Научно справочен апарат за архивни документи. Научна справочна апаратура Международен стандарт за архивно описание
Система на научна помощно бюро(SNSA) за архивиране на документи е комплекс от взаимосвързани и допълващи се архивни справочници по състав и съдържание архивни документи, създаден на единичен методическа основаза издирване на архивни документи и архивна информация с цел ефективно използване.
Класификация на архивната документация.
Проблемът за класифицирането на информацията от архивни документи е основен проблем модерна организацияархивно информационно пространство. Ето защо в момента се работи за създаване на индустриален класификатор на информация за архивни документи.
Работата по създаването на научен справочен апарат за архивни документи е вид научна работа, насочена към предоставяне на организации и лица с необходимата документална информация. Документалната информация е информация, различни данни, съдържащи се в документ.
На практика информационна работаАрхивните документи, които са първични източници на информация за обекти на обективната реалност и умствената дейност на човека, се наричат носители на първична документална информация.
Различни съобщения за документи, състоящи се от описания, специални шифри и кодове, се наричат информация за информация или информация за вторичен документ.
Архивните указатели, съдържащи вторична документална информация, и самите документи, съдържащи първична документална информация, заедно съставляват архивната информационна среда.
Всички архивни справочници, описващи документална информация, са разделени на задължителни и допълнителни. Във всички държавни архиви има задължителни справочници. Те включват архивни описи и архивни каталози, прегледи на документи и други архивни справочници.
Допълнителните директории се създават, като се вземат предвид спецификите на архивните документи, а също така се съставят исторически (записни файлове, получени за постоянно съхранение, картотеки и списъци на документи, определени за публикуване). Допълнителните справочници включват индекси, прегледи, тематични списъци и анотирани каталози.
Принципи на изграждане на системата на НОБ. Основните принципи на изграждане на системата на NSA са: 1)
взаимовръзка и допълване на информация от различни справочници, описващи първична ретроспективна документна информация на различни нива;
2)
уникалност и недублиране на информация от различни видове директории;
3)
приемственост на ведомствените, държавните и общинските архиви на НСА.
Първите два принципа трябва да се спазват, за да бъде търсенето по-ефективно и да се избегне загубата на труда на архивиста за дублиране на информация. Ако описанието и каталогизирането на фонда се извършва в съответствие с принципа на взаимосвързаност и допълване на информацията, изследователят, след като се запозна с описа на фонда и изписва от него номерата на хранилищата по интересуващата тема , след това преминава към съответния раздел на каталога за по-задълбочено търсене.В каталога той намира не само имената на складовите единици, но и заглавията на документи и др.
подробна информация
като се посочват листовете от единицата за съхранение, на които може да се намери тази информация.
Третият принцип е много важен за организиране на издирвателната работа. Това означава, че се прилагат единни изисквания и единни методи за създаване на всички видове справочници във ведомствените, държавните и общинските архиви. Така се съставят описи на делата в деловодството на учреждения под контрола на ведомствения архив. Обобщените описи (годишни раздели) на описи на дела за постоянно съхранение в ведомствения архив трябва да бъдат одобрени от ЕПК на държавния архив и се съхраняват в държавния архив като контролни копия до предаването на делата за постоянно съхранение. Същият контрол трябва да се упражнява и върху състава на ведомствените дела и други справочници. Всички елементи на описанието, всички спомагателни елементи на справочния апарат за инвентара трябва да са в строго съответствие с основните правила за работа на ведомствените и държавните архиви.
Структура на системата на НОБ. Системата на НОБ е структурно разделена на вертикално и хоризонтално ниво. Хоризонталното ниво на системата се основава на функционалните разлики между директориите. Според функциите си справочниците от системата на НСА се разделят на:
към счетоводни справочници;
справочници за разкриване на съдържанието на документи (системи за извличане на информация).
Вертикалното ниво на системата се основава на йерархията на класовете справочници за следните комплекси от архивни документи:
AF RF като цяло; архивни мрежи; архив; фонд;
Централен фондов каталог на Росархив и разработената по-рано на негова база автоматизирана система NTI;
справочник „Държавен архив на СССР“. - Част 1-2. - М., 1989;
справочник „Документи на Държавната академия за изящни изкуства на СССР в библиотеки, музеи и научни и индустриални архиви“. - М., 1991;
указател „Лични архивни фондове в държавните хранилища на СССР“. - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. 2.
Група архиви на отделен регион:
предметен стоков каталог руска федерацияили община;
пътеводител „Централен архив на Москва“. - том. 1 - 3. - М., 1999; Vol. 4. - М., 2000. 3.
пътеводител или бърза справка;
книга за приходи;
списък на средствата;
фондови листове;
каталози;
тематични прегледи;
знаци;
архивен паспорт. 4.
Фонд: фондов лист; инвентаризация;
преглед на фонда;
каталози;
знаци; 5.
Отделна тема или отделен документ: тематични ръководства;
каталози;
знаци;
фондови и тематични прегледи; вътрешен инвентарафери; анотация;
удостоверителен надпис.
IN практическа работаВсички справочници, в резултат на тяхната класификация по нива на документи, получиха следните имена:
междуархивни (на ниво ВС на Руската федерация и нейната част);
вътрешноархивни и междуфондови (на ниво фондове или техни части);
вътрешнофондов (на ниво фонд или негова част).
Подробен списък на справочния апарат на всеки федерален архив на Русия според посочените групи (вътреархивни, междуфондови, вътрешнофондови справочници) е даден в справочника „Федерални архиви на Русия и техният научно-справочен апарат“, публикувана през 1994 г.
Перспективи за развитие на ДАНС. Разработването на перспективи за по-нататъшно оптимално развитие на системата на НОБ се основава на решаването на следните основни проблеми.
1.
Оптимизиране на системата на НСА на Руската федерация като цяло като подсистема в националната система за научна и техническа информация (НТИ).
2.
Оптимизиране на отделни подсистеми и елементи на системата на НСА на Руската федерация на различни нива на организация на документите: архив - фонд - файл - документ - това са нивата на „влизане“ в системата на НСА; както и оптимизиране на системата на НОБ на всеки архив.
3.
задоволяват всички нужди на обществото от ретроспективна информация при възникване и постъпване на заявки в архивите;
2)
фокус основно върху тематично търсене на информация;
3)
да бъде универсален, т.е. покриват целия набор от RF AF документи (текстови, RFQ, технически и др.), независимо от метода на защита на информацията;
4)
имат единна методика за съставяне на всички типове и типове справочници;
5) се различават по взаимовръзката и взаимното допълване на справочниците; 6)
да се развива, като се вземат предвид бъдещите перспективи за прилагане на най-новите постижения на науката и технологиите, т.е. автоматизирано въвеждане и извличане на информация.
Въз основа на тези изисквания, основата на системата NSA трябва да бъде „двойно единство“:
единство на организацията на документите, което се постига чрез единството на научните и методически принципи за класифициране на документи (
единна система
НСА установява организацията на документите и тяхната отчетност по хранилища, фондове, фондови комплекси, архиви);
единство на описанието на документите, което се постига чрез единството на методологията за съставяне на справочници.
1. Понастоящем създаването и подобряването на справочни данни във всеки архив се извършва по различен начин. Това означава, че архивистите имат различни подходи към създаването и подобряването на справочници за фондове с различно информационно съдържание.В зависимост от информационното съдържание архивните фондове се делят на три категории. Под категорията архивен фонд се разбира различната степен на информационна наситеност на материалите в този фонд. По този начин се създават сложни, висококачествени видове архивни справочници, които се отличават с дълбочина и детайлност на информацията за съдържанието на документите. Такива директории се създават за фондове I
По-опростен NSA се създава за фондове от категории II и III. 6.2.
Архивният опис служи като основа за създаване на други архивни справочници - указатели, каталози, обзори, пътеводители. В тази връзка при създаването на инвентаризация определящ фактор е нейното качествено съставяне.
В процеса на работа на една институция се генерира различна документация, като за всеки вид документация се съставят отделни описи:
· Дел постоянен сроксъхранение;
· Файлове за временно съхранение
· Кадрови въпроси;
· Дела, състоящи се от документи, специфични само за конкретна организация (следствени, съдебни дела, научни доклади по теми и др.).
Състав на архивния опис:
· Описателни статии (включват пореден номер на делото, деловоден индекс, заглавие на делото, срокове за документи, брой листове в делото);
· Окончателен запис (счетоводен елемент, който показва броя на случаите на склад, не винаги съвпада с броя на случаите, включени в описа);
· Заверителен лист (отчетен елемент за записване на броя на листовете в описа);
· Справочен апарат за описа.
Справочният апарат за описа включва:
· Заглавна страница;
· Предговор;
· Списък на съкратените думи;
· Таблица за преобразуване (при обработка);
· Указатели.
Справочният апарат за архивния опис изпълнява функцията на първо запознаване с документи (заглавна страница, съдържание), улеснява търсенето на необходимата информация (индекси), изясняване на семантичното съдържание на описа (списък на съкращенията) и данни за търсене (таблици за преобразуване на кодове).
Описите на делата се съставят стриктно по установени форми. Всички данни от архивния опис се намират на определени за това места.
Значението на инвентаризацията се определя от факта, че инвентаризацията, като счетоводен документ и справочник на съдържанието, носи голям информационен товар.
Ефективността на търсенето на архивна документална информация зависи от качеството на изготвяне на описа.
2. Каталози.Те са:
Систематичен . Трябва да се свържете с него, ако трябва да разберете за какви клонове на знанието има книги в библиотеката; необходимо е да се подбере литература по конкретна тема, проблем, предмет; необходимо е да се установи авторът и точното заглавие на книгата, ако съдържанието й е известно.
Името на каталога показва, че картите, описващи печатни произведения, са групирани по определена система, в съответствие със съдържанието на отделните клонове на знанието. По този начин книгите на различни автори на една и съща тема се събират заедно.
Последователността на местоположението на основните отдели на каталога и подразделите във всеки отдел е записана в специален документ- класификационна схема. През вековната история на библиотеките са създадени много различни варианти на класификационни схеми. Най-прогресивните от тях винаги са разчитали на класификацията на науките, която се стреми да установи правилните връзки и взаимодействия на различните науки една с друга.
· Методически ръководства.
3. Картотека- справочник, който съдържа информация за съдържанието на документите на картите. Картите се поставят в картотеки в зависимост от информационните нужди на организацията. Както показва практиката на работа в организационните архиви, най-често използваната информация е информация за съдържанието на организационни и административни документи (заповеди за основна дейност, протоколи, договори, споразумения, писма и др.).
Случва се:
· Именуван;
· Поименни бойци-миньори;
· Осигуряване на жилищна площ на гражданите; метрични книги.
4. Ръководство- архивен указател, съдържащ кратка информация за документите в един или повече архиви. Видовете справочници са: справочник на архивите, справочник на фондовете на архива(ите), кратък справочник на фондовете на архива, тематичен справочник на фондовете на архива.
Справочник за архивите е вид справочник за архивите, който съдържа систематичен списък на архивите с характеристики на документите, съхранявани в тях. Тя може да включва информация за всички архивни институции, музеи, библиотеки и други архивни хранилища, които постоянно съхраняват документи на Руската федерация, отделни съставни единици на Руската федерация или нейните региони. Обектът на описание в ръководството за архивите е архивът или някое от изброените по-горе хранилища на документи на ВС на Руската федерация.
Характеристиката на архива в справочника на архивите се състои от: наименование на архива (пълно или съкратено), адрес на архива (пълни адресни данни), брой фондове на хартиен носител, обем на фондовете на хартиен носител. база, срокове за документи на хартиен носител, исторически справки, анотации. Може да съдържа списък с публикувани справочници. При наличие на филмови, фото- и фонодокументи и научно-техническа документация (НТД) в архива се посочва техният обем и срокове.
5. Индекс- архивен указател, който е азбучен, систематичен или съставен на друга основа списък с имена (заглавия) на предмети, споменати в архивни документи, като се посочват данните за тяхното търсене.
Индексите в архива на организацията могат да бъдат междуфондови, вътрешнофондови, по форма - електронен, листов или картонен, по структура на рубриките - слепи (предметни понятия и данни за тяхното търсене) и анотирани (предметните понятия са придружени с пояснения), в групирането на понятията в рамките на индекси - азбучен, систематичен, хронологичен.
Индексите могат да бъдат компилирани към заглавия на единици за съхранение (без да ги преглеждате) или към документи (с преглед на единици за съхранение).
Основните видове указатели са:
· предмет (неговите разновидности - тематични, номинални, географски),
· хронологичен.
Според групирането на понятията в показалеца се разграничават азбучен, систематичен и хронологичен указател.
6. Преглед на документи- архивен справочник, включващ систематизирани сведения за състава и съдържанието на отделните комплекти документи.
Видовете рецензия в архива на организацията са фондова рецензия и тематична рецензия.
Обект на описание при преглед на фонда е документ (група документи, част от документ), хранилище, счетоводна единица за един фонд. Обект на описание за тематичен преглед на архивни документи е документ (група документи, част от документ), единица за съхранение, счетоводна единица за един фонд (част от фонд, група фондове) на архив на конкретен тема. При съставянето на рецензии се използва диференциран подход, който се състои в избора на фонд и / или тема, принципа на групиране на информация в основната част на рецензията, използване на различни методи за представяне на информация за документи (индивидуални или групови анотации), различни методи за описание на отделните видове документи, определяне на подходящия състав и степен на пълнота на референтния апарат за преглед
7. Списъци- това са архивни справочници, които се създават въз основа на описанието на архивни документи, т.е. въз основа на създаването на вторична информация за състава, съдържанието и данните за търсене на документи и фондове чрез аналитична и синтетична обработка на първична документна информация. „Въпросните списъци” са под формата на ръкописни, а по-късно и на машинописни подвързани книги, съставени в деловодството на организации и институции и предадени в архива заедно с дела и описи. Кориците са обозначени с шифри - номера на фондове, описи, дела, чието съдържание разкриват. „Списъци с въпроси“ разкриват съдържанието на случаи, които имат „слепи“ заглавия и увеличават информационното съдържание на описите
В момента се работи с програмен пакет „Архивен фонд” (ниво „Дело”) и със създадените в архива бази данни: „Научно-справочна библиотека”, „Периодика”, „Фондов указател”, „Справочно-информационен фонд” . Не са създадени тематични бази данни, базирани на архивни документи.
