Примерна бележка за закупуване на телефон. Примерен документ за покупка на стоки: как да напиша бележка за покупка? Пример за обяснителна бележка


Този документ трябва да бъде съставен, ако служител (независимо каква длъжност заема в дадена компания) смята за необходимо да доведе нещо важно до вниманието на ръководителя на компанията и разбира, че проблемът не може да бъде решен без неговата лична намеса.

внимание!Бележката често се бърка с доклад.

Тези две категории писмени заявки в компанията наистина си приличат по най-важния начин – те са информационни и подразбиращи определени действияот този, към когото са адресирани.

Те се отнасят или до конкретен специалист, или до дейността на конкретен отдел. въпреки това бележката е по-йерархично оцветена: винаги се пише „отдолу нагоре“, тоест от по-нисък специалист към по-висока позиция.

Официално писмо може да бъде адресирано до представител от същия ранг като автора и до някой, който е по-нисък. Освен това то е адресирано и до представители на партньорски организации. Всъщност меморандумът е подвид на официалния, както и обяснителният.

Относно разликата между бележка и доклад вижте коментара на специалиста.

Трябва ли мениджърът да състави документ?

Трябва, но в случаите, когато иска да предаде нещо на вниманието на специалист или ръководител на отдел и очаква конкретни действия в отговор.

От какви раздели се състои бележката?

Както вече беше посочено, Няма специално установена проба за такава хартия. Все пак има правила за писане, съгласно правилата за бизнес комуникация, както и вътрешните правила на конкретна компания.

Образци на такава бележка обикновено се предлагат в местни документифирми - на хартиен носител или предоставен на служителя заедно с вътрешен корпоративен имейл. IN последният случай(ако е обичайно вашата компания да адресира заявки до електронен формуляр), трябва да използвате функцията за разписка за четене.

Да, подобни документът винаги съдържа:

  • пълно наименование на фирмата и структурна единица (откъдето е изписано);
  • регистрационен номер;
  • посочване на адресата (трябва да посочите ранга, фамилията и инициалите или пълното име и бащиното име);
  • име на хартията и нейното предназначение (например бележка за ремонт);
  • текст – информационната част (сбито и по същество) и какви действия се очакват от адресата;
  • дата;
  • подпис с препис.

Трябва да пишете кратко и по същество, като не забравяме, че времето за обслужване е ограничено за всеки служител и е скъпо.

важно!Не се допускат грешки в езика на писане. Трябва също така да избягвате тромавите и прекалено объркващи и тромави фрази, които могат да се тълкуват с множество значения и да изкривяват значението на това, което искате да предадете.

Принципът на писане винаги е един и същ: какво се случи - какво искаш - защо смяташ, че този, към когото се обръщаш, трябва да направи това. Писането на бележка на бланка с фирменото лого ще добави допълнителна тежест.

Също така е добре да посочите бизнес последиците от настоящата ситуация и как намесата на получателя ще я коригира. Например, някой нарушава вътрешната рутина и предизвиква раздор в екипа, което води до разединение в отдела и нарушава екипния дух, необходим за увеличаване на продажбите.

Най-добре е да се придържате към делови, неутрален стил.при контакт. Съответно не можете да използвате нецензурни, жаргонни фрази, емоционално заредени рецензии, особено обидни, обидни или неетични.

Ако искате повече от едно действие от получателя, трябва да ги посочите в номериран списък, всяко на нов ред, разделени с точка и запетая.

Инструкции стъпка по стъпка: как да композирате правилно?

Как да напиша бележка до директора, използвайки правилно пробата? В горния десен ъгъл се изготвя „заглавката“ на документа - на кого и в кой отдел се прехвърля хартията, не забравяйте да посочите длъжността и данните за паспорта. Отдолу в центъра е бележката и нейното предназначение (например за ремонт или за отписване, за повишение или бонуси за служител), там е и регистрационният номер.

По-долу е текстът - същността на въпроса, първо информационната част, после каквото искате (например моля да издадете заповед за проверка във връзка с такъв и такъв инцидент), или моля да смените следване на оборудването в такъв и такъв отдел (като първо информира защо трябва да се направи това) да се направи и в какво състояние е съществуващото оборудване).

