تكوين وتخزين الملفات في خدمة شؤون الموظفين. كيفية إنشاء قائمة شؤون لقسم الموارد البشرية؟ عينة من تسميات شؤون خدمة الموظفين في المنظمة

تشكيل القضايا القضية هي مجموعة من الوثائق أو الوثيقة المتعلقة بقضية واحدة أو مجال نشاط واحد، توضع في غلاف منفصل. GOST R 51141-98 "إدارة المكاتب والأرشفة. المصطلحات والتعاريف." موافقة قرار معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 27 فبراير 1998 رقم 28. - تجميع المستندات المنفذة في حالات وفقًا لتسمية الحالات.

عند تشكيل الحالات يجب مراعاة القواعد التالية:

· فصل وثائق التخزين الدائمة والمؤقتة في ملفات.

· ضع في القضية المستندات المنفذة بشكل صحيح فقط وفقًا لأسماء الحالات وفقًا للتسمية ؛

· تجميع جميع المستندات المتعلقة بحل مسألة واحدة معًا؛

· وضع الأحكام مع الوثائق الأساسية.

· يجب تجميع الطلبات التي تحتوي على أكثر من 100 ورقة في حالات منفصلة، ​​وهو ما يتم الإشارة إليه في الوثيقة؛

· يجب ترتيب المستندات الموجودة في الملف ترتيبًا زمنيًا حسب تاريخ تسجيل المستند، حسب الترقيم؛

· الالتزام بحجم المستندات التي يجب تضمينها في الملف. في حالة واحدة، لا يمكن حفظ أكثر من 250 ورقة (سمك 30-40 ملم)، ثم يتم إنشاء مجلد جديد بنفس الفهرس؛

· تدرج في الملفات نسخة واحدة فقط من كل وثيقة. لا يجوز أن يُدرج في الملف مستندات لا تتعلق به أو مسودات أو متغيرات أو نسخ مكررة أو مستندات قابلة للإرجاع.

أثناء عملية التجميع، يتم التحقق من صحة المستندات. يتم إرجاع المستندات غير المنسقة والمنفذة بشكل غير صحيح مباشرة إلى المنفذين للمراجعة، وبعد ذلك يتم نقلها لإدراجها في الحالات ذات الصلة.

يتم إعداد الصناديق ذات فترات التخزين الدائمة وطويلة الأجل في أغلفة صلبة يُكتب عليها وصف للحالة.

يتم ترقيم أوراق الحالة، في بداية الحالة يتم تقديم جرد داخلي للوثائق، وفي نهاية الحالة - نقش الشهادة. صفائح المخزون الداخلييتم ترقيمها بشكل منفصل، ويشار إلى رقمها في الشهادة بعد إجمالي عدد أوراق الحالة من خلال علامة +.

مسميات شؤون قسم الموارد البشرية

تهدف تسميات الملفات إلى تكوين الملفات وتجميعها وتنظيمها ومحاسبتها وتحديد فترات تخزينها وهي الأساس لتجميع قوائم جرد حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات).

يتم إعداد قائمة شؤون إدارة شؤون الموظفين من قبل رئيسها، ويتم الاتفاق عليها مع الأرشيف واعتمادها من قبل رئيسها.

عند تجميع التسميات، ينبغي للمرء أن يسترشد بالتسميات القياسية والتقريبية للحالات، القياسية و قوائم الإداراتالوثائق مع فترات التخزين، القواعد الأساسية لعمل أرشيف الأقسام.

تتضمن تسميات الحالات عناوين الحالات التي تعكس جميع المجالات الموثقة لعمل قسم الموارد البشرية. يتم تشكيل عناوين الحالات بناءً على تعريفات مجالات العمل التي يتم توثيقها. يجب أن يعكس عنوان القضية بوضوح وبشكل معمم المحتوى الرئيسي وتكوين مستندات القضية. لا يجوز استخدام ألفاظ غير محددة في عنوان الدعوى ("مواد متنوعة"، "مراسلات عامة"، "مراسلات في مسائل مختلفة"، وغيرها)، وكذلك كلمات تمهيديةوالعبارات النحوية المعقدة.

تعتبر عناوين القضايا المتعلقة بالقضايا التي لم يتم حلها خلال عام واحد "انتقالية" ويتم تضمينها في قائمة قضايا العام التالي بنفس الفهرس.

يتكون عنوان الحالة من عناصر مرتبة بالتسلسل التالي:

· اسم نوع القضية (مراسلات، مجلة، إلخ) أو نوع المستندات (بروتوكولات، أوامر، إلخ)؛

· اسم المنظمة أو الوحدة الهيكلية (مؤلف الوثيقة)؛

· اسم المنظمة التي سيتم إرسال الوثائق إليها أو التي سيتم استلام الوثائق منها (المرسل إليه أو مراسل الوثيقة)؛

· اسم المنطقة (الإقليم) التي يرتبط بها محتوى وثائق الحالة؛

· التواريخ (الفترة) التي تتعلق بها مستندات القضية.

إذا كانت القضية تتكون من عدة مجلدات أو أجزاء، فيتم صياغة العنوان العام للقضية، ومن ثم، إذا لزم الأمر، يتم تجميع عناوين كل مجلد (جزء) مع توضيح محتوى عنوان القضية.

إذا كان هناك عدة مجلدات (أجزاء) في الملف، يتم وضع الفهرس على كل مجلد مع إضافة "t.1". "t.2"، الخ.

