Правила за оформяне на документи в деловодството. Нов стандарт за организационна и разпоредителна документация Деловодство и получаване на документи

През 2017 г. в сферата на офис управлението и документооборота ще настъпят редица съществени промени. На първо място, те ще засегнат управлението на досиета на персонала, а също и някои държавни стандартирегулиране на дизайна официални документи.

От статията ще научите:

През 2017 г. деловодството и документооборотът (като негов компонент) остават най-важните аспекти от дейността на всяка организация. Като част от тези процеси се създават всички официални фирмени документи и се регламентира работата с тях. Офисната работа включва два основни компонента: документиране (записване на информация) и документооборот (движение на документация). Тази сфера на дейност претърпява значителни промени всяка година; тя е една от най-бързо променящите се области.

Няма компания на територията руска федерацияне може да съществува изолирано от действащото законодателство. ДокументооборотВсяка организация трябва да отговаря на своите изисквания. Нормативна рамкасе разглеждат законите в тази област наредби, които регламентират създаването на документи и тяхното популяризиране, регламентират функциите на службите за деловодство и тяхната структура. Промени в тези актове се правят редовно. Те могат да включват нови правила за проектиране официална документация, установяват нови видове и премахват старите и нормативно консолидират правилата за работа в офиса.

През 2017 г. не се очакват съществени промени в сферата на деловодството и документооборота. Най-значимите събития включват:

отмяна на GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна системаорганизационна и разпоредителна документация. Изисквания за оформяне на документи“;
въвеждане на опростени кадрови досиета за микропредприятията;
въвеждане на електронен отпуск по болест;
осигуряване на платения характер на независимата оценка на квалификацията на служителите;

Освен това бяха приети редица промени в Кодекса на труда, които косвено засягат документооборота на организацията през 2017 г.

Както и преди, през 2017 г. остава основният местен регулаторен акт, регламентиращ технологиите за работа с документация в една компания инструкции за работа в офиса. Разработен е, като се вземат предвид нуждите на организацията и спецификата на нейните документни и информационни процеси. Този актсе базира на законови изисквания и е основа за рационален документооборот.

Промени в документооборота и деловодството през 2017г

Доскоро очакваното влизане в сила на новия държавен стандарт, регламентиращ работата с официални документи, можеше да се счита за основно събитие на тази година. Нов гост в офис управлението и документообороттрябваше да влезе в сила на 1 юли 2017 г., но със заповед на Росстандарт датата беше отложена за юли 2018 г.

Става дума за стандарт R 7.0.97-2016 "Система от стандарти за информация, библиотека и издателство. Организационна и административна документация. Изисквания за подготовка на документи."

Една от основните разлики на новия GOST е, че ефектът му ще бъде много по-широк. Например, той ще регулира изпълнението на харти, правилници, правила, заповеди, наредби, резолюции, решения и заповеди, договори, актове, инструкции, писма и сертификати.

Нов стандарткомплекти общи изискванияза създаване на документи. На това е посветена едноименната му глава. Например ясно дефинира изискванията за използваните шрифтове и техния размер.

Освен това ви позволява напълно законно да използвате обратната страна на листа, когато създавате официални документи.

Някои промени ще засегнат и задължителните детайли. В акта ясно е посочено местоположението им. Освен това са изброени нови възможни подробности делови книжаа някои стари бяха премахнати.

Нови подробности	Премахнати подробности
Име структурна единица(ако задейства създаване на документ)	OGRN (основно състояние регистрационен номер)
	Идентификационен номер на данъкоплатеца ( идентификационен номерданъкоплатец)
печат за ограничаване на достъпа	KPP (код на причина за данъчна регистрация)
маркирайте около електронен подпис	Код на организацията OKPO

Новият знак за електронен подпис включва номера на сертификата за ключ, трите имена. неговия собственик и срока на валидност на удостоверението. Появата на този реквизит може да доведе до редица промени в документооборота още през 2017 г.: препоръчително е предварително да подготвите съответните печати.

Промените засегнаха и изобразяването на държавните символи. Държавната емблема на Руската федерация и гербът на нейния субект вече са обединени в един реквизит, който носи общото наименование „Герб“.

Прочетете също:

Правила за човешки ресурси през 2017 г

Основни промени в офис правила 2017 ще засегне сферата на кадровото досие. Това са доста съществени нововъведения по отношение на правилата за наемане, кадровите досиета за микропредприятията и правилата за оценка на нивото на квалификация на персонала.

Опростено досие на персонала за микропредприятия

Съгласно Федерален закон № 348-FZ през 2017 г. такава процедура като одобрение на местни разпоредби в областта на персонала може напълно или частично да изчезне от документооборота на микропредприятията. Говорим за документи, отразяващи норми трудово право: наредби за заплатите, графици на смени, трудови разпоредби и др. Всички необходими условиясега е възможно и необходимо да се регистрирате директно в трудов договорсъс служител. Когато съставяте споразумение, трябва да се ръководите от стандартния формуляр, одобрен на 27 август 2016 г. с правителствен указ № 858.