Нека дадем конкретно пример за това как може да изглежда такава хартия.

Генерален директор на Lotos-V LLC

Сергеев Сергей Сергеевич

от старши мениджър продажби Иванова И.И.

СЛУЖЕБНА БЕЛЕЖКА №21

(за ремонт и подмяна на оборудване)

Бих искал да ви информирам, че в отдела за продажби на Lotos-M LLC компютърна техникане е подходящ за по-нататъшна работа и се нуждае от подмяна и ремонт. И така, в момента от 8 компютъра (в размер на един за двама служители) 5 са ​​напълно неработещи, други 2 бяха разпознати от системния администратор като подлежащи на ремонт. Поради това взаимодействието с клиентите се забавя. Служителите са принудени да използват личните си лаптопи и таблети. Принтерът също се счита за непоправим, защото е много стар.

питам те:

  1. закупуване на 5 нови компютъра;
  2. поръчайте ремонт на 2 компютъра;
  3. подмяна на принтера в отдела.

С уважение

старши мениджър продажби, Иванова Ирина Ивановна (подпис).

Така че е ясно, че ако един служител иска нещо от друг служител, особено от шеф, това трябва да бъде завършен през писменои по шаблона, установен в конкретна компания, в съответствие с бизнес етиката.

Само това гарантира, че жалбата ви няма да остане без внимание и ще ви бъде даден изчерпателен отговор и само така жалбата ви ще се приеме като рационална, а не като частна молба, която ръководството (висше или общо) може да игнорира.

Както е известно от общоприетото определение, такъв документ се отнася до информационна и справочна документация и служи за делова комуникация с рационално предложение към другите служители. Не непременно по-висши - може да са и хора, стоящи на същото стъпало на кариерната стълбица.

Има подтип бележки, които предполагат йерархична ориентация и могат да бъдат адресирани само - това са бележки (тъй като само ръководителят на организацията е упълномощен да разрешава проблеми с персонала и въпроси, свързани с дисциплинарни действия).

Авторът обикновено е представител на административно-стопанския отдел на организацията, който вече е огледал помещението и е преценил, така да се каже, степента на бедствието, но може да е всеки друг специалист.

Основни изисквания

Няма специална хартия за този вид хартия. установен стандарт. При съставянето му писателят трябва да разчита на собствените си познания за бизнес документооборота и трудовата етика.

Справка!Някои компании имат специални образци за вътрешни бележки, които могат да бъдат намерени в местни документи.

Бележката се изписва на лист със стандартен формат А4. Обикновено използваният шрифт е 14, Times New Roman. Ако е написано на ръка (по-рядък вариант), тогава почеркът трябва да е ясно четлив и ясен. Трябва да се спазва бизнес стилреч, избягвайте тромави, неграмотни, двусмислени и емоционално натоварени фрази.

Бележката съдържа следното:

  • пълно име на компанията (например Cenotaph LLC);
  • от кого и до кого е адресирано (посочване на позиции, например - генерален директорМосковски клон до Никифор Н.Н. от офис мениджър Петрова)
  • име на отдела (например Отдел за обслужване на клиенти);
  • заглавие (Бележка за ремонт);
  • текст (информационната част „Искам да ви обърна внимание, че ...", след това искане за подмяна или ремонт на оборудване. Ако е необходимо да се ремонтира не едно оборудване, а няколко, те се посочват точка по точка , под номера, всеки на нов ред);
  • дата, подпис с препис.

Как да композираме?

Ако имате нужда от ремонт на стая или офис

Тук трябва да опишете какъв е проблемът и защо този или онзи офис се нуждае от ремонт. Например:

Генерален директор на Alas-standard LLC

Сидоров Е. Е.

от началника на отдел „Административна дейност“ Петров И.П.

СЕРВИЗНА БЕЛЕЖКА №3

Бих искал да обърна внимание на необходимостта от ремонт на офиса на отдела за връзки с клиенти. Стаята е влажна, мазилката е паднала, парното не работи. Служителите често са принудени да седят с връхни дрехи; посетителите имат отрицателно впечатление за организацията и нейните услуги.

Моля ви да наемете екип за ремонт, който да извърши ремонта.

С уважение,

Петров Иван Петрович (подпис).