تعتبر تسميات شؤون قسم الموارد البشرية أهم وثيقة في المؤسسة. أنه يحتوي على جميع المعلومات حول الوثائق والشؤون الأخرى للمنظمة. يعمل موظفو قسم الموارد البشرية مع التسميات كل شهر ديسمبر، ويقومون بفحص المعلومات واستكمالها. لا تحتوي التسمية على خوارزمية تجميعية واضحة، ولكنها تتضمن بالضرورة قائمة منهجية بأسماء الحالات التي تم إدخالها في إدارة سجلات المنظمة، مع الإشارة إلى فترات تخزينها وغيرها من المعلومات.

من هذه المقالة سوف تتعلم:

• كيفية تجميع قائمة شؤون قسم الموارد البشرية؛
• كيفية ملء جميع أعمدة التسميات بشكل صحيح؛
• ماذا تتضمن قائمة شؤون إدارة الموارد البشرية؟

كل عام في خدمات إدارة السجلات للمؤسسات الشهر الماضيمكرس لتجميع قائمة الحالات للعام المقبل. يقوم كل قسم بإعداد قائمة بالحالات الخاصة بالوحدة الهيكلية – محدثة أو محدثة أو جديدة.

خوارزمية لتجميع قائمة الحالات الوثائق الأرشيفيةفي الأعضاء قوة الدولةالأعضاء الحكومة المحليةومع ذلك، فإن عملية تجميع التسميات موصوفة بتفصيل كبير في القسم 3.4 من القواعد الأساسية لتشغيل أرشيف المنظمات.

باختصار، لا بد من القول أن تلك الوثائق التي لها أهمية خاصة بالنسبة للمنظمة يمكن إدراجها في حالات منفصلة. على سبيل المثال، إذا كان قسم الموارد البشرية يعمل غالبًا مع المستندات المتعلقة بالتغيرات في معدلات الأجور، فمن أجل الراحة، يمكنك إدراج المستندات ذات الصلة بشكل منفصل في التسمية. والعكس صحيح - يمكن دمج تلك المستندات التي نادرًا ما تكون مطلوبة في ملف واحد، مع وضع علامة عليها في الفهرس والعنوان.

إعداد قائمة شؤون إدارة الموارد البشرية

يجب أن تبدأ في تجميع مجموعة من الوثائق التنظيمية من خلال الدراسة الصندوق الوثائقيالمنظمة أو، على سبيل المثال، قسم الموارد البشرية. عادة لا توجد صعوبات في ذلك، حيث أن ضباط الأركان عادة ما يحتفظون بجميع المستندات بالترتيب. إذا تم تجميع التسميات لأول مرة، فمن الضروري فحص ووصف جميع الوثائق. إذا تم بالفعل تجميع التسميات، فيجب فحصها وتحديثها سنويا.

بعد فحص القاعدة الوثائقية، من الضروري ملء نموذج قائمة الحالات. وفي نهاية العام، يتم الإدخال النهائي لقائمة الحالات، حيث يتم ملاحظة أن المعلومات النهائية قد تم نقلها إلى خدمة دعم الوثائق الإدارية (DOU) أو أرشيف المنظمة.

يتم التوقيع على تأشيرة الموافقة مع لجنة الخبراء فقط عندما تكون هذه اللجنة موجودة بالفعل وتعمل في القسم. إذا لم تكن هناك عمولة، فلن تحتاج إلى ملء الحقل.

تتكون التسمية من عدة أعمدة، يجب ملء كل منها.

ملء الحقول

عادة ما يكون هناك خمسة أعمدة في التسمية التي يجب ملؤها. وهي "فهرس القضية"، "عنوان القضية"، "عدد القضايا"، "فترة الاحتفاظ ورقم المادة حسب القائمة"، "ملاحظة".

دعونا نلقي نظرة على كل عمود.

في العمود الأول يجب الإشارة إلى الفهرس، والذي يتكون عادة من جزأين - الرقم التسلسلي للوحدة الهيكلية المعتمدة في المنظمة والرقم التسلسلي لعنوان الحالة حسب التسمية. إذا كان هناك تقسيم آخر داخل الحالة، فسيتم إضافة رقم ثالث إلى الفهرس.

ويحتوي العمود الثاني على اسم الوثيقة بالصيغة التي تعكس جوهرها بالكامل. على سبيل المثال: "مراسلات مع محامي شركة Luch LLC حول التدابير الرامية إلى تحسين أمن المؤسسة."

يتم ملء العمود الثالث في نهاية العام ويحتوي على معلومات حول العدد الفعلي للقضايا (المجلدات والأجزاء) المفتوحة خلال العام.

يشير العمود الرابع إلى الفترة التي يتم خلالها تخزين كل ملف. تم تحديد هذه المواعيد النهائية في قائمة الوثائق الأرشيفية للإدارة القياسية.

يحتوي العمود الخامس على ملاحظات مختلفة حول القضية. يمكن أن تكون هذه أي معلومات إضافية، على سبيل المثال، أن الحالة تمثل نسخًا مصدقة من المستندات أو مستندًا أصليًا.

بعد ملء جميع الحقول، يجب تصديق مسودة الوثيقة من قبل رئيس القسم، ومن ثم تحويلها إلى خدمة التعليم ما قبل المدرسة في المنظمة. يجب أن تتم جميع الأعمال بالمسميات القديمة قبل 31 ديسمبر، بحيث يتم تشكيل الأمور وفقًا للمسميات الجديدة المحدثة اعتبارًا من اليوم الأول من عام العمل الجديد.

