Sheveleva E.I
Správa archivu Sverdlovská oblast
Státní instituce "Dokumentační centrum"
veřejné organizace regionu Sverdlovsk"
VZOR POKYNŮ PRO OBCHODNÍ PROCES
VE VEŘEJNÝCH SDRUŽENÍCH
SVERDLOVSKÝ KRAJ
Jekatěrinburg
Obecná ustanovení………………………………………………………………. Pravidla pro přípravu a zpracování dokumentů……………………………………………………………… Organizace toku dokumentů a provádění dokumentů………………………. 4. Registrace dokumentů………………………………………………………………... 5. Kontrola vyřízení dokumentů………………………………………………….. 6. Organizace práce s dokumenty v kancelářské práci………………………… 6.1. Sestavení seznamu případů …………………………………………………………………. 6.2. Vytváření a evidence případů ……………………………………………………… 6.3. Organizace operativního ukládání dokumentů ………………………………… 7. Postup při předávání dokumentů k uložení do archivu……………………………………… 7.1. Zkoumání hodnoty dokumentů……………………………………………….. 7.2. Příprava a předání dokumentů Ústřední vzdělávací a kulturní organizaci……………………………………….. 8. Účtování a skladování tiskopisů, pečetí, razítek a pečetí…………………. Aplikace: Ukázka obecného formuláře s podélným uspořádáním detailů………… Vzorový formulář služebního dopisu s hranatým uspořádáním detailů. Vzor formuláře konkrétního typu dokumentu s podélným uspořádáním detailů……………………………………………………………….. Vzor objednávky na formuláři s podélným uspořádáním údajů……………………………………………………………………………………………….. Vzor objednávky na formuláři s podélně uspořádanými detaily………………………………………………………………. Ukázka úplného protokolu ……………………………………….. Ukázka krátkého protokolu …………………………………………. Vzorový návrh interního memoranda……………………………… Vzor certifikátu o objemu toku dokumentů……………………… Ukázky známek a pečetí používaných ve veřejném sdružení Přibližný seznam dokumentů se schvalovacím razítkem………………………. Přibližný seznam dokumentů veřejného sdružení, které jsou opatřeny razítkem………………………………………………………………………………………. Formulář pro registraci došlých dokumentů ……………………….. Formulář protokolu odeslaných dokumentů………………………. Formulář deníku pro registraci dopisů, návrhů, žádostí a stížností občanů…………………………………………………………………………………………... Forma nomenklatury záležitostí veřejného sdružení…………………………... Ukázka podrobností pro obal případu……………………………… Forma dokladu osvědčujícího případ……………………………………………………………………….. Formulář vnitřní inventář dokumenty k případu ………………………………………………………… Formulář ročního oddílu soupisu trvalých úložných spisů………………… Formulář ročního úseku inventarizace personálních záležitostí……………………….. Formulář ročního úseku soupisu dočasných (nad 10 let) skladovacích pouzder.... Formulář zákona o přidělení ke zničení dokumentů nepodléhajících uchovávání……………………………………………………………………………………………… Přibližné předpisy o odborné komisi veřejného sdružení………………………………………………………………………………………... Přibližné předpisy o archivu veřejného sdružení………………. Vzorový návod o právech a povinnostech osoby odpovědné za výkon funkce ve veřejném sdružení………………………………….. Psaní jednotlivých jmen, slov a slovních spojení ………………… |
1. OBECNÁ USTANOVENÍ
1.1. Vzorový návod pro kancelářskou práci v veřejná sdružení Sverdlovská oblast (dále jen Vzorové instrukce) byla vyvinuta s cílem vytvořit metodický základ pro racionální organizaci dokumentační podpora management ve veřejných sdruženích - zdroje náboru Státní instituce Středisko pro dokumentaci veřejných organizací Sverdlovské oblasti (dále jen CDOOSO). Veřejným sdružením se rozumí dobrovolné, samosprávné, neziskové sdružení vytvořené z iniciativy občanů sdružených na základě společných zájmů k realizaci společných cílů uvedených ve stanovách veřejného sdružení.
