Повечето управленска информация се записва под формата на документи. Самият процес на управление се характеризира със значително разнообразие и повторяемост на работните ситуации и действията, предприети за разрешаването им. Оттук и голямото, често неоправдано разнообразие на документи, елементи от съставните им части и необходимостта от тяхната стандартизация и унификация.

Икономическата ефективност на унификацията и стандартизацията на документите се постига в резултат на намаляване на разходите за подготовка, производство и изпълнение на документи и тяхната обработка. В допълнение, чрез подобряване на системата за управление може да се получи косвен ефект, изразяващ се в повишаване на ефективността на управлението чрез намаляване на времето за всички видове работа с документи и доближаване на взетите решения до оптималните варианти в резултат на подобряване на качеството на документи. Следователно унификацията на документите ще представлява решение на проблемите с подобряването на тяхното съдържание и форма.

По този начин обектите на унификация и стандартизация на документа трябва да бъдат както неговата форма, така и съставът на включените в него подробности.

Основните цели за подобряване на съдържанието на документа трябва да бъдат: при унифициране, подбор на детайли, които съответстват на предназначението на документа и методите за неговата обработка; при стандартизиране, установяване на единни изисквания към детайлите, включени в документите.

Основните цели на подобряването на формулярите на документите трябва да се разглеждат: с унификация - целесъобразното намаляване на разнообразието от документи във форма и правила за изпълнение; по време на стандартизацията, формирането и прилагането като задължителна норма на ограничения, които позволяват да се изберат най-ефективните форми и правила за изготвяне на документи и да се гарантира тяхното дългосрочно съхранение.

Стандартизация- това е дейност за установяване на правила и характеристики с цел тяхното доброволно многократно използване, насочено към постигане на ред в областта на производството и обращението на продуктите и повишаване на конкурентоспособността на продуктите, работите или услугите.

От особено значение днес е качеството на документа като носител на управленска информация. На преден план излиза изискването за повишаване на информационното съдържание и унифициране на документите както по форма, така и по съдържание. Този проблем се решава чрез метода на стандартизация.

Същността на понятието „стандартизация” се характеризира с три основни момента. Първо, стандартизацията е национални задължителни норми за създаване на документи, установени за дълъг период от време. Освен това той не само въвежда стандарти, но и гарантира тяхното съответствие. Второ, това е унифицирането на свойствата и качествата на документа, въвеждането на единни размери на формуляри, правила, изисквания за всички документи и, трето, стандартизацията - това е консолидирането и разпространението само на онези качества и свойства на документите, които имат най-голяма функционална обосновка и осигуряват най-голям управленски ефект.

В областта на деловодството същността на стандартизацията трябва да се тълкува като процес на установяване и прилагане на оптимални правила, норми за подготовка на документация, приети по предписания начин за тяхното универсално и многократно използване.

Държавен стандарт на Русия „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията." GOST R 6.30-2003 е основният стандарт в областта на офис работата, въпреки че има много аспектни приложения. Основната му употреба е в организации от всички форми на собственост като основа за разработване на инструкции, правила или стандарти за документална поддръжкауправленски дейности.

Резултатът от работата по стандартизация може да бъде стандарти за отделни видоведокументи (например GOST 7.32-91 „Доклад за изследователска работа. Структура и правила за проектиране“) или техни елементи (например GOST 9327 „Потребителска хартия. Формати“), както и за унифицирани системи за документация. GOST R 6.30-2003 вече беше цитиран по-горе за изискванията за изготвяне на ORD, който е част от единната система за организационна и разпределителна документация (USORD).

На държавно ниво се работи за унифициране на документи и създаване единни системи за документация (ЕДС).

Обединение- това е намаляване на неоправданото разнообразие от видове документи, привеждането им към еднакви форми, структура, езикови структури, операции за тяхната подготовка, обработка, отчитане и съхранение.

Унифицирането на документите се състои в установяване на еднаквост в състава и формите на управленските документи, които отразяват изпълнението на сходни управленски функции и задачи. Унифицирането на документите се извършва с цел намаляване на броя на използваните документи, типизиране на техните форми, подобряване на качеството, намаляване на сложността на тяхната обработка и постигане на съвместимост на информацията по време на автоматизирана обработка.

Обединителната работа включва:

Разработване, внедряване и поддръжка на единни документационни системи (УДС);

Разработване на комплекси от специфични за индустрията унифицирани форми на документи, отразяващи спецификата на индустрията и не включени в USD;

Разработване на отраслови класификатори на технико-икономическа информация, отразяващи спецификата на отрасъла.

USDе документационна система, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена сфера на дейност.

USD е комплекс от взаимосвързани унифицирани формидокументи, осигуряващи документирано представяне на данни в определени видове стопанска дейност; средства за тяхното изпълнение; нормативни и методически документи за тяхното разработване; управление и приложение.

