Automatizovaný systém toku dokumentů v podniku. Automatizované systémy v kancelářské práci

Automatizace toku dokumentů (papírování) a automatizace obchodních procesů jsou stále častěji na pořadu dne v různých ruských podnicích. Každý moderní podnik nepochybně potřebuje spolehlivý a kvalitní mechanismus pro přenos firemních dokumentů a úkolů na zaměstnance podniku.

Systém automatizace toku dokumentů založené na platformě 1C umožňuje efektivní řízení toku firemních dokumentů. Systém správy dokumentů se stane efektivním elektronickým nástrojem pro každého zaměstnanci kanceláře, od sekretářů po jednatele.

Systém toku dokumentů zlepší rychlost rozhodování a celkovou efektivitu podniku. To vše bude vážnou konkurenční výhodou.

Automatizace a elektronická správa dokumentů je pohyb různých dokumentů od autorů k účinkujícím, takový pohyb umožňuje rychle a přesně zprostředkovat informace zájemcům. Čím větší firma, tím více dokumentů (objednávky, smlouvy, instrukce atd.) přichází ke kontrole a tím obtížnější je organizovat práci skupin zaměstnanců i celého podniku s novými informacemi.

Systém automatizace toku dokumentů EDMS „Corporate Document Flow“ vám umožňuje řešit následující úlohy:

Automatizujte tok dokumentů, včetně kontroly a kontroly dokumentů
Zvýšit kontrolu nad prováděním zakázek a přípravou podkladů zaměstnanci
Organizovat řízení podnikových obchodních procesů podniku
Zprávy elektronický archiv dokumenty

Rozhraní programu je poměrně jednoduché, ale zároveň funkční. Interakce s uživatelem systému správy dokumentů je jednoduchá a srozumitelná všem zaměstnancům podniku. Všechny potřebné nástroje pro efektivní automatizaci toku dokumentů jsou obsaženy v produktu EDMS „Corporate Document Flow“.

Pokud používáte standardní funkcionalitu produktu, může být proces automatizace krátký; seznámení zaměstnanců s funkcemi programu obvykle trvá 1–2 dny. Chcete-li začít efektivní práce to obvykle stačí.

Zvláště dobrého implementačního efektu je dosaženo v podnicích, kde se již používají systémy založené na platformě 1C:Enterprise. Protože rozhraní systému správy dokumentů je velmi podobné již známým rozhraním jiných systémů založených na 1C. Uživatelé pracují se známými prvky – adresáři, dokumenty, sestavami a zpracováním. Při zakládání systému se nemusí učit zásadně nová rozhraní, využívají zkušenosti, které již mají při práci s programy 1C.

Pokud podnik vyžaduje individuální přizpůsobení nebo vývoj nových funkcí, naši specialisté jsou vždy připraveni udělat vše potřebnou práci. Kromě toho se snažíme provádět takové práce, aby další aktualizace standardní systém byly co nejvíce zjednodušeny.

Pro získání kvalitních výsledků při práci se systémem je nutné zajistit snadnou podporu systému. Pro zaměstnance podporující systém poskytuje EDMS „Corporate Document Flow“ jednoduchá a srozumitelná rozhraní. Systém umožňuje rychlou konfiguraci a návrh obchodních procesů. Správa EDMS „Corporate Document Flow“ se neliší od správy jiných produktů na něm založených.

Návrháři podnikových procesů mají k dispozici jednoduché a srozumitelné systémové prvky. Návrh obchodních procesů pro automatizaci toku dokumentů se provádí pomocí prvků již známých z jiných programů založených na platformě 1C - různé adresáře a systémové dokumenty. Systém má nástroje, které vám umožní rychle navrhnout obchodní procesy pro sledování různých úkolů účinkujících, vydávání pokynů a organizování cest dokumentů. V systému správy dokumentů existují jednoduchými způsoby nastavení automatické archivace dokumentů.

Efektivita automatizace toku dokumentů a obchodních procesů spočívá v tom, že pro vývoj typů (karet) dokumentů, stejně jako tras obchodních procesů, nejsou vyžadovány žádné speciální znalosti nebo dovednosti, nejsou vyžadovány žádné znalosti programovacích jazyků, stačí postačují obecné znalosti práce s počítačem na pokročilé uživatelské úrovni.

Systém správy dokumentů EDMS "Corporate Document Management" je navržen jako univerzální systém pro automatizaci a navrhování podnikových procesů pomocí jednoduchých a funkčních nástrojů.

Program EDMS "Corporate Document Flow" podporuje práci s elektronickými digitálními podpisy (EDS). Technologie elektronické digitální podpisy Dnes je to velmi důležitá a významná technologie. V mnoha moderních společnostech použití digitálního podpisu při práci s dokumenty je to povinné a tok dokumentů bez digitálních podpisů se zásadně nepoužívá.

