Předpisy jako organizační a právní dokument. Předpisy jako organizační a právní dokument o vztazích mezi organizacemi


Předpisy na oddělení je vnitřní organizační a správní dokument, který stanoví postavení, funkce, práva, povinnosti, odpovědnosti a vazby strukturální jednotky podniku (organizace). V tato definice a dále oddělení znamená jakoukoli strukturální jednotku, včetně služby, skupiny, kanceláře, jednotky, laboratoře atd.

Typická ustanovení oddělení mohou zahrnovat následující oddíly:
1. Obecná ustanovení , kde je uveden úplný název útvaru, datum, číslo a název dokumentu, na jehož základě vznikl a působí, čím se řídí jeho činnost, komu je podřízen, postup při jmenování a odvolávání vedoucího zaměstnance atd.
2. Hlavní úkoly, definující účel a směr činnosti jednotky.
3. Funkce, tj. druhy prací (úkonů), které musí útvar vykonat, aby dosáhl svěřených úkolů.
4. Práva, které management musí mít pro efektivní fungování tohoto strukturálního celku.
5. Odpovědnost- druhy disciplinárních, správních a jiných odpovědností, které manažer nese při plnění povinností (funkcí).
6. Spojení (vztahy) oddělení s ostatními odděleními.

Vzorová ustanovení o divizích (oddělení, služby atd.)

Níže jsou uvedeny příklady a standardní vzorky předpisy o oddílech (odděleních), vyvinuté v různých organizacích a pro různá odvětví a oblasti činnosti, včetně zemědělství, stavebnictví, školství, výroba, obchod, medicína atd. Správa stránek nenese odpovědnost za obsah dokumentů.

Oddělení automatických řídicích systémů
Předpisy o útvaru hlavního konstruktéra
Předpisy o útvaru hlavního energetika
Předpisy na personálním oddělení
Předpisy o odboru investiční výstavby
Předpisy o oddělení kontroly kvality
Předpisy na oddělení marketingu
Předpisy na oddělení MTS (zásobování materiálem a technikou)
Předpisy odboru BOZP (organizace práce a mezd)
Předpisy o oddělení ochrany informací
Předpisy o právním oddělení
Předpisy o konstrukčním oddělení (úřadu)
Předpisy o oddělení technické kontroly

Základem organizační činnosti každé instituce jsou organizační a právní dokumenty. Upravují stav organizace, její strukturu, stavy zaměstnanců, oficiální složení a také určit práva, povinnosti, odpovědnosti a postupy pro interakci jeho samostatných, strukturální dělení A úředníci.

V tomto článku se budeme podrobně zabývat takovým organizačním a právním dokumentem, jako je nařízení.

Naše informace

Mezi organizační a právní dokumenty patří:

  • charta;
  • stanovy;
  • předpisy o organizaci;
  • ustanovení o strukturálních, samostatných útvarech, o kolegiálním (poradním) orgánu organizace atd.;
  • předpisy;
  • personální stůl;
  • instrukce;
  • popis práce;
  • vnitřní pracovní předpisy atd.

Všechny organizační a právní dokumenty podléhají schválení buď vyšší organizací, nebo vedoucím či kolegiálním orgánem (pokud existuje) - představenstvem, valnou hromadou akcionářů atd. Všechny normy obsažené v těchto dokumentech jsou závazné.

Druhy rezerv

Náš slovník

Pozice- jedná se o organizační a právní dokument, který upravuje pořadí vzniku, práva, povinnosti, odpovědnosti a organizaci práce strukturální jednotky (úředního, poradního nebo kolegiálního orgánu), jakož i její součinnost s jinými složkami a funkcionáři.

V obchodní organizace Může platit několik typů ustanovení:

  • Předpisy o organizaci;
  • předpisy o strukturálních útvarech, například předpisy o účetnictví nebo předpisy o personálním oddělení;
  • ustanovení vymezující činnost komise nebo skupiny, např. Řád odborné archivní komise;
  • ustanovení upravující práci úředníků, například nařízení o generálním řediteli;
  • ustanovení upravující organizační vztahy ke konkrétní problematice, například předpisy o certifikaci zaměstnanců nebo předpisy pro práci s prohlášeními a nároky fyzických osob.

