Automatizace toku dokumentů ve výrobě. Elektronická správa dokumentů jako způsob optimalizace obchodních procesů

Odeslání vaší dobré práce do znalostní báze je snadné. Použijte níže uvedený formulář

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu ve svém studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Podobné dokumenty

Moderní elektronické systémy správa a práce s dokumenty. Problematika tradičních a elektronických technologií předškolních vzdělávacích institucí. Výběr efektivního EDMS (klasifikace systémů elektronické správy dokumentů). Zabezpečení elektronické správy dokumentů.

práce, přidáno 12.12.2007

Používání informační technologie ve zdravotnictví. Automatizace správy elektronických dokumentů. Přehled trhu lékařské služby. Zdravotnictví v USA. Softwarová implementace automatizace elektronické správy dokumentů zdravotnických zařízení.

zpráva z praxe, přidáno 27.04.2016

Obchodní proces koncept. Formuláře pro automatizaci registrace dokumentů. Funkce elektronických řídicích systémů pro kancelářskou práci a tok dokumentů, zdůvodnění jejich výběru a praktická aplikace. Struktura trhu softwarových produktů v oboru EUD.

práce v kurzu, přidáno 17.07.2013

Úkoly systému elektronické správy dokumentů. Analýza stávajících informační systémy. Metody a nástroje softwarového inženýrství. Konceptuální datový model v BPWin. Konstrukce informačního modelu systému správy dokumentů "Doc_Univer".

práce v kurzu, přidáno 25.03.2014

Klasifikace a srovnání softwarových produktů v oblasti správy elektronických dokumentů. Informační výzkum a analýza procesů, které mají být v podniku automatizovány. Implementace podnikového systému elektronické správy dokumentů.

práce, přidáno 29.06.2012

Aplikace informačních technologií v projektovém (inovačním) řízení, stanovení jejich efektivity. Metodické zásady informační bezpečnosti. Typy a vlastnosti inteligentních informačních systémů. Organizace správy elektronických dokumentů.

průběh přednášek, přidáno 29.04.2012

Zásady organizace toku dokumentů řídících činností. Tvorba komponent systémů elektronické správy dokumentů. Directum: stručný popis systémy, problémy k řešení, architektura. Bezpečné pracovní postupy. Druhy nebezpečných a škodlivých faktorů.

práce, přidáno 17.03.2013

Jedním z nejběžnějších prostředků organizace obchodních procesů ve výrobě jsou dokumenty. S jejich pomocí se zaznamenávají a přenášejí informace mezi účinkujícími. V důsledku toho bude kvalita a rychlost předávání dokumentů od jednoho zaměstnance k druhému záviset na tom, jak efektivně jsou tyto obchodní procesy organizovány. Proto je dnes jedním z hlavních úkolů v práci IT specialistů implementace automatizačních systémů tok dokumentů ve výrobě.

Funkce tohoto systému jsou poměrně rozsáhlé. A to:

Schopnost získat přesné informace o pohybu elektronických dokumentů, což vám umožní mít průběh všeho pod kontrolou kancelářský pracovní proces a účinkující. Systém zaznamenává všechny změny provedené v dokumentech.
Usnadnění hledání dokumentu, snížení množství času stráveného tímto hledáním. Možnost ztráty dokladu je zcela vyloučena.
Organizace práce s dokumenty. Výrazně zkracuje čas potřebný k přenosu dokumentů přes e-mail nebo místní síť organizací. To vše v konečném důsledku přispívá ke zvýšení produktivity každého zaměstnance.
Použití systémů automatizace dokumentů usnadňuje rychlé a správné rozhodování managementu.

Pomocí systému elektronické správy dokumentů jsou řešeny následující úlohy:

Vytvoření jednotného informačního prostoru v organizaci
Zachování znalostí a zkušeností každého zaměstnance
Vedení evidence pracovní doby zaměstnanců
Rozdělení pracovní doby zaměstnanců dle klienta a v závislosti na druhu práce
Řízení vztahů s každým klientem
Poskytování rychlého řešení kontroverzní záležitosti problémy, které vznikají při práci s klientem
Interakce mezi všemi odděleními organizace
Snížení nákladů na pracovní dobu spojených s vyhledáváním informací
Zajištění bezpečnosti dokumentů a jejich ochrany
Tvorba a implementace vnitřních norem působících v organizaci
Zvyšování konkurenceschopnosti organizace na trhu
Udržování kvality služeb poskytovaných organizací na vysoké úrovni

Aby byly tyto problémy vyřešeny v plně, automatizace toku dokumentů ve výrobě provádí takové procesy, jako jsou:

Udržování souboru dokumentů
Vedení archivu, kde jsou dokumenty uloženy po celou dobu jejich cyklu, od registrace až po zničení
Formování procesu tvorby dokumentů a jejich schvalování
Přístup k dokumentům v závislosti na postavení zaměstnance a funkčních povinnostech
Kontrola provádění dokumentů a pokynů
Vedení evidence pracovní doby, její rozdělení mezi projekty
Dostupnost řady obecných firemních adresářů

Využití systému automatizace dokumentů v práci podniku mu tedy umožní přejít na novou, vyšší úroveň řízení výrobních obchodních procesů.

