من المستند" في قانون. ومع ذلك، يحتوي GOST R 51141-98 على وصف لما يمكن اعتباره "نسخة مصدقة من المستند":

جزء من الوثيقة

عرض الانهيار

البنود 2.1.29، 2.1.30 من GOST R 51141-98 "إدارة المكاتب والأرشفة. المصطلحات والتعاريف" (تمت الموافقة بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 27 فبراير 1998 رقم 28)

2.1 مفاهيم عامة

29. نسخة من المستند: مستند ينسخ بالكامل معلومات المستند الأصلي وجميع معالمه الخارجية أو جزء منها، وليس له أي قوة قانونية.

30. نسخة معتمدة من المستند: نسخة من المستند، وفقًا لما ورد في وفقا للإجراء المعمول بهوتدوين التفاصيل اللازمة التي تمنحها القوة القانونية.

والآن نرى أن النسخة المعتمدة من المستند تتميز عن النسخة العادية التي ليس لها قوة قانونية بوجود تفاصيل خاصة. هذا منطقي تمامًا. لذلك، من المهم معرفة التفاصيل التي تخضع للتسجيل.

ما الذي يجب عليك مراعاته عند إصدار الشهادة؟

متحدين حاليا الفعل التشريعيلا توجد معلومات حول المستندات وقواعد تدفق المستندات. ومع ذلك، هذا لا يعني أن مسألة كيفية عمل نسخة من المستند بشكل صحيح والتأكد من دقتها لم يتم حلها على الإطلاق. ونحن لا نتحدث فقط عن النظام هنا. التوثيقنسخ. تم أيضًا تحديد إجراءات التصديق على نسخ المستندات في المؤسسة. الأمر فقط أنه ليس كل الشركات تعرف ذلك. غالبًا ما تهمل المنظمات التي تدرك مثل هذه القواعد الالتزام بها. وعبثا. بعد كل شيء، قد يؤدي التصديق غير الصحيح على امتثال نسخة من الوثيقة لأصلها إلى رفض الاعتراف بالقيمة الإثباتية لهذه النسخة. بمعنى آخر، لن تتمكن النسخة التي تم إنشاؤها بشكل غير صحيح في مواقف معينة (على سبيل المثال، عند النظر في نزاع في المحكمة، أو الاستجابة لطلب سلطة الضرائب للحصول على مستندات، وما إلى ذلك) من تأكيد الحقيقة التي أشارت إليها المنظمة التي قدمتها . لكننا سنتحدث عن هذا لاحقًا. أولاً، دعونا نتعرف على مكان كتابته حول الشكل الذي يجب أن تبدو عليه النسخة المعتمدة بشكل صحيح من المستند.

غوست آر 6.30-2003

يسترشد العديد من الكتبة، عند إعداد نسخ مصدقة من المستندات، بـ GOST R 6.30-2003.

جزء من الوثيقة

عرض الانهيار

GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثائق" (تمت الموافقة عليها بقرار معيار الدولة لروسيا بتاريخ 3 مارس 2003 رقم 65 ش)

3.26. عند التصديق على امتثال نسخة من المستند للأصل، أسفل شرط "التوقيع"، يتم وضع نقش الشهادة: "صحيح"؛ موقف الشخص الذي صدق على النسخة؛ التوقيع الشخصي فك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى، اللقب)؛ تاريخ الشهادة...

يُسمح بالتصديق على نسخة من الوثيقة بختم يتم تحديده وفقًا لتقدير المنظمة.

ولذلك، فإن نقش الشهادة على النسخة، الذي تم إعداده وفقًا لـ GOST R 6.30-2003، يبدو كما هو موضح في المثال 1.

مثال 1

عينة من نقش الشهادة على نسخة من مستند تم إعداده وفقًا لـ GOST R 6.30-2003

عرض الانهيار

لذلك تم استيفاء متطلبات GOST R 6.30-2003. ولكن هل هذا يكفي؟ دعونا نرى إلى أي مدى تعتبر القواعد التي وضعتها GOST R 6.30-2003 إلزامية للمؤسسات. للقيام بذلك، راجع قسم "النطاق" من هذه الوثيقة.

جزء من الوثيقة

عرض الانهيار

GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثائق" (تمت الموافقة عليها بقرار معيار الدولة لروسيا بتاريخ 3 مارس 2003 رقم 65 ش)

1. نطاق التطبيق.

تنطبق هذه المواصفة القياسية على الوثائق التنظيمية والإدارية المتعلقة النظام الموحدالوثائق التنظيمية والإدارية (USORD) - القرارات والتعليمات والأوامر والقرارات والبروتوكولات والأفعال والرسائل وما إلى ذلك (المشار إليها فيما بعد بالوثائق) المدرجة في OK 011-93 " المصنف الروسي بالكامل وثائق الإدارة"(OKUD) (الفئة 0200000).

يحدد هذا المعيار: تكوين تفاصيل الوثيقة؛ متطلبات إعداد تفاصيل الوثيقة؛ متطلبات نماذج المستندات، بما في ذلك نماذج المستندات التي تحتوي على نسخة من شعار دولة الاتحاد الروسي...

يوصى بمتطلبات هذا المعيار.

لذلك، يجب على أولئك الذين يستخدمون GOST R 6.30-2003 في أنشطتهم كدليل لإعداد نسخ مصدقة من المستندات أن يأخذوا في الاعتبار أنهم يتبعون فقط توصيات معيار الدولة لروسيا.

توصيات منهجية لتطوير تعليمات العمل المكتبي في الجهات التنفيذية الاتحادية

تمت الموافقة بالفعل على هذه التوصيات بأمر من الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 23 ديسمبر 2009 رقم 76. وكما يتبين من اسم الوثيقة، وكذلك من محتواها، فقد تم تصميمها لتستخدمها أقسام الحكومة الفيدرالية السلطات التنفيذية المسؤولة عن تنظيم وصيانة إدارة السجلات عندما تقوم بوضع تعليمات لإدارة السجلات.

جزء من الوثيقة

عرض الانهيار

مقتطف من الملحق رقم 11 "قواعد تسجيل تفاصيل المستندات" للبند 3.3.2 من التوصيات المنهجية لتطوير تعليمات العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية، التي تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 23 ديسمبر 2009 رقم 11. 76

نسخ علامة التصديق

للتأكد من دقة النسخة (مستخرج من المستند) إلى المستند الأصلي، على الورقة الأخيرة من النسخة (مستخرج من المستند)، في المساحة الحرة أسفل النص، يتم وضع "علامة تصديق النسخة" المطلوبة ، بما في ذلك: بيان مكان المستند الأصلي، وكلمة "صحيح"، واسم مكان الشخص الذي صدق على النسخة؛ التوقيع الشخصي، نسخة التوقيع، تاريخ التصديق؛ الختم (عند تقديم نسخة أو مقتطف من مستند إلى مؤسسة أخرى)، على سبيل المثال:

يتم ترقيم أوراق النسخ متعددة الصفحات (مقتطفات من مستند)، ويتم استكمال ملاحظة حول التصديق على النسخة بإشارة إلى عدد أوراق النسخة (مقتطف من المستند): "المجموع في النسخة ______ الأوراق." يُسمح بالتصديق بعلامة "صحيح" على كل ورقة من نسخة متعددة الصفحات من المستند.

دعونا نلاحظ أن الوثيقة المذكورة أعلاه، بالإضافة إلى تفاصيل تسجيل الشهادة التي نظرنا فيها سابقًا، تحتوي على توضيح - رابط لموقع المستند الأصلي (في هذه الحالة).

