Digitalizace archivu jako moderní způsob uchovávání dokumentů. Jak digitalizovat vaše dokumenty Efekt zavedení elektronického archivu


V současné době se digitalizace dokumentů stává velmi oblíbenou službou, kterou nabízejí archivní společnosti. Ve světě moderny informační technologie Bez nich se neobejde téměř žádná organizace elektronický archiv.

Elektronický archiv a digitalizace

Elektronické archivy dokumentace výrazně šetří čas zaměstnanců, protože právě díky digitálním archivům budou dokumenty vždy po ruce každému zainteresovanému firemnímu specialistovi. Na cestě k vytvoření elektronického archivu nebo databáze je digitalizace dokumentů prvním krokem.

Speciální zařízení pro digitalizaci

Zdálo by se, že v procesu digitalizace dokumentů není nic složitého, ale pro digitalizaci většiny papíru to tak úplně neplatí archivních dokumentů požadovaný speciální vybavení– tzv. průmyslové skenery. Navíc v rámci nabízené služby „digitalizace dokumentů“. archivních organizací, rozumí se nejen samotný proces skenování.

Zpracování dokumentů

Zpracování dokumentů při digitalizaci a některé doplňkové akce. Jedná se v prvé řadě o vytyčení dokumentů před procesem digitalizace a jejich následné sešití. Stejně jako sladění digitalizovaných dokumentů s originály.

Nejdůležitější fáze zpracování dokumentů

  • Skenování dokumentů;
  • Zadávání informací do úložného systému.

Podrobnosti o digitalizaci dokumentů

Pokud jde o digitalizaci dokumentů, zvláštní pozornost by měla být věnována sladění elektronických kopií a papírových originálů. Kromě toho, že se jedná o extrémně pracný proces, ve většině případů vyžaduje speciální dovednosti. Mnoho papírových dokumentů má nějaký druh poškození, zmačkání a ohyby, tištěné znaky jsou vymazány a ručně psaná písmena jsou počítačovými programy obtížně rozpoznatelná.

Je nutné zkontrolovat doklady

Zvláště důležité je pečlivě kontrolovat originály a kopie. projektová dokumentace, ve kterém se používá velký počet speciální znaky a symboly (je třeba poznamenat, že digitalizace návrhových dokumentů je nejobtížnějším procesem, protože návrhové dokumenty většinou neformátované).

Bez ruční práce se neobejde

Po digitalizaci dokumentů a provedení odsouhlasení jsou všechny nepřesnosti a rozdíly mezi papírovými originály a digitálními kopiemi odstraněny ručně. Můžeme tedy vyvodit následující závěr: vzhledem ke složitosti procesu je nejlepší svěřit digitalizaci dokumentů profesionálům.

21.01.2016, čt, 17:51, moskevského času, Text: Pavel Přítula 3068

Přenést do elektronický pohled historické dokumenty a tvorba databází na základě archivních soupisů je jedním z nejsložitějších typů digitalizace, vyžadující speciální vybavení, techniku ​​a pečlivou péči o původní dokumenty.

Stejně jako ve všech ostatních sektorech státní a komerční činnosti slouží digitalizace fondů ve státních a městských archivech k řešení několika problémů najednou: uspořádání věcí ve skladové evidenci, zjednodušení vyhledávání dokumentů, snížení zátěže zaměstnanců a času při zpracování požadavků uživatelů, uchování zchátralých originálů, převedení na poskytování archivních služeb v elektronické podobě, včetně placených služeb.

Práce na převodu archivních fondů do elektronické podoby začaly na přelomu tisíciletí. Od té doby ruské archivy digitalizovaly statisíce historických dokumentů a inventářů. Ale přesto je to jen malá část Archivního fondu Ruské federace.

Dva přístupy

1. Pokud si fondy archivní instituce konvenčně představíme ve formě pyramidy, pak jejím hlavním objemem budou samotné dokumenty a jen malá část nahoře bude vědecký referenční aparát (inventáře), který zajišťuje navigaci prostřednictvím fondů a vyhledávání požadovaných souborů a dokumentů.


