Δείγμα αναφοράς για υλικές ζημιές. Οι κύριες αποχρώσεις του πώς να γράψετε ένα σημείωμα εναντίον ενός υπαλλήλου για προσβολή και ένα δείγμα ενός τέτοιου εγγράφου

Το μνημόνιο είναι ένα κανονιστικό επίσημο έγγραφο. Αναφέρεται σε οργανωτική και τεκμηρίωση αναφοράς που χρησιμοποιείται για την εκτέλεση λειτουργιών διαχείρισης στην επιχείρηση. Το μνημόνιο χρησιμοποιείται μαζί με άλλες ενημερωτικές σημειώσεις, αλλά σε αντίθεση με αυτές, ο δομικός σχεδιασμός του ρυθμίζεται αυστηρά από την εργατική νομοθεσία.

Γενικές έννοιες

Ο κύριος σκοπός της σύνταξης ενός σημειώματος είναι η ενημέρωση για την κατάσταση και τα περιστατικά στον οργανισμό, για περιπτώσεις παραβίασης της εργασιακής πειθαρχίας ή αδυναμίας των εργαζομένων να εκπληρώσουν τα καθήκοντά τους. Μπορεί να σταλεί στον διαχειριστήδομική μονάδα

, ολόκληρη την εταιρεία ή τον μητρικό οργανισμό. Το μνημόνιο συντάσσεται με τέτοιο τρόπο ώστε να ενθαρρύνει τη δράση για την εξάλειψη της τρέχουσας κατάστασης.

Η διαφορά μεταξύ αναφοράς, υπηρεσίας και επεξηγηματικής σημείωσης Στην αναφορά εκχωρήθηκε ο κωδικός OKUD 0286041. Δηλαδή, σύμφωνα με Πανρωσικός ταξινομητήςτεκμηρίωση διαχείρισης , περιλαμβάνεται στη λίστακανονιστικά έγγραφα

, η δομή και ο σχεδιασμός των οποίων καθορίζονται από το νόμο.

Το υπηρεσιακό σημείωμα συντάσσεται με οποιαδήποτε μορφή και η μορφή του δεν προβλέπεται από κανένα κωδικό OKUD. Συνήθως γράφεται από έναν υπάλληλο του οργανισμού με δική του πρωτοβουλία και αφορά πληροφορίες που διανέμονται «οριζόντια» μεταξύ προσωπικού στο ίδιο επίπεδο, και όχι «κάθετα», όπως ένα σημείωμα.

Παρέχεται επίσης ένας κωδικός OKUD για το επεξηγηματικό σημείωμα και, όπως το σημείωμα, παρέχει πληροφορίες «κάθετα», δηλαδή από τον υφιστάμενο στον ανώτερο. Αλλά είναι γραμμένο αποκλειστικά με εντολή ή αίτημα του διευθυντή. Το περιεχόμενο περιορίζεται μόνο στην εξήγηση των περιστάσεων που σχετίζονται με πειθαρχικές παραβάσεις.

Ταξινόμηση υπομνημάτων

• Ανάλογα με τη μέθοδο ταξινόμησης, τα σημειώματα μπορούν να χωριστούν σε τύπους. Εάν λάβουμε ως βάση τον εκκινητή της εγγραφής, μπορούμε να διακρίνουμε:
• σημειώματα που συντάσσονται κατόπιν εντολής ή αιτήματος της διοίκησης·

εκθέσεις που συντάσσονται με προσωπική πρωτοβουλία του υποβάλλοντος τα έγγραφα.

Είναι σημαντικό να χωρίζετε τα σημειώματα με βάση τη διεύθυνσή τους σε εξωτερικά και εσωτερικά έγγραφα.

Δομή των εκθέσεων

Η δομή ενός σημειώματος καθορίζεται πρωτίστως από το εάν πρόκειται για έγγραφο για εσωτερική χρήση (εσωτερικό υπόμνημα) ή διαβιβάζεται σε ανώτερο οργανισμό (εξωτερικό υπόμνημα).

Βασικές απαιτήσεις για το περιεχόμενο του εγγράφου. Το κείμενο χωρίζεται σε δύο μέρη. Το πρώτο μέρος περιέχει τις πληροφορίες που οδήγησαν στη συγγραφή του εγγράφου και μια ανάλυση της κατάστασης που προέκυψε. Στο δεύτερο μέρος, ο συντάκτης του σημειώματος πρέπει να υποδείξει τα συμπεράσματά του και τις προτάσεις του για τη βελτιστοποίηση των γεγονότων που συνέβησαν.

Εξωτερικά σημειώματα

Τα εξωτερικά σημειώματα συντάσσονται για τη διαχείριση ενός οργανισμού ανώτερου επιπέδου στο επίσημο επιστολόχαρτο του οργανισμού κατώτερου επιπέδου όπου εκδίδονται.

Το έγγραφο υπόκειται σε αυστηρές δομικές απαιτήσεις. Τα ρυθμιζόμενα σημεία του σημειώματος είναι:

• πλήρες όνομα της εταιρείας που αποστέλλει το έγγραφο·
• στοιχεία εταιρείας: νομική διεύθυνση, τηλέφωνα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, OKPO, OGRN, INN/KPP;
• το πλήρες όνομα της θέσης του επικεφαλής του εξωτερικού οργανισμού στον οποίο αποστέλλεται το υπόμνημα·
• αρχικά και επώνυμο του διαχειριστή·
• τον τίτλο του εγγράφου, που αποκαλύπτει το κύριο περιεχόμενό του·
• κείμενο;
• τη θέση του επικεφαλής της επιχείρησης που αποστέλλει το υπόμνημα, το πλήρες όνομα και την υπογραφή του·
• το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου του καλλιτέχνη·
• ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου.

Εξωτερικό υπόμνημα συντάσσεται εάν αποσταλεί σε ανώτερο ή μητρικό οργανισμό

Εσωτερικά σημειώματα

Οι εσωτερικές σημειώσεις προετοιμάζονται σε τυπικά φύλλα χαρτιού σε μορφή Α4 ή Α5. Η δομή ενός τέτοιου εγγράφου είναι λιγότερο αυστηρή από ό,τι για εξωτερική χρήση, αλλά πρέπει να υπάρχουν τα ακόλουθα στοιχεία:

• τη θέση του διαχειριστή για την εξέταση του οποίου αποστέλλεται το έγγραφο, τα αρχικά και το επώνυμό του·
• ο τίτλος του σημειώματος, αποκαλύπτοντας την ουσία του·
• κείμενο;
• τη θέση του υπαλλήλου που συντάσσει το σημείωμα, με την τοποθεσία του εργοταξίου, του εργαστηρίου ή του τμήματος παραγωγής, τα αρχικά και το επώνυμό του·
• υπογραφή υπαλλήλου·
• ημερομηνία.

