Jak zařídit archivní vazbu případu? Pouzdra evidujeme k trvalému uložení Nápis na složce s dokumenty je od konce.

Jak správně olemovat dokumenty a jakou nití.

Díky správnému firmwaru se dokumenty snáze organizují. Mnoho dokumentů je přeneseno do archivu. Výhodnější je skladovat svázané vícelistové dokumenty a poskytovat dokumenty kontrolním orgánům. Papíry zůstávají zcela neporušené, čímž se eliminuje možnost záměny, padělání nebo ztráty.

Otázka správného firmwaru dokumentů se týká nejen zaměstnanců vládní agentury, ale také zástupci malých podniků.
Pokud není firmware správně nainstalován, může proces registrace trvat neomezeně dlouho. Správný firmware je zárukou maximální ochrany dokumentace.

Jak provést firmware podle stávajících požadavků? Jak vše udělat napoprvé, když neexistují jasná pravidla pro podávání kancelářských papírů? Materiál v tomto článku je věnován různými způsoby dokumentace firmwaru.

Pokud potřebujete sešít kancelářské papíry na několik listů, musíte se nejprve seznámit s předpisy. Samozřejmě první, co vás napadne, je lepidlo nebo sešívačka. Vícestránkové dokumenty nelze vložit. Ale jak je sešít? Koneckonců, nesprávný firmware může mít za následek minimálně odmítnutí registrace orgánu, který od vás vyžaduje poskytnutí balíčku dokumentů.
Co dělat, když neexistuje žádný soubor pravidel a vzorků a není možné sešít papíry tak, jak se ukáže, a ne tak, jak by mělo být. I přesto, že neexistují jednoznačné pokyny týkající se vazby dokumentace, je nutné se zaměřit na konkrétní požadavky úřadu, který informace ve formě svázaného balíku dokumentů požaduje.
Bude také užitečné seznámit se s obecnými doporučeními pro blikající dokumenty, které se skládají z více než jednoho listu. Jsou shromážděny v brožuře nebo směrnicích pro rok 2009. Existuje také brožura pro rok 2004. Je vhodnější pro registraci dokumentace LLC.

Pravidla pro sešívání dokumentů GOST

Metody sešívání archů popsané v brožurách odkazují na dokumentaci, která musí být skladována déle než 10 let.
Sešívání vícestránkových dokumentů se provádí běžnou jehlou a silnou nití. Jak se ale naučit správně flashovat podnikovou dokumentaci? Koneckonců, tato dovednost se vám bude hodit nejednou během vaší byrokratické nebo podnikatelské kariéry.

Jaké dokumenty jsou šité?

Personální dokumentace na základě výsledků běžného roku
Účetní dokumentace
Příchozí a odchozí dokumentace úředníka
Dokumenty pro finanční úřad
dokumenty pro předkládání zpráv Penzijnímu fondu Ruska
dokumenty na různá oddělení banky
zadávací dokumentace
kopie statutárních dokumentů
dokumenty pro uzavírání zvláště důležitých dohod
ziskové knihy
notářsky ověřené kopie a překlady
při přípravě dokumentace k archivaci

Je zvykem sešívat balík dokumentů jehlou a nití. To vám umožní zachovat jejich integritu: v tomto typu papíru bude obtížné jej vyměnit, což je dnes velmi důležité.
Někdy je povoleno použít k sešívání dokumentů sešívačku. Ideální možností je použití speciálního vybavení.
Účetní mnoha organizací přecházejí na spolupráci účetní programy. Není třeba je duplikovat na papír. Na to existuje online účetnictví. Dokumenty v elektronické podobě podepsaný digitální podpis mít stejný právní význam, ale i papírové (například faktury).
Ale i přes snadnou práci s dokumentací v digitálním formátu se budeme muset dlouho vypořádat s obvyklou papírovou dokumentací a příprava některých dokumentů je již vyžadována.

Dokumentace Office má jiný význam. Dokumenty se liší tloušťkou souboru a tvarem listů. Proto existuje několik způsobů flash dokumentace.

Jaké vnější rozdíly mohou být mezi sešívanými předměty:

dokument, který se skládá ze 2 nebo více listů A4
účetní dokumentace vč pokladní doklady, skládající se z různého počtu dokumentů, jsou uloženy v kartonových krabicích

Jakou nití mám použít k sešívání dokumentů?