Изпращането на вашата добра работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу
Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.
Публикувано на http://www.allbest.ru/
Тест
Научно справочен архивен апарат
1. Система от научно-справочен апарат за архивни документи
2. Архивно описание на документи и дела
2.1 Описание на документи от личен произход
3. Архивни описи
4. Архивен каталог
5. Ръководство за архив
6. Преглед на архивни документи и други архивни справки
Литература
1 .
Система от научно-справочен апарат за архивни документи включва набор от взаимосвързани архивни справочници и автоматизирани системи за търсене на информация за състава и съдържанието на документите, създадени на единна научна и методическа основа за търсене на архивни документи и архивна информация с цел тяхното ефективно използване. архив референтен опискаталог
Научно справочен архивен апаратпредназначени за търсене на информация за архивни фондове и архивни документи. Директориите могат да бъдат:
Междуархивна (мрежа от архиви);
Вътрешноархивен (архив – фонд);
Интерфонд (фонд - бизнес);
Вътрешнофондов (дело – документ).
Документалната информация, която е в основата на създаването на научен справочен апарат, информацията, съдържаща се в документа, има две нива. Първичната документална информация се съдържа директно в архивните документи. Информация за вторичен документ, информация за информация, се намира в различни съобщения за документи, състоящи се от описания, специални шифри и кодове. Заедно те изграждат архивната информационна среда.
Архивните справочници могат да бъдат задължително- опис, каталог и допълнителен- индекси, рецензии. Основата на научно-справочния апарат е архивен опис на документи. Останалите архивни справочници се формират на негова основа и зависят от конкретните условия на работа на архива и спецификата на съхраняваните в него документи. Въз основа на функциите си справочниците на системата на НСА се разделят на справочници за отчитане на документи (счетоводство и контрол) и директории за разкриване на съдържанието на документите (извличане на информация). Някои от справочниците, например описът, са универсални архивни справочници.
Основен принципи изграждане на научен справочен апарат са:
Взаимовръзка и допълване на информация от различни справочници, описващи първична ретроспективна документална информация на различни нива;
Уникалност и недублиране на информация от различни видове справочници;
Непрекъсваемост на научно-справочния апарат на ведомствените и държавните архиви;
Единството на методологията за създаване на научен справочен апарат и осигуряване на унификация на методологията за съставяне на всеки тип справочна книга;
Приложение на архивни справочници към всички видове документи със специфични и ясни функции на всеки справочник.
Архивните директории могат да бъдат структурирани хоризонтално и вертикално. Хоризонтална функционална структуравключва справочници, разкриващи системи за счетоводство и извличане на информация. Вертикална структурапо подчинение той идентифицира комплекси от архивни документи на Националния архивен фонд на Република Казахстан, мрежа от архиви, конкретен архив, фонд, файл.
система на NSA могат да бъдат съставени в комплекси от архивни документи на следните нива:
Национален архивен фонд на Република Казахстан;
Архивна мрежа;
Дело или отделен документ.
В рамките на тези комплекси структурата на архивните справочници включва:
Национален архивен фонд на Република Казахстан:
Фондов каталог на NAF RK;
Справочници и указатели с национално значение.
Архивна мрежа:
Фондови каталози, обединяващи информация от множество архиви;
Ръководства и указатели с междуархивно значение.
Архив:
Ръководство или бърза справка;
Приходна книга;
Списък на средствата;
Фондови листове;
Каталози;
Тематични прегледи;
Указателни табели;
Архив паспорт.
фонд:
Фондов лист;
Преглед на фонда;
Каталози;
Указатели.
Дело или отделен документ:
Тематични ръководства;
Каталози;
Указателни табели;
Тематични и стокови прегледи;
Вътрешен опис на делото;
Анотация;
Удостоверителен надпис.
2 . Архивно описание на документи и дела
Описание на документи и дела - това е идентифицирането на информационните характеристики, необходими за определяне на елементите на информацията и писменото обозначаване на тези характеристики върху кориците на делата. Описанието на документите и делата разкрива състава и съдържанието на документите по всяко дело и осигурява търсенето и използването на документите.
Основни принципи на описаниетодокументи и досиета са съответствието на описанието с първичния архивен документ, взаимовръзката и допълването на информацията на различни нива на описание и недублирането на информация на всички нива на описание.
Информационни характеристикипри описание са:
Име на институцията с посочване на главния отдел;
Наименование на структурната част;
Индекс на делата по номенклатура на делата;
Заглавие на делото;
Анотация;
Крайни срокове за документи;
Брой листове в единица за съхранение;
Шифър на архива.
Име на институциятае същевременно и името на фондацията. Дава се пълното име на институцията, като се посочва отделът, към чиято система е част. Обикновено, ако има официално прието съкратено наименование, то се посочва в скоби след пълното име на институцията. Ако името на институцията е променено или делото е прехвърлено от една институция в друга, тогава на корицата се посочва последното име.
Наименование на структурната частспомага за бързото и правилно класифициране на делата в рамките на архивния фонд. Ако институцията няма структура, тогава се посочват функциите или отраслите на дейност на тази институция, например „управление“ и др.
Индекс на делата по номенклатураулеснява систематизирането на делата в рамките на архивния фонд, показва степента на запазеност и пълнота на материалите.
Заглавие на делотое най-важната характеристика на описанието на делото, която разкрива състава и съдържанието на неговите документи.
Анотиране на документи- кратко резюме на съдържанието на документа, както и кратко описание на най-ценните документи, чието съдържание и характеристики не са обхванати от заглавията на делото.
Крайни датисе определят от датите на образуване и приключване на делото в деловодството. Необходимо е да се има предвид, че делата могат да започват или завършват с входящи, изходящи или вътрешни документи. Всеки документ по правило има няколко дати: изготвяне, подписване, изходяща или входяща регистрация. Сроковете за входящи документи са датите на входяща регистрация, за изходящи и вътрешни документи - датите на съставяне или подписване на документи.
Брой листовее залепен с цел запазване на документите по делото.
Архивиран шрифт- Това символмясто за съхранение на делото: наименование на архива, номер на фонда, инвентарен номер, номер на делото по опис.
Елементите за описание включват:
Идентификационна информация - наименование на фонда, заглавие на хранилището, документ, данни за търсене, обем на описателната единица (фонд, хранилище, документ), срокове, вид на носителя;
Информация за историята на формирането и съхранението - история на учредителя на фонда и история на фонда;
Информация за състава и съдържанието - информация за състава и съдържанието на документите на фонда, информация за съдържанието на хранилище и документ;
Информация за условията за достъп и използване - условия за достъп, авторски права, условия за възпроизвеждане и използване, език на документа, физически характеристики, наличие на научна справочна апаратура, автентичност/възпроизвеждане на документа, външни характеристики;
Допълнителна информация - местонахождение на оригинали и копия, библиография.
Описанието на документите и досиетата, извършвано на ниво фонд, включва името на фонда, справочни данни, данни за търсене, характеристики на фонда, информация за историята на основателя и фонда, анотация, библиография и условия за достъп и използване .
При описване на ниво единица за съхранение се вземат предвид следното:
Име на фонда;
Наименование на структурната част на фондообразувателя;
Справочни данни;
Вид на носителя за съхранение;
Условия за достъп и ползване;
Заглавие, в необходими случаис анотация.
Следващото ниво на описание се отнася до описанието на ниво документ и включва такива структурни елементи като заглавие - вид на документа, автор, адресат, въпрос или тема, събитие, факт, име, определящо съдържанието на документа, местоположение, дата; справочни данни - данни за търсене; тип носител за съхранение; условия за достъп и използване. Заглавието, наименованието на фонда, хранилището, документа трябва да бъдат кратки, точни и компетентни. Простото заглавие трябва да отразява: вид на делото, тип, вид на документа, автор, кореспондент, тема, въпрос, местоположение, дата и автентичност или номер на копие, например:
Протокол № 2 от заседанието на комисията при началника на областната администрация на Караганда от 03.05.1993 г.;
Щатни списъци на региона Караганда финансово управлениеза 1998г.
Възможни са обобщени и сложни заглавия, съставени от елементи на прости заглавия, например:
Списък на акимите на градове, села, селски райони на Карагандинска област за 1997 г.;
протоколи общи събранияколективи от служители на институции, организации, предприятия по номинация и протоколи на област избирателни комисииотносно регистрацията на кандидати за депутати на Областния съвет на работническите депутати в избирателните райони на Абай за 1977 г. оригинали.
Тези заглавия се съставят в случаите, когато делото се състои от лесно различими групи документи и е образувано без никакво отчитане на признаците за установяване на дела.
Заглавията може не винаги да разкриват съдържанието на отделни, най-важни документи в делото. Това се прави с помощта на анотация. Документите, които могат да бъдат обект на самостоятелно търсене, са анотирани и съдържат информация за най-забележителните събития, факти и цифри, както и включени в досието призиви, листовки, прокламации, брошури, карти, чертежи. В края на анотацията трябва да се посочат номерата на листовете с документи, върху които е съставена анотацията. Рефератът се поставя зад заглавието на делото с червена линия на корицата или на отделен лист, който се поставя между корицата и първия лист на делото.
2.1 Описание на документи и досиета от личен произход
Личните фондове, като правило, съдържат творчески материали, кореспонденция, албуми, тетрадки, биографични, официални и имуществено-стопански материали, материали от членове на семейството и други лица, свързани със създателя на фонда.
При описание на дела и документи от личен произход характеристиките на тези материали се вземат предвид и се записват следните информационни характеристики:
фамилия, име, бащино име на учредителя на фонда, което е и наименование на фонда;
заглавие на делото;
срокове за документи;
брой листове;
архивен шифър.
Основна специфика при описване на документи от личен произход е съставянето на рубрики на дела. Заглавието се основава на следните елементи: видове документи или дела, автор, кореспондент, въпрос. При съставянето на заглавия за документи и файлове от личен произход е необходимо да се вземе предвид за какво се съставят: ръкописи или кореспонденция, албуми или други материали.
IN заглавие на ръкописапосочете автора, заглавието на произведението, жанра, както и наличието на посветителни надписи, редакции и други бележки, указващи тяхното авторство, например:
Н. А. Пичугин. — Когато беше министър. Играйте.
Ако ръкописът няма заглавие, тогава първият му ред се посочва в заглавието, например:
Е. Белицкая-Пичугина. „В един тих свят с тихи стъпки...“ стихотворение.
IN заглавка за кореспонденцияпосочете вида на документа, автора и кореспондентите, съдържанието, ако се отнася до един въпрос, както и наличието на приложения, приложения и други характеристики, например:
Писма от М.С. Бродски Ю. Герт.
Писма от К.И. Съпругата на Сатпаев Т.А. Сатпаева (родена Кошкина).
IN заглавия на албумипосочете автора на албума и резюмезаписи, снимки и други материали, указващи тяхното авторство, както и описващи външните характеристики на албума, например:
Албум N.V. Пагануци със снимки на експедиции до Фенските планини и планината Гисар.
IN заглавка на тетрадкипосочете вида на случая и автора, например:
Тетрадка M.E. Зуева-Ордынца.
В случаите, когато във фондове от личен произход има посветителни надписи върху книги, албуми и други материали, а заглавие за посветителни надписи, който посочва автора на надписа, кореспондента (за когото е предназначен) и върху какво е написан, например:
Посветителни надписи от Y. Gert и R. Tamarina L.S. Сенцова.
В рубрики за биографични, официални, имуществени и стопански материали, както и материали социални дейностии битов характер посочват видовете документи или дела, автора, краткото съдържание и характеристиките на материалите: авторски редакции, изрезки от вестници и др., например:
Прегледи на работата на M.D. Балыкина. Изрезки от вестници.
IN заглавки на снимкипосочете вида на документа, инициалите и фамилиите на изобразените лица, събитието, например:
Снимка от E.A. Букетова.
Ако върху снимката има посветителни надписи, това се отбелязва в заглавието, като се посочват лицата, към които са адресирани, например:
Снимка на В. Бадиков с посветителен надпис от Е. Белицкая-Пичугина.
IN заглавия за рисунки, скици, рисунки, гравюрив допълнение към естеството на материалите, те посочват автора, кореспондента, дават описание на изображението, а също така отбелязват наличието на посветителни надписи и други характеристики.
Писмо от Ж.К. Бектуров до неидентифицирано лице с призив от Нуржан.
При описване на непълно запазени материали се посочва степента на тяхната пълнота: откъс, непълен текст, безкраен текст, например:
Ж.К. Бектуров. " Последни дниСакена." Приказка. Извадка.
Писмо от Ю.Г. Попова Е. Мустафина. Без край.
Когато определяте как да пишете или възпроизвеждате материали, посочете:
Автограф или груб автограф;
Машинописно или ръкописно копие;
Фотокопие или фотокопие;
Изрезки от списания, вестници и др.
При описване на дела и документи от личен произход е възможно да се съставят първични описателни карти, въз основа на които ще се извърши по-нататъшна работа за създаване на научен справочен апарат за архива.