Συντάσσεται εσωτερικό υπόμνημα για υποβολή στη διοίκηση της επιχείρησής σας

Κανόνες για τη σύνταξη, υποβολή και αρχειοθέτηση σημειώσεων

Στην επιχειρηματική ζωή, οι πιο συνηθισμένοι λόγοι είναι:

1. Παραβίαση της εργασιακής πειθαρχίας.
2. Μπόνους ή άρνηση έκδοσης μπόνους.
3. Μη συμμόρφωση ή ακατάλληλη εκτέλεσηυπάλληλος των επίσημων καθηκόντων του.
4. Αντικοινωνική συμπεριφορά εργαζομένων.
5. Κλοπή και φθορά περιουσίας.

Για καθεμία από αυτές τις τυπικές περιπτώσεις, υπάρχει ένα πρότυπο που χρησιμοποιείται ευρέως στην πράξη για να διευκολύνει την προετοιμασία του εγγράφου.

Υποβολή και καταχώρηση εκθέσεων

Η καταχώριση εξωτερικών σημειώσεων πραγματοποιείται με τον ίδιο τρόπο όπως όλα τα εξερχόμενα έγγραφα με τη μορφή επιστολών ή πιστοποιητικών.

Η καταχώριση των εσωτερικών σημειωμάτων πραγματοποιείται στην Εφημερίδα Καταχώρησης Επίσημων Σημειώσεων και Κινήτρων, που συντάσσεται σε μορφή πίνακα. Δεν υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις για τη διατήρηση ή τη μη διατήρηση ενός τέτοιου περιοδικού εργατική νομοθεσίαΗ Ρωσική Ομοσπονδία δεν υπάρχει. Ωστόσο, σε μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις, καθώς και σε κυβερνητικούς οργανισμούςΣυνήθως δημιουργούνται με σκοπό τη συγκέντρωση πληροφοριών σχετικά με τα κίνητρα των εργαζομένων. Σύμφωνα με το άρθ. 258 «Κατάλογος τυπικής διαχείρισης, αρχειακά έγγραφα», ο χρόνος αποθήκευσης ενός τέτοιου περιοδικού είναι 75 χρόνια.

Περιλαμβάνει:

• αύξων αριθμός του σημειώματος·
• θέση και επώνυμο του υπαλλήλου που τηρεί το ημερολόγιο·
• το περιεχόμενο της διατριβής του εγγράφου.

Συνήθως, ένα τέτοιο αρχείο καταγραφής τηρείται από έναν υπάλληλο του τμήματος HR.

Μετά την εγγραφή, η έκθεση πηγαίνει στον διευθυντή για εξέταση και οργανωτικά συμπεράσματα. Ως αποτέλεσμα της εξέτασης του εγγράφου, ο διαχειριστής λαμβάνει μια απόφαση. Καταγράφεται με τη μορφή ψηφίσματος που γράφεται στο ίδιο το σημείωμα μεταξύ της διεύθυνσης και του κειμένου ή συντάσσεται ως ξεχωριστό έγγραφο που επισυνάπτεται στο σημείωμα. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι είναι λάθος να γράψετε μια ανάλυση στα περιθώρια της σελίδας.

Η απόφαση του αρχηγού αποτελεί τη βάση για την εφαρμογή της απόφασης που αναγράφεται σε αυτήν.

Τύποι σημειωμάτων

Η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη αναφορά είναι μια αναφορά για παραβίαση της εργασιακής πειθαρχίας.Ο συντάκτης ενός τέτοιου σημειώματος ενημερώνει τους ανωτέρους του για το τι συνέβη εργατική παράβαση: απουσία, καθυστέρηση ή αποτυχία εμφάνισης στη δουλειά, κατανάλωση αλκοόλ και άλλα αδικήματα. Μαζί με το πραγματικό υλικό, η έκθεση θα πρέπει να περιέχει πρόταση για μέτρα για την καταστολή τέτοιων υποθέσεων και για την επιβολή κυρώσεων στους υπεύθυνους για τη διάπραξή τους.

Στην έκθεση αναφέρονται όλες οι λεπτομερείς περιστάσεις της διάπραξης του πειθαρχικού παραπτώματος.

Κοντά σε περιεχόμενο σε ένα σημείωμα για πειθαρχική παράβαση είναι ένα σημείωμα σχετικά με την αδυναμία του υπαλλήλου να εκπληρώσει τα επίσημα καθήκοντά του.

Καταρτίζεται όταν ένας εργαζόμενος δεν συμμορφώνεται σωστά με τα καθήκοντά του με αποτέλεσμα η επιχείρηση να υφίσταται ζημίες. Ως συμπλήρωμα στο σημείωμα, μπορείτε να επισυνάψετε, για παράδειγμα, δείγματα εγγράφων που έχουν συνταχθεί εσφαλμένα από τον υπάλληλο ή τα αποτελέσματα της βιντεοπαρακολούθησης του χώρου εργασίας του. Μια ορισμένη ιδιαιτερότητα αυτού του τύπου αναφοράς είναι η ανάγκη έγκρισής της από τον άμεσο προϊστάμενο του υπαλλήλου που διέπραξε το αδίκημα.

Συνιστάται να προστεθούν έγγραφα στο υπόμνημα που υποδεικνύουν την αδυναμία του υπαλλήλου να εκπληρώσει τα επίσημα καθήκοντά του

Ένας αρκετά συνηθισμένος λόγος για τη σύνταξη ενός σημειώματος είναι η ακατάλληλη ή αντικοινωνική συμπεριφορά ενός υπαλλήλου, που εκφράζεται με την αγένεια, την αγένεια, την αγνόηση των αιτημάτων των πελατών και τα παρόμοια.

Η σύνταξη ενός τέτοιου σημειώματος είναι συνήθως πιο δύσκολη από τη σύνταξη αναφοράς για πειθαρχική παράβαση. Εδώ είναι απαραίτητο όχι μόνο να αντικατοπτρίζεται το γεγονός της πιο εσφαλμένης συμπεριφοράς, αλλά και να περιγραφεί η ίδια η προσωπικότητα του δράστη.

