Заповед за изпълнение на инструкции от управителя. Организация на контрола върху изпълнението на документи (инструкции)

Управлявайте компанияТрудно е: трябва да търсите подходи, да изграждате структура от награди и наказания и системи за наблюдение на служителите. Но най-трудното е разумно да се оцени работата на подчинените въз основа на тяхното изпълнение на задачите. Проблем с контрола на поръчките по-скоро проблемне е, ние гарантираме за това!

Как работи системата за контрол на поръчките LeaderTask?

Нека да го разберем стъпка по стъпка; Ще кажа веднага - системата за поръчки ще работи точно както ВИЕ искате. Благодарение на уникална гъвкавоствградени инструменти:

1. Директно в LeaderTask създайте поръчкана някой от вашите служители от лявото меню или просто като плъзнете задачата до името на служителя.
2. Присвояване крайна дата и брой часове/минутиза решаване на проблема.
3. Ще разберете със сигурност дали служителят е прочел вашите инструкции: неговият аватар ще бъде оцветен до нормален цвят, отървавайки се от полупрозрачност(в случай непрочетени).
4. За всяка задача можете да общувате с изпълнителя в отделно създадена чат, а в тялото на задачата - съхранява всички файлове и документи.

1. Служителят определя статуса на задачата. Това може да е " В ход”, “На пауза”, “Отхвърлено” и т.н.
2. Веднага след като изпълнителят зададе „В ход“, обратно броеневъв вградена функция Време. По този начин винаги ще сте наясно колко време е отделил даден служител за определена задача. И ще можете да структурирате работата на организацията в зависимост от компетенциите и бързината на вашите подчинени.
3. Когато работата по задачата приключи, служителят ще зададе съответния статус. Той незабавно ще се появи на разположение на клиента в „ Готов за доставка”, и той ще може да приеме задачата или да я изпрати за преработка.

Най-интересното е, че нито една задача няма да бъде загубена, освен ако не я изтриете сами. Тези. дори след година или 2 можете да го намерите сред изпълнените задачи.

По този начин организирането на контрола на поръчката е толкова лесно, колкото и беленето на круши в LeaderTask. Е, какво да кажем от гледна точка на подчинения?

Как да не пропуснете поръчка от вашия мениджър?

Разбира се, голямото натоварване на служителите може да повлияе на тяхното внимание и контрол върху инструкциите на мениджъра. Но LeaderTask няма да позволи това да се случи: благодарение на синхронизацията!

Веднага щом мениджърът изпрати нова задача, тя ще се покаже на заключения екран на изпълнителя, независимо дали iPhoneили на базата на устройство Android. Дори и на работещ часовник Android WearИ Apple Watch- за ценителите на тези.

Дори и като изключително заети хора, ние все още поддържаме навика да гледаме екрана на смартфона веднъж на час, така че определено не е възможно да пропуснем задача. Гледайте кратко видео за това как да контролирате задачите си в LeaderTask:

Как да организираме контрол върху изпълнението на поръчки с LeaderTask

За да работи системата, трябва да помислите за организиране на контрол върху изпълнението на поръчките. Имаме няколко идеи (от нашия собствен опит) как да приложим това:

1. Добавете към фирмени правилаизискване за задаване на статуси за задачи.
2. Изпратете задължителното условие там инсталиране на LeaderTask на смартфони.
3. Смартфоните на вашите служители трябва да са активирани известияот услугата.

Ето колко лесно можете да организирате контрол върху поръчките във вашата компания. Мениджърът винаги ще знае на какъв етап е задачата му, а изпълнителят няма да пропусне задание или да загуби нито един файл. И всичко това - благодарение на LeaderTask!

Ритъмът на съвременния живот диктува, че трябва постоянно да търсим нови начини за решаване на проблемите, принуждавайки ни да бъдем гъвкави, да се адаптираме към неистовото темпо. Ето защо нова идеология на организация на труда, основана на ефективно използванемодерни онлайн инструменти. Когато служителите все по-рядко са на работните си места, в командировки, на срещи с клиенти и понякога могат да се възползват от възможността да работят от вкъщи, овладяването на такива инструменти става необходимо. Пълният или частичен преход към онлайн методи на работа поставя високи изисквания към управлението и информационната инфраструктура на компанията. Необходима е прозрачност на времето и задачите на служителите, които прекарват значителна част от времето си извън офиса.

Първата стъпка в установяването на ефективна „дистанционна“ структура на управление е въвеждането на контрол върху инструкциите на мениджъра. Ако не можем да наблюдаваме ефективността на даден служител чрез физическото му присъствие в офиса, трябва да се научим да правим това въз основа на резултатите от изпълнението на възложените задачи.

Нека направим резервация веднага. В големи и средни корпорации „контрол на поръчките“ обикновено означава доста тежка система за управление на документи, която работи с поръчки, решения на борда и т.н. По правило тази система ви позволява да контролирате само най-големите, най-амбициозните поръчки на висшите служители на организацията, напълно оставяйки зад кулисите текущата работа, която се състои от много малки, но важни задачи.

Тук и по-нататък говорим за контрол на оперативни, ежедневни задачи и назначения, от които всеки топ мениджър има от няколко десетки до няколкостотин, като много от тях не са толкова големи, че да натоварват с тях бюрократичната система за документооборот, а някои от тях по принцип няма падания - например следене на необходимите ежедневни действия на доставчици, журналисти, клиенти и други външни контрагенти на компанията.

Случка от живота. Авторът на диагностична среща с член на борда на една от най-големите руски енергийни корпорации задава въпроса: „Как контролирате поръчките си“? (компанията естествено разполага с мощна система за управление на документи). „Виждате ли листата на стената - разпечатки от Word? Това са протоколи от заседания на борда. Жълтият маркер подчертава това, което се отнася до моите отдели, т.е. всъщност инструкциите на борда към мен.“ „Добре, как контролирате вашите инструкции, които изпълнявате въз основа на линиите, подчертани в маркера?“ „Тук имам пакет стикери на масата. Вярно, расте по-бързо, отколкото мога да го контролирам, така че дъното на пакета редовно трябва да се изпраща на шредера...“

Три седмици по-късно на топ мениджъра е създадена система за наблюдение на оперативните поръчки в Outlook (фиг. 1), която по всяко време му предоставя информация за избрания аспект: проекти, срещи, подчинени и др. Освен това основната рутинна работа по въвеждане и актуализиране на инструкции се извършваше от секретаря, а мениджърът използваше резултатите.

Фигура 1

Инструкции на генералния директор, образец по отдел

Оценете ефективността.Случвало ли ви се е да се събудите в неделя във вашата вила с мисълта „Петров ли е забравил да изпрати... съгласен... подпише“? Или като види Петров в коридора, да си спомни, че е трябвало да направи нещо вчера? Една от най-сериозните причини за стрес, прегаряне на работното място и синдром на хроничната умора е прекомерното натоварване на мениджъра с много проблеми, чувство на постоянна тревога, че част от работата може да не бъде завършена навреме или изобщо да не бъде завършена. Елиминирането на този постоянен стрес, което се постига чрез контрол на поръчките, е много трудно измеримо в пари. Здравето и удоволствието от всеки момент от живота са безценни.

Принципи на системата за управление

Принципите на системата за контрол на поръчките са много прости.

• Материализиране на всички инструкции на мениджъра в едно хранилище.В повечето случаи най-простото и удобно място за съхранение е Outlook. Предимствата му са де факто световен стандарт; запознаване с него (поне като имейл програма) за по-голямата част от настоящите и бъдещите служители на организацията; единство на контрола на поръчките с имейл, календари и контакти; абсолютна взаимосвързаност с външния свят (все по-често виждам как срещите и задачите „пътуват“ през Outlook между компаниите, а не само в компанията). Понякога удобно хранилище за задания е SharePoint, което ще бъде обсъдено по-долу.
• „Тематични проби” в различни управленски ситуации.Когато комуникира с подчинен, мениджърът може да щракне с мишката, за да получи селекция от задачи за подчинения; провеждане на среща за планиране на проекта – подбор на задачи за проекта; при телефонен разговор(или Skype сесии) с клон - по клон и т.н. В Outlook тази възможност се предоставя чрез настройка на така наречените „персонализирани изгледи“.
• Редовно профилактично наблюдение.На подчинените трябва да се напомня за задачата предварително и многократно, за да се гарантира нейното изпълнение навреме. Постепенно системата за контрол ще повиши изпълнителската дисциплина и ще намали нуждата от подобни напомняния. Също така е полезно за мениджъра да разбере текущия му статус предварително, докато задачата напредва, възможни проблемии т.н.

Ако мениджърът има секретар, значителна сума от техническа работаможете да му делегирате. Как точно поръчките от мениджъра стигат до секретаря (чрез Outlook, чрез диктофон, формуляр за контрол на поръчки и т.н.) е отделен въпрос, който изисква пояснение при настройката на контрола на поръчките.

Има презентация за клиента - строителна фирма, работещ в един от сибирските градове на Русия. Нашият консултант пита: „Моля, спомнете си случая, когато липсата на система за наблюдение на поръчки доведе до загуби за компанията.“ Генерален директор: „Спокойно! Преди месец, поради факта, че няколко задачи в рамките на компанията не бяха изпълнени навреме, ние дадохме паркинга под наем по-късно и бяхме принудени да дадем отстъпки на клиентите от цената места за паркиране. Общите загуби са около 600 хиляди рубли, за нашата малка компания това е много сериозна сума.

Още един пример. В една телекомуникационна компания сервизът, отговорен за работата на системата за охлаждане на центъра за данни, е забравил да поръча резервни комплекти за климатици, които според технологията трябва да се сменят на всеки три месеца. Единият служител е забравил да го направи, другият е забравил да провери. В резултат на това, поради липсата на комплект, струващ няколкостотин долара, климатик, струващ десетки хиляди долари, се провали. Добре е, че центърът за данни първоначално е проектиран с резервиране и повредата на един климатик не е повлияла на работата на цялата система. В противен случай загубите щяха да се увеличат: сървърите щяха да излязат от строя заради климатика, програмите, работещи на тях, щяха да спрат да работят и т.н. Като цяло конят куца, командирът беше убит, битката беше загубена, „защото в ковачницата нямаше пирон“.

Опростете отчитането и увеличете мотивацията

Много полезна функция е автоматичното генериране на официални корпоративни отчети от Outlook - планове, отчети за изпълнени задачи, протоколи от срещи и др. За съжаление, това не е стандартна функция на Outlook, а макро добавка, разработена в нашата компания. Инсталирането му е включено в общия списък на работата при настройка на контрола на поръчките.