Mnoho institucí využívá digitalizaci k řešení jednorázových, úzkých úkolů. Analogicky s implementací množiny softwarových produktů pro každý malý úkol se taková digitalizace nazývá „patchwork“. Například v souvislosti s výročím významné osobnosti pro ustavující celek Ruské federace se očekává nárůst zájmu badatelů o archiválie. Archiv přijímá finanční prostředky, skenuje tyto fondy a převádí příslušné inventáře do databázového formátu.

Například v souvislosti s výročím významné osobnosti pro ustavující celek Ruské federace se očekává nárůst zájmu badatelů o archiválie. Archiv přijímá finanční prostředky, skenuje tyto fondy a převádí příslušné inventáře do databázového formátu.

Tato cesta je nesystematický přístup, který umožňuje reportovat o provedené práci v krátkém časovém úseku, ale nijak neovlivňuje celkovou efektivitu archivu, protože celkový objem dokumentů převedených do elektronické podoby je zlomek procent prostředků institucí. Mnoho archivů jde touto cestou pouze kvůli nedostatku financí. Ale většina stále chápe, že je potřeba dlouhodobá, plánovaná práce.

2. Mnozí proto hledají dlouhodobé programové rozpočty a řídí se jinou strategií, mnohem perspektivnější z hlediska rozvoje archivních služeb a online služeb. Tuto strategii podporuje také Federální archivní agentura (Rosarkhiv).


Přednostně je vše převedeno do elektronické podoby. vědecký referenční přístroj. Tato cesta nám umožňuje přejít na plnohodnotné automatizované účtování finančních prostředků včetně tvorby jednotného informační systémy pro oblastní archivy.

Kromě toho je možné jednoduše a pohodlně vyhledávat finanční prostředky, což usnadňuje vnitřní činnosti a umožňuje přejít na poskytování archivních služeb v elektronické podobě.

Dokumenty jsou skenovány v aktuálním režimu, když jsou přijaty požadavky od uživatelů. K tomu stačí, aby měl archiv alespoň jeden profesionální skener. Ale na digitalizaci velkých objemů souborů, inventářů, ale i zvláště cenných dokumentů se stále podílejí odborníci z organizací specializujících se na skenování a retrokonverzi.

Specifika digitalizace archiválií

Nyní se blíže podíváme na některé funkce skenování a indexování archivních dokumentů a inventářů. Na rozdíl například od knih v oběhu je v archivech téměř každý dokument jedinečný. Obrovská zodpovědnost leží na operátorovi skenování, který musí vidět zvláštní stav dokumentu (zchátralost, poškození, mizení textu ve hřbetu, speciální prošívání atd.) a urychleně nastavit zařízení, případně dokument předat k restaurování.

Jedním z často skenovaných typů archivních fondů je zeměměřictví. Jedná se o standardní archivní dokument se silným hřbetem. Mezi jeho listy jsou však přílohy až do formátu A0. Nemůžete vyšívat věci; nemůžete použít techniku ​​protahování. Dodavatel musí mít jinou třídu zařízení – velkoformátové skenery planetárního typu (příklad).

Zkušenosti, které přitahuje práce v instituci, jsou velmi důležité. Jak ukázala mnohaletá praxe, časté přestavování zařízení a nutnost sledovat kvalitu originálů a výsledných elektronických snímků v reálném čase jsou nad možnosti nováčků v digitalizaci. Pokud taková firma soutěž vyhraje, hrozí vysoké riziko výrazného navýšení časové osy projektu nebo obdržení nekvalitního zdroje (proto je nutné při odevzdání práce důkladně zkontrolovat připravené elektronické obrázky).

Zařízení

Specifické vlastnosti dokumentů kladou symetricky vysoké nároky na vybavení. Pro archivní dokumenty můžete použít výhradně bezkontaktní technologii skenování - planetární skenery.

Kromě toho musí mít skener nejvyšší charakteristiky rozlišení, barevného podání a kontrastu, protože přítomnost málo kontrastních, vybledlých textů a obrázků je vysoká. Jaké vybavení je populární na trhu planetárních skenerů, najdete v naší recenzi z roku 2014.