Vzorové pokyny byly vypracovány v souladu se zákonem Ruská federace a Sverdlovská oblast, GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů" (dále - GOST R 6.30-2003), Standardní pokyny o kancelářské práci v výkonné orgány státní moc Sverdlovská oblast, schváleno nařízením vlády Sverdlovské oblasti ze dne 29. června 2006 č. 561-PP.
1.2. Vzorový návod k instalaci obecné požadavky k fungování služeb dokumentace podpory řízení, dokumentování řídících činností a organizování práce s dokumenty ve veřejných sdruženích Sverdlovské oblasti. Doporučují se požadavky těchto pokynů.
1.3. Veřejná sdružení organizují a provádějí kancelářskou práci v souladu s jednotlivými pokyny vypracovanými na základě této Vzorové instrukce, jakož i na základě dalších regulačních a metodických dokumentů Ruské federace a Sverdlovské oblasti v oblasti dokumentační podpory řízení a archivní záležitosti.
Jednotlivé pokyny pro kancelářskou práci schvalují vedoucí veřejných spolků po dohodě s odbornou ověřovací komisí Správy archivů Sverdlovské oblasti (dále jen EPK).
1.4. Ustanovení Vzorového návodu platí pro organizaci práce s dokumenty bez ohledu na druh nosiče, včetně jejich přípravy, evidence, účtování a kontroly provedení, prováděné pomocí automatizovaných (počítačových) technologií.
Automatizované technologie pro zpracování informací o dokumentech používané ve veřejném sdružení musí splňovat požadavky pokynů vedení úřadu pro toto sdružení.
1.5. Pravidla pro práci s tajnými dokumenty a dokumenty označenými „Pro úřední použití“ jsou stanoveny zvláštními pokyny.
1.6. Obecnou kontrolu dodržování stanovených pravidel, postupu při práci s dokumenty a zajištění jejich bezpečnosti provádí vedoucí veřejného sdružení.
1.7. Přímou správou kancelářské práce je pověřen zaměstnanec odpovědný za kancelářskou práci, jmenovaný rozhodnutím kolegiálního orgánu, příkazem vedoucího veřejného sdružení. Jsou stanoveny úkoly zaměstnance odpovědného za kancelářskou práci popis práce(Příloha č. 26), tento Vzorový návod.
1.8. V případě dočasné nepřítomnosti (dovolená, pracovní cesta), propuštění nebo přestěhování zaměstnanců jsou všechny doklady, které mají, na pokyn vedoucího převedeny na jiného zaměstnance. V případě odvolání osoby odpovědné za kancelářskou práci jsou dokumenty předány podle zákona jinému zaměstnanci vykonávajícímu jeho pracovní povinnosti nebo přijatému na tuto pozici.
1.9. Postup při využívání oficiálních informací obsažených v dokumentech, předávání dokumentů (kopií dokumentů) jiným organizacím, médiím, členům veřejného sdružení a občanům určuje vedoucí veřejného sdružení.
1.10. Nově přijatí zaměstnanci veřejného sdružení, jakož i členové volených orgánů, musí být seznámeni s pokyny pro duchovenskou práci veřejného sdružení.
1.11. Zaměstnanci veřejného sdružení nesou osobní odpovědnost za dodržování požadavků pokynů, včasné přezkoumání a provedení dokumentů, jejich správné provedení a bezpečnost.
2. PRAVIDLA PRO PŘÍPRAVU A VYPRACOVÁNÍ DOKLADŮ
2.1. FORMULÁŘE DOKUMENTŮ
2.1.1. Organizační a administrativní dokumenty veřejného sdružení musí být vyhotoveny na formulářích a mít stanovenou sadu povinné údaje v souladu s GOST R 6.30-2003.
Formuláře dokumentů jsou připravovány na standardních listech papíru ve formátech A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm).