Pokud podání dokumentace neberete vážně, pak vám mohou být papíry připravené k doručení jednoduše vráceny s požadavkem na kompletní předělání firmwaru. Proto je vhodné seznámit se s pravidly šití a základními požadavky dříve, než dojde k závažným chybám ve firmwaru dokumentů.
Další možností, jak problém vyřešit, je obrátit se na profesionály. Pokud nemáte čas studovat problematiku dokumentace firmwaru, můžete to svěřit specialistům tiskové společnosti. Sešití dokumentů pomocí plastové nebo kovové pružiny s krytem zabere 10–30 minut.
Svěření vašich dokumentů třetí straně však s sebou nese určité riziko: dokumenty mohou obsahovat obchodní tajemství.
Proto byste si měli jednou pečlivě přečíst návod, jak sešívat dokumentaci různých formátů pomocí obyčejných nití nebo sešívačky.

Dokumentace je sešívána bankovním motouzem, tenkou lavsanovou páskou nebo šicími nitěmi. Ale pokud žádné takové nitě nejsou, stačí obyčejná drsná nitě.
2-3 listy jsou sešity běžnou nití. Pro pevnost je potřeba ho přeložit napůl. Proces šití začíná vytvořením otvorů v listech. Šití se provádí ze zadní strany povlečení sestaveného k sobě.
Jehla se nejprve zavede do středního otvoru. Je lepší použít duální firmware. Když je stehování dokončeno, jehla a nit jsou vloženy do středového otvoru a vyvedeny na zadní stranu sestavených dokumentů. Zbývající konec nitě musí být svázán na uzel.

Dokumentace je sešívána bankovním motouzem, tenkou lavsanovou páskou nebo šicími nitěmi

Jak sešít dokumentaci nití

Příprava příslušenství:

jehly a nit vhodné tloušťky
dokumenty, které je třeba flashovat
šídlo nebo jiný nástroj pro vytváření otvorů v papíru
pečeť organizace
papírnické lepidlo

Dokument sešijeme ve 3 fázích:

Připravujeme papíry na šití. Chcete-li to provést, musíte je uspořádat do skupin
Kontrola, zda je číslování správné
Šití
Vytváříme doprovodný nápis.
Připravujeme interní inventuru.
Hotové dílo certifikujeme

Pro svázaný balík dokumentů je povoleno:

přeskočit fázi systemizace dokumentů
distribuovat dokumenty bez číslování
Dokumenty je možné předložit i bez potvrzení

Fáze 1:

Papíry rozložíme tak, jak mají být v dokumentu umístěny. Každou stránku očíslujeme čísly v pravém horním rohu. K tomu používáme jednoduchou tužku.
Děláme vpichy. Pokud se náš dokument skládá z několika listů, lze propíchnutí snadno provést jehlou a nití. Vícestránkový dokument propíchneme šídlem nebo použijeme ostrý hřebík. Pro usnadnění procesu propíchnutí papíru si vezměte kladivo.
Kolik otvorů mám udělat? To závisí na požadavcích organizace, která dokumenty požaduje. Vpichy by měly být rovnoměrně rozmístěny podél levého okraje. Uprostřed listu jsou vytvořeny otvory, vzdálenost mezi nimi je 3 cm.

Na vázané dokumenty je nalepen list papíru. Je opatřena razítkem, podpisem a datem

Pro zvláště důležité dokumenty je vytvořeno pět otvorů. Toto je nejspolehlivější způsob, jak chránit papíry před záměnou.
Dokument certifikujeme: připravte si papír o rozměrech 4 x 5-6 cm Na něm uvedeme počet sešitých listů čísly a slovy. Zde přidáme funkci, příjmení, jméno a patronymii osoby, která dokumenty osvědčuje.

Správně svázaný dokument: zadní strana

Naneste lepidlo a položte tento list na místo, kde se nachází uzel a nitě se setkávají. Krátké konce nití vezmeme za list tak, aby volně visely. Certifikátor dokumentů podepisuje. Pokud je na dokladu razítko nebo je to nutné, pak razítko dáme. Zde byste neměli pouze podepsat nebo dát pečeť, ale udělat to tak, aby část podpisu a pečeti přesahovala okraj vlepeného listu.