3 . Архивни описи
Архивни описи - архивен указател, съдържащ систематичен списък на единиците за съхранение на архивния фонд, колекция и предназначен за тяхното записване и разкриване на тяхното съдържание.
Функции за инвентаризация:
Информационни, разкриващи състава и съдържанието на документи;
Счетоводна отчетност, отчитаща броя на делата във фонда;
Класификация, която консолидира систематизацията на делата във фонда в съответствие със структурата на учредителя на фонда или основните насоки и въпроси на неговата дейност.
Информационна функцияинвентаризацията се осъществява в процеса на описване на всеки случай на карти при съставянето на такъв важен елемент като заглавието на делото, което разкрива вида на документите и съдържанието на единицата за съхранение. Архивният опис, попълнен и правилно оформен, дава представа за състава и съдържанието на документите на фонда като цяло.
Счетоводна функцияописът се състои в посочване на броя на хранилищата във фонда. Това гарантира безопасността на документите и контрол върху промените в обема на фонда. В допълнение, наличието на серийни номера на случаите улеснява бързото търсене на информацията, необходима на изследователите.
Класификационна функцияописът обединява и отразява най-рационалното и логично подреждане на делата във фонда. Класификацията на документите и делата в рамките на архивния фонд означава тяхното научно групиране в съответствие с исторически установената структура на фондообразувателя или основните направления и проблеми на неговата дейност.
Описът се състои от описателни статии, окончателен запис, сертификационен лист и справочен документ. Обект на описанието е складовата единица.
Описът е съставен:
За въпроси за постоянно съхранение,
Случаи на временно (над 10 години) съхранение;
Кадрови дела;
Документи на специални носители;
Ведомствени и официални издания, включени в архива.
Правила за съставяне и обработка на архивни описи.При съставяне на опис първичен документе деловодната номенклатура на делата. Преди съставянето на опис е необходимо да се провери съответствието на заглавието на делото по номенклатурата с документите в него, коректността на делото и коректността на документите в делото.
Правила или основни изисквания за съставяне на инвентаризация:
Номерирането на складовите единици в описа се извършва съгласно систематизацията на делата, като при многотомните дела всяко дело или неговият том се вписва в описа под свой собствен номер на складова единица;
Систематизацията на складовите единици в описа трябва да съответства на систематизацията на делата в номенклатурата;
Описателните статии на описа се попълват в строго съответствие със заглавията на включените в него дела;
При вписване в описа на дела с еднакви заглавия, в първия запис се посочва пълното наименование на делото, всички останали подобни дела се посочват с думите ЕДНОТО, всички останали данни за тях се вписват в описа изцяло;
На всеки нов лист от описа заглавието се възпроизвежда изцяло, дори и да се продължава същото име на делото;
Инвентарната колона „бележка“ се използва за отбелязване на изхвърлянето или физическото състояние на кутията;
Описът във ведомствения архив се съставя въз основа на описи структурни подразделенияинституции в съответствие с тяхната значимост въз основа на систематизиращата структура на единния фонд на институцията; документи за редица години, включени в едно дело, се вписват в описа според датата на образуване на делото;
Номерацията на делата по описа не трябва да надвишава четирицифрен номер, като последният номер е 9999;
За предпочитане е делата в описа да се систематизират по хронология, а в него по структура на институцията;
Всеки попълнен опис получава свой номер по фондовия лист и инвентарния регистър;
При съставяне на опис на институция въз основа на описи на нейните структурни части, 2 екземпляра от описа на структурното звено, 4 екземпляра от годишния обобщен опис, съставен в архива на отдела, 2 екземпляра от описа на дълготрайни (над 20 години) съхранение, съставени са 3 екземпляра от описа на персонала;
При съставянето на опис на персонала (персонала) документите в него се подреждат в следната последователност: първо има заповеди за персонала, след това списъци на персонала, последвани от карти за досиета на персонала, лични досиета, лични сметки и ведомости за заплати, платежни документи за задължителни и доброволни вноски в спестовни каси пенсионни фондовеи задължителни социални осигуровки в държавен фонддоклади за застраховки и злополуки;
Личните дела се систематизират по азбучен ред и се вписват в описа според годината на уволнение на собственика;
Инвентари за постоянно, дългосрочно съхранение и досиета на персонала се съхраняват отделно в съответствие с техните номера.
Структурасъставянето на опис на институция включва редица документи:
Годишната структурна инвентаризация се съставя в структурното звено;
Годишният своден опис се съставя от ведомствения архив;
Въз основа на него в държавния архив, след предаване на документи и инвентар там, се съставя сборен опис на институцията - отделно за постоянно съхранение и персонал.
Компонентите на инвентара са:
Предна страница;
Предговор;
Реалният инвентар;
Списък на съкращенията;
Указателни табели;
Таблици за преобразуване;
Библиография;
Терминологичен речник;
Сертификационен лист.
Предна страницасе състои от пълното наименование на архива, името на фондосъздателя, наименованието на фонда, номера на фонда, опис, заглавие на описа, срокове за документите, включени в описа.
IN предговоринформация за учредителя на фонда, предоставя се фондът, анотация за състава и съдържанието на документите му, съставът на справочния апарат за описа.
Основният текст на описа съдържа неговия описателен член. Посочва се пореден номер на складова единица, счетоводна единица, служебен индекс или стар инвентарен номер, заглавие на складова единица, счетоводни единици, срокове на документите, брой листове в складовата единица, език, номер на автентичност/копие, начин на възпроизвеждане, степен на запазеност на документите, външни белези . Ако има особено ценни документи, е възможно да се включат техните анотации в описателната статия.
Списък на съкращениятасе въвежда, ако описът съдържа специфични съкращения на думи и термини, присъщи само на дадена институция.
Указателни табелиразкриват предметните понятия на описа с необходимите пояснения и посочване на складови единици. Възможни са предметни, поименни, географски, хронологични и други указатели. В зависимост от необходимостта те могат да бъдат празни или анотирани.
Таблици за преобразуванесе използват при обработката на инвентара за прехвърляне на нови номера на складови единици към стари. Те посочват паралелно номерата на новия и стария инвентар, като по този начин улесняват работата с новия инвентар.
Библиографияопределя степента на използване на документите на фонда, като предоставя информация за техните публикации, споменаването им в печатни и непечатни материали, включително научно-справочни материали.
Терминологичен речниксе въвежда при специални условия за учредителя на фонда, посочени в описа и съдържащите се в него документи.
Сертификационен листсъобщава обобщената информация на инвентара, броя на номерираните му листове, броя на складовите единици в него, от първия до последния номер, промени в състава на инвентара. Заверителният лист се подписва от изобретателя на описа. При вътрешни променив инвентара той записва тези промени, например:
В описа са включени 185 (Сто осемдесет и пет) дела от № 1 до № 185.
Съставено от ______________ Дата.
4 . Архивен каталог
Архивен каталог - архивен указател, в който се намира информация за архивни документи в съответствие с избраната класификационна схема. Особеността на каталога като архивен справочник е, че информацията в каталога се поставя, като правило, на карти. Колекцията от различни каталози съставлява архивната каталожна система.
Каталогизиране на архивни документи- набор от работи по подготовката, създаването и поддържането на каталози. Състои се от:
Дефиниции на тип директория;
Разработване на класификационна схема за документна информация в него;
Идентифициране и подбор на документна информация за каталогизиране;
Описания на документална информация върху индексни карти;
Индексиране на индексни карти;
Систематизиране на картони и поддържане на каталог.
При каталогизирането се прилага диференциран подход:
Редът за подбор на архивните фондове и техните структурни части се определя според степента на тяхната значимост;
Подбират се необходимите дела, документи и информация от тях;
В зависимост от каталога, който се формира, различни техникиописания на документална информация.
При определяне на вида на каталога се вземат предвид:
Архивно ниво и профил;
Структура, състав, съдържание, степен на развитие на фондовете;
Интензивност и цели на използване на документа;
Наличие и качество на други архивни справочници;
Кадрови и материално-технически възможности на архива.
Архивна каталожна система.Каталогът трябва най-пълно да отразява документния състав на архива и да служи като ключ за намиране на най-популярните документи. Архивният шкаф може да се основава на служебно досие, което е обработено в архива, за да се раздели на досиета на постоянни, дълготрайни (над 10 години), краткотрайни (до 10 години) досиета и документи за персонала.
Директориите могат да бъдат изградени въз основа на логическа или азбучна структура. Първите включват систематични, тематични, хронологични. Вторият включва предметни: номинални и географски.
Каталожна класификация
Публикувано на http://www.allbest.ru/
Най-често срещаните видове директории са:
- систематичен- по отрасли на знанието и практически дейностиобщество;
- тематичен- по теми, подтеми, рубрики, подзаглавия;
- върху историята на институциите- по отрасъл, юрисдикция, тип институция по азбучен ред;
- по история на административно-териториалното деление- по видове административно-териториални единици, а в тях - по азбучен ред на наименованията;
- хронологичен- по хронологията на събитията, или по датирането на документите, или по времето на обхващаните събития - по азбучен ред по лица, посочени в документи, или по автори на документи;
- географски -по азбучен ред на географски и топографски обекти;
- ведомствен за персонала- данни за трудов стаж, заплата, други показатели за изчисляване на пенсиите, когато се прехвърлят в архива, могат да се използват за съставяне на личен каталог;
- имена на фондове- при голям брой фондове може да се използва за първоначално запознаване с фондове, техните наименования, номера, срокове.
Класификация на архивните каталози. Всички каталози са обединени в единна архивна каталожна система. Създаването на определен тип каталог започва с разработването на класификационна схема. В международното документиране са приети: универсална десетична класификация; класификация с помощта на двоеточие.
Изборът на класификационна схема се определя от състава на архивните документи и задачите на тяхното използване. Те са свързани помежду си чрез система от препратки, която включва пълни препратки (от концепция без индекс до концепция с индекс) и частични препратки (допълващи се) за свързване на свързани понятия. Възможно е да се премине от вътрешноархивни към междуархивни каталози, отразяващи по-пълно състава на архивната документация по конкретен проблем, конкретен въпрос.
От края на 1970 г. в съветската архивна наука се използва Схемата за единна класификация на документалната информация в систематичните каталози на държавните архиви на СССР (М., 1978). Диаграмата е изградена на базата на логическа структура, където разделенията са представени от отрасли на знанието и дейност на обществото. Такива отрасли в държавен мащаб са:
Държавно строителство. Държавна власт. Защита на държавността.
Обществен и политически живот.
Национална икономика.
култура. Наука. Здравеопазване.
Всеки отрасъл (подразделение) в единната класификационна схема обикновено се нарича отдел. Всеки отдел има свое ясно разделение на подотдели, секции и подсекции и по-малки отдели.
При каталогизирането на документи от архивния фонд е необходимо да се проучи подробно структурата на единната класификационна схема, ясно да се определи кой отдел, подотдел и т.н. една или друга концепция, изразена в документи, може да бъде логически приписана.
Имплантирането и подборът на документална информация за каталогизиране се извършва както по време на тематичното разработване на архивни фондове, така и по време на случайно каталогизиране, свързано с други видове работа за идентифициране и описание на документи. При каталогизирането се обръща особено внимание на важни събития, факти, явления, отразяващи епоха, определен исторически период, събитие или характер отделна зона, регион и др. Идентифицираната информация се описва на индексни карти на ниво документално, индивидуално и групово описание. С документално описание се предоставя информация за един документ, с индивидуално описание - единица за съхранение, с групово описание - тематично, логически, хронологично свързана група от единици за съхранение или документи.
В резултат на това е възможно да се опише на ниво част от документ, документ, група от документи, единица за съхранение или група от единици за съхранение.
Индексната карта включва следните атрибути:
Класификационен индекс;
Определяне на дата и място на събитието;
Информационна информация (описание на съдържанието);
Име на архива;
Име на фонда;
Архивен код на документа (номер на фонд, опис, единица за съхранение, лист);
Метод на възпроизвеждане;
Име на компилатора;
Дата на съставяне;
В някои случаи анотацията може да се появи на гърба на картата.
Архивните каталози непрекъснато се обновяват с нови данни. Една от свързаните задачи е поддръжката на каталог, която включва:
Научно-методическо осигуряване на работата;
Индексиране на карти;
Систематизирането им по индекси и рубрики;
Изготвяне на справочен апарат за каталога;
Подобряване на каталога;
Поддържане на отчетни форми за каталогизиране и ползване на каталози.
Картите, включени в каталога, трябва да бъдат индексирани, те трябва да бъдат маркирани с индекс - символ, елемент от езика, букви, цифри, символи, чиято цел е да предаде съдържанието на информацията, записана в документите, да фиксира място на разделите в класификационната схема и определяне на връзката между тези раздели.
Индексите могат да бъдат:
Писмо;
цифров;
Комбиниран.
Те служат за определяне на мястото на картите в каталога. Те са систематизирани в съответствие с индекси по реда на буквите и цифрите. Непрекъснатото подобряване на каталозите включва подобряване на класификационната схема, проверка на тяхното съдържание и дизайн и подобряване на описанията. В резултат на това каталозите трябва да бъдат вторият по значимост архивен справочник след описа.
5 . Ръководство за архив
Ръководство за архив - архивен справочник, съдържащ в систематичен ред характеристиките или кратка информацияза архивните фондове и има за цел да се запознаете с неговия състав и съдържание.
Ръководствата обхващат информация на ниво Национален архивен фонд на Република Казахстан, група архиви, архив и редица архивни фондове. В зависимост от това пътеводителите се делят на:
Към справочника на фондовете на архива;
Кратък справочник за фондовете на архива;
Тематичен пътеводител на фондовете на архива;
Пътеводител на архивите.
