Cvičení: Zajištění bezpečnosti archiválií. Zajištění bezpečnosti dokumentů při provádění archivních prací Opatření k zajištění bezpečnosti dokumentů
1. Ustanovení regulační podmínky skladování archivních dokumentů. 5
1. 1 Tvorba optimální podmínky ukládání dokumentů. 5
1. 2 Umístění dokumentů do úložiště. Topografie. 10
2. Použití speciálních prostředků pro ukládání a přesun dokumentů. 12
2. 1 Postup při výdeji pouzder ze skladů.. 12
2. 2 Kontrola dostupnosti a stavu věcí. 15
2.3 Tvorba pojišťovací fond zvláště cenné dokumenty a fond k použití 18
3. Zajištění fyzikální a chemické bezpečnosti archiválií. 21
3. 1 Kontrola fyzického stavu dokumentů. 21
3. 2 Fyzikálně-chemické a technické zpracování archiválií. 23
dokumenty. 23
Závěr. 26
Bibliografický seznam literatury.. 27
Relevance tématu práce v kurzu. Archivář se dnes jako první zabývá informacemi vzniklými v minulosti. Je povinen jej odvézt a uchovat. Ale archiv není skladiště, ale vědecká instituce, která plní úkol utvářet dlouhodobou sociální paměť společnosti.
Orgány státní správy, orgány místní samospráva, organizací a občanů zapojených do podnikatelská činnost aniž by zakládali právnickou osobu, jsou povinni zajistit bezpečnost archiválií, včetně dokumentů o personálu, po dobu jejich uchovávání stanovenou federálními zákony a jinými předpisy právní úkony Ruská federace, jakož i seznamy poskytnutých dokumentů Federální zákon"O archivní záležitosti v Ruské federaci“ ze dne 22. října 2004 č. 125 FZ.
Úkolem archivářů zůstává uchovávání dokumentů odrážejících charakteristiky činnosti některých organizací a podniků. Takovými rysy mohou být: jedinečnost činnosti, novost produktů, práce, společenské tradice, účast na mezinárodních a regionálních programech, práce v experimentálních podmínkách.
Zajištění bezpečnosti dokumentů je hlavním úkolem státní archivy. Složitost řešení problému je dána tím, že nikdo nikdy nevytvářel dokumenty pro „věčné“ uložení. Zároveň jsou archivy každoročně doplňovány novými fondy a restaurátorské možnosti zůstávají skromné. Moderní přístup k řešení tohoto problému je založen na principu postupného přechodu na diferencovaný, selektivní princip zajištění bezpečnosti archiválií s přihlédnutím k jejich hodnotě a fyzickému stavu.
Diferencovaný přístup spočívá v oddělení z celkového objemu dokumentů uložených v archivu tzv. prioritních předmětů na úrovni fondů, částí fondů a jednotlivých dokumentů. Základem pro přidělení priority jsou dvě kritéria: hodnota dokumentů a známky fyzického stavu, který ohrožuje jejich bezpečnost (nízká potenciální trvanlivost
Soubor opatření k vytvoření regulačních podmínek, dodržování regulačních režimů a řádné organizaci ukládání archiválií s vyloučením jejich odcizení a ztráty a zajištění jejich udržování v běžném fyzickém stavu zajišťuje bezpečnost archiválií v archivu.
Regulační podmínky pro uchovávání archiválií jsou stanoveny:
Výstavba, rekonstrukce a opravy archivních budov;
Vytvoření optimálních (standardních) požárních, bezpečnostních, teplotních a vlhkostních, světelných a hygienických podmínek v objektu a prostorách archivu;
Využití speciálních prostředků k ukládání a přesouvání archiválií.
Hlavním cílem předmětu je studium problematiky zajištění bezpečnosti archiválií jako jedné z hlavních oblastí práce archivů. Jejich fyzický stav a schopnost použití pro širokou škálu účelů závisí na tom, jak správně byla zvolena strategie ukládání dokumentů.
K dosažení tohoto cíle je nutné vyřešit následující úkoly:
1. Zvažte opatření k zajištění regulačních podmínek pro ukládání dokumentů.
2. Prozraďte postup při používání speciálních prostředků k ukládání a přesouvání archiválií.
3. Výzkumné metody pro zajištění fyzikální a chemické bezpečnosti dokumentů.
1. Zajištění regulačních podmínek pro uchovávání archiválií
1. 1 Vytvoření optimálních podmínek pro ukládání dokumentů
Optimální podmínky pro uložení dokumentů poskytují: výstavba, rekonstrukce a opravy archivních budov; vybavení skladovacích prostor hasicími, bezpečnostními a požárními poplachovými systémy; použití technických prostředků k vytvoření optimálních teplotních a vlhkostních podmínek pro skladování, provádění hygienických a hygienických opatření ve skladovacích prostorách; použití speciálních prostředků pro ukládání dokumentů (regály, skříně, trezory, krabice, šanony atd.).
Budovy pro státní archivy mohou být účelově postaveny nebo převedeny z jiných prostor. Musí být odstraněny z průmyslové podniky látky znečišťující ovzduší (agresivní plyny, cementový prach atd.), z objektů a konstrukcí, které jsou nebezpečné z hlediska požáru (skladiště ropy, čerpací stanice, parkoviště, garáže atd.), jakož i v souladu s požadavky stavebních předpisů a předpisy .
Vhodnost umístění archivu se určuje s přihlédnutím k závěrům služby hasičský sbor a hygienických a epidemiologických stanic o stupni znečištění ovzduší.
Výstavba a rekonstrukce budovy archivu se provádí v souladu s regulačními právními akty obsahujícími požadavky na předměty technické regulace a projektová dokumentace, dohodnuté s příslušným oprávněným orgánem výkonné složky v oboru archivnictví. Budova archivu je souborem hlavních a pomocných prostor určených k plnění archivních úkolů pro ukládání, zpracování, využívání archiválií a úkolů administrativního, technického, domácího charakteru a ke splnění požadavků na racionální uspořádání prostor.
Skladba, umístění a vybavení prostor hlavního účelu musí zajišťovat bezpečnost archiválií ve všech oblastech práce s nimi, dodržování požadavků technologie práce, ochrany práce, bezpečnostních předpisů a průmyslová hygiena, stejně jako racionální interakce mezi odděleními archivu.
Archiv je vybaven archivními sklady, studovnou, pracovnami, prostory pro automatizovanou knihovnu vyměnitelných elektronických médií, serverem a komunikačním zařízením.
Prostory určené pro ukládání archiválií v adaptovaných budovách musí být izolovány od zbytku budovy. V prostorách budovy obsazené službami není dovoleno umisťovat archiválie stravování, sklady potravin, organizace skladující požárně nebezpečné a agresivní látky nebo využívající požárně nebezpečné a chemické technologie.
Archivní úložiště jsou číslována arabskými číslicemi v hromadném pořadí a jsou umístěna izolovaně, mimo laboratorní, výrobní a skladovací prostory spojené s používáním (skladováním) chemikálie, potraviny a elektronické archivy - ze zdrojů elektromagnetického záření a silových polí.
Skladovací prostory se doporučuje umístit do budov s okny orientovanými na sever. Přirozené osvětlení je povoleno pouze s povinnou ochranou dokumentů před přímým slunečním zářením. Difuzní osvětlení je povoleno pomocí žaluzií, ochranných filtrů, závěsů nebo lakovaných skel na oknech. Pro umělé osvětlení se používají žárovky v uzavřených odstínech nebo zářivky se sníženou ultrafialovou částí emisního spektra.
Archivní dokumenty jsou uloženy ve tmě. Ochrana dokumentů před světlem je zajištěna ukládáním dokumentů do krabic, složek a pořadačů, používáním světlotěsných a světlo rozptylujících závěsů na oknech apod. Dokumenty na elektronických médiích jsou uchovávány v podmínkách, které vylučují přímé vystavení světlu a podléhají přídavným ochrana před agresivními nečistotami ve vzduchu (oxid siřičitý, sirovodík, páry rtuti, oxidy dusíku, čpavek), účinky elektromagnetické ionizace (záření).
Ochrana archiválií před ničivými účinky přirozeného i umělého světla je prováděna ve všech místnostech archivu pro jakoukoli práci s archiváliemi.
Je zajištěno archivní úložiště moderní prostředky hašení požáru, zabezpečení a požární poplach. Obecné a patrové spínače jsou umístěny mimo archiv. Archivní budovy jsou vybaveny zásobování požární vodou, hasicí přístroje s oxidem uhličitým, bezpečnostní a požární signalizace.