Оборудване

Тук трябва да посочите оборудването, което трябва да бъде ремонтирано.

важно!Такъв документ не може да бъде адресиран до самия ръководител на компанията, а директно до ръководителя на отдела, който отговаря за изправността на оборудването, това може да бъде технически отдел, или IT.

Например:

Началник ИТ отдел

LLC "Бизнес консултации"

Борисов Б.Б.

от началник отдел обслужване на клиенти Иванова И.И.

СЕРВИЗНА БЕЛЕЖКА №4

Искам да ви обърна внимание, че в отдела за обслужване на клиенти има 4 компютъра Rover, които се нуждаят от ремонт. При двама мониторът не се включва, третият постоянно се изключва по време на работа, четвъртият има проблеми с клавиатурата и може да не вижда курсора). Работата с базата данни е много трудна; служителите са принудени да носят свои собствени таблети и лаптопи от вкъщи.

Моля ви да ремонтирате компютрите и да ни предоставите поне 2 други машини по време на ремонта.

С уважение,

Иванова Ирина Ивановна (подпис)

Автомобил

Тук трябва да посочите марката на служебния автомобил и какво точно се нуждае от ремонт. Например:

Генерален директор на ООО "Хризантема-А"

Сергеев С.С.

от водача Петров И.И.

СЕРВИЗНА БЕЛЕЖКА №4

Обръщам внимание, че служебният автомобил Фолксваген Пасат СС (2012 г.), закупен за нуждите на фирмата преди година, се нуждае от ремонт и не е подходящ за превоз на пътници (спирачката не работи). Това стана известно вчера, когато превозвах куриера Самохина от клиент до офиса на фирмата. Неизправността на машината е потвърдена от техник А.А.

Моля да издадете заповед за предаване на автомобила в автосервиз за ремонт.

С уважение

Петров Иван Иванович.

Така всеки може да напише бележка за ремонти - все пак всичко се разваля накрая и компютри, и лампи, и коли. Необходимо е само да се посочи какво точно изисква ремонт и дали оборудването изобщо може да бъде „реанимирано“ - може да се окаже, че е дошло времето за закупуване на ново.

За да направите това, по-добре е да се консултирате със специалист и след това да напишете бележка.

Бележка като самостоятелни видоведокументът липсва от общоруски класификатор документи за управление(OKUD).

Освен това този документ се използва широко в бизнес практиката. В тази връзка е най-добре да се състави бележка в съответствие с изискванията на GOST 6.30-2003 „USD.

Документът за бележка, за разлика от бележката, осигурява комуникация между организационните единици на хоризонтално ниво и се съставя от служител или ръководител на звено, адресирано до ръководителя или специалист на друго звено. Трябва да се има предвид, че бележките обикновено се изпращат от един ръководител на друг или от един служител на друг само ако официалният им статут е еквивалентен, в иначетова ще бъде бележка.

По принцип се съставят бележки по въпроси на логистиката, информацията, организационната и икономическата поддръжка. Служебните бележки са вид кореспонденция между структурни подразделения. Те обикновено съдържат конкретна заявка, оферта или друга частна информация. Вътрешна бележка, обясняваща причините за неизпълнение на плановете и изпратена до по-горно подразделение, е обяснителна бележка.

Състав на полетата на бележката:

  • Заглавие, посочващо адресата на бележката, посочващо структурното звено, длъжността и трите имена на получателя;
  • Дата на изготвяне и регистрационен номер на бележката;
  • истинското име" Служебна бележка";
  • Темата на съобщението под формата на подзаглавие към текста;
  • Действителният текст на бележката;
  • Отдел и длъжност на съставителя, подпис и препис от него;

Вътрешните бележки са основният инструмент за комуникация в организацията по всички въпроси на дейността, чието решаване е в компетенциите на отдела и не изисква привличане на вниманието на висшестоящ официален. Това е уникален тип кореспонденция между структурни подразделения. На практика в дейността на почти всяка организация възникват ситуации, които изискват документиране на информационните взаимоотношения на отделите. В тези ситуации се използват бележки.

Меморандум- това е информационен и справочен документ, който съдържа изложение на определен въпрос, както и определени заключения и предложения.

Целта на писането на бележка е да информира ръководството за текущата ситуация и да го насърчи да вземе определено решение.