Pomocí šídla uděláme tři otvory. Mezi nimi by měla být vzdálenost 3-5 cm.
Jehlu propíchneme středním vpichem na zadní straně shromážděných listů a ponecháme kousek nitě delší než 7 cm.
Přivedeme jehlu k přední strana otvorem umístěným nahoře. Jehlu a nit protáhneme spodním otvorem na zadní straně.
Přední stranou prostrčíme jehlu do středního vpichu. Nyní lze nit odříznout a ponechat délku nejméně 7 cm.
Máme dvě zbývající nitě: v horním otvoru a uprostřed. Pojďme je spojit dohromady.
Připravte obdélníkový list a přilepte jej na výsledný uzel.

Ruční sešívání dokumentů do 3 otvorů: schéma

Video: Jak ušít diplom se třemi dírkami?

Spolehlivější způsob sešívání dokumentů je pomocí čtyř propíchnutí. Děláme 4 otvory. Šijeme z dírky umístěné jako druhé shora. Jehlu zavedeme do horního vpichu, vrátíme se do druhého otvoru v horní části a poté do třetího. Čtvrtým vpichem pošleme jehlu na zadní stranu dokumentu.
Zbývá zapíchnout jehlu do třetího otvoru z přední strany. Níže uvedený obrázek vám řekne, jak sešít dokumenty pomocí čtyř otvorů.

Jak flashnout složku se 4 otvory: schéma

Čemu byste měli věnovat pozornost:

Firmware provádíme přísně vertikálně a dodržujeme symetrii
otvory v dokumentech by měly být umístěny podél levého okraje
okraj od okraje listu je 1,5-2 cm
jehla je poprvé zavedena ze zadní strany dokumentu

Nit vedeme do vnějšího vpichu ze zadní strany

Video: Jak flashovat dokumenty?

Jak šít dokumenty na rohu: schéma

Někdy je nutné sešít dokument za roh. Jak to udělat správně, podívejte se na video.

Video: Jak sešívat dokumenty?

Sešívání dokumentů sešívačkou

Jak sešívat dokumenty pomocí sešívačky - podívejte se na video.

Video: Jak správně sešít dokumenty?

Jak správně číslovat stránky dokumentu při zakládání?

Na listy dáváme arabská čísla
K tomu používáme jednoduchou tužku
Čísla seřadíme vzestupně
Číslováme listy, nikoli stránky (dokumenty mohou mít vlastní číslování)
Číslo stránky vložíme do pravého horního rohu, aniž bychom se dotkli textu dokumentu.
Přihlášky číslujeme obecný postup
Písmena číslujeme následovně: na obálku naneseme číslo a teprve poté očíslujeme listy obsažené v dopise
Více svazků dokumentů je číslováno jednotlivě
Aplikace přiřazené k samostatnému svazku jsou také číslovány samostatně
Pokud jsou dokumenty napsány na velkoformátovém listu, vložte číslování do pravého horního rohu, ohněte a založte pod jeden okraj
Pro jednotlivé fragmenty uvedené v dokumentu (například šeky) vyhotovujeme soupis a tento dokumentčíslovány v obecném pořadí.

Jak sešít dokumenty pro finanční úřad: pravidla, vzor

počet listů v jednom firmwaru - ne více než 150
dokumenty jsou sešity tak, aby data a víza zůstaly čitelné
Daňový inspektor může potřebovat kopii dokumentu, proto je nutné papíry sešít tak, aby skenování nebo jiné kopírování nevyžadovalo rozbití firmwaru
všechny listy v dokumentu jsou očíslovány (číslování začíná od jedné: 1, 2, 3)
Dokumenty jsou sešívány metodou 2-4 punkce. Nit je vyvedena na zadní stranu a svázána.
K uzlu je přilepen papírek (jeho rozměr 3x5 cm) s certifikačním nápisem a pečetí.

Jak sešít dokumenty pro finanční úřad

Deník je svázán v pevné vazbě. To je nezbytné pro zachování správného vzhledu dokumentu po dlouhou dobu skladování.
Dokumenty jsou očíslovány.
Kniha jízd je prošita běžnou hrubou nití, aniž by vyhovovala jakýmkoliv regulačním požadavkům.