Každý list dokumentu, ať už na formuláři nebo bez něj, musí obsahovat následující pole:
vlevo - nejméně 20 mm;
vpravo - nejméně 10 mm;
horní - nejméně 20 mm;
nižší - nejméně 20 mm.
2.1.2. Ve veřejném sdružení se používají následující formuláře:
obecná forma;
dopisní forma;
formulář pro konkrétní typ dokumentu (objednávka, rozhodnutí, protokol atd.).
Obecný formulář (Příloha č. 1) se používá pro přípravu všech typů dokumentů, kromě dopisů, a v závislosti na ustavujících dokumentech veřejného sdružení obsahuje podrobnosti:
znak veřejného sdružení (pokud existuje),
datum dokumentu,
místo, kde byl dokument vyhotoven.
Formulář dopisu (příloha č. 2) v závislosti na ustavujících dokumentech veřejného sdružení obsahuje tyto podrobnosti:
znak veřejného spolku,
název veřejného sdružení,
hlavní státní registrační číslo (OGRN) právnická osoba,
identifikační číslo daňový poplatník/kód důvodu registrace (DIČ/KPP),
referenční informace o veřejném sdružení,
a v případě potřeby limitní značky pro horní hranice oblastí, kde jsou umístěny podrobnosti:
datum dokumentu,
rezoluce,
titulek k textu,
kontrolní značka,
text dokumentu.
Formulář pro konkrétní typ dokumentu (kromě dopisu) (příloha č. 3) v závislosti na ustavujících dokumentech veřejného sdružení obsahuje údaje:
znak veřejného sdružení (pokud je k dispozici),
název veřejného sdružení,
název typu dokumentu,
místo přípravy nebo zveřejnění dokumentu,
a v případě potřeby limitní značky pro hranice oblastí, kde jsou umístěny podrobnosti:
datum dokumentu,
titulek k textu,
kontrolní značka.
V závislosti na umístění detailů jsou instalovány dva typy forem - úhlové a podélné.
Podrobnosti formuláře a omezující značky pro podrobnosti v rámci hranic zón umístění podrobností jsou umístěny vystředěným způsobem (začátek a konec každého řádku podrobností jsou stejně vzdálené od hranic zóny umístění podrobností) nebo vlajkou ( každý řádek podrobností začíná od levého okraje zóny umístění podrobností).
Konkrétní skladbu druhů a forem tiskopisů používaných ve veřejném sdružení schvaluje jeho vedoucí.
2.1.3. Formuláře dokumentů jsou vyráběny na bílém papíře nebo světlém papíře, převážně tiskem, tiskařskými podniky, které mají oprávnění k příslušnému druhu činnosti, na žádost veřejného sdružení. Je povoleno používat formuláře získané pomocí online tiskových nástrojů (fotokopie), jakož i reprodukovat všechny potřebné podrobnosti formuláře přímo při vytváření konkrétního dokumentu na osobním počítači.
2.1.4. Zavádění nových tiskopisů dokumentů do oběhu se provádí se svolením vedoucího veřejného sdružení.
2.1.5. Kontrola výroby a používání formulářů ve veřejném sdružení je svěřena osobě odpovědné za kancelářskou práci.
2.2. REGISTRACE PODROBNOSTÍ DOKUMENTU
Při přípravě organizačních a administrativních dokumentů zaměstnanci veřejných sdružení vypracovávají podrobnosti o dokumentech s ohledem na požadavky GOST R 6.30-2003.
2.2.1. Znak veřejného sdružení.
Znak veřejného sdružení (pokud existuje) se umísťuje na hlavičkové papíry v souladu se stanovami (předpisy) veřejného sdružení.
2.2.2. Název veřejného sdružení.
Název veřejného sdružení, které je autorem dokumentu, musí odpovídat názvu uvedenému v ustavující dokumenty.
Je-li uveden zkrácený název veřejného sdružení založeného ustavujícími dokumenty, uvádí se (v závorce) pod celým názvem nebo za ním.