V současné době jsou pro řešení výše uvedených problémů vhodné následující programy:

EDMS "Tok firemních dokumentů"
1C: Správa firemních dokumentů
1C: Document flow Corp
Analytics: Tok dokumentů

Možnosti programů jsou podrobně popsány na této webové stránce.

Zveme vás ke sledování videí o systému elektronické správy dokumentů

Na této stránce můžete sledovat videa o systému elektronické správy dokumentů. Zveme vás, abyste se seznámili s možnostmi toku dokumentů na základě 1C:Enterprise na skutečných příkladech jeho použití.

Videa budou užitečná různým uživatelům, specialistům, konzultantům, obchodním manažerům a všem zájemcům o nové technologie.

Organizace toku elektronických dokumentů v podniku v otázkách a odpovědích

Automatizace toku dokumentů se dnes stala nejen prostředkem k optimalizaci vnitřních procesů podniku, ale naléhavou nutností v podmínkách tvrdé konkurence. Právě automatizace toku dokumentů dává jakékoli organizaci nové příležitosti k urychlení práce a umožňuje jí dostat se před konkurenty při přijímání provozních i strategických rozhodnutí. Tento článek vám pomůže určit potřebu automatizace toku dokumentů ve vaší organizaci a také některé faktory, které je třeba vzít v úvahu při rozhodování o automatizaci toku dokumentů v podniku.

V předchozím článku jsme se dotkli klasifikace softwarových produktů pro automatizaci práce s dokumenty a prozkoumali hlavní body, kterým byste měli věnovat pozornost při výběru systémů pro automatizaci kanceláře.

Kancelářský automatizační systém vám však umožňuje automatizovat pouze malou oblast práce v organizaci. V tomto článku přiblížíme systémy elektronické správy dokumentů šířeji, bez vyzdvihování konkrétních produktů, a pokusíme se odpovědět na nejdůležitější otázky, které vyvstávají při implementaci systémů elektronické správy dokumentů (EDMS).

Otázka 1. Kdy a proč je nutné organizovat elektronickou správu dokumentů v podniku?

Dnes je automatizace toku dokumentů v podniku stejně nezbytná jako automatizace účetnictví v polovině devadesátých let. Důvodů je mnoho. Za prvé, informace musí být zpracovány co nejrychleji a nejúčinněji, někdy jsou informační toky neméně důležité než materiálové toky. Za druhé, ztráta informací nebo jejich pád do nesprávných rukou může být velmi nákladný. Můžeme identifikovat řadu problémů společných těm organizacím, kde se práce s dokumenty provádí tradičním způsobem:

· dokumenty jsou ztraceny;
· hromadí se mnoho dokumentů, jejichž účel a zdroj jsou nejasné;
· dokumenty a informace v nich obsažené se dostanou do nesprávných rukou;
· mnoho pracovního času je věnováno hledání požadovaný dokument a tvorba tematického výběru dokumentů;
· je vytvořeno několik kopií stejného dokumentu - hodně peněz se utratí za papír a kopírování dokumentů;
· Mnoho času se stráví přípravou a schvalováním dokumentů.

Zavedení elektronického systému správy dokumentů umožňuje vyřešit všechny tyto problémy a také:

· Zajistit koordinovanou práci všech oddělení;
· zjednoduší práci s dokumenty a zvýší její efektivitu;
· zvýší produktivitu zaměstnanců snížením času na tvorbu, zpracování a vyhledávání dokumentů;
· zvýší efektivitu přístupu k informacím;
· vám umožní rozlišit přístupová práva zaměstnanců k informacím.

Závěr: automatizace toku dokumentů je nezbytná v každé organizaci, bez ohledu na rozsah a typ vlastnictví. Organizace EDMS musí začít právě teď.

Otázka 2. Výběr elektronického systému správy dokumentů - sladké písně výrobců a dodavatelů.

Nyní se musíte rozhodnout o výběru systému. V předchozím článku jsme klasifikovali stávající produkty pro automatizaci práce s dokumenty. Připomeňme si třídy systémů:

· kancelářské automatizace a systémy toku dokumentů
· systémy řízení pracovního toku
· systémy pro organizaci a správu archivů dokumentů
elektronické systémy pro správu dokumentů

Každý systém řeší určitou třídu problémů. Od systému automatizace kanceláře by se tedy nemělo očekávat úplné směrování pracovních toků.

Zvláštní zmínku si zaslouží systémy třídy ERP – od potenciálního zákazníka často slýcháme tato slova: „implementujeme ERP systém a nebudeme implementovat automatizační systém dokumentační podpora management (DOU)". Existuje mylná představa, že ERP systémy řeší všechny problémy s tokem dokumentů v podniku. Není tomu tak – ERP systémy jsou navrženy tak, aby automatizovaly tok výrobních dokumentů, nikoli správu, a nejúčinnějším řešením je integrace ERP systému a předškolního automatizačního systému.

Každý výrobce systému říká, že jeho produkty jsou nejfunkčnější, nejpohodlnější a nejúčinnější. To se často stává – zákazník přichází s velmi konkrétním problémem, po jehož poslechu výrobce mluví o svém super systému, který tento a všechny další problémy okamžitě vyřeší. Výsledkem je, že zákazník utrácí peníze (často značné peníze) na organizaci systému automatizace dokumentů v podniku a nedostane to, co chtěl. S tím vším by mohl být softwarový produkt opravdu dobrý, ale původně měl řešit problémy jiné třídy.