مرسوم هيئة رئاسة القوات المسلحة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 08/04/1983 رقم 9779-X

قليل من الناس يعرفون أن GOST R 6.30-2003 ليس الوثيقة الوحيدة التي تحدد تكوين نقش الشهادة على نسخة من وثيقة منظمة "عادية".. هناك التنظيمية عمل قانوني، الذي تم اعتماده في عام 1983 ولم يتم إلغاؤه رسميًا بعد - مرسوم هيئة الرئاسة المجلس الأعلىاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 08/04/1983 رقم 9779-X "بشأن إجراءات إصدار وإصدار الشهادات من قبل الشركات والمؤسسات والمنظمات لنسخ الوثائق المتعلقة بحقوق المواطنين" (المشار إليه فيما يلي بالمرسوم رقم 9779-X). على الرغم من هذا العمر الكبير، هذه الوثيقة يتم تطبيقها بطريقة إلزامية (وليست توصية).حتى يومنا هذا؛ وهذا ما تؤكده أيضًا حقيقة أنه تم إجراء تغييرات عليه في 8 ديسمبر 2003 القانون الاتحاديرقم 169-FZ.

جزء من الوثيقة

عرض الانهيار

الفقرة 4 من الفقرة 1 من مرسوم هيئة رئاسة مجلس السوفيات الأعلى لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 4 أغسطس 1983 رقم 9779-X "بشأن إجراءات إصدار واعتماد الشركات والمؤسسات والمنظمات لنسخ من الوثائق المتعلقة بحقوق المواطنين"

ويتم التصديق على صحة نسخة الوثيقة من خلال توقيع المدير أو المسؤول المعتمد والختم. يُشار إلى تاريخ إصداره على النسخة ويتم ملاحظة أن المستند الأصلي موجود في المؤسسة أو المؤسسة أو المنظمة المعينة.

لذلك، في هذه الوثيقة، على عكس GOST R 6.30-2003، لا يوجد مؤشر مباشر على أن الشهادة تتضمن كلمة "صحيح" (على سبيل المثال، في الممارسة العملية غالبا ما تستخدم عبارة "النسخة صحيحة")، ولا توجد تفسيرات about ، والتي تم تضمينها في تفاصيل "التوقيع" للشخص الذي يشهد على دقة النسخة. على سبيل المثال، استنادا إلى نص المرسوم رقم 9779-X، يمكننا أن نستنتج أن الإشارة إلى الأحرف الأولى من اسم الموظف ولقبه ووضع توقيعه الشخصي ليست إلزامية. وهذا ما تؤكده الممارسة القضائية.

الممارسة القضائية 1

عرض الانهيار

فازت شركة CJSC Firm Volbrok LTD في نزاع مع هيئة التفتيش الفيدرالية خدمة الضرائبرقم 43 في موسكو، على الرغم من إشارات مصلحة الضرائب إلى أن دافع الضرائب لم يقدم حزمة من المستندات المنفذة بشكل صحيح والتي تؤكد حقه في التقديم معدل الضريبةضريبة القيمة المضافة 0% على المعاملات عند بيع البضائع بموجب عقد التجارة الخارجية.

على وجه الخصوص، أصرت مفتشية الضرائب في المحكمة على أن مجموعة نسخ المستندات المقدمة من دافعي الضرائب لم يتم التصديق عليها بشكل صحيح، لأن تاريخ التصديق ونسخة توقيع الشخص الذي صدق على المستندات مفقود. وهذا، في رأي مصلحة الضرائب، يشير إلى انتهاك البند 3.26 من GOST R 6.30-2003 (لم تكن هناك إشارات إلى عدم الامتثال للمرسوم رقم 9779-X). اعتبرت المحاكم في جميع الحالات الثلاث أنه نظرًا لأن متطلبات إعداد المستندات في GOST R 6.30-2003 ذات طبيعة استشارية، فإن الانتهاكات الموصوفة لا يمكن أن تكون بمثابة أساس لرفض تلبية متطلبات المجتمع (قرار الاتحادي محكمة التحكيممنطقة موسكو بتاريخ 20 نوفمبر 2006 رقم KA-A40/11075-06 في القضية رقم A40-29722/06-129-219).

عند النظر في هذه القضية، لم تطبق المحاكم القواعد المنصوص عليها في المرسوم رقم 9779-X. ولكن هناك أيضًا أمثلة على نزاعات ضريبية تم حلها عندما عبر القضاة عن رأي معاكس. سنتناولها بمزيد من التفصيل في دراستنا الإضافية لممارسة المحكمة (انظر الممارسة القضائية 2). وفي غضون ذلك، سنواصل النظر في أحكام المرسوم رقم 9779-X.

كما أن تسلسل ترتيب تفاصيل التصديق على نسخة من الوثيقة الواردة في المرسوم رقم 9779-X غير ثابت أيضًا. ولكن تم تسليط الضوء على عدد من النقاط المفقودة في نص GOST المذكور:

1. يمكن فقط للمدير أو مسؤول آخر معتمد التصديق على نسخة من المستند(أي أن هؤلاء الموظفين "المسؤولين" هم فقط من بين موظفي المنظمة). بمعنى آخر، حتى إصدار توكيل مع الحق في التصديق على دقة نسخ وثائق المنظمة لطرف ثالث (محامي، موظف في مكتب محاماة، متخصص في شركة الاستعانة بمصادر خارجية، وما إلى ذلك) لا يسمح رسميًا بـ الأخير للتوقيع عند التصديق على نسخة من الوثيقة نيابة عن الشركة.

من الناحية العملية، نادرًا ما تهتم المحاكم بمثل هذه التفاصيل الدقيقة وتقبل من ممثلي المنظمة الذين ليسوا ضمن موظفيها نسخًا معتمدة من المستندات كما هو الحال أثناء جلسات المحكمة، وكمرفقات لتلك المقدمة إلى المحكمة بيانات المطالبة(بيانات أخرى، عرائض، شكاوى، مراجعات، اعتراضات).

ولكن هناك أيضًا قضاة على دراية بهذا الأمر! لذلك لا ننصح بإهمال هذه القاعدة بتصديق النسخ بتوقيعات الغير، حتى ولو كانت مختومة بخاتم المنظمة. علاوة على ذلك، يجب توخي الحذر للتأكد من أن موظف الشركة الذي يقوم بتصديق النسخ مصرح له بذلك.. وإلا فإن النسخة لن يكون لها القوة القانونية!

يجب إنشاء سلطة التصديق على نسخ المستندات من قبل موظف في منظمة ليس مديرها:

• في وثيقة داخليةالشركات(مثل أمر أو تعليمات منفصلة للعمل المكتبي، وما إلى ذلك، راجع المثالين 3 و4) و
• في التوكيل(فهو ضروري لتمثيل مصالح المنظمة في العلاقات مع أطراف ثالثة، راجع المثال 5)، وأيضًا
• V عقد العملمع المسؤول المعني (أو في تعديل له، وإذا كان هناك وصف وظيفي كقانون تنظيمي محلي منفصل - وفيه طبعة جديدة) حيث أن التصديق على نسخ المستندات نيابة عن المنظمة لا يعني فقط الحق في وضع توقيعك وختم الشركة، بل أيضًا واجب رسمي من هذا الموظفوالتي ينبغي تنفيذها بشكل صحيح (انظر المثال 2).

يحق للمدير التصديق على دقة النسخ على أساس القانون (الأحكام المقابلة موجودة في القانون المدني للاتحاد الروسي والقوانين المتعلقة أنواع معينةالكيانات القانونية) وبموجب الميثاق (أو وثيقة تأسيسية أخرى) للمنظمة.