Pro firmware můžete použít následující materiály:

bankovní motouz
běžná nit č. 10 (prošitá velkým počtem ok)
tenká dlouhá šňůra
surová nebo šicí nit
svázaný dokument je zapečetěn, aby byly záznamy chráněny před vnějšími zásahy

Proces firmwaru deníku:

připravte tři otvory pomocí děrovačky nebo šídla (udělejte otvory vlevo na okrajích zásobníku)
vložte nit ze zadní strany vazby zásobníku do vnějšího otvoru
přiveďte nit na přední stranu a vytáhněte okraje a zarovnejte je
vložte konce nití (segment by měl být 6-8 cm) do otvoru, který se nachází uprostřed, a vytáhněte jej na zadní stranu
pokud použijete nit, která není dostatečně pevná, postup opakujte
Konce nití svážeme uzlem na zadní straně, přičemž uchopíme středovou nit, která prochází vnějšími otvory
přilepte konce nití na časopis a nalepte malý čtvercový papír, na který se odpovědná osoba podepíše a podepíše
uveďte datum firmwaru

Jak flashnout účetní zápisník: ukázka

Video: Jak může jednotlivý podnikatel flashovat dokumenty?

Firmware dokumentů pro archivaci

O funkcích dokumentů firmwaru pro archiv se dozvíte z videa.

Video: Na kameře ukládám ARCHIVNÍ SLOŽKU - podrobný popis

Jak flashovat složku s dokumenty?

Proces flashování složky s dokumenty ukazuje video.

Video: Podání případu

Jak ušít pouzdro?

Podívejte se na video, abyste viděli, jak správně podat případ.

Video: Podání věci (1. možnost).

Video: Podání případu (2. možnost)

Pro závazné dokumenty neexistují jednotné pokyny. Ale doporučení pro blikající pouzdra jsou obsažena v Metodická doporučení Rosarkhiv, nařízení Ministerstva kultury Ruska na rok 2005 č. 536, instrukce centrální banka o správě dokumentů a v GOST 51141, které upravují pravidla pro ukládání dokumentů.

Podívejme se na základní principy správného sešívání různých dokumentů.

Pokrýt

Před uložením dokumentů byste měli přemýšlet o kartonovém obalu pro každou složku. Jsou to:

Na obálce jsou uvedeny následující informace:

Název organizace.
Název oddělení organizace (například oddělení lidských zdrojů).
Index případu.
Název případu.
Doba použitelnosti.
Číslo svazku.
Počet listů v pořadači.
Datum sestavení souboru.

Inventář

Každá sada dokumentů je opatřena soupisem. Obsahuje informace:

Název dokumentu.
Datum podání.
Doba použitelnosti.
Anotace (tedy vysvětlení toho, co dokument obsahuje a proč je potřeba jej uložit).
Seznam všech dokumentů obsažených v pořadači s uvedením stránek v každém dokumentu.
Údaje odpovědné osoby - zpracovatele souboru.

Při číslování se na inventář nepřihlíží. Inventář lze uložit do obecné složky, vložit do obalu nebo uložit samostatně. Úředníci ho ale stále raději flashují: pravděpodobnost jeho bezpečnosti je vyšší.

Číslování listů

Číslování je uvedeno Arabské číslice(ve vzácných případech - Roman), vzestupně. Kompilace číslování obvykle nezpůsobuje potíže, ale je třeba vzít v úvahu řadu jemností:

Metody pro flashování dokumentů

Dokumenty můžete sešít několika způsoby:

Pomocí jehly a nitě. Vhodné pro malé dokumenty. Šití se provádí dvěma vpichy na zadní straně, konce nitě jsou upevněny. Na závitu je připevněn papír s certifikačním nápisem a pečetí.
Pomocí nitě a děrovačky. Metoda je podobná předchozí, ale tímto způsobem můžete upevnit větší pouzdro najednou. Kryt většinou nebývá ovlivněn.
Pomocí vrtačky nebo šroubováku. Velkoobjemová pouzdra se takto sešívají. Jako nit lze použít silné lano nebo šňůru. Tento způsob se používá i v případě, že je potřeba sešít pouzdro spolu s potahem.
Pomocí vázacího stroje a automatického číslovače. Tato metoda je dostupná pouze v tiskárnách.

deníky pracovní záznamy musí být před sešitím utěsněna pečetí.