První takový skener vyvinula společnost ELAR jako součást projektu digitalizace fondu 350 „Revizní příběhy a zpovědní prohlášení“ Ruského státního archivu starověkých činů. Pro skenování starých originálů do výšky 50 cm a hmotnosti do 50 kg je skener vybaven motorizovanou kolébkou. Bezpečná úroveň tlaku na sklo je řízena několika senzory.

Zvláštní struktura, tloušťka a hmotnost archiválií někdy vedou k potřebě vyvinout speciální vybavení. Ve většině státních archivů se tak mezi vyhledávanými genealogickými fondy nacházejí spisy o tloušťce více než 30 cm a hmotnosti do 60 kg: např. sčítací materiály (sčítací knihy), církevní farní rodné listy atd. Dlouho, i přes jejich poptávku nebyly tyto prostředky naskenovány z důvodu nedostatku vybavení. Vhodné skenery se na trhu objevily teprve koncem roku 2013, ale dnes si již získaly oblibu.

Indexování

Aby bylo možné vést záznamy a bylo možné dokumenty vyhledávat, je potřeba je indexovat – vyplnit karty v AIS. Většina archivních dokumentů a inventářů byla vytvořena ručně nebo pomocí psacího stroje, to znamená, že nejsou přístupné kvalitnímu softwarovému rozpoznávání. Je nutná ruční zpětná konverze.

znovu se objevit dodatečné požadavky k interpretovi. Za prvé musí mít dostatek zaměstnanců, aby dokončil práci včas. Na dosud největších projektech digitalizace archivních fondů se podílelo až 700 indexačních operátorů. Udržet si takový stálý personál je nerentabilní, proto často najímají velké a zkušené firmy místní obyvatelstvo. Poprvé byla tato technologie použita při digitalizaci metrických knih pro projekt „Generations“. Permská oblast" Prostřednictvím Ústředí práce bylo dočasně zaměstnáno několik stovek lidí. Navíc pracovali z domova prostřednictvím speciální aplikace.

Klasickým příkladem je, že starý dokument ukazuje datum 37. května. Vyškolená a rozumná obsluha samozřejmě nezadala nesprávné údaje, ale upřesnila datum na přilehlých listech matriční knihy.

Hlavní otázkou je, jak dosáhnout 100% kvality? Koneckonců, nemůžete dělat chyby ve svém jménu, datech, číslech. Na pomoc přichází tuhý systém a technologie. Například metoda dvojitého zadávání, kdy informace vstoupí do Databáze pouze po stejném zadání 2 operátory.

Ale problém mrtvých jazyků a psaní stále zůstává. Při zpětné konverzi takových dokumentů vystupují do popředí zkušenosti vedoucích indexačních týmů, kteří musí často řešit složité nestandardní problémy.

Inventář

A teď o tom hlavním. Jak již bylo uvedeno na začátku článku, slibnou strategií digitalizace archivních fondů je převedení kompletní ECA do elektronické podoby. To je nejtěžší práce. Metodická doporučení Rosarkhiv zavedl pravidla pro udržování databází archivních inventářů. Proto je třeba inventury indexovat podle široké škály oborů.

Náročnost digitalizace archivních soupisů je zohledněna mimo jiné v 44-FZ „Dne smluvní systém" Podle části 2 Čl. 56 zákona „poskytování služeb souvisejících s potřebou přístupu zhotovitelů a výkonných umělců do účetních databází muzeí, archivů a knihoven“ je základem pro konání soutěže s omezenou účastí (účast je omezena na výsledky předkvalifikační výběr). Tedy až poté, co žadatel potvrdí své kompetence a zkušenosti s prováděním obdobných projektů.

Inventáře, stejně jako dokumenty, mohou být ošuntělé a psané v jednom z mrtvých jazyků. Inventář může mít velmi složitou strukturu a obsahovat. Formát inventur se liší pro běžnou a vědeckou a technickou dokumentaci a také pro neskladové účetní položky. Vygenerovaná databáze musí být vložena do softwarového balíku „Archivní fond“ atd.