مثال 2

نص في عقد العمل يمنح موظف المنظمة صلاحية التصديق على نسخ من المستندات

عرض الانهيار

مثال 3

الصياغة في تعليمات العمل الكتابي بشأن تمكين موظفي المؤسسة من التصديق على صور المستندات

عرض الانهيار

مثال 4

أمر بمنح أحد موظفي المنظمة صلاحية التصديق على صور المستندات

عرض الانهيار

مثال 5

توكيل يمنح موظف المنظمة صلاحية التصديق على نسخ المستندات

عرض الانهيار

الممارسة القضائية 2

عرض الانهيار

تمكنت شركة Mediacom LLC من الفوز في نزاع مع مفتشية الضرائب في المحكمة فقط بسبب حقيقة ذلك مصلحة الضرائبوالدليل الوحيد على موقفه هو أنه أشار إلى نسخة من الوثيقة التي قدمها بنفسه، والتي تم التصديق عليها بشكل غير صحيح من قبل أحد موظفي الشركة، ولم يتم تأكيد سلطته في التصديق على النسخ.

وأشار القضاة إلى أنه وفقا للقانون (الجزء 8 من المادة 75 من التحكيم الكود الإجرائي RF) يتم تقديم الأدلة المكتوبة إلى محكمة التحكيم في الأصل أو في شكل نسخة مصدقة حسب الأصول. ولم تقدم مصلحة الضرائب ما يثبت أن رئيس ورشة التحضين، الذي قام بتصديق نسخة سجل الإنتاج، هو مسؤول مخول بالتصديق على نسخ المستندات. ولذلك فإن المحكمة، بالإشارة إلى الفقرة. 4 البند 1 من المرسوم رقم 9779-X، خلص إلى عدم اعتماد نسخة سجل الإنتاج بالطريقة المقررةوليس دليلاً كافياً (حكم محكمة التحكيم الاتحادية للمنطقة الوسطى بتاريخ 17 مايو 2006 في القضية رقم A14-22577/2005/995/24).

كما ترون، في هذه القضية وقفت المحكمة إلى جانب منظمة دافعي الضرائب، مع تطبيق أحكام المرسوم رقم 9779-X كعمل قانوني إلزامي. من المهم ملاحظة أن هذا القانون القضائي لا يحتوي على إشارة إلى GOST R 6.30-2003 وأن المحكمة لم تأخذ هذه الوثيقة بعين الاعتبار. والحالة التي يتم النظر فيها بهذه الطريقة ليست الوحيدة. وهناك أمثلة مماثلة بين القضايا التي تنطوي على نزاعات بين كيانات الأعمال.

الممارسة القضائية 3

عرض الانهيار

رفعت شركة Avtokolonna No. 8 LLC دعوى أمام محكمة التحكيم ضد رجل الأعمال K. لاسترداد 2228696 روبل. خسائر. وبقرار من المحكمة الابتدائية، تم رفض الدعوى. إلا أن محكمة التمييز ألغت هذا القرار وأعادت القضية لمحاكمة جديدة إلى المحكمة الابتدائية للأسباب التالية.

واعتبر أن المحكمة الابتدائية، في انتهاك للمادة. 75 من قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي، كدليل مكتوب، تم قبول مخططات المستندات المعتمدة من محامي المدعى عليه. المستندات التي أشارت إليها المحكمة الابتدائية لم تستوف شروط الحصول على نسخة وفقا للمرسوم رقم 9779-X (قرار محكمة التحكيم الاتحادية منطقة الأورالبتاريخ 24 فبراير 2005 رقم F09-288/05-GK في القضية رقم A50-24036/04).

من الحالة الموصوفة، يتضح أنه عند الاستعانة بمحامي (أو محامٍ آخر) ليس ضمن موظفي الشركة لتمثيل مصالح المنظمة في المحكمة، فمن المستحسن التأكد من أن نسخ المستندات المعتمدة من رئيس يتم تقديم المنظمة نفسها أو أي مسؤول آخر مفوض من موظفيها إلى ملف القضية في المحكمة.

2. ينبغي قم بتدوين ملاحظة حول موقع المستند الأصلي في المؤسسة التي تم اعتماد نسخته فيها. ونادرا ما يهتم القضاة بهذه الفروق الدقيقة عند النظر في النزاعات. لكن إذا فعلوا ذلك، فقد يؤثر ذلك على نتيجة القضية.

4- الممارسة القضائية

عرض الانهيار

تقدمت شركة Distillery Distillery "Extra" بطلب إلى محكمة التحكيم مع بيان بشأن التزام إدارة وزارة الاتحاد الروسي للضرائب والرسوم في جمهورية قباردينو-بلقاريا ومفتشية وزارة الاتحاد الروسي للضرائب وواجبات منطقة تشيريمسكي لتعويض الديون الحالية في ميزانية ضريبة القيمة المضافة بمبلغ 10،000،000 فرك. لمستلزمات التصدير. وبقي قرار المحكمة الابتدائية دون تغيير سلطة الاستئناف، وتم تلبية متطلبات المجتمع في بالكاملعلى أساس أن المنظمة أكدت بأدلة موثوقة حقيقة تصدير البضاعة.

إلا أن محكمة التمييز لم توافق على هذا التعليل، وأعادت القضية إلى المحكمة الابتدائية وأوضحت، من بين أمور أخرى، ما يلي. عند إعادة النظر في القضية، من الضروري أن نأخذ في الاعتبار أن نسخ المستندات المقدمة من الشركة التي تثبت مشروعية مطالباتها إلى السلطات الضريبية لا تفي بمتطلبات المرسوم رقم 9779-X. لا تشير النسخ المقدمة من شركة "Distillery Plant "Extra" ذات المسؤولية المحدودة إلى تاريخ الإصدار ولا تحتوي على ملاحظة بأن المستند الأصلي موجود في هذه المؤسسة. ولذلك، فإن نسخ الوثائق غير معتمدة بشكل صحيح ولا تفي بالمتطلبات المحددة، وعلى أساسها من المستحيل التوصل إلى نتيجة حول موثوقية المعلومات الواردة فيها (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة شمال القوقاز بتاريخ ديسمبر 9، 2002 رقم F08-4542/2002-1589A).

علاوة على ذلك، توصلت محكمة النقض إلى نتيجة مماثلة في النزاع بين شركة Kalmneft LLC والسلطات الضريبية بشأن السداد من ميزانية ضريبة القيمة المضافة على عمليات التصدير بمبلغ 28186497.76 روبل. (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة شمال القوقاز بتاريخ 19 يونيو 2003 رقم F08-1991/2003-749A).

لذا، مع الأخذ في الاعتبار إمكانية اتباع القضاة لمثل هذا النهج فيما يتعلق بمسألة التصديق المناسب على نسخ المستندات المقدمة إلى المحكمة كدليل، ننصحك بالنظر بعناية في تكوين تفاصيل التصديق واتخاذ التدابير اللازمة للامتثال للمتطلبات من المرسوم رقم 9779-X. قد يؤدي توفير طفيف للوقت في المرحلة الأولية لإعداد نسخ من المستندات للمحكمة إلى الحاجة إلى تقديمها أدلة إضافيةموقفها على قضية مثيرة للجدل(إذا كانت لديك)، وتقديم المستندات الأصلية (إذا لم يتم الحفاظ عليها، فمن الممكن حدوث نتيجة غير مواتية تمامًا في شكل قبول المحكمة لحجج الطرف الآخر)، بالإضافة إلى تكاليف كبيرة من الوقت والمال أثناء المراجعة من هذه القضية.

3. أخيرًا، في جزء المرسوم رقم 9779-X الذي استشهدنا به، يُشار بوضوح إلى أن دقة النسخة لا يتم إثباتها فقط من خلال توقيع الشخص المفوض، ولكن أيضًا ختم المنظمة.

