O nových pravidlech kancelářské práce „z koňské tlamy. O „Pravidlech pro vedení záznamů ve federálních výkonných orgánech Vedení záznamů u výkonných orgánů

Pravidla práce v kanceláři federální orgány výkonné složky, schválené nařízením vlády Ruské federace ze dne 15. června 2009 č. 477, nezpůsobují mezi odborníky mnoho radosti. Faktem však zůstává, že byly schváleny a budeme s nimi muset ještě nějakou dobu žít, takže v tomto článku není hlavní důraz kladen na probírání výhod a nevýhod tohoto dokumentu, ale na to, kdo a jak je může používat v jejich prospěch.

Zvýšení úrovně regulace kancelářské práce ve federálních výkonných orgánech

Odborníci z oblasti správy dokumentace se ve svých připomínkách shodují, že hlavní novinkou spojenou s Spisovým řádem bylo výrazné zvýšení úrovně regulace problematiky spisové služby. Poprvé byl přijat regulační rámec na vládní úrovni právní úkon

, který upravuje problematiku práce s dokumenty ve federálních orgánech výkonné moci. Tuto skutečnost lze považovat za další projev nastupujícího trendu: je to obtížné, ale přesto se postupně „na vrcholu“ uvědomuje, že právě nevyřešené právní a organizační problémy správy dokumentů jsou důvodem mnohamiliardových programů pro modernizace veřejné správy a budování „elektronické vlády“ jsou znovu a znovu rozbity“ V tomto ohledu stojí za zmínku i skutečnost, že tento dokument se objevil v souladu s požadavky federálního zákona ze dne 27. července 2006 č. 149-FZ „O informacích, informační technologie

a o ochraně informací“.

Extrakce

z federálního zákona „o informacích, informačních technologiích a ochraně informací“

Článek 11. Dokumentace informací […] 2. Ve federálních výkonných orgánech se dokumentace informací provádí způsobem stanoveným vládou Ruská federace . Pravidla pro kancelářskou práci a tok dokumentů stanovená jinými vládními agenturami a úřady místní samospráva

Vyhlášky vlády Ruské federace jsou podzákonné předpisy, které mají přednost před nařízeními federálních ministerstev a ministerstev. Požadavky na práci s dokumenty uvedené v Pravidlech kancelářské práce jsou závazné pro všechny federální výkonné orgány a ostatní státní orgány a samosprávy musí jejich ustanovení zohledňovat při tvorbě vlastních pravidel.

Stejné vládní nařízení uložilo Spolkovému archivu schválit do 1. ledna 2010 metodická doporučení o vypracování pokynů pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech. Samozřejmě bude potřeba je také vypracovat, ale v každém případě půjde pouze o metodická doporučení, jejichž použití není povinné.

V důsledku toho můžeme očekávat určité změny soudní praxi: pokud dříve při analýze problémů souvisejících s kancelářskou prací musely soudy spoléhat na nezávazné normy (pro nedostatek lepších), podřadné ve svých právní moc při jakémkoli rozhodnutí oddělení se nyní mohou odvolávat na dokument vysoké úrovně, který stojí nad předpisy oddělení.

Analýza současné praxe rozhodčích soudů ukazuje, že standardy pro vedení záznamů se často uchylují, když je to důležité správný výklad kancelářské podmínky. Pravděpodobně budou v této funkci také často používána kancelářská pravidla.

Pravidla Office obsahují terminologickou část, která poskytuje definice 11 klíčových pojmů. Předtím se v určitých zákonech Ruské federace nacházelo jen několik termínů pro kancelářskou práci a obecně uznávaným „vysvětlujícím slovníkem“ v oblasti správy dokumentů byl standard GOST R 51141-98 „Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice." Definice uvedené v Kancelářském řádu se výrazně liší od tradičního výkladu příslušných pojmů a na těchto rozdílech může lpět při soudních sporech.

Například klíčový termín „dokument“ je předefinován:

Kancelářský řád:

dokument– oficiální dokument vytvořené státním orgánem, orgánem územní samosprávy, právnickou nebo fyzickou osobou, zapsané v předepsaným způsobem a jsou zahrnuty do toku dokumentů federálního výkonného orgánu.

GOST R 51141-98:

dokument; zdokumentované informace– informace zaznamenané na hmotném nosiči s podrobnostmi umožňujícími jejich identifikaci.

Za prvé, definice uvedená v Pravidlech kancelářské práce je z našeho pohledu logicky nesprávně konstruována: koncept je odhalen skrze sebe. Není vysvětleno, co je třeba chápat pod pojmem „zahrnutí do toku dokumentů“. V důsledku toho se ukazuje, že až do okamžiku registrace dokument neexistuje, i když byl zaslán vyšším orgánem.

Je smutné, že Pravidla nikdy nezmiňují termín „dokumentární podpora managementu (DOU). Používá se pouze termín „kancelářské práce“:

„Pravidla kancelářské práce

kancelářská práce -činnosti, které zajišťují tvorbu úředních dokumentů a organizaci práce s nimi ve federálních výkonných orgánech

GOST R 51141-98:

kancelářské práce; dokumentační podpora pro management – obor činnosti, který zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty

dokumentační podpora pro management– činnosti zahrnující organizaci dokumentace a správu dokumentace v procesu realizace funkcí instituce, organizace a podniku.

„Úřednický management“ je vážný, „respektovaný“ pojem, ale nemůžeme zavírat oči před tím, že odborníci z jiných profesí a široká veřejnost jej vnímají jinak než my. Slovo „kancelářské práce“ má pro většinu lidí výraznou příchuť zastaralých technologií minulého století, byrokracie, technického papírování, což z našeho pohledu výrazně snižuje status služby, jako by jí přiřazovali pouze technické funkce pro práci s dokumenty. V důsledku toho může být nyní pro předškolní vzdělávací zařízení obtížnější prokázat, že nejde o výlučně nákladnou jednotku a že bez ní aktivní účastŠance na úspěch u stejných vysoce propagovaných IT projektů je obvykle nízká.

