إعداد تقرير العمل. إعداد تقرير عن الأعمال المنجزة في المؤسسات من المسؤولين ولفترات زمنية مختلفة

يواجه كل واحد منا عدة مرات في حياتنا كتابة وتنفيذ وثائق مختلفة. تتضمن هذه الوثائق أيضًا تقريرًا قد يكون مطلوبًا من الطالب في دراسته ومن الموظف في مكان نشاطه المهني. لذلك من المهم أن يعرف الجميع كيفية كتابة التقرير بشكل صحيح وتنسيقه. تعد كتابة التقارير موضوعًا واسعًا إلى حد ما ويتضمن العديد من الفروق الدقيقة، لأن التقارير تختلف في الشكل والمحتوى. سنقتصر على الحالات الأكثر شيوعًا، ونخبرك بكيفية كتابة تقرير عن دراستك وعملك، ونسلط الضوء أيضًا على المتطلبات الأساسية لأي نوع من التقارير.

القواعد العامة لكتابة التقارير

كيف تكتب التقرير بشكل صحيح؟ يجب أن يستوفي أي تقرير المعايير التالية:

1. الإيجاز. يجب أن يعرض التقرير جميع المعلومات الضرورية بوضوح وإيجاز، باستخدام لغة أعمال بسيطة.
2. يجب أن يبدأ التقرير بصفحة عنوان منسقة بشكل صحيح (مطلوبة للتقارير الكبيرة).
3. إذا كنت لا تزال بحاجة إلى كتابة تقرير كبير، فأنت بحاجة أيضًا إلى إنشاء جدول محتويات والإشارة إلى الأفكار والأفكار الرئيسية للتقرير في ورقة إضافية واحدة.
4. هيكل واضح. يجب أن يكون التقرير منظمًا بشكل منطقي. في البداية، من الضروري تقديم الأمر، مع الإشارة إلى جميع البيانات اللازمة، في المنتصف - الأفكار الرئيسية للتقرير، في النهاية - الاستنتاجات.
5. يجب أن تكون الجمل في التقرير قصيرة ومبنية بشكل صحيح، ولا ينبغي أن تكون هناك فقرات ضخمة. يتم تشجيع استخدام العناوين والعناوين الفرعية. يجب أن يكون التقرير قابلاً للقراءة.
6. للكشف عن الموضوع، إذا لزم الأمر، قم بعمل ملاحق للتقرير: المخططات والرسومات والرسوم البيانية والجداول.
7. من الأفضل تقديم التقرير في مجلد خاص.

تقرير العمل

غالبًا ما يطلب المديرون والمديرون تقارير خاصة من الموظفين حول العمل المنجز. كيف تكتب تقريرا في هذه الحالة؟ استرشد بطريقة كتابة وإعداد التقارير المقبولة في شركتك؛ جميع النصائح الموضحة أعلاه ستناسبك أيضًا. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن تقديم التوصيات التالية لتقرير العمل:

لا يلزم كتابة التقرير على ورق ذي رأسية إذا كان مصحوبًا برسالة أو مذكرة توضيحية.

إذا تم تقديم تقرير عن العمل لفترة معينة إلى الرئيس، فلا يلزم تقديم خطاب تغطية في هذه الحالة.

يجب تقديم تقرير الرحلة مع جميع المستندات اللازمة.

يجب أن يكون التقرير مكتوبًا على أوراق قياسية (A4) ومنسقًا وفقًا لـ GOST R 6.30-2003.

بالنسبة للتقرير الكبير، تحتاج إلى تصميم صفحة عنوان للتقرير الصغير، ويمكن الإشارة إلى عنوان التقرير في أعلى الورقة الأولى. تحتاج أولاً إلى الإشارة إلى كلمة "تقرير"، ثم موضوعها والفترة التي يتم تقديم التقرير عنها.

يبدأ تقرير العمل بمقدمة تصف مشكلة وأهداف وغايات العمل المنجز. إذا كان التقرير مستندًا قياسيًا بتكرار محدد (على سبيل المثال، ربع سنوي أو شهري)، فلن تكون هناك حاجة إلى الجزء التمهيدي.

كيفية تنسيق التقرير في الجزء الرئيسي منه؟ هنا تحتاج إلى سرد جميع أنواع الأعمال التي أنجزتها والكشف عنها، ويجب عليك الإشارة إلى المواعيد النهائية لإنجاز كل مهمة محددة. إذا كان هناك أي صعوبات أثناء العمل أو أسباب عدم إكمال العمل بشكل صحيح، وشرح سبب حدوث ذلك.

يوجد في نهاية التقرير استنتاج يلزم فيه الإشارة إلى الاستنتاجات وتقييم فعالية العمل المنجز وفقًا للمهام المعينة.

تقرير العمل ليس مجرد قطعة من الورق، بل هو وثيقة مهمة يمكن أن تؤثر بشكل خطير على حياتك المهنية، لذا خذ كتابته وتصميمه على محمل الجد.

تقرير الدراسة

نوع آخر من التقارير هو تقارير الطلاب، وأكثرها شيوعًا هو تقرير التدريب العملي، لذلك دعونا نتحدث عن كيفية كتابته بشكل صحيح.

يعد تقرير التدريب وثيقة مهمة تؤكد إكمال الطالب للتدريب بنجاح.

ستعتمد الدرجة النهائية للتدريب، والتي ستنتقل إلى الدبلوم، على هذا التقرير، لذلك عليك أن تأخذ كتابته وتنسيقه على محمل الجد.

كيفية كتابة تقرير الممارسة، من أين تبدأ؟ في تقرير التدريب العملي، من الضروري تنسيق صفحة العنوان بشكل صحيح. من المؤكد أن مؤسستك التعليمية لديها قوالب لتصميم صفحات العنوان، يمكنك استخدام النموذج الأنسب وتصميم صفحة العنوان الخاصة بك باستخدام مثاله. يجب أن تشير صفحة العنوان إلى اسمك الأخير واسمك الأول وعائلتك، والشركة التي أكملت فيها فترة التدريب، وفترة التدريب (من أي تاريخ إلى أي تاريخ).

يبدأ تقرير التدريب بوصف المؤسسة التي عملت فيها. قم بالإشارة إلى البيانات الأساسية الضرورية - ما هو اسم الشركة، ماذا تفعل، ما هي خصائصها الرئيسية (كم من الوقت كانت موجودة، ما حجم الشركة، وما إلى ذلك).

إذا كان التدريب تمهيدي تماما ولم تقم بدور نشط في العمل، فسيكون ذلك كافيا للإشارة إلى المعلومات الأساسية حول المؤسسة. يختلف الوضع مع الممارسة الصناعية - يجب أن يحتوي معظم التقرير على معلومات حول أنشطتك العملية ونتائجها.

بعد ذلك، يجب عليك الإشارة إلى أهدافك وغاياتك (وهذا سيفيدك). الهدف هو ما تريد تحقيقه من خلال الممارسة؛ قم بوصف الهدف بشكل محدد ودقيق؛ ويمكنك تحديد أهداف مختلفة. على سبيل المثال، اكتساب معرفة جديدة تتعلق بالمهنة، وتوحيد وتعلم كيفية تطبيق المعرفة النظرية في الممارسة العملية، وما إلى ذلك. الأهداف هي طرق لتحقيق الأهداف. على سبيل المثال، زيارة منهجية للمؤسسة حيث يقوم الطالب بالتدريب ودراسة متأنية لعملها؛ محادثات حول مواضيع مهنية مع موظفي الشركة؛ أداء أنواع مختلفة من العمل وفقًا لتعليمات الرئيس، وما إلى ذلك.

النقطة المهمة والأساسية التالية التي يجب وصفها بالتفصيل هي جميع أنواع الأنشطة التي شاركت فيها عمليًا.

ينصح العديد من المعلمين طلابهم بتدوين جميع أنشطتهم في التقرير، حتى لو كانت مكالمة قصيرة جدًا للعميل أو مهمة عمل خفيفة جدًا. من أكثر الأشكال ملائمة لكتابة هذا الجزء من التقرير ما يلي: أولاً - التاريخ الكامل (لاحظ جميع أيام التدريب بالترتيب)، ثم - ما فعله الطالب في كل يوم تدريب، وبعد - جزء صغير من الخاتمة (ما تعلمه الطالب، ما هي الخبرة التي اكتسبها الطالب). لا يمكنك استخلاص استنتاج من كل إدخال، ولكن قم بصياغته في النهاية، وإدخال جميع المعلومات اللازمة هناك. هدفك الرئيسي في هذا الجزء من العمل هو التحدث بشكل كامل وبكفاءة عما قمت به عمليًا، ونوع العمل الذي قمت به. يمكنك أيضًا ملاحظة الصعوبات التي واجهتها والإشارة إلى الأسباب المحتملة لحدوثها أو التركيز على أكثر ما أعجبك عمليًا وشرح السبب.

الجزء الأخير من التقرير عن ممارسات الطلاب هو الخاتمة. ومن خلال الاستنتاجات الواردة في التقرير، سيحكم المعلمون على مدى إتقانك للمهنة، وما كنت قادرًا على تعلمه، ومدى قدرتك على تطبيق معرفتك في الممارسة العملية. انتبه بشكل خاص إلى تنسيق استنتاجاتك. بوضوح وبترتيب (يمكنك استخدام قائمة) لتوضيح كل ما تعلمته وأتقنته عمليًا. على أية حال، اكتب بأمانة، ليست هناك حاجة لاختراع شيء غير موجود؛ فالمعلم ذو الخبرة سيلاحظ التصنع. لتكن قصة بسيطة وصادقة، ولكن مفصلة ومفصلة.