Имайте предвид, че микропредприятията включват юридически или лица, чийто екип включва не повече от 15 служители с общ годишен доход не повече от 120 милиона рубли.

Електронен болничен

Федералният закон за електронния отпуск по болест № 86-FZ въвежда големи промени в работата в офиса и документооборота през 2017 г. От 1 май 2107 г. всеки служител, който получава отпуск по болест, може да избере хартия или електронен формуляр. Това правило важи за тези, които получават обезщетения за болест или майчинство. Нововъведението трябва да направи работата на счетоводителите и работници по персонала, подкрепят тенденцията на внедряване електронен документооборот, както и да се опрости взаимодействието на компаниите с Фонда за социално осигуряване.

Платена оценка на квалификацията на персонала

От януари 2017 г. наредбите, регулиращи независима оценкаквалификация на работниците. От тази година тази оценка ще се плаща. Моля, имайте предвид, че нововъведенията не освобождават работодателя от задължението да предостави на служителя правни гаранции за запазване на работата и средната заплата. заплати, както и обезщетение пътни разходи. Всички официални документи, свързани с квалификационната оценка, също са включени в документацията и документооборот на организациятапрез 2017 г.

В случай, че изпитът, както и пътуването до мястото, където се провежда, се заплащат от служителя, той има право на данъчно приспаданеза размера на разходите за данък върху доходите на физическите лица (не повече от 120 000 рубли). Работодателят има възможност да отнесе такива разходи към разходите, свързани с производството и продажбите.

Обобщавайки, може да се отбележи, че промените в офисната работа и документооборота през 2017 г. не могат да бъдат наречени радикални. Въвеждането на новия GOST и редица федерални закони ще повлияе на обичайните процеси и вероятно ще започне преразглеждане на инструкциите за управление на офиса и графиците за движение на документи през 2017 г. Тези иновации обаче не се прилагат моментално и има достатъчно време да се запознаете с тях и да започнете да следвате новите правила.

Ще ви кажем как компетентно да организирате работата с фирмените документи, както и тяхното счетоводство и съхранение. Ще дадем инструкции стъпка по стъпка за организиране на офис работа в компанията.

От статията ще научите:

Свързани материали:

Защо е важно да обръщаме внимание на работата в офиса?

Деловодството е дейност, която осигурява създаването на официални документи и определя реда за работа с тях. Разбира се, въпросът дали е необходимо да се обмисли редът за работа с документи възниква, когато стане трудно да се намери конкретен документ. От една страна, трябва да се радваме, че компанията се развива и расте, но от друга, на дневен ред стои нова задача - как правилно и удобно да организираме документооборота.

По-лесно е с офис работа в официални институции - там този процес се регулира от специални разпоредби:

Заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април 2014 г. № 78 „За одобряване на Правилата за нотариална работа“ (заедно с Правилата за нотариална работа, одобрени с решение на Съвета на FNP от 17 декември 2012 г. заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април 2014 г. № 78) одобри правилата за документооборот на нотариусите;
Решението на Управителния съвет на Евразийската икономическа комисия от 05.05.2015 г. № 46 „За правилата за управление на вътрешни документи в Евразийската икономическа комисия“ определи правилата за работа с документи в ЕИО;
Със заповед на Съдебния отдел към Върховния съд на Руската федерация от 29 април 2003 г. № 36 Инструкциите за съдебни производствав районен съд;
Постановление на Централната избирателна комисия на Русия от 20 януари 2016 г. № 321/1831-6 прие Инструкции за деловодство в Централния избирателна комисияРуска федерация;
Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477 одобри Правилата за офис работа в федерални органи изпълнителна власт.

Има и специфични разпоредби, които упоменават как да се извършва в определени предприятия. Например Федерален закон № 66-FZ от 15 април 1998 г. „За сдруженията с нестопанска цел на гражданите в областта на градинарството, градинарството и вилата“ предписва процедурата за извършване на офис работа в такива организации.

В частните компании всички въпроси за организиране на офис работа се решават от собствениците. Или по-скоро на конкретни изпълнители е поверено разработването на офис работа от нулата - понякога служители по човешки ресурси, понякога секретари. След като такъв ред е назрял, това означава, че наистина има нужда от такава регулация.

Как се работи с документи: напомняния за Примерните инструкции за работа в офиса

Изтеглете това и още 9 напомняния в списанието

Как да организираме работата в офиса: инструкции стъпка по стъпка

Офис работа в LLC от нулата инструкции стъпка по стъпкаще ви помогне да решите откъде да започнете и към какви резултати трябва да се стремите. В идеалния случай организацията трябва да приеме вътрешен документ- инструкции за деловодна работа. Ако дружеството е голямо, с поделения и клонове, тогава е оправдано приемането на няколко местни акта, регулиращи тези въпроси.

