За това какво представлява документооборотът - неговото определение, форми, принципи и правила, познаването на които ще помогне при организирането на работата на предприятието.

Правилната организация на действията е ключът към успеха на всеки бизнес, независимо от неговия мащаб.

Това е особено вярно, когато става въпрос за поддържане на ред в документацията.

Документът е обект, съдържащ информация, която трябва да бъде прехвърлена от подателя към получателя.

Това включва не само хартиени носители, но и електронни файлове.

И за да ги систематизира, всеки ръководител трябва да знае какво е документооборот, както и как да го организираме.

Правилно организираният документооборот отговаря не само за комуникацията и информацията, но е необходим и за изготвянето на надеждна отчетност.

Следователно всички служители трябва да познават неговите правила и принципи.

Какво е документооборот: определение

И така, какво е документооборот?

Това е процес, който включва изготвяне, съгласуване, получаване, предаване и изпращане на документи.

Може да се определи и като тяхното движение от момента на съставянето до момента на получаването или изпращането им в архива.

От своя страна самата документация е разделена на три категории:

• входящо е това, което идва от външната среда (от други фирми, институции, власти);
• изходящ е този, който се изпраща извън предприятието;
• вътрешен е този, който се създава и остава изключително в рамките на конкретно предприятие.

Първият означава, че документите и електронните файлове се преместват между отделите на едно и също ниво.

Вторият свързва единици от различни нива.

Съвременните условия са намалили количеството хартиени носители до минимум, а някои компании изобщо не ги използват, тъй като са прехвърлили цялата документация в електронни файлове.

Но все пак мнозина прибягват до смесена организация, където могат да се комбинират различни източници.

Формуляри за документооборот

Основното правило при организацията на документооборота е неговата оптимизация.

А именно, необходимо е да се намалят междинните „спирки“, за да се осигури скоростта на движение на документите.

За тази цел са разработени три форми за организиране на документооборота:

централизиран- включва концентрация на цялата документация на едно място.

Например, това може да е секретариат или офис.

Тези отдели поемат максимални отговорности, свързани с регистрацията, обработката и съхранението на документи;

децентрализирана- характеризира се с това, че документите са концентрирани в няколко структурни звена, където се извършват необходимите операции.

Тази форма е подходяща и удобна само ако предприятието има няколко отдела, които са географски отдалечени един от друг;

смесен - съчетава характеристиките на двете предишни форми.

Така в отделните служби, в зависимост от тяхната компетентност, се регистрира, обработва и съхранява определена документация.

Но има и услуга DOU (документационна поддръжка за управление), през която минава важна документация от управлението.

Формата на документооборота се избира въз основа на размера и структурата на самото предприятие.

Например, за малка компания е подходяща централизирана, където всички документи и електронни файлове ще се обработват от секретарски асистент.

IN големи компаниисъс смесена форма е възможно да се създаде отделна услуга, в който се извършва деловодна работа, а останалите отдели работят под негово ръководство.

Децентрализацията е подходяща само за онези предприятия, които имат няколко офиса, където трябва да се съхраняват документи.

Принципи на документооборота

Дублирането на действия, забавянето и неправилното доставяне на документи показват, че документооборотът се извършва неправилно.

И в резултат на това това води до нарушаване на работата на предприятието.

Следователно, в допълнение към въпроса за дефинирането на понятието, какво е документооборот, трябва да знаете неговите принципи.

Има 4 принципа на документооборот, които осигуряват безпроблемна работа:

Определение

Показва, че хартиените и електронните файлове трябва да се движат в ясно определена посока без никакви пречки.

За да направи това, предприятието трябва да разработи специфичен модел на трафик.

Приемственост

Името на принципа говори само за себе си.

Тук е важно да се осигурят такива условия, че документооборотът да се движи постоянно и да не „стои“ на едно място.

Повече или по-малко равномерно натоварване на служителите ще помогне по този въпрос.

ритъм

Този принцип повтаря предишния.

Без определяне на конкретни срокове за обработка на документацията няма да е възможно да се осигури непрекъсната работа на предприятието.

Следователно трябва да се разработят определени разпоредби, които да регулират документооборота.

Паралелизъм

Без спазването на този принцип ефективната и координирана работа няма да работи.

Тук е необходимо да се осигури такъв документооборот, при който един и същ процес няма да се извършва от няколко участници.

Въпреки факта, че тези принципи са независими, те все още са взаимосвързани.

Прекъсването на един ще доведе до срив на цялата система.

Етапи на документооборота

След като се определи какъв е документооборотът, е необходимо да се разгледат неговите етапи.

Затова трябва да се разработят диаграми за документооборот от различни категории, които да бъдат приложени към инструкциите за управление на офиса.

Както бе споменато по-горе, документните потоци обикновено се разделят на две категории: вътрешни и външни.

А в зависимост от източника на произход на самите документи ще зависят и етапите на обработка, през които ще преминат.

Етапите на обработка на вътрешния документооборот включват:

1. изготвяне и проверка на документа упълномощено лице;
2. съгласуване на описаната информация;
3. подписване на документа от упълномощено лице и/или ръководителя на предприятието;
4. Регистрация;
5. изпълнение на задачи (при необходимост);
6. изготвяне на документи, потвърждаващи изпълнението на действията;
7. унищожаване на документация или изпращане в архива.

Външните документи могат да имат два потока: изходящ и входящ.

Етапи, през които преминават изходящите документи:

1. изготвяне и проверка на документа;
2. одобряване и подписване на информацията, посочена в документа;
3. регистрация и изготвяне на копие за втория екземпляр, който остава в самото предприятие;
4. изпращане на документ до определен получател.

Входящата документация предполага нейното получаване от външни източници, така че етапите на обработка ще бъдат както следва:

1. прием и приемане;
2. преглед и регистрация на документи от деловодство или секретар;
3. изпращане на получената документация на ръководството за преглед;
4. изпълнение, ако е необходимо;
5. при необходимост изготвяне на отговор;
6. изпращане на документация в архива.

Как правилно да съхранявате документи, за да имате бърз достъп до тях,

Следното видео ще ви каже:

Правила за организиране на документооборота

За да организираме правилно документооборота, разработихме специални правила, чието спазване ще осигури прилагането на горните принципи:

• минимизиране на броя на услугите, през които ще преминават документите, тоест те трябва да се изпращат целенасочено;
• намаляване на броя на връщанията, тоест трябва да се придържате към последователността на обработка на документи;
• еднаквост на движение и обработка на документацията, тоест всяка услуга трябва да работи със собствена категория.

Ако се придържате към тези правила, можете да постигнете основната цел на офисната работа - ефективност и ефективност.

Казано накратко, какво е документооборот, тогава това е преминаването на документи по определен път.

В допълнение, това е важна връзка в организацията на работата в офиса.

Ако има объркване с документи и файлове, тогава скоро можете да очаквате, че работата на предприятието ще бъде изложена на риск.

Полезна статия? Не пропускайте нови!
Въведете своя имейл и получавайте нови статии по имейл

• Как да измислим име за фирма?
• Къде мога да взема пари, за да започна бизнес?
• Как да създадете управляващо дружество: 3 основни етапа
• Как да рекламирате салон за красота за начинаещ предприемач?

Организация на документооборота в организацията

3.1. Организация на документооборота

Документооборот– движението на документи в организацията от момента на тяхното получаване или създаване до завършване на изпълнението и предаване в архива или изпращане на адресата.

Процедурата за предаване на документи и транзакции с тях във федералните органи Изпълнителна властрегулирани Примерен правилниквзаимодействие на федералните изпълнителни органи, одобрен с Указ на правителството на Руската федерация от 19 януари 2005 г. N 30 (изменен и допълнен от 11 ноември 2005 г.), Примерен правилник за вътрешната организация на федералните изпълнителни органи, одобрен с Указ на Правителството на Руската федерация от 28 юли 2005 г., Инструкции за деловодство, наредби федерален организпълнителна власт, отчетна карта унифицирани формидокументи, наредби за структурните звена, длъжностни характеристики и длъжностни отговорности.

Въз основа на тези документи всяка организация разработва вътрешни правила и инструкции, които се одобряват от ръководителя на организацията и са нормативни документипо деловодство в организацията.

Цялата документация на организацията по отношение на управленския апарат е разделена на три документни потока: входящи документи, изходящи документи и вътрешни документи.

Основните параметри на тези потоци, които се вземат предвид при организирането на документооборота, са:

2) обемът на потока, който се определя от броя на документите, преминаващи през напречното му сечение за единица време;

3) структурата на потока, определена от вида на документите, авторството и други характеристики на класификационния раздел;

4) режим на потока, който се определя от честотата на движение на документите през точките за обработка.

Движението на документи във всеки поток трябва да бъде директно, т.е. да изключва връщане, зигзаг и други маршрути. Различни операции по обработка на документи трябва да се извършват паралелно, за да се намали времето, прекарано в работната зона на офиса, и да се повиши ефективността на изпълнение.

Осигурена е организация на деловодството в организацията обслужване документална поддръжкауправление (DOU), който може да бъде представен в организацията или като независима структурна единица, или като отделен служител.

Основните задачи на предучилищната образователна институцияса: осигуряване на първоначалната обработка на входящи документи, предварително разглеждане на документи, регистрация, предаване на документи за преглед от ръководството, предаване на документи за изпълнение, изпълнение на документи, контрол на изпълнението на документи, съхранение на изпълнени документи, организиране на подготовка и изпращане на изходящи документи, организиране на създаване и изпълнение на вътрешни документи

Алгоритмите (технологиите) за работа с документи (входящи и изходящи), изпълнявани от служители на службата за предучилищна образователна институция, са дадени в Приложение 67, 68.

3.2. Приемане, обработка и разпространение на входящи, изходящи и вътрешни документи

В резултат на първоначалната обработка се отварят пликове с документи (с изключение на пликове с надпис „лично“), проверява се правилността на доставката и целостта на опаковката на документите. Грешно доставените документи се препращат на съответното място или се връщат на подателя. Ако върху документа няма адрес на изпращача, към документа се прикрепя плик.

Полученият документ се регистрира във формуляра за контрол на регистрацията и върху него се поставя регистрационен печат в долната част на долното поле на първия лист на документа.

На етапа на предварителен преглед на документите те се сортират в документи, изискващи задължителен преглед от ръководството, и в документи, изпратени директно до структурни звенаили отговорни изпълнители.

Предварителното разглеждане се извършва въз основа на оценка на съдържанието на документа, въз основа на разпределението на отговорностите на ръководителите, установени в организацията.

Без предварително разглеждане документите, адресирани директно до структурни звена или служители, се прехвърлят по предназначение.

Разгледаните от ръководството документи се връщат в службата за предучилищна образователна институция, където съдържанието на решението се въвежда във формуляра за регистрация на документа и документът се предава за изпълнение. Оригиналът на документа, съставен от няколко изпълнители, се получава от отговорния изпълнител, а останалите получават копие от документа. Изпълненият документ с всички помощни материали се предава на службата за предучилищна образователна институция, която съхранява документите в досиетата в съответствие с номенклатурата на досиетата на организацията.

Телеграмите, получени от организацията, се приемат срещу получаване с датата и часа на получаване, регистрирани и предадени на ръководството.

Текстът на полученото телефонно съобщение се записва от получателя на бланка, регистрира се и се предава на ръководството за преглед.

При получаване и предаване на документи по факс трябва да се спазват следните правила:

1) обемът на изпратения документ (текст, диаграма, графично изображение), направен на хартия А4 в черно, не трябва да надвишава 5 листа;

2) документът за предаване по факс се представя със заявление за предаване, подписано от ръководителя на структурното звено;

3) отговорност за съдържанието на предадената информация носят изпълнителят, подготвил документа за предаване, и ръководителят на съответното структурно звено;

4) факсовете на чужди езици се изпращат с превод, заверен от лицето, подписало факса;

6) документът за прехвърляне се регистрира и след изпращане оригиналният документ се връща на подателя с печат за часа на изпращане;

7) получените факсове се регистрират и предават от адресата срещу подпис в деня на получаването, а спешните - незабавно;

8) оригиналът на документа, получен след изпращане на факса до съответния отдел - изпълнител;

9) факсове на чужди езици се предават на адресата без превод.

Получените в организацията електронни документи се получават, регистрират, преглеждат предварително от ръководството и се предават на изпълнителите.

Правила за приемане, обработка и разпространение на документи в електронен видсе определят от инструкцията за деловодна работа, като се отчита наличният хардуер и софтуер.

Документите, изпратени от организацията, се предават по пощата или по електронен път

Обработката на документи за изпращане по пощата се извършва от службата за предучилищна образователна институция на организацията в съответствие с настоящи правилапредоставяне на пощенски услуги.

Като се използва електрически средстваКомуникационната служба на предучилищната образователна институция предава телеграми, телефонни съобщения, факсове и електронни документи.

Видовете документи, чиято информация се предава по електрически комуникационни канали, както и необходимостта и процедурата за изпращане на техния хартиен оригинал до адресата се определят от инструкциите за управление на офиса на организацията, като се вземе предвид присъствието в организацията технически средстваи софтуер.

Документите за изпращане се предават напълно изпълнени, препоръчани, с посочване на пощенски адрес (телефонен номер, имейл адресили посочване на бюлетина).