Praktickým přínosem ustanovení je, že co nejkonkrétněji uvádějí, kdo má co dělat, jaké úkoly má vykonávat a za co má být odpovědný. To zase výrazně usnadňuje sledování plnění pokynů manažera. Když si dvě oddělení organizace „posouvají“ realizaci úkolu na sebe, zdržují jeho řešení a nedokážou se mezi sebou dohodnout, kdo co udělá, pomohou na to přijít předpisy o odděleních. Proto mají dopředu myslící manažeři obvykle osobní zájem na tom, aby předpisy jejich oddělení byly připraveny a co nejpodrobněji.

Nejjednodušší příklad: oddělení chce archivovat nezdokumentované dokumenty - v pořadačích nebo hromadně. Dokumenty nejsou roztříděné a není známo, kterých případů se týkají. Vedoucí katedry trvá na tom, že tajemník musí tyto dokumenty roztřídit a uspořádat do složek. Tajemník po otevření Řádu o archivu upozorňuje šéfa na skutečnost, že archiv přijímá dokumenty sestavené do souborů v souladu s nomenklaturou souborů. Jedná se o interní podnikové právo a musíte ho vzít v úvahu.

Vezměte prosím na vědomí

Dokumenty, jako jsou předpisy o certifikaci, předpisy o vyřizování reklamací atd., jsou v podstatě průvodce krok za krokem k akci: podrobně popisují každou fázi řešení konkrétního problému.

Předpisy o konstrukční jednotce

Ustanovení o strukturálních děleních jsou možná nejběžnějším a nejoblíbenějším typem ustanovení. Vzhledem k tomu, že požadavky na předpisy o strukturálních jednotkách a pravidla pro jejich rozvoj nejsou stanoveny zákonem, každá organizace samostatně rozhoduje, které otázky činnosti konkrétní jednotky by měly být upraveny v těchto místních předpisech. Hlavní části standardních předpisů o divizi jsou uvedeny v tabulce.

Hlavní části Řádu o divizi a jejich obsah

Sekce pozice

Obecná ustanovení
  • celý název strukturální jednotky (dále jen společný podnik);
  • jméno, číslo, datum právní úkon, na jehož základě byl společný podnik vytvořen;
  • regulační dokumenty, kterým se společný podnik ve své činnosti řídí;
  • kdo vede společný podnik;
  • komu je společný podnik podřízen?
  • postup jmenování a odvolání vedoucího společného podniku;
  • přítomnost těsnění

Hlavní úkoly

Problémy, kvůli kterým byl společný podnik vytvořen a funguje

Konkrétní druhy prací vykonávaných společným podnikem v rámci řešení jeho hlavních úkolů

Práva a povinnosti

Práva a povinnosti ředitele a zaměstnanců společného podniku při výkonu jejich funkcí

Odpovědnost

Druhy odpovědnosti, kterou může vedoucí a zaměstnanci společného podniku nést v případě neplnění svých povinností (disciplinární, správní a v některých případech trestní)

Vztahy

Postup pro interakci společného podniku s ostatními divizemi organizace: v jaké formě se provádí, jaké dokumenty se vytvářejí atd.

Podrobnosti o poloze

Při přípravě předpisů jsou vypracovány následující podrobnosti dokumentu:

  • název organizace;
  • název typu dokumentu;
  • název textu;
  • datum dokumentu;
  • evidenční číslo dokument;
  • místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu;
  • razítko schválení dokumentu;
  • text dokumentu;
  • schválení vízového dokumentu.

Podívejme se blíže na konstrukční vlastnosti těchto detailů v předpisech.

  • Název organizace. Název autorské organizace je uveden podle ustavující dokumenty. Pokud tyto dokumenty spolu s celým jménem obsahují i ​​zkrácený název, pak je také uveden (Příklad 1). Jména v předmětových jazycích Ruská federace nebo na cizí jazyky Názvy v ruštině jsou uvedeny níže nebo napravo od něj na stejné úrovni.

