Zasílám vzor poznámky. Vypracování poznámky podle vzorku GOST


Hlavní objem dokumentů zajišťujících výměnu informací mezi organizacemi a strukturální dělení, jsou: certifikáty, zprávy a vysvětlující poznámky, zprávy, zprávy, akty, dopisy, telefonní zprávy. Informace obsažené v těchto dokumentech mohou vybízet k akci nebo mohou být pouze brány v úvahu. Podívejme se na rozdíly ve složení a designu poznámky, poznámky A certifikáty.

Zprávy A poznámky- Jedná se zpravidla o interní dokumenty organizace. Mají pomocný charakter ve vztahu k organizačním a administrativním dokumentům. V Stručný slovník typy a odrůdy dokumentů, vyvinuté Hlavním archivem SSSR, VNIIDAD, TsGADA v roce 1974, jsou uvedeny definice těchto dokumentů, z nichž vyplývají některé rozdíly v jejich účelu:

  • Memorandum- dokument určený vedení, v němž je uveden případný problém se závěry a návrhy původce.
  • Servisní poznámka- poznámka o výkonu jakékoli práce zaslaná jedním úředníkem druhému.

Memorandum

Memorandum(kód jednotná forma 0286041 dle OKUD) je sestaven pro informování vedení o aktuální situaci, skutečnostech, které se staly atd. a povzbudit vás k rozhodnutí.

Zprávy může mít také čistě informační charakter. Takové poznámky obvykle obsahují informace o postupu jakékoli práce. Zprávy informují o plnění úkolů, plánů, pokynů a práce. Memorandum tedy poskytuje spojení řídicích objektů na vertikální úrovni- zdola nahoru, to jest zasílán od nižšího úředníka k vyššímu úředníkovi.

V závislosti na příjemci poznámky může být:

  • vnitřní , těch. zasláno vedoucímu strukturální jednotky nebo instituce a
  • externí - adresováno vyšším orgánům.

Interní poznámka

Interní poznámky sestavené na standardním listu papíru, ale s uvedením všech nezbytných podrobností, umístěných v souladu s GOST 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na vypracování dokumentů." Mezi takové podrobnosti patří:

  • název konstrukční jednotky;
  • typ dokumentu (REPORT);
  • datum;
  • evidenční číslo;
  • název textu;
  • text;
  • cíl;
  • podpis překladače (s uvedením pozice).

Text jakéhokoli informačního a referenčního dokumentu je formátován písmem Times New Roman, velikost 14, s mezerami 1,5.

Nejlépe na pokladně memorandum použijte úhlové uspořádání detailů hlavičky (tento požadavek však není striktní). Příklady rozložení záhlaví interní poznámka dvěma způsoby:

V interní poznámka v levém horním rohu je název konstrukční jednotky - autor dokumentu.

Název typu dokumentu se píše velkými písmeny (REPORT) a může být umístěn uprostřed nebo od okraje levého okraje (v závislosti na zvoleném způsobu umístění záhlaví dokumentu) s řádkováním 2.

Datum a index memorandum jsou napsány na jednom řádku. Datum se píše arabskými číslicemi, například 02/02/2006, nebo alfanumericky, například 2. února 2006. externí poznámka toto je datum, kdy je podepsán a obvykle odeslán. Datum interní poznámka bude datum sepsání a podpisu.

Registrační číslo zapnuto interní poznámka je vylepen buď v místě sestavení, nebo v místě příjmu, v závislosti na registračním systému, který v organizaci funguje. Při zvažování memorandum zainteresovaným stranám jsou k němu připojena schvalovací víza a po přijetí rozhodnutí je připojeno usnesení manažera. Přijetí usnesení je poslední fází úvahy memorandum.

Memorandum může mít název, který stručně odhaluje obsah dokumentu. Název zprávy formulováno podle obecná pravidla sestavování nadpisů dokumentů: pomocí předložky „o“ a slovesného podstatného jména in předložkový pád. Například: „o překladu O.V. do účetního oddělení."