Elektronický digitální podpis umožňuje se 100% přesností potvrdit autorství podpisu zaměstnance na dokumentu a také zaručit, že dokument nebyl od okamžiku podpisu změněn.
S pomocí elektronického systému správy dokumentů „Corporate Document Management“ tedy můžete nejen zvýšit efektivitu podnikové práce s dokumenty, ale také zvýšit důvěru a spolehlivost přenášených informací, a tím snížit chyby a náklady. dodatečná kontrola a oprava dokumentu.

Scénáře pro použití systému správy dokumentů

Níže uvádíme 2 malé pracovní scénáře automatizovaný tok dokumentů ve firmách.

Scénář 1: Zaměstnanec musí co nejrychleji schválit firemní dokument. Můžete jít starým způsobem - poslat jeho kopie e-mailem všem příjemcům nebo jít na sekretářku a požádat o vytištění se schvalovacím listem. Ve skutečnosti to zabere spoustu času, ale hlavně nikdo nezaručí, že dokument bude přečten, může být omylem smazán nebo se navíc ztratí mezi hromadou dalších dokumentů; , příjemce tam nemusí být ve správný čas .

Pomocí elektronického systému správy dokumentů, například EDMS „Corporate Document Flow“, je v podniku vytvořen společný informační prostor, takže informační toky nemohou být náhodně přerušeny nebo zastaveny. Pokud je dokument odeslán ke kontrole prostřednictvím automatizovaného systému správy dokumentů, pak si můžete být jisti, že půjde přesně po cestě, která byla zamýšlena při jeho návrhu. V případě nepřítomnosti požadovaného pracovníka (na nemocenské, na služební cestě apod.), pak v závislosti na nastavení systému připadne doklad jeho zástupci nebo jinému zaměstnanci linky. Obchodní procesy podniku, pokud jsou automatizované, nepodléhají nehodám, ale fungují jasně a spolehlivě.

Scénář 2: Nový zaměstnanec neví, jak zahájit proces přípravy na schůzku s klientem. V normálním případě požádá své kolegy o pomoc a řekne mu všechny podrobnosti, čímž je odvede od plnění úkolů a v některých případech jim dá záminku k odložení úkolů pod záminkou pomoci nováčkovi. Taková organizace práce může vést k tomu, že se nesplněné úkoly budou hromadit jako sněhová koule a zapojovat stále více nových zaměstnanců.

V případě použití automatizovaného systému toku dokumentů a obchodních procesů musí zaměstnanec pouze zahájit nový obchodní proces, který byl dříve navržen a schválen v podniku. Například zahájí proces přípravy na schůzku. V tomto případě EDMS „Corporate Document Flow“ začne vydávat potřebné úkoly potřebným zaměstnancům, zatímco obchodní proces může generovat úkoly pro iniciátora jeho spuštění.

V takovém případě zaměstnanec nikdy nezapomene dokončit žádný důležitý úkol, například mu proces ve správný čas připomene nutnost zarezervovat zasedací místnost. Tato organizace práce vede ke zvýšení efektivity nejen jednoho zaměstnance, ale celého podniku jako celku. Což má samozřejmě pozitivní vliv na růst zisku a vede k rychlé návratnosti investice do automatizovaného systému správy dokumentů.

V některých případech jedna úspěšná transakce navíc, kterou vaši zaměstnanci dokončili efektivně a včas díky systému toku dokumentů, mnohonásobně vrátí všechny investice do automatizace toku dokumentů vašeho podniku.

Automatizace toku dokumentů není jen prostředkem k optimalizaci interních procesů, je to příležitost získat výhodu v silně konkurenčním prostředí. Automatizované systémy toku dokumentů pomáhají urychlit procesy a poskytují manažerům úplný obraz o práci společnosti při přijímání provozních i strategických rozhodnutí.

V tomto článku se podíváme na problémy, se kterými se společnosti nevyhnutelně potýkají, když se rozhodují zavést elektronickou správu dokumentů.

Kdy a proč je ve firmě potřeba automatizace dokumentů?

Dokumenty a další podnikové informace mají značnou hodnotu, stejně jako materiální zdroje. Abychom byli konkurenceschopní, potřebujeme moderní přístupy ke zpracování dokumentů a je důležité věnovat dostatečnou pozornost otázkám informační bezpečnosti.

Můžeme identifikovat řadu problémů společných těm organizacím, které stále aktivně používají papír:

dokumenty se neustále ztrácejí;
hromadí se mnoho dokumentů, jejichž účel a zdroj nejsou jasné;
důvěrnost je často porušována – informace se dostávají do nesprávných rukou;
hodně času se stráví hledáním požadovaný dokument a vytvoření soupravy;
je vytvořeno několik kopií stejného dokumentu - hodně peněz se utratí za papír a kopírování;
Příprava a schvalování dokumentů zabere spoustu času.