В някои случаи отчетът може просто да има информационен характер, т.е.

Как да напишем бележка правилно

информира за изпълнение на поръчки, завършване или напредък на работа, задачи.

Този документ може да бъде съставен, както следва: собствена инициативаавтора и според указанията на ръководството.

Бележката може да бъде вътрешна и външна. Вътрешният се съставя на името на ръководителя на структурно звено или организация (по реда на пряко подчинение), външният - на името на ръководителя на висшестоящия орган.

Как се пише бележка

По своята същност и форма меморандумът наподобява вътрешен меморандум. Разликата между тях е, че бележките се изпращат от по-нискостоящо длъжностно лице до по-високостоящо, а служебните бележки се изпращат от служител или ръководител на едно структурно звено до служител с равностоен служебен статут в друго звено.

Формулярът за отчет съдържа следните подробности:

  • наименование на структурното звено (за външен доклад - наименование на организацията);
  • име на документа;
  • дата и регистрационен номер на документа;
  • място (град) на подготовка (за външен меморандум);
  • адресат - за кого е предназначен: име на длъжностното лице, фамилия, инициали;
  • заглавие на текста на документа - започва с думите „Относно ...“, „Относно ...“;
  • текстът на бележката - обикновено се състои от две части: първата описва текущата ситуация, втората излага предложения, искания и прави конкретни изводи;
  • подпис - длъжност на съставителя, личен подпис, препис от подписа: фамилия и инициали.

Образци и примери за бележки

Доклад за нарушение на трудовата дисциплина
Информира за факта на нарушение на трудовата дисциплина от служителя и съдържа искане за привличането му към дисциплинарна отговорност.
1 образец Доклад за неявяване на работа
Информира за факта, че служител отсъства от работното място през целия работен ден или значителна част от него и съдържа искане за привличането му към дисциплинарна отговорност.
1 примерна бележка срещу служител за обида
Информира за обидно поведение на длъжностно лице на работното място и съдържа искане за предприемане на мерки за предотвратяване на подобно поведение в бъдеще.
1 образец на Протокол за несъответствие служебни задължения
Информира за несъответствие или неправилно изпълнениенегов служител трудови задълженияи съдържа искане за привличането му към дисциплинарна отговорност.
1 проба

Примерен меморандум за бонуси

ДОКЛАД

2013-04-10-CN от 10/04/2013

Относно бонусите

Моля ви да възнаградите мениджъра по продажбите Александър Олегович Краснов с парична премия в размер на 8000 рубли за разширяване на клиентската база от 30 на 50 търговски обекта и удвояване на общия обем на продажбите на продукти през 3-то тримесечие на 2013 г.

Изготвянето на меморандум в рамките на организацията може да се извърши на обикновен лист хартия А4, външен, изпратен до висши органи- на бланката на организацията.

Изтеглете пример за меморандум

Служебна бележкае информационен и справочен документ, инструмент бизнес кореспонденцияв рамките на организацията.

Изготвя се бележка, за да се подчертаят всякакви бизнес въпроси, свързани с работата на отдел или конкретен служител, чието решение зависи от друга структурна единица на организацията или служител.

Писането на бележки, за разлика от бележките, се извършва между структурни звена или служители с еквивалентен служебен статус, които не са пряко подчинени.

Как се пише бележка

Въпреки че формата на писане на бележка е произволна, при изготвянето й трябва да се вземат предвид следните подробности:

  • „шапка“, където се посочва към кого е адресирано (длъжност, фамилия, собствено име, бащино име в дателен падеж);
  • наименование на документа - Служебна бележка;
  • дата на съставяне и номер;
  • заглавие към текста на документа - говори за предмета на бележката;
  • текстът на документа - първо има описание на текущата ситуация, след това някакво конкретно искане;
  • длъжност на съставителя, подпис и препис от подписа - фамилия, собствено име, бащино име на автора.

Примерна бележка за закупуване на компютър

Служебна бележка
05.10.2013 № 2
Москва

Относно ремонт на компютър (замяна)

Бих искал да ви обърна внимание, че от 20 септември 2013 г. често възникват софтуерни повреди на персоналния компютър, назначен на мениджъра по човешки ресурси Татяна Ивановна Мороз.