دعونا نتذكر أن البند 3.26 من GOST R 6.30-2003 ينص فقط على أنه "يجوز التصديق على نسخة من المستند بختم محدد وفقًا لتقدير المنظمة". دعونا نتحفظ على الفور بأن هناك وجهتي نظر فيما يتعلق بتفسير العبارة الأخيرة:

• وفقًا لأحدهم ، يمكن للمنظمة أن تقرر وفقًا لتقديرها ما إذا كان من المفيد التصديق على نسخة بختم على الإطلاق أو يمكنها الاستغناء عنها (توصي هذه المجموعة من المتخصصين بتصديق النسخ التي تخرج خارج المنظمة بختم ، ولكن تلك التي لها تداول داخل المنظمة لا ينبغي أن تكون معتمدة)؛
• يجادل مؤيدو الموقف الآخر بأن هذا يعني إمكانية اختيار أي ختم معين للمنظمة للتصديق على النسخة (أي، يجب أن يكون انطباع الختم في أي حال).

ومع ذلك، في رأينا، فإن هذا النزاع يخلو من الأهمية العملية، حيث أن المرسوم رقم 9779-X ينص بوضوح على ضرورة طبع الختم.

يرجى ملاحظة: يعتمد المرسوم رقم 9779-X على حقيقة أنه يمكن للمنظمة التصديق على نسخ من وثائقها. لا يمكن التصديق على نسخ من "أشخاص آخرين" إلا إذا كانت النسخ الأصلية (على سبيل المثال، رسالة مستلمة من الطرف المقابل) موجودة في نفس المنظمة. لذلك، لا يمكنك التصديق على نسخ من المستندات التأسيسية في مؤسستك، وثائق التسجيلواللوائح المحلية والأوامر والتعليمات وما إلى ذلك. شركات أخرى.

ويمكن العثور على تفسيرات مماثلة أيضًا في رسائل الهيئات الحكومية، والتي، على الرغم من أنها ليست ذات طبيعة معيارية، يتم استخدامها بنشاط في الممارسة العملية.

جزء من الوثيقة

عرض الانهيار

الفقرة 2 من رسالة وزارة التنمية الاقتصادية في الاتحاد الروسي بتاريخ 15 أبريل 2010 رقم D23-1388

2. في مسألة التصديق على النسخة المعدة.

وفقًا لمرسوم هيئة رئاسة مجلس السوفيات الأعلى لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 08/04/1983 رقم 9779-X "بشأن إجراءات إصدار واعتماد الشركات والمؤسسات والمنظمات لنسخ الوثائق المتعلقة بحقوق المواطنين، " تقوم المؤسسات والمؤسسات والمنظمات الحكومية والعامة (المشار إليها فيما يلي باسم المؤسسات) بإصدار نسخ بناءً على طلبات المواطنين من الوثائق الصادرة عن هذه المؤسسات، إذا كانت هذه النسخ ضرورية لحل المشكلات المتعلقة بالحقوق والحقوق المصالح المشروعةالمواطنين الذين اتصلوا بهم. يتم إصدار نسخ من الوثائق على الورق المؤسسي.

وبنفس الطريقة، يمكن للمؤسسات إصدار نسخ من المستندات الموجودة لديها والتي تأتي من مؤسسات أخرى يصعب أو يستحيل الحصول على نسخ من هذه المستندات منها مباشرة. في الحالات التي يتم فيها تنفيذ المستندات على النماذج، يتم إعادة إنتاج تفاصيل النماذج عند عمل النسخ.

ويتم التصديق على صحة نسخة الوثيقة من خلال توقيع المدير أو المسؤول المعتمد والختم. يشار إلى تاريخ الإصدار على النسخة ويتم ملاحظة أن المستند الأصلي موجود في هذه المؤسسة.

ونتيجة لذلك، فإنه من وجهة نظر الدائرة العقارية، يحق للمؤسسة التصديق على نسخ المستندات الصادرة عن تلك المؤسسة، كما يحق لها التصديق على نسخ المستندات الصادرة عن مؤسسات أخرى، ولكنها مخزنة في هذه المؤسسة.

وفقًا لـ GOST R 51141-98 "إدارة المكاتب والأرشفة. المصطلحات والتعاريف "، تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 27 فبراير 1998 رقم 28، نسخة من المستند هي مستند يستنسخ بالكامل معلومات المستند الأصلي وجميع ميزاته الخارجية أو جزء منه لهم، وليس لها قوة قانونية.

إذا قامت المؤسسة بتخزين نسخة من مستند ليس له قوة قانونية، عند استلام طلب مماثل وفقًا للفقرة 1 من الجزء 2 من الفن. 14 من قانون السجل العقاري، يتم إصدار نسخة من الوثيقة غير مصدقة بشكل صحيح.

ينص كل من المرسوم رقم 9779-X وGOST R 6.30-2003 على تفاصيل مثل تاريخ التصديق على نسخة الوثيقة.

ومع ذلك، غالبا ما تغض المحاكم الطرف عن عدم الإشارة إلى تاريخ التصديق (انظر، على سبيل المثال، قرارات محاكم الدرجة الأولى والثانية في الممارسة القضائية 4، وكذلك الممارسة القضائية 5).

في الوقت نفسه، تعرف ممارسة المحكمة أيضًا الحالات التي يؤثر فيها عدم وجود تاريخ للتصديق على نسخة من المستند سلبًا على رأي القضاة، أي. ولم تعتبر هذه النسخ من المستندات مناسبة (انظر حكم محكمة التمييز في الممارسة القضائية 4).

الممارسة القضائية 5

عرض الانهيار

رفض بنك OJSC Ekaterinburg Municipal Bank الدفع لشركة AS-Trade نقديبواسطة الضمانات المصرفيةمشيرة، من بين أمور أخرى، إلى أن الشركة انتهكت البند 3.26 من GOST R 6.30-2003 من حيث عدم وجود تاريخ تصديق على نسخ المستندات المقدمة إلى البنك والمرفقة بطلب الدفع بموجب ضمانات بنكية.

رفعت AS-Trade LLC دعوى أمام محكمة التحكيم لتحصيل الديون بموجب ضمانات مصرفية وفازت بالنزاع. لم ترى محاكم الاستئناف والنقض أنه من الضروري رفض المطالبة على أساس انتهاك الشركة للفقرة 3.26 من GOST R 6.30-2003. وفي الوقت نفسه، في الأفعال القضائيةلا توجد إشارة إلى تنظيم العلاقات المدروسة بموجب المرسوم رقم 9779-X (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية للمنطقة الشمالية الغربية بتاريخ 28 سبتمبر 2011 في القضية رقم A56-69287/2010).

وفيما يتعلق بتطبيق أحكام المرسوم رقم 9779-س بشكل عام سنوضح أكثر ما يلي. في عدد من القوانين التنظيمية الحالية، تم ذكر المرسوم رقم 9779-X كوثيقة ينبغي اتباعها في إلزامي. وهكذا، بموجب الأمر الصادر عن نفس وزارة التنمية الاقتصادية في روسيا بتاريخ 14 نوفمبر 2006 رقم 376، تم تسمية المرسوم رقم 9779-X مباشرة ضمن القوانين القانونية التنظيمية التي تنظم توفير الخدمات العامة"القيادة صندوق الدولةالبيانات التي تم الحصول عليها نتيجة لإدارة الأراضي "(البند 1.2).

على الرغم من أن عنوان المرسوم رقم 9779-X يشير إلى أنه ينطبق على التصديق على نسخ الوثائق الصادرة للمواطنين، إلا أن المنظمات تقع أيضًا ضمن نطاقه.

وقد تم تأكيد ذلك في ممارسة المحاكم.

عرض الانهيار

الممارسة القضائية 6 أشارت محكمة التحكيم الفيدرالية للمنطقة الوسطى، في حكمها الصادر بتاريخ 27 يوليو/تموز 2004 في القضية رقم A68-AP-122/Ya-04، إلى أنه "بما يتوافق مع المادة. 49القانون المدني في الاتحاد الروسي، قد يكون هناك كيان قانونيالحقوق المدنية ، بما يتوافق مع أهداف النشاط المنصوص عليها فيهالوثائق التأسيسية

وتحمل المسؤوليات المرتبطة بهذا النشاط، تنطبق قواعد المرسوم أعلاه أيضًا على الكيانات القانونية.