Пътеводител на фондовете на архиваопределя състава на архива на ниво фонд. Съдържа систематичен списък на характеристиките на архивните фондове, включително наименование, номер, обем на фонда, срокове за него, историческа справка, анотации и библиография.
Кратък справочник за фондовете на архивадава информация за архивните фондове с по-общ или по-тясно тематичен характер, отколкото справочник на фондовете. Посочва имената на фондовете и кратка информация за тях. Те включват броя, обема и сроковете на средствата. Директориите могат да бъдат анотирани или неанотирани.
Тематичен пътеводител на фондовете на архиваотчита информация за средства, определени по конкретна тема. В него, в съответствие с тематиката, се посочват името, номерът на фонда, последните му дати, номерата на описи, съдържащи документи по темата, научно-справочен апарат за фонда, анотации, библиография. Допълнително може да се посочи информация за историята на учредителя на фонда и условията за достъп и използване на документите.
Ръководството на архивите включва информация за редица архиви, като се започне с Националния архивен фонд на Република Казахстан и се продължи с група архиви. Той определя състава на архива, групи от архиви, състава на Националния архивен фонд на Република Казахстан въз основа на хранилищата на неговата цялост или на отделни части. Характеристиките на архива в това ръководство съдържат името и адреса на архива, справочни данни за видовете документи, историческа справка и анотация. Допълнително може да бъде предоставена библиография на архива. В зависимост от задачите, стоящи пред такова ръководство, то може да бъде общо и тематично. При изготвянето на пътеводители се използва диференциран подход, който се състои в подбора на фондовете, файловете и документите, предназначени за него, подбора на информация и определянето на оптималния състав и степен на пълнота на справочния апарат. По правило информацията в пътеводителите е разделена на информация за фондове от предсъветския, съветския и постсъветския период. В тях материалът е подреден исторически и логически.
РъководствоСъстои се от основна част, която дава характеристика на фондовете и документите, и справочен апарат, включващ заглавна страница, съдържание, предговор, списък със съкращения и показалци. При съставянето на пътеводители основното изискване към тях е пълнотата на отразената информация, наличието на справочни данни (архив, фонд, опис, хранилище) и, ако е необходимо, анотации към документи. Пътеводителите, освен информация за основните архивни фондове, могат да съдържат информация и за неанотирани фондове. Ръководствата за архиви могат да съдържат подробна библиография, която посочва не само общи библиографски данни, но и публикации на архивни документи или доклади за тях.
6 . Преглед на архивни документи и други архивни справки
Преглед на архивни документи - архивен справочник, включващ систематизирани сведения за състава, съдържанието и данните за търсенето на отделни набори от архивни документи, допълнени при необходимост с техния източников анализ. Прегледите могат да бъдат складИ тематичен. Прегледът на архивния фонд включва систематизирана информация за състава и съдържанието на документите на фонда и техния източников анализ.
Тематичен преглед на документивключва систематизирана информация за състава и съдържанието на документи от една или повече архивни колекции по определена тема и техния източников анализ.
Основната разлика между прегледа на архивни документи и други видове научни справочни документи е извършването на анализ на източника, който включва определяне на изворното значение на въпросните документи, тяхната пълнота и степен на запазеност, надеждност и естеството на фактологията. данни, съдържащи се в тях.
Основната част от прегледа са анотации на архивни документи, придружени с данни за тяхното търсене. Съставя се преглед на целия архив, след това на неговите фондове, описи, досиета и ведомости. В пълния си вид прегледът се състои от характеристики на институциите - учредители, характеристики на документи и справочен апарат.
Схемата за изграждане на преглед на архивния фонд е следната:
Структурен - със структуриран фондообразувател и съответно фонд, когато наименованията на структурните части са наименования на раздели от рецензията;
Отрасъл (функционален) - при липса на ясна структура на създателя на фонда и съответно на фонда;
Тематична – групиране и представяне на съдържанието на документи по определени теми;
Хронологичен - групиране и представяне на съдържанието на документите по хронология;
Номинална - групиране и представяне на съдържанието на документите по видовете им.
Тематичният преглед на документи може да се извърши по следната схема:
Индустрия (функционална);
Тематични;
Хронологичен.
Анотациите на документите в прегледа съдържат информация за съдържанието на документите, техния източников анализ, основните видове документи, тяхното авторство, хронологична рамка, автентичност и данни за търсене. В преглед на фонд данните за търсене отчитат информация на ниво фонд (опис, файл, лист). В тематичния преглед данните за търсенето се допълват с имена на архиви и номера на фондове.
Справочният апарат на прегледа се състои от заглавна страница, съдържание и предговор, в който се предоставя информация за фонда и учредителя на фонда, структурата на прегледа, съставът на справочния апарат, списък на съкращенията. , и индекс.
Освен посочените по-горе документи, тематичният преглед включва още: списък на средствата, използвани при изготвянето му; библиография и информация за наличието на документи по темата в други архиви.
Архивен индекс е архивен указател, съдържащ систематичен списък с имена на предмети или обекти, които съдържат информация за архивни документи, като се посочват данните за тяхното търсене.
Указателите могат да бъдат:
Междуархивна;
Интерфонд;
Вътрешнофондов;
За документи от същия опис;
Няколко описа на фонда;
Целият фонд;
Няколко фонда от един архив;
Няколко архива.
Индексите могат да бъдат компилирани:
За съхранение на заглавки на единици, без да ги преглеждате;
Към отделни документи с прегледа им.
По категории индексите от своя страна се разделят на азбучен, систематиченИ хронологичен. Указатели към единици за съхранение във фонда се съставят, ако фондът има сложна структура, голям бройчесто се използват инвентаризации.
Междуфондовите индекси се съставят въз основа на хомогенността на техните дела и тяхната взаимно допълване. Същите указатели могат да бъдат междуархивни. Описателните указателни статии се състоят от тематична концепция и данни за търсене на фондове, описи, досиета, листове. Указателните термини могат да бъдат свързани помежду си чрез система от препратки.
Основни видове знаци:
Тематични;
номинална;
Географски;
Хронологичен;
Азбучен ред;
Систематичен.
Исторически сведения за архивния фонд се съставя при откриването на този фонд и съдържа историята на учредителя на фонда, историята на фонда и характеристики на документите на фонда.
История на основателявключва:
История на създаването на фондообразувателя (дати, номера, заглавия административни документиза неговото създаване и трансформация);
Задачи и функции на учредителя на фонда и техните промени;
Мащабът на дейност на основателя на фонда, съставът на системата от подчинени организации;
Мястото на фондоучредителя в системата на държавния апарат, икономическия, обществено-политическия, културния живот;
Промени в наименованието и подчинението на учредителя на фонда; структурата на фондообразувателя и нейните промени;
Крайни срокове за дейността на учредителя на фонда.
История на фондациятавключва:
Датата на първото постъпване на фонда в архива, неговият обем, срокове;
Промени в състава и обема на фонда и причините за тях;
Степента на запазеност на документите;
Характеристики на формирането, описанието, систематизирането на документи;
Справка за наличието на документи на фондосъздателя в други фондове и архиви;
Информация за наличието във фондовите документи на документи на други учредители на фонда;
Състав на научно-справочния апарат.
Характеристика на фондовите документивключва:
Състав на фондовите документи, видовете им и сроковете им;
Характеристики на документацията, присъща на този фондообразувател;
Ред за използване на документи;
Характеристика на научно-справочния апарат.
Литература
Сапар Байжан-Ата. ?ltty? m?ra?at t??ireginde / В кн. Алаш мирас. Народно наследство. - Алмати, 1995 г.
Сариева Р. M?ra?at?a jan zha?ty?am?or kerek / Ana tili. 2001. № 27.
Сариева Р. За резултатите от изпълнението на Програмата за развитие на архивите в Република Казахстан за 2001-2005 г. / Azazakhstan Maraattary. 2006. № 1.
Сизов С. Архив и интернет: текуща ситуация/ Издателска дейност на архивните институции: състояние и перспективи. Материали от Републиканския научно-практически семинар. - Астана, 2007 г.
Степански А.Д. За историята на научно-историческите общества в предреволюционна Русия / AE за 1974 г. - М., 1975.
Тюнеев В.А. Архивно наследство на страните от ОНД: съхранение, достъп, използване / Местни архиви. 1998. № 5.
Уралова С.С. TsNTIDAD RK: формиране и развитие / ?aza?stan m?ra?attara. 2007. № 1-2(41-42).
Хабижанова Г.Б., Валиханов Е.Ж., Кривков А.Л. Руската интелигенция в Казахстан (втората половина на 19 - началото на 20 век). - М., 2003.
Хасанаев М.Х. Двеста години на архивното дело в Казахстан (история, състояние, проблеми). - Алмати, 1995 г.
Khashimbaeva Z. От опита за оценка на физическото състояние на документи в архива на президента на Република Казахстан / ?Aza?stan M?ra?attary. 2006. № 1.
Шалгънбай Ж.Ж. Ролята на архивите във формирането на изворова база за изучаване на историята на казахстанското книгоиздаване през 19 - началото на 20 век. / Издателска дейност на архивните институции: състояние и перспективи. Материали от Републиканския научно-практически семинар. - Астана, 2007 г.
Публикувано на Allbest.ru
Подобни документи
Описание на системата от научно-справочен апарат. Основни счетоводни документи, необходими за архива на организацията и неговото развитие. Картотеката е справочник, който съдържа информация за съдържанието на документите на картите. Научно справочен апарат за прегледа.
презентация, добавена на 30.11.2014 г
Концепцията и принципите за изграждане на научен справочен апарат, неговата структура и взаимодействие отделни компоненти. Редът за инвентаризация на делата, системата от каталози в архива. Ръководства и допълнителни справочни и търсещи инструменти, принципи на тяхното функциониране.
курсова работа, добавена на 12.09.2014 г
Архивът като организация, чиито функции са съхранението на документални материали, съставянето на научно-справочен апарат за тях и организирането на използването на документални материали. Появата на архивите през Стара руска държава, тяхното развитие.
тест, добавен на 14.01.2014 г
Търсене на непубликувани източници по теми, интересуващи историка. Мрежа и състав на архивите. Средства държавни агенциии средства от личен произход. Научно-справочен апарат на архивите и неговото изучаване. Проучване на дела, идентифициране и подбор на документи.
резюме, добавено на 14.12.2008 г
Проучване на библиографската дейност. История и концепция на библиографията и нейното развитие в Русия. Информационна инфраструктура, която осигурява подготовката, разпространението и използването на библиографска информация за документи на дадена страна.
резюме, добавено на 21.11.2008 г
История на формирането на Руския държавен архив на древните актове. Кратко описание и съдържание. Научно-справочен апарат на архива. Съхранение в него на хроники, старопечатни книги, колекции от книги на московската църква и граждански печат.
резюме, добавено на 17.04.2014 г
Видове и разновидности на архивни фондове от личен произход. Особености при съставяне и описване на документи от личен произход. Финансиране на документи от личен произход. Дейности на архивиста при формиране на фондове от личен произход.
курсова работа, добавена на 01.06.2016 г
Архивна работа в италианските държави преди и след обединението на Италия. Осигуряване на опазването, комплектуването, документирането и използването на архивните документи в страната. Руски материали във фондовете на ЦДА. Ватиканските архиви.
резюме, добавено на 20.03.2014 г
Съставът на Архивния фонд на Русия, историята на неговото развитие, нормативна уредбадейности. Знаци за групиране на документи, формиране на архивни колекции. Особености на класификацията на документи от лични фондове, обединени архивни фондове и колекции.
тест, добавен на 08/06/2013
Изучаване на историята на възникването и развитието на руската държавна армия исторически архив. Характеристика на основните принципи на систематизация на разделите в архивните фондове. Анализ на конфигурацията на архива, характеристики на съхранение на исторически документи.
Опис на делата
Описът изпълнява три важни функции: информационна (разкрива състава и съдържанието на документите), счетоводна (осигурява вписване на делата), класификационна (затвърждава систематизацията на делата във фонда).
Информационната функция на описа се осъществява в процеса на описване на всеки случай на карти, когато се съставя такъв важен елемент като заглавието на делото, което разкрива вида на документите и съдържанието на единицата за съхранение. Архивният опис, попълнен и правилно оформен, дава представа за състава и съдържанието на документите на фонда като цяло.
Счетоводната функция на описа е да посочи броя на складовите единици във фонда. Това гарантира безопасността на документите и контрол върху промените в обема на фонда. В допълнение, наличието на серийни номера на случаите улеснява бързото търсене на информацията, необходима на изследователите.
Класификационната функция консолидира и отразява най-рационалното подреждане на делата във фонда. Класификацията на документите и делата в рамките на архивния фонд означава тяхното научно групиране в съответствие с исторически установената структура на фондообразувателя или основните направления и проблеми на неговата дейност.
Има три вида инвентаризации: вътрешна инвентаризация, инвентаризация на структурно звено (доставка), сводна инвентаризация на делата на фонда.
Съставя се вътрешен опис на документите по делото за регистриране на документи с постоянно и временно (над 10 години) съхранение, чието записване е причинено от спецификата на тази документация (особено ценни, лични, съдебни, следствени дела и др.), т.к. както и да регистрира случаи на постоянно и временно (над 10 години) съхранение, формирани по видове документи, чиито заглавия не разкриват конкретното съдържание на документа.
Инвентаризациите на структурните звена (доставки) и сводните описи се съставят по единна методика. Те са съставени отделно в следните групи случаи:
постоянно съхранение;
временно съхранение (например 5 години и повече, 10 години и повече, над 10 години (по преценка на организацията);
по персонал.
Като пример, разгледайте методологията за съставяне на опис на случаите на постоянно съхранение.
