Типови инструкции за работа в офиса. Офис правила: най-необходимите и просто полезни

Воденето на деловодство в организация включва създаването на официални документи и организацията на работа с тях. За да обедини процесите на работа с документи, да повиши тяхната ефективност и ефективност, организацията може да разработи инструкции за работа в офиса. В допълнение, организацията може да въведе длъжността на чиновник, чийто кръг служебни задълженияразгледахме го отделно. В тази консултация ще предоставим стандартни инструкциипо деловодство 2017 и 2018г.

Офисната работа като процес

Инструкциите за офис работа в организацията могат да обхващат всички етапи от движението на документи в организацията и да предвиждат по-специално процедурата за:

• приемане, записване, регистриране, предаване и изпращане на кореспонденция;
• изготвяне и обработка на официални документи;
• подготовка и изпълнение на организационни и разпоредителни документи (заповеди, протоколи от служебни заседания);
• съставяне на номенклатури на дела и оформяне на дела в деловодството;
• подготовка на документи за последващо съхранение и използване;
• отчитане, съхранение и използване на формуляри.

Например, процесът на подготовка на документи за последващо съхранение и използване може да включва:

• изследване на стойността на документите, т.е. определяне на стойността на документите с цел подбор за съхранение и установяване на срокове за съхранение;
• регистрация на дела, т.е. набор от работи по описване на делото на корицата, брошура, номериране на листове и изготвяне на удостоверителен надпис;
• прехвърляне на дела в архива и осигуряване на безопасността на документите.

В допълнение, инструкциите за работа в офиса могат да предвиждат процедурата за използване на печат, чието задължително използване в бизнес дружествав момента не се изисква.

Какво е офис управление и документооборот (2019)? Урок, както и в съвременния икономически речник, определя документопотока като движение на документи между техните съставители и изпълнители по веригите на информационните технологии, което прави възможно информирането на всички заинтересовани страни и довеждането им до взети решения, осъществява счетоводство и контрол. От своя страна деловодството е дейностите по поддържане, актуализиране и следене на документацията.

Тъй като стойността на информацията в модерен святи бизнесът е трудно да се надцени, офисната работа на организацията и документооборотът играят важна роля. Често правилността на вземането на решения и крайният резултат зависят от яснотата на формулировката и скоростта, с която се обработват документите.

Има три вида документооборот:

• входящи (влизащи в организацията);
• изходящи (насочени от организацията);
• вътрешни (документация, създавана и използвана от служителите в процеса на управление).

Етапи на работа

Работата с документи в една организация е разделена на етапи.

За входящи:

• приемане и първична обработка;
• предварителен преглед от служител;
• Регистрация;
• разглеждане от ръководството на организацията и насока за изпълнение;
• контрол на изпълнението.

За изходящи:

• разработка, проектиране;
• Регистрация;
• изпращане.

За вътрешно:

• разработка, проектиране;
• Регистрация;
• обработка, изпълнение, изготвяне на отговори;
• контрол на изпълнението.

За всички:

• отчитане и анализ на обемите на документооборота;
• съхранение.

Скоростта на изпълнение на етапите зависи пряко от коректността на документите, както и от стандартите за документооборот, одобрени от организацията. Примерна наредба за документооборот в организация (2019) може да изтеглите по-долу.

GOST стандарти за офис работа 2019

Изискванията за изготвяне на официални документи в момента са формулирани в националния стандарт Руска федерация. Той се промени държавен стандартРуска федерация GOST R 6.30-2003.

Според нас е полезно да започнете да се запознавате с GOST за офис работа, като изучавате терминологията, която е описана подробно от друг национален стандарт - (GOST офис работа и архивиране), тъй като това знание ще помогне за правилното разбиране и използване на професионални речников запас.

Той дефинира понятията, използвани в статията:

1. Документът е информация, записана на носител с подробности, които позволяват да бъде идентифициран.
2. Оформяне на документ - нанасяне на необходимите реквизити върху документа.
3. Атрибутът на документа е елемент от дизайна на документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Офис работа 2019: нови изисквания за документация

Като вземем предвид описаните определения, нека разгледаме правилата за изготвяне на официални документи.

За тези, които научиха за съществуването на стандарт в областта на офис работата от тази статия, ще бъде полезен подробен анализ на разделите на GOST. За опитни чиновници предлагаме да се запознаят с промените, влезли в сила на 01.07.2018 г. заедно с.

Нов важен раздел веднага привлича вниманието: „ Общи изискваниякъм създаването на документи”, който систематизира и описва правилата, отнасящи се до всички видове реквизити, включително текст:

• номера на страници;
• предпочитани шрифтове и размери на шрифта;
• отстъп на абзаца;
• размера на разстоянието между редовете, интервалите между буквите и думите;
• подравняване на текст;
• максимална дължина на линията за ъглово и надлъжно разположение;
• правила за подчертаване на получер текст;
• дизайн на заглавната страница.

Всички промени са насочени към подобряване на изискванията. Списъкът с подробности е разширен, за да включва:

• печат за ограничаване на достъпа;
• маркирайте около електронен подпис;
• наименование на структурното звено - автор на документа;
• длъжност на лицето, което е автор на документа.

Някои подробности са комбинирани в едно, например детайлът „референтна информация за организацията“ може да включва не само пощенски адреси телефонен номер, но също OKPO, OGRN, INN/KPP.

Разделът „Регистриране на данни” е допълнен с правила за използване на уводни обръщения и финални етикетни фрази, електронни подписи, както и подпис на лицето, изпълняващо функциите на управител.

Ще ви кажем как компетентно да организирате работата с фирмените документи, както и тяхното счетоводство и съхранение. Ще дадем инструкции стъпка по стъпка за организиране на офис работа в компанията.

От статията ще научите:

Свързани материали:

Защо е важно да се обръща внимание на работата в офиса?

Деловодството е дейност, която осигурява създаването на официални документи и определя реда за работа с тях. Разбира се, въпросът дали е необходимо да се обмисли редът за работа с документи възниква, когато стане трудно да се намери конкретен документ. От една страна, трябва да се радваме, че компанията се развива и расте, но от друга, на дневен ред стои нова задача - как правилно и удобно да организираме документооборота.

По-лесно е с офис работа в официални институции - там този процес се регулира от специални разпоредби:

• Заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април 2014 г. № 78 „За одобряване на Правилата за нотариална работа“ (заедно с Правилата за нотариална работа, одобрени с решение на Съвета на FNP от 17 декември 2012 г. заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април 2014 г. № 78) одобри правилата за документооборот на нотариусите;
• Решението на Управителния съвет на Евразийската икономическа комисия от 05.05.2015 г. № 46 „За правилата за вътрешно управление на документи в Евразийската икономическа комисия“ определи правилата за работа с документи в ЕИО;
• Със заповед на Съдебно отделение при върховен съд RF от 29 април 2003 г. № 36 одобри Инструкциите за съдебни производствав районен съд;
• Постановление на Централната избирателна комисия на Русия от 20 януари 2016 г. № 321/1831-6 прие Инструкции за деловодство в Централния избирателна комисияРуска федерация;
• Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477 одобри Правилата за офис работа в федерални органиИзпълнителна власт.

Има и специфични разпоредби, които упоменават как да се извършва в определени предприятия. Например, Федерален закон № 66-FZ от 15 април 1998 г. „За сдруженията с нестопанска цел на гражданите в градинарството, градинарството и дачата“ предписва процедурата за извършване на офис работа в такива организации.

В частните компании всички въпроси за организиране на офис работа се решават от собствениците. Или по-скоро на конкретни изпълнители е поверено разработването на офис работа от нулата - понякога служители по човешки ресурси, понякога секретари. Тъй като такъв ред е назрял, това означава, че наистина има нужда от такава регулация.

Как се работи с документи: напомняния за Примерните инструкции за работа в офиса

Изтеглете това и още 9 напомняния в списанието

Как да организираме работата в офиса: инструкции стъпка по стъпка

Офис работа в LLC от нулата инструкции стъпка по стъпкаще ви помогне да решите откъде да започнете и към какви резултати трябва да се стремите. В идеалния случай организацията трябва да приеме вътрешен документ - инструкции за работа в офиса. Ако дружеството е голямо, с подразделения и клонове, тогава е оправдано приемането на няколко местни акта, регулиращи тези въпроси.

Етап 1. Решете кои документи ще бъдат предмет на инструкциите. Нека припомним, че цялата маса документи е разделена в организацията на вътрешни (местни), изходящи и входящи. Процедурата за работа с тях е различна, така че си струва да я опишем в различни раздели.

Стъпка 2. Напишете инструкции. Отделно предвидете местни актове:

• как се приемат;
• как служителите им се представят;
• къде и при кого се съхраняват местните актове.

