Automatizované systémy pro správu elektronických dokumentů. Automatizovaný systém správy dokumentů

Po určení požadované úrovně automatizace organizace vybere systém, který by uspokojil potřeby organizace v oblasti automatizace22.

Automatizačním systémem se rozumí jakýkoli automatizovaný systém určený k řešení problémů kancelářské práce, bez ohledu na předmět automatizace, ať už je to tělo státní moc, komerční banka, obchodní společnost nebo jakákoli jiná organizace. Je důležité, aby organizace prováděla kancelářskou práci a aby byla prováděna v souladu s předloženými požadavky Ruská legislativa, což nám umožňuje celkem jasně nastínit okruh úloh k řešení8.

Při výběru systému automatizace dokumentů se zpravidla zvažuje jedna ze dvou možností:

Automatizace kanceláří;

Automatizace toku dokumentů.

Kancelářské automatizační systémy řeší především problematiku účtování (evidence) došlých, odchozích, interních a organizačních a administrativních dokladů, účtování vydaných usnesení a přijatých informací o jejich plnění. V systémových databázích se nesmí ukládat detaily dokumentů ve formě tzv. „evidenční a kontrolní karty“, ale také jejich obsah v podobě textů, souborů či obrázků. Kancelářské automatizační systémy umožňují sledovat vyřízení dokumentů a každého usnesení či pokynu a ukládat data o případech, ke kterým jsou dokumenty přiřazeny. Rychlé hledání potřebné dokumenty podle daného kritéria nebo jejich množiny je nedílnou vlastností systémů tohoto druhu.

Systémy elektronická správa dokumentů, v první řadě zaměřené na práci s elektronické dokumenty, jejich pohyb v rámci organizace či mezi organizacemi, což prakticky vyplývá ze samotného slovního spojení „elektronický tok dokumentů“.

V takových systémech velká pozornost věnující se všem životním fázím elektronického dokumentu, počínaje přípravou první verze a prvotním umístěním na dokumentovém úložišti až po jeho předání do archivu. V tomto případě je důraz kladen na hromadnou přípravu dokumentu, jeho schválení, udržování verzí dokumentu, schválení konečné verze a její zveřejnění23.

Rychlé tempo ekonomického rozvoje vytváří vysokou poptávku po systémech pro automatizaci kanceláří a elektronické správy dokumentů (SADED). Vzhledem k rozmanitosti nabídek na trhu EDMS vyvstává otázka, jaký systém by si měl spotřebitel vybrat a jak se od sebe liší26.

Dnes existují tři hlavní způsoby, jak implementovat systém automatizace dokumentů:

Vývoj originálního automatizačního systému;

Instalace standardního automatizačního systému;

Nastavení automatizačních nástrojů.

Vývoj originálního systému automatizace dokumentů zahrnuje zapojení týmu programátorů a vývoj automatizovaného systému „od nuly“ pro konkrétní organizaci.

Instalace standardního systému automatizace dokumentů je v tomto smyslu přesným opakem vývoje originálního systému. Společnosti, které vyrábějí systémy pro automatizaci kanceláří, vyvíjejí standardní softwarové produkty, které lze použít v různých organizacích s minimálním přizpůsobením.

Nastavení nástrojů pro automatizaci práce s dokumenty je mezilehlou možností mezi dvěma výše uvedenými způsoby řešení problému. Na jedné straně je v rámci této metody implementován určitý standardní systém, který implementuje určitou sadu funkcí (jako v druhém případě), a na druhé straně je takový systém postaven na bázi průmyslových nástrojů které lze použít k přizpůsobení potřebám konkrétní organizace. Takové přizpůsobení umožňuje zohlednit charakteristiky konkrétní organizace (jako v prvním případě)8.

V ideálním případě by systém měl podporovat tok papírových i elektronických dokumentů a také obchodní procesy organizace. V praxi je toho obtížné dosáhnout, protože systémy podporují buď standard DMS (řízení kanceláře, systémy správy dokumentů) nebo Workflow (automatizace obchodních postupů, návrh a organizace obchodních procesů)26.

Důležitým faktorem, který je třeba vzít v úvahu, je škálovatelnost programu, tedy možnost v průběhu času zvyšovat počet pracovních stanic (počítačů), na kterých je program používán, a zvyšovat počet dokumentů uložených v systému.

Dalším bodem, kterému musíte věnovat pozornost, je schopnost pracovat s dokumenty po dobu několika let. V některých programech se dokumenty za uplynulý rok přesouvají každoročně do archivu a a nová základna dokumenty aktuálního roku. Na jednu stranu to zjednodušuje práci a snižuje zatížení systému. Ale na druhou stranu může výrazně zkomplikovat kontrolu exekuce a prohledávání dokumentů z loňského roku. Patrné je to zejména na začátku roku, kdy jsou časté výzvy k dokumentům starým 2-3 měsíce, které jsou již přesunuty do archivu.

Proto je důležité, aby program umožňoval snadné vyhledávání dokumentů z minulých let13.

Produkt musí být přístupný, aby uživatel mohl sám provádět některá systémová nastavení (například slovníky, adresáře, standardní cesty atd.), aniž by znovu využíval služby správce. Správce musí vykonávat pouze funkce zajišťující bezpečnost informací, kontrolovat práva a akce uživatelů.

Zvláštní požadavek je kladen na zásady implementace ochrany údajů v systému, tedy jak je systém práv organizován, zda využívání elektronický podpis a šifrování, integrace s antivirovými balíčky.

Neméně důležitou roli při výběru hrají takové věci, jako je DBMS používané systémem a vývojové nástroje. Čím je DBMS rozšířenější, čím snazší je s ním pracovat a čím je uživatel nezávislejší na vývojáři systému, tím snáze najde specialistu, který by jej mohl nainstalovat a nakonfigurovat. Mnoho moderních DBMS může implementovat několik softwarových produktů, a to je další plus ve prospěch jejich výběru. Totéž platí pro vývojové nástroje. Čím známější a rozšířenější budou, čím více specialistů je bude znát a bude umět vyvinout další komponenty pro EDMS, tím nižší budou náklady na takové služby. Schopnost programu integrovat se s jinými produkty je velmi důležitá26.