Autory nařízení mohou být dvě nebo více organizací (např. pokud vzniká nařízení o vztazích). V tomto případě jsou názvy organizací umístěny na stejné úrovni (pokud mluvíme o společnostech, které si navzájem nejsou podřízeny), jako v příkladu 2, a na různých úrovních (pokud je jedna instituce podřízena jiné).

  • Název typu dokumentu. Tento detail je vytištěn velkými písmeny: POSITION, za ním není umístěn žádný bod.
  • Název k textu. Napsal na nový řádek a odpověděl na otázky: o čem (o kom)?(viz možnosti umístění rekvizit v příkladech 1 a 2).
  • Datum dokumentu. Datum dokumentu je datum jeho schválení. Do příslušného pole jej zapíše schvalující úředník. Pokud je ustanovení podepsáno dvěma nebo více organizacemi, bude jeho datem datum posledního schválení (viz příklad 2).
  • Místo, kde byl dokument sestaven nebo publikován. Tento údaj se vydává, nelze-li místo vydání předpisu určit podle názvu organizace. Tedy například pro JSC Tomsk užitkové systémy» není nutné jej vyplňovat, na rozdíl od OJSC Srednevolzhskaya stavební firma" Pokud je v prvním případě jasné, kde se podnik nachází, pak podle druhého jména není možné určit přesné umístění organizace.

Na druhou stranu, pokud dokument vydává pobočka Tomsk Communal Systems CJSC, která se nachází v okresním centru Tomského regionu, bude toto okresní centrum uvedeno jako místo přípravy dokumentu (viz příklad 1).

  • Razítko schválení dokumentu. Obvykle jsou ustanovení schvalována vedoucím organizace. Ale v rámci své působnosti a mají-li příslušné oprávnění, to může udělat jiný úředník. Například mohou být schválena nařízení o papírování na základě odvolání občanů správní ředitel. Schvalovací razítko se v předpisu skládá ze slova SCHVÁLENO, názvu funkce osoby schvalující dokument, jejího podpisu, iniciál, příjmení a data schválení (viz příklad 1).

Navíc lze ustanovení schválit administrativní dokument- zpravidla objednávkou na hlavní činnost. V tomto případě se schvalovací razítko skládá ze slova SCHVÁLENO, názvu schvalovacího dokumentu (v instrumentální případ), jeho data a čísla (viz příklad 2).

Příklad 1

Začátek předpisu vydaného pobočkou organizace

Příklad 2

Vrchol pozice schválené dvěma organizacemi

POZICE

o vztazích mezi organizacemi

26.05.2014 č. 6/24-Pohlaví

  • Text dokumentu. Pro usnadnění je text předpisu rozdělen do částí, z nichž každá má přiděleno pořadové číslo. Všechna ustanovení oddílu jsou také očíslována. To se provádí tak, aby bylo možné snadno odkazovat na to či ono ustanovení (viz příklad 5).
  • Schválení vízového dokumentu. Nařízení podléhá povinné dohodě se všemi zainteresovanými úředníky. Pro poskytnutí je vhodné připravit schvalovací list, který bude nedílnou součástí dokumentu. Vízum se skládá ze slova AGREE, pozice osoby, se kterou byl dokument dohodnut, osobního podpisu, jeho přepisu a data schválení.

Pokud je schvalování prováděno dokumentem, pak schvalovací razítko obsahuje slovo AGREE, název dokumentu, jeho datum a číslo. Vyplněný schvalovací list je podepsán a opatřen datem (viz obě možnosti v příkladu 3).

Příklad 3

Schvalovací list pro pozici

SCHVALOVACÍ LIST
k Předpisu o přípravě a předávání dokumentů do archivu
19.06.2014 č. 5-P/2014

SOUHLASENO
Zápis z jednání odborné komise
LLC "Pristan"
ze dne 16. června 2014 č. 3

SOUHLASENO
Administrativní ředitel
Vasiliev N.K. Vasiliev
17.06.2014

SOUHLASENO
Vedoucí právního oddělení
Lapshina T.A. Lapshina
18.06.2014

Předpisy byly vypracovány. co bude dál?