Въз основа на входящата документация е необходимо да се опише кой и къде регистрира входящата документация, в какъв срок, как записва предаването на документа за изпълнение, къде да се съхранява входящият документ след отговор на него и други процедурни въпроси . За изходящи повиквания решете по подобен начин въпроса с процедурата за регистрация, правилата за изпращане, подписване.

Инструкции за деловодство: процедура за регистриране на вътрешни документи

Как се подготвят документи по Примерни инструкции

Стъпка 3. Посочете в инструкциите кои документи са одобрени стандартна форма, и които трябва да бъдат съставени, ръководени от одобрения GOST.

Как да приложим GOST чрез инструкции за офис работа

Стъпка 4. Определете лицата, отговорни за изпълнението на всеки раздел от инструкциите. Решете в какъв ред, къде, под чия отговорност ще се съхраняват документите.

Раздел „Бързо съхранение на документи” в Инструкциите за управление на офиса

Изтеглете примерни инструкции

Стъпка 5. Определете дали са необходими допълнителни раздели от инструкциите. В зависимост от спецификата на дейността на организацията може да е необходимо да се посочи процедурата за изготвяне на копия, процедурата за работа с печати и печати и процедурата за обмен на документи между отделите.

Редица документи могат да бъдат предмет на други местни разпоредби, например съгласно одобрената процедура за работа с лични данни или процедурата за безопасност търговска тайнаорганизации. Препоръчително е да се направят препратки към тези местни актове. В допълнение, работата с документи в редица организации също може да бъде регулирана от специално законодателство. Например, документооборотът в кредитна институция е обект на Федерален закон“За банките и банковата дейност”, който урежда реда за работа с банковата тайна. Тези точки също трябва да се вземат предвид при изготвянето на инструкции.

Отчитане и съхранение на печати и щемпели във фирмата: Раздел Инструкции

Как да организираме работата с печати и печати

Стъпка 6. Одобрение на инструкциите и предоставянето им на вниманието на служителите. След този етап местен актвлиза в сила и изпълнението му става задължително за всички служители на дружеството.

Как да организираме управлението на досиета на персонала

Също толкова важно е компанията да мисли добре управление на досиета на персонала. Етапите на организиране на документооборота на персонала по принцип не се различават от етапите на създаване на офис работа като цяло. Те също така определят списък с документи, които ще бъдат съставени, модифицирани, копирани и разпространявани в съответствие с инструкциите за управление на досиета на персонала. Тук е необходимо да се вземе предвид, че организацията има място за „въображение“ по отношение на документи за персоналамного по-малко - това, което е в задължителентрябва да присъства във фирмата за кадрови досиета, посочени в Кодекс на труда RF и други разпоредби. А за липсата или неправилен дизайндокументите за персонала предвиждат значителни глоби. Ето защо към подготовката на тази инструкция трябва да се подходи с най-голяма сериозност.

Разделите на инструкциите за управление на досиетата на персонала трябва да съдържат информация за разработеното стандартни документив компания, например, одобрен формуляр трудов договор, заповеди, както и процедурата за запознаване на служителите с документи. Необходимо е също така да се отразят специфичните аспекти на дейността на конкретна организация: ако изготвят графици, тогава в какъв срок и в какъв ред трябва да бъдат представени за одобрение; ако издават защитно оборудване, тогава в какъв ред ще води записи.

Инструкции за управление на досиета на персонала: образец

Изтеглете пълния образец

Трябва също така да се има предвид, че за организация на деловодството, включително персонал, е разработен специален софтуер за автоматизиране на тези процеси. Големите компании в момента ги използват, но това не отменя необходимостта от разработване и следване на инструкции.

Организационни форми на деловодството

Има три форми на организиране на офис работа:

• централизиран;
• децентрализирана;
• смесен.

В централизирана форма всички технически операции по обработка на документи са концентрирани в едно структурно звено. Обикновено това е услугата за управление на офиса. Предимството на тази форма на офис работа е, че можете да творите единична основавърху всички документи, които се получават или създават в организацията. Търсене необходими документипо-бързо. Тази форма на офис работа е подходяща за фирми с линейна функционална структура.

С децентрализирана форма на работа в офиса във всяко структурно звено се създават услуги за предучилищно образование. Ако компанията е географски разпределена, този формуляр ще бъде полезен.

При смесена форма на организация на офис работата се извършват някои операции DOW услуга, други - в структурни поделения. Първите обикновено се занимават с приемане, регистрация и контрол на документи, вторите - създават и оформят документи, систематизират ги и ги организират за съхранение. Същата операция с тази форма на офис работа може да се извърши както в службата на предучилищната образователна институция, така и в отделите - зависи от документа.

Маршрутите на документи ще помогнат за ускоряване на документооборота в компанията

Дейности на всякакви юридическо лице(особено с персонал) включва създаването на различни видове документи. И на определен етап възниква въпросът за организиране на работа с тях, както и тяхното отчитане и съхранение. Трудно ли се организира работата в офиса? Инструкциите стъпка по стъпка от 2017 г. ще помогнат за това.

От статията ще научите:

• Необходимо ли е да се обръща внимание на работата в офиса;
• как можете да организирате работата в офиса от нулата: инструкции стъпка по стъпка 2017;
• как да подредите HR записите: инструкции стъпка по стъпка 2017.

Нормативна рамка

Офис делото се признава като дейност, която осигурява документиране (създаване на официални документи) и определя процедурата за организиране на работа с официални документи. Разбира се, въпросът дали е необходимо да се обмисли редът за работа с документи възниква, когато намирането на конкретен документ създава трудности. От една страна, трябва да се радваме, че компанията се развива и расте, но от друга, на дневен ред стои нова задача - как правилно и удобно да организираме документооборота.

По-лесно е с офис работа в официални институции - там този процес се регулира от специални регламенти. Например:

• Заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април 2014 г. № 78 „За одобряване на Правилата за нотариална работа“ (заедно с Правилата за нотариална работа, одобрени с решение на Съвета на FNP от 17 декември 2012 г. заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април 2014 г. № 78) одобри правилата за документооборот на нотариусите;
• Решението на Управителния съвет на Евразийската икономическа комисия от 05.05.2015 г. № 46 „За правилата за вътрешно управление на документи в Евразийската икономическа комисия“ определи правилата за работа с документи в ЕИО;
• Със заповед на Съдебния отдел към Върховния съд на Руската федерация от 29 април 2003 г. № 36 бяха одобрени Инструкции за водене на съдебни записи в окръжния съд;
• Постановление на Централната избирателна комисия на Русия от 20 януари 2016 г. № 321/1831-6 прие Инструкции за деловодство в Централната избирателна комисия на Руската федерация;
• Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477 одобри Правилата за деловодство във федералните изпълнителни органи.

Съществуват и специфични разпоредби, които споменават как да се организира офис работа в определени организации, например Федерален закон № 66-FZ от 15 април 1998 г. „За градинарството, градинарството и селските сдружения с нестопанска цел на гражданите“ предписва процедурата за офис работа в такива организации.

Прочетете по темата в електронното списание

• Колко важно е да се водят количествени записи на листове с получени документи?
• Офис одит: кога е изгодно да наемете одиторска фирма?
• Контрол на изпълнението на документите

В частните компании всички въпроси за организиране на офис работа се решават от собствениците. Или по-скоро разработете офис работа от нулата: инструкциите стъпка по стъпка 2017 са поверени на конкретни изпълнители - понякога служители по човешки ресурси, понякога секретари. Тъй като такъв ред е назрял, това означава, че наистина има нужда от такава регулация.

• Видове документи в деловодството
• Офис цели
• Офис работа и документооборот 2017г

Как да организираме работата в офиса

година ще ви помогне да решите откъде да започнете и към какъв резултат трябва да се стремите. В идеалния случай организацията трябва да приеме вътрешен документ - инструкции за работа в офиса. Ако дружеството е голямо, с подразделения и клонове, тогава е оправдано приемането на няколко местни акта, регулиращи тези въпроси.

Етап 1.

Първата стъпка е да се реши кои документи ще бъдат предмет на инструкциите, предназначени да регулират документооборота. Нека припомним, че цялата маса документи е разделена в организацията на вътрешни (местни), изходящи и входящи. Процедурата за работа с тях ще бъде различна, така че си струва да я опишете в различни раздели.

Стъпка 2.

Инструкции за писане (неговите раздели). Отделно предвидете местните актове: как се приемат, как служителите се запознават с тях, къде и при кого се съхраняват местните актове. Въз основа на входящата документация е необходимо да се опише кой и къде регистрира входящата документация, в какъв срок, как се записва предаването на документ за изпълнение, къде се съхранява входящият документ след отговор на него и други процедурни въпроси. За изходящи - по подобен начин решете въпроса с процедурата за регистрация, правилата за изпращане, подписване.

Стъпка 3.

В инструкциите трябва да се посочи кои документи имат одобрен стандартен формуляр и при изготвянето на кои документи трябва да се ръководи от одобрения GOST.

Стъпка 4.