В същото време се разработват класификатори на техническа, икономическа и социална информация, за да се осигури интегрирана автоматизирана обработка на данните, съдържащи се в USD. Отговорността за разработването и поддържането на DSD е на съответните министерства и ведомства.

Според общоруския класификатор на управленската документация OK 011-93 в момента в страната работят следните унифицирани системи за управленска документация:

Единна система за организационна и разпоредителна документация (код 0200000);

Единна първична система счетоводна документация(код 0300000);

Единна система банкова документация(код 0400000);

Единна система за финансово-счетоводна и отчетно-счетоводна документация бюджетни институциии организации (код 0500000);

Единна система за отчетност и статистическа документация (код 0600000);

Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация (код 0700000);

Единна система за трудова документация (код 0800000);

Единна система за документация на пенсионния фонд руска федерация(код 0900000);

Единна система за външнотърговска документация (код 1000000).

Тъй като унифицираните форми на документи, включени в DSD, представляват само част от документацията на организацията, за да рационализират документите, които не са включени в DSD, но се използват в техните дейности, самите организации трябва да извършват работа за унифициране на документните формуляри. Резултатите от тази работа се записват в Лист и Албум на формулярите на документи, използвани в дейността на организацията.

Една от УСД е единната система за организационна и административна документация (УСОРД). Неговата характерна особеност е, че се използва за документиране на действията на организации и предприятия при изпълнение на всяка управленска функция на всяко ниво на управление и във всяка индустрия. Ето защо, за да се постигне по-голяма еднаквост на документите, е необходимо да се установят единни изисквания за тяхното изготвяне и изпълнение, независимо от йерархичната подчиненост и ведомствената специфика.

Сложността на подхода за унифициране на документите, включени в USORD, се изразява във факта, че в рамките на отделните формуляри подробностите са подредени в реда, съответстващ на последователността на тяхната регистрация и обработка. В този случай се вземат предвид и методите на регистрация. индивидуални детайли. Една част от тях е проектирана ръчно, другата - с помощта технически средства, третият - с помощта на отделни механични устройства (печати, печати). Следователно детайлите и индикаторите, форматирани по един начин, се поставят един до друг, за да се опрости процеса на попълването им. Това по-специално ви позволява да регистрирате данните, включени в печата на формуляра едновременно с помощта на гумен печат. USORD осигурява по-голяма надеждност на информацията и дава документи юридическа сила. При разработването на формулярите на отделните документи се обръща внимание на факта, че информацията, която има правно значение, е съставен в съответствие с изискванията, наложени му от съответното законодателство, така че документите да съдържат всички реквизити, които им осигуряват необходимата правна сила.

Целта на разработването и усъвършенстването на USORD е да се осигурят оптимални задачи за управление на информацията и да се повиши ефективността на вземането на управленски решения. Основният принцип, заложен в USORD, е да се идентифицират редица типични управленски задачи, които се изпълняват с помощта на определена верига от унифицирани формуляри на документи, изградени на базата на един формуляр. Първият документ във веригата съдържа като правило първоначална информация, последният съдържа формулирането на управленско решение.

Единна система за организационна и разпоредителна документация- набор от стандарти, взаимосвързани форми на документи, правила и разпоредби, които установяват изисквания към съдържанието и конструкцията на документи, използвани за решаване на управленски проблеми.

По този начин USORD установява начини за подобряване на ORD, прави възможно обработването на ORD с помощта на компютърна технология и регулира използването на формуляри на документи в зависимост от задачите на управлението.

Стандартизацията и унификацията на документите са тясно свързани. Унификацията често се разглежда като един от методите за стандартизация. Обединяването на документи може да се извърши и независимо. В този случай стандартизацията като правна консолидацияизискванията за унификация ще бъдат само един от методите за нейното практическо изразяване. Общото между тези два термина е изискването за въвеждане на еднаквост, разликата е в правната сила и обхвата на разпространение, като общото понятие е „унификация“.

Въведение

Ефективното функциониране на управленския апарат е неразривно свързано с правилната организация на работата с документи. Почти никоя технологична функция на управление, свързана с източниците на информация, подготовката и вземането на решения, не може да се извърши без документиране - процеса на създаване, изпълнение и обработка на документи. Дейностите на всички служители на управленския апарат са свързани с документацията: от техническите изпълнители до ръководителите на всички нива. Някои създават документи, други осигуряват тяхното изпълнение и предаване, трети се ръководят от тези документи и вземат решения въз основа на тях. Понятието „документ“ се определя от Държавния стандарт на Руската федерация за терминологията на деловодството и архивирането. Задължително е за използване в документация от всякакъв вид: в учебници, учебници, техническа и справочна литература.