Cena projektu závisí na několika faktorech: třída systému, funkční a technologické možnosti, rozsah organizace správy elektronických dokumentů. Celkové náklady se skládají z nákladů na softwarové licence a nákladů na práce provedené dodavateli při implementaci.

Částka vynaložená na implementaci často převyšuje celkové náklady na softwarové licence – na to je třeba být připraven. Úspora na implementačním projektu je ztrátová strategie. Efektivita systému v naprosté většině případů závisí na správné implementaci: důležité je zohlednit všechny požadavky a dospět k optimalizaci řešení.

Ekonomická efektivita – mýtus nebo realita?

Stále častěji se objevují otázky ekonomické efektivity automatizace toku dokumentů. Vyčíslit ekonomická účinnost Od zavedení automatizačního systému je tok dokumentů poměrně obtížný, protože musíte brát v úvahu velký počet faktory a zpracovávají značné množství informací.

Čím větší je tok dokumentů v podniku, tím obtížnější je posoudit jeho ekonomickou efektivitu. Na základě empirických dat je pomocí expertní analýzy možné odhadnout ekonomický efekt, ale nebudeme se zdržovat matematickými výpočty. Zdůrazněme hlavní faktory ovlivňující ekonomický efekt.

Pokud je systém správně zvolen a proces implementace je úspěšný, pak snížením času stráveného rutinními operacemi s dokumenty mohou zaměstnanci efektivněji využívat pracovní doba a dělat více práce.
Elektronické systémy pro správu dokumentů umožňují optimalizovat činnost jednotlivých divizí podniku i celé organizace jako celku. Mnoho systémů poskytuje analytické informace, které se používají k přijímání mnoha důležitých manažerských rozhodnutí.
Manažeři firem dostávají pohodlný nástroj pro sledování a kontrolu výkonnostní kázně zaměstnanců. Včasné přerozdělení zdrojů, objektivní posouzení náročnosti práce a vytížení útvarů, schopnost kontroly jednotlivých procesů – to vše přispívá k růstu osobní odpovědnosti každého zaměstnance.

S tím jsou spojeny i další výhody systém automatizace dokumentů. Nejsou vždy zřejmé, ale samozřejmě také ovlivňují efektivitu organizace jako celku. Jde o zvýšení úrovně odborného výcviku zaměstnanců, ambice zaměstnanců rostou, kultura využívání modern informační technologie.

Neustálý růst objemu informací, rozvoj vědy a techniky je nejen bezprostředním důvodem pro zavádění automatizovaných systémů pro práci s informacemi a dokumenty, ale slouží i jako základ pro jejich tvorbu a rozvoj. Potřeba automatizace práce s dokumenty a implementace systémů elektronické správy dokumentů je dána potřebou efektivního řízení podniku. Výsledkem automatizace dokumentačních systémů je včasná realizace jasně strukturovaných informačních úkolů, které před manažerem stojí, což zjednoduší a správně zorganizuje práci jednotlivých oddělení, zrychlí výrobního procesu a také optimalizovat výkon organizace jako celku.

I malé firmy každý den řeší různé smlouvy, faktury, dopisy, instrukce [1 ] . Vzhledem k tomu, že proces řízení každé společnosti je založen na informacích o spravovaných objektech, které jsou nejčastěji prezentovány v dokumentech, a naopak jsou základem pro jakékoli rozhodnutí, organizace toku dokumentů je jedním z hlavních a nejdůležitějších úkolů. dokumentační podporařízení.

Předmětem této studie je organizace toku dokumentů v podniku.

Předmět – automatizace dokumentačních systémů jako cesta k dosažení efektivity řízení.

Cílem studie je analyzovat rysy a problémy implementace systémů automatizovaného řízení informací v moderním podniku.

Tohoto tématu se dotýkají práce dokumentových vědců Lariny M.V., Ryskové O.I., Yankové V.F., Bobyleva M.P. V současné době má většina výzkumů a publikací o automatizaci a implementaci systémů elektronické správy dokumentů převážně aplikovanou povahu a odráží pouze úzké aspekty. tohoto tématu, což pro komplexní studium a aplikaci v praxi nestačí.

Tok dokumentů- činnosti související s organizováním pohybu dokumentů v podniku od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí do dokončení provedení: odeslání z organizace a (nebo) odeslání do archivu.

Elektronická správa dokumentů(EDO)– mechanismus pro práci s elektronickými dokumenty, včetně celého životního cyklu elektronického dokumentu: vytvoření, úprava, uložení a odeslání. Elektronická správa dokumentů v podniku se zavádí s cílem zcela eliminovat tok papírových dokumentů, aby se ušetřily zdroje a čas.

Elektronický systém správy dokumentů (EDMS) - organizační a technický systém, který zajišťuje proces tvorby, řízení přístupu a distribuce elektronické dokumenty v počítačových sítích a také zajištění kontroly nad tokem dokumentů v organizaci.