Документите за изпращане трябва да бъдат обработени и изпратени в деня на подписването им или не по-късно от следващия работен ден. Препращането или замяната на изпратен документ се извършва по указание на лицето, подписало документа, или ръководителя на службата за предучилищна образователна институция.

Преминаването на вътрешните документи на етапите на тяхната подготовка и изпълнение се организира в съответствие с общо взетозаявки за изходящи, а на етап изпълнение - входящи документи.

Проектите на вътрешни документи, след като са изготвени и съгласувани със заинтересованите структурни звена и длъжностни лица, се предават на службата за предучилищна образователна институция, която следи за правилността на тяхното изпълнение.

Попълнените документи се предават на ръководството за подпис в съответствие с правото на подпис и разпределението на отговорностите на ръководителите.

Вътрешните документи се регистрират след тяхното разглеждане (подписване) от ръководителя на организацията.

Копирани копия от подписани и регистрирани документи се изпращат на изпълнителите, а оригиналът се съхранява в досието. Предаването на документи на изпълнители се извършва срещу разписка с маркировка във формуляра за регистрация на документи.

Изпълнението на документи включва събиране и обработка на необходимата информация, изготвяне на проект на документ, неговото изпълнение, одобрение, предаване на ръководството за подпис и подготовка за изпращане до адресата.

Изпълнителят определя необходимия брой копия на документа и предава документа за тиражиране. За документи, изпратени на повече от четири адреса, изпълнителят изготвя инструкции за изпращане.

3.3. Регистрация на документи, контрол на изпълнението и организиране на система за търсене на документи

Регистрация на документи –това е запис на факта на създаване или получаване на документ чрез поставяне на индекс и дата върху него (реквизити 29, 30), с последващи записи необходимата информацияотносно документа в съответния регистрационен формуляр.

На регистрация подлежат всички документи, които изискват записване, оформяне и използване за справочни цели. Документите се записват независимо от това как са доставени, предадени или създадени. Документите се регистрират еднократно: входящи документи – в деня на получаване; изходящи и вътрешни – в деня на подписване или одобрение. При прехвърляне на документ от един отдел в друг, нов регистрационен номерне е инсталирано.

Регистрацията на документи се извършва в групи, в зависимост от наименованието на видовете документи, автор или съдържание. Регистрацията осигурява записване на броя на документите, безопасността на документите и търсенето на документи за информационни и справочни цели.

При регистриране на документи трябва да се запише следната информация:

2) дата на документа;

3) номер на документа;

4) датата на получаване на документа от организацията и неговия номер според регистрационния дневник;

5) заглавие на текста и резюмедокумент;

6) резолюция на главата;

7) бележка за изпълнението на документа.

Тези данни формират основата на информационните и справочни системи и осигуряват информационна съвместимост на регистрационните формуляри.

Като регистрационни формуляри се използват регистрационни дневници и регистрационни контролни карти (RCC). Образци на дневници и регистрационни контролни карти (RCC) са дадени в Приложение 69–72. Въз основа на регистрационни и контролни карти се изгражда справочно досие, което осигурява търсене и контрол на изпълнението на документите.

Информацията за документите, получени при регистрацията им, влиза в система за търсене, която представлява картотека и класификационен указател, направени по традиционен или електронен начин.

При традиционната регистрация на картата се отпечатва необходимия брой РКК, които могат да съставят следните справочни файлове (по кореспонденти, по видове документи, по автори, по географски характеристики и др.).

Ефективността на системата за търсене се постига чрез разработване класификационни директории, включително:

1) класификатори на въпроси на дейността;

2) класификатори на видовете документи;

3) класификатори на кореспонденти;

4) класификатори на резолюции;

5) класификатори на изпълнители;

6) класификатори на резултатите от изпълнението на документи;

7) номенклатури на делата.

Освен изброените класификатори, в конкретна търсачка могат да се използват и други класификатори, в зависимост от нуждите за въвеждане и търсене на документи и информация.

В автоматизираните масиви търсенето на конкретен документ или избор на материали се извършва по детайли (заглавия, видове документи, дати на приемане, номер на документа и т.н.) или по контекст (по всяка дума или фраза, съдържаща се в документа) .

Контролът върху изпълнението на документите и сроковете за тяхното изпълнение се определят от Стандартните правила за взаимодействие на органите на изпълнителната власт, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 19 януари 2005 г. № 30 и Примерните правила за вътрешния организация на федералните изпълнителни органи, одобрена с постановление на правителството на Руската федерация от 28 юли 2005 г. № 452, и подобни документи, разработени в организацията въз основа на тях.

Контрол на изпълнението на документитевключва поставяне на документ под контрол, регулиране на хода на изпълнение, премахване на изпълнения документ от контрол, изпращане на изпълнения документ във файл, записване, обобщаване и анализ на напредъка и резултатите от изпълнението на документа, информиране на ръководителите за състоянието на изпълнение на документа.

Всички регистрирани документи, изискващи изпълнение, чийто списък е одобрен от ръководителя на федералния управителен орган и организация, подлежат на контрол. При подаване на документ за контрол, атрибутът „Контрол” под формата на буквата „К” или думата „Контрол” се въвежда на първата страница на документа в горното поле.

Контролът върху изпълнението на документите се осигурява от ръководството на организацията и специално структурно звено.

Структурното звено, осигуряващо контрол върху изпълнението, като правило предоставя на ръководителя на управителния орган информация за документите, които се контролират седмично във формата, установена от ръководителя на управителния орган.

Контролът върху изпълнението на документите се основава на регистрационни данни, които съставляват контролното досие. Контролната картотека е систематизирана по срокове за изпълнение на документите, по изпълнители и по групи документи.

За рационално търсене на необходимата информация документите след тяхното изпълнение се групират във файлове, които представляват колекция от документи или документ, свързан с конкретен въпрос или област на дейност, подадени в отделна корица.

За правилно формулиране на делата, осигуряващи бързо търсене на документи по тяхното съдържание и видове, се прави класификация на документите, която се фиксира в номенклатурата на делата.

3.4. Систематизиране и отчитане на документите в организацията

Номенклатура на делата– това е систематичен списък на заглавията на делата, посочващ периодите на тяхното съхранение. Номенклатурата на досиетата осигурява разпределението и групирането на изпълнените документи във досиета, установява срокове за съхранение на досиета и е основа за съставяне на описи на досиета за постоянни и временни (над 10 години) периоди на съхранение, както и отчитане на случаите на временно ( до 10 години) съхранение на документите в архива.

Списъкът на случаите се съставя от службата за предучилищна образователна институция на 1 януари всяка календарна година, одобрен от ръководителя на организацията и е валиден за една година. При съставянето на списък на делата те се ръководят от разпоредбите на федералния изпълнителен орган и неговите структурни подразделения, щатното разписание, работните планове и отчети, списъци на документи, посочващи сроковете им на съхранение, и списъци на дела за минали години. В същото време се изучават документите, генерирани в дейността на органа за управление, техните видове, състав и съдържание.

Във федералните органи (организации) се съставят номенклатури на делата на структурните подразделения и консолидирана номенклатура на делата на федералния изпълнителен орган (организация). Списъкът на делата на структурно звено се съставя не по-късно от 15 ноември на текущата година от службата за предучилищно образование (отговорна за деловодството) на звеното, съгласувано с архива и експертната комисия, подписано от ръководителя на структурно звено и се предава на службата на предучилищната образователна институция на органа (организацията).

Новосъздаденото структурно звено е длъжно да разработи списък на случаите в рамките на един месец и да го предаде на службата за предучилищна образователна институция на държавния орган или организация.

Консолидираната номенклатура на делата се съставя от службата за предучилищна образователна институция на федералния изпълнителен орган (организация) въз основа на номенклатурите на делата на структурните звена с методологическата помощ на архива на федералния изпълнителен орган (организация).

Консолидирана номенклатура на делата на федералния изпълнителен орган (организация)подписан от ръководителя на службата за предучилищна образователна институция, съгласуван с Централната експертна комисия (ЦИК) на федералния изпълнителен орган (организация), с Експертната комисия за проверка (ЕПК) на федералния архив, на който документите се прехвърлят за постоянно съхранение и одобрен от ръководителя на федералния изпълнителен орган (организация).

Веднъж на всеки пет години номенклатурата на делата се съгласува с федералния (ведомствен) архив, ако не са настъпили фундаментални промени във функциите и структурата на федералния изпълнителен орган (организация).

След утвърждаване на консолидираната номенклатура на делата, структурните звена получават извлечения от съответните раздели за използване в работата си.

Имената на разделите от номенклатурата на делата на федералния изпълнителен орган (организация) са имената на структурните подразделения. В консолидираната номенклатура на делата разделите са подредени в съответствие с одобрената структура на федералния изпълнителен орган (организация).

Номенклатурата на делата включва заглавия на дела, които отразяват всички документирани области на работа. В описа на делата не са включени периодични издания.

Наименованията на делата в номенклатурата са подредени в определена последователност - според степента на важност на групираните документи и въпроси. Номенклатурата на делата трябва да обхваща целия обем документи, които ще възникнат в дейността на организацията.

Графиките на номенклатурата на случаите са съставени, както следва:

В колона 1 на номенклатурата на делата се вписват индексите на всяко дело, включено в номенклатурата. Индексът на делото се състои от цифровото обозначение на структурното звено, създадено от федералния изпълнителен орган (организация), и серийния номер на заглавието на делото съгласно номенклатурата в структурното звено. Индексите на случаите са обозначени с арабски цифри. Например: 12–05, където 12 е обозначението на структурната единица, 05 е поредният номер на заглавието на делото според номенклатурата.

В колона 2 от номенклатурата на делата се записват заглавията на делата (томове, части). Заглавието на делото трябва ясно, в обобщена форма да отразява основното съдържание и състав на документите по делото.

Не е разрешено използването на неспецифични формулировки в заглавието на случая (като „ обща документация", обща кореспонденция" и др.), както и уводни думии сложни фрази, съкратени думи и съкратени имена на федерални изпълнителни органи и организации.

Заглавието на делото се състои от елементи, подредени в следната последователност: наименование на вида дело (кореспонденция, дневници и др.) или вид документи (заповеди, протоколи и др.); наименование на федералния изпълнителен орган или структурно звено (автор на документа); името на организацията, до която ще бъдат адресирани документите или от която ще бъдат получени документите (адресат или кореспондент на документа); резюме на документите по делото; наименование на територията (местността), с която е свързано съдържанието на документите по делото; дата (период), за която се отнасят документите по делото.

В заглавията на делата, съдържащи документи по един въпрос, но не свързани с последователността на изпълнение, терминът „документи“ се използва като вид дело, а в края на заглавието в скоби основните видове документи, които трябва да бъдат са посочени групирани в случая (планове, списъци, отчети и др.).

В заглавията на случаите, съдържащи кореспонденция с различни кореспонденти с еднородни кореспонденти, последните не са посочени, но е посочено тяхното общо специфично наименование.

В заглавията на случаите, съдържащи кореспонденция с различни кореспонденти, те не са изброени.

Заглавията на случая показват конкретен кореспондент, ако кореспонденцията се осъществява само с него.

Когато е посочено в заглавията на делата административно - териториални единицисе има предвид следното: ако съдържанието на делото се отнася до няколко еднородни административно-териториални единици, в заглавията на делата не се посочват конкретните им наименования, а тяхното общо конкретно наименование.

Заглавията на случаите, съдържащи планова или отчетна документация, показват периода, за който е изготвен планът или докладът.

Ако делото се състои от няколко части или томове, тогава се съставя общо заглавие на делото и след това, ако е необходимо, се съставят заглавията на всеки том (част), като се изяснява заглавието на делото.

Заглавието на заявлението към делото, съставено в отделен том, трябва да съответства на заглавието, поставено в този документ. Редът на заглавията на делата в разделите и подразделите на номенклатурата на делата се определя от степента на важност на документите, които съставляват делата, и тяхната връзка. В началото има заглавия на дела, съдържащи организационна и административна документация.

Заглавията на делата могат да бъдат уточнени в процеса на образуване и завеждане на дела.

Колона 3 от описа на делата се попълва в края на календарната година.

В четвърта колона се посочва срокът на съхранение на делото, номерата на артикулите според списъка, а при липса на него - стандартната или приблизителната номенклатура на делата или срокът на съхранение, съгласуван с Централното архивно управление на Федералната агенция за архиви.

В колона 5 „Забележка“ се посочва името на списъците с документи, използвани при определяне на сроковете за съхранение на делата, се правят бележки за създаването на дела, за прехвърляемите дела, за разпределянето на дела за унищожаване, за лицата, отговорни за образуването дела, за прехвърляне на дела на друг федерален орган на изпълнителната власт или друга организация за продължаване на въпроса.

Ако в течение на една година във федералния изпълнителен орган възникнат нови документирани области на работа, които не са обхванати от дела, те се добавят допълнително към списъка на делата. За целта във всяка секция от списъка със случаи, при регистрацията му, се запазват свободни места.

В края на текущата календарна година в номенклатурата на делата се извършва окончателно вписване за броя на образуваните дела (томове).