Se schválenou pozicí v povinné měli by být seznámeni všichni zainteresovaní zaměstnanci podniku: pokud se jedná o předpis o oddělení, pak všichni zaměstnanci oddělení; jde-li o ustanovení o práci s pohledávkami – každý, kdo s pohledávkou pracuje atp. Každý nový zaměstnanec organizace si musí ve svůj první pracovní den prostudovat všechna ustanovení a pokyny, podle kterých bude muset pracovat.

Seznamovací vízum se vydává podobným způsobem jako schvalovací vízum, ale provádí se vlastní rukou: zaměstnanec napíše „Seznámil se“ nebo podrobněji „Přečetl jsem si předpisy o bonusech“, uvede svou pozici, podepíše, dešifruje podpis a uvede datum seznámení.

Mimochodem

Otázka, kam zapsat informace o seznámení s dokumentem, se řeší různými způsoby. Můžete sestavit list seznámení s dokumentem, který je uložen s pozicí. Po dokončení jednoho listu musíte založit další atd.
Víza, abyste se seznámili s ustanoveními týkajícími se pracovní vztahy s personálem se vejde přímo do pracovní smlouvu se zaměstnancem ještě před jeho podpisem.

Ustanovení je neomezeným dokumentem a je platné od okamžiku jeho schválení až do zrušení nebo nahrazení novým. Ustanovení musí být pravidelně (každých několik let) přezkoumáváno a v případě potřeby v něm musí být provedeny příslušné změny. Zrušení ustanovení, jeho nahrazení nebo jeho změny se provádějí příkazem k hlavní činnosti (příklad 4).

Příklad 4

Příkaz ke zrušení stávajícího ustanovení a schválení nového

Společnost s ručením omezeným "Gibraltar"
(Gibraltar LLC)

OBJEDNÁVKA

27.06.2014 № 33

Moskva

Kvůli změně personální struktura Gibraltar LLC

OBJEDNÁVÁM:

  1. Zrušte aktuální nařízení o reklamním oddělení společnosti Gibraltar LLC od 07.01.2014.
  2. Schválit a uvést v platnost Nařízení o marketingovém řízení společnosti Gibraltar LLC od 7. 1. 2014 (příloha 1).
  3. Vedoucí personálního oddělení Ivanova R.A. seznámit zaměstnance s tímto příkazem proti podpisu do 30.06.2014.
  4. Vyhrazuji si kontrolu nad provedením této objednávky.

Generální manažer Vladimirov P.A. Vladimirov

V souladu s Čl. 50 Seznam typického managementu archivních dokumentů, generované v procesu činnosti vládní agentury, orgány místní samospráva a organizací s uvedením doby uložení, schváleného nařízením Ministerstva kultury Ruska ze dne 25. srpna 2010 č. 558, je zrušené ustanovení uloženo v archivu organizace trvale.

Předpisy o sekretariátu

Na závěr uvádíme příklad Řádu o sekretariátu nevládní organizace (Příklad 5).

Příklad 5

Předpisy o sekretariátu

Společnost s ručením omezeným "Perekrestok"
(Perekrestok LLC)

POZICE
o sekretariátu

14.07.2014 č. 7/25-Pohlaví

Moskva

1. OBECNÁ USTANOVENÍ

1.1. Sekretariát je strukturální jednotkou společnosti s ručením omezeným "Perekrestok" (dále jen Organizace).

1.2. Zřízení, reorganizace a likvidace sekretariátu se provádí rozhodnutím generální ředitel Organizace jsou pro své hlavní činnosti formalizovány příkazem.

1.3. Sekretariát řídí vedoucí sekretariátu.

1.4. Vedoucí sekretariátu je přímo podřízen generálnímu řediteli organizace, je jmenován a odvoláván na jeho příkaz.

1.5. Ve své činnosti se sekretariát řídí:

1.5.1. Legislativa v oblasti informací a dokumentace.

1.5.2. Regulační akty prezidenta a vlády Ruské federace, Gosstandartu Ruska a Rosarkhivu v otázkách podpory dokumentace pro správu a archivaci dokumentů.