Další problém, který je třeba vzít v úvahu při přípravě podmínky zadání, je rozlišení práv a účtování přístupu k dokumentům. Řada programů standardně podporuje tzv. logování, tedy zaznamenávání všech akcí každého uživatele či zaměstnance pracujícího s programem. Nejčastěji je požadováno: seznam zaměstnanců, kteří s tímto dokumentem pracovali (kdo a kdy tento dokument prohlíželi a/nebo upravovali), dále seznam dokumentů, které ten či onen zaměstnanec otevřel (editoval, prohlížel) .

Samostatným úkolem je určit pořadí přístupu k dokumentům organizace. Existuje jen málo organizací, ve kterých jsou všechny dokumenty dostupné každému zaměstnanci. V obecný případ všechny dostupné dokumenty jsou dostupné pouze vedení organizace. Kromě toho jsou na dokumenty uvalena omezení v závislosti na jejich kategorii a oddělení, které je vytvořilo. U každého dokumentu mohou oprávněné osoby ručně měnit přístupová práva. Úroveň přístupu se může lišit:

Zaměstnanec vidí kartu i samotný doklad a může jej upravovat (pokud se jedná o koncept dokladu);

Zaměstnanec vidí dokument v režimu jen pro čtení (došlé dokumenty, dokumenty dokončené kancelářskou prací, dokumenty jiných exekutorů);

Zaměstnanec vidí kartu dokladu, ale text dokladu není k dispozici (dostupný pouze se souhlasem vedení);

Zaměstnanec nevidí kartu ani doklad; v režimu vyhledávání se dokument při psaní nezobrazuje ve výsledcích vyhledávání evidenční číslo dokumentu, objeví se hlášení o absenci dokumentu nebo o nedostatku přístupových práv k tento dokument(v závislosti na nastavení programu).

Režim úprav může být samozřejmě dostupný pouze pro koncepty dokumentů. Jakmile je dokument podepsán a papírování dokončeno, je možné jej pouze prohlížet. Obvykle je dokument uložen jako grafický obrázek (vícestránkový *tiff) a jako text dokumentu v textovém souboru (*txt, MSWord, *xml) pro účely fulltextového vyhledávání. Ale dnes se pro ukládání dokumentů stále častěji používá formát *pdf14.

Při výběru programu je důležité věnovat pozornost nejen programu samotnému, ale také jeho vývojáři a dodavatelům. Není neobvyklé, že organizace zjistí, že po zakoupení dobrého a levného programu není společnost, která program vyvinula, schopna poskytnout požadovanou úroveň technické podpory. Kromě toho ne všechny produkty vstupující na trh mají stabilní poptávku. Společnost může uvolnit program pro automatizaci kanceláří a pak například, aniž by dosáhla komerčního úspěchu, přejít na vývoj programů pro úplně jiné oblasti činnosti. Při výběru programu byste proto měli vzít v úvahu také rozšířenost programu, zavedenou pověst vývojářské společnosti, široký okruh uživatelů a dobu existence na trhu.

Každý více či méně složitý podnikový systém vyžaduje neustálou podporu, servis. Při sestavování systémových požadavků a rozhodování o nákupu je třeba tuto otázku zohlednit. Při nákupu jakéhokoli programu je minimálně nutné zajistit školení správce systému. Kromě toho je nezbytné zajistit školení uživatelů programu.

Měli byste také věnovat pozornost možnosti a ceně aktualizace programu v budoucnu. Nejčastěji je aktualizace zdarma po dobu jednoho roku od data zakoupení programu. Někteří výrobci umožňují upgrade na novou, vylepšenou verzi i po několika letech s výraznou slevou. Pokud se u některých společností rozhodnete upgradovat svůj stávající software, budete si muset software znovu zakoupit za plnou cenu13.

V tuto chvíli je těžké překvapit spotřebitele softwarových produktů. Již nestačí poskytnout produkt s větší funkčností než konkurence a lépe zaměřený na řešení konkrétních problémů.

Při honbě za reklamou a navrhovanými superschopnostmi kupovaného produktu však firma potřebuje jasně porozumět rozsahu úkolů řešených s její pomocí, způsobu jejich realizace a reálnému poměru ceny a kvality26.

Podívejme se v tabulce 1 na známou automatizovanou kancelářskou automatizaci a systémy elektronické správy dokumentů a jejich hlavní funkce.

Stůl 1. Příklady systémů kancelářské automatizace

Název systému a organizace vývojáře	Hlavní funkce systému
"BUSINESS" (elektronický tok dokumentů) LLC "Elektronická kancelář systémy"	Automatická registrace dokumentů zasílaných e-mailem Skenování a rozpoznávání papírových dokumentů Přiložení elektronického obrazu dokumentu k registrační kartě Rozlišení přístupových práv k připojeným souborům elektronického obrazu dokumentů Zajistit, aby měl úředník přístup pouze k dokumentům v rámci jeho působnosti Fulltextové a atributové vyhledávání elektronických dokumentů Zasílání elektronických odchozích dokumentů e-mailem Archivní ukládání elektronických dokumentů organizace
"BOSS-Referent" IT Co.	Automatizace procesů tvorby, zpracování, ukládání, evidence dokumentů, rychlé vyhledávání potřebných dokumentů Automatizace skenování, rozpoznávání, evidence příchozích dokumentů Předání potvrzených dokumentů ke kontrole a provedení Vytváření a ukládání standardních šablon dokumentů Vytváření příkazů s různou prioritou provádění, kontrola provádění, report o plnění příkazů, automatické upozornění na prodlení nebo provedené příkazy Koordinace dokumentů s možností delegování pravomoci a oznámení učiněného rozhodnutí
"Kancelářské práce" Společnost "InterTrust"	Evidence a vyhledávání příchozích, odchozích a interních dokumentů Kontrola provádění dokumentů a pokynů Vedení archivu úředních dokumentů Správa různých knihoven pracovních dokumentů Řízení přístupu Tvorba programu jednání, příprava podkladů pro jednání Příprava protokolů Vydávání instrukcí podle protokolů a kontrol provádění Příprava návrhů provozních dokumentů, jejich schvalování a schvalování Kontrola plnění provozních předpisů Skenování a rozpoznávání ORD Vedení kartotéky Dočasné vydávání elektronických kopií provozních dokladů na vyžádání
"Tok dokumentů" -- softwarový modul podnikový systém"Vlajková loď" Společnost "INFOSOFT"	Vývoj obrazovkových formulářů pro zadávání detailů dokladu Nastavení algoritmů pro vyplňování registračních karet dokumentů Automatický výpočet detailů dokumentu pomocí zadaných vzorců Vývoj rozvržení tisku dokumentů Stanovení fází zpracování a operací na dokladech Udržování historie provádění dokumentů Tvorba fulltextových dokumentů a příloh k nim v různých formátech Automatické vytváření a vyplňování registračních karet nových dokumentů podle speciálně upraveného schématu pro kopírování dat z libovolného dokumentu registrovaného v systému Nastavení, automatická údržba a tisk registrů dokumentů Vyhledávejte dokumenty podle jejich podrobností
Elektronická kancelář ("Popelka")	Evidence korespondence v evidenční a kontrolní kartě Prohledávejte dokumenty podle sady atributů nebo podle obsahu Vydávání pokynů a upomínek o lhůtách pro vyřízení dokumentů Kontrola výkonnostní kázně, příprava různých certifikátů, zpráv, seznamů a rejstříků Organizování přístupu k elektronickým kopiím dokumentů Automatické generování složky dokumentů k problému: zdrojové dokumenty, opakované a průvodní doklady, korespondence „v realizaci“ Možnost oddělení přístupových práv podle oddělení a vykonavatelů Automatické zasílání pokynů a upomínek e-mailem Vydávání „signálních“ připomenutí o kontrolní dokumenty a termíny jejich realizace Úplná kontrola nad prováděním dokumentů v geograficky distribuovaných organizacích, včetně organizací provádějících nezávislou korespondenci Tvorba historie pohybu dokumentů

