Παραδίδω ένα δείγμα υπόμνημα. Σύνταξη σημειώματος σύμφωνα με το δείγμα GOST

Ο κύριος όγκος εγγράφων που παρέχουν ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ οργανισμών και διαρθρωτικών τμημάτων, είναι: πιστοποιητικά, εκθέσεις και επεξηγηματικές σημειώσεις, αναφορές, αναφορές, πράξεις, επιστολές, τηλεφωνικά μηνύματα. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά τα έγγραφα ενδέχεται να ενθαρρύνουν την ανάληψη δράσης ή μπορούν μόνο να ληφθούν υπόψη. Ας δούμε τις διαφορές στη σύνθεση και το σχέδιο υπομνήματα, υπομνήματαΚαι πιστοποιητικά.

ΑναφορέςΚαι υπομνήματα- Αυτά είναι, κατά κανόνα, εσωτερικά έγγραφα του οργανισμού. Έχουν επικουρικό χαρακτήρα σε σχέση με οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα. ΣΕ Σύντομο λεξικότύποι και ποικιλίες εγγράφων, που αναπτύχθηκαν από το Κύριο Αρχείο της ΕΣΣΔ, VNIIDAD, TsGADA το 1974, δίνονται ορισμοί αυτών των εγγράφων, από τους οποίους προκύπτουν ορισμένες διαφορές ως προς τον σκοπό τους:

• Υπόμνημα- έγγραφο που απευθύνεται στη διοίκηση, το οποίο καθορίζει οποιοδήποτε ζήτημα με τα συμπεράσματα και τις προτάσεις του συντάκτη.
• Υπηρεσιακό σημείωμα- σημείωση σχετικά με την εκτέλεση οποιασδήποτε εργασίας που αποστέλλεται από έναν υπάλληλο σε άλλον.

Υπόμνημα

Υπόμνημα(κώδικας ενιαία μορφή 0286041 κατά OKUD) καταρτίζεται για την ενημέρωση της διοίκησης για την τρέχουσα κατάσταση, γεγονότα που έχουν λάβει χώρα κ.λπ. και σας ενθαρρύνει να πάρετε μια απόφαση.

Αναφορέςμπορεί επίσης να έχει καθαρά πληροφοριακό χαρακτήρα. Τέτοιες σημειώσεις περιέχουν συνήθως πληροφορίες για την πρόοδο οποιασδήποτε εργασίας. Οι εκθέσεις αναφέρουν την εκτέλεση εργασιών, σχεδίων, οδηγιών και εργασιών. Έτσι, τα υπομνήματα παρέχουν σύνδεση αντικειμένων ελέγχου σε κατακόρυφο επίπεδο- από κάτω προς τα πάνω, δηλαδή αποστέλλεται από κατώτερο υπάλληλο σε ανώτερο υπάλληλο.

Ανάλογα με τον παραλήπτη υπομνήματαμπορεί να είναι:

• εσωτερικός , εκείνοι. αποστέλλεται στον επικεφαλής μιας διαρθρωτικής μονάδας ή ιδρύματος και
• εξωτερικό - απευθύνεται σε ανώτερες αρχές.

Εσωτερικό σημείωμα

Εσωτερικά σημειώματασυντάσσεται σε ένα τυπικό φύλλο χαρτιού, αλλά υποδεικνύοντας όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες, που βρίσκονται σύμφωνα με το GOST 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημαοργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση. Απαιτήσεις για τη σύνταξη εγγράφων». Τέτοιες λεπτομέρειες περιλαμβάνουν:

• όνομα της δομικής μονάδας·
• τύπος εγγράφου (ΕΚΘΕΣΗ)·
• ημερομηνία;
• αριθμός μητρώου;
• τίτλος του κειμένου·
• κείμενο;
• προορισμός;
• υπογραφή του μεταγλωττιστή (που υποδεικνύει τη θέση).

Το κείμενο κάθε πληροφορίας και εγγράφου αναφοράς είναι μορφοποιημένο σε γραμματοσειρά Times New Roman, μέγεθος 14, με διάστιχο 1,5.

Κατά προτίμηση στο ταμείο υπόμνημαχρησιμοποιήστε τη γωνιακή διάταξη των λεπτομερειών της κεφαλίδας (ωστόσο, αυτή η απαίτηση δεν είναι αυστηρή). Παραδείγματα διάταξης κεφαλίδας εσωτερικό σημείωμαμε δύο τρόπους:

Σε εσωτερικό σημείωμαστην επάνω αριστερή γωνία είναι το όνομα της δομικής μονάδας - ο συγγραφέας του εγγράφου.

Το όνομα του τύπου του εγγράφου είναι γραμμένο με κεφαλαία γράμματα (REPORT) και μπορεί να βρίσκεται στο κέντρο ή από το όριο του αριστερού περιθωρίου (ανάλογα με την επιλεγμένη μέθοδο για την τοποθέτηση του τμήματος κεφαλίδας του εγγράφου) με απόσταση 2 γραμμών.