Tip #1 – rozhodněte se, jaký typ problémů chcete svěřit automatizačnímu systému. Pokud organizace nemá specialisty na zaměstnance, kteří mohou nezávisle určit třídu požadovaného systému, je lepší vyhledat pomoc od konzultanta. Pro začátek se můžete podívat na recenze publikované v odborném tisku a na některých internetových stránkách.

Tip č. 2 - když si určíte, jakou třídu systému potřebujete hledat, prostudujte si pokud možno všechny nabídky, vyberte si systémy s funkčností, kterou potřebujete, ale ty, které lze v budoucnu rozšířit přidáním nových funkcí.

Tip č. 3 - kontakt technický specialista. Možnosti systému jsou do značné míry určeny softwarovou a hardwarovou platformou, na které bude systém provozován. Neměli byste si myslet, že EDMS, ve kterém DBMS nepodporuje replikaci, a poštovní server známé společnosti z Redmondu se používá jako transportní médium, účinně vyřeší problémy s organizací toku dokumentů v geograficky distribuovaných podnicích.

Tip č. 4 – Vyberte si systémy, které se snadno konfigurují, rozšiřují a škálují (tj. poskytují ochranu investic), snadno se používají a mají ergonomické uživatelské rozhraní.

Tip č. 5 – otestujte systém v akci. Výrobce má jistě demo verzi nebo možnost dodání s licencemi na vyzkoušení – nainstalujte si systém doma a před koupí jej vyzkoušejte v akci. Mimochodem, někteří výrobci poskytují bezplatnou technickou podporu během zkušebního období.

Tip #6 – nemusíte hned kupovat výkonný a drahý systém. Proces organizace elektronické správy dokumentů může probíhat ve fázích - nejprve můžete implementovat jednoduchý systém, kterou lze dále rozvíjet škálováním a přidáváním nových funkcí.

Závěr: Kupte si systém správy dokumentů, který vyhovuje vaší organizaci. Definujte třídu potřebný systém, požadovaná funkčnost, nelze-li si vybrat samostatně, kontaktujte konzultanta.

Otázka 3. Realizace - fáze, načasování, peníze.

Tato otázka logicky navazuje na předchozí – někteří realizátoři často říkají, že budou organizovat elektronickou správu dokumentů v co nejdříve, ve 2 etapách a zároveň se budou snažit ze zákazníka vytřást maximum možných peněz.

Doba implementace systému závisí na mnoha faktorech. Uveďme si ty hlavní:

· Třída systému. Kancelářský automatizační systém skládající se z jednoho pracoviště sekretářky zabere týden, během kterého bude sekretářka zaškolena na práci se systémem. Implementace systému třídy ERP může trvat celý rok a není nutné, aby byl počet pracovních stanic velký.
· Rozsah implementovaného systému. Délka organizace systému elektronické správy dokumentů jistě závisí na počtu pracovních stanic a serverů, na kterých bude systém provozován – uživatelé musí být zaškoleni, software musí být nainstalován a konfigurován na všech osobních počítačích a serverech.
· Přizpůsobitelnost systému. Přizpůsobení systému dle požadavků zákazníka (někdy se používá termín „customizace“) je možné dvěma způsoby - nastavením a změnou programový kód. Pokud se systém přizpůsobí změnou nastavení, proces adaptace je rychlejší.

Proces organizace toku dokumentů v každém podniku se skládá z několika fází. Hlavní fáze jsou následující:

· Průzkum organizační struktura podniků, identifikace hlavních obchodních procesů, pracovních toků a formálního popisu toku dokumentů.
· Vypracování nomenklatury dokumentů, vytvoření referenčních knih a klasifikátorů, vypracování pokynů.
· Adaptace systému elektronické správy dokumentů na základě informací získaných ve fázi průzkumu.
· Instalace a konfigurace softwaru a zkušební provoz.
· Finální nastavení systému toku dokumentů v podniku s přihlédnutím k nedostatkům zjištěným během zkušebního provozu.
· Školení personálu organizace.

Některé z těchto fází mohou probíhat paralelně. Zvláštní pozornost by měla být věnována procesu školení zaměstnanců, neměli byste na něm šetřit, protože pokud zaměstnanci nejsou vyškoleni, bude i nejpokročilejší systém správy dokumentů, ideální pro váš podnik, neúčinný.

V závislosti na výše uvedených faktorech může organizace elektronické správy dokumentů trvat jeden až dva týdny až šest měsíců. Implementace systému správy podnikových zdrojů může trvat rok i déle.

Zvláštní pozornost si zaslouží náklady na systém elektronické správy dokumentů. Základní pravidlo je následující: systémy stejné třídy stojí přibližně stejně.

Náklady na systém závisí na několika faktorech: třída systému, funkční a technologické možnosti reprezentativního systému určité třídy, rozsah organizace správy elektronických dokumentů. Náklady na systém se neskládají pouze z nákladů na softwarové licence - práce provedené v té či oné fázi implementačního procesu budou také vyžadovat finanční prostředky a částka vynaložená na implementaci může výrazně překročit celkové náklady na potřebné licence. software. Dalším velmi důležitým faktorem ovlivňujícím konečnou cenu systému jsou náklady na provoz, údržbu a technickou podporu systému.

Závěry. Systémy stejné třídy stojí přibližně stejně; celková cena systému není určena pouze cenou softwarových licencí. Na procesu implementace byste neměli šetřit - efektivita systému v naprosté většině případů závisí na správné volbě systému a správně provedeném procesu organizace elektronické správy dokumentů.

S růstem výrobní kapacity roste i objem použitých věcí, které je nutné efektivně a správně zpracovávat a seskupovat. Plná automatizace kancelářské práce pomůže uspořádat veškerou dokumentaci tak, aby v případě potřeby mohl konkrétní zaměstnanec získat a použít potřebné informace.

Automatizace toku dokumentů: je potřeba?

Tradičně lze celý proces práce jakékoli společnosti, bez ohledu na objem a specifika zaměstnání, rozdělit na zpracování dokumentace, koordinaci toku dokumentů a prodej služeb a zboží. Pouze prodej zboží přitom přináší materiální zisk, ale i bez kvalitního zpracování sortimentu bude celý proces chaotický a neúplný.

Je potřeba automatizovat tok dokumentů v podniku nebo podniku, nebo můžete použít osobní možnosti pro údržbu a schvalování položek? Abychom tuto otázku zvážili, je třeba uvést základní příklad - nákup telefonu v obchodě. Aby mohl obchod nebo podnik prodávat své produkty, je potřeba udělat hodně práce, která ve většině případů souvisí se zpracováním dokumentace:

zpracování poptávky a analýza trhu (aktuální nabídky);
vyhledávání dodavatelů, uzavření smlouvy;
nákup zboží;
převzetí zboží (dle faktur);
značkovací produkt;
provádění;
zajištění dodávky, záruky;
uskutečnění nákupu mezi obchodem a kupujícím;
Poskytování ziskových pravidelných propagací k přilákání kupujících;
dodržování a kontrola práv spotřebitelů.

To je jen malá část všech procesů, které je potřeba zorganizovat při nákupu jednoho telefonu. A pokud předpokládáme, že obrat je obrovský a existuje několik maloobchodních prodejen, pak je objem zpracovaných položek kolosální. Bez speciálu automatizovaný systém nemůže projít.

Automatizace elektronických dokumentů

Tok dokumentů bez ohledu na jeho objem by měl být snadno dostupný ve správný čas. Dnes existuje několik automatizovaných systémů pro ukládání a zpracování dokumentů, které několikrát snižují veškerou administrativu. Nejoblíbenější jsou dokumentační systémy 1C a speciální placené systémy SRM.

Podle výzkumu Ernst & Young podniky, které využily implementaci systémů elektronické ovládání položek, zlepšily své ukazatele produktivity o 20–40 %, zpracování a vedení daňových dokladů o 75 %. Zároveň se o 80 % snížily výdaje na úhradu bezpečnosti veškeré dokumentace.

Všechny uživatele automatizovaného řídicího systému lze rozdělit do tří složek: řídící orgán, zaměstnanci a partneři. Všechny kategorie uživatelů používají jasné a jednoduché nástroje pro ovládání a koordinaci jakýchkoliv manipulací a systém pouze pomáhá provádět všechny procedury bez chyb (šablona).

Automatizovaná kancelářská práce pomáhá:
připravovat dokumentaci, úkony, odsouhlasení;
odesílat a přijímat potřebné dokumenty jak v jednom systému, tak od uživatelů (partnerů) třetích stran;
ukládat dokumentaci do speciálních souborů a hostingové služby po dobu několika let;
sledovat objem zadaných a splněných úkolů zaměstnanci;
kontrolovat kvalitu služeb;
provádět přirážky, vést účetní záznamy;
hledat dokumentaci ve správný čas, ze správného místa;
tvorba pouzder podle existujících šablon;
výměna informací mezi zaměstnanci a vedením.

Lze provést i implementaci automatického dokumentačního systému průběžně a dočasné. Výhody takové automatizace pro jakýkoli podnik jsou však zřejmé.

Automatizovaný tok dokumentů: výhodné vlastnosti

Automatizovaná dokumentace je novou příležitostí pro podnikání, které se zaměřuje na zvyšování objemu výroby a zvyšování prodeje. Existují určité nevýhody, ale existuje mnohem více výhod.

Centrální řízení, kontrola

Dříve bylo extrémně obtížné kontrolovat podnik v jakékoli fázi. Manažer nemohl řídit všechny procesy současně a množství toku dokumentů s rostoucím prodejem a rozvojem přirozeně rostlo úměrně zisku. Domácí přístup k podnikání dnes s přihlédnutím k možnostem internetu a elektronické programy, nerelevantní, neproduktivní.

Dnes existují na trhu řízení a kontroly komodit speciální produkty, které manažerovi umožňují:

zvýšit rychlost zpracování informací;
rychle činit rozhodnutí různého typu;
zvýšit výkonnou disciplínu mezi zaměstnanci;
zvládnutí vysoce moderního modulu automatizace počítačových programů pomáhá sledovat výsledky práce jakéhokoli oddělení, každého zaměstnance;
zavést systém obchodního obratu a spolupráci s partnery.