Není dovoleno umisťovat archiválie do sklepů, polosuterénů a sklepů. Plynové, vodovodní a kanalizační potrubí by nemělo procházet archivními sklady.
Bezpečnostní režim archivu je zajištěn souborem opatření k zajištění inženýrsko-technické odolnosti, vybavením budovy (prostorů) archivu zabezpečovací signalizací, zřízením bezpečnostního stanoviště (míst), zapečetěním prostor, údržbou vnitřních a přístupové režimy, úschova klíčů od kancelářských prostor.
Archivní sklady a prostory, ve kterých jsou archiválie trvale nebo dočasně uloženy, jakož i hmotný majetek, nouzové a nouzové východy z budovy archivu, hlavní vchod při absenci 24hodinové ostrahy.
Archivní depozitáře a další prostory, kde jsou archiválie trvale nebo dočasně uloženy, jsou vybaveny dveřmi se zvýšenou technickou odolností proti případnému nabourání, opatřenými vysoce bezpečnostními zámky.
Odeslání vaší dobré práce do znalostní báze je snadné. Použijte níže uvedený formulář
Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu při studiu a práci, vám budou velmi vděční.
Zveřejněno dne http://allbest.ru
Zavedení
1. Organizace ukládání dokumentů
2. Názvosloví případů
3. Doba uložení souborů
4. Tvorba případů
5. Evidence případů
6. Sestavování a provádění archivních případových inventur
7. Zkoumání hodnoty dokumentů. CEC (ústřední odborná komise)
Závěr
Seznam použitých zdrojů
Zavedení
Úložiště dokumentů zajišťuje racionální umístění a bezpečnost dokumentů.
Cílem této práce je charakterizovat organizaci ukládání dokumentů před jejich přesunem do archivu.
Na základě cíle byly stanoveny tyto úkoly:
Popište účel nomenklatury případů;
Určete dobu uchování souborů;
Zvažte proces formování případů;
Popište postup při podávání případů;
Popsat proces sestavování a zpracování archivních případových inventur;
Popište princip provádění zkoumání hodnoty dokumentů a zvažte hlavní úkoly Ústřední expertní komise (CEC).
1. Organizace ukládání dokumentů
Pojem kancelářská práce zahrnuje kromě dokumentace informací a organizování toku dokumentů také ukládání a používání dokumentů v běžné činnosti podniku.
Tento typ úložiště se nazývá provozní (neboli aktuální) a provozní úložiště lze rozdělit do dvou podtypů:
· uchovávání dokumentů během jejich vyřizování;
· uložení provedených dokumentů.
Jinými slovy, operativní uložení je chápáno jako proces prováděný při praktickém používání dokumentů před zkoumáním hodnoty a předáním dokumentů do archivní úložiště.
Dokumenty během jejich provádění musí zhotovitel uchovávat ve speciálních složkách s nápisy „Urgentní“, „K provedení“, „K podpisu“ atd. Ve složkách je také uvedeno příjmení, iniciály a telefonní číslo účinkujícího. Složky jsou přes den uloženy na stole interpreta a po skončení práce by měly být odloženy do šuplíku stolu, skříně nebo trezoru.
Vyřízené dokumenty musí být formovány do případů v souladu s nomenklaturou případů. Zároveň musí být spisy od okamžiku jejich založení až do jejich předání do archivu organizace uloženy v místě jejich vzniku.
Když už mluvíme o ukládání dokumentů, je třeba poznamenat, že organizace jejich ukládání by měla zajistit bezpečnost dokumentů a souborů a snadnost jejich použití.
Pokud se také dotknete problematiky provozního skladování, můžete věnovat pozornost následujícímu trendu: v v poslední době Spolu s ukládáním dokumentů (na papíře) formovaných do souborů začalo mnoho organizací používat elektronické úložiště. Vytvoření těchto úložišť umožňuje zjednodušit používání dokumentů při běžných činnostech, protože s dokumentem může pracovat několik zaměstnanců současně a přístup k dokumentu je v souladu s právy zaměstnance proveden během několika sekund. Z toho můžeme usoudit, že využití elektronického úložiště dokumentů umožňuje zvýšit efektivitu plnění úkolů a pracovních povinností.
2. Názvosloví případů
archiv skladu dokumentů
Zlepšování práce řídícího aparátu, efektivita a kvalita řešení problémů, jakož i činnost organizace jako celku do značné míry závisí na organizaci používání a uchovávání dokumentů, včetně systemizace a třídění dokumentů. Najděte rychle požadovaný dokument použití je možné pouze s jasnou klasifikací dokumentů. Vědecky podložená klasifikace dokumentů má navíc velký význam nejen pro operativní práce v organizacích, ale i pro následné uložení a využití dokumentů v archivech.
Nejjednodušší klasifikací dokumentů je seskupit je do případů. Případ je sbírka dokumentů nebo dokument související s jedním problémem nebo oblastí činnosti, umístěný v samostatném obalu.
Zvláštním klasifikačním adresářem, který určuje pořadí distribuce dokumentů do případů, je číselník případů. Jinými slovy, nomenklatura případů je systematizovaný seznam názvů případů otevřených v organizaci s uvedením doby jejich uchovávání, sestavený v předepsaným způsobem.
Nomenklatura případů je víceúčelový dokument:
· určený k systematizaci dokumentů, tzn. slouží jako plán distribuce dokumentů po jejich provedení do případů a určuje tak systém ukládání dokumentů v organizaci;
· obsahuje informace o lhůtách uchovávání dokumentů, tzn. U každého souboru zařazeného do nomenklatury je uvedena doba uložení dokumentů v něm umístěných. Formování dokumentů do souborů v souladu s nomenklaturou, zároveň nastiňují, stále přibližně, dobu použitelnosti dokumentu. S pomocí nomenklatury případů se tedy provádí první fáze zkoumání hodnoty dokumentů;
· konsoliduje indexaci případů, v souladu s tím lze při evidenci dokumentů použít číselník případů - často je zahrnut rejstřík případů podle číselníku nedílnou součástí PROTI evidenční číslo dokument;
· má referenční hodnota při studiu struktury organizace;
· je podkladem pro sestavování soupisů trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení a hlavním účetním dokladem v kancelářské práci;
· slouží k záznamu souborů dočasného (až 10 let včetně) uložení;
· lze použít při vývoji a konstrukci referenčního souboru pro prováděné dokumenty, tzn. klasifikační schéma nomenklatury případů může tvořit základ referenčního souboru.
Každá organizace, instituce a podnik musí mít seznam případů a musí zahrnovat všechny dokumenty vytvořené v průběhu jejich činnosti.
Když už mluvíme o nomenklatuře případů, je třeba poznamenat, že existují tři typy nomenklatur případů:
· standardní nomenklatura případů;
· přibližná nomenklatura případů;
· individuální nomenklatura záležitostí konkrétní organizace.
Standardní nomenklatura případů stanoví složení případů otevřených v kancelářské práci podobných organizací a je normativním dokumentem.
Přibližná nomenklatura případů stanoví přibližné složení případů otevřených ve správě spisů organizací, kterých se týká, s uvedením jejich indexů a má doporučující charakter.
Standardní a přibližné nomenklatury případů obvykle vypracovávají organizace na vyšší úrovni pro své podřízené organizace.
Každá organizace však musí mít jednotlivce, tzn. svou vlastní specifickou nomenklaturu záležitostí. Pokud pro organizaci existuje standardní nebo přibližná nomenklatura záležitostí, použijí se k sestavení individuální nomenklatury záležitostí pro tuto organizaci:
· v individuální nomenklatuře záležitostí organizace se ze standardní nebo přibližné nomenklatury záležitostí převádějí záhlaví jimi stanovených případů, které mají být otevřeny v kancelářské práci organizace, specifikované s ohledem na její specifika;
· doby uložení souborů stanovené ve standardní nebo přibližné nomenklatuře souborů se beze změn převádějí do individuální nomenklatury souborů.
Číselník věcí organizace (konsolidovaný) se sestavuje ve stanovené podobě na základě číselníků věcí strukturálních útvarů, vypracovaných v obdobné podobě, odsouhlasených strukturálními útvary s archivem organizace a podepsaných č.p. vedoucí těchto divizí. Nomenklatura případů, stejně jako harmonogram toku dokumentů organizace, jsou uvedeny v přílohách A a B.
3. Doba uložení souborů
Stanovení lhůt uchování dokumentů se provádí na základě zvláštních seznamů standardních popř resortní dokumenty.
Seznam dokumentů s lhůtami uchovávání je systematický seznam typů a kategorií dokumentů obsahující regulační pokyny o lhůtách jejich uchovávání.