Fotonávod na sešívání dokumentů nití

Obecné schéma firmwaru dokumentu

Jak flashovat dokumenty do archivu

Dokumenty musí být odeslány do podnikového archivu do jednoho roku poté, co byly dokončeny v kancelářské práci. Poté, co jsou po určitou dobu v organizaci uloženy, musí být předány do státního, oblastního nebo městského archivu. Termíny jsou následující:

75 let – pro osobní doklady, domácí knihy, záznamy notářské úkony a řada dalších.
20 let – u investiční výstavby, technologické a projektová dokumentace, patenty.
15 let – na vědeckou dokumentaci.
5 let – pro filmové dokumenty.
3 roky – pro video a fotodokumenty.

Dokumenty do archivu předávají zaměstnanci služeb dokumentační podporařízení. Pokud v organizaci takový konkrétní útvar není, pak má archiv na starosti sekretářka, specialista personální služby nebo zástupce vedoucího, ve vzácných případech - účetní.

Před přípravou dokumentů do archivu je třeba pro ně najít vhodný obal a doplnit inventář o další informace, jako jsou:

Datum sestavení soupisu.
Číslo svazku (pokud se pouzdro skládá z několika svazků).
Jméno a funkce osoby provádějící soupis.

Samotná registrace případu se skládá z následujících fází:

Řízení seskupování dokumentů v souboru.
Pořadač.
Číslování listů.
Připojení a vypracování certifikačního nápisu s pečetí.
Sestavení inventáře případu.

Video: Jak flashovat dokumenty do archivu

Jak flashovat dokumenty pro finanční úřad

Foto: Certifikační nápis

Firmwarové dokumenty pro daňová služba mírně odlišné od blikajících dokumentů pro archiv. Jeho vlastnosti jsou:

Dokumenty jsou upevněny 3 vpichy, vzdálenost mezi nimi je minimálně 3 cm.
Pouzdro lze ušít šicí jehlou s nití, provázkem nebo nylonovou nití.
Doklady je nutné zalepit nalepením papíru 3x5 cm na uzel Konce nití musí zůstat volné.
Na nálepce je umístěn certifikační nápis s pečetí.
Účetní výkazy je potřeba všít do 5 dírek, uzel je překryt hedvábným papírem.

V červenci 2013 fiskální služba objasnila, že prohlášení a ustavující dokumenty je povoleno předkládat nezařazené.

Video: Jak správně flashovat doklady pro finanční úřad

Certifikační dopis

Provádí se po uložení a očíslování všech dokumentů. Je to kus papíru 5x6 centimetrů. Nápis je nalepen na zadní stranu posledního listu tak, aby zafixoval uzel nitě, který drží pouzdro pohromadě.

Uvádí:

Počet listů v pouzdře (v číslech a slovech).
Vlastnosti připojených dokumentů (například pokud jsou některé z nich roztrhané).
Příjmení, pozice a podpis kompilátoru souboru.

Pečeť podniku je na nápis umístěna tak, že její otisk je jak na nálepce (tedy na samotném nápisu), tak na listu.

Jak opravit chyby

Hlavním požadavkem na uložené dokumenty je nedotknutelnost. Pokud je někde nepřesnost - například jste zapomněli přiložit dokument, musíte jej buď založit ve formě samostatného svazku, nebo celé pouzdro rozebrat a znovu přeflashovat. K vázanému případu nejsou povoleny žádné přílohy ani dodatky.

Pokud se v číslování vyskytnou chyby, lze použít číslování písmen. To znamená, že na chybějící list je umístěno stejné číslo, ale je k němu přidáno písmeno, například: 15, 16, 16a, 16b, 17...

Pokud je číslování porušeno vážněji, bude to muset být provedeno znovu. K tomu je třeba pečlivě přeškrtnout nesprávná čísla a zadat nová.

Změny bude nutné provést také u certifikačního nápisu: staré údaje přeškrtněte a vedle nich vložte údaje nové.

3.6.1. Evidenci spisů provádějí pracovníci služby dokumentační podpory vedení organizace nebo jiných organizačních složek, do jejichž působnosti patří zakládání a zakládání spisů, s metodickou pomocí a pod kontrolou archivu organizace.

3.6.2. V závislosti na době uložení se provádí úplná nebo částečná evidence případů.

3.6.3. Případy trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení a personální evidence podléhají úplné evidenci.

Kompletní registrace případů zahrnuje:

archivace nebo vazba souboru;

číslování listů případů;

vypracování certifikačního listu;

kompilace, v nutné případy, vnitřní inventář dokumenty;

zavedení nezbytných upřesnění do podrobností obálky případu (objasnění názvu organizace, registračního indexu případu, lhůt případu, názvu případu).