Определяме отговорниците за изпълнението на всеки раздел от инструкциите.

Ние решаваме по какъв ред, къде и под чия отговорност ще се съхраняват документите.

Стъпка 5.

Определяне на необходимостта допълнителни секцииинструкции. В зависимост от спецификата на дейността на организацията може да е необходимо да се посочи процедурата за изготвяне на копия, процедурата за работа с печати и печати и процедурата за обмен на документи между отделите.

Редица документи могат да бъдат предмет на други местни актове, например съгласно одобрената процедура за работа с лични данни или процедурата за запазване на търговските тайни на организацията. Препоръчително е да се направят препратки към тези местни актове. Освен това работата с документи в редица организации може да се регулира и от специално законодателство - например документооборотът в кредитна институция е предмет на Федералния закон „За банките и банковата дейност“, който регулира процедурата за работа с банковата тайна . Тези точки също трябва да се вземат предвид при изготвянето на инструкции.

Стъпка 6.

Одобрение на инструкциите и предоставянето им на вниманието на служителите. След този етап местният акт влиза в сила, като изпълнението му става задължително за всички служители на дружеството.

Как да организираме управлението на досиета на персонала

Също толкова важно е една компания да обмисли управлението на персоналните записи; инструкциите стъпка по стъпка през 2017 г. ще помогнат за това.

Етапите на организиране на документооборота на персонала по принцип не се различават от етапите на създаване на офис работа като цяло. Определя се и списък с документи, които ще се съставят, коригират, копират и разпространяват в съответствие с инструкциите за водене на кадровото деловодство. Тук е необходимо да се вземе предвид, че организацията има много по-малко място за „въображение“ по отношение на документите за персонала - това, което трябва да присъства в компанията за досиета на персонала, е посочено в Кодекса на труда на Руската федерация и други разпоредби. А за липсата или неправилното изпълнение на документите за персонала са предвидени значителни глоби. Ето защо към подготовката на тази инструкция трябва да се подходи с най-голяма сериозност.

Разделите на инструкциите за управление на досиетата на персонала трябва да съдържат информация за стандартните документи, разработени в компанията (например одобрената форма на трудов договор, заповеди), както и процедурата за запознаване на служителите с документите. Необходимо е също така да се отразят специфичните аспекти на дейностите на конкретна организация: ако се изготвят графици, тогава в какъв срок и в какъв ред те се представят за одобрение, ако се издава защитно оборудване, тогава в какъв ред ще се записват да се пази и др.

Трябва също така да се има предвид, че за организиране на офис работа, включително персонал, са разработени специални софтуерни инструменти за автоматизиране на тези процеси. В момента ги използват големи компании, но това не премахва необходимостта от разработване и спазване на инструкциите.

• Първите етапи на офис работата в една организация
• Технология на работа с документи. Документооборот
• Указания за работа в офиса. Дизайнерски нюанси

ИНСТРУКЦИИ

ЗА ВОДЕНЕ НА СЛУЧАИ

1. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Тази инструкция (наричана по-долу „Инструкция“) е разработена, за да установи единна процедура за съставяне на документи и организиране на работата с тях в „_____________________“ и нейните клонове (наричана по-долу „Организацията“) и е задължителна за изпълнение от всички служители на организацията.

1.2. В клоновете на Организацията деловодството се извършва самостоятелно в съответствие с изискванията на тази инструкция.

При разработването на Инструкциите са използвани действащите разпоредби на Руската федерация, които предвиждат подготовка на документи по определени правила, поддържане на номенклатура (списък) на делата, създаване на архиви в организациите, за да се гарантира безопасността на най-ценните документи, съществуваща практика, както и вътрешни документи на Организацията.

1.3. Разпоредбите на Инструкциите се прилагат за организацията на работа с документи, независимо от вида на носителя, включително тяхната подготовка, регистрация, отчитане и контрол на изпълнението, извършвани с помощта на автоматизирани (компютърни) технологии.

Автоматизираните технологии за обработка на документна информация, използвани в Организацията, трябва да отговарят на изискванията на Инструкциите.

1.4. Отговорност за организиране на работата в офиса, съответствие установени с Указаниятаправилата и процедурите за работа с документи в отделите и отделите на Организацията са възложени на ръководителите на структурни звена "______________".

1.5. Непосредственото деловодство в структурно звено се извършва от секретар или служител, назначен от ръководителя на съответното структурно звено.

Използване в медиите, публично говорене и др. информация, съдържаща се в официални документи, е разрешена само с разрешение на ръководството на "______________".

2. ПРИЕМАНЕ, ОТЧИТАНЕ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРЕМИНАВАНЕ И ИЗПРАЩАНЕ НА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ

2.1. Приемане на документи.

2.1.1. Цялата кореспонденция, получена от Организацията, се приема и регистрира в Службата.

2.1.2. При получаване на кореспонденция е необходимо да се провери правилността на нейната доставка. Некоректно доставената кореспонденция се препраща според притежателя й. Приетата кореспонденция се отваря (с изключение на кореспонденцията с надпис „Лично” на плика).

2.1.3. Кореспонденцията с надпис „Лично” се предава лично на адресата или негов упълномощен представител. Кореспонденцията с гриф „Поверително” се обработва от служителя, който има достъп до нея.

2.1.4. При отваряне на пликове служителите на Офиса проверяват годността на адресата, целостта на опаковката, наличието на приложени документи и приложения към тях, както и наличието на подпис върху документа. Ако се установи повреда, липсват документи или прикачени файлове и др. подателят трябва да бъде информиран за това.

2.1.5. Пликовете от получената кореспонденция се запазват и прилагат към документи в случаите, когато клеймото с дата върху плика трябва да служи като доказателство за часа на изпращане или получаване на този документили ако адресът на подателя е посочен само върху плика. Пликовете с писма с исков характер, както и с жалби от граждани, трябва да бъдат запазени.

2.2. Процедурата за регистриране на входящи документи.

2.2.1. Всички документи, адресирани до ръководството на "______________", подлежат на регистрация (с изключение на документите, включени в примерен списъкнерегистрирани документи) в Службата (Приложение № 1).

2.2.2. Върху постъпилите документи се поставя регистрационен печат с посочване на датата на получаване и поредния номер. Ако към документа има прикачен файл, до входящия номер се прави бележка за това. Печатът се поставя на лицевата страна на първия лист на документа в долния десен ъгъл.

Серийните номера се записват в регистъра на регистрационните серийни номера (Приложение № 2).

Документите, които не подлежат на регистрация, се подпечатват и се посочва само датата на получаване на документа.

2.2.3. При регистрацията трябва да се спазва принципът на еднократността: всеки документ се регистрира само веднъж в офиса на организацията.

2.3. Процедурата за подаване на документи.

2.3.1. Регистрираният документ се предава на управителя, на чийто адрес е получен. Документи, които не изискват преглед от ръководството, се прехвърлят на ръководителите на структурни звена и отдели на Организацията в съответствие с въпросите, повдигнати в документите.

2.3.2. След разглеждане и налагане на резолюция от управителя (резолюцията включва името на изпълнителя, съдържанието на поръчката, срок за изпълнение, подпис и дата), която може да бъде основание за вземане на документа под контрол, документът се предава на изпълнителя срещу подпис в дневника за входящи документи с отбелязване от изпълнителя на датата на получаване. Ако в резолюцията са посочени няколко изпълнители, тогава се правят допълнителни копия на документа според броя на посочените изпълнители. Оригиналният документ се изпраща на изпълнителя, посочен първи в резолюцията.

2.3.3. Когато един документ е изпратен на няколко изпълнители, изпълнителят, посочен на първо място в резолюцията, носи отговорност за подготовката на материала. Останалите изпълнители са длъжни да предадат необходимите материали на отговорния изпълнител в договорения с него срок.

Отговорът трябва да бъде заверен от всички изпълнители, посочени в решението.

2.3.4. Документите, получени от Службата към структурните звена, не се регистрират повторно.

2.3.5. Регистрираните в Службата документи се прехвърлят от една структурна единица на Организацията в друга само чрез Службата.

2.4. Процедурата за регистриране и изпращане на изходящи документи.

2.4.1. Подписаните от ръководството на "______________" документи трябва да бъдат представени в Службата за регистрация и изпращане на същия ден.

2.4.2. Преди да регистрирате документ, получен за изпращане, се проверява правилността на неговото форматиране:

Наличие на формуляр, подпис, дата, необходими визии информация за изпълнителя;

Наличие на заглавие към текста, номер и дата на документа, на който се дава отговорът;

Адресът на получателя е правилен;

Наличие на прикачените файлове, посочени в документа, както и материалите, въз основа на които е изготвен изходящият документ (ако е отговор на входящо писмо);

Наличие на печат в случаите, когато е необходимо.

Неправилно попълнените документи се връщат на изпълнителите.