Документ - средство за закрепване по различни начинивърху специален материал от информация за факти, събития, явления от обективната реалност и човешката умствена дейност. По този начин понятието „документ“ произлиза от разбирането на информацията като информация. Информацията съдържа информация за някои събития, които отразяват. В ежедневната работа на предприятията се създават документи по различни въпроси на производството, икономиката, финансите и социални дейности. Това са заповеди, решения, писма, актове, споразумения, протоколи, изявления, телеграми, удостоверения и др. Документите, които се съставят в предприятията, обикновено се наричат ​​кореспонденция.

Съвкупността от дейности, свързани със създаването на документи, тяхната регистрация, класификация, движение, отчитане и съхранение, се нарича деловодство. Документацията трябва да бъде проста и ефективна. В съвременните условия основната задача е да се осигури по-нататъшно развитие и повишаване на ефективността на автоматизираните системи за управление и компютърни центрове, последователното им интегриране в общонационална система за събиране и обработка на информация; разширяване на производството и използването на офис оборудване за рационализиране на работата в офиса и подобряване на организацията на управленската работа.

Актуалността на тази тема се дължи на факта, че модерен етапв светлината на реформирането на законодателството за стандартизация, обосновката на проблема за унификацията и стандартизацията е от по-голям интерес документи за управлениеи състава на местоположението на основните детайли на документа, като фактор за повишаване на производителността на управленския труд.

детайли за управление на документацията за унифициране

Унификация и стандартизация на документи. Единни системидокументация

Привеждането на документите в оптимална еднородност по състав и форма се нарича документна унификация. Също така унификацията е установяването на максимален единен набор от детайли, формат на хартия и запис на детайлите на хартия. Единна форма на документ е набор от подробности, установени в съответствие със задачите, които се решават в дадена област на дейност и разположени в определен ред на носител за съхранение. Те обединяват не само отделни документи, но и документационни системи като цяло.

Единна документна система е документационна система, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща необходимата информация за управление в определена област на дейност. DSD включва:

КС на организационно-разпоредителна документация;

КС на банкова документация;

СУ на финансово-счетоводна и отчетно-счетоводна документация на бюджетни учреждения и организации;

МС на отчетна и статистическа документация;

МС счетоводна и отчетно счетоводна документация на предприятието;

КС на трудова документация;

КС на документация на пенсионния фонд;

КС на външнотърговска документация.

Унифицирането на документите се състои в установяване на еднаквост в състава и формите на управленските документи, които отразяват изпълнението на подобни управленски функции. Унифицирането на документите се извършва с цел намаляване на броя на използваните документи, типизиране на техните форми, подобряване на качеството, намаляване на трудоемкостта на тяхната обработка и постигане на информационна съвместимост. различни системидокументация за същите и свързани с тях контролни функции, др ефективно използване компютърни технологии. Обединителната работа включва:

Разработване на единна система за управление на документи (UDS), която се осъществява от министерства и ведомства, отговарящи за съответните документационни системи;

Въвеждане на междусекторни (междуведомствени) ДСД в рамките на републиканските и секторните ДСД;

Поддържане на DSD и Отрасловия класификатор на техническата и икономическата документация (OKTEI), за да се поддържа надеждността на информацията и нейната по-нататъшно развитие;

разработване на комплекси от индустриални унифицирани форми на документи, които отразяват спецификата на индустрията и не са включени в USDD, както и техните държавна регистрация;

Разработване на отраслови класификатори на технико-икономическа информация, отразяващи спецификата на отрасъла. Организационното и методическото управление на унификацията и стандартизацията на документите, координацията на съответната работа и контролът се извършва от главната организация за координиране на внедряването и поддържането на SD и OKTEI в републиката. На ниво отрасъл тази работа се извършва от водещата организация за внедряване и поддръжка на SD и OKTEI в индустрията.

Унификацията на документите е един от методите за тяхната стандартизация.

Стандартизацията е дейност за установяване на правила и характеристики с цел тяхното доброволно многократно използване, насочено към постигане на ред в производството и обращението на продуктите и повишаване на конкурентоспособността на продуктите, работите или услугите. В стандартите за управленска документацияустановяват се съставът на отделните елементи на документа (подробности), тяхното местоположение и правила за проектиране. Стандартизацията на документите е форма на правно потвърждаване на извършената унификация и степента на нейния задължителен характер. Установени са следните категории стандарти: държавни стандарти (GOST), индустриални стандарти(OST), републикански стандарти (RCT).

