Jak podepsat dokument ve formátu PDF, WORD, RAR elektronickým podpisem. Jak samostatně podepsat dokument elektronickým podpisem? Jak vytvořit elektronický dokument s elektronickým podpisem


V našem věku výpočetní technika K certifikaci dokumentů se začal používat tzv. elektronický digitální podpis neboli zkráceně EDS. V této věci však mnozí nemají jasnou představu o tom, proč je to nutné, protože většina z nich je zvyklá pracovat staromódním způsobem a podepisovat dokumenty ručně. Jak podepisovat dokumenty elektronický podpis, dále budeme mluvit.

digitální podpis nebo digitální podpis?

EDS je určitý objekt v elektronické podobě, pomocí kterého můžete okamžitě identifikovat osobu, která jej vytvořila, určit autorství, zkontrolovat pravost dokumentu atd.

Přirozeně vizuálně může elektronický digitální podpis vypadat jako běžný podpis ve formě grafického objektu vloženého do dokumentu. Ve skutečnosti zde pracují asymetrické šifrovací a kryptografické algoritmy. Samotný digitální podpis využívá soukromý klíč a klíčový certifikát, který umožňuje určit oprávněnou osobu a podpis, který jí náleží, integritu dokumentu a potvrzení skutečnosti jeho podpisu.

Proč byste měli podepisovat dokumenty digitálním podpisem?

Mnoho lidí je poněkud zmateno, zda je to nutné a zda je možné podepisovat dokumenty elektronickým podpisem. Na tuto otázku lze odpovědět pouze kladně. Pro zjednodušené pochopení se podívejme na jeden příklad.

Předpokládejme společnost, kterou zastupuje generální ředitel musí uzavřít dvoustrannou smlouvu. Je jasné, že v každém případě bude muset být vízum, protože bez toho nebude mít právní moc. Ale ta zásilka hotová smlouvařekněme faxem se ukáže jako nemožné. Při odeslání přes e-mail Grafický formát naskenovaného dokumentu není vítán, protože podpis může být zfalšován. Musíte tedy odeslat stejný soubor aplikace Word, ale toto je dokument, který musí být podepsán. Jak ale podepsat dokument Word elektronickým podpisem? Obecně na tom není nic zvlášť obtížného. Dále se podíváme na několik jednoduchých metod vytváření digitálních podpisů. Nyní se zaměřme na právní otázky.

Musím elektronicky podepsané dokumenty podepisovat ručně?

Mnoho kancelářských pracovníků a manažerů se domnívá, že je nutné dodatečně (ručně) schvalovat dokumenty obsahující digitální podpisy (tak říkajíc pro každý případ). Zjevně zavádějící. Toto je zcela volitelné.

Jde o to, že při tvorbě digitální podpis a certifikátu je sepsána zvláštní smlouva s certifikačním centrem a ověřena notářem a ve fázi generování certifikátu je vydán soukromý klíč. Z právního hlediska se jedná o potvrzení vlastníka digitálního podpisu. Závěr se tedy nabízí: sekundární pozorování není nutné.

Algoritmus pro práci s digitálním podpisem

Pojďme zjistit, jak podepsat dokument, a uvidíme, jak to celé funguje.

Tyto procesy jsou založeny na vytvoření kryptogramu, který zahašuje certifikovaný soubor, určí data vlastníka, autorství a integritu dat. Vytvořený hash je v další fázi zašifrován pomocí soukromý klíč, poté se vygeneruje buď celý dokument s digitálním podpisem, nebo samostatný soubor s podpisem propojený s dokumentem.

Příjemce používá veřejný klíč. Samozřejmě v obecný obrys Většina algoritmů je si navzájem velmi podobná. Rozdíl se může objevit pouze v závislosti na použitém typu software.

Jak podepsat dokument Word elektronickým podpisem pomocí editoru?

Mnoho uživatelů si ani neuvědomuje, že digitální podpisy lze zcela jednoduše vytvářet i v kancelářském Word editoru. Jak podepsat dokument Word elektronickým podpisem? Jednodušší už to být nemůže. Akce v různých verzích editoru se mírně liší, ale obecně je podstata stejná. Podívejme se na vytvoření podpisu pomocí aplikace Word 2007 jako příklad.

Jak tedy podepisujete dokumenty elektronicky pouze pomocí aplikace Word? K tomu se po umístění kurzoru na místo, kde má být umístěn podpis, použije nabídka vložit, ve které se vybere textová položka. Poté byste měli najít řádek podpisu a nastavit řádek podpisu MS Office.

V dialogovém okně nastavení musíte zadat podrobnosti o osobě podepisující dokument, poté vybrat sken originálního podpisu a poté zadat křestní jméno v poli vedle ikony "x". Poté se zobrazí tištěná verze podpisu.