Nad názvem veřejného sdružení uveďte zkrácený název, a pokud neexistuje, celý název mateřské organizace (pokud existuje).
Název veřejného sdružení musí uvádět jeho organizační - právní formu a územní působnosti. Například: Sverdlovská regionální veřejná organizace „Zashchita“, Sverdlovsk regionální veřejný fond „Zashchita“ atd.
2.2.3. Hlavní státní registrační číslo právnické osoby.
Hlavní státní registrační číslo (OGRN) veřejného sdružení je umístěno v souladu s dokumenty vydanými finančními úřady.
2.2.4. Identifikační číslo poplatníka.
Identifikační číslo poplatníka/kód důvodu registrace (DIČ/KPP) se zadává v souladu s doklady vydanými finančními úřady.
Podrobnosti uvedené v odstavcích 2.2.3, 2.2.4 jsou uvedeny podle uvážení veřejného sdružení.
2.2.5. Základní informace o veřejném sdružení.
Referenční údaje o veřejném sdružení zahrnují: poštovní adresu, telefonní číslo, faxová čísla, telexová čísla, bankovní účty, adresa e-mail a další informace dle uvážení veřejného sdružení.
2.2.6. Název typu dokumentu.
Název typu organizace administrativní dokument vytvořené veřejným sdružením musí odpovídat typům dokumentů stanoveným Všeruským klasifikátorem manažerské dokumentace.
2.2.7. Datum dokumentu.
Datum dokumentu je detail obsahující údaj o době vzniku a (nebo) podpisu, schválení nebo rozhodování.
Na dokladu jsou rovněž vyznačena data přijetí a schvalovací usnesení. Pravidla pro formátování dat jsou ve všech případech stejná.
Dokument je datován úředním podpisem nebo schválením ihned při podpisu. Při přípravě konceptu dokumentu se tiskne pouze měsíc a rok.
U dokumentů zaznamenávajících rozhodnutí učiněná kolektivně je datem datum, kdy bylo rozhodnutí přijato.
Dnem správního dokumentu, služebního dopisu je datum jeho podpisu. Datum schváleného dokumentu je datem jeho schválení.
Dokumenty vydané společně dvěma nebo více veřejnými sdruženími musí mít jedno datum.
Datum dokumentu se píše arabskými číslicemi v pořadí: den v měsíci, měsíc, rok. Den v měsíci a měsíc se píší dvěma páry arabských číslic oddělených tečkou; rok - čtyři arabské číslice, například: 07/05/2006
2.2.8. Evidenční číslo dokument.
Evidenční číslo dokumentu je digitální nebo alfanumerické označení přiřazené dokumentu při jeho registraci. Jeho součástí je pořadové číslo, které může být doplněno o index věci (ve kterém bude listina uložena) podle číselníku věcí, údaje o autorovi listiny, vykonavateli.
Evidenční číslo dokumentu sestaveného společně dvěma nebo více právnickými osobami se skládá z evidenčních čísel dokumentu každé z právnických osob, zapsaných samostatně nebo oddělených lomítkem v pořadí, v jakém jsou v dokumentu uvedeni autoři.
Odkaz na evidenční číslo a datum dokumentu zahrnuje evidenční číslo a datum obdrženého a zodpovězeného dokumentu. Registrací tohoto detailu odpadá nutnost uvádět evidenční číslo a datum přijatého dokumentu v textu dokumentu odpovědi.
2.2.10. Místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu.
Místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu je uvedeno, pokud je obtížné je určit, pomocí údajů „Název veřejného sdružení“ a „Referenční údaje o veřejném sdružení“. Místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu je uvedeno s přihlédnutím k uznávanému administrativně-územnímu členění a použití pouze obecně uznávaných zkratek.
2.2.11. Cíl.
Dokument je určen organizacím, jejich strukturálním divizím, úředníkům nebo jednotlivcům.