Списъкът на делата обикновено се отпечатва в 4 екземпляра: 1-ви екземпляр. – съхраняват се в предучилищната образователна институция; 2-ри – работник; 3-то – отчетен документ на ведомствения архив; 4-то – предадено на държавния (висшестоящия) архив.

Образец на списъка на случаите е даден в Приложение 73.

3.5. Оформяне и регистриране на дела

Оформяне на дела– това е групирането на изпълнените документи в дела в съответствие с номенклатурата на делата и систематизирането на документите в делото.

В досиетата се завеждат само изпълнени документи, в които се попълват реквизитите „Бележка за изпълнение и изпращане на документа в досие“, по един брой, с един срок на съхранение 10 дни след предаване на документите от изпълнителя. .

Контролът върху времето и правилността на подаване на дела се организира от службата за предучилищна образователна институция на федералния изпълнителен орган (организация).

При формирането на дела трябва да се спазват следните общи правила:

1) поставя в делата само изпълнени документи в съответствие със заглавията според номенклатурата на делата;

2) групиране на документи само от една календарна година в дело, с изключение на преходни случаи;

3) отделно групира във файлове документи с постоянен и временен срок на съхранение;

4) поставя фотокопия на факсове, телефонни съобщения и електронни документи във файлове на общо основание;

5) документи, които трябва да бъдат върнати, допълнителни копия и чернови не трябва да се включват в досието;

6) обемът на делото не трябва да надвишава 250 листа.

При наличие на няколко тома (части) към всеки том се поставя номер (индекс) на делото с добавка „том 1., том 2 и т.н.

Документите по делото се подреждат отгоре надолу в хронологична, въпросително-логична или друга последователност или комбинация от тях. Административните документи са групирани в дела по вид и хронология със свързани приложения.

В отделни случаи по хронология в зависимост от вида на документите се оформят копия на приетите документи федерални закони, актове на президента на Руската федерация и извлечения от протоколите от заседанията на правителството на Руската федерация.

Всички отчетни и информационни документи относно изпълнението на актове на президента на Руската федерация или правителството на Руската федерация, които са под контрол, се съхраняват в досието, открито за тези актове. Ако за деянието не е образувано дело, отчетните документи се завеждат в досието за кореспонденция постоянен сроксъхранение за текущата година.

Ако има документ за снемане от контрол на няколко акта, заведени в различни досиета, тогава необходимият брой копия от този документ трябва да бъдат заведени в съответните досиета, като се посочи номерът на делото, в което е заведен оригиналът на този документ. .

Документите от заседанията на колегиалните управителни органи се събират в отделни папки.

Предложенията, изявленията и жалбите на гражданите относно работата на федералните изпълнителни органи и всички документи за тяхното разглеждане и изпълнение са групирани отделно от изявленията на гражданите по лични въпроси.

Кореспонденцията на федералните изпълнителни органи и организации се групира, като правило, за периода на календарната година и се систематизира в хронологичен ред: документ - отговор се поставя зад документ - искане; когато кореспонденцията по определен въпрос, започнала през предходната година се възобновява, документите се включват в досието на текущата година с посочване на индекса на предходната година.

Делата подлежат на регистриране при образуването им и в края на календарната година. Регистрация на файла – подготовка на файла за съхранение. Всяка каса трябва да съдържа не повече от 250 листа с дебелина на касата не повече от 40 mm.

В зависимост от срока на съхранение свършените дела подлежат на пълна или частична регистрация. Случаите на постоянно, временно (над 10 години) съхранение и досиета на персонала подлежат на пълна регистрация.

Пълната регистрация на делото включва:

1) регистрация на подробности за корицата на делото в предписания формуляр;

2) номериране на страниците във файла;

3) съставяне на удостоверителен документ по делото;

4) компилация в необходими случаивътрешен опис на делото;

5) картотекиране или подвързване;

6) извършване на необходимите промени в корицата на делото.

На корицата на кутията са посочени следните подробности:

1) наименование на федералния изпълнителен орган (организация);

2) наименование на структурната единица;

3) номер на делото (индекс);

4) заглавие на делото;

5) дата на делото (том, част);

6) броя на листовете в досието;

7) срок на съхранение на досието;

8) архивен код на делото.

Данните, включени на корицата на кутията, са форматирани, както следва:

1) името на федералния изпълнителен орган (организация) е посочено изцяло в именителния падеж, като се посочва официално приетото съкратено наименование, което се посочва в скоби след пълното име;

2) наименованието на структурното звено е написано в съответствие с одобрената структура на изпълнителния орган (организация);

3) номерът на делото е цифрово обозначение (индекс) на делото съгласно номенклатурата на делата;

4) заглавието на делото се пренася върху корицата от описа на делата;

5) датата на делото е годината на образуване и приключване на делото в деловодството.

За да се гарантира безопасността и да се консолидира редът на подреждане на документите, включени в досието, всички негови листове, с изключение на листа на удостоверителя и вътрешния опис, са номерирани с молив отгоре надолу. Номерът на листа е посочен в горния десен ъгъл на листа.

Лист с голям формат, подгънат в единия край, е номериран като един лист в горния десен ъгъл.

Документите със собствено номериране на листове, включително печатни публикации, се номерират по общия ред.

Листове от дела, състоящи се от няколко тома или части, се номерират за всеки том или част поотделно.

На обратната страна в горния ляв ъгъл се номерират снимки, чертежи, диаграми и други илюстративни и специфични документи, които представляват самостоятелен лист в делото.

Пликовете с приложения, подадени в делото, се номерират, както следва: първо се номерира пликът, а след това всяко приложение в плика се номерира със следващия номер.

Приложенията към делото, получени в класьор, се оформят като отделен том и се номерират отделно.

След приключване на номерирането на листовете се съставя удостоверителен надпис, намиращ се в края на делото. Заверителната бележка се съставя на отделен доказателствен лист по делото. В нея се посочват с цифри и с думи броят на листовете в досието и характеристиките на отделните документи (чертежи, снимки, рисунки и др.). Удостоверителното писмо се подписва от неговия съставител с препис от подписа и дата на изготвяне. Броят на листовете в делото е посочен на корицата на делото в съответствие с окончателния надпис.

Атрибутът „срок на съхранение на делото“ се прехвърля в корицата на делото от списъка с файлове, след като се провери със срока на съхранение, посочен в списъка на сроковете за съхранение на документи, генерирани в дейността на организацията. По работа постоянно съхранениепише „Съхранявай за постоянно“.

Кодът на архивното дело, състоящ се от номер на фонда, инвентарен номер и номер на инвентарно дело, се щампова върху кориците на делата за постоянно съхранение в архива с черно мастило след включването им в годишните раздели на утвърдените от ЕПК сборни описи. на архива.

На кориците на файловете за постоянно съхранение е предвидено място за името на федералния архив, към който ще бъдат прехвърлени файловете, кодове за OKPO и OKOGU.

В края на годината се правят уточнения, ако е необходимо, в надписите върху кориците на касите за постоянно и временно (над 10 години) съхранение.

За записване на документи от определени категории постоянни и временни периоди на съхранение, чието записване се дължи на спецификата на тези документи (особено ценни, лични досиета и др.), Се съставя вътрешен опис на документи по делото. Вътрешен опис на документите по делата се съставя и за дела с постоянен и временен срок на съхранение, ако са оформени по видове документи, чиито заглавия не разкриват конкретното съдържание на документите.

Вътрешният опис се съставя на отделен лист и съдържа информация за поредните номера на документите по делото, техните индекси и дати. Заглавия и номера на листовете на делото, на които се намира всеки документ. За вътрешния опис се съставя заключителен протокол, в който се посочват с цифри и с думи броят на включените в него документи и броят на листовете от вътрешния опис. Вътрешният опис на документите по делото се подписва от съставителя и се залепва в горния край към вътрешната страна на предната корица на делото.

Документите, съставляващи делото, се архивират с четири карфици в твърда картонена корица или се подвързват, като се има предвид възможността за свободно четене на текста на всички документи. При подготовката на делата за картотекиране (подвързване) металните закопчалки на документите им се отстраняват.

Делата с временен (до 10 години) срок на съхранение могат да се съхраняват в класьори; листовете на делото не могат да бъдат номерирани и не могат да се съставят заверки.

Образци на обложката на делото, вътрешния опис на делото и листа на свидетеля по делото са дадени в прил.

От момента на създаване до предаване в архива делата се съхраняват на мястото на образуването им. Ръководителите на структурни звена и служителите, отговорни за деловодството, са длъжни да гарантират безопасността на документите и файловете.

С цел повишаване на оперативното издирване на документите делата се съхраняват в шкафове по номенклатурата на делата. Списъкът на делата или извлечение от него се поставят от вътрешната страна на шкафа. Върху гръбчетата на кориците на касите са посочени индекси по номенклатурата на касите.

Завършените дела с постоянни и дългосрочни (над 10 години) срокове на съхранение се съхраняват на мястото на образуването им в продължение на три години и след това се предават в архива.

Издаването на файлове за работа от служители на организацията се издава срещу разписка с разрешение на ръководителя на службата за предучилищна образователна институция за период не повече от един месец. След изтичане на срока калъфът трябва да бъде върнат на мястото на съхранение. За издаденото дело се създава заместваща карта, в която се посочват структурното звено, индексът на делото, датата на издаване, на кого е издадено делото, датата на връщането му, а също така се предвиждат графи за разписки за получаване и приемане на случаят.

Случаите се издават на организации на трети страни въз основа на техните писмени искания с разрешение на ръководителя на федералния изпълнителен орган (организация) или негов заместник, който ръководи службата на предучилищната образователна институция по актове.

Изваждането на документ от файловете за постоянно съхранение е разрешено в изключителни случаи с разрешение на ръководителя на федералния изпълнителен орган с изготвяне на заверено копие от документа и доклад за причината за премахването на оригинала от досието.

Вътрешният опис на документите по делото, листът - свидетел на делото, формата на корицата на делото за постоянно и временно (над 10 години) съхранение са дадени в Приложения 74–76.

3.6. Експертиза на стойността на документи

Експертиза на стойността на документи- проучване на документи въз основа на критерии за тяхната стойност, за да се определят сроковете на съхранение и да се изберат за включване в Архивния фонд на Руската федерация.

Проверката на стойността на документите се извършва при съставянето на номенклатурата на делата, в процеса на формиране на дела и проверка на правилността на класифицирането на документите като дела, при подготовката на делата за предаване в архива.

За организиране и провеждане на проверка на стойността на документите федералният изпълнителен орган (организация) създава постоянна експертна комисия (ЕК) и, ако е необходимо, експертни комисии в структурни подразделения.

Функциите и правата на експертната комисия, както и организацията на нейната работа се определят от правилника, който се утвърждава от ръководителя на федералния изпълнителен орган (организация). Правилникът за експертната комисия се съгласува с архива.

Проверката на ценността на документите за постоянно и временно съхранение се извършва ежегодно в структурни подразделения директно от лица, отговорни за воденето на архива, заедно с ЕК под прякото методическо ръководство на архива.

Изборът на документи за постоянно и временно съхранение се извършва въз основа на списъци с документи, посочващи периодите на тяхното съхранение, номенклатури на дела чрез преглед на делата страница по страница. В случаите на постоянно съхранение подлежат на изземване копия на документи, чернови, неоформени копия на документи и документи, които не са свързани с въпроса с временно съхранение. Окончателното решение въз основа на резултатите от проверката на стойността на документите се взема от експертна комисия на федералния изпълнителен орган (организация).

Въз основа на резултатите от проверката на стойността на документите се съставят описи на файлове с постоянно и временно съхранение, файлове с документи за персонала, както и актове за разпределяне на файлове за унищожаване.

Опис на делото– архивен указател, съдържащ систематичен списък на единиците за съхранение на архивния фонд и предназначен за тяхното записване и разкриване на съдържанието. В структурните звена описите на файловете за постоянно съхранение се съставят ежегодно и са основа за съставяне на консолидиран опис на делата на федералния изпълнителен орган (организация). Съгласно обобщения опис делата се предават в архива не по-късно от три години след приключване на делата в деловодството.

Описателната статия в описа на делата на структурно звено има следните елементи: пореден номер на делото (том, част) по описа; индекс на делото; заглавие на делото; дата на делото; брой листове в касата; срок на съхранение на случая.

При съставянето на опис на делата се спазват следните изисквания:

1) всяко дело се вписва в описа под самостоятелен сериен номер (ако делото има няколко тома (части), тогава всеки том (част), включително приложението към делото, образувано в отделен том, се вписва в описа под независим сериен номер);

2) поредността на номерацията на делата в описа е бруто;

3) колоните за опис се попълват в строго съответствие с информацията, която е включена в корицата на делото;

4) при добавяне на последователни дела с еднакви заглавия към описа, заглавието на първото дело се изписва изцяло, а останалите подобни случаи се обозначават с думата „същите“, докато друга информация за делата се вписва в описа в пълен;

5) колоната „забележка“ на инвентара се използва за отбелязване на получаването на дела, характеристиките на тяхното физическо състояние и прехвърлянето на делата към други структурни звена по отношение на необходим акти т.н.