V text zprávy jasně vyčnívají dvě části. V první části jsou uvedeny skutečnosti, které byly důvodem k vypracování dokumentu, ve druhé jsou uvedeny konkrétní závěry, požadavky a návrhy. Text poznámky se může skládat ze tří částí. V tomto případě budou v první části (prohlášení) uvedeny důvody, skutečnosti nebo události, které sloužily jako důvod k sepsání, druhá část bude obsahovat rozbor současného stavu, možné možnosti rozhodnutí a za třetí - závěry a návrhy konkrétních opatření, která je třeba podle názoru zpracovatele učinit memorandum. Memorandum mohou být prezentovány v textové a tabulkové formě nebo v kombinaci obou.

Pokud existuje žádost, je o ní před podpisem učiněna poznámka:

Externí poznámka

Externí poznámka sepsáno na obecném formuláři a podepsáno vedoucím organizace. V tomto případě se použije celý nebo zkrácený název mateřské organizace v souladu se stanovami organizace. Název autorské organizace je uveden níže.


Servisní poznámka

V Všeruský klasifikátor řídící dokumenty(OKUD) neexistuje žádný takový typ dokumentu jako „ Servisní poznámka" Však tento typ dokument je široce používán v manažerské praxi. V této souvislosti navrhujeme vydat „ Servisní poznámka» v souladu s požadavky GOST 6.30-2003 „USD. USORD. Požadavky na přípravu dokumentů“ za účelem jednotnosti při přípravě řídící dokumentace.

Kancelářské poznámky, na rozdíl od poznámky, zajišťují komunikaci mezi řídicími objekty na horizontální úrovni, tj. sestavuje zaměstnanec nebo vedoucí oddělení adresovaný vedoucímu nebo specialistovi jiného oddělení. To je třeba mít na paměti poznámky jsou obvykle zasílány od jednoho vedoucího k druhému nebo od jednoho zaměstnance k druhému, pouze pokud je jejich oficiální status rovnocenný, v jinak to bude poznámka.

Zpravidla, poznámky jsou zpracovány k problematice logistického, informačního, organizačního a ekonomického zabezpečení. Kancelářské poznámky- to je druh korespondence mezi strukturálními děleními. Obvykle obsahují konkrétní požadavek nebo návrh. Jsou vypracovány servisní listy stejné jako zprávy.

Příklad memoranda:


Odkaz

Informační poznámkyčasto nahrazovány dokumentem, jako je certifikát, a naopak, což je nezákonné. Certifikát je dokument obsahující popisy a potvrzení určitých skutečností nebo událostí, včetně těch, které mají biografický nebo úřední charakter; na rozdíl od poznámek, to nevyžaduje od manažera žádnou akci.

V závislosti na účelu sestavení certifikátu mohou existovat:

  • analytický,
  • hlášení popř
  • informační.

Analytické informace obsahují informace o problému nebo problému, který je třeba řešit. Obvykle analytické zprávy mají značné množství textu (až 3 strany). Text analytická zpráva se skládá ze tří částí. První část stanoví základ pro sestavení, druhá obsahuje analýzu situace nebo problému a třetí obsahuje závěry a návrhy.

Hlášení certifikátů obsahují zobecňující souhrnné informace o výsledcích činnosti, proto je v názvu výkazu uvedeno časové období, ke kterému se údaje v certifikátu vztahují, např.: Osvědčení o objemu toku dokumentů podniku v roce 2006 .

Informační dotazy jsou sestavovány s cílem informovat vedení o stavu věci a mohou mít např. následující nadpis: Osvědčení o postupu prací na základě smlouvy s Luna as. Jsou sestaveny na vyžádání a předloženy ve stanoveném časovém rámci.

Certifikáty mohou být v závislosti na adresátovi:

  • vnější a
  • vnitřní.

Externí reference jsou vypracovány na obecném formuláři organizace, podepsaném vedoucím organizace a obsahují stejné podrobnosti jako poznámky.

Interní dotazy vyhotovené na standardním listu papíru podobném internímu memorandu a podepsané vedoucím strukturální jednotky a/nebo specializovaným zpracovatelem.

Texty informačních a ohlašovacích certifikátů lze formátovat ve formě tabulky a obsahovat sekce a podsekce (viz příklad interního certifikátu v příkladu 6).