Ημερομηνία και ευρετήριο υπόμνημαγράφονται σε μία γραμμή. Η ημερομηνία είναι γραμμένη με αραβικούς αριθμούς, για παράδειγμα 02/02/2006 ή αλφαριθμητικά, για παράδειγμα 02 Φεβρουαρίου 2006. εξωτερικό σημείωμααυτή είναι η ημερομηνία που υπογράφεται και συνήθως αποστέλλεται. Ημερομηνία εσωτερικό σημείωμαθα υπάρχει ημερομηνία σύνταξης και υπογραφής.

Αριθμός εγγραφής σε εσωτερικό σημείωμαεπικολλάται είτε στον τόπο κατάρτισης είτε στον τόπο παραλαβής, ανάλογα με το σύστημα εγγραφής που λειτουργεί στον οργανισμό. Κατά την εξέταση υπόμνημαΤα ενδιαφερόμενα μέρη επικολλώνται σε αυτό βίζα έγκρισης και αφού ληφθεί απόφαση, επικολλάται η απόφαση του διαχειριστή. Η έγκριση ενός ψηφίσματος είναι το τελικό στάδιο της εξέτασης υπόμνημα.

Υπόμνημαμπορεί να έχει τίτλο που αποκαλύπτει εν συντομία το περιεχόμενο του εγγράφου. Τίτλος της έκθεσηςδιατυπώνεται σύμφωνα με γενικούς κανόνεςκατάρτιση επικεφαλίδων για έγγραφα: χρησιμοποιώντας την πρόθεση «ο» και ένα λεκτικό ουσιαστικό στο προθετική περίπτωση. Για παράδειγμα: «σχετικά με τη μετάφραση του O.V. Koroleva. στο λογιστήριο».

ΣΕ κείμενο της έκθεσηςδύο μέρη ξεχωρίζουν ξεκάθαρα. Στο πρώτο μέρος αναφέρονται τα γεγονότα που λειτούργησαν ως αφορμή για τη σύνταξη του εγγράφου και στο δεύτερο εκτίθενται συγκεκριμένα συμπεράσματα, αιτήματα και προτάσεις. Κείμενο του σημειώματοςμπορεί να αποτελείται από τρία μέρη. Σε αυτήν την περίπτωση, το πρώτο μέρος (δήλωση) θα αναφέρει τους λόγους, τα γεγονότα ή τα γεγονότα που χρησίμευσαν ως αφορμή για τη συγγραφή του, το δεύτερο μέρος θα περιέχει μια ανάλυση της τρέχουσας κατάστασης, πιθανές επιλογέςαποφάσεις και στο τρίτο - συμπεράσματα και προτάσεις για συγκεκριμένες ενέργειες που πρέπει να γίνουν, κατά τη γνώμη του συντάκτη υπόμνημα. Υπόμνημαμπορεί να παρουσιαστεί σε μορφή κειμένου και σε μορφή πίνακα ή σε συνδυασμό και των δύο.

Εάν υπάρχει αίτηση, γίνεται σχετική σημείωση πριν από την υπογραφή:

Εξωτερικό σημείωμα

Εξωτερικό σημείωμασυντάσσεται σε γενικό έντυπο και υπογράφεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Σε αυτήν την περίπτωση, το πλήρες ή συντομευμένο όνομα του μητρικού οργανισμού χρησιμοποιείται σύμφωνα με το καταστατικό του οργανισμού. Το όνομα της οργάνωσης του συγγραφέα βρίσκεται παρακάτω.

Υπηρεσιακό σημείωμα

ΣΕ Πανρωσικός ταξινομητής έγγραφα διαχείρισης(OKUD) δεν υπάρχει τέτοιος τύπος εγγράφου όπως " Υπηρεσιακό σημείωμα" Ωστόσο αυτού του τύπουέγγραφο χρησιμοποιείται ευρέως στην πρακτική διαχείρισης. Σε αυτό το πλαίσιο, προτείνουμε να εκδοθεί « Υπηρεσιακό σημείωμα» σύμφωνα με τις απαιτήσεις του GOST 6.30-2003 «USD. USD. Απαιτήσεις για τη σύνταξη εγγράφων» με σκοπό την ομοιομορφία στην προετοιμασία της τεκμηρίωσης διαχείρισης.

Σημειώσεις γραφείου, σε αντίθεση με υπομνήματα, παρέχουν επικοινωνία μεταξύ αντικειμένων ελέγχου σε οριζόντιο επίπεδο, δηλαδή καταρτίζεται από υπάλληλο ή προϊστάμενο τμήματος που απευθύνεται στον προϊστάμενο ή ειδικό άλλου τμήματος. Θα πρέπει να θυμόμαστε ότι υπομνήματασυνήθως αποστέλλονται από έναν διευθυντή σε άλλον ή από έναν υπάλληλο σε άλλο μόνο εάν η επίσημη ιδιότητά τους είναι ισοδύναμη, σε αλλιώςθα είναι σημείωμα.

Κατά κανόνα, υπομνήματασυντάσσονται για θέματα επιμελητείας, ενημέρωσης, οργανωτικής και οικονομικής υποστήριξης. Σημειώσεις γραφείου- αυτό είναι ένα είδος αντιστοιχίας μεταξύ δομικών τμημάτων. Συνήθως περιέχουν ένα συγκεκριμένο αίτημα ή πρόταση. Συντάσσονται υπηρεσιακά σημειώματατο ίδιο με τις αναφορές.