Při adresování dokumentu organizaci nebo její strukturální jednotce bez uvedení úředníka jsou jejich jména uvedena v nominativním případě. Například:
Odbor pro záležitosti mládeže Sverdlovské oblasti
Při adresování dokumentu úředníkovi je v nominativním případě uveden název organizace a divize a v případě dativu funkce a příjmení. Například:
Ministerstvo kultury
Sverdlovská oblast
náměstek ministra
P.S. Stražnikov
Při adresování dokumentu vedoucímu organizace je jeho jméno zahrnuto do pozice adresáta. Například:
ministr tělesné kultury,
sportu a turistiky
Sverdlovská oblast
V.A. Wagenleitner
Atribut „Addressee“ může obsahovat poštovní adresu. Komponenty poštovní adresa uvedeno v určeném pořadí aktuální Pravidla poskytování poštovních služeb. Poštovní adresa je uvedena za jménem adresáta. Například:
Správa archivu
Sverdlovská oblast
ulice. Malysheva, 101,
Jekatěrinburg, 620004
Při adresování dokumentu k jednotlivci uveďte příjmení a iniciály příjemce a poté poštovní adresu. Například:
Ivanova A.E.
ulice. Popova, 10, apt. 31,
Jekatěrinburg, 620014
Ve všech typech oslovování, s výjimkou oslovování jednotlivce, se iniciály umisťují před příjmením.
2.2.12. Schválení dokumentu.
Schvalovací razítko dokumentu - detaily dokumentu označující regulační popř právní povahy jeho obsahu nebo požadavku právní sankce(Příloha č. 11).
Schvalovací razítko je umístěno na pravé straně horního okraje prvního listu dokumentu.
Dokument je schválen úřední osobou nebo speciálně vydaným dokladem.
Při schvalování dokumentu úředníkem musí schvalovací razítko obsahovat slovo SCHVÁLENO (bez uvozovek, velkými písmeny), název funkce osoby schvalující dokument, jeho osobní podpis a jeho dekódování ve formě iniciál, příjmení a datum schválení. Například:
Schválil jsem
Předseda Federace odborových svazů Sverdlovské oblasti
Osobní podpis A.L. Vetlužský
Když dokument schvaluje několik úředníci jejich podpisy jsou umístěny na stejné úrovni.
Při schválení dokumentu jiným dokumentem (usnesení, rozhodnutí, příkaz, protokol) se schvalovací razítko skládá ze slova SCHVÁLENO (SCHVÁLENO, SCHVÁLENO, SCHVÁLENO), název schvalovacího dokumentu v instrumentální případ, jeho data a čísla. Například:
Podle Instrukce
... InstrukcePodlekancelářská práce PROTI Federální služba soudní vykonavatelé I. Obecná ustanovení 1.1. InstrukcePodlekancelářská práce... řediteli sdružení"Rostekstil" ... s Přibližný pozice... organizace; S veřejnost organizace (v případě potřeby...
Guvernér území Chabarovsk, nařízení č. 491 ze dne 11. srpna 2006 o schválení pokynů pro kancelářskou práci v aparátu
Instrukce1.2. Instrukce navrženy v souladu s normou instrukcePodlekancelářská práce ... veřejnostsdružení, sjezdy, kongresy, konference 4.1. Tituly veřejnost ... Podle alespoň") Podle alespoň téměř přibližně s tím vším přibližně ...
Odeslání vaší dobré práce do znalostní báze je snadné. Použijte níže uvedený formulář
Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu při studiu a práci, vám budou velmi vděční.