Стъпка 1. Решете кои документи ще бъдат предмет на инструкциите. Нека припомним, че цялата маса документи е разделена в организацията на вътрешни (локални), изходящи и входящи. Процедурата за работа с тях е различна, така че си струва да я опишем в различни раздели.

Стъпка 2. Напишете инструкции. Отделно предвидете местни актове:

как се приемат;
как служителите им се представят;
къде и при кого се съхраняват местните актове.

Въз основа на входящата документация е необходимо да се опише кой и къде регистрира входящата документация, в какъв срок, как записва предаването на документа за изпълнение, къде да се съхранява входящ документслед отговор на него и други процедурни въпроси. За изходящи повиквания решете по подобен начин въпроса с процедурата за регистрация, правилата за изпращане, подписване.

Инструкции за деловодство: процедура за регистриране на вътрешни документи

Как се подготвят документи по Примерни инструкции

Стъпка 3. Посочете в инструкциите кои документи са одобрени стандартен формуляр, и които трябва да бъдат съставени, ръководени от одобрения GOST.

Как да приложим GOST чрез инструкции за офис работа

Стъпка 4. Определете лицата, отговорни за изпълнението на всеки раздел от инструкциите. Решете в какъв ред, къде и под чия отговорност ще се съхраняват документите.

Раздел „Бързо съхранение на документи” в Инструкциите за управление на офиса

Изтеглете примерни инструкции

Стъпка 5. Определете дали имате нужда допълнителни секцииинструкции. В зависимост от спецификата на дейността на организацията може да е необходимо да се посочи процедурата за изготвяне на копия, процедурата за работа с печати и печати и процедурата за обмен на документи между отделите.

Редица документи могат да бъдат предмет на други местни актове, например съгласно одобрената процедура за работа с лични данни или процедурата за запазване на търговските тайни на организацията. Препоръчително е да се направят препратки към тези местни актове. В допълнение, работата с документи в редица организации също може да бъде регулирана от специално законодателство. Например документооборот кредитна организацияпопада в обхвата на Федералния закон „За банките и банковата дейност“, който урежда процедурата за работа с банковата тайна. Тези точки също трябва да се вземат предвид при изготвянето на инструкции.

Отчитане и съхранение на печати и щемпели във фирмата: Раздел Инструкции

Как да организираме работа с печати и печати

Стъпка 6. Одобряване на инструкциите и предоставянето им на вниманието на служителите. След този етап местен актвлиза в сила и изпълнението му става задължително за всички служители на дружеството.

Как да организираме управлението на досиета на персонала

Също толкова важно е компанията да мисли добре управление на досиета на персонала. Етапите на организиране на документооборота на персонала по принцип не се различават от етапите на създаване на офис работа като цяло. Те също така определят списъка с документи, които ще бъдат съставени, модифицирани, копирани и разпространявани в съответствие с инструкциите за Управление на HR записи. Тук е необходимо да се вземе предвид, че организацията има място за „въображение“ по отношение на документи за персоналамного по-малко - това, което е в задължителнотрябва да присъства във фирмата за кадрови досиета, посочени в Кодекс на труда RF и други разпоредби. А за липсата или неправилен дизайндокументите за персонала предвиждат значителни глоби. Ето защо към подготовката на тази инструкция трябва да се подходи с най-голяма сериозност.

Разделите на инструкциите за управление на досиетата на персонала трябва да съдържат информация за разработеното стандартни документив компанията, например, одобрената форма на трудов договор, заповеди, както и процедурата за запознаване на служителите с документи. Необходимо е също така да се отразят специфичните аспекти на дейността на конкретна организация: ако изготвят графици, тогава в какъв срок и в какъв ред трябва да бъдат представени за одобрение; ако издават защитно оборудване, тогава в какъв ред ще води записи.

Инструкции за управление на досиета на персонала: образец

Изтеглете пълния образец

Трябва също така да се има предвид, че за организация на деловодството, включително персонал, е разработен специален софтуер за автоматизиране на тези процеси. Големи компаниив момента ги използват, но този факт не замества необходимостта от разработване и следване на инструкции.

Организационни форми на деловодството

Има три форми на организиране на офис работа:

централизиран;
децентрализирана;
смесен.

В централизирана форма всички технически операции по обработка на документи са концентрирани в едно структурно звено. Обикновено това е услугата за управление на офиса. Предимството на тази форма на офис работа е, че можете да творите единична основавърху всички документи, които се получават или създават в организацията. Търсене необходими документипо-бързо. Тази форма на офис работа е подходяща за фирми с линейна функционална структура.

С децентрализирана форма на работа в офиса във всяко структурно звено се създават услуги за предучилищно образование. Ако компанията е географски разпределена, този формуляр ще бъде полезен.

При смесена форма на организация на работата в офиса някои операции се извършват в службата на предучилищната образователна институция, други - в структурни подразделения. Първите обикновено се занимават с приемане, регистрация и контрол на документи, вторите - създават и оформят документи, систематизират ги и ги организират за съхранение. Същата операция с тази форма на офис работа може да се извърши както в службата на предучилищната образователна институция, така и в отделите - зависи от документа.