Ένα παράδειγμα υπομνήματος:

Αναφορά

Ενημερωτικά σημειώματασυχνά αντικαθίσταται με ένα έγγραφο όπως ένα πιστοποιητικό και αντίστροφα, κάτι που είναι παράνομο. Το πιστοποιητικό είναι ένα έγγραφο που περιέχει περιγραφές και επιβεβαίωση ορισμένων γεγονότων ή γεγονότων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων βιογραφικού ή επίσημου χαρακτήρα. σε αντίθεση με τα υπομνήματα, αυτό δεν απαιτεί καμία ενέργεια από τον διαχειριστή.

Ανάλογα με τους σκοπούς της κατάρτισης του πιστοποιητικού, μπορεί να υπάρχουν:

• αναλυτικός,
• αναφορά ή
• ενημερωτική.

Αναλυτικές πληροφορίεςπεριέχει πληροφορίες για ένα ζήτημα ή πρόβλημα που πρέπει να αντιμετωπιστεί. Συνήθως αναλυτικές εκθέσειςέχουν σημαντικό όγκο κειμένου (έως 3 σελίδες). Κείμενο αναλυτική έκθεση αποτελείται από τρία μέρη. Το πρώτο μέρος θέτει τη βάση για τη συλλογή, το δεύτερο περιέχει μια ανάλυση της κατάστασης ή του ζητήματος και το τρίτο περιέχει συμπεράσματα και προτάσεις.

Πιστοποιητικά αναφοράςπεριέχει γενικές συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων, επομένως ο τίτλος του πιστοποιητικού αναφοράς περιλαμβάνει ένδειξη της χρονικής περιόδου στην οποία σχετίζονται οι πληροφορίες που περιέχονται στο πιστοποιητικό, για παράδειγμα: Πιστοποιητικό σχετικά με τον όγκο της ροής εγγράφων της επιχείρησης το 2006 .

Ενημερωτικές έρευνεςκαταρτίζονται με σκοπό την ενημέρωση της διοίκησης σχετικά με την κατάσταση των πραγμάτων και μπορεί να έχουν, για παράδειγμα, την ακόλουθη επικεφαλίδα: Πιστοποιητικό για την πρόοδο των εργασιών στο πλαίσιο της σύμβασης με την Luna OJSC. Καταρτίζονται κατόπιν αιτήματος και υποβάλλονται εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου.

Τα πιστοποιητικά, ανάλογα με τον παραλήπτη, μπορεί να είναι:

• εξωτερικό και
• εσωτερικός.

Εξωτερικές αναφορέςσυντάσσονται στο γενικό έντυπο του οργανισμού, υπογράφονται από τον επικεφαλής του οργανισμού και περιέχουν τα ίδια στοιχεία με τα υπομνήματα.

Εσωτερικές έρευνεςσυντάσσεται σε τυποποιημένο φύλλο χαρτιού παρόμοιο με εσωτερικό υπόμνημα και υπογράφεται από τον επικεφαλής της δομικής μονάδας ή/και έναν ειδικό μεταγλωττιστή.

Κείμενο πληροφοριών και πιστοποιητικών αναφοράςμπορεί να μορφοποιηθεί με τη μορφή πίνακα και να περιλαμβάνει ενότητες και υποενότητες (βλ. παράδειγμα εσωτερικού πιστοποιητικού στο Παράδειγμα 6).

Σε προετοιμασία σχέδιο πιστοποιητικούείναι απαραίτητο να επεξεργαστείτε προσεκτικά το περιεχόμενό του από την άποψη:

• πληρότητα και αξιοπιστία γεγονότων και πληροφοριών·
• ορθότητα εγγραφής κεφαλαίων ανατροφοδότηση(διεύθυνση, τηλέφωνο κ.λπ.)
• χρονολόγηση ακρίβεια?
• συμμόρφωση με το επίπεδο υπογραφής.

Όλα αυτά είναι απαραίτητα για να μην προκαλεί το πιστοποιητικό πρόσθετες ερωτήσειςκαι ακόμη περισσότερο το επόμενο επεξηγηματική αλληλογραφία.

Βιογραφικά ή επίσημα πιστοποιητικά χρησιμεύουν για την πιστοποίηση οποιουδήποτε νομικά γεγονότα, για παράδειγμα, σχετικά με την επιβεβαίωση της θέσης που κατείχε, περίπου μισθοί, τόπος κατοικίας κ.λπ. Εάν οι καταστάσεις για τις οποίες εκδίδονται πιστοποιητικά είναι τυπικές, ο οργανισμός δημιουργεί ενοποιημένα έντυπα προτύπων.