Пример от практиката на клиента. Един от резервите за ефективност, посочен по време на диагностиката от членове на борда на Байкалската банка на Сбербанк на Русия, беше дългото формиране на протоколи след срещи, което можеше да отнеме няколко дни (изясняване на формулировката, срокове и т.н.), което забави изпълнението на задачите.

В процеса на настройка на контрола на поръчките беше възприет и включен в регламента следният модел на действие: поръчките се създават по време на среща директно в Outlook от секретаря на борда, а прозорецът на Outlook се показва на голям екран , всеки вижда формулировката, сроковете, отговорниците и може да направи своите уточнения. В края на срещата протоколът в официалния формат, приет от банката (фиг. 2) във формат Word се създава автоматично от Outlook, подписва се и придобива „силата на закона“.

Фигура 2

Пример за експортиране на инструкции от Outlook към документ в официален формат

Възможността за създаване на официални документи от задачи на Outlook спестява десетки и стотици човекочасове време, като същевременно прави отчитането по-подходящо и адекватно. Това също ви позволява да свържете системата за контрол на поръчките с KPI ( ключови показателиефективност) на служителите и отделите, система за мотивация, система за планиране.

За председателя на управителния съвет на една от руските банки беше разработена система за мониторинг на поръчките, която позволи да се изгради месечен рейтинг на ефективността на служителите с помощта на експортиране на поръчки в Excel и автоматизиран анализ на управлението (като се вземе предвид „теглото“ ” на поръчката, забавяне на изпълнението и др.). Системата се оказа толкова проста и прозрачна, че след известно време елементите на паричната мотивация бяха свързани с този рейтинг - част от тримесечния бонус на служителя започна да зависи от скоростта на изпълнение на поръчките.

Календари на служителите и проследяване на времето

Всяка „онлайн“ и „отдалеченост“ в работата на компанията изисква много внимателно отношение към отчитането на времето и резултатите. Ако не можем физически да се видим през работния ден, трябва да се научим точно да си поставяме задачите и да оценяваме правилно разходите за труд.

Този контрол е много важен и съвсем не защото хората са злояди, които търсят начини да избегнат работа. Всички сме несъвършени, имаме нужда от „подпори“, които да ни помогнат да се насилим да работим ефективно и да преодолеем собствения си мързел.

Въпросът с прозрачното и контролирано поставяне на задачи се решава с помощта на контрола на поръчките, за който вече говорихме. Проблемът с прозрачността и управляемостта на времето се решава с помощта на корпоративен стандарт за планиране в календари.

Принципите на този стандарт са доста прости:

• Всички мениджъри и служители планират времето си (срещи и големи „бюджетирани“ задачи) изключително в календари на Outlook, без „хартии“, стикери и др. неприемливо; поканите за срещи се правят само през Outlook, без телефонни обаждания или имейли.
• Календарите, с изключение на срещите, отбелязани като „частни“, са достъпни за колеги в съответствие с корпоративните политики, уреждащи кой и чии календари може да вижда, редактира, прави срещи директно в тях и т.н.
• При поддържане на календари се използва единен стандарт за въвеждане на информация: цветно маркиране на срещи, ключови думив заглавия, използване на прикачени файлове (дневен ред на срещата, указания за външна среща и т.н.).

Такава система осигурява значително увеличение на контролируемостта за мениджърите и лекота на използване за всички. Винаги можете да видите кой какво планира да направи и къде се намира. Когато свиквате среща, можете лесно да включите календарите на хората, от които се нуждаете, и да изберете най-много удобно време(Outlook дори има функция, която улеснява намирането на точното време; Фигура 3).

Фигура 3

Съвместна работа с календари

В случая не говорим за пълен контрол: Според принципите на управление на времето до 30–40% от работния ден (тази цифра може да варира за различните позиции) остава за справяне с неочаквани задачи.

Ако е необходимо, корпоративният стандарт за планиране на времето може да включва следните полезни опции:

• Свързване на планиране в календари с мобилни устройства– смартфони, комуникатори и др. Докато сте на среща извън сайта, въвеждате тази среща в смартфона си - и след няколко минути тя вече е в календара на вашия сървър, всички служители виждат най-новата и подходяща версия на вашия график. Обратно, ако някой от офиса ви изпрати покана за среща, след минута вече ще я видите на вашия смартфон.
• Свързване на планирането с отчитането.Благодарение на експортирането на срещи от календара в Word или Excel, можете да генерирате седмични или месечни отчети, отчети за проекти буквално с натискането на един бутон (фиг. 4). Хубавото е, че създаването на отчети не изисква писане, време и усилия на служителите. В редица компании например месечните отчети от консултантите по проекти се създават за една-две минути, което е напълно официални документи, от които зависят заплатите.

Фигура 4

Отчитане на поръчките

Година след завършването на проекта попитахме мениджъра, директор по развитието на сибирска производствена и търговска компания: „Сега, година по-късно, когато сертификатите за приемане и писмата на благодарност отдавна са подписани, какво е истинското „дъно“ линия"?"

В тази компания при въвеждането на управлението на времето акцентът беше поставен върху календарите. Отговорът на мениджъра беше: „Знаеш ли, спомням си времената, когато живеехме без мобилни телефони. Трябваше да се разбере, че Коля сега посещава Федя и тъй като Федя нямаше стационарен телефон, трябваше да се обади на съседа си и да го помоли да се обади на Коля... Спомням си живота ни без общи календари, прозрачни и разбираеми, като живот без мобилен телефон. Всички тези дневници, документи, безкрайни обаждания за уговаряне на среща, още повече обаждания за пренасрочване на среща, припокривания и несъответствия в срещите... Като цяло животът без стандарт за корпоративно планиране е като живот без мобилен телефон. Теоретично е възможно, на практика е изключително неудобно и неефективно.”

Оценете ефективността.Въвеждането на корпоративен стандарт за планиране на времето и бюджетиране помага да се освободят около три до шест часа седмично в графика на всеки мениджър, в зависимост от позицията, изразходвана за режийни разходипри планиране и организиране на срещи, което се равнява на приблизително 10% от ведомостта. В същото време повишаването на ефективността на управлението поради прозрачността на разходите за време и труд варира от 10 до 25%.

М.А. СучковаПомощник на генералния директор на CJSC Ryazan Oil Rafining Company (дъщерно дружество на OJSC NK-Rosneft)
Статията е публикувана в сп. „Секретар-референт” бр.5 2015г

В много организации неизпълнението на поръчките и липсата на контрол върху навременното им изпълнение е проблем, т.нар. „тясно място“ (от англ. тясно място– тясно място), т.е. сериозна пречка, която значително забавя бизнес процесите на компанията. Тук наистина много зависи от асистента! Не всичко обаче е толкова очевидно, колкото изглежда на пръв поглед. Често се сблъскваме със ситуации, в които незаменим сътрудник внезапно се разболява или отива в отпуск или веднъж в командировка, а по време на отсъствието му... работата е спряла, поръчките не се записват, сроковете са пропуснати, а отговорните не са известни. По правило това говори не толкова за незаменимостта на служителя, а за липсата на система. И така, задачата на асистента е да изгради система за наблюдение на изпълнението на поръчките. А системата, както знаем, до голяма степен е способна да поддържа работата си сама. И не можете да се справите с това сами! Но нека се справим с всичко по ред.

Контрол и неговите видове

Слонът, както се казва, трябва да се яде на части. И си струва да започнем с терминологията.

контрол- Това е съпоставка на плана с действителното състояние на нещата. Контролът разкрива дори малки отклонения от планираните резултати и действия на хората и дава възможност за промяна на ситуацията.

Маркирайте следните видовеконтрол:

1. Предварителен. Извършва се от ръководителя преди реалното започване на работата по заданието. Предварителният контрол се използва, като се вземат предвид човешките, материалните и финансовите ресурси, т.е. преди да даде поръчка за работа, ръководителят трябва да се увери, че изпълнителят разполага с ресурсите да я изпълни.

2. Концептуални (входящи).Използва се за изясняване на:

• знае ли изпълнителят, че има поръчка;
• как този, който ще го решава, е разбрал проблема;
• как точно ще го направи.

Този вид контрол се осъществява от помощник-ръководителя и то веднага след възлагането на заданието. Целта е да се провери разбирането от страна на изпълнителя на същността на поръчката и навременността на нейното изпълнение. На този етап задачата на асистента е да привлече вниманието на изпълнителя към наличността на заданието, времето и приоритета на задачата и да се увери, че заданието е прието за работа. В този случай асистентът трябва да „маркира“ спешни и важни задачи (помнете матрицата на Айзенхауер), например, както следва: „Моля, имайте предвид, че тази задача е важна и спешна!“ Тази магическа фраза, произнесена в точното време, ще помогне да се избегнат много недоразумения и непростима загуба на време - неприемливо е да оставите процеса на класиране на задачите по приоритет да върви по пътя си, защото мнението на изпълнителите не винаги съвпада с мнението на управителя. Не забравяйте, че това, което е очевидно за вас, може да не е така за други хора.

3. Текущ (междинен, контрол на процеса).Целта е да се оцени текущият процес на дейност: как се извършва работата, какво вече е направено, какви трудности са възникнали. Този вид контрол се извършва от сътрудник, когато работата вече е в ход, но срокът за изпълнение на поръчката все още не е настъпил. Задачата на контрола е своевременно да идентифицира отклонения, възникващи по време на работа, и да информира ръководителя за тях за евентуална корекция на зададените параметри. Текущ контролвъз основа на обратна връзка.

4. Финал (финал, контрола на резултата).Използва се за оценка дали дадена цел е постигната до дадена дата.

Получените действителни резултати се сравняват с предварително установените. Въпреки факта, че на този етап е твърде късно да се намесва в работата, този контрол е необходим. То показва какви резултати са постигнали изпълнителите и разкрива пропуски и пропуски в работата им. Помага да се извлекат уроци за бъдещето. По правило на този етап мениджърът и асистентът работят заедно, т.к Квалификациите на асистента може да не са достатъчни, за да се определи пълнотата и коректността на заданието.

Какво и как да контролираме

Разпределението на отговорността за осигуряване на контрол в ключови области зависи от размера на организацията:

Да контролираш	Размер на компанията	Отговоренза осигуряване на контрол
Правни норми и изисквания	До 100 души До 500 души Повече от 500 души	Ръководител на организацията Юрист, счетоводител Правно обслужване, счетоводство Правно обслужване и ръководители на области
Заповеди на лидера	До 100 души До 500 души Повече от 500 души	Ръководител на организацията Секретар на гл Помощник управител Помощник и ръководители на области
Изисквания на местните нормативни документи	До 100 души До 500 души Повече от 500 души	Ръководител на организацията Секретар на гл Помощник управител Ръководители дейности
Отделни поръчкиглавата	До 500 души Повече от 500 души	Ръководител на организацията Секретар на гл Помощник управител
Инструкции, получени от корпоративния център	До 1500 души До 2500 души Повече от 2500 души	Помощник управител Помощник-управител и секретариат Управление на случаи

„Контрол“ и „мониторинг“ са две различни неща!
За да разберете най-накрая какво е какво, струва си да обърнете внимание на друг термин, който често се среща в съвременното управление - „мониторинг“. Често в литературата понятията „контрол“ и „мониторинг“ се използват като идентични, но това са коренно различни неща! За да се приложи систематичен подход към управлението на изпълнението на поръчки, тази разлика трябва да се разбере. Ако наблюдение– това е следене на параметрите на обект със записване и запазване на данни, тогава контрол- това е задължително наблюдение въздействие върху обектав случай на стойности на параметрите, надвишаващи допустимите граници. По отношение на заданията това означава, че асистентът трябва да има инструмент за наблюдение, т.е. поддържа определена база данни, където записва инструкции, срокове, отговорни лица и статус на изпълнение (изпълнено/неизпълнено). Въпреки това, за да се изгради ефективна системаконтролът просто водене на статистика не е достатъчен - контролът предполага активно управление на ситуацията, коригиране и влияние, т.е. целенасочено съзнателно въздействие с цел постигане на положителна динамика в изпълнителската дисциплина.

Как да гарантираме, че поръчките се изпълняват?

За да бъдат изпълнени поръчките, е необходим интегриран подход за решаване на този проблем. Системата за контрол на изпълнението на поръчки ще работи при следните принципи:

1) Висок приоритет от ръководството.Мениджърът трябва да демонстрира, че стриктното спазване на неговите инструкции е важно за него и компанията.

2) Съвместно обсъждане на подходите за решаване на проблема.За да се отчетат всички рискове и да се разгледа въпросът изчерпателно, е необходимо в дискусията да се включат всички участници в процеса - както ръководителят, който дава указания, така и помощникът, който ги контролира, както и ръководителите, които ще бъдат пряко отговорен за изпълнението. Споразуменията трябва да се отнасят преди всичко до методите за получаване на информация относно инструкциите и сроковете, формата на отчета за изпълнение, процедурата за разсрочване, подходите за награди или наказание в случай на неизпълнение на инструкциите. Мениджърът също трябва да информира своите подчинени за правомощията на асистента по отношение на наблюдението на изпълнението на поръчките (ако вие нов човекв екип и все още не са спечелили авторитет, попитайте вашия мениджър за това).

3) Информиране на всички служители на фирмата за внедряване на система за следене на изпълнението на поръчките.Необходимо е да се осигури прозрачност на подходите, т.е. правилата трябва да бъдат формализирани в местния регулаторен документ на компанията.

4) Последователност и редовност.Изпълнителната дисциплина ще се повиши, ако служителите са уверени, че всяка задача се записва, че всяка задача трябва да бъде отчетена, че нито една от тях няма да бъде пропусната или забравена и че неизпълнението на инструкции от ръководството неизбежно ще бъде наказано. (Заслужава си незабавно да се предвиди процедурата за информиране, тъй като инструкциите може да са неприложими a priori или да имат убедителни причини за неизпълнение навреме. Всеки такъв случай трябва да се разглежда индивидуално.)

Изглежда като задача за, ще кажете. Това е отчасти вярно. Каква е ролята на асистента? Асистентът е точно същият служител на компанията, който трябва да информира мениджъра, че проблемът съществува, че той крие специфични рискове, че се опитвате да „държите пръста си на пулса“ (и засега това успява до голяма степен благодарение на вашите лични качества), но липсата им системата рано или късно ще даде да се разбере и това ви притеснява.

Основното нещо е да не забравяте да кажете, че имате конкретно предложение как да организирате система за контрол (т.е. това не трябва да бъде просто проблем, поднесен на сребърен поднос, а проблем и възможности за неговото решаване).

Дори ако вие нов служителкомпания, не трябва да се страхувате да се свържете с вашия мениджър с такова предложение. Ако до момента във вашата фирма не се е случило нещо фатално поради неизпълнена/просрочена/неотчетена поръчка, мениджърът ви пак няма да остави уши за вашето предложение. Вероятно няма човек в цялата компания, който да е по-заинтересован от решаването на този проблем.

Значението на ефективната комуникация

Да приемем, че вашето предложение е прието: мениджърът очерта важността на задачата, обяви вашата роля в този процес, одобри местния нормативен документрегулирайки процеса, всички служители на компанията са информирани. какво следва Публикуваният документ рискува да остане бездушен лист хартия, ако се откажете на този етап. Как да накарам всичко това да работи?

Отговорът се крие преди всичко в ефективните комуникационни умения на асистента. Да, това е същата фраза, която толкова често виждаме в автобиографиите за позиции. административен характер. Притежаването на такива умения е жизненоважно за един асистент. В тесен смисъл, във връзка с наблюдението на изпълнението на поръчките, ефективната комуникация е начин за бързо предаване на информация без изкривяване и получаване на обратна връзка за правилното разбиране на „съобщението“.

Ефективната комуникация се изгражда:

Ефективно или неефективно?

• Неефективната комуникация е спор с другите, насочен към защита на вашите цели и планове. Това предполага наличието на победители и губещи. Този стил на „комуникация“ е категоричен: има „правилно“ и „грешно“, „победа“ и „поражение“, „добро“ и „лошо“, без да се вземат предвид междинните състояния. Има само едно правилно мнение, така че можем да пренебрегнем възгледите и опита на хора, които могат да обогатят познанията ни за света и да формират цялостна картина. Вместо това ние постоянно защитаваме тесните си възгледи. Паузата в конфликта се счита за успех, когато защитникът временно се оттегли. В крайна сметка несъгласието води до съпротива, загуба на екипна ефективност и дори саботаж, докато балансът на силата и уважението надделее.
• Ефективната комуникация от своя страна има за цел разбирането на възгледите, чувствата и мненията на другите. Когато двете страни се слушат, и двете печелят. Взаимното разбирателство и уважение стават основа на сътрудничеството, взаимозависимостта и лоялността. Успехът ще бъде постигнат, ако всяка страна каже: „Да, точно това имах предвид. разбираш ме."

Ефективната комуникация несъмнено е необходима за успешното изпълнение на организационните цели. Изкривените, погрешно интерпретирани съобщения често причиняват поражения на големи компании, армии и нации.

Ефективните комуникационни умения позволяват противоположностите да съществуват едновременно - крайната способност да разберете друга гледна точка и да намерите компромис. Защо да спорим кой е прав и кой крив? Целта на ефективната комуникация е да се установят и поддържат взаимноизгодни и следователно дълготрайни работни отношения.

По отношение на наблюдението на изпълнението на поръчките, асистентът трябва да покаже ефективни комуникационни уменияна всички етапи от инструкциите за „пътуване“:

1) Взаимодействие с мениджъра при задаване на инструкции.Задачата на асистента е да записва правилно заданието, като се опитва да се придържа към конкретна схема за поставяне на цели, например SMART. Това ще позволи на подчинените да разберат какво се изисква от тях. Формулировката на заповедта трябва да е ясна, в устна форма (отговор на въпроса: какво да се направи?), заповедта трябва да има посочен краен срок и за всяка заповед трябва да бъде посочен отговорен изпълнител.

След като поръчката е правилно записана, асистентът трябва да се увери, че няма неточности и да предостави финална версияпротокол или регистър с инструкции до управителя за одобрение или устно попитайте: „Правилно ли ви разбрах? Иванов И.И. трябва да разработи и представи за одобрение график за изпълнение на проекта до 11 май 2015 г.?“

Какво е SMART?

УМЕНе мнемоничен акроним, използван в управлението и управлението на проекти за определяне на цели и поставяне на цели.
Една цел или задача, създадена според критериите SMART, има следните характеристики:
С– специфичен (специфичен) – ясен, точен, ясно описан;
М– измерими (измерими) – с установени индикатори за резултат, по които може да се разбере, че целта е постигната. Те могат да бъдат както количествени, така и качествени. Без тези критерии е почти невъзможно да се оцени изпълнението на задачата;
А– постижими (достижими) – реалистични, но изискващи известно усилие, което служи като допълнителен мотивиращ фактор;
Р– релевантни (подходящи) – съвпадащи с по-широките цели на отдела или организацията;
Т– time-bound (ограничен във времето) – задължително се дефинира крайни сроковепостигане на целта.

2) Взаимодействие с изпълнители при прехвърляне на поръчки към работа.Основната задача на този етап е да се уверим, че изпълнителят е информиран за заданието и го е приел за работа. Ако организацията е малка, тогава асистентът или секретарят се свързват директно с изпълнителите по имейл или телефон. IN големи организацииТакова взаимодействие е трудно да се осъществи, така че асистентът предава поръчката и директно взаимодейства със заместник-ръководителите на организацията, а при прехвърляне на поръчки се прилага каскадният принцип, например: дддиректор на отделдначалник отделдпряк изпълнител.

3) Информацията за изпълнението на поръчката се предава по обратния път: Изпълнителен директор/помощникбзам генерален директор бдиректор на отделбначалник отделбпряк изпълнител.

Асистентът играе ролята на посредник при предаване на информация за поръчката. В същото време, за да се намали времето за прехвърляне на данни към асистента, препоръчително е да се осигури използването на информационен ресурс, който ви позволява да публикувате обобщена информация за поръчки в публичното пространство, например на вътрешния корпоративен портал на организацията, където всеки служител може бързо да види какви поръчки има и да изпрати коментари на асистента.

4) При извършване на междинен контрол е необходимо да се изясни прогнозата от изпълнителя:дали спазва срока или по време на изпълнението се е оказало, че обемът на работата е по-голям от предварително очаквания, или ресурсите на изпълнителя са недостатъчни и е необходимо участието на работници от други държави структурни подразделения, защото задачата се оказа многофункционална. Асистентът трябва да води непрекъснат конструктивен диалог с отговорния ръководител/изпълнител за получаване на бърза и достоверна информация за хода на изпълнението, а при евентуални сериозни проблеми– информирайте мениджъра за това, докато нещо все още може да се коригира. В същото време не трябва да отивате твърде далеч и да ставате досадни, да смущавате изпълнителя и да го разсейвате с дреболии. Всички участници в процеса трябва ясно да разберат, че имат общи цели и взаимно да уважават работата си. За да направите това, трябва да се споразумеете за приемлив формат на комуникация.

5) При получаване на информация за изпълнението на поръчка сътрудникът, заедно с мениджъра, оценява пълнотата на представените данни и взема решение за приемане на поръчката или връщането й за преразглеждане. ЗА взетото решениеасистентът трябва да уведоми изпълнителя.

6) При генериране на аналитична отчетност.Строгото счетоводство предполага редовно отчитане и анализи на базата на статистически данни. С определена честота, например веднъж месечно, асистентът трябва да анализира натрупаните статистически данни за заданията и да генерира отчет за дисциплината на изпълнение (фиг. 1). Такъв отчет може да съдържа информация за това колко инструкции е имало, колко от тях са изпълнени навреме/късно/незавършени, кои отдели са лидери и кои са анти-лидери по отношение на навременното изпълнение на инструкциите на мениджъра. Управителят може да се разпорежда с тази информация по свое усмотрение. Желателно е обаче подходът към наградите и наказанията да е предвидим и еднакъв за всички.

ориз. 1.

Удобни инструменти в арсенала на асистента

Има голямо разнообразие от такива инструменти, но е важно да се спазва основният принцип - всички инструкции на мениджъра трябва да бъдат материализирани и въведени в едно хранилище, където е възможно редовно да се следи изпълнението на поръчките в съответствие с техния приоритет.

Идеалното техническо изпълнение е Microsoft Outlook, защото той съдържа механизми за гъвкави настройки, т.нар. "изгледи на потребителите". В допълнение към стандартните изгледи „По изпълнители“, „По категории“, „По срокове“, можете да конфигурирате всякакви други - „По заводи“, „По комисии“, „Само просрочени задачи, срокът за които е изтекъл от 5 до Преди 20 дни” и т.н. Веднъж конфигуриран, изгледът става достъпен в бъдеще с едно щракване на мишката. Няма да се спираме подробно на това, т.к. Поредица от статии вече са посветени на този инструмент.

Понякога такава система се конфигурира въз основа на системи електронен документооборот , например Lotus Notes, Documentum или Directum, където ключова информация за поръчката се записва в регистрационната и контролна карта (RCC). EDMS обаче е скъпа програма, която не всички организации могат да си позволят.

Един от най-универсалните и достъпни инструменти за наблюдение на изпълнението на поръчки е Microsoft Excel. Тази програма може да се използва в допълнение към съществуващите, ако работите в голяма компания, и като самостоятелно средство. Хубавото е, че въз основа на това техническо решение можете да създавате единична базаданни за поръчки с гъвкави настройки на полета и филтри по Ваша преценка. Такъв консолидиран регистър на инструкциите може да бъде публично достъпен и всеки служител може да изясни текстовете, сроковете и да проследи статуса на своите инструкции. Първо трябва да конфигурирате ограничени праваза да редактирате файла, за да избегнете случайно изкривяване или изтриване на данни.

В MS Excel можете не само да въвеждате инструкции ръчно, както в случай на устни нареждания от мениджъра, но и да изтегляте инструкции от EDMS (ако това са инструкции от протоколи или инструкции, идващи отвън, например искания от регулаторни органи или власти държавна властили корпоративен център).

Като зададете полетата по определен начин, можете да зададете цветово кодиране в колоната „Статус на изпълнение на поръчката“. Например, поръчка, която все още не е пристигнала, ще бъде автоматично обозначена в синьо; поръчка, изпълнена навреме, е зелена (за това трябва да съвпадат датите в полетата „Поради изпълнение“ и „Действително изпълнение“); поръчка, за която срокът за изпълнение е изтекъл и не е получено потвърждение за получаване на отчета за изпълнение, автоматично се показва като неизпълнена и се маркира в червено.

Създаване на регистър на поръчките в MS Excel

Полетата в системния регистър се конфигурират чрез писане на макрос. За такава фина настройка е най-добре да включите IT специалист.

Ако няма IT специалист и нямате умения за програмиране, можете да използвате друг по-прост и достъпен метод.

Можете сами да персонализирате клетките на таблицата, като използвате функции за условно форматиране.

За да конфигурирате запълването на клетката, изберете клетката в таблицата, за която ще конфигурираме форматирането (в нашия случай това е клетката Ж10 ), в раздела Начало – Условно форматиране, в предложеното контекстно меню – Създайте правило(фиг. 2).

ориз. 3

В лентата с формули на диалоговия прозорец под заглавието трябва да зададете правило, което ще се счита за вярно (фиг. 4).

ориз. 4.

За нашия регистър ще е необходимо последователно да конфигурирате четири правила за една и съща клетка Ж10 и след това „разширяват“ действието си до цялата колона Ж.

• За да посочите неизпълнена поръчка, настройте правило 1.В диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете цвета на запълване. Първото правило ще съответства на червения цвят.

След това въведете следното описание на правилото в лентата с формули: =АКО(Е10>0; Е10<СЕГОДНЯ();"") (фиг. 5). Това означава, че при условие, че в клетката Е10 крайният срок е посочен и вече е изтекъл, клетката автоматично ще стане червена.

ориз. 5.

Натиснете клавиша добре.

• За да посочите поръчка, която е в ход, настройте правило 2.Повтаряме последователността от действия, описани по-горе: изберете клетката Ж10 , да отидем на Условно форматиране, изберете Създайте правилоИ Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате.

Във вече познатия диалогов прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете различен цвят на запълване. Второто правило ще съответства на синия цвят.

=АКО(F10>0;F10>ДНЕС();""). Това означава, че ако в клетка Е10 е посочен краен срок и той все още не е настъпил, клетката автоматично се оцветява в синьо.

Натиснете клавиша ОДО.

• За да посочим поръчка, която е изпълнена навреме, ние настроихме правило 3.Отново повтаряме последователността от действия, описани по-горе, само този път в диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете зеленопопълване, което показва, че поръчката е изпълнена точно навреме или предсрочно.

Въведете описанието на правилото в лентата с формули: =АКО(F10>0;АКО(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Това означава, че ако в клетка Е10 Ж10 е посочен срокът за реално изпълнение, който съвпада с крайния срок Е10 или го предхожда клетка Ж10 автоматично ще стане зелено.

Натиснете клавиша ОДО.

• И накрая, за да посочим поръчка, която е завършена по-късно от посочения краен срок, ние настройваме правило 4.В диалоговия прозорец Създайте правило за форматиранес помощта на ключа форматизберете жълт цвят за запълване, за да посочите, че поръчката е изпълнена със закъснение.

Въведете следното правило в лентата с формули: =АКО(F10>0;АКО(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");"").Това означава, че ако в клетка Е10 е посочена датата на падежа и в клетката Ж10 е посочена датата на реално изпълнение, която е по-късна от датата Е10 , след това клетката Ж10 автоматично ще стане жълто.

Веднъж в килията Ж10 и четирите правила са конфигурирани, ние „разтягаме“ дадената формула надолу по цялата колона Жи го попълнете с актуалните дати на изпълнение на поръчките. Клетките автоматично ще бъдат оцветени в указаната палитра.

Следващата стъпка е настройки за визуализация, т.е. диаграми за по-визуално възприемане на картината на изпълняващата дисциплина.

За да изградим диаграма, се нуждаем от количествени данни, т.е. броя на всички поръчки и всеки вид поотделно. Следователно ще е необходима междинна корекция. Можем да покажем количествени данни в легенда, където те ще бъдат въведени автоматично от нашата таблица (легендата може да бъде поставена на същия лист, например над таблицата).

За да събирате статистика, трябва да попълните една от клетките на таблицата, например съседната клетка з10 , както следва:

1. Изберете клетка з10 , в горната част на лентата с формули щракнете върху иконата fx Вмъкване на функция, изберете категорията „ логично», « АКО».

Записваме следното правило в горния ред на формулите: =АКО($F10>0,АКО($G10>0,АКО($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (фиг. 6).

ориз. 6.

Разширяваме правилото, посочено в клетката з10 , надолу по цялата колона з(фиг. 7).

ориз. 7.

След това колона зможе да бъде скрит, оставяйки видима само необходимата информация в регистъра.

• Създаване на легенда.За да данни от колона звлязоха в легендата и бяха показани в нея в количествена форма, трябва да конфигурирате клетките на легендата, както следва:

1. Задайте правило за клетка Ж3 : изберете тази клетка, щракнете върху иконата в лентата с формули fx Вмъкване на функция, изберете типа функции " статистически», « COUNTIF».

2. След това напишете следното в лентата с формули: =COUNTIF(H$10:H$19;F3)(фиг. 8).

ориз. 8.

3. „Разтеглете“ формулата от клетката Ж3 към Ж6 съответно.

Можете също така да персонализирате визуализацията и да качвате данни за поръчките за даден период от време под формата на диаграма.

• СЪСсъздаване на диаграма.За да направите това, отидете на раздела Поставетеи изберете диаграма, например кръгова диаграма, като предварително сте избрали диапазона й клеткиот Ж3 към Ж6 (фиг. 9).

ориз. 9.

Вмъкваме диаграмата и оцветяваме нейните сегменти в избраните от нас цветове за запълване, като избираме сегмента и извикваме съответното контекстно меню с десния бутон на мишката (там всичко е интуитивно). Нашият регистър е готов (фиг. 10).

ориз. 10.

И накрая

Създаването на ефективна система за наблюдение на изпълнението на поръчките е доста трудно - необходимо е да се вземат предвид много различни аспекти и характеристики, които могат да бъдат уникални за различните организации. Не е лесно, но не забравяйте, че всяка гатанка има решение. Когато се изправя пред труден проблем, който на пръв поглед няма решение, винаги си спомням гатанката на Б. Вербер:

„Как да свържа тези девет точки с четири линии, без да вдигам писалката от хартията?

Често не можем да намерим решение, защото умът ни е ограничен до областта на рисунката. Но никъде не пише, че не можете да излизате извън неговите граници.

Има решение:

Морал: за да разбереш системата, трябва... да излезеш от нея.”

Има много начини за организиране на ефективна система за наблюдение на изпълнението на поръчките. Основното нещо е да намерите точно този, който най-органично ще се впише в работата на вашата компания и вашата, да чувствате умереност във всичко и да не преминавате границата, отвъд която идва маниакалния хиперконтрол.

Вербалният канал са думите; невербални – интонация, тон, сила и тембър на гласа, външен вид, жестове, мимики.

26 февруари 2010 г. 15:19 ч

Алексей Афанасиев, директор по качеството на компанията InterTrust

В много предприятия в Русия, особено тези, които претърпяха бърз растеж през последните години, се наблюдава същият проблем: неспособността на служителите на организацията да осигурят висококачествен и правилен контрол върху изпълнението на техните поръчки. Обикновено новите компании страдат от този проблем, докато онези организации, които все още имат съветско минало, както и администрациите на общинските, регионалните и федералните власти, доста ефективно използват опита на директивното управление, което беше особено популярно у нас преди перестройката . Тази статия си поставя като основна цел трансфера на опит в областта на мониторинга на изпълнението на инструкциите от ръководителите към съвременните компании.

Почти всеки вид управленска дейност на организацията е свързана с изпълнението на инструкции от нейното ръководство, така че е важно да се установи контрол върху изпълнението на инструкциите. Инструкциите могат:

● закрепени под формата на резолюции върху вътрешни и входящи документи (например на бележки и писма);

● да са формулирани в разпоредителни документи на колегиални органи (в протоколи) и еднолични органи на управление (в заповеди и разпореждания).

По повод жалбите на гражданите отбелязваме следното. Формално процедурата за работа с тях е идентична с обработката на входяща кореспонденция, но сроковете се регулират от действащото законодателство на федерално ниво, което трябва да се вземе предвид както от мениджъра, който определя крайните срокове, така и от призования изпълнител за спазване на тези срокове.

Много документи могат да бъдат обект на контрол по време на техния жизнен цикъл. Можем да видим както отпечатъка на печат с буквата „К“, така и думата „Контрол“, написана с червен химикал или направена под формата на отпечатък (виж Пример 1). Целта на такива бележки е една - да се обърне внимание на необходимостта от контрол на инструкциите, дадени в текста на документа или в резолюцията върху него (в нашия пример входящото писмо съдържа резолюция с инструкции от Игнатова Ю.С. , какво трябва да се направи и кога). До приключване на изпълнението такива документи се съхраняват в отделна папка. След приключване на изпълнението върху документа се прави бележка за това (в пример 1, в долния десен ъгъл на 07.10.2009 г. е направена бележка за сключването на споразумението и поставянето на документа във файл № 08-24).

Поставяне на задача за изпълнители

Кой формулира реда? Това се прави от мениджъри на всички нива. Просто обикновено се контролира изпълнението на инструкции от първо лице или цялото висше ръководство на организацията, а службата за предучилищна образователна институция се занимава с това. И инструкциите на мениджърите от по-нисък ранг - ръководители на отдели, като правило, се обработват от служители на същите отдели, отговорни за офисната работа в тях.

Изглежда, че текстът на резолюцията или административния документ вече трябва ясно и недвусмислено да формулира:

● самата поръчка,

● краен срок,

● конкретен изпълнител.

Ако поне едно от тези условия не е изпълнено (което се случва), е необходим отделен служител, който може ясно да преформулира изискванията на ръководителите и, ако е необходимо, да ги раздели на по-малки, но с ясно определени изпълнители.

При формулирането на инструкциите е препоръчително да се придържате към следните прости правила: формулировката трябва да бъде кратка, стегната, максимално елиминираща двусмислеността на тълкуването и да има ясно дефиниран и измерим резултат. Всичко това ще ви позволи да не губите време за допълнителни уточнения на поръчката. От друга страна, това дава на изпълнителя цел, а на автора на заданието увереността, че резултатът от действията на изпълнителя ще бъде очакван.

Ето примери за неясни формулировки и съответните правилни текстови структури:

Когато една организация установи контрол върху изпълнението на инструкциите, доста скоро документите започват да се променят: вместо общи изисквания се появяват кратки и пълни инструкции с конкретен изпълнител, срок и очакван резултат. Това значително повишава ефективността на управлението на компанията, което почти веднага се отбелязва както от ръководството, така и от собствениците.

Срок за изпълнение на поръчката

Сроковете за изпълнение на поръчките в една организация обикновено се определят от автора-мениджър, създал поръчката. В някои случаи крайният срок за изпълнение на поръчките може да бъде установен с местен акт на организацията или външен нормативен документ.

Нека цитираме тук Примерните правила за взаимодействие на федералните изпълнителни органи:

Фрагмент от документа

Утвърден модел на правила за взаимодействие между федералните органи на изпълнителната власт. Постановление на правителството на Руската федерация от 19 януари 2005 г. № 30, изменено на 21 февруари 2008 г. Поръчката подлежи на изпълнение в посочения в нея срок. Ако за краен срок за изпълнение е определен период от време, за негово начало се счита датата на подписване на поръчката. Поръчка с указание „спешно” подлежи на изпълнение в 3-дневен срок. Инструкцията „незабавно” предвижда 10-дневен срок за изпълнение на поръчката. Ако срокът за изпълнение не е посочен в заповедта, тя подлежи на изпълнение в срок до 1 месец от датата на подписването й (до съответната дата на следващия месец, а ако няма такава дата през следващия месец, то до последния ден от месеца). Ако последният ден от срока за изпълнение на поръчката се пада в неработен ден, тя подлежи на изпълнение в предходния работен ден.

За да се подобри системата за управление на организацията, е целесъобразно поръчките, които са поставени под контрол, да унифицират сроковете за изпълнение - да ги приведат към единна основа, установена в организацията. Първоначално такова решение трябва да бъде документирано в местен акт, например в Инструкциите за управление на офиса. Промяната на крайния срок също трябва да е възможна само в случаите, документирани в местните актове на организацията. И разбира се, въведената система за изчисляване на сроковете трябва да отговаря на здравия разум. В крайна сметка е трудно да се намери по-демотивиращ фактор за изпълнителя от непосилна задача.

Ще дадем примери за няколко формулировки на инструкции и ще обясним коя дата за всяка от тях ще се счита за последна дата за своевременно изпълнение на инструкцията. Това е много важно, защото... Често има объркване по този въпрос.

Доста често срещана ситуация е, когато един мениджър поверява изпълнението на задача на друг мениджър на по-ниско ниво, а той по свое усмотрение понижава заданието на друг „етаж по-долу“. Така поръчката минава през ръцете на няколко мениджъри преди да стигне до крайния изпълнител. Вярно е, че слизайки по тази стълба, заданието може да се „разклони“ на няколко „подзадачи“, изпълнявани от различни хора по различно време. Тази система се нарича създаване на „вложен ред“.

При формулиранеЗа „вложени“ поръчки е важно да осигурите временен резерв. По отношение на „родителската” поръчка трябва да е поне 1 до 3 работни дни. Препоръчително е да се избягва твърде много „гнездене“ на инструкции, като се изключват от веригата тези мениджъри, които само „предават щафетата по-нататък“. Ако има изпълнител, който отговаря за изпълнението на цялата поръчка като цяло, той се нарича „отговорен изпълнител”.

Като пример, когато срокът за изпълнение на поръчката е регламентиран от външен регулаторен документ, нека цитираме Федерален закон № 59-FZ „За процедурата за разглеждане на жалби от граждани в Руската федерация“. Съгласно този документ максималният срок за разглеждане на писмено заявление от гражданин на Руската федерация е 30 дни и започва да се разглежда от момента на регистрация на такъв документ (законът отделя 3 дни за тази процедура от в момента на получаване на заявлението).

Ако гражданин, например, се нуждае от съдействие от орган на местната власт за упражняване на правата си, тогава периодът, необходим за това, често надхвърля значително 1 месец. В такава ситуация на заявителя се изпраща писмен отговор в едномесечен срок, който не решава проблема му по същество, но ясно описва процедурата за по-нататъшно съдействие от органа. В самия орган заповедта, образувана въз основа на разглеждане на такава жалба, трябва да бъде поставена под работен контрол с редовно представяне на доклад за развитието на ситуацията до ръководителя - автор на заповедта.

Често се случва гражданите да адресират жалбите си неправилно. И тогава адресатът не ги разглежда, а ги препраща на органа или длъжностното лице, от чиято компетентност е въпросът. Законът предоставя 7 дни за това от датата на регистриране на заявлението. В този случай гражданинът се уведомява за такова пренасочване. И, между другото, Законът ясно забранява изпращането на жалби за разглеждане до органа или длъжностното лице, чието решение или действие (бездействие) се обжалва.

Ред за наблюдение на изпълнението на поръчките

Сега, разполагайки с основна информация за изготвянето на инструкции, е необходимо да разгледаме подробно процедурата за наблюдение на изпълнението на инструкциите.

Имайте предвид, че в конкретно предприятие може да се извършва работа за контрол на изпълнението на поръчките:

● ръчно чрез файл с регистрационни и контролни карти (RCC);

● в електронна система за управление на документи, където съставът на информацията, записана в „електронни карти“, остава същият, но много операции за уведомяване на изпълнителите и генериране на отчети за дисциплината на изпълнение се извършват автоматично;

● има и междинен вариант, когато се използват възможностите на MS Excel за улесняване на работата - поставените под контрол поръчки се описват в табличен вид, в който след това можете да филтрирате информацията по изпълнители, срокове и др. Вж.

На етап „Поставяне за контрол” служителят в офиса регистрира поръчката. Ако се съдържа в документ, тогава върху него се поставя печат „К” или „Контрол” или същият се изписва с ярък химикал; възможно е и просто да преместите документа в папката с контролирани поръчки.

Изпълнителят, получавайки поръчката,трябва да се запознае с нея и преди изтичане на посочения в заповедта срок да изпълни поставените в нея задачи. Ако изпълнителят трябва да прехвърли работа, която да бъде извършена от други служители, подчинени на него, тогава той създава поръчки от по-ниско ниво, както обсъдихме по-рано.

Ако изпълнителят установи, че срокът не отговаря на възможността да изпълни поставените задачи в срок, той моли ръководителя, издал заповедта, да отложи датата на изпълнение. В друг случай, ако изпълнителят осъзнае, че изпълнението на поръчката е извън неговата компетентност и зона на отговорност, той може да поиска пълна или частична отмяна на поръчката.

Ако мениджърът реши да отложи срокове или да отмени поръчка, той информира за това лицето, отговорно за контрола на сроковете. Във всички случаи исканията от страна на изпълнителя за разсрочване или отмяна на заданието трябва да бъдат подадени до управителя преди датата на изтичане на контролния период на заданието.

« Контрол върху изпълнението на указанията по същество» обикновено се извършва от служител, достатъчно компетентен да оцени съответствието на постигнатия резултат от изпълнението с поставената в заданието задача. Такъв контрол може да започне от компетентен служител след получаване на отчет за изпълнението и може да бъде завършен или чрез отстраняване от контрол, или чрез връщане за ревизия.

Процедурата по „Снемане на контрол” на поръчка се извършва от служител, който е проверил изпълнението на поръчката по същество, както и ако ръководителят удовлетвори искането за пълно премахване на поръчката.

Като част от сцената " Контрол на изпълнението в срок» специален служител контролира сроковете за изпълнение на всички активни поръчки едновременно, тоест тези, които се изпълняват (ако такава работа в организацията се извършва ръчно или с помощта на MS Excel, тогава това обикновено се прави от секретаря на автор на заповедта или служители на службата за предучилищна образователна институция). В момента по-голямата част от тази работа може да бъде извършена чрез системи за електронно документооборот, информиращи изпълнителите за крайните срокове за приключване на изпълнението на поръчките. Известието е кръстосано предупреждение за всички поръчки, които не са премахнати от контрол (вижте Пример 4).

Натоварването на отделния изпълнител непрекъснато се увеличава и в резултат на това дисциплината на изпълнение на работниците започва да пада поради елементарна забрава. Периодичното информиране на служителите, например седмично, ви позволява ясно да разберете обхвата на задачите, които трябва да бъдат изпълнени, и да навигирате в сроковете за отчитане.

Информационен листможе да бъде или кратка (вижте), или по-пълна, със състава на информацията, представена в таблицата от. Между другото, ако в такава таблица на MS Excel филтрираме поръчки за конкретен изпълнител с празен знак за изпълнение, тогава чрез отпечатване на резултата ще получим друга версия на информационния лист за изпълнителя.

Ако такива листове се генерират от EDMS, тогава е удобно да се включи в табличния формуляр колона с броя дни, оставащи до края на периода на изпълнение. Класирането на поръчките по срок на годност също е много удобно - това позволява на изпълнителя бързо да се ориентира и да управлява собственото си работно време по-ефективно.

Отчитане на изпълнителската дисциплина

Някои организации практикуват междинно отчитане на изпълнителите. Ако е необходимо редовно да се наблюдава хода на изпълнение на особено важни поръчки, техните автори добавят към текста на поръчката информация за необходимостта от периодично, например седмично отчитане, което трябва да се предоставя през целия период на изпълнение. Междинният отчет за изпълнението обикновено се изготвя във всякаква писмена форма или под формата на меморандум. Изготвянето на такива доклади може да се извърши от:

● самият изпълнител

● подчинен негов секретар,

● служител, отговорен за изпълнителската дисциплина в компанията.

За да се наблюдава нивото на дисциплина на изпълнение в организацията периодично или по искане на ръководството, се изготвят няколко вида доклади, които могат да се отнасят до дисциплината на изпълнение:

● отделен изпълнителен директор;

● конкретно разделение

● организацията като цяло;

● указания, издадени от определен ръководител и др.

Информацията се обобщава под формата на статистическа сводка за ръководствотоотносно доставени, изпълнени и прехвърлени към друг отчетен период поръчки. За по-ефективно управление на дисциплината на изпълнение се използват различни модели за отчитане. Варианти на отчетни форми са представени в и по становище на Е.Каменева.

Тъй като такива отчети се изготвят както за организацията като цяло, така и за нейните подразделения в частност, само тези длъжностни лица, на които ръководителят директно дава указания, са включени в раздела за изпълнители. Например за генералния директор това ще бъдат неговите заместници и ръководители на области на дейност, докато за ръководителя на отдел това ще бъдат началниците на отдели и евентуално на сектори.

Дори ако организацията няма пълна автоматизация на потока от документи чрез EDMS, такъв документ е доста удобен за изготвяне и поддържане в система за електронни таблици Microsoft Excelили OpenOffice.org Calc. Тези системи имат до голяма степен сходен интерфейс и функционалност; те могат да помогнат при автоматизирането на счетоводството и отчетността в малка и средна компания. Основното нещо е ясно да знаете какво точно трябва да получите в резултат.

Мнение

Разгледахме въпросите за поставяне и премахване на поръчки от контрол, както и методологията за изпълнение на поръчки и докладване за наблюдение на тяхното изпълнение. Предложените в статията модели на директивно управление ще помогнат да се направи управлението на организацията по-ясно и по-прозрачно.

„Именно в този момент през целия ден, когато се облегнете на стола си и се отпуснете, шефът ще мине през офиса на обиколка.“
Теория на вземането на проби

Система за контрол на изпълнението ESCOM.BPM

Предназначение на автоматизирана система за контрол на изпълнението

Една от най-важните задачи пред системите за електронно управление на документи е автоматизирането на контрола върху изпълнението на документи. Преходът към автоматизирано решение гарантира повишена дисциплина на изпълнение и намаляване на неспазването на сроковете чрез въвеждане на ефективни методи за управление на контрола. Системата за наблюдение на изпълнението на документи и инструкции (задачи) в базата осигурява качествено повишаване на изпълнителската дисциплина чрез използване на набор от автоматизирани процедури за наблюдение и контрол на изпълнението на документи и инструкции.

Нашето решение е не само едно от най-мощните, всеобхватни и напълно функционални сред подобни програми за наблюдение на изпълнението на поръчки, но и едно от най-достъпните по отношение на финансовите разходи: системата за наблюдение на изпълнението на поръчки може да бъде закупена в редакцията на " " за 21 връзки само за 33 600 рубли. В този случай лицензите не изтичат и няма нужда да купувате допълнителен софтуер.

Системата за наблюдение на изпълнението на документи и инструкции (задачи) е готово цялостно адаптивно решение за автоматизиране на процесите на работа с инструкции, автоматично изпълнение, бързо уведомяване на участниците в процеса за събития и срокове, изпращане на напомняния, автоматизирано наблюдение и контрол на изпълнение.

Програмата съдържа отчети за дисциплината на изпълнение и ви позволява бързо да представите текущата ситуация по отношение на изпълнението на поръчките в организацията, както по отдел, така и за всеки изпълнител.

Особеност на системата за контрол на изпълнението на поръчки е, че работата с поръчки в автоматизираната система е ясно регламентирана. Например не можете да изтриете задача, която е в процес на изпълнение, не можете да коригирате задача без да уведомите изпълнителя, задача може да бъде изпратена само на подчинен служител, а не на някой друг и т.н.

важно предимство на системата за контрол на изпълнениетое възможността за изчисляване на коефициента на дисциплина на изпълнение за всеки изпълнител, който може да се използва при изчисляване на мотивационния компонент (бонус) на служителя.

Системата за контрол на изпълнението може да бъде доставена като самостоятелно решение () или като част от (издания "-БИЗНЕС, Стандарт-ДОГОВОРИ, Стандарт-ПРОФ, Голям бизнес и Корпоративен").

Функции на системата за контрол на изпълнението

Системата за контрол на изпълнението на поръчки съдържа следните автоматизирани функции:

Системата за контрол на изпълнението съдържа директория на организационната структура на организацията. Преди да започнете работа със системата за контрол на изпълнението, тя трябва да бъде попълнена. Указателят включва организацията и нейните клонове, подразделения, служители и звена на персонала. Данните от тази директория се използват при актуализиране на роли - при попълване на полета в картите със задачи, както и при генериране на отчети за изпълнение на поръчки, например по отдел.

Директорията на организационната структура също ви позволява да зададете връзката Ръководител - Подчинени.

Системата за контрол на изпълнението използва тази връзка при попълване на картата на поръчката - списъкът с изпълнители ще бъде ограничен за всеки мениджър.

За всяка щатна единица е възможно да се конфигурират един или повече заместници.

Заместници в системата за контрол на изпълнението

Системата за контрол на изпълнението подпомага подмяната на служители. Това позволява на заместниците да извършват действия в системата за контрол на изпълнението за други служители - координиране на задачи, отбелязване на изпълнение, проверка и др. Но при извършване на действия в картата на поръчката автоматично се записва кой точно е извършил това действие и кога.

За всеки служител в системата за контрол на изпълнението на документи можете да създадете един или повече заместници. Замяната може да бъде постоянна или за определен период от време.

Заместникът може да получи правото да одобрява инструкции за управителя и да ги изпраща на изпълнителите, да проверява, отхвърля и потвърждава изпълнението на инструкциите.

На заместник-изпълнителя може да бъде дадено право да генерира отчети за изпълнението на задачата. За заместник можете да настроите дублиране на известия, получени от служителя, който той замества.

Лична задача

Личната задача е основното средство за формализиране и контрол на възложената задача в системата за контрол на изпълнението на документи. Всичко за
докладите за изпълнение се базират на информация от лични карти за поръчки. В картата на поръчката автоматично се съхранява регистър на събитията, който записва всичко, което се е случило от момента на създаване до завършване.

Системата за контрол на изпълнението ESCOM.BPM ви позволява да създавате лични задачи в „ръчен“ режим или автоматично в контекста на изпълнение на документ (публикуване и изпълнение на резолюции). При създаване на поръчка от карта на документ (например Поръчка), автоматично се създава карта на поръчка и полетата в нея се попълват. Системата за контрол на изпълнението автоматично свързва създадените карти със задачи с картата на документа.

Картата на документа на страницата „Прогрес на изпълнение“ показва създадените подчинени задачи и техните статуси, както и информация за оставащото време до крайната дата. Ако дадена задача е просрочена, се показва времето, до което задачата е просрочена. Тази задача се показва със специална икона.

Ако дадена задача има подзадачи, те също се показват в картата на документа, създавайки йерархичен списък от задачи заедно с основната задача. Тази структура с динамично показване на статуси и време ви позволява ясно да показвате напредъка на документа.

Персонална задача в системата за контрол на изпълнението може да бъде възложена само на един Изпълнител. Всеки изпълнител отговаря за изпълнението на поставените му персонални задачи.

За да е възможно възлагането на поръчка на няколко служители наведнъж, системата за контрол на изпълнението съдържа Групова задача.

За показване на персонални задачи в системата за контрол на изпълнението е предоставен персонализиран набор от регистрационни файлове „Лични задачи“. Журналите съдържат персонализирани филтри, които избират карти със задачи от базата данни според зададени критерии и ги показват под формата на списък - дневник. Системата за контрол на изпълнението също ви позволява да създавате нови дневници за поръчки и да конфигурирате съществуващи дневници.

Групови задачи

Едно от приложенията на групова задача е да се намали времето, необходимо за създаване на подобни лични карти със задачи с общ текст на инструкция и краен срок. Груповата задача може да се използва и като вид задача от най-високо ниво, чието изпълнение е разделено на няколко подзадачи, всяка от които на свой ред може да бъде разделена на подзадачи.

За разлика от личната задача, груповата задача съдържа списък с изпълнители, който може бързо да се попълни с помощта на шаблони. Когато групова задача бъде изпратена за работа, тя автоматично се разделя на персонални задачи според броя на изпълнителите. Полетата на личните карти със задачи ще съдържат стойности от съответните полета на картата със задачи на групата. Картата на груповата задача показва създадените лични задачи и техните статуси, което ви позволява да проследявате напредъка на обща задача. Груповата задача ще бъде изпълнена, след като бъдат изпълнени всички създадени лични задачи.

За да покаже групови задачи, системата за контрол на изпълнението на документи съдържа дневник „Групови задачи“, който може да се персонализира.

Задача с график

Системата за контрол на изпълнението ESCOM.BPM ви позволява автоматично да създавате персонални поръчки по график. За тази цел системата има специален процес „Задача с график“. Например, трябва вашите подчинени служители да ви представят месечен отчет за изпълнението на работния план на 25-то число всеки месец. Задача с график ви позволява да изпълните тази задача. Според конфигурирания график системата за контрол на изпълнението автоматично ще създава и доставя персонални задачи на изпълнителите. В основата си планираната задача е групова работа с добавен график за изпълнение към нея.

Когато настъпи крайният срок, посочен в графика, системата за контрол на изпълнението на документите автоматично ще създаде лични карти със задачи за всеки изпълнител. Картата на задачите с график показва създадените лични задачи и техните статуси, което ви позволява да проследявате напредъка на тяхното изпълнение. Планираната задача не приключва след приключване на личните задачи, но автоматично ще бъде стартирана отново, когато настъпи следващата начална дата. Ако е необходимо, планирана задача може да бъде спряна и след това стартирана отново.

За да се покажат задачи с график, в системата за контрол на изпълнението на документи е предоставен дневникът „Задачи с график“.

Изготвяне на лично задание

Картата на задачата съдържа заглавието на задачата, което описва накратко същността на задачата и се показва в регистрационните файлове на задачите. В системата за контрол на изпълнението на документи е възможно да изберете вида на задачата от класификатора на типичните задачи. В този случай полето за заглавка ще се попълни автоматично и ще бъде зададен типичният краен срок за изпълнение на задачата. Можете също така да посочите подробно описание на задачата, да посочите нейната важност, да посочите съизпълнители и да прикачите прикачени файлове към картата.

Разпределяне на РОЛИТЕ на изпълнител и ръководител

След създаване на лична карта със задачи, служителят, който е създал картата, автоматично се въвежда в ролите Автор и Мениджър. Ролята на автора не може да се променя. Системата за контрол на изпълнението ESCOM.BPM автоматично записва в дневника на историята на задачите информация за това кой и кога е създал личната карта със задачи, както и информация за други събития.

Изборът на Изпълнител се извършва от диалогов прозорец, съдържащ списък на служителите, подчинени на посочения Ръководител. Ако трябва да дадете задача на служител, който не е в списъка с изпълнители, първо трябва да изчистите полето „Мениджър“, след което да изберете желания изпълнител (системата ще покаже списък с всички служители). След като изпълнителят е посочен, трябва да посочите мениджъра на задачите от диалоговия прозорец за избор на служител, който ще съдържа списък с мениджъри за този изпълнител.

Срок и изпълнение и контрол

Личната задача трябва да има краен срок. В системата за контрол на изпълнението на поръчки полето „Дата на изпълнение“ може да бъде посочено или като абсолютна стойност на датата, или като относителна стойност, посочена в работни дни или часове от началната дата на задачата, посочена в полето „Начална дата“.

Полето „Контролна дата“ може да бъде посочено като абсолютна дата или като относителна стойност, посочена в работни дни или часове от крайната дата. Ако целевата дата и крайният срок са посочени в относителни единици (работни дни и часове), тогава конкретните дати ще бъдат изчислени автоматично, когато задачата бъде изпратена за работа. За правилно изчисляване на сроковете се използва подсистемата " ".

Картата със задачи също показва изчислена информация за планираната продължителност на задачата, планираното количество труд и количеството просрочено време (за просрочени задачи). Размерът на разходите за труд се въвежда от Мениджъра или се изчислява автоматично от системата за контрол на изпълнението на поръчките.

• Активирането на флага „Изпращане на задача незабавно“ ще доведе до незабавно предаване на задачата на Изпълнителя, след като задачата бъде публикувана. Ако флагът е изключен, задачата ще бъде доставена от системата за контрол на изпълнението на поръчката след крайния срок, посочен в полето „Начална дата“.
• Активирането на флага „Задачата не е уместна след крайната дата“ води до факта, че системата за контрол на изпълнението автоматично присвоява на такава задача статус „Отменено“, ако задачата преди крайната дата, посочена в картата, не е маркирана за нейното завършване.

ПРИКАЧЕНИТЕ ФАЙЛОВЕ ЗА ЗАДАЧИ

Системата за контрол на изпълнението на документи ви позволява да прикачите няколко прикачени файла от произволен тип към карта със задачи. Само неговият собственик може да редактира прикачен файл. Други служители могат да създават.

Важност на задачата

В картата на задачата можете да посочите степента на важност на задачата. В системата за контрол на изпълнението на поръчки ESCOM.BPM задачите с висока важност получават максимален коефициент на важност. Ако дадена задача е закъсняла или не е изпълнена, тя получава максимална оценка за важност.

В зависимост от статуса на задачата (изпълнена в срок; неизпълнена в срок - просрочена; неизпълнена) и посочения коефициент на важност при генериране на справка за изпълнителска дисциплина, коефициентът на изпълнителска дисциплина ще бъде изчислен от 0 до 1 за всеки изпълнител. Колкото по-висок е коефициентът, толкова по-добър е показателят за дисциплината на изпълнение на служителя. Данните за дисциплината на изпълнение могат да се използват при изчисляване на бонусите.

Изпращане на задача за работа В СИСТЕМАТА ЗА КОНТРОЛ

При изпращане на задача за работа системата за контрол на изпълнението на документа проверява попълването на полетата на картата. Ако бъде открита грешка, системата за контрол на изпълнението ще издаде съобщение. Системата за контрол на изпълнението на поръчката също проверява дали служителят, който изпраща задачата, може да възложи задачата на Изпълнителя. Ако не, задачата ще бъде изпратена за одобрение на служителя, посочен в полето „Мениджър“. Преди директно изпращане на задача към Изпълнителя, системата за контрол на изпълнението на поръчката проверява флага „Изпрати задача незабавно“ и ако е активиран, тогава задачата се доставя незабавно. В противен случай на задачата се присвоява статус „Отложена доставка“ и задачата ще бъде доставена на изпълнителя на датата, посочена в полето „Начална дата“.

Изтриване на ПОРЪЧКА В СИСТЕМАТА ЗА КОНТРОЛ

В системата за контрол на изпълнението на поръчката лична карта със задачи може да бъде изтрита само ако не е изпратена за работа. Администраторът може да изтрива завършени и отменени задачи. Ако поръчката се изпълнява, тя трябва да бъде изтеглена и едва тогава може да бъде изтрита.

Координиране на задачата В СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ

Системата за контрол на изпълнението на документи ESCOM.BPM информира мениджъра за задачата, получена за одобрение, с помощта на известие. Доставката на известия в ESCOM.BPM се осигурява от „ “. По време на одобрението Управителят може:

• Съгласете задачата и я изпратете на изпълнителя. В този случай изпълнителят ще получи известие за възлагането на задачата.
• Отхвърлете заданието и го върнете на създателя. В този случай инициаторът ще получи известие, че заданието е отхвърлено.

Мениджърът може също:

• Коригирайте полетата на картата със задачи (срокове, важност и т.н.)
• Смени изпълнителя

За показване на карти със задачи, които се одобряват в системата за контрол на изпълнението, има дневник „Задачи -> Одобрение“.

Забавена доставка

Ако флагът „Незабавно доставяне на задача“ е изключен в картата на задачите, тогава след публикуване задачата ще бъде в състояние „Отложена доставка“. Когато настъпи крайният срок, посочен в полето „Начална дата“, задачата ще бъде автоматично предадена на Изпълнителя. За показване на картите със задачи в състояние „Забавена доставка“ в системата за контрол на изпълнението на поръчките се използва дневникът „Задачи -> Изчакване на доставка“.

Изпълнение на задачата

Предаване на задачите на изпълнителите

В системата за следене на изпълнението на поръчките, за навременно предаване на поставените задачи на изпълнителите, предаването на задачата е съпроводено с автоматично изпращане на уведомление до Изпълнителя. Известието също се дублира на имейлизпълнител.
Картата за уведомяване „изскача“ върху отворените прозорци на монитора на изпълнителя.

Известието съдържа текст, дата на изпращане, дата на доставка, хипервръзка към задачата и бутон „Потвърждаване на четенето“. Когато щракнете върху бутона за потвърждение на четене или когато отворите карта със задачи чрез хипервръзка, датата, на която е прочетено известието, се записва автоматично. Известието не може да бъде изтрито.

Прочетените известия в системата за контрол на поръчките се поставят в специален дневник. Когато служител щракне върху бутона „Потвърждаване на четенето“ на карта за известие или щракне върху хипервръзка, датата, на която известието е прочетено, се записва автоматично. В картата на задачите можете да извикате формуляр, съдържащ списък на всички известия, изпратени в контекста на задачата. Списъкът съдържа заглавия на известията, информация за състояния на известия, изпратени дати и прочетени дати.

Взети заедно, всички тези инструменти осигуряват гарантирано уведомяване на служителя за възложената му задача и осигуряват контрол върху предаването на задачата на изпълнителя. Задачите, предадени на изпълнителя, имат статус „В процес на изпълнение“.

За показване на текущи задачи в системата за контрол на изпълнението на документи ESCOM.BPM е осигурен дневник „Задачи -> Изпълнение“.

За удобство на изпълнителите, системата за контрол на изпълнението на поръчките ESCOM.BPM предоставя група дневници „Възложени задачи“, която включва дневници, които избират задачи, възложени на изпълнителя с за определен периодекзекуции:

• Задачи с висока важност
• Срок днес
• Краен срок текущата седмица
• Краен срок за текущия месец
• Следващата седмица
• и други.

Регистриране на задачи

На доставените поръчки автоматично се присвоява уникален сериен номер в системата за контрол на изпълнението на поръчките. Номерът се показва на картата със задачи и в дневниците. Номерът на заданието ви позволява да посочите заданието и да го разграничите от други работни места със същото заглавие. За свързани задачи индивидуален номер автоматично се добавя чрез точка към номера на основната задача, например 012.1 или 012.1.2

Разпределение на работата по задача

Изпълнителят може директно да създава персонални задачи за своите подчинени от зададената му карта със задачи, които от своя страна също могат да създават задачи за своите подчинени. Автоматично се създава връзка между такива задачи в системата за контрол на изпълнението на документи ESCOM.BPM, която ви позволява визуално да проследявате напредъка на цялата верига от задачи под формата на йерархична (дървовидна) структура.

Прогресът на задачите се показва в картата на основната задача или документ. Изпълнителите на подчинени задачи въвеждат информация за действителните разходи за труд в своите карти със задачи и генерират отчети за изпълнението. След потвърждение от ръководителя на изпълнението на подчинена задача, окончателната информация за действителните разходи за труд и отчета на изпълнителя се прехвърлят от подчинената задача в картата на основната задача.

Когато е активиран специален флаг в картата на задачата, задачата може да бъде изпълнена автоматично след приключване на изпълнението на подчинени задачи. По този начин е достатъчно Изпълнителят на задачите да провери и потвърди изпълнението на подчинените задачи. Веднага щом направи това, задачата му автоматично ще бъде маркирана като изпълнена от системата за наблюдение на поръчките.

Делегиране на задача

За да активирате резервите на организацията чрез оптимално използване на компетенциите на служителите и освобождаване на време на мениджърите, системата за контрол на изпълнението на документи ESCOM.BPM предоставя възможност за делегиране на задачи.

При извършване на делегиране се посочва служител измежду подчинените на изпълнителя, на когото ще бъдат делегирани правата за изпълнение на задачата. Системата за контрол на изпълнението на поръчката автоматично информира новия изпълнител за възложената задача. Служителят, на когото е делегирана задачата, работи с нея, сякаш е назначен за изпълнител на задачата.

Контрол на изпълнението на задачата

При изпращане на задача към Изпълнителя автоматично се инициализира контролен таймер в системата за контрол на изпълнението на документи ESCOM.BPM, който ще следи крайния срок за изпълнение на задачата. Когато настъпи крайният срок, системата за контрол на изпълнението ще покаже прозорец на екрана на монитора на Изпълнителя с напомняне за оставащото време.

Ако при настъпване на планираната дата за изпълнение поръчката остане в състояние „В процес“, системата за контрол на изпълнението ще добави отметката „Просрочена“ към картата със задачи. В този случай системата за контрол на изпълнението на поръчката ESCOM.BPM автоматично ще изпраща известия до Изпълнителя и Администратора и оттук нататък ще им напомня ежедневно за просрочената задача.

Картата на поръчката, както и дневниците на задачите, показват оставащото време до крайния срок за изпълнение, а ако поръчката е просрочена, времето, до което е просрочена. Ако във формуляра за поръчка е активиран флагът „Считайте задачата за незавършена, ако е просрочена с определения брой дни“, тогава системата за контрол на изпълнението на поръчката автоматично ще маркира просрочената поръчка като незавършена след броя дни, посочени в карта.

Поръчките със статус „Просрочени” се показват в дневник „Задачи -> Просрочени”. Поръчките под контрол се показват в системата за контрол на изпълнението ESCOM.BPM в дневника „Задачи -> Под контрол“.

Отлагане на падежа

При необходимост Изпълнителят може да изпрати искане до Управителя с искане за промяна на срока или коригиране на заданието. Самият мениджър може да инициира процеса на коригиране на задачата. В този случай поръчката ще бъде изтеглена от етап „Изпълнение“ и ще бъде прехвърлена към етап „Проверка от мениджър“. Промените в крайния срок за изпълнение се записват от системата за контрол на изпълнението в секцията „Пренасрочване“ на картата на поръчката и се вземат предвид при генериране на отчети за изпълнение на задачите.

Управителят може да отхвърли искането на Изпълнителя. В този случай срокът за изпълнение на поръчката няма да се промени.

Инструкциите, които са в процес на преглед (коригиране), се показват в дневника „Задания -> В процес на преглед“. Пренасрочените задачи се показват в дневника „Задачи -> Пренасрочени“.

Отчитане на фактическите разходи за труд

Докато работи по дадена задача, Изпълнителят може да въведе информация за действително изразходваното време за изпълнение на задачата в раздел „Действителни разходи за труд“. Въведената информация за изразходваното време автоматично се обобщава от системата за контрол на изпълнението на документи ESCOM.BPM, а изчислената сума се записва в полето на картата на поръчката „Размер на действителните разходи за труд“.

Ако основната поръчка има подчинени задачи, тогава когато те са изпълнени, обобщената информация за действителните разходи за труд от картите на подчинените задачи автоматично се въвежда в секцията „Действителни разходи за труд“ на основната поръчка. Така всички разходи за труд за изпълнение се събират в основната карта на поръчката.

Доклад на изпълнителя

В системата за контрол на изпълнението на документи изпълнителят на задачата има възможност да въвежда междинни отчети за напредъка в картата на поръчката, в която може да бъде посочен текущият процент на изпълнение на задачата. При създаване на отчет в него автоматично се въвежда текущата сума на действителните разходи за труд.
Отчетите за изпълнение се показват в картата на поръчката, в съответния раздел. Изпълнителят трябва да посочи процента на изпълнение на поръчката, да попълни съдържанието на отчета и да запише отчета по задачата, като натисне бутона „ОК“.

Системата за контрол на изпълнението на поръчката автоматично уведомява Мениджъра за отчета.

Картата на поръчката показва текущия процент на изпълнение на задачата, размера на действителните разходи за труд и оставащото време до датата на изпълнение.

Окончателният отчет се генерира по същия начин като междинния отчет. В окончателната отчетна карта трябва да посочите процента на изпълнение от 100% и да поставите отметка на флага „Маркиране на задачата като завършена“.

За показване на изпълнени, но непроверени лични задачи в системата за контрол на изпълнението на поръчки ESCOM.BPM е предоставен специален журнал „В процес на проверка“.

Проверка на изпълнението

Ако контрольорът и мениджърът са различни служители, тогава в системата за контрол на изпълнението на документи изпълнената задача първо се изпраща на контрольора за проверка. В този случай поръчката преминава на етап „Проверка от контролера“.
При проверка на изпълнена задача Контрольорът преглежда картата на поръчката, за да се увери, че отчетът на изпълнителя е попълнен правилно и при необходимост връща задачата на Изпълнителя за ревизия. Ако Администраторът няма забележки, той изпраща нареждането на Управителя за разглеждане и вземане на решение. На задача, изпратена до ръководител за преглед, се присвоява статус „Проверена от ръководител“.

Ако в резултат на проверка на поръчката от страна на Управителя, той реши да върне заданието на Изпълнителя за доработка, преди да направи това, той е длъжен да посочи нов срок.

Системата за контрол на изпълнението на документи автоматично информира Изпълнителя за необходимостта от финализиране на задачата чрез известие. Мениджърът и Контрольорът могат да добавят своите коментари в секцията „Коментари“ на картата със задачи. При финализиране на задачата Изпълнителят ще трябва да направи бележки за отстраняване на забележките.

Мениджърът може да потвърди изпълнението на задачата и датата на действителното завършване на работата се записва автоматично. В случаите, когато дадена поръчка не може да бъде изпълнена по някаква причина или при проверка на изпълнението на задачата се установи лошо качество, Мениджърът може да маркира поръчката като неизпълнена.

За да покаже незавършените задачи, системата за контрол на изпълнението на документи съдържа дневника „Незавършени“.

Наличието на такива поръчки се отразява негативно на коефициента на дисциплина на изпълнителя.

Инструкциите, които изискват преразглеждане в системата за контрол на изпълнението ESCOM.BPM, се показват в дневника „Задачи -> В процес на преразглеждане“.

Ако не е необходимо продължаване на работата по заданието, тогава Мениджърът може да маркира задачата като „Отменена“. Такива инструкции не влияят на коефициента на дисциплина на изпълнение. В системата за контрол на изпълнението на поръчки ESCOM.BPM завършените задачи се показват в дневника „Задачи -> Завършени“.

ОТЧЕТИ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ПОРЪЧКИ

Данните за хода и резултатите от контрола на изпълнението трябва да бъдат взети предвид и анализирани. Резултатът от тази работа са отчети за изпълнението
документи и задачи, които се предоставят на ръководителите.

Системата за контрол на изпълнението на документи предоставя възможност за генериране на различни справки за изпълнението на поръчките и за дисциплината на изпълнение. Докладите ви позволяват да оцените нивото на дисциплина на изпълнение за определен периодвреме, като предоставя информация за изпълнени, неизпълнени и просрочени задачи както за организацията като цяло, така и в рамките на дейността на отделно звено или служител.

За целите на мониторинга системата за контрол на изпълнението съдържа персонализируеми журнали на задачи, които показват карти с документи и поръчки за определен период от време, с определен статус (в процес, проверка, ревизия и т.н.).

Дневниците на системата за контрол на изпълнението на документи имат способността да представят информация в различни информационни раздели, например:

Според текущото състояние на поръчката; - По изпълнители; - От мениджъри; - По отдел; - С краен срок; - По просрочени и други атрибути на задачата; - По групиране на компоненти, например по изпълнители и статус, по ръководители и изпълнители и др.

Дневникът на системата за контрол на изпълнението автоматично изчислява общия брой поръчки, както и броя на задачите във всяка група. В допълнение, регистрационните файлове имат възможност за сортиране по няколко колони, филтриране на данни в колони, маркиране на записи с необходимите стойности, търсене на данни, конфигуриране на реда и състава на колоните.

• Генерираният по този начин отчет може да бъде отпечатан или експортиран във файл.
• Системата за контрол на изпълнението ви позволява да генерирате графики и диаграми въз основа на данни от дневниците на заданията, което гарантира ефективността и яснотата на анализираната информация.
• За мениджърите има специални отчети, които ви позволяват бързо да оцените състоянието на нещата при изпълнение на поръчките

АТРИБУТНО И ПЪЛНОТЕКСТОВО ТЪРСЕНЕ НА ЗАДАЧИ

В допълнение към регистрационните файлове на задачите, системата за контрол на изпълнението съдържа специални формиза атрибутно и пълнотекстово търсене на карти с поръчки. Формулярите за търсене ви позволяват бързо да избирате необходимите картиспоред произволни критерии за подбор. При извършване на търсене

Вземат се предвид правата за достъп на потребителя, извършващ търсенето. Потребителят може да види само онези задачи, в картите на които е посочен - тоест той е роля. Избраните карти със задачи се показват под формата на дневник на задачите.

Как да закупите решението "Система за контрол на изпълнението на поръчки"

решение " Автоматизирана системаконтрол на изпълнението" е наличен във всички издания на ESCOM.BPM.

Можете да закупите това решение сами в нашия онлайн магазин. За да направите това, трябва да поставите в количката например един сървърен лиценз от избраното издание и необходимия брой клиентски лицензи, например. След това създайте поръчка.

Можете също така да ни напишете писмо, в което да посочите основните параметри на вашата автоматизирана задача и ние ще изготвим оптимална търговска оферта за вас.