Podobné dokumenty
Teoretické aspekty organizace dokumentační podpory řízení ve zdravotnickém zařízení. Rozdíly mezi kancelářskou prací a tokem dokumentů. Západní systémy automatizace kanceláří v Rusku. Analýza toku dokumentace nemocnice.
práce, přidáno 01.06.2013
Moderní systém řízení kanceláře. Činnost územní správy Federálního úřadu pro správu majetku v Petrohradě, problémy a způsoby zlepšení organizace toku dokumentů. Rozvoj automatizované systémy elektronické řízení kanceláře.
práce, přidáno 29.11.2012
Automatizace kancelářské práce a toku dokumentů v podniku. Výhody systému elektronická správa dokumentů. Účel, typy a hlavní funkce softwaru pro správu elektronických dokumentů. Specifika a filozofie standardů ITIL a COBIT.
práce v kurzu, přidáno 02.05.2016
Pojem a význam kancelářské práce. Vznik kancelářské práce v Rusku. Objednejte si kancelářskou práci, systém kolegiální kancelářské práce. Systém ministerské kancelářské práce 19. a počátku 20. století, racionalizace řízení a kancelářské práce.
práce v kurzu, přidáno 29.04.2014
Dokumentární skladba upravující činnost veterinárního oddělení Ťumeňská oblast. Moderní systém řízení kanceláře. Cíle a cíle automatizace kancelářské práce a procesů toku dokumentů. Výběr systémů pro správu elektronických dokumentů.
práce, přidáno 27.11.2013
Softwarové systémy pro automatizaci kanceláří. Hodnocení efektivity zavádění systémů elektronické správy dokumentů. Analýza služeb správy kanceláře ve společnosti JSC "Tekhnoliga". Vytvoření elektronického systému správy dokumentů na bázi EDMS "BOSS-Referent".
práce v kurzu, přidáno 03.04.2015
Analýza moderní systémy automatizace kancelářské práce v organizaci a elektronické správy dokumentů, znaky jejich klasifikace. Problémy automatizace správy elektronických dokumentů. Výhody implementace systému elektronické správy dokumentů.
práce v kurzu, přidáno 15.01.2013
Kancelářskou práci veřejných organizací ovlivňovaly normy a pravidla pro dokumentační činnost vládní agentury a velké soukromé podniky. Veřejné organizace jako dobrovolná sdružení občanů k řešení určitých problémů (politických, odborných, ekonomických, vědeckých atd.) se přitom ve své práci řídily vlastními stanovami a podle nich vytvořenými pokyny.
Nejvíce pozornosti historiky tradičně přitahují komplexy materiálů z politických organizací a stran. Jako systémy dokumentace a správy kanceláří se v Rusku objevily od 2 poloviny 19. století století je obvyklé rozlišovat tři etapy jejich vývoje: 1) XIX - začátek XX století. - dokumenty populistických organizací, RSDLP, buržoazní, maloburžoazní, sociálně demokratické, monarchistické politické strany: 2) říjen 1917 - srpen 1991 - dokumenty RSDLP (b) - KSSS (b) - KSSS; 3) 90. léta - dokumenty politických stran a hnutí Ruské federace.
V podmínkách podzemí a přísného utajení nemohlo vzniknout žádné významné komplexy dokumentace populistických organizací: mnoho objednávek se předávalo ústně, dopisy byly šifrovány a v případě nebezpečí zatčení či prohlídky často zničeny. V zakládací listině organizace „Land and Freedom“ bylo uvedeno: „Osobní setkání a sdělení jsou uznávána jako nejlepší forma vztahů mezi kruhy; ale protože tento druh komunikace není vždy možný, je v takových případech povolena šifrovaná korespondence přes správné adresy. Ve zvláště důležitých případech by neměla být povolena vůbec žádná korespondence: celá záležitost by měla být vedena přes přímé médium vlastních lidí." Stejně byla strukturována kancelářská práce dalších populistických organizací. Nejsystematičtěji dochované dokumenty populistů jsou prezentovány ve dvou publikacích: „Archiv „Země a svobody“ a „Narodnaja Volja“ (M., 1932) a „Revoluční populismus 70. let XIX. (M., 1964 – 1965).