Nejprve identifikujme hlavní problémy, kterým čelí společnosti, které pracují s dokumenty tradičním způsobem:

ztráta dokumentů, která může vést k různým důsledkům, jedním z takových důsledků je únik informací;
hromadění značného objemu dokumentů, což komplikuje práci jak jednotlivých oddělení, tak organizace jako celku;
Velké množství času stráveného prací s papírovými dokumenty;
lidský faktor: zaměstnanci při práci s daty chybují, což může vést k nevratným a vážným následkům.

Automatizace systémů správy dokumentů vyřeší tyto problémy a také:

Zajistí jasné strukturování úkolů a delegování pravomocí mezi útvary, což povede ke koordinované práci organizace jako jednotného mechanismu;

Zjednoduší práci s dokumenty a zvýší její efektivitu využitím moderních informačních technologií;

Výrazně urychlí proces práce s dokumenty, což povede ke zvýšení produktivity zaměstnanců;

Zajišťuje spolehlivé zabezpečení dokumentů a ochranu před neoprávněným přístupem;

Plná kontrola nad procesem správy a centralizace archivů s dokumenty;

Snížení finančních nákladů, minimalizace daňových rizik a pokut.

Obecně je podstatou automatizace dokumentového workflow zavádění moderních informačních technologií s cílem zajistit pohodlí, spolehlivost a efektivitu práce s dokumenty.

Ale i přes skutečnost, že implementace systémů elektronické správy dokumentů má řadu výhod, podnikatelé a dodavatelé se často potýkají s problémy spojenými s implementací EDMS.

Obvykle lze tyto problémy rozdělit do 3 skupin:

¾ organizační;

¾ technologické;

¾ administrativní.

Organizační problémy pocházejí především ze strany managementu a zákazníka.

¾ Manažeři často nemají jasnou představu o možnostech a funkcích EDMS, a proto mohou nastat potíže při vytváření implementačního projektu.

¾ Podcenění přípravné části. V této fázi se identifikují problémové oblasti, připraví se personál, který bude s vytvořeným systémem pracovat, a shromáždí se potřebné materiály. informační materiál atd.

¾ Nekonzistence jednání. K tomu může dojít nejen při plánování projektu mezi zákazníkem a dodavatelem, kdy se setkávají různé zájmy, ale také v rámci organizace zákazníka.

Zavedení EDMS s sebou nese nárůst uživatelů PC. Přechod na elektronickou správu dokumentů vede k výraznému nárůstu zatížení serverů. Pojďme tedy k technologický problémy, které se nejčastěji vyskytují během provozu systému:

¾ Informační infrastruktura organizace nemusí být připravena na nadcházející zatížení.

¾ Funkčnost systému nesplňuje očekávání - nedostatek potřebného souboru operací, které zákazník potřebuje.

¾ Absence jednotná pravidla regulace toku dokumentů v rámci organizace.

Pojďme k poslední skupině problémů - správní:

¾ Nízké zapojení některých zaměstnanců do projektu.

¾ Odpor k zavedení nového systému správy dokumentů.

¾ Nedostatečná kvalifikace zaměstnanců společnosti.

Po zvážení problémů implementace systému EDMS je důležité pochopit, že implementace vyžaduje obrovské úsilí ze strany zákazníka (manažera podniku), dodavatele elektronický systém a zaměstnanci podniku.

Manažer musí jasně znát možnosti svého podniku a zaměstnanců, umět si stanovit úkoly a cíle, kterých chce automatizací toku dokumentů dosáhnout, a také to vše srozumitelně vysvětlit dodavateli, aby nedocházelo k nedorozuměním.

Dodavatel EDMS zase musí pečlivě analyzovat rysy podnikových procesů daného podniku, stav zařízení a technologií a na základě získaných poznatků nabídnout možné možnosti k dosažení co největší účinnosti.

Organizace práce a školení zaměstnanců při práci se systémy elektronické správy dokumentů je snad klíčovou a důležitou etapou zavádění automatizovaných systémů řízení. Protože podnik je komplexní mechanismus založený na interakci zaměstnanců oddělení pod vedením a kontrolou šéfa, konečný výsledek závisí absolutně na každém prvku tohoto mechanismu. Proto byste neměli šetřit čas, úsilí a materiální prostředky na školení a rekvalifikaci.

K řešení problémů přechodu na elektronickou správu dokumentů lze přistupovat s různé strany. Nejprve však musí být přechod plánován a krok za krokem, s přihlédnutím k charakteristikám každého prvku podnikové struktury.

Dobře zavedená organizace toku dokumentů, jako výsledek pečlivé přípravy na implementaci EDMS, nevyhnutelně přinese podniku nové provozní příležitosti a také pozvedne jeho aktivity na kvalitativně novou úroveň.