2.4.3. Ако един документ се изпраща на няколко адреса, за изпращане се подават толкова екземпляри от подписаното писмо, колкото са необходими за изпращане до всички адресати, и един екземпляр от копието.

2.4.4. След проверка на изпълнението документът се регистрира в дневника (Приложение № 3) и изходящият номер се поставя по ред върху всички екземпляри на документа.

2.4.5. Изходящият номер се състои от индекса на структурното звено, изготвило отговора, номера на делото по номенклатурата на делата и поредния номер.

2.4.6. Върху копието на изходящия документ в горния ляв ъгъл се поставя регистрационен печат за заверка.

Кореспонденцията се предава за изпращане в пощата или се доставя от куриери.

2.4.7. Заверени копия от изпратените документи се предават същия ден в съответните отдели на изпълнителите за завеждане в досиетата.

3. РЕД ЗА ИЗГОТВЯНЕ И ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ОФИЦИАЛНИ ДОКУМЕНТИ

3.1. Общи изисквания.

Всеки документ се състои от редица елементи (дата, текст, подпис), които се наричат ​​подробности.

Всеки вид документ (заповед, писмо, акт и др.) има определен набор от реквизити. Местоположението на детайлите в документа и правилата за тяхното изпълнение трябва да отговарят на изискванията на действащите разпоредби.

Сред най-правно значимите (т.е. да дадете документа юридическа сила) подробностите включват:

Подпис;

Дата на документа;

Печат за одобрение на документа;

Регистрационен номер на документа.

Подписът е задължителен реквизитвсеки документ. Правото на подпис се предоставя на длъжностни лица в съответствие с организационните и административни документи на Организацията (харта, длъжностни характеристикии така нататък.). От името на организацията документите обикновено се подписват от генералния директор или негови заместници. Документите на структурните подразделения се подписват от техните ръководители. Главен счетоводителОрганизациите подписват документи в съответствие с тяхната компетентност въз основа на Федералния закон „За счетоводството“.

Подписът се поставя върху първия екземпляр на документа, ако е необходимо (например подписване на договор, споразумение) и върху други екземпляри.

Датата на документа е една от най-важните подробности. Липсата на дата върху документ прави документа невалиден (например пълномощно) или може да доведе до намаляване на периода давностен срокпо договорни задължения.

Печатът се използва за удостоверяване на подписа на длъжностно лице върху най-важните (включително финансови) документи, показва автентичността на документа и се поставя върху документи, публикуването на които води до правни или материални последици за Организацията (реорганизация, прехвърляне материални активи, удостоверение за право и др.).

Печатът за одобрение показва влизането в сила на документа и разширяването на неговата валидност за всички служители на Организацията. Задължително одобрениеГенералният директор, общото събрание на участниците или съветът на директорите, в рамките на своята компетентност, се подчиняват на:

Устав на организацията, правилник за клонове;

Щатни разписания;

Протоколи от инспекции, сертификати за приемане;

Длъжностни характеристики;

Разчети, бизнес планове, отчети и др. документация.

Регистрационният номер показва, че документът е преминал през всички етапи на обработка, регистриран е и е такъв официален документорганизации.

3.1.1. Текстът на официалните документи трябва да бъде кратък и точен, като не допуска различни интерпретации. В документите не трябва да се използват малко известни съкращения и обозначения.

3.1.3. Отговорите на получените документи трябва да бъдат изготвени в писменосамо в случаите, когато повдигнатите въпроси изискват задължителна документация.

3.1.4. Всички допълнения или корекции в подписаните (одобрените) документи, които променят същността на изложеното в документа, могат да бъдат направени само от лицето, което го е подписало.

Обща форма;

Формуляр за писмо;

Формуляр за определен вид документ (с изключение на писмо).

Общият формуляр може да се използва за съставяне на всякакви видове документи, с изключение на писма. Препоръчително е да включите следните подробности:

Име на компания;

Трафаретни части от такива подробности като дата и регистрационен номер на документа.

Печат за одобрение;

Заглавие към текста;

Контролен знак.

Формулярът на писмото съдържа следните подробности:

Емблема (лого) на Организацията;

Име на организацията майка;

Име на компания;

Справочна информация за организацията (пощенски адрес, телефонни номера, номера на факс, адрес електронна поща, уеб страници в интернет).

Препоръчително е да включите в него шаблонни части от такива подробности като дата, регистрационен номер на документа и връзка към датата и регистрационния номер входящ документ; и също така поставете ограничаващи ъгли за следните детайли:

Дестинация;

Заглавие към текста;

Контролен знак.

Формуляр за конкретен вид документ (с изключение на писмо) се съставя въз основа на общ формуляр и се допълва с името на съответния вид документ, например „Заповед“, „Инструкция“ и др. .

3.2. Основни правила за подготовка на документи.

3.2.1. Към текста на документа се добавя заглавие, което отразява резюмедокумент, който се изписва преди текста вляво. Заглавието обикновено отговаря на въпроса „За какво става въпрос?“

Ако документът отразява няколко въпроса, заглавието може да бъде формулирано общо.

Заглавието се формулира директно от изпълнителя при изготвянето на документа.

Не се пишат заглавия на писма, чийто текст не надвишава половин страница, както и в отговори на писма на граждани.

3.2.2. В отговорите на писма от организации и предприятия трябва да се посочи датата и номерът на документа, на който е даден отговор. Ако документът е отпечатан на бланка, тогава връзката се посочва на специално определено място, а в документ, който не е отпечатан на бланка, преди заглавието или текста на писмото.

3.2.3. Всеки документ (с изключение на писмо) трябва да има наименованието на вида, към който принадлежи (заповед, протокол, акт, меморандум и др.).

3.2.4. Текстът на документа може да бъде разделен на раздели, подраздели, параграфи и подпараграфи, които са номерирани с арабски цифри. Разделите имат непрекъснато серийно номериране, останалите компоненти на документа са номерирани по ред във всеки раздел.

Например: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

Параграфите в абзаца не се номерират.

При липса на раздели целият текст на документа може да бъде разделен на параграфи с последователно номериране.

3.2.5. Процедурата за работа с документи с ограничен достъп е изложена в проекта на инструкция за работа с поверителни документи „___________“.

3.2.6. При изготвяне на документи на две или повече страници, втората и следващите страници трябва да бъдат номерирани.

Номерата на страниците се поставят в средата на горното поле на листа с арабски цифри без думата "страница" или съкращението "страница". и препинателни знаци.

Разрешено е отпечатването на документи с помощта на обратната страна на листа.

3.2.7. Датата на документа е датата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата, за акта - датата на събитието. Ако авторите на документа са няколко организации, тогава датата на документа е последната дата на подписване.

Датата на документа се изготвя цифрово в следната последователност: денят от месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка, а годината се обозначава с четири цифри, например: 01/05 /2003 г. След цифрово изписване на дата няма буква "d" с точка или само точка, освен когато датата завършва изречението.

Разрешено е форматирането на датата в следната последователност: година, месец, ден от месеца, например: 2003.01.05.

Допуска се словесно-цифров метод за форматиране на дата, при който след числата, обозначаващи годината, трябва да се постави буквата "r" с точка или думата "година", например: 1 март 2003 г.

3.2.8. Ако документът е отпечатан на бланка, датата се посочва на предвиденото място в печата на бланка. Датата се поставя на същото място (горе вляво) на вътрешни документи, които не са отпечатани на бланка.

В документ, подлежащ на одобрение, датата е посочена в самите данни за одобрение.

3.2.9. Регистрационният номер на документа, състоящ се от индексния номер на подразделението, номера на делото по номенклатурата на делата и поредния номер по регистрация, ако е отпечатан върху формуляра, се поставя на мястото, посочено върху печата на форма. Ако документът не е отпечатан на бланка, тогава номерът се въвежда по същия начин като клеймото за дата.

Регистрационният номер на документ, съставен съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документа на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда, в който авторите са посочени в документа.

3.2.10. Когато изготвяте документи съвместно с няколко организации, трябва да се има предвид, че всички копия на тези документи трябва да бъдат оригинали.

3.2.11. Адресатите могат да бъдат организации, техните структурни подразделения, длъжностни лица или частни (физически лица). Имената на организацията и нейното структурно подразделение са посочени в именителен падеж, например:

Отдел "Човешки ресурси" на Romashka LLC

Длъжността на лицето, до което е адресиран документът, е посочена в дателен падеж, Например:

Управление на делата на Министерството на финансите на Руската федерация

На главния специалист А.Б.Петрова

Ако документът е адресиран до няколко хомогенни организации или до няколко структурни подразделения на една организация, тогава те трябва да бъдат посочени общо, например:

До ръководителите на отдели и клонове на OJSC "Mashstroyexport"

Атрибутът „Адресат“ може да включва пощенски адрес. Адресните елементи се посочват в последователността, установена от Правилата за предоставяне на пощенски услуги.