Na tabletu se vstupem pro psaní rukou jej můžete podepsat sami. Pokud potřebujete podepsat dokument jménem více než jedné osoby, budete muset nakonfigurovat pole pro podpis pro každou osobu.

Můžete to udělat ještě jednodušeji, když v nabídce tlačítka „Kancelář“ vyberete řádek „Připravit“, poté určíte přidání podpisu, poté použijete účel podepsání dokumentu, vyberete podpis a nakonec vyberete položku „Podepsat“ . Podepsání bude potvrzeno červenou ikonou na panelu a nápisem, že dokument obsahuje elektronický podpis.

Nejoblíbenější nástroje pro vytváření digitálních podpisů

Nyní se podívejme, jaké by mohlo být řešením problému, jak podepsat dokument. K tomu je vhodné použít software třetích stran.

Mezi ruskojazyčným softwarem jsou nejoblíbenější a nejrozšířenější následující softwarové balíčky:

  • "CryptoARM";
  • "Crypto PRO";
  • "Kryptostrom".

První program vypadá jako nejjednodušší, proto si dále probereme, jak pomocí něj podepisovat dokumenty elektronickým podpisem.

Vytvoření digitálního podpisu na příkladu aplikace CryptoARM

Existují dva způsoby, jak pomocí této aplikace vytvořit digitální podpis: pomocí kontextové nabídky a provádění akcí prostřednictvím hlavního rozhraní programu. Pro jednodušší pochopení procesu se zaměříme na první možnost, zejména proto, že druhá je téměř totožná, pouze hlavní akce je volána přímo z programu. Řekněme, že potřebujete svůj digitální podpis Word dokument.

Nejprve musíte v Průzkumníku vybrat dokument, který vás zajímá, a vybrat řádek „Podepsat“ v nabídce RMB. Poté se objeví okno „Průvodci“, které vám pomůže provést všechny další akce. Klikněte na tlačítko pokračovat a zkontrolujte, zda je soubor vybrán. V případě potřeby můžete přidat několik dalších objektů a podepsat je současně.

Znovu klikněte na tlačítko „Další“ a v dalším okně vyberte metodu kódování. V zásadě nelze nic měnit a ponechat výchozí nastavení. V dalším kroku můžete zadat další údaje (časové razítko, vízum atd.). Po cestě můžete zaškrtnout políčko pro uložení podpisu jako samostatného objektu (při pozdější kontrole podpisu v dokumentu budou vyžadovány oba soubory). Pokud toto políčko nezaškrtnete, podpisový soubor bude sloučen s dokumentem.

Po pokračování budete muset vybrat certifikát, který byl vydán příslušnou certifikační autoritou (může být umístěn na externím médiu eToken nebo registrovaný v systémovém registru). Poté lze zbývající parametry ponechat beze změny. Po dokončení všech kroků stačí kliknout na tlačítko „Dokončit“.

Poznámka: Pokud je pro podepisování vybrán samostatný soubor, bude zpravidla umístěn ve stejném adresáři jako původní podepisovaný dokument a bude mít příponu SIG.

Funkce podepisování dokumentů PDF, HTML a XML

Na závěr pár slov o dalších formátech. V zásadě pro dokumenty PDF budou kroky stejné, ale vzhledem ke specifikům jiných programů Adobe je vhodné oddělit soubor s podpisem od hlavního dokumentu.

Může nastat situace, kdy se příjemce dokumentu chce nejprve seznámit s jeho obsahem pomocí stejného Acrobatu (Readeru) a teprve poté začne podpis kontrolovat. Mimochodem, některé aplikace Adobe také umožňují podepisovat soubory pomocí vlastních standardních prostředků.

Pokud při práci s tenkými klienty vkládáte podpis do dokumentů HTML, budete muset v prohlížeči kliknout na „Podepsat a odeslat“, poté se aktivuje skript vývojáře, vygeneruje se řetězcová proměnná s daty pro ověření dokumentu, která se zadá. do speciálního skrytého pole, podepsané a přenesené na server pomocí metody POST. Následovat bude ověření dokumentu a podpis, po kterém se na serveru vygeneruje tabulka s poli samotného podepsaného dokumentu a jeho digitálního podpisu.

Můžete se podepisovat jako běžné dokumenty, použít nástroj InfoPath Office nebo vytvořit speciální atribut značky v dokumentu samotném.

Stručné shrnutí

Zde je stručný přehled toho, jak podepisovat dokumenty elektronicky. Samozřejmě zde nebyly uvedeny všechny metody, které takové operace umožňují, a nepočítalo se se všemi programy pro vytváření digitálních podpisů. Nicméně i podle tohoto stručný popis Už chápete, proč je potřeba elektronický podpis a jak všechny potřebné algoritmy v podstatě fungují.