В края на описа, след последния описателен артикул, се прави окончателен запис, в който с цифри и с думи се посочва броят на изброените в описа дела и особеностите на номерирането на делата в описа (буквени). и липсващи числа) също са посочени. Списъкът на делата се съставя в два екземпляра, подписва се от съставителя и се съгласува с експертната комисия. Едно копие се прехвърля заедно с файловете в архива, а второто копие, като контролно копие, се съхранява във федералния изпълнителен орган (организация).

Унищожаването на избраните и регистрирани за унищожаване случаи се допуска само след разглеждане и одобряване на описи и актове за унищожаване от експертна комисия.

3.7. Подготовка и предаване на дела в архив

Дела с изпълнени документи с постоянни и временни срокове на съхранение и досиета на персонала се прехвърлят в архива. Предаването им се извършва само по описи на делата.

Случаите с временни (до 10 години) срокове на съхранение по правило не се предават в архива. Съхраняват се в структурни звена и след изтичане на срока на съхранение се унищожават по установения ред.

Прехвърлянето на дела в архива се извършва съгласно график, изготвен от архива, съгласуван с ръководителите на структурни подразделения и одобрен от ръководителя на службата за предучилищна образователна институция на федералния изпълнителен орган (организация).

По време на подготовката на делата за прехвърляне служителят на архива първо проверява правилността на тяхното формиране, изпълнение и съответствие на броя на делата, включени в описа, на броя на делата, отворени в съответствие с номенклатурата на делата. Всички недостатъци в образуването и изпълнението на делата, установени при проверката, трябва да бъдат отстранени от лицата, които предават делата.

Всяка преписка се приема от архивен работник по опис, в присъствието на лицето, което я предава. В този случай и върху двата екземпляра от описа се прави бележка за наличието на делото срещу всяко включено в него дело. В края на всеки екземпляр от описа се посочват с цифри и с думи броят на действително приетите дела, датата на приемане и предаване на делата, както и подписите на лицата, които ги предават и приемат.

Заедно с файловете в архива се предават регистрационни файлове за документи, софтуер и бази данни, съдържащи информация за регистрацията и изпълнението на прехвърлените документи. Заглавието на всеки файл или база данни е включено в описа.

В случай на ликвидация или реорганизация на структурни звена на федералния изпълнителен орган (организация), лицето, отговорно за поддържането на документацията на това структурно звено, през периода на ликвидационните мерки формира всички налични документи във файлове, изготвя досиета и предава ги в архива по описите на делата и номенклатурата на делата.

3.8. Характеристики на организиране на работния процес на поверителни документи

3.8.1. Структура и характеристики на документооборота на поверителни документи

Поверителните документи, както и отворените, са в постоянно движение във времето и пространството, през множество йерархични нива на управление, което създава сериозни предпоставки за загуба на ценна информация. Следователно по отношение на документооборота и документооборота на поверителни документи са необходими определени защитни мерки.

Документооборотът на поверителни документи, като обект на защита, е подреден набор от канали за обективно, разрешено разпространение. конфиденциална информация(документи) в процеса на управление и производствена дейност на потребителите на тази информация.

Принципи и насоки на движение на поверителни документи в традиционните и електронни формивъв всяка организация са еднакви при използване на всяка технологична система за обработка и съхранение на документи. Методите за работа с документи на различни етапи от документния поток могат да се променят, като същевременно се поддържа технологичната връзка на документния поток с процеса на управление.

Тъй като поверителните документи се движат през властите и нивата на управление, броят на източниците на информация с ценна информация се увеличава и потенциалните възможности за загуба на поверителна информация, нейното разкриване от персонала, изтичане на информация по технически канали и изчезването на носител на тази информация разширяване.

Каналите за загуба на поверителна информация са налични на всички етапи и етапи на документооборота. Те включват:

1) кражба (кражба) на документ или негови отделни части, носител на чернова или работни бележки;

2) неразрешено копиране на хартиени и електронни документи, бази данни, запаметяване на текстове на документи;

3) тайно или упълномощено запознаване на служител на организация с документ и предаване на информация на нападател лично или чрез комуникационни линии, четене на текста на документ по телефона, разкриване на информация с помощта на изражения на лицето, жестове, конвенционални сигнали;

4) подмяна на документи, носители и техните отделни части с цел фалшифициране или прикриване на факта на загуба или кражба;

5) дистанционен преглед на документи и компютърни изображения с помощта на технически средства за визуално разузнаване;

6) погрешни (умишлени или случайни) действия на персонала на организацията при работа с документи (нарушаване на системата за разрешение за достъп, правилата за работа с документи, технологията за тяхната обработка и съхранение);

7) случайно или умишлено унищожаване на ценни документи и бази данни, неразрешено изменение и изопачаване на текст и детайли;

8) четене на данни в информационни масиви на други хора чрез използване на остатъчна информация на средства за копиране и съхраняване на информация;

9) изтичане на информация по технически канали при обсъждане и диктуване на текста на документ, работа с компютър и офис техника;

10) унищожаване на документа в екстремна ситуация;

11) неволни грешки на потребителите и служителите, обслужващи информационните системи;

12) заплахи за зареждане на компютърно и офис оборудване с вируси.

В съответствие с горните канали за загуба на поверителна информация, всяка организация разработва набор от мерки за защита на информацията в документните потоци, насочени към предотвратяване или смекчаване на заплахите от загуба на информация.

Основната мярка за защита на поверителната информация в организацията от възможни опасности е използването на защитен документооборот в офисната работа. Под защитен документооборотсе отнася до контролирано движение на поверителна документирана информация през регламентирани пунктове за приемане, обработка, разглеждане, изпълнение, използване и съхранение при строги условия на организационна и технологична сигурност както на носителя на информация, така и на самата информация.

Допълнителни дейности, извършвани в организацията в рамките на защитения документооборот са:

1) ограничаване на достъпа на персонала до документи, файлове и бази данни в рамките на служебните им задължения;

2) лична отговорност на длъжностните лица за издаване на разрешение за достъп на служители до поверителна информация и документи;

3) лична отговорност на всеки служител на организацията за безопасността на поверените му медии и поверителността на информацията;

4) строго регламентиране на процедурата за работа с документи, файлове и бази данни за всички категории персонал, включително първите ръководители на организацията.

Сигурността на документооборота в защитен документооборот се постига чрез:

1) едновременно използване на разрешителни, ограничителни и технологични методи на системата за обработка и съхранение на документи;

2) прилагане на празен носител на поверителна информация или документ, включително придружаващи документи, печат за ограничаване на достъпа до документа, който го отличава от общия поток от документи;

3) формиране на автономна технологична система за обработка и съхранение на поверителни документи, която не е в контакт със системата за обработка на отворени документи;

4) създаването на специални звена, които управляват поверителни документи и движението на тези документи между ръководители, изпълнители и друг персонал само чрез това звено.

Всяко движение на поверителен документ задължително трябва да бъде предшествано от операции за проверка на пълнотата, целостта и отчитане на новото местоположение на документа, които не усложняват работата на персонала с документи и не увеличават времето за движение и изпълнение на документи.

Наборът от технологични етапи (алгоритми за работа с входящи и изходящи документи), придружаващи потоците от поверителни документи, са малко по-различни от сходния набор от технологични етапи на отворените документни потоци, определени от дейностите на защитения документен поток.

3.8.2. Технология на отчитане, обработка и изпълнение на поверителни документи

Технологията за обработка и съхранение на поверителни и публични документи се основава на единна научна и методическа основа. въпреки това технологична системаобработката и съхранението на поверителни документи решава допълнителния проблем със защитата на носителите за съхранение и самата информация от потенциални и реални заплахи за тяхната сигурност.

За разлика от отворените документи, обработката на поверителни документи с цел защита на носителите за съхранение и самата информация от потенциални и реални заплахи за тяхната сигурност изисква Допълнителни изисквания:

1) централизация на всички етапи, процедури и операции за обработка и съхранение на поверителни документи;

2) оперативно отчитане на всички технологични действия, извършени с носителя на информация (включително празни) и документа и отчитане на всеки етап от движението на документа;

3) осчетоводяване на всички поверителни документи без изключение;

4) задължителен двоен контрол на правилното изпълнение на документоотчетните операции;

5) записване и осигуряване на безопасността не само на документи, но и на счетоводни форми;

6) задължителен подпис на ръководители, изпълнители и технически персонал при извършване на всякакви действия с документа, за да се гарантира личната отговорност на служителите на организацията за безопасността на медиите и поверителността на информацията;

7) запознаване или работа с документа само въз основа на писменото разрешение на упълномощения ръководител и писмено записване на всички искания на персонала към документа;

8) строг контрол върху спазването от персонала на въведените в организацията правила за работа с поверителни документи, задължителни за всички категории персонал;

9) системни проверки на наличието на документи от изпълнителите;

10) ежедневен контрол на безопасността, пълнотата, целостта и местоположението на всеки поверителен документ;

12 колегиалност на реда за унищожаване на документи, дела и бази данни;

13) писмено разрешение от упълномощени ръководители за процедурите по копиране и размножаване на поверителни документи и контрол на технологията за извършване на тези процедури.

Най-съществената разлика между технологията за обработка и съхранение на поверителни документи от обикновените е многоетапното записване на всички процедури и операции, извършвани с документи.

Отчитането (регистрацията) на поверителни документи, на първо място, преследва целта за запазване на документите и записване на тяхното местоположение. Ето защо, основната цел на записване на поверителни документи– осигуряване на тяхната физическа безопасност, пълнота и цялост, наблюдение на достъпа на персонала до тях, проверка на реалната наличност на документи и аналитична работаотносно информираността на персонала за съдържанието на документите.

За разлика от публичните документи, поверителните документи (на какъвто и да е носител) се вземат предвид веднага след получаване или преди изготвянето на проектодокумент, т.е. преди преглед, разпространение или одобрение и подписване.

Счетоводството на поверителни документи винаги е централизирано по категория документи и е разделено на няколко типа, така нареченото счетоводство, съответстващо на етапите на технологична обработка на документи в документните потоци и осигуряващо ясно разпределение на счетоводните операции във всяка област на обработка на документи . Това дава възможност да се разделят знанията за тайните на организацията между няколко независими работници и да се упражнява колегиалност при наблюдение на безопасността на документите във всеки обект.

В организациите по правило се извършват: видове отчитане на поверителни документи:

1) отчитане на пликове (пакети), съдържащи поверителни документи, както и отчитане на документи, получени без пликове по телеграф, факс и електронна поща с гриф за поверителност;

2) отчитане на получаването на документи, които нямат гриф за поверителност, но са класифицирани като поверителни документи в списъка на поверителните документи на организацията;

3) осчетоводяване на входящи документи;

4) осчетоводяване на изходящи и вътрешни документи;

5) опис на документи;

6) номенклатурно отчитане на делата.

При всякакъв вид счетоводство, както при счетоводството на обикновени документи, следните процедури:

2) първоначална регистрация на първоначална информация за документа;

3) последващо записване на работна информация за документа;

4) формиране на справочно-информационен масив за документи;

5) контрол на процеса на пълнота и коректност на регистрацията на документи, безопасността на документите и счетоводните форми.

Основата за индексиране на поверителни документие брутната номерация на целия документооборот през календарната година. Това гарантира целостта на записа на оригиналната информация за документа и безопасността на документите. Към номера на документа може да се добави семантичен индекс, идентифициращ файла, в който ще се съхранява документът.

Информацията, включена в счетоводната форма при регистриране на поверителни документи, е разделена на два блока. Първият блок записва постоянна (първоначална) информация за документа (вид на документа; име на автора; дата; индекс; резюме на документа; брой листове; наличие и брой листове на приложения.). Във втория блок се записва променлива, текуща, работна информация за движението на документите и местоположението на документите (резолюция на ръководителя; фамилия на изпълнителя; дата на предаване на документа; подпис за документа; различни белези.).

Услугата за управление на деловодството най-често използва традиционната картова форма за запис на документ за регистриране на първоначална и работна информация за поверителен документ. Един от сериозните му недостатъци обаче е липсата на сигурна гаранция за безопасността на регистрационните карти в картотеката и възможността за лесната им подмяна. В тази връзка е необходимо да се регистрират картони и да се поддържа специална счетоводна форма за тази цел.

С регистрационната карта се попълват един или два екземпляра от регистрационната карта за всеки поверителен документ.

При попълване на едно копие на картата, то се взема предвид в контролния (записващ) дневник, който осигурява последователността на присвояване на счетоводни номера на документи, наблюдение на наличността на документи и карти, ускоряване на тяхното търсене и правене на бележки върху местоположението на документа. В дневника, срещу регистрационния номер на документа, се посочва името на изпълнителя, подписал картата за получаване на документа.

При попълване на два екземпляра на картата цялата посочена информация се записва във второто копие на картата, а функцията на контролния (контролен и счетоводен) дневник се изпълнява от брутния (номериран) счетоводен картотека.

В организации, които имат малък обем поверителни документи, обикновено за кратък период на ограничен достъп, записването на тези документи може да се извърши в съответствие с правилата и във формуляри за отворени записи. В този случай поверителни документи се вписват допълнително в инвентарния списък с брутната номерация на документите. По този начин се осигурява целенасочен мониторинг на безопасността на поверителните документи, тяхното движение и наличност, както и своевременно премахване на грифа за поверителност. В този случай поверителните документи се преместват и съхраняват отделно от документите в нормалния документен поток.