В тази връзка моля този компютър да бъде ремонтиран или сменен.

Примерна бележка за издаване на продукти

СЕРВИЗНА БЕЛЕЖКА
2013-09-20-CN от 20.09.2013 г

Относно издаването на продукти

Моля ви да се съгласите да проведете промоция за TM „J“.

Цел на действието:
— увеличаване на продажбите на дребно на сокове ТМ „J”;
— увеличаване на численото и качествено разпределение.

Промоционален период: октомври-ноември 2013г

Регион: Санкт Петербург, Воронеж

Участници в акцията: продавачи на търговски обекти

Промоционален механизъм: при поръчка на 5 литра сок ТМ “J” се предоставя 1 литър сок ТМ “J” като подарък.

Разпределение на наградния фонд:
Санкт Петербург - 400 пакета (по 1 л)
Воронеж - 60 опаковки (по 1 л)
Ефективност: планирано увеличение на продажбите с 30-40%.

Как да напиша правилно бележка до мениджър

Останалите неизползвани продукти ще бъдат върнати в склада.

Бележката се съставя на лист А4, ако организацията не поддържа електронно управление на документи.

Изтеглете пример за бележка

Общо намерени: 7

Моля, кажете ми коя опция е правилната? и защо
Той изучава списъците с персонала в търсене на заместници на тези, които са извън строя.
офицери.
Той проучва списъците с персонала в търсене на заместници на тези, които са извън игра.
офицери.

По-добре е да пренаредите фразата: Той изучава списъците на персонала, който да замести пенсионирани офицери.

добър ден
Сменете дефектното оборудване.
Необходимо ли е да се отделя фразата „извън ред“ от двете страни със запетаи в това изречение?
благодаря

Отговор на руското бюро за помощ

Не са необходими запетаи. Атрибутивната фраза, стояща пред дефинираната дума, не е изолирана.

здравей

Служебна бележка: цел форма на функция

Моля, имаме нужда от вашата помощ много спешно! Кажете ми дали формулировката на изречението е правилна и дали препинателните знаци са правилни: „Молим ви да ремонтирате или замените електрическото окабеляване, в зависимост от състоянието му, както и да замените повреденото електрическо оборудване: чанти, гнезда, компоненти в лампи .”

Отговор на руското бюро за помощ

Правилно: _Молим ви да ремонтирате или смените електрическото окабеляване (в зависимост от състоянието му), както и да смените повреденото електрическо оборудване: пакети, фасунги, компоненти на лампи_.

Въпрос № 213049

Моля, кажете ми какво е клерикализъм? Пример: Прочетете изречения, взети от говоримия език. Намерете в тях канцеларски думи и ги заменете с други думи, които съответстват на разговорния стил на речта. 1.Купих настолна игра за сина си. 2. Навиващата се маймуна не работи.

Отговор на руското бюро за помощ

Официализъм_ - дума или фигура на речта, характерна за даден стил делови книжа, документи и др.

Бележката е документ, който често се използва в бизнеса. Ако все още не сте го използвали, струва си да научите всички тънкости на композицията на хартията. В нашата статия ще ви разкажем подробно как да съставите бележка, какви данни трябва да посочите в нея и какви характеристики да вземете предвид.

○ Какво е бележка?

Бележката е документ, използван за обмен на информация между служителите. Тя може да бъде вътрешна (използва се само в рамките на организацията) или външна (изпраща се до други структури).

Според значението си то бива отчетно, разяснително, аналитично или разяснително.

○ Кога може да е необходимо?

Това е част от вътрешния документооборот, предназначен да разрешава най-ефективно текущите производствени ситуации.

Особеността на документа е, че той не само описва възникналия проблем, но и предлага начини за неговото решаване.

Освен това бележката е доказателство, че специалистът е установил ситуация, която трябва да бъде разрешена. Чрез компилиране на този документнеспособността на служителя да се справи самостоятелно с проблема се признава и отговорността за това се отстранява от него.

○ Правила за съставяне на бележка.

Законът не предвижда специална формаподготовка на този документ. Има обаче някои правила, които трябва да се вземат предвид при регистрацията му.

✔ Съдържание.