Lhůty uchovávání dokumentů stanovené těmito seznamy jsou povinné a doby uložení nelze zkrátit, ale lze je prodloužit pouze v případech způsobených specifiky činností organizace.
Při určování doby uchovávání dokumentů v závislosti na jejich vědecké a praktické hodnotě je třeba se řídit standardními seznamy dokumentů s uvedením lhůt uchovávání. V současné době jsou v Běloruské republice v platnosti dva takové seznamy:
1. Seznam standardní dokumenty, vzniklé v činnosti státních výborů, ministerstev, odborů a dalších institucí, organizací a podniků s uvedením doby uložení, schválené vedoucím Hlavního archivního ředitelství při Radě ministrů SSSR dne 15. srpna 1988;
2. Seznam standardních dokumentů úřadů státní moc a management, instituce, organizace a podniky Běloruské republiky o organizaci systému řízení, cen, financí, pojištění, managementu státní majetek, privatizace, zahraniční ekonomické vztahy s vyznačením doby skladování, schváleno usnesením Státní výbor o archivech a spisové službě Běloruské republiky ze dne 6. srpna 2001 č. 38 (standardní seznamy a postup při jejich aplikaci viz „Personální oddělení“ č. 2, 2002).
Při stanovování termínů standardní seznam by se měl používat pouze v případě, že neexistuje seznam oddělení, protože v seznamu oddělení se složení a obsah dokumentů organizace odráží s velkou úplností a konkrétností.
Není-li doba uložení některých dokumentů stanovena standardními nebo resortními seznamy, pak tuto lhůtu stanoví odborná ověřovací komise příslušné archivní instituce po předložení archivu organizace a ústřední odborná komise (odborná komise) hl. organizace.
V procesu zkoumání hodnoty dokumentů jsou tedy všechny případy vytvořené v organizaci během kancelářského roku rozděleny do dvou hlavních skupin:
b trvalé a dlouhodobé (nad 10 let) skladování;
b dočasné skladování (až 10 let včetně).
Výpočet doby uložení dokumentů dokončených kancelářskou prací v běžném roce začíná 1. ledna následujícího roku.
4. Tvorba případů
Založení věci je seskupení provedených písemností do věci v souladu s nomenklaturou věcí a systematizací písemností v rámci věci.
Vyřízené písemnosti musí mít označení, že písemnost byla vyhotovena a odeslána do spisu (požadavek 28) a vložena do spisu v den ukončení vyřízení. Přísné dodržování tohoto jednoduchého pravidla zamezí ztrátě dokumentů a zajistí jejich bezpečnost.
Při zakládání věci se do ní vkládají písemnosti, které svým obsahem odpovídají názvu věci, je však zakázáno seskupovat návrhy a dublety písemností (s výjimkou zvlášť cenných), jakož; dokumenty, které jsou předmětem vrácení, do případů.
Případy vznikají v organizacích s centralizovanou evidencí - službou dokumentační podporařízení (DOU) organizace, a to decentralizovaným způsobem - jak strukturálními divizemi (osobami odpovědnými za DOU), tak službou DOU organizace. Zakládání spisů přitom probíhá pod přímým metodickým vedením archivu organizace a v případě potřeby odpovídajícího státního archivu.
Při formování pouzder je třeba dodržovat následující základní požadavky:
· dokumenty trvalého a dočasného uložení musí být seskupeny do samostatných souborů;
· zahrnout do spisu jednu kopii každého dokumentu;
· seskupit dokumenty ze stejného kalendářního roku do spisu; výjimkou jsou: pohyblivá pouzdra; soudní případy; osobní spisy, které se tvoří po celou dobu prac této osoby v organizaci; dokumenty volených orgánů a jejich stálých komisí, poslaneckých klubů, které jsou seskupeny po dobu jejich svolávání; dokumenty vzdělávací instituce, které se tvoří během akademický rok; divadelní dokumenty charakterizující jevištní činnost v průběhu divadelní sezóny; soubory filmů, rukopisů, lékařských záznamů atd.;
· spis nesmí obsahovat více než 250 listů o tloušťce nejvýše 4 cm (pokud je spis větší, pak je rozdělen na dva nebo více svazků).
Pokud je v případu několik svazků (částí), rejstřík a název případu jsou umístěny na každém svazku s přidáním „t.1“, „t.2“ atd.
V rámci případu musí být dokumenty uspořádány tak, aby jejich obsah důsledně pokrýval určitou problematiku. V tomto případě jsou dokumenty seřazeny chronologicky (příchozí - podle data přijetí, odchozí - podle data odeslání) nebo abecedně podle autorů a korespondentů.
Přílohy dokumentů, bez ohledu na datum jejich schválení nebo vyhotovení, se přikládají k dokumentům, kterých se týkají. Přihlášky o více než 250 listech tvoří samostatný svazek, o kterém je v dokumentu uvedena poznámka.
5. Evidence případů
Evidence případu - příprava případu k uložení v souladu se stanovenými pravidly.
Evidenci případů provádějí pracovníci služby dokumentační podpory organizace (DOU) organizace nebo jiných organizačních jednotek, do jejichž působnosti patří zakládání a vytváření spisů, s metodickou pomocí a pod kontrolou archivu organizace.
V závislosti na době uložení se provádí úplná nebo částečná evidence případů. Případy trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení a personální evidence podléhají úplné evidenci. V tomto případě úplná registrace případů zajišťuje:
· archivace nebo vazba souboru;
· číslování listů případů;
· vypracování certifikačního listu;
· kompilace, v nutné případy, vnitřní inventář dokumenty;
· zavedení nezbytných upřesnění do podrobností obálky případu (objasnění názvu organizace, registračního indexu případu, lhůt případu, názvu případu).
Případy dočasného (až 10 let včetně) skladování podléhají částečné registraci a je povoleno:
· nesystematizovat dokumenty ve věci,
· nečíslovat listy případů,
· nepište certifikace.
Při evidenci věci jsou listiny tvořící věc uloženy se 4 vpichy do tvrdého kartonového obalu nebo svázány s přihlédnutím k možnosti volného čtení textu všech listin, dat, víz a usnesení o nich. Při přípravě šanonů k archivaci (vazbě) se z dokumentů odstraní kovové spojovací prvky (špendlíky, kancelářské sponky).
Stálé pořadače skládající se z vysoce cenných dokumentů nebo neformátových dokumentů jsou uloženy v uzavřených pevných, tříchlopňových složkách se stahovacími šňůrkami nebo v krabicích.
V případě nevyzvednutí osobních dokladů (občanské průkazy, pracovní záznamy, vojenské průkazy) se tyto dokumenty vkládají do obálky, která se zakládá do spisu. Pokud je takových dokumentů velké množství, jsou tyto vyřazeny ze spisů a je pro ně sepsán samostatný soupis.
Na konci každého případu je uložen prázdný formulář osvědčujícího listu a na začátku případu (pro evidenci zvláště cenných dokumentů) - formulář pro vnitřní inventarizaci dokladů případu.
Pro zajištění bezpečnosti a upevnění pořadí dokumentů zařazených do spisu jsou všechny listy tohoto spisu číslovány arabskými číslicemi s hrubým číslováním v pravém horním rohu listu jednoduchou tužkou nebo číslovačem. Listy vnitřní inventury dokladů případů se číslují samostatně.
Pro zohlednění počtu listů na konci případu je na samostatném listu vypracován certifikační list. V knihách je certifikační list vypracován na zadní straně posledního prázdného listu a v kartotékách - na samostatném prázdném listu formátu karty.
Certifikační list případu uvádí čísly a slovy počet číslovaných listů případu, počet listů vnitřního inventáře, specifikuje specifika číslování čísel případů (přítomnost písmenných čísel případů, chybějící čísla, počty listů s nalepenými fotografiemi, počty velkoformátových listů, obálky s přílohami a počet položek vložených do listů) a také označuje přítomnost tištěných kopií brožur v souboru s počtem listů v nich, pokud nebyly uvedeno v celkovém hrubém číslování v souboru.