أما بالنسبة لتصميم التقرير فيجب أن يتوافق مع القواعد والمعايير. يمكنك أن تسأل قسمك عن القسم الذي من المحتمل أن يخبروك به. حسنًا، بشكل عام، يجب أن يكون الخط بسيطًا (Times New Roman)، الحجم – 12 نقطة، تباعد الأسطر – 1.5. يُنصح بالتقسيم الواضح إلى أجزاء وفصول وفقرات وقوائم، إذا لزم الأمر. يجب أن يكون التقرير قابلاً للقراءة وذو معنى.

الآن أنت تعرف كيفية كتابة تقرير عن العمل أو الممارسة التعليمية. لقد حددنا جميع المتطلبات الأساسية لمثل هذه التقارير، ونأمل أن تساعدك نصيحتنا.

كيفية كتابة تقرير صحيح

كل عام، يكتب موظفو الشركات والمؤسسات والمنظمات الآلاف من تقارير العمل - شهرية، ربع سنوية، سنوية. ويتم إعادة كتابتها آلاف المرات مرارًا وتكرارًا. بدا الأمر وكأنه يتحدث عن العمل، لكنه هنا قام بتنسيقه بشكل غير صحيح، وهنا كتبه بشكل خاطئ، وقام الرئيس بتمزيق الصفحة الثالثة بالكامل وألقاها في سلة المهملات. يجب تقديم التقرير في ضوء إيجابي.

تعليمات

أي تقرير هو في المقام الأول تحليل لعملك خلال الفترة الماضية، يوضح ما إذا كنت قد أنجزت مهامك أم لا. لا تتكاسل في البدء في جمع المؤشرات التي تحتاجها مسبقًا. وإلا فإن أحد زملائك سوف يخذلك عندما ينسى تزويدك بالإحصائيات. وفقط عندما يتم جمع جميع المستندات، ابدأ العمل على التقرير. قم بمراجعة المستندات والتوصل إلى خطة واضحة للعمل على التقرير. حدد أهمية كل منصب، وكيف ستوصفه، وما هي الأشياء الجديدة والواعدة التي قمت بها للشركة خلال هذه الفترة، وما إذا كان الربح من أفعالك قد زاد (أو تم توفير أموال الشركة). إذا لم ينجح شيء ما، فكر في السبب. حاول أن تعكس أهم المؤشرات في شكل جداول ورسوم بيانية مقارنة بالعام الماضي. وهذا سيظهر بوضوح نمو مؤشرات الأداء، سواء تم تنفيذ الخطة لهذه الفترة، وهو أمر مهم عند إعداد التقارير.

لغة العرض رسمية وعملية. ليست هناك حاجة إلى "نشر أفكارك على الشجرة"، بل قم بوصف جميع الإنجازات خلال هذه الفترة بوضوح، وما هي الأفكار المبتكرة التي ساهمت بها وما هي النتيجة.

يتم إعداد التقرير على أوراق A4، وهوامش قياسية، وخط Times New Roman، مقاس 12 أو 14. ومن الأفضل استخدام مسافة فاصلة ونصف، والمسافة البادئة "الخط الأحمر"، والمحاذاة "العرض". وهذا سيجعل تقريرك أكثر قابلية للقراءة. ولا تنسى ترقيم الصفحات.

نصيحة مفيدة

إن التقرير عن العمل المنجز هو في المقام الأول تلخيص لنتائج عملك والخطط والمهام التي أنجزتها، فلا تعامله كوثيقة رسمية مملة، تحلى بالصبر، وفي مكان ما الخيال، وبعد ذلك سيتم تقدير تقريرك أكثر من مرة كمثال للآخرين.

• كيفية كتابة التقارير بشكل صحيح

مطبعة

كيفية كتابة تقرير صحيح

www.kakprosto.ru

كيفية كتابة تقرير صحيح

عادةً ما يكون التقرير مصحوبًا بمذكرة أو خطاب توضيحي، لذلك ليست هناك حاجة لكتابته على الورق ذي الرأسية. إذا كان هذا تقرير رحلة عمل، فسيتم إرفاقه بمجموعة المستندات بأكملها، وإذا كان تقرير عمل لفترة معينة، فسيتم تحويله إلى الرئيس المباشر وفي هذه الحالة ليس مطلوبًا أيضًا خطاب تقديمي . اكتبها على ورقة قياسية وقم بتنسيقها وفقًا لـ GOST R 6.30-2003.

إذا كان هذا تقريرا خطيرا متعدد الصفحات، على سبيل المثال، حول الاختبارات التي تم إجراؤها، فمن الأفضل إنشاء صفحة عنوان. للحصول على تقرير قصير، ما عليك سوى كتابة العنوان في الأعلى، على الورقة الأولى. بعد كلمة "تقرير" في العنوان، قم بالإشارة إلى موضوع التقرير والفترة التي تقوم بالتقرير عنها.

في الجزء التمهيدي، صف مشكلة وأهداف وغايات العمل الذي قمت به. إذا كان هذا تقريرًا قياسيًا بتكرار محدد - تقرير عمل شهري وربع سنوي، فلا داعي لكتابة أي جزء تمهيدي - فقد تم ذكر جوهره بالفعل في العنوان.

في النص الرئيسي للتقرير، أدرج العمل الذي قمت به كجزء من المهمة المعينة وحدد الموعد النهائي لاستكمال كل عنصر. بعد ذلك، قم بإعطاء استنتاج حول مقدار ما تمكنت من إكمال المهام التي تم تعيينها لك.

قم بتحليل سبب فشلك، إن وجد، في إنجاز كل ما خططت للقيام به. يمكن أن يحدث هذا بسبب ضيق الوقت أو نقص المواد أو نقص المعدات اللازمة. اذكر جميع الأسباب التي أثرت على ذلك. في الواقع، هذا الجزء من التقرير هو الأهم، لأنه هنا يجب عليك سرد الأسباب الموضوعية التي منعتك من القيام بالمهمة بضمير حي. وبذلك تنقل مسؤولية ذلك إلى الإدارة التي فشلت في توفير كل ما تحتاجه.

بناءً على بلاغك، تلتزم الإدارة باستخلاص النتائج واتخاذ الإجراءات اللازمة لتزويدك بجميع المواد والمعدات اللازمة للعمل أو تمديد فترة إنجاز أنواع معينة من العمل.

كيفية كتابة تقرير مرحلي

سوف تحتاج

• كمبيوتر، إنترنت، ورق A4، طابعة، قلم، ختم الشركة، المستندات ذات الصلة

أدخل اسم مؤسستك في النموذج.

حدد رقم الوثيقة وتاريخ الإعداد.

أدخل رمز المؤسسة وفقًا لمصنف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات.

اكتب الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي للموظف الذي تم إرساله في رحلة عمل.

أدخل رقم الموظف الخاص بالموظف في مؤسستك.

أدخل في الحقل المناسب الوحدة الهيكلية للشركة التي يعمل فيها الموظف. قم بتعبئة حقل "المنصب (المهنة، التخصص)" وذلك بإدخال منصب الموظف المرسل في رحلة عمل. أدخل وجهة رحلة العمل، البلد، المدينة، اسم المنظمة التي يتجه إليها الموظف.

أدخل تاريخ بدء رحلة العمل وتاريخ انتهائها.

قم بالإشارة إلى إجمالي عدد الأيام التقويمية التي يقضيها الموظف في رحلة عمل وعدد الأيام باستثناء وقت السفر.

أدخل اسم المنظمة التي ستدفع جميع النفقات القادمة للموظف في رحلة عمل، على سبيل المثال، الإقامة في الفندق، والسفر، وما إلى ذلك. أساس دفع نفقات الموظف الذي يتم إرساله في رحلة عمل سيكون التذاكر وإيصالات دفع الفندق وما إلى ذلك.

رئيس الوحدة الهيكلية التي يعمل فيها الموظف المرسل في رحلة عمل، ومدير المؤسسة يكتب توقيعه ونصه ومنصبه.

عند العودة من رحلة عمل، يقوم الموظف بإعداد تقرير مختصر عن رحلة العمل وإدخاله في الحقل المناسب.

يوقع الموظف .

يكتب رئيس الوحدة الهيكلية استنتاجًا بشأن إكمال المهمة ويضع توقيعه مع النص.

www.kakprosto.ru

الغرض الرئيسي من التقرير المرحلي هو تسجيل نتائج إجراءات محددة كتابيًا. يمكن تنزيل العينة والقالب والمثال مجانًا.

التقرير المرحلي هو مفهوم مجرد. هذه الوثيقة، المصاحبة لأي فعل يتعلق بموضوع العلاقات القانونية، لها شكل حر من أشكال التنفيذ. الغرض الرئيسي من الفعل المعني هو التسجيل الكتابي لإجراءات محددة. تحتوي الصفحة على مثال ونموذج و عينة من التقرير المرحلي. باستخدام رابط مباشر خاص، يمكنك تنزيل النص المطلوب مجانًا.