Целите на стандартизацията са:

Повишаване нивото на безопасност на живота и здравето на гражданите, собствеността на физически лица и юридически лица, състояние и общинска собственост, обекти с отчитане на риска от възникване извънредни ситуацииестествени и техногенен характер, ниво нагоре екологична безопасност, безопасност на живота и здравето на животните и растенията;

Осигуряване на конкурентоспособност и качество на продуктите (работи, услуги), еднаквост на измерванията, рационално използване на ресурсите, взаимозаменяемост на техническото оборудване (машини и оборудване, техните компоненти, компоненти и материали), техническа и информационна съвместимост, сравнимост на изследванията (тестове) и резултати от измервания, технически и икономическо-статистически данни, анализ на характеристиките на продуктите (работи, услуги), изпълнение на държавни поръчки, доброволно потвърждаване на съответствието на продуктите (работи, услуги);

Насърчаване на спазването на техническите регламенти;

Създаване на системи за класификация и кодиране на техническа, икономическа и социална информация, системи за каталогизиране на продукти (работи, услуги), системи за осигуряване на качеството на продуктите (работи, услуги), системи за търсене и предаване на данни, улесняващи работата по унификация.

По този начин целта на стандартизацията е да се постигне оптимална степен на ред в определена област чрез широко разпространено и многократно използване на установени разпоредби, изисквания и норми за решаване на действителни, планирани или потенциални проблеми. Основните резултати от дейностите по стандартизация трябва да бъдат повишаване на степента на съответствие на продукта (услугата), процесите с тяхното функционално предназначение, премахване на техническите бариери в международната търговия, насърчаване на научния и технологичен прогрес и сътрудничество в различни области.

Стандартизацията се свързва с такива понятия като обект на стандартизация и обхват на стандартизацията. Обект (предмет) на стандартизация обикновено се нарича продукт, процес или услуга, за които са разработени определени изисквания, характеристики, параметри, правила и др. Стандартизацията може да засяга както обекта като цяло, така и неговите отделни компоненти (характеристики). Областта на стандартизация е набор от взаимосвързани обекти на стандартизация. Например, машиностроенето е област на стандартизация, а обектите на стандартизация в машиностроенето могат да бъдат технологични процеси, видове двигатели, безопасност и екологичност на машините и др. Стандартизацията се извършва на различни нива. Нивото на стандартизация варира в зависимост от това в кой географски, икономически или политически регион на света участниците приемат стандарта. Така че, ако участието в стандартизацията е отворено за съответните органи на всяка страна, тогава това международна стандартизация. Регионалната стандартизация е дейност, отворена само за съответните власти на държави от един географски, политически или икономически регион на света. Регионалната и международната стандартизация се извършва от специалисти от страни, представени в съответните регионални и международни организации, чиито задачи ще бъдат разгледани по-долу. Националната стандартизация е стандартизация в една конкретна държава. В същото време националната стандартизация може да се извършва и на различни нива: на държавно, индустриално ниво, в един или друг сектор на икономиката, на ниво асоциации, производствени фирми, предприятия и институции.

Основните насоки за подобряване на държавната система за документация за управление са унификация и стандартизация. Унификацията и стандартизацията допринасят за рационализирането на управленските дейности, като им придават по-организиран и рационализиран характер.

Обединение- това е установяване на еднаквост в състава и формите на управленските документи, създадени в процеса на изпълнение на сходни управленски функции и задачи, операции по тяхната обработка, отчитане и съхранение. Унификацията се извършва с цел намаляване на броя на използваните документи, типизиране на техните форми, подобряване на качеството, намаляване на трудоемкостта на тяхната обработка, постигане на информационна съвместимост на различни документационни системи за едни и същи и свързани функции за управление и по-ефективно използване на компютър технология. Организационното и методическото управление на унификацията и стандартизацията на документите, координацията на съответната работа и контролът се извършват от Росстат. Унификацията на управленските документи включва унифицирането на състава на документите, създадени при решаване на управленски проблеми, и унифицирането на формулярите на документи.

Уеднаквяване на състава на документитеорганизация е подборът и консолидирането на набор от документи, необходими и достатъчни за решаване на управленски проблеми (в резултат на това съставът на документите на организацията може да бъде значително намален).

Унифициране на документни форми- това е подборът и консолидирането в унифицирани форми на документи на информационни показатели и подробности, съответстващи на предназначението на документите, и установяването на единни изисквания за тяхната подготовка и изпълнение. Резултатите от унифицирането на състава на документите се записват в листа с формуляри на документи, а резултатите от унифицирането на формулярите на документи се записват в албумите на формулярите на документи, използвани в дейността на организацията.

Примерен лист с формуляри на документи- това е списък на одобрени за използване унифицирани форми на документи, необходими и достатъчни за изпълнение на управленски функции и задачи, с техните характеристики правен статут, етапи на подготовка и преминаване. В текущите дейности на организациите Графикът служи като справочник, използван от организацията за документиране на дейностите по управление и позволява бързо търсене необходими формидокументи, посочващи всички или основните етапи от тяхната подготовка и изпълнение.