Bez hlubokého porozumění procesům archivní činnosti, znalosti regulačního a metodického rámce nebude možné provést kvalitní překlad referenčních dat do elektronické podoby. Proto je nutné věřit digitalizaci pouze důvěryhodným firmám, které v praxi prokázaly schopnost nakládat s archivními fondy. Rozpočet můžete odhadnout objednávkou.

Web, elektronická čítárna:
ZAO "Alt-soft" - implementace a technická podpora softwarového a informačního komplexu (PIK) pro organizaci elektronických studoven ve státních archivech regionu Pskov.
V roce 2012 nebyly práce na dokončení PIK provedeny z důvodu nedostatku financí.
V roce 2013 pokračovaly práce, které mimo jiné vyústily ve vytvoření internetového portálu pro archivy regionu Pskov.
Financování v ceně státní program Region Pskov „Rozvoj informační společnosti“ (do roku 2020), sekce - „Realizace činností na podporu PIK „Elektronická čítárna regionálních archivů“, ročně je přiděleno 1,5 milionu rublů.

Z korespondence s ředitelem GAPO: Tento program by skutečně měl každoročně doplňovat limity archivu o 1 500 000 rublů. Ve skutečnosti jich máme 500 000.
Za roční údržbu a zlepšování webu Informační zdroje platí archiv (přesněji kraj) 250 tisíc.

Zatím není možné na stránky nic zveřejňovat (srpen 2018) (v jakémkoliv přístupu).

Chyby v popisech také nejsou opraveny.

Zároveň řeší, jak technicky zajistit vzdálený přístup.

Ale to vše je stále nejasné. Na nic nejsou peníze.


Diskuse k práci webu RGIA, který byl také vyroben společností Alt-soft.

Digitalizace archivních souborů:
Větev pojišťovací fond a audiovizuální dokumenty státní vládní instituce regionu Pskov „Státní archiv regionu Pskov“.

Státní archiv Pojistného fondu a audiovizuálních dokumentů Pskovska vznikl 1. února 2003 příkazem Správy Pskovského kraje. Pro nově vzniklý archiv byly identifikovány hlavní úkoly: vytvoření a zajištění bezpečnosti jednotného pojistného fondu dokumentace unikátních a zvláště cenných dokumentů, které jsou národním, obranným, vědeckým, kulturním a historickým dědictvím, jakož i plnohodnotným akvizice Archivního fondu Ruská federace audiovizuální a elektronické dokumenty, které významně doplňují dokumentární prameny na papírová média cenné informace, poskytující obrazovou a zvukovou reprodukci minulých událostí a jejich účastníků, což je nesmírně důležité pro pokrytí historie.
Strukturu archivu tvoří dvě oddělení: oddělení mikrofilmování a digitalizace dokumentů a oddělení zajištění bezpečnosti, účtování, pořizování a využívání dokumentů. Odkaz.

Oddělení mikrofilmování a digitalizace dokumentů, které tvoří tři pracovníci, se zabývá překlady inventářů a spisů státního archivu Pskovska do elektronické podoby. Digitalizace pomůže zajistit rychlý a pohodlný uživatelský přístup k dokumentům, které splňují standardy moderní informační společnosti, a připraví se na vytvoření pojistného fondu, který má zaručit zachování bohatého dědictví Archivního fondu Ruska.

Hlavním typem práce prováděné specialisty oddělení je skenování dokumentů. Odkaz.

Archiv hledá peníze na server pro digitalizované dokumenty (cena vydání je 600 tisíc rublů), protože volné místo se blíží ke konci.

Souhrn zdrojů digitalizace dokumentů:

Lidé: tři zaměstnanci.

financování:
V roce 2017 Rosarkhiv nepřiděluje peníze z federálního cílového programu „Kultura Ruska“.
V roce 2012 přidělili 1 500 000 rublů, další už nedají.
V krajském programu nejsou velké peníze, digitalizace probíhá podle plánu s nakoupenou technikou.