Κείμενο βιογραφικά στοιχείααρχίζει με την ένδειξη στην ονομαστική περίπτωση του επωνύμου, του ονόματος, του πατρώνυμου του προσώπου για το οποίο αναφέρονται οι πληροφορίες. Το κείμενο οποιουδήποτε πιστοποιητικού δεν πρέπει να περιέχει αρχαϊκές εκφράσεις που περιέχουν περιττές λέξεις όπως «πραγματικό πιστοποιητικό», «πραγματικά λειτουργεί» κ.λπ. Στο τέλος του πιστοποιητικού αναγράφεται το όνομα του ιδρύματος στο οποίο υποβάλλεται. Το πιστοποιητικό υπογράφεται από τα πρόσωπα που το συνέταξαν και υπεύθυνοςγια τα δεδομένα που παρέχονται. Ανάλογα με τον σκοπό του πιστοποιητικού, αυτός μπορεί να είναι ο επικεφαλής του οργανισμού και αρχιλογιστήςή τον επικεφαλής του οργανισμού και τον προϊστάμενο του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού. Τέτοια πιστοποιητικά πρέπει να είναι πιστοποιημένα με τη σφραγίδα του οργανισμού.
Παράδειγμα επίσημου πιστοποιητικού:

Ένα σημείωμα είναι ένα μοντέλο κυκλοφορίας εγγράφων μέσα σε έναν οργανισμό, το οποίο καθιστά δυνατή την αποτελεσματική ανταπόκριση σε κάθε είδους περιστάσεις.

Σκοποί και τύποι επίσημων εγγράφων

Μια επίσημη επιστολή προορίζεται να ειδοποιήσει έναν συγκεκριμένο υπάλληλο για τις υπάρχουσες δυσκολίες ή να κάνει οποιεσδήποτε προτάσεις σχετικά με ζητήματα παραγωγής.

Επιπλέον, το επίσημο έγγραφο αποτελεί ένα είδος επιβεβαίωσης ότι το προσωπικό δεν κάνει απλώς τη δουλειά του, αλλά βλέπει και υπάρχοντα προβλήματα, τα οποία στη συνέχεια επισημαίνονται σε αυτό το σημείωμα. Σε αυτή την περίπτωση, ο υπάλληλος που έγραψε ένα σημείωμα στον διευθυντή σχετικά με την παρουσία τυχόν παραβιάσεων απαλλάσσει πλήρως τον εαυτό του από την ευθύνη για την επίλυση αυτού του ζητήματος.

Οι σημειώσεις εξυπηρέτησης χωρίζονται σε:

• αυτά που υποδηλώνουν ορισμένους παράγοντες της πράξης ή του φαινομένου αρνητικού χαρακτήρα που συνέβη. Τέτοιες σημειώσεις παραγωγής περιλαμβάνουν επεξηγηματικές σημειώσεις, πράξεις για εντοπισμένες παραβιάσεις και καταγγελίες.
• αυτά που είναι πρόσθετες εξηγήσειςστα κύρια έγγραφα. Αυτά θα μπορούσαν να είναι σημειώσεις για τη διαγραφή ή την αγορά υλικών, για την κατανομή χρηματική βοήθεια, προσφορές, μπόνους και παρόμοια.

Με τη σειρά του, μια επίσημη απογραφή μπορεί να πραγματοποιηθεί τόσο μεταξύ των υφισταμένων και του εργοδότη (εσωτερική), όσο και μεταξύ των επικεφαλής των δομικών τμημάτων και του κύριου διευθυντή της επιχείρησης (εξωτερικός). Εξωτερικά έγγραφα παραγωγήςπροορίζονται να παρέχονται εκτός του οργανισμού, ο αποδέκτης αυτού του τύπου σημειώματος είναι η ανώτερη διοίκηση.

Πληροφορίες και μορφή εσωτερικού επιχειρηματικού εγγράφου

Το περιεχόμενο των επίσημων εγγράφων καλύπτει συνήθως ζητήματα παραγωγής, υλικά, οικονομικά, καθώς και θέματα μπόνους, προαγωγής ή υποβιβασμού. Έτσι, ένας υπάλληλος οποιουδήποτε τμήματος μπορεί να ζητήσει γραπτώς να του παράσχει συγκεκριμένο υλικό ή οικονομικούς πόρους, τόσο για βιομηχανική όσο και για προσωπική χρήση. Επιπλέον, το περιεχόμενο ενός τέτοιου εγγράφου μπορεί να καλύπτει καταγγελία κατά συγκεκριμένου υπαλλήλου ή άμεσου προϊσταμένου.

Όσον αφορά την επιβράβευση των εργαζομένων, ο άμεσος εργοδότης γράφει ένα σημείωμα με τη μορφή αναφοράς που απευθύνεται στον προϊστάμενό του. Όπου αναδεικνύει τα πλεονεκτήματα ενός υφισταμένου και κάνει προτάσεις για μεθόδους μπόνους.

Μια εσωτερική επιστολή προς τον επικεφαλής του οργανισμού από υφισταμένους συντάσσεται χειρόγραφη σε ελεύθερη μορφή. Ωστόσο, για τη σύνταξη αυτού του τύπου εγγράφου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υπολογιστή ή τεχνολογία εκτύπωσης.