Automatizace toku dokumentů je opatření, ke kterému se uchylují téměř všechny moderní podniky. I malé firmy pracují se spoustou různých dokumentů, včetně dopisů, rozpočtů, faktur, smluv a nejrůznějších požadavků. Právě z tohoto důvodu téměř každý moderní organizace se snaží využít takové opatření, jako je automatizace dokumentu, která zajišťuje úplnost a bezpečnost dat, snadné vyhledávání a ukládání různých informací a také maximální optimalizaci času potřebného pro jeho schválení.

Proč je to nutné?

Téměř v každé společnosti tráví zaměstnanci spoustu času hledáním potřebné informace a statistiky výmluvně ukazují, že to zabere přibližně polovinu pracovní doby. Stává se také, že některé dokumenty, které „někde“ existují, musíte místo opětovného použití znovu vytvořit. Je to zcela standardní pro situaci, kdy je zdrojový text smlouvy na počítači advokáta, a účetní zápisy na listinách doprovázejících plnění smluv se provádějí v účetní systém, účetnictví a úkony jsou vedeny v listinné podobě na finančním oddělení a korespondence ohledně provádění smluvních prací je v emailových schránkách zaměstnanců. Takové „rozptylování“ informací je extrémně škodlivé pro bezpečnost, integritu a konzistenci. V takových situacích se automatizace toku dokumentů stává relevantní.

Zaváděním specializovaných informačních systémů se řeší velká většina problémů. Některé rozpočtové systémy například umožňují vytvořit systém propojených rozpočtů s následným generováním a ukládáním různých verzí takových dokumentů a také indikací jejich stavů. Použitím takových systémů je tedy částečně vyřešen problém toku rozpočtových dokumentů.

Neměli bychom však zapomínat, že moderní rozpočtové databáze, stejně jako účetní a ERP systémy, v drtivé většině případů pracují se strukturovanými informacemi, tedy daty, která lze vytvářet a ukládat ve formě tabulky. Podle většiny odborníků je poskytováno pouze 20% z celkového objemu dat jakéhokoli moderního podnikání, zatímco zbytek zahrnuje elektronickou korespondenci, texty dokumentů, všechny druhy zápisů z jednání a jednání, obrázky atd. Dost často bez prostudování nestrukturovaných informací prostě není možné normálně posoudit kontext, ve kterém se strukturované informace již vyskytují. Uchovávání, shromažďování a následné zpracování těchto údajů je zajištěno využitím takových opatření, jako je automatizace dokumentů nebo firemní systémy pro správu obsahu informací.

Co je to?

Dokumenty ze všech systémů logicky souvisejících s těmito informacemi se nazývají kontext. Může zahrnovat obsah papírové nebo elektronické korespondence, faxy, platební doklady, zápisy z akcí, obrazové nebo zvukové záznamy a mnoho dalších informací. Kontext lze do dokumentu přidat ručně nebo lze proces plně automatizovat v závislosti na preferencích a potřebách vedení.

Například, moderní systém automatizace toku dokumentů v procesu tvorby a následné změny rozpočtů umožňuje využít řadu dalších kontextových informací:

všechny druhy průzkumů trhu, včetně nejen našich vlastních, ale i těch získaných z externích zdrojů;
různé dohody s protistranami (kupujícími nebo dodavateli);
speciální regulační a referenční dokumentace;
další dokumentaci, která odráží veškerá omezení nebo předpoklady (například míry inflace, směnné kurzy a další údaje);
pořádáno k projednání jakékoli verze sestavovaného rozpočtu a také včetně všech druhů pracovních připomínek a připomínek účastníků procesu (taková dokumentace je často zasílána mezi všemi zaměstnanci e-mailem a je uložena odděleně od souborů s informacemi o rozpočtu) .

Uživatel, který pracuje s rozpočtem, si může v případě potřeby kdykoliv prohlédnout kterýkoli z výše uvedených dokumentů moderní technologie automatizace dokumentů mu to umožňuje bez zdlouhavého hledání.

Jaké systémy používáme?

Některá z nejběžnějších softwarových řešení, která lze nalézt v ruské společnosti, můžete to nazvat kombinací nástrojů Microsoft Outlook spolu s Microsoft Exchange Server. První aplikace je v zásadě instalována téměř na každém počítači, přičemž Exchange Server je poměrně často využíván jako plnohodnotný poštovní server. Navzdory tomu, že ve společnostech, kde je elektronická správa dokumentů zavedena již poměrně dávno, se takové programy používají pouze jako platforma pro práci s e-mailem, po určitém centralizovaném nastavení lze i tento software použít jako docela funkční nástroj pro automatizaci dokumentů pro téměř jakoukoli organizaci.

Na momentálně ruský trh plné desítek různé systémy, s jehož pomocí je zajištěna automatizace správy dokumentů a podobný software nabízí nejen západní, ale i tuzemští vývojáři. I Microsoft kromě výše uvedených programů nabízí také utility jako Content Management Server nebo SharePoint Portal Server.