Dokument osvědčující případ podepisuje jeho zpracovatel. Veškeré následné změny ve složení a stavu věci (poškození, výměna originálních dokladů) se zapisují do certifikačního listu s odkazem na příslušný zákon. Je zakázáno umísťovat certifikační list na víko pouzdra nebo prázdnou zadní stranu posledního dokumentu. Pokud je případ uložen nebo svázán bez formuláře certifikačního listu, nalepí se za horní část listu na vnitřní obal pouzdra. 11
Evidovat dokumenty trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení, jejichž evidování je způsobeno specifiky této dokumentace (zejména cenné, osobní, soudní, vyšetřovací věci apod.), dále evidovat případy trvalého a dočasné (nad 10 let) uložení , tvořené podle druhů dokumentů, z jejichž hlavičky nevyplývá konkrétní obsah dokumentu, je sestaven vnitřní inventář spisových dokumentů - účetní doklad obsahující seznam spisů s uvedením pořadová čísla dokumentů, jejich rejstříky, jména, data, čísla listů.
Vnitřní inventář věci se sestavuje na samostatném listu podle stanoveného formuláře uvedeného v příloze č. 10 Základních pravidel provozu archivů organizací.
Při sestavování interní inventury se do ní zapisují informace o pořadových číslech dokladů případu, jejich rejstříky, data, záhlaví a čísla listů případu.
O vnitropodnikové inventuře se vyhotovuje závěrečný záznam, který čísly i slovy uvádí počet do ní zařazených dokladů a počet listů vnitropodnikové inventury.
Interní inventář podepisuje jeho zpracovatel. Pokud je věc svázána nebo uložena bez vnitřního formuláře soupisu listin, pak se soupis vyhotovený v předepsané formě nalepí na vnitřní stranu předního přebalu skříně.
6. Sestavování a provádění archivních případových inventur
Pro zajištění kompletnosti archivu v organizaci jsou sestavovány archivní soupisy pro všechny případy trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení a personál, který prošel zkouškou hodnot absolvovaných v kancelářské práci. Archivní inventář (dále jen inventář) je archivní příruční kniha obsahující systematický seznam ukládacích jednotek archivního fondu, fondu a určená k jejich evidenci a zpřístupňování obsahu.
Inventář je sestavován samostatně:
· pro záležitosti trvalého skladování;
· soubory dočasného uložení (nad 10 let);
· personální záležitosti;
· případy sestávající z dokumentů specifických pouze pro danou organizaci (soudní, vyšetřovací případy, vědecké zprávy k tématům atd.).
Samostatným soupisem je seznam případů s nezávislým hrubým (řadovým) číslováním.
V organizaci, v každé strukturální jednotce, jsou každoročně sestavovány inventury pod přímým metodickým vedením archivu organizace. Na základě těchto soupisů jsou dokumenty předány do archivu. Inventury zpracované strukturálními útvary slouží jako podklad pro vyhotovení souhrnného inventáře záležitostí organizace, který archiv zpracovává a podle kterého předává spisy k trvalému uložení.
Soupisy záležitostí strukturálních útvarů se sestavují podle stanoveného formuláře v trojím vyhotovení a předkládají se do archivu organizace rok po ukončení záležitostí v kancelářské práci.
Při sestavování soupisu záležitostí strukturální jednotky jsou splněny následující požadavky:
· názvy případů se zapisují do soupisu v souladu s přijatým systemizačním schématem vycházejícím z nomenklatury případů;
· každý obal je zapsán do soupisu pod samostatným pořadovým číslem (pokud se pouzdro skládá z několika svazků nebo částí, pak je každý svazek nebo část zapsán do soupisu pod samostatným číslem);
· pořadí číslování případů v inventáři je hrubé za několik let;
· postup přidělování čísel soupisům strukturních celků je stanoven po dohodě s archivem organizace;
· inventární sloupce jsou vyplněny přesně v souladu s informacemi, které jsou uvedeny na obalu pouzdra;
· při zapisování po sobě jdoucích věcí se stejným záhlavím do soupisu se název první věci vypíše celý a všechny ostatní obdobné věci se označí slovy „Totéž“, přičemž ostatní údaje o věcech se zapisují do soupisu. v plném znění (na každém novém listu soupisu je název reprodukován v plném znění);
· inventární sloupec „Poznámky“ slouží k pořizování poznámek o příjmu přepravek, charakteristikách jejich fyzického stavu a převodech přepravek do jiných strukturních jednotek s odkazem na nutný úkon, dostupnost kopií atd.
Na konci soupisu se v návaznosti na poslední popisný článek vyplní závěrečný záznam, který udává (číslicemi i slovy) počet případů, první resp. poslední číslo případy podle soupisu případů a dále specifikuje specifika číslování případů v soupisu (přítomnost písmen a chybějících čísel).
Seznam záležitostí organizační jednotky podepisuje zpracovatel s uvedením své funkce a schvaluje ji vedoucí organizační jednotky. Na žádost archivu organizace lze pro inventář sestavit obsah, seznam zkratek a rejstříky.
7. Zkoumání hodnoty dokumentů. CEC (ústřední odborná komise)
Zkoumání hodnoty dokumentů -
ECD se provádí v několika fázích:
1. Sestavení seznamu případů.
2. Provádí se po 2 letech, kdy jsou dokumenty mimo provozní činnost při odevzdání dokumentů do archivu instituce.
3. Převod dokumentů do státního archivu.
Hlavní kritéria, která určují hodnotu dokumentů, jsou:
Míra významnosti obsahu dokumentů;
Význam instituce (osoby), v jejíž činnosti vznikly;
Autogramiáda;
Čas a místo jejich výskytu;
Právní síla dokumentů;
Pravost;
kopírovatelnost; jejich dubletnost;
Absorpce informací, obsah v dokumentu;
Externí vlastnosti dokumentů.
K organizaci a vedení metodických ak praktická práce o zkoumání hodnoty dokumentů a jejich přípravě k předání do archivu. Ústřední odborná komise působí trvale a je zřízena za stejným účelem jako EK, dále k řízení a koordinaci činnosti odborných útvarů strukturálních útvarů ministerstva (odboru) a podřízených organizací a podniků.
Na konci úředního roku jsou všechny dokončené případy uloženy v strukturální dělení až po převedení do archivu organizace nebo zničení. Výběr případů k předání do archivu nebo zničení se provádí v procesu provádění zkoumání hodnoty dokumentů.
Zkoumáním hodnoty dokumentů se rozumí stanovení jejich vědeckého, praktického, sociokulturního a jiného významu za účelem stanovení lhůt uchovávání. Potřeba přezkoušení je dána skutečností, že v organizaci, včetně personálního oddělení, v průběhu úředního roku velký početširokou škálu případů. Které z nich by měly být skladovány trvale, které dlouhodobě a které lze po několika letech zničit? Jak dlouho by se měly uchovávat například příkazy personálního ředitele, osobní spisy, dokumenty, které byly podkladem pro vydání příkazů k personálu? pracovní smlouvy, korespondence o personálních otázkách? K vyřešení těchto praktických problémů je navrženo zkoumání hodnoty dokumentů. Pro organizaci a vedení metodické a praktické práce při zkoumání hodnoty dokumentů a jejich přípravě k předání do archivu jsou v organizacích vytvářeny odborné komise (EK).
Hlavní funkcí EK je zvažovat a rozhodovat o metodických a praktických otázkách zkoumání hodnoty dokumentů v kancelářské práci. Rozhoduje o schválení a předložení ke schválení předepsaným způsobem soupisů spisů trvalého uložení, soupisů dlouhodobých (nad 10 let) uložených spisů, soupisů osobních spisů, úkony o přidělení ke skartaci dokumentů a spisů, jejichž doba uložení vypršela. EK se podílí na přípravě a projednávání nomenklatury spisů instituce, normativních a metodických pomůcek pro organizaci dokumentů v kancelářské práci a jejich přípravu pro následné uložení.
EK se vytváří na příkaz vedoucího organizace z nejkvalifikovanějších zaměstnanců složených alespoň ze tří osob. Členy komise musí být vedoucí archivu organizace, vedoucí spisové služby a hlavní účetní. Do ES může být zařazen i zaměstnanec personální služby, zejména v organizacích, které generují velké množství dokumentů o personálu. V organizacích, které předávají své dokumenty k uložení do státního archivu, do EK v povinné pracovník tohoto archivu je zapnutý. Předsedou EK je jeden z vedoucích zaměstnanců organizace, zpravidla zástupce vedoucího. Jednání komise jsou dokumentována v zápisech.
Zkoumání hodnoty dokumentů v organizaci se provádí v kancelářské práci a v archivu.
Zkoumání hodnoty dokumentů v kancelářské práci se týká dokumentů, které dosud nebyly uloženy v archivu organizace. Při zkoušce se přezkoumává a objasňuje nomenklatura případů, zjišťuje se správnost vyhotovení dokumentů, sestavení a provedení případů, jsou dány pokyny a doporučení strukturálním jednotkám ke zlepšení práce úřadu.