Αρμόδια συγγραφή εγγράφων

Αν και αυτή η πράξηδεν το έχει εγκατεστημένο νομοθετικό επίπεδοδείγμα, είναι μέσα επιτακτικόςπρέπει να περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:

• στον οποίο απευθύνεται αυτή η αίτηση (θέση, επώνυμο και αρχικά του παραλήπτη) υποδεικνύεται στην επάνω δεξιά γωνία του αριθμού σημείωσης και της ημερομηνίας εγγραφής·
• τον τίτλο της επιστολής που συντάσσεται·
• το εισαγωγικό μέρος αντικατοπτρίζει συνήθως την ώρα, την ημερομηνία και την ώρα του συμβάντος.
• το κύριο μέρος, εκθέτει τη λεπτομερή ουσία της εκδήλωσης.
• το τελευταίο μέρος περιλαμβάνει τις προτάσεις του μεταγλωττιστή, τις οποίες ζητά από τον επικεφαλής της επιχείρησης να εφαρμόσει.
• Κάτω από το κείμενο αναγράφεται η ημερομηνία σύνταξης του εγγράφου, η θέση ή το επάγγελμα του συντάκτη και το επώνυμο και τα αρχικά του.

Όσον αφορά τις εξωτερικές επιστολές, πρέπει να έχουν παρόμοιο περιεχόμενο και να έχουν συνταχθεί στο επιστολόχαρτο του ιδρύματος, κατά προτίμηση σε έντυπη μορφή, με χρήση τεχνολογίας υπολογιστών.

Πολλές επιχειρήσεις έχουν ένα έτοιμο πρότυπο σημείωσης που έχει αναπτυχθεί και εγκριθεί από τη διοίκηση. Χάρη σε αυτό, θα είναι πολύ πιο εύκολο και πιο ικανό για τους εργαζόμενους να συντάξουν μια τέτοια πράξη τεκμηρίωσης.

Σε εσωτερικές και εξωτερικές επιστολές, οι πληροφορίες πρέπει να παρουσιάζονται συνοπτικά και ξεκάθαρα, χωρίς περιττό χνούδι. Αυτό εξοικονομεί χρόνο για το άτομο που ετοιμάζει το έγγραφο και το άτομο στο οποίο απευθύνεται. Και επίσης η σαφής παρουσίαση των προτάσεων συμβάλλει περισσότερο γρήγορη ανταπόκρισηαπό τον διαχειριστή.

Παραγωγή επιστολών παραγωγής ηλεκτρονικά

Πολλές επιχειρήσεις επιτρέπουν την προετοιμασία επίσημων σημειωμάτων χρησιμοποιώντας υπολογιστή, ο οποίος σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια ηλεκτρονική μορφή του εγγράφου. Αυτή η μέθοδοςεγγραφή, κάθε δομική μονάδα επιλέγει ανεξάρτητα και το ορίζει σε ορισμένα έγγραφα που προβλέπονται από το νόμο. Έτσι, η ηλεκτρονική έκδοση απλοποιεί σε μεγάλο βαθμό την προετοιμασία ενός εγγράφου και την αποστολή του, γεγονός που μειώνει σημαντικά τον χρόνο για την εξέταση ενός σημειώματος και τη λήψη μέτρων απόκρισης.

Η ηλεκτρονική μέθοδος σύνταξης μιας επιστολής υπηρεσίας δεν διαφέρει πολύ από τη χειρόγραφη έκδοση, αλλά εξακολουθεί να έχει τις ακόλουθες διαφορές:

• V ηλεκτρονικό έγγραφοδεν χρειάζεται να υποδείξετε σε ποιον αποστέλλεται, καθώς τέτοιες πληροφορίες είναι ήδη γραμμένες στη γραμμή διευθύνσεων.
• η υπογραφή του συντάκτη στο ηλεκτρονικό σημείωμα τοποθετείται αυτόματα (προετοιμασμένη σαρωμένη υπογραφή).
• Ο αποστολέας λαμβάνει ειδοποίηση από τον παραλήπτη μέσω email ότι έχει λάβει την επιστολή και την έχει διαβάσει. Αυτή η υπηρεσία αποτελεί επιβεβαίωση της αποστολής της σημείωσης.

Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα της διαμόρφωσης ηλεκτρονική μορφήη σημείωση είναι ένα ήδη υπάρχον πρότυπο. Το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε μεταγενέστερες προετοιμασίες παρόμοιων εγγράφων. Αυτό το πλεονέκτημα απολαμβάνουν οι υπηρεσίες της επιχείρησης ή των μεμονωμένων εργαζομένων της, οι οποίοι, λόγω του είδους της δραστηριότητάς τους, πρέπει συχνά να συντάσσουν σημειώματα.

Όψεις της σύνταξης

Κατά τη σύνταξη σημειώσεων, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη οι ακόλουθες αποχρώσεις, οι οποίες ισχύουν ανάλογα με τον τύπο και τον σκοπό τους:

Η συμμόρφωση με τις παραπάνω αποχρώσεις θα επιτρέψει ακόμη και σε έναν άπειρο υπάλληλο να συντάξει ένα ικανό και κατανοητό σημείωμα για τον διευθυντή.