Nová definice dokumentu se točí kolem pojmu „oficiální dokument“. Vzhledem k tomu, že posledně jmenovaný není v Kancelářském řádu uveden, zůstává zde možnost sporů o to, zda mohou právnické a fyzické osoby předkládat úřední dokumenty, nebo zda je to výsadou pouze oficiálních státních orgánů. Soudy mají i nadále možnost použít definici uvedenou ve federálním zákoně ze dne 29. prosince 1994 č. 77-FZ „O povinném ukládání listin“ (ve znění ze dne 23. července 2008).

a o ochraně informací“.

z federálního zákona „o povinném ukládání dokumentů“

Článek 5. Druhy dokumentů zahrnutých do povinného výtisku

1. Povinný výtisk zahrnuje následující typy dokumenty:

[…] úřední dokumenty jsou dokumenty přijaté zákonodárnými, výkonnými a soudními orgány, které mají závaznou, poradní nebo informační povahu… […]

Problémy mohou nastat také kvůli nové vydání Definice pojmu „kopie dokumentu“:

Kancelářský řád

kopii dokumentu– dokument, který plně reprodukuje informace originál dokument a jeho vnější prvky, které nemají právní sílu

GOST R 51141-98:

kopie dokumentu - dokument, který reprodukuje informace v plném rozsahu originální dokument a všechny jeho vnější znaky nebo jejich části, které nemají právní sílu

Terminologie obecně je ošemetná věc a i malé změny mohou mít velké následky. Zdá se, že se definice mírně změnila: byla odstraněna klauzule o možnosti reprodukovat pouze část vnějších prvků dokumentu v kopii. Ale nyní je například možné rozpoznat jako kopii pouze barevnou fotokopii, zejména v případech, kdy je formulář dokumentu nebo pečeť barevná. Ti, kteří považují takové jemnosti za nedůležité, by se na ně měli podívat blíže soudní praxi související s výběrovými řízeními a státními zakázkami: společnosti jsou ze seznamu účastníků vyloučeny pro drobné nedostatky v papírování.

Přísně vzato, nyní lze kopii vytvořit pouze z první kopie dokumentu (originálu). Vlastník ekvivalentní druhé kopie (například smlouvy) již nemá právo pořizovat její kopie.

Ke změnám došlo dokonce i v definici „podnikání“. Zdálo by se, že zde bude těžké přijít s něčím novým, ale autorům Pravidel se to podařilo.

Kancelářský řád

případ - soubor dokumentů nebo samostatný dokument týkající se jedné otázky nebo oblasti činnosti federálního výkonného orgánu

GOST R 51141-98:

případ - soubor dokumentů nebo dokument související s jedním problémem nebo oblastí činnosti umístěný v samostatném obalu

Je snadné vidět, že slova o „samostatném obalu“ zmizela a samostatný jednostránkový dokument lze nyní považovat za případ.

Kancelářský řád je dvousečná zbraň

Vzhledem k tomu, že ustanovení Pravidel pro správu záznamů jsou závazná pro všechny federální výkonné orgány, může se jak služba DOOU vládního orgánu, tak další zainteresované strany spolehnout na jejich pravomoc při přijímání rozhodnutí, která potřebují v oblasti správy dokumentů.

■ Jak může předškolní vzdělávací zařízení využít Pravidla ve svůj prospěch. Služba předškolního vzdělávacího zařízení s využitím Pravidel kancelářské práce má následující možnosti.

Především je z našeho pohledu možné a nutné využít vysokého statutu tohoto dokumentu, který ukazuje na pozornost, která se začíná věnovat problematice správy dokumentů na státní úrovni. Jestliže dříve bylo nutné přesvědčovat lidi, někdy s odkazem na nezávazné normy a zavedené tradice, nyní musí zaměstnanci výkonných orgánů splňovat určité požadavky stanovené zákonem.

Je nutné pečlivě prostudovat Pravidla a porovnat je se stávajícími pravidly a zvyklostmi správy dokumentů v organizaci. Pokud Kancelářský řád obsahuje ustanovení, jejichž zavedení je pro službu předškolního vzdělávacího zařízení nezbytné (např. požadavek na centralizovanou evidenci všech dokumentů úřadu), pak je reálná šance dosáhnout požadovaného.

S přihlédnutím k tomu, že se Řád řízení úřadu vztahuje na všechny dokumenty orgánů veřejné moci, existuje reálná možnost požadovat nastolení pořádku v práci nejen s organizační a administrativní dokumentací, ale i s jejími dalšími druhy.

Oddíl VI „Funkce práce s elektronickými dokumenty ve federálním výkonném orgánu“ otevírá v případě potřeby možnost vzít „pod křídla“ všechny elektronické dokumenty organizace, pokud jsou v současné době mimo kontrolu služby předškolní vzdělávací instituce.

Nový přístup může oslovit ty vedoucí předškolních vzdělávacích zařízení, kteří preferují větší nezávislost v těchto věcech.

Jak bylo uvedeno výše, i samostatný dokument lze nyní považovat za případ. V tomto ohledu jsou možné zajímavé výklady 34. bodu Pravidel (podle našeho názoru krajně neúspěšné) o předávání spisů do archivu: „Případy trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení se převádějí do archivu archivu. federální výkonný orgán nejdříve po 1 roce a nejpozději po 3 letech ode dne zahájení jejich používání nebo skladování v konstrukčních celcích“ (srov. bod 6.3.1 Standardních pokynů: „Dokončené případy trvalých a dlouhodobých (nad 10 let) jsou doby uchovávání uloženy v místě jejich vzniku po dobu tří let a poté předloženy do archivu federálního výkonného orgánu“).

Ještě v době předpetrovské, v archivech po stanovené lhůty Předávaly se pouze dokončené případy a lhůta pro předávání případů nebyla nikdy vázána „na okamžik, kdy se začaly používat nebo ukládat“. Ukazuje se, že Kancelářský řád přímo vyžaduje, aby všechny dokumenty, které byly vytvořeny po dobu tří let, byly předloženy do resortního archivu, a tím lze zbavit obchodní oddělení papírových „blokací“.

Dále bychom doporučili, aby předškolní vzdělávací zařízení stanovilo dobu uchovávání na 11 let pro ty dokumenty, které jsou uchovávány zpravidla 10 let. To umožní po třech letech odevzdat příslušné spisy do resortního archivu, než ponechat celých deset let na odděleních.

■ Jak může být Kancelářský řád použit proti předškolním vzdělávacím institucím jinými odděleními federálních výkonných orgánů. Nikde v Pravidlech není uvedeno, že se vztahují pouze na organizační a administrativní dokumentaci, kterou tradičně spravuje služba předškolního vzdělávacího zařízení. Můžeme se tedy domnívat, že upravují práci se všemi typy dokumentů, včetně například účetních a daňových.

Podle Čl. 14, 18, 20, 24, 40, 41 Řádu je služba předškolního výchovného zařízení povinna přijmout, prvotní zpracování, zaevidování, předběžné posouzení, předání vedení za úplatu, odeslání, předání exekutorům, uložení do spisů, vyzvednutí statistických údajů o počtu dokumentů a analýzy všech typů dokumentů včetně elektronických. Při práci s elektronickými dokumenty je to služba DOU, která musí ověřit elektronický digitální podpis.