Zkoumání hodnoty dokumentů v kancelářské práci probíhá ve dvou fázích.
První fází je posouzení dokumentů za účelem stanovení možné načasování skladování různých kategorií případů a práce se provádí ještě před založením případů. Výsledky vyšetření se promítnou do seznamu případů, který je v organizaci sestaven na další rok.
Druhý stupeň zkoumání hodnoty dokumentů se provádí po skončení úředního roku. V této fázi jsou vybírány dokumenty a spisy k trvalému a dlouhodobému (nad 10 let) uložení včetně písemností o personálu a jsou připraveny k převodu do resortního archivu (archivu organizace). Dočasně uložené dokumenty, jejichž doba uložení již vypršela, jsou vybrány ke zničení.
Při provádění zkoumání hodnot v archivu organizace jsou vybírány soubory k převodu k trvalému uložení do státního archivu (pokud je organizace zdrojem akvizice státního archivu) a také soubory dlouhodobé ( nad 10 let) uložení, jejichž doba uložení uplynula, jsou vybrány ke zničení (včetně spisů o osobním složení). Zkoumání hodnoty dokumentů v archivu se provádí při přijímání případů od strukturálních oddělení a také v případě, že je nutné dokumenty a spisy uspořádat.
Závěr
Na základě studia materiálu na toto téma lze tedy vyvodit následující závěry:
§ Ukládání dokumentů zajišťuje racionální umístění a bezpečnost dokumentů. Operativním uložením se rozumí proces uskutečňovaný při praktickém používání dokumentů před zkoumáním hodnoty a předáním dokumentů do archivního úložiště.
§ Zkvalitnění práce řídícího aparátu, efektivita a kvalita řešení problémů, stejně jako činnost organizace jako celku, do značné míry závisí na organizaci používání a uchovávání dokumentů, včetně systemizace a třídění dokumentů. Rychlé nalezení správného dokumentu pro použití je možné pouze s jasnou klasifikací dokumentů. Vědecky podložená klasifikace dokumentů má navíc velký význam nejen pro operativní práci v organizacích, ale i pro následné ukládání a využití dokumentů v archivech. Nejjednodušší klasifikací dokumentů je seskupovat je do případů. Případ je sbírka dokumentů nebo dokument související s jedním problémem nebo oblastí činnosti, umístěný v samostatném obalu.
§ Stanovení doby uložení dokumentů se provádí na základě zvláštních seznamů standardních nebo resortních dokumentů. Seznam dokumentů s lhůtami uchovávání je systematický seznam typů a kategorií dokumentů obsahující regulační pokyny o lhůtách jejich uchovávání.
§ Založení věci je seskupení provedených písemností do věci v souladu s nomenklaturou věcí a systematizací písemností v rámci věci.
§ Pro zajištění kompletace archivu v organizaci jsou sestavovány archivní soupisy pro všechny dokončené záznamy o trvalém, dočasném (nad 10 let) uložení a personál, který prošel zkouškou hodnoty. Archivní inventář (dále jen inventář) je archivní příruční kniha obsahující systematický seznam ukládacích jednotek archivního fondu, fondu a určená k jejich evidenci a zpřístupňování obsahu.
§ Zkoumání hodnoty dokumentů - jde o určení politického, ekonomického, sociokulturního, praktického a jiného významu dokumentu za účelem jeho výběru pro státní uložení nebo stanovení podmínek jeho uložení.
Seznam použitých zdrojů
1. Arustamov E.A., Levakov V.A. Automatizace hotovostních transakcí. - M.: nakladatelství MUPC, 1996.
2. Arustamov E.A., Levakov V.A. Organizace, uspořádání a vybavení kanceláře. - M.: nakladatelství MUPC, 1996.
3. Davydová E.N., Rybakov A.E. Kancelářské práce. Vzdělávací a praktická příručka. - Mn.: TetraSystems, 1998.
4. Panevchik V.V., Nekrakha S.V. Kancelářské práce. - Mn.: BSEU, 2004.
5. Panevchik V.V. Kancelářské práce. - Mn.: Vyšší. škola, 2000.
6. Chvála M.K. Kancelářské práce a obchodní (obchodní) korespondence: Konzultace. - Mn.: BSEU, 2002.
Publikováno na Allbest.ru
Podobné dokumenty
Zajištění regulačních podmínek pro uchovávání archiválií. Topografie. Použití speciálních prostředků pro ukládání a přesun dokumentů. Postup při výdeji případů ze skladovacích zařízení. Kontrola dostupnosti a stavu věcí. Zajištění fyzikální a chemické bezpečnosti.
práce v kurzu, přidáno 09.01.2008
Druhy, hlavní úkoly a funkce, práva a povinnosti archivu. Organizace, postup a evidence výsledků zkoumání hodnoty dokumentů. Postup při vytváření, registraci a vyřizování případů. Sestavování archivních soupisů. Odeslání souborů do archivu instituce.
práce v kurzu, přidáno 14.05.2015
Teoretické principy účetnictví dokladů. Jednotka pro evidenci archivních dokumentů. Provádění evidence dokumentů ve státním archivu. Postup při vydávání případů z archivů. Zajištění fyzikální a chemické bezpečnosti dokumentů. Kniha dokladů o příjmu.
práce v kurzu, přidáno 22.04.2016
Dokumenty jako informační základ pro činnost organizace. Uchování archivního dokumentu: historie legislativy a základy podpory. Účetnictví pohybu dokladů. Režimy ukládání dokumentů: světlo, zabezpečení, teplota a vlhkost, oheň.
práce v kurzu, přidáno 06.10.2011
Funkce a pravidla pro ukládání dokumentů v souladu s platnou legislativou Ruské federace. Moderní přístupy k zajištění bezpečnosti dokumentů. Základní pravidla pro ukládání a likvidaci dokumentů v komerčních organizacích.
abstrakt, přidáno 23.09.2010
Studium účetního systému a zajištění bezpečnosti dokumentů ve státním (rezortním) archivu Ruské federace. Ukládání dokumentů do úložiště, topografie. Zkontrolujte dostupnost a stav věcí. Stárnutí a faktory ničení dokumentů.
práce v kurzu, přidáno 20.09.2016
Pojem archivních fondů, druhy archivních fondů. Složení, struktura, akvizice archivního fondu. Zkoumání hodnoty dokumentů v archivních sbírkách. Systemizace dokumentů a tvorba skladovacích jednotek. Příklady vzniku archivních fondů.
práce v kurzu, přidáno 09.05.2008
Hlavní činnosti elektronické archivy. Charakteristika hlavních rysů hodnotového zkoumání elektronické dokumenty. Regulační a metodická podpora archivace dokumentů, problematika zajištění bezpečnosti a pravosti.
práce v kurzu, přidáno 12.08.2011
Úkoly, funkce, práva, povinnosti archivů. Organizace dokumentů, účtování dokumentů, využití dokumentů v archivu. Požadavky na sestavování seznamů případů a vytváření případů. Zkoumání hodnoty dokumentů. Zajištění bezpečnosti dokumentů.
práce v kurzu, přidáno 19.07.2008
Historie legislativy a základy uchovávání archivních dokumentů. Výstavba, vybavení a provoz prostor. Postup pro kontrolu přítomnosti a stavu zvláště cenných a jedinečných dokumentů. Topografie a evidence pohybu materiálů v elektronické podobě.
Systém opatření k zajištění bezpečnosti archiválií zahrnuje tato opatření: soubor opatření pro organizaci ukládání, který zajišťuje vytvoření materiálně-technické základny pro uchovávání dokumentů (úložné prostory a budovy, zařízení pro klimatizaci, klimatizační zařízení, klimatizační zařízení, klimatizační zařízení), zabezpečení úložiště a zabezpečení, prostředky k restaurování poškozených materiálů a kopírování apod.), dále soubor opatření k vytvoření a udržení režimu uchovávání dokumentů (světlo, teplota a vlhkost, bezpečnostní, hygienické a hygienické).
Optimální podmínky pro uložení dokumentů poskytují: výstavba, opravy a rekonstrukce archivních budov; provádění sanitárních a hygienických opatření ve skladovacích prostorách s využitím technických prostředků k vytvoření optimálních teplotních a vlhkostních podmínek pro skladování; vybavení skladovacích prostor hasicími, požárními a bezpečnostními poplašnými systémy; použití speciálních prostředků pro ukládání dokumentů (skříně, regály, krabice, trezory, složky atd.).
Budovy pro státní archivy mohou být přestavěny z jiných prostor nebo speciálně postaveny. Musí být odstraněny z průmyslových podniků, které znečišťují ovzduší, z konstrukcí a objektů, které jsou nebezpečné pro požár, a také v souladu s požadavky stavebních pravidel a předpisů.
Skladovací prostory se doporučuje umístit do budov s okny orientovanými na sever. Přirozené osvětlení je povoleno pouze s povinnou ochranou dokumentů před přímým slunečním zářením. Ochrana dokumentů před světlem je zajištěna ukládáním dokumentů do krabic, pořadačů a šanonů, používáním světlo rozptylujících a světlotěsných závěsů na oknech apod.
Archivní budovy jsou vybaveny hasicími přístroji s oxidem uhličitým, zásobováním požární vodou, zabezpečovací a požární signalizací.
Pro zajištění dlouhodobého uchování papírových dokumentů ve skladech jsou optimální skladovací podmínky teploty a vlhkosti stanoveny při teplotě 17-19 o C a relativní vlhkosti 50-55%.
Pro dlouhodobé uchování dokumentů je také nutné dodržovat následující světelný režim:
Dokumenty by měly být uloženy v naprosté tmě;
Přirozené osvětlení by mělo být rozptýleno pomocí speciálních difuzérů světla;
Pro umělé osvětlení se používají žárovky v uzavřených odstínech. Můžete použít zářivky se sníženou ultrafialovou částí spektra;
Dokumenty ukládejte do složek, pořadačů, na uzavřené police, skříně, krabice atd.;
Skladovací prostory musí být udržovány čisté a v příkladném pořádku, který vylučuje možnost výskytu hmyzu, hlodavců, hromadění prachu a plísní.
Skladové prostory jsou vybaveny regály v souladu s příslušným pořadím jejich umístění.
Vzdálenost mezi řadami stojanů v hlavní uličce by měla být 120 cm, v uličce mezi stojany - 75 cm, stejná vzdálenost by měla být mezi stojany a vnější stěnou budovy;
Vzdálenost mezi podlahou a spodní policí stojanu by měla být alespoň 15 cm a v suterénu - 30 cm.
V závislosti na typu jsou dokumenty umístěny do příslušných primárních ochranných prostředků: speciální pouzdra, krabice, tašky atd.
V pracovní dobaúložiště musí být uzamčeno, musí být omezeno právo přístupu k němu atd. Vyjmout dokumenty z archivu předepsaným způsobem je povoleno pouze s propustkami; musí být technické prostředky ochrana (alarm, mříže na oknech atd.).
Technické a fyzikálně-chemické zpracování archiválií se provádí pro: restaurování technické vlastnosti, vlastnosti, trvanlivost archiválií; odstranění příčin jejich ničení a zrychleného stárnutí; reprodukce informací o dokumentech na trvanlivější média.
Práce na technickém a fyzikálně-chemickém zpracování archiválií jsou rozděleny na plánované a neplánované.
Plánované zpracování archiválií se provádí na základě výsledků kontroly jejich stavu v pořadí priority stanovené v archivu, s přihlédnutím k vlastnostem fyzického stavu archiválií různého typu, jejich příslušnosti k různým hodnotovým skupinám a okolnostem. možnosti archivu. Přednost mají zvláště cenné a jedinečné dokumenty.
Neplánované kontroly zahrnují práce, které jsou prováděny v mimořádných situacích, kdy dochází k masivnímu nebo lokálnímu poškození archiválií vodou, požárem, radioaktivními nebo chemickými látkami.
V případě poškození archiválií biologickými škůdci jsou rovněž přijímána naléhavá opatření k izolaci, oddělení a dezinfekci skladovacích prostor a archiválií.
Názvosloví, technologie práce a postup technického a fyzikálně chemického zpracování archiválií jsou určeny metodickými a oborově specifickými regulační dokumenty.
V rámci přípravy na vydání jednotlivých archiválií vyjmutých ze spisů z archivu je tedy na rubovou stranu každého listu mimo text archiválie nalepeno razítko s archivním kódem.
Archivní dokumenty, které jsou vydávány z archivního úložiště, musí mít číslované listy, archivní kód, list užívání a list osvědčení dokumentu.
Uvolňování případů ze skladovacích zařízení je formalizováno příslušnými dokumenty a evidováno ve zvláštních knihách. Výdej a příjem archiválií z archivního úložiště, včetně stránky po stránce kontroly stavu a dostupnosti archiválií před vydáním a po vrácení, provádí pracovník archivu.
Všechny nedostatky zjištěné během kontroly ( technické chyby ve výpočtu nedostatek pouzder, fyzické poškození, chyby v popisu) jsou zahrnuty v listu pro kontrolu stavu a dostupnosti pouzder. Ověřovací list se vyplňuje přímo při procesu ověřování zvlášť pro každý inventář, ověřovací listy jsou očíslovány v číselném pořadí a podepsány vykonávajícím.
Zajištění fyzikální a chemické bezpečnosti dokumentů je souborem prací na speciálním technickém zpracování dokumentů: chemické a fyzikální restaurování, odprašování, dezinsekce, dezinfekce, fotorestaurace a další druhy prací zajišťujících bezpečnost dokumentů. Takovou práci provádějí laboratoře, které působí v systému archivních institucí.
Kapitola 3. Kontrola dodržování archivní legislativy v Ruské federaci a odpovědnost za její porušení
Vzhledem k tomu, že dokumenty Archivního fondu Ruské federace, které jsou v soukromý majetek, mohou být převedeny z jedné osoby na druhou nebo zcizeny v objednávce univerzální posloupnost nebo jiným způsobem, pak federální zákon ukládá právnímu nástupci povinnost oznámit tuto skutečnost příslušnému obecnímu, státnímu archivu, knihovně, muzeu, organizaci Ruská akademie věd, se kterými předchozí vlastník uzavřel smlouvu.
Pokud vlastník státem chráněných dokumentů a zvláště cenných dokumentů neplní své povinnosti týkající se uchovávání, používání a účtování těchto dokumentů a může to vést ke ztrátě jejich významu, mohou být rozhodnutím soudu takové dokumenty zabaveny vlastník v souladu s článkem 240 občanského zákoníku Ruské federace.
Rovněž v případě konání dražeb na prodej archiválií, které jsou v soukromém vlastnictví, jsou pořadatelé aukce povinni nejpozději 30 dnů přede dnem jejich konání v písemně informovat o místě, době a podmínkách prodeje archiválií federální výkonný orgán zvlášť pověřený vládou Ruské federace a odpovídající oprávněný výkonný orgán ustavující entity Ruské federace v oblasti archivnictví, dne území, na kterém se dražba koná. Porušení tohoto řádu prodeje archiválií se mohou stát základem pro vznik práv v soudní řízení požadovat převod práv a povinností kupujícího na ně v souladu s občanské právo.
Vlastnické právo k archiváliím bez ohledu na formu jejich vlastnictví je chráněno zákonem. Zabavení archivních dokumentů, které není stanoveno federálními zákony, je zakázáno.
Archivní dokumenty, které jsou v nelegální držbě, podléhají převodu na zákonné vlastníky nebo vlastníky v souladu s mezinárodní smlouva Rusko a legislativa Ruské federace.
Kontrolu dodržování archivní legislativy v Ruské federaci provádí federální úřady vládní orgány, včetně:
Federální výkonný orgán zvlášť pověřený vládou Ruské federace;
Vládní orgány ustavujících subjektů Ruské federace (včetně oprávněné orgány výkonná moc ustavujících subjektů Ruské federace v oblasti archivnictví).
Odpovědnost za porušení archivní legislativy v Rusku zahrnuje následující: právnické osoby, stejně jako občané a úředníci, vinný z porušení právních předpisů o archivních záležitostech v Rusku, nesou správní, občanské a trestní odpovědnost stanovené právními předpisy Ruské federace.
místní úřady, vládních orgánů, městské a státní archivy, knihovny, muzea a další právnické osoby, jakož i občané - majitelé či držitelé archiválií se mohou zapojit do práce mezinárodních organizací, konferencí a jednání o archivnictví, zapojit se do mezinárodní spolupráce v oblasti archivnictví. archivnictví a mezinárodní výměny informací.
Dovoz a vývoz archivních dokumentů upravuje federální zákon č. 125-FZ ze dne 22. října 2004 „O archivnictví v Ruské federaci“.
Je zakázáno vyvážet archivní dokumenty mimo Rusko umístěné v obecních popř státní majetek, jakož i dokumenty z Archivního fondu Ruské federace, které jsou v soukromém vlastnictví.