Pokud se podíváte na některé typy softwaru, zejména kancelářské programy nebo nejoblíbenější produkty od Adobe, můžete je použít i vy vlastní prostředky. Z hlediska zjednodušení práce však podle alespoň, pro začínajícího uživatele je lepší použít nástroje třetích stran jako příklad s „CryptoARM“. Je samozřejmé, že bychom na to neměli zapomínat právní stránku otázka. Některé společnosti si elektronické podpisy a certifikáty vytvářejí samy, ale ve výsledku jsou nejen neplatné, ale nemají žádnou právní moc.

Při prohlížení dokumentace CryptoPro v Adobe Readeru nebo Adobe Acrobatu se nahoře objeví podivná zpráva. Co je to?

Některé z našich dokumentů ve formátu PDF jsou podepsány vylepšeným elektronickým podpisem. Pokud jste nezměnili nastavení Adobe Reader nebo Adobe Acrobat, pak když otevřete podepsaný dokument, zkontrolují se všechny elektronické digitální podpisy v něm obsažené. V v tomto případě Jedná se o ověření pokročilého elektronického digitálního podpisu CryptoPro. Výsledek takové kontroly se zobrazí ve zprávě, kterou vidíte.

Adobe Reader nebo Adobe Acrobat hlásí, že stav podpisu je NEZNÁMÝ. Jak mohu ověřit podpis?

K podepisování dokumentace CryptoPro se používá vylepšený elektronický podpis. Metoda ověřování elektronického podpisu zabudovaná do Adobe Acrobat nemůže takové podpisy ověřit. Pro kontrolu zaručeného elektronického podpisu v dokumentaci CryptoPro byste měli použít produkt CryptoPro PDF, což je zásuvný modul pro Adobe Reader (verze 8, 9, X, XI nebo DC) nebo Adobe Acrobat (verze 8, 9, X, XI nebo DC všech verzí).

Aby CryptoPro PDF fungovalo, musí být tento nástroj také nainstalován kryptografická ochrana informace CryptoPro CSP verze 3.6 nebo vyšší.

Chcete-li ověřit podpis v aplikaci Adobe Reader, nemusíte kupovat ani instalovat licence na produkty CryptoPro PDF a CryptoPro CSP.

Chcete-li zkontrolovat vylepšený elektronický podpis v dokumentaci CryptoPro, měli byste:

  • Nainstalujte CryptoPro CSP;
  • Nainstalujte CryptoPro PDF;
  • Nainstalujte .

Standardně se při otevírání dokumentu kontrolují všechny elektronické podpisy v něm obsažené.

Ruční kontrola podpisu v dokumentu:

Vybraný podpis bude ověřen a objeví se okno s výsledkem ověření podpisu.

Musím si zakoupit licenci na programy CryptoPro PDF a CryptoPro CSP, abych mohl ověřit podpisy v dokumentaci CryptoPro?

Pro ověření podpisu v Adobe Reader NEMUSÍTE kupovat ani instalovat licence na produkty CryptoPro PDF a CryptoPro CSP.

Co znamená stav podpisu?

Podpis může mít jeden z následujících stavů:

Označení Postavení Popis
PLATNÝ
PLATNÝ Podepsaná data se od podpisu nezměnila.
Změny však byly provedeny v samotném dokumentu.
NEPLATNÝ Data podepsaného dokumentu byla po podpisu změněna nebo poškozena.
NEDEFINOVANÉ Podepsaná data se od podpisu nezměnila.
Certifikát podepisujícího je však určen jako nedůvěryhodný.
NEDEFINOVANÉ Podepsané údaje nebyly od okamžiku podpisu změněny, ale změny byly provedeny v samotném dokumentu.
A certifikát podepisujícího je definován jako nedůvěryhodný.
NEDEFINOVANÉ Během fáze ověřování podpisu došlo k chybám.

Co znamená „Certifikát nedůvěryhodný“?

Certifikát je považován za důvěryhodný, pokud jsou současně splněny následující podmínky:

  1. Certifikát má správný elektronický podpis certifikační autority, která certifikát vydala.
  2. Certifikát je platný k aktuálnímu datu dle doby platnosti.
  3. Vystavující certifikát CA je nainstalován v úložišti důvěryhodných kořenových certifikátů systému Windows (ROOT).
  4. Certifikát není zahrnut v aktuálním seznamu zneplatněných certifikátů.

Pokud není splněna alespoň jedna z těchto podmínek, je certifikát považován za nedůvěryhodný.

Jak se můžu dívat podrobné informace o podpisu?

Informační okno podpisu lze vyvolat následovně:

Mám to v Adobe Acrobat různé typy podpisy. Co je certifikační podpis? Jaké jsou tam podpisy?

Adobe ve svých produktech rozděluje podpisy na elektronické podpisy (v dokumentaci Adobe se takové podpisy nazývají digitální) a vlastnoruční podpisy.

Ruční podpis je značka vytvořená ručně na stránce, podobná kresbě volné formy vytvořené pomocí nástroje Tužka. Ruční podpis nemá nic společného s elektronickým podpisem a není zobrazen v panelu „Podpisy“.