Документът не трябва да съдържа повече от четирима адресати. Думата „Копие” не се посочва пред втория, третия, четвъртия адресат. При адресиране на документ на повече от четири адреса, изпълнителят съставя пощенски списък и на всяко копие на документа се посочва само един адрес.

3.2.12. Ако документът е адресиран до организация, посочете нейното име, след това пощенския адрес, например:

Редакционна колегия на списание "Главбух"

Б. Сухаревски алея, 2/24, Москва, 127051

Ако писмото е адресирано до частно (физическо) лице, първо посочете пощенския адрес, след това фамилията и инициалите на получателя, например:

121019, Москва, Нови Арбат, № 4, ап. 25

А.Б. Иванов

3.2.13. Печатът за одобрение се поставя върху документи, които изискват допълнително удостоверяване на тяхната автентичност и надеждност. Документите могат да бъдат одобрени от ръководителя на организацията, неговите заместници и други длъжностни лица, на които са делегирани съответните правомощия.

При одобряване на документ от длъжностно лице печатът за одобрение на документа трябва да се състои от думата ОДОБРЕНО (без кавички), наименованието на длъжността на лицето, което одобрява документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобрение ( поставен на ръка), например:

ОДОБРИХ Генерален директор ______________________ (име на организацията) подпис Пълно име. дата

Когато един документ се одобрява от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно ниво.

При одобряване на документ със заповед, протокол, резолюция, решение, печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕНО (ОДОБРЕНО, ОДОБРЕНО без кавички), наименованието на одобрителния документ в именителен падеж, неговата дата и номер, например:

ОДОБРЕНО

Протокол от Общото събрание на акционерите от бр. _____

ОДОБРЕНО

Заповед на генералния директор "______________" от №. ____________

Печатът за одобрение на документа се намира в горния десен ъгъл на документа.

3.2.14. Ако документът има прикачени файлове, тогава наличието на прикачен файл се отбелязва, както следва:

Приложение: за 3л. в 2 екземпляра.

Ако документът има приложение, което не е посочено в текста, тогава посочете неговото име, брой листове и брой копия. Ако има няколко приложения, те се номерират, например:

Приложение: 1. Формуляр N 2 за 2л. в 1 екземпляр. 2. Обяснителна бележказа образуване на N 2 за 1 литър. в 1 екземпляр.

Ако към документа е приложен друг документ, който също има приложение, се съставя бележка, указваща наличието на приложението, както следва:

Приложение: писмо на Министерството на данъците и данъците на Руската федерация от 25 април 1999 г. N 03-58/45892@ и приложение към него, само 15 страници.

Ако заявлението не е изпратено до всички адреси, посочени в документа, тогава се изготвя бележка за неговата наличност, както следва:

Приложение: за 5л. в 3 екземпляра. до първи адрес

Ако приложенията са подвързани, броят на листата не се посочва.

3.2.15. Печатът за одобрение на документа се състои от думата СЪГЛАСОВАНО (без кавички), длъжността на лицето, с което се одобрява документът (включително името на организацията), личен подпис, препис от подписа (инициали, фамилия) и дата на одобрение, например:

ДОГОВОРЕНО

Ръководител "_________"

Личен подпис Пълно име дата

Ако одобрението се извършва с писмо, протокол и др., печатът за одобрение се съставя в следната форма:

ДОГОВОРЕНО

Протокол от заседание на УС от 00.00ч. Н ____

Печатът за одобрение се поставя под атрибута „подпис“ или на отделен лист за одобрение.

Лист за одобрение се съставя в случаите, когато съдържанието на документа засяга интересите на няколко организации, което се отбелязва на знака за одобрение, например:

Листът за одобрение е приложен. Подпис, дата.

Листът за одобрение се съставя в следната форма:

ЛИСТ ЗА ОДОБРЕНИЕ заглавие на документа

ДОГОВОРЕНО ДОГОВОРЕНО наименование на длъжността, наименование на длъжността, организация организация подпис, инициали, фамилия подпис, инициали, фамилия 00.00.00. (дата) 00.00.00. (дата на)

3.2.16. Вътрешно одобрение на документа се издава с виза, която включва подпис на визьора, препис от подписа (инициали, фамилия) и дата; ако е необходимо, позицията на притежател на виза.

Ако има забележки по документа, визата се издава, както следва:

Коментарите са приложени Личен подпис Пълно име 00.00.00. (дата на)

Визите се поставят върху копия на документи, останали в организацията, под подписа на лицевата страна на последния лист на документа. Проектите на решения, заповеди, решения на колегиални органи се одобряват в първия екземпляр на обратната страна на последния лист на документа.

3.2.17. Данните за „Подпис“ включват: наименованието на длъжността на лицето, подписало документа, неговия личен подпис и препис от подписа, състоящ се от инициали и фамилия.

В документите, съставени на "______________" (заповед, писмо), длъжността е посочена със съкращение: генерален директор, думите "_____________" не са отпечатани.

В документи, които не са съставени на формуляри "___________", подписът включва името на длъжността и организацията.

При изготвяне на документ върху бланката на длъжностно лице (ако има такова) длъжността на това лице не се посочва в подписа.

При подписване на документ от няколко длъжностни лица подписите им се поставят един под друг в последователност, съответстваща на заеманата длъжност, например:

Генерален директор Личен подпис Пълно име

Главен счетоводител личен подпис Пълно име

Когато един документ е подписан от няколко лица с равни позиции, техните подписи са разположени на едно и също ниво.

В изготвените от комисията документи не се посочват длъжностите на лицата, подписали документа, а техните отговорности в рамките на комисията в съответствие с разпределението, например:

Председател на комисията личен подпис Трите имена

Членове на комисията личен подпис Трите имена личен подпис трите имена личен подпис трите имена

Документът може да бъде подписан от изпълняващия длъжността длъжностно лице с посочване на неговата действителна длъжност и фамилия. В този случай не е разрешено поставянето на предлога „За“, ръкописния надпис „Зам. или наклонена черта преди длъжността.

3.2.18. Печатът удостоверява автентичността на подписа на длъжностно лице върху документи, предвидени в специални разпоредби и удостоверяващи правата на лицата, вписващи факти, свързани с финансови активи.

Документите се заверяват с печата на организацията. Печатът трябва да бъде поставен така, че да покрива част от думите на длъжността на лицето, което подписва документа, или на определеното място.

3.2.19. При удостоверяване на съответствието на копие от документ с оригинала под реквизита „Подпис” се поставят: удостоверителен надпис „Вярно”; длъжност на лицето, заверило копието; личен подпис; дешифриране на подписа (инициали, фамилия); дата на сертифициране, например:

Подпис

Правилно инспектор Човешки ресурси Личен подпис Пълно име дата

3.2.20. Маркировката за изпълнителя включва фамилията (или фамилията, собственото име, отчеството) на изпълнителя на документа и неговия телефонен номер. Знак за изпълнителя се поставя на предната или задната страна на последния лист на документа в долния ляв ъгъл, например:

Сидоров или Сидоров Петър Иванович 321 58 79 321 58 79

В документи, които имат печат за ограничаване на достъпа, се добавя бележка за изпълнителя с информация за броя на отпечатаните копия на документа, като се посочват адресатите, например:

испански Сидоров

Отпечатани са 2 екземпляра.

Пр. N 1 - до адресата

Пр. N 2 - към досието на катедрата

Черновата и вариантите са унищожени

Отпечатано на обратната страна на последния лист на документа.

3.2.21. Бележката за изпълнение на документ и изпращането му във файла включва следните данни: препратка към датата и номера на документа, указващ неговото изпълнение, или при липса на такъв документ кратка информацияотносно изпълнението; думите "Хващай се за работа"; номера на файла, в който ще се съхранява документът.

Бележката за изпълнение на документа и изпращането му в досието трябва да бъде подписана и датирана от изпълнителя на документа.

4. ПОДГОТОВКА И ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ОРГАНИЗАЦИОННИ И АДМИНИСТРАТИВНИ ДОКУМЕНТИ (ЗАПОВЕДИ, ПРОТОКОЛИ ОТ ОФИЦИАЛНИ СРЕЩИ)

4.1. Текстът на заповедта се отпечатва на специален формуляр и по правило се състои от две части: констатираща и административна.

В констативната част накратко са изложени фактите и събитията, послужили като основание за издаване на заповедта.

Ако заповедта е издадена въз основа на друг документ, тогава в текста се посочват датата, номерът, трите имена и се излага съдържанието на този документ в частта, отнасяща се до „______________“.

4.2. Административната част на заповедта започва с думата НАРЕЖДАМ, която се изписва с главни букви на отделен ред.

Административната част трябва да съдържа конкретни задачи с посочване на изпълнители и срокове.

Трябва да се дават реалистични срокове, базирани на обема на работата, която трябва да се изпълни, както и като се има предвид времето, необходимо за тиражиране, раздаване на документи и довеждане на задачата до изпълнителя.

Не се допуска промяна на сроковете, посочени в документите, въз основа на които е издадена заповедта.

Текстът на административната част е разделен на алинеи и алинеи.

Всеки параграф (подпараграф) трябва да определя само една задача с конкретен краен срок и да посочва конкретни изпълнители на задачата.

В последния параграф на заповедта се посочва структурното звено или длъжностното лице, на което е възложен контролът върху изпълнението на заповедта.

4.3. При изброяване на изпълнители в заповеди за основните дейности фамилните имена на длъжностните лица се изписват без инициали.

В заповеди за назначаване, преместване и освобождаване на служители, за стимулиране, за налагане административни наказания, по назначаване на лични трудови възнаграждения и др. се посочват фамилните, собствените и бащините имена на лицата, посочени в заповедите.

Ако задачата в заповедта е адресирана до структурно звено, тогава фамилното име на ръководителя се изписва в именителен падеж и се отпечатва в скоби, например:

Планиране и финансов мениджмънт (Сидорова) за подготовка...

Ако задачата е адресирана конкретно до мениджъра, тогава фамилното име се пише в дателен падеж без скоби, например:

Началникът на планово-финансовия отдел Сидорова трябва да подготви...

4.4. Издадените по-рано заповеди се считат за невалидни изцяло или отчасти едновременно с публикуването на нов документ по същия въпрос. Списъкът на изтеклите документи може да бъде даден както в текста, така и в приложението към заповедта.

Ако заповедта подлежи на частична промяна, проектът предвижда ново изданиеизменена клауза или част от издадена преди това заповед.

Заповед, която е допълнение към вече издадена, трябва да има съответна връзка в текста, например:

В допълнение към поръчката Генералният директор"______________" от 25 февруари 2000 г. N 321

4.5. Промени и допълнения към издадена по-рано заповед могат да се правят само със заповед, подписана от генералния директор или лицето, което го замества.

4.6. Ако има приложение към заповедта, тогава на първата й страница в горния десен ъгъл се изписва думата „Приложение“, като се посочва административният документ, неговата дата и регистрационен номер, например:

Приложение

по заповед на генерала

Директор "______________"

При няколко приложения се посочва номерът на всяко (без знака №).

4.7. Заглавието на поръчката се отпечатва на предвиденото място на специален формуляр, вляво.

За заповеди относно персонала не се съставят заглавия.

4.8. Преди да бъде внесен за подпис, проектът на заповедта се заверява от заместник генералния директор по области на дейност, гл. правно управлениеи други заинтересовани структурни звена.

Когато одобряват проект на документ, юристите проверяват съответствието му с действащото законодателство, както и коректността на препратките към регулаторни документи.

4.9. Визите се поставят на гърба на последната страница на оригиналната поръчка в следната форма:

Изготвен е проектът на заповед (име, подпис на ръководителя структурен структурен. дивизии дивизии) дата

ДОГОВОРЕНО:

Депутат Дата на подпис на генералния директор, фамилия

Началник Правен отдел подпис дата, фамилия

Забележките по проекта на заповед се посочват на гърба на последния лист или на отделен лист, за което се прави съответна бележка в проекта.

Ако изпълнителят направи изменения и допълнения, проектът на поръчката трябва да бъде съгласуван с всички, които са одобрили документа преди това.

4.10. Фамилията и телефонният номер на изпълнителя се отпечатват на лицевата страна на последния лист от оригинала долу вляво, ако няма място - на гърба на последния лист от оригинала.

4.11. Заповедите, издадени съвместно с други организации, не се отпечатват на бланки и се подписват в няколко оригинални екземпляра според броя на авторите на документа.

Ръководителите на структурни подразделения заверяват съответно копието на заповедта, което се съхранява в Организацията.

4.12. Подписът в заповедите се състои от съкратено наименование на длъжността, личен подпис и неговото декодиране, например:

Генерален директор личен подпис инициали, фамилия

4.13. Заповедите, подписани от ръководството, се прехвърлят в Службата в деня на подписването за регистрация в специален дневник и тираж.

Заповедите се издават в строго ограничен брой екземпляри и се изпращат само до онези структурни звена, които имат нужда от тях.

Отговорността за определяне на тиража и правилната подготовка на разпространението на документа се носи от ръководителите на структурните звена, изготвили поръчката.

4.14. Проектите на заповеди за персонала се изготвят от отдела по персонала на отдела за персонал.

В заповедите за личния състав може да липсва уводната част. Административната част на заповедта започва с глагол, обозначаващ действието: НАЗНАЧАВАНЕ, ОСВОБОЖДАВАНЕ, ПРЕВОД, НАПРАВЯНЕ, след което се посочва фамилията, името, бащиното име на лицето, на което се издава заповедта, длъжността, името на структурното звено. Текстът завършва с посочване на основанието за издаване на заповедта.

Формулировката в заповедите за персонала трябва да отговаря стриктно на Кодекса на труда. В случаите, предвидени от законодателството на Руската федерация, документите за отчитане на труда се съставят съгласно стандартизирани формуляри.

В заповедите за персонала визите за одобрение се записват на лицевата страна на документа, под детайла „Подпис“.

4.15. Заповедите за персонала се регистрират, формират се във файлове отделно от другите заповеди и имат собствена номерация: до регистрационен номердобавя се буквата "к".

4.16. Оригиналните заповеди за основна дейност се съхраняват в Канцеларията, а за персонала - в отдел "Личен състав" на управление на персонала.

4.17. Осиновяване управленски решенияа самите решения се документират с протоколи от производствени срещи с ръководството.

Текстът на протокола се състои от две части: уводна и основна.

Уводната част съдържа постоянна информация (думи: председател, секретар, присъстващи) и променлива (инициали и фамилии на председателя, секретаря и присъстващите). При големи количествана участниците в събранието се съставя списък на присъстващите, който се прилага към протокола. Встъпителната част на протокола завършва с дневния ред. След думите „ДНЕВЕН РЕД“ се поставя двоеточие. Точките от дневния ред са номерирани. Редът, в който са подредени въпросите, се определя от тяхната степен на важност. Въпросите се изброяват в именителен падеж, името на длъжността и фамилията на говорещия - в родителен падеж.

Основната част е структурирана в съответствие с точките от дневния ред по схемата: изслушаха - изказаха се - решиха (решиха).

Кратки и съкратени форми на протоколи се използват, когато не се изисква подробно записване на хода на обсъждането на въпросите. В протокола кратка формапосочва се само списъкът на присъстващите, разглежданите въпроси и взетите решения.

4.18. Процедурата за изготвяне, обработка, сключване, регистриране и наблюдение на изпълнението на договори се регламентира със заповед на генералния директор „______________“.

5. СЪСТАВЯНЕ НА НОМЕНКЛАТУРИ НА КАСАЦИ И ОФОРМЯНЕ НА КАСАКИ В ПРОИЗВОДСТВОТО НА КАСАЦИ

5.1. Съставяне на списъци с дела.

5.1.1. За да организират правилно делата в текущата деловодна работа, да ги записват, да осигурят безопасност и бързо търсене на документи, структурните подразделения на Организацията ежегодно съставят номенклатури на делата в строго установена форма (Приложение № 4).

5.1.2. Номенклатурата на делата е систематизиран списък на конкретни наименования на дела, открити за календарна година, с посочване на сроковете им на съхранение, изготвен по предписания начин.

5.1.3. Списъкът на делата на структурно звено се съставя от лицето, отговорно за деловодството, с участието на специалисти. Отговорността за правилното съставяне на списъка на делата се носи от ръководителите на структурните звена.

5.1.4. Въз основа на номенклатурите на делата на структурните подразделения Службата съставя консолидирана номенклатура на делата на Организацията, която в крайни сроковесъгласувано с архивните власти.

5.1.5. Консолидираният списък на делата се съставя в съответствие със структурата на Организацията.

5.1.6. Списъкът на делата на структурно звено трябва да включва всички въпроси и документи, генерирани от дейността на звеното. Номенклатурата включва и всички справочни досиета, дневници и други счетоводни форми.

5.1.7. Всички случаи трябва да имат индекс, който се състои от условно цифрово обозначение на структурната единица, серийния номер на кутията според номенклатурата.

5.1.8. В номенклатурата се посочват имената (заглавията) на делата.

Заглавието на делото в номенклатурата трябва да отразява съдържанието на документите в него, да е кратко и конкретно.

Заглавията на делата в номенклатурата са подредени според степента на важност на включените в тях документи: организационни - административни документиоргани държавна власт, заповеди на ръководството "___________", планове, отчети, протоколи, удостоверения и др. Случаи, състоящи се от документи с подобно съдържание, се поставят един до друг: тримесечните отчети следват годишните, месечните отчети следват тримесечните.

При съставянето на заглавието на дело името на темата (предмет, въпрос) се допълва от указание за вида на делото, което се отваря (материали, кореспонденция и др.), Както и информация, изясняваща съдържанието за кореспонденти, дати на събития, указание за автентичност или копия на документи и др.