Маршрутите на документи ще помогнат за ускоряване на документооборота в компанията

От 1 юли 2017 г. вместо GOST R 6.30-2003 влиза в сила GOST R 7.0.97-2016 „Система от стандарти за информация, библиотека и издателска дейност“. Организационно-разпоредителна документация. Изисквания към документацията." Текстът му може да се види на сайта Федерална агенцияпо техническо регулиране и метрология: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

Стандартът е разработен от Всеруския научноизследователски институт по документация и архивиране (ВНИИДАД). Обхватът на документа е описан, както следва: „Този стандарт се прилага за организационни и административни документи:харти, наредби, правила, инструкции, наредби, резолюции, заповеди, заповеди, решения, протоколи, споразумения, актове, писма, сертификати и др. (наричани по-долу документи), включително тези, включени в OK 011-93 " Всеруски класификатор управленска документация"(OKUD), клас 0200000." Новият стандарт, подобно на своя предшественик, дефинира:

състав на детайлите на документа;
правила за тяхното проектиране (но вече използвайки информационни технологии);
видове формуляри, състав на реквизитите на формулярите, оформление на реквизитите върху документа; образци на формуляри;
правила за създаване на документи.

Разпоредбите на стандарта се отнасят за документи на хартиен и електронен носител.

Ние ще ви ориентираме какво точно се е променило (с изключение на GOST номера и името).

Списък с подробностивключва 30 позиции (както и преди), но има промени:

Гербът на Руската федерация и гербът на съставно образувание на Руската федерация вече се считат за една собственост;
реквизит „Емблема на организацията или търговска марка(сервизна марка)“ се разделя на две: „емблема“ и „търговска марка (сервизна марка)“;
кодът на организацията, OGRN и INN/KPP изчезнаха;
вместо „име на организация” вече ще има „име на организация – автор на документа”;
появиха се реквизитите „наименование на структурното звено – автор на документа“ и „наименование на длъжността на лицето – автор на документа“;
детайлът „връзка към регистрационния номер и датата на документа“ вече ще се нарича „връзка към регистрационния номер и датата на получения документ“;
добавен атрибут „печат за ограничаване на достъпа до документи“;
Премахнат е атрибутът „идентификатор на електронно копие на документ“, но се появява знак за електронен подпис;
вместо “отпечатък от печат” вече се чете “печат”;
вместо „виза за одобрение на документи“ - просто „виза“;
„таг на приложение“ стана „таг на приложение“;
вместо „маркировка за получаване на документ от организацията“ - „маркировка за получаване на документ“;
вместо „маркировка за изпълнение на документа и изпращането му във файла“ - „маркировка за изпращане на документа във файла“.

Например в параграф 5.5 се казва, че име на организациятрябва да съответства на наименованието на юридическото лице в неговия устав. Сега обаче законодателството позволява на организациите да използват модел на харта, и в този случай името му няма да фигурира в хартата. В същото време тя задължително присъства в Единното държавен регистър юридически лица(Единен държавен регистър на юридическите лица).

В описанието на реквизита "дестинация"(5.15) не взема предвид, че често получателите са чуждестранни организации и лица, които не са граждани на Русия. Ограничаването на списъка с адресати до четирима, което е останало от времето на пишещите машини, както и разпоредбата, че „при изпращане на писмо от имейлили по факс (без изпращане по пощата) пощенски адресне е посочено“, вероятно може да се счита за оптимизация, но в никакъв случай за наложителна (т.е. изискваща задължително изпълнение).

Към реквизита "дата на документа"не направи промени, въпреки че от 2013 г Граждански кодексРуската федерация също изисква в протокола да бъде посочен точният час на срещата.

В клауза 5.14 „Достъп до печат на документ“ има изискване да се постави печат само върху първия лист на документа, въпреки че това противоречи на закона: печати за секретност и печат „ търговска тайна" трябва да се посочи на всеки лист (за неподвързани хартиени документи това е особено важно, тъй като иначеще бъде трудно да се търси отговорност от нарушителите).

Най-съмнителната опора може би може да се разглежда „знак за електронен подпис“(клауза 5.23). Все още не е развита практиката за използване на знаци, които визуализират електронни подписи. Тук възникват трудности 1. И може да се окаже проблематично да се спази изискването за поставяне на визуализацията на мястото, предвидено за подпис; в световната практика се използват други подходи. Освен това е странно, когато визуализацията на подписа не показва най-важната информация за него:

тя квалифицирана ли е?
какви са правомощията на подписалия,
ограничения за използването на сертификата (ако има такива),
име на сертифициращия орган, издал сертификата,
дата и час на създаване на подписа.

В описанието на реквизита "печат"(клауза 5.24) не са отразени последни променизаконодателство, което прави незадължително използването му от търговски организации. Тези. GOST говори за необходимостта от поставяне на печат без клаузата „ако има такава“.