V přípravě návrh certifikátu je nutné pečlivě upravit jeho obsah z hlediska:

  • úplnost a spolehlivost faktů a informací;
  • správnost evidence finančních prostředků zpětná vazba(adresa, telefon atd.);
  • přesnost datování;
  • dodržování úrovně podpisu.

To vše je nutné, aby certifikát nezpůsobil doplňující otázky a ještě více ten následující vysvětlující korespondence.

Životopisné nebo úřední certifikáty slouží k potvrzení jakéhokoli právní skutečnosti, např. o potvrzení zastávané pozice, o mzdy, místo bydliště atd. Pokud jsou situace, pro které jsou certifikáty vydávány, typické, organizace vytvoří jednotné šablony formulářů.

Text biografické informace začíná uvedením v nominativním případě příjmení, jména, patronyma osoby, o níž se informace oznamuje. Text žádného certifikátu by neměl obsahovat archaické výrazy obsahující zbytečná slova jako „skutečný certifikát“, „skutečně funguje“ atd. Na konci certifikátu je uveden název instituce, kde je certifikát předkládán. Certifikát je podepsán osobami, které jej sestavily a odpovědný za poskytnuté údaje. V závislosti na účelu certifikátu to může být vedoucí organizace a hlavní účetní nebo vedoucí organizace a vedoucí personálního oddělení. Tyto certifikáty musí být potvrzeny pečetí organizace.
Příklad oficiálního certifikátu:



Memo je model oběhu dokumentů v rámci organizace, který umožňuje efektivně reagovat na všechny druhy okolností.

Účely a druhy úředního dokumentu

Oficiální dopis je určen k informování určitého úředníka o existujících potížích nebo k předložení jakýchkoli návrhů týkajících se problémů s výrobou.

Oficiální dokument je navíc jakýmsi potvrzením, že personál nedělá jen svou práci, ale vidí i existující problémy, které jsou následně v této poznámce zdůrazněny. V tomto případě se zaměstnanec, který napsal manažerovi zprávu o přítomnosti jakýchkoli porušení, zcela zbavuje odpovědnosti za vyřešení tohoto problému.

Servisní poznámky se dělí na:

  • ty, které naznačují určité faktory činu nebo jevu negativní povahy, který nastal. Takové výrobní poznámky zahrnují vysvětlující poznámky, akty o zjištěných porušeních a stížnosti;
  • ty, které jsou dodatečná vysvětlení k hlavním dokumentům. Mohou to být poznámky o odpisu nebo nákupu materiálu, o přidělení hotovostní pomoc, propagační akce, bonusy a podobně.

Na druhé straně může být provedeno oficiální sčítání jak mezi podřízenými a zaměstnavatelem (interní), tak mezi vedoucími strukturálních divizí a hlavním manažerem podniku (externí). Navenek výrobní dokumenty jsou určeny k poskytování mimo organizaci, příjemcem tohoto typu poznámky je vrcholový management.

Informace a forma interního obchodního papíru

Obsah úředních dokumentů se obvykle týká výrobních, materiálních, ekonomických záležitostí, ale i otázek bonusů, povýšení nebo degradace. Zaměstnanec kteréhokoli oddělení tak může písemně požádat o poskytnutí určitého materiálu popř finanční prostředky pro průmyslové i osobní použití. Kromě toho může obsah takového dokumentu zahrnovat stížnost na konkrétního zaměstnance nebo přímého nadřízeného.

Pokud jde o odměňování zaměstnanců, přímý zaměstnavatel sepisuje memorandum ve formě petice adresované svému nadřízenému vedoucímu. Kde vyzdvihuje přednosti podřízeného a navrhuje způsoby odměňování.

Interní dopis vedoucímu organizace od podřízených je vypracován ručně ve volné formě. K napsání tohoto typu dokumentu však můžete použít počítačovou nebo tiskovou techniku.