Терминът „Материали“ се използва в заглавието, когато има за цел да се комбинират документи от различни видове, свързани с една тема. Терминът „Материали“ трябва да бъде разкрит чрез изброяване на основните видове документи, които съставляват делото.

Терминът „Материали“ се използва и при комбиниране в един файл на документи, които са приложение към друг документ, например: „Материали за протоколите от заседанията на съвета на директорите“.

Терминът „Дело“ се използва в заглавието при завеждане на лични или арбитражни дела.

5.1.9. Сроковете за съхранение на кутиите и артикулните номера са посочени в съответствие със Списъка на стандартите документи за управление, формирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение на документи (одобрени от Росархив на 6 октомври 2000 г.).

Сроковете за съхранение на случаите, които не са включени в списъка, се определят от специалисти от структурните звена заедно с консолидирания архив.

5.1.10. Делата, образувани през служебната година и невключени в списъка на делата, се включват допълнително в съответния раздел. За целта във всеки раздел на номенклатурата се оставят няколко резервни номера.

5.1.11. Номенклатурата на делата се преразглежда ежегодно: уточняват се заглавията на делата и сроковете на съхранение, добавят се нови дела, открити през годината. В тези случаи номенклатурата на делата се препечатва и влиза в сила от 1 януари на текущата година.

Първият екземпляр от списъка на делата трябва да бъде заверен от ръководителя на структурното звено.

5.1.12. През целия период на валидност на номенклатурата на делата своевременно се правят бележки (в колона „Бележки“) за образуване на дела, за прехвърляеми дела (т.е. за продължаване на дела от миналата година до Нова година), относно предоставянето за унищожаване на файлове с изтекъл срок на съхранение и др.

5.1.13. Пренесените (незавършени дела) на структурното звено се прехвърлят в списъка на делата за следващата година, като се запазва първоначалният индекс на деловодството. Например дългосрочни планове, въпроси относно изграждането на съоръжения и др.

5.1.14. В края на годината в края на номенклатурата на делата се прави окончателен запис за категориите и броя на образуваните дела, поотделно постоянни, дълготрайни (над 10 години) и временни (до 10 години включително). периоди на съхранение. Окончателният протокол се заверява, като тази информация се докладва в архива (Приложение № 5).

5.2. Оформяне на дела.

5.2.1. Делата в текущото деловодство се оформят в строго съответствие с номенклатурата на делата.

5.2.2. Всички документи се групират във файлове и се съхраняват до прехвърлянето им в архива структурни подразделенияорганизации.

Депозират се само изпълнени документи. Изпълнителят отписва изпълнените документи „В дело № ____“, като по този начин потвърждава, че проблемът, повдигнат в писмото, е решен.

Копията на документите, заведени в досиетата, са заверени.

5.2.3. Изпълнените документи се завеждат в досието по реда на решаване на въпросите по хронология, азбука, индексация (номерация), като документът за отговор трябва да следва документа за заявка.

5.2.4. Документите от една служебна година се групират в дела, с изключение на преходни случаи, необходимостта от продължително образуване на които за повече от една година е причинена от напредъка на решаването на въпроса (например дългосрочни планове, лични досиета, и т.н.).

Документите с постоянно и временно съхранение трябва да бъдат групирани в отделни файлове.

5.2.5. При образуване на дело не се допуска:

Несъответствие между заглавие на делото и срок на съхранение и заглавие и срок на съхранение по номенклатурата;

Несъответствие между съдържанието на документите и заглавието на делото;

Обединяване на документи с различни срокове на съхранение в един файл;

Завеждане на неизпълнени документи и документи без отметка на изпълнителя „За преписка №____“, както и незаверени копия на документи или разпръснати копия на документи;

Записване на две или повече копия от един и същ документ във файлове, с изключение на тези документи, които имат някакви резолюции, визи или белези, които допълват съдържанието на първите копия;

Разделяне по въпроси на заявки и отговори;

Свързващо вещество мотивационни писмабез приложения или без бележки за тях;

Файл с документи с надпис „подлежи на връщане“ (изпълнените документи с такъв знак трябва да бъдат върнати на съответните организации).

5.2.6. Всяка каса трябва да съдържа не повече от 250 листа (дебелина на касата 30-40 mm). Ако има голям обем документи, се извършва или хронологично разделяне на комплекса на самостоятелни въпроси, или изданието се разделя на подемисии.

5.2.7. При стартиране на бизнес корицата трябва да бъде проектирана в съответствие с установените правила.

5.3. Систематизиране отделни категориидокументи.

5.3.1. Предписанията на държавните органи се оформят в дела по вид на документа и кореспондент. Документите във файла са подредени в хронологичен ред.

5.3.2. Заповедите са групирани в дела по номера и хронология.

Заповедите за основните дейности са групирани отделно от заповедите за персонала.

5.3.3. Протоколите се събират във файлове в хронологичен ред и по номер или всеки протокол поотделно в зависимост от неговия обем и придружаващите го документи.

Документите за заседанията се поставят след протокола в последователността на разглеждане на въпросите или се групират в отделен файл според номерата на протокола от заседанието.

5.3.4. Плановете, докладите, оценките са групирани отделно от проектите на тези документи.

Плановете, отчетите и разчетите трябва да се завеждат в досиетата на годината, за която се отнасят, независимо от времето на изготвянето им и датата на получаване.

Например, доклад от 1999 г., направен през 2000 г., трябва да бъде въведен във файла от 1999 г., а не във файла от 2000 г.

Планът за 2001 г., съставен през 2000 г., се формира по въпросите на 2001 г., а не на 2000 г. и т.н.

Дългосрочните планове, предназначени за няколко години, се формират през първата година от тяхното функциониране. Корекциите на дългосрочния план се отнасят за годината, за която са изготвени. Отчетите за изпълнението на дългосрочните планове се генерират на файл миналата годинадействията на тези планове.

5.3.5. Кореспонденцията се групира в дела за периода на календарната година.

Всички документи, възникнали в процеса на решаване на въпроса, се съхраняват в досието за кореспонденция. Кореспонденцията е систематизирана в хронологичен ред, като документът за отговор се поставя след документа за искане.

Искането и отговорът трябва да се съхраняват в един файл.

5.3.6. Документите в личните дела се подреждат в следния ред: вътрешен списък на документите; кандидатстване за работа или трудов договор(споразумение); режисура или представяне; въпросник; лист за досиета на персонала; документи за образование; извлечения от заповеди за назначаване, преместване, освобождаване, допълнение към личния лист за досиета на персонала, допълнение към личното досие за отчитане на стимули, сертификати и други документи, свързани с това лице.

Копия от заповеди за налагане на наказания, за поощрения, за промяна на фамилни имена и др. във връзка с вписването на тези записи в допълнение към личния лист за досие на персонала, те не се поставят в личното досие.

5.3.7. Удостоверения от местоживеене, медицински свидетелстваотделно от личните досиета се оформят здравословно състояние и други второстепенни документи.

5.3.8. Личните партиди на работниците и служителите се групират в самостоятелни картотеки в рамките на годината и се подреждат в тях по азбучен ред по фамилия.

5.3.9. Отделно се оформят предложения, становища и жалби от граждани и организации.

Всяка молба (жалба) и документите за нейното разглеждане представляват самостоятелна група по делото. Ако се получи в рамките на една стопанска година повторно изявление(оплаквания) или събития допълнителни документите са заведени в тази група документи.

5.4. Използване и съхранение на документи в текущата деловодна работа.

5.4.1. Документите и делата от постъпването им в деловодство до архивирането се съхраняват в структурни звена в заключени шкафове. За да подобрите търсенето си необходими документиОт вътрешната страна на вратата на шкафа е поставен списък с каси. Съхраняването на файлове в таблици не е разрешено.

5.4.2. Премахването на документи от текущите записи се извършва с разрешение на ръководството на структурното звено. Документите по делата се издават срещу подпис на „заместващ лист”, който се съхранява от служител на Службата.

5.4.3. Лицата, отговорни за воденето на документацията, гарантират документацията и безопасността на документите. Премахване на документи от файлове постоянен сроксъхранението след приключване на работата в офиса е забранено.

6. ПОДГОТОВКА НА ДОКУМЕНТИ ЗА ПОСЛЕДВАЩО СЪХРАНЕНИЕ И ИЗПОЛЗВАНЕ

6.1. Проверка на научната и практическата стойност на документите.

6.1.1. Проверката на ценността на документите е определянето на политическото, национално-икономическото, социално-културното и друго значение на документите, за да бъдат избрани за съхранение и да се установят периоди на съхранение.

6.1.2. Експертизата на ценността на документите се извършва от постоянно действаща експертна комисия "______________" (ЕК).

6.1.3. Персоналният състав на експертната комисия се утвърждава със заповед на генералния директор. В ЕК влизат специалисти от структурните подразделения на Организацията.