سيسمح لك أبسط تنسيق بتغيير بعض ملخصات الورقة في محرر نصوص الكلمات، واستخدام النموذج في ممارستك الخاصة.

سيكون تقرير العمل المنجز ضروريًا لمختلف المهن والتخصصات: معلمة رياض الأطفال ورئيس جمعية HOA والممرضة والمهن الأخرى. وبما أن الميثاق قيد المناقشة يهدف إلى تلخيص بعض النتائج، فإن كتابته تتطلب اهتماما خاصا من المؤلف. عند تجميع تقرير عن العمل المنجز، من الضروري القضاء على الأخطاء النحوية وعلامات الترقيم في النص قدر الإمكان. يجب التحقق من المحتوى عدة مرات وبعد ذلك فقط يتم نشره ونشره.

البنود الإلزامية للتقرير المرحلي

• موافقة المدير، أعلى اليمين؛
• عنوان اللائحة النهائية؛
• الفترة التي يتم تقديم المعلومات عنها، الاسم الكامل للشخص المبلغ؛
• ومن ثم يتم إدخال مؤشرات الأداء على شكل جدول أو عناصر؛
• في النهاية، يتم تلخيص النتائج، ويتم إعطاء توقيع الشخص ونسخة منه.

اللوائح النهائية للعمل المنجز لها خصائص ومعاني فريدة من نوعها. يجب استيعاب المعلومات التي يتلقاها القارئ أثناء دراسة المواد وفهمها. لن تحظى العملية بالاهتمام والتطوير الواجبين إذا لم يتم تجميع نتائج العمل المنجز بجودة عالية ومن قبل متخصص مختص. يجب ألا تضيف حقائق غير ضرورية إلى المحتوى. ومع ذلك، من المهم أيضًا تقديم الصورة الكاملة للإجراءات التي يتم تنفيذها. يجدر الحفاظ على الإيجاز والكفاية المتزامنة في عرض المواد لراحة القارئ.

التاريخ: 2016-03-29

نموذج للتقرير المرحلي

إجابة:
(المواد من إعداد آي. كوروليسوف، المستشار القانوني الرئيسي لشركة SPAR RETAIL CJSC)

على نحو متزايد، يطالب أصحاب العمل موظفيهم بتقارير حول العمل المنجز، ولا يهم نوع العمل الذي يقومون به، أو المناصب التي يشغلونها، أو المدة التي قضوها في العمل في الشركة. وكقاعدة عامة، لم يتم ذكر حق صاحب العمل هذا في أي وثائق داخلية للشركة. على الرغم من ذلك، يقوم الموظفون بإعداد تقارير دون قيد أو شرط للشهر، للربع، للسنة - اعتمادا على الغرض من إعدادهم (بعد كل شيء، من الصعب للغاية الاعتراض على صاحب العمل). سنتحدث في المقالة عن سبب الحاجة إلى تقرير عن العمل المنجز، ومن وتحت أي ظروف يمكن أن يطلب تقديمه، وما الذي يجب أن يحتوي عليه، وما إذا كان يلزم الموافقة عليه
شكلها وتخزينها وفقا لجميع القواعد.

ما هو التقرير ل؟

ومن المعروف أن الحاجة إلى جذب الموظفين يجب أن تكون مبررة اقتصاديا، لأن أجور العمال المستأجرين لمنظمة ما هي بند من بنود النفقات، وهو أمر مهم للغاية. يجب على كل رئيس وحدة هيكلية في المنظمة تقريبًا، عند اختيار العمال من خلال خدمة شؤون الموظفين، تبرير النقاط المهمة التالية للإدارة:
- مستوى التوظيف في الوحدة؛
- صندوق الأجور التابع للإدارة؛
— الهيكل التنظيمي للوحدة.
- وظائف موظفي الإدارة.
— متطلبات المرشحين (التعليم، المؤهلات، الخبرة العملية، المهارات المهنية، وما إلى ذلك).
فقط بعد موافقة الإدارة على الاقتراح المحفز لرئيس الوحدة الهيكلية لتوظيف العمال، سيكون من الممكن فتح الوظائف الشاغرة والبحث عن المرشحين. ومع ذلك، لا يوجد مبرر لضرورة "الحفاظ" على هذا الموظف أو ذاك
وينتهي بعد تعيينه. على العكس من ذلك، إنها مجرد بداية. لذلك، سيحتاج إلى أداء حجم العمل الذي يحدده مشرفه المباشر. ولا بد من القول أنه في المنظمات النادرة يتم حساب معايير الإنتاج (وهذا ما يفعله عادةً الاقتصاديون والممولون، الذين، حتى لو كانوا يعملون في الشركة، دائمًا ما يقومون بذلك). لديك عمل أكثر أهمية للقيام به). ومن الناحية العملية، تقع مهمة توزيع حجم العمل بين موظفي الوحدة الهيكلية، كقاعدة عامة، على عاتق رئيس الوحدة، الذي يجب أن يتصرف وفقًا لمبدأ "يجب أن يكون كل موظف في الوظيفة". وفي الوقت نفسه، يجب على رئيس الوحدة أن يخطط لعمل أجنحته. في المقابل، من أجل العمل بشكل أكثر كفاءة، يجب على الموظف أن يخطط لوقت عمله. بعد وضع الخطة واعتمادها من رئيس الوحدة الهيكلية بالطريقة المقررة في المنظمة، يجب على المدير أيضاً الالتزام بها
الوحدة الهيكلية والموظفين المرؤوسين. بالطبع، من أجل مراعاة العمل المنجز لكل من الوحدة ككل وموظفيها الأفراد، عند مقارنتها بالخطة المعتمدة، تنشأ الحاجة إلى تقرير.
وبالتالي، فإن تقرير الموظف ضروري من أجل:
- تبرير نفقات أجور موظفي الوحدة الهيكلية ؛
- استخدامها كأساس لغرض تقديم التقارير إلى الأطراف المقابلة بموجب العقود المدنية لتقديم الخدمات/أداء العمل من قبل موظفيها (بما في ذلك اتفاقيات الاستعانة بمصادر خارجية والتوظيف الخارجي)؛
— خلق نوع من النظام والحفاظ على الانضباط في الوحدة؛
— إنشاء اتصال سريع: أي موظف قام بأداء العمل ومتى و (على سبيل المثال، في حالة حدوث حالات صراع تتعلق بفشل الموظف في أداء واجباته الوظيفية أو أدائه غير السليم).

متى يكون التقرير مطلوبا؟

من المهم ملاحظة أن مسألة تقديم الموظفين تقارير عن العمل المنجز لا ينظمها القانون إلا إذا تم إرسال الموظف في رحلة عمل.

أما بالنسبة للحالات الأخرى فمن الواضح أنه لا يلزم تقديم تقارير عن العمل المنجز إلا للموظفين الذين تشمل مسؤولياتهم الوظيفية ذلك، أي.

من ذكر ذلك في عقد العمل و/أو الوصف الوظيفي. ولنذكر على سبيل المثال مقتطفات من هذه الوثائق.

من يمكنه المطالبة بالحساب؟

السؤال الذي يطرح نفسه: لمن يجب على الموظف أن يقدم تقريره بالضبط؟ للإجابة على هذا السؤال، من المهم أن نفهم من الذي يقدم الموظف تقاريره مباشرة. وكقاعدة عامة، يتم الإشارة إلى هذه المعلومات في عقد العمل، وكذلك في الوصف الوظيفي (إن وجد). وبالتالي يحق للمشرف المباشر لهذا الموظف أن يطلب منه تقريراً. علاوة على ذلك، يحق له أن يطلب تقريرا ليس فقط عن تنفيذ العمل المخطط له، ولكن أيضا عن أي شيء آخر.
يرجى ملاحظة: يمكن استخدام تقرير الموظف عن العمل المنجز كأساس لنظام المكافآت، أي. الحوافز للعاملين في المنظمة. ثم قد يشير محتواه إلى المؤشرات التالية للتعيين ودفع المكافآت:
- استيفاء المعيار؛
— أداء عمل إضافي ضمن نطاق المسؤوليات الوظيفية للموظف؛
— التنفيذ عالي الجودة والسريع للمهام المهمة بشكل خاص والعمل العاجل بشكل خاص، والتكليفات لمرة واحدة من الإدارة ضمن مسؤوليات وظيفة الموظف، وما إلى ذلك. والعكس صحيح: إذا تم تكليف الموظف بأداء عمل معين، ولكن لسبب ما قام بذلك لم تكمله، سيساعد التقرير المشرف المباشر على تحديد الأسباب (بشكل أكثر دقة، يجب عليك أنت نفسك إثباتها له في التقرير).

إذا كان التقرير مفقودا

"ماذا لو رفض الموظف تقديم تقرير عن العمل المنجز"، يتساءل المديرون أحيانًا، "هل يمكن معاقبته على ذلك؟" من الناحية النظرية فمن الممكن. تنص المادة 192 من قانون العمل في الاتحاد الروسي على المسؤولية التأديبية عن عدم الوفاء أو الوفاء غير السليم من قبل الموظف بواجبات عمله. وبناءً على ذلك، إذا كان تقديم تقرير عن العمل المنجز هو مسؤولية الموظف (أي أنه منصوص عليه في عقد العمل و/أو الوصف الوظيفي)، ففي حالة عدم الوفاء بهذا الالتزام أو الأداء غير السليم له، يحق لصاحب العمل تطبيق العقوبات التأديبية التالية: التوبيخ أو التوبيخ (حسب خطورة المخالفة التأديبية).