Mimo jiné manažerovi nebo odpovědné osobě umožňuje systém automatizace dokumentace provádět veškerou práci na dálku, z místa, odkud je v danou chvíli potřeba. Tyto příležitosti se staly realitou s uvedením speciálního přenosného softwaru a aplikací pro telefony, tablety a počítače. Vše, co potřebujete, abyste mohli začít, je zadat data, provést kontroly a provést potřebné činnosti.

Nejoblíbenější systémy správy dokumentů na dálku a v kanceláři jsou: CRM systémy.

Týmová práce

Dříve, aby bylo možné provádět jednoduché manipulace ve stejném účetním oddělení, bylo nutné koordinovat mnoho bodů s různými odděleními. Výsledkem je výpočet, zdanění a registrace DPH mzdy probíhala několik týdnů. Dnes jsou všechny tyto procesy maximálně zjednodušeny a automatizovány.

K provádění výpočtů mezd můžete použít dříve vyplněné šablony, kontrolní akruální, procesní dodatečné platby. Nejdůležitější je však minimální pravděpodobnost chyby, protože lidský faktor prakticky chybí.

Všichni zaměstnanci firmy jsou přitom spolu neustále v kontaktu, dochází k interakci mezi odděleními a jednotlivých pracovníků kancelář. Manažer sám může sledovat efektivitu realizovaných úkolů, řídit proces a dávat příkazy.

Důvěrné funkce

Jakékoli podnikání je kombinací zkušeností, dovedností a znalostí. Přirozeně, čím více směrů existuje, tím vyšší je pravděpodobnost výpočtu všech rizik, rysů trhu a specifik podnikání. Taková zkušenost je nejdůležitější, neocenitelná, cennější než materiální bohatství. Hlavním úkolem manažera i každého zaměstnance společnosti je proto zachovávat mlčenlivost a vést záznamy tak, aby všechny strategické informace nebyly veřejně dostupné konkurentům na trhu.

Důležitým rysem automatizačních systémů (například 1C) je možnost přihlásit se k odběru toku dokumentů pomocí elektronický podpis s potvrzeným šifrováním. Proto je možné nejen určit autora, ale také potvrdit pravost informací a jejich relevanci.

Moderní systém automatizace dokumentů umožňuje nejen provádět všechny manipulace co nejrychleji a nejefektivněji, ale také je provádět naprosto důvěrně. Například všechny důležité informace o financích je počet kontaktů na partnery, klienty, zaměstnance dostupný pouze několika zaměstnancům ( jednotný rejstřík): Vedoucí oddělení bezpečnosti, oddělení lidských zdrojů. Dříve bylo velmi obtížné takový úkol realizovat.

Skladování

Podnikání nebo podnikání znamená hory informativní a strategické dokumentace, kterou je důležité získat, obdržet a zpracovat včas. S nárůstem obchodního obratu a tržeb jsou takové informace stále dostupnější, a proto se bez speciálního oddělení neobejdete.

Mezi velké společnosti Produkty od Documentum jsou oblíbené pro menší podniky.

Ke snížení nákladů na údržbu celého oddělení stačí automatizovat přípravu dokumentů pro umístění do speciálních skladovacích prostor. Mimo jiné je možné kopírovat data v požadovaném množství, ukládat informace tak dlouho, jak je potřeba, a mít přístup v době, kdy je to potřeba.

Další výhody automatizace dokumentů:

schopnost rychle vytvořit požadovaný dokument pomocí šablony;
automatická registrace a distribuce dokumentace;
vytváření pracovních složek pro uživatele a oddělení;
pohodlná práce s korespondencí;
zpracování a kontrola administrativních dokumentů;
ukládání dokumentů do registrační karty;
propojená práce s dokumenty;
sledování pohybu dokumentace;
poskytování podpory pro vnořené subsystémy;
účetnictví a kontrola číslovaných položek;
provádění práce přes internet;
formace pošty;
územní označení služeb, oddělení, maloobchodních prodejen;
nastavení potřebných možností ve zpracovávaném systému;
výměna informací prostřednictvím e-mailu;
vyhledávání informací na základě specifikovaných výběrových kritérií;
automatická aktualizace adresářů.

Všechny funkce automatizace, evidence a správy dokumentů v podnikání pomáhají výrazně zjednodušit veškeré byrokratické základy, snížit zátěž manažera a jeho podřízených a zvýšit efektivitu obchodního obratu.

Pavel Baškakov, Vedoucí oddělení IT ve společnosti RosLogistics, Moskva

Jak automatizovat tok dokumentů v podniku
Je správný čas zavést systém elektronické správy dokumentů
3 problémy, které to vyřeší

Před pár lety automatizace toku dokumentů v podniku nebyl realizován všude: hlavně v velké organizace. V posledních dvou letech se o takový software začaly zajímat i malé a střední firmy. Systémy se staly funkčnějšími a snadněji se používají. Objevily se možnosti zadávání datových proudů. Sada skládající se z moderního průmyslového skeneru a sady softwaru vám umožní rozpoznat papírový dokument během několika minut, převést jej na elektronický a indexovat podle klíčová slova a klasifikovat.