Technika:
knižní skener,
další skener knih, který umožňuje skenovat dokumenty o tloušťce až 35 cm,
dvě pracovní stanice.

Rozsah prováděných prací:
Během dvou let (2010-2011) jsme zhotovili digitální snímky zásob v plně- 12734 inventářů, 180904 listů.

Od roku 2012 zahájil Státní archiv pojišťovacího fondu a audiovizuálních dokumentů plánovanou digitalizaci archiválií z doby před říjnem 1917, uložených v r. Státní archiv Pskovská oblast. GAPO má zpracován dlouhodobý záměr vytváření digitálních kopií dokumentů, přezkoumán a odsouhlasen Odbornou revizní a metodickou komisí Státního archivního odboru kraje. Pro zařazení do Plánu byly použity tři hlavní znaky: nejpoužívanější případy, kategorie zvláště cenných případů s přihlédnutím k následné tvorbě pojistných kopií, dokumenty k historii města Velikiye Luki a okresu Velikiye Luki v pořadí uspokojit zájmy uživatelů města Velikiye Luki, kde je velmi rozvinuté hnutí za místní historii.

V letech 2012-2013 bylo zdigitalizováno 1 595 pouzder o objemu 157 459 listů.
Ukazuje se, že průměrně bylo naskenováno 216 stránek denně.
Pokud počítáte se svátky a víkendy, zaokrouhlete nahoru – ať je to 300 stran.
Z komentáře na odkazu níže:
Za jeden pracovní den na jednom planetárním skeneru (a v drtivé většině archivů je jen jeden) vyrobíte maximálně 280-300 listů (to pokud drobnosti, které se na skeneru pohodlně rozloží, nejsou metrikou /revize/přiznání a ne kresby). Toto je pouze skenování, bez zpracování přijatých snímků.

Z korespondence s ředitelem archivu na fóru:

Nyní (srpen 2018) probíhá skenování fondu převedeného z podatelny.

Do budoucna je v plánu digitalizace genealogického materiálu.

Databáze naskenovaných případů aktuálně obsahuje 1680 položek.

Další jsou naskenovány, zpracovány a přidány do databáze, jakmile budou připraveny.

Existují metriky (nejsem si přesně jistý) a existují zpovědní (jsem si jistý) - to jsou ty, které byly naskenovány bezprostředně po restaurování. Pro okres Sebezhsky existuje několik auditů.

Pokud jde o vyhlídky na digitalizaci, v současné době se připravuje dohoda vzdělávací instituce, která určí postup digitalizace těch případů, které jsou z hlediska vědecké práce nejžádanější.

Nepředpokládá se rozsáhlá digitalizace metrik (podle alespoň Ahoj).


Dlouhodobý plán na vytváření digitálních kopií dokumentů:
GAPO má zpracován dlouhodobý záměr vytváření digitálních kopií dokumentů, přezkoumán a odsouhlasen Odbornou revizní a metodickou komisí Státního archivního odboru kraje.

Tento plán bych rád znal.
Formulář plánu, příklad.
Organizace práce na digitalizaci archivních dokumentů, metodická doporučení.

Pro organizaci a kontrolu práce na digitalizaci fondů v každém archivu musí být vytvořen Perspektivní plán digitalizace, který obsahuje názvy fondů určených pro vytváření elektronických kopií v rámci celého fondu archivu (Příloha č. 2).

Sledování a editace Výhledového plánu musí být prováděna každoročně na základě výsledků plnění ročního plánu digitalizace, zakotveného v Seznamu fondů podléhajících digitalizaci.

K roku 2016 má plán digitalizace fondů 36 archivů. Data

Archivní zpracování dokumentů je systematizace a organizace dokumentace, která vzniká při činnosti organizace. Existuje seznam určitých kategorií dokumentů, které jsou přísně archivovány předepsaným způsobem. založení, administrativní dokumenty, účetní závěrky, personální, specializovaná a jiná dokumentace státní, obchodní právnické osoby archivaci podléhají různé obory činnosti, dočasné a dlouhodobé skladování. Archivní zpracování dokumentů by mělo být provedeno v povinné v souladu s platnou legislativou země. V jinak, instituci hrozí sankce.