Elektronické podpisy se dělí na podpisy ke schválení A osvědčující. Oba typy podpisů umožňují schvalovat obsah souboru PDF. Certifikační podpis však poskytuje vyšší úroveň kontroly nad dokumentem. S jeho pomocí můžete určit přijatelné typy změn, díky nimž dokument zůstane certifikovaný.

Předpokládejme to veřejná služba Musíte vytvořit formulář s podpisovými poli. Když je formulář vyplněn, služba dokument certifikuje a umožňuje uživatelům pouze měnit pole formuláře a dokument podepisovat. Uživatelé mohou vyplnit formulář a podepsat dokument podpisem pro schválení. Pokud jsou však stránky odebrány a přidány komentáře, dokument ztratí svůj stávající certifikovaný stav.

Popis různých typů podpisů v programech Adobe je uveden v tabulce:

Typ podpisu

 Zobrazit v dokumentu Popis

Podpis se objeví jako pole podpisu v dokumentu a na panelu Podpisy.

Lze použít vícekrátpodepsání dokumentuPDF od několika lidí.

Dokument může být ověřen viditelným podpisem nebo bez něj.

V prvním případě se podpis objeví jako pole pro podpis v dokumentu a na panelu Podpisy.

Ve druhém případě se podpis zobrazí pouze v panelu Podpisy.
  • Certifikuje dokument PDF.
  • Lze použít pouze v případě, že dokument PDF neobsahuje jiné podpisy.
  • Umožňuje určit typy povolených změn dokumentu (přidávání komentářů, vyplňování formulářů nebo přidávání běžných podpisů) nebo zakázat jakékoli další změny.
Ručně psaný podpis

Kreslení v dokumentu.

 Nemá nic společného s EP.

Jak a proč se funkce CryptoPro PDF liší pro Adobe Reader a Adobe Acrobat?
Mohu vytvořit podpis v aplikaci Adobe Reader?

Rozdíly v možnostech práce s elektronickým podpisem v programech Adobe Reader a Adobe Acrobat jsou způsobeny zvláštnostmi fungování těchto programů (toto je politika jejich výrobce, společnosti Adobe) a nijak nesouvisí s provozem Modul CryptoPro PDF.

Možnosti Adobe Acrobat (Standard, Pro) Adobe Acrobat Reader
  • Certifikace PDF dokumentu(s viditelným podpisem nebo bez viditelného podpisu)
 Ano Žádný
  • Vytvoření elektronického podpisu v dokumentu PDF
 Ano

Ano,

ve verzích 11.0.07 a vyšších, DC.

Ve verzích 8, 9, X, XI (až do verze 11.0.07) - při poskytování rozšířeného přístupu k dokumentu.
  • Ověření elektronického podpisu v dokumentu PDF
 Ano

Ano
  • Automatizace vytváření a ověřování elektronických podpisů pomocí technologie OLE (viz ZhTYAI.00064-01 90 02. CryptoPro PDF. Průvodce automatizací vytváření a ověřování elektronických podpisů).
 Ano Žádný

Přístupné dokumenty PDF zahrnují formuláře PDF určené uživatelům k vyplnění v Adobe Readeru nebo souborech PDF, které byly zpřístupněny. Operaci rozšíření přístupu nebo vytvoření PDF formuláře lze provést na libovolném PDF dokumentu, přičemž samotný PDF dokument lze vytvořit libovolným dostupným způsobem.

Tato operace je k dispozici v edicích Adobe Acrobat Professional a Pro. Vezměte prosím na vědomí, že v Adobe Acrobat Standard edition je operace rozšíření přítomna ve zkrácené podobě a neumožňuje uživatelům Adobe Reader vytvářet nebo přidávat podpis.

Podrobnější informace o vytváření podpisu lze získat na webových stránkách Adobe: pro Adobe Acrobat a pro Adobe Reader.

Nemám Adobe Acrobat. Jak se mohu pokusit vytvořit podpis pomocí CryptoPro PDF v Adobe Reader?

Chcete-li vytvořit elektronický podpis v aplikaci Adobe Reader, potřebujete dokument PDF s rozšířeným přístupem.

Pro testovací účely je takový dokument k dispozici.

Aby byl podnikatel úspěšný v podnikání, musí sledovat trendy doby a ovládat úspěchy pokroku. Jedním z „tajemství“, bez kterého se v moderním obchodu neobejdete, je, jak podepsat dokument elektronickým podpisem. Schopnost používat digitální podpisy bude vyžadována pro vzdálené podávání zpráv daňové úřady, předkládání podkladů pro účast ve výběrových řízeních, vytváření plynulého workflow s nákupčími a dodavateli, používání vzdálených bankovních systémů.

Co je EDS?