Nejlepší čas na zavedení systému elektronické správy dokumentů

Musíte myslet na automatizaci toku dokumentů ve vašem podniku, pokud jejich kontrola zaměstnanci trvá dlouho (což může způsobit selhání dohod) nebo pokud se v rámci společnosti ztratí (to platí jak pro soubory, tak pro papírové kopie). Podnik by měl zpravidla zavést systém automatizace dokumentů, pokud jeho počet zaměstnanců dosáhne 100 lidí a právní oddělení zaměstnává alespoň dva specialisty (viz také: Jaké problémy řeší?automatizace toku dokumentů v podniku).

>

Zpracování zvýšeného počtu dokumentů. Před několika lety bylo běžnou praxí uzavírat na dobu neurčitou resp dlouhodobé smlouvy. Tyto smlouvy však byly spojeny s řadou obchodních rizik. Dnes se často smlouvy uzavírají na kratší dobu. V souladu s tím se počet nových dokumentů vyžadujících podpis několikrát zvyšuje.

Posílená kontrola protistran. Společnosti se snaží snížit riziko finančních škod v důsledku zavinění bezohledných protistran. Dnes je pro každého partnera sestaven solidní spis, který obsahuje maximum informací – od zakládací listiny až po podpisové vzory.

Sběr dat o kupujících a zákaznících při uzavírání transakcí. Dříve dodavatelé požadovali jako záruku transakce platbu předem nebo platbu předem. Nyní jsou finanční nástroje nahrazovány právními nástroji. Dnešní trh je trhem zákazníka. Zákazníci stále častěji souhlasí s platbou až při doručení. A zákonná registrace všech kroků transakce se stává jakousi zárukou platby.

Jak se připravit na automatizaci toku dokumentů v podniku

Prvním krokem je zmapování pracovního postupu správy dokumentů. Obvykle tuto práci provádí právní oddělení společnosti. Při přípravě na zavedení elektronického systému správy dokumentů je třeba zvážit všechny fáze oběhu dokumentů: vytvoření, schválení, schválení, provedení, vyřazení. Při schvalování dokumentu a při jeho oběhu je důležité rozhodnout o přístupových právech k informacím a notifikačnímu systému.

Prvním krokem ke spuštění systému automatizace dokumentů je příprava postupu pro práci s dokumenty. Postup musí být seznámen s podpisem všech účastníků procesu a zavazují je přesně dodržet zavedený řád. Hodně záleží na první osobě společnosti v počátečních fázích projektu. Úkolem generálního ředitele je vyžadovat od zaměstnanců přísné dodržování postupu. Dokumenty, které nejsou vloženy do elektronického systému správy dokumentů a nejsou v něm dohodnuty, by neměly být podepisovány.

Během implementace mohou někteří zaměstnanci vyzkoušet postup pro sílu a vymýšlet stejný typ výmluv, proč se systémem nelze pracovat: zadávání dokumentů trvá dlouho, program není použitelný pro jedinečný podnik schémata podniku. Takové problémy vznikají, protože společnost dříve sepsala špatné smlouvy. V této fázi generální ředitel Je důležité pochopit: elektronické systémy byly vyvíjeny déle než jeden rok a prošly více než jednou implementací. Proto je důležité, i přes vzniklé problémy, dělat nová objednávka povinné pro všechny a o něco později jej začneme lokálně optimalizovat.

Ještě jednou zdůrazňuji: generální ředitel musí osobně kontrolovat realizaci. Pokud je kontrola výsledků delegována na bezpečnostní službu nebo (ještě hůř) na právní oddělení, hrozí, že projekt skončí neúspěchem. Ve stejnou dobu právní oddělení můžete se spolehnout, že budete řídit proces implementace, kontrolovat jeho načasování a náklady. Chcete-li povzbudit zaměstnance, aby dokončili projekt včas, vyviňte systém bonusů. Odměna by měla být vyplácena pouze v případě, že systém dosáhne plánované kapacity včas a bez překročení rozpočtu.

Termín realizace projektu. Implementace automatizovaný tok dokumentů obvykle trvá měsíc až rok v závislosti na velikosti společnosti. Tento proces může probíhat po etapách. Například v první fázi je elektronické schvalování spuštěno pouze ve vztahu k dodavatelům společnosti nebo pouze ve vybrané pobočce či divizi (viz. Jak dlouho trvají různé fáze implementace elektronické správy dokumentů?).

Etapy automatizace toku dokumentů v podniku

Zahajovací fází je příprava návrhů a rozhodnutí o proveditelnosti projektu. Zabírá 10 % z celkového času implementace.

Předimplementační fáze – formulace systémových požadavků, výběr dodavatele, uzavření smlouvy, vývoj vnitřní předpisy, příprava týmu. Zabere 20 % času.

Fáze implementace – nasazení systému, konfigurace, zaškolení personálu, implementace pilotní projekt. Zabere 40 % času.

Fáze dosažení plánované kapacity je hromadné zadávání dokumentů, sledování dodržování postupů. Zabere 30 % času.