بالطبع، من غير المرجح أن يعاقب أي صاحب عمل عملياً الموظف بهذه الطريقة لعدم تقديم تقرير العمل في الوقت المطلوب.

علاوة على ذلك، فإن صاحب العمل لا يحتاج إلى التقرير نفسه، بل إلى تنفيذ العمل. وعادةً ما يواجه الموظف الذي لم يقدم تقريرًا بناءً على طلب صاحب العمل مشاكل ليس مع التقرير نفسه، بل معه
أداء العمل المكلف به. لذلك، من الأصح أن يطبق صاحب العمل عقوبة تأديبية على وجه التحديد بسبب عدم الوفاء أو الأداء غير السليم من قبل الموظف لواجبات عمله المباشرة، وليس بسبب عدم تقديم تقرير.

ما الذي يتضمنه التقرير؟

قد يحتوي تقرير الموظف على:


— العمل المنجز (يمكن إدراجه من حيث الكمية أو النسبة المئوية، مع الإشارة إلى الوقت الذي تم فيه إنجاز العمل وبدونه، وما إلى ذلك):
— العمل المخطط.
- العمل غير المقرر؛
- الاسم الكامل ومنصب الشخص الذي أمر بالعمل (أو اسم مؤسسة العميل)؛
- حالة العمل (مكتمل بالكامل أو جزء منه فقط)؛
— نتيجة العمل (تم إعداد وثيقة، وعقد اجتماع، وما إلى ذلك)؛
— لمن تم نقل نتيجة العمل؛
— مع من تفاعل الموظف أثناء أداء العمل؛
— ما إذا كان العمل المنجز يتوافق مع الخطة المعتمدة؛
- تاريخ إعداد التقرير، وكذلك الفترة التي تم إعداد التقرير بناءً على نتائجها.
وبطبيعة الحال، هذه مجرد عناصر تقريبية للتقرير. قد لا تكون مفصلة.

تعتبر النسخة المبسطة من التقرير مناسبة في الحالات التي تقوم فيها منظمة أو وحدة هيكلية محددة بإنشاء نظام للموظفين لتقديم التقارير اليومية. وفي نسخة مبسطة، يحتوي التقرير بشكل أساسي على العناصر التالية:
- الاسم الكامل ومنصب الموظف؛
— الوحدة الهيكلية التي يعمل فيها الموظف؛
- العمل المنجز (المقرر وغير المقرر)؛
- تاريخ إعداد التقرير، وكذلك الفترة التي تم إعداد التقرير بناءً على نتائجها.
يرجى ملاحظة: يجب توقيع التقرير من قبل الموظف وتقديمه إلى المشرف المباشر.

هل أحتاج إلى الموافقة على نموذج التقرير؟

وكما هو معروف، لا يوجد نموذج موحد لتقرير الموظف عن العمل المنجز.
أولا، لأن القانون لا يلزم الموظفين بتقديم مثل هذه التقارير.
ثانيا، كل منظمة لها أنشطتها الخاصة وأسلوب القيادة الخاص بها. وهذا يعني أنه من المستحيل، من حيث المبدأ، الموافقة على نموذج إبلاغ واحد للجميع.

ومع ذلك، إذا أنشأت المنظمة تدفقًا للمستندات، وتم تسجيل المستندات وتخزينها بشكل صحيح، فإن الموافقة على شكل تقارير الموظفين عن العمل المنجز ستكون كافية تمامًا. يمكنك الموافقة عليه بإحدى الطرق التالية:
- كجزء من قانون تنظيمي محلي، على سبيل المثال، تعليمات بشأن العمل المكتبي أو لوائح شؤون الموظفين (إذا كان الموظفون يقدمون تقارير مركزية عن العمل المنجز)؛
- بأمر (إذا كان موظفو أقسام هيكلية معينة فقط يشاركون في هذا).

هل أحتاج إلى تخزين التقرير؟

بغض النظر عما إذا كان نموذج تقرير الموظف عن العمل المنجز في المنظمة قد تمت الموافقة عليه أم لا، فإن هذه التقارير تخضع للتخزين. السؤال الذي يطرح نفسه، كم من الوقت يجب تخزينها؟ لا تنص القوانين التنظيمية على قواعد لتخزين التقارير
العمل المنجز، وإعداده ليس إلزاميا. ومع ذلك، إليك بعض المقتطفات من قائمة الوثائق الأرشيفية للإدارة القياسية لعام 2010.
نوصي، بناءً على بنود القائمة أعلاه، بالالتزام بفترات التخزين التالية للتقارير:
- تقرير الموظف عن العمل المنجز (باستثناء أعمال "السفر") - خلال سنة واحدة؛
— تقرير موجز عن عمل الوحدة الهيكلية — لمدة 5 سنوات.

ستجد هذه الاستشارات وغيرها حول القضايا الحالية في بنك المعلومات "الصحافة والكتب المحاسبية" لنظام "ConsultantPlus".

تتكون عملية العمل من تحديد المهام من قبل المدير وتنفيذها من قبل موظف الشركة. من وقت لآخر، يكتب كل موظف تقريرًا عن العمل المنجز. يعتمد التردد على القواعد الداخلية للمؤسسة، وكذلك على النموذج. لا تقلل من أهمية هذه الوثيقة للإدارة.

لماذا تحتاج إلى أن تكون قادرًا على تقديم تقرير عن عملك بشكل صحيح؟

يمكن تمثيل عملية العمل كآلية معقدة يكون فيها كل موظف في الشركة بمثابة أداة. في هذا المثال، يعمل رئيس المنظمة كمهندس مسؤول عن ضمان عمل جميع الآليات بسلاسة وفي أسرع وقت ممكن.

صحيح! في الحياة الواقعية، يصعب على الرؤساء تقييم مدى جودة أداء الموظفين لعملهم إذا لم يروا نتائج عملهم. لذلك، في جميع المؤسسات تقريبا، تلزم الإدارة كل موظف بإعداد تقرير بانتظام عن العمل المنجز. غالبًا ما يتم إنشاء هذا المستند على فترات زمنية مدتها أسبوع واحد. وبهذه الطريقة، يمكن للإدارة معرفة ما كان يفعله الموظفون، وكذلك مدى فائدتهم للمؤسسة.

مثال خاطئ

تم إعداد الوثيقة في شكل حر. ولعل هذا هو السبب وراء وجود عدد كبير من التقارير التي لا تخبر الإدارة بأي شيء أو تجعلها تعتقد أن العامل لا يتأقلم مع المهام الموكلة إليه. في الوقت نفسه، يمكن لموظف معين أن يكون عاملاً مجتهدًا حقيقيًا ويتجاوز خطته. الجاني هو تقرير تم تجميعه بشكل غير صحيح عن العمل المنجز. وترد أدناه عينة من هذه الوثيقة.

نوع الوثيقة: تقرير عن الأعمال المنجزة خلال الفترة من 15/02/16 إلى 19/02/16.

تم عمل ما يلي:

• تم تحديد ساعات عمل ورشة الإنتاج؛
• تم إدخال نتائج التوقيت في برنامج العمل؛
• وتم حساب معايير زمنية جديدة؛
• واستجاب لطلبات مفتشيات سلامة العمل، فضلا عن العديد من العملاء؛
• شارك في مؤتمر حول تحسين كفاءة العمل في المؤسسة.

تاريخ التجميع: 19/02/16

التوقيع: بيتروف ر.

إذا قام الموظف بإعداد تقرير عن العمل المنجز بهذه الطريقة، فسوف تعتبر الإدارة أنه ليس مشغولا بما فيه الكفاية.

ما هي الأخطاء؟

يوضح المثال أعلاه بوضوح الأخطاء القياسية عند إعداد مستندات من هذا النوع.

أهمها هي:

• نقص التفاصيل
• لا يوجد تحليل.
• يتم التأكيد على افتقار الموظف إلى المبادرة من خلال عدم وجود مقترحات في مجال عمله.

يجب استخدام المتطلبات المذكورة أعلاه عند تجميع النماذج الأسبوعية وعند إنشاء تقرير عن العمل المنجز لهذا العام.

خيار مناسب

من المحتمل أنك لن تتمكن من إنتاج تقرير عالي الجودة في المرة الأولى.

ولتسهيل عليك القيام بذلك، نعطي مثالاً عن كيفية ضرورة كتابة تقرير إلى المدير عن العمل المنجز، المشار إليه في المثال الأول:

تتكون عملية العمل من تحديد المهام من قبل المدير وتنفيذها من قبل موظف الشركة. من وقت لآخر، يكتب كل موظف تقريرًا عن العمل المنجز. يعتمد التردد على القواعد الداخلية للمؤسسة، وكذلك على النموذج. لا تقلل من أهمية هذه الوثيقة بالنسبة للتقرير المرحلي

سننظر في هذه المقالة في كيفية إعداد تقرير بشكل صحيح عن العمل المنجز وعينة من ملء المستند وبعض النصائح لصياغته.