Je snadné vidět, že Pravidla dávají zaměstnancům řady oddělení (zejména účetnictví) právní důvody k přesunu na služba předškolního vzdělávacího zařízení mše technické práce. Zejména zaměstnanci obchodních oddělení, kteří nejsou odpovědní za vedení záznamů, mají právo odmítnout vlastní registraci elektronické dokumenty v systému elektronická správa dokumentů- to je ostatně nyní přímou odpovědností služby předškolního vzdělávacího zařízení.

■ Jak mohou být Pravidla správy záznamů použita komerčními organizacemi proti federálním výkonným orgánům. Komerční organizace a občané mohou využít ustanovení Pravidel kancelářské práce, která obsahují povinné požadavky na vyřizování dokumentů, jakož i nuance definic klíčových pojmů uvedených v Pravidlech, aby mohli požadovat, aby dokumenty vydané vládou orgány zneplatnit z důvodu porušení pravidel pro jejich výkon.

Na základě Pravidel například nemůžete uznat kresbu na papíře A0 jako oficiální dokument, protože podle čl. 5 Pravidel se dokumenty vytvořené federálním výkonným orgánem vyhotovují na formulářích, na standardních listech papíru formátu A4 (210 x 297 mm) nebo A5 (148 x 210 mm).

Živnou půdou pro právní spory může být otázka detailů, které jsou vykládány jako povinné prvky vyhotovení dokumentu. Podle Čl. 10 Pravidel je skladba náležitostí dokumentu určena jeho druhem a účelem. V případech, kdy není možné najít vhodný regulační dokument stanovující složení podrobností konkrétního typu dokumentu, jejich umístění a provedení, můžete trvat na tom, aby všech 24 podrobností uvedených v čl. 9 (zejména proto, že v článku není jasně řečeno, že se jedná o seznam možných podrobností).

Dobrý specialista nečeká na sepsání ideálních regulačních dokumentů, ale co nejúčinněji využívá ty stávající regulační rámec. Není nic špatného na tom, když všechna ustanovení zákona využijeme ve prospěch věci, vč. neúspěšné a chybné.

Státní systém dokumentační podpory řízení. Základní ustanovení. Všeobecné požadavky na dokumenty a podpůrné služby dokumentace (schváleno Radou hlavního archivu SSSR dne 27. dubna 1988; nařízení hlavního archivu SSSR ze dne 25. května 1988 č. 33).

15. června 2009 V.V. Putin podepsal dekret vlády Ruské federace č. 477 „O schválení pravidel pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech“. Pravidla vstoupila v platnost 2. července 2009.

Pravidla byla vypracována v souladu s Akčním plánem implementace koncepce formování elektronické vlády v Ruské federaci do roku 2010. Termín pro vypracování Pravidel byl stanoven na březen 2009, odpovědnými vykonavateli bylo Ministerstvo Kultura Ruska, Ministerstvo telekomunikací a masových komunikací Ruska a Ministerstvo hospodářského rozvoje Ruska.
Vývojář pravidel byl VNIIDAD.

V usnesení vlády o schválení Pravidel je třeba věnovat pozornost především prvnímu odstavci, který naznačuje, že usnesení je rozvinutím čl. 11 spolkového zákona „O informacích, informačních technologiích a ochraně informací“ ze dne 27. července 2006 č. 149. Vraťme se k tomuto nejdůležitějšímu článku, ve kterém se v odstavci 2 uvádí: „Ve federálních výkonných orgánech se provádí dokumentace informací způsobem stanoveným vládou Ruské federace. Pravidla pro kancelářskou práci a tok dokumentů stanovená jinými státními orgány a orgány místní samosprávy v jejich působnosti musí odpovídat požadavkům stanoveným vládou Ruské federace, pokud jde o kancelářskou práci a tok dokumentů pro federální výkonné orgány.

Před vydáním Pravidel byly požadavky na jednotu kancelářské práce ve státních orgánech a orgánech územní samosprávy realizovány na základě „Vzorových předpisů pro součinnost federálních výkonných orgánů“ schválených nařízením vlády č. Ruské federace ze dne 19. ledna 2005 č. 30 a nařízením vlády Ruské federace ze dne 28. července 2005 č. 452 „Vzorových předpisů“ vnitřní organizace federální výkonné orgány." V prvních předpisech pro organizaci kancelářské práce byl zcela věnován § 11 „Základní pravidla pro organizaci toku dokumentů ve federálních výkonných orgánech“. Hned v prvním odstavci bylo uvedeno, že „kancelářská práce ve federálních výkonných orgánech je organizována v souladu se standardními pokyny pro kancelářskou práci ve federální výkonné moci (dále jen standardní pokyny), schválenými ministerstvem kultury a masové komunikace Ruská federace. Federální výkonné orgány vydávají pokyny k vedení záznamů po dohodě s Federálním archivním úřadem. Ustanovení 11.2, které zůstalo nezměněno, předepisuje: „Při přípravě dokumentů a návrhů aktů předkládaných prezidentovi Ruské federace a vládě musí být splněny požadavky stanovené příslušnými pokyny pro kancelářskou práci v administrativě prezidenta Ruské federace a v Úřad vlády Ruské federace se bere v úvahu.“

Standardní předpisy pro vnitřní organizaci federálních výkonných orgánů rovněž stanovily, že práci s dokumenty určují Pokyny pro kancelářskou práci v ústředí federálního výkonného úřadu.
V souladu s článkem 11.1 „Standardních předpisů pro interakci federálních výkonných orgánů“ byly vypracovány a schváleny standardní pokyny pro kancelářskou práci nařízením Ministerstva kultury a masových komunikací Ruské federace ze dne 8. listopadu 2005 č. 536 a registrováno Ministerstvem spravedlnosti dne 27. ledna 2006 č. 7418. Na základě standardní pokyny Federální výkonné orgány vyvinuly své vlastní pokyny.

Pravidla jsou na rozdíl od standardních pokynů schválena nařízením vlády Ruské federace, jedná se o nadstandard právní dokument, povinné. Se zavedením pozměňovacích návrhů vláda usnesením ze dne 15.6.2009 standardní předpisy jsou uvedeny do plného souladu s článkem 11.1 federálního zákona „o informacích, informačních technologiích a ochraně informací“.

Nejdůležitější ustanovení „Pravidel pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech“ je uvedeno v odstavci 1. Ten uvádí, že „Řád stanoví jednotný postup pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech“. V souladu s odstavcem 3 Pravidel „spolkový výkonný orgán na základě těchto Pravidel s přihlédnutím k podmínkám a specifikům své činnosti vypracovává pokyny pro kancelářskou práci, schvalované vedoucím spolkového výkonného orgánu v dohodě. s federálním výkonným orgánem v oblasti archivnictví.“

Po vydání Pravidel budou muset federální výkonné orgány pracovat na úpravě svých pokynů pro kancelářskou práci. Podívejme se, co je nového v Pravidlech.

Na rozdíl od standardních pokynů začínají Pravidla definicí pojmů (část 1). Všechny, s výjimkou konceptu „kancelářské práce“, jsou v GOST R 51141-98, vyvinuté stejným VNIIDAD, „Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice." Ale každý koncept v pravidlech má alespoň nepatrný, často ne zásadní rozdíl a klade důraz na využití federálních výkonných orgánů v kancelářské práci. Například výrazy:

– „papírování“ – činnosti, které zajišťují tvorbu úředních dokumentů a organizaci práce s nimi ve federálních výkonných orgánech;
– „nomenklatura případů“ – systematizovaný seznam názvů případů vytvořený federálním výkonným orgánem s uvedením doby jejich uchovávání;
– „případ“ - soubor dokumentů nebo samostatný dokument související s jednou otázkou nebo oblastí činnosti federálního výkonného orgánu.
Pojem „dokument“ uvedený v Pravidlech je definován jako „oficiální dokument vytvořený vládní agenturou, orgánem místní samosprávy, právním nebo jednotlivec, vypracované předepsaným způsobem a zahrnuté do toku dokumentů federálního výkonného orgánu“; tedy přes obecný koncept„dokument“, který nelze považovat za úspěšný. Nový termín je „evidenční služba“ - strukturální jednotka federálního výkonného orgánu, který je pověřen funkcemi vedení záznamů, jakož i osoby odpovědné za vedení záznamů v jiných strukturální dělení federální výkonný orgán.

Jak vidíte, mnoho pojmů je určeno speciálně pro federální výkonné orgány.
Oddíl 3 se nazývá – Vytváření dokumentů ve federálním výkonném orgánu. Stejně jako ve standardních pokynech stanoví, že dokument je vypracován na formulářích a listech papíru ve formátech A4 a A5 se stejnými dříve legalizovanými minimální velikosti okraje (20 mm - vlevo, 10 mm - vpravo, 20 mm - nahoře, 20 mm - dole), s úhlovým a podélným uspořádáním detailů.

Zvláštní pozornost si zaslouží odstavec 9, který uvádí podrobnosti dokumentu.
Standardní pokyny pro kancelářskou práci naznačovaly, že všechny podrobnosti jsou připraveny s ohledem na GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů“ a každý z nich byl popsán v souladu s požadavky této normy. Pravidla jmenují 24 podrobností, se kterými se lze setkat při přípravě dokumentů ve federálních výkonných orgánech. Současně, přikládajíc velký význam označení úředníků podepisujících dokument, Pravidla, stejně jako ve federálním zákoně „o účetnictví“ (článek 9), rozdělují atribut „podpis“ na dva podrobnosti: „postavení osoba, která dokument podepsala“ a „podpis oficiální" Dva podrobnosti dostaly nový název: „nadpis“ - „název dokumentu“ a „usnesení“ - „pokyny k provedení dokumentu“. Ten, kdo zmizel v nejnovější vydání GOST 2003 vyžaduje „razítko omezení přístupu k dokumentu“, nazývané v pravidlech „značka důvěrnosti“. V pravidlech chybí dvě značky: „značka na přijetí dokumentu organizací“, která se stala nadbytečnou při přenosu dokumentu prostřednictvím elektronických komunikačních kanálů, a „identifikátor elektronické kopie dokumentu“, vyloučení z toho podle našeho názoru ještě není aktuální vzhledem ke zbývajícímu velkému toku papírových dokumentů.

Požadavky na registraci údajů nejsou v Pravidlech stanoveny. Budou muset být převzaty ze stejných standardních pokynů pro kancelářskou práci. Uvádí se pouze, že schválení dokumentů ve federálním výkonném orgánu se vydává s vízem as jinými organizacemi - schvalovacím razítkem, schvalovacím listem, protokolem nebo schvalovacím dopisem.
Část 4 Pravidel je věnována požadavkům na organizaci toku dokumentů. Obsahuje pouze obecná ustanovení:

Toky dokumentů jsou označeny: příchozí, odchozí, interní.
Způsoby doručení a odeslání: pošta, kurýr a telekomunikace.
Primární zpracování dokumentů: kontrola správnosti doručení dokumentů a přítomnosti příloh k nim, distribuce dokumentů na registrované a neevidované.
Registrace. Vezměte prosím na vědomí, že pokud standardní pokyny uvádějí, že dokumenty jsou registrovány v den přijetí a dokumenty vytvořené v den podpisu nebo schválení, pak Pravidla stanovující postup registrace umožňují registraci následující den se provádí zpravidla dnem přijetí, vytvoření - dnem podpisu nebo schválení nebo následujícím pracovním dnem.“
Přenos dokumentů službou správy kanceláře.
Za správné vyhotovení dokumentů a jejich úplnost odpovídá služba vedení kanceláře.
Povinnost sledovat tok dokumentů.

Metodika zpracování dokumentů není v Pravidlech popsána, je uvedena ve standardních pokynech pro kancelářskou práci.
Obecný postup Aktuální uchovávání dokumentů, jejich zpracování a ukládání do archivu jsou uvedeny v části 5 - „Spisovný fond federálního výkonného orgánu“. Tento paragraf je zajímavý tím, že ukládá spolkovému výkonnému orgánu, který tvoří svůj dokumentární fond z dokumentů vzniklých v procesu jeho činnosti, „vypracovat a schválit po dohodě se spolkovým výkonným orgánem v oblasti archivnictví tzv. seznam dokumentů vzniklých v procesu jeho činnosti, jakož i v průběhu činnosti jemu podřízených organizací s uvedením doby uchovávání. To je velmi důležitý bod, protože dnes ne všechny federální výkonné orgány mají své vlastní seznamy, což organizacím ztěžuje stanovení lhůt pro uchovávání dokumentů při vytváření seznamů případů a provádění zkoumání hodnoty dokumentů.

Požadavky na názvosloví věcí v Pravidlech jsou obecné, bez podrobností, jsou nastíněny i ukládání věcí do strukturních celků a příprava věcí k uložení do archivu federálního výkonného orgánu. Dle našeho názoru je důležitý a jasně daný bod 34: „Případy trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení se předávají do archivu federálního výkonného orgánu nejdříve 1 rok a nejpozději 3 roky ode dne zahájení. jejich použití nebo uložení ve stavebních oddílech. Předávání případů do archivu federálního výkonného orgánu se provádí na základě soupisů případů trvalé uložení, dočasné (nad 10 let) úložiště a pro personál, sestavené ve strukturálních divizích federálního výkonného orgánu. Případy dočasného (až 10 let včetně) uložení se nepředávají do archivu federálního výkonného orgánu a podléhají zničení předepsaným způsobem.“

Zásadně nový je oddíl 6 – „Funkce práce s elektronickými dokumenty ve federálním výkonném orgánu“. Pokud byly ve standardních pokynech pro kancelářskou práci požadavky na práci s elektronickými dokumenty rozptýleny do různých sekcí, například registrace, organizace vyhledávacího systému atd., v Pravidlech jsou nejen shromážděny na jednom místě, ale také výrazně rozšířeny . Uvažuje se o podepisování, koordinaci elektronických dokumentů, jejich evidenci, účtování a ukládání. Právě tato část Pravidel je zaměřena na organizaci elektronické správy dokumentů a přechod na elektronickou správu.

Jako přílohu Pravidla uvádějí seznam informací o dokumentech používaných pro účely evidence a vyhledávání dokumentů v systémech elektronické správy dokumentů ve federálních výkonných orgánech. Soubor těchto informací se liší od souboru podrobností uvedených výše a odkazuje nás na bod 25 Pravidel, který říká, že „za účelem evidence a vyhledávání dokumentů v elektronickém systému správy dokumentů federálního výkonného orgánu, povinné informace o dokladech dle přihlášky. Elektronický systém správy dokumentů federálního výkonného orgánu může využívat další informace o dokumentech.“

Na základě Pravidel schválených nařízením vlády Ruské federace tak budou muset federální výkonné orgány a v návaznosti na ně i jim podřízené instituce pracovat na úpravě již vypracovaných pokynů pro kancelářskou práci v souladu s tzv. požadavky Pravidel a především s přihlédnutím k povinné implementaci systémů elektronické správy kanceláře

O „pravidlech pro vedení záznamů ve federálních orgánech“

výkonná moc"

(článek připravený do sbírky metodické dokumenty, kterou připravil Rjazaňský regionální institut pro rozvoj vzdělávání v r

Z výše uvedené srovnávací tabulky je zřejmé, že řada podrobností stanovených GOST R 6.30-2003 není v pravidlech zahrnuta, protože se nepoužívají při práci s dokumenty ve federálních výkonných orgánech. Jedná se o detaily jako: „Znak subjektu Ruské federace“, „Znak organizace popř ochranná známka(servisní značka)“, „Kód formuláře dokumentu“, „Kód organizace“, „Primární stav evidenční číslo(OGRN) právnická osoba», « identifikační číslo daňový poplatník/kód důvodu registrace (DIČ/KPP). Abychom pochopili důvod vyloučení těchto podrobností z Pravidel, stačí si zapamatovat, co kdysi sloužilo jako důvod pro zařazení kódů (OKPO, OGRN, INN/KPP) do podrobností: potřeba organizací v určitých situacích ověřit zákonnost činnosti korespondenční organizace. Pokud má organizace jakékoli pochybnosti o tom, zda korespondenční organizace existuje nebo je oficiálně registrována, má organizace právo kontaktovat daňový úřad s žádostí. Je nepravděpodobné, že bude potřeba takové kontroly ve vztahu k federálním výkonným orgánům.

Důvodem, proč v Pravidlech chybí „Poznámka o přijetí dokumentu organizací“, je ta, že má čistě oficiální povahu a nepoužívá se při vypracovávání dokumentů.

Většina podrobností uvedených v GOST R 6.30-2003 a Pravidlech má stejné názvy nebo názvy, které se mírně liší. Existují ale i detaily, které vyžadují objasnění. V prvé řadě se jedná o atribut „Pokyny k vyřízení dokumentu“, který nahradil atribut „Řešení“. Důvodem změny názvu náležitosti je, že ve federálních výkonných orgánech jsou pokyny k provedení dokumentu vydávány nejen ve formě usnesení, ale také ve formě pokynů.

Známý atribut „Název k textu“ dostal v Pravidlech název „Název dokumentu“. Vysvětluje to skutečnost, že ve federálních výkonných orgánech je významná část vydávaných dokumentů předpisy(pravidla, nařízení, příkazy, pokyny, nařízení atd.), přičemž tyto dokumenty mají název skládající se z druhu dokumentu a shrnutí dokumenty úzce spojené v jednom titulu. Například: „Pravidla pro vedení záznamů ve federálních výkonných orgánech“, „Nařízení o ochraně osobních údajů státních zaměstnanců a zaměstnanců ministerstev“. Jinými slovy, název dokumentu je název, který obsahuje označení typu dokumentu a jeho stručný obsah.

Pravidla zavedla takové nové detaily jako „Postavení osoby podepisující dokument“, „Značka důvěrnosti“. Detail „Postavení osoby, která dokument podepsal“ je detailem tzv. formulářů úředních dokumentů. Tato rekvizita se v praxi používá již dlouhou dobu. A přestože GOST R 6.30-2003 zavedl úřední formuláře jako zvláštní typ formulářů, odpovídající podrobnosti, které odlišují tento typ formulářů od ostatních, nebyly do normy zahrnuty. Jméno funkce osoby, která dokument podepsala, je uvedeno pod jménem federálního výkonného orgánu ve formě dopisů úředníků.

Atribut „Značka důvěrnosti“ je také v praxi hojně využívaný atribut. Označení důvěrnosti se připojuje k dokumentům obsahujícím informace týkající se úředních tajemství nebo jiných typů informací. důvěrné informace. V předchozích vydáních normy GOST R 6.30-2003 (R 6, R 6.30-1997) byl tento atribut přítomen, ale pod názvem „Mřížka pro omezení přístupu k dokumentům“. Značka důvěrnosti je v podstatě razítko, které omezuje přístup k dokumentu.

Oddíl IV Pravidel „Požadavky na organizaci toku dokumentů ve federálním výkonném orgánu“ obsahuje ustanovení stanovující hlavní fáze a lhůty pro průchod a posouzení dokumentů. V této části jsou zvláště důležitá ustanovení definující roli služby správy kanceláře při organizaci toku dokumentů. Pravidla zdůrazňují, že dokumenty obdržené federálním výkonným orgánem ve službě správy záznamů procházejí prvotním zpracováním, registrací, předběžnou kontrolou, převedeny na vedení za úplatu a jsou předány vykonavatelům ve strukturálních jednotkách. Vedení kanceláře kontroluje správnost dokumentů, úplnost dokumentu a shodu počtu kopií dokumentu s mailing listem. Služba vedení kanceláře vrací nesprávně vyplněné dokumenty zhotoviteli. Přenos dokumentů mezi strukturálními útvary federálního výkonného orgánu se také provádí prostřednictvím služby správy kanceláře. Vývojáři Pravidel se v rámci možností pokusili nastínit organizační roli služby správy kanceláře.

Oddíl V Pravidel – „Dokumentární fond federálního výkonného orgánu“ – obsahuje ustanovení vymezující postup uchovávání dokumentů vzniklých při činnosti spolkového výkonného orgánu. Mezi základní ustanovení tohoto oddílu patří následující ustanovení, že federální výkonný orgán:

· Tvoří vlastní dokumentační fond z dokumentů vzniklých v procesu své činnosti.

· Vypracovává a schvaluje po dohodě s federálním výkonným orgánem v oblasti archivnictví seznam dokumentů vzniklých v procesu své činnosti, jakož i v činnosti jemu podřízených organizací s uvedením doby uchovávání.

Pravidla tedy zavazují federální výkonné orgány k vytvoření plnohodnotného dokumentární fond vypracovat resortní seznamy dokumentů s dobou uchovávání. Schvalování těchto seznamů, jakož i schvalování pokynů pro kancelářskou práci spolkového orgánu, se provádí pouze po dohodě se Spolkovým archivem.

Vytvoření dokumentárního fondu federálního výkonného orgánu se provádí na základě nomenklatury případů. Nomenklaturu případů, jak je stanovena regulačními dokumenty v oblasti archivnictví, sestavuje spisová služba a schvaluje ji vedoucí po dohodě s ústřední odbornou komisí (CEC) federálního výkonného orgánu, úřadu státní moc v regionech. Tato část pravidel stanoví postupy pro vydávání případů pro dočasné použití zaměstnancům federálního výkonného orgánu, vládní agentury a organizací, dále postup při vyřazování dokumentů ze spisů, který je možný pouze ve výjimečných případech. V tomto případě se do spisu zakládá kopie zadržené listiny ověřená předepsaným způsobem a odůvodnění vydání originálu. Tento oddíl Pravidel stanoví lhůty pro uchování trvalých a dočasných (nad 10 let) spisů ve strukturních jednotkách před jejich předáním do resortního archivu: alespoň jeden rok a ne více tři roky ode dne zahájení jejich užívání nebo skladování v konstrukčních celcích. Případy se do resortního archivu předávají na základě soupisů případů, jejichž podkladem pro sestavení je číselník případů.

Zvláštní význam mají ustanovení Pravidel, která definují vlastnosti práce s elektronickými dokumenty (část VI, odstavec 25 části IV). Pravidla obsahují řadu zásadních ustanovení o práci s elektronickými dokumenty, jsou následující:

· Elektronické dokumenty jsou vytvářeny, zpracovávány a ukládány v systému elektronické správy dokumentů federálního výkonného orgánu.

· V elektronickém systému správy dokumentů federálního výkonného orgánu slouží povinné informace o dokumentech pro účely evidence a vyhledávání dokumentů.

· Elektronické digitální podpisy se používají k podepisování elektronických dokumentů federálního výkonného orgánu.

· Při zařazování elektronických dokumentů do souborů, stanovení doby jejich uchování, zničení atd. platí pravidla stanovená pro obdobné listinné dokumenty.

Odstavec 4 nařízení vlády Ruské federace, kterým byla schválena Pravidla pro výkon kancelářské práce ve federálních výkonných orgánech, uložil Federálnímu archivu (Rosarkhiv) úkol vypracovat a schválit metodická doporučení pro vypracování pokynů pro kancelářskou práci. ve federálních výkonných orgánech. Na příkaz Spolkového archivu byla taková doporučení schválena. Doporučení jsou určena pro použití službami správy kanceláří při vývoji pokynů pro správu kanceláře a mají sloužit jako jednotná metodický základ provádění kancelářské práce ve federálních výkonných orgánech.

Pro nikoho z mých kolegů není tajemstvím, že naše kancelářská práce není prakticky regulována na federální úrovni. Mluvím o komerčních organizacích: velkému počtu nestátních společností lze pouze doporučit, aby se řídily tím či oným „regulačním“ dokumentem. O jednom z nich si dnes povíme. Všechny státní orgány jsou povinny vykonávat kancelářskou práci podle ní: toto jsou Pravidla pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech. Můžete si je stáhnout zde.

Stav Pravidel

Navzdory tomu, že se podle názvu pravidla vztahují pouze na federální výkonné orgány, federální zákon ze dne 27. července 2006 č. 149-FZ „O informacích, informačních technologiích a ochraně informací“ říká, že „pravidla práce v kanceláři a tok dokumentů zřízený ostatní státní orgány, orgány místní samosprávy v jejich působnosti, musí splňovat požadavky stanovené vládou Ruské federace, pokud jde o kancelářskou práci a tok dokumentů pro federální výkonné orgány“ (článek 11). Pravidla pro federální výkonné orgány jsou tedy závazná pro všechny státní orgány a samosprávy.

Zavazujte se je následovat komerční organizace není možné, můžeme jen doporučit. Naštěstí se většina společností těmito doporučeními stále řídí.

Pravidla pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech: aktuální změny

V květnu 2016 byla změněna Pravidla pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech:

Byla aktualizována sekce „Termíny a definice“, zejména zmizela podivná fráze „elektronický obraz dokumentu“ a objevila se zcela srozumitelná a nezpochybnitelná „elektronická kopie dokumentu“;

Objevily se dva nové detaily (nejsou součástí): Značka elektronického podpisu a odkaz na dokument;

Při evidenci dokumentů bylo možné oddělit den přijetí (podepsání, schválení) dokumentu a den jeho zaevidování a úředně to zaevidovat v instrukcích vaší kanceláře;

Část „Funkce práce s elektronickými dokumenty ve federálním výkonném orgánu“ byla zcela přepracována;

Pravidla mají nyní přílohu: Seznam povinných informací o dokumentech používaných pro účely evidence a vyhledávání dokumentů v EDMS federálního výkonného orgánu.

Aplikace. Seznam povinných informací o dokumentech používaných pro účely evidence a vyhledávání dokumentů v elektronických systémech správy dokumentů federálních výkonných orgánů

Nařízení vlády Ruské federace ze dne 15. června 2009 N 477
„O schválení pravidel pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech“

Se změnami a doplňky od:

"elektronický systém správy dokumentů"- automatizovaný informační systém, který zajišťuje tvorbu elektronických dokumentů a elektronických kopií dokumentů, jejich správu, uchovávání a přístup k nim, jakož i evidenci dokumentů;

"elektronická správa dokumentů"- tok dokumentů pomocí informačního systému.

Ostatní pojmy použité v těchto Pravidlech odpovídají pojmům definovaným v legislativě Ruské federace.

III. Tvorba dokumentů ve federálním výkonném orgánu

5. Dokumenty vytvářené spolkovým výkonným orgánem se vypisují na hlavičkovém papíře, na standardních listech papíru ve formátu A4 (210 x 297 mm) nebo A5 (148 x 210 mm) nebo ve formě elektronických dokumentů a musí mít zaveden složení detailů, jejich umístění a registrace.

6. Formuláře federálního výkonného orgánu jsou vypracovány na základě úhlové nebo podélné varianty umístění detailů. V rohové verzi jsou detaily formuláře umístěny v levém horním rohu listu. V podélné verzi jsou detaily formuláře umístěny uprostřed listu podél horního okraje.

Při vytváření elektronických dokumentů v systému elektronické správy dokumentů se používají elektronické šablony dokumentů.

7. Každý list dokumentu, napsaný na hlavičkovém i standardním listu papíru, musí mít okraje nejméně 20 mm vlevo, 10 mm vpravo, 20 mm nahoře a 20 mm dno.

9. Podrobnosti o dokumentech vzniklých v rámci činnosti federálního výkonného orgánu jsou:

a) státní znak Ruské federace;

b) název federálního výkonného orgánu;

c) název organizační jednotky federálního výkonného orgánu;

d) pracovní zařazení;

e) referenční údaje o federálním výkonném orgánu;

f) název druhu dokumentu;

g) datum dokumentu;

h) evidenční číslo dokladu;

j) místo sestavení (vydání) dokumentu;

k) razítko omezující přístup k dokumentu;

l) adresát;

m) razítko schválení dokumentu;

o) pokyny k provedení dokumentu (usnesení);

n) název textu;

p) text dokumentu;

c) kontrolní značka;

r) poznámka o žádosti;

y) podpis;

x) razítko schválení dokumentu;

h) tisk;

x) značka na ověření kopie;

y) poznámka o výkonném umělci;

e) poznámku o vyhotovení písemnosti a jejím odeslání do spisu;

y) oznámení o převzetí dokumentu;

10. Složení podrobností dokumentu je určeno jeho typem a účelem.

11. Schválení dokumentu federálním výkonným orgánem se uděluje s vízem od oprávněného úředníka federálního výkonného orgánu. Koordinace dokumentu vytvořeného federálním výkonným orgánem s jinými vládními orgány a organizacemi je formalizována schvalovacím razítkem (listem), protokolem nebo schvalovacím dopisem.

IV. Požadavky na organizaci toku dokumentů ve federálním výkonném orgánu

12. V toku dokumentů federálního výkonného orgánu se rozlišují následující toky dokumentů:

a) příchozí dokumentace (příchozí);

b) zaslaná dokumentace (odchozí);

c) interní dokumentace.

13. Ve federálním výkonném orgánu se doručování a odesílání písemností uskutečňuje prostřednictvím poštovních služeb, kurýrních spojů a telekomunikací.

14. Dokumenty obdržené federálním výkonným orgánem procházejí prvotním zpracováním, registrací, předběžným přezkoumáním, převedením do správy za úplatu ve službě správy úřadu, předají se exekutorům a po provedení se založí do spisů.

15. Primární zpracování došlých dokumentů zahrnuje kontrolu správného doručení dokumentů a dostupnosti dokumentů a příloh k nim, jakož i distribuci dokumentů na evidované a nepodléhající evidenci.

16. Registrace přijatých a vytvořených dokumentů se provádí dnem přijetí, vytvoření (podpisu nebo schválení) nebo následujícím pracovním dnem, pokud právní předpisy Ruské federace nestanoví jinak.

18. Registrované dokumenty předává spisová služba k posouzení vedoucímu federálního výkonného orgánu nebo na základě rozhodnutí vedoucího federálního výkonného orgánu jiným funkcionářům federálního výkonného orgánu.

Dokumenty nebo jejich kopie s pokyny k provedení (usnesení) předává služba vedení úřadu exekutorům.

19. Originál dokumentu je zaslán strukturální jednotce federálního výkonného orgánu odpovědnému za vyhotovení dokumentu. Pokud existuje několik vykonavatelů, originál dokumentu se předá strukturální jednotce, která je odpovědným vykonavatelem, a zbývající jednotky obdrží kopii dokumentu.

Je-li exekutorovi umožněn přístup k elektronické kopii dokumentu v elektronickém systému správy dokumentů, může originál dokumentu zůstat v spisové službě, pokud to stanoví pokyny pro spisovou službu ve federálním výkonném orgánu.

20. Dokumenty po jejich podpisu vedoucím spolkového výkonného orgánu nebo jiným oprávněná osoba převedeno na službu vedení kanceláře k registraci a odeslání.

21. Služba vedení kanceláře kontroluje správnost dokumentu, úplnost dokumentu a shodu počtu kopií dokumentu s adresou. Nesprávně vyplněné doklady se vrací zhotoviteli.

22. Dokumenty musí být odeslány v den jejich registrace nebo následující pracovní den.

23. Přenos dokumentů mezi strukturálními útvary federálního výkonného orgánu se provádí prostřednictvím služby správy úřadu.

24. Ve federálním výkonném orgánu vede služba řízení úřadu evidenci došlých, vytvořených a odeslaných dokumentů. Údaje o počtu dokumentů jsou shrnuty, analyzovány spisovou službou a předloženy vedoucímu federálního výkonného orgánu jím stanoveným způsobem.

25. Pro účely evidence a vyhledávání dokumentů v elektronickém systému správy dokumentů federálního výkonného orgánu se používají povinné informace o dokumentech v souladu s přílohou. Elektronický systém správy dokumentů federálního výkonného orgánu může využívat další informace o dokumentech.

V. Dokumentační fond spolkového výkonného orgánu

26. Federální výkonný orgán:

a) tvoří vlastní dokumentační fond z dokumentů vzniklých v procesu své činnosti;

b) vypracovává a schvaluje po dohodě s federálním výkonným orgánem v oblasti archivnictví seznam dokumentů vzniklých v procesu své činnosti, jakož i v činnosti organizací jemu podřízených, s uvedením doby uchovávání;

Informace o změnách:

Nařízením vlády Ruské federace ze dne 26. dubna 2016 N 356 byl odstavec 26 doplněn o písmeno „c“

c) vyvíjí a schvaluje album šablon jednotné formy dokumenty vytvořené federálním výkonným orgánem.

27. Zakládání dokumentárního fondu federálního výkonného orgánu provádí spisová služba sestavením nomenklatury případů, vytvořením a evidencí spisů, zajištěním jejich bezpečnosti, evidencí a předáním případů do archivu federálního výkonného orgánu.

28. Nomenklatura záležitostí federálního výkonného orgánu:

a) sestavené službou řízení úřadu na základě číselníků případů strukturálních dělení;

b) schvaluje po svém schválení ústřední odbornou komisí spolkového výkonného orgánu vedoucí spolkového výkonného orgánu nejpozději do konce běžného roku a nabývá účinnosti 1. ledna příštího roku;

c) jednou za 5 let se dohodne s odbornou ověřovací komisí spolku státní archiv, do kterého jsou k trvalému uložení předávány dokumenty z Archivního fondu Ruské federace vzniklé v rámci činnosti federálního výkonného orgánu;

d) v případě změny funkcí a struktury federálního výkonného orgánu podléhá dohodě s odbornou ověřovací komisí federálního státního archivu.

29. Názvy úseků nomenklatury záležitostí federálního výkonného orgánu jsou názvy strukturních útvarů federálního výkonného orgánu.

30. Věc se tvoří v souladu s nomenklaturou případů, jakož i v souladu se zásadami systemizace písemností a jejich rozdělení (sdružování) do případů trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení, včetně spisů o osobách, popř. dočasné skladování (až 10 let včetně).

31. Případy od data svého vzniku až do jejich předání do archivu federálního výkonného orgánu nebo ke zničení jsou uloženy ve strukturálních jednotkách v místě jejich vzniku.

32. Pouzdra se vydávají k dočasnému použití zaměstnancům strukturálních jednotek na dobu stanovenou vedoucím federálního výkonného orgánu a po jejím uplynutí podléhají vrácení.

Případy jsou vydávány jiným vládním orgánům a organizacím na základě jejich písemné žádosti se svolením vedoucího federálního výkonného orgánu nebo jeho zástupce pověřeného administrativou.

33. Vyjmutí dokumentů ze spisů trvalého úložiště je povoleno ve výjimečných případech a provádí se se svolením vedoucího federálního výkonného orgánu, přičemž ve spise se ponechá kopie dokumentu, ověřená předepsaným způsobem, a prohlášení o důvody vydání originálu.

34. Případy s dobou trvalého a dočasného (nad 10 let) uchování jsou převedeny do archivu federálního výkonného orgánu nejdříve 1 rok a nejpozději 3 roky po dokončení případů spisovou službou. Předávání spisů do archivu federálního výkonného orgánu se provádí na základě soupisů trvalých a dočasných (nad 10 let) případů uložení a personálních spisů vytvořených ve strukturálních útvarech federálního výkonného orgánu. Pouzdra s dočasnou (až 10 let včetně) dobou uložení se nepředávají do archivu federálního výkonného orgánu a po uplynutí doby jejich uložení podléhají předepsanému zničení.

35. Podkladem pro sestavování soupisů trvalých a dočasných (nad 10 let) skladovacích pouzder je číselník pouzder.

36. Postup při sestavování nomenklatury případů a soupisů případů, vytváření a evidenci případů, jakož i ničení případů dočasného uložení ve federálním výkonném orgánu určuje federální výkonný orgán v oblasti archivnictví.

VI. Zvláštnosti práce s elektronickými dokumenty ve federálním výkonném orgánu

37. Elektronické dokumenty jsou vytvářeny, zpracovávány a ukládány v elektronickém systému správy dokumentů federálního výkonného orgánu.

38. Elektronický dokument musí být vystaven podle obecná pravidla kancelářskou práci a nechat si stanovit podrobnosti pro podobný dokument na papíře, s výjimkou požadovaného „Státního znaku Ruské federace“.

Federální výkonný orgán používá elektronické dokumenty (bez předchozí dokumentace na papíře) a elektronické kopie dokumentů.

39. Skladbu elektronických dokumentů vytvářených federálním výkonným orgánem stanoví seznam dokumentů, jejichž tvorba, uchovávání a používání se při organizování uskutečňuje výhradně ve formě elektronických dokumentů. vnitřní činnosti spolkový výkonný orgán, vypracovaný na základě doporučení Spolkového archivního úřadu.

Seznam dokumentů, jejichž tvorba, uchovávání a používání se při organizaci vnitřní činnosti spolkového výkonného orgánu uskutečňuje výhradně formou elektronických dokumentů, schvaluje vedoucí tohoto spolkového výkonného orgánu po dohodě s Federálním archivem. Agentura.

40. Elektronické dokumenty zasílané státním orgánům a orgánům územní samosprávy jsou podepsány vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisem úředníka federálního výkonného orgánu v souladu s Federální zákon"O elektronickém podpisu."

41. Systém správy elektronických dokumentů federálního výkonného orgánu může používat metody potvrzování akcí s elektronickými dokumenty, které používají jiné typy elektronických podpisů v souladu s federálním zákonem „o elektronických podpisech“.

42. Příjem a odesílání elektronických dokumentů zajišťuje služba vedení kanceláře.

43. Po obdržení elektronických dokumentů podepsaných elektronickým podpisem služba vedení kanceláře zkontroluje platnost elektronického podpisu.

44. Po zařazení elektronických dokumentů do systému elektronické správy dokumentů se vygenerují evidenční a účetní údaje o dokumentu zajišťující správu dokumentů včetně jeho vyhledávání, přístupu k dokumentu, kontroly, uchovávání, používání a další údaje.

45. Dokumenty vytvořené federálním výkonným orgánem a (nebo) obdržené federálním výkonným orgánem na papíře jsou registrovány v systému elektronické správy dokumentů s vytvořením elektronické kopie takového dokumentu v něm.

46. Registrace a účtování elektronických dokumentů se provádí v systému správy elektronických dokumentů federálního výkonného orgánu.

47. Elektronické dokumenty jsou formovány do elektronických souborů v souladu s nomenklaturou souborů.

Z nomenklatury případů vyplývá, že se případ vede v elektronické podobě, což je uvedeno v názvu případu nebo ve sloupci „Poznámka“.

48. Elektronické dokumenty po jejich provedení nebo odeslání podléhají uchování v souladu se stanoveným postupem v informační systémy federální výkonný orgán ve lhůtách stanovených pro obdobné dokumenty na papíře.

49. Po uplynutí lhůt stanovených pro uchovávání elektronických dokumentů podléhají zničení na základě zákona schváleného vedoucím federálního výkonného orgánu.