Documentum je považováno za nejvýkonnější ze všech existujících systémů, ale hlavně pouze velké společnosti použít takový proces automatizace. Tok dokumentů některých společností je automatizován pomocí softwarového balíku Lotus Notes, ale mnozí jej nazývají jakýmsi „konstruktorem pro programátory“, protože na jeho základě je poměrně obtížné vytvořit plnohodnotný systém.

Jaké jsou rozdíly mezi ruskými a západními systémy?

Pokud mluvíme o hlavních rozdílech mezi domácími a zahraničními utilitami, spočívají v dostupných možnostech škálování. Pokud například systémy od západních vývojářů mohou fungovat v téměř jakémkoli operačním systému, pak se ty domácí vyvíjejí převážně pouze pro jeden z nich, a přirozeně je to často Windows. Západní systémy jsou nakonfigurovány tak, aby používaly jakýkoli DBMS. Taková omezení Ruské systémy může značně zkomplikovat schopnost vytvářet multiplatformní integrovaná řešení.

Z hlediska funkčnosti je hlavní rozdíl v tom, že na Západě je automatizace produkce dokumentů a toku dokumentů prováděna několika programy, které mohou být vydány pod jednou značkou, ale zároveň určeny pro různé účely. Například Documentum nabízí několik samostatných produktů, které se používají pro plnou automatizaci, stejně jako integraci s ERP systémy, podporu toku návrhových dokumentů atd. Naprostá většina softwaru vyvinutého v Rusku je zaměřena na řešení konkrétního problému.

Za zmínku také stojí, že zásadní rozdíl spočívá v přístupu obou stran k tomu, co tvoří systém automatizace dokumentů. Západní systémy jsou zaměřeny na poskytování plné automatizace a následné podpory různých end-to-end obchodních procesů probíhajících v rámci organizace, zatímco drtivá většina domácích programů automatizuje pouze určité funkce.

Náklady na západní systémy se pohybují přibližně od 400 do 1000 USD za každý pracoviště, aniž by byly zohledněny náklady na implementaci, programy a vybavení, které jsou nutné k zajištění běžného toku elektronických dokumentů. Samotná implementace často stojí přibližně polovinu obvyklých nákladů na licence, protože programy pro automatizaci dokumentů se nejčastěji prodávají s různými akcemi, ale v některých situacích je cena o řád vyšší. Jedním z nejobtížnějších projektů je vždy automatizace finanční dokumentace, protože u takových projektů jsou náklady na implementaci přibližně 2-3krát vyšší než náklady na licence.

Domácí programy se prodávají za cenu 200-600 $ za každé pracoviště a kromě toho se berou v úvahu náklady na další programy a různé vybavení. V konečném důsledku se výpočet komparativní hodnoty provádí téměř stejným způsobem jako v západních systémech.

Zvláštnosti

V naprosté většině případů jsou prioritní oblastí automatizace procesy související se schvalováním dokumentů, například proces počáteční přípravy a další realizace rozpočtů. Mnoho týmů však nyní využívá automatizaci kancelářské práce a toku dokumentů, tedy z procedur pro evidenci odchozí a příchozí dokumentace.

Zavedení elektronického systému do provozu se zásadně neliší od implementace jakýchkoli jiných automatizovaných systémů, takže stojí za to se pozastavit pouze u charakteristických rysů tohoto projektu.

Vytváření firemních úložišť

Zavedení systému automatizace dokumentů v každém případě znamená vytvoření jakéhosi podnikového úložiště, ve kterém bude uložena veškerá dokumentace. Logická struktura takového úložiště, vývoj a další implementace bezpečnostní politiky, stejně jako hierarchie ukládání dokumentů, vyžadují maximální péči a musí být provedeny v rané fázi projektu.

Je třeba vzít v úvahu, že funkci úložiště lze nasadit na začátku návrhu, takže již v počáteční fázi je možné přesunout všechny dokumenty z jejich aktuálních úložných míst do jediného podnikového úložiště. Uživatelé se díky tomu mohou seznámit s některými základními funkcemi systému a zároveň se seznámit s jeho používáním. Adaptaci zaměstnanců na implementované systémy je možné urychlit využitím servisních funkcí, jako jsou upozornění na změny v dokumentaci, vzhled nových dokumentů apod.

Automatizaci toku dokumentů tedy vyžaduje každý moderní podnik, který se snaží rozvíjet a zlepšovat svou práci.

Organizace toku elektronických dokumentů v podniku v otázkách a odpovědích

Automatizace toku dokumentů se dnes stala nejen prostředkem k optimalizaci vnitřních procesů podniku, ale naléhavou nutností v podmínkách tvrdé konkurence. Právě automatizace toku dokumentů dává jakékoli organizaci nové příležitosti k urychlení práce a umožňuje jí dostat se před konkurenty při přijímání provozních i strategických rozhodnutí. Tento článek vám pomůže určit potřebu automatizace toku dokumentů ve vaší organizaci a také některé faktory, které je třeba vzít v úvahu při rozhodování o automatizaci toku dokumentů v podniku.