Για να αποφευχθούν κατηγορίες για μεροληψία ή αβάσιμο, ο συντάκτης του σημειώματος πρέπει να έχει μάρτυρες για την ανάρμοστη συμπεριφορά του υπαλλήλου Οι πιο δύσκολοι λόγοι για τη σύνταξη μιας αναφοράς είναι γεγονότα κλοπής ή σκόπιμης ζημιάς σε περιουσία. Τέτοιες περιπτώσεις πρέπει να τεκμηριώνονται προσεκτικά. Και το αρχικό έγγραφο για τη διαπίστωση του γεγονότος της κλοπής είναι συχνά μια αναφορά. Σε αυτή την περίπτωση, η μορφή παρουσίασης δεν είναι τόσο σημαντική όσο η ακριβής παρουσίαση όλων των περιστάσεων. Μια τέτοια σημείωση πρέπει να καταχωρηθεί στο ημερολόγιο εισερχόμενης τεκμηρίωσης, καθώς είναι η ημερομηνία που έχει οριστεί ηεισερχόμενο έγγραφο , μετράειεπίσημη ημερομηνία

ειδοποιήσεις σε ανωτέρους για κλοπή ή κακόβουλη ζημία περιουσίας.

Η έκθεση πρέπει να συνοδεύεται από νόμο περί ζημιών περιουσίας, υπογεγραμμένος από επιτροπή αποτελούμενη από τουλάχιστον τρία άτομα.

Γνωστοποίηση του υπαλλήλου για το υπόμνημα που έλαβε και την ευθύνη που προκύπτει Μετά την παραλαβή σημείωσης που περιέχει γεγονότα παραβίασης της εργασιακής πειθαρχίας, κλοπής ή άλλου παραπτώματος, ακολουθεί, ανάλογα με τις περιστάσεις, επίσημο ή ακόμηδίκη . Ωστόσο, το ίδιο το σημείωμα είναι απλώς μια δήλωση γεγονότων και όχι μια πεποίθηση. ΣΕΚώδικας Εργασίας

Σε περίπτωση παράβασης της πειθαρχίας συντάσσεται και πράξη υπογεγραμμένη από τρεις μάρτυρες. Το υπόμνημα μαζί με την πράξη αυτή αποτελεί τη βάση για την υπαγωγή του εργαζόμενου σε υλική, πειθαρχική ή άλλη ευθύνη. Η επιβεβαίωση της εξοικείωσης του υπαλλήλου με το περιεχόμενο της πράξης είναι η υπογραφή του σε αυτό το έγγραφο. Εάν ο υπάλληλος αρνηθεί να υπογράψει την πράξη, τότε συντάσσεται δεύτερη πράξη άρνησης υπογραφής του εγγράφου, η οποία πρέπει επίσης να υπογραφεί από τρεις τουλάχιστον μάρτυρες. Ωστόσο, ο εργαζόμενος δεν φέρει καμία ευθύνη για την άρνησή του να υπογράψει την πράξη.

Εάν υπάρχει αντικειμενικός λόγος για πειθαρχική δίωξη, ο εργοδότης πρέπει να ζητήσει από τον εργαζόμενο να γράψει επεξηγηματικό σημείωμα. Η άρνηση να το γράψετε επίσης δεν συνεπάγεται καμία ευθύνη (άρθρο 199 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Σε αυτή την περίπτωση, ο εργαζόμενος μπορεί να ζητήσει από τον εργοδότη να τον εξοικειώσει με το περιεχόμενο του σημειώματος, αλλά δεν απαιτείται να προσκομίσει αυτό το έγγραφο.

Η υπογραφή ή η μη υπογραφή της πράξης, καθώς και η σύνταξη ή η μη σύνταξη επεξηγηματικής σημείωσης από τον εργαζόμενο δεν αποτελούν εμπόδιο για την επιβολή της κατάλληλης τιμωρίας, μέχρι και την απόλυση. Η βάση για αυτό θα είναι μόνο αποδεδειγμένα γεγονότα του υπαλλήλου που διέπραξε πειθαρχική παράβαση ή άλλο παράπτωμα. Η απόφαση της διοίκησης τίθεται σε ισχύ μόνο μετά την έκδοση της εντολής.

Βίντεο: σημείωμα σε εργασία γραφείου

Η σύνταξη σημειώσεων αποτελεί μέρος του εργασιακές σχέσεις. Η προετοιμασία τέτοιων σημειώσεων σύμφωνα με τους κανόνες της εργασίας γραφείου επιταχύνει και διευκολύνει την επίλυση των θεμάτων που τίθενται σε αυτές.

Το διοικητικό έργο των εργαζομένων σε επίπεδο διοίκησης συνδέεται συχνά με τη σύνταξη, για τον ένα ή τον άλλο λόγο, υπομνημάτων, βάσει των οποίων λαμβάνονται αποφάσεις για διοικητικά, οικονομικά και πειθαρχικά θέματα.

Ας εξετάσουμε τι είναι αυτό το έγγραφο, ποια είναι η κατάστασή του και πώς να γράψετε ένα σημείωμα σε σχέση με αυτήν ή εκείνη την περίσταση.

Έκθεση: ορισμός και στόχοι

Το υπόμνημα υπαλλήλου είναι ένα έγγραφο που περιέχει πληροφορίες και προτάσεις για ένα συγκεκριμένο θέμα, που προτείνει την έγκριση και την επακόλουθη εφαρμογή ορισμένων αποφάσεων. Διαθεσιμότητα σημειώματος κατά την επίλυση καταστάσεων παραγωγής που περιλαμβάνουν πειθαρχικές αποφάσεις.

Η αναφορά παρέχεται από την OKUD, όπου αναγράφεται στον αριθμό 0286041. Ορίστε το πρότυποδεν έχει και καταρτίζεται σύμφωνα με τη γενική αρχή για τα έγγραφα. Το έντυπο με το οποίο συντάσσεται η έκθεση, δείγμα της γραφής της για συγκεκριμένες παραβάσεις, πρέπει να προβλέπεται στον Εσωτερικό Κανονισμό και να επισυνάπτεται σε αυτούς ως παράρτημα.

Ο σκοπός της σύνταξης ενός σημειώματος σε έναν υπάλληλο είναι συνήθως να μεταφέρει στην ανώτερη διοίκηση επίσημων πληροφοριών σχετικά με πειθαρχικές παραβάσεις. Το έγγραφο απευθύνεται στον επικεφαλής της επιχείρησης, ένα εξουσιοδοτημένο πρόσωπο έχει το δικαίωμα να το υποβάλει ή επίσημος ανώτερος υπάλληλος, στην υπαγωγή του οποίου υπάγεται υπάλληλος που έχει διαπράξει παράβαση της εργασιακής πειθαρχίας.

Πώς να γράψετε ένα σημείωμα σε έναν υπάλληλο: δείγμα γενικής φόρμας

Όπως όλοι εσωτερικό έγγραφο, η έκθεση αποτελείται από:

"επικεφαλίδες" - ένα μέρος που περιέχει πληροφορίες σχετικά με το όνομα της επιχείρησης, το επώνυμο και τα αρχικά του παραλήπτη - τον επικεφαλής της επιχείρησης, τη θέση, το επώνυμο, τα αρχικά του προσώπου που συνέταξε το έγγραφο.

μέρος πληροφοριών και ειδοποίησης - ενότητα που περιέχει πληροφορίες σχετικά με πειθαρχική παράβαση.

διατακτικό - μέρος του εγγράφου που περιέχει τα συμπεράσματα του υπαλλήλου σχετικά με την παραβίαση της πειθαρχίας από τον υπάλληλο.

υπογραφή του υπαλλήλου και ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου.

Επίσημο σημείωμα που συντάχθηκε σύμφωνα με αυτή τη δομή στο με τον προβλεπόμενο τρόπουποβάλλεται στον διαχειριστή, ο οποίος μετά από έλεγχο λαμβάνει απόφαση και την υποδεικνύει σε ψήφισμα επικυρωμένο με υπογραφή.

Ανασκόπηση δειγμάτων γραφής σημειώσεων

Σημειώνεται ότι στο έγγραφο που υποβλήθηκε στον επικεφαλής της επιχείρησης στο επιτακτικόςΠρέπει να παρέχονται πρόσθετες πληροφορίες. Ναι, σωστά γραμμένο

η αναφορά για τον εργαζόμενο πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με την κατηγορία του ειδικού και την περιοχή που εξυπηρετείται για εργαζομένους σε εργαστήριο ή περιοχή παραγωγής, εκτός από την ένδειξη της θέσης, μπορείτε να υποδείξετε την κατηγορία ή την κατηγορία του ειδικού, την περιοχή ​εργασία?

η έκθεση για τον φοιτητή πρέπει να περιέχει πληροφορίες για την ειδικότητα που εκπαιδεύεται (μαθητευόμενος μηχανικός, ξυλουργός, τορναδόρος κ.λπ.) για ποιο χρονικό διάστημα κάνει πρακτική άσκηση με αυτή την ιδιότητα, είναι υπάλληλος πλήρους απασχόλησηςή παρακολουθεί πρακτική άσκηση στην κατεύθυνση του εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Η διατύπωση των εκθέσεων των προϊσταμένων τμημάτων, δομικών τμημάτων, τμημάτων και συνεργείων διαφέρει ανάλογα με το είδος της παράβασης που διέπραξε ο εργαζόμενος. Εάν το δείγμα υπομνήματος της επιχείρησης για παραβίαση της εργασιακής πειθαρχίας δεν εγκριθεί από την εσωτερική διοικητικό έγγραφο, όταν γράφετε μια αναφορά, θα πρέπει να καθοδηγείτε από γενικά αποδεκτά πρότυπα.

Ας αναλογιστούμε σωστή ορθογραφίατμήμα ενημέρωσης και γνωστοποίησης του μνημονίου, σε σχέση με συγκεκριμένα είδη παραβίασης της εργασιακής πειθαρχίας, δίνοντας περαιτέρω παραδείγματα του μνημονίου.

Για προσβολή υπαλλήλου (δείγμα):

« Εφιστώ την προσοχή σας ότι στις 20 Σεπτεμβρίου 2018, ο μηχανικός αυτοκινήτων 5ης κατηγορίας Shevelev Viktor Sergeevich, ενώ βρισκόταν στο χώρο του συνεργείου αυτοκινήτων, προκάλεσε μια κατάσταση σύγκρουσης και παρουσία εργαζομένων στο συνεργείο, χρησιμοποιώντας προσωπικά βωμολοχίες και προσωπική διεύθυνση προσέβαλε λεκτικά τον ηλεκτροσυγκολλητή Π.Π.

Σε σχέση με τη διάπραξη ανήθικης πράξης και προηγούμενες παρόμοιες παραβιάσεις της εργασίας και εργασιακή πειθαρχία, σας ζητώ να εκδώσετε μηχανικό αυτοκινήτων 5ης κατηγορίας στον V.S. πειθαρχική δίωξη- επίπληξη.

Επισυνάπτω εδώ: επεξηγηματικές σημειώσεις Sheveleva V.S., Ivanova P.P., υπομνήματα Trifonova A.I., Sokolova Yu.V.»

Δείγμα σημείωμα για παραβίαση της εργασιακής πειθαρχίας

Υπόμνημα - δείγμα για έναν εργαζόμενο που διέπραξε απουσία:

« Εφιστώ την προσοχή σας ότι στις 20 Σεπτεμβρίου 2018, ο οδηγός γκαράζ 1ης θέσης Vitaly Nikolaevich Prikhodko δεν πήγε στη δουλειά χωρίς καλός λόγος. Κατά την αποσαφήνιση των συνθηκών απουσίας από την εργασία, δεν έδωσε εξηγήσεις.

Λόγω παραβίασης της εργασιακής πειθαρχίας, που εκφράζεται σε απουσία από την εργασία χωρίς βάσιμο λόγο, σας ζητώ να δώσετε στον οδηγό 1 τάξη. γκαράζ Prikhodko V.N. πειθαρχική δίωξη - επίπληξη.

Επισυνάπτω: ένα επεξηγηματικό σημείωμα από τον V.N.

Σημείωμα - δείγμα για έναν υπάλληλο που πήγε στη δουλειά ενώ ήταν μεθυσμένος:

« Εφιστώ την προσοχή σας ότι στις 21 Σεπτεμβρίου 2018, ο οδηγός γκαράζ 3ης θέσης Petr Semenovich Starodubtsev πήγε στη δουλειά μεθυσμένος. Δεν του επετράπη να φύγει. Παλαιότερα είχε αντίστοιχες παραβάσεις και του επιβλήθηκε πειθαρχική ποινή «επίπληξη» για κατανάλωση αλκοόλ κατά τις ώρες εργασίας.

Σε σχέση με την παραβίαση της εργασιακής πειθαρχίας, που εκφράζεται όταν πηγαίνω στη δουλειά ενώ είμαι μεθυσμένος, προτείνω την απόλυση του P.S. λόγω επανειλημμένων εμφανίσεων στη δουλειά σε κατάσταση δηλητηρίαση από αλκοόλ.

Επισυνάπτω: ένα επεξηγηματικό σημείωμα από τον P.S. Starodubtsev.

Σημείωμα σχετικά με τη μη εκπλήρωση των επίσημων καθηκόντων (δείγμα γραφής για εφάπαξ άρνηση χωρίς βάσιμο λόγο):

«Δια του παρόντος φέρνω στην αντίληψή σας ότι ο τορνευτής της 4ης κατηγορίας εργαστηρίων Mitrofanov P.P. Στις 18 Σεπτεμβρίου 2018, χωρίς εξήγηση, αρνήθηκε να εκτελέσει τα άμεσα εργασιακά του καθήκοντα, μη δεχόμενος παραγγελία για κοπή νημάτων πολλαπλής εκκίνησης και ως εκ τούτου διαταράχθηκε η παραγωγική διαδικασία στα συνεργεία.

Λόγω άρνησης εκπλήρωσης επαγγελματικές ευθύνες, παρακαλώ βγάλτε Mitrofanova P.P. πειθαρχική δίωξη – επίπληξη.

Επισυνάπτω: επεξηγηματικό σημείωμα από την P.P.

Σημείωμα σχετικά με την ανάρμοστη συμπεριφορά του υπαλλήλου (δείγμα γραφής) προς τους συναδέλφους:

« Εφιστώ την προσοχή σας ότι στις 22 Σεπτεμβρίου 2018, ο μηχανικός γκαράζ Anatoly Fedorovich Nikolaev, ενώ βρισκόταν στην επικράτεια της επιχείρησης, διέπραξε ανάρμοστη συμπεριφορά προς οδηγούς γκαράζ που ετοιμάζονταν να πάνε στη γραμμή, εκφραζόμενη στη χρήση βλασφημίακαι ξεκάθαρες χειρονομίες, αγενής συμπεριφορά.

Σε σχέση με τη διάπραξη ανήθικου πειθαρχικού αδικήματος, ζητώ να καταδικαστεί ο μηχανικός γκαράζ A.F. Nikolaev. πειθαρχική δίωξη - επίπληξη.

Επισυνάπτω: Εσωτερικές σημειώσεις από I.T. Prokhorov, D.F Sazonov, L.Ivanova, A.F.»

Πρέπει να σημειωθεί ότι η εσφαλμένη συμπεριφορά ενός εργαζομένου μπορεί να εκδηλωθεί όχι μόνο προς τους συναδέλφους, αλλά και προς πελάτες και πελάτες, συνεργάτες, την επιχείρηση και άλλα πρόσωπα. Σε αυτήν την περίπτωση, όταν συντάσσεται έκθεση για τη συμπεριφορά ενός υπαλλήλου, γράφεται δείγμα του τμήματος πληροφοριών και ειδοποίησής του παρόμοια με αυτό που δίνεται παραπάνω και το επώνυμο και τα αρχικά του προσώπου προς το οποίο διαπράχθηκε η ανάρμοστη συμπεριφορά, πρέπει να αναφέρεται ο τόπος εργασίας και οι εξουσίες του.

Λανθασμένη ορθογραφία του επίσημου εγγράφου

Συχνά, όταν γράφουν υπομνήματα, οι υπάλληλοι - προϊστάμενοι διαρθρωτικών τμημάτων - κάνουν λάθη στη διατύπωση των πληροφοριών, της κοινοποίησης και των διατακτικών.

Ας δώσουμε ένα παράδειγμα. Ένα σημείωμα είναι ένα παράδειγμα λανθασμένα γραπτού εγγράφου:

« Εφιστώ την προσοχή σας ότι ο μηχανικός αυτοκινήτων 5ης κατηγορίας V.S. Shevelev προκάλεσε μια κατάσταση σύγκρουσης - προσέβαλε τον ηλεκτροσυγκολλητή P.P.

Επισυνάπτω: ένα επεξηγηματικό σημείωμα από τον P.P.»

Σφάλματα κατά τη σύνταξη του παραδείγματος:

δεν αναφέρονται οι κύριες περιστάσεις - πότε και πού διαπράχθηκε το πειθαρχικό παράπτωμα, πώς εκφράστηκε και παρουσία ποιου διαπράχθηκε.

το συνοπτικό μέρος δεν διατυπώνεται - το αδίκημα δεν αξιολογείται και δεν προτείνονται μέτρα για την τιμωρία του δράστη.

Δεν επιλέχθηκαν επεξηγηματικές σημειώσεις από τον δράστη της σύγκρουσης και εξηγήσεις από τους παρευρισκόμενους.

Πλήρες δείγμα σημείωσης

Και εν κατακλείδι, παρέχουμε ένα πλήρες δείγμα μνημονίου για παραβίαση της εργασιακής πειθαρχίας:

Υπόμνημα

Εφιστώ την προσοχή σας ότι στις 18 Σεπτεμβρίου 2018, ο οδηγός 2ης κατηγορίας του γκαράζ, Zakhar Viktorovich Khromov, πήγε στη δουλειά σε κατάσταση υπολειμματικής μέθης από αλκοόλ. Πτυχιούχος νοσηλευτής Μ.Ν δεν επετράπη να φύγει. Προηγουμένως, ο Khromov είχε ήδη παρόμοιες παραβιάσεις. Έχει εκκρεμή πειθαρχική κύρωση - επίπληξη.

Σε σχέση με την παραβίαση της εργασιακής πειθαρχίας, που εκφράζεται όταν πηγαίνετε στη δουλειά ενώ είστε σε κατάσταση μέθης, σας ζητώ να απολύσετε τον Z.V. για επανειλημμένη παραβίαση της εργασιακής πειθαρχίας - εμφάνιση στην εργασία σε κατάσταση μέθης.

Επισυνάπτω: επεξηγηματικές σημειώσεις από τον Μ.Ν., Ζ.Β.

- αυτά είναι έγγραφα που συντάσσονται στον διαχειριστή ώστε να μπορεί να επιλύσει οποιοδήποτε ζήτημα. Ο αποστολέας πρέπει να δηλώσει τα συμπεράσματά του και στη συνέχεια να κάνει τις προτάσεις του σε σχέση με το υπό εξέταση πρόβλημα. Τέτοια έγγραφα δεν σχετίζονται απαραίτητα ειδικά με παράπτωμα. Μερικές φορές έχουν ενημερωτικό και αναφορικό χαρακτήρα και μπορούν να καλύψουν οποιοδήποτε θέμα που σχετίζεται με την παραγωγή.