S vývojem moderní technologie Stále častěji se používá digitální podpis. Jedná se o virtuální obdobu „fyzického“ podpisu občana resp oprávněná osoba organizací. Toto je způsob, jak certifikovat dokument, dát jej právní moc. Jak vypadá elektronický podpis na dokumentu? Jsou možné tři možnosti:

  • sada čísel nebo písmen, která se mohou zdát náhodná, ale ve skutečnosti jsou vytvořena speciálním počítačovým algoritmem;
  • grafický obrázek připomínající známku;
  • absence jakéhokoli označení: přítomnost podpisu je patrná při prohlížení dokumentu na počítači v poli „Stav“.

Když podvodníci vědí, jak vypadá digitální podpis na dokumentu, mohou papír padělat a předložit jej zájemci neplatné informace, proto jsou neviditelné podpisy považovány za nejspolehlivější.

Stát se vlastníkem elektronického digitálního podpisu fyzická osoba resp právnická osoba musíte kontaktovat jedno z certifikačních center akreditovaných Ministerstvem telekomunikací a hromadných komunikací a poskytnout sadu potřebné dokumenty. Podpisy se vytvářejí na na placeném základě. Vyplněné vízum má platnost 12 měsíců, poté je třeba požádat o nové.

Metodika certifikace dokumentů

Podívejme se, jak vložit elektronický podpis na dokument . K certifikaci zprávy nebo jiného dokumentu elektronickým podpisem budete potřebovat:

  • konečná verze dokumentu: po schválení v něm nebude možné provádět změny;
  • platný certifikát kvalifikovaného digitálního podpisu;
  • speciální software (například Crypto-Pro).

Elektronický podpis je podobný „fyzickému“ vízu. Může certifikovat účty, úkony, smlouvy a další obchodní dokumenty, žádosti podané jednotlivci vládním agenturám ( finanční úřad, mimorozpočtové fondy, univerzity atd.), sady dokumentů pro účast ve výběrových řízeních atp.

Přečtěte si také Strávit mateřský kapitál nebude moci koupit auto

Jak připevnit EDS?

Proces podepisování dokumentů s elektronickým digitálním podpisem začíná instalací softwaru do počítače. Uživatel bude potřebovat alespoň tři nástroje:

  • kořenový certifikát;
  • osobní certifikát;
  • CryptoPro, CryptoARM nebo jiné programy.

Pokud potřebujete schválit dokument ve formátu Word, musíte přejít na položku nabídky „Soubor“, poté na „Informace“ a poté na „Přidat digitální podpis“. Pokud uživatel nevidí poslední položku v nabídce, která se otevře, znamená to, že požadovaný software v počítači není.

Pokud se nabídka otevře správně, uživatel si musí vybrat vízum z dostupných víz a kliknout na tlačítko „Podepsat“. V tomto okamžiku je postup považován za dokončený.

Podepisování dokumentů s digitálním podpisem se odráží ve vlastnostech souboru. Systém ukazuje, že je elektronicky certifikován a je konečnou verzí dokumentu. Jakmile je vízum orazítkováno, je zakázáno provádět úpravy a úpravy: papír automaticky zruší platnost.

Důležité! Pokud přesto vznikne potřeba provést změny, musíte nejprve smazat elektronický podpis, provést potřebné změny v souboru a poté jej znovu potvrdit.

Jak certifikovat PDF pomocí e-víza?

Proces elektronického podepisování dokumentů ve formátu PDF je v pořadí kroků podobný technice používané pro soubory Word. Jediným rozdílem je nutnost instalace speciálního programu – CryptoPro PDF. Vízum, které je k němu připojeno, má grafický obrázek.

Důležité! Program je placený, ale můžete jej využívat zdarma po dobu 90 dnů.

Pojďme určit, jak se podepsat dokument s digitálním podpisem. Postupujeme podle následujícího algoritmu:

  • otevřete soubor PDF;
  • v nabídce „Nástroje“ (umístěné v horní části okna) najdeme položku „Certifikáty“;
  • v rozevírací nabídce vyberte možnost „Použít digitální podpis“;
  • vyberte oblast dokumentu, kde bude umístěn grafický obrázek víza;
  • klikněte na „Pokračovat“;
  • Podíváme se na obrázek podpisu, který se objeví v okně, pokud nejsou žádné chyby nebo stížnosti, klikněte na „Podepsat“.

Tím je proces schvalování souboru PDF dokončen. Nyní je obsah dokumentu chráněn před vnějšími zásahy a má právní platnost.

Podepisování dokumentů je jedním z typů zjišťování autorství a prostředkem ochrany informací při elektronické správě dokumentů.

V moderní svět Tento způsob práce s dokumenty je stále více využíván, protože oproti klasickému podpisu má digitální podpis řadu výhod:

  • Rychlé použití a vysoce spolehlivé.
  • Potíž je v padělání.
  • Umožňuje provádět tok dokumentů bez zbytečného papírování.
  • Dokument lze certifikovat několika digitálními podpisy najednou, což také urychluje a zjednodušuje jeho zpracování.