В описанието на реквизита „сертификационен знак за копие“(клауза 5.26) показва единствената опция за дизайн, която се появи в стария GOST, подходяща само за сертифициране на една страница от документа и намалена в сравнение със състава на елементите, които изискват включване на 2:

Методически препоръкиотносно разработването на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи (одобрени със заповед на Росархив от 23 декември 2009 г. № 76) и
Указ на Президиума Върховен съветСССР от 04.08.1983 г. № 9779-X (актуален в момента).

Както можете да видите, Не е желателно безкритично да се използват препоръките, дадени в новия стандарт.

Описанието на редица подробности (например „бележки при получаване на документ“ в клауза 5.27) е формулирано на чисто „хартиен“ език и не е приложимо за електронни документи. Беше отхвърлено предложението да се отбележи, че при електронния документооборот този знак може да бъде включен в регистрационната карта на документа (или по друг начин записан в системата за електронен документооборот).

Разделът за формулярите пренася изискванията за формуляри на хартиен носител към електронни документи, без да отчита спецификата на тяхното създаване, използване и в противоречие с вече установената практика както в публичния, така и в търговския сектор.

Като цяло актуализираният стандарт може да се счита за временно решение, тъй като все още е фокусиран предимно върху традиционния хартиен документооборот и в много отношения не се вписва добре във все по-разпространената практика на „електронно правителство“.

Да се регулира всеки производствен или бизнес процес означава да се установят правила за изпълнението на този процес на ниво вътрешно, корпоративно, законодателство. Това може да стане с помощта на местните разпоредби. Кой от тях може да работи в организация и ще бъде необходим първо, ще разгледаме в статията.

ЗНАЦИ НА МЕСТНИ НОРМАТИВНИ АКТОВЕ (LNA)

В юриспруденцията съществува понятието „нормативно правен акт" Нормативните правни актове на най-високо държавно ниво съдържат правни норми, които са задължителни за всички граждани на държавата. Това е например Конституцията на Руската федерация, федерални закони, кодекси, президентски укази. За разлика от националните разпоредби, местните разпоредби действат в рамките на една или няколко организации и са задължителни само за техните служители.

С други думи, местни нормативен акт„Инструкциите за офис работа на LLC „ABV“ са задължителни само за служители на LLC „ABV“. За неспазване на местните разпоредби служителите на организацията могат да бъдат подложени на дисциплинарни действия.

Съществените характеристики на нормативен правен акт са изброени в параграф 9 от резолюцията на Пленума Върховен съд RF от 29 ноември 2007 г. № 48 „За практиката на съдилищата, разглеждащи дела, оспорващи изцяло или частично нормативни правни актове.“ По аналогия могат да се определят основните признаци на LAD. Както всички регулаторни правни актове, те:

Публикувано по установения ред.Всеки ЗНА преминава през път от изготвянето на проектодокумент до неговото одобрение генерален директорили специално упълномощено длъжностно лице (виж диаграмата).

Съдържа правила и разпоредбикоито могат да се отнасят до дейността на организацията като цяло, нейните подразделения (отдели, работни групи, комисии), колегиални и други органи, изпълнението на производствени или бизнес процеси. В същото време има LNA, които не всички служители трябва да спазват. Така че, ако инструкциите за деловодство са задължителни за всички, то само членовете на тази комисия се ръководят от правилника за експертната комисия.
Използван многократно.Местните разпоредби се издават и прилагат многократно. Някои LNA придружават организацията през цялото й съществуване. Това са например правилник за вътрешния трудов ред или разпоредби за защита на личните данни на служителите.

LNA ЗА КЛАСОВО ПРОИЗВОДСТВО: ВИДОВЕ И ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ

Всички организационни и правни документи имат една цел - да регулират всеки процес или явление. Ето защо понякога дори опитни секретари и чиновници се затрудняват да изберат вида на документа за всеки конкретен случай. Нека се опитаме да го разберем. Източникът на всички определения е „Речник на видовете и разновидностите на съвременната управленска документация”.

■ Позиция- нормативен правен акт, който определя статута на държавен орган, организация, структурно звено, колегиален, консултативен, експертен, методически или друг орган и (или) установява процедурата за извършване на дейности (работи) определен тип.

Правилникът установява какви структурни подразделения или органи има в организацията, определя техните функции, цели, цели и отговорности. Провизиите се появяват при формирането на нови структурни звена. Например, вместо офис се създава отдел за управление на деловодството и Архив.

■ Инструкции- правен акт, който се издава за установяване на правила, регулиращи организационни, научни, технически, технологични, финансови или други специални аспекти на дейността на организациите, техните структурни подразделения, длъжностни лица и граждани.

За разлика от позиция, която отговаря предимно на въпросите „кой?“ и “какво?”, инструкциите отговарят на въпроса “как?”. Описва подробно и изчерпателно всичко свързано с изпълнението на даден процес.

■ Регламенти за бизнес процеси- нормативен правен акт, който определя реда за дейността на държавен орган, колегиален или консултативен орган.