ماذا تشمل مسميات قسم الموارد البشرية؟

تتضمن قائمة شؤون إدارة الموارد البشرية المستندات التالية:

1. الإجراءات القانونية التنظيمية والأوامر والتعليمات المتعلقة بقضايا التوظيف
2. اللوائح المحلية (على سبيل المثال، لوائح العمل الداخلية، الأوصاف الوظيفية)
3. الوثائق التنظيمية: سجل التعريف المحلي أنظمة، دفتر السجل عقود العمل، سجل أوامر الموظفين، جدول التوظيف، جدول الإجازات. يتضمن هذا أيضًا جدولًا زمنيًا لتسجيل استخدام وقت العمل والحسابات أجور، دفتر قبض ومصروف لتسجيل نماذج دفتر العمل والمدخلات فيها، كتاب تسجيل حركة دفاتر العمل والمدخلات فيها. بالإضافة إلى سجل للموظفين الذين يغادرون رحلات عملوالقادمين من منظمات أخرى في رحلات عمل.
4. وثائق لسجلات الموظفين والتسجيل علاقات العمل: عقود العمل، أوامر الموظفين، وثائق رحلات العمل، نموذج البطاقة الشخصية N T-2 و N T-2GS (MS) لكل موظف، كتب العملوغيرها من الوثائق.

التنظيم آلية معقدة. للعمل المنسق، من الضروري ليس فقط تصحيح أخطاء الإنتاج أو العمليات الأخرى، ولكن أيضًا تنظيم تدفق المستندات.

هذا الأخير موجود حتى لا يرتبك في الشؤون والأفعال. لكل قسم، على سبيل المثال، قسم شؤون الموظفين، يتم تحديد مجموعة من الحالات التي تقع ضمن اختصاصه.

عزيزي القراء!تتحدث مقالاتنا عن الحلول النموذجية القضايا القانونية، ولكن كل حالة فريدة من نوعها.

إذا كنت تريد أن تعرف كيفية حل مشكلتك بالضبط - اتصل بالمستشار عبر الإنترنت على اليمين أو اتصل استشارة مجانية:

لماذا تحتاج المنظمة إلى قائمة الحالات؟

عند إدارة تدفق المستندات، يسترشد المتخصصون، في حالتنا قسم الموارد البشرية، بما يلي: القواعد التشريعية:

• بأمر من الأرشيف الرئيسي رقم 33 (23 مايو 1988)، الصادر في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. تضع هذه الوثيقة موضع التنفيذ القواعد الأساسية لتدفق المستندات وإدارة المستندات.
• بقرار من روسارخيف (6 فبراير 2002).
• قواعد العمل المكتبي (مرسوم حكومي "بشأن الموافقة على قواعد العمل المكتبي في الهيئات الفيدراليةالسلطة التنفيذية" رقم 477 لسنة 2009 15 يونيو).

تسميات الحالات خدمة الموظفين- دليل أرشيفات الموظفين والمواد الأخرى المتعلقة بالموظفين: عند التعيين، عند الفصل، الراتب، الحركة داخل المنظمة، إلخ.

بالإضافة إلى ذلك، يجوز للموظف أن يطلب شهادة أرشيفية أثناء العمل وبعد الفصل، لذلك يوجد فترة التخزينالمواد أو الحالات.

اقرأ المزيد عن تسميات شؤون المنظمة في مقالتنا.

المستندات المطلوبةموجودة في القسم . يتم إرسال المواد المتبقية إلى الأرشيف. تسمح لك التسمية بتنظيم الأشياء وتنظيمها. مميزاته:

• من السهل البحث.
• فهرسة الوثائق المخزنة.
• تحديد العمر الافتراضي للمواد.
• محاسبة المستندات التي تم تخزينها لمدة تقل عن 10 سنوات.
• محاسبة وجرد تلك المخزونة منذ أكثر من 10 سنوات.
• انتهت صلاحية تدمير المستندات التي تم إنهاء تخزينها.
• إعداد أعمال تدميرها.

المواد، وكذلك الحالات المتضمنة في تدفق المستندات، لكل منها أسماء خاصة بها. تسمى القائمة المنهجية لهم التسميات. يتم وضعها في النموذج المحدد.

يحدث التسميات ثلاثة أنواع:

1. عادي. إلزامية للمنظمات من نفس النوع. تمت الموافقة عليها بموجب القانون أو الإدارة للهياكل التابعة.
2. تقريبي – توصية لبعض المؤسسات والمنظمات.
3. فردي. يتم إنشاؤه لمنظمة معينة ويتم الموافقة عليه من قبلها. قد يحتوي على نوعين فرعيين: للقسم ونوع موحد، أي تم إنشاؤه على أساس تسميات جميع الأقسام.

تسميات الأقسام

يحتفظ كل قسم في المنظمة بقائمة الحالات الخاصة به. كل قسم لديه حالات مختلفة، وفقا لذلك تختلف التسميات. دعونا ننظر، على سبيل المثال، في عينات من التسميات لعدة أقسام في المنظمة.

محاسبة

تشمل تسميات هذا القسم كافة المستندات المتعلقة بالمحاسبة، الإبلاغ الضريبي، مشتمل . ويشمل الداخلية المستندات المحاسبيةوالصادرة، مثل التقارير الضريبية. تتضمن القائمة أيضًا المستندات الواردة والفواتير المدفوعة وما شابه.

إذا تم تكليف قسم المحاسبة أيضًا بوظائف قسم شؤون الموظفين، فسيتم تضمين وثائق الموظفين أيضًا في التسمية.

قانوني

أضف إلى القائمة جميعها متضمنة الوثائق القانونية المتعلقة بأنشطة المؤسسة. في إلزامييحتوي على الفيدرالية الأفعال التشريعية, الوثائق التنظيمية، أنظمة الهيئات الإقليمية، ميثاق المنظمة، مجلات التوكيل، أعمال قبول ونقل منصب رئيس الوحدة.

الميزة الرئيسية لهذه التسميات هي أنه يتم تخزينها في الأقسام أو أرشيفات الدولةلا تنتقل.