Přes zachování všech základních tradičních funkcí kancelářské práce v automatizovaných systémech automatizace samozřejmě umožňuje organizovat práci s dokumenty efektivněji než tradiční („ruční“) technologie a pomocí počítačových sítí řešit mnoho typických kancelářských pracovních úkolů novým způsobem, výrazně zjednodušující a zrychlující procesní pohyb dokumentů v organizaci. Ukažme si to na příkladu integrovaného kancelářského automatizačního systému „DELO“. V jedné z reklamních brožur tohoto hlavního produktu specializované společnosti „Electronic Office Systems“, která je jedním z uznávaných lídrů v oblasti vývoje a implementace automatizovaných informačních technologií, jsou rozdíly mezi tradiční technologií zpracování dokumentů a automatizovanou technologií. přijaté v systému „DELO“ jsou uvedeny v tabulce 2 1.

Tabulka 2. Rozdíly mezi tradiční technologií zpracování dokumentů a automatizovanou technologií.

Tradiční technologie	Technologie systému "DELO".
Ruční příjem dokumentů přijatých elektronickými kanály (fax, telegraf, E-mailem)	Automatizovaný příjem dokumentů přijatých elektronickými kanály
Ruční tisk karet, příprava přehledů, certifikátů, zpráv, rejstříků	Automatický tisk karet, standardních sestav, certifikátů a registrů, generování vlastních sestav
Reprodukce dokumentů a karet, jejich přeprava a předání účinkujícím
Ruční, často nepovinná, registrace skutečnosti předání dokumentů a usnesení úředníkovi	Automatická evidence skutečností odesílání a přijímání dokumentů a usnesení po počítačové síti
Vícenásobná evidence stejných dokumentů v žurnálech a kartotékách různých konstrukčních dělení	Jednorázová prvotní registrace dokumentu na jakémkoli oddělení a následné automatické sledování pohybu a vyřízení dokumentu v elektronických podatelnách oddělení
Manuální vyhledávání dokumentů a shromažďování informací o jejich provedení v roztroušených kartotékách různých oddělení	Automatické vyhledávání ve všech kartotékách a zobrazení informací jak podle dokumentů, tak podle účinkujících
Poštovní zasílání dokumentů a usnesení jiným institucím	Automatizace poštovních funkcí, zasílání dokumentů a usnesení jiným institucím prostřednictvím e-mailu

Moje práce zkoumá automatizované kancelářské procesy na příkladu systému ESCOM.BPM.

Systém ESCOM.BPM je automatizovaná univerzální softwarová platforma, která splňuje mezinárodní manažerské standardy (BPMI, MoReq, WfMC, OMG) a je určena pro komplexní automatizaci podnikových procesů, lokální a podnikovou správu elektronických dokumentů, jakož i kontrolu nad prováděním dokumenty a objednávky ve firmách jakékoli velikosti.scale27.

V procesu automatizace toku dokumentů lze zhruba rozlišit čtyři fáze: tok papírových dokumentů, tok papírových dokumentů pomocí autonomních PC, tok smíšených a bezpapírových dokumentů.

Tok papírových dokumentů znamená, že všechny fáze dokumentu probíhají v papírové podobě. Jen před dekádou a půl tenhle typ tok dokumentů byl dominantní. K evidenci papírových dokumentů se používaly velké deníky nebo velkoformátové archy, do kterých se zapisovaly nově evidované dokumenty. Po určitá dobačasopisy a listy byly předány do archivu.

Když se objevily počítače, nahradily deníky a listy, což dalo vzniknout papírové správě dokumentů pomocí samostatných počítačů.

Správa papírových dokumentů pomocí samostatných počítačů znamená, že PC se používá k přípravě a evidenci dokumentů. Vlastně v této fázi vzniká pojem elektronický dokument, tzn. takový dokument, který je uložen výhradně na počítači, nebo, jak se říká, „na počítačovém médiu“. Výhody elektronického dokumentu při absenci lokální sítě však lze realizovat jen v malé míře. Předávání, koordinace a schvalování dokumentů v této fázi probíhá v papírové podobě.

Smíšený tok dokumentů předpokládá, že počítače připojené k lokální síti slouží k přípravě, přenosu a ukládání dokumentů, ale dokument má právní sílu pouze v listinné podobě. Koordinace a schvalování finančních a právních dokumentů probíhá v listinné podobě. Typický diagram takového toku dokumentů je znázorněn na obrázku 8.7.