Но в случая с LNA по-често говорим за малко по-различен документ, особено в търговски организации. Тогава регламентът за бизнес процес се разбира като вид организационен и правен документ, който последователно описва всички етапи на процеса и реда на взаимодействие на изпълнителите на всеки етап.

Регламентите за бизнес процеси се различават от инструкциите по начина, по който описват операциите. В правилника те са описани последователно (от първия до последния), а в инструкциите са подредени тематично.

■ правила- нормативен правен акт, който установява норми и изисквания по отношение на предмета на правно регулиране.

Основната задача на правилата е да конкретизират и описват подробно един от вече одобрените в инструкциите процеси. Например в инструкциите за работа в офиса само един параграф може да бъде посветен на правилата за водене на електронна кореспонденция. А независими правилаводенето на електронна кореспонденция често е обемен LNA, състоящ се от няколко раздела. Той описва по-подробно процеса на създаване, изпращане, получаване и обработка на имейли.

Ако се издават инструкции за пълно описание на някои аспекти от дейността на организацията, тогава правилата конкретизират инструкциите. Те описват не просто всяка стъпка, а всяко вдишване и издишване на изпълнителя на операцията.

■ ред- правен акт, приет от ръководителя на организация, действащ самостоятелно, за да регулира дейността на организацията.

Заповедта не винаги е местен регулаторен акт, но може да изпълнява тази функция. Тук би било уместно да си припомним характерни особености LNA, който обсъдихме по-горе. Ако заповедта установява норми (правила) за изпълнение на процеса, назначава отговорни лица, прилага се многократно и е задължителна за всички посочени в нея служители, тогава тя може да бъде призната за пълноправен LNA.

Поръчките не описват реда на процеса, а записват взето решение. Например, назначаване на отговорници за офис работата в клоновете или одобряване на разработената система за индексиране на отделите.

Таблица 1 ще ви помогне да определите предназначението на различните LNA и да изберете най-много подходящ виддокумент за всеки случай.

Таблица 1

Видове и предназначение на LNA за офис работа

Тип LNA	Предназначение на LNA	Пример
Позиция	Определя статута на структурна единица	Правила за услугата документална поддръжкауправление
	Установява процедурата за извършване на дейности (работи) от определен вид	Правила за съхранение на документи
	Определя статута на колегиален съвещателен орган	Правилник за експертната комисия
Инструкции	Регулира един аспект от дейността на организацията	Указания за работа в офиса
Регламенти за бизнес процеси	Последователно описва операциите на процеса и реда на взаимодействие между участниците в операциите	Наредби за бизнес процес „Контрол на изпълнението на задачите по документи“
	Те уточняват вече регламентиран процес	Правила за изпращане и получаване на поща
	Записва взетото решение за процеса	Заповед „За назначаването на отговорниците за деловодството в структурните подразделения“

УКАЗАНИЯ ЗА ВОДЕНЕ НА СЛУЧАЙ

Инструкциите за офис работа са в основата на местните разпоредби, посветени на предучилищните образователни институции. Възможно е, макар и не препоръчително, да се направи без правила за обслужване на предучилищна образователна институция или без правила за бизнес офис процеси. Но ако поне няколко души в една организация участват в офис работа, тогава са необходими подходящи инструкции. В противен случай всеки участник в документооборота (т.е. всеки служител) ще работи с документи както намери за добре, разчитайки само на собствените си знания и опит и считайки ги за единствените правилни. Това е катастрофа за секретарката. Следователно не можете да правите без инструкции за работа в офиса.

Нормативна рамка

За съжаление стандартни инструкции за деловодство за неправителствени организации няма и не може да има, защото са твърде различни, макар и в рамките единни правила, водят предучилищно образование.

Общата процедура за разработване на инструкции за офис работа е точно същата като в диаграмата: подготвеният проект на документ преминава през процедурата за одобрение и се одобрява от генералния директор или упълномощено лице.

Няма нужда сами да пишете инструкции за офис работа от нулата. Всички правила за офис работа в Русия са тествани от десетилетия и са се променили съвсем леко. Има много източници за писане на инструкции. Основните могат да бъдат:

Методически препоръки за разработване на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи (одобрени със заповед на Росархив от 23 декември 2009 г. № 76; по-нататък - Методически препоръки за федералните изпълнителни органи);
ГОСТ Р 7.0.8.-2013. “Система от стандарти за информация, библиотечно и издателство. Деловодство и архивиране. Термини и определения“;
GOST R 7.0.97-2016 „Система от стандарти за информация, библиотека и издателство. Организационно-разпоредителна документация. Изисквания за подготовка на документи" (по-нататък - GOST R 7.0.97-2016);
Стандартни инструкциипо деловодство и архивно дело в митнически органиРуската федерация (одобрена със заповед на Федералната митническа служба на Русия от 09.07.2014 г. № 1331; наричана по-долу Инструкция за Федералната митническа служба). Той е задължителен само за Федералната митническа служба и нейните подчинени организации, но други организации могат да го използват като основа за свои собствени инструкции.