Σημασία του εγγράφου

Τα επίσημα έγγραφα βοηθούν στην αποφυγή άμεσων καταστάσεων σύγκρουσης μεταξύ των εργαζομένων μιας συγκεκριμένης επιχείρησης, η οποία έχει θετική επίδραση στην εργασία της. Παίζουν επίσης σημαντικό ρόλο στη λογιστική και φορολογική αναφορά, όπου τα οικονομικά προβλήματα απαιτούν συγκεκριμένη προσοχή και συμμόρφωση με διάφορες αποχρώσεις.

Μεταξύ άλλων, οι επίσημες επιστολές είναι αποτελεσματικές για την καταπολέμηση των παραβατών στον οργανισμό. Επιπλέον, η σύνταξη εγγράφων παραπόνων στον εργοδότη σάς επιτρέπει να επιλύσετε το ζήτημα χωρίς διαφωνίες και επίθεση. Δεδομένου ότι οι επίσημες καταγγελίες μπορούν να γραφτούν ανώνυμα, ή απλώς το όνομα του συντάκτη, κατόπιν αιτήματός του, δεν θα ανακοινωθεί από τον διαχειριστή.

Επομένως, ένα τέτοιο έγγραφο χρησιμεύει ως ένα πολυλειτουργικό εργαλείο, χάρη στο οποίο τα περισσότερα οργανωτικά ζητήματα μπορούν να επιλυθούν σε αρκετά σύντομο χρονικό διάστημα.

Υπηρεσιακό σημείωμαείναι ένα έγγραφο πληροφοριών και αναφοράς, ένα εργαλείο επαγγελματική αλληλογραφίαεντός του οργανισμού.

Συντάσσεται ένα σημείωμα για την επισήμανση τυχόν επιχειρηματικών ζητημάτων που σχετίζονται με το έργο ενός τμήματος ή ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου, η επίλυση του οποίου εξαρτάται από άλλη δομική μονάδα του οργανισμού ή του υπαλλήλου.

Η σύνταξη υπομνημάτων, αντίθετα, πραγματοποιείται μεταξύ διαρθρωτικών μονάδων ή υπαλλήλων ισοδύναμου υπηρεσιακού καθεστώτος που δεν είναι άμεσα εξαρτημένοι.

Πώς να γράψετε ένα σημείωμα

Αν και η μορφή σύνταξης ενός σημειώματος είναι αυθαίρετη, οι ακόλουθες λεπτομέρειες πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τη σύνταξή του:

• «καπέλο», όπου αναφέρεται σε ποιον απευθύνεται (θέση, επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο στη δοτική περίπτωση).
• όνομα του εγγράφου - Σημείωμα υπηρεσίας.
• ημερομηνία σύνταξης και αριθμός·
• τίτλος του κειμένου του εγγράφου - μιλάει για το θέμα του σημειώματος.
• το κείμενο του εγγράφου - πρώτα υπάρχει μια περιγραφή της τρέχουσας κατάστασης και, στη συνέχεια, κάποιο συγκεκριμένο αίτημα.
• θέση του συντάκτη, υπογραφή και μεταγραφή της υπογραφής - επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο του συγγραφέα.

Δείγμα σημείωσης για την αγορά υπολογιστή

Υπηρεσιακό σημείωμα
05.10.2013 № 2
Μόσχα

Σχετικά με την επισκευή υπολογιστή (αντικατάσταση)

Θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας ότι από τις 20 Σεπτεμβρίου 2013, συμβαίνουν συχνά αστοχίες λογισμικού στον προσωπικό υπολογιστή που έχει εκχωρηθεί στη Διευθύντρια Ανθρώπινου Δυναμικού Tatyana Ivanovna Moroz.

Ως προς αυτό, ζητώ να επισκευαστεί ή να αντικατασταθεί αυτός ο υπολογιστής.

Δείγμα σημείωσης για την έκδοση προϊόντων

ΣΗΜΕΙΩΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ
2013-09-20-CN με ημερομηνία 20/09/2013

Σχετικά με την έκδοση προϊόντων

Σας ζητώ να συμφωνήσετε στη διεξαγωγή μιας προσφοράς για το TM "J".

Σκοπός της δράσης:
- αύξηση των λιανικών πωλήσεων των χυμών TM "J".
- αύξηση της αριθμητικής και ποιοτικής διανομής.

Περίοδος προσφοράς: Οκτώβριος-Νοέμβριος 2013

Περιοχή: Αγία Πετρούπολη, Voronezh

Συμμετέχοντες στη δράση: πωλητές καταστημάτων λιανικής

Μηχανισμός προώθησης: όταν ένα κατάστημα παραγγέλνει 5 λίτρα χυμού TM "J", παρέχεται ως δώρο 1 λίτρο χυμού TM "J".

Κατανομή ταμείου βραβείων:
Αγία Πετρούπολη - 400 πακέτα (1 λίτρο το καθένα)
Voronezh - 60 πακέτα (1 λίτρο το καθένα)
Αποδοτικότητα: προγραμματισμένη αύξηση πωλήσεων 30-40%.
Τα υπόλοιπα αχρησιμοποίητα προϊόντα θα επιστραφούν στην αποθήκη.

Το σημείωμα συντάσσεται σε φύλλο Α4 εάν ο οργανισμός δεν διατηρεί ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.