Албумите с формуляри на документи съдържат унифицирани формуляри на документи, включени в графика и консолидират резултатите от извършената унификация, състава и формите на документите на организацията по управленски функции. Националните унифицирани форми на документи се разработват, като се вземат предвид възможностите за тяхната компютърна обработка. Те са задължителни за използване във всички институции, организации и предприятия, независимо от тяхната подчиненост и форма на собственост. Унификацията обикновено се извършва като предварителен етап на стандартизация, но може и да бъде независим виддейности.

Стандартизация- строителство в правна нормаосновни правила и изисквания за разработване и изпълнение на управленски документи. Благодарение на стандартизацията се създава огромна маса документи по едни и същи правила, по-бързо и по-лесно за възприемане от получателите. Процесът на стандартизация се осъществява чрез разработване и утвърждаване на стандарти.

Стандартен- е нормативен документ, разработен от заинтересовани страни въз основа на споразумение по важни въпроси, одобрен от признат орган (или предприятие), установяващ правила за универсална и многократна употреба, общи принципи, характеристики, изисквания или методи, отнасящи се до определени обекти и насочени към постигане на оптимална степен на ред в определена област.

Стандартът е нормативен документ, който е образец, стандарт (модел).

Има следните видове стандарти:

1. GOSTs - държавни стандарти.

2. OSTs - индустриални стандарти.

3. НТП - стандарти на предприятия, учреждения, организации и др.

Стандартите са разработени и одобрени от Държавния стандарт на Русия.

За документална поддръжка на управлението най-голям интерес представляват следните стандарти:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията."

Въведение……………………………………………………………………………………………………………6

Унификация и стандартизация на документи…………………………………………….8

Единни системи за документация…………………………………………………………12

Общоруски класификаторитехническа, икономическа и социална информация…………………………………………………………………………………18

Заключение…………………………………………………………………………………25

Използвана литература…………………………………………………………………………………26

Унифицирането на документите се състои в установяване на еднаквост в състава и формите на управленските документи, които отразяват изпълнението на подобни управленски функции. Стандартизацията на документите е форма на правно потвърждаване на извършената унификация и степента на нейния задължителен характер. Установени са следните категории стандарти: държавни стандарти (GOST), индустриални стандарти (OST), републикански стандарти (RST). Унифицирането на документите се извършва с цел намаляване на броя на използваните документи, типизиране на техните форми, подобряване на качеството, намаляване на трудоемкостта на тяхната обработка, постигане на информационна съвместимост на различни документационни системи за едни и същи и свързани функции на управление и по-ефективно използване на компютърни технологии.

Обединителната работа включва:

· Разработване на единна система за управление на документи (UDS), която се осъществява от министерства и ведомства, отговарящи за съответните документационни системи;

· Въвеждане на междусекторни (междуведомствени) ДСД в рамките на републиканските и секторните ДСД;

· Поддържане на DSD и Отрасловия класификатор на технико-икономическата документация (ОКТЕИ) с цел поддържане на достоверността на информацията и нейното по-нататъшно развитие;

· Разработване на комплекси от индустриални унифицирани форми на документи, които отразяват спецификата на индустрията и не са включени в USD, както и тяхната държавна регистрация;

· Разработване на отраслови класификатори на технико-икономическа информация, отразяващи спецификата на отрасъла. Организационното и методическото управление на унификацията и стандартизацията на документите, координацията на съответната работа и контролът се извършва от главната организация за координиране на внедряването и поддържането на SD и OKTEI в републиката. На ниво отрасъл тази работа се извършва от водещата организация за внедряване и поддръжка на SD и OKTEI в индустрията.

Значението на унификацията на документите нараства поради все по-широкото въвеждане в управленската практика на електронно-изчислителните технологии и създадените на тяхна база автоматизирани системи за управление. Единната система за организационна и административна документация, разработена от ВНИИДАД, е подходяща и за двете автоматизирани системиуправление и когато се обработват по обикновени, традиционни методи в институциите на страната. USORD включва комплекс държавни стандартиза организационна и административна документация, унифицирани формуляри на документи, както и инструктивни и методически материали за използването на тези формуляри.

Унификация и стандартизация на документи

Технологичният прогрес създава нови изисквания към оформянето на официалната документация.

Системата за предучилищно образование включва три взаимосвързани компонента: подготовка на управленски документи, технология за работа с документи, систематизиране на документите през календарната година и тяхната организация. архивно съхранение. При решаването на всеки от тези проблеми практиците трябва да се ръководят от действащите нормативни и методически документи в областта на управлението на офиси, одобрени Държавен комитетна Руската федерация за стандартизация и Федералната архивна служба на Русия.

Нормативната и методическа основа за деловодството е набор от закони, наредби и методически документи, които регулират технологията за създаване, обработка, съхранение и използване на документи в текущите дейности на институцията и работата на службата за деловодство.

Основните изисквания за изготвяне на организационни и административни документи са изложени в GOST R. 6.30-97, одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Русия от 31 юли 1997 г.

Огромният брой документи налагат тяхната стандартизация и унификация.

Стандартизация -Това е дейността по установяване на норми и правила.

Стандартизацията е процес на установяване и прилагане на правила за рационализиране на дейностите в дадена област в полза и участие на всички заинтересовани страни, по-специално за постигане на цялостна оптимална икономичност при спазване на функционалните условия и изискванията за безопасност. Стандартизацията се основава на резултатите от науката, технологиите и практическия опит.

В областта на деловодството същността на стандартизацията е да установи в норма, задължителна за прилагане, оптимални правила и изисквания за разработване и изпълнение на документи, приети в по установения редза обща и многократна употреба.

Стандартизацията, в съответствие със Закона на Руската федерация "За стандартизацията", приет на 10 юни 1993 г., е дейност по установяване на норми, правила и характеристики, за да се гарантира:

· безопасност на продукти, работи и услуги за среда, живот, здраве и имущество;

· техническа и информационна съвместимост, както и взаимозаменяемост на продуктите;

· качество на продуктите, работите и услугите в съответствие с нивото на развитие на науката, технологиите и технологиите; еднаквост на измерванията;

· спестяване на всички видове ресурси;

сигурност стопански съоръженияотчитане на риска от природни и причинени от човека бедствия и други извънредни ситуации;

· отбранителна способност и мобилизационна готовност на страната.

Действащите в нашата страна нормативни документи по стандартизация включват:

· държавни стандарти на Руската федерация (GOST R);

· международни (регионални) стандарти, прилагани по предписания начин;

· общоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация;

· индустриални стандарти;

· корпоративни стандарти;

· стандарти на научни, технически, инженерни дружества и други обществени сдружения.

Държавни стандарти на Руската федерация - наредби, установяване на единни правила в определена област на дейност в рамките на нашата държава.

Държавните стандарти се разработват за продукти, работи и услуги, които имат междусекторно значение. Съдържанието на изискванията на стандартите, обхватът на тяхното разпространение, обхватът на тяхната валидност и датата на тяхното въвеждане се определят от органите на държавно управление, които ги приемат. В съответствие със Закона за стандартизацията държавните стандарти и общоруските класификатори на техническата, икономическата и социалната информация се приемат от Държавния стандарт на Русия и влизат в сила след държавната им регистрация.

Изискванията, установени от стандартите, са задължителни за всички държавни органи и организации стопанска дейност. Госстандарт на Русия и други специално упълномощени държавни органиотдели в рамките на своята компетентност осъществяват държавен контрол и надзор по спазването задължителни изискваниядържавни стандарти.

Стандартът гласи:

· състав на документните реквизити;

· изисквания към състава на документните реквизити;

· изисквания към формулярите и документацията;

· изисквания за производство, запис, използване и съхранение на формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация, гербове на съставните образувания на Руската федерация.

Всички действащи в нашата страна държавни стандарти са обединени в единна система за държавна стандартизация - йерархично организирана система за класификация и кодиране на самите държавни стандарти.

Серия 1 на Държавната система за стандартизация съдържа набор от основни стандарти, които определят разпоредбите относно процедурата за разработване на държавни стандарти, относно изграждането, представянето и изпълнението на стандарти, тяхното одобрение, регистрация и прилагане, относно процедурата за изменение на стандарти, отменящи стандарти и др., например: на 1 април 2000 г., изменение № 1 на GOST R. 6.30-97, прието с Резолюция на Държавния стандарт на Русия от 21 януари 2000 г. № 9-чл.

Процедурата за прилагане и изпълнение на GOST R. 6.30-97 е обяснена и уточнена в Методическите препоръки на Всеруския научноизследователски институт по документознание и архивистика. Методически препоръкипредназначени за внедряване в организации:

· единни правиларегистрация на детайли на документи и опции за тяхното местоположение въз основа на съвременни нормативна уредбапо документация;

нов информационни технологииподготовка на документи и предаване на документна информация;

· делови стил на документите, основни изисквания към подготовката и унификацията на документните текстове;

· правила за създаване на документи с помощта на печатащи устройства, включително компютърна текстообработка;

· правила за проектиране на формуляри на документи;

· правила за използване, отчитане и съхранение на формуляри и печати;

· правила за изготвяне на документи, предавани по телекомуникационни канали.

ГОСТ 1.РО-92. Държавно устройствоСтандартизация на Руската федерация: Основни положения.

Независим набор от стандарти се състои от стандарти за унифицирани системи за документация и Единна системакласификация и кодиране на технико-икономическа информация.

Обединяването в широк теоретичен смисъл обикновено се разбира като оптимално намаляване на броя на елементите в обектите, които съставят всеки комплекс или система.

Основната цел на унификацията и стандартизацията на управленската документация е да се създаде система от документи, която може да осигури икономически ефект. Използването на унифицирани документи трябва едновременно да насърчава растежа на творческите елементи в управленската работа и да подобрява нейната култура.

Икономическата ефективност на унификацията и стандартизацията на документите се постига в резултат на намаляване на разходите за подготовка, производство и изпълнение на документи, тяхното прехвърляне, обработка, съхранение и унищожаване. В допълнение, чрез подобряване на системата за управление може да се получи косвен ефект, изразяващ се в повишаване на ефективността на управлението чрез намаляване на времето за всички видове работа с документи и доближаване на взетите решения до оптималните варианти в резултат на подобряване на качеството на документи. Следователно унификацията на документите ще представлява решение на проблемите с подобряването на тяхното съдържание и форма.

По този начин обектите на унификация и стандартизация на документа трябва да бъдат както неговата форма, така и съставът на включените в него подробности.

Основните цели на подобряването на съдържанието на документа трябва да бъдат: по време на унифицирането - избор на подробности, които съответстват на предназначението на документа и методите за неговата обработка; по време на стандартизация - установяване на единни изисквания за детайлите, включени в документите.

Единна форма на документ (UFD) е набор от подробности, установени в съответствие със задачите, които трябва да бъдат решени в определената област на дейност и разположени на носител за съхранение в определен ред.

Трябва да се вземат предвид основните цели на подобряване на формулярите на документи: при унифициране:

· целесъобразно намаляване на разнообразието от документи по форма и правила за изпълнение; по време на стандартизацията

· формиране и прилагане като задължителна норма на ограничения, които позволяват да се изберат най-ефективните форми и правила за изпълнение на документи и да се гарантира тяхното дългосрочно съхранение.

Стандартите за документи трябва да допринесат за унифицирането на формите на управленска документация, организирането на централизирано производство на формуляри, създаването на възможност за централизирана обработка на официални документи и улесняване на работата на управленския персонал, както и намаляване на разходите за офис разходи.

Въвеждането на стандартизация в управленската документация се дължи на неоправданото разнообразие от видове и форми на документи, записващи изпълнението на идентични управленски действия.

От особено значение днес е качеството на документа като носител на управленска информация. На преден план излиза изискването за повишаване на информационното съдържание и унифициране на документите както по форма, така и по съдържание. Този проблем се решава чрез метода на стандартизация.

Същността на понятието „стандартизация” се характеризира с три основни момента.

Първо, стандартизацията е национални задължителни норми за създаване на документи, установени за дълъг период от време. Освен това той не само въвежда норми, но и гарантира тяхното спазване.

Второ, това е унифицирането на свойствата и качествата на документа, въвеждането на единни размери на формуляри, правила и изисквания за всички документи.

Трето, стандартизацията е консолидирането и разпространението само на онези качества и свойства на документите, които имат най-голяма функционална обосновка и осигуряват най-голям управленски ефект.

Унификацията и стандартизацията на документите са тясно свързани. Унификацията често се разглежда като един от методите за стандартизация. Обединяването на документи може да се извърши и независимо. В този случай стандартизацията като правна консолидация на изискванията за унификация ще бъде само един от методите за нейното практическо изразяване. Общото между тези два термина е изискването за въвеждане на еднообразие; разликата е в правната сила и обхвата, като общото понятие е „обединение“

Правната сила на стандартите, включването в стандартите на изискването за задължителна унификация на документите, консолидирането в стандартите само на най-добрите решения и комбинации правят стандартизацията ефективен методрационализиране на работата с документи.

Водещ метод за постигане на целите на стандартизацията е методът на единния формуляр, който представлява концентрацията на свойствата и качествата на определен набор от документи в единна матрица - формуляр. Като цяло, при унифицирането на документите е необходимо да се конструират техните формуляри по такъв начин, че при попълване и обработка да могат да се използват по-широко технически средства, за да се намали количеството на непродуктивния ръчен труд.

Например преходът на икономиката на Република Беларус към пазарни отношения изисква необходимите мерки за разработване и поддържане на национални унифицирани форми на документи, използвани от предприятия и организации с различни форми на собственост и нива на управление за счетоводни цели, вкл. и статистика, и отговарящи на приетите в международната практика стандарти.

Разработените унифицирани форми на документи се обединяват в единни документационни системи (UDS). USD е документационна система, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена сфера на дейност.

Използваните унифицирани форми на документи са набор от подробности, установени в съответствие със задачите, които се решават в дадена област на дейност и разположени на носител в определен ред.

Целта на създаването на DSD е да се определи и установи оптималният състав на формулярите на документи.