МОЛЯ, ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ

GOST R 7.0.97-2016 влиза в сила на 1 юли 2017 г. Методическите препоръки за федералните изпълнителни органи и Инструкциите за Федералната митническа служба са съставени въз основа на предишния стандарт за подготовка на документи - GOST R 6.30-2003 и методически препоръки към него. От 1 юли 2017 г. и двата документа престават да бъдат актуални в частта, посветена на изготвянето на подробности. Ето защо съставителите на инструкции за офис работа трябва да бъдат внимателни - новият GOST R 7.0.97-2016 променя не само правилата за регистриране на подробности, но и техния състав.

Структура на инструкциите

Съставът, подредбата и съдържанието на разделите на инструкциите може да варира. Всичко зависи от това как е изградена системата за управление на офиса. Инструкции за офис работа в организации, които активно използват електронна система за управление на документи (EDMS) и електронен цифров подпис(EDS) и в организации, където потокът от хартиени документи процъфтява, ще бъде много различно.

Въпреки това е възможно да се изготви основното универсално съдържание на инструкциите за работа в офиса, така че разработчиците на този LNA „на място“ да имат какво да надграждат (Таблица 2).

Таблица 2

Основна структура на инструкциите за управление на офиса

Номер на раздела	Раздел инструкции за офис работа	Утвърдени от секцията формуляри/образци на документи
	Общи положения
	Термини и определения
	Изисквания към документацията	Формуляри на документи (общ формуляр за документи, формуляр за писмо, формуляри отделни видоведокументи, други формуляри). Форма на дневника и издаване на формуляри (ако организацията води записи на формуляри). Образци за регистрация на всяка от подробностите (предоставени непосредствено в текста при описание на правилата за изготвяне на подробности за документа).
	Организация на работа с документи
	Система за електронен документооборот
	Характеристики на работа с електронни документи
	Приемане, обработка, регистрация и разпространение на входяща кореспонденция	Формуляр за регистрация на входящи документи. Образец на протокол за липса на документи. Образец на протокол за повреда на документи. Отпечатък на печат за регистрация на входящия документ.
	Организация на изпълнението на документи и инструкции	Пример за резолюция. Форма на удостоверителен доклад за изпълнението на документите.
	Характеристики на подготовката и изпълнението на някои видове документи	Примерна поръчка. Примерна поръчка. Примерен акт (например за връщане на непълен пакет документи) Примерно пълномощно (например за получаване на поща).
	Процедурата за формализиране и изпълнение на решения, взети на срещи	Примерен кратък протокол от срещата. Примерен пълен протокол от срещата.
	Подготовка и изпращане на изходящи документи	Примерно мотивационно писмо. Форма на дневник за регистриране на изходящи документи. Форма за дневник за изпращане. Формуляр за списък за изпращане на групова поща.
	Ред за разглеждане на жалби на граждани	Гражданско заявление (заявление) по образец. Формуляр за регистриране на жалби на граждани (ако организацията взема предвид жалбите на гражданите отделно).
	Процедура за предаване на документи за съхранение	Формуляр за опис на доставката.
	Организиране и записване на документите в архива	Форма на списъка на делата на организацията. Форма на номенклатурата на делата на структурна единица. Формуляр за опис на делото постоянно съхранение; Формуляр за опис на дела с временни (над 10 години) срокове на съхранение. Формуляр за опис на делата за персонала. Формуляр за опис на електронни досиета и документи за постоянно съхранение. Формуляр за опис на електронни файлове и документи с временно (над 10 години) съхранение.
	Ползване на документи в архива	Образец на акт за издаване на калъфи за временно ползване.
	Унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение	Формуляр на акт за предоставяне за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение.

Процедурата за съхраняване на документи съгласно инструкциите

Процедурата за архивно съхранение на документи е описана в разделите на инструкциите въз основа на:

Правила за организиране на съхранението, придобиването, записването и използването на документи от Архивния фонд на Руската федерация и др. архивни документив органи държавна власт, органи местна власти организации (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526; наричани по-долу Правилата от 2015 г.);
Основни правила за работата на архивите на организациите (одобрени с решение на Управителния съвет на Росархив от 06.02.2002 г.).

LNA ЗА КЛАСОВО ПРОИЗВОДСТВО: КАК ДА ИЗБЕРЕМ?

За малка организация инструкциите за работа с документи ще бъдат напълно достатъчни, особено ако описват всички процеси на работа с документи, от създаването до унищожаването на документ.

Наредбите за офис работа най-често „прерастват“ в независими LNA от инструкции. Това се случва естествено – с развитието на организацията. Ако на определен етап има нужда от регулиране на бизнес процесите, тогава може да се разработи следното:

регламент за бизнес процес „Създаване на документ”;
регламенти на бизнес процеса „Контрол на изпълнение на документи“;
регламенти за бизнес процеси " Архивно съхранениедокумент";
други разпоредби, в зависимост от това какви офис процеси управлението счита за необходимо да опише и регулира.