Описът се състои от две части: самият опис, т.е. списък на делата (описателни статии) и справочен апарат за описа. По правило инвентаризациите се съставят в организациите. Но дори и в държавните и общинските архиви описите се съставят при усъвършенстване на системата от научно-справочен апарат, при обработка на незадоволително описани документи.
Работата по съставяне на опис се състои от:
описания на казуси;
организация на документите и делата в рамките на архивния фонд (разработване на класификационна схема за делата на фонда и класификация на делата на фонда);
съставяне на фактическия опис на документите;
съставяне на справочен апарат и изготвяне на опис.
Действителният опис на документите (основната информационна част) се състои от описателни статии, които представляват колекция от информация за всяка единица за съхранение и се състои от следните елементи:
сериен номер;
служебен индекс (номер на делото по номенклатура или стар инвентарен номер);
заглавие на делото и, в някои случаи, резюме на документа;
последни дати на документи във файла (ден, месец, година);
брой листове в касата;
бележки.
Всеки елемент от артикула, който изпълнява определена функция, има своя колона в инвентарния лист.
Колона 1 - “Пореден номер” - отразява счетоводната функция на описа и установява последователността на подреждане на делата във фонда. Номерът на последния артикул, определен в брутен ред на номериране, показва броя на складовите единици, включени в описа. Ако има промяна в количествения състав на инвентарните позиции, в края на инвентаризацията се прави съответен запис (в „Окончателно записване“).
Колона 2 - „Деловоден номер” е „родният” номер за делото, определен в деловодството (това е индексът на делото по номенклатурата на делата). Може да служи като допълнителен „маяк“ при търсенето.
Колона 3 - „Заглавие на делото“ отразява информационна функцияопис, разкриващ състава и съдържанието на документите по всяко дело.
Заглавието не трябва да съдържа произволни съкращения, а само общоприети или предвидените в списъка със съкращения. Имената на институциите, организациите и предприятията (автори, кореспонденти) се посочват изцяло при първото им споменаване, а в скоби се посочва общоприетото съкращение. Например „Проекти федерални закони, изготвен от ОАО „Рус железници"(АД Руски железници)". Когато се правят последващи споменавания на институцията, в заглавието се посочва само нейното общоприето съкращение (абревиатура): JSC Russian Railways. В същата колона на описа на нов ред след основното заглавие се вписва резюме на документите.
Колона 4 - „Крайни дати” - показва началната и крайната дата на делото. Името на месеца обикновено се изписва с думи. Когато определяте дата, първо посочете деня, след това месеца и годината.
Колона 5 - "Брой листове" - дава представа за обема на складовата единица.
В края на описа на делата и документите се прави окончателен протокол, в който се посочва броят на складовите единици (с цифри и с думи); уточняват се първият и последният номер на складовите единици по описа, съществуващият списък с номера, буквените номера, изтеглените складови единици и причините за тяхното изхвърляне.
Например:
„24 (двадесет и четири) случая от № 1 до № 24 бяха включени в описа.“
Заверителен надпис - съставя се на отделен заверителен лист, в който се посочва (с цифри и с думи) колко инвентарни листа са заведени и номерирани в досието, а също така се отразяват буквените и липсващите номера, вътрешните инвентарни листове и особеностите на физическото състояние на инвентарните ведомости.
Например:
„Делото съдържа 57 (петдесет и седем) листа (с цифри и с думи) от № 1 до № 57.
включително: буквени номера на листове 7а 7б
липсващи номера на листове
Листове от вътрешен инвентар
Методика за съставяне на справочен апарат за инвентаризацията
След съставянето на основната част от указателя - самият опис - се съставя справочен апарат към него, който изпълнява две функции: ускорява търсенето на информация от самия опис и дава допълнителна информация за фонда.
Съставът на справочния апарат за описа е обширен. Тя включва:
първа страница;
предговор;
списък със съкращения;
показалец.
Това са основните елементи на справочния апарат, но описът може да съдържа и допълнителни елементи - таблици за преобразуване, библиография, терминологичен речник.
Титулна страница - съдържа информация, разкриваща пълното наименование на държавния архив, в който се съхраняват документите на фонда; пълното наименование на фонда със списък на всички преименувания, ако има такива, и съкратеното наименование (в скоби); номер на фонда; инвентарен номер; наименование на описа (наименование на структурната част или години, за които делата са включени в описа).
Предговорът включва история на фондообразуващата организация, история на фонда, анотация за състава и съдържанието на документите в описа и състава на справочния апарат за описа.
Списъкът със съкращенията е азбучен списък на съкратените думи, открити в описа. Списъкът е придружен от пълното наименование на съкратените думи. Съкращенията се въвеждат с цел да се спести място за често срещани думи в текста на описа, както и да се разкрият съкращенията в справочния апарат и да се постигне еднаквост при предаване на съдържанието на документите.
Общоприети съкращения, които не изискват специално обяснение (т.е., и т.н., и т.н., и т.н.), обозначаващи името на мерките за маса, време, пространство, свързани с числа или всякакви имена и не предизвикващи двойно тълкуване (kg, min . , cm, m), както и съкращения на думи, включени в разговорната и писмена реч, като профком, не са включени в списъка на съкращенията. Ако при съставянето на описа са използвани съкращения като „б – починал”, „м – материали” и други подобни опис и да не включва тези думи в списъка със съкращения.
Предговорът е подписан от неговия съставител.
Указателите към описа са списък на предметните понятия, открити в описа, с необходимите пояснения и справочни данни. Целта на указателите е да ускорят и улеснят работата на потребителя при работа с инвентара. Указателите могат да бъдат: предметни (общи и специални), поименни, географски (като предметни разновидности), хронологични и др. Възможни са комбинирани указатели с малък брой лични имена, географски имена и обекти.
Архивна каталожна система
Системата за съхранение на архивни документи на фондово ниво е фиксирана с опис, но това не е достатъчно за търсене на документална информация. При използване на архивни документи запитванията се формират най-често по предмети, проблеми, теми, събития. За да се реши този проблем, в архивите се създават каталози като междуфондови архивни справочници, в които информацията за съдържанието на архивните документи е групирана по теми (теми, отрасли), разположени в съответствие със схемата за класификация на информацията за документите, приета за този каталог, което дава на изследователя широки възможностиза търсене на информация.
Каталожната система в местните архиви започва да се оформя в началото на 60-те години. ХХ век През изминалия период държавните архиви натрупаха значителен опит в създаването и поддържането на различни видове каталози. Въпреки това „масовото“ каталогизиране, извършено през 70-80-те години. ХХ век в местните архиви доведе до факта, че в традиционната форма каталозите съдържаха милиони карти, но ефективността на тяхното използване беше ниска. Това се обяснява с редица фактори: първо, традиционната форма на търсене в информационния каталог; второ, техният „непубличен“ характер, т.е. Само служители на архива обслужваха заявките на изследователите. Всичко това доведе до 90-те години. ХХ век до спиране на каталогизирането на документна информация.
За разлика от каталожния инвентар:
първо, той обхваща по-голямата част от архивните фондове, тъй като структурата му не зависи от системата за съхранение на документи, а отразява класификацията на документалната информация по теми, отрасли и т.н., докато описът се съставя за документи от един архивен фонд или част от него;
второ, описът е много по-подробен, тъй като може да съдържа информация не само за едно дело, но и за част от документ, един документ, група документи, група дела;
трето, за разлика от описа, той не е счетоводен справочник, т.е. не служи за броене на дела и документи; единствената му функция е извличане на информация;
четвърто, ако всеки инвентарен опис е изграден въз основа на собствена схема за систематизиране на материалите от даден фонд, тогава каталожните карти на всички архивни фондове се подреждат в съответствие с единна схема, чиито принципи на изграждане са общи за всички архиви.
В организационните архиви се използват картотеки вместо каталози.
В офис работата е важно да можете бързо да намерите тази или онази документална информация. За тази цел се поддържат регистрационни и регистрационни картотеки на документи, картотеки на писма и изявления на граждани и др. Трябва да се помни, че тези картотеки не са само от моментно значение: в бъдеще, наред с документите, те ще трябва да отидат в архива на организацията.
Процесът на изготвяне, съставяне и поддържане на архивни каталози се нарича каталогизиране на архивни документи:
Каталогизирането включва следните видовеработи:
определяне вида на указателя;
разработване на класификационна схема за документна информация в каталога;
идентифициране и подбор на документна информация за каталогизиране;
описание на документална информация върху индексни карти;
Индексиране на индексни карти;
систематизиране на карти и поддържане на каталог
Определянето на вида на каталога, чието създаване се очаква, зависи от състава и съдържанието на документите, както и от наличието на други видове каталози.
При определяне на състава на каталозите на конкретен държавен или общински архив се вземат предвид: рангът и профилът на архива; структура, състав и съдържание на архивните фондове; степен на развитие на фондовете; интензивност и цели на използване на документа; наличие и качество на други видове архивни справочници; материално-техническите възможности на архива.
В зависимост от избраната структура указателите биват два типа: логическа структура и азбучна структура.
Ако информацията е подредена от общо към конкретно, т.е. отгоре надолу (метод на дедукция), се получава логическа структура за конструиране на директории.
Ако информацията е подредена от специфична към обща, т.е. отдолу нагоре (индукционен метод), се получава азбучна (формална) структура.
От своя страна, каталозите с логическа структура по вид се разделят на систематични, тематични и техните разновидности (каталог за историята на институциите и каталог за историята на административно-териториалното деление) и хронологични, а каталозите с азбучна структура - на тема и техните разновидности. , номинални и географски. Каталозите са междуфондови архивни справочници.
За държавните и общинските архиви основата на каталожната система е систематичен каталог
Разработване на класификационна схема за документна информация в каталози. Научна разработка на проблема за класификацията на архивната документална информация, която е в тясна връзка с разг. обща теориякласификация, се отнася за началото на XIXвек, по време на формирането на предметната област на архивистиката, системата на архивите, отделянето на архивистиката в самостоятелна област публична администрация, когато започват да се разработват класификационни схеми в области, свързани с архивистиката – документознание и изворознание.
В резултат на теоретични изследвания бяха идентифицирани основните типове класификация на документна информация, отразена в средствата за справочна информация: структурни, предметно-тематични, типологични, които се основават на структурен елемент (структура), предмет (тема) или характеристика (присъща в даден обект или част от него) ) типичен признак. Първите два вида класификация определят спецификата на научното архивно дело както на традиционните, така и на автоматизираните архиви.
Теоретични постижения на местната архивна наука в областта на класификацията на 70-80-те години. са въведени по време на разработването на Схемите за единна класификация на документалната информация (SEC) през 1978 г., 1983 г., както и на категориите и тезаурусите на ASNTI, базирани на документи на Държавния архив на СССР, а по-късно - на Единния класификатор на документалната информация. Информация на Архивния фонд на Руската федерация (EKDI) през 2007 г.
При разработването на EKDI AF RF бяха взети предвид системните промени, настъпили в почти всички сфери на живота на Руската федерация: нови политически и държавна структура, промени във формите на собственост и много други, което е отразено в документи, информацията за които трябва да бъде включена в каталозите. Важно е да се отбележи, че EKDI AF RF разработва на ново методологично ниво подходите за каталогизация, заложени в SEC (М., 1978; М., 1983).
Описание на документална информация на индексни карти. Този процес не е нищо повече от запис на вторична документална информация на индексна карта:
Индексната карта има строго установена форма със задължителен набор от елементи, групирани в отделни групи:
класификация (индекс, заглавие, подкатегория, дата и място на събитието);
информационни (съдържание на документи);
търсене (име на архив, име на фонд, фонд N, опис N, дело N, листове);
външен (език на документа и метод на възпроизвеждане);
контрол (длъжност и подпис на съставителя, дата на съставяне на картата).
Важен елемент от поддържането на всеки каталог е индексирането на избраната за него документна информация. Индексирането е процес на избиране или компилиране на индекси според схема и поставянето им в индексна карта:
Индексът е символ, елемент от езика, цифри, букви и символи в система за класификация. Един символ или комбинация от тях се присвоява на съответните класификационни раздели на схемата за класификация на информацията на документа и се поставя на индексни карти.
Систематизиране на картони и поддържане на каталог. Индексираните карти трябва да бъдат систематизирани за включване в каталога.
Запомнете! Картите са организирани според индекси в реда на номерата.
- 28.00.00.00. Културно-просветна работа.
- 28.01.00.00. Общи въпроси.
- 28.01.01.00г. Нормативна уредба по въпросите на културно-просветната работа.
- 28.02.00.00. Дейност на културни и образователни институции.
- 28.10.2002 г. Ползване на исторически и културни паметници за културни, образователни и научни цели.
В група от карти с еднакви индекси се извършва допълнителна систематизация според заглавията и подзаглавията, посочени на картите. Подреждането на самите карти, още на ниво подкатегории, се осъществява по логичен принцип – от най-високо към най-ниско, от общо към конкретно. Например: групи от карти, образувани на географски принцип, се подреждат по посочения принцип, а еквивалентните - по азбуката на географските имена. Групи от карти, формирани на хронологична основа, са подредени по дата на събитията и след това по датите на документите.
Правила за организиране на съхранението, придобиването, отчитането и използването на документи от Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни и общински архиви, музеи и библиотеки, организации Руска академиянауки (по-нататък - Правилата от 2007 г.), продължавайки практиката, утвърдена в отечествената теория и методика на архивистиката, традиционно класифицират каталога(ите) като задължителен за поддържане в архива (с. 95). В същото време Правилата определят следната разпоредба: „Съставът на архивната каталожна система се определя от състава и съдържанието на архивните документи, интензивността на тяхното използване, степента на развитие на архивните фондове, наличието и качеството на други видове архивни справочници Основните в системата на архивния каталог са систематични и поименни”.