В допълнение към унифицираните формуляри на документи, унифицираните системи за документация включват:

· Документи на международни организации, установяващи унифицирани форми на документи;

· междудържавни стандартии насоки за междудържавна стандартизация, установяващи състава и съдържанието на работата по унифицирането на формулярите на документи, използвани от органи, ведомства и организации на страните от ОНД;

· стандарти и насоки на Република Беларус, установяващи състава и съдържанието на работата за унифициране на формите на документите, използвани на всички нива на икономическата дейност, и осигуряване на единна процедура за извършване на тази работа;

· нормативни документи, публикувани от разработчици на SDDS за специфична функционална цел

При обединяването на документацията се извършва следната работа:

· създаване на номенклатура на съществуващите форми;

· изграждане на унифициран модел на документи за групи от хомогенни задачи, като се използва като правило формуляр-образец;

· установява общи синтактични правила за изграждане на документ;

· установяване на методи за наблюдение на изпълнението на документите.

Работата по унифицирането на документите е необходима в различни видове икономически дейности (статистика, финансови дейности, счетоводство и др.).

В момента в републиката се разработват няколко унифицирани системи за документация: първична счетоводна документация, отчетност и статистическа документация, трудови и социални въпроси, търговия и др.

Една от УСД е единната система за организационна и административна документация (УСОРД).

Характерна особеност на организационно-административната документация е, че тя се използва за документиране на действията на организациите и предприятията при изпълнение на всяка управленска функция на всяко ниво на управление и във всички отрасли. Ето защо, за да се постигне по-голяма еднаквост на документите, е необходимо да се установят единни изисквания за тяхното изготвяне и изпълнение, независимо от йерархичната подчиненост и ведомствената специфика. Стандартизира се и терминологията, използвана в системата на организационната и разпоредителна документация, като на всеки термин се дава ясна, недвусмислена дефиниция. При разработването на USORD броят на видовете документи, използвани в него, също е значително намален.

Сложността на подхода за унифициране на документите, включени в USORD, се изразява във факта, че в рамките на отделните формуляри подробностите са подредени в реда, съответстващ на последователността на тяхната регистрация и обработка. В същото време се вземат предвид и методите за регистрация на отделни детайли. Една част от тях се издават ръчно, друга - с помощта на технически средства, третата - с помощта на отделни механични устройства (печати, печати). Следователно детайлите и индикаторите, форматирани по един начин, се поставят един до друг, за да се опрости процеса на попълването им. По-специално, това ви позволява да регистрирате данните, включени в печата на формуляра едновременно с помощта на гумен печат. USORD осигурява по-голяма надеждност на информацията и придава на документите правна сила. При разработването на формулярите на отделните документи се обръща внимание на това, че информацията с правно значение е съставена в съответствие с изискванията, наложени от действащото законодателство, така че документите да съдържат всички подробности, които им осигуряват необходимата правна сила.

Целта на разработването и подобряването на USORD е да се осигурят оптимални задачи за управление на информацията, да се повиши ефективността на осиновяването управленски решения. Основният принцип, заложен в единната система за организационна и административна документация, е да се идентифицират редица типични управленски задачи, които се изпълняват с помощта на определена верига от унифицирани форми на документи, изградени въз основа на една формула. Първият документ във веригата съдържа като правило първоначална информация, последният съдържа формулирането на управленско решение.

Единна система от организационна и административна документация е набор от стандарти, взаимосвързани форми на документи, правила и разпоредби, които установяват изисквания към съдържанието и конструкцията на документи, използвани за решаване на управленски проблеми.

USORD включва стандарти, които установяват общи изискваниякъм съдържанието и формите на документите, албум на унифицирани форми на документи, нормативни и методически материали за тяхното прилагане, класификатор на унифицирани форми на документи, който е раздел на Националния класификатор на Република Беларус „Унифицирани документи“, нормативни и методически документиотносно използването на класификатора на унифицирани форми на оперативна дейност.

Съставът на унифицираните форми на документи включва: акт, график, отчет и обяснителна бележка, длъжностна характеристика, становище, регламент, презентация, правилник, заповед, протокол, заповед, структура и щат, решение, устав, щатно разписание.

Унифицираните форми са систематизирани по подсистеми: създаване, реорганизация и ликвидация на организация, предприятие; приватизация на държавни и общински предприятия; приемане, преместване, уволнение; регистрация на празници и стимули, налагане дисциплинарни наказания; административна дейност на организация, предприятие; организационно-нормативно и оперативно-информационно регулиране на дейността на организациите и предприятията.

Обработката на оперативни данни с помощта на компютърни технологии се постига чрез кодиране на информацията, съдържаща се в документа. Ето защо за функционирането на формите на оперативна дейност е разработен класификатор на унифицирани форми на оперативна дейност, който е неразделна частсистеми.

По този начин USORD установява начини за подобряване на формите и съдържанието на ORD, дава възможност за обработка на ORD с помощта на компютърна технология и регулира използването на формуляри на документи в зависимост от задачите за управление.