Dokumenty z archivu mohou být požadovány pro sestavování zpráv, statistik, plnění požadavků občanů a poskytování informací vládní agentury pro přípravu informačních akcí, finanční analýza atd. Přítomnost archivu navíc umožňuje udržovat dokumentaci v pořádku a mít k ní rychlý přístup požadovaný dokument nebo k věci, i po několika letech.

Jaké organizační dokumenty lze archivovat?

Specialisté Reisswolf pracují s dokumenty různé typy- od personalistiky po účetnictví. Doba uložení a podmínky likvidace závisí na povaze cenných papírů. Ve většině případů se lhůty pohybují od 1 roku do 75 let.

Archivace dokumentů v organizaci kancelářské práce se provádí třemi hlavními směry:

  • standardní nomenklatura případů (vypracovaná výbory, ministerstvy, různými orgány a institucemi);
  • přibližná nomenklatura případů (je stanovena přibližná skladba případů a požadavky mají poradní charakter);
  • individuální nomenklatura (sestavená zaměstnanci společnosti a vedením strukturálních divizí).

Povinná archivace účetní doklady a personální listiny jsou předmětem osobních spisů zaměstnanců podniku, ustavující dokumentace, správních listin, účetních záznamů (prohlášení, zprávy apod.), specializované dokumentace (místní interní akty).

Načasování archivace účetních dokladů závisí na jejich účelu. Například daňové údaje účetní politika, došlé a odeslané pokladní příkazy, faktury, inventární účetní karty, odpisy se uchovávají po dobu 5 let. Faktury za odeslání produktů musí být archivovány po dobu 4 let.

Archivace personální doklady se provádí podle zvláštního schématu a podmínky přísně splňují právní předpisy Ruské federace:

  • každý pracovní smlouvu musí být skladován po dobu 75 let;
  • osobní spisy zaměstnanců - 75 let;
  • doklady potvrzující poskytnutí prémií zaměstnancům - 5 let.

Správně organizovaná archivace dokumentů při organizaci kancelářské práce je pro každou právnickou osobu nesmírně důležitá, protože na tom přímo závisí rychlost práce personálu a schopnost vedení podniku přizpůsobit se měnícím se požadavkům trhu.

Hlavní etapy archivace dokumentace

Proces archivace účetních dokladů, osobních spisů a další dokumentace k uložení do archivu se skládá z následujících kroků:

  1. Zkoumání hodnoty dokumentů.
    V této fázi se zjišťuje praktická, historická a vědecká hodnota a podle toho i výběr dokumentace k uložení do archivu a stanoví se i doba uložení.
  2. Fáze systemizace dokumentace.
    Podle směru činnosti jsou všechny dokumenty formovány do souborů trvalého, dočasného a dlouhodobého uložení.
  3. Evidence systemizovaných případů.
    Tento proces se provádí v souladu se zákonem a zahrnuje:
  4. Sepisování soupisů a předmluv k dokončeným případům.
    V této fázi je vytvořen systematický seznam včetně názvů případů.
  5. Vytvoření elektronického archivu.
  6. Vypracování aktu o předání dokumentace a další předání případů k uložení do archivu.

Proces archivace dokumentů při organizaci kancelářské práce zahrnuje i likvidaci spisů, které nepodléhají ukládání. Likvidace se provádí po vypracování příslušného zákona a schválení organizací. Vývoj nomenklatury je zajištěn požadavky na zpracování archivní dokumentace. Postup archivace dokumentů v organizaci správy kanceláří může být prováděn samostatně nebo v procesu archivního zpracování.