Следователно трябва да се заключи, че процесът на поддържане на каталози в архивите трябва да продължи, като основата за тази работа трябва да бъде новият „Единен класификатор на документалната информация на Архивния фонд на Руската федерация“.
Ръководства
Пътеводителите, подобно на каталозите, са задължителни справочници в системата от справочни и търсещи инструменти в държавните, общинските и ведомствените архиви:
Пътеводителят е традиционна форма на справочна книга, предназначена за публикуване, за да предостави на изследователите възможност предварително да се запознаят със състава на документите в конкретен архив.
Понятието „гид“ е родово. Видовете ръководство са:
справочник за фондовете на архива(ите);
кратък справочник за колекциите на архива(ите);
тематичен справочник за колекциите на архива(ите).
Справочниците се делят още на архивни (вътреархивни) и междуархивни.
Видът на пътеводителя се определя от предназначението му.
Пътеводител на архивните фондове е вид архивен справочник, съдържащ кратки характеристикиили кратка информация за архивни фондове (колекции, набори от документи) в систематизиран вид и предназначена за общо запознаване със състава и съдържанието на архивните фондове.
Кратък справочник за фондовете на архив(и) е вид справочник, съдържащ систематичен списък на фондовете. Ръководствата за бързи справки се делят на анотирани и неанотирани. Анотираният кратък справочник съдържа информация за наименованието на архивните фондове на архива с всички преименувания на фондообразувателите, справочни данни за фондовете и кратка анотация на съдържащите се в него документи.
Неанотираният кратък справочник за фондовете на архива(ите) съдържа информация за наименованията на архивните фондове и техните справочни данни.
Тематичен справочник за фондовете на архив(и) е вид справочник за фондовете на архив(и), характеризиращ онази част от документите на тези фондове на архива(ите), която съдържа информация по темата( т) и посочване на имената или номерата на архивните фондове.
Може да се създаде пътеводител, кратък справочник и тематичен справочник за фондовете на всички или няколко архива от всеки регион, за фондовете на отделен държавен, общински архив, за отделен набор от фондове на държавен, общински архив ( s).
Всеки пътеводител се състои от две части: характеристики на фондовете (самия пътеводител) и справочен апарат.
Характеристики на фондовете в ръководството. Основната част от ръководството е характеристиката на фонда - това е набор от информация, в т.ч име на фонда, основна информация за него, история на фондообразуващата организация (за фонд от личен произход - основни биографични данни за лицето), информация за състава и съдържанието на документите на фонда. Може да бъде допълнен с библиографски списък на литературата за фонда.
Всеки елемент от характеристиката носи определен информационен товар.
Име на фонда - задължителен елементхарактеристики, които могат да показват:
- 1) за историческата епоха на дейността на основателя на фонда;
- 2) името на учредителя на фонда, неговите функции в държавния апарат или сектора на икономиката, културата и др.;
- 3) мащабът на дейността на създателя на фонда, който се съдържа в понятията „провинциален“, „регионален“, „волост“, „окръжен“, „федерален“, „общински“ и др. В същото време обикновено е невъзможно да се определи мащабът на тяхната дейност по имената на фондовете на организациите;
- 4) местонахождение на учредителя.
Наименованието на фонда по индивидуални характеристики трябва да съответства на наименованието му в счетоводните документи.
Основна информация за фондапредоставя информация за търсене под формата на номер на фонд.
Важна част от характеристиките на фонда е исторически фон , което помага да се разкрие същността на историческите и логическите връзки на документите от описания комплекс, да се разбере същността и правилно да се оцени съдържанието на документите, включени в анотацията. Историческата справка е своеобразно въведение към анотацията, дава обща идеяза мястото на тази организация в системата на държавния апарат или институции, периода на нейната дейност, мащаба и функциите (ако името на фонда не съобщава тези данни).
Историческа справка за лични фондовесе състои от кратка биографична информация за основателя: фамилия, собствено име, бащино име, псевдоним, моминско име, дати на живот, професия, вид официална и социална дейност. Историческото свидетелство за семейни и родови фондове дава информация за хронологията на степента на родство. За фондове, състоящи се от документи на няколко свързани лица творческа дейност, информацията за служебната и обществена дейност на учредителите на фонда е представена накратко по азбучен ред на техните фамилни имена.
Резюме на състава и съдържанието на документитефондът е кратко обобщено описание на състава на документите (по вид) и тяхното съдържание (по теми, въпроси, отразяващи областите на дейност на учредителя на фонда).
Справочно устройство за пътеводителя. Основните елементи на справочния апарат в пътеводителя са: заглавна страница, съдържание (оглавление), предговор, списък със съкращения, приложения, указатели.
Към пътеводителя е съставена обща библиография. При многотомни издания на пътеводители се съставя справочен апарат както за цялата публикация, така и за отделни томове.
Трябва да знаете, че заглавната страница не само допълва дизайна на справочника, но съдържа и основна информация от справочен характер. Това е обща информация за юрисдикцията на даден архив, името на архива и името на директорията, мястото и времето на публикуване.
За да увеличите информационното съдържание на съдържанието, препоръчително е да включите в него списък страница по страница не само на секции, подсекции, но и на заглавия. Съдържанието носи определен информационен товар, показващ основните етапи на систематизация, като дава конкретна и нагледна информация за структурата на описанието на комплекса от документи като цяло.
Предговорът включва обща информацияза историята на архива, върху чиито документи е съставен този справочник, за състава и съдържанието на документите и изграждането на справочника. Историята на архива е представена много накратко, като се засягат въпроси като историята на придобиването на архива, неговия обем и профил.
Методът за съставяне на списък със съкращения, индекси и съдържание (съдържание) за пътеводители е подобен на метода за подготовка на тези елементи от справочния апарат за опис.
Приложенията могат да включват:
информация за промени в административно-териториалното деление;
списъци на фондовете: ликвидирани, обединени, предадени в други архиви;
информация за състава на научно-справочния апарат на архива
Допълнителни инструменти за справка и търсене
В архива могат да се създават допълнителни справочници на системата ATP - прегледи, указатели, тематични картотеки и тематични списъци на документи и дела, анотирани регистри на описи.
Рецензии на документи
Обзорът като вид архивен справочник принадлежи към групата на допълнителните справочни и търсещи средства на архива, но подобно на пътеводителя е предназначен за публикуване с цел информиране на потребителите за състава и съдържанието на документи от фонд или различни фондове. , но по същата тема:
Възможността за съставяне на прегледи се определя от уместността и значимостта на проблема, на който е посветен, степента на неговото проучване, както и новостта на документите, включени в прегледа.
Препоръчва се съставяне и публикуване (тиражиране) на рецензии в следните случаи: когато обемът на фонда е голям и в съдържанието му има много дела от един и същ вид или, обратно, много дела със сложно, многопредметно съдържание. , например: протоколи, кореспонденция по няколко несвързани въпроси помежду си. В тази ситуация е препоръчително да се публикуват прегледи на архивни фондове, където съдържанието на многопредметните файлове може да бъде логично разделено и класифицирано в хомогенни групи. Прегледи могат да бъдат съставени и за документи, включени в описи без строга система или логическа връзка, или когато документите са разпръснати в различни описи. Отбелязаните недостатъци се отстраняват по-лесно чрез съставяне на прегледи, отколкото чрез преизчисляване на материалните запаси.
Опитът при изготвянето на рецензии показва, че те могат да бъдат публикувани както като самостоятелни публикации, така и като отделни статии в периодични и текущи издания, което е важно за изготвянето на рецензии на архивни документи в организациите.
Указателни табели
Индексите могат да бъдат самостоятелни архивни справочници в архива или елемент от справочния апарат на други архивни справочници:
Методологията за съставяне на индекс като елемент от справочния апарат беше разгледана на примера на опис на документи и досиета.
Тематични списъци на документи
Като допълнителна архивна справка могат да се съставят тематични списъци на документи и досиета:
Списъци с документи са съставени по най-подходящите, търсени, както и по малко проучени теми, за да информират широк кръг изследователи, издатели на документи, архивисти, журналисти и други специалисти.
Бази данни
Наред със списъка на документите, държавните, общинските и ведомствените архиви активно разработват бази данни и ги публикуват на официалните си уебсайтове, което позволява бързо и многоизмерно търсене и представяне на документна информация в режим на отдалечен достъп.
Курсова работа
Концепцията и структурата на научно-справочния апарат за документи от архивния фонд на Руската федерация
Въведение
Настоящата научна работа е посветена на изучаването на научно-справочния апарат в съвременните държавни архиви.
Уместността на тази работа се крие във важността на научно-справочния апарат за архивните институции и коректността на неговото съставяне, тъй като без средства за справка и търсене (RSF) архивът от подредено хранилище на документна информация ще се превърне в „ информационно изхвърляне”, в което ще бъде почти невъзможно да се намерят необходимите данни.
Обект на изследване – архивно дело
Предмет на изследване - научно-справочен апарат
Целта на тази работа: да се проучи системата от научен справочен апарат за документи на Архивния фонд на Руската федерация
За постигането на тази цел е необходимо да се решат следните задачи:
.Дефинирайте понятието „научен справочен апарат“ .Изучаване на принципите за изграждане на научен справочен апарат .Изучаване на структурата на научно-справочния апарат .Анализирайте научно-справочния апарат в архивите, съхраняващи документи на Архивния фонд на Руската федерация 1. Научен справочен апарат: концепция, принципи на изграждане, структура
1.1 Концепцията и принципите за изграждане на научен справочен апарат
Система от справочни и търсещи средства (система от научно-справочен апарат) за архивни документие набор от взаимосвързани и допълващи се архивни справочници за състава и съдържанието на архивните документи, създадени на единна методическа основа за търсене на архивни документи и архивна информация с цел ефективно използване. Архивните справочници могат да бъдат традиционни, т.е. на хартиен носител, и автоматизирани, т.е. реализирани с помощта на компютърни технологии. Основната цел на архивните справочници е бързото търсене на необходимата документална информация. Създаване на научно-справочен апарат за архивни документи - дейности по предоставяне на документална информация на гражданите, юридически лицаи други потребители на информация. При работа с информация е необходимо да се прави разлика между първични източници и вторична документална информация. Първична документална информация - архивни документи, съдържащи информация за обективни явленияи умствената дейност на човека. Вторичната документална информация е „информация за информация“, тоест информация, съдържаща описателна информация за първичния източник. Архивните справочници и първичната документална информация, т.е. документите, като цяло съставляват архивната информационна среда. Архивните справочници се делят на задължителни и допълнителни. Във всеки държавен и общински архив има задължителни архивни справочници. Те включват описи на случаи, каталози и пътеводители. Допълнителни архиви се създават при необходимост, която се определя от спецификата на дадено архивно учреждение или се развиват исторически. Те включват прегледи на документи, индекси, списъци с теми и бази данни. Системата от научно-справочен апарат на всеки федерален архив е представена подробно в публикацията „Федералните архиви на Русия и техният научно-справочен апарат“. Уникалността на този справочник се състои в това, че за първи път в историята на руската архивистика са събрани данни за основните елементи на справочния апарат на всеки федерален архив. .2 Принципи за изграждане на научна справочна система
Основни принципи за изграждане на научна справочна система: .Взаимовръзка и допълване на архивните справочници, описващи първична документална информация .Избягване на дублиране на информация в различни архивни справочници .Приемственост на системата от научно-справочен апарат (НАС) на организациите с НСА на архивните институции Непрекъснатостта на научния и справочния апарат на организациите и архивните институции се постига чрез единството на изискванията и принципите на изграждане. Това условие предполага задължителното съставяне на описи на дела и научно-справочен апарат за тях в деловодството на организациите. Формулярите за инвентаризация, одобрени от експертната комисия за проверка на архивните институции, се съхраняват в архива като контролни копия, докато организацията не прехвърли документите за постоянно съхранение. След постъпване на документите на постоянно съхранение, описите стават част от научно-справочния апарат на архива. Различни средства от научния и справочния апарат на архива на организацията се приемат в архива като самостоятелни единици или са включени в съответните раздели на каталозите. Спазването на първите два принципа е необходимо за ефективността на търсенето и намаляването на разходите за труд на архивистите за дублиране на информация. Ако при създаването на описания на документи и техните каталози се спазва принципът на взаимовръзка и допълване, тогава изследователят, след като се е запознал с описа на делата и е изписал от него необходимия брой единици за съхранение, може да се обърне към съответните раздели от каталога за по-подробно търсене. В каталога изследователят ще може да намери имената на единиците за съхранение, заглавията на случаите и по-подробна информация. Третият принцип е не по-малко важен за организиране на търсенето. Това означава, че при създаването на всички видове архивни справочници в организации, държавни и общински архиви ще бъдат представени единни изисквания и единни методи. По този начин коректността на регистрацията на описите на случаите в организацията се контролира от архива на организацията. Обобщените описи (годишни раздели) на описи на документи за постоянно съхранение се координират и одобряват от държавните и общинските архиви. Също така е важно да се наблюдават други средства на научната справочна апаратура. Всеки архивен указател на организация трябва да бъде съставен в съответствие с правилата за работа на държавните, общинските архиви и архивите на организациите. 2 Структура на научно-справочния апарат
2.1 Описи на дела