V předchozím článku jsme se dotkli klasifikace softwarových produktů pro automatizaci práce s dokumenty a prozkoumali hlavní body, kterým byste měli věnovat pozornost při výběru systémů pro automatizaci kanceláře.

Kancelářský automatizační systém vám však umožňuje automatizovat pouze malou oblast práce v organizaci. V tomto článku přiblížíme systémy elektronické správy dokumentů šířeji, bez vyzdvihování konkrétních produktů, a pokusíme se odpovědět na nejdůležitější otázky, které vyvstávají při implementaci systémů elektronické správy dokumentů (EDMS).

Otázka 1. Kdy a proč je nutné organizovat elektronickou správu dokumentů v podniku?

Dnes je automatizace toku dokumentů v podniku stejně nezbytná jako automatizace účetnictví v polovině devadesátých let. Důvodů je mnoho. Za prvé, informace musí být zpracovány co nejrychleji a nejúčinněji, někdy jsou informační toky neméně důležité než materiálové toky. Za druhé, ztráta informací nebo jejich pád do nesprávných rukou může být velmi nákladný. Můžeme identifikovat řadu problémů společných těm organizacím, kde se práce s dokumenty provádí tradičním způsobem:

· dokumenty jsou ztraceny;
· hromadí se mnoho dokumentů, jejichž účel a zdroj jsou nejasné;
· dokumenty a informace v nich obsažené se dostanou do nesprávných rukou;
· mnoho pracovního času zabere vyhledávání požadovaného dokumentu a vytváření tematického výběru dokumentů;
· je vytvořeno několik kopií stejného dokumentu - hodně peněz se utratí za papír a kopírování dokumentů;
· Mnoho času se stráví přípravou a schvalováním dokumentů.

Zavedení elektronického systému správy dokumentů umožňuje vyřešit všechny tyto problémy a také:

· Zajistit koordinovanou práci všech oddělení;
· zjednoduší práci s dokumenty a zvýší její efektivitu;
· zvýší produktivitu zaměstnanců snížením času na tvorbu, zpracování a vyhledávání dokumentů;
· zvýší efektivitu přístupu k informacím;
· vám umožní rozlišit přístupová práva zaměstnanců k informacím.

Závěr: automatizace toku dokumentů je nezbytná v každé organizaci, bez ohledu na rozsah a typ vlastnictví. Organizace EDMS musí začít právě teď.

Otázka 2. Výběr elektronického systému správy dokumentů - sladké písně výrobců a dodavatelů.

Nyní se musíte rozhodnout o výběru systému. V předchozím článku jsme roztřídili stávající produkty pro automatizaci práce s dokumenty. Připomeňme si třídy systémů:

· kancelářské automatizace a systémy toku dokumentů
Systémy řízení pracovního toku
· systémy pro organizaci a správu archivů dokumentů
· systémy elektronické správy dokumentů

Každý systém řeší určitou třídu problémů. Od systému automatizace kanceláře by se tedy nemělo očekávat úplné směrování pracovních toků.

Zvláštní zmínku si zaslouží systémy třídy ERP – od potenciálního zákazníka často slýcháme následující slova: „implementujeme ERP systém a nebudeme implementovat systém automatizace správy dokumentů (DMA). Existuje mylná představa, že ERP systémy řeší všechny problémy s tokem dokumentů v podniku. Není tomu tak – ERP systémy jsou navrženy tak, aby automatizovaly tok výrobních dokumentů, nikoli správu, a nejúčinnějším řešením je integrace ERP systému a předškolního automatizačního systému.

Každý výrobce systému říká, že jeho produkty jsou nejfunkčnější, nejpohodlnější a nejúčinnější. Často se to tak stává – zákazník přijde s velmi konkrétním problémem, po jehož vyslechnutí výrobce mluví o svém super systému, který tento a všechny další problémy okamžitě vyřeší. Výsledkem je, že zákazník utrácí peníze (často značné peníze) na organizaci systému automatizace dokumentů v podniku a nedostane to, co chtěl. s tím vším, softwarový produkt mohl být opravdu dobrý, ale původně měl řešit problémy jiné třídy.

Tip č. 1 – rozhodněte se, jaký typ úkolů chcete automatizačnímu systému svěřit. Pokud organizace nemá specialisty na zaměstnance, kteří mohou nezávisle určit třídu požadovaného systému, je lepší vyhledat pomoc od konzultanta. Pro začátek se můžete podívat na recenze publikované v odborném tisku a na některých internetových stránkách.

Tip č. 2 - když si určíte, jakou třídu systému potřebujete hledat, prostudujte si pokud možno všechny nabídky, vyberte si systémy s funkčností, kterou potřebujete, ale ty, které lze v budoucnu rozšířit přidáním nových funkcí.