Значително място в обработката на поверителни документи заемат опис (списък, списък) осчетоводяване на следните поверителни документи:

1) не са включени в списъка на делата и не подлежат на завеждане в дела;

2) изтеглени от файла по някаква причина, прехвърлени в специално хранилище и формиращи самостоятелен файл, папка, албум;

3) технически носители (празни и със записана информация);

4) хартиени носители на особено ценни документи за изготвяне на чернови, оригинали и оригинали на документи;

5) при необходимост - дневници на документи и регистрационни карти, книги за издаване на дела и документи, завършени с производството на делото.

Инвентарните записи на поверителни документи се поддържат непрекъснато. Числата от всяка година продължават числата от предишни години. Инвентарният номер е посочен на документа в горния ляв ъгъл на първата и заглавната страница.

Въз основа на използваните регистрационни форми се създава справочна и информационна база данни, предназначена да следи за безопасността на документите, да натрупва и систематизира първоначалните данни за документи, да въвежда счетоводни формиработна информация в процеса на изпълнение на документи, осигуряване на контрол върху изпълнението и проверка на наличността на документи.

Банката с данни за документи трябва:

2) имат единна форма на конструкция, счетоводни форми, имена на колони, които са ясно разбрани от служителите;

3) имат минимална трудоемкост при формирането и поддържането му;

4) осигурява сравнение на счетоводните номера при прехвърляне на документ от един вид счетоводство в друг;

5) съхранявани на мястото, където се съхраняват поверителни документи.

Базата справочни и информационни данни за поверителни документи може да бъде традиционна или автоматизирана.

Традиционната референтна и информационна база данни за поверителни документи, независимо от вида на счетоводството, включва:

1) дневници за регистриране на документи по вид счетоводство или бруто счетоводно досие с раздели на неизпълнени и изпълнени документи, в които картите са разположени в последователността на регистрационните номера на документи;

2) счетоводно досие за неизпълнени документи, в което първите екземпляри на картони са подредени по изпълнител;

3) справочна картотека за изпълнени документи, в която издадените (вторите) екземпляри на карти са подредени според кореспонденти или други удобни за използване критерии;

4) кодификационно досие за административни документи;

5) контролна картотека, в която се подреждат допълнителни екземпляри от карти според сроковете за изпълнение на документите;

6) дневник за прехвърляне, в който се записва фактът на преместване на документ и регистрационна карта от едно структурно звено в друго, от един служител на това звено на друг.

Автоматизираната справочна и информационна база данни за поверителни документи не се различава съществено от банките данни отворена информация. В същото време допълнително се организират съставът и динамиката на актуализиране на всички компютърни масиви от документи, всички видове магнитни носители и документи, записани върху тях.

Автоматизираната справочно-информационна база данни за поверителни документи трябва да притежава следното електронни счетоводни масиви:

1) брутен опис на традиционни, електронни и други поверителни документи на организацията, посочващ тяхното местоположение или брутен опис на регистрационни карти на документи по вид счетоводство (одитни дневници);

2) масиви от електронни картотеки за запис на документи по видове счетоводство;

3) масив от електронни карти за отразяване на издаването на документи по видове счетоводство;

4) опис на работните и архивни масиви от електронни поверителни документи за всеки компютър;

5) масив от регистрационни карти (опис) на магнитни носители със списък на документите, записани на всеки носител;

6) опис на документи (на всякакъв носител), държани от ръководители и изпълнители.

За да се предотврати опасността от загуба на поверителни документи и нерегламентиран достъп до тях при получаването им в деловодството се извършва набор от технологични процедури като: получаване на пакети, осчетоводяване, разпределяне и отваряне на пакети, разделяне на ценни и поверителни документи. от общия документооборот, приключване на пакетния счетоводен дневник.

Тези процедури изискват следните дейности:

1) наблюдение на безопасността, целостта и пълнотата на документите, установяване на възможния факт на неразрешено отваряне на пакети по пътя им от подателя до адресата;

2) документиране на факта на получаване на пакет с поверителни документи от службата за доставка, за да се предотврати загубата на документи след отваряне на пакетите;

3) формиране на първоначална счетоводна база данни за последваща регистрация на документи и записване на тяхното местоположение;

4) отчитане на документи, изпратени за временно ползване;

5) изключва възможността служителите на предучилищната образователна институция да се запознаят с документи, които са от особена стойност или са маркирани „Лично“;

6) предотвратяване на загуба на документи или части от тях поради непълното им изваждане от пакети;

7) следи за съответствието на броя на получените документи с броя на представените документи за регистрация;

8) установяване на връзка между изходящия номер на получения документ и входящия му регистрационен номер и номера в преносната отчетна норма;

9) осигуряване на проверка на наличието на документи, регистрирани във формуляра за пакетна отчетност.

Входящите пратки и неприложените документи се записват във формуляра за отчитане на пратката преди отварянето им, което документира факта на предаване на пратката или документа. Направеният запис е основание за последващ контрол на пълнотата на регистрираните документи.

Отварянето на получените пликове, предварителният преглед и разпространението на всички постъпили поверителни документи се извършва от лице, упълномощено да работи с поверителна информация.

Получените документи, извадени от пакети и пликове, се разделят на две групи: такива с печат за ограничаване на достъпа и такива без такъв. Документи, които нямат печат за ограничаване на достъпа, се сравняват със списък с информация, класифицирана като поверителна.

Ако съдържанието или неговите елементи на получения документ съвпадат с една от позициите в списъка, документът се маркира с печат за ограничаване на достъпа с необходимото ниво на поверителност, посочва се срокът му на валидност и условията за премахване на печата за ограничаване на достъпа .

Документи, които не съдържат конфиденциална информация, се прехвърлят за по-нататъшна обработка с помощта на алгоритми за отворена документация. Ако документ е получен с печат за ограничаване на достъпа, тогава този печат не може да бъде премахнат, дори ако документът не е поверителен за дадената организация. Подписът може да бъде променен само за повишаване на нивото на поверителност.

Отчитането на пликовете и неприложените документи в технологичен аспект е тясно свързано с отчитането на получените поверителни документи. Всички поверителни документи, регистрирани в пакетния счетоводен дневник (опис), подлежат на осчетоводяване, независимо от очаквания период на тяхната поверителност.

Картата за запис на входящ поверителен документ включва:

1) обща информацияотносно документа (входящ номер, печат за ограничаване на достъпа, дата на получаване, номер и дата на изходящия документ, брой листове на основния документ и приложения, откъде идва документът, вид на документа и неговото резюме);

2) информация за мястото на съхранение на документа (индекс на делото, брой листове на делото, подписи, потвърждаващи правилността на бележките за подаване на документа, бележки за проверки за наличност на документа);

3) информация за местоположението (движението) на документа (на кого е издаден; брой листове на основния документ и приложения; подпис при получаване и дата; подпис за връщане и дата; информация за движението на първия екземпляр на знакът за затваряне на всички позиции на картата);

4) информация за изпращане на документа (къде е изпратен документът, броя на листовете на основния документ и прикачените файлове, име и номер придружаващ документи неговата дата, подписи на лица, потвърждаващи проверката на правилността на маркировките за изпращане, знак за връщане).

Номерът на получения документ се посочва на първия лист от получения документ, първия лист от приложението към него, като се посочва грифът за поверителност и регистрационния знак.

След приключване на записването на получените поверителни документи, те се предават на ръководители и изпълнители за работа.

Предаването на документи за движение се извършва съобразно функционалната му принадлежност и място в разрешителната система за достъп до поверителни документи.

Разрешителна система за достъп- това е набор от задължителни норми и изисквания, установени от ръководителя или колективния орган на управление на организацията, за да се осигури на ръководителите и служителите правото да го използват за изпълнение на служебни задължения специализирани помещенияи работни места, определен състав от поверителни документи и информация.

Тази система решава следните проблеми:

1) ограничаване и регулиране на състава на служителите, чиито функционални задължения изискват познаване на тайните на организацията и работа с поверителни документи;

2) строго селективно и разумно разпределение на документи и информация между служителите;

3) осигуряване на служителя с всичко необходимо за изпълнение на служебните му функции;

4) безпрепятствено преминаване на служител към определен работна стаяи предоставената му офис техника и компютър;

5) предотвратяване на неоторизиран достъп до поверителна информация от неоторизирани лица;

6) рационално разположение на работните места на служителите, с изключение на неконтролирано използване на поверителна информация.

Достъп до поверителна информацияе упълномощен от ръководството на организацията само в писменокато административен документили визи за бележкаили конкретен поверителен документ.

Особеността на използването на поверителна информация е, че не потребителят определя от каква информация се нуждае и каква информация може да използва, а мениджърът, който разрешава достъп до нея. Това гарантира, че тайната на организацията е известна само на ограничен кръг лица и разкриването на отделна част от нея не нанася сериозна вреда на дейността на организацията.

Внедряването на разрешителна система за достъп до документи се основава на анализ на тяхното съдържание, което е основен критерий за недвусмислено определяне кой, как, кога и с какви категории документи има право да се запознава и работи.

Всеки достъп до поверителен документ, запознаване с него под каквато и да е форма трябва да бъде записано в регистрационната карта на документа и върху самия документ под формата на подходящ знак и подпис на лицето, което е имало достъп до документа. Този факт е посочен и в картата за информираност на служителя относно тайните на организацията.

При преглед на документи ръководителят на организацията, за да защити информацията, е длъжен да реши следните проблеми:

1) вземане на решение относно състава на изпълнителите, допуснати до документа;

2) изключване на възможността неупълномощени лица да се запознаят с документа в процеса на работа с документа;

3) премахване на възможността за кражба или копиране на документи от посетители, технически и обслужващ персонал и друг персонал;

4) премахване на възможността за изтичане на информация по технически канали при обсъждане на документ по незащитени комуникационни канали;

5) осигуряване на физическата безопасност на всички части на документа.

Предаването (получаването) на документи на ръководителя или изпълнителите се извършва само срещу подпис в дневника за поверителни документи или съгласно дневника за прехвърляне от служител на службата за предучилищна образователна институция.

Всички поверителни документи, получени от ръководителя или изпълнителя в задължителенса вписани от него в описа на документите, съхранявани от изпълнителя. Описът е предназначен за проверка на наличието на документи, записване на бележки от службата за предучилищна образователна институция за връщане на документи и се съхранява постоянно от изпълнителя.

Приемането - предаването на поверителни документи се извършва лист по лист, за да се провери пълнотата на документа, неговото състояние и да се елиминира възможността за подмяна на отделни листове от документа.

Служителят на услугата за предучилищна образователна институция, който е приел върнатия документ, прави бележка в регистрационната карта на документа, в списъка на изпълнителя и в същото време прави бележка за новото местоположение на документа в одитната пътека.

По този начин в процеса на осчетоводяване, разпределение, преглед, предаване на документи на изпълнители и тяхното обратно приемане се извършва целият комплекс от технологични операции, както редовен документооборот, така и ограничителни операции на защитен документооборот.

Под изготвяне на поверителен документ, както обикновено, процесът на документиране се разбира управленско решениеи действията на изпълнителите за изпълнение на задачи, предписани с документ или резолюция на ръководителя на организацията. Но за разлика от изпълнението на публични документи, изпълнението на поверителни документи е етап, наситен процедури и етапи на защитен документооборот, основните от които са:

1) създаване на етикет за поверителност за информация, която да бъде включена в бъдещ документ;

2) регистрация и запис на носители за документиране на поверителна информация;

3) съставяне, производство и публикуване на поверителен документ.

Характеристика на изпълнението на поверителни документи е, че по отношение на тях системата за защита на поверителна информация започва да функционира не след публикуването (подписването) на поверителен документ, а предварително, т.е. преди създаването на бъдещия документ.

При съставянето на поверителен документ е необходимо да се определи дали използваната информация е поверителна и какво ниво на поверителност трябва да й бъде определено в случай на издаване (подписване) на документа.

Основата за присвояване на гриф за поверителност на публикуван документ е списъкът с поверителна информация и документи на организацията и изискванията на партньорите.

Етапът на съставяне на текста на поверителен документ се различава методологически малко от подобен етап на работа по създаване на текста на обикновен документ, но има редица характеристики. Характеристиките на изготвянето на текста на поверителен документ са, че:

1) количеството поверителна информация, включена в документа, трябва да бъде минимално и да се определя от действителната ситуация;

2) документът винаги трябва да се отнася само до един въпрос (тема), който е важен за бързото предаване на документа на изпълнителя, гладкото функциониране на системата за достъп на персонала до поверителна информация и предотвратяване на неоторизиран достъп до ненужна информация от страна на изпълнителите;

3) необходимо е предварително да се осигури консолидираното планиране, организационно, административно, отчетно и др. подобни документида не се изпраща изцяло на структурни звена и отделни изпълнители, а да се съобщава под формата на отделни приложения или документи;

4) информацията, свързана с тайната на организацията, трябва да бъде локализирана възможно най-много в определена част от документа или определени части от него;

5) поверителни илюстрации, диаграми, графики и чертежи, включени в документа, трябва да бъдат залепени върху записаните листове и посочени в придружително писмо или специална бележка;

6) поверителни показатели (формули, заключения, резултати от наблюдения, експерименти, описания на технологични процеси и др.) Да се ​​записват в документа само веднъж, а ако е необходимо да се опишат отново, се прави препратка към документа в които са били отразени преди това.