أهمها هي:

• عدم وجود قائمة المهام التي تم تعيينها للتنفيذ؛
• لا توجد خطط للفترة المشمولة بالتقرير المقبل؛
• نقص التفاصيل
• لا يوجد تحليل.
• يتم التأكيد على افتقار الموظف إلى المبادرة من خلال عدم وجود مقترحات في مجال عمله
• العمل المنجز لهذا العام

صحيح! يجب استخدام المتطلبات المذكورة أعلاه عند إعداد النماذج الأسبوعية وعند إنشاء تقرير عن العمل المنجز لهذا العام.

خيار مناسب

من المحتمل أنك لن تتمكن من إنتاج تقرير عالي الجودة في المرة الأولى. ولتسهيل عليك القيام بذلك، نعطي مثالاً عن كيفية ضرورة كتابة تقرير إلى المدير عن العمل المنجز، المشار إليه في المثال الأول:

"إلى: رئيس قسم التخطيط إيفانوف ب.م.

من: خبير اقتصادي من الفئة الأولى في قسم التخطيط يو.

تقرير نتائج العمالة للفترة (15/02/16-19/02/16)

بالنسبة لأسبوع التقارير، تم تكليفي بالمهام التالية:

• قم بتنفيذ توقيت العمل في ورشة الإنتاج التي تكون معايير الوقت الحالية مفقودة أو قديمة.
• بناءً على القياسات المتخذة، يتم الإعداد للموافقة على معايير جديدة لعمل الوحدة الهيكلية ذات الصلة.
• المشاركة في مؤتمر تحسين كفاءة العمل في المؤسسة المقرر عقده في 18 فبراير 2016 وإعداد الأسئلة والاقتراحات.

تم الانتهاء من جميع المهام الموكلة وهي:

• تم إجراء 5 اختبارات توقيت وتم وضع نفس العدد من المعايير الجديدة لعمل ورشة الإنتاج؛
• شارك في المؤتمر، ومرفق مذكرة بالمقترحات.

تم العمل أيضًا بالوثائق الواردة وهي:

تم تجميع استجابتين لطلبات IOT.

تم إعطاء الإجابات على رسائل من غرام. يورييفا أ. أ.، زاكوفا إس. آي.، ميليفا ك. ب.

تم التخطيط لرحلة عمل للفترة من 22/02/16 إلى 26/02/16 للتحقق من عمل الوحدة الهيكلية لفرع بيشيرسك.

تاريخ التجميع: 19/02/16

التوقيع: بيتروف يو آر."

توافق على أنه من الأفضل قراءة هذا الإصدار من التقرير، ويمكن للإدارة معرفة مدى جودة عمل أحد الموظفين.

كيف تكتب التقارير لفترات أطول؟

بالطبع، ليس من الصعب كتابة فترة أسبوع واحد بشكل جميل على الورق. من الصعب إعداد تقرير عن العمل المنجز لمدة ستة أشهر أو حتى سنة. ومع ذلك، فإن القيام بذلك أسهل مما قد يبدو للوهلة الأولى. على سبيل المثال، إذا كان لديك تقارير أسبوعية عن الفترة المطلوبة، فيمكنك استخدامها بأمان.

الحد الأقصى للحجم - ورقة واحدة بحجم A4

في الوقت نفسه، يستحق محاولة زيادة المعلومات إلى حد ما بحيث تناسب النتيجة 1-2 صفحات. في حالة عدم قيام المنظمة بعقد نتائج أسبوعية، ولكن مطلوب منك إنشاء تقرير عن العمل المنجز لهذا العام، فلا داعي للذعر وتصبح هستيريًا.

دعونا نلخص ذلك

لقد قدمنا ​​أعلاه بعض الأمثلة حول كيفية كتابة تقرير مرحلي. الشيء الرئيسي هو وصف العمليات المنجزة، مع الإشارة إلى الخصائص الكمية (مرات عديدة أو كذا وكذا عدد من القطع، وما إلى ذلك). بهذه الطريقة، ستسمح للإدارة بمعرفة حجم العمل الذي أنجزته بالضبط.

يجب ألا ننسى أن نشير في بداية التقرير إلى قائمة المهام المحددة التي تم تكليفك بإكمالها.

جزء مهم هو الانتهاء من التقرير. تأكد من كتابة ما تريد تنفيذه في العمل في المستقبل القريب. سيُظهر هذا أنك تنظر بشكل أوسع من مجرد مجال مسؤولياتك ووظائفك المباشرة التي يجب القيام بها وفقًا للوصف الوظيفي.

يمكنك أيضًا النظر في المثال المذكور أعلاه

لتسهيل إعداد مثل هذه التقارير، يمكنك تدوين العمل المنجز يوميًا في دفتر ملاحظات أو مستند إلكتروني. سوف تقضي 3-5 دقائق فقط يوميًا على هذا الشيء الصغير. ليس هذا بكثير. ومع ذلك، بفضل هذه السجلات، يمكنك بسهولة إنشاء تقرير عن عملك لأي فترة في المستقبل.

سيسمح تقرير العمل المنجز للمدير بتقييم جودة وسرعة عمل السكرتير. تحتوي المقالة على عينات من التقارير حول العمل المنجز. استخدم الإرشادات خطوة بخطوة لإنشاء تقريرك بشكل صحيح.

من المقال سوف تتعلم:

لماذا تحتاج إلى تقرير مرحلي؟

يحدد المدير المهمة، ويكملها الموظف - وهذا هو جوهر عملية العمل. يتم تسجيل حقيقة إكمال المهمة في شكل تقرير عن العمل المنجز. يقوم كل موظف بشكل دوري بإعداد مثل هذه الوثيقة. يعتمد تكرار التقارير وشكلها على القواعد الداخلية للشركة.

من يحتاج إلى تقرير مرحلي ولماذا؟

القائد يحتاج إليه. تتيح لك هذه الوثيقة تقييم جودة وسرعة إنجاز المهام من قبل الموظف. توفر وثائق التقارير لجميع الموظفين فرصة لإنشاء صورة شاملة لعمل الشركة وتسهيل التخطيط التكتيكي والاستراتيجي.

الموظف نفسه يحتاج إلى التقرير. أولاً، تساعد الوثيقة النهائية المكتوبة جيدًا على تقديم نتائج عملك بشكل إيجابي للإدارة. ثانيا، يعد التقرير أداة مفيدة لضبط النفس. في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير، ترى نجاحاتك وإخفاقاتك. سيوضح لك هذا الاتجاهات التي تحتاج إلى التطوير فيها.

تقرير عن التكاليف المالية (جزء)

ماذا أكتب في التقرير المرحلي

لا يوجد نموذج موحد لتقرير العمل المنجز. تم إعداد الوثيقة في شكل حر. ذلك يعتمد على طبيعة المهام المنجزة.

عيب الشكل الحر هو أن العديد من العمال لا يعرفون كيفية كتابة تقرير مرحلي. وهذا لا يتم تدريسه في المدرسة ونادرا ما يتم تدريسه في الجامعة. لن يحصل الموظف على تقييم مناسب لعمله إذا لم يكن لديه المهارات اللازمة لكتابة تقرير بكفاءة.

لا يمكنك إجبار الموظفين على كتابة تقارير صادقة، ولكن يمكنك تعليمهم تقديم نجاحاتهم وإنجازاتهم بكفاءة. لا توجد صعوبات في إعداد وثيقة الإبلاغ. عليك أن تتجنب الأخطاء التي يرتكبها الكثير من الناس.

دعونا نلقي نظرة على عينة من تقرير تم تجميعه بشكل غير صحيح عن العمل المنجز خلال الأسبوع وننظر إلى الأخطاء النموذجية.

خيار سيء

تم عمل ما يلي:

• تمت كتابة رسائل إلى مفتشيات الضرائب والعمل؛
• تمت الاستعدادات للاجتماع مع ممثلي شركة HR-consulting LLC (تم إرسال الدعوات، وتم جمع المواد اللازمة، وتم إعداد مسودة جدول أعمال الاجتماع)؛
• تم تجميع الردود على الطلبات المقدمة من مفتشية العمل وعدد من العملاء؛
• شارك في مؤتمر حول مشاكل الاستخدام الأمثل لوقت العمل.

تاريخ التجميع: 27/04/218.
التوقيع: بتروفا أ.س.

بعد قراءة مثل هذه الوثيقة، سيكون لدى المدير انطباع بأن السكرتير ليس مشغولاً للغاية بالعمل. بالإضافة إلى ذلك، النص صعب القراءة.

هيكل التقرير

الخطأ الرئيسي في الوثيقة التي تمت مراجعتها هو عدم وجود هيكل واضح. ما العناصر المفقودة؟

• قائمة المهام التي تم تكليفها بالتنفيذ.
• مواصفات المهام المكتملة.
• تحليل العمل المنجز.
• خطط الفترة المشمولة بالتقرير القادم.
• العروض.

تعتمد مجموعة عناصر الهيكل على طول فترة التقرير. لا يلزم أن يحتوي التقرير المرحلي اليومي أو الأسبوعي على تحليلات ومقترحات، ولكن يجب أن يحتوي التقرير المرحلي الشهري أو وثيقة التقرير السنوي على هذه العناصر.

خيار مناسب

دعونا نلقي نظرة على مثال لكيفية إعداد تقرير عن العمل المنجز.

التقرير المرحلي الأسبوعي: عينة

إلى: رئيس شركة "تقنيات الاتصال" ذات المسؤولية المحدودة سميرنوف يو.بي.
من سكرتير شركة Communication Technologies LLC Petrova A.S.
نوع الوثيقة: تقرير عن الأعمال المنجزة للفترة من 23/04/2018 إلى 27/04/2018

بالنسبة لأسبوع التقارير، كان لدي المهام التالية:

• إعداد الرسائل: إلى مفتشية الضرائب بشأن توضيح دفع الضرائب وإلى مفتشية العمل بشأن شكوى ب.ب.سميرنوف؛
• إعداد الدعم المعلوماتي للاجتماع مع شركة HR Consulting LLC، وإرسال الدعوات للمشاركين، وإعداد مسودة برنامج الاجتماع؛
• المشاركة في مؤتمر حول مشاكل الاستخدام الأمثل لوقت العمل، وإعداد الأسئلة والاقتراحات.

تم الانتهاء من جميع المهام الموكلة وهي:

• تم إعداد وإرسال رسائل إلى مفتشيات الضرائب والعمل؛
• تم إعداد المواد الإعلامية للاجتماع مع شركة HR Consulting LLC، وتم إرسال الدعوات، وتم وضع مسودة برنامج الاجتماع.
• وقد شارك في المؤتمر، وقد أرفقت بالتقرير مذكرة تتضمن المقترحات.

بالإضافة إلى ذلك، تم العمل بالوثائق الواردة، وهي:

• أعدت وأرسلت ردين على طلبات مفتشية العمل؛
• تم تقديم الردود على الطلبات المكتوبة من غرام. سيمينوفا أ.أ.، كوزنتسوفا ف.ن. و موسكالينكو ر.أ.

من المقرر خلال الفترة من 30/04/2018 إلى 05/05/2018 المشاركة في الدورة التدريبية للسكرتيرات "أساسيات إدارة الوقت والتنظيم الذاتي" المخصصة لأساسيات الجدولة في عمل السكرتير.

تاريخ التجميع: 27/04/218.
التوقيع: بتروفا أ.س.

إعداد تقرير

إذا لم تكن هناك متطلبات أخرى، يتم إعداد تقرير عن العمل المنجز وفقًا لـ GOST 7.32-2001. تنظم GOST المتطلبات الأساسية لإعداد وثيقة الإبلاغ. يحتوي على معايير تحدد طريقة التنسيق ونوع الخط وحجمه والتباعد وحجم الهامش وما إلى ذلك. سيخبرك خبير من مجلة دليل السكرتير كيفية إنشاء تقرير باستخدام خدمة Sway

ماذا يمكن أن تكون متطلبات الكتابة؟

نظرًا لعدم وجود متطلبات موحدة لإعداد وثيقة الإبلاغ، ترتبط جميع متطلبات الكتابة بتحسين إدراك النص وزيادة إمكانية قراءته. للقيام بذلك:

• لا تستخدم أكثر من 5 جمل في فقرة واحدة؛
• جمل بديلة طويلة وقصيرة؛
• تقسيم النص بحيث لا يشغل الجدول أو الرسم البياني الصفحة بأكملها؛
• اترك مساحة للتعليقات على الجداول والرسوم البيانية؛
• إذا كان التقرير طويلا، فقم بالتوصل إلى نتيجة في النهاية.

يتم أحيانًا إعداد تقرير عن العمل المنجز على شكل جدول:

أرز. 1. جدول تقرير التقدم: عينة

كيفية كتابة تقرير: تعليمات خطوة بخطوة

1. قم بعمل مخطط تقريبي للمستند. يجب ألا يستغرق التقرير لفترة قصيرة أكثر من صفحة أو صفحتين. إذا كنت تقوم بالإبلاغ بشكل منتظم، قم بإعداد نموذج مستند إلكتروني لكل حالة:

• عينة من التقرير المرحلي اليومي؛
• عينة من التقرير المرحلي الأسبوعي؛
• نموذج تقرير عن العمل المنجز لهذا الشهر، وما إلى ذلك.

ستقوم ببساطة بإدخال البيانات الحالية في القالب وطباعتها.

1. قم بإعداد قائمة بمهامك. إذا كان هناك العديد من المهام، قم بتجميعها في كتل دلالية.
2. قم بإدراج الأدوات والموارد التي تم استخدامها أثناء إنجاز المهام (القوى العاملة الإضافية، التكاليف المالية، السفر، المواد، إلخ)
3. تقديم نتائج عملك. وصف كيفية تحقيق الأهداف. إذا لم تكتمل المهمة، اشرح السبب. أعط تقييمك للوضع. استخلاص النتائج.
4. صياغة الأهداف والغايات للفترة المشمولة بالتقرير المقبل.
5. إدراج الجداول والرسوم البيانية والرسوم البيانية في النص. في كثير من الأحيان يقوم المدير بتصفح وثيقة الإبلاغ. حاول أن تجعل الجدول أو الرسم البياني يوفر فرصة لتقييم عملك.
6. أعد قراءة النص بعناية، وانتبه إلى القواعد والأسلوب. تسليط الضوء على الحقائق الرئيسية بالخط العريض أو المائل. إعداد نسخة إلكترونية من الوثيقة ونسخة مطبوعة. إذا كنت بحاجة إلى تقديم تقرير شفهيًا أو في عرض تقديمي، فقم بإعداد نسخة قصيرة من النص مسبقًا، بما في ذلك أهم النقاط.

يساعد تقرير العمل المنجز المدير على تقييم جودة وسرعة مهام الموظف، والموظف نفسه - يرى نجاحاته وإخفاقاته. تم إعداد الوثيقة بشكل حر، ولكن هناك هيكل أساسي للتقرير نوصي باتباعه: قائمة المهام المعينة ونتائج العمل والتحليل والمقترحات والاستنتاج.

هل كانت هناك أي حالات في ممارستك عملت فيها بلا كلل بذراعيك وساقيك وأجزاء أخرى من جسمك على مدار 24 ساعة في اليوم؟ العقار مُجهز بشكل مثالي للبيع. لقد هزت السوق بالفعل بعروضك التجارية، وحددت خطة لمزيد من الإجراءات، وفي انسجام تام مع نفسك، تنتظر نتيجة منطقية في شكل صفقة والاستلام اللاحق للعمولات المكتسبة بصدق.

ولكن في مرحلة ما، يظهر رقم عميلك على شاشة الهاتف وأنت، دون أن تشك في أي شيء، تلتقط الهاتف بهدوء. لكن بدلاً من الامتنان، تسمع العديد من الشكاوى، بدءاً من عدم القيام بأي شيء على الإطلاق، إلى المطالبة بإنهاء العقد والتهديدات. يبدو مألوفا؟

قبل أن تغضب، ضع نفسك مكانه..

لقد أبرم الشخص عقدًا حصريًا معك. لقد عهد إليك بأغلى الممتلكات التي يمتلكها. لقد صدقك، وقرر أنك ساحر تقريبًا والوحيد القادر على مساعدته. ولكن بعد ذلك، طوال الوقت الذي تعمل فيه بلا كلل، لا يسمع أو يعرف أي شيء عنك أو عن عملك! وبناء على ذلك، تتزايد الشكوك بأن لا شيء يحدث. علاوة على ذلك، سيكون هناك دائمًا "ناصحون جيدون" من الأقارب والأصدقاء والمعارف الذين سيقدمون له النصائح. غسل أدمغتهم وترهيبهم بقصص رعب عن "المخادعين" و"السماسرة السود" و"مدى تكلفة مثل هذا العمل". لذلك، بعد 7-10 أيام، يحدث انفجار منطقي وطبيعي تمامًا.

في الواقع، هناك طريقة بسيطة جدًا لمنع مثل هذه التطورات. يكفي إرسال تقرير أسبوعي للعميل عن العمل المنجز.

بانتظام، باستخدام قالب تم إعداده مسبقًا، قم بإعداد تقرير يسرد جميع الإجراءات والأنشطة التي تم إنجازها خلال الفترة الماضية. وإرسالها إلى البائع عن طريق البريد. والعميل راضٍ - فهو يفهم ما يحدث، وأنه لم ينسه، ويعمل على موضوعه، وستكون دائمًا محميًا من الادعاءات التي لا أساس لها.

الآن دعونا نقوم بصياغة متطلبات وثيقة "تقرير عن العمل المنجز":

ما يجب تضمينه في التقرير

• رقم العقد
• اتصالات الوكيل
• قائمة الإجراءات والأنشطة المنجزة
• تاريخ إنشاء التقرير والتوقيع

طرق النقل

• بريد إلكتروني
• اطبعها وسلمها شخصيًا

تقرير وقت الإرسال

• الأمثل مساء الجمعة (عندما تكون لديك نتائج أعمال الأسبوع)
• أو بعد عمليات التفتيش الأخيرة في عطلة نهاية الأسبوع

مهم!

• إذا كان تقريرك يحتوي على قائمة بموارد الإنترنت التي وضعت الإعلانات عليها، فتأكد من الإشارة إليها روابط لهذه الإعلانات
• إذا كنت قد نشرت في وسائل الإعلام، يرجى إرفاقها الصورة أو الشاشةإعلانات
• إذا قمت بإنشاء منفصلة عرض تقديمي، ولا تنسى إرفاقه بالتقرير

باتباع كل هذه الخطوات البسيطة، ستتمكن بسرعة من تقليل عدد هذه المكالمات إلى الحد الأدنى. وبالمناسبة، سيكون من الأسهل عليك التحكم في الموقف. حسنًا، من أجل تبسيط هذه المهمة الخالية من الغبار بالفعل المتمثلة في إنشاء التقارير قدر الإمكان، نقترح عليك تنزيل مثال لقالب جاهز.

عن المؤلف

تاتيانا بوروبايمخ. منظم ورئيس مركز الاستشارات ارسنال التشاور. العقل المدبر للمشروع ومولد الأفكار بدوام جزئي. وأيضا مستشار. التركيز الرئيسي: التسويق وكتابة الإعلانات. تاتيانا هي شركة تسويق تشتمل محفظتها على مشاريع تم تنفيذها بنجاح في مجموعة واسعة من المجالات.

من الحوار الخاص بالتقرير:
أيها الرئيس، - ما هي الطريقة التي تدرس بها السوق؟
الجواب - طريقة المسح الدائم!

قم بإبلاغ المدير، أو كيفية الدخول إلى رأس رئيسك في العمل

يعد تقديم التقارير إلى المدير أمرًا مرهقًا لأي موظف، حتى لو كانت التقارير منتظمة. يعد تقديم تقرير شفهي باستخدام قصة مدتها خمس إلى عشر دقائق قمت بإعدادها وحفظها وسيلة لتوصيل عملك إلى رئيسك وضبط تكتيكاتك وخطط عملك لتتناسب مع أهداف رئيسك واستراتيجيته.

بمساعدة التقرير، يحصل الموظف والمدير على المعلومات التي يحتاجونها، والتي تكون ضرورية للتحليل وتخطيط النشاط وتقييم أداء كل من الموظف والقسم. يتم إعطاء دور خاص هنا لأقسام المبيعات، كمراكز ربحية للمؤسسة.

تسمح مراقبة أنشطة موظفي المبيعات للمدير باتخاذ التدابير في الوقت المناسب لتنسيق عمل مرؤوسيه وتوزيع الموارد المتاحة بشكل عقلاني. إن التقرير البسيط عن حجم المبيعات لا يمكن أن يرضي المدير، لأن المؤشرات الكمية لا تعكس جميع جوانب نشاط التداول. يؤدي استخدام هذه المؤشرات فقط للتحكم إلى تقليل كفاءة الإدارة، نظرًا لأن الإدارة لا تعرف عن المبيعات المفقودة إلا عندما تفشل الصفقات الواعدة، ويتباطأ الدخول إلى أسواق إقليمية جديدة، ويكون لدى العملاء المحتملين انطباع سلبي عن منتجات الشركة.

يحرم الإعداد غير الصحيح للموظف للتقرير المدير من المعلومات الموثوقة وذات الصلة لاتخاذ القرار، ويثير أيضًا الكثير من الأسئلة التوجيهية والتوضيحية أثناء عملية إعداد التقرير. وهذا يزيد من تفاقم الوضع، حيث أن أفكار المتحدث مشوشة، وتبدأ ذاكرته بشكل محموم في البحث عن إجابات للأسئلة المطروحة.

تنشأ الصعوبات الأولى في إعداد نموذج التقرير بسبب تأثير شخصية المدير، ومستوى تدريبه الشخصي، ودرجة تفويض السلطة إلى المرؤوسين، وببساطة القدرة على الاحتفاظ بالمعلومات التي تم تلقيها مسبقًا في الذاكرة. هذا هو المكان الذي يبدأ فيه المرؤوسون عادةً في تبرير تقريرهم الفاشل بالقول إن "الحزام أصبح تحت الوشاح".

دعونا نتذكر "القاعدة الأولى" المعروفة للمرؤوس - الرئيس دائمًا على حق. ليس المدير هو من يتكيف مع رؤيتك لبنية التقرير، بل أنت من يتكيف مع متطلباته.

تسأل كيف تصل إلى رأس الرئيس؟

هناك طريقة بدون جراحة! ستحتاج إلى القليل من الوقت والاهتمام والتفكير التحليلي وأداة حديثة على شكل مسجل صوت أو هاتف محمول مزود بهذه الوظيفة. وإذا كنت محظوظًا، فسوف تكتب في تقرير أو تقريرين رؤية رئيسك في خطة التقرير.

لكتابة نموذج التقرير الشفهي أدناه، كان من الضروري فقط تسجيل تقرير المديرين الإقليميين للتجارة الخارجية مع رئيس المؤسسة على مسجل الصوت مرة واحدة. وكان من حسن الحظ أيضًا أن الرئيس، الذي أزعجه التقرير التالي، أمضى خمس دقائق في إخبار ما يود سماعه من المتخصصين لديه.

تحتوي النسخة المقترحة من قالب التقرير على قسمين وما يصل إلى ثلاثة مستويات من التفاصيل لكل منها، مما يسمح، إذا لزم الأمر، إما بتقليل محتوى المعلومات أو زيادته. ويتم تطوير كل منطقة كمشروع منفصل، مع الأخذ بعين الاعتبار الموارد البشرية والمالية. ويحدد القسم الثالث عددًا من القواعد التي يجب مراعاتها عند إعداد وإجراء إعداد التقارير. ولكن، إذا فشلت، بعد المحاولات المتكررة لتلخيص رؤية الرئيس في هيكل قالب متماسك إلى حد ما، فلا تزال بحاجة إلى وضع خطة للتقرير وفقًا لفهمك الخاص، ثم إجراء التعديلات عليها.

قد يبدو قالب التقرير كما يلي:

1. المشروع الحالي

1. تقييم حالة تنفيذ المهام المحددة مسبقًا والإجراءات المخطط لها:

1.1. أشر إلى النهج أو المسافة من النتيجة المخططة.

1.2. ملاحظة الظروف الدالة على تحقيق النتيجة أو البعد عنها.

1.3. الخطوط العريضة للإجراءات النظامية التي يتم اتخاذها.

1.4. استخلاص استنتاجات بشأن نتائج الإجراءات وآفاق العمل.

2. إذا كان هناك اتفاق بشأن التوريدات أو أبدى المشتري اهتمامًا محددًا، قم بتقديم المعلومات:

• تاريخ موجز لعمليات التسليم السابقة (بما في ذلك السنوات السابقة)
• النماذج (التسميات)
• شروط التسليم
• شروط الدفع
• نتائج مفاوضات الأسعار

3. التقرير:

3.1. خطة عمل التوريد:

• أوقات التسليم
• وقت الإنتاج
• تماسك مجموعة النماذج مع قدرات الإنتاج
• التواريخ (بما في ذلك المخطط لها) للمفاوضات و/أو توقيع المستندات (قائمة الأشخاص والوثائق)
• الخطوط العريضة لخطط العمل البديلة

3.2. تحليل السوق الإقليمية (التطوير الصحيح له، وإذا لزم الأمر، مواصلة العمل عليه)

4. تقديم تأكيد رسمي للاستنتاجات المتعلقة بآفاق المشروع أو الإجراءات المخطط لها والإبلاغ عن وجود:

4.1. التأكيد المستندي:

• توفر العقد و/أو المواصفات (موقعة أم لا)
• توفر الطلب (طلب كتابي)
• بروتوكول النوايا
• خطاب الضمان (إلكتروني أو عادي)

4.2. التأكيد الشفهي الواضح لنوايا المشتري:

• وردت خلال المفاوضات في لقاء شخصي
• وردت خلال المحادثات الهاتفية

5. استخلاص استنتاجات عامة حول المشروع (التقييم الصحيح).

2. مشروع جديد

1. تقييم السوق الجديد:

1.1. اذكر السبب (نتيجة ما هي الإجراءات) لظهور الاهتمام النشط بهذا السوق وواقعه.

1.2. إعطاء تقييم صحيح للسوق الإقليمية وآفاقه:

• قدرة السوق
• تاريخ توريد المنتجات (أو نظائرها) إلى هذا السوق (إن وجدت ومتى ومن قام بذلك)

2. الدولة:

2.1. حقائق تؤكد الاهتمام الحقيقي بالسوق الجديد لمنتجات شركتك:

2.2. خطة العمل لهذا السوق:

• عدد المنتجات في العرض المحتمل
• النماذج (التسميات)
• خطط إقامة المعارض والمفاوضات و/أو توقيع الوثائق (قائمة الأشخاص المشاركين من الجانبين والوثائق المقرر توقيعها)
• خطة عمل متسقة (خطوة بخطوة ومع المواعيد النهائية)

3. المتطلبات الخاصة

يجب أن يكون التقرير صحيحا:

• يجب تأكيد المعلومات رسميًا
• عدم وجود الأوهام والتكهنات
• تقييم موضوعي لما يحدث
• عرض ذو معنى
• يجب حذف التفاصيل التكتيكية (التفصيلية) للعمل
• تفاصيل التقرير (من التقى بمن، اتصل بمن وكم مرة، أرسل رسائل وتواصل مع من) - فقط بعد أن يبدأ المدير بالمشكلة
• تجنب الإجابات "الكرة في ملعبهم".

يوصى ببدء التقرير بالمشاريع الحالية، حيث تولي اهتمامًا خاصًا لتقدم المهام والمواعيد النهائية التي حددها أو وافق عليها رئيسك في الاجتماعات السابقة. إذا تمكنت من الحصول على موافقة أو مشاعر إيجابية من المدير للجزء الأول، فإن الجزء الثاني - مقترحات المشاريع الجديدة - لن يبقى دون اهتمامه ويمكن أن يستمر على الفور.

تتضمن أنشطة أي منظمة أو شركة دائمًا إعداد التقارير. حتى لو كانت الشركة مستقلة تمامًا وليس لديها إدارة عليا، فإن التقرير عن أنشطة هذه الشركة ضروري لإدارة الشركة نفسها لتقييم فعالية العمل خلال فترة معينة، لبناء المزيد من آفاق التطوير من الحملة.

إن كتابة تقرير، مثل كتابة خطاب عمل، يبدو وكأنه سؤال بسيط... ولكن أين يمكن أن تنشأ الصعوبات؟

عادةً ما يواجه أولئك الذين يقومون بذلك لأول مرة صعوبات في كيفية إعداد تقرير عن العمل المنجز. بعد تجميع مثل هذا التقرير مرة أو مرتين وتعديله وفقًا للتعليقات الواردة، لم يعد المتخصص الذي يقوم بتجميعه يواجه أي صعوبات خاصة في إعداد التقرير التالي.
إن تجميع تقرير مرحلي لأول مرة، وصياغته بشكل صحيح، ليس بالمهمة السهلة كما يبدو للوهلة الأولى.

قليلا عن التقرير المحاسبي

أبسطها من حيث التنفيذ هو تقرير المحاسبة. يمكن أن يكون حجمه كبيرًا ويستغرق وقتًا طويلاً في تجميعه، ويتطلب الدقة والدقة في تجميعه، ومع ذلك فإن تجميعه أسهل إلى حد ما من تقرير نصي عن العمل المنجز. عند إعداد تقرير محاسبي، عادة ما يكون هناك شكل محدد بدقة لإعداد التقارير، معبرًا عنه في جداول مختلفة.

تحتاج إلى ملء هذه الجداول بالمؤشرات الرقمية لأنشطة المنظمة، وهذا كل شيء. بالطبع، يجب أن تكون جميع المؤشرات موثوقة ومدمجة مع بعضها البعض، ولكن لا يزال حساب الأرقام وإدراجها في الأعمدة المناسبة أسهل من تجميع تقرير نصي عن العمل المنجز، عندما تحتاج إلى وصف جميع جوانب أنشطة المنظمة بالكلمات.

في بعض الأحيان، عند إعداد تقرير محاسبي، يتطلب الأمر مذكرة توضيحية. وهي عادة ليست كبيرة الحجم ويتم شرح بعض الأرقام فيها. على سبيل المثال، لماذا انخفضت بعض المؤشرات، ما سبب ارتفاع المؤشرات الأخرى، ما هو الاتجاه العام نحو النمو والتنمية، بحسب أرقام التقرير.

تصنيف التقارير المرحلية

يتم تصنيف التقارير وفقا لمعيارين

• حسب فترة التقرير: يومي، أسبوعي، شهري، ربع سنوي، نصف سنوي، سنوي.
• حسب التكوين والحجم: تقرير عن العمل الذي قام به أحد أقسام المنظمة وتقرير عن عمل المنظمة بأكملها.

نادراً ما يكون تجميع تقرير مرحلي يومي أو أسبوعي أمرًا صعبًا. تتكون عادةً من عدة مؤشرات رقمية تعكس الأنشطة الرئيسية للمنظمة. إن حجم التقارير المرحلية الشهرية أكبر، ولكن يتم التعبير عنه أيضًا بشكل أساسي بالأرقام. وربع سنوي ونصف سنوي وسنوي، في أغلب الأحيان، يتضمن إصدارات نصية من التقارير حول العمل المنجز.

تقرير نصي عن العمل المنجز - عملية إبداعية

يعد تجميع تقرير بالأرقام مهمة مسؤولة، ولكنه أسهل من تجميع تقرير نصي مختص ومؤهل عن العمل المنجز. يعد تجميع تقرير في شكل نص نوعًا من الإبداع.

يجب أن يعكس أنشطة القسم أو المنظمة بأكملها، ويجب أن يكون مكتوبًا بلغة الوثيقة، ولكن من السهل قراءته، ويجب ألا يحتوي على "ماء" غير ضروري، ويجب أن يكون النص مدعومًا بالأرقام، ويجب أن يعكس المقارنة مع المؤشرات السابقة للفترة المشمولة بالتقرير أو مؤشرات الفترة نفسها من العام الماضي، وينبغي أن ينتهي الأمر ببعض الاستنتاجات.

إعداد تقرير عن أنشطة المنظمة بأكملها، وعادة ما يتم تعيين عمل جميع إداراتها وأقسامها لرئيس المنظمة. تشير الممارسة العامة لتقديم التقارير إلى أن السلطة العليا ترسل إلى المنظمة التي يجب أن تقدم تقريرًا عن العمل المنجز، وهيكل التقرير القادم، والذي يشير إلى ما يجب تغطيته على وجه التحديد في التقرير عن العمل المنجز، وما هي الأرقام وينبغي أن تنعكس المؤشرات ومجالات النشاط في التقرير القادم.

يقوم رئيس المنظمة بتعريف الأقسام بهيكل تقرير كل قسم، ويقوم كل قسم بإعداد تقريره الخاص عن الأعمال المنجزة. يقوم المدير بفحص كافة التقارير، إذا لزم الأمر، وتصحيحها، وإصدار تقرير عام عن أنشطة المنظمة.

المتطلبات الأساسية لإعداد تقرير مرحلي

وعلى الرغم من أن إعداد تقرير عن العمل المنجز هو عملية إبداعية، ويجب أن يعكس جميع جوانب أنشطة المنظمة، إلا أنه لا يزال وثيقة، وليس مقالًا عن موضوع محدد، ويجب أن يلبي جميع متطلبات العمل وثيقة. ولذلك يجب ألا يحتوي التقرير المرحلي على أي جمل بها ضمائر شخصية، على سبيل المثال: "قلت، فعلوا، حققنا" ونحوها. فيما يلي مثال صغير على المفردات التي يجب أن تكون موجودة في نص التقرير:

«بلغ عدد المبيعات في قسم التكنولوجيا للربع الثاني من عام 2014 205,000، أي ما يعادل 27% من إجمالي عدد المبيعات. وهذا يزيد بنسبة 10٪ عن عدد المبيعات للفترة المماثلة من العام الماضي. ارتفعت المبيعات في قسم التكنولوجيا للربع الثاني بنسبة 7٪ مقارنة بنفس الرقم للربع الأول. وجاءت هذه الزيادة في مستوى المبيعات بسبب توسع سوق المبيعات (إنشاء نقاط بيع جديدة، وتكثيف عمل الوكلاء).

لا يمكنك أن تدرج في تقرير العمل المنجز، عند الحديث عن تحسين بعض المؤشرات، جمل مثل "بفضل العمل الجاد الذي قام به المدير، وذلك بفضل تحسين عمل الفريق". أولا، هذا أسلوب غير صحيح لإعداد مستند عمل، وثانيا، لا تعكس هذه المقترحات السبب الحقيقي لزيادة مستوى المؤشرات. ماذا، قبل أن المدير لم يعمل بجد، ولكن بطريقة أو بأخرى؟ عمل الفريق بشكل سيء قبل هذه الفترة المشمولة بالتقرير، ثم لسبب ما بدأ العمل بشكل جيد؟

عند إعداد تقرير عن العمل المنجز، في الأقسام ذات الصلة من التقرير، يمكنك إدراج وصف لبعض الأحداث والإجراءات والعروض التقديمية المحددة التي ساهمت في تحسين العمل وزيادة الأداء.

أقسام التقرير المرحلي

إذن، ما هي الأقسام التي يجب أن يحتوي عليها التقرير النصي عن العمل المنجز، إذا لم يتم إرفاق هيكل تقرير محدد بإعداده؟

• جزء تمهيدي يقدم وصف مختصر للمنظمة وموقعها بين المنظمات المماثلة في المدينة أو المنطقة أو بعض المعلومات الأخرى عن المنظمة أو المنطقة التي تمارس فيها أنشطتها
• ويلي ذلك تقارير عن الأعمال التي قامت بها كل وحدة (قسم). إذا كانت المنظمة صغيرة وليس لديها أقسام، فإن الجزء الرئيسي من التقرير عن العمل المنجز يتم تجميعه من قبل رئيس المنظمة بناءً على البيانات المقدمة من كل متخصص في المنظمة.
• الجزء الأخير، الذي يلخص نتائج عمل المنظمة خلال الفترة المشمولة بالتقرير، يستخلص استنتاجات حول النجاحات والإخفاقات، ويقدم توقعات للأنشطة المستقبلية.

خيارات التقارير المرحلية

قد يشتمل هيكل التقرير المرحلي على بعض الخيارات الأخرى المتعلقة بخصائص أنشطة المنظمة، ولكن يجب أن يحتوي على البيانات التالية:

• تقرير كامل وموضوعي عن كافة مجالات أنشطة المنظمة، مع المؤشرات الرقمية، وربما الرسوم البيانية
• استنتاجات حول عمل المنظمة خلال الفترة المشمولة بالتقرير
• طرق وآفاق تطوير المنظمة خلال الفترة المشمولة بالتقرير القادمة.