Τα σημειώματα είναι ένας τύπος επιχειρηματικής τεκμηρίωσης. Έχουν ενημερωτικό και συμβουλευτικό χαρακτήρα και απευθύνονται στους διευθυντές ολόκληρης της επιχείρησης ή μιας συγκεκριμένης δομικής μονάδας. Οποιοσδήποτε υπάλληλος έχει το δικαίωμα να συντάξει ένα έγγραφο εάν υπάρχει τουλάχιστον ένας από τους δύο λόγους:

1. Προσωπική πρωτοβουλία.
2. Άσκηση .

Το κύριο πράγμα είναι να παρέχουμε όσο το δυνατόν περισσότερα λεπτομερείς πληροφορίεςσε ένα θέμα ενδιαφέροντος. Μπορούμε να πούμε ότι αυτή είναι απλώς η άποψη του υπαλλήλου, η οποία εκφράζεται με τη μορφή γραπτού μηνύματος. Συμβαίνει συχνά ο ίδιος ο διευθυντής να χρειάζεται να εξοικειωθεί με τις απόψεις των υφισταμένων του για να πάρει τη σωστή απόφαση στον τομέα της διαχείρισης και της παραγωγής. Μετά μου ζητάει να γράψω αναφορές. Οι εργαζόμενοι παρέχουν αιτιολογημένες απαντήσεις και προσθέτουν συγκεκριμένες προτάσεις και συστάσεις.

Σωστό σχέδιο

Κάθε τέτοια σημείωση έχει τρία κύρια μέρη:

• Περιγραφή των λόγων, γεγονότων και γεγονότων που οδήγησαν στην ανάγκη έκδοσης εγγράφου
• την τρέχουσα κατάσταση και τις επιλογές με τις οποίες επιλύεται το πρόβλημα
• Συμπεράσματα μαζί με τις καταλληλότερες ενέργειες για να προχωρήσουμε

Η συλλογή ξεκινά με την ένδειξη του παραλήπτη στον οποίο έχει γραφτεί το μήνυμα. Ακριβώς από κάτω, το άτομο που έγραψε τη σημείωση γράφει τα στοιχεία του. Ο εξερχόμενος αριθμός μαζί με την ημερομηνία τοποθετούνται επάνω αριστερά. Αυτό είναι απαραίτητο στοιχείο για τις λεγόμενες εξωτερικές σημειώσεις. Τα εσωτερικά δεδομένα υποδεικνύονται εάν απαιτούνται από τις ιδιαιτερότητες της εργασίας γραφείου.

Ορισμένοι τύποι εγγράφων δεν διαθέτουν το λεγόμενο αναλυτικό μέρος. Η επέλευση ενός γεγονότος από μόνη της γίνεται αντικείμενο δίκης. Δεν έχει σημασία ποιες είναι οι συνέπειες. Για παράδειγμα, αν περιγράφεται απουσία, σημαίνει ότι το σημείωμα γράφτηκε σε κάθε περίπτωση μετά την παράβαση. Δεν χρειάζεται να συλλέγουμε επιχειρήματα για επιβεβαίωση.

Σχετικά με υπομνήματα για υπαλλήλους

Οι οργανισμοί συναντούν πιο συχνά πραγματικές σημειώσεις Με ​​βάση αυτά τα έγγραφα, μπορεί να εφαρμοστούν κάποιου είδους κυρώσεις στους υπαλλήλους. Επομένως, κατά τη σύνταξη του αναλυτικού μέρους, συνιστάται να τηρείτε αυστηρά τους ισχύοντες νομοθετικούς κανόνες και να αναφέρονται μόνο σε αυτούς.

Για παράδειγμα, εάν ένα άτομο δεν είναι εκεί για αρκετές ώρες, τότε η απουσία δεν ανατίθεται αυτόματα. Αν περάσουν λιγότερο από 4 ώρες, τότε το γεγονός ονομάζεται απουσία. Αυτό σημαίνει ότι η επιβαλλόμενη ποινή είναι πιο ήπια. Πριν γράψετε μια σημείωση, είναι καλύτερο να ζητήσετε από τον υπάλληλο να εξηγήσει την κατάσταση.

1. Λόγος απουσίας.
2. Τιμωρίες που επιβλήθηκαν παλαιότερα.
3. Γενικά χαρακτηριστικά και σημασία του εργαζομένου.
4. Συνέπειες που προκύπτουν από την απουσία από τον ιστότοπο.

Όλες αυτές οι πληροφορίες αναφέρονται αναλυτικά στην ουσία του σημειώματος. Μετά από αυτό, εξάγονται συμπεράσματα σχετικά με το ποιες μορφές τιμωρίας είναι οι καταλληλότερες και ποιες αποφάσεις θα είναι ορθολογικές.

Ο ομιλητής δεν πρέπει να βασίζεται στα συναισθήματά του. Είναι απαραίτητο να παρουσιαστούν μόνο τα γεγονότα και να τους δοθεί μια αντικειμενική νομική εκτίμηση. Ο ομιλητής πρέπει να δηλώσει με σαφήνεια ποιο στοιχείο ή ποιος εσωτερικός κανονισμός παραβιάστηκε. Από τις εξηγήσεις του ενόχου, θα είναι ήδη δυνατό να εξαχθεί ένα συμπέρασμα για τους λόγους.

Είναι πιθανό ο ίδιος ο σκηνοθέτης να μην δει κάποιο σοβαρό παράπτωμα από την πλευρά του ένοχου ή να θεωρήσει ότι οι εξηγήσεις είναι ικανοποιητικές. Ο νόμος δεν περιέχει τέτοιες έννοιες ως έγκυρους ή ασεβείς λόγους. Επομένως, κατά την ερμηνεία, μένει να βασιζόμαστε μόνο στην προσωπική γνώμη του ηγέτη, στην κατανόησή του για την κατάσταση.

Μια διαφορετική κατάσταση προκύπτει όταν οι άνθρωποι αρνούνται να αναφέρουν την παράβασή τους. Στη συνέχεια προτείνεται η σύνταξη χωριστής έκθεσης που να αναφέρει ότι ο δράστης αρνήθηκε να καταθέσει. Αυτό το έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως παράρτημα στο υπόμνημα. Μετά την οποία εκδίδεται μια εντολή, η οποία περιγράφει την ποινή σε σχέση με πειθαρχικό παράπτωμα. Μετά από απουσία και μέθη από αλκοόλ, επιτρέπεται η απόλυση των εργαζομένων χωρίς περαιτέρω εξήγηση. Σε άλλες περιπτώσεις εκδίδονται πρώτα επιπλήξεις.