Отличителна черта на изготвянето на поверителни документи е, че нито един проект на поверителен документ не може да бъде изготвен на базата на чернова, която не е регистрирана в услугата за управление на защитени документи и придобива статут на правно документирана информация без писменото разрешение на упълномощени официаленорганизации. Това се дължи на факта, че собственикът или собственикът на информацията не е изпълнителят, ръководителят на организацията.

Работата по подготовката за публикуване на поверителни документи трябва да се извършва на специално оборудвани места, които осигуряват условия за запазване на поверителна информация от неоторизиран преглед и загуба или кражба на информация. На работното място трябва да има само този документ, материали за него, с които този моментизпълнителят работи. Останалите материали трябва да се съхраняват на безопасно или специално оборудвано място. На изпълнителите е забранено да съхраняват поверителни документи извън безопасно или специално оборудвано място. При работа с поверителни материали на компютър, след приключване на работата и в края на всеки работен ден, изпълнителят е длъжен да прехвърли поверителна информация на преносим носител и да я изтрие от паметта на компютъра.

Обработката на публикувани поверителни документи се извършва централно в службата на предучилищната образователна институция в съответствие със същия процес като обикновените документи, като се вземат предвид изискванията за защитен документооборот.

В процеса на обработка на изпратени поверителни документи, наред със задачите по нормален документооборот, задачи за защита на информацията и нейните медии, включително:

1) изключване на възможно тайно отваряне на плика и неоторизиран преглед на документа при изпращане (прехвърляне) на адресата, подмяна на документа и листовете;

2) ограничаване на възможността за загуба, кражба или подмяна на плик с поверителни документи;

3) потвърждение на факта на изпращане на документа и коректността на този факт в счетоводните формуляри;

4) изключване на погрешно изпращане на документ или плик до друг адресат, неоправдано разпространение на документи до няколко адресата.

Разрешение за изпращане на поверителен документе придружително писмо за документа, подписано от ръководителя на организацията, или вписване на разрешение, направено лично от ръководителя в счетоводната форма, ако документът е изпратен без придружително писмо.

При подготовката на документ за изпращане върху лицевата страна на плика (пакета) се посочват грифът за конфиденциалност, адресните данни и номерата на приложените документи. Печатите на организацията се поставят на гърба на плика (опаковката) в местата за залепване. Пликове с поверителни документи до адресати от куриери срещу подпис за получаване в приемна книга, регистър или разписка.

При изпращане на поверителни документи с препоръчани и ценни по пощаизползвайте двойно опаковане на документи (поставяне на плик в плик). В същото време върху вътрешния плик, който се запечатва и при необходимост се зашива, се поставя печатът за конфиденциалност и други подробности. Външният плик се подготвя както при изпращане на обикновени документи в съответствие с пощенските правила. Фактът на изпращане на поверителни документи се потвърждава от пощенските регистри.

Пликовете за изпращане на поверителни документи трябва да са светлоустойчиви, издръжливи и да предпазват печата от подправяне.

3.8.3. Формиране и съхранение на досиета с поверителни документи

Систематизирането на поверителни документи във файлове и управлението на бизнеса като цяло отговаря на изискванията, които се прилагат към обикновените документи.

В същото време задачите за систематизиране и управление на делата не са само ефективно използванеповерителни документи в управленската дейност и други дейности, но и осигуряване безопасността на документите, масивите от информация и техните носители по време на съхранение и използване.

По време на текущото архивно или оперативно съхранение на файлове, ценните и поверителни документи на организацията са изложени на същите заплахи, както по време на тяхното движение и обработка в документните потоци.

В допълнение към добре познатите задачи за систематизиране на документи от нормален документооборот, номенклатурата на поверителни файлове има за цел да реши следните проблеми:

1) протоколиране на образуваните дела и осигуряване наличността на документи и дела;

2) създаване на разрешителна система за достъп на ръководители и служители на организацията до случаи с поверителна информация;

3) отчитане на делата на архивния фонд;

4) отчитане на движението, използването и унищожаването архивни документи, файлове и друга поверителна информация, преди да ги прехвърлите в архива.

Табличната част на номенклатурата на файловете с поверителни документи има допълнителни колони:

1) поверителността на случая;

2) имената на служителите, които имат право да използват файла;

3) бележка за хода на делото (архивен номер, номер и дата на унищожаване, протокол за изпращане, номер и дата на съпроводителното писмо);

4) бележка за проверка на наличността на документи и файлове (подписи и дата).

Възлагането на дела на конкретни изпълнители прави списъка на делата поверителни документи правно основаниеда позволи на изпълнителите да работят с документи.

Списъкът на заглавията на делата е съставен по такъв начин, че съставът, съдържанието и нивото на поверителност на документите по всяко дело да съответстват функционални отговорноститези служители на организацията, които са допуснати до случая и ще работят с тях. Всеки случай трябва да съдържа документи, които имат приблизително еднакъв период на поверителност. Поверителен и публичен случай обикновено се завежда под същото заглавие.

Поверителните документи се включват във файловете, като се отчита фактът, че информацията, представляваща търговска тайна, не трябва да попада в тях държавен архивпреди изтичането на срока им за поверителност.

След премахване на грифа за конфиденциалностдокументът се прехвърля в услугата за отворени записи и се поставя във файл с отворен достъп със същото заглавие за период на временно, дългосрочно или постоянно съхранение. Върху документа се прави маркировка относно промяната или премахването на печата, заверена с подписа на ръководителя, който е подписал или одобрил този документ.

За своевременно премахване на печата за поверителност се препоръчва редовно да преглеждате счетоводните досиета, описите и дневниците на поверителни документи и да подчертавате тези, които могат да бъдат премахнати от банката със защитени документи. В този случай поверителните файлове включват само онези документи, които в момента трябва да имат ограничения за достъп на персонал до тях. В резултат на това защитата на документи, файлове и носители за съхранение става по-ефективна. Не трябва да се идентифицират две различни понятия: период на съхранение на делото и период на поверителност на документите, включени в делото, въпреки че поверителните документи се характеризират и с двете понятия. Периодът на поверителност може да бъде по-дълъг или по-кратък от периода на съхранение на файла.

Номенклатурата на поверителните дела, съставена като независим документили приложение към общата номенклатура на делата на дружеството, трябва да има гриф за ограничаване на достъпа, съответстващ на нивото на поверителност на съдържащите се в него досиета и документи. Взема се предвид като всеки вътрешен поверителен документ съгласно картотеката на изготвените документи

За разлика от номенклатурата на делата на отворените документи, при работа с номенклатурата на поверителните дела тя се обособява като самостоятелна процедура за приключване на списъка на делата, която се състои от следните операции:

1) проверка на затварянето на всички отворени каси и томове;

2) годишна проверка на наличността на дела и документи;

4) проверка на пълното съответствие на електронните и хартиените копия на номенклатурата на делата, допълнително отпечатване на бележки за приключване на номенклатурата, заверка на всички белези с подписа на служител на секцията за обслужване на CD;

5) включване на хартиен екземпляр от номенклатурата в номенклатурното дело;

6) обработка на електронно копие от номенклатурата на делата за използване през следващата календарна година;

7) разпечатка на описа на делата за следващата година за публикуване.

След приключване на служебната година и годишна проверка на наличността на делата и документите, вещта се приключва и се завежда в картотека, съдържаща вещи за минали години. В същото време номенклатурата запазва счетоводната функция на архивните дела за съответната година.

За удобство при проверка на безопасността на поверителни файлове, особено при значителен брой дела с дълъг период на поверителност, можете да въведете формуляр за опис за записване на дела. Всеки завършен и затворен поверителен файл (том), картотека, дневник се вписва в традиционния и (или) електронен инвентарен запис на завършени файлове на картотеки и дневници. Счетоводните инвентарни номера на делата се вписват в номенклатурата и се посочват върху кориците на делата.

Случаите с поверителни документи винаги се генерират централно в услугата CD. Създаването и съхраняването на такива файлове на работните места на служителите на компанията не е разрешено.

По време на процеса на формиране и съхранение поверителни файлове и документи могат да бъдат изложени на следните заплахи:

1) получаване от служител, работещ с дело, на по-конфиденциална информация, отколкото е необходимо (поради неправилно формулиране на заглавията на делата в номенклатурата или погрешно разпределение, систематизиране на документи по дела);

2) загуба от страна на служителя на службата за CD на контрол върху използването на случаи от служителите на компанията (поради лошо организирано ежедневно отчитане на издаването и връщането на случаи);

3) загуба (кражба, загуба) на файл или съдържащ се в него документ, части от документ, подмяна на документи, отделни листове;

4) погрешно освобождаване на случай на служител, който няма право на достъп до този случай;

5) умишлено или случайно неразрешено унищожаване на файлове и документи;

6) загуба на файлове и документи в резултат на екстремна ситуация;

7) достъп до файлове на неупълномощени лица в резултат на погрешни действия на персонала или невъзможност на персонала да гарантира безопасността на файловете (например неспазване на инструкциите за евакуация на файлове и документи в извънредна ситуация).

При формирането на поверителни документи във файлове, системата за разрешаване на достъп на служители до файлове, документи и електронна информация, осигуряват информационна взаимовръзка на местоположението на документа във файла с неговите предишни счетоводни форми и номера, стриктно спазват изискванията на инструкциите, разрешаване на проблемабезопасност на файлове и документи.

Поверителни, неподадени, изпълнени и неизпълнени документи трябва да се съхраняват от служителя на услугата за предучилищна образователна институция в папки, които посочват предназначението им, имената на служителите на компанията, на които се изпращат документите, или името на предстоящите действия, процедури и операции (попълване на файла, изпращане и др.). Всяка папка трябва да има опис на съдържащите се в нея документи, който редовно се актуализира. Не е разрешено съхраняването на документи свободно в чекмеджетата на бюрото, шкафовете и сейфовете.

Характеристики на процедурата за регистриране на дело при образуването му са:

1) дизайн на корицата на делото, указващ поверителността на случая;

2) съставяне на списък на служителите, допуснати до делото (на вътрешната корица на делото);

3) регистрация на карта за записване на разрешения и издаване на дело (поставя се в плик от вътрешната страна на корицата);

4) подаване на празни листове (формуляри) на вътрешния опис на документи;

5) вписване в номенклатурата на бележка за образуването на дело.

Знакът за поверителност е посочен в горния десен ъгъл на корицата на кутията. Вътрешният опис е задължителен за всички дела, съдържащи поверителни документи и служи за протоколиране на документите, включени в делото. Съдържа следните колони: регистрационен номер на документа; гриф за конфиденциалност; дата на подпис или одобрение; вид, резюме, номера на листове от делото, съответстващи на местонахождението на документа в делото.

Описът се завежда в началото на делото, преди книжата, и има собствена номерация на листовете. Инвентаризацията проверява опазването на документите и тяхната пълнота.

Магнитните носители (флопи дискове и др.) с документи се съхраняват в специални калъфи, чиято лицева страна е проектирана подобно на корицата на традиционен калъф. Делото съдържа списък на изпълнителите, допуснати до медиите, карта за разрешения и издаване на медиите, копие на хартиен носител от електронен опис на документите, записани на медиите.

Характеристики на процедурата за регистриране на дело по време на образуването му са:

1) поставяне във всеки документ под печата за ограничаване на достъпа на маркировка, указваща периода на неговата поверителност или датата на разглеждане на въпроса за премахване на печата (ако такава маркировка или дата не е била налице преди това);

2) вписване на данни за заведените документи във вътрешния опис на делото;

3) номериране на листове документи във файла,

4) ако е необходимо, извършване на промени в детайлите на корицата на делото;

5) завеждане на документа във файла (подвързване на документите), проверка на правилната номерация на листовете;

6) отбелязване на подаването в регистрационната карта на документа;

7) проверка на коректността на подаването на документа;

8) върнете картата за регистрация на документа в съответния картотечен шкаф.

В досието са включени само поверителни документи. Информацията за документа се въвежда в описа преди завеждането му в картотеката.

Характеристики на процедурата за регистриране на дело (том) при приключването му са:

1) подаване и съставяне на удостоверителен лист - удостоверителен лист (само за случаи, съдържащи документи с дългосрочен период на поверителност);

2) регистрация на окончателното вписване във вътрешния опис на делото;

3) запечатване на краищата на низа на сертификационния лист (само за случаи, съдържащи документи с дългосрочен период на поверителност);

4) въвеждане на окончателна информация в реквизитите на корицата на делото;

5) поставяне на маркировка за приключване на делото (том) в номенклатурата на делата;

6) при необходимост вписване на делото в описа на свършените дела, картотеки и дневници;

7) в края на годината - приключване на номенклатурата на делата, всички картотеки за изпълнени документи и контролни дневници на картони;

8) извършване на съответни бележки в описа на делата;

9) при необходимост вписване на затворени картотеки и дневници в описа на завършените дела, картотеки и дневници.

Делото (томът) може да бъде приключено само след оформяне и завеждане на всички документи, свързани с даденото дело и година.

Поверителните случаи, които са приключили (затворени), се използват активно за определено и понякога доста дълго време в текущата работа на служителите на компанията и им се издават за решаване на определени проблеми.

Характеристиките на издаването на завършени случаи на служители на компанията и получаването им от служителите са:

1) проверка от служител на службата за предучилищна образователна институция на правомощията на изпълнителя, присъствието на името му на корицата на делото или в регистрационната карта на разрешителното и издаването на делото в списъка на служителите, допуснати до делото (папка, албум, дискета);

2) издаване на делото на служителя срещу подпис върху талона за разрешение и издаване;

3) поставяне на картата за вписване на разрешения и издаване на делото в картотека “За изпълнители”;

4) при връщане на дело от служител, проверка на съответствието на документите по делото с информацията, записана във вътрешния опис, наблюдение на комплектността на делото и документите и безопасността на всички техни елементи;

5) подпис на служителя на службата за предучилищна образователна институция за връщане на делото в регистрационната карта за разрешение и издаване, както и вътрешен опис на документи, съхранявани от изпълнителя;

6) поставяне на файла и картите в зони за съхранение. Калъфите, издадени на изпълнителите за работа, трябва да бъдат върнати от тях в служба ЦД същия ден.

Всички тези процедури могат да се извършват в автоматизиран режим, който придружава определен набор от операции.

Издаване и връщане от изпълнители на архив електронни комплексидокументите имат по-сложна технология, която е свързана с необходимостта от извършване на редица допълнителни операции за залепване електронен подписв счетоводни форми.

Както виждаме, представената технологична схема за формиране и регистриране на поверителни файлове с достатъчна степен на гаранция решава проблема с осигуряването на безопасност както на традиционните файлове и документи, така и на архивните електронни масиви от поверителни документи.

При снемане на грифа за конфиденциалност от документ по установения ред и изтеглянето му от делото, номерацията на листовете на делото се запазва, но липсващите листове се посочват във вътрешния опис на делото, като се посочва причината за премахването. на документа и новото му местоположение.

В същото време същият знак се въвежда в счетоводната форма на документа. Счетоводната форма остава в картотеката на изпълнените поверителни документи за съответната година и не подлежи на преместване в картотеката на отворените документи. По подобен начин се извършва процесът на извличане на електронен документ от архивния масив на компютъра на предучилищната услуга или от дискета.

След изваждане от кутията на последния документ, от който е свален грифът за конфиденциалност, корицата на кутията или кутията с магнитни носители, заедно с вътрешния опис, продължават да се съхраняват в службата на DOU за периода, посочен в номенклатурата. и след това се унищожава.

Бележка за унищожаване се включва в номенклатурата на делата за съответната година и (или) в инвентарния списък на завършените дела, картотеки и дневници (ако се поддържа такъв опис).

Не се допуска съхраняване на файлове с поверителни документи на работните места на ръководители и специалисти за повече от един работен ден. Поверителните текущи и архивни файлове се съхраняват централно в службата на предучилищната образователна институция при условия, които изключват тяхната кражба, унищожаване или неоторизиран достъп от неупълномощени лица. Не е позволено да се съхраняват заедно с файлове с публичен достъп.

Случаите в предучилищната образователна институция се съхраняват в сейфове, метални шкафове, които винаги трябва да бъдат заключени. От вътрешната страна на вратата на шкафа или сейфа трябва да се залепи опис на архивните дела или списък на делата за текущата година, като се посочи конкретното разположение на файловете на всеки рафт и последователността на евакуация на файловете при екстремни ситуации.

Случаите обикновено са подредени по ред на номера. Магнитните носители се съхраняват в кутии по същия принцип, също в метални шкафове, в клетки, във вертикално положение.

Подготовката на поверителни файлове за прехвърляне в архив на отдел (фирмен архив) технологично не се различава от подобна работа с файлове с отворен достъп.

Технологичният процес за унищожаване на поверителни документи с изтекъл срок на съхранение има някои особености.

При унищожаването им трябва да се изключи възможността неупълномощени лица да се запознаят с унищожаваните поверителни материали, тъй като при унищожаването Безопасността на такива материали е обект на следните заплахи:

1) подмяна на документи, предназначени за унищожаване, или отстраняване на отделни части от документи и файлове (листове, снимки, образци на печати, картини и др.);

2) погрешен или умишлен избор за унищожаване или фиктивно „унищожаване” на ценни документи и досиета;

3) непълно унищожаване на документи, файлове и носители, позволяващи възстановяване на техния текст;

4) загуба (загуба, кражба) на документи и файлове, определени за унищожаване.

Тези заплахи могат да бъдат контролирани, ако са изпълнени следните условия за унищожаване на документи, файлове и носители за съхранение:

1) колегиално вземане на решения относно унищожаването на документи, файлове и самия процес на унищожаване;

2) документиране (активиране) на подготовка за унищожаване и унищожаване на документи и файлове;

3) комисията вписва бележки за унищожаване в акта и счетоводните формуляри само след действителното унищожаване на документи и файлове.

Унищожаването на конфиденциални документи и файлове се съгласува писмено с ръководителите на отдели или сфери на дейност, разрешава се от експертна комисия на дружеството и се извършва със или без съставяне на акт.

Технологичната схема за унищожаване на поверителни документи и носители на информация включва следните процедури:

1) подготовка на документи, файлове и носители за унищожаване;

2) съставяне на акт за унищожаване;

3) унищожаване на документите по акта;

4) унищожаване на документи и носители на информация без съставяне на протокол.

След изтичане на срока на съхранение се унищожават (със съставяне на акт): дела, включени в описа на делата, оригинали на видео- и аудиодокументи, проекти. технически документи, чернови и проекти на особено ценни документи, картотеки (списания) на поверителни документи и други подобни материали.

Актът се подписва от членовете на експертната комисия и се утвърждава от първия ръководител на дружеството. Всички електронни документи, описи и отчетни форми, намиращи се както в работните или архивни масиви на компютъра, така и на магнитни носители, съхранявани извън компютъра, се унищожават (със съставянето на акт).

Без съставяне на акт се унищожават повредени хартиени и технически носители, чернови и проекти на документи, вътрешни инвентаризациидокументи, съхранявани от изпълнителя, и други материали, генерирани при изпълнението на поверителни документи.

Въведение

1. Понятието документооборот

2. Обща структура на документационната поддръжка на управлението

3. Класификация на документите

4. Нормативна уредба на деловодството

5. Автоматизация на документооборота

6. Характеристики на организацията на документооборота в счетоводството на Ryazan Tea Factory LLC

Заключение

Списък на използваната литература

Приложение 1

Въведение

Документите са основните информационни ресурси на предприятието, работата с които изисква правилна организация. Документите осигуряват информационна подкрепа за вземане на управленски решения на всички нива и съпътстват протичането на всички бизнес процеси. По отношение на счетоводството можем да кажем, че документът е информационно съобщение (удостоверение), кодирано по определен начин и записано на специален носител, удостоверяващо, че даден факт от икономическия живот или съществува, че е завършен или трябва да бъде документиран е начин за регистриране на бизнес сделки с помощта на документи в момента на тяхното извършване. Документооборотът е непрекъснат процес на движение на документи, обективно отразяващ дейността на предприятието и позволяващ бързото му управление. Дълго търсене необходимия документ, загуби, дублирани документи, закъснения при изпращане и получаване, грешки на персонала могат значително да забавят или дори парализират работата на предприятието, особено ако има географски отдалечени подразделения - организирайте потока от документи от край до край и следователно централизирано оперативно управление в в такъв случайизключително трудно.

Ефективният документооборот е задължителен ефективно управлениепредприятие. Документооборотът е изключително важен за правилната организация на финансовото и управленското счетоводство, той не може да се разглежда изолирано от конкретните бизнес процеси на дадено предприятие. Ето защо тази тема е много важна за изучаване. IN тестова работаЩе разгледаме концепцията за документооборот, регистъра на документите, използвани в предприятието, модела на тяхното движение, подходи, които позволяват оптимизиране на документооборота, премахване на дублирани документи и операции и ускоряване на работата с документи.

1. Концепция за документооборот

Документооборотът е движението на документите от момента на тяхното получаване или създаване до завършване на изпълнението или изпращането. Документооборотът е важно звено в деловодството, той определя авторитетите и скоростта на това движение. Основното правило на документооборота е бързото движение на документите по най-обещаващия път с минимални разходивреме и труд. Дадена е основата за документооборот организационни документи: Устав, правилник за структурни подразделения, правилник за обслужване на предучилищни образователни институции, заповеди за разпределение на отговорностите, инструкции за работа с документи, инструкции за работа в офиса, диаграми на потока на документи, пътеки на потока отделни видоведокументи. Документооборот като технологичен процессе разделя на няколко части – потоци. Те извършват директни и обратна връзкав управлението. Те се различават по посока и спрямо обекта на управление.

Към :

Хоризонтално - свързва организации от едно ниво

Вертикално - низходящо, възходящо - свързване на организации от различни нива (възходящо - вход, влизане в по-високи организации от подчинени организации. Низходящо - изпращат се висши органивласт към подчинени организации).

По отношение на обекта на управлениедокументният поток се формира от потоци от входящи (идващи от други организации), изходящи (изпратени до други организации) и вътрешни (създадени и работещи в организацията) документи.

Основните задачи пред счетоводната служба на всяка организация са:

формиране на пълна и надеждна информация за бизнес процесите и финансовите резултати от дейността на организацията, необходима за оперативно управление, както и за използването му от инвеститори, кредитори, данъци и финансови органи, банки и други заинтересовани страни;

осигуряване на контрол върху наличността и движението на имуществото, използването на материални, трудови и финансови ресурси в съответствие с утвърдените норми, стандарти и оценки;

своевременно предотвратяване на негативни явления във финансовия - стопанска дейност, идентифициране и мобилизиране на резерви във фермата.

Изпълнението на тези задачи пряко зависи от пълнотата и навременността на отразяването в сметките счетоводствобизнес транзакции, извършвани от организацията в хода на нейната дейност, което от своя страна е следствие документациязавършени сделки. Точността на счетоводната информация, предоставена от счетоводния отдел на организацията на нейните потребители, зависи от правилността на нейното прилагане.

При изчисляване на обема на документооборота се вземат предвид само оригинални документи или техните заверени копия.

2. Обща структура на управленската документация

Управлението на всяко предприятие е информационен процес, при който се получава информация, обработва се, разработва се решение и решението се съобщава на изпълнителите, чиито действия се контролират (фиг. 1).

Фиг. 1. Схема за управленска документация

Документооборотът е основният организационен проблем на службата за работа в офиса и проблемът на технологията на документационните процеси, следователно той заема мястото на ключовата връзка на всяка система за работа в офиса Процесът на организиране на работата с документи, включително тяхното създаване, регистрация , контрол, насърчаване, систематизиране и съхранение, се нарича деловодство.

Всеки документ, доставен на организацията, трябва да бъде регистриран и обработен. Обработката на входящи документи трябва да включва запис в дневника. След преглед от управителя и регистрация, документите се предават на изпълнителите. Документът се съхранява от изпълнителя до окончателното разрешаване на проблема. След изпълнението документът трябва да бъде заведен с досието. Файлът е колекция от документи, свързани с конкретен проблем (папка или картотека, в която документите са подредени в определен ред.

След краен срокделата се предават за съхранение в архива.

Документооборотът е движението на документите от момента на тяхното създаване до момента на приключване на работата с тях.

Ориз. 2. Документооборот в предприятието

Организацията на документооборота има много общо с организацията на механичен конвейер (фиг. 2). По едно време въвеждането на монтаж на поточна линия, заедно с типизацията на продукта и стандартизацията на частите, доведе до значително повишаване на производителността на труда, намаляване на себестойността на производствения процес и бележи началото на масовото производство. Вярно е, че ритъмът, зададен от конвейера, доведе до увеличаване на интензивността на работа и нервното напрежение на работниците.

Организацията на документооборота се основава на същите принципи като механичния конвейер: движението на документи трябва да има минимални връщания към предишни етапи, документите трябва да се изпращат до изпълнителите в съответствие с техните отговорности, за да се избегне дублиране на операции.

Има външни и вътрешни контури на документооборота (фиг. 3) с входящи (външни) документи, които пристигат в предприятието отвън. Това могат да бъдат заповеди от висши органи, заповеди, резолюции, писма от партньори и клиенти и др. Получените документи се регистрират от секретари и след това се изпращат за изпълнение.

Входяща документация е документация, получена от предприятието от други организации. Изходящите документи са документи, които едно предприятие (организация) изпраща на други предприятия. Изходящата документация е документи, които съдържат информация, генерирана в предприятието с цел предаването й на други организации: писма, сертификати, доклади, заповеди, телеграми, телефонни съобщения и др.

Ориз. 3. Диаграма на документооборота

Ако документът е създаден в самата организация, тогава възниква вътрешна верига на преминаване на документа (иницииране - изпълнение - одобрение - одобрение - регистрация). Именно във вътрешния контур на документа често възниква неговата версия (тоест документът съществува в различни версии). Например на етапа на одобрение, когато се появяват коментари от различни лица. Важна задача на офис работата е проследяването, натрупването и управлението на версии на документи, както и наблюдението на промените в документите.