Rýže. 8.7. Smíšený tok dokumentů

Návrh dokumentu se připravuje v v elektronické podobě(bod 1), poté dokument předá sekretářce, která jej zaeviduje, vytiskne a předá vedoucímu ke schválení (odst. 2). Manažer provede změny a předá dokument k přepracování dodavateli (bod 3). Po schválení je dokument zaslán prostřednictvím místní sítě všem účinkujícím (bod 4).

Bezpapírový tok dokumentů znamená, že všechny transakce s dokumenty jsou prováděny elektronicky.

8.7.1. Právní moc elektronického dokumentu

Právní moc elektronického dokumentu je zajištěna na základě použití elektronického digitální podpis Digitální podpis je mechanismus, který umožňuje prokázat, že autor odesílaného elektronického dokumentu je ve skutečnosti přesně ten, za koho se vydává, a že dokument nebyl během procesu doručení změněn. EDS se používá jako obdoba vlastnoručního podpisu nebo běžné pečeti v případě právnická osoba. Digitální podpis je přidán do bloku dat a umožňuje příjemci bloku ověřit zdroj a integritu dat a chránit se tak před paděláním.

Většina podniků uznává výhody elektronické (bezpapírové) správy dokumentů, která má následující výhody:

Snadné provádění změn v dokumentu;

Schopnost umístit do dokumentu nejen textová, ale i multimediální data;

Možnost použití předem připravených formulářů;

Vyšší rychlost přenosu informací na velké množství adres;

Ušetřete papír;

Vyšší kompaktnost archivů;

Snazší kontrola informačních toků;

Vysoká rychlost vyhledávání a získávání informací;

Schopnost chránit dokumenty před neoprávněným přístupem a rozlišovat přístupová práva zaměstnanců k informacím.

Zavedení elektronické správy dokumentů umožňuje snížit počet služeb spojených s prací s dokumenty (kurýři, administrativní pracovníci atd.).

V podmínkách elektronické správy dokumentů je potřeba mnohem méně nákladů na restrukturalizaci toku dokumentů, když se změní vnější podmínky, například požadavky na změnu formy hlášení.

Navzdory skutečnosti, že efektivita správy elektronických dokumentů je široce uznávána, úplný přechod na bezpapírové technologie vyžaduje řadu řešení legální problémy, stejně jako investice. Takže dnes v Rusku najdete všechny typy toku dokumentů.

Stále existují podniky a instituce, které stále fungují v papírovém prostředí; většina používá počítače a místní sítě k organizaci toku dokumentů a pouze malé procento používá plně automatizované systémy elektronické správy dokumentů. Jaký je důvod této situace?

V ideálním případě by vývoj elektronické správy dokumentů měl vyústit ve zcela bezpapírové technologie. Nicméně, dnes papírové dokumenty jsou stále nutné pro splnění požadavků mnoha předpisů - daňové zákony, legislativa na účetnictví a tak dále. Jedním z hlavních účelů dokumentu je schopnost osvědčovat určité skutečnosti. Papírový dokument s potřebnými náležitostmi a stupni ochrany byl donedávna hlavním způsobem prokazování konkrétní skutečnosti, tzn. představoval právní moc. Papír jako hmotné médium má nevýhodu v tom, že neumožňuje zcela vymazat a zaznamenat nové informace, ale tato nevýhoda se mění ve výhodu z hlediska zamezení falšování dokumentů. Není divu, že ruské přísloví říká: co se píše perem, nemůže se sekyrou.

Jinými slovy, když obdržíme dokument, který má na každé stránce podpis a na povrchu papíru nejsou žádné známky poškození (tj. je zřejmé, že text nebyl vymazán nebo přepsán), můžeme si být jisti že tento dokument odeslala podepsaná osoba a že během doručení nedošlo ke změně.

V podstatě moderní prostředkyšifrování umožňuje poskytnout stejné prostředky k ověření pravosti dokumentu jako podpis na papíře.

Přijato v dubnu 2011 federální zákon„O elektronickém digitálním podpisu“ dává organizacím možnost vytvářet systémy pro výměnu výhradně elektronických dokumentů, ve kterých může elektronický dokument fungovat jako originál, který není třeba duplikovat s tištěnou kopií. Legálnost digitálního podpisu je však dnes absolutní pouze pro interní tok dokumentů, kde je aktivně využíván, protože interní tok dokumentů je regulován generálním ředitelem.

Hlavním důvodem přítomnosti smíšeného toku dokumentů je tedy skutečnost, že otázka používání digitálních podpisů dosud není na státní úrovni vyřešena.

Výměnu dokumentů v elektronické podobě však nelze využít ve všech, ale pouze v některých oblastech činnosti organizace.

8.7.2. Elektronická výměna Ne legální dokumenty

V případech, kdy podpis není vyžadován, může být tok dokumentů zcela bezpapírový. Typickým příkladem jsou vydavatelství novin a časopisů, z nichž mnohá připravují články v elektronické podobě ve všech fázích a materiál zasílají do tiskárny také zcela v elektronické podobě (obr. 8.8).

Rýže. 8.8. Bezpapírová výměna neprávních dokumentů

Vše začíná tím, že autor napíše článek (bod 1). Často je autor na volné noze a s pracovníky nakladatelství komunikuje přes email. Autor článek připraví (v drtivé většině případů ve Wordu) a zašle jej redaktorovi, který často také pracuje z jeho home office, ačkoli je zaměstnancem vydavatelství na plný úvazek.

Editor (krok 2) pomocí možností sledování změn ve Wordu udělá do článku poznámky, vloží do textu komentáře a odešle jej autorovi k přepracování. Ve fázi 1-2 se editor a autor dohodnou na textu článku výměnou e-mailu. Poté, co je text připraven, umístí editor do názvu článku potřebné údaje k identifikaci tohoto článku:

Název časopisu;

Číslo deníku;

Název článku;

Editor;

Anotace;

Klíčová slova.

Dále editor zašle opravený text a ilustrace e-mailem výkonnému tajemníkovi (bod 3). Výkonný tajemník umístí soubor s textem článku na souborový server v lokální síti, aby k němu měli přístup různí zaměstnanci, kteří budou dokument dále zpracovávat, a připraví nový dokument, která obsahuje všechny podrobnosti k tomuto článku a informace o autorech.

Šéfredaktor (bod 4.) článek posoudí a v případě schválení převede do další práce ve fázi literární úpravy (bod 5).

Po zkopírování přejde článek do rozvržení (bod 6).

Umělci a návrháři rozvržení překládají text a obrázky do programu pro rozvržení. Jako program pro rozvržení lze použít QuarkXPress, MS Publisher nebo PageMaker. Poté je rozvržení odesláno na server tiskárny (krok 7). Tiskárna se může nacházet v zahraničí, například mnoho moskevských vydavatelství tiskne své materiály ve Finsku.

Zároveň je článek zaslán redaktorovi webu (bod 8), který připraví verzi pro prezentaci na internetu. Zde lze použít domovskou stránku nebo Macromedia Dreamweaver. Je třeba poznamenat, že webový server, na který jsou články zasílány, se často nachází mimo vydavatele, u některého poskytovatele hostingu (článek 9).

Pokud konečná verze článku nebyla odeslána autorovi ve fázi rozvržení, může přejít na web a získat konečnou verzi odtud. Někteří vydavatelé však články z posledního čísla zveřejňují na webu až po vyprodání nákladu.

8.7.3. Duplicitní výměna právních dokumentů

Vzhledem k omezené implementaci mechanismu Elektronické digitální podpisy dokumenty jsou převážně duplikáty papírových originálů. Nejčastěji se používají pouze k urychlení určitých fází tradiční kancelářské práce: vytváření, reprodukce a přesun dokumentů.

Při výměně právních dokumentů je zcela běžná praxe duplicitní výměny dokumentů, kdy po odeslání elektronických kopií kurýři předávají papírové dokumenty.

Typická situace je, když si dvě organizace (často sídlící v různých městech) vyměňují e-maily v procesu přípravy a odsouhlasení smlouvy. V některých případech, po odsouhlasení dohody na úrovni e-mailu, začnou strany pracovat na realizaci společného projektu a paralelně je dohoda podepsaná jednou ze stran zaslána poštou nebo kurýrem.

Zavedení bezpapírového toku dokumentů umožňuje rychlou výměnu informací s partnery a klienty, nicméně zvýšená efektivita přenosu informací vyžaduje zavedení speciálních elektronických bezpečnostních služeb, které kontrolují únik informací.

Na předávání elektronických dokumentů se mohou podílet zprostředkovatelé (poskytovatelé informací – poskytovatelé služeb pro přenos dat na internet).

Účast poskytovatele v systému elektronické správy dokumentů vyžaduje vyřešení otázky jeho práv a povinností, odpovědnosti za jejich selhání atp. Je důležité správně určit požadovanou úroveň spolehlivosti systému elektronické správy dokumentů. Použití určitých kryptografických nástrojů v současné době vyžaduje zvláštní oprávnění. K úplnému vytěsnění papírových dokumentů z kancelářské práce tak s největší pravděpodobností brzy nedojde. K tomu je nutné vyřešit řadu problémů souvisejících s uznáním právní moc elektronický dokument, jakož i zajištění bezpečnosti elektronických komunikací.

8.7.4. Tok dokumentů na základě e-mailu

V podnicích s malým počtem zaměstnanců není potřeba zavádět složitý automatizovaný systém elektronické správy dokumentů.

V tomto případě se jako médium distribuce dokumentů zpravidla používá program Microsoft Outlook, pomocí kterého se zasílají soubory s dokumenty, a stejný program slouží k odesílání obrázků dokumentů získaných skenováním primárních papírových originálů.

Jak ukazuje obrázek 8.9, e-mail udržuje všechny v kontaktu.

Rýže. 8.9. Příklad organizace toku dokumentů

podle zásady „každý s každým“

S tímto přístupem obvykle neexistují jednotné automatizované adresáře pro celý podnik a každá divize si vytváří vlastní systémy klasifikátorů a standardů. V tomto případě se obvykle používají stejné adresáře obsahující e-mailové adresy zaměstnanců.

Registrace dokumentů v tomto schématu se provádí ručně, informace o dokumentech se zapisují do tabulek, které nejsou zpracovávány automatizovanými systémy. Každý dokument je odeslán po trase zvolené dalším vykonavatelem. Když podnik roste, taková organizace toku dokumentů se ukazuje jako neúčinná. Stává se obtížným sledovat cestu konkrétního dokumentu a sledovat provádění konkrétní objednávky. Zkomplikuje se kontrola verzí dokumentů, proces schvalování a vyhledávání dokumentů. V tomto případě je nutný přechod na specializované automatizované systémy správy dokumentů.

8.7.5. Systémy automatizovaný tok dokumentů

V malé firmě je možné organizovat práci na základě výměny e-mailů a ukládání dokumentů na souborovém serveru, kde má každý svou buňku. Malé společnosti obvykle implementují schéma správy, ve kterém je souborový systém docela vhodný pro ukládání dokumentů. Například ve složce „Účetnictví“ je složka „finanční oddělení“, v ní je „ finanční plánování“, ještě hlouběji – „minimalizace daní“. Taková hierarchie je pro uživatele intuitivní – každý zná svou buňku, ví, kam umístit určité dokumenty. To vše však přestává fungovat, když se rozsah podniku rozroste. Ve velkém podniku se objevuje mnoho pracovních skupin. Zároveň mohou jednotliví zaměstnanci pracovat na více projektech. Představte si, že jeden projekt je automatizace FSB a druhý je automatizace nákupní centrum. Je jasné, že požadavky na kontrolu přístupu k informacím musí být odlišné. Zde je vyžadován speciální software, který poskytuje úložiště elektronických dokumentů, což umožňuje klasifikovat celou sadu dokumentů podle několika parametrů: podle hierarchie, podle stupně utajení atd. To vám umožní kompetentněji autorizovat přístup a rychle najít potřebné dokumenty.

Druhým aspektem je směrování dokumentů v podniku. Zavedení systému pro automatizaci kanceláří a elektronické správy dokumentů (dále jen SADD) umožňuje optimalizovat celý proces řízení, který se stává jednodušším a logičtějším, zlepšuje se kvalita přijímaných rozhodnutí a zefektivňuje se kontrola provádění. manažerská rozhodnutí se sníží náklady spojené s údržbou řídícího zařízení.

Dokumenty jsou odesílány pomocí automatizovaného systému správy dokumentů, který obsahuje jednotnou databázi klasifikátorů a standardů pro celou organizaci. Směrování dokumentu se určuje v závislosti na typu dokumentu, tzn. existují standardní cesty pro jednotlivé kategorie dokumenty. To vám umožní odesílat dokumenty přímo po registraci úředníci organizací v souladu s jejich pracovní povinnosti a s technologickými postupy zpracování dokumentů různého typu.

Většina vývojářů SADD nevytváří své vlastní textové editory, ale použijte editor z Microsoft Office. Na pracovišti vývojáře dokumentů je do rozhraní Word přidáno funkční tlačítko, které umožňuje přenést vytvořený dokument do systému správy kanceláře, který zajistí jeho průchod systémem toku dokumentů. Když je potřeba zobrazit dokument, spustí se Word na počítači uživatele.

Můžeme říci, že automatizovaný systém kancelářské práce je dopravník, který zajišťuje optimální pohyb prvků v systému, a programy společnosti Microsoft Office jsou stroje kolem tohoto dopravníku, pomocí kterých připravíte dokument (díl) a umístíte jej na dopravník. Systém správy kanceláře zajišťuje zaručené doručení z jednoho stroje na druhý, řídí, co se na tomto stroji zpracovává, a posílá to dále na místo určení.

Mnoho existujících SADD umožňuje organizacím, které je implementovaly, přejít na bezpapírový tok dokumentů. I když je však SADD k dispozici, v praxi jej využívá jen několik organizací. elektronické podobě interní schvalování organizačních a administrativních dokumentů pomocí elektronického digitálního podpisu (EDS).

V ekonomické literatuře se uvádí, že v podnikání údajně existují určité „důležitější“ a některé „méně důležité“ složky. Zastánci tohoto přístupu tvrdí, že hlavní procesy (které například generují tok mezipaměti nebo produkují produkt) jsou tím, na čem podnik skutečně stojí, a podpůrné procesy, jako je například tok dokumentů ve společnosti, jsou komponenty které lze opustit s minimálními ztrátami. Na jednu stranu si lze představit, že takoví specialisté mají pravdu a jejich pohled je skutečně oprávněný, ale pouze pokud se bavíme o firmě s ročním horizontem rozvoje. Protože jakmile začneme hovořit o firmě, která je skutečně zaměřena na rozvoj na trhu – zvyšování obratu, růst majetku, rozšiřování pobočkové sítě, je jasné, že podpůrné procesy, mezi které se samozřejmě dostávají do popředí. proces toku dokumentů společnosti hraje neméně důležitou roli v úspěchu podnikání.

V dnešním článku se podíváme na to, proč je dnes automatizace toku dokumentů klíčem k objednávce zítřka a jaké problémy řeší systémy elektronického toku dokumentů v podnicích zaměřených na efektivitu.

Co je EDMS

Abyste pochopili, co jsou elektronické systémy pro správu dokumentů, musíte nejprve odpovědět na otázku: „Proč je vlastně podniky potřebují? Mnoho lidí stále věří, že papírování a manažeři pobíhající po chodbách s fakturami, účetní s mrakodrapy smluv a faktur na stole jsou normální a to je podstata každého podnikání. Tento článek je zaměřen na ty, kteří chápou, že moderní podmínky ekonomické interakce a úroveň technologického pokroku vytvářejí situaci, ve které efektivita podnikání do značné míry závisí na rychlosti řízení informací, které má podnik k dispozici, a na postupu organizace racionálního pohybu. tato informace.

Elektronické systémy pro správu dokumentů řeší jeden z klíčových obchodních problémů v administrativní části – zjednodušují interakci mezi zaměstnanci.

Když jsou všechny podnikové informace bezpečně uloženy, úrovně přístupu různých zaměstnanců do různých částí podniku informační systém, je zajištěna jednoduchá a srozumitelná správa dokumentace a všichni zainteresovaní mají k dispozici elektronické nástroje pro správu dokumentů a standardy pro její použití - produktivitu jakéhokoli společné aktivity zaměstnanci.

Takzvané EDMS (Electronic Document Management System) jsou individuálně přizpůsobené propojené softwarové systémy, které umožňují spravovat různé typy dokumentů a informací.

V každé společnosti, která aktivně podniká, číslo oficiální dokumentace neustále roste a jeho růst nelze brzdit zejména z legislativních důvodů. V tomto případě je nutné vytvořit určitá schémata automatizace dokumentů, která budou standardizovat procesy řízení, regulovat činnost zaměstnanců v této části práce, osvobodit zaměstnance od manuální práce a vlastně zefektivnit celý systém jako celek. Objekty, na které se takové systémy zaměřují, nejsou pouze běžné dokumenty v papírové nebo dokonce elektronické podobě, ale obecně všechny obchodní procesy společnosti, které se nějakým způsobem promítají do systému výměny informací. Proto automatizace toku dokumentů obecně a automatizace systémů toku elektronických dokumentů konkrétně v Nedávno Přední společnosti se začaly zajímat a viděly obrovský potenciál pro zvýšení celkové efektivity prostřednictvím implementace takových změn. Automatizované EDMS se totiž stávají univerzálním systémem řízení podnikových informací v širokém slova smyslu, který umožňuje podniku v rámci jednoho systému obdržet všechny potřebné nástroje pro práci od okamžiku vzniku informace až po její definitivní likvidaci.

Volný, uvolnit
konzultace
expert

Natalia Sivorina

Konzultant-analytik 1C

Děkujeme za vaši žádost!

Specialista 1C vás bude kontaktovat do 15 minut.

Účinnost EDMS

Pokud mluvíme o skutečné efektivitě, které lze dosáhnout díky automatizaci toku elektronických dokumentů v podniku, měly by být uvedeny následující body:

• Úplné odstranění nebo maximální omezení rutinních operací a ruční práce s informacemi. Automatizované systémy výrazně zjednodušují procesy, jako je primární zadávání nebo zpracování dat, skenování a kontrola dat nebo dokumentů, procesy importu nebo exportu informací z jednoho zdroje do druhého.
• Vytvoření jednotného elektronického dokumentačního prostoru ve firmě, ve kterém existuje vnitřní hierarchie přístupu zaměstnanců k různým informacím. To eliminuje potřebu vytvářet distribuované úložiště informací pro zajištění jejich bezpečnosti nebo oddělené úrovně přístupu, protože tento problém řeší jeden propojený systém. Například v distribuovaných strukturách se to stává mimořádně pohodlným nástrojem pro vrcholový management, který může potřebovat přístup k některým informacím z nižších úrovní.
• ASEDS vám umožňuje implementovat pohodlný vyhledávací systém, který je zcela propojen se všemi řídícími procesy probíhajícími ve společnosti. Systém automatizace dokumentů integrovaný do podniku se tak stává interním systémem vyhledávání informací, který může být potřebný k řešení obchodních problémů nebo jednoduše k provádění jeho přímých funkcí.
• Snížení množství papírových informací na minimum nebo jejich úplné odstranění z práce zaměstnanců. Toto řešení má mnoho výhod – od snížení skutečných nákladů v položce „administrativní“ až po snížení rizika, že důvěrná informace opustí společnost na papíře.
• Automatizovaný systém toku dokumentů umožňuje zvýšit rychlost interakce mezi zaměstnanci a odděleními a také zvýšit míru jejich vzájemné odpovědnosti za činy spáchané nebo naopak nespáchané v rámci spolupráce. To je velmi důležitý aspekt účinnosti EDMS, protože, jak ukazuje praxe, produktivita oddělení výrazně roste na pozadí skutečnosti, že strany spolupráce jsou omezeny rámcem systému a spolupracují výhradně na podnikání. . Je však třeba mít na paměti, že v elektronický systém„všichni zanechávají stopy“, takže později nebude možné předstírat, že někdo něco neslyšel nebo že se to vůbec nestalo.
• Automatizované systémy pro správu dokumentů mají příznivý vliv na vztah mezi vedením a podřízenými tím, že se objednávky stávají přehlednějšími, srozumitelnějšími a je zaručeno, že budou předány osobám, kterým byly informace určeny. Lze také konstatovat, že v rámci automatizovaných elektronických systémů se zvyšuje rychlost generování mezipokynů, úprav, rozhodnutí a editací i sledování realizace zakázek na všech úrovních.
• EDMS umožňuje zavést systém nejen vnitřní výměny informací ve firmě, ale také vyvíjet cesty a metody pro import a export informací s externími systémy. Vzniká tak přirozený filtr, který reguluje formu, jakou informace z firmy odcházejí (a někdy je to z hlediska normy extrémně důležité), i formu, v jaké se příchozí informace dostávají k zaměstnancům firmy v rámci systému. . To vše umožňuje společnosti dosáhnout informační identity, která je nesmírně důležitá pro produktivní chod podniku jako celku.

Automatizace EDMS v globálním smyslu je nejlepším základem pro tvorbu standardů a algoritmů, podle kterých probíhají všechny obchodní procesy ve firmě na různých úrovních. Elektronický systém správy dokumentů tak přestává být jen součástí kancelářské práce či výměny dokumentů, ale stává se důležitou součástí podnikového systému, která určuje, jak efektivně jsou zaměstnanci společnosti využívány informace.

Instrumentální možnosti automatizovaných systémů pro správu dokumentů

Díky aktivnímu rozvoji programování v posledních deseti až patnácti letech dnes systémy zaměřené na automatizaci interakce informací umožňují obsáhnout přesně tu sadu nástrojů, kterou konkrétní firma potřebuje. Různé oblasti podnikání a jednoduše individuální charakteristiky jeho chování kladou na takové systémy určitý seznam požadavků, které platí konkrétně tady a teď.

Některým firmám stačí víceméně „klasická“ sada funkcí – vytváření dokumentů, zpracování informací, vyhledávání a kontrola dat, ale i interní interakce (přenos, upozornění stranám, nastavení a sledování plnění úkolů). Jiní potřebují podstatně složitější systémy a jinou sadu nástrojů, které jim umožní budovat složité hierarchie, vytvářet vzdálené příkazy, vzdálený přístup, integraci s databázovými daty SQL a Oracle, poskytovat přístup k serverům bez speciálních aplikací a např. cloudové systémy. Nejpokročilejší uživatelé automatizovaných systémů elektronické správy dokumentů mohou mít přístup k tak komplexním a specifickým nástrojům, jako je automatické optické rozpoznávání informací, čárové kódy a skenování, systém digitálního podpisu, fulltextové a atributové vyhledávání atd.

Výhody automatizovaných systémů pro správu dokumentů

Využití automatizovaných systémů pro správu dokumentů, zejména systémů, dnes není snadné konkurenční výhodu společnosti zaměřené na efektivitu, ale také objektivní nutnost pro všechny účastníky ekonomické interakce, kteří mají v zásadě zájem na produktivním fungování svého podnikání. Svět se za poslední dekádu dramaticky změnil a to zasáhlo všechny oblasti podnikání a firem, což je přimělo ke změnám spolu s příchodem éry digitální ekonomiky. Ve srovnání s tradičními systémy, které dříve umožňovaly vybudovat v podniku proces správy informací, otevřely systémy automatizovaného toku dokumentů podnikům nové obzory v oblasti zvyšování vlastní efektivity, které se odrážejí v následujících výhodách automatizovaného řízení dokumentů: průtokové systémy:

1. Takové systémy výrazně zvyšují produktivitu společnosti zvýšením produktivity, což je zajištěno nejen pohodlím procesní interakce mezi odděleními, ale také dostupností v systémech EDMS možností neomezené práce s potřebnými informacemi, od přístupu k radikálním transformacím. informace v co nejkratším čase.
2. Informace v elektronické podobě jsou udržovány v aktuálnějším stavu, protože proces tvorby a schvalování změn může probíhat bez přerušení hlavní činnosti v režimu „na pozadí“.
3. Elektronické systémy jsou odolnější vůči poruchám a jsou bezpečnější než jiné. Mohou výrazně snížit dopad lidské nepozornosti (tzv. „lidský faktor“) a zaručit bezpečnost informací. Je jasné, že pokud chcete a máte technické možnosti, můžete prolomit jakýkoli systém, ale i s přihlédnutím k možnosti hacknutí vyžaduje elektronický systém větší ochranu, šifrování popř. záloha data.
4. ASEMS vytváří předpoklady pro výrazné snížení provozních nákladů jak v přímých výdajových položkách, tak v oblasti osobních nákladů díky snížené potřebě společnosti na výkonné umělce.
5. Takový systém otevírá nové možnosti spolupráce mezi odděleními, a to jak na přímých otázkách (v oblasti výměny informací), tak ve formě příležitostí pro společnou nebo postupnou (jedno po druhé, části) práce na různé podnikatelské projekty. Vynikající nástroj pro vzdálené brainstormingy, pracovní skupiny, kolektivní úpravy a koordinaci.

Obecně platí, že automatizované systémy pro správu dokumentů poskytují společnosti nejen výhody uvedené výše, ale i řadu dalších, které se v konvenčních jednotkách obtížně měří nebo počítají, ale které jsou neméně důležité. Hovoříme o zvyšování technické gramotnosti personálu a jednoznačném zvyšování kázně zaměstnanců a odpovědnosti za své jednání a svou práci. Zaměstnanci, kteří pracují v jediném elektronickém systému, spolu neustále interagují, řeší problémy, které vznikají na nižších úrovních, a tím posilují firemního ducha.

Automatizace systému toku dokumentů dnes není jen interním prostředkem optimalizace podnikových procesů, ale přirozenou potřebou firem zvyšovat produktivitu své práce v kontextu globálních ekonomických krizí. Významné omezení příležitostí pro získání finančních prostředků a obchodního růstu prostřednictvím investičních injekcí vede společnosti z tradičních průmyslových odvětví k pochopení, že příležitosti ke zlepšení obchodní výkonnosti se skrývají v samotných společnostech. Jestliže před dvaceti lety bylo důležité jen „hodně prodávat“, dnes je důležité „prodávat efektivně“, a to je bez moderního automatizovaného systému pro práci s informacemi zcela nemožné.

Závěrem bych rád poznamenal, že jakákoli automatizace ve firmě je spojena s nemalými investicemi, ačkoliv (pokud máme na mysli samotný program) nejde o jejich významnou část. Jejich základem je vývoj metodiky pro budování systému, ale z dlouhodobého hlediska se více než vyplatí díky zvyšující se efektivitě a rychlosti podnikání společnosti. Jak již bylo řečeno, dnes vyhrává nejen nejchytřejší, ale i nejrychlejší účastník trhu, a tak je systém automatizace dokumentů jednou z příležitostí pro příznivý rozvoj firmy do budoucna.

Automatizace toku dokumentů není jen prostředkem k optimalizaci interních procesů, je to příležitost získat výhodu v silně konkurenčním prostředí. Automatizované systémy toku dokumentů pomáhají urychlit procesy a poskytují manažerům úplný obraz o práci společnosti při přijímání provozních i strategických rozhodnutí.

V tomto článku se podíváme na problémy, se kterými se společnosti nevyhnutelně potýkají, když se rozhodují zavést elektronickou správu dokumentů.

Kdy a proč je ve firmě potřeba automatizace dokumentů?

Dokumenty a další podnikové informace mají značnou hodnotu, stejně jako materiální zdroje. Abychom byli konkurenceschopní, potřebujeme moderní přístupy ke zpracování dokumentů a je důležité věnovat problematice dostatečnou pozornost informační bezpečnost.

Můžeme identifikovat řadu problémů společných těm organizacím, které stále aktivně používají papír:

• dokumenty se neustále ztrácejí;
• hromadí se mnoho dokumentů, jejichž účel a zdroj nejsou jasné;
• důvěrnost je často porušována – informace se dostávají do nesprávných rukou;
• hodně času se stráví hledáním požadovaný dokument a vytvoření soupravy;
• je vytvořeno několik kopií stejného dokumentu - hodně peněz se utratí za papír a kopírování;
• Příprava a schvalování dokumentů zabere spoustu času.

Cena projektu závisí na několika faktorech: třída systému, funkční a technologické možnosti, rozsah organizace správy elektronických dokumentů. Celkové náklady se skládají z nákladů na softwarové licence a nákladů na práce provedené dodavateli při implementaci.

Částka vynaložená na implementaci často převyšuje celkové náklady na softwarové licence – na to je třeba být připraven. Úspora na implementačním projektu je ztrátová strategie. Efektivita systému v naprosté většině případů závisí na správné implementaci: důležité je zohlednit všechny požadavky a dospět k optimalizaci řešení.

Ekonomická efektivita – mýtus nebo realita?

Stále častěji se objevují otázky ekonomické efektivity automatizace toku dokumentů. Je poměrně obtížné kvantifikovat ekonomickou efektivitu implementace systému automatizace správy dokumentů, protože je nutné vzít v úvahu velký počet faktory a zpracovávají značné množství informací.

Čím větší je tok dokumentů v podniku, tím obtížnější je posoudit jeho ekonomickou efektivitu. Na základě empirických dat je pomocí expertní analýzy možné odhadnout ekonomický efekt, ale nebudeme se zdržovat matematickými výpočty. Zdůrazněme hlavní faktory ovlivňující ekonomický efekt.

• Pokud je systém správně zvolen a proces implementace je úspěšný, pak snížením času stráveného rutinními operacemi s dokumenty mohou zaměstnanci efektivněji využívat pracovní doba a dělat více práce.
• Elektronické systémy pro správu dokumentů umožňují optimalizovat činnost jednotlivých divizí podniku i celé organizace jako celku. Mnoho systémů poskytuje analytické informace, které se používají k přijímání mnoha důležitých manažerských rozhodnutí.
• Manažeři firem dostávají pohodlný nástroj pro sledování a kontrolu výkonnostní kázně zaměstnanců. Včasné přerozdělení zdrojů, objektivní posouzení náročnosti práce a vytížení útvarů, schopnost kontroly jednotlivých procesů – to vše přispívá k růstu osobní odpovědnosti každého zaměstnance.

S tím jsou spojeny i další výhody systém automatizace dokumentů. Nejsou vždy zřejmé, ale samozřejmě také ovlivňují efektivitu organizace jako celku. Jde o zvýšení úrovně odborného výcviku zaměstnanců, rostou ambice zaměstnanců a vštěpuje se kultura využívání moderních informačních technologií.