Případy dočasného (až 10 let včetně) uložení podléhají částečné evidenci: je povoleno nesystematizovat dokumenty v případu, nečíslovat listy případu a nevystavovat certifikační poznámky.

3.6.4. Dokumenty tvořící případy jsou uloženy na 4 kolících v tvrdém kartonovém obalu nebo svázány s ohledem na možnost volného čtení textu všech dokumentů, dat, víz a usnesení o nich. Při přípravě šanonů k archivaci (vazbě) se z dokumentů odstraní kovové spojovací prvky (špendlíky, kancelářské sponky).

3.6.5. Stálé pořadače skládající se z vysoce cenných dokumentů nebo neformátových dokumentů jsou uloženy v uzavřených pevných, tříchlopňových složkách se stahovacími šňůrkami nebo v krabicích.

3.6.6. Pokud jsou ve spisu nevyzvednuté osobní doklady (občanské průkazy, pracovní záznamy, vojenské průkazy), jsou tyto dokumenty vloženy do obálky, která se založí do spisu. V závislosti na dostupnosti velké množství Takové dokumenty jsou následně vyjmuty ze spisů a je o nich sepsán samostatný soupis.

3.6.7. Na konci každého případu je uložen prázdný formulář osvědčujícího listu a na začátku případu (pro evidenci zvláště cenných dokumentů) - formulář pro vnitřní inventarizaci dokladů případu.

3.6.8. Pro zajištění bezpečnosti a upevnění pořadí řazení dokumentů obsažených v kufříku jsou všechny listy tohoto pouzdra (kromě certifikačního listu a vnitřního inventáře) očíslovány arabskými číslicemi s hrubým číslováním v pravém horním rohu listu pomocí jednoduchá tužka nebo číslo. Listy vnitřní inventury dokladů případů se číslují samostatně.

3.6.9. Listy pouzder skládající se z více svazků nebo dílů jsou číslovány pro každý svazek nebo pro každý díl samostatně.

3.6.10. Fotografie, výkresy, schémata a další ilustrační dokumenty představující samostatný list v souboru jsou číslovány na zadní straně při horním okraji listu.

3.6.11. Složený list (formát A3, A2) je rozložen a očíslován na pravé straně horního okraje listu. V tomto případě je list libovolného formátu, lemovaný na jednom okraji, očíslován jako jeden list; list přeložený a uprostřed olemovaný je podroben novému sešití a je očíslován jako jeden list.

3.6.12. List s pevně nalepenými dokumenty (fotografie, výstřižky, výpisky atd.) se čísluje jako jeden list. Pokud jsou k dokumentu přilepeny na jednom okraji další dokumenty (textové vložky, překlady, výstřižky atd.), pak se každý dokument čísluje samostatně.

3.6.13. Obálky s přílohami uložené ve věci jsou očíslovány; v tomto případě se nejprve očísluje samotná obálka a poté se každá příloha v obálce očísluje dalším číslem.

3.6.14. Dokumenty uložené ve skříni s vlastním číslováním listů (včetně tištěných publikací) mohou být číslovány v obecném pořadí nebo si ponechat vlastní číslování, pokud odpovídá pořadí listů ve skříni.

3.6.15. Pokud je v číslování listů případů zjištěno velké množství chyb, jsou přečíslovány. Při přečíslování listů se stará čísla přeškrtnou a umístí vedle nové číslo list; na konci případu je vypracován nový certifikační list, přičemž starý certifikační list je přeškrtnut, ale zůstává ve spisu.

Vyskytnou-li se jednotlivé chyby v číslování listů v souborech při jejich přípravě archivem organizace k předání do státního úložiště, je povoleno po dohodě se státním archivem použít čísla listů s písmeny.

3.6.16. Certifikační list se vyhotovuje v kartotéce na samostatném listu, v knihách - na zadní straně posledního prázdného listu, v kartotéce - na samostatném čistém listu formátu karty.

Certifikační list případu se vyhotovuje v předepsaném formuláři (Příloha 9), který udává čísly a slovy počet číslovaných listů případu, počet listů vnitřního inventáře, specifikuje specifika číslování čísel případu. (přítomnost čísel spisů s písmeny, chybějící čísla, počty listů s nalepenými fotografiemi, čísla velkoformátových listů, obálky s přílohami a počet listů v nich uzavřených) a také indikuje přítomnost v souboru tištěných kopií brožur s počet listů v nich, pokud nebyly poznamenány v obecném hrubém číslování ve spisu.

Dokument osvědčující případ podepisuje jeho zpracovatel. Veškeré následné změny ve složení a stavu věci (poškození, výměna originálních dokladů) se zapisují do certifikačního listu s odkazem na příslušný zákon.

Je zakázáno umísťovat certifikační list na víko pouzdra nebo prázdnou zadní stranu posledního dokumentu. Pokud je případ uložen nebo svázán bez formuláře certifikačního listu, nalepí se za horní část listu na vnitřní obal pouzdra.

3.6.17. Pro evidenci dokumentů trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení je sestaven interní inventář spisů případu, jejichž evidence je způsobena specifiky této dokumentace (zejména cenné, osobní, soudní, vyšetřovací věci apod.), as i evidovat případy trvalého a dočasného (nad 10 let) uchování, tvořené podle typů dokumentů, jejichž záhlaví neodhaluje konkrétní obsah dokumentu.

Interní inventář se sestavuje na samostatném listu podle stanoveného formuláře (Příloha 10), který obsahuje údaje o pořadových číslech dokladů případu, jejich rejstříky, data, záhlaví a čísla listů případu. O vnitropodnikové inventuře se vyhotovuje závěrečný záznam, který čísly i slovy uvádí počet do ní zařazených dokladů a počet listů vnitropodnikové inventury.

Interní inventář podepisuje jeho zpracovatel. Pokud je věc svázána nebo uložena bez vnitřního formuláře soupisu listin, pak se soupis vyhotovený v předepsané formě nalepí na vnitřní stranu předního přebalu skříně.

Změny ve skladbě dokumentů případů (odnětí, vložení dokumentů, nahrazení kopiemi atd.) se promítnou do sloupce „Poznámky“ s odkazy na příslušné akty. V případě potřeby se vyhotoví nový konečný záznam pro vnitřní inventuru a osvědčení o případu.

3.6.18. Obal kufříku pro trvalé, dočasné (nad 10 let) uložení a pro personál je vyhotoven a proveden na předepsaném formuláři (příloha 11), na kterém je uveden název organizace, konstrukční jednotka, rejstřík případu, archivní kód případu, číslo případu (svazek, část) podle ročního oddílu souhrnného soupisu věcí, název případu.

Na obalu souborů trvalého úložiště je místo pro jméno státní archiv, do kterého budou přijímány záležitosti organizace, označení státního archivu a organizační řády.

Při změně názvu organizace (strukturální jednotky) během období, na které se vztahují dokumenty k případu, nebo při převodu případu na jinou organizaci (do jiné strukturální jednotky), je nový název této organizace nebo organizace právního nástupce uveden na obálka případu a předchozí název organizace (strukturální jednotky) je uveden v závorkách.

Registrace pouzdra k uložení obnáší mimo jiné přípravu jeho titulní strany. Co napsat na obálku svazku? Jaké stručné informace o případu budou potřeba za 10, 15, 50 let? V tomto článku si můžete stáhnout soubor s krytím případu a také ukázku, jak jej vyplnit. Formulář odpovídá novinkám zveřejněným v roce 2015.

Obálky jsou přijímány případy, které jsou obvykle sestavovány v plném rozsahu. Rozdíl mezi úplnou a částečnou registrací případů je popsán v. Kryt je nalepen na papírový objem pouzdra. Nedoporučuje se používat lepicí tyčinku, ale vysoce kvalitní tekuté PVA: je spolehlivější.

Titulní strana případu: vzor a formulář

Podívejme se na příklad vyplnění titulní stránky pouzdra (na všechny obrázky lze kliknout):

Zde není prakticky co vysvětlovat, s vyplňováním polí si poradí i začínající archivář. Poznamenejme pouze, že v archivu organizace není horní řádek vyplněn. Pokud (nebo kdy) je soubor převeden do archivu, bude vyplněn ručně. V poli „Uložit“ je vhodné uvést nejen počet let požadovaných seznamy, ale také rok, kdy lze soubor zničit. To neplatí.