В своята работа ЕК се ръководи от Основите на законодателството на Руската федерация за архивния фонд на Руската федерация, Правилника за архивния фонд на Руската федерация, нормативни и методически документи на Руския архив, заповеди и инструкции на генералния директор „_______________“.

ЕК на организацията изпълнява следните функции:

Разглежда проекти на номенклатури на дейностите на структурните подразделения на Организацията;

Организира ежегодния подбор на документи за съхранение и унищожаване;

Преглежда описи на постоянното съхранение, персонала и дълготрайното (над 10 години) съхранение;

Преглежда и одобрява актове за разпределяне за унищожаване на досиета, които не подлежат на по-нататъшно съхранение;

Разглежда предложения за промяна на сроковете за съхранение на определени категории документи, установени от текущите списъци на документални материали с периоди на съхранение, и взема решения относно представянето на тези предложения за разглеждане от архивната институция;

Участва в изготвянето и разглеждането на проекти на списъци с документи, типови и примерни номенклатури на делата и други методически помагала за деловодството и работата на архив "______________".

6.1.4. Членовете на ЕК с участието на други специалисти проверяват правилността на подбора на документите за съхранение и унищожаване чрез преглед на описи, актове и документи. Директният подбор на документи се извършва от служители на структурни подразделения, отговарящи за деловодството и архивни работници.

6.1.5. Изборът на документи и преписки за унищожаване се документира с акт (Приложение No 7). Актовете се разглеждат от ЕК, подписват се от председателя, неговите членове и се одобряват от ръководството на "______________".

6.1.6. Делата, подлежащи на унищожаване, се предават организирано в архива за обработка или се унищожават със специални машини тип "Шредер" от най-малко двама служители на Организацията.

Неразрешено унищожаване на всякакви категории документи от служители на Организацията, без архивния отдел, не е разрешено. В съответствие с чл. 27 от Федералния закон „За архивно делов Руската федерация" за нарушение на закона, включително за унищожаване на документи в нарушение на сроковете за съхранение на документи, установени от списъка, длъжностни лицаЛицата, отговорни за безопасността на документите, носят наказателна, административна или друга отговорност, установена от законодателството на Руската федерация.

6.2. Регистрация на дела.

6.2.1. Регистрацията на делото включва комплекс от работи по описание на делото на корицата, брошура, номериране на листове и изготвяне на удостоверителен надпис.

6.2.2. Делата за постоянно и дългосрочно съхранение (над 10 години) се подават в твърда корица, листовете са номерирани. В края на делото се поставя удостоверителен надпис на отделен лист (формат лист А4). Посочва с цифри и с думи броя на номерираните листове, уточнява характеристиките на номерацията и физическото състояние на документите. Заверката се подписва от лицето, което я е съставило, с посочване на длъжност и дата (Приложение No 8).

Случаите за временно съхранение (до 10 години включително) се съставят по опростен начин: те не се преплитат, листовете в тях не са номерирани и не се съставя удостоверителен надпис.

6.2.3. В процеса на групиране на документи във файлове с постоянно съхранение се препоръчва да се състави вътрешен опис на документите в досието. Вътрешният опис се поставя в началото на делото. Посочва датите и индексите на документите, краткото съдържание и номерата на листовете във файла. Листи вътрешен инвентарсе номерират отделно, като броят им се посочва в заверката след общия брой листове на делото чрез знака “+” (Приложение № 9).

6.2.4. Листовете за постоянно и дългосрочно (над 10 години) съхранение се номерират с черен графитен молив при спазване на следните правила:

6.2.4.1. Номерът на листа се поставя в горния десен ъгъл, без да засяга текста на документа (обратната страна на листа не се номерира).

6.2.4.2. Снимките и другите илюстровани материали са номерирани на обратната страна в горния ляв ъгъл.

6.2.4.3. Документите, заведени във файлове, които имат собствена номерация, включително печатни публикации, се номерират по общ ред.

6.2.4.4. Номерирането на листовете на делата, разделени на томове, се извършва отделно за всеки том.

6.2.4.5. Капаците на корпуса трябва да бъдат проектирани в съответствие с GOST 17914-72 (Приложение № 6).

6.2.4.6. Следната информация е включена в корицата на каса с документи с постоянен или дългосрочен срок на съхранение (над 10 години):

Дирекция "______________";

Наименование на структурната единица;

Индекс на структурна единица;

Индекс на делата по номенклатура на делата;

Заглавие на делото;

Номер на тома, ако делото се състои от няколко тома;

Крайни дати на делото (начална и крайна дата на делото);

Брой листове във файла;

Срок на годност.

Надписите върху кориците на файлове за постоянно и дългосрочно съхранение трябва да бъдат направени ясно, със светлоустойчиво мастило.

Кориците на касите за временно съхранение са оформени по същия начин, както тези за постоянно съхранение, с тази разлика, че на корицата е изписан броят на листовете в касата и не са посочени сроковете за образуване и завършване на касата, а е посочена само годината на образуване на делото.

6.3. Прехвърляне на дела в обединения архив "______________".

6.3.1. Случаите с постоянен и дългосрочен (над 10 години), период на временно съхранение се прехвърлят в архива "__________" не по-малко от една година след приключването им в текущата деловодна работа. Дела с временен срок на съхранение (до 10 години) се предават в архива по преценка на ръководството и степента на натовареност на архивохранилището.

6.3.2. Предаването на файловете в архив "______________" се извършва съгласно утвърдения график.

6.3.3. Архивът приема документи за съхранение по доставни листове поотделно за постоянно и временно съхранение в 2 екземпляра.

При необходимост отделни дела да бъдат оставени в деловодството за текуща работа, архивът издава издаването на тези дела за временно ползване на структурно звено.

Служителят на архива се подписва за получаване на дела върху всички екземпляри от раздавателните списъци, като посочва датата на получаване и броя на приетите дела.

Един екземпляр от описа се връща на връчителя, останалите остават в архив “______________”.

6.3.4. Издаването на файлове за временно ползване на служители от структурни подразделения на Организацията се извършва въз основа на специално искане.

Издаването на дела се формализира с разписка от служител на Организацията и съответно вписване в книгата за издаване на дела от архива.

Случаите се издават за срок не повече от един месец. Служителите на структурните звена са отговорни за своевременното връщане на документите, издадени от архива за временно ползване.

6.3.5. Служители на организации и предприятия, както и физически лица, имат право да се запознаят с документите, съхранявани в архива, от ръководството на "______________" в съгласие с ръководителя на съответното структурно звено и само при писмено искане.

6.3.6. Архивни удостоверения, копия на документи и извлечения от документи се издават от архива по писмено искане на институции и граждани.

6.3.7. Служителите на архива "______________" са длъжни да следят за състоянието и реда на съхранение на издадените за временно ползване файлове.

6.4. Гарантиране на безопасността на документите.

6.4.1. Служителите, отговорни за воденето на документация, трябва да гарантират безопасността на документите.

Делата от момента на постъпването им в деловодство до архивирането или унищожаването им могат да се съхраняват както в работни помещения, така и в специално обособени подходящи и заключени помещения. Калъфите се поставят с гръбчетата си навън в заключващи се шкафове, които предпазват документите от излагане на прах и слънчева светлинаи гарантиране на тяхната безопасност.

6.4.2. Не се разрешава изземването и освобождаването на каквито и да било документи от досиетата за постоянно съхранение. В изключителни случаи такова изземване се извършва с разрешение на ръководството на "__________________" със задължителното оставяне в досието на точно заверено копие от иззетия документ и прилагане на декларация за причините за изземването на оригинала.

6.4.3. През служебната година се попълва заместваща карта за дело, издадено по служебни причини. В него се посочват структурното звено, номерът на делото, датата на издаването му, на кого е издадено делото, датата на връщането му и са предвидени колони за разписки за получаване и приемане на делото.

7. ОТЧИТАНЕ, СЪХРАНЕНИЕ И ИЗПОЛЗВАНЕ НА ФОРМУЛЯРИ

7.1. Формулярите „__________” (заповеди, писма) се изготвят, съхраняват и отчитат централно от административния отдел на Организацията.

7.2. В структурните звена получаването, записването, издаването и съхранението на формуляри се възлага на служителя, отговарящ за деловодството.

7.3. В структурните звена формулярите трябва да се съхраняват в заключени шкафове; забранено е съхраняването им в открити шкафове и бюра.

7.4. Отговорността за правилното използване на формулярите за поръчки и служебните писма в структурните звена се носи от техните ръководители.

8. ПРОЦЕДУРА ЗА ПРИЛАГАНЕ НА ПЕЧАТ „______________“.

8.1. Кръглият печат "_____________" потвърждава подписа на кредитния мениджър или лицата, упълномощени да извършват финансово-икономически операции в областите на дейност и е заверен отделни видоведокументи (Приложение No 10).