Naproti tomu archivní dokumenty, které jsou v soukromém vlastnictví, lze exportovat mimo Rusko. Kromě toho dokumenty deklarované k vývozu podléhají přezkoumání hodnoty dokumentů způsobem stanoveným vládou Ruské federace.
Dovoz do Ruska je povolen pouze pro archivní dokumenty přijaté nebo zakoupené u legálně.
Vývoz a dovoz legálně přijatých nebo pořízených kopií archivních dokumentů na jakémkoliv médiu do Ruska se provádí bez omezení, s výjimkou vývozu kopií archivních dokumentů, k nimž je podle ruské legislativy omezen přístup.
Zajištění bezpečnosti dokumentů jako nejdůležitější činnost státního archivu:
OSD – soubor opatření k vytvoření optimálních skladovacích podmínek; dodržování regulačních režimů; správná organizace ukládání archiválií a jejich evidence.
1. Vytvoření optimálních skladovacích podmínek: výstavba, rekonstrukce a opravy archivních budov; hasicí a poplašné zařízení. Archiv musí být umístěn v budově nebo místnosti speciálně konstruované nebo upravené pro ukládání dokumentů. Budova musí být umístěna mimo nebezpečí požáru a průmyslová zařízení. Vyžaduje se závěr hygienických a epidemiologických stanic o stupni znečištění ovzduší a závěr požární služby. Budova archivu se skládá z komplexu hlavních prostor: sklad, pracovní prostory pro zaměstnance; pro příjem a dočasné uložení dokumentů; pro odstraňování prachu; vazba; obnovení; mikrofotokopírovaní; pro ukládání účetních dokladů; čítárna; metodické místnosti; výstavní síň; vědecká referenční knihovna.
2. Regulační režimy ukládání:
· Teplota a vlhkost (+17-19C, 50-55% pro papír; pro film na černobílé bázi - >+10C, na barevné bázi - ne>+5C, pro fotografické dokumenty - +15-20C);
· Osvětlené (skladování by mělo být ve tmě + přirozené osvětlení (rozptýlené světlo: závěsy, žaluzie) nebo umělé (žárovky v uzavřených odstínech);
· Sanitární a hygienické: systematické mokré čištění alespoň jednou ročně (vysávání stojanů, skříní, mytí podlahy antiseptickým roztokem); Entologické vyšetření k identifikaci biologických škůdců a mykologické vyšetření (zjištění plísní) by se mělo provádět 2x ročně - na začátku a na konci topná sezóna; Pokud je nalezena houba, odstraňte ji, zabalte ji do fólie nebo papíru a izolujte ji v samostatné místnosti, otřete oblast antiseptikem.
3. Organizace ukládání dokumentů: Jedná se o komplexní akci, která zahrnuje:
· racionální umístění dokumentů: skladovací prostory jsou vybaveny pevnými kovovými regály a lze použít kovové skříně; Vzdálenost mezi řadami regálů (hlavní ulička) je 1,2 metru; mezi stojany – 75 cm; mezi podlahou a spodní policí – 15 cm; Všechny regály a police jsou očíslovány shora dolů a zleva doprava. Pro zabezpečení místa uložení a vyhledání dokumentu se sestavují skladové a regálové rejstříky (možná topografický rejstřík) - na kartách; Pořadí uspořádání prostředků je určeno schématem (alokačním plánem). Jedno úložiště může obsahovat dokumenty stejného fyzického typu (materiálový nosič), tedy stejného režimu úložiště;
· kontrola pohybu dokumentů a fyzického stavu: kontrola dostupnosti a stavu dokumentů se provádí: u jedinečných - ročně, u zvláště cenných - jednou za 10 let. Kromě toho jsou prováděny jednorázové kontroly, pokud byly případy přesunuty do jiných prostor a po mimořádné události. Při kontrole se zjišťuje skutečná dostupnost dokumentů, zjišťují se a zjišťují nedostatky v evidenci dokumentů; jsou identifikovány dokumenty, které vyžadují restaurování, konzervaci, preventivní a technické zpracování. Po dokončení kontroly dostupnosti a stavu věcí se na konci každé inventury po ověřovacím listu provede zápis „ověřeno“, datum a podpis. Pokud je nedostatek - hledání chybějících případů. Je vypracován akt, ke kterému je připojeno osvědčení o rešerši. Kontrola se považuje za ukončenou po provedení změn v účetních dokladech kontrolovaného fondu.
· vytvoření pojistného fondu: Základní pravidla provozu resortních archivů stanoví, že pojištěním podléhají: veškeré dokumenty, které se vyvážejí do zahraničí (výstavy, restaurování); unikátní dokumenty, které jsou poskytovány pro výstavy v rámci republiky. Pojištění spočívá ve vytváření pojistných kopií pro zvláště cenné a unikátní dokumenty - pojistný fond (jedná se o soubor zvláště cenných a jedinečných dokumentů uložených na mikrofilmu ve zvláště chráněných objektech).
· restaurování a konzervace zahrnuje řadu prací: deinfekce, deinsekce (od hmyzu), deratizace (od potkanů a myší); obnovení– komplexní práce na obnovení vlastností a trvanlivosti originálů; reprodukce dokumentů: tvorba pojistného fondu a fondu užití; restaurování fotografií; nahrazení originálů schválenými médii kopiemi; vazba dokumentů; To se provádí v laboratořích pro mikrofilmování a restaurování dokumentů;
Úprava problematiky OSD v Základních pravidlech provozu státního archivu (2002):
Dříve, v roce 1934, byla vytvořena LKRD a v roce 1939 byla na katedře chemie Akademie věd SSSR vytvořena zvláštní komise. V roce 1940 byla vypracována doporučení: t +14-18C, byl zaznamenán vliv vlhkosti. V roce 1966 byl vytvořen VNIIDAD, který vyvinul doporučení pro trvanlivost barevných kuličková pera, vědecké a metodické příručky (Identifikace dokumentů s poškozenými nosiči a textem). Do 70. let byl úkol OSD považován za lokální a sektorový, ale od roku 1972 (7. mezinárodní kongres archivářů) je řešen komplexně. Změny v politice, ekologii, sociální sféry byly zasaženy i archivy průmyslu - vyostřoval se problém zabezpečení archivních fondů. Na prvním místě - právní problémy OSD. Základy legislativy Ruské federace a archivů z roku 1993 zakotvují řadu ustanovení souvisejících s OSD: povinnost vlastníků archiválií zajistit bezpečnost a vytvářet pojištěné kopie pro zvlášť cenné a jedinečné dokumenty; o státu účetnictví; o odpovědnosti za porušení právních předpisů o ZP; zákaz vývozu státních archiválií. části Ruské federace a jedinečný a zvláště cenný majetek. části mimo Ruskou federaci. Legislativa řady subjektů neobsahuje článek o povinnosti vlastníků zajistit bezpečnost dokumentů ani článek o vytvoření pojistného fondu, který snižuje právní ochranu dokumentů.
OSD v letech 1990-2000: V 90. letech se archiváři potýkali s řadou problémů: vlastnictví archivních dokumentů, vymezení jurisdikce v oblasti AD mezi Federální antimonopolní službou (FAA) a subjekty, právní status archivy privatizovaných, zkrachovalých podniků. Byl vydán prezidentský rozkaz a usnesení vlády, které upravovaly organizaci odtajňování dokumentů, organizaci dokumentů privatizovaných podniků (O státním tajemství, O obchodní tajemství, O informacích, informatizaci a ochraně informací). Na druhém místě je problém s materiálně-technickou základnou. Špatný stav budov, archivů, nedostatek volného místa. Problém bezpečnosti dokumentů v resortním úložišti: pouze 35 % akvizičních zdrojových institucí má prostory a pouze 5 % má zaměstnance na plný úvazek. V roce 2000 byl schválen cílový program „Kultura Ruska: 2001-2005“, má podprogram „Archiv Ruska“ s částí o OSD. Hlavní úkol: realizace opatření k posílení bezpečnosti archiválií, provádění komplexních prací na zlepšení fyzického stavu zvláště cenných a unikátních dokumentů, vytváření automatizovaného státního systému. účetnictví.
Problém vytváření podmínek pro ukládání, restaurování a reprodukci dokumentů:
Pojistný fond archivních dokumentů je součástí Jednotného pojistného fondu Ruské federace. V 50. letech Během studené války vydala vláda SSSR výnos o vytvoření pojišťovacího fondu pro dokumenty obranného významu. Do roku 1991 bylo z velké části dokončeno vytváření skladovacích zařízení a speciálních mikrofilmových laboratoří. V roce 1995 dekret o Jednotném ruském pojistném fondu. V archivech se u některých dokumentů, které jsou intenzivně využívány, vytvářejí fondy použití mikrofilmováním, kopírováním a používáním elektronických médií.