Kompetentní psaní dokumentů

Ačkoli tento čin nemá to nainstalované legislativní úrovni vzorek, je v povinné musí obsahovat následující informace:

  • komu je tato žádost určena (postavení, příjmení a iniciály adresáta), je uvedeno v pravém horním rohu dokumentu číslo poznámky a datum registrace;
  • název dopisu, který se skládá;
  • úvodní část obvykle odráží čas, datum a čas incidentu;
  • hlavní část, stanoví podrobnou podstatu události;
  • závěrečná část obsahuje návrhy zpracovatele, o jejichž realizaci požádá vedoucího podniku;
  • Pod textem je datum sepsání dokumentu, funkce nebo povolání zpracovatele a jeho příjmení a iniciály.

Pokud jde o externí dopisy, musí mít podobný obsah a musí být napsány na hlavičkovém papíře instituce, nejlépe v tištěné podobě, za použití výpočetní techniky.

Mnoho podniků má připravenou šablonu poznámky vyvinutou a schválenou vedením. Díky tomu bude pro pracovníky mnohem snazší a kompetentnější takový dokumentární akt vypracovat.

V interních a externích dopisech by informace měly být prezentovány stručně a jasně, bez zbytečných chmýří. To šetří čas osobě připravující dokument i osobě, které je určen. A také jasná prezentace návrhů přispívá nejvíce rychlá odezva ze strany manažera.

Elektronické generování výrobních dopisů

Mnoho podniků umožňuje přípravu oficiálních poznámek pomocí počítače, což umožňuje vytvořit elektronickou formu dokumentu. Tato metoda registraci si každá strukturální jednotka volí samostatně a předepisuje to v určitých dokumentech stanovených zákonem. Elektronická verze tak výrazně zjednodušuje přípravu dokumentu a jeho odeslání, což výrazně zkracuje čas na přezkoumání poznámky a přijetí opatření k reakci.

Elektronický způsob sestavení služebního dopisu se příliš neliší od ručně psané verze, ale stále má tyto rozdíly:

  • PROTI elektronický dokument není třeba uvádět, komu jsou odeslány, protože tyto informace jsou již zapsány v adresním řádku;
  • podpis původce do elektronické bankovky je umístěn automaticky (předpřipravený naskenovaný podpis);
  • Odesílatel obdrží od příjemce e-mailem oznámení, že dopis obdržel a přečetl. Tato služba je potvrzením odeslání poznámky.

Jedna z hlavních výhod tvarování elektronické podobě poznámka je již existující šablona. Což lze využít při následných přípravách obdobných dokumentů. Této výhody se těší služby podniku nebo jeho jednotliví pracovníci, kteří kvůli svému druhu činnosti musí často sepisovat poznámky.

Aspekty kompilace

Při sestavování poznámek je nutné vzít v úvahu následující nuance, které platí v závislosti na jejich typu a účelu:

Dodržování výše uvedených nuancí umožní i nezkušenému zaměstnanci vypracovat kompetentní a srozumitelné sdělení pro manažera.

Význam dokumentu

Oficiální dokumenty pomáhají předcházet přímým konfliktním situacím mezi zaměstnanci určitého podniku, což má pozitivní vliv na jeho práci. Významnou roli hrají také v účetnictví a daňové hlášení, kde finanční problémy vyžadují určitou pozornost a dodržování různých nuancí.

Úřední dopisy jsou mimo jiné účinné v boji proti pachatelům v organizaci. Kromě toho vám psaní dokumentů se stížnostmi zaměstnavateli umožňuje vyřešit problém bez sporů a útoků. Vzhledem k tomu, že oficiální stížnosti mohou být psány anonymně, nebo jednoduše jméno původce, na jeho žádost nebude manažer oznamovat.

Takový dokument tedy slouží jako multifunkční nástroj, díky kterému lze většinu organizačních záležitostí vyřešit v poměrně krátkém čase.

Servisní poznámka je informační a referenční dokument, nástroj obchodní korespondence v rámci organizace.

Memo je vypracováno ke zdůraznění jakýchkoli obchodních problémů souvisejících s prací oddělení nebo konkrétního zaměstnance, jejichž řešení závisí na jiné strukturální jednotce organizace nebo zaměstnance.

Naproti tomu psaní poznámek se provádí mezi strukturálními jednotkami nebo zaměstnanci s rovnocenným úředním postavením, kteří nejsou přímo podřízení.