V naší společnosti probíhal proces implementace systému elektronické správy dokumentů v několika etapách. Iniciátorem a „motorem“ projektu bylo právní oddělení. Před implementací byly naše dokumenty, stejně jako mnoho jiných společností, schváleny na papíře. Automatizace trvala asi pět měsíců. Byla implementována řešení pro právní oddělení (elektronické schvalování smluv) a provozní oddělení (ukládání procesních diagramů operací, koordinace dokumentace zpracovávané při realizaci projektů). Plány zahrnují automatizaci interní kanceláře (příkazy, pokyny, předpisy) a toku personálních dokumentů (objednávky, dokumenty související s finanční motivací).

Jak vybrat správný systém automatizace dokumentů

Na ruský trh jsou prezentována řešení od více než 20 výrobců, z nichž čtyři nebo pět hráčů je technologicky velmi vyspělých. Většina softwarových produktů je domácích. Ruští vývojáři systémů pro správu elektronických dokumentů nabízejí konkurenceschopnější řešení než mezinárodní společnosti. Při výběru systému zvažte následující parametry:

celkové náklady na vlastnictví za rok ( standardní řešení+ implementační a školicí služby + servisní podpora);
zajištění aktuálnosti produktu (aktualizace systému do jednoho nebo dvou let jako součást standardu technickou podporužádné další poplatky);
možnost snadného a rychlého připojení dalších modulů (bez placení) doplňkové služby implementace);
potenciál pro integraci systému správy dokumentů s dalšími programy (poštovní klienti, účetní systémy).

Automatizace toku dokumentů v podnikových a cloudových technologiích

Cloudové technologie umožňují neinstalovat na firemní počítače systém správy dokumentů – data budou uložena na vzdálených serverech. Použití takových technologií výrazně snižuje náklady na licence a infrastrukturu. Existují však i vážné nevýhody – týkají se především bezpečnosti dat. Zejména se zaměřím na dva nedostatky.

1. Mnoho smluv obsahuje doložky o důvěrnosti, které ukládají sankce za zveřejnění informací. Pokud vaše společnost ukládá dokumenty na svých vlastních serverech, máte plnou kontrolu nad rizikem prozrazení (například nastavením vhodných podmínek v pracovní smlouvy). Při uzavírání smlouvy o užívání cloudové technologie Poskytovatel řešení obvykle nepřebírá žádná rizika ochrany soukromí. To znamená, že pokud budou zveřejněny informace ze smlouvy, utrpíte finanční ztráty vy, nikoli poskytovatel služby.

Aplikace cloudových technologií: nejobtížnější problémy pro podnikání

2. Smlouvy zpravidla obsahují osobní údaje. Federální zákon„O osobních údajích“ ze dne 27. července 2006 č. 152-FZ zř. speciální objednávka pracovat s takovými informacemi. Při připojování cloudového systému elektronické správy dokumentů na to proto pamatujte osobní údaje mohou být nekontrolovatelně převedeny na třetí osoby, včetně zahraničí. To znamená, že při uzavírání smlouvy na používání cloudového systému je potřeba s dodavatelem projednat zabezpečení osobních údajů a také jejich přijetí rizik v případě úniku těchto informací.

Vyplatí se pracovat s dokumenty na tabletech?

V loni Stalo se módou pracovat v systémech elektronické správy dokumentů z tabletových počítačů. Téměř každý dodavatel systému vyvinul tabletovou verzi svého produktu. Domnívám se však, že z toho má smysl pracovat pouze generální ředitel a v některých případech i zaměstnanci, kteří cestují. Tabletový počítač je vhodné používat především k podepisování dokumentů a vydávání pokynů. Pro právníka nebo projektového manažera, který potřebuje provést významné úpravy smlouvy, zanechat připomínky nebo pracovat v režimu záznamu oprav, není tablet vhodný. Takové operace jsou rychlejší a pohodlnější na stolním počítači. Můj názor: schopnost pracovat v elektronickém systému správy dokumentů z tabletu je samozřejmě pohodlná a krásná možnost, ale není povinná.

Mluví generální ředitel

Dmitrij Pinchukov, Výkonný ředitel společnosti "Deka", St. Petersburg

Nyní, v rámci přechodu na osmou verzi 1C, jsme spustili projekt automatizace a konsolidace manažerského reportingu a rozpočtování. Cílů je několik: zvýšit přesnost informací, snížit mzdové a časové náklady na přípravu manažerského reportingu, zjednodušit kontrolu schválených ukazatelů a rozšířit možnosti využití dat online. Prozatím se musíme vypořádat se spoustou vytištěných, ručně podepsaných a uložených papírů. Automatizace vám umožní konsolidovat schválené formy manažerského reportingu – výkaz zisků a ztrát, rozvaha, toky hotovost, – zatímco ve verzi „1C“ 7.7 bylo možné data stahovat pouze z účetní program a zpracovat je v Excelu. Automatizace nám také poskytne možnost okamžitě rozdělit náklady mezi střediska finanční odpovědnosti a rozpočtové položky, analyzovat plnění rozpočtů oddělení k operativnímu rozhodování a vyhodnocovat efektivitu jejich práce online a podrobně analyzovat jednotlivé, zejména významné nákladové položky. Budeme také moci přímo sledovat plnění plánovaných ukazatelů v průběhu práce. Plánované ukazatele a rozpočty útvarů budou evidovány v 1C ve schválených formulářích při nastavení základních plánovacích parametrů.