Ένα αρκετά μεγάλο ποσοστό του πληθυσμού συνδέεται με εργασία σε οργανισμούς διαφόρων μεγεθών και φύσης δραστηριοτήτων. Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους, οι εργαζόμενοι τακτικά απαιτείται επικοινωνία με τη διοίκησηγια την επίλυση ορισμένων ζητημάτων.

Δεδομένου ότι ο καθένας μπορεί να συναντήσει αυτό το είδος επαγγελματικής αλληλογραφίας, ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα κύρια ζητήματα: πότε και πώς συντάσσεται ένα σημείωμα, ποιες είναι οι διαφορές στη σύνταξη επίσημο έγγραφογια διαχείριση;

Αγαπητοί αναγνώστες!Τα άρθρα μας μιλούν για τυπικές λύσεις νομικά ζητήματα, αλλά κάθε περίπτωση είναι μοναδική.

Αν θέλεις να μάθεις πώς να λύσετε ακριβώς το πρόβλημά σας - επικοινωνήστε με τον ηλεκτρονικό σύμβουλο στα δεξιά ή καλέστε δωρεάν διαβούλευση:

Σε ποιες περιπτώσεις γράφεται ένα υπόμνημα;

Ένα επίσημο σημείωμα είναι ένα από τα στοιχεία της εσωτερικής ροής εγγράφων. Με τη βοήθειά του, οι υπάλληλοι της εταιρείας μπορούν να επιλύσουν ζητήματα και καταστάσεις παραγωγής όσο το δυνατόν γρηγορότερα και αποτελεσματικότερα.

Υπηρεσιακό σημείωμα έχει σχεδιαστεί για την επίλυση επιχειρηματικών προβλημάτων και ζητημάτωνπου σχετίζονται με την εργασία ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου ή ενός ολόκληρου τμήματος. Σε αυτή την περίπτωση, η λύση του ζητήματος μπορεί να εξαρτάται τόσο από άλλον υπάλληλο της εταιρείας όσο και από μια εντελώς διαφορετική δομική μονάδα.

Η κύρια διαφορά από μια αναφορά είναι ότι χρησιμοποιείται στην επιχειρηματική επικοινωνία μεταξύ εργαζομένων ή δομικών μονάδων που έχουν ισότιμη θέση στον οργανισμό. Με άλλα λόγια, καμία άμεση υποταγή.

Η σύνταξη ενός σημειώματος έχει επιπλέον πλεονεκτήματα. Αυτό το έγγραφοαποδεικνύει ότι ο υπάλληλος που το συνέταξε υπέδειξε πρόβλημα που εντοπίζεται στην περιοχή ευθύνης του.

Εάν ένας ειδικός δεν μπορώ να το καταλάβω μόνος μουμε ένα πρόβλημα που έχει προκύψει, μπορεί να συντάξει ένα σημείωμα και να θέσει το θέμα προς εξέταση από άλλους ειδικούς. Σε αυτή την περίπτωση, θα είναι σε θέση να απαλλάξει τον εαυτό του από την ευθύνη για κακή ποιότητα ή άκαιρη εξέταση της εργασίας.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, με βάση ένα σημείωμα, συντάσσεται μια εντολή σχετικά με την ανάγκη εκτέλεσης μιας συγκεκριμένης ενέργειας.

Τι πρέπει να περιέχει το κείμενο του εγγράφου;

Αν και δεν έχει καθοριστεί η ακριβής μορφή συμπλήρωσης της αναφερόμενης επαγγελματικής επιστολής, μπορούν να προσδιοριστούν αρκετά βασικά σημεία, υποχρεωτική για τον προσδιορισμό στο έγγραφο. Η λίστα με τις λεπτομέρειες περιλαμβάνει:

1. Μια κεφαλίδα όπου αναγράφονται τα στοιχεία του παραλήπτη, όπως το πλήρες όνομα και η θέση.
2. Όνομα του επίσημου εγγράφου.
3. Ημερομηνία γραφής και αριθμός.
4. Τίτλος από τον οποίο διαφαίνεται αμέσως το θέμα της αλληλογραφίας.
5. Το «σώμα» του εγγράφου, όπου περιγράφεται αρχικά η τρέχουσα κατάσταση, μετά την οποία ο συγγραφέας υποδεικνύει το αίτημά του.
6. Η θέση του υπαλλήλου που συνέταξε το επίσημο μήνυμα, την υπογραφή του και το πλήρες όνομα του συγγραφέα.

Συχνά το κείμενο του σημειώματος ξεκινά με τις λέξεις "Θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας...", μετά από τις οποίες έρχονται οι βασικές πληροφορίες. Αυτό όμως δεν είναι υποχρεωτικός κανόνας.

Πώς να συνθέσετε και να γράψετε σωστά;

Η αρχή του εγγράφου πρέπει να είναι δεδομένα οργάνωσης και μεταγλωττιστή επίσημη επιστολή . Ο τίτλος του ίδιου του εγγράφου είναι γραμμένος στη μέση. Το κύριο κείμενο πρέπει να ξεκινά από κάτω και στην κόκκινη γραμμή. Όπως αναφέραμε προηγουμένως, η ουσία του προβλήματος μεταφέρεται σε ελεύθερη μορφή. Το έγγραφο συμπληρώνεται μέχρι την ημερομηνία προετοιμασίας και υπογραφής.