Jak napsat poznámku

Ačkoli je forma napsání poznámky libovolná, při jejím sepisování je třeba vzít v úvahu následující podrobnosti:

  • „klobouk“, kde je uvedeno, komu je určen (postavení, příjmení, křestní jméno, patronymie v dativu);
  • název dokumentu - Servisní záznam;
  • datum sestavení a číslo;
  • název k textu dokumentu - hovoří o předmětu poznámky;
  • text dokumentu - nejprve je popsán aktuální stav, poté nějaký konkrétní požadavek;
  • funkce sestavovatele, podpis a přepis podpisu - příjmení, jméno, patronymie autora.

Ukázka poznámky k nákupu počítače

Servisní poznámka
05.10.2013 № 2
Moskva


O opravě (výměně) počítače


Rád bych vás upozornil, že od 20. září 2013 dochází často k selhání softwaru na osobním počítači přiděleném HR manažerce Taťáně Ivanovně Moroz.

V této souvislosti žádám o opravu nebo výměnu tohoto počítače.

Ukázka memoranda o vydání produktů

SERVISNÍ POZNÁMKA
2013-09-20-CN ze dne 20.09.2013


O vydávání výrobků


Žádám vás, abyste souhlasili s pořádáním propagace pro TM „J“.

Účel akce:
- zvýšení maloobchodního prodeje džusů TM „J“;
- zvýšení číselného a kvalitativního rozdělení.

Období akce: říjen-listopad 2013

Oblast: Petrohrad, Voroněž

Účastníci akce: prodejci maloobchodních prodejen

Propagační mechanismus: při objednání 5 litrů džusu TM „J“ je 1 litr džusu TM „J“ poskytnut jako dárek.

Distribuce cenového fondu:
Petrohrad - 400 balení (po 1 l)
Voronezh - 60 balení (každý 1 l)
Efektivita: plánované zvýšení prodeje o 30-40%.
Zbytek nepoužitých produktů bude vrácen do skladu.

Poznámka je vypracována na list A4, pokud organizace neudržuje elektronickou správu dokumentů.

Poměrně velké procento populace je spojeno s prací v organizacích různé velikosti a charakteru činností. Při plnění svých povinností zaměstnanci pravidelně nutná komunikace s vedením vyřešit určité problémy.

Vzhledem k tomu, že s tímto typem obchodní korespondence se může setkat každý, podívejme se blíže na hlavní problémy: kdy a jak se vyhotovuje memorandum, jaké jsou rozdíly v sepisování úřední papír pro management?

Vážení čtenáři! Naše články hovoří o typických řešeních právní otázky, ale každý případ je jedinečný.

Pokud to chcete vědět jak přesně vyřešit váš problém - kontaktujte online poradce vpravo nebo zavolejte konzultace zdarma:

V jakých případech se píše memorandum?

Úřední sdělení je jedním z prvků toku interních dokumentů. S jeho pomocí mohou zaměstnanci společnosti co nejrychleji a nejefektivněji řešit výrobní problémy a situace.

Servisní poznámka navržený k řešení obchodních problémů a problémů související s prací konkrétního zaměstnance nebo celého oddělení. V tomto případě může řešení problému záviset jak na jiném zaměstnanci společnosti, tak na zcela jiné strukturální jednotce.

Hlavním rozdílem od zprávy je, že se používá v obchodní komunikaci mezi zaměstnanci nebo strukturálními jednotkami, které mají v organizaci rovné postavení. jinými slovy, žádná přímá podřízenost.

Vypracování poznámky má další výhody. Tento dokument dokazuje, že zaměstnanec, který jej sestavil, uvedl problém v oblasti jeho odpovědnosti.

Pokud specialista nemohu na to přijít sám s problémem, který se objevil, může sepsat poznámku a předložit problém k posouzení dalším odborníkům. V tomto případě se bude moci zbavit odpovědnosti za nekvalitní nebo včasné zvážení úkolu.

V některých případech je na základě memoranda vypracován příkaz o nutnosti provést konkrétní akci.

Co by měl text dokumentu obsahovat?