عرض الانهيار

الممارسة القضائية 7 تقدمت شركة Industrial Supply - موسكو LLC بطلب إلى مفتشية دائرة الضرائب الفيدرالية رقم 10 في موسكو لطلب تقديم معلومات بخصوص مدينها - Laguna-Green CJSC (حول البنوك وغيرهامؤسسات الائتمان ، التي يتم فيها فتح حسابات هذا المدين، حول أرقام الحسابات الجارية، وكمية الأموال وتدفقها، وكذلك حول الأشياء الثمينة الأخرى للمدين التي تم تخزينها في البنوك ومؤسسات الائتمان الأخرى). وقد أرفقت نسخة مع الطلبأمر التنفيذ

عند حل القضية بناءً على الأسس الموضوعية، أشارت المحكمة إلى القواعد المنصوص عليها في المرسوم رقم 9779-X للتصديق على نسخ المستندات وأوضحت أن قواعد المرسوم رقم 9779-X تنطبق أيضًا على الكيانات القانونية (قرار المجلس الاتحادي محكمة التحكيم في مقاطعة موسكو بتاريخ 21 سبتمبر 2010 رقم KA-A40/10627 -10 في القضية رقم A40-127876/09-4-1013). وبما أن شركة Industrial Supply - موسكو ذات المسؤولية المحدودة قد قدمت إلى مصلحة الضرائب نسخة من أمر التنفيذ الذي لم يتم التصديق عليه بشكل صحيح، فيجب رفض الطلبات.

ومع ذلك، هناك أيضًا حالات تنظر فيها المحاكم الاختصاص العام(الذين يتمتعون بالولاية القضائية على النزاعات التي تشمل المواطنين كأحد الأطراف) توصلوا إلى استنتاج مفاده أنه من المستحيل تطبيق المرسوم رقم 9779-X فيما يتعلق ببعض حالات التصديق على نسخ المستندات.

الممارسة القضائية 8

عرض الانهيار

المحكمة العلياأعرب الاتحاد الروسي، في قراره المؤرخ 2 مارس 2011 رقم 73-G11-1، عن رأي مفاده أن المرسوم رقم 9779-X، الذي يحدد إجراءات التصديق على نسخ الوثائق الصادرة بناءً على طلبات المواطنين من قبل الدولة و المؤسسات العامةوالمؤسسات والمنظمات، لا ينظم أنشطة الهيئات قوة الدولة، ولهذا فإن عدم امتثال نسخ المستندات لأحكامه لا يشير إلى أنها تم التصديق عليها بشكل غير صحيح.

في ممارسة محاكم التحكيم، هناك أيضًا قرارات يرفض فيها القضاة إمكانية توسيع قواعد المرسوم رقم 9779-X لتشمل أنواعًا معينة من العلاقات.

الممارسة القضائية 9

عرض الانهيار

استأنفت شركة CJSC VAZpromtekhoborudovanie أمام محكمة التحكيم مع تقديم طلب إلى هيئة التفتيش المشتركة بين المقاطعات التابعة لدائرة الضرائب الفيدرالية رقم 2 لمنطقة سمارة لإبطال قرار هذه المفتشية بمحاسبة الشركة على ارتكاب جريمة ضريبية. عند النظر في القضية، وجدت المحكمة أن جهاز كمبيوتر محمول مع برنامج مرخص 1C: المحاسبة والبيانات الأولية قد سُرق من الشركة. المستندات المحاسبيةللفترة 2008-2010، وفيما يتعلق بذلك اتخذت الشركة إجراءات لاستعادة الوثائق الأوليةوعلى وجه الخصوص، تم تقديم الفواتير ودفاتر المشتريات ودفاتر المحاسبة في مواد الحالة. في الوقت نفسه، تم رفض حجة المفتش بأن نسخ الفواتير المقدمة من الشركة تم التصديق عليها بشكل غير صحيح وأنه من هذه النسخ لا يمكن تحديد مكان أصولها، مع الإشارة إلى المرسوم رقم 9779-X، تم رفضها من قبل المحكمة مع المنطق "نظرًا لأن الأخير ينظم إجراءات التصديق وإصدار نسخ من المستندات للمواطنين" (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمقاطعة الفولغا بتاريخ 3 يوليو 2012 في القضية رقم A55-19965/2011).

لاحظ أن هذه ليست الحالات الوحيدة التي اعتبرت فيها المحاكم أن المرسوم رقم 9779-X لا ينطبق على الحالات الفردية. وبالتالي، هناك أمثلة على الإجراءات القضائية التي اعتبر فيها المحكمون أن المرسوم رقم 9779-X لا ينظم العلاقات المتعلقة باسترداد ضريبة القيمة المضافة (انظر، على سبيل المثال، قرارات محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة موسكو بتاريخ 30 يناير 2002 رقم KA- A40/181-02، بتاريخ 21 مايو 2002 رقم KA-A40/3198-02). وفي إحدى الحالات المحددة، خلصت المحكمة إلى أن هذا المرسوم لا ينطبق على إجراءات التصديق على نسخ المستندات المقدمة إلى المحكمة شركة مساهمةفي نزاع مدني تنظره محكمة التحكيم.

الممارسة القضائية 10

عرض الانهيار

رفعت OJSC Okskaya Shipyard دعوى أمام محكمة التحكيم ضد شركة NovaTEK LLC لاسترداد 1،063،636.34 روبل. الديون على إيجارو 265636.53 روبل. غرامات على التأخر في السداد. ولتبرير عدم وجود دين، قدمت شركة NovaTEK LLC نسخة من قانون إعادة الممتلكات المؤجرة، بحجة أنه لا يمكن استرداد الدين منها، حيث تم حسابه للفترة التي تلت عودة الممتلكات المؤجرة، عندما لم يستخدم المدعى عليه العقار، أي بعد انتهاء علاقة الإيجار.

لم تقبل المحكمة إشارة OJSC Okskaya Sudoverf إلى حقيقة أن نسخة القانون لا تتوافق مع متطلبات المرسوم رقم 9779-X. قرر القضاة أن القانون المذكور يحدد إجراءات التصديق على نسخ الوثائق الصادرة بناء على طلب المواطنين من قبل المؤسسات والمؤسسات والمنظمات الحكومية والعامة، والتي ليست الشركة واحدة منها.

بناءً على طلب Okskaya Shipyard OJSC لطلب القانون الأصلي من شركة NovaTEK LLC، نظرًا لأن المدعي يعتقد هذا الفعلمزورة، رفضت المحكمة. ودعما، إلى جانب حجج أخرى، أشار إلى أن طلب المستندات الأصلية في القضية هو حق المحكمة، وتمارس مع مراعاة الفروق الدقيقة في النزاع، ولا تخضع ظروف القضية قيد النظر، من قبل بموجب الإجراءات القانونية التنظيمية، للتأكيد فقط من خلال المستندات الأصلية إذا كان هناك دليل على إمكانية خدمة شركة NovaTEK LLC كمستأجر (حكم محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة فولغا-فياتكا بتاريخ 13 مارس 2012 في القضية رقم A43-9704/ 2011).