1.5.3. Charta organizace.

1.5.4. Na základě příkazů a pokynů generálního ředitele organizace.

1.5.5. Pokyny pro kancelářskou práci organizace.

1.5.6. Ostatní předpisy A metodické dokumenty o organizaci dokumentace, organizační a informační a referenční podpoře řízení.

1.5.7. Podle těchto Pravidel.

2. STRUKTURA SEKRETARIÁTU

2.1. Sekretariát zahrnuje:

2.1.1. Asistentka generálního ředitele.

2.1.2. Tajemník náměstka generálního ředitele.

2.1.3. Tajemník hlavního inženýra.

2.1.4. Vedoucí kanceláře.

2.1.5. Kurýr.

2.2. Povinnosti zaměstnanců sekretariátu jsou stanoveny náplní práce.

3. HLAVNÍ ÚKOLY SEKRETARIÁTU

3.1. Hlavní úkoly sekretariátu jsou:

3.1.1. Podpora dokumentace práci vedení organizace: generálního ředitele, jeho zástupce, hlavního inženýra (dále jen vedení) a dále kolegiálního orgánu organizace - Schůze zakladatelů.

3.1.2. Organizační zajištění práce vedení organizace.

3.1.3. Referenční a informační podpora pro práci vedení organizace.

4. FUNKCE SEKRETARIÁTU

4.1. Sekretariát vykonává tyto funkce:

4.1.1. Zpracovává příchozí, odchozí a interní dokumenty Organizace.

4.1.2. Přijímá, přenáší a zaznamenává faxy, telefonní zprávy, telegramy, elektronické zprávy přijaté vedením organizace a odeslané jejím jménem.

4.1.3. Přijímá, kontroluje a předkládá k posouzení dokumenty obdržené vedením organizace.

4.1.4. Sleduje správnost provedení dokumentů předložených k podpisu vedení organizace.

4.1.5. Z pověření vedení organizace připravuje návrhy jednotlivých příkazů, instrukcí, úředních dopisů, certifikátů a dalších dokumentů, koordinuje je s vedoucími strukturálních divizí a dalšími úředníky a specialisty.

4.1.6. Upravuje dokumenty jménem vedení.

4.1.7. Zajišťuje tisk, skenování a rychlou reprodukci dokumentů používaných při činnosti vedení organizace.

4.1.8. Zajišťuje účetnictví a včasnou evidenci dokumentů a jejich bezpečnost.

4.1.9. Organizuje racionální tok dokumentů a kontrolu pohybu dokumentů v organizaci.

4.1.10. Dohlíží na správnost papírování a poskytuje metodickou a organizační pomoc zaměstnancům organizace při přípravě dokumentů.

4.1.11. Zajišťuje tvorbu spisů sekretariátu v souladu se schválenou nomenklaturou spisů, jejich ukládání, včasné předávání případů do archivní úložiště a přidělení ke zničení souborů a dokumentů s prošlou dobou uložení.

4.1.12. Organizuje plánování pracovního dne vedení organizace.

4.1.13. Poskytuje telefonní služby vedení a zaměstnancům organizace.

4.1.14. Vypracovává návrhy pracovních plánů pro Setkání zakladatelů organizace.

4.1.15. Připravuje materiály pro jednání Setkání zakladatelů organizace, zajišťuje jejich včasnou distribuci zainteresovaným organizacím a jednotlivcům.

4.1.16. Poskytuje včasné informace o zasedáních Setkání zakladatelů organizace.

4.1.17. Připravuje a organizuje provozní porady a jednání s vedením organizace.

4.1.18. Provádí logistickou podporu pro jednání a konference pořádané vedením organizace.

4.1.20. Sleduje plnění rozhodnutí schůze zakladatelů organizace.

4.1.21. Organizuje přijímání návštěv vedením a zaměstnanci organizace.

5. PRÁVA SEKRETARIÁTU

5.1. Vedoucí sekretariátu má právo:

5.1.1. Zúčastněte se předepsaným způsobem při přijímání a propouštění zaměstnanců sekretariátu.

5.1.2. Po dohodě s vedením organizace provést výběr, umístění a přemístění zaměstnanců sekretariátu.

5.1.3. Rozdělte práci mezi zaměstnance sekretariátu.

5.1.4. Zastupovat zaměstnance sekretariátu při povyšování a předkládat návrhy, jak je přivést k disciplinární odpovědnosti.

5.1.5. Předkládat návrhy na změnu struktury a zaměstnanců sekretariátu.

5.1.6. Předkládat vedení organizace návrhy na zlepšení práce sekretariátu.

5.1.7. Vedení korespondence týkající se činnosti sekretariátu.

5.2. Zaměstnanci sekretariátu mají právo:

5.2.1. Přijímat předepsaným způsobem informace potřebné pro práci od ostatních strukturních útvarů Organizace.

5.2.2. Vyžadovat od vedoucích strukturálních divizí a zaměstnanců organizace, aby včas předkládali dokumenty a informace vedení organizace.

5.2.3. Za vedení organizace zapojit pracovníky ostatních strukturálních divizí k přípravě návrhů příkazů, pokynů a dalších dokumentů.

5.2.4. Vracet návrhy dokumentů jimi vypracované v rozporu s aktuálními normami a pravidly k revizi zaměstnancům organizace.

5.2.5. Předkládat návrhy na zlepšení práce sekretariátu.

6. VZTAHY A PROPOJENÍ SEKRETARIÁTU S OSTATNÍMI STRUKTURÁLNÍMI DIVIZEMI ORGANIZACE

6.1. Sekretariát předkládá vedení organizace:

6.1.1. Přijatá korespondence k posouzení.

6.1.2. Návrhy dokumentů k posouzení a podpisu.

6.1.3. Interní poznámky, návrhy, certifikáty, informace a další materiály od strukturálních divizí a úředníků Organizace k posouzení.

6.2. Sekretariát obdrží od vedení organizace:

6.2.1. Dokumenty obdržené od jiných organizací s usnesením vedení.

6.2.2. nabídky, poznámky, osvědčení od strukturálních složek organizace s usnesením vedení.

6.2.3. Podepsané objednávky, instrukce, protokoly, dopisy a další dokumenty.

6.2.4. Schválené regulační dokumenty.

6.2.5. Schválené plány práce pro strukturální jednotky a kolegiální orgán Organizace.

6.3. Sekretariát zasílá strukturálním divizím Organizace:

6.3.1. Kopie příkazů (výpisy z příkazů) k provedení.

6.3.2. Kopie zápisů (výpisy ze zápisů) ze zasedání Schůze zakladatelů organizace k vyhotovení.

6.4. Sekretariát dostává od strukturálních divizí Organizace:

6.4.1. Projekty úředních dopisů.

6.4.2. Návrhy nařízení a nařízení.

6.4.3. Informační a referenční materiály.

6.5. Sekretariát posílá jiným organizacím obchodní dopisy, informační materiály.

6.6. Sekretariát přijímá obchodní dopisy a informační materiály od jiných organizací.

7. ODPOVĚDNOST SEKRETARIÁTU

7.1. Zaměstnanci sekretariátu zodpovídají za:

7.1.1. Za nedodržení resp nesprávné provedení funkce, které jim přiděluje popis práce;

7.1.2. Nedodržení nebo porušení požadavků a norem platné legislativy při přípravě a zpracování dokumentů;

7.1.3. Spolehlivost hlášení dat, informací a dalších materiálů připravených v sekretariátu a předložených vedení organizace a/nebo vedení strukturálních divizí organizace;

7.1.4. Ztráta a poškození souborů a dokumentů;

7.1.5. Nedodržení podmínek uchovávání souborů a dokumentů;

7.1.6. Ztráta a poškození pečetí a známek.

7.2. Vedoucí sekretariátu odpovídá za:

7.2.1. Za neplnění nebo nesprávný výkon funkcí a povinností, které mu byly svěřeny;

7.2.2. Racionální umístění pracovníků sekretariátu a organizace jejich práce;

7.2.3. Organizování pokročilých obchodních školení pro zaměstnance sekretariátu;

7.2.4. Stav pracovní kázně na sekretariátu;

7.2.5. Dodržování vnitřních pracovněprávních předpisů, předpisů o ochraně práce a bezpečnosti práce zaměstnanci sekretariátu.