Всеки документ в процеса на движение трябва да премине през три операции: регистрация, контрол, препращане във файл. За да избегнете объркване с документи, всяка операция трябва да се извърши веднъж.

3. Класификация на документите

Има редица опции за класифициране на документи.

По произход - Служебни, лични

По спешност - Спешни, неспешни

По публичност - Секретно, строго секретно, за служебно ползване, некласифицирано

Според формата - Стандартни, индивидуални

По срок на годност - Временно съхранение, дългосрочно, постоянно

По характер на информационните връзки Входящи, изходящи и вътрешни

По вид носител - Хартиен, електронен

Особено внимание заслужава класата документи за управление, които включват:

организационни документи (харта на предприятието, щатно разписание, длъжностни характеристикислужители);

Документооборот — непрекъснато движение на документи в организацията от момента на тяхното получаване или създаване до завършване на изпълнението, изпращане до адресата или депозиране, осигуряване на информационна поддръжка на всички нива на управление. Непотърсените документи, лежащи наоколо без да се движат, са купчина безполезни документи.

Документопотокът е важно звено в офисната работа, тъй като определя не само моментите на движение на документи, но и скоростта на това движение.

Организация на документооборота - това са правилата, в съответствие с които се извършва движението на документи в институцията.

В деловодството документооборотът се разглежда като комуникационна функция, чието изпълнение трябва да бъде свързано с общите цели на деловодството: информационна поддръжка на дейността на управленския апарат, документиране на неговата дейност, съхранение и използване на предварително създадена информация. .

Неясната организация на движението на документите е свързана с много недостатъци в организацията на документалното осигуряване на дейността на управленския апарат. Процесът на документиране на взетото управленско решение включва три компонента:

1) информационна подкрепа за решението;

2) документиране на решението (създаване на административен документ);

3) контрол върху изпълнението му.

Този процес се състои от събиране на информация, изготвяне на проект на документ, редактиране, одобрение, производство и сертифициране. Всяка операция е придружена от движение на документ в апарата за управление от едно структурно звено, прехвърляне от технически изпълнители към специалисти и след това към мениджъри. Скоростта на движение на документите и качеството на всяка операция оказват влияние върху процеса на управление като цяло.

Разработено от специалисти принципи на организация на документния поток:

· ефективност на движението;

· единна процедура за преминаване на подобни категории документи;

· еднократни операции със същата цел;

· изключване на ненужни авторитети.

Основното правило на документооборота – бързо движение на документи по най-краткия път с минимално време и труд.

Документопотокът на една организация може да бъде разделен на отделни етапи :

1) обработка на препращане документи, пристигащи в организацията - това означава получаване, проверка на целостта на пликовете, изпращане или до получателите, или за разглеждане от мениджъра. Отваря се цялата кореспонденция, с изключение на кореспонденцията с надпис „лични“;

2) предварителен преглед документи от службата за документална поддръжка. При оценката на получен документ се взема предвид следното:

· важността на съдържанието му;

· сложност и новост на поставените въпроси;

· реална спешност на изпълнение на документа;

· вид на документа (заповед, писмо и др.).

След предварителен преглед документите се изпращат на мениджъра за вземане на решения по всеки документ (етапите на този вид работа са описани подробно в стандартни инструкцииза офис работа);

3) рационално движение документи – оптимизиране и намаляване на документопотоците, развитие технологични инструкциис дефинирането на схеми за последователността на етапите на подготовка на документи;

4) обработка оформени и изпратени документи. Препоръчително е този етап да се централизира в една експедиция на организацията. Документът трябва да бъде подготвен за изпращане в пълен размер и със съответното качество на изпълнение.

При изграждането на система за документооборот на организацията най-важната част е документооборотът на работните места на служителите, т.е. отговорни изпълнители. Изпълнителят получава документа в деня на записване съгласно указанията на управителя. След това определя спешността на изпълнение на документа, очертава етапите на изпълнение и датите за междинен контрол. Ако изпълнението е документирано, изпълнителят изготвя проект на документ за отговор. След това го съставя и го изпраща на управителя за подпис.

ДА СЕ качествени характеристики на документооборота отнасям се:

· характеристики на документните потоци (състав на документите, тяхното съдържание);

· маршрути на движение на документи;

· честота (етапи на документооборота);

· посока на движение.

Обработката на нарастващия обем документация изисква подобрение офис техника.

Тази технология се основава на организацията на целия комплекс от работа с документирана информация, регулиране на системата за документация за управление.

Ефективната технология за управление на офис ви позволява да изграждате рационално документооборот.

В съвременните условия времето (неговото икономично използване) се превръща във важен фактор в конкуренцията.

Под документооборот се разбира като установено или организирано вътре информационна системадвижението на данни в определена посока, при условие че тези данни имат общ източник и общ получател.

Документните потоци се разграничават по посока и спрямо обекта на управление:

· хоризонтална – свързване на организации от едно и също ниво на управление;

· вертикален (възходящо и низходящо) – свързване на организации на различни нива.

· възходящ потоците са входящи документи, получени от организация-майка от подчинени организации;

· низходящ потоците са документи, изпратени от висши органи и ръководство до установени организации.

По отношение на обекта на управление разграничават входящи , изходящи И интериор документни потоци. Всеки документен поток има доста стабилен маршрут на движение, в зависимост от състава и съдържанието на документите, степента на регулиране на функциите на мениджърите и структурните подразделения, разпределението на отговорностите между мениджърите и възприетата в организацията технология за работа с

документи. Стереотипните маршрути на движение са характерни за входящите документи, което се определя от тяхното адресиране.

Изходящият документооборот пронизва цялата управленска структура. Документите, информационни и инициативни, се изготвят от специалисти в структурните звена. Маршрутът на движение на тези документи зависи от броя на случаите на одобрение, одобрение и подписване на документи, от възприетата технология за подготовка на текста, регистриране и изпращане на документи.

Документопотокът като движение трябва да се разграничава от обема на документопотока, който се изразява в общия брой документи, получени от организацията и създадени в нея за определен период.

важно модерни средстваподобряването на документооборота е компютъризацията на операциите по подготовка и обработка на документи. Но в същото време е необходимо да се разработи технология за обработка на документи, която изключва паралелното участие в документния поток на традиционна и машинна документация, съдържаща дублирана информация.

Служебна процедура - конкретна операция с документ (създаване, регистрация, търсене, съхранение, използване), чието изпълнение се подчинява на установени правила и стандарти. Той е като че ли вплетен в управленската процедура и съпътства много от действията на мениджъра.

Система от взаимосвързани, координирани офис работни процедури (операции) е технологията на офисната работа, технологията за работа с документи.

Цялата гама работа с документи се извършва от спец офис услуги: бизнес администрация, общи отдели, офиси, секретариати, експедиции и др.

Създават се административни и общи отдели в министерства и ведомства, в органи контролирани от правителството, в администрациите.

Те също могат да бъдат създадени в големи размери акционерни дружества, концерни, компании с голям обем документооборот.

Офиси се създават в предприятия, институции и учебни заведения.

Секретариатът е структурно звено, което обслужва управлението на организацията. Обикновено включва помощник-управител, секретар-референт и технически секретар.

Експедиция е звено, което получава и изпраща документация, получена по пощата и куриер, и доставя документи на структурни звена.

В документооборота участват три категории документи:

· входящи документи;

· изходящи документи;

· вътрешни документи

Нека разгледаме схема за организиране на работата с тези документи (фиг. 12.1).

Технологията за работа с документи съчетава шестнадесет основни офис процедури.

Предлагаме да наричаме прехода от една процедура към друга „технологично стъпало“. Например: (3-4) - след регистрация, изходящият документ се изпраща (по пощата) на адресата; (8-10) - след като ръководителят прегледа документа, той се изпраща на служителите за преглед или (с инструкции) изпълнение.

Ориз. 12.1. Схема на организация на работа с документи

Критерии за рационална организация на работата с документи:

· максимално намаляване на инстанциите за обработка на документи;

· наличието на общоприети правила в организацията за изпълнение на основните офис процедури и „технологични стъпки”;

· намаляване на времето, необходимо за извършване на офис процедури и „технологични стъпки“;

· изключване или максимално ограничаване на обратното движение на документи (в процес на подготовка, регистрация, одобрение);

· намаляване на броя на служителите, заети в службата за управление на офиса.

Корекция на организационно-управленската структура

Общата схема за организиране на работа с документи трябва да бъде съобразена с характеристиките на конкретно предприятие и да вземе предвид неговата организационна и управленска структура.

Информационните потоци трябва да съответстват организационна структура, форми и методи на управление, възприети във фирмата.

На първо място се взема решение за създаване на центрове за отговорност за работа с документи (за тяхното име, статус, персонал, техническо оборудване). Най-подходящото организационна форма работа с документи.

Централизирана формавключва концентрация на всички офис процедури В ЕДНА специализирана услуга Използва се в условията на линейно-функционална организационна структура.

Децентрализирана (диференцирана) формапредвижда създаването във всяка производствена единица на собствена група за документационни услуги. Може да се използва с дивизионен тип структура.

При смесена формаЧАСТ от документацията се извършва от централен сервиз, а ЧАСТ от кабинетните процедури се извършват в структурни звена.

Изборът на една или друга форма зависи както от характеристиките на самото предприятие (неговия мащаб, производствен профил, подчинение), така и от позицията на мениджърите, тяхната привързаност към определена философия на управление.

За да рационализираме цялата работа с документи, да увеличим последователността на действията на служителите, изпълнителите и мениджърите, ние се развиваме Правилник за службата за управление на офиса.

С него се определят функциите на службата, правата и отговорностите на нейния ръководител и служители. Именно в Правилника е фиксирана организационната схема за работа с документи, приети за дадено предприятие.

Като се има предвид повишената самостоятелност на предприятията в нов икономически условия, Разпоредбата придобива особено значение: ръководството на организацията излага в нея СВОЯТА визия за проблемите на работата в офиса.

Основен нормативен актв организацията е разработена регламентираща технологията за работа с документи Указания за работа в офиса.Трябва да се съобразява със спецификата на предприятието.

Инструкциите отразяват целия процес на работа с документи, всички приети офис процедури. Приложението съдържа диаграми на документните потоци, разработени в предприятието, образци на формуляри, образци за попълване на формуляри на документи, примери за попълване на определени видове документи.

Всички ръководители, ръководители и специалисти на структурни звена трябва да бъдат запознати с Инструкциите. Той служи като вид методическо ръководство за служителите на организацията, участващи в работата с документирана информация.

Черти на характера Руска офис работа:

· ясна вертикала за популяризиране на документите в рамките на организацията (от висши органи към по-ниски нива, от мениджъри към изпълнители);

· стриктно следене на всички процедури при работа с документи в регистрационни дневници или в регистрационно-контролни карти;

· висока степен на стандартизация на основните процеси в деловодството и документооборота;

· Наличие на специализирани офис услуги.

Принципите на западната офис работа се различават значително от руските, основани на традициите на висока ИЗПЪЛНИТЕЛНА ДИСЦИПЛИНА на служителите.

Характеристики на западната технология:

· популяризирането на документи в рамките на организацията е основно хоризонтален характер(документите могат незабавно да отидат при прекия изпълнител, заобикаляйки управлението);

· липса на централизиран контрол върху обработката на документи в организацията;

· регистрацията на документи се извършва директно от изпълнителите; някои видове документи изобщо не се регистрират;

· не се създават специализирани служби за деловодство;

· информатизацията и автоматизацията на работните процеси в офиса става все по-масова, а желанието за преминаване към безхартиени технологии става все по-очевидно.

„Тиха революция” в теорията и практиката на управлението

По-нататък подобряване на деловодството трябва да кореспондирам тенденции, които се очертават в развитието на теорията и практиката на съвременния мениджмънт.

IN напоследъктук се случват значителни промени, често не много зрелищни и външно забележими, но революционни по същество. Тези еволюционни промени са обективно продиктувани от логиката на развитие на днешното производство.

В рамките на новото управленско мислене се формира нетрадиционен подход към организацията на управлението на предприятието. Линейно-функционалните управленски структури, при които всички основни функции (производство, продажби, финанси, персонал, деловодство и др.) са централизирани, се заменят с т.нар. бригадни структури.

В резултат на това се намалява броят на нивата на управленската йерархия, създават се малки организационни звена-екипи, които обединяват работници, специалисти, ръководители и имат известна САМОСТОЯТЕЛНОСТ при вземане на решения.

Тези самоуправляващи се екипи се формират за конкретна цел, проблем или задача, която трябва да бъде решена.

„Така под прикритието на голяма корпорация се появяват напълно независими икономически единици, пропити с психологията на малкия бизнес и неудържимото предприемачество с пълен набор от права и задължения, изпълняващи пълния набор от управленски функции, което ги прави гъвкави и напълно жизнеспособни, отговорни от началото до края за продукт, технология, пазарна ниша или сфера на търговска дейност."

Разбира се, тези относително автономни структурни звена сами ще работят със собствени документи.

Системата за управление на офиса в такова предприятие става гъвкава и диференцирана.