بالإضافة إلى من ذكرناهم الأفعال التي تنظم بدرجة أو بأخرى قضايا التصديق على نسخ الوثائق(GOST R 6.30-2003، المرسوم رقم 9779-X، توصيات منهجيةبشأن تطوير تعليمات العمل المكتبي في الجهات التنفيذية الاتحادية)، كما تم اعتماد عدد من التعليمات الأخرى فيما يتعلق بالحالات الفردية لتقديم النسخ. على سبيل المثال:

• أمر دائرة الضرائب الفيدرالية للاتحاد الروسي بتاريخ 31 مايو 2007 رقم MM-3-06/338@ (انظر الملحق رقم 5 به)؛
• لائحة ترخيص المعاملات الاقتصادية الأجنبية بالسلع والمعلومات والأعمال والخدمات والنتائج النشاط الفكري(الحقوق المتعلقة بها)، والتي تم بموجبها إنشاء مراقبة التصدير، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 سبتمبر 2008 رقم 691 (انظر البند 11 من هذه اللائحة)؛
• التعليمات المؤقتة للعمل المكتبي في القوات المسلحة للاتحاد الروسي رقم 205/2/588، التي وافق عليها وزير دفاع الاتحاد الروسي في 19 أغسطس 2009 (انظر الفقرات 236-241)، وما إلى ذلك.

وفي العدد القادم إقرأ نهاية المقال. سننظر في حالات خاصة لممارسة تقديم نسخ مصدقة من المستندات إلى حالات مختلفة(إلى مصلحة الضرائب؛ عند تحميلها المسؤولية عن فقدان الأصول؛ بناءً على طلب الموظف؛ بناءً على طلب أحد المساهمين / المشاركين؛ للمشاركة في مسابقة / مزاد؛ كدليل في المحكمة). ومن خلال تنظيم مثل هذا الكم الكبير من المعلومات، في نهاية المقال، سنرسم استنتاجات نهائية، ونقدم أيضًا توصياتنا النهائية بشأن التصديق على نسخ المستندات.

الحواشي

عرض الانهيار

قد تكون هناك حاجة إلى نسخ مصدقة من المستندات في أي مكان، وهذا ينطبق بشكل خاص على أولئك الذين لا يريدون حمل النسخ الأصلية معهم، أو عندما تكون هناك حاجة إلى أوراق مهمة في عدة أماكن في نفس الوقت. في بعض الأحيان، قد تؤثر الطريقة التي يتم بها التصديق على المستند على نتيجة دعوى قضائية، نظرًا لأن النسخة العادية ليس لها قوة قانونية ولا يتم قبولها كدليل. للقيام بذلك، يجب أن يكون لديك النسخة الأصلية للتحقق أو نسخة مصدقة حسب الأصول.

النسخة تستنسخ بدقة المظهر والمحتويات الوثيقة الأصلية، ولكنها ليست أصلية. لكي يتم توفيره بدلا من الأصل في الهيئات الحكوميةفي مكان العمل أو الدراسة أو المحاكم، ولها نفس القوة، ويلزم التصديق على نسخة من هذه الوثيقة من قبل شخص مخول. النسخة المأخوذة من المستند الرئيسي يجب أن تعيد إنتاج جميع البيانات في مجملها دون أي تغييرات أو غموض، لذلك من المهم القيام بذلك باستخدام تكنولوجيا عالية الجودة.

في أي الحالات يكون من الضروري التصديق على نسخ الوثائق؟

قبل التصديق على المستند، سيكون من الصحيح أولاً معرفة الأغراض التي يجب القيام بها، وبعد ذلك يمكنك أن تقرر كيفية التصديق على المستندات بشكل صحيح. إذا كنا نتحدث عن تقديم وثيقة إلى الهيئات الحكومية (على سبيل المثال، للحصول على ترخيص)، يتم تشديد متطلبات إعداد نسخة مكررة بشكل كبير. من الضروري معرفة متطلبات هذه المنظمة، أي كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخ الوثائق المخصصة لهم. خلاف ذلك، يمكنك بسهولة ارتكاب خطأ وسيتم اعتبار المستند غير صالح.

إذا كان ذلك ضروريًا للاستخدام الداخلي، فعادةً ما يتم اتباع المعايير العامة المعتمدة في مؤسسة معينة. في أغلب الأحيان، يتم اعتماد المستندات الشخصية: الشهادات الصادرة عن مكتب التسجيل وجوازات السفر والدبلومات ووثائق ملكية الممتلكات. تختلف الأوضاع، وقد تكون الأوراق مطلوبة عند التقدم لوظيفة ما المؤسسات التعليميةلتقديم الطلبات إلى مكتب الضرائب والهيئات الحكومية عند إبرام المعاملات والمشاركة في المسابقات وتلقي المنح في المؤسسات المصرفية وفي المحاكم.

إعداد الوثائق للحصول على الشهادة

يتم إعداد نسخة من المستند باستخدام آلة التصوير باستخدام المستند الأصلي أو طباعة نسخة ممسوحة ضوئيًا من المستند. النقطة الأساسية هي أن النسخة تعكس بوضوح جميع تفاصيل الأصل، والنص قابل للقراءة، وجميع الأختام والتوقيعات والصور الرسومية مرئية. إذا كانت الوثيقة تتكون من عدة أوراق، فيجب ترقيمها وخياطتها، مع الإشارة إلى عدد الأوراق في مكان اللصق. أيضًا، إذا لزم الأمر، لا يمكنك التصديق على المستند بأكمله، ولكن مقتطف منه يحتوي على المعلومات الضرورية. في هذه الحالة، تحتاج إلى إعداد نسخ من الأوراق ذات الاهتمام. بعد ذلك، تحتاج إلى الاتصال بالأشخاص المعتمدين الذين يعرفون كيفية التصديق على نسخ المستندات بشكل صحيح.

بمن يجب أن أتصل للتصديق على نسخ المستندات؟

لتقديم هذه الخدمة، يجب عليك الاتصال بكاتب العدل. هذه هي الطريقة الأضمن. سيقوم كاتب العدل بالتصديق على نسخ المستندات الصادرة عن مؤسسة أو مؤسسة، إذا تم إعدادها وفقًا للقانون وكانت صالحة في يوم تقديم الطلب. يمكنك أيضًا التصديق على نسخة من الوثيقة الصادرة للمواطن إذا كان توقيعه الأصلي مصدقًا من كاتب العدل. على سبيل المثال، التوكيل الرسمي للحق في إدارة العقارات أو التمثيل في المحكمة.

يتم التصديق على المستندات الصادرة عن منظمة معينة من قبل مديرها أو أي شخص مسؤول آخر يتمتع بالسلطة المناسبة، وهذه مسؤوليتهم ويجب عليهم معرفة كيفية التصديق على المستندات بشكل صحيح. كقاعدة عامة، يتم التعامل مع هذه المشكلة من قبل السكرتير أو خدمة إدارة المكاتب أو قسم المحاسبة أو قسم شؤون الموظفين. ينعكس الحق في تنفيذ هذه الإجراءات في التوصيف الوظيفي والأوامر الصادرة خصيصًا. يجب أن يتم التصديق على الوثيقة فقط من قبل متخصص مرخص له بتنفيذ مثل هذه الإجراءات من قبل الإدارة. وبخلاف ذلك، هناك خطر أن تكون النسخة غير صالحة. يمكن تصديق دفتر سجل العمل وأوامر التعيين والفصل من قبل إدارة شؤون الموظفين في مكان العمل.

في بعض الوكالات الحكوميةعندما يتقدم المواطنون بطلب للحصول على خدمة، فإن الأشخاص الذين يقومون بالاستقبال يعملون كخبراء ويحق لهم، بعد التحقق من الأصل مع النسخة، التصديق عليه بتوقيعهم التعريفي. ستكون فكرة جيدة أن توضح مسبقًا كيفية التصديق على المستندات بشكل صحيح في السلطة التي يتم تقديمها فيها.