Pro práci je zpravidla nutné splnit tři základní podmínky:

  • Získejte digitální podpis v Federální ministerstvo financí nebo jiného autorizovaného výdejního střediska.
  • Nainstalujte další licencovaný software.
  • Nainstalujte nebo zkopírujte kořenový podpisový certifikát do registru počítače, ze kterého bude certifikována dokumentace.

Provozní postup

Provoz zpravidla vyžaduje instalaci specializovaného a povinné licencovaný software, např. CryptoPro nebo CUBE.

CryptoPro je program, který vám umožní podepsat širokou škálu dokumentů nebo dokonce celé jejich balíčky během několika sekund.

Umožňuje nejen nastavit digitální podpisy, ale také spravovat podpisové certifikáty, kopírovat je do registru, instalovat je pro práci v systému a také mazat nepotřebné nebo prošlé kontejnery.

Chcete-li nainstalovat software CryptoPro, musíte si tento softwarový produkt stáhnout z oficiálních stránek výrobce a také zakoupit licenci - roční nebo trvalou. Teprve po instalaci produktu můžete začít používat svůj elektronický podpis.

Standardní postup pro podepisování souborů a dopisů

Zpravidla kdy instalace digitálního podpisu Odpadají problémy s podepisováním dokumentů různých formátů. Je však důležité pochopit, že pro každý typ existují rozdíly v procesu registrace. Podívejme se blíže na certifikaci možností hlavního souboru.

Dokumenty doc, docx

Ve většině nových softwarových produktů Word již integroval funkci práce s digitálními podpisy. Stačí přejít na kartu „Podpisy“ a vybrat položku „Podepsat digitální podpis“. Tuto operaci můžete provést také kliknutím pravým tlačítkem myši do pole dokumentu, výběrem části „Podpisy“ a poté „Použít digitální podpis“.

Pokud máte nainstalovanou starší verzi produktu (Word 2003), můžete hotový soubor certifikovat následujícím způsobem. Kliknutím pravým tlačítkem na ikonu dokumentu otevřete rozevírací nabídku a vyberte „Vlastnosti“. V zobrazeném okně přejděte na kartu „Zabezpečení“, ve které klikněte na tlačítko „Elektronické podpisy“. Z nabídky, která se zobrazí, vyberte Přidat a poté v dialogovém okně vyberte požadovaný certifikát a klikněte na tlačítko „OK“ nebo „Podepsat“.

HTML formulář

Nejčastěji je podpis v takových formulářích vyžadován při práci na webu. veřejné služby, například v Jednotné informační síti, nebo na portálu Penzijní fond a tak dále.

Chcete-li se podepsat, musíte přejít na zdroj prostřednictvím aplikace Internet Explorer a ve formuláři webu najít tlačítko „Podepsat a odeslat“ nebo „Podepsat připojené soubory“. Poté v zobrazeném dialogovém okně vyberte požadovaný certifikát a klikněte na „Podepsat“.

Databáze

Digitální podpis v databázi je také poměrně často vyžadován, například při práci s daněmi nebo mzdovými projekty. Program pro vytváření takových databází již zpravidla obsahuje aktivní tlačítko „Připojit digitální podpis“ nebo „Podepsat dokument“. Stačí na něj kliknout na panelu rychlého přístupu, vybrat příslušný certifikát z úložiště a certifikovat požadovaný dokument nebo balíček dokumentace.

Totéž platí pro přiložené soubory. Můžete buď kliknout na tlačítko podpisu, nebo použít rozbalovací nabídku pomocí pravého tlačítka myši.

xml dokumenty

Dokumenty tohoto formátu se podepisují při práci s databázemi, např. ve statistických výkazech nebo při výpočtech mzdy v institucích. Certifikaci lze provést buď pomocí speciálního tlačítka již zabudovaného v programu, nebo přímo pomocí dodatečného softwaru v již nahraném souboru.

Chcete-li podepsat již nahraný a uložený soubor, musíte nainstalovat další software, například CryptoPro ARM nebo XMLdsig, a podepsat dokument pomocí nabídky dat aplikace.

ve formátu PDF

K podepsání tohoto formátu můžete použít následující možnosti. CryptoPro PDF je speciálně vyvinutý plugin od společnosti CryptoPro, vhodný pro Adobe Reader 7.0 a vyšší.

Právě pomocí tohoto bezplatného pluginu nebo jiného podobného programu můžete nejen certifikovat dokumenty v pdf, ale také kontrolovat podpisy jiných souborů.