Θα έπρεπε πάντα να έχω τέτοιες σημειώσεις με τον γραμματέα της επιχείρησης. Ο κύριος κανόνας είναι μια σαφής δήλωση της ουσίας αυτού που συμβαίνει. Ο διαχειριστής πρέπει αμέσως να καταλάβει ξεκάθαρα για τι μιλάει ο μεταγλωττιστής. Είναι καλύτερα να περιγράφουμε τα γεγονότα με χρονολογική σειρά. Τότε θα προκύψει μια ολόκληρη και ξεκάθαρη εικόνα.

Εάν η αναφορά απαιτείται για χρήση εντός της εταιρείας, τότε χρησιμοποιούνται συνηθισμένα φύλλα μορφής Α4 και Α5. Επιτρέπεται η εκτύπωση σε επιστολόχαρτο της εταιρείας κατά την παροχή πληροφοριών ανώτερες αρχές, άλλες επιχειρήσεις. Η υπογραφή του διαχειριστή στο έγγραφο γίνεται υποχρεωτική απαίτηση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρόσθετες πληροφορίες για να επιβεβαιώσετε τις πληροφορίες σας. Υποβάλλονται ταυτόχρονα με το κύριο έγγραφο.

Συνήθως, τα σημειώματα είναι δακτυλογραφημένα. Τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται μόνο για εσωτερική κυκλοφορία μπορούν να γραφτούν με το χέρι.

Εάν το κείμενο δεν χωράει σε μία σελίδα, τότε τα επόμενα πρέπει να είναι αριθμημένα. Για το σκοπό αυτό τοποθετούνται αραβικοί αριθμοί στο επάνω δεξιό μέρος της σελίδας. Αν υπάρχουν αιτήσεις, τότε είναι και αριθμημένες, ανάλογα γενικούς κανόνεςεπιχειρηματικές πρακτικές που υιοθετούνται σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση.

Μερικές φορές οι μεταγλωττιστές κάνουν μια σειρά από λάθη που σχετίζονται με το κύριο περιεχόμενο. Για παράδειγμα, είναι σημαντικό να καθοριστεί ποια δομή είναι υπεύθυνη για την εξέταση της προσφυγής. Ανεξάρτητα όμως από το περιεχόμενο, η παρουσία συναισθημάτων και εικασιών είναι απαράδεκτη.

Στις εσωτερικές έρευνες, τα υπομνήματα χρησιμεύουν συχνά ως αφετηρία. Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι συχνά η ευθύνη δεν βαρύνει μόνο τους ίδιους τους εργαζόμενους, αλλά και τους άμεσους προϊσταμένους τους. Συνιστάται η σύνταξη εγγράφων αμέσως μετά την ανακάλυψη παραβίασης. Διαφορετικά, θα είναι αδύνατο να εντοπιστεί ένα μόνο ίχνος αργότερα. Τα ίδια τα σημειώματα δεν μπορούν να χρησιμεύσουν ως απόδειξη ενοχής.

Κάθε επιχείρηση διατηρεί ένα τυπικό πρότυπο σύμφωνα με το οποίο συμπληρώνονται σημειώσεις. Αυτό σας επιτρέπει να αποφεύγετε όταν προσδιορίζετε πληροφορίες για τον δημιουργό και τον παραλήπτη. Ο διαχειριστής μπορεί να γράψει μια απάντηση στη σημείωση ή μπορεί να την απορρίψει εάν θεωρεί ότι δεν υπάρχουν επαρκείς λόγοι για περαιτέρω ενέργειες. Οποιοδήποτε τέτοιο ζήτημα μπορεί να επιλυθεί μόνο από την εσωτερική διοίκηση της επιχείρησης. Ο παραλήπτης πρέπει να εγκρίνει έγγραφα εάν πρόκειται να υπερβούν το πεδίο εφαρμογής ενός συγκεκριμένου οργανισμού. Η υπογραφή βοηθά στην επιβεβαίωση ότι το άλλο μέρος έχει εξετάσει προσεκτικά το σημείωμα μαζί με το περιεχόμενό του.

Γράψτε την ερώτησή σας στην παρακάτω φόρμα

Διαβάστε επίσης:

• 
  Όροι απόλυσης για απουσίες και ο μηχανισμός χωρισμού με...
• 
  Αίτηση για προαγωγή μισθοί: δείγμα,…
• 
  Στέρηση μπόνους για παράβαση εργασιακής πειθαρχίας -...

Άνοιγμα εγγράφου στη συλλογή:

Κείμενο εγγράφου:

Διευθυντής Τμήματος Παραγωγής της LLC "Dar" Klyakin I.I. ΕΚΘΕΣΗ 01/02/2012 N 1 Μινσκ Για τη διαπίστωση υλικών ζημιών σας ενημερώνω ότι την 01/02/2012 ο V.M Kravtsov, αποθηκάριος 4ης κατηγορίας, ξεκίνησε τα επίσημα καθήκοντά του χωρίς ειδικό ρουχισμό, εξηγώντας ότι, επιστρέφοντας από την εργασία 30/12/2011 δημόσια συγκοινωνία, έχασε ένα πακέτο με ένα σετ ρούχων εργασίας που του είχε εκδώσει η οργάνωση, το οποίο μετέφερε στο σπίτι για καθάρισμα μετά από μια εργάσιμη ημέρα. 01/02/2012 με τη Β.Μ.Κραβτσόβα ζητήθηκεγραπτή εξήγηση για το τι συνέβη πριν από τις 02/12/2012. Αυτή είναι η εξήγηση του V.M Kravtsov. αρνήθηκε να παρουσιάσει τι συντάχθηκε η αντίστοιχη πράξη. Kravtsov V.M. είναι οικονομικά υπεύθυνος υπάλληλος, συνήφθη συμφωνία μαζί του πλήρωςοικονομική ευθύνη .Με βάση τα αποτελέσματα της εκτίμησης της απώλειας περιουσίας, στις 2 Ιανουαρίου 2012, το κόστος της ζημίας που προκλήθηκε ανήλθε σε 2.000.000 (δύο εκατομμύρια) ρούβλια Λευκορωσίας.

Με βάση τα διαπιστωμένα στοιχεία, αποκαλύφθηκε ότι ο V.M. προκλήθηκαν υλικές ζημιές ύψους 2.000.000 (δύο εκατομμυρίων) ρούβλια Λευκορωσίας. Παράρτημα: 1. Αντίγραφο έκθεσης εσωτερικού ελέγχου με ημερομηνία 01/02/2012 N 1 σε 2 φύλλα. σε 1 αντίγραφο.

• 2. Αντίγραφο ωραρίου βάρδιας 29 Νοεμβρίου 2011 N 1 ανά 1 φύλλο. σε 1 αντίγραφο.