Опис на дела, документи- архивен справочник, предназначен за разкриване на състава и съдържанието на единиците за съхранение/отчетни единици, консолидиране на вътрешнофондова систематизация и счетоводство; се състои от описателни статии на единици за съхранение / счетоводни единици, окончателен запис, сертификационен лист и справочен апарат за инвентара Инвентарът изпълнява три основни функции: · Информационен (разкрива състава и съдържанието на документите) · Счетоводство (съхранява документи) · Класификация (класифицира документи) Информационната функция се реализира по следния начин: при съставяне на опис на делата и въвеждане в него на заглавия на документи, които предоставят информация за вида и съдържанието на документа. Правилно попълненият опис на делата ви позволява да получите информация за състава на документите на фонда. Счетоводната функция се осъществява чрез номериране на документите и посочване на броя на документите в описа. Това гарантира безопасността на документите, позволява да се проследяват промените в обема на фонда и улеснява бързото търсене на необходимия документ. Класификационната функция се състои в най-рационалното подреждане на делата във фонда. Под класификация в в този случайсе отнася до групирането на документи в съответствие със структурата на фондосъздателя или основните проблеми на неговата дейност. Има три вида описи: вътрешен опис, опис на структурна единица (доставка), консолидиран опис на делата на фонда. Вътрешният опис е предназначен за вписване на случаи на постоянно и временно (над 10 години) съхранение, чието вписване е причинено от спецификата на тази документация (особено ценни, лични, съдебни, следствени дела и др.), както и за дела, състоящи се от такива видове документи, чиито заглавия не съдържат информация за тяхното съдържание. По една и съща методика се съставят инвентаризации на структурни единици (доставка) и сводни инвентаризации. Те са съставени, за да опишат следните видове случаи: · временно съхранение (например 5 години и повече, 10 години и повече, над 10 години (по преценка на организацията); · по персонал. Нека разгледаме методологията за съставяне на опис на файловете за постоянно съхранение. Описът се състои от две части: самият опис и научно-справочният апарат към него. Инвентаризацията обикновено се съставя в рамките на организацията. Но ако качеството на описа е незадоволително, той се съставя повторно в архивната институция, в която е предаден. Изготвянето на инвентаризация включва следните видове работа: · описание на случаите; · организация на документите и делата в рамките на архивния фонд (разработване на класификационна схема за делата на фонда и класификация на делата на фонда); · съставяне на фактическия опис на документите; · съставяне на справочен апарат и изготвяне на опис. · Инвентаризацията на случаите се състои от описателни данни за всяка единица за съхранение, която е комбинация от следните елементи: · сериен номер; · индекс за офис работа · заглавие на делото и, в някои случаи, резюме на документа; · срокове за документи по делото; · брой листове в касата; · бележки. Всеки елемент от описателна статия съответства на колона в инвентарния лист: Колона 1 - „Пореден номер“ - изпълнява счетоводна функция, фиксира последователността на складовите единици в инвентарния лист. Номерът на последната складова единица показва броя на касите в описа. Промените в броя на случаите трябва да бъдат отразени в края на описа (в „Окончателно вписване“). Колона 2 - „Служебен номер” е номерът на документа, който му е присвоен във фондообразуващата организация, когато документът е бил все още валиден. Може да се използва като допълнителна информация за търсене. Колона 3 - „Заглавие на делото” отразява информационната функция на описа, като разкрива състава и съдържанието на документите по всяко дело. В тази колона не се допуска използването на произволни съкращения, а само приетите и залегнали в съответните документи. При първото споменаване на организация, предприятие, институция, държавна агенцияи т.н., заглавието се изписва изцяло, а в скоби - съкратено. При по-нататъшно позоваване заглавието се изписва със съкращение. Например: JSC Russian Railways (JSC Russian Railways). Колона 4 - „Срокове” - начална и крайна дата на делото. Месецът обикновено се изписва с думи. Датата се посочва във формат ден, месец, година. Колона 5 - „Брой листове” - обем на складовата единица. В края на инвентаризацията се прави окончателен запис, в който се посочва следната информация: броят на складовите единици, номерата на първата и последната складови единици, съществуващите номерационни списъци, буквените номера, изтеглените складови единици и причините за това. за обезвреждането им са посочени. Заверителната бележка се завежда в края на досието. Посочва броя на подадените и номерирани листове в описа, номерата на буквите, както и информация за липсващи номера и характеристиките на физическото състояние на листовете за опис. Методика за съставяне на справочен апарат за инвентаризацията След съставянето на самия опис към него се съставя справочен апарат, който изпълнява две функции: ускоряване на търсенето по описа и предоставяне на допълнителна информация за фонда. Съставът на справочния апарат за описа включва: · първа страница; Заглавна страница - съдържа пълното наименование на държавния архив, пълното наименование на фонда с изброяване на всички негови преименувания (в скоби), ако има такива, посочват се още номерът на фонда, инвентарният номер и инвентарното име. Например: вижте Приложение 2. Предговорът включва история на фондообразуващата организация, история на фонда, анотация за състава и съдържанието на документите в описа и състава на справочния апарат за описа. Списък на съкращенията - подредени по азбучен ред, съкратени думи и съкращения, открити в описа с пълните имена на думите. В текста се използват съкращения, за да се спести място за често срещани думи. Общоприети съкращения, които не изискват специално обяснение (т.е., и т.н., и т.н., и т.н.), обозначаващи името на мерките за маса, време, пространство, свързани с числа или всякакви имена и не предизвикващи двойно тълкуване (kg, min . , cm, m), както и съкращения на думи, включени в разговорната и писмена реч, като профком, не са включени в списъка на съкращенията. Ако при съставянето на описа са използвани съкращения като „р. - роден", "г. - починал", "стр. - протокол", "м. - материали” и други подобни, тогава е необходимо да се състави отново описът и да не се включват тези думи в списъка със съкращения. Указателят към описа съдържа списък на откритите в описа понятия и необходимите обяснения към тях. Индексите могат да бъдат поименни, предметни, географски и др. Индексът може да бъде и отделна допълнителна справка и средство за търсене. Например, нека да разгледаме един от описите на Руския държавен исторически архив. F. 13 Op. 3. 1798-1811, 53 бр. Журнали за входящи и изходящи книжа. Фонд 13: Отдел на министъра на търговията (вижте Приложение 3) Този инвентар започва със заглавна страница и таблица за преобразуване. Следва списък с дела, включващ пореден номер, номер на дело, заглавие на делото, крайни срокове, брой листове и бележка. Заверителният надпис (заверителен лист) се съставя на отделен заверителен лист и се завежда в края на описа. Този опис е съставен правилно, но от 1984 г., годината на съставянето му, формата на сертификационния лист е променена (показана в Приложение 9 към Основните правила за работа с архивите на организациите, одобрени с решение на Управителния съвет на Росархив от 6 февруари 2002 г.). 2.2 Архивна каталожна система
Системата за съхранение на архивни документи на фондово ниво е фиксирана с опис, но това не е достатъчно за търсене на документална информация. Често заявките за търсене се формират по критерии като тема, въпрос, тема или някакъв вид събитие. За задоволяване на заявки за търсене от този тип се съставят архивни каталози, в които информацията е групирана по предмет (тема, индустрия). Този инструментНаучно-справочният апарат на архива позволява на изследователите да извършват многостранно търсене на документална информация. Архивен каталог- архивен указател, в който се намира информация за архивни документи в съответствие с избраната класификационна схема цитат Според Е.М. Сондиране:
„Каталожната система в местните архиви започва да се оформя в началото на 60-те години. ХХ век През изминалия период държавните архиви натрупаха значителен опит в създаването и поддържането на различни видове каталози. Въпреки това „масовото“ каталогизиране, извършено през 70-80-те години. ХХ век в местните архиви доведе до факта, че в традиционната форма каталозите съдържаха милиони карти, но ефективността на тяхното използване беше ниска. Това се обяснява с редица фактори: първо, традиционната форма на търсене в информационния каталог; второ, техният „непубличен“ характер, т.е. Само служители на архива обслужваха заявките на изследователите. Всичко това доведе до 90-те години. ХХ век за спиране на каталогизирането на документна информация.“ За разлика от каталожния инвентар: )Обхваща по-голямата част от архивните фондове, тъй като структурата на каталога не зависи от структурата на съхранение на документи в архива и отразява класификацията на документите по различни критерии, докато описът се съставя за документи от един архивен фонд или част от него; )Предоставя по-подробна информация от описа, тъй като може да включва извадка от документ и да съдържа информация от повече от един случай. )Той не изпълнява счетоводна функция и не отчита броя на делата; основната му функция е да осигурява извличане на информация. )Ако всеки опис се изгражда въз основа на собствена схема за систематизиране на материалите на даден фонд, тогава каталожните карти на всички архивни фондове се подреждат в съответствие с единна схема, чиито принципи на изграждане са общи за всички архиви. В организационните архиви се използват картотеки вместо каталози. В офис работата е важно да можете бързо да намерите тази или онази документална информация. За тази цел се поддържат регистрационни и регистрационни картотеки на документи, картотеки на писма и изявления на граждани и др. Трябва да се помни, че тези картотеки не са само от моментно значение: в бъдеще, наред с документите, те ще трябва да отидат в архива на организацията. Процесът на изготвяне, съставяне и поддържане на архивни каталози се нарича каталогизиране на архивни документи: Каталогизиране на архивни документи- процесът на подготовка, съставяне и поддържане на архивни каталози Каталогизирането включва следните видове работа: · определяне вида на указателя; · разработване на класификационна схема за документна информация в каталога; · идентифициране и подбор на документна информация за каталогизиране; · описание на документална информация върху индексни карти; · Индексиране на индексни карти; · систематизиране на карти и поддържане на каталог Определяне на вида на директорията. Видът на каталога зависи от съдържанието на документите и наличието на други каталози в архива. При определяне на състава на каталозите на конкретен държавен или общински архив се вземат предвид: рангът и профилът на архива; структура, състав и съдържание на архивните фондове; степен на развитие на фондовете; интензивност и цели на използване на документа; наличие и качество на други видове архивни справочници; материално-техническите възможности на архива. Според структурата си указателите се делят на логически и азбучни. Логическата структура включва метода на дедукция, тоест търсене на информация от общото към конкретното. Каталозите с логическа структура се делят на систематични, тематични и техните разновидности (каталог за историята на институциите и каталог за историята на административно-териториалното деление) и хронологични, а каталозите с азбучна структура - на предметни и техните разновидности, номинални и географски. Систематичните каталози са широко разпространени в държавните и общинските архиви. Структурата на архивните каталози е представена в Приложение 4. Разработване на класификационна схема за документна информация
в каталози. цитат според Е.М. Бурова „Архивистиката: теория и методология”: „Научното развитие на проблема за класификацията на архивната документална информация, което е в тясна връзка с развитието на общата теория на класификацията, датира от началото на 19 век, до времето на формиране на предметната област на архивистиката, системата на архивите, отделянето на архивистиката в самостоятелна област на публичната администрация, когато започват да се разработват класификационни схеми в области, свързани с архивистиката - документознанието и изворознание. В резултат на теоретични изследвания бяха идентифицирани основните типове класификация на документна информация, отразена в средствата за справочна информация: структурни, предметно-тематични, типологични, които се основават на структурен елемент (структура), предмет (тема) или характеристика (присъща в даден обект или част от него) ) типичен признак. Първите два вида класификация определят спецификата на научното архивно дело както на традиционните, така и на автоматизираните архиви. Теоретични постижения на местната архивна наука в областта на класификацията на 70-80-те години. са въведени по време на разработването на Схемите за единна класификация на документалната информация (SEC) през 1978 г., 1983 г., както и на категориите и тезаурусите на ASNTI, базирани на документи на Държавния архив на СССР, а по-късно - на Единния класификатор на документалната информация. Информация на Архивния фонд на Руската федерация (EKDI) през 2007 г. При разработването на EKDI AF RF бяха взети предвид системните промени, настъпили в почти всички сфери на живота на Руската федерация: нова политическа и държавна структура, промени във формите на собственост и много други, които бяха отразени в документи, информация за които трябва да бъдат включени в каталози. Важно е да се отбележи, че EKDI AF RF разработва на ново методологично ниво подходите за каталогизация, заложени в SEC (М., 1978; М., 1983).