Vizuální návod na postup můžete vidět v následujícím videu:

Druhy elektronických podpisů

EDS jsou rozděleny do tří typů podle jejich typu:

  • Norma– podpis umožňuje potvrdit autorství konkrétní osoba kdo dokument podepsal. Neumožňuje však sledovat změny v dokumentu po certifikaci.
  • Vyztužený nekvalifikovaný, který mohou vydávat neakreditovaná autorizovaná centra, potvrzuje autorství konkrétní osoby a umožňuje sledovat veškeré změny dokumentu i po zákroku. Podle právní význam plně nahrazuje ruční podpis pečetí organizace.
  • Vyztužená kvalifikovaná– specializované elektronický digitální podpis, který má v kořenové složce certifikát od jeho vydávajícího úřadu. Umožňuje podepisovat důležitou dokumentaci se 100% zárukou bezpečnosti. Nejen, že odhalí autorství a umožní vám zkontrolovat změny po certifikačním řízení, ale také sníží riziko padělání na nulu.

Jak spolehlivá je metoda?

Certifikace dokumentů pro pomoc s digitálním podpisem– poměrně spolehlivá metoda, která vám umožní téměř 100% eliminovat skutečnost, že váš podpis byl zfalšován. Ale to je jedině možné za určitých podmínek ochrany před podvodníky a pravidel pro ukládání osobního digitálního podpisu.

Požadovaná bezpečnostní opatření:

  • Nenechávejte svůj podpis bez dozoru, a to ani na krátkou dobu.
  • Nevěřte svému osobnímu digitálnímu podpisu cizím lidem.
  • Když není potřeba, je nejlepší jej uložit do trezoru s bezpečným zámkem, do kterého je omezený přístup.
  • Neinstalujte jej na cizí počítač.
  • Nedovolte nikomu, aby kopíroval váš podpis jako celek nebo dokonce i jen zčásti.
  • Buďte opatrní při certifikaci dokumentů – každý si velmi pečlivě prostudujte.
  • Pečlivě sledujte zabezpečení počítače, na kterém je podpis nainstalován, a snažte se stroj co nejvíce zabezpečit, zejména při práci v síti - používejte pouze licencované produkty, instalujte spolehlivou antivirovou ochranu, neinstalujte aplikace od neznámých zdrojů a neotevírejte soubory od cizích lidí.

Pamatujte, že pouze vy sami můžete zajistit slušnou úroveň zabezpečení při práci s digitálními podpisy.

Moderní software umožňuje umístit elektronický podpis (EDS) na jakékoli dokumenty, vč. a vytvořené pomocí produktu Adobe System. Do souborů PDF můžete vložit viditelný podpis, který se v souboru projeví jako čára, a vizuálně neviditelný podpis. Každý typ digitálního podpisu má stejnou právní sílu a podepsaný soubor lze odeslat příjemci e-mailem.

Při vytváření elektronického podpisu existují důležité rozdíly ve fungování programů. Acrobat vám umožňuje:

  • certifikovat soubor PDF neviditelným nebo viditelným digitálním podpisem (pomocí kryptografických algoritmů předepsaných v GOST R-34.10-2001);
  • vytvořit dokument PDF založený na GOST R-34.10-2001;
  • zkontrolujte elektronický podpis, který jste vytvořili.

Pro vytvořené a otevřené soubory poskytuje Reader možnost:

  • Ověření EDS pomocí kryptografických algoritmů;
  • certifikace PDF dokumentů s rozšířeným přístupem.

Než začnete pracovat s podpisem v aplikaci Reader, musíte použít Adobe Acrobat. V něm uživatel:

  1. Otevře (vytvoří) požadovaný dokument.
  2. Otevře položku nabídky "Soubor".
  3. Z nabídky vybere „Uložit jako“.
  4. Z nabídky vybere "Soubor PDF Reader s pokročilými funkcemi".
  5. V případě potřeby připojuje další funkce.
  6. Klikněte na „Uložit nyní“.

Poté lze soubor podepsat elektronickým podpisem pomocí aplikace Adobe Reader.

Vytvoření podpisu v aplikaci Adobe Reader

Chcete-li vložit elektronický podpis, musíte kliknout na „Podepisování“ v okně nabídky „Práce s certifikáty“. Zde také vyberete požadovaný typ digitálního podpisu (viditelný nebo neviditelný). Pokud jste při výběru metody generování podpisu zaškrtli políčko vedle „Zeptat se při podpisu“, objeví se dialogové okno. Způsob generování elektronického podpisu je indikován v souladu s programem používaným pro práci s podpisem.

Pokud se na nastavení pracoviště podíleli zaměstnanci certifikačního centra, nemusí se dialogové okno objevit, protože nastavení jsou nastavena ve výchozím nastavení.

Poté je třeba určit místo, kam bude digitální podpis umístěn, a vytvořit podpisový řádek. V novém okně, které se otevře, stačí vybrat podpisový certifikát, který chcete použít. Pro usnadnění práce lze seznam certifikátů seřadit podle názvu, doby platnosti nebo vydavatele.

Podepsání dokumentu PDF

K připojení digitálních podpisů do souborů PDF můžete použít dva programy: ViPNet CryptoFile a CryptoARM.