Níže uvedená malá tabulka se nazývá „kód archivního případu“ a je dešifrována takto:

F. Ne.– číslo fondu, kterého se případ týká (nevyplňuje se, pokud organizace nezohledňuje své fondy);

Op. Žádný.– číslo, ve kterém je tento svazek zahrnut (nevyplňuje se, pokud nejsou vedeny inventury);

D. Ne.- číslo případu, které se rovněž nevyplňuje, pokud se společnosti podařilo dospět až k evidování případů bez nomenklatury. Ve stálých úložných spisech a personálních spisech je zde uvedeno pořadové číslo spisu podle inventáře.

Zdravím a přeji hezký den!

Mnoho, mnoho písmen a fotografií pod řezem....

Bydlím s manželem, takže doklady schováváme spolu. Mezi námi dvěma je více než 5 zemí pobytu a národností, takže počet dokumentů se tím přirozeně zvyšuje.

Běžné způsoby ukládání

1. Nejprve ukládám všechny dokumenty tímto způsobem:

Složka obsahuje spoustu průhledných souborů rozdělených do kategorií s barevnými oddělovači. Každý soubor obsahuje ORIGINÁL + několik kopií (protože kopie jsou velmi často potřeba, ne každý má doma kopírku a ne vždy má čas, když něco akutně potřebuje). Nikdy tak nemáme problémy s kopiemi a kde hledat originál.

Když někam potřebujete, vezmeme s sebou odpovídající složku (protože velmi často nevíte, jaký další papír po vás budou chtít), jinak je vše na jednom místě + jsou tam kopie a vy ne Nemusím běhat, kdyby se něco stalo.

2. Za druhé, v rámci každé kategorie jsou dokumenty rozděleny podle zásady „co jste dostali jako první, to je první“, tj. nejprve rodný list, pak pas, pak jednoho dne bude důchod atd. atd. .

3. Zatřetí, fotky máme ve složce s dokumenty, jinak velmi často fotky potřebujeme, ale nemáme čas ani chuť někam spěchat. No nevadí, že jsem si změnila barvu vlasů :))

4. Za čtvrté, všechny naše dokumenty již byly naskenovány a uloženy do sdílené složky v Dropboxu, ke které máme oba přístup kdykoli a kdekoli. V Dropboxu je vše rozděleno podle stejného principu jako originály, takže už se ani manžel neptá, kde co je.

Skladování

Koupil jsem milion různobarevných stejných složek velikosti A4.

Černá – vždy je doma strategická zásoba průhledných pořadačů.

Zpočátku jsme měli s manželem doklady v jedné složce, ale vzhledem k počtu zemí pobytu a státního občanství přibývalo dokladů, tak jsem se rozhodla je rozdělit:

Burgundsko - manželovy doklady. Uvnitř podle země.

Červená - naše obecné dokumenty(oddací list, byt, pak budou děti). Existuje i kategorie pro kopie dokladů přímých příbuzných, ale člověk nikdy neví.

Pomeranč - lék. Nevím jak vy, ale když žijeme v několika zemích, shromáždili jsme milion různých výsledků testů atd., atd. Neexistují žádné lékařské záznamy, takže si vše schovávám pro každý případ. Rozděleno na 2 části: moje a mého manžela a uvnitř každé části podle lékařů (ORL, gastrolog atd.)

Žlutá - auditní stopa

Světle zelená složka - studijní dokumenty. Absolvování diplomů, profesních osvědčení atd.

Zelená – doklady z manželovy banky

Tmavě zelená - moje bankovní doklady

Tmavě modrá - manželovy pracovní smlouvy (stejně jako všechny druhy potvrzení z práce)

Modrá - moje dokumenty z pracovišť

Modrá - recepty. Ale já to vůbec nepoužívám, takže to brzy nahradím něčím, i když jsem ještě nepřišel na co

Bonusy pro ty, kteří dočetli až sem :))

Úložiště com. platby

No, jako bonus vám ukážu, jak to ukládám účty za energie(ačkoli papírové nedostáváme a vše je automatizované a odepisuje se z karty měsíčně, ale občas přijdou nějaké roční/celkové).

Složka na akordeon rozdělená podle typu platby:

Uchovávání návodů, návodů a záruk

Moc děkuji za zastavení a omlouvám se za tak dlouhý příspěvek - chtěl jsem být podrobnější a jasnější.

Pokud máte nějaké dotazy nebo upřesnění, rád odpovím v komentářích.