Elena Ivanová, Marketingový ředitel Electronic Office Systems, Moskva

Před zavedením jakéhokoli elektronického systému správy dokumentů, ať už je práce s papírovými dokumenty jakkoli kvalitně odvedená, je nutné jednak předprojektová studie podnikových procesů společnosti, jednak jejich velmi detailní regulace. Musíte pochopit, od koho a komu je dokument zasílán - teprve potom bude jasné, zda je systém vhodný pro obchodní procesy společnosti.

Pokud podnik ještě nezavedl automatizaci, měl by být přechod na elektronickou správu dokumentů postupný. Zpočátku je lepší duplikovat elektronické dokumenty papír Pak by měl systém obsahovat funkce, které umožní sledovat pohyb papírových kopií, aby změna formy práce nebyla pro zaměstnance příliš náhlá. Při zavádění systému musí vedoucí zákaznické společnosti jmenovat projektového manažera – specialistu odpovědného za proces a jeho výsledky. Hlavní je pochopit, že na implementaci systému by měl pracovat nejen dodavatel, ale i zákazník. Pak bude projekt korunován úspěchem.

Nejprve je systém předkonfigurován - zadávají se adresáře, nastavují se přístupová práva (jakákoli firma má dokumenty určené pouze pro určité zaměstnance nebo oddělení). Po nastavení následuje zkušební provoz: v systému pracuje několik firemních specialistů a hlásí případné mezery a nepříjemnosti, které najdou. To vše se opravuje. A teprve poté začíná plný provoz.

Jak vybrat správný systém automatizace dokumentů

Naděžda Merkurjevová, Vedoucí propagace produktu „1C: Document Flow“ v 1C, Moskva

Elektronický systém správy dokumentů je vybrán ve dvou fázích.

Výběr integrátora. Vyhodnoťte zkušenosti integrátora s dokončením podobných projektů a zda má pozitivní recenze od klientských společností. Ověřte si, zda je oficiálním partnerem výrobce navrhovaného systému, zda jeho specialisté mají certifikáty potvrzující úroveň kvalifikace potřebnou pro práci s příslušnými produkty.
Vlastně výběr systému. V první řadě věnujte pozornost klíčové vlastnosti produkt. Nejde jen o soulad jeho funkčnosti s úkoly vaší společnosti, ale také například o jednoduchost použití, otevřenost a přizpůsobivost (jak snadno lze systém přizpůsobit s ohledem na specifické potřeby společnosti). Řekněme, že pokud mluvíme o systému 1C: Document Flow, snadno se integruje s produkty již nainstalovanými ve společnosti na platformě 1C: Enterprise 8 a vaši specialisté mohou tento problém vyřešit bez vnější pomoci.

"1C:Document Flow" na platformě "1C:Enterprise 8.2" může fungovat prostřednictvím webového klienta, tedy prostřednictvím běžných prohlížečů - jako je Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome. To umožňuje instalovat produkt na zařízení s různými operačními systémy (Microsoft Windows, Linux, MacOS), a to nejen na stacionární, ale i na mobilní.

Připojení přes webový server k databázi 1C:Enterprise se provádí pomocí zabezpečeného protokolu https. Toto řešení zabraňuje neoprávněnému přístupu.

Pokud mluvíme o efektivitě, automatizace toku dokumentů v podniku poskytuje značné úspory. Počet papírových dokumentů je výrazně snížen, čímž se minimalizují náklady na spotřebního materiálu. Zaměstnanci tráví méně času hledáním potřebné informace, vytvořit standardní dokumenty od nuly a vypracování různých zpráv. Příprava a schvalování dokumentů probíhá mnohonásobně rychleji, což mimo jiné zvyšuje důvěru ve společnost ze strany společníků.

Zde je příklad. Společnost Alliance Energy prostřednictvím online výměny dat zrychlila zpracování velkého toku dokumentů a zkrátila dobu schvalování interní dokumenty. Integrace „1C: Document Flow“ a „1C: Accounting 8“ umožnila zkrátit dobu vzájemného vypořádání na základě smluv a provést platby v co nejkratším čase. Nyní může v systému pracovat 500 uživatelů současně a díky tomu mohou zaměstnanci rychle plnit kolektivní úkoly a řešit kontroverzní problémy.

Federální státní podnik „Závod pojmenovaný po. Jam. Sverdlov“ díky implementaci „1C: Document Flow“ zkrátil čas pro odsouhlasení smluv mezi odděleními a minimalizoval riziko ztráty smluv a také dokázal efektivněji kontrolovat dobu přípravy dokumentů, sledovat časový rámec pro dokončení každou fázi tohoto procesu.

RosLogistics
Obor činnosti: profesionální integrované logistické služby v Rusku
Forma organizace: LLC
Území: ústředí – v Moskvě; pobočky - v Petrohradu, Jekatěrinburgu, Irkutsku, Novosibirsku, Rostově na Donu
Počet zaměstnanců: 500

"CEO" je vyroben vámi a pro vás. Děkujeme, že jste s námi