Можете да напишете документа във всякаква форма, но трябва да включите всички съществени данни, които правят бележката валидна. Те включват:

  • Посочване на получателя на документа (три имена, пълна длъжност).
  • Името на документа и неговия номер.
  • Същността на проблема, който трябва да бъде решен.
  • Предложения за разрешаване на проблем или списък с действия, които авторът очаква от получателя.
  • Име, дата и подпис на съставителя.

✔ Изисквания за регистрация.

Бележката се изготвя на стандартна хартия А4 или А5. Ако представянето на проблема заема повече от една страница, останалата част задължителноса номерирани.

Допуска се както хартиен вариант на бележката, така и електронен.

Задължителни изисквания за регистрация:

  • Наличие на подпис - бележката не може да бъде анонимна.
  • Отсъствие сквернословиеи съответствие с руските езикови стандарти.
  • Четивност: ако бележката е написана на ръка, се изисква четлив почерк; ако е отпечатана, използвайте стандартен шрифт.

Също така, преди да пишете, трябва да проверите дали подобни заявки са получавали отговор преди.

✔ Примерна бележка.

Тъй като няма установена форма на документа, можете да напишете бележка произволно. Но в същото време трябва да се вземат предвид изискванията, които трябва да бъдат отразени в документа.

Показаната тук проба може да се използва като пример.

Източник: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Характеристики на електронна бележка.

Ако фирмата има възможност електронен документооборот, можете да използвате електронната версия на бележката. Следователно няма значителни разлики от хартиения еквивалент в този случайможете също да използвате горната опция.

Използваните шрифтове са Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 според избрания шрифт. Традиционното разстояние между редовете е 1-1,5; за букви в думи – нормално; между с отделни думи– пространство (един брой). Също така е необходимо да се направи отстъп на параграфа - 1,25 cm.

Единствената особеност на електронната версия е, че не е необходимо да посочвате получателя. Вместо да се посочва в текста, се въвежда имейл адрес.

Когато изпращате, трябва също да поискате разписка за прочитане, която ще ви уведоми, че вашето съобщение е прочетено.

○ Процедура за разглеждане.

След изпращане на бележка, тя се регистрира работник по персонала, след което се изпраща за преглед на отговорното лице (фактът на запознаване се отбелязва чрез поставяне на съответните знаци), след което се изпраща на адресата. Последният поставя резолюция върху документа („Съгласен“, „Отхвърлен“, „Приключен“ и др.), след което изпращачът се информира за взетото решение по негово искане.

Вътрешният документ е форма на вътрешен документооборот, която ви позволява най-ефективно и ефикасно да разрешавате текущи производствени ситуации.

По-долу ще ви кажем как да напишете бележка по електронен път.

Характеристики на електронния документооборот

Ако една организация позволява обмен на данни чрез електронни комуникации, включително имейл, тогава изпращането на бележка е опростено. Предимствата на такъв документооборот в предприятието включват и скоростта на разглеждане на заявките.

Как да напиша бележка по електронен път? Точно същото като в класическа версияна на хартия. Няма съществени разлики в документите. Пример в този формат практически не се различава от примера, даден по-рано.

Основната част от вашата бележка (т.е. непосредственото описание на ситуацията и предложенията, представени за разглеждане) остава точно същата като в нашия пример.

Единственото изключение е, че вече не е необходимо да посочвате адресата в бележката. Името на потребителя, до когото се изпраща заявката, ще бъде въведено в реда „Адрес“. Ако говорим за обмен на документи чрез споделен ресурс(например един имейл адрес на отдел), в реда „Тема“ трябва да посочите до кого е адресирано съобщението.

Освен това, когато използвате имейл (индивидуална пощенска кутия), в повечето случаи вече има подпис, който се вмъква автоматично в текста на писмото. Това ви позволява значително да спестите време, включително писане на бележка. Ако вашата поща не ви позволява да идентифицирате подателя (например, ако използвате споделена пощенска кутия), не забравяйте да включите вашето име и позиция в края на писмото.

Важно: когато изпращате информация чрез имейлне забравяйте да поискате известие, че сте прочели изпратено съобщение (за да направите това, трябва да поставите отметка в съответното квадратче). Това известие е доказателство, че действително сте изпратили бележката до конкретен получател в точно определено време.