Přestože přesná forma vyplnění uvedeného obchodního dopisu není definována, lze určit několik základních bodů, povinné pro označení v dokumentu. Seznam podrobností obsahuje:

  1. Záhlaví, kde jsou uvedeny podrobnosti o příjemci, jako je celé jméno a pozice.
  2. Název oficiálního listu.
  3. Datum zápisu a číslo.
  4. Titul, ze kterého je okamžitě jasný předmět korespondence.
  5. „Tělo“ dokumentu, kde je zpočátku popsána současná situace, načež autor uvede svůj požadavek.
  6. Funkce zaměstnance, který sestavil oficiální zprávu, jeho podpis a celé jméno autora.

Text poznámky často začíná slovy „Rád bych vás upozornil...“, po kterých následují základní informace. Není to ale povinné pravidlo.

Jak správně skládat a psát?

Začátek dokumentu by měl být data organizace a kompilátoru úřední dopis . Uprostřed je napsán název samotného dokumentu. Hlavní text by měl začínat níže a na červeném řádku. Jak jsme uvedli dříve, podstata problému je předávána ve volné formě. Dokument je dokončen dnem vyhotovení a podpisu.

Pokud by měl být hlavní text poznámky velký, je to je potřeba rozdělit do několika odstavců:

  • popis hlavního problému;
  • žádost;
  • oddělení a jména zaměstnanců, kteří poznámku sepsali, existuje-li hromadné odvolání.

V ten druhý případ Klíčový podpis na dokumentu uděluje vedoucí oddělení, podání servisního dokladu. K hlavnímu dokumentu je dodatečně přidána aplikace s podpisem všech zaměstnanců.

Poznámka musí být napsána na list A4, stejně jako jakýkoli jiný dokument. Také je vyžadován „živý“ podpis vyrobené ručně.

Poznámka je napsána spolu s pořadovým číslem a datem sepsání.

Na přání lze dokument sestavit v editoru na počítači a následně vytisknout, podpis však musí provést i sám překladač.

Vlastnosti designu poznámek (se vzorky)

V závislosti na tom, jaký druh poznámky je vypracován, se mění nuance provádění dokumentu a situace, kdy by měl být vypracován.

Řediteli nebo vedení podniku

Tomuto manažerovi jsou psány různé poznámky, takže si promluvme o tom, jak je nejlépe předat. Dokument je vhodné sestavit ve dvou originálních verzích.

Podle pravidel se dokument přenese na sekretářku, od kterého nebude možné obdržet známku o přijetí dokumentu k posouzení. Poté vyčkejte na usnesení úřadů.

U služební cesty: prodloužení a zrušení

Poznámka slouží jako potvrzení, že vyslaný zaměstnanec je na místě, plus zaznamenává data příjezdu a návratu ze služební cesty. Tento doklad lze vystavit, pokud:

  • zaměstnanec cestuje pronajatým, osobním nebo služebním vozidlem;
  • Zaměstnanec nemá doklady potvrzující jeho cestu a bydliště.

Recenze z dovolené

Časté jsou případy, kdy výrobní důvody manažeři jeden ze zaměstnanců musí být odvolán.

V této situaci se ředitel memoranda stává vedoucím oddělení, ve kterém je evidován zaměstnanec na roční placené dovolené.

Vedoucí organizace se musí seznámit s předloženým dokumentem a uveďte svůj souhlas nebo zamítnutí žádosti zaznamenané v dokumentu.

Podle článku 99 zákoníku práce Ruské federace je odvolání zaměstnance z dovolené možné pouze s jeho osobním souhlasem.

Také podle článku 125 zákoníku práce Ruské federace je zakázáno odvolat z dovolené:

  • těhotné ženy;
  • nezletilí zaměstnanci;
  • pracovníci spojení s rizikovými popř škodlivé podmínky práce.

Na dovolené

Kromě dovolené mohou zaměstnanci organizací za určitých podmínek získat tzv. „volno“, tzn. vzít si volno z práce. Od PROTI zákoníku práce tento koncept zabaveno, se používají definice „dodatečná doba odpočinku“ nebo „jiná doba odpočinku“.

Dokument, kterým zaměstnanec vyjadřuje svá přání svým nadřízeným, může být buď prohlášení, nebo poznámka.