Друг сценарий: организацията е натрупала много документи и е създаден архив за тях. В този случай е необходимо незабавно да се регулира процесът на тяхното съхранение, в противен случай служителите на архива ще бъдат затрупани с документи. Инструкциите за регистриране и прехвърляне на файлове за архивно съхранение ще помогнат за решаването на проблема.

Но ако архивът е все още малък и в начален етап, това може да са правила или дори заповед за основната дейност. Изборът на видове документи за регулиране на работните процеси в офиса, както вече разбрахме, е доста голям.

Речник на видовете и разновидностите на съвременната управленска документация. - Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014.

GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията."

„Организационно-разпоредителна документация. Изисквания към документацията. Методически препоръки за прилагане на ГОСТ Р 6.30-2003" (одобрени от Росархив).

Всички специалисти, отговорни за документооборота, трябва да обърнат внимание на „GOST R 7.0.97-2016. Национален стандарт на Руската федерация. Система от стандарти за информация, библиотечно и издателско дело. Организационно-разпоредителна документация. Изисквания за подготовка на документи" (одобрен със заповед на Росстандарт от 8 декември 2016 г. № 2004-st). Този регулаторен акт съдържа редица допълнения, които не са включени в GOST R 6.30-2003.

Основните промени, включени в новия стандарт

За да създадете документация, можете да използвате само шрифтове:

Times New Roman № 13, 14;
Ариал № 12, 13;
Вердана No12, 13;
Калибри №14.

Новият GOST позволява използването на по-малки размери на шрифта само в таблици.

От 1 юли 2018 г. документацията може да съдържа герба на съставно образувание на Руската федерация, герб (хералдически знак) община. Сега местоположението на този реквизит също е нормативно фиксирано. Поставя се в средата на горното поле на формуляра над данните на организацията, на разстояние 10 mm от горния ръб на листа.

Освен това преди това необходими подробностиКодът ORGN, INN, KPP, OKVED вече се намира в детайла „Референтни данни за организацията“.

Появи се „Декларация за ограничаване на достъпа до документ“. Поставя се в горния десен ъгъл на първия лист.

При посочване на адресата е позволено да се използват съкращенията „г-н“ (г-н) и „г-жа“ (г-жа). официален, а също и да посочите имейл адресв случай че писмото е изпратено по факс или имейл.

GOST също така съдържа инструкция за недопустимостта на поставяне на наклонена черта (наклонена черта) или надпис „за“, когато документите са подписани от лице, което замества управителя. В този случай промените се правят на ръка или с помощта на печат.

Дебатът за това как правилно да се постави печат и дали е възможно да се покрие част от подписа с печат приключи. Новият GOST гласи, че печатът на организацията се поставя без заснемане на собственоръчния подпис на лицето, подписало документа, или на място, обозначено като „MP“ („Място на печат“).

Въпросите за поддържане на електронно управление на документи също са обхванати в GOST.

Класификация на документите в деловодството

Всички документи в офис работата се класифицират в зависимост от предназначението им:

организационно-административни (харти, решения, заповеди за основните дейности);
справки и информация (сертификати, телеграми);
по персонал ( трудови договори, заповеди за личния състав, отчети).

Специално внимание трябва да се обърне на регистриране на входящи документи в деловодството.

За да регистрирате входящо писмо, сериен номер и дата на получаване се поставят в горната част на формуляра, отдясно или отляво. Изглежда така: „В. № 152 от 02.02.2017 г.” След това в дневника на входящите писма се записва този номер, информация: от кого и до кого е адресирано писмото, за какво се отнася, а също и на кого е прехвърлено писмото за работа след одобрение от неговия ръководител. Оригиналите и копията на писмата се съхраняват в съответните папки. По същия начин се регистрират изходящи писма (пример: „Изх. № 152 от 29.05.2017 г.“) и друга документация.

Регистрирането на входящи документи в офис работа ви позволява бързо да ги намерите в дневник (или електронна таблица) необходим документи да посочи лицето, отговорно за изпълнението му.

Срокове за изпълнение на документи в деловодството

Стандартният срок за изпълнение на документите е 30 календарни дни, които се броят от датата на приемане на входящия документ или от датата на подписване на изходящия документ.

Моля, имайте предвид, че почивните дни и празницисъщо включени в този период!

Бизнес книжата могат да имат и индивидуален срок. В този случай във формуляра има знак, указващ конкретна дата, или може да е посочен в самия текст.

Съществуват и срокове, установени с наредби.

Ако срокът не може да бъде спазен, трябва да пишете бележкадо управителя с искане за удължаване на сроковете за вътрешна документация или петиция със същото искане до организацията на контрагента, в която се посочват причините за забавянето.

Не е толкова трудно да се създаде документация в една организация; примерни документи ще помогнат за това. Основното е да се гарантира, че документацията отговаря на приетите стандарти, както и своевременно да се следят промените в законодателството на Руската федерация.