Tip #3 - kontakt technický specialista. Možnosti systému jsou do značné míry určeny softwarovou a hardwarovou platformou, na které bude systém provozován. Neměli byste si myslet, že EDMS, ve kterém DBMS nepodporuje replikaci, a poštovní server známé společnosti z Redmondu se používá jako transportní médium, účinně vyřeší problémy s organizací toku dokumentů v geograficky distribuovaných podnicích.

Tip č. 4 – Vyberte si systémy, které se snadno konfigurují, rozšiřují a škálují (tj. poskytují ochranu investic), snadno se používají a mají ergonomické uživatelské rozhraní.

Tip č. 5 – vyzkoušejte systém v akci. Výrobce má jistě demo verzi nebo možnost dodání s licencemi na vyzkoušení – nainstalujte si systém doma a před nákupem jej vyzkoušejte v akci. Mimochodem, někteří výrobci poskytují zdarma technickou podporu.

Tip #6 – nemusíte hned kupovat výkonný a drahý systém. Proces organizace elektronické správy dokumentů může probíhat ve fázích - nejprve můžete implementovat jednoduchý systém, kterou lze dále rozvíjet škálováním a přidáváním nových funkcí.

Závěr: Kupte si systém správy dokumentů, který vyhovuje vaší organizaci. Definujte třídu potřebný systém, požadovanou funkčnost, pokud si nemůžete vybrat sami, kontaktujte konzultanta.

Otázka 3. Realizace - fáze, načasování, peníze.

Tato otázka logicky navazuje na předchozí – někteří realizátoři často říkají, že budou organizovat elektronickou správu dokumentů v co nejdříve, ve 2 etapách a zároveň se budou snažit ze zákazníka vytřást maximum možných peněz.

Doba implementace systému závisí na mnoha faktorech. Uveďme si ty hlavní:

· Třída systému. Kancelářský automatizační systém skládající se z jednoho pracoviště sekretářky zabere týden, během kterého bude sekretářka zaškolena na práci se systémem. Implementace systému třídy ERP může trvat celý rok a není nutné, aby byl počet pracovních stanic velký.
· Rozsah implementovaného systému. Délka organizace systému elektronické správy dokumentů jistě závisí na počtu pracovních stanic a serverů, na kterých bude systém provozován – uživatelé musí být zaškoleni, software musí být nainstalován a konfigurován na všech osobních počítačích a serverech.
· Přizpůsobitelnost systému. Přizpůsobení systému dle požadavků zákazníka (někdy se používá termín „customizace“) je možné dvěma způsoby - nastavením a změnou programového kódu. Pokud se systém přizpůsobí změnou nastavení, proces adaptace je rychlejší.

Proces organizace toku dokumentů v každém podniku se skládá z několika fází. Hlavní fáze jsou následující:

· Průzkum organizační struktura podniků, identifikace hlavních obchodních procesů, pracovních toků a formálního popisu toku dokumentů.
· Vypracování nomenklatury dokumentů, vytvoření referenčních knih a klasifikátorů, vypracování pokynů.
· Adaptace systému elektronické správy dokumentů na základě informací získaných ve fázi průzkumu.
· Instalace a konfigurace software a zkušební provoz.
· Finální nastavení systému toku dokumentů v podniku s přihlédnutím k nedostatkům zjištěným během zkušebního provozu.
· Školení personálu organizace.

Některé z těchto fází mohou probíhat paralelně. Zvláštní pozornost by měla být věnována procesu školení zaměstnanců, neměli byste na něm šetřit, protože pokud zaměstnanci nejsou vyškoleni, bude i nejpokročilejší systém správy dokumentů, ideální pro váš podnik, neúčinný.

V závislosti na výše uvedených faktorech může organizace elektronické správy dokumentů trvat jeden až dva týdny až šest měsíců. Implementace systému řízení podnikových zdrojů může trvat rok i déle.

Zvláštní pozornost si zaslouží náklady na systém elektronické správy dokumentů. Základní pravidlo je následující: systémy stejné třídy stojí přibližně stejně.

Náklady na systém závisí na několika faktorech: třída systému, funkční a technologické možnosti reprezentativního systému určité třídy, rozsah organizace správy elektronických dokumentů. Náklady na systém se neskládají pouze z nákladů na softwarové licence - práce provedené v té či oné fázi implementačního procesu budou také vyžadovat finanční prostředky a částka vynaložená na implementaci může výrazně překročit celkové náklady na potřebné licence. software. Dalším velmi důležitým faktorem ovlivňujícím konečnou cenu systému jsou náklady na provoz, údržbu a technickou podporu systému.

Závěry. Systémy stejné třídy stojí přibližně stejně; celková cena systému není určena pouze cenou softwarových licencí. Na procesu implementace byste neměli šetřit - efektivita systému v naprosté většině případů závisí na správné volbě systému a správně provedeném procesu organizace elektronické správy dokumentů.