“ Описание на документна информация на каталожни карти - създаване на архивна карта, съдържаща вторична информация за документа. Индексна карта- карта, включена в картовия каталог и съдържаща информация, съответстваща на задачите и темите на архивния каталог Индексната карта е със зададена форма и включва следните елементи: · класификация (индекс, заглавие, подкатегория, дата и място на събитието); · информационни (съдържание на документи); · търсене (име на архив, име на фонд, фонд N, опис N, дело N, листове); · външен (език на документа и метод на възпроизвеждане); · контрол (длъжност и подпис на съставителя, дата на съставяне на картата). Индексирането на информация за вторичен документ е от особено значение при създаването на индексна карта. Индексиране- подбор и/или съставяне на индекс(и) въз основа на индексната система и неговото/тяхното поставяне върху документи, файлове, индексни карти Индекс - символ(буква, цифра) или набор от такива знаци, използвани в IPYA, AIPS и в традиционните IPS, схеми за класификация на документи (документална информация), присвоени на съответните класификационни раздели и прикрепени към индексни карти (класификационен индекс) Като цяло индексът е символ в класификационната система. Систематизиране на картони и поддържане на каталог. Индексираните карти трябва да бъдат систематизирани преди влизане в каталога. Индексите са систематизирани по реда на номерата. Например: вижте Приложение 5. Картите с еднакви индекси са систематизирани според заглавията и подзаглавията, посочени на картите. Подреждането на самите карти, още на ниво подкатегории, се осъществява по логичен принцип – от най-високо към най-ниско, от общо към конкретно. Според практиката, развита в руската теория и методи на архивистиката, архивните каталози традиционно се класифицират като задължителни за поддържане в архива. (Правила за организиране на съхранението, придобиването, отчитането и използването на документи от Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни и общински архиви, музеи и библиотеки, организации на Руската академия на науките (наричани по-долу 2007 г.) Правила) (стр. 95).) Досега тази работа разглеждаше само традиционни средства за научен справочен апарат. Научно-техническият прогрес и развитието на информационните технологии се отразиха върху архивното дело и по-специално върху научно-справочния апарат. Инструментите за справка и търсене в архивите постепенно започват да се дублират електронен формуляр. Това ви позволява бързо и, което е важно, дистанционно да намерите необходимите архивни документи. Нека се опитаме да го намерим с помощта на тази система. архивни фондове за например конструкторски бюра по машиностроене. След като въведете необходимата заявка на главната страница в лентата за търсене, щракнете върху бутона „търсене“. Страницата с резултати от търсенето показва информация за намерените фондове и дали всеки фонд принадлежи към определен архив. Процесът на работа с тази система е показан в Приложение 7. След като отворим първия резултат от търсенето в списъка, получаваме следните данни: номер на фонда, име на фонда, крайни срокове, резюме и историческа информация (Приложение 8) включено в моментаСистемата се показва като ефективна и непрекъснато се допълва и подобрява. В тази работа също ще разгледаме електронна системакаталози в Руския държавен исторически архив. Неговата особеност се състои в разделянето на каталога на личен, географски и тематичен. В личния каталог (Приложение 9) информацията е класифицирана по имената на лицата, които са автори на документите. Особеността на електронния личен каталог в Руския държавен исторически архив е, че документът, към който се отнася индексът, не съдържа биографични материали, а лицето, послужило за основа на търсенето, се споменава само в текста на документа. В географския каталог информацията е класифицирана според азбуката на географските и топографските обекти (Приложение 10). В тематичния каталог информацията е класифицирана според темата на документа, според неговото заглавие (Приложение 11). Електронният каталог на Руския държавен исторически архив, пуснат в тестов режим, се оказва удобен инструмент за търсене. Трябва обаче да разберете, че този каталог предоставя информация само за 2,5% от архивните материали, съхранявани в Руския държавен исторически архив. Представената система е първата стъпка към създаването на пълноценен електронен каталог. 2.3 Ръководства
Пътеводителите са задължителни архивни справочници Пътеводител на архивните (архивни) фондове- архивен справочник, съдържащ в систематизиран вид характеристики или кратки сведения за архивните фондове и предназначен за запознаване с неговия състав и съдържание. Ръководство- печатна публикация, чиято цел е да даде на потребителите представа за състава на фондовете на конкретен архив. Видове пътеводители: · ръководство за склад; · кратък справочник за колекциите на архива(ите); · тематичен справочник за колекциите на архива(ите). Справочниците се делят още на архивни (вътреархивни) и междуархивни. Ръководство за запаси- печатно издание, което съдържа кратка информация за фондовете на архива в систематичен вид и служи за запознаване със съдържанието на архива. Кратък справочник за фондовете на архива- справочник, съдържащ списък на архивните фондове. От своя страна кратките справочници за архивните фондове се делят на анотирани и неанотирани. Анотираните съдържат систематизирана информация за фондовете, като се посочват всички преименувания на учредителите на фонда, а също така е дадена кратка информация за съдържанието на документите. Неанотираните кратки справочници за фондовете на архива съдържат само списък на фондовете и основна информация за тях. Тематичен пътеводител на фондовете на архива- справочник, който съдържа информация за средства, съответстващи на конкретна тема. Всички горепосочени видове справочници могат да се създават както за отделен архив, така и за група от архиви. Пътеводителят се състои от самия пътеводител и справочни материали към него. Самото ръководство или, както се нарича още, характеристиките на средствата, съдържа следното задължителна информация: наименование на фонда, основна информация за него, история на фондообразуващата организация (за фонд от личен произход - основни биографични данни за лицето), информация за състава и съдържанието на документите на фонда. Може да съдържа и библиографски списък на фонда. Името на фонда е задължителен елемент от справочника, който може да предостави информация за: · фондът принадлежи към определена историческа епоха; · име на основателя и мястото му в органната система държавна власт, организации и др.; · мащаба на дейността на учредителя на фонда; · местоположението му. Справка за фонда е номерът на фонда. Историческата информация дава представа за дейността на основателя на фонда, неговото място в системата на държавни органи, организации, предприятия и др., периода и мащаба на неговата дейност. Историческата информация за фондове от личен произход съдържа биографична информация за основателя: неговото фамилно име, собствено име, бащино име, период от живота, място на раждане, смърт, личен живот, дейности и др. Резюме на състава и съдържанието на документите - кратко описаниесъстав и съдържание на документи. Научно-справочният апарат на пътеводителя включва следните елементи: заглавна страница, съдържание (съдържание), предговор, списък със съкращения, приложения, индекси. Заглавната страница е част от дизайна на ръководството (не забравяйте, че говорим за печатно издание) и предоставя информация за името на архива, неговата юрисдикция и място в системата на архивните органи на Руската федерация. Също така посочва информация за мястото и времето на публикуване. В предговора се посочва кратка историяархив, към чиито документи е съставен справочник. Списъкът със съкращенията, приложенията и указателите изпълняват същите функции като в описа на делата. Методът за съставянето им е подобен на метода за съставяне на тези елементи за научно-справочния апарат на описа. Приложенията могат да включват данни за ликвидирани, прехвърлени в други архиви и обединени фондове, както и за състава на научно-справочния апарат на архива. С развитието на информационните технологии неразривната връзка между архивния справочник и печатното издание започва да избледнява. Архивните справочници се появяват в електронен вид. Например на сайта на Руския държавен архив за литература и изкуство (РГАЛИ) има електронен справочник за фондовете, достъпен на следния линк: #"justify"> 2.4 Допълнителни инструменти за справка и търсене
В архива могат да се създават допълнителни справочници на системата ATP - прегледи, указатели, тематични картотеки и тематични списъци на документи и дела, анотирани регистри на описи. Рецензии на документи Обзорът като вид архивен справочник принадлежи към групата на допълнителните справочни и търсещи средства на архива, но подобно на пътеводителя е предназначен за публикуване с цел информиране на потребителите за състава и съдържанието на документи от фонд или различни фондове. , но по същата тема: Преглед на архивни документи- вид архивен справочник, който включва систематизирана информация за състава и съдържанието на отделни набори от архивни документи, допълнена, ако е необходимо, с анализ на източниците на тези документи Възможността за съставяне на прегледи се определя от уместността и значимостта на проблема, на който е посветен, степента на неговото проучване, както и новостта на документите, включени в прегледа. Препоръчва се съставяне и публикуване (тиражиране) на рецензии в следните случаи: когато обемът на фонда е голям и в съдържанието му има много дела от един и същ вид или, обратно, много дела със сложно, многопредметно съдържание. , например: протоколи, кореспонденция по няколко несвързани въпроси помежду си. В тази ситуация е препоръчително да се публикуват прегледи на архивни фондове, където съдържанието на многопредметните файлове може да бъде логично разделено и класифицирано в хомогенни групи. Прегледи могат да бъдат съставени и за документи, включени в описи без строга система или логическа връзка, или когато документите са разпръснати в различни описи. Отбелязаните недостатъци се отстраняват по-лесно чрез съставяне на прегледи, отколкото чрез преизчисляване на материалните запаси. Опитът при изготвянето на рецензии показва, че те могат да бъдат публикувани както като самостоятелни публикации, така и като отделни статии в периодични и текущи издания, което е важно за изготвянето на рецензии на архивни документи в организациите. Например в Руския държавен военноисторически архив (RGVIA) прегледите на документите са разделени на фондови и тематични: Прегледи на тематични документи: · върху историята на обществено-политическото движение; · в историята чужди държавии градове на Русия; · по история на архитектурата и градоустройството; · за развитието на авиацията; · за културните и икономически връзки между Русия и други страни; · за развитието на руската военнотеоретична мисъл; · за живота и работата на изключителни хора на Русия; · за минерални находища и др. Прегледи на стокови документи: · Военна походна служба на е.и.в. (Ф. 26); · Ивангородска крепост (Ф. 13133); · Тайният вой на военния колеж (Ф. 20); · Кабинет на военния министър (ф. 366); · Службата на военния комисар на временното правителство в щаба (F. 2015); · Воронов П. Н., генерал-лейтенант, военен историк, редактор на списание „Руска древност“ (F. 252) и др. Указателни табели Индексите могат да бъдат самостоятелни архивни справочници в архива или елемент от справочния апарат на други архивни справочници: Индекс (архивен)- архивен указател, съдържащ систематичен списък с имена на елементи или обекти, за които се съдържа информация в архивни документи, като се посочват данните за тяхното търсене Методологията за съставяне на индекс като елемент от справочния апарат беше разгледана на примера на опис на документи и досиета. Знаците най-често се включват в пътеводителите. С развитието на информационните технологии обаче индексите се превръщат в популярен инструмент за търсене в уебсайтовете на руските архиви. Например уебсайтът rusarchives.ru предоставя индекс на създателите на фондове в архивите на Русия (Приложение 12) Когато следвате връзката към желания създател на средства, ще бъдете отведени до прозореца с резултати от търсенето, който предоставя информация за създателя на средства, неговите референтни данни, раздел и директория, която съдържа информация за желания създател на средства (Приложение 13 ) Така в случая архивният указател е неразривно свързан с архивния справочник (пътеводител). Като допълнителна архивна справка могат да се съставят тематични списъци на документи и досиета: Тематичен списък с документи- вид архивен информационен документ, съдържащ списък със заглавия на дела или документи по определена тема, като се посочват техните дати и данни за търсене Списъци с документи са съставени по най-подходящите, търсени, както и по малко проучени теми, за да информират широк кръг изследователи, издатели на документи, архивисти, журналисти и други специалисти. С развитието на информационните технологии тематичните списъци често придобиват електронен вид и се публикуват на уебсайтовете на съответните архиви. Например тематични списъци на Руския държавен исторически архив (RGAI) (Приложение 14) Бази данни
Наред със списъка на документите, държавните, общинските и ведомствените архиви активно разработват бази данни и ги публикуват на официалните си уебсайтове, което позволява бързо и многоизмерно търсене и представяне на документна информация в режим на отдалечен достъп. Като част от тази работа базите данни, публикувани на уебсайтовете на държавните архиви на Руската федерация, бяха прегледани повече от веднъж под формата на архивни каталози, индекси и тематични списъци. Базите данни обаче могат да бъдат разграничени като отделни видовесредство за справка и търсене, което дава възможност за многоизмерно търсене в архивните фондове. Ярък пример за база данни и система за търсене към нея е услугата, публикувана на официалния уебсайт на Руския държавен архив за литература и изкуство (RGALI). Заключение
Научно-справочният апарат за документи на Архивния фонд на Руската федерация е от голямо значение за широк кръг потребители на документална информация. В рамките на това изследователска работаразгледахме как се създава и функционира научно-справочният апарат на архивите. Цел курсова работа, а именно проучването на системата за научен справочен апарат за документи на Архивния фонд на Руската федерация, е постигнато. В процеса на постигане на целта решихме следните задачи: Ние дефинирахме понятието „научен справочен апарат“, което е дадено в Правилата за организиране на съхранението, придобиването, записването и използването на документи от Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни и общински архиви, музеи и библиотеки. , организации на Руската академия на науките (- М., 2007 г.). Изследвахме принципите за изграждане на научно-справочен апарат и тяхното влияние върху структурата и функционирането на архивните справочници. Проучихме всички задължителни и допълнителни средства за справка и търсене, както и методологията за тяхното съставяне. Анализирахме научно-справочния апарат в архивите, съхраняващи документи на Архивния фонд на Руската федерация. Решавайки този проблем, ние следвахме пътя на изследването на електронния научен справочен апарат, публикуван на уебсайтовете на държавните архиви, както и на уебсайта на Федералната агенция за архиви. В руските архивни институции научно-справочният апарат е представен предимно в традиционна форма. Тоест, за да получите документална информация, трябва да отидете в архива и с помощта на инструменти за справка и търсене, представени на хартия, да намерите необходимата информация. Архивната индустрия в Русия в момента се движи по пътя на информатизацията, превода и дублирането на документна информация от традиционните носители в електронна форма, било то цифровизация на филмови и фотодокументи или сканиране на хартиени документи. Сегашното ниво на информатизация на архивните институции обаче оставя много да се желае. Този проблем се решава на най-високо ниво държавно ниво. През 2011 г. с постановление на правителството на Руската федерация от 15 април 2014 г. № 313 беше одобрен правителствена програмаРуската федерация „Информационно общество (2011-2020 г.)“, една от целите на която е преходът към безхартиено съхранение на документи. Въпреки това, за пълното превеждане на архивни документи и архивни справочници в електронен вид е необходимо да се отделят необходимите ресурси, включително оборудване, което в съвременните условия много бързо остарява, както и да се реши проблемът със съхранението на архивни документи в електронен вид. форма, но това е отделна тема за изследване. Извори и литература справочно търсене архивен каталог 1.Федерален закон „За архивно делов Руската федерация“. Федерален закон № 125 от 22 октомври 2004 г 2.Правила за организиране на съхранението, придобиването, записването и използването на документи от Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни и общински архиви, музеи и библиотеки, организации на Руската академия на науките (- М., 2007 г.). .GOST R 51141-98 „Канцелария и архивиране. Термини и определения." 4.Основни правила за дейността на организационния архив. М.: ВНИИДАД, 2002 .Съставяне на архивни описи: Методически препоръки. - М., 2003. .Единен класификатор на документална информация на Архивния фонд на Руската федерация. - М., 2007. .Архивистика: учебник / E.V. Алексеева, Л.П. Афанасиева, Е.М. Бурова; редактиран от В.П. Козлова. - М. 2007.