Zaměstnanec má právo na volno, když:

  • pracoval přesčas;
  • pracoval o víkendech nebo svátcích;
  • měl celkový přesčas během směnného provozu;
  • vzal aktivní účast v dárcovském hnutí a dárcovství krve;
  • zaměstnanec;
  • směrem k dovolené.

O změně rozvrhu práce nebo posunutí pracovní doby

Každý zaměstnanec může mít dobré důvody , podle kterého se může obrátit na vedení s žádostí o změnu rozvrhu práce.

Pokud se iniciativa projeví právě na straně zaměstnance, kdo může dokumentovat potřebu úprav, sepíše memorandum adresované vedoucímu podniku.

V případech, kdy je důvod skutečně platný, zaměstnavatel nemá právo odmítnout zaměstnance v souladu s článkem 93 zákoníku práce Ruské federace.

Dokument by měl uvádět aktuální rozvrh a požadovaný.

Na nákup vybavení

Tuto poznámku píše oddělení, které potřebuje koupit nové nebo vyměnit staré zařízení.

Příkladem může být přitažlivost ekonomického resp HR oddělení vedoucímu oddělení informační technologiežádost o rychlou výměnu vadného počítače.

Forma poznámky k nákupu počítače: .

O pořádání akcí

interní poznámky týkající se řešení organizačních záležitostí při pořádání akcí, mají svá specifika. Časté využití našly také ve vzdělávacích institucích.

V poznámce budou muset být uvedeny základní informace o nadcházející akci a případně kontaktní údaje osob odpovědných za její realizaci.

O poskytování informací

Jeden z nejčastěji používaných typů poznámky. Používá se k podání žádosti o získání určitých informací a je založen na následujícím principu:

  1. měla by být identifikována klíčová myšlenka a měl by být vytvořen dotaz;
  2. poskytnout podrobnosti, které může příjemce požadovat;
  3. připomenout hlavní myšlenku žádosti a poskytnout další informace.

O potrestání zaměstnance

Tento typ dokumentu se používá v případech, kdy se jedná o chování zaměstnance na pracovišti nebo jeho nevhodný postoj k pracovním povinnostem vyžaduje přiměřené tresty.

Pisatel poznámky musí prezentovat fakta co nejlépe. objektivně i neemocionálně, dát vedení příležitost řešit incident.

O potřebě nového zaměstnance

Dokument je vypracován, když to vyžaduje jedna ze strukturálních divizí společnosti nový zaměstnanec. Poté má vedoucí oddělení právo předložit tento prvek interní obchodní korespondence vedení.

V něm musí uvést objektivní důvody, podle kterého bude toto rozhodnutí objektivní a přijatelné.

Oznámení o přijetí nového zaměstnance: .

Za práci přesčas

Častým důvodem pro vypracování takových dokumentů je přítomnost nouzových situací, v podmínkách, ve kterých bude nutné zapojit zaměstnance do řešení problematiky po skončení pracovní doby.

Záznam vyhotovuje vedoucí směny nebo oddělení adresovaný přímému vedoucímu. V textu dokumentu jsou uvedeny důvody žádosti a seznam těch, kteří se plánují zapojit do práce přesčas.

Přitahování dál práce přesčas zaměstnanec: .

O vytvoření nového konstrukčního celku

Otázku vytváření nových strukturních celků lze také vyřešit pomocí žádosti vyjádřené pomocí memoranda. Cíle této akce jsou zvýrazněny v těle dokumentu. Mezi nimi:

  • zvýšení úrovně standardizace práce;
  • efektivnější řešení určitých problémů;
  • zlepšení s personálem a další důvody.

V některých situacích mohou prohlášení nahradit poznámky, které působí „jemněji“. Nejčastěji se používají pro interní procesy související s organizací výroby.

Pokud společnost systém podporuje elektronická správa dokumentů, design oficiálních poznámek se prakticky neliší od papírové verze. Hlavním rozdílem je paměťové médium převedeny mezi strukturálními divizemi společnosti.

Níže uvedené video odhaluje některé aspekty práce s interními poznámkami v elektronické podobě: