Όταν σφραγίζεται, το αντίγραφο είναι σωστό. Πώς να πιστοποιήσετε σωστά αντίγραφο εγγράφου - δείγμα

Είναι δυνατόν να διασφαλιστεί αντίγραφο του εγγράφουσε οργανισμό ώστε να έχει νομική ισχύ ή χρειάζεται να απευθυνθείς σε συμβολαιογράφο; Ποιους κανόνες ορίζει ο νόμος; Μάθετε για τις απαιτήσεις διαχείρισης γραφείου για επικυρωμένα αντίγραφα το 2017.

Από το άρθρο θα μάθετε:

Πιστοποίηση αντιγράφων εγγράφων 2017

Παρά ταχεία ανάπτυξη ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, οι δραστηριότητες πολλών οργανισμών εξακολουθούν να συνδέονται με έντυπη τεκμηρίωση. Τα πρωτότυπα συντάσσονται σε συγκεκριμένο αριθμό αντιγράφων (συχνά αυτό ρυθμίζεται από GOST και κανονιστικά έγγραφα). Η κατάσταση με τα αντίγραφα φαίνεται εντελώς διαφορετική. Μπορούν να αφαιρεθούν σε απεριόριστο αριθμό και εάν είναι σωστά πιστοποιημένα, θα έχουν νομική ισχύ και σε ορισμένες περιπτώσεις θα είναι ίσα με το πρωτότυπο.

Η GOST R 7.0.8-2013, που ισχύει στον τομέα της εργασίας γραφείου και της αρχειοθέτησης, προσφέρει ακριβής ορισμόςγια αυτό το είδος τεκμηρίωσης. Πρόκειται για τεκμηρίωση που περιέχει πληροφορίες παρόμοιες με αυτές που περιέχονται στο πρωτότυπο.

Μια συνηθισμένη χάρτινη φωτοτυπία είναι όντως πανομοιότυπη με το πρωτότυπο. Ωστόσο, δεν έχει νομική ισχύ. Για να του δοθεί σημασία, το αντίγραφο πρέπει να είναι επικυρωμένο σύμφωνα με υφιστάμενους κανόνεςεργασία γραφείου. Όταν πιστοποιηθεί στις αντίγραφαγίνονται ειδικές σημειώσεις που δηλώνουν ότι είναι σωστό και απόλυτα συνεπές με το πρωτότυπο.

Πότε μπορεί να είναι απαραίτητο να επικυρωθούν αντίγραφα εγγράφων;

Ένα σωστά επικυρωμένο αντίγραφο είναι νομικά δεσμευτικό και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να αντικαταστήσει το πρωτότυπο. Κατά κανόνα, τέτοια έγγραφα χρησιμοποιούνται για την προστασία των συμφερόντων και την άσκηση των δικαιωμάτων νομικών και φυσικών προσώπων. Μια παρόμοια διαδικασία είναι απαραίτητη για τα άτομα σε πολλές περιπτώσεις. Η εύρεση εργασίας, η εγγραφή κληρονομιάς, η σύναψη περιουσιακών συναλλαγών, η λήψη πληρωμών και συντάξεων κ.λπ. δεν μπορεί να γίνει χωρίς αυτήν.

Οσο αφορά νομικά πρόσωπα, η πιστοποίηση αντιγράφων εγγράφων χρησιμοποιείται συνήθως στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• κατά την παροχή εγγράφων σε κρατικές υπηρεσίες·
• όταν εκδίδεται σε εργαζόμενους·
• όταν παρουσιάζεται στους αντισυμβαλλομένους·
• για παραπομπή στην επιτροπή διαγωνισμού·

Λάβετε υπόψη ότι σε ορισμένες περιπτώσεις ο οργανισμός υποχρεούται να παρέχει και να επικυρώνει αντίγραφα των εγγράφων κατόπιν αιτήματος:

εργαζόμενοι της επιχείρησης για τα «συμφέροντα των πολιτών»·

τρίτο μέρος να παράσχει αντίγραφο εάν δεν μπορεί να ληφθεί από τον οργανισμό που εξέδωσε αρχικά το έγγραφο·

Ο Κώδικας Εργασίας επιτρέπει στους εργαζόμενους να υποβάλουν αίτηση για αντίγραφα ακόμη και σε αυτές τις εταιρείες εργασιακές σχέσειςπου έχουν ήδη τερματιστεί. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να λάβει τεκμηρίωση που αντικατοπτρίζει την περίοδο της εργασίας του σε αυτήν την εταιρεία. Αρκεί ο εργαζόμενος να συμπληρώσει την κατάλληλη αίτηση και ο εργοδότης να κάνει και να επικυρώσει αντίγραφα εντός τριών ημερών.

Διαβάστε επίσης:

Συμβολαιογραφική επικύρωση αντιγράφων εγγράφων

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι νομικές απαιτήσεις υποχρεώνουν τους πολίτες και τους οργανισμούς να επικυρώνουν αντίγραφα από συμβολαιογράφο. Αυτή η διαδικασία καθορίζεται από τις Βασικές αρχές της νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τους συμβολαιογράφους. ΣΕ αλλιώςτο χαρτί θα θεωρηθεί άκυρο. Εάν ο συμβολαιογράφος παρασχεθεί πρωτότυπο, η σύνθεση και το σχέδιο του οποίου είναι σύμφωνες με την κείμενη νομοθεσία, οφείλει να επικυρώσει το αντίγραφο. Ένα άτομο θα χρειαστεί μόνο ένα δελτίο ταυτότητας για αυτό. Η νομοθεσία δεν περιορίζει τη διάρκεια ισχύος των συμβολαιογραφικών αντιγράφων.

Κανόνες για την πιστοποίηση αντιγράφων εγγράφων

Επί του παρόντος, η ισχύουσα νομοθεσία δεν έχει ενιαία πράξη κανόνες ροής εγγράφων. Ωστόσο, υπάρχουν ατομικές πράξεις, που εξηγούν πώς να επικυρώνετε σωστά αντίγραφα εγγράφων και παρέχουν παραδείγματα επικυρωμένων αντιγράφων. Η διαδικασία για τη συμβολαιογραφική πράξη ρυθμίζεται πληρέστερα. Ωστόσο, οι κανόνες για την πιστοποίηση αντιγράφων σε οργανισμούς ορίζονται και σε νομοθετικό επίπεδο.

Είναι απαραίτητο να συμμορφώνεστε με αυτούς τους κανόνες, ώστε, για παράδειγμα, όταν εξετάζετε μια διαφορά στο δικαστήριο ή όταν απαντάτε σε αίτημα της φορολογικής επιθεώρησης, να μην λάβετε άρνηση αναγνώρισης της αποδεικτικής αξίας ενός αντιγράφου. Εάν έχει επαληθευτεί σωστά, δεν θα μπορεί να επιβεβαιώσει το γεγονός στο οποίο αναφέρεται ο οργανισμός.

Διαδικασία πιστοποίησης αντιγράφων εγγράφων: κανονιστικό πλαίσιο

Επί του παρόντος στο χώρο Ρωσική ΟμοσπονδίαΥπάρχουν τρία έγγραφα που ρυθμίζουν τη διαδικασία πιστοποίησης των αντιγράφων. Αυτά περιλαμβάνουν:

GOST R 6.30 – 2003 Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης.

Διάταγμα του Προεδρείου του Ανώτατου Σοβιέτ της ΕΣΣΔ αριθ. 9779-x «Σχετικά με τη διαδικασία έκδοσης και πιστοποίησης από επιχειρήσεις, ιδρύματα και οργανισμούς αντιγράφων εγγράφων που αφορούν τα δικαιώματα των πολιτών» της 08/04/1983.

Παρά το γεγονός ότι αυτές οι πράξεις δεν έρχονται σε αντίθεση μεταξύ τους, έχουν ορισμένες αποκλίσεις στη σύνθεση των λεπτομερειών του σήματος πιστοποίησης:

GOST	Διάταγμα υπ' αριθμ. 9779-χ
Πιστοποίηση "Σωστό" (Αποδεκτό και πιο κοινό: "Το αντίγραφο είναι σωστό")
Θέση του υπαλλήλου που επικύρωσε το αντίγραφο
Προσωπική υπογραφή επίσημος ανώτερος υπάλληλος
Ονοματεπώνυμο
Ημερομηνία πιστοποίησης
	Επισήμανση της θέσης του πρωτοτύπου
	Οργανωτική σφραγίδα (εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί σφραγίδα)

Παρά το γεγονός ότι το Διάταγμα θεωρείται υποχρεωτικό για χρήση, ένα αντίγραφο που συντάσσεται σύμφωνα με τους κανόνες του μπορεί να μην γίνει αποδεκτό από πολλά τμήματα. Δεν περιέχει αντίγραφο της υπογραφής του υπαλλήλου. Η τήρηση των συστάσεων της GOST μπορεί να οδηγήσει σε ένα παρόμοιο αποτέλεσμα. Η άρνηση μπορεί να προκληθεί από την απουσία σήματος που να υποδεικνύει τη θέση του πρωτοτύπου. Πολλοί οργανισμοί, προκειμένου να ελαχιστοποιήσουν τον κίνδυνο άρνησης, χρησιμοποιούν όλα τα παραπάνω στοιχεία στο σήμα.

Πώς να πιστοποιήσετε σωστά ένα αντίγραφο ενός εγγράφου: ένα δείγμα για έναν οργανισμό

Σύμφωνα με το νόμο, κάθε οργανισμός μπορεί να επικυρώσει αντίγραφα των επίσημων εγγράφων που του ανήκουν (επιστολές, συμβάσεις, παραγγελίες) και έγγραφα, τα πρωτότυπα των οποίων φυλάσσονται στην εταιρεία ( βιβλία εργασίαςεργαζόμενοι).

Για να επικυρώσετε ένα αντίγραφο, είναι απαραίτητο να βάλετε ένα κατάλληλο σήμα σε αυτό που περιέχει όλα τα στοιχεία που καθορίζονται από τους νόμους και τους κανόνες του γραφείου.

1. Η επιγραφή «Σωστό», που πιστοποιεί ότι το αντίγραφο έχει όλα τα κατάλληλα στοιχεία. Υπάρχουν διαφωνίες σχετικά με τον τρόπο σωστής πιστοποίησης εγγράφων: η επιγραφή "το αντίγραφο είναι σωστό" ή "σωστό", εάν θα χρησιμοποιηθεί σφραγίδαή σημαδέψτε με το χέρι. Όπως δείχνει η πρακτική, και οι δύο επιλογές χρησιμοποιούνται ευρέως, αλλά η GOST εξακολουθεί να συνιστά την επισήμανση "Αληθής".
2. Θέση του υπευθύνου (διευθυντής, προϊστάμενος λογιστής, κάθε υπάλληλος του οποίου οι εξουσίες επιβεβαιώνονται με τη σχετική εντολή·
3. Υπογραφή και μεταγραφή.
4. Σφραγίδα του οργανισμού.
5. Ημερομηνία;
6. Το μέρος όπου είναι αποθηκευμένο το πρωτότυπο.

Δείγμα σημείωσης πιστοποίησης αντιγράφου

Δικαίωμα επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων

Ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία του σήματος πιστοποίησης είναι το όνομα της θέσης του υπεύθυνου και η υπογραφή του με αντίγραφο. Το διάταγμα 9779 δίνει το δικαίωμα πιστοποίησης στον επικεφαλής της εταιρείας ή σε άλλο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Αυτός πρέπει να είναι υπάλληλος του οργανισμού, με ορισμένες εξουσίες, οι οποίες καθιερώνονται:

Τοπικές πράξεις της εταιρείας, εντολή για το δικαίωμα πιστοποίησης εγγράφων (εντολή για την κύρια δραστηριότητα), οδηγίες για εργασίες γραφείου.

Πληρεξούσιο (για την εκπροσώπηση των συμφερόντων της εταιρείας σε σχέσεις με τρίτους).

Σύμβαση εργασίας (στην περίπτωση αυτή, η επικύρωση των αντιγράφων των επίσημων εγγράφων θα πρέπει να είναι μία από τις διατάξεις περιγραφή θέσης εργασίας);

Όσον αφορά τον διαχειριστή, το δικαίωμα διασφάλισής του ρυθμίζεται από τον Αστικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας και τους νόμους για ορισμένους τύπους νομικών προσώπων, καθώς και από το καταστατικό του οργανισμού.

Πώς να επικυρώσετε δεμένα αντίγραφα εγγράφων

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να είναι απαραίτητο να επικυρώσετε ένα αντίγραφο ενός πολυσέλιδου εγγράφου. Ενιαίοι κανόνεςγια αυτή τη διαδικασία στις αυτή τη στιγμήδεν υπάρχει όμως στη σύγχρονη εργασία γραφείουΕίναι σύνηθες να ακολουθείτε τον ακόλουθο αλγόριθμο:

Δημιουργήστε ένα αντίγραφο.

Στερεώστε τα φύλλα με μεταλλικό συνδετήρα ή κλωστή στο σημείο που δεν υπάρχει κείμενο. Η σειρά των φύλλων πρέπει να αντιστοιχεί στην αρίθμηση του πρωτοτύπου. Θέση ψηφιακών συμβόλων σε σε αυτή την περίπτωσηδεν πειράζει?

Ένα χάρτινο αυτοκόλλητο είναι κολλημένο στο σημείο στερέωσης που υποδεικνύει τον αριθμό των φύλλων και την υπογραφή του υπεύθυνου με μεταγραφή ("82 φύλλα ραμμένα και αριθμημένα").

Η σφραγίδα του οργανισμού τοποθετείται πάνω από το αυτοκόλλητο. Η εκτύπωση πρέπει να καλύπτει μέρος του αυτοκόλλητου, με το άλλο μισό να εκτείνεται πάνω στο αντίγραφο.

Σε ρεύμα κανονισμοίδεν υπάρχει άμεση ένδειξη της ανάγκης συρραφής φύλλων τεκμηρίωσης. Σε αυτή την περίπτωση, σε κάθε φύλλο πρέπει να τοποθετείται σήμα πιστοποίησης.

Φαίνεται ότι η αντιγραφή ενός εγγράφου και η τοποθέτηση της κατάλληλης σφραγίδας σε αυτό είναι τόσο απλή. Τι μπορεί να είναι δύσκολο; Αποδεικνύεται ότι υπάρχουν κανόνες και για αυτό! Ας υπολογίσουμε ποιες δυσκολίες μπορεί να σας περιμένουν και ας δούμε ένα δείγμα του τρόπου πιστοποίησης των εγγράφων "το αντίγραφο είναι σωστό".

Γιατί είναι απαραίτητο αυτό;

Ας φανταστούμε ότι σκοπεύετε να πάρετε ένα δάνειο από μια τράπεζα. Σχεδόν σε κάθε περίπτωση, ο οργανισμός θα σας ζητήσει να παράσχετε ένα αντίγραφο του εγγράφου εργασιακή δραστηριότηταγια να εξασφαλίσετε τη φερεγγυότητά σας.

Ή αποφασίζετε να γίνετε μεμονωμένος επιχειρηματίας, τότε θα χρειαστείτε ένα συμβολαιογραφικό αντίγραφο του διαβατηρίου σας.

Έτσι, τόσο στην πρώτη όσο και στη δεύτερη περίπτωση θα χρειαστείτε σωστά εκτελεσμένα αντίγραφα εγγράφων. Υπάρχουν πολλά παραδείγματα τέτοιων καταστάσεων που μπορούν να αναφερθούν. Το μόνο κοινό που έχουν είναι ότι τα χαρτιά πρέπει να είναι πιστοποιημένα σύμφωνα με τους κανόνες του γραφείου.

Ένα συνηθισμένο αντίγραφο ενός εγγράφου είναι ένα απλό κομμάτι χαρτί. Εάν πιστοποιηθεί σωστά, αποκτά αμέσως νομική ισχύ.

Πρωτότυπο και επικυρωμένο αντίγραφο: ποια είναι η διαφορά;

Το πρώτο έγγραφο είναι μοναδικό στο είδος του, υπάρχει δηλαδή μόνο σε ένα αντίγραφο. Ένα αντίγραφο είναι επανάληψη του πρωτοτύπου, όπως λένε «ένα προς ένα», χωρίς την παρουσία «ζωντανής» σφραγίδας και υπογραφής. Μπορεί να υπάρχουν όσα από τα τελευταία θέλετε.

Στην περίπτωση αυτή, αντίγραφο χωρίς αναγνωριστικό δεν έχει νομική ισχύ.

Το πρωτότυπο έγγραφο πρέπει πάντα να αποθηκεύεται προσεκτικά, καθώς μερικές φορές είναι δύσκολο να το επαναφέρετε, σε αντίθεση με τα αντίγραφα.

Εάν συμβεί να χαθεί το πρωτότυπο, αλλά υπάρχει επικυρωμένο αντίγραφο, τότε επιτρέπεται η επανάληψη της ίδιας ενέργειας πιστοποίησης με αυτό. Αυτό δεν ισχύει για περιπτώσεις όπου το πρωτότυπο έγγραφο μπορεί να αναπαραχθεί ξανά, για παράδειγμα, μια παραγγελία χάθηκε σε μια επιχείρηση, στη θέση της εκτυπώθηκε μια νέα με τα ίδια στοιχεία, υπογραφή και σφραγίδα.

Το θέμα που ενδιαφέρει πολλούς, πόσο κοστίζει ένα αντίγραφο ενός εγγράφου, μπορεί να εξεταστεί με διαφορετικούς τρόπους. Για παράδειγμα, εάν πρόκειται για μια συνηθισμένη επανάληψη ενός εγγράφου χωρίς αποδεικτικά στοιχεία για την πιστότητά του στο πρωτότυπο, τότε η 1 σελίδα είναι εντός 2-4 ρούβλια και εάν απαιτείται επιγραφή ελέγχου ταυτότητας, για παράδειγμα, από συμβολαιογράφο, τότε η τιμή, κατά συνέπεια, αυξάνεται αρκετές φορές.

Στα χαρτιά

Η σφραγίδα «το αντίγραφο είναι σωστό» αφήνει ένα ορθογώνιο αποτύπωμα με την αντίστοιχη επιγραφή. Συνήθως, τα γραμματόσημα περιέχουν κάποιο είδος χειρόγραφων σημειώσεων, η χρήση τους μπορεί να επιταχύνει σημαντικά τη γραφειοκρατία, ειδικά σε οργανισμούς με μεγάλο όγκο πληροφοριών, για παράδειγμα, σε δικαστήρια, αστυνομία και άλλες αρχές.

Μεταξύ ολόκληρης της μάζας των σφραγίδων, μερικές από τις πιο κοινές είναι "αντίγραφο", "αληθές", "το αντίγραφο είναι αληθινό". Μπορούν να είναι συνηθισμένα, με ημερομηνία και με υπογραφή.

Ένας οργανισμός μπορεί να έχει όσα από αυτά τα γραμματόσημα θέλει, ο αριθμός δεν είναι περιορισμένος. Στην περίπτωση αυτή, το αποτύπωμα αυτής της σφραγίδας χωρίς υπογραφή εξουσιοδοτημένο πρόσωποδεν έχει δύναμη.

Στο δίκαιο

Όσον αφορά επίσημα έγγραφα, το θέμα της ορθής πιστοποίησής τους ρυθμίζεται από νομοθετικούς κανόνες.

Στο Διαδίκτυο, φυσικά, θα βρείτε πάντα ένα δείγμα του τρόπου πιστοποίησης εγγράφων "το αντίγραφο είναι σωστό", ωστόσο, θα συμμορφώνεται με τις τελευταίες καινοτομίες... Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά.

Επί του παρόντος, οι κανόνες για την πιστοποίηση των αντιγράφων ρυθμίζονται από διάφορα πρότυπα και άλλες νομικές πράξεις:

• GOST R 6.30-2003. Σύμφωνα με τις απαιτήσεις του, το σήμα πρέπει να αποτελείται από τη λέξη "True" κάτω από την υπογραφή, ένδειξη της θέσης του ατόμου πιστοποίησης, υπογραφή, πλήρες όνομα και ημερομηνία.
• GOST R 7.0.97-2016 - τίθεται σε ισχύ από 01/07/2018 για να αντικαταστήσει τα παραπάνω. Θα ισχύει για όλες τις επιχειρήσεις (συμφωνίες, καταστατικά, κανονισμούς, οδηγίες, κανονισμούς κ.λπ.), καθώς και για ηλεκτρονικά έγγραφα.

Καινοτομία: στο σήμα πιστοποίησης αντιγράφου, πρέπει να υποδείξετε τη θέση αποθήκευσης του πρωτοτύπου εάν το χαρτί αποσταλεί σε τρίτο οργανισμό και να το πιστοποιήσετε με σφραγίδα.

• GOST R 7.0.8.-2013 (αντί για GOST R 51141-98) - περιέχει ένα εννοιολογικό μπλοκ.
• Βασικές αρχές της νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τους συμβολαιογράφους. Θα μιλήσουμε περαιτέρω για το τι είδους παραγγελία επικρατεί σε αυτόν τον τομέα και πόσο κοστίζει η επικύρωση αντιγράφου από συμβολαιογράφο.
• Διάταγμα του Προεδρείου των Ενόπλων Δυνάμεων της ΕΣΣΔ με ημερομηνία 08/04/83 Αρ. 9779-Χ. Καθορίζει τους κανόνες για την έκδοση και την επικύρωση αντιγράφων κατόπιν αιτήματος ιδιωτών.
• Μεθοδολογικές συστάσεις για την ανάπτυξη οδηγιών για εργασίες γραφείου ομοσπονδιακά όργανα εκτελεστικό τμήμα.

Βασικοί κανόνες

• Το κείμενο του αντιγράφου πρέπει να είναι καθαρό.
• Δεν πρέπει να υπάρχουν διορθώσεις, σβησίματα ή προσθήκες.
• Η αποτύπωση της σφραγίδας πρέπει να είναι επικυρωμένη με σφραγίδα και υπογραφή.
• Αναφέρετε το επώνυμο και τα αρχικά του πιστοποιητικού.
• Η σφραγίδα πρέπει να επικαλύπτει λίγο την υπογραφή και το κείμενο.
• Δημιουργήστε ένα σήμα πιστοποίησης σε κάθε σελίδα, εάν υπάρχουν πολλά από αυτά, ακολουθήστε τους κανόνες για την πιστοποίηση πολυσέλιδων αντιγράφων (βλ. παρακάτω).
• Πρέπει να είναι πιστοποιημένο από εξουσιοδοτημένο άτομο.
• Τοποθέτηση σήμανσης στην αποθήκευση του πρωτοτύπου - σε περίπτωση αποστολής σε τρίτο οργανισμό (ειδικά σε δημόσιο, δημοτικές αρχές, MSU).

Με την επιφύλαξη των παραπάνω κανόνων, θα ισχύουν επικυρωμένα αντίγραφα.

Ας δούμε ένα παράδειγμα για το πώς να εκδώσετε σωστά ένα "αντίγραφο είναι σωστό", υπογραφή και σφραγίδα:

Το αντίγραφο είναι σωστό (σφραγίδα χειρός ή αποτύπωμα λέξης)

Γενικός ΔιευθυντήςΥπογραφή A. A. Ivanov

Ημερομηνία

Ποιος έχει το δικαίωμα να πιστοποιήσει

Δυνάμει των διατάξεων των κανονιστικών νομικών πράξεων που αναφέρονται παραπάνω, τα αντίγραφα μπορούν να επικυρωθούν από τους επικεφαλής του οργανισμού ή άλλους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους.

Τέτοια δικαιώματα μπορούν να παραχωρηθούν σε ένα πρόσωπο με περιγραφή θέσης εργασίας ή ειδική εντολή. Στο κεφάλι αυτό το δικαίωμαανήκει a priori.

Σε ορισμένους οργανισμούς, αντίγραφα εγγράφων, ιδίως βιβλία εργασίας και πιστοποιητικά, επικυρώνονται συχνά από τον επικεφαλής λογιστή ή τον ειδικό HR.

Το θέμα «πώς να πιστοποιήσετε σωστά ένα αντίγραφο βιβλίου εργασιών» θα συζητηθεί στην επόμενη ενότητα.

Εάν ο νόμος προβλέπει κάτι υποχρεωτικό, τότε, κατά συνέπεια, μόνο αυτό το άτομο έχει το δικαίωμα να το κάνει.

Μαρτυρεί μόνο τη συμμόρφωση ενός αντιγράφου ενός εγγράφου ή αποσπάσματος, αλλά δεν έχει το δικαίωμα να επιβεβαιώσει τη νομιμότητα του ίδιου του κειμένου, τις εξουσίες των υπογραφόντων κ.λπ.

Διαβατήριο, βιβλίο εργασίας

Αυτά τα έγγραφα είναι ένα από τα πιο σημαντικά στη ζωή κάθε πολίτη, επομένως θα εξετάσουμε τους κανόνες για την πιστοποίησή τους ξεχωριστά.

Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστείτε ένα συμβολαιογραφικό αντίγραφο του διαβατηρίου σας εφορία, στο δικαστήριο, να υπηρεσία μετανάστευσης, για συναλλαγή κ.λπ.

Συνήθως δημιουργούνται αντίγραφα από σελίδες που υποδεικνύουν ταυτότητα, εγγραφή, οικογενειακή κατάσταση, και σε ορισμένες περιπτώσεις επίσης σελίδες με σημειώσεις για παιδιά και διαβατήρια που έχουν εκδοθεί προηγουμένως. Ένα αντίγραφο μπορεί να γίνει σε ένα φύλλο χαρτιού και στις δύο όψεις, κάθε σελίδα πρέπει να είναι επικυρωμένη ή ραμμένη και στο πίσω μέρος του τελευταίου φύλλου μπορεί να σημειωθεί: «3 φύλλα ραμμένα και αριθμημένα», με σφραγίδα, υπογραφή, ημερομηνία. Και δεδομένου ότι ένα αντίγραφο διαβατηρίου γίνεται συνήθως από συμβολαιογράφο, γνωρίζει όλες αυτές τις λεπτότητες.

Οι ειδικοί του ανθρώπινου δυναμικού το γνωρίζουν ίσως καλύτερα από όλα, αφού ασχολούνται με αυτό σχεδόν καθημερινά.

Έτσι, αυτό το έγγραφο μπορεί να αντιγραφεί στο σύνολό του ή να γίνουν μόνο οι απαραίτητες σελίδες, για παράδειγμα, το πρώτο φύλλο με το όνομα του κατόχου και μια επέκταση 4-5 σελίδων Η σφραγίδα "το αντίγραφο είναι σωστό" ή "σωστό". τοποθετείται σε κάθε spread και στην τελευταία σελίδα πρέπει να αναγράφεται το εξής: «Εργάζεται αυτήν τη στιγμή. Το αντίγραφο είναι σωστό. Το κεφάλι ΟΚ. Ημερομηνία". Τοποθετείται και η σφραγίδα του εργοδότη, εφόσον υπάρχει.

Αν υπάρχουν πολλές σελίδες...

Είναι σαφές ότι όταν υπάρχει μία σελίδα, συνήθως δεν προκύπτουν ερωτήσεις σχετικά με τη σωστή πιστοποίηση. Τι γίνεται αν υπάρχουν πολλά από αυτά στο έγγραφο; Ταυτόχρονα, είναι αρκετά δύσκολο να βρεθεί ένα σαφές παράδειγμα για τον τρόπο πιστοποίησης των εγγράφων «το αντίγραφο είναι σωστό» όταν είναι πολυσέλιδα. Υπάρχουν 2 επιλογές:

• σε κάθε σελίδα πρέπει να βάλετε μια επιγραφή που να δηλώνει ότι ολόκληρο το αντίγραφο είναι σωστό.
• ράψτε το έγγραφο με ένα συρραπτικό ή κλωστή, αριθμήστε το, βάλτε ένα «αντίγραφο» στην κορυφή της πρώτης σελίδας, σημειώστε στο πίσω μέρος του τελευταίου φύλλου στο σημείο σύνδεσης: «ραμμένα, αριθμημένα 50 φύλλα», σφραγίδα, αποτύπωμα σφραγίδας, ημερομηνία, υπογραφή και αντίγραφο του εξουσιοδοτημένου προσώπου. Αυτή η μέθοδος είναι πιο κατάλληλη όταν υπάρχουν πραγματικά πολλές σελίδες.

Στο συμβολαιογράφο

Όπως προαναφέρθηκε, συμβολαιογράφος είναι ένα ειδικά εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, μία από τις δραστηριότητες του οποίου είναι η πιστοποίηση της συμμόρφωσης των αντιγράφων με τα πρωτότυπα.

Μάλλον πολλοί προβληματίζονται για την τιμή του τεύχους, δηλαδή πόσο κοστίζει να έχει ένα αντίγραφο επικυρωμένο σε συμβολαιογράφο.

Έτσι, πρώτα απ 'όλα, το κόστος εξαρτάται από τον τύπο του εγγράφου, την περιοχή και άλλους παράγοντες.

Για παράδειγμα, η πιστοποίηση ενός αντιγράφου διαβατηρίου κυμαίνεται από 100 ρούβλια και άνω, ένα αντίγραφο του Χάρτη - από 500 ρούβλια.

Εάν ο νόμος δεν σας υποχρεώνει να το προμηθευτείτε από συμβολαιογράφο, τότε αυτή η διαδικασία δεν είναι υποχρεωτική.

Γενικά, η διαδικασία πιστοποίησης των εγγράφων «το αντίγραφο είναι σωστό» είναι σχετικά σύντομη εάν δεν υπάρχει ουρά στο γραφείο, αλλά είναι καλύτερο, φυσικά, να κλείσετε ένα ραντεβού εκ των προτέρων. Το κύριο πράγμα είναι να θυμάστε να πάρετε το πρωτότυπο μαζί σας!

Για το δικαστήριο

Αν μιλάμε για τον θεσμό της Θέμιδος, σημαίνει ότι στις περισσότερες περιπτώσεις η διαμάχη έχει ήδη περάσει σε άλλο επίπεδο όταν έχουν εξαντληθεί όλα τα μέτρα για ειρηνική διευθέτηση. Κατά συνέπεια, το δικαστήριο αξιολογεί τώρα κάθε σας ενέργεια και τα έγγραφα που παρουσιάζονται πρέπει να είναι ιδανικά.

Κατά την υποβολή δήλωσης αξίωσης ή άλλου εγγράφου, συνήθως επισυνάπτονται αντίγραφα πρόσθετων δικαιολογητικών.

Έτσι, για παράδειγμα, ο Κώδικας Πολιτικής Δικονομίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν απαιτεί υποχρεωτική πιστοποίηση αντιγράφων κατά την υποβολή αίτησης σε περιφερειακά δικαστήρια, παγκόσμιας δικαιοσύνης, αφού οι κύριοι συμμετέχοντες στις υποθέσεις είναι απλούς πολίτες. Στην περίπτωση αυτή, η διαδικασία ελέγχου των αντιγράφων με τα πρωτότυπα πραγματοποιείται απευθείας στη συνεδρίαση του δικαστηρίου, όπου το δικαστήριο βάζει το σήμα πιστοποίησης ή κατά την υποβολή εγγράφων, η ενέργεια αυτή γίνεται από τον γραμματέα.

Οσο αφορά διαδικασία διαιτησίας, τότε ο Κώδικας Διαιτητικής Διαδικασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας προβλέπει άμεσα ότι όλα τα υποβληθέντα αντίγραφα πρέπει να είναι σωστά επικυρωμένα, διαφορετικά το δικαστήριο μπορεί να μην τα αποδεχθεί. Ταυτόχρονα, οι κύριοι παράγοντες στις επιχειρηματικές διαφορές είναι νομικά πρόσωπα και μεμονωμένοι επιχειρηματίες, επομένως συνήθως δεν προκύπτουν προβλήματα με την πιστοποίηση.

Σε κάθε περίπτωση, είναι καλύτερο να φροντίζετε εκ των προτέρων για την ποιότητα των αντιγράφων που υποβάλλονται στο υλικό της δικαστικής υπόθεσης, καθώς στο μέλλον είναι δυνατή η αμφισβήτηση των πράξεων που εγκρίθηκαν και τα αποδεικτικά στοιχεία θα επανελεγχθούν από άλλες αρχές.

Είμαστε πεπεισμένοι ότι αυτές οι πληροφορίες, καθώς και τα τελευταία νέα στη νομοθεσία και τα παρουσιαζόμενα δείγματα για τον τρόπο πιστοποίησης των εγγράφων «το αντίγραφο είναι σωστό» θα σας βοηθήσουν επίσης. Εάν προκύψουν δυσκολίες, μπορείτε πάντα να απευθυνθείτε σε επαγγελματίες στον τομέα σας.

Πριν μιλήσουμε για το πώς πρέπει να μοιάζει ένα αντίγραφο ενός εγγράφου, η αντιστοιχία του οποίου στο πρωτότυπο πιστοποιείται από την ίδια την επιχείρηση, παραδεχόμαστε ότι δεν μπορέσαμε να βρούμε έναν ορισμό της έννοιας "δεόντως επικυρωμένο αντίγραφο εγγράφου" στο νόμος. Ωστόσο, το GOST R 51141-98 περιέχει μια περιγραφή του τι μπορεί να θεωρηθεί "επικυρωμένο αντίγραφο ενός εγγράφου":

Θραύσμα εγγράφου

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Ρήτρες 2.1.29, 2.1.30 του GOST R 51141-98 «Διαχείριση και αρχειοθέτηση γραφείου. Όροι και ορισμοί» (εγκρίθηκε με Διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσίας της 27ης Φεβρουαρίου 1998 Αρ. 28)

2.1 Γενικές έννοιες

29. ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ ΕΓΓΡΑΦΟΥ: Έγγραφο που αναπαράγει πλήρως τις πληροφορίες του αρχικού εγγράφου και όλα τα εξωτερικά χαρακτηριστικά του ή μέρος αυτών και δεν έχει νομική ισχύ.

30. ΕΠΙΚΥΡΩΜΕΝΟ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ ΕΓΓΡΑΦΟΥ: Αντίγραφο του εγγράφου στο οποίο, σύμφωνα με σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασίακαταγράψτε τις απαραίτητες λεπτομέρειες που του δίνουν νομική ισχύ.

Έτσι, τώρα βλέπουμε ότι ένα επικυρωμένο αντίγραφο ενός εγγράφου διακρίνεται από ένα συνηθισμένο που δεν έχει νομική ισχύ λόγω της παρουσίας ειδικών στοιχείων. Αυτό είναι αρκετά λογικό. Επομένως, είναι σημαντικό να μάθετε ποιες λεπτομέρειες υπόκεινται σε εγγραφή.

Τι πρέπει να λάβετε υπόψη όταν κάνετε την πιστοποίηση;

Επί του παρόντος ενωμένη νομοθετική πράξηδεν υπάρχουν πληροφορίες σχετικά με τα έγγραφα και τους κανόνες ροής εγγράφων. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν έχει επιλυθεί καθόλου το ζήτημα του πώς να δημιουργήσετε σωστά ένα αντίγραφο ενός εγγράφου και να πιστοποιήσετε την ακρίβειά του. Και εδώ δεν μιλάμε μόνο για τάξη. συμβολαιογραφίααντίγραφα. Καθιερώνεται επίσης η διαδικασία επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων στην επιχείρηση. Απλώς δεν το γνωρίζουν όλες οι εταιρείες. Οι οργανισμοί που γνωρίζουν τέτοιους κανόνες συχνά αμελούν να συμμορφωθούν με αυτούς. Και μάταια. Άλλωστε, η ακατάλληλη πιστοποίηση της συμμόρφωσης ενός αντιγράφου ενός εγγράφου με το πρωτότυπό του μπορεί να οδηγήσει σε άρνηση αναγνώρισης της αποδεικτικής αξίας αυτού του αντιγράφου. Με άλλα λόγια, ένα εσφαλμένο αντίγραφο σε ορισμένες περιπτώσεις (για παράδειγμα, κατά την εξέταση μιας διαφοράς στο δικαστήριο, απάντηση σε αίτημα φορολογικής αρχής για έγγραφα κ.λπ.) δεν θα μπορεί να επιβεβαιώσει το γεγονός που αναφέρεται από τον οργανισμό που το παρείχε . Αλλά θα μιλήσουμε για αυτό αργότερα. Αρχικά, ας μάθουμε πού είναι γραμμένο για το πώς πρέπει να μοιάζει ένα σωστά επικυρωμένο αντίγραφο ενός εγγράφου.

GOST R 6.30-2003

Πολλοί υπάλληλοι, όταν προετοιμάζουν επικυρωμένα αντίγραφα εγγράφων, καθοδηγούνται από το GOST R 6.30-2003.

Θραύσμα εγγράφου

Σύμπτυξη Εμφάνιση

GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων» (εγκεκριμένο από το ψήφισμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσίας της 3ης Μαρτίου 2003 Αρ. 65-st)

3.26. Κατά την πιστοποίηση της συμμόρφωσης ενός αντιγράφου ενός εγγράφου με το πρωτότυπο, κάτω από την προϋπόθεση «Υπογραφή», επιτίθεται μια επιγραφή πιστοποίησης: «Αληθής». θέση του προσώπου που επικύρωσε το αντίγραφο· προσωπική υπογραφή? αποκρυπτογράφηση της υπογραφής (αρχικά, επώνυμο). ημερομηνία πιστοποίησης...

Επιτρέπεται η επικύρωση αντιγράφου του εγγράφου με σφραγίδα που καθορίζεται κατά την κρίση του οργανισμού.

Επομένως, η επιγραφή πιστοποίησης στο αντίγραφο, που συντάχθηκε σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003, φαίνεται όπως φαίνεται στο Παράδειγμα 1.

Παράδειγμα 1

Δείγμα επιγραφής πιστοποίησης σε αντίγραφο εγγράφου που συντάχθηκε σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Έτσι, πληρούνται οι απαιτήσεις του GOST R 6.30-2003. Είναι όμως αυτό αρκετό; Ας δούμε σε ποιο βαθμό οι κανόνες που θεσπίζονται από το GOST R 6.30-2003 είναι υποχρεωτικοί για τους οργανισμούς. Για να το κάνετε αυτό, ανατρέξτε στην ενότητα "Πεδίο εφαρμογής" του παρόντος εγγράφου.

Θραύσμα εγγράφου

Σύμπτυξη Εμφάνιση

GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων» (εγκεκριμένο από το ψήφισμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσίας της 3ης Μαρτίου 2003 Αρ. 65-st)

1. Πεδίο εφαρμογής.

Αυτό το πρότυπο εφαρμόζεται σε οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα που σχετίζονται με Ενιαίο σύστημαοργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση (USORD) - ψηφίσματα, οδηγίες, εντολές, αποφάσεις, πρωτόκολλα, πράξεις, επιστολές κ.λπ. (εφεξής καλούμενα έγγραφα) που περιλαμβάνονται στο ΟΚ 011-93 " Πανρωσικός ταξινομητής τεκμηρίωση διαχείρισης"(OKUD) (τάξη 0200000).

Αυτό το πρότυπο καθορίζει: τη σύνθεση των λεπτομερειών του εγγράφου. απαιτήσεις για την προετοιμασία των λεπτομερειών του εγγράφου· απαιτήσεις για έντυπα εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των εντύπων εγγράφων με αναπαραγωγή του κρατικού εμβλήματος της Ρωσικής Ομοσπονδίας...

Συνιστώνται οι απαιτήσεις αυτού του προτύπου.

Επομένως, όσοι χρησιμοποιούν το GOST R 6.30-2003 στις δραστηριότητές τους ως οδηγό για την προετοιμασία επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ότι ακολουθούν μόνο συστάσεις του Κρατικού Προτύπου της Ρωσίας.

Μεθοδολογικές συστάσεις για την ανάπτυξη οδηγιών για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές

Αυτές οι συστάσεις έχουν ήδη εγκριθεί με την εντολή του Ομοσπονδιακού Αρχείου της 23ης Δεκεμβρίου 2009 Νο. 76. Όπως φαίνεται από το όνομα του εγγράφου, καθώς και από το περιεχόμενό του, έχει σχεδιαστεί για χρήση από τμήματα ομοσπονδιακών εκτελεστικές αρχές που είναι υπεύθυνες για την οργάνωση και τη διατήρηση της διαχείρισης αρχείων όταν αναπτύσσουν οδηγίες για τη διαχείριση αρχείων.

Θραύσμα εγγράφου

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Απόσπασμα από το Παράρτημα Νο. 11 «Κανόνες καταχώρισης λεπτομερειών εγγράφων» στη ρήτρα 3.3.2 των Μεθοδολογικών συστάσεων για την ανάπτυξη οδηγιών για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές, που εγκρίθηκαν με Διάταγμα του Ομοσπονδιακού Αρχείου της 23ης Δεκεμβρίου 2009 Αρ. 76

Αντίγραφο σήμα πιστοποίησης

Για την πιστοποίηση της ακρίβειας του αντιγράφου (απόσπασμα από το έγγραφο) στο πρωτότυπο έγγραφο, στο τελευταίο φύλλο του αντιγράφου (απόσπασμα από το έγγραφο), στον ελεύθερο χώρο κάτω από το κείμενο, συντάσσεται το απαιτούμενο «Σήμα πιστοποίησης αντιγράφου». , συμπεριλαμβανομένων: ένδειξη της θέσης του πρωτότυπου εγγράφου, η λέξη «Αληθής», η θέση του ονόματος του ατόμου που επικύρωσε το αντίγραφο· προσωπική υπογραφή, αντίγραφο υπογραφής, ημερομηνία πιστοποίησης· σφραγίδα (κατά την υποβολή αντιγράφου ή αποσπάσματος από ένα έγγραφο σε άλλο οργανισμό), για παράδειγμα:

Τα φύλλα των πολυσέλιδων αντιγράφων (αποσπάσματα από ένα έγγραφο) είναι αριθμημένα, μια σημείωση για την πιστοποίηση του αντιγράφου συμπληρώνεται με ένδειξη του αριθμού των φύλλων του αντιγράφου (απόσπασμα από το έγγραφο): "Σύνολο στα αντίγραφα______ φύλλα." Επιτρέπεται η πιστοποίηση με την ένδειξη «Σωστό» κάθε φύλλου πολυσέλιδου αντιγράφου του εγγράφου.

Ας σημειώσουμε ότι το παραπάνω έγγραφο, μαζί με τα στοιχεία της επιγραφής πιστοποίησης που θεωρήσαμε προηγουμένως, περιέχει μια διευκρίνιση - σύνδεσμος προς τη θέση του αρχικού εγγράφου (σε αυτή την περίπτωση).

Διάταγμα του Προεδρείου των Ενόπλων Δυνάμεων της ΕΣΣΔ με ημερομηνία 08/04/1983 Αρ. 9779-Χ

Λίγοι γνωρίζουν ότι το GOST R 6.30-2003 δεν είναι το μόνο έγγραφο που καθορίζει τη σύνθεση της επιγραφής πιστοποίησης σε αντίγραφο εγγράφου ενός «κανονικού» οργανισμού. Υπάρχει ρυθμιστικό νομική πράξη, το οποίο εγκρίθηκε το 1983 και δεν έχει ακόμη ακυρωθεί επίσημα - Διάταγμα του Προεδρείου Ανώτατο ΣυμβούλιοΕΣΣΔ με ημερομηνία 08/04/1983 Αρ. 9779-Χ «Σχετικά με τη διαδικασία έκδοσης και πιστοποίησης από επιχειρήσεις, ιδρύματα και οργανισμούς αντιγράφων εγγράφων που αφορούν τα δικαιώματα των πολιτών» (εφεξής διάταγμα αριθ. 9779-Χ). Παρά την τόσο μεγάλη ηλικία, αυτό το έγγραφο εφαρμόζεται με υποχρεωτικό (όχι συστατικό) τρόπομέχρι σήμερα? Αυτό επιβεβαιώνεται και από το γεγονός ότι έγιναν αλλαγές σε αυτό στις 8 Δεκεμβρίου 2003 Ομοσπονδιακός νόμοςΝο. 169-FZ.

Θραύσμα εγγράφου

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράγραφος 4 της παραγράφου 1 του Διατάγματος του Προεδρείου του Ανώτατου Σοβιέτ της ΕΣΣΔ της 4ης Αυγούστου 1983 αριθ. 9779-X «Σχετικά με τη διαδικασία έκδοσης και πιστοποίησης από επιχειρήσεις, ιδρύματα και οργανισμούς αντιγράφων εγγράφων που αφορούν τα δικαιώματα του πολίτες»

Η ακρίβεια του αντιγράφου του εγγράφου πιστοποιείται με την υπογραφή του διαχειριστή ή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου και τη σφραγίδα. Η ημερομηνία έκδοσής του αναφέρεται στο αντίγραφο και σημειώνεται ότι το πρωτότυπο έγγραφο βρίσκεται στη συγκεκριμένη επιχείρηση, ίδρυμα ή οργανισμό.

Έτσι, σε αυτό το έγγραφο, σε αντίθεση με το GOST R 6.30-2003, δεν υπάρχει άμεση ένδειξη ότι η πιστοποίηση περιλαμβάνει τη λέξη "True" (για παράδειγμα, στην πράξη χρησιμοποιείται συχνά η φράση "Copy is true") και δεν υπάρχουν επεξηγήσεις περίπου , το οποίο περιλαμβάνεται στα στοιχεία «Υπογραφή» του ατόμου που βεβαιώνει την ακρίβεια του αντιγράφου. Για παράδειγμα, με βάση το κείμενο του διατάγματος αριθ. 9779-Χ, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι η αναγραφή των αρχικών και του επωνύμου του υπαλλήλου που θέτει την προσωπική του υπογραφή δεν είναι υποχρεωτική. Αυτό επιβεβαιώνεται από τη δικαστική πρακτική.

Δικαστική πρακτική 1

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Η CJSC Firm Volbrok LTD κέρδισε μια διαφορά με την Ομοσπονδιακή Επιθεώρηση φορολογική υπηρεσίαΝο. 43 στη Μόσχα, παρά τις αναφορές της φορολογικής αρχής στο γεγονός ότι ο φορολογούμενος δεν υπέβαλε σωστά εκτελεσμένο πακέτο εγγράφων που επιβεβαιώνουν το δικαίωμα υποβολής αίτησης φορολογικός συντελεστής 0% ΦΠΑ στις συναλλαγές κατά την πώληση αγαθών στο πλαίσιο σύμβασης εξωτερικού εμπορίου.

Ειδικότερα, η φορολογική επιθεώρηση επέμεινε στο δικαστήριο ότι το πακέτο των αντιγράφων των εγγράφων που προσκόμισε ο φορολογούμενος δεν ήταν σωστά επικυρωμένο, αφού έλειπε η ημερομηνία βεβαίωσης και το πρακτικό της υπογραφής του ατόμου που επικύρωσε τα έγγραφα. Αυτό, κατά τη γνώμη της φορολογικής αρχής, έδειξε παραβίαση της ρήτρας 3.26 του GOST R 6.30-2003 (δεν υπήρχαν αναφορές για μη συμμόρφωση με το διάταγμα αριθ. 9779-X). Τα δικαστήρια και των τριών περιπτώσεων έκριναν ότι δεδομένου ότι οι απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων στο GOST R 6.30-2003 είναι συμβουλευτικής φύσης, οι περιγραφόμενες παραβιάσεις δεν μπορούν να χρησιμεύσουν ως βάση για την άρνηση ικανοποίησης των απαιτήσεων της κοινωνίας (ψήφισμα της Ομοσπονδιακής διαιτητικό δικαστήριοΠεριφέρεια Μόσχας με ημερομηνία 20 Νοεμβρίου 2006 αριθ. KA-A40/11075-06 στην υπόθεση αριθ. A40-29722/06-129-219).

Κατά την εξέταση αυτής της υπόθεσης, τα δικαστήρια δεν εφάρμοσαν τους κανόνες που θεσπίστηκαν με το διάταγμα αριθ. 9779-X. Υπάρχουν όμως και παραδείγματα επίλυσης φορολογικών διαφορών όταν οι δικαστές εξέφρασαν την αντίθετη γνώμη. Σε αυτά θα σταθούμε αναλυτικότερα στην περαιτέρω μελέτη μας για τη δικαστική πρακτική (βλ. Δικαστική πρακτική 2). Εν τω μεταξύ, θα συνεχίσουμε να εξετάζουμε τις διατάξεις του διατάγματος υπ' αριθμ. 9779-Χ.

Η σειρά τακτοποίησης των στοιχείων για την πιστοποίηση αντιγράφου εγγράφου στο διάταγμα αριθ. 9779-Χ επίσης δεν είναι σταθερή. Ωστόσο, επισημαίνονται ορισμένα σημεία που λείπουν στο αναφερόμενο κείμενο GOST:

1. Μόνο ο διαχειριστής ή άλλος εξουσιοδοτημένος υπάλληλος μπορεί να επικυρώσει ένα αντίγραφο του εγγράφου(δηλαδή, μόνο όσοι υπάλληλοι είναι «υπάλληλοι» είναι στο προσωπικό του οργανισμού). Με άλλα λόγια, ακόμη και η έκδοση πληρεξούσιου με δικαίωμα πιστοποίησης της ακρίβειας των αντιγράφων των εγγράφων του οργανισμού σε τρίτους (δικηγόρο, υπάλληλο δικηγορικού γραφείου, ειδικό σε εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης κ.λπ.) τυπικά δεν επιτρέπει την ο τελευταίος να υπογράφει κατά την επικύρωση αντιγράφου του εγγράφου για λογαριασμό της εταιρείας.

Στην πράξη, τα δικαστήρια σπάνια δίνουν προσοχή σε τέτοιες λεπτές λεπτομέρειες και δέχονται από εκπροσώπους ενός οργανισμού που δεν είναι στο προσωπικό του επικυρωμένα αντίγραφα εγγράφων όπως κατά τη διάρκεια δικαστικές ακροάσεις, και ως συνημμένα σε αυτά που κατατέθηκαν στο δικαστήριο δηλώσεις αξίωσης(άλλες δηλώσεις, αναφορές, καταγγελίες, αναθεωρήσεις, ενστάσεις).

Υπάρχουν όμως και κριτές που είναι γνώστες σε αυτό το θέμα! Επομένως, δεν συνιστούμε να αγνοήσετε αυτόν τον κανόνα επικυρώνοντας αντίγραφα με υπογραφές τρίτων, ακόμη και αν φέρουν τη σφραγίδα του οργανισμού. Εξάλλου, Πρέπει να ληφθεί μέριμνα ώστε να διασφαλιστεί ότι ο υπάλληλος της εταιρείας που πιστοποιεί τα αντίγραφα είναι εξουσιοδοτημένος να το κάνει.. Διαφορετικά, το αντίγραφο δεν θα έχει νομική ισχύ!

Η εξουσία για την πιστοποίηση αντιγράφων εγγράφων από υπάλληλο ενός οργανισμού που δεν είναι ο διευθυντής του θα πρέπει να καθιερωθεί:

• σε εσωτερικό έγγραφοεπιχειρήσεις(όπως μια ξεχωριστή παραγγελία ή οδηγία για εργασίες γραφείου κ.λπ., βλ. Παραδείγματα 3 και 4) και
• σε πληρεξούσιο(χρειάζεται για την εκπροσώπηση των συμφερόντων του οργανισμού σε σχέσεις με τρίτους, βλ. Παράδειγμα 5), και επίσης
• V σύμβαση εργασίαςμε τον αρμόδιο υπάλληλο (ή σε τροπολογία του, και εάν υπάρχει περιγραφή εργασίας ως χωριστή τοπική κανονιστική πράξη - και σε αυτήν νέα έκδοση) , αφού η πιστοποίηση αντιγράφων εγγράφων για λογαριασμό του οργανισμού δεν είναι μόνο το δικαίωμα να βάλετε την υπογραφή σας και τη σφραγίδα της εταιρείας, αλλά και υπηρεσιακό καθήκον αυτού του υπαλλήλου, το οποίο θα πρέπει να εκτελεστεί σωστά (βλ. Παράδειγμα 2).

Ο διαχειριστής έχει το δικαίωμα να πιστοποιήσει την ακρίβεια των αντιγράφων βάσει του νόμου (οι αντίστοιχες διατάξεις περιλαμβάνονται στον Αστικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας και στους νόμους για ορισμένους τύπουςνομικά πρόσωπα) και δυνάμει του καταστατικού (ή άλλου συστατικού εγγράφου) του οργανισμού.

Παράδειγμα 2

Διατύπωση στη σύμβαση εργασίας που παρέχει σε έναν υπάλληλο του οργανισμού την εξουσία να επικυρώνει αντίγραφα εγγράφων

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 3

Διατύπωση στις οδηγίες του γραφείου εργασίας σχετικά με την εξουσιοδότηση των υπαλλήλων του οργανισμού να πιστοποιούν αντίγραφα εγγράφων

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 4

Διαταγή που χορηγεί σε υπάλληλο του οργανισμού την εξουσία να επικυρώνει αντίγραφα εγγράφων

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράδειγμα 5

Πληρεξούσιο που παρέχει σε έναν υπάλληλο του οργανισμού την εξουσία να επικυρώνει αντίγραφα εγγράφων

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Δικαστική πρακτική 2

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Η Mediacom LLC κατάφερε να κερδίσει μια διαμάχη με τη φορολογική επιθεώρηση στο δικαστήριο μόνο λόγω του γεγονότος ότι φορολογική αρχήΩς μοναδικό αποδεικτικό της θέσης του, αναφέρθηκε σε φωτοαντίγραφο του εγγράφου που υπέβαλε ο ίδιος, επικυρωμένο λανθασμένα από υπάλληλο της εταιρείας, του οποίου η εξουσία επικύρωσης αντιγράφων δεν επιβεβαιώθηκε.

Οι δικαστές αναφέρθηκαν στο γεγονός ότι σύμφωνα με το νόμο (μέρος 8 του άρθρου 75 της Διαιτησίας δικονομικός κώδικας RF) τα γραπτά αποδεικτικά στοιχεία παρουσιάζονται στο διαιτητικό δικαστήριο στο πρωτότυπο ή με τη μορφή δεόντως επικυρωμένου αντιγράφου. Η φορολογική αρχή δεν προσκόμισε αποδεικτικά στοιχεία ότι ο επιστάτης του εργαστηρίου επώασης, ο οποίος επικύρωσε το αντίγραφο του ημερολογίου παραγωγής, ήταν υπάλληλος εξουσιοδοτημένος να επικυρώνει αντίγραφα εγγράφων. Ως εκ τούτου, το δικαστήριο, με παραπομπή στο εδ. 4 ρήτρα 1 του διατάγματος αριθ. 9779-X, συνήχθη το συμπέρασμα ότι το αντίγραφο του ημερολογίου παραγωγής δεν ήταν επικυρωμένο με τον προβλεπόμενο τρόποκαι δεν αποτελεί επαρκή απόδειξη (απόφαση του Ομοσπονδιακού Διαιτητικού Δικαστηρίου της Κεντρικής Περιφέρειας της 17ης Μαΐου 2006 στην υπόθεση Αρ. A14-22577/2005/995/24).

Όπως βλέπετε, στην προκειμένη περίπτωση το δικαστήριο τάχθηκε στο πλευρό της φορολογούμενης οργάνωσης, εφαρμόζοντας ως υποχρεωτική δικαιοπραξία τις διατάξεις του υπ’ αριθμ. 9779-Χ διατάγματος. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτή η δικαστική πράξη δεν περιέχει αναφορά στο GOST R 6.30-2003 και το δικαστήριο δεν έλαβε υπόψη αυτό το έγγραφο. Και η περίπτωση που εξετάζεται με αυτόν τον τρόπο δεν είναι η μοναδική. Υπάρχουν παρόμοια παραδείγματα μεταξύ υποθέσεων που αφορούν διαφορές μεταξύ επιχειρηματικών οντοτήτων.

Δικαστική πρακτική 3

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Η Avtokolonna No. 8 LLC κατέθεσε αγωγή στο διαιτητικό δικαστήριο κατά του επιχειρηματία Κ. για την ανάκτηση 2.228.696 ρουβλίων. απώλειες. Με απόφαση του πρωτοδικείου η αγωγή απορρίφθηκε. Ωστόσο, το ακυρωτικό δικαστήριο ακύρωσε την απόφαση αυτή και επέστρεψε την υπόθεση για νέα εκδίκαση στο πρωτοδικείο λόγω των εξής.

Θεώρησε ότι το κατώτερο δικαστήριο, κατά παράβαση του άρθ. 75 του Κώδικα Διαιτησίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ως γραπτή απόδειξη, δέχθηκε σχέδια εγγράφων επικυρωμένα από τον δικηγόρο του κατηγορουμένου. Τα έγγραφα στα οποία αναφέρεται το πρωτοβάθμιο δικαστήριο δεν πληρούσαν τις προϋποθέσεις για αντίγραφο σύμφωνα με το διάταγμα αριθ. 9779-X (απόφαση του Ομοσπονδιακού Διαιτητικού Δικαστηρίου Περιοχή Ουραλίωνμε ημερομηνία 24 Φεβρουαρίου 2005 αριθμ. Φ09-288/05-ΓΚ στην υπ’ αριθμ. Α50-24036/04 υπόθεση).

Από την περίπτωση που περιγράφηκε, είναι σαφές ότι όταν προσλαμβάνετε έναν δικηγόρο (ή άλλο δικηγόρο) που δεν ανήκει στο προσωπικό της εταιρείας για να εκπροσωπεί τα συμφέροντα ενός οργανισμού στο δικαστήριο, είναι σκόπιμο να διασφαλίζεται ότι αντίγραφα εγγράφων επικυρωμένα από τον επικεφαλής του Ο ίδιος ο οργανισμός ή άλλος εξουσιοδοτημένος υπάλληλος που είναι υπάλληλος του υποβάλλονται στη δικογραφία.

2. Θα έπρεπε σημειώστε τη θέση του πρωτότυπου εγγράφου στον οργανισμό στον οποίο είναι επικυρωμένο το αντίγραφό του. Οι δικαστές σπάνια δίνουν προσοχή σε τέτοιες αποχρώσεις όταν εξετάζουν διαφορές. Αλλά αν το κάνουν, θα μπορούσε να επηρεάσει την έκβαση της υπόθεσης.

Δικαστική πρακτική 4

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Η LLC "Distillery Distillery "Extra" υπέβαλε αίτηση στο διαιτητικό δικαστήριο με δήλωση σχετικά με την υποχρέωση της διοίκησης του Υπουργείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας για φόρους και δασμούς στη Δημοκρατία του Καμπαρντίνο-Μπαλκαρίας και την Επιθεώρηση του Υπουργείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τους φόρους και Δασμοί για την Περιφέρεια Cheremsky για συμψηφισμό της υφιστάμενης οφειλής στον προϋπολογισμό του ΦΠΑ ύψους 10.000.000 ρούβλια. για προμήθειες εξαγωγής. Η απόφαση του πρωτοδικείου έμεινε αμετάβλητη δευτεροβάθμιας αρχής, οι απαιτήσεις της κοινωνίας ικανοποιήθηκαν σε πλήρωςμε βάση ότι ο οργανισμός επιβεβαίωσε με αξιόπιστα στοιχεία το γεγονός της εξαγωγής των εμπορευμάτων.

Ωστόσο, το ακυρωτικό δικαστήριο δεν συμφώνησε με αυτό το σκεπτικό, επιστρέφοντας την υπόθεση στο πρωτοβάθμιο δικαστήριο και επισημαίνοντας, μεταξύ άλλων, τα εξής. Κατά την επανεξέταση της υπόθεσης, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη ότι τα αντίγραφα των εγγράφων που υποβάλλει η εταιρεία που τεκμηριώνουν τη νομιμότητα των απαιτήσεών της στις φορολογικές αρχές δεν πληρούν τις προϋποθέσεις του διατάγματος υπ' αριθμ. 9779-Χ. Τα αντίγραφα που παρέχονται από την LLC "Distillery Plant "Extra" δεν αναφέρουν την ημερομηνία έκδοσης και δεν περιέχουν σημείωση ότι το πρωτότυπο έγγραφο βρίσκεται σε αυτόν τον οργανισμό. Ως εκ τούτου, τα αντίγραφα των εγγράφων δεν είναι σωστά πιστοποιημένα και δεν πληρούν τις καθιερωμένες απαιτήσεις, βάσει των οποίων είναι αδύνατο να συναχθεί συμπέρασμα σχετικά με την αξιοπιστία των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά (απόφαση του Ομοσπονδιακού Διαιτητικού Δικαστηρίου της Περιφέρειας του Βορείου Καυκάσου, ημερομηνία Δεκεμβρίου 9, 2002 Αρ. F08-4542/2002-1589A).

Επιπλέον, ένα παρόμοιο συμπέρασμα κατέληξε το ακυρωτικό δικαστήριο στη διαφορά μεταξύ της Kalmneft LLC και των φορολογικών αρχών σχετικά με την επιστροφή από τον προϋπολογισμό του ΦΠΑ για εξαγωγικές εργασίες ύψους 28.186.497,76 ρούβλια. (ψήφισμα του Ομοσπονδιακού Διαιτητικού Δικαστηρίου της Περιφέρειας του Βορείου Καυκάσου με ημερομηνία 19 Ιουνίου 2003 Αρ. F08-1991/2003-749A).

Επομένως, λαμβάνοντας υπόψη τη δυνατότητα μιας τέτοιας προσέγγισης από τους δικαστές στο ζήτημα της σωστής πιστοποίησης των αντιγράφων των εγγράφων που παρουσιάζονται στο δικαστήριο ως αποδεικτικό στοιχείο, σας συμβουλεύουμε να εξετάσετε προσεκτικά τη σύνθεση των λεπτομερειών πιστοποίησης και να λάβετε μέτρα για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του υπ’ αριθμ. 9779-Χ Διατάγματος. Μια μικρή εξοικονόμηση χρόνου στο αρχικό στάδιο της προετοιμασίας αντιγράφων εγγράφων για το δικαστήριο μπορεί να οδηγήσει στην ανάγκη υποβολής πρόσθετα στοιχείατη θέση του για αμφιλεγόμενο θέμα(εάν τα έχετε), παρουσίαση πρωτότυπων εγγράφων (εάν δεν διατηρηθούν, είναι πιθανή μια εντελώς δυσμενής έκβαση με τη μορφή του δικαστηρίου που δέχεται τα επιχειρήματα της άλλης πλευράς), καθώς και σημαντικό κόστος χρόνου και χρήματος κατά την επανεξέταση της υπόθεσης.

3. Τέλος, στο απόσπασμα του υπ’ αριθμ. 9779-Χ διατάγματος που παραθέσαμε, αναφέρεται ξεκάθαρα ότι η ακρίβεια του αντιγράφου αποδεικνύεται όχι μόνο από την υπογραφή εξουσιοδοτημένου προσώπου, αλλά και σφραγίδα του οργανισμού.

Ας θυμηθούμε ότι η ρήτρα 3.26 του GOST R 6.30-2003 αναφέρει μόνο ότι "επιτρέπεται η επικύρωση αντιγράφου ενός εγγράφου με σφραγίδα που καθορίζεται κατά την κρίση του οργανισμού". Ας κάνουμε αμέσως επιφύλαξη ότι υπάρχουν δύο απόψεις σχετικά με την ερμηνεία της τελευταίας φράσης:

• σύμφωνα με έναν από αυτούς, ο οργανισμός μπορεί να αποφασίσει κατά τη διακριτική του ευχέρεια αν αξίζει τον κόπο να επικυρώσει ένα αντίγραφο με σφραγίδα ή μπορεί να το κάνει χωρίς αυτό (αυτή η ομάδα ειδικών συνιστά τα αντίγραφα που βρίσκονται εκτός του οργανισμού να πιστοποιούνται με σφραγίδα, αλλά αυτά που κυκλοφορούν εντός του οργανισμού δεν πρέπει να είναι πιστοποιημένα).
• Οι υποστηρικτές της άλλης θέσης υποστηρίζουν ότι αυτό σημαίνει τη δυνατότητα επιλογής της συγκεκριμένης σφραγίδας του οργανισμού για την πιστοποίηση του αντιγράφου (δηλαδή, η εντύπωση σφραγίδας πρέπει να είναι σε κάθε περίπτωση).

Ωστόσο, κατά τη γνώμη μας, η διαφορά αυτή στερείται πρακτικής σημασίας, αφού το διάταγμα υπ'αριθμ.

Σημείωση: Το διάταγμα αριθ. 9779-X βασίζεται στο γεγονός ότι ένας οργανισμός μπορεί να πιστοποιήσει αντίγραφα των εγγράφων του. Αντίγραφα "άλλων ατόμων" μπορούν να επικυρωθούν από αυτήν μόνο εάν τα πρωτότυπα (για παράδειγμα, μια επιστολή που ελήφθη από έναν αντισυμβαλλόμενο) βρίσκονται στον ίδιο οργανισμό. Επομένως, δεν μπορείτε να επικυρώσετε αντίγραφα των συστατικών εγγράφων στην επιχείρησή σας, έγγραφα εγγραφής, τοπικούς κανονισμούς, παραγγελίες, οδηγίες κ.λπ. άλλες εταιρείες.

Παρόμοιες εξηγήσεις μπορούν να βρεθούν και σε επιστολές κυβερνητικών φορέων, οι οποίες, αν και δεν έχουν κανονιστικό χαρακτήρα, χρησιμοποιούνται ενεργά στην πράξη.

Θραύσμα εγγράφου

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Παράγραφος 2 της επιστολής του Υπουργείου Οικονομικής Ανάπτυξης της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 15 Απριλίου 2010 αριθ. D23-1388

2. Για το θέμα της πιστοποίησης του ετοιμασμένου αντιγράφου.

Σύμφωνα με το Διάταγμα του Προεδρείου του Ανωτάτου Σοβιέτ της ΕΣΣΔ με ημερομηνία 08/04/1983 αριθ. «Οι κρατικές και δημόσιες επιχειρήσεις, ιδρύματα και οργανισμοί (εφεξής καλούμενοι φορείς) εκδίδουν αντίγραφα κατόπιν αιτήσεων πολιτών εγγράφων που προέρχονται από αυτά τα ιδρύματα, εάν τα αντίγραφα αυτά είναι απαραίτητα για την επίλυση θεμάτων που αφορούν δικαιώματα και έννομα συμφέρονταπολίτες που επικοινώνησαν μαζί τους. Αντίγραφα των εγγράφων εκδίδονται σε επιστολόχαρτο του ιδρύματος.

Με τον ίδιο τρόπο, τα ιδρύματα μπορούν να εκδίδουν αντίγραφα των εγγράφων που διαθέτουν και προέρχονται από άλλα ιδρύματα από τα οποία είναι δύσκολο ή αδύνατο να ληφθούν άμεσα αντίγραφα αυτών των εγγράφων. Σε περιπτώσεις που τα έγγραφα είχαν εκτελεστεί σε έντυπα, τα στοιχεία των εντύπων αναπαράγονται κατά τη δημιουργία αντιγράφων.

Η ακρίβεια του αντιγράφου του εγγράφου πιστοποιείται με την υπογραφή του διαχειριστή ή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου και τη σφραγίδα. Η ημερομηνία έκδοσης αναγράφεται στο αντίγραφο και σημειώνεται ότι το πρωτότυπο έγγραφο βρίσκεται σε αυτό το ίδρυμα.

Ως αποτέλεσμα, κατά τη γνώμη του Τμήματος Ακινήτων, ένα ίδρυμα έχει το δικαίωμα να επικυρώνει αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από ένα τέτοιο ίδρυμα, καθώς και το δικαίωμα να επικυρώνει αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από άλλα ιδρύματα, αλλά είναι αποθηκευμένα σε αυτό το ίδρυμα.

Σύμφωνα με το GOST R 51141-98 «Διαχείριση και αρχειοθέτηση γραφείου. Όροι και ορισμοί», που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 27ης Φεβρουαρίου 1998 αρ. 28, ένα αντίγραφο ενός εγγράφου είναι ένα έγγραφο που αναπαράγει πλήρως τις πληροφορίες του αρχικού εγγράφου και όλα τα εξωτερικά χαρακτηριστικά του ή μέρος του και δεν έχει νομική ισχύ.

Εάν το ίδρυμα αποθηκεύει αντίγραφο εγγράφου που δεν έχει νομική ισχύ, κατόπιν παραλαβής αντίστοιχου αιτήματος σύμφωνα με την παράγραφο 1 του Μέρους 2 του Άρθ. 14 του Κτηματολογικού Νόμου εκδίδεται αντίγραφο του εγγράφου που δεν είναι δεόντως επικυρωμένο.

Τόσο το διάταγμα αριθ. 9779-X όσο και το GOST R 6.30-2003 προβλέπουν λεπτομέρειες όπως ημερομηνία επικύρωσης του αντιγράφου του εγγράφου.

Ωστόσο, τα δικαστήρια συχνά κλείνουν τα μάτια στην έλλειψη ένδειξης της ημερομηνίας πιστοποίησης (βλ., για παράδειγμα, τις αποφάσεις των δικαστηρίων των δύο πρώτων βαθμών στο Δικαστική πρακτική 4, καθώς και η δικαστική πρακτική 5).

Ταυτόχρονα, η δικαστική πρακτική γνωρίζει και περιπτώσεις όπου η έλλειψη ημερομηνίας επικύρωσης αντιγράφου εγγράφου επηρέασε αρνητικά τη γνώμη των δικαστών, δηλ. τέτοια αντίγραφα εγγράφων δεν θεωρήθηκαν κατάλληλα (βλ. την απόφαση του ακυρωτικού δικαστηρίου στη δικαστική πρακτική 4).

Δικαστική πρακτική 5

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Η OJSC Ekaterinburg Municipal Bank αρνήθηκε να πληρώσει την LLC AS-Trade μετρητάΜε τραπεζικές εγγυήσεις, αναφέροντας, μεταξύ άλλων, ότι η εταιρεία παραβίασε τη ρήτρα 3.26 του GOST R 6.30-2003 όσον αφορά την απουσία ημερομηνίας πιστοποίησης για τα αντίγραφα των εγγράφων που υποβλήθηκαν στην τράπεζα και επισυνάπτονται στην αίτηση πληρωμής βάσει τραπεζικών εγγυήσεων.

Η AS-Trade LLC κατέθεσε αξίωση στο διαιτητικό δικαστήριο για είσπραξη χρεών βάσει τραπεζικών εγγυήσεων και κέρδισε τη διαφορά. Τα δικαστήρια των πρώτων, εφετείων και ακυρωτικών δικαστηρίων δεν έκριναν απαραίτητο να απορρίψουν την αξίωση με βάση την παραβίαση της ρήτρας 3.26 του GOST R 6.30-2003 από την εταιρεία. Ταυτόχρονα, στο δικαστικές πράξειςδεν γίνεται αναφορά στη ρύθμιση των εξεταζόμενων σχέσεων με το Διάταγμα Νο. 9779-Χ (απόφαση του Ομοσπονδιακού Διαιτητικού Δικαστηρίου της Βορειοδυτικής Περιφέρειας της 28ης Σεπτεμβρίου 2011 στην υπόθεση αριθμ. Α56-69287/2010).

Σχετικά με την εφαρμογή των διατάξεων του υπ’ αριθμ. 9779-Χ γενικά διατάξεων, θα διευκρινίσουμε περαιτέρω τα ακόλουθα. Σε μια σειρά από ισχύουσες κανονιστικές νομικές πράξεις, το διάταγμα αριθ. 9779-Χ αναφέρεται ως έγγραφο που πρέπει να ακολουθείται στο επιτακτικός. Έτσι, στην εντολή του ίδιου Υπουργείου Οικονομικής Ανάπτυξης της Ρωσίας της 14ης Νοεμβρίου 2006 αριθ. 376, το διάταγμα αριθ. δημόσιες υπηρεσίες"Κύριος κρατικό ταμείοδεδομένα που ελήφθησαν ως αποτέλεσμα της διαχείρισης της γης» (ρήτρα 1.2).

Αν και ο τίτλος του διατάγματος αριθ. 9779-X αναφέρει ότι ισχύει για την πιστοποίηση αντιγράφων εγγράφων που εκδίδονται σε πολίτες, στο πεδίο εφαρμογής του εμπίπτουν και οι οργανισμοί.

Αυτό έχει επιβεβαιωθεί στην πρακτική των δικαστηρίων.

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Δικαστική πρακτική 6 Το Ομοσπονδιακό Διαιτητικό Δικαστήριο της Κεντρικής Περιφέρειας, στην απόφασή του της 27ης Ιουλίου 2004 στην υπόθεση Αρ. 49Αστικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, μπορεί να έχει μια νομική οντότηταπολιτικά δικαιώματα , που αντιστοιχεί στους στόχους δραστηριότητας που προβλέπονται σε αυτήνσυστατικών εγγράφων

και φέρουν τις ευθύνες που συνδέονται με τη δραστηριότητα αυτή, οι κανόνες του ανωτέρω διατάγματος ισχύουν και για τα νομικά πρόσωπα.»

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Δικαστική πρακτική 7 Industrial Supply - Moscow LLC υπέβαλε αίτηση στην Επιθεώρηση της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Νο. 10 για τη Μόσχα με αίτημα να παράσχει πληροφορίες σχετικά με τον οφειλέτη της - Laguna-Green CJSC (σχετικά με τράπεζες και άλλαπιστωτικά ιδρύματα , στους οποίους ανοίγονται οι λογαριασμοί του οφειλέτη αυτού, σχετικά με τους αριθμούς τρεχουσών λογαριασμών, το ύψος και τη ροή των κεφαλαίων, καθώς και άλλα τιμαλφή του οφειλέτη που φυλάσσονταν σε τράπεζες και άλλα πιστωτικά ιδρύματα). Ένα αντίγραφο επισυνάπτεται στο αίτημαεκτελεστικό έγγραφο

Κατά την επίλυση της υπόθεσης επί της ουσίας, το δικαστήριο αναφέρθηκε στους κανόνες που θεσπίστηκαν με το διάταγμα αριθ. 9779-X για την πιστοποίηση αντιγράφων εγγράφων και εξήγησε ότι οι κανόνες του διατάγματος αριθ. Διαιτητικό Δικαστήριο της Περιφέρειας Μόσχας με ημερομηνία 21 Σεπτεμβρίου 2010 Αρ. KA-A40/10627 -10 στην υπόθεση αριθ. A40-127876/09-4-1013). Δεδομένου ότι η Industrial Supply - Moscow LLC υπέβαλε στη φορολογική αρχή αντίγραφο του εκτελεστικού εγγράφου που δεν ήταν σωστά πιστοποιημένο, τότε οι απαιτήσεις θα έπρεπε να είχαν απορριφθεί.

Υπάρχουν όμως και περιπτώσεις που τα δικαστήρια γενικής δικαιοδοσίας(που έχουν δικαιοδοσία επί διαφορών στις οποίες εμπλέκονται πολίτες ως ένα από τα μέρη) κατέληξαν στο συμπέρασμα ότι ήταν αδύνατη η εφαρμογή του διατάγματος αριθ. 9779-Χ σε σχέση με ορισμένες περιπτώσεις επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων.

Δικαστική πρακτική 8

Σύμπτυξη Εμφάνιση

άρειος πάγοςΗ Ρωσική Ομοσπονδία, στην απόφασή της της 2ας Μαρτίου 2011 αριθ. 73-G11-1, εξέφρασε τη γνώμη ότι το διάταγμα αριθ. δημόσιες επιχειρήσεις, ιδρύματα και οργανισμούς, δεν ρυθμίζει τις δραστηριότητες των φορέων κρατική εξουσία, λόγω του οποίου η μη συμμόρφωση αντιγράφων εγγράφων με τις διατάξεις του δεν δηλώνει ότι είχαν επικυρωθεί εσφαλμένα.

Στην πρακτική των διαιτητών δικαστηρίων, υπάρχουν επίσης αποφάσεις στις οποίες οι δικαστές αρνούνται τη δυνατότητα επέκτασης των κανόνων του διατάγματος αριθ. 9779-X σε ορισμένα είδη σχέσεων.

Δικαστική πρακτική 9

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Η CJSC VAZpromtekhoborudovanie προσέφυγε στο διαιτητικό δικαστήριο με αίτηση στη Διαπεριφερειακή Επιθεώρηση της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Νο. 2 για την περιφέρεια Σαμάρα να ακυρώσει την απόφαση αυτής της επιθεώρησης να λογοδοτήσει η εταιρεία για τη διάπραξη φορολογικού αδικήματος. Κατά την εξέταση της υπόθεσης, το δικαστήριο διαπίστωσε ότι ένας φορητός υπολογιστής με άδεια χρήσης προγράμματος 1C: Accounting and Primary Data κλάπηκε από την εταιρεία. λογιστικά έγγραφαγια την περίοδο 2008-2010, σε σχέση με την οποία η εταιρεία προέβη σε ενέργειες αποκατάστασης πρωτογενή έγγραφα, ιδίως, τιμολόγια, βιβλία αγορών και λογιστικά περιοδικά παρουσιάστηκαν στα υλικά της υπόθεσης. Ταυτόχρονα, το επιχείρημα του επιθεωρητή ότι τα αντίγραφα των τιμολογίων που υποβλήθηκαν από την εταιρεία ήταν λανθασμένα επικυρωμένα και ότι από αυτά τα αντίγραφα δεν είναι δυνατό να προσδιοριστεί η θέση των πρωτοτύπων τους, με αναφορά στο διάταγμα υπ' αριθμ. 9779-Χ, απορρίφθηκε το δικαστήριο με το σκεπτικό «αφού το τελευταίο ρυθμίζει τη διαδικασία πιστοποίησης και χορήγησης αντιγράφων εγγράφων σε πολίτες» (ψήφισμα του Ομοσπονδιακού Διαιτητικού Δικαστηρίου της Περιφέρειας του Βόλγα της 3ης Ιουλίου 2012 στην υπόθεση αριθμ. Α55-19965/2011).

Σημειώστε ότι αυτές δεν είναι οι μόνες περιπτώσεις όπου τα δικαστήρια έκριναν το διάταγμα αριθ. 9779-X μη εφαρμόσιμο σε μεμονωμένες καταστάσεις. Έτσι, υπάρχουν παραδείγματα δικαστικών πράξεων στις οποίες οι διαιτητές θεώρησαν ότι το διάταγμα αριθ. Α40/181-02, ημερομηνίας 21 Μαΐου .2002 Αρ. ΚΑ-Α40/3198-02). Και σε μία από τις συγκεκριμένες περιπτώσεις, το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι αυτό το διάταγμα δεν εφαρμόζεται στη διαδικασία επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων που υποβάλλονται στο δικαστήριο ανώνυμη εταιρείασε αστική διαφορά που εξετάζεται σε διαιτητικό δικαστήριο.

Δικαστική πρακτική 10

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Η OJSC Okskaya Shipyard υπέβαλε αγωγή στο διαιτητικό δικαστήριο κατά της NovaTEK LLC για την ανάκτηση 1.063.636,34 ρουβλίων. χρέος επί ενοίκιοκαι 265.636,53 ρούβλια. κυρώσεις για καθυστερημένες πληρωμές. Για να δικαιολογήσει την απουσία οφειλής, η NovaTEK LLC παρουσίασε αντίγραφο της πράξης για την επιστροφή του μισθωμένου ακινήτου, υποστηρίζοντας ότι η οφειλή δεν μπορεί να ανακτηθεί από αυτήν, καθώς υπολογίστηκε για την περίοδο μετά την επιστροφή του μισθωμένου ακινήτου, όταν ο εναγόμενος δεν έκανε χρήση του ακινήτου, δηλαδή μετά τη λήξη της μισθωτικής σχέσης.

Η αναφορά της OJSC Okskaya Sudoverf στο γεγονός ότι το αντίγραφο της πράξης δεν συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του διατάγματος αριθ. 9779-X δεν έγινε δεκτή από το δικαστήριο. Οι δικαστές αποφάσισαν ότι με την εν λόγω νομοθετική πράξη καθορίζεται η διαδικασία επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων που εκδίδονται κατόπιν αιτήματος πολιτών από κρατικές και δημόσιες επιχειρήσεις, φορείς και οργανισμούς, στους οποίους δεν ανήκει η εταιρεία.

Κατόπιν αιτήματος της Okskaya Shipyard OJSC να ζητήσει την αρχική πράξη από τη NovaTEK LLC, καθώς ο ενάγων πίστευε αυτή η πράξηπαραποιήθηκε, το δικαστήριο αρνήθηκε. Προς υποστήριξη, μαζί με άλλα επιχειρήματα, ανέφερε ότι το αίτημα για πρωτότυπα έγγραφα στην υπόθεση είναι δικαίωμα του δικαστηρίου, το οποίο ασκείται λαμβάνοντας υπόψη τις συγκεκριμένες αποχρώσεις της διαφοράς και ότι οι περιστάσεις της υπό εξέταση υπόθεσης δεν υπόκεινται, δυνάμει κανονιστικών νομικών πράξεων, προς επιβεβαίωση μόνο με πρωτότυπα έγγραφα, εάν υπάρχουν αποδεικτικά στοιχεία για τη λειτουργικότητα της NovaTEK LLC ως μισθωτή (απόφαση του Ομοσπονδιακού Διαιτητικού Δικαστηρίου της Περιφέρειας Volga-Vyatka της 13ης Μαρτίου 2012 στην υπόθεση αριθ. A43-9704/ 2011).

Εκτός από αυτά που ονομάσαμε πράξεις που ρυθμίζουν στον έναν ή τον άλλο βαθμό τα θέματα επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων(GOST R 6.30-2003, Διάταγμα Αρ. 9779-Χ, Μεθοδικές συστάσειςσχετικά με την ανάπτυξη οδηγιών για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές), υπάρχουν επίσης ορισμένες άλλες που έχουν εγκριθεί σχετικά με μεμονωμένες περιπτώσεις υποβολής αντιγράφων. Για παράδειγμα:

• Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 31 Μαΐου 2007 Αρ. MM-3-06/338@ (βλ. Παράρτημα αριθ. 5).
• Κανονισμοί αδειοδότησης ξένων οικονομικών συναλλαγών με αγαθά, πληροφορίες, έργα, υπηρεσίες, αποτελέσματα πνευματική δραστηριότητα(τα δικαιώματα σε αυτά), για τα οποία έχει καθιερωθεί ο έλεγχος των εξαγωγών, που εγκρίθηκαν με το διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 15ης Σεπτεμβρίου 2008 αριθ. 691 (βλ. ρήτρα 11 του παρόντος κανονισμού).
• Προσωρινές οδηγίες για εργασία γραφείου στις Ένοπλες Δυνάμεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας Νο. 205/2/588, που εγκρίθηκαν από τον Υπουργό Άμυνας της Ρωσικής Ομοσπονδίας στις 19 Αυγούστου 2009 (βλ. παραγράφους 236-241) κ.λπ.

Στο επόμενο τεύχος, διαβάστε το τέλος του άρθρου. Θα εξετάσουμε ειδικές περιπτώσεις της πρακτικής υποβολής επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων σε διαφορετικές καταστάσεις(στη φορολογική αρχή, όταν λογοδοτεί για την απώλεια πρωτοτύπων, κατόπιν αιτήματος υπαλλήλου, κατόπιν αιτήματος μετόχου / συμμετέχοντος, για συμμετοχή σε διαγωνισμό / δημοπρασία, ως αποδεικτικό στοιχείο στο δικαστήριο). Και έχοντας συστηματοποιήσει τόσο μεγάλο όγκο πληροφοριών, στο τέλος του άρθρου θα βγάλουμε τελικά συμπεράσματα, καθώς και θα δώσουμε τις τελικές συστάσεις μας για την επικύρωση αντιγράφων εγγράφων.

Υποσημειώσεις

Σύμπτυξη Εμφάνιση

Επικυρωμένα αντίγραφα εγγράφων μπορεί να απαιτούνται οπουδήποτε, αυτό ισχύει ιδιαίτερα για όσους δεν θέλουν να φέρουν τα πρωτότυπα μαζί τους ή όταν χρειάζονται σημαντικά χαρτιά σε πολλά σημεία ταυτόχρονα. Μερικές φορές ο τρόπος επικύρωσης ενός εγγράφου μπορεί να επηρεάσει την έκβαση μιας δικαστικής υπόθεσης, καθώς ένα κανονικό φωτοαντίγραφο δεν έχει νομική ισχύ και δεν γίνεται αποδεκτό ως αποδεικτικό στοιχείο. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να έχετε το πρωτότυπο για επαλήθευση ή ένα δεόντως επικυρωμένο αντίγραφο.

Το αντίγραφο αναπαράγει με ακρίβεια την εμφάνιση και τα περιεχόμενα πρωτότυπο έγγραφο, αλλά δεν είναι πρωτότυπο. Για να παρέχεται αντί του αρχικού στο κρατικούς φορείς, στον τόπο εργασίας, σπουδών ή δικαστήρια, και είχε την ίδια ισχύ, απαιτείται η πιστοποίηση αντιγράφου αυτού του εγγράφου από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Το αντίγραφο που λαμβάνεται από το κύριο έγγραφο πρέπει να αναπαράγει όλα τα δεδομένα στο σύνολό του χωρίς αλλαγές ή ασάφειες, επομένως είναι σημαντικό να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τεχνολογία υψηλής ποιότητας.

Σε ποιες περιπτώσεις είναι απαραίτητη η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων;

Πριν από την πιστοποίηση ενός εγγράφου, θα ήταν σωστό να μάθετε πρώτα για ποιους σκοπούς πρέπει να γίνει αυτό και, στη συνέχεια, μπορείτε να αποφασίσετε πώς να πιστοποιήσετε σωστά τα έγγραφα. Εάν μιλάμε για υποβολή ενός εγγράφου σε κρατικές υπηρεσίες (για παράδειγμα, για την απόκτηση άδειας), οι απαιτήσεις για την προετοιμασία ενός αντιγράφου είναι σημαντικά αυστηρότερες. Είναι απαραίτητο να μάθετε τις απαιτήσεις αυτού του οργανισμού, δηλαδή πώς να πιστοποιήσετε σωστά αντίγραφα εγγράφων ειδικά για αυτούς. Διαφορετικά, μπορείτε εύκολα να κάνετε ένα λάθος και το έγγραφο θα θεωρηθεί άκυρο.

Εάν είναι απαραίτητο για εσωτερική χρήση, τότε συνήθως ακολουθούνται τα γενικά πρότυπα που είναι εγκεκριμένα σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση. Τις περισσότερες φορές, πιστοποιούνται προσωπικά έγγραφα: πιστοποιητικά που εκδίδονται από το ληξιαρχείο, διαβατήρια, διπλώματα, έγγραφα τίτλου ιδιοκτησίας. Οι καταστάσεις είναι διαφορετικές και μπορεί να απαιτούνται έγγραφα κατά την υποβολή αίτησης για εργασία, σε εκπαιδευτικά ιδρύματα, για υποβολή αιτήσεων στην εφορία, κρατικούς φορείς, κατά τη σύναψη συναλλαγών, συμμετοχή σε διαγωνισμούς, λήψη επιχορηγήσεων, σε τραπεζικούς οργανισμούς, σε δικαστήρια.

Προετοιμασία εγγράφων για πιστοποίηση

Ένα αντίγραφο ενός εγγράφου προετοιμάζεται χρησιμοποιώντας φωτοτυπικό μηχάνημα χρησιμοποιώντας το πρωτότυπο έγγραφο ή εκτυπώνοντας ένα σαρωμένο αντίγραφο του εγγράφου. Το κύριο σημείο είναι ότι το αντίγραφο αντικατοπτρίζει καθαρά όλες τις λεπτομέρειες του πρωτοτύπου, το κείμενο είναι ευανάγνωστο και όλες οι σφραγίδες, οι υπογραφές και οι γραφικές εικόνες είναι ορατές. Εάν το έγγραφο αποτελείται από πολλά φύλλα, πρέπει να είναι αριθμημένο και ραμμένο, υποδεικνύοντας τον αριθμό των φύλλων στον τόπο της κόλλησης. Επίσης, εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να πιστοποιήσετε όχι ολόκληρο το έγγραφο, αλλά ένα απόσπασμα από αυτό που περιέχει απαραίτητες πληροφορίες. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να προετοιμάσετε αντίγραφα των φύλλων που σας ενδιαφέρουν. Στη συνέχεια, πρέπει να επικοινωνήσετε με εξουσιοδοτημένα άτομα που γνωρίζουν πώς να πιστοποιούν σωστά αντίγραφα εγγράφων.

Με ποιον πρέπει να απευθυνθώ για την επικύρωση αντιγράφων εγγράφων;

Για να παρέχετε αυτήν την υπηρεσία, πρέπει να επικοινωνήσετε με συμβολαιογράφο. Αυτός είναι ο πιο σίγουρος τρόπος. Ο συμβολαιογράφος θα επικυρώσει αντίγραφα εγγράφων που έχουν εκδοθεί από επιχείρηση ή ίδρυμα, εάν συντάχθηκαν σύμφωνα με το νόμο και είναι σε ισχύ την ημέρα της αίτησης. Μπορείτε επίσης να επικυρώσετε αντίγραφο εγγράφου που εκδόθηκε σε πολίτη εάν η αρχική του υπογραφή επικυρώθηκε από συμβολαιογράφο. Για παράδειγμα, πληρεξούσιο για το δικαίωμα διαχείρισης ακινήτων ή εκπροσώπησης στο δικαστήριο.

Τα έγγραφα που εκδίδονται από έναν συγκεκριμένο οργανισμό επικυρώνονται από τον διευθυντή του ή άλλο υπεύθυνο άτομο με την κατάλληλη εξουσία και πρέπει να γνωρίζουν πώς να πιστοποιούν σωστά τα έγγραφα. Κατά κανόνα, αυτό το ζήτημα αντιμετωπίζεται από τη γραμματεία ή την υπηρεσία διαχείρισης γραφείου, το λογιστήριο ή το τμήμα προσωπικού. Το δικαίωμα εκτέλεσης αυτών των ενεργειών αντικατοπτρίζεται στις περιγραφές θέσεων εργασίας και στις ειδικά εκδοθείσες εντολές. Το έγγραφο θα πρέπει να είναι πιστοποιημένο μόνο από ειδικό εξουσιοδοτημένο να εκτελεί τέτοιες ενέργειες από τη διοίκηση. Διαφορετικά, υπάρχει κίνδυνος το αντίγραφο να είναι άκυρο. Το βιβλιάριο εργασίας, οι εντολές για πρόσληψη και απόλυση μπορούν να πιστοποιηθούν από το τμήμα προσωπικού στον τόπο εργασίας.

Σε μερικά κρατικούς φορείςΌταν οι πολίτες υποβάλλουν αίτηση για υπηρεσία, τα πρόσωπα που πραγματοποιούν την υποδοχή ενεργούν ως πραγματογνώμονες και έχουν το δικαίωμα, αφού ελέγξουν το πρωτότυπο με το αντίγραφο, να το πιστοποιήσουν με την ταυτότητά τους. Θα ήταν καλή ιδέα να διευκρινίσετε εκ των προτέρων πώς να πιστοποιείτε σωστά τα έγγραφα στην αρχή στην οποία υποβάλλονται.

Εγγραφή πιστοποίησης και διαδικασία πιστοποίησης

Η γνησιότητα του αντιγράφου επιβεβαιώνεται με την επικόλληση της σφραγίδας του οργανισμού, τη συμπλήρωση σφραγίδας ή ειδικής επιγραφής εξουσιοδοτημένου προσώπου. Επιπλέον, είναι σημαντικό να αναφέρετε την ημερομηνία, τη θέση του ειδικού, το επώνυμο, το όνομα και το πατρώνυμο του. Μερικές φορές χρησιμοποιούνται ειδικά κενά γραμματόσημα, η ημερομηνία που δημιουργήθηκε με τη βοήθειά τους είναι απλά γραμμένη. στο σωστό μέροςτίθεται υπογραφή. Ο υπάλληλος που είναι εξουσιοδοτημένος να εκτελεί αυτές τις ενέργειες γνωρίζει πώς να πιστοποιεί έγγραφα. Το "Το αντίγραφο είναι σωστό" είναι μια από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες επιγραφές, μερικές φορές βρίσκεται και μια συντομότερη έκδοση - "σωστή". Υπάρχει ένας αριθμός κανόνων σχετικά με τον τρόπο πιστοποίησης ενός δεμένου εγγράφου που περιέχει περισσότερα από ένα φύλλα. Κατά κανόνα, όλα τα φύλλα είναι αριθμημένα, το έγγραφο είναι ραμμένο, επικολλάται χαρτί από πάνω, στο οποίο αναφέρεται ο αριθμός των φύλλων και τοποθετείται μια επιγραφή αναγνώρισης. Είναι δυνατή η πιστοποίηση κάθε σελίδας ξεχωριστά, αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται εάν το έγγραφο δεν είναι δεμένο.

Συμβολαιογραφική επικύρωση εγγράφων

Σε ορισμένες περιπτώσεις που προβλέπει ο νόμος, η επικύρωση αντιγράφου από συμβολαιογράφο είναι υποχρεωτική. Σε τέτοιες περιπτώσεις, κανένας υπάλληλος δεν έχει το δικαίωμα να αντικαταστήσει την υπογραφή επιβεβαίωσης του συμβολαιογράφου. Αυτές είναι μάλλον εξαιρέσεις, ωστόσο, πολλά τμήματα εμπιστεύονται συμβολαιογραφικά έγγραφα. Για τη διενέργεια αυτής της διαδικασίας αρκεί να επικοινωνήσετε με συμβολαιογράφο, να προσκομίσετε δελτίο ταυτότητας, το πρωτότυπο και αντίγραφο του εγγράφου. Ο συμβολαιογράφος εξετάζει προσεκτικά το έγγραφο, ελέγχει το αντίγραφο με το πρωτότυπο, ελέγχει αν το έγγραφο εκδόθηκε νόμιμα και αν υπάρχουν όλα τα απαραίτητα στοιχεία και υπογραφές.

Το πόσο κοστίζει η πιστοποίηση ενός εγγράφου από συμβολαιογράφο εξαρτάται από τον αριθμό των φύλλων και το ίδιο το έγγραφο που υπόκειται σε πιστοποίηση, τα προσωπικά έγγραφα ή το καταστατικό και τα πιστοποιητικά μιας επιχείρησης.

Σε ποιες περιπτώσεις ο συμβολαιογράφος θα αρνηθεί την πιστοποίηση;

Εάν το πρωτότυπο είναι αμφίβολο ή έχει σαφώς ίχνη πλαστογραφίας, τότε η επικύρωση του αντιγράφου θα απορριφθεί. Ο συμβολαιογράφος έχει επίσης το δικαίωμα να αρνηθεί σε περιπτώσεις όπου το έγγραφο έχει ασαφές κείμενο, προσθήκες, θολά σφραγίσματα, απροσδιόριστες διορθώσεις, όταν είναι αδύνατο να διαβαστεί ή έχει σημαντικές φθορές ή γρατζουνιές. Εκτός από αυτές τις περιπτώσεις άρνησης, υπάρχουν και εκείνες που η υπογραφή στο έγγραφο έγινε με φαξ, ή πλαστικοποιήθηκε, εκδόθηκε στο εξωτερικό, αλλά δεν νομιμοποιήθηκε. Επίσης δεν υπόκειται σε πιστοποίηση ιατρικά έγγραφαή χαρτιά που περιέχουν κρατικό μυστικό. Μερικές φορές το ίδιο το έγγραφο μπορεί να εγείρει αμφιβολίες για τη γνησιότητά του, τότε ο συμβολαιογράφος έχει το δικαίωμα να το στείλει για εξέταση.

Πιστοποίηση αποσπασμάτων από έγγραφα

Σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται να επικυρώσετε αντίγραφο ολόκληρου του εγγράφου. Οι συμβολαιογράφοι προσεγγίζονται συχνά από πολίτες που χρειάζονται μόνο αντίγραφα ορισμένων σελίδων ενός εγγράφου. Ωστόσο, ο συμβολαιογράφος δεν μπορεί να πιστοποιήσει επιλεγμένα φύλλα, καθώς αυτό θα παραβιάζει την ακεραιότητα ολόκληρου του εγγράφου. Είναι αλήθεια ότι εάν ένα τέτοιο έγγραφο περιέχει πολλές διαφορετικές ερωτήσεις που δεν σχετίζονται μεταξύ τους, τότε αυτό είναι δυνατό.

Διαβάστε επίσης: Κανονισμοί για τις αποδοχές του διδακτικού προσωπικού το 2020

Η πιστοποίηση αντιγράφων δεν απαιτεί μεγάλη προσπάθεια. Αλλά αν πρέπει να το κάνετε συχνά, τότε παραγγείλετε στον εαυτό σας μια σφραγίδα με ένα πλήρες σύνολο λεπτομερειών - τότε σίγουρα δεν θα ξεχάσετε τίποτα.

Πώς να πιστοποιήσετε σωστά ένα αντίγραφο ενός εγγράφου - δείγμα;

Πώς να πιστοποιήσετε σωστά ένα αντίγραφο ενός εγγράφου μπορεί να βρεθεί από GOST R 6.30-2003, το οποίο θεσπίζει απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων. Στο άρθρο μας θα δούμε τα κύρια σημεία που πρέπει να προσέξεις κατά την πιστοποίηση αντιγράφων.

Γιατί επικυρώνεται ένα αντίγραφο ενός εγγράφου;

Ένα αντίγραφο ενός εγγράφου είναι ένα χαρτί που αναπαράγει πλήρως τα περιεχόμενα του κύριου εγγράφου, αλλά δεν έχει νομική ισχύ. Για να χρησιμοποιηθεί ένα αντίγραφο ως ανάλογο ενός εγγράφου, πρέπει να είναι επικυρωμένο από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο.

Πριν αποφασίσετε πώς να πιστοποιήσετε σωστά ένα αντίγραφο, πρέπει πρώτα να μάθετε για ποιους σκοπούς είναι απαραίτητο.

Αν μιλάμε για μεταφορά ενός εγγράφου σε κρατικές υπηρεσίες, για παράδειγμα για αδειοδότηση ή άλλο προβλέπεται από το νόμοδιαδικασίες, είναι απαραίτητο να διευκρινιστούν οι απαιτήσεις του οργανισμού υποδοχής. Κατά κανόνα, σε περίπτωση λανθασμένης πιστοποίησης, αντίγραφα εγγράφων δεν θα γίνονται δεκτά.

Εάν το χαρτί είναι πιστοποιημένο για εσωτερική χρήση, τότε γενικούς κανόνες, τα οποία γίνονται δεκτά σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση.

Πώς να πιστοποιήσετε σωστά ένα αντίγραφο ενός εγγράφου

Η πιστοποίηση αντιγράφου εγγράφου πραγματοποιείται με την τοποθέτηση της κατάλληλης σφραγίδας ή με τη χειρόγραφη φράση «Το αντίγραφο είναι σωστό». Επιπλέον, είναι απαραίτητο να αναφέρεται η θέση του ειδικού, το πλήρες όνομά του και η ημερομηνία πιστοποίησης.

Επιτρέπεται η επικύρωση αντιγράφου εγγράφου με σφραγίδα, η οποία καθορίζεται κατά την κρίση του οργανισμού. Κατά κανόνα, απαιτείται να δοθεί στο αντίγραφο νομική ισχύς. Δηλαδή, ο οργανισμός δεν επιλέγει σε ποια αντίγραφα θα βάλει σφραγίδα και σε ποια όχι. Έχει το δικαίωμα μόνο να αναπτύξει ανεξάρτητα τη μορφή εκτύπωσης.

Σπουδαίος!Ο ειδικός που επικυρώνει ένα αντίγραφο του εγγράφου πρέπει να έχει την εξουσία να προβεί σε τέτοιες ενέργειες. Η αρμοδιότητά του μπορεί να προσδιορίζεται σε περιγραφή θέσης εργασίας ή σε ειδική εντολή που υπογράφεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Χωρίς ειδικά καθορισμένη αρχή, μόνο ο επικεφαλής του οργανισμού έχει το δικαίωμα να επικυρώσει αντίγραφα.

Εάν το έγγραφο αποτελείται από πολλά φύλλα, επιλέξτε 1 από τις προτεινόμενες επιλογές πιστοποίησης:

• Σελίδα σε σελίδα?
• ράβοντας μαζί όλα τα φύλλα του εγγράφου, στη συνέχεια αριθμώντας τα και επικολλώντας μια πιστοποίηση στο τελευταίο φύλλο κολλώντας ένα φύλλο χαρτιού σε δεμένες κλωστές που υποδεικνύουν τον αριθμό των σελίδων.

Εάν το έγγραφο αποτελείται από 1 φύλλο, αλλά το κείμενο είναι επίσης τυπωμένο στην πίσω όψη, τότε και οι δύο όψεις του αντιγράφου πρέπει να είναι επικυρωμένες.

Επικύρωση αντιγράφου εγγράφου από συμβολαιογράφο

Εάν ο νόμος ορίζει ότι για να δοθεί νομική ισχύς σε ένα έγγραφο πρέπει να είναι επικυρωμένο από συμβολαιογράφο, τότε παρακάμψτε αυτή η απαίτησηδεν είναι δυνατό. Κανένας υπάλληλος δεν έχει δικαίωμα να αντικαταστήσει την βεβαιωτική υπογραφή του συμβολαιογράφου.

Για την πιστοποίηση, πρέπει να επισκεφτείτε συμβολαιογράφο με το πρωτότυπο έγγραφο και το αντίγραφό του, το οποίο δεν πρέπει να περιέχει επιγραφές τρίτων. Η περίοδος ισχύος της συμβολαιογραφικής πράξης δεν περιορίζεται χρονικά.

Πώς να πιστοποιήσετε σωστά ένα αντίγραφο ενός εγγράφου;

Συχνά, όταν διεξάγετε επιχειρηματικές δραστηριότητες σε έναν οργανισμό, απαιτείται να προσκομίσετε ένα επικυρωμένο αντίγραφο ενός εγγράφου. Μπορεί να απαιτείται πιστοποιημένη τεκμηρίωση οπουδήποτε: κατά τη συμμετοχή σε διαγωνισμό, κατά την παροχή τεκμηρίωσης σε εργολάβους, ακόμη και κατά την έκδοση αντιγράφου βιβλίου εργασίας σε έναν εργαζόμενο. Θα συζητήσουμε πώς να πιστοποιήσετε σωστά ένα αντίγραφο ενός εγγράφου σε αυτό το άρθρο.

Γιατί χρειάζεστε ένα επικυρωμένο αντίγραφο ενός εγγράφου;

Οποιαδήποτε εταιρεία βρίσκεται αντιμέτωπη με την ανάγκη να παράσχει αντισυμβαλλόμενο ή να στείλει αντίγραφο εγγράφων στις φορολογικές ή άλλες αρχές. Επιπλέον, ορισμένες αρχές απαιτούν αντίγραφο που να είναι επικυρωμένο με ειδικό τρόπο.

Αγαπητοί αναγνώστες! Το άρθρο μιλά για τυπικές λύσεις νομικά ζητήματα, αλλά κάθε περίπτωση είναι ξεχωριστή. Αν θέλετε να μάθετε πώς λύσε ακριβώς το πρόβλημά σου— επικοινωνήστε με έναν σύμβουλο:

Στους σύγχρονους κανονισμούς, δεν μπορεί να βρεθεί ένας όρος όπως "αντίγραφο". Ωστόσο, στο GOST R 51141-98 αυτή η ερμηνεία νοείται ως έγγραφο που περιέχει όλες τις πληροφορίες από το πρωτότυπο και τις επαναλαμβάνει εξωτερικά.

Δυστυχώς, σε αντίθεση με το πρωτότυπο, ένα επικυρωμένο ξερο- ή φωτοαντίγραφο δεν μπορεί να έχει την κατάλληλη νομική ισχύ. Προκειμένου το αντίγραφο να γίνει ένα σχεδόν πλήρες έγγραφο, πρέπει να καταχωρίσετε τις απαραίτητες λεπτομέρειες σε αυτό.

Μπορεί να χρειαστεί επικυρωμένο αντίγραφο στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• να παρέχει τεκμηρίωση σε κρατικές υπηρεσίες·
• να παρέχει τεκμηρίωση στον εργαζόμενο (για παράδειγμα, ένα βιβλίο εργασίας).
• να παρέχει τεκμηρίωση στους αντισυμβαλλομένους (για παράδειγμα, μια συμφωνία)·
• προκειμένου να λάβει μέρος στον διαγωνισμό (συνήθως αποστέλλεται πακέτο εγγράφων στην επιτροπή διαγωνισμού).

Φυσικά, αυτό απέχει πολύ από το πλήρης λίσταόταν μπορεί να χρειαστεί να βάλετε λεπτομέρειες στην τεκμηρίωση.

Ανάλογα με την περίπτωση, γίνεται διάκριση μεταξύ τακτικής και συμβολαιογραφικής. Έτσι, για να εκδοθεί σε έναν υπάλληλο αντίγραφο του βιβλίου εργασίας, είναι αρκετά συνηθισμένο, ωστόσο, όταν συμμετέχετε σε διαγωνισμό, συχνά απαιτείται συμβολαιογραφική επικύρωση των εγγράφων. Όταν πιστοποιηθεί από συμβολαιογράφο, ο οργανισμός υποχρεούται να πληρώσει ένα τέλος και επίσης να περιμένει κάποιο χρόνο έως ότου ο συμβολαιογράφος ολοκληρώσει αυτήν τη διαδικασία. Εάν δεν απαιτείται από τον νόμο ή από συγκεκριμένο αντισυμβαλλόμενο του οργανισμού, τότε το χαρτί μπορεί να πιστοποιηθεί απευθείας από την εταιρεία βάζοντας τα απαραίτητα στοιχεία σε αυτό.

Πώς να πιστοποιήσετε σωστά ένα αντίγραφο ενός εγγράφου σε έναν οργανισμό;

Ο οργανισμός έχει το δικαίωμα να καταγράφει ανεξάρτητα τις απαραίτητες λεπτομέρειες μόνο σε εκείνα τα έγγραφα που του ανήκουν (συμβάσεις, επιστολές κ.λπ.), καθώς και σε αυτήν την τεκμηρίωση, τα πρωτότυπα των οποίων αποθηκεύονται απευθείας στον οργανισμό (για παράδειγμα, εργασία βιβλία εργαζομένων).

Για να καταγράψετε λεπτομέρειες σε έναν οργανισμό σε χαρτί, πρέπει να υποδείξετε:

• Μια επιγραφή που επιβεβαιώνει ότι η τεκμηρίωση περιέχει τις κατάλληλες λεπτομέρειες. Κατά κανόνα, μια τέτοια επιγραφή μπορεί να τεθεί με το χέρι, ωστόσο, ορισμένοι οργανισμοί έχουν ειδική σφραγίδα για τέτοιες περιπτώσεις.
• Η θέση του ατόμου. Οι λεπτομέρειες παρέχονται είτε από τον σκηνοθέτη είτε αρχιλογιστής. Επίσης, η δυνατότητα επικύρωσης εγγράφων μπορεί να δοθεί στον οικονομικό διευθυντή. Ωστόσο, οι υποχρεώσεις πιστοποίησης ορισμένους τύπουςΤα έγγραφα μπορούν να μεταφερθούν σε οποιονδήποτε υπάλληλο: για να γίνει αυτό, χρειάζεται μόνο να εκδώσετε κατάλληλη εντολή ή πληρεξούσιο.
• Υπογραφή υπαλλήλου και αποκωδικοποίησή της.
• Σφραγίδα εταιρείας.
• Ημερομηνία πιστοποίησης. Η ημερομηνία υποδεικνύεται έτσι ώστε η τοποθέτηση των στοιχείων να είναι αξιόπιστη, επειδή το πρωτότυπο ενδέχεται να υποστεί αλλαγές με την πάροδο του χρόνου.

Εάν καταθέτετε λεπτομέρειες για πληροφορίες που δεν βρίσκονται σε ένα φύλλο, αλλά σε πολλά, τότε πρέπει πρώτα να αναβοσβήσετε την τεκμηρίωση. Μπορείτε να ράψετε την τεκμηρίωση χρησιμοποιώντας τρύπα και κλωστή ή χρησιμοποιώντας διάφορα μηχανήματα.

Μετά τη συρραφή της τεκμηρίωσης, πρέπει να βάλετε συνεχή αρίθμηση (συνήθως οι αριθμοί σελίδων τοποθετούνται είτε στο κάτω κέντρο είτε στη δεξιά γωνία).

Αφού επικολλήσετε το αυτοκόλλητο, ακολουθήστε τα βήματα για να εισαγάγετε τα απαραίτητα στοιχεία για την πιστοποίηση. Κατά κανόνα, υπογραφές και επιγραφές όπως "Το αντίγραφο είναι σωστό" τοποθετούνται κοντά στο αυτοκόλλητο, αλλά η σφραγίδα του οργανισμού πρέπει απαραίτητα να εμφανίζεται σε αυτό.

Προετοιμασία εγγράφων στο συμβολαιογράφο

Για να καταγράψετε τις λεπτομέρειες σε χαρτί με συμβολαιογραφικό τρόπο, πρέπει να βρείτε ένα συμβολαιογραφικό γραφείο, από το οποίο υπάρχουν πλέον πολλά σε οποιαδήποτε μεγάλη πόλη. Θα χρειαστεί να πάρετε μαζί σας χαρτί, διαβατήριο και χρήματα για να πληρώσετε το τέλος (η χρέωση είναι διαφορετική για κάθε τύπο χαρτιού).

Πιστοποίηση από συμβολαιογράφο

Δεν θα χρειαστεί πολύς χρόνος για τον συμβολαιογράφο να βάλει τις λεπτομέρειες σε χαρτί για εσάς. Κατά κανόνα, υπάρχουν μεγάλες ουρές στα συμβολαιογραφικά γραφεία, επιπλέον, αφού παραδώσετε το χαρτί στον υπάλληλο του γραφείου, θα πρέπει να περιμένετε για κάποιο χρονικό διάστημα, ενώ θα εκτελεστούν όλες οι απαραίτητες ενέργειες επαλήθευσης και καταγραφής στο έγγραφο.

Κάθε συμβολαιογράφος έχει ένα μητρώο στο οποίο τηρεί αρχεία με όλα τα επικυρωμένα από αυτόν έγγραφα. Μετά την παραλαβή, θα σας ζητηθεί να υπογράψετε το μητρώο. Αντίγραφο επικυρωμένο από συμβολαιογράφο δεν έχει ημερομηνία λήξης.

Φυσικά, δεν μπορούν να επικυρωθούν όλα τα έγγραφα. Έτσι, δεν επιτρέπονται διορθώσεις, συμπεριλαμβανομένων των διορθώσεων που γίνονται με μολύβι ή στυλό. Το κείμενο, καθώς και άλλα συστατικά μέρη, πρέπει να είναι σαφές και ευανάγνωστο.

Εάν πάτε να βάλετε τα απαραίτητα στοιχεία στον συμβολαιογράφο όχι σε ένα φύλλο, αλλά σε πολλά, τότε πρέπει πρώτα να συρράψετε τα φύλλα μαζί, να τα αριθμήσετε, να βάλετε τη σφραγίδα του οργανισμού και την υπογραφή του ατόμου που επικύρωσε το χαρτί η οργάνωση.

Πώς να πιστοποιήσετε ηλεκτρονικά έγγραφα;

Να διαβεβαιώσω ηλεκτρονική έκδοσηη τεκμηρίωση απαιτεί ηλεκτρονική υπογραφή. Μπορείτε να αποκτήσετε ένα κλειδί ηλεκτρονικής υπογραφής από ένα από τα κέντρα πιστοποίησης. Να είστε εξαιρετικά προσεκτικοί όταν στέλνετε ένα πακέτο χαρτιών για να λάβετε ένα κλειδί: τα δεδομένα που παρέχονται πρέπει να είναι γνήσια και όσο το δυνατόν ακριβέστερα. Μια λάθος λέξη και το κλειδί δεν θα είναι έγκυρο.

Έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή, πιστοποιημένο ηλεκτρονική υπογραφή, ισοδυναμεί με επικυρωμένο αντίγραφο σε χαρτί. Διαβεβαιώνω ηλεκτρονικάΜπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε λογιστικά και νομικά έγγραφα (για παράδειγμα, συμβόλαια, τιμολόγια, τιμολόγια κ.λπ.).