ViPNet CryptoFile umožňuje uživateli zdarma podepsat dokument s digitálním podpisem. Program pracuje s různé typy soubory, stejně jako s archivy. Nevýhodou ViPNet CryptoFile je možnost dodat pouze jeden digitální podpis.

CryptoARM od CryptoPRO je licencovaný a placený produkt. Výhodou služby je práce se všemi typy souborů, s archivy a možnost připojit několik digitálních podpisů při podepisování souboru. I přes placenou licenci je CryptoARM běžnějším softwarovým nástrojem pro práci s digitálními podpisy.

Jak podepsat soubor PDF elektronickým podpisem:

  • Otevřete požadovaný soubor PDF.
  • V pravém panelu klikněte na „Vyplnit a podepsat“.

  • Na panelu, který se otevře, vyberte znovu „Vyplnit a podepsat“ a „Další nástroje“.

  • Vyberte „Certifikáty k přidání do panelu“.

  • Klikněte na „Vložit digitální podpis“ a pomocí kurzoru vyberte místo v těle dokumentu, kde má být digitální podpis umístěn.
  • V okně výběru certifikátu vyberte ten, který potřebujete. Klikněte na „OK“ a „Podepsat“.

Elektronický podpis připojený k souboru PDF vypadá takto:

Jak odeslat soubor

Po podepsání lze soubor odeslat dalším uživatelům. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko „Další“ na panelu „Vyplnit a podepsat“.

Odeslání je možné několika způsoby:

  • odkaz na podepsaný dokument;
  • kopii spisu v samostatném dopise;
  • originální dokument (k podpisu).

Pořadí akcí při odesílání závisí na zvolené metodě.

Odeslání odkazu na dokument

Příjemcům je odeslán odkaz na podepsanou a dokončenou kopii souboru PDF, kterou nelze upravovat. Kopie Adobe Sign je certifikována. Chcete-li odeslat, musíte kliknout na „Získat odkaz“ a „Vytvořit odkaz“.

  • klikněte na „Kopírovat odkaz“ a odešlete jej e-mailem;
  • Klikněte na „Připojit odkaz k e-mailu“. V tomto případě bude vytvořen dopis z e-mailového účtu, který používáte, a předmětem zprávy bude název dokumentu.

Uživatel může pouze přidat adresy příjemců a kliknout na „Odeslat“.

Pošlete kopii v samostatné zprávě

Kopie dokumentu pouze pro čtení bude zaslána pouze e-mailem. Příjemci budou moci prohlížet bez úprav.

K odeslání potřebujete:

  • Klikněte na „Odeslat kopii“.

  • Vstupte e-mailová adresa uživatel, kterému je dokument zaslán.
  • Klikněte na „Odeslat“.

Pomocí této metody můžete odeslat dokument několika uživatelům najednou a pole „Předmět“ a „Zpráva“ se vyplní jako obvykle.

Odeslání souboru k podpisu

K odeslání dokumentu k podpisu potřebujete:

  • Klikněte na „Požádat o podpis“ a „Začít“.

  • Otevře se služba Adobe Sign. Požadované informace jsou uvedeny v polích „Jméno“ a „Zpráva“.
  • V části „Pokročilé parametry“ vyberte v případě potřeby ověření autora dokumentu nebo jiné parametry.
  • V části „Místo pro podpis“ přidejte pole formuláře a označte místo, kde má být digitální podpis umístěn.

Po vyplnění všech formulářů musíte kliknout na „Odeslat“.

Jak získat dokument PDF s digitálním podpisem od ostatních uživatelů

Přijímání dokumentů ve formátu PDF od jiných uživatelů probíhá pomocí nástroje „Vyplnit a podepsat“. Běží na cloudové službě Adobe Sign. Tato metoda umožňuje podepisovat dokumenty online pomocí digitálního podpisu přes mobilní zařízení nebo internetový prohlížeč z libovolného města.

Příjemce a adresát nemusí vyplňovat četné formuláře s údaji nebo dokupovat další software pro připojení elektronického podpisu. Uživatelé současně obdrží e-mailem žádost o vygenerování elektronického podpisu, poté je operace dokončena a je odeslána kopie certifikovaného dokumentu. Proces lze sledovat online prostřednictvím aplikace Acrobat Reader DC nebo Acrobat DC.

Pro následnou certifikaci použití certifikát EDS Soubor PDF je vygenerován v aplikaci Adobe Acrobat. Program umožňuje nejen certifikovat dokument, ale také kontrolovat dříve vytvořený digitální podpis. Soubor můžete podepsat pomocí bezplatného softwaru ViPNet CryptoFile nebo licencovaného produktu od CryptoPRO. Pořadí podepisování v programech je podobné a výsledný soubor s podpisem lze odeslat přímo jako odkaz, přes elektronickou schránku nebo k podpisu druhou stranou přes Adobe Sign.