GOST R 51141.
Glosář přednášek
Osnova přednášky
ORGANIZACE UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTŮ (SOUBORŮ).
1. Zajišťování bezpečnosti dokumentů jako jedna z hlavních oblastí práce zaměstnanců předškolních vzdělávacích zařízení a archivářů. Koncept „souboru opatření pro organizaci ukládání dokumentů a souborů“. Provozní a archivní ukládání dokumentů.
2. Soubor technologických operací pro účtování, racionální umístění, výdej pro dočasné použití a kontrolu dostupnosti dokumentů při jejich operativním ukládání.
3. Základní požadavky na ukládání a ukládání dokumentů.
4. Prostředky technického ukládání spisů (dokumentů), jejich provozní vlastnosti. Charakteristika režimů dočasného ukládání souborů (dokumentů).
5. Vlastnosti organizace ukládání dokumentů do strukturních dělení.
6. Aktuální a archivní uložení ED, BD.H.
99) zajištění bezpečnosti dokumentů: Zajištění fyzické a chemické bezpečnosti dokumentů a jejich účtování
100) zajištění fyzikální a chemické bezpečnosti dokumentů: Vývoj, tvorba a praktická aplikace vědeckotechnické prostředky a metody uchovávání, restaurování, konzervace, biochemické ochrany a reprodukce dokumentů
101) režim uložení archiválií: Soubor teplotních, vlhkostních, hygienických a hygienických podmínek vytvářených v archivních úložištích k zajištění bezpečnosti dokumentů a kontroly jejich plnění.
107) ukládání archiválií: Zajištění racionálního umístění a bezpečnosti dokumentů
108) státní úložiště archiválií: Stálé úložiště archiválií prováděné archivy, rukopisnými odděleními knihoven a muzeí
109) resortní ukládání archiválií: Ukládání archiválií v resortních archivech, prováděné státními a městských organizací během období stanoveného regulačními dokumenty
110) depozitní uložení dokumentů: uložení v archivu, muzeu, knihovně archivních dokumentů Archivního fondu Ruské federace za podmínek stanovených dohodou mezi vlastníkem dokumentů a příslušným archivem, muzeem, knihovnou, s vlastník si ponechává vlastnické právo k archiváliím.
111) trvalé uložení dokumentů: Neurčité uložení dokumentů v archivní instituci, státním muzeu, knihovně
112) dokument trvalého uložení: dokument, pro který je v souladu s regulačními dokumenty a jinými právními akty stanoveno uložení na dobu neurčitou
113) doklad dočasného uložení: Dokument s stanovit termín skladování, po kterém bude zničen
114) omezení doby utajení archiválií: Stanovená doba utajení informací legislativní akty, kdy je zakázán volný přístup k dokumentům státní části Archivního fondu Ruské federace obsahujícím zákonem chráněná tajemství
117) úložiště archiválií: účetní a klasifikační jednotka, která je fyzicky izolovaným dokumentem nebo souborem dokumentů, které mají samostatný význam
124) kontrola dostupnosti [stavu] případů: Zjištění souladu skutečného počtu úložných jednotek se záznamy v účetních dokladech archivu, jakož i identifikace případů a dokumentů, které vyžadují zlepšení fyzického stavu, restaurování, dezinfekce
Zajištění bezpečnosti dokumentů je jednou z hlavních oblastí práce zaměstnanců předškolních vzdělávacích zařízení a archivářů. Jejich fyzický stav a schopnost použití pro širokou škálu účelů závisí na tom, jak správně byla zvolena strategie ukládání dokumentů.
V souladu s GOST R 51141 „zajištění bezpečnosti dokumentů – zajištění fyzické a chemické bezpečnosti dokumentů a jejich evidence.
Bezpečnost dokumentů je zajištěna souborem opatření pro jejich evidenci a uchovávání.
Na druhou stranu uložením archiválií se rozumí zajištění racionálního umístění a bezpečnosti dokumentů.
Organizace úschovy dokumentů zahrnuje racionální umístění dokumentů, sledování jejich pohybu a fyzického stavu, kopírování dokumentů za účelem vytvoření pojistného fondu a fondu užití, restaurování (restaurování) originálu nebo blízkost původním vlastnostem a vnějším znakům dokumenty, které byly poškozeny nebo zničeny.
V souladu s požadavky GOST R ISO 15489-1-2007. dokumenty by měly být uloženy na médiích, která zajistí jejich vhodnost pro použití, spolehlivost, pravost a uchování po stanovenou dobu (viz odstavec 8.2). Záležitosti spojené s uchováváním, manipulací a používáním dokumentů musí být řešeny po celou dobu jejich trvání. životní cyklus. Dokumenty vyžadují skladovací podmínky a technologie, které zohledňují jejich speciální fyzikální a chemické vlastnosti.
Cenné dokumenty vyžadují lepší skladování a údržbu, aby byly zachovány, dokud neztratí svou hodnotu. Podmínky a technologie uchovávání dokumentů musí být navrženy tak, aby chránily dokumenty před neoprávněným přístupem, ztrátou nebo poškozením, jakož i před krádeží a nouzovými situacemi.
Pravidla vymezující v souladu s platnou legislativou postup při výběru a předávání dokumentů k následnému uložení nebo zničení musí být uplatňována systematicky a zavedeným způsobem v běžném obchodním styku. Žádná akce k výběru a přenosu dokumentů pro následné uložení nebo zničení by neměla být provedena bez důvěry, že konkrétní dokument již není vyžadován, práce na něm je dokončena a nebude vyžadován jako důkaz.
K zajištění bezpečnosti dokumentů musí organizace:
1. soubor opatření pro organizaci skladování, zajišťující vytvoření
· materiálně-technická základna pro ukládání dokumentů (budova a prostory skladů,
· způsoby uložení dokumentů (stacionární nebo mobilní: skříně, trezory, regály. Instalační standardy – část 4.4. Základní pravidla),
· prostředky bezpečnosti a zabezpečení skladování,
· prostředky pro ovládání klimatizace,
· nástroje pro kopírování a obnovu poškozených dokumentů apod.);
2. soubor opatření k vytvoření a dodržování regulačních podmínek pro uchovávání dokumentů (teplota a vlhkost, světlo, sanitární a hygienické, bezpečnostní podmínky uchovávání), jakož i organizování umístění dokumentů ve skladovacích zařízeních a skladovacích zařízeních, topografie a organizování postup při vydávání dokladů.
Při organizaci úložiště a vytváření podmínek uložení byste měli vzít v úvahu specifické složení dokumentů typické pro konkrétní archiv.
Systém opatření pro organizaci skladování by měl zajistit bezpečnost dokumentů a kontrola jejich fyzického stavu:
· v procesu kancelářské práce
· po přijetí dokumentů do archivu,
· při jejich ukládání a předávání dokumentů k trvalému uložení.
Při fyzickém ničení dokumentů, které ztratily svou praktickou a vědeckou hodnotu, je třeba se řídit následujícími zásadami:
- - zničení musí být vždy povoleno;
- - dokumenty související s nadcházejícími nebo probíhajícími soudními řízeními
- řízení a vyšetřování by nemělo být zničeno;
- - zničení dokumentů musí být provedeno tak, aby byly zachovány
- důvěrnost jakýchkoli informací v nich obsažených;
- - všechny kopie dokumentů povolené ke zničení, včetně důvěrných,
- pojištění a záložní kopie by měly být zničeny.
Uschování dokumentů až do vyšetření jejich hodnota a předání do archivního úložiště v Ruská praxe práci s dokumenty volal provozní .
Provozní skladování se dělí na uložení dokumentů v procesu jejich vyřízení a uložení již provedených dokumentů.
Za organizaci operativního uložení dokumentů odpovídá bezprostřední vedoucí organizačního útvaru nebo je stanoveno jednotně v celém úřadu v pokynech pro vedení úřadu.
Přímé ukládání drtivé většiny dokumentů, jak přicházejících do kanceláře zvenčí, tak i těch, které vznikly v průběhu práce , na určitou dobu provedeno ve strukturálních divizích. Nemá-li oddělení zaměstnance odpovědného za kancelářskou práci (sekretářku oddělení), je zakládáním a ukládáním spisů pověřen jednomu ze zaměstnanců nebo přímo účinkujícímu.
V malé firmě je za ukládání spisů odpovědný tajemník vedoucího nebo některý z pracovníků sekretariátu.