ويتم تخزينها بشكل دائم في المنظمة حتى تتوقف أنشطتها. بالنسبة للوثائق المدرجة في القائمة، تم تأسيسها مدة الصلاحية تصل إلى 5 سنوات. في الوقت نفسه، يتم شطب الأفعال الفيدرالية عندما تفقد قوتها، المحلية - بعد عام، الداخلية - من لحظة الإنهاء في غضون خمس سنوات.

يعتمد هذا الحكم على فئة المستندات. على سبيل المثال، يتم تخزين المراسلات القانونية لمدة 3 سنوات، والعقود مع المنظمات - 5.

قسم الموارد البشرية

تتضمن تسميات خدمة الموظفين المستندات والمواد المتعلقة بـ الموظفين والعاملين في المنظمة:

1. تم جمعها من قبل ضابط شؤون الموظفين.
2. الواردة من الإدارة والإدارات ذات الصلة والموظفين.
3. سجلات الموظفين والنماذج المقدمة للعمل مع الموظفين.

تتضمن القائمة الرئيسية للوثائق ما يلي:

• الأوصاف الوظيفية.
• اللائحة التنفيذية للإدارات وأنظمة العمل وقواعدها.
• الأفعال الداخلية المتعلقة بالموظفين، على سبيل المثال، التحفيز، والمواد المعنوية، وحماية البيانات الشخصية.
• التوجيهات والأوامر للموظفين.
• (العمل)، بما في ذلك الاتفاقيات المتعلقة بها.
• الملفات الشخصية للموظفين. القوائم وبطاقات التسجيل حسب T-2 (نموذج المحاسبة).
• دفاتر أوامر الموظفين وسجلات تسجيلهم وكذلك العقود ومحاسبة رحلات العمل والإجازات وما إلى ذلك.
• الملاحظات التوضيحية وغيرها، وكذلك التقارير والمواد الأخرى التي تكون بمثابة الأساس لإصدار التعليمات وأوامر الموظفين.
• المعلومات والمراسلات الرسمية.
• وثائق الموظف، على سبيل المثال، نسخ من الشهادات أو جوازات السفر، وغيرها من المواد.
• المستندات الواردة، على سبيل المثال، الأفعال الإداريةعلى العاملين في المنظمة.

القائمة ليست كاملة. لكن أساس إنشاء التسمياتقد يخدم. اعتمادا على تفاصيل النشاط والشكل التنظيمي، يمكن استكمال القائمة أو تغييرها. على سبيل المثال، إذا لم يتم اعتماد اتفاقية جماعية ولم يتم الحفاظ على الشؤون الشخصية، فقد لا يتم إدراج هذه المستندات في القائمة.

ومع ذلك، هناك القواعد العامة التي يجب مراعاتها:

يبدو لنا أن السمة الرئيسية لتسميات الموظفين هي العمر الافتراضي للمواد والمستندات. يتم تحديد الحد الأدنى للمستندات التي أصبحت غير ضرورية، وانتهت الحاجة إليها. يصل إلى سنة واحدة على الأقل.

يتم تخزين المستندات المهمة للمنظمة والقسم نفسه حتى تصفية المنظمة.

هذه اتفاقية بين الإدارة والموظفين واللوائح الخاصة بقسم شؤون الموظفين وعدد من الآخرين. الحد الأقصىتم تثبيت وحدة التخزين – 75 سنة. وهي صالحة لوثائق الموظفين: عقود العمل، وسجلات الموظفين، والملفات الشخصية. بعد التصفية، يتم نقل المواد الخاضعة للتخزين طويل الأجل إلى الإدارات أو أرشيفات الدولة.

كيف تؤلفها بشكل صحيح؟

تضع المنظمة قائمة بالمهام بشكل فردي. إذا تم تطبيقه عند إنشائه التسميات القياسية، ثم يتم نقل أسماء الحالات من النموذج المقرر إلى قائمتها.

عند تشكيل التسميات، يتم أخذ تفاصيل المنظمة وهيكلها وأنشطتها بعين الاعتبار. إذا كانت المنظمة لديها أقسام هيكلية، فيتم أولاً إنشاء قوائم خاصة بها داخل الأقسام أو الأقسام، ثم يتم دمجها في تسمية واحدة للمنظمة بأكملها.

للتطوير، يمكنك إشراك إما مؤسسة خارجية، على سبيل المثال، أرشيف، أو تكليف موظفيك أو قسمك بذلك. ولهذا الغرض، يتم إصدار دليل من أجل تطوير التسمياتالشركات، مع تعيين الأشخاص المسؤولين.

أضف إلى القائمة دون فشليشمل:

• ميثاق المنظمة.
• اللوائح المتعلقة بالأقسام الهيكلية. إذا كانت موجودة.
• تسميات شؤون الإدارات.
• جدول التوظيف.
• القوانين التنظيمية التي تنظم أنشطة المنظمة.
• الأوصاف الوظيفية.

وبعد تحليل قوائم الحالات من السنوات السابقة، قد تشمل التسميات وشملت الأعمال غير المكتملةالمستندات المخزنة (إذا كانت فترة التخزين أكثر من 10 سنوات، فهي إلزامية).

المرة الأولى التي يتم فيها تطوير التسميات مباشرة بعد إنشاء المنظمة. ثم يتم تحديثه كل عام. إذا لزم الأمر، فإنها تكمل أو تصلح، وتزيل منها الأمور التي عفا عليها الزمن والتي لم تعد صالحة أو ضرورية.

قواعد مجموعة النموذجالتسميات. يتم تجميعها في شكل جدول. للتسمية الموحدة للمنظمة (الرئيسية)، 7 ملحق لقواعد تشغيل المحفوظات. للإدارات – 8 ملحق.

يتكون الجدول من 5 أعمدة (رسم بياني):

• رقم القضية (الفهرس).
• اسمها.
• عدد المجلدات (وحدات التخزين) في الملف.
• فترة الاحتفاظ بالحالة.

قد تختلف المعلومات الواردة في هذا العمود. على سبيل المثال، رسالة يتم تخزين الملف فيها النموذج الإلكترونيأو نقله إلى منظمة أعلى.

إجراءات الرسم والموافقة

الخطوة الأولى هي تحليل جميع الوثائق، والقوائم السابقة، والوثائق التي نشأت في عملية النشاط، والميثاق، اتفاق جماعيوجداول التوظيف واللوائح وغيرها من المواد الهامة.

إذا كانت المنظمة لديها أقسام، فيقومون أولاً بإنشاء تسمياتها. ويتم بعد ذلك الموافقة على هذه الوثائق من قبل لجنة خبراء (EC) أو من قبلنا خدمة الأرشفة.

بعد هذا يتم إنشاؤه التسميات الموحدة. وهو يتوافق أيضًا مع المتخصصين في المفوضية الأوروبية والأرشيف.

تتم الموافقة على القائمة المتفق عليها من قبل الإدارة ودخولها حيز التنفيذ حسب الطلب.

تعرف على الفروق الدقيقة في تسميات قسم الموارد البشرية من الفيديو:

مخزنة في قسم الموارد البشرية عدد كبيرعمل ستساعد تسميات الحالات في تنظيم التدفق الصحيح للمستندات وتحديد فترات التخزين بشكل صحيح. وهذا بالضبط ما سنتحدث عنه في هذا المقال.

من هذه المقالة سوف تتعلم:

• ما هي قائمة شؤون قسم الموارد البشرية لعام 2019؛
• كيفية إعداد وثيقة بشكل صحيح؛
• ماذا تتضمن قائمة الحالات؟

ما هي مسميات شؤون قسم الموارد البشرية؟

لذلك، فإن تسميات الحالات هي قائمة منهجية لعناوين الحالات التي تقوم المؤسسة بإنشائها، مع الإشارة إلى فترات تخزينها. تم تقديم هذا التعريف بواسطة GOST R 7.0.8-2013، تمت الموافقة عليه بأمر من Rosstandart بتاريخ 17 أكتوبر 2013 رقم 1185-st. في الواقع، هذه قائمة بوثائق المنظمة، في حالتنا وثائق الموظفين.

يتم إنشاء تسميات الحالات من أجل ضمان الأعمال الورقية في المنظمة، أي تشكيل الحالات الضرورية وتسجيلها وتخزينها بشكل صحيح.

بجانب، هذه القائمةتقوم الشؤون بتنظيم تدفق المستندات وتنظيم المعلومات وهي الوثيقة المحاسبية الرئيسية.

كقاعدة عامة، يتم تجميع قائمة الحالات لكل قسم هيكلي أو منفصل. بالإضافة إلى ذلك، يتم إنشاء قائمة موحدة واحدة من الحالات للمؤسسة بأكملها. وفي هذا الصدد، فإن قسم الموارد البشرية لديه تسمياته الخاصة بشؤون قسم الموارد البشرية. وفي المحاسبة سيتم استخدام قائمة بالأمور المحاسبية وما إلى ذلك.

هناك ثلاثة أنواع من تسميات الحالة:

• عادي،
• تقريبي
• فردي.

تقوم كل منظمة بإنشاء قائمة الحالات الفردية الخاصة بها. ولكن يمكن تطويره على أساس القائمة القياسيةعمل

تم إنشاء القائمة لتأخذ في الاعتبار جميع الشؤون التي تتم في المنظمة ككل أو بشكل منفصل لكل وحدة هيكلية. بالإضافة إلى ذلك، بمساعدة هذه الوثيقة، يتم تجميع الحالات بشكل صحيح حسب الموضوع والقسم. القائمة مطلوبة أيضًا للتأكد من تخزين الملفات بترتيب زمني ولتحديد فترات الاحتفاظ بمستندات معينة.

في معظم الحالات، لا يكون إعداد قائمة بالحالات أمرًا إلزاميًا.فقط تلك المنظمات المدرجة في قائمة الكيانات التي تشكل مصادر الحصول على أرشيفات الدولة والبلديات هي التي يجب أن تضمن تجميع القائمة. ولذلك معظم المنظمات التجاريةليست ملزمة بوضع تسميات للحالات، ولكن إنشائها سيكون في مصلحة المنظمة نفسها، لأنها ستضمن التنظيم والتخزين المناسب للحالات.

كيفية إنشاء قائمة شؤون إدارة الموارد البشرية لعام 2019

لذا، قائمة الحالاتيتم إنشاؤه لكل سنة تقويمية. لذلك، من الضروري إنشاء قائمة مهام مستقلة لعام 2019.

يجب أن تتضمن تسمية قسم الموارد البشرية جميع الحالات التي يتم إنشاؤها في هذه الوحدة الهيكلية. كقاعدة عامة، تتضمن هذه القائمة وثائق ل الوسائط الورقية. وفي الوقت نفسه، في مؤخراالنامية بنشاط إدارة الوثائق الإلكترونية. وفي هذا الصدد، في كل قسم فرعي موضوعي من القائمة، من الضروري تقديم قائمة بالوثائق التي تم إنشاؤها وتخزينها في شكل إلكتروني.

يتكون إنشاء قائمة الحالات من إجراءات متسلسلة. بادئ ذي بدء، عليك أن تقرر الموظف المسؤول الذي سيتم تكليفه بهذا القدر من العمل. كقاعدة عامة، يتم تجميع قائمة الحالات في قسم شؤون الموظفين من قبل رئيس القسم أو مفتش قسم شؤون الموظفين. كأساس، يمكنك أخذ النموذج الوارد في الملحق 8 من المؤسسة التعليمية لميزانية الدولة، المعتمد. بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 25 مايو 1988 رقم 33. في هذه الوثيقة يمكنك أيضًا العثور على القواعد الأساسية لملء أقسام التسمية.

يُقترح تشكيل وثيقة من الأقسام التالية:

• مؤشر الحالة؛
• اسم الحالة (العنوان)؛
• عدد الحالات
• فترة الاحتفاظ بالقضية. لاحظ أن فترات تخزين الملفات مذكورة بأمر وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558؛
• ملحوظات.

الآن دعونا نلقي نظرة فاحصة على ملء كل قسم.

فِهرِسكقاعدة عامة، يتم تشكيلها من التعيين الرقمي. لكن بعض المنظمات تقوم بتعيين رمز حرفي للفهرس. وهكذا يخصص لكل قسم هيكلي رقم خاص به ويجب أن يكون موجودا في الفهرس. ويتم تخصيص رقم تسلسلي إضافي للحالة. كما يمكن أن يشير رقم خاص إلى فئة الحالات. لذلك، قد يبدو الفهرس، على سبيل المثال، بالشكل التالي: 02-08. من بينها، 02 هو التعيين الرقمي لقسم الموارد البشرية، و08 هو رقم الحالة.

التالي يأتي العمود التالي - اسم القضية. كقاعدة عامة، عند التشكيل، يتم أخذ درجة أهمية المستندات في الاعتبار. يسرد هذا العمود أهم المستندات أولاً، على سبيل المثال، الوثائق التنظيميةشركات. فيما يلي قائمة بجميع فئات المستندات: الأفعال المحلية، جدول التوظيف، جدول الإجازة، الأوامر، الأفعال، المستندات المحاسبيةإلخ.

يرجى ملاحظة أنه ينبغي أن يكون واضحًا من عنوان الحالة ما هي المستندات المدرجة في القائمة، أي. ويجب أن يكون محتوى القضية واضحا. لا ينصح باستخدام لغة غامضة، مثل " وثائق مختلفة" بدلاً من ذلك، استخدم عناوين أكثر تحديدًا، مثل "المستندات الصادرة".

العمود التالي 3 – عدد الحالات. ويجب أن تشير إلى العدد الإجمالي للحالات. يجب ملء هذا العمود في نهاية السنة التقويمية، عندما تنتهي فترة صلاحية المادة لهذا العام.

التالي يأتي العمود 5 - فترة الاحتفاظ بالقضية. عند ملء هذه المعلومات، يجب أن تسترشد بمدة الصلاحية وثائق الموظفين، محدد بأمر وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558.

والعمود الأخير - ملحوظات. يجب تقديم المعلومات هنا. وهو ما لم يؤخذ بعين الاعتبار في الأعمدة السابقة، لكنه مهم. على سبيل المثال، في هذا العمود يمكنك الإشارة إلى تاريخ فتح الحالة.

يمكن تجميع قائمة الحالات بالترتيب المحدد لكل وحدة هيكلية. وفقًا لهذه القواعد، يتم تجميع قائمة شؤون قسم الموارد البشرية لعام 2019.

في الختام، نكرر أنه على الرغم من أن إعداد تسميات القسم ليس إلزاميًا بالنسبة لمعظم المنظمات، إلا أن هذه الوثيقة مريحة للغاية لتنظيم وتسجيل وضمان تخزين مستندات قسم الموارد البشرية. ولذلك، نوصي بإعداد مثل هذه الوثيقة سنويا. لأنه يسهل بشكل كبير تنظيم تدفق المستندات في المؤسسة بشكل عام، وفي قسم شؤون الموظفين بشكل خاص.

يريد أمناء المحفوظات أن يحصلوا من كل قسم على تسميات شؤون الوحدة الهيكلية - إما واحدة جديدة (إذا لم يتم إنشاؤها من قبل)، أو واضحة ومحدثة (إذا كانت المنظمة على دراية بهذه الوثيقة).

كيفية إنشاء قائمة الحالات؟

قواعد تنظيم وتخزين واقتناء وتسجيل واستخدام وثائق صندوق المحفوظات الاتحاد الروسيوالوثائق الأرشيفية الأخرى في الهيئات الحكومية والحكومات والمنظمات المحلية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526، ودخلت حيز التنفيذ في 21 سبتمبر 2015؛ فيما يلي - قواعد 2015)، والتي معيارية، أي إلزامية، بطبيعتها، ولا تحتوي على خوارزمية لتجميع تسميات الملفات، ولكن هذه العملية موصوفة بتفصيل كبير في القسم 3.4 من القواعد الأساسية لتشغيل أرشيفات المنظمات (التي تمت الموافقة عليها بقرار من مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 02/06/2002؛ والمشار إليها فيما بعد بالقواعد الأساسية).

المرحلة الأولى من تجميع التسميات- هذه دراسة للصندوق الوثائقي لمنظمة ما أو في حالتنا وحدة هيكلية (قسم الموارد البشرية). عادة لا يمثل هذا صعوبة كبيرة - حيث يقوم ضباط الأركان، كقاعدة عامة، بالحفاظ على جميع المستندات بالترتيب. يلجأون إلى البحث ووصف وثائق القسم عند تجميع التسميات لأول مرة. في السنوات اللاحقة، تحتاج فقط إلى توضيح و "التقاط" التغييرات في الصندوق الوثائقي.

المرحلة الثانية- تعبئة نموذج تسمية الدعوى (الملحق رقم 26 لقواعد 2015، مثال 1).

وفي نهاية السنة الميلادية يتم إعداد سجل نهائي لقائمة شؤون الوحدة الهيكلية. ويرد شكلها في الملحق رقم 25 لقواعد 2015. توجد ملاحظة على تسميات الوحدة تشير إلى أنه تم نقل المعلومات النهائية إلى خدمة دعم الوثائق الإدارية (DOU) أو أرشيف المنظمة.

يتم ملء الحقل الأخير (تأشيرة الموافقة مع لجنة الخبراء (EC) للوحدة الهيكلية) فقط إذا كانت اللجنة موجودة بالفعل وتعمل في الوحدة. إذا لم يكن هناك أي تأشيرة، فلن تحتاج إلى التقدم بطلب للحصول على أي تأشيرة.

مثال 1. نموذج تسمية الحالة

تعبئة أعمدة قائمة الحالات

• الرقم التسلسلي للوحدة الهيكلية المعتمدة في المنظمة؛
• الرقم التسلسلي لعنوان القضية حسب التسمية.

أما إذا كان هناك تقسيم إضافي ضمن الحالة الواحدة، فقد يتكون الفهرس من ثلاثة أجزاء.

على سبيل المثالالرقم التسلسلي لقسم الموارد البشرية في المنظمة هو 24. قضية "وثائق النزاعات العمالية" في قائمة قضايا القسم هي 25 وحصلت على مؤشر 24-25. وتقرر بالإضافة إلى ذلك الاحتفاظ بالمستندات الخاصة بكل نزاع عمالي منفصلة عن بعضها البعض في هذه الحالة. وكانت النتيجة كما يلي: 24-25.01 "وثائق في القضية رقم B36-448093/2014 (Kasimova R. A.)."

العمود 2 "عنوان الحالة".وهذه صياغة تعكس بشكل كامل تكوين مستندات القضية.

على سبيل المثال, جدول التوظيف، أوامر الموظفين، المراسلات مع وكالة شؤون الموظفين "Senator" LLC، الوثائق (الشهادات، المقترحات، المبررات، التوصيات) بشأن الحالة والتدابير لتحسين ظروف العمل والسلامة. غير مسموحأضف عناوين مثل "متنوعة" و"مهمة" و"مستندات مثيرة للاهتمام" وما إلى ذلك إلى قائمة الحالات.

العمود 3 "عدد الحالات". سيتم الانتهاء منه في نهاية السنة التقويمية. وهو يعكس العدد الفعلي للقضايا (المجلدات والأجزاء) المفتوحة خلال العام.

العمود 4 "مدة الصلاحية ورقم الصنف حسب القائمة."ربما يكون العمود الرئيسي للتسميات هو الذي يوضح عدد سنوات تخزين كل ملف. يتم تحديد فترات تخزين المستندات في قائمة المستندات الأرشيفية الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها أثناء عملية النشاط الوكالات الحكومية، الهيئات والمنظمات الحكومية المحلية، مع الإشارة إلى فترات التخزين، المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 (بصيغته المعدلة في 4 فبراير 2015).

بالإضافة إلى ذلك، قد يتم تضمين فترات تخزين المستندات في وثائق تنظيمية منفصلة. الأفعال القانونيةلذلك، من المهم للغاية أن يعمل موظفوها على تسميات شؤون الأقسام الهيكلية، وأن يتم فحص الأرشيف هتحليل والتحقق من المعلومات المقدمة من الزملاء.

العمود 5 "ملاحظة".يتم توفير معلومات إضافية بشأن الحالات هنا. وقد تكون هذه ملاحظة أن الملف إلكتروني أو أن الملف في هذا القسم تحديداً عبارة عن نسخ من المستندات. يُشار في نفس العمود إلى مكان وجود النسخ الأصلية للمستندات.

عند ملء جميع أعمدة التسميات والتحقق منها، يتم توقيع مسودة الوثيقة من قبل رئيس القسم ونقلها إلى خدمة التعليم قبل المدرسي في المنظمة. تقدم جميع الأقسام الهيكلية تسمياتها، وبعد ذلك يتم تجميع تسميات موحدة لشؤون المنظمة. بعد الاتفاق والموافقة على الوثيقة المدير العام خدمة المؤسسات التعليمية ما قبل المدرسةويقوم بإعداد مقتطفات منه لكل قسم ويسلمها للمديرين.

كل هذا يجب أن يتم قبل 31 ديسمبر، بحيث يمكن تشكيل الحالات اعتبارًا من اليوم الأول لعام العمل الجديد وفقًا لتسمية الحالات الجديدة والمحدثة.

يوضح المثال 2 قائمة حالات قسم الموارد البشرية بالمؤسسة لعام 2015 (قد يختلف تكوين الحالات في كل منظمة).

مثال 2. تسميات شؤون قسم الموارد البشرية

مراجعة وتوضيح مسميات شؤون إدارة الموارد البشرية

كانت قائمة حالات الوحدة، المشار إليها في تسميات الحالات، ذات صلة قبل عام. خلال الأشهر الماضية، كان من الممكن أن يبقى على حاله، أو أن يتغير. تتطور المنظمة، وتتطور عملياتها التجارية، وتتغير تدريجياً وبشكل حتمي. قسم الموارد البشرية ليس استثناء.

من الممكن أنه خلال العام لم يكن ظهور حالات جديدة في الوحدة ملحوظًا. وإذا نظرت عن كثب، فقد ظهر أن الطرف المقابل الجديد قد ظهر معه مراسلات نشطة، وتمت إعادة تسمية الإدارة البلدية التي "أصدرت" الأوامر، وقدم أحد الموظفين استمارة تسجيل، والتي قامت الإدارة بأكملها الآن لا يمكن الاستغناء عنها. بالإضافة إلى العمليات التجارية المعتادة، تنعكس هذه التغييرات في تسميات الحالات. إنهم بحاجة، أولا، إلى الكشف عنها، وثانيا، أن تؤخذ في الاعتبار عند تجميع قائمة الحالات للسنة التقويمية التالية.

التوضيح السنوي لقائمة الحالات- هذا:

• الكشف عن الحالات المفتوحة خلال العام وإدخالها في قائمة الحالات الحالية؛
• اكتشاف حالات لن تتم متابعتها العام المقبل.

ونتيجة دراسة مستندات القسم وتوضيح المسميات تبين أنه على سبيل المثال تم خلال عام 2015 فتح قضايا جديدة في قسم شؤون الموظفين (مثال 3):

مثال 3. الحالات الجديدة التي ينبغي إدراجها في قائمة الحالات للعام القادم

ويتم استبعاد الحالات التالية من قائمة الحالات لعام 2016:

• 24-21 "المراسلات مع شركة Advokat LLC بشأن القضايا التشغيلية الدعم القانونيأنشطة إدارة شؤون الموظفين"؛
• 24-25.01 "المستندات في القضية رقم B36-448093/2014 (كاسيموفا ر. أ.)"؛
• 24-25.02 "وثائق القضية رقم B36-468965/2014 (ديميدوف م.س.)".

سيتم أخذ المعلومات الواردة في الاعتبار عند إعداد تسميات الحالات للعام المقبل، وعلى أساسها سيتم إجراء التغييرات الحالية على التسميات الحالية.

نحن نجري تغييرات على التسميات الحالية للحالات

عند تجميع قائمة الحالات للعام التالي، نوصي بشدة بترك مساحة في المستند لإضافة حالات جديدة مفتوحة خلال العام (راجع المثال 2). يتم ترك أسطر فارغة من ثلاثة إلى خمسة في نهاية القسم، وإذا لزم الأمر، يتم ملؤها يدويًا في جميع نسخ التسميات الحالية (المثال 4). تتم فهرسة الحالات الجديدة بترتيب الترقيم الإجمالي.

مثال 4. إجراء تغييرات على التسميات الحالية للحالات (جزء)

وبطبيعة الحال، يجب إجراء مثل هذه التغييرات في الوقت الحقيقي: لا ينبغي أن تمر أشهر بين فتح قضية في القسم وإضافة قائمة القضايا. ولكن، كما تظهر الممارسة، عادة ما يتم نسيان هذا.

انتبه!

إذا كانت التغييرات في تسميات الحالات التي حدثت خلال العام تتعلق فقط بإنهاء القضايا أو "إغلاقها"، فلا داعي لإجراء أي عمليات حذف أو ملاحظات في المستند.

ما هي حالات الترحيل؟

عناوين القضايا المتعلقة بالقضايا التي لم يتم حلها خلال عام واحد قابلة للتحويل ويتم إدراجها في قائمة قضايا المنظمة للعام المقبل بنفس الفهرس (البند 3.4.9 من القواعد الأساسية).

على سبيل المثال، إذا تورطت المنظمة في دعوى قضائية في عام 2015 مع موظف سابق، والتي ستستمر بوضوح في عام 2016، فإن الحالة التي يتم فيها وضع المستندات المتعلقة بهذه المسألة سوف تتحرك. وإذا تم تخصيص المؤشر 24-25.03 له في عام 2015، فسيظل كذلك حتى تتخذ المحكمة قرارًا نهائيًا.

إذا كان لدى المنظمة قسم جديد

إذا حدثت تغييرات خلال العام في هيكل التوظيف في المنظمة وظهرت إدارة جديدة، فيجب إدراج تكوين شؤونها في التسميات الموحدة. للقيام بذلك، في نهاية المستند، يتم ترك ورقة تحتوي على جدول فارغ، والتي يتم ملؤها باليد. يتلقى القسم الجديد الرقم التسلسلي (المتطرف) التالي في تسميات حالات العام الذي تم إنشاؤه فيه. وربما في قائمة الحالات للعام المقبل سيتحرك القسم وفق المنطق هيكل التوظيفالشركات.

على سبيل المثال، في منتصف عام 2015 من قسم الموارد البشرية إلى مستقل الوحدة الهيكليةتم فصل قسم العمل والأجور. وسيتم إدراجها في التسميات الموحدة للقضايا لعام 2015 تحت رقم 36، على أن يكون قبل ذلك 35 قسمًا في الوثيقة. وفي تسميات القضايا لعام 2016، سيظهر قسم “إدارة العمل والأجور” بعد قسم “إدارة الموارد البشرية” وسيحصل على رقم تسلسلي 25. وفي هذه الحالة، سيتم المضي قدمًا في ترقيم جميع الأقسام اللاحقة بمقدار رقم واحد، وإذا كانت هناك حالات قابلة للتحويل في هذه الأقسام فإن فهارسها ستتغير. هذا مقبول. وفي مثل هذه الحالات توضع العلامة التالية على الحالات القابلة للتحويل: “ 26-06. حتى 2016 - 25-06".

الاستنتاجات:

1. يتم تحديث قائمة الحالات وإعادة الموافقة عليها سنويًا. يجب أن يبدأ هذا العمل في الربع الأخير من العام وينتهي بحلول نهاية ديسمبر.
2. توضيح تسميات الحالات يعني جمع معلومات عن الحالات التي:
   • أعيد افتتاحه في العام الماضي؛
   • لن يتم إجراؤها في الوحدة العام المقبل.
3. إذا تم اكتشاف قضايا تم فتحها خلال العام ولا تنعكس في تسميات القضايا الحالية، يتم إدخالها في تسميات القضايا الحالية يدويًا في السطور التي تركت خصيصًا لهذا الغرض.