Ποια άλλα έγγραφα υπάρχουν:

Τι άλλο να κατεβάσετε στο θέμα "Σημείωση":

Δεν είναι μυστικό ότι μια νομικά αρμόδια προσέγγιση για την κατάρτιση συμφωνίας ή σύμβασης αποτελεί εγγύηση για την επιτυχία της συναλλαγής, τη διαφάνειά της και την ασφάλειά της για τους αντισυμβαλλομένους. Οι νομικές σχέσεις στον τομέα της απασχόλησης δεν αποτελούν εξαίρεση.

Σε εξέλιξη οικονομική δραστηριότηταΓια πολλές εταιρείες, η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη σύμβαση είναι μια συμφωνία παράδοσης. Φαίνεται ότι αυτό το έγγραφο, απλό στην ουσία του, θα πρέπει να είναι απολύτως σαφές και ξεκάθαρο.

Ένα σημείωμα σχετικά με τη βλακώδη συμπεριφορά ενός υπαλλήλου είναι ένα ενημερωτικό έγγραφο που γράφεται στην ανώτερη διοίκηση και υποδεικνύει την ανάρμοστη συμπεριφορά του υπαλλήλου. Θα μάθετε πώς να συντάξετε ένα τέτοιο χαρτί από το άρθρο μας.

Υπόμνημα σχετικά με την ανιαρή συμπεριφορά ενός υπαλλήλου

Το μοντέλο υποταγής ενός ατόμου σε ένα άλλο (διευθυντής και άλλοι εργαζόμενοι) σε ένα εργασιακό περιβάλλον, κατά κανόνα, δεν προκαλεί κανένα παράπονο από κανέναν. Ωστόσο, μερικές φορές ο διευθυντής αρχίζει να συμπεριφέρεται αγενώς και μπορεί να κάνει σαρκαστικά σχόλια προς τον υπάλληλο - και αυτή είναι μια περίπτωση που πρέπει να αντιμετωπιστεί μεγάλη προσοχήκαι να λάβει τα κατάλληλα μέτρα. Οι συνάδελφοι, δηλαδή οι υπάλληλοι που κατέχουν ισοδύναμη θέση, μπορούν επίσης συχνά να γίνουν «επιτιθέμενοι». Τι πρέπει να κάνει σε αυτή την περίπτωση ένας πολίτης που έχει δεχτεί επίθεση;

Ως μέρος της διαδικασίας εργασίας, γράψτε ένα σημείωμα που απευθύνεται στον διευθυντή που βρίσκεται σε υψηλότερη θέση από τον εκκινητή του χαρτιού. Το έγγραφο πρέπει να αντικατοπτρίζει όχι μόνο την ταυτότητα του ατόμου που συμπεριφέρεται ανόητα, αλλά και να αναφέρει τις συνθήκες υπό τις οποίες έγινε αυτό.

Το σημείωμα πρέπει να υποβληθεί επίσημα, μέσω γραμματέα ή άλλου προσώπου που θα το καταχωρήσει. Πρέπει να υπάρχει απάντηση από τον παραλήπτη σε αυτό το έγγραφο.

ΓΙΑ ΑΝΑΦΟΡΑ! Ο Αστικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας προβλέπει τη δυνατότητα προστασίας της τιμής και της αξιοπρέπειας του προσβεβλημένου ατόμου εάν ο δράστης δεν μπορεί να αποδείξει τα λόγια του. Σε αυτή την περίπτωση, ο αιτών έχει το δικαίωμα να προσφύγει στο δικαστήριο και να ζητήσει συγγνώμη από το αγενές άτομο ή αποζημίωση για ηθική βλάβη.

Δεν γνωρίζετε τα δικαιώματά σας;

Δείγμα σημείωμα για έναν υπάλληλο

Οι απαιτούμενες λεπτομέρειες του εγγράφου είναι:

• όνομα του παραλήπτη που αναφέρει τη συγκεκριμένη θέση, το τμήμα και το πλήρες όνομα·
• ημερομηνία και αριθμός εξερχόμενου χαρτιού (το έγγραφο μπορεί να καταχωρηθεί ως εσωτερική αλληλογραφία του οργανισμού).
• κείμενο του σημειώματος·
• ημερομηνία σύνταξης·
• την υπογραφή του αιτούντος και το αντίγραφό του που αναφέρει τη θέση και το τμήμα.

Ο βασικός κανόνας όταν γράφετε ένα σημείωμα: πρέπει να αναφέρετε τις περιστάσεις της υπόθεσης με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Πράγματι, εκτός από την επωνυμία, ένας υπάλληλος μπορεί να επιτρέψει μείωση/αύξηση των ωρών εργασίας των υφισταμένων, να απαγορεύσει το μεσημεριανό γεύμα ή τον αφορισμό από τον χώρο εργασίας κ.λπ. Συνιστάται να αναφέρετε σε υπόμνημα όλες τις περιστάσεις που θεωρούν άξια της προσοχής της ανώτερης διοίκησης, ώστε να γνωρίζουν όλες τις αιχμηρές γωνίες στην αλληλεπίδραση μεταξύ της ομάδας και του υπαλλήλου.

Για παράδειγμα, μπορεί να μοιάζει με αυτό:

« Ο ανώτερος διευθυντής Μ., με τις πράξεις του, φέρνει διχόνοια στο έργο της ομάδας, επιτρέποντας στον εαυτό του μια απαράδεκτη μορφή επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, η οποία εκφράζεται με τον εξευτελισμό της αξιοπρέπειας ενός ατόμου. Αρκετά συχνά ακούγονται βρισιές από τα χείλη της που απευθύνονται σε συγκεκριμένο άτομο. Θεωρώ ανόητη αυτή τη συμπεριφορά και σας ζητώ να λάβετε μέτρα για να μην συμβεί αυτό στο μέλλον...»

Κατά τη σύνταξη μιας σημείωσης, δεν πρέπει να ξεχνάμε τόσο σημαντικά στοιχεία της διαδικασίας εργασίας όπως η συμμόρφωση με την αλυσίδα εντολών και τους κανόνες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας. Επομένως, δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε φράσεις όπως «μπορείτε να επιβάλλετε πρόστιμο στον Α. για την ανιαρή συμπεριφορά του» ή «Συστήνω να απολυθεί ο Β.» στο κείμενο του σημειώματος. Η εξέταση του ζητήματος που αναφέρεται στο έγγραφο και η υιοθέτηση τυχόν περαιτέρω μέτρων πραγματοποιείται από τον αποδέκτη της επιστολής, οι προσθήκες αυτές θα δημιουργήσουν μόνο αρνητική εντύπωση στον αιτούντα.