Během revoluce 1905-1907. V Rusku se formovaly politické strany. Jejich programy byly zveřejněny. Byly zveřejňovány zápisy z kongresů a konferencí. Informace o těchto publikacích jsou uvedeny v knize „Politické strany Ruska. Konec XIX– první třetina 20. stol. Encyklopedie“ (Moskva, 1996). V pracích sovětských historiků v 60.–90. letech bylo do vědeckého oběhu uvedeno mnoho dokumentů z archivů těchto stran a jejich vůdců uložených v SSSR. V 90. letech nakladatelství „ROSSPEN“ vydávalo dokumenty stran: „Unie 17. října“, ústavních demokratů, socialistických revolucionářů, menševiků atd.
V průběhu činnosti RSDLP od počátku 20. století se vytvořil komplex dokumentů bolševické strany. Řada ustanovení charty přijatá v roce 1903 na 2. sjezdu - o úloze stranických sjezdů, o usneseních ústředního výboru, o podávání zpráv stranických organizací - měla významný dopad na její papírování.
Jednou z největších skupin stranických dokumentů byla protokolární dokumentace. Je reprezentován zápisy ze sjezdů, konferencí, schůzí ústředního výboru, schůzí a schůzí stranických organizací. Počínaje druhým kongresem se schůze tohoto nejvyšší orgán hry byly zaznamenány. Na pravidelných jednáních byly schvalovány nahrávky vystoupení. Zvláštní komise zvolená delegáty připravila k publikaci zápisy ze sjezdu, které vyšly roku 1904 v Ženevě. Je třeba si uvědomit, že z konspiračních důvodů nebyla v předrevolučních tiskovinách uvedena skutečná jména delegátů, ale pouze jejich stranické pseudonymy. V letech 1927-1937 Zápisy z těchto sjezdů byly znovu zveřejněny.
Činnost přísně centralizované politické strany vyžadovala neustálé podávání zpráv nižších organizací a orgánů vyšším: místní organizace zasílaly zprávy ústřednímu výboru nebo sjezdu, ústřední orgány podávaly zprávy sjezdu. Již na 2. sjezdu RSDLP byly předneseny zprávy organizačního výboru pro přípravu sjezdu, organizace novin Iskra, místní organizace v Rusku (zejména výbory Tver, Tula, Baku).
Funkci neustálé obchodní komunikace plnila korespondence. Ve zprávě organizace Iskra na sjezdu druhé strany bylo tedy uvedeno, že redaktoři navázali přímou korespondenci s většinou místních výborů. Tyto materiály jsou uvedeny v publikaci „Korespondence V.I. Lenin a noviny „Iskra“ s místními sociálně demokratickými organizacemi v Rusku 1900-1903. (T. 1-3. M., 1969-1970). V podmínkách nezákonné činnosti strany byly zprávy často šifrovány. Pro uložení stranických dokumentů RSDLP v předrevolučním období byly vytvořeny archivy v Ženevě a Paříži.
V období od října 1917 do srpna 1991 byla vládnoucí stranou RSDLP (b) - RKP (b) - KSSS (b) - KSSS. Proto se v jeho papírování za sovětského období národních dějin spolu s vnitrostranickou problematikou promítaly všechny podstatné problémy života státu.
Stranické výbory na všech úrovních (od ÚV po okresní a městské výbory včetně) zajišťovaly vedení dokumentů v souvislosti s obsazováním funkcí vedoucích zaměstnanců sovětských, hospodářských, odborových a komsomolských orgánů. Tyto pozice byly uvedeny v speciální seznamy- nomenklatury a proto se nazývaly nomenklatura. Po tři roky byly jejich osobní spisy vedeny ve stranické evidenci a po dřívější období byla v ní uchovávána osvědčení a statistické výkazy o složení a fluktuaci zaměstnanců institucí, organizací a podniků, které byly součástí nomenklatury příslušných výborů. stranický archiv. Proto dokumentace vládnoucí strany obsahuje informace o vedoucím personálu SSSR, které jsou jedinečné ve své úplnosti a systematičnosti.