Služby společnosti "Reisswolf"

Archivní zpracování dokumentů je pracný proces a vyžaduje vlastnictví určité znalostní báze. Ve většině případů je nepraktické, aby archiv obsluhoval zaměstnanec. Kromě toho, aby se věci udržely ve správné formě, je nutné mít speciální místnost, která splňuje určité hygienické normy. Dnes mnoho společností preferuje možnost outsourcingu. Služba archivace účetních dokladů ušetří nejen čas na zdlouhavý proces vyřizování dokladů, ale i finanční prostředky. Archivní zpracování dokumentů v Moskvě, další ukládání spisů a další služby spojené s archivací dokumentace zajišťuje společnost Reisswolf. Kvalifikovaní specialisté zpracovávají dokumentaci v souladu s požadavky platné legislativy. Archivace dokumentů v evidenčních organizacích je hodně práce. A jeho hlavním problémem je přísné dodržování všech pravidel, norem a předpisů. Cena archivace dokumentů závisí na objemu, složitosti (stav a úplnost dokumentace) a naléhavosti práce.

Ceny za archivní služby

Archivace dokumentů
Jméno Jednotka měření Cena
Expresní posouzení archivního fondu organizace, tvorba doporučení pro zlepšení a zlepšení činnosti fond zdarma
Archivní zpracování dokumentů pouzdro/složka 1 425 RUR
Sestavení soupisu případů pro řídící dokumenty trvalé a dlouhodobé skladování pouzdro/složka 51 RUR
Kompilace historických informací o organizaci. Fond až 10 let odkaz 7 400 ₽
Číslování listů v kartotéce, návrh certifikačního listu. Tloušťka hřbetu pouzdra až 4 centimetry a až 250 listů složka/pouzdro 210 ₽
Kompozitní archivní vazba (dokumenty formátu A4, A5). Tloušťka hřbetu pouzdra až 4 centimetry a až 250 listů pouzdro/složka 167 RUR
Práce v kanceláři nebo archivu zákazníka zaměstnanec/pracovník 4 500 ₽

Kdo bude tuto službu potřebovat?

Archivaci dokumentace by měly provádět všechny organizace bez ohledu na obor jejich působnosti. Vládní a komerční instituce mohou potřebovat služby pro archivaci dokumentů v organizaci:

  • nemá ve svých řadách archiváře;
  • kteří chtějí ušetřit pracovní doba, finanční investice na údržbu archivu a také volné prostory v kanceláři;
  • dodržování archivní legislativy o evidenci, sestavování a uchovávání dokumentů;
  • kteří chtějí zlepšit efektivitu společnosti.

V případě absence prostor pro uložení a zpracování zajistí Reisswolf služby archivace dokumentů pro právnické osoby a také jejich dočasné uložení na svém území.


Proč je lepší svěřit archivní zpracování profesionálům?

Dokumentace musí být před archivací řádně archivována. Nejsou-li při evidenci případů dodrženy normy a požadavky archivní legislativy, existuje riziko přijímání dokumentů k opětovnému zpracování, což s sebou nese dodatečné časové a finanční náklady. Kromě toho jsou podniky odpovědné za bezpečnost souborů a zajištění omezeného přístupu k nim. V případě porušení pravidel pro archivaci účetních dokladů budou instituci uloženy sankce. Likvidace dokumentů by měla být rovněž provedena po příslušném přezkoumání a až po uplynutí doby uložení spisu. Součástí procedury je přísné dodržování skladovacích lhůt a vyhotovení skartačního listu. Archivace personálních dokumentů a dalších typů dokumentace musí být prováděna kvalifikovaně a v přísném souladu archivní pravidla. Neprofesionální přístup k podnikání s sebou často nese pokuty a poškození dobrého jména organizace.

Proč je výhodné spolupracovat s Reisswolf?

Společnost poskytuje profesionální služby v oblasti archivace dokumentů. Našim klientům nabízíme výhodné podmínky spolupráce:

  • profesionální zpracování archiválií za tržní průměrnou cenu a v přísném souladu s legislativou Ruské federace;
  • v případě potřeby zabezpečit dočasné uložení souborů;
  • zachování důvěrnosti;
  • krátké termíny pro dokončení práce.

Chcete-li si objednat služby pro archivaci personálních dokumentů nebo získat podrobné rady od specialistů Reisswolf, použijte formulář pro zpětnou vazbu.