تسجيل الشهادة وإجراءات إصدار الشهادات

يتم التأكد من صحة النسخة من خلال وضع ختم المنظمة أو ملء ختم أو نقش خاص للشخص المعتمد. بالإضافة إلى ذلك، من المهم الإشارة إلى التاريخ، ومنصب المتخصص، واسم عائلته، واسمه الأول، واسم عائلته. في بعض الأحيان يتم استخدام طوابع فارغة خاصة، ويتم كتابة التاريخ الذي تم إنشاؤه بمساعدتهم ببساطة، في المكان المناسبيتم وضع التوقيع. يعرف المسؤول المخول بتنفيذ هذه الإجراءات كيفية التصديق على المستندات. "النسخة صحيحة" هي واحدة من النقوش الأكثر استخدامًا، وأحيانًا يتم العثور على نسخة أقصر أيضًا - "صحيحة". هناك عدد من القواعد حول كيفية التصديق على مستند مرتبط يحتوي على أكثر من ورقة واحدة. كقاعدة عامة، يتم ترقيم جميع الأوراق، وخياطة الوثيقة، ولصق الورق في الأعلى، حيث يُشار إلى عدد الأوراق ويتم وضع نقش تعريفي واحد عليها. من الممكن التصديق على كل صفحة على حدة، ويتم استخدام هذه الطريقة إذا لم تكن الوثيقة ملزمة.

مصادقة الوثيقة موثقة

في بعض الحالات التي ينص عليها القانون، يكون التصديق على النسخة من كاتب العدل إلزاميًا. في مثل هذه الحالات، لا يحق لأي مسؤول استبدال توقيع تأكيد كاتب العدل. هذه استثناءات إلى حد ما، ولكن العديد من الإدارات تثق في الوثائق الموثقة. لتنفيذ هذا الإجراء، يكفي الاتصال بكاتب العدل وتقديم بطاقة الهوية والأصل ونسخة من المستند. يقوم كاتب العدل بفحص الوثيقة بعناية، والتحقق من النسخة مع الأصل، والتحقق مما إذا كانت الوثيقة قد صدرت بشكل قانوني وما إذا كانت جميع التفاصيل والتوقيعات اللازمة موجودة.

تعتمد تكلفة التصديق على مستند من كاتب عدل على عدد الأوراق والوثيقة نفسها التي تخضع للتصديق، وفي أغلب الأحيان يتم اعتماد المستندات الشخصية أو ميثاق وشهادات المؤسسة.

في أي الحالات يرفض كاتب العدل التصديق؟

إذا كان الأصل محل شك أو كان به آثار تزوير واضحة، فسيتم رفض التصديق على النسخة. يحق لكاتب العدل أيضًا الرفض في الحالات التي تحتوي فيها الوثيقة على نص غير واضح، أو إضافات، أو أختام غير واضحة، أو تصحيحات غير محددة، أو عندما يكون من المستحيل قراءتها، أو بها تلف أو جرجر كبير. بالإضافة إلى حالات الرفض هذه، هناك أيضًا حالات تم فيها التوقيع على الوثيقة باستخدام الفاكس، أو كانت مغلفة، وصادرة في الخارج، ولكن لم يتم التصديق عليها. كما أنها لا تخضع للشهادة الوثائق الطبيةأو الأوراق التي تحتوي على سر الدولة. في بعض الأحيان قد تثير الوثيقة نفسها شكوكا حول صحتها، فيحق لكاتب العدل إرسالها للفحص.

التصديق على المستخرجات من الوثائق

في بعض الحالات، ليست هناك حاجة للتصديق على نسخة من المستند بأكمله. غالبًا ما يتم الاتصال بكتاب العدل من قبل المواطنين الذين يحتاجون فقط إلى نسخ من بعض صفحات المستند. ومع ذلك، لا يستطيع كاتب العدل التصديق على الأوراق المحددة، لأن هذا سينتهك سلامة الوثيقة بأكملها. صحيح، إذا كانت هذه الورقة تحتوي على عدة أسئلة مختلفة لا ترتبط ببعضها البعض، فمن الممكن.

إقرأ أيضاً: لائحة مكافآت أعضاء هيئة التدريس لعام 2020

لا يتطلب التصديق على النسخ الكثير من الجهد. ولكن إذا كان عليك القيام بذلك كثيرًا، فاطلب لنفسك ختمًا يحتوي على مجموعة كاملة من التفاصيل - فلن تنسى أي شيء بالتأكيد.

كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من الوثيقة - عينة؟

كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من الوثيقة يمكن العثور عليها من GOST R 6.30-2003، الذي يحدد متطلبات إعداد الوثائق. سنلقي نظرة في مقالتنا على النقاط الرئيسية التي يجب عليك الانتباه إليها عند التصديق على النسخ.

لماذا يتم اعتماد نسخة من الوثيقة؟

نسخة المستند هي ورقة تعيد إنتاج محتويات المستند الرئيسي بالكامل، ولكن ليس لها قوة قانونية. لكي يتم استخدام نسخة كنسخة تناظرية من المستند، يجب أن تكون مصدقة من قبل شخص معتمد.

قبل أن تقرر كيفية التصديق على نسخة بشكل صحيح، عليك أولاً معرفة الأغراض الضرورية لذلك.

إذا كنا نتحدث عن نقل مستند إلى الجهات الحكومية، على سبيل المثال للترخيص أو غيره المنصوص عليها في القانونالإجراءات، فمن الضروري توضيح متطلبات المنظمة المستقبلة. كقاعدة عامة، في حالة التصديق غير الصحيح، لن يتم قبول نسخ المستندات.

إذا كانت الورقة معتمدة للاستخدام الداخلي، إذن القواعد العامةوالتي يتم قبولها في مؤسسة معينة.

كيفية التصديق على نسخة من الوثيقة بشكل صحيح

يتم التصديق على نسخة من المستند عن طريق وضع الختم المناسب أو الكتابة اليدوية عبارة "النسخة صحيحة". بالإضافة إلى ذلك، من الضروري الإشارة إلى منصب الأخصائي واسمه الكامل وتاريخ اعتماده.

يُسمح بالتصديق على نسخة من المستند بختم يتم تحديده وفقًا لتقدير المنظمة. كقاعدة عامة، يجب إعطاء النسخة قوة قانونية. أي أن المنظمة لا تختار النسخ التي تريد وضع الختم عليها وأيها لا. لها الحق فقط في تطوير شكل الطباعة بشكل مستقل.

مهم!ويجب أن يتمتع المتخصص الذي يصدق على نسخة من الوثيقة بسلطة القيام بمثل هذه الإجراءات. يمكن تحديد اختصاصه في الوصف الوظيفي أو أمر صادر خصيصًا موقع من رئيس المنظمة. بدون سلطة معينة، يحق لرئيس المنظمة فقط التصديق على النسخ.

إذا كانت الوثيقة تتكون من عدة أوراق، فحدد أحد خيارات الشهادة المقترحة:

• صفحة تلو الأخرى؛
• عن طريق خياطة جميع أوراق الوثيقة معًا، ثم ترقيمها ولصق شهادة على الورقة الأخيرة عن طريق لصق ورقة على خيوط مربوطة تشير إلى عدد الصفحات.

إذا كان المستند يتكون من ورقة واحدة، ولكن النص مطبوع أيضًا على الجانب الخلفي، فيجب أن يكون كلا وجهي النسخة معتمدين.

تصديق نسخة من الوثيقة من قبل كاتب العدل

إذا كان القانون ينص على أنه لكي تعطي الوثيقة القوة القانونية يجب أن تكون مصدقة من كاتب العدل، فتجاوز هذا المطلبغير ممكن. لا يحق لأي مسؤول استبدال توقيع تصديق كاتب العدل.

للحصول على التصديق، يجب عليك زيارة كاتب عدل مع المستند الأصلي ونسخته، والتي يجب ألا تحتوي على أي نقوش خاصة بطرف ثالث. فترة صلاحية التوثيق ليست محدودة في الوقت المناسب.

كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من الوثيقة؟

في كثير من الأحيان، عند ممارسة الأعمال التجارية في المنظمة، يلزم تقديم نسخة مصدقة من المستند. قد تكون الوثائق المعتمدة مطلوبة في أي مكان: عند المشاركة في مناقصة، عند تقديم الوثائق للمقاولين، حتى عند إصدار نسخة من كتاب العمل للموظف. سنناقش كيفية التصديق على نسخة من المستند بشكل صحيح في هذه المقالة.

لماذا تحتاج إلى نسخة مصدقة من الوثيقة؟

تواجه أي شركة الحاجة إلى تقديم طرف مقابل أو إرسال نسخة من الوثائق إلى مصلحة الضرائب أو السلطات الأخرى. علاوة على ذلك، تطلب بعض السلطات نسخة مصدقة بطريقة خاصة.

عزيزي القراء! المقال يتحدث عن الحلول النموذجية القضايا القانونيةولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:

في اللوائح الحديثة، لا يمكن العثور على مصطلح مثل "نسخة". ومع ذلك، في GOST R 51141-98 يُفهم هذا التفسير على أنه مستند يحتوي على جميع المعلومات من الأصل ويكررها خارجيًا.

لسوء الحظ، على عكس النسخة الأصلية، لا يمكن أن تتمتع النسخة المصدقة أو النسخة المصدقة بالقوة القانونية المناسبة. لكي تصبح النسخة وثيقة كاملة تقريبا، تحتاج إلى كتابة التفاصيل اللازمة عليها.

قد تكون هناك حاجة لنسخة مصدقة في الحالات التالية:

• لتقديم الوثائق إلى الوكالات الحكومية؛
• تقديم الوثائق للموظف (على سبيل المثال، كتاب العمل)؛
• لتقديم الوثائق إلى الأطراف المقابلة (على سبيل المثال، اتفاقية)؛
• من أجل المشاركة في المناقصة (عادةً ما يتم إرسال حزمة من الوثائق إلى لجنة المناقصة).

بالطبع، هذا بعيد عن ذلك القائمة الكاملةعندما قد تحتاج إلى وضع تفاصيل على الوثائق.

اعتمادا على الحالة، يتم التمييز بين العادية والتوثيق. لذلك، من أجل إصدار نسخة من كتاب العمل للموظف، فمن الشائع جدًا، ومع ذلك، عند المشاركة في مناقصة، غالبًا ما يكون توثيق الوثائق مطلوبًا. عند التصديق من كاتب العدل، يتعين على المنظمة دفع رسوم والانتظار بعض الوقت حتى يكمل كاتب العدل هذا الإجراء. إذا لم يكن ذلك مطلوبًا بموجب القانون أو طرف مقابل محدد للمنظمة، فيمكن التصديق على الورقة مباشرة من قبل الشركة من خلال وضع التفاصيل اللازمة عليها.

كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من وثيقة في المنظمة؟

يحق للمنظمة أن تدون بشكل مستقل التفاصيل الضرورية فقط على تلك الأوراق التي تخصها (العقود، الخطابات، وما إلى ذلك)، وكذلك تلك الوثائق، التي يتم تخزين أصولها مباشرة في المنظمة (على سبيل المثال، العمل كتب الموظفين).

من أجل تدوين التفاصيل في منظمة ما على الورق، يجب عليك الإشارة إلى:

• نقش يؤكد أن الوثائق تحتوي على التفاصيل الصحيحة. كقاعدة عامة، يمكن وضع مثل هذا النقش باليد، ومع ذلك، فإن بعض المنظمات لديها ختم خاص لمثل هذه الحالات.
• موقف الشخص. يتم توفير التفاصيل إما من قبل المدير أو كبير المحاسبين. كما يمكن منح فرصة التصديق على المستندات للمدير المالي. ومع ذلك، فإن التزامات التصديق أنواع معينةيمكن نقل الأوراق إلى أي موظف: للقيام بذلك، ما عليك سوى إصدار أمر مناسب أو توكيل رسمي.
• توقيع المسؤول وفك تشفيره.
• ختم الشركة.
• تاريخ الشهادة. تمت الإشارة إلى التاريخ حتى يكون تثبيت التفاصيل موثوقًا به، لأن الأصل قد يخضع للتغييرات بمرور الوقت.

إذا كنت تقوم بتدوين تفاصيل معلومات غير موجودة في ورقة واحدة، بل في عدة أوراق، فيجب عليك أولاً تحديث الوثائق. يمكنك خياطة الوثائق باستخدام ثقب وخيط، أو باستخدام آلات مختلفة.

بعد دمج الوثائق، تحتاج إلى وضع ترقيم مستمر (عادةً ما يتم وضع أرقام الصفحات إما في أسفل المنتصف أو في الزاوية اليمنى).

بعد إرفاق الملصق، اتبع الخطوات لإدخال التفاصيل اللازمة للحصول على الشهادة. وكقاعدة عامة، يتم وضع التوقيعات والنقوش مثل "النسخة صحيحة" بالقرب من الملصق، ولكن يجب بالضرورة أن يظهر عليها ختم المنظمة.

إعداد الوثائق لدى كاتب العدل

من أجل كتابة التفاصيل على الورق بطريقة التوثيق، تحتاج إلى العثور على مكتب كاتب العدل، والذي يوجد الآن الكثير منه في أي مدينة كبيرة. سوف تحتاج إلى أن تأخذ معك ورقة وجواز سفر ومالًا لدفع الرسوم (تختلف الرسوم لكل نوع من أنواع الورق).

التصديق من كاتب العدل

لن يستغرق كاتب العدل وقتًا طويلاً لوضع التفاصيل على الورق نيابةً عنك. كقاعدة عامة، هناك طوابير طويلة في مكاتب كاتب العدل، علاوة على ذلك، بعد تسليم الورقة إلى موظف المكتب، ستحتاج إلى الانتظار لبعض الوقت حتى يتم تنفيذ جميع إجراءات التحقق والتسجيل اللازمة على الوثيقة.

يكون لكل كاتب عدل سجل يحفظ فيه جميع المستندات المصدقة منه. عند الاستلام، سيُطلب منك التوقيع على السجل. النسخة المصدقة من كاتب العدل ليس لها تاريخ انتهاء الصلاحية.

وبطبيعة الحال، لا يمكن توثيق جميع الوثائق. وبالتالي، لا يُسمح بالتصحيحات، بما في ذلك التصحيحات التي تتم بقلم الرصاص أو القلم. يجب أن يكون النص، وكذلك الأجزاء المكونة الأخرى، واضحة وسهلة القراءة.

إذا ذهبت لتدوين التفاصيل الضرورية لكاتب العدل ليس على ورقة واحدة، بل على عدة أوراق، فيجب عليك أولاً تدبيس الأوراق معًا وترقيمها ووضع ختم المنظمة وتوقيع الشخص الذي صدق على الورقة المنظمة.

كيفية التصديق على الوثائق الإلكترونية؟

للتأكيد النسخة الإلكترونيةسوف تتطلب الوثائق التوقيع الإلكتروني. يمكنك الحصول على مفتاح التوقيع الإلكتروني من أحد مراكز التصديق. كن حذرًا للغاية عند إرسال حزمة من الأوراق لاستلام المفتاح: يجب أن تكون البيانات المقدمة حقيقية ودقيقة قدر الإمكان. كلمة واحدة خاطئة والمفتاح لن يكون صالحا.

وثيقة في النموذج الإلكتروني، معتمد التوقيع الالكتروني، أي ما يعادل نسخة ورقية مصدقة. أؤكد إلكترونيايمكنك استخدام أي أوراق محاسبية وقانونية (مثل العقود والفواتير والفواتير وغيرها).