Ve 20. letech bylo v aparátu ústředního výboru strany vytvořeno informační oddělení. Republikové a regionální výbory sem zasílaly zápisy ze svých konferencí a pléna a také informační zprávy, které charakterizovaly region v politických a ekonomických vztazích. Obdobná praxe existovala v informační vertikále okresního výboru – krajského výboru. Obecné zprávy byly doplněny speciálními, které si vyžádaly zespodu průmyslová oddělení (průmysl, zemědělství, stavebnictví, doprava aj.) vyšší stranické výbory. Tak vznikl reprezentativní soubor informací pokrývající všechny aspekty života sovětského státu.
Stejně jako v kancelářské práci státních institucí jsou v dokumentaci stranických orgánů široce prezentovány materiály o projednávání dopisů a stížností pracovníků, které obdržely. Analýza témat, kterým jsou věnovány, nám umožňuje rekonstruovat komplex každodenních problémů, které vyvolaly negativní reakce Sovětský lid. Druhá strana obrazu - ta pozitivní - se promítla do dokumentace k problematice vyznamenání a udělování čestných titulů, která byla schválena podle dosavadního postupu stranickými orgány.
Pozornost výzkumníků v posledních letech přitahovaly tzv. „zvláštní složky“ vzniklé v kancelářské práci Všesvazové komunistické strany (bolševiků) – KSSS – dokumenty uchovávané osobně vedoucími generálních oddělení okresních výborů, krajských výborů a ústředního výboru s razítko „Přísně tajné, zvláštní důležitosti“. Byly zaznamenány ve zvláštních registračních časopisech a byly v zapečetěných obálkách, které měli právo otevřít pouze dva lidé ve stranickém výboru: první tajemník a vedoucí generálního oddělení. Složení dokumentů ve „zvláštních složkách“ a povolení s nimi pracovat nebyly určeny pokyny, ale osobním rozhodnutím šéfa stranického výboru.
Ne všechny dokumenty, které skončí ve „zvláštních složkách“, se historikovi mohou zdát hodné puncu „Zvláštní důležitosti“. Například v časopise „Bulletin Archivu prezidenta Ruské federace“ (č. 1, 1995), vydávaném jako součást časopisu „Istochnik“, byl publikován malý dokument: „Přísně tajné. Speciální složka. Osobně. zn. P 187/154. Tt. Gorbačov, Boldin. Výtah ze zápisu č. 187 ze schůze politbyra ÚV KSSS ze dne 23.6.1990. Překlad stát-veřejný archivních dokumentů, uložený v VI sektoru Generálního odboru ÚV KSSS, v archivu prezidenta SSSR. tajemník ústředního výboru." Rozkazem prezidenta SSSR ze dne 10. září 1991 byly do tohoto archivu převedeny dokumenty z archivu politbyra ÚV KSSS za roky 1919 - 1991. „jako s informační a referenční hodnotou“ Vznikla tak další unikátní „speciální složka“. V současné době je uložen v Archivu prezidenta Ruské federace (AP RF).
Postoj vládnoucí strany umožňoval KSSS vytvářet vlastní archivy – ústřední i místní – v nichž trvalé uložení dokumenty, které ztratily provozní a informační hodnotu, byly odloženy. Po zastavení činnosti KSSS a likvidaci systému stranických archivů byly dokumenty nejvyšších a ústředních orgánů strany rozptýleny po třech moskevských archivech: AP Ruské federace, Ruské státní správě. moderní historie(RGANI) a RGA společensko-politických dějin RGASPI). Dokumenty místních stranických organizací se nacházejí v bývalých stranických archivech ustavujících subjektů Ruské federace.
V několika archivech byla uložena i dokumentace jiných veřejných organizací. Poskytujeme informace o umístění dokumentů nejvyšších a ústředních orgánů veřejných organizací.
Tabulka 4.
Archivy ukládající dokumenty veřejných organizací v Ruské impérium,
RSFSR, SSSR, RF
Kancelářské práce veřejných organizací Ruské federace se rozvíjí v souladu s tradicemi vytvořenými během sovětského období. Jak historické prameny Tyto dokumenty se dodnes prakticky nepoužívají.