Εάν το κύριο κείμενο του σημειώματος πρέπει να είναι μεγάλο, αυτό πρέπει να χωριστεί σε πολλές παραγράφους:

• περιγραφή του κύριου προβλήματος·
• αίτηση;
• τμήμα και ονόματα των υπαλλήλων που συνέταξαν το σημείωμα, εφόσον υπάρχει συλλογική προσφυγή.

ΣΕ η τελευταία περίπτωση Η βασική υπογραφή στο έγγραφο δίνεται από τον επικεφαλής του τμήματος, κατάθεση εγγράφου υπηρεσίας. Στο κύριο έγγραφο προστίθεται επιπλέον αίτηση με την υπογραφή όλων των εργαζομένων.

Το σημείωμα πρέπει να είναι γραμμένο σε φύλλο Α4, όπως και κάθε άλλο έγγραφο. Επίσης απαιτείται «ζωντανή» υπογραφήφτιαγμένο στο χέρι.

Το σημείωμα γράφεται μαζί με τον αύξοντα αριθμό και την ημερομηνία σύνταξης.

Εάν είναι επιθυμητό, ​​το έγγραφο μπορεί να μεταγλωττιστεί σε έναν επεξεργαστή σε υπολογιστή και στη συνέχεια να εκτυπωθεί, αλλά η υπογραφή πρέπει επίσης να γίνει από τον ίδιο τον μεταγλωττιστή.

Χαρακτηριστικά σχεδιασμού σημειώσεων (με δείγματα)

Ανάλογα με το είδος του σημειώματος που συντάσσεται, αλλάζουν οι αποχρώσεις της εκτέλεσης του εγγράφου και οι καταστάσεις στις οποίες πρέπει να συνταχθεί.

Στον διευθυντή ή τη διοίκηση της επιχείρησης

Γράφονται διάφορα σημειώματα σε αυτόν τον διαχειριστή, οπότε ας μιλήσουμε για τον καλύτερο τρόπο μεταφοράς τους. Συνιστάται να συνθέσετε το έγγραφο σε δύο πρωτότυπες εκδόσεις.

Σύμφωνα με τους κανόνες, το έγγραφο μεταφέρεται στον γραμματέα, από τους οποίους δεν θα παραλείψει να λάβει βαθμολογία αποδοχής του εγγράφου προς εξέταση. Μετά από αυτό, περιμένετε την απόφαση των αρχών.

Για επαγγελματικό ταξίδι: παράταση και ακύρωση

Το σημείωμα χρησιμεύει ως επιβεβαίωση ότι ο αποσπασμένος υπάλληλος είναι στη θέση του, συν καταγράφει τις ημερομηνίες άφιξης και επιστροφής από επαγγελματικό ταξίδι. Αυτό το έγγραφο μπορεί να εκδοθεί εάν:

• ο εργαζόμενος ταξιδεύει με νοικιασμένο, προσωπικό ή επίσημο όχημα·
• Ο υπάλληλος δεν έχει έγγραφα που να επιβεβαιώνουν το ταξίδι και τη διαμονή του.

Κριτική από διακοπές

Υπάρχουν συχνές περιπτώσεις όταν λόγους παραγωγήςδιαχειριστές ένας από τους υπαλλήλους πρέπει να ανακληθεί.

Σε αυτήν την περίπτωση, ο διευθυντής του σημειώματος γίνεται επικεφαλής του τμήματος στο οποίο είναι εγγεγραμμένος ο υπάλληλος που βρίσκεται σε ετήσια άδεια μετ' αποδοχών.

Ο επικεφαλής του οργανισμού πρέπει να εξοικειωθεί με το υποβληθέν έγγραφο και αναφέρετε τη συγκατάθεσή σας ή την απόρριψή σας στο αίτημακαταγράφονται στο έγγραφο.

Σύμφωνα με το άρθρο 99 του Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, η ανάκληση εργαζομένου από τις διακοπές είναι δυνατή μόνο με την προσωπική του συγκατάθεση.

Επίσης, σύμφωνα με το άρθρο 125 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, απαγορεύεται η ανάκληση από τις διακοπές:

• έγκυες γυναίκες?
• ανήλικοι υπάλληλοι·
• εργαζόμενοι που σχετίζονται με επικίνδυνα ή επιβλαβείς συνθήκεςεργασία.

στις διακοπές

Εκτός από τις διακοπές, οι υπάλληλοι των οργανισμών μπορούν, υπό ορισμένες προϋποθέσεις, να λάβουν το λεγόμενο «διάλειμμα», δηλ. πάρτε άδεια από τη δουλειά. Από V Κώδικας Εργασίας αυτή η έννοιακατασχέθηκαν, χρησιμοποιούνται οι ορισμοί «πρόσθετος χρόνος ανάπαυσης» ή «άλλος χρόνος ανάπαυσης».

Το έγγραφο με το οποίο ένας υπάλληλος εκφράζει τις επιθυμίες του στους ανωτέρους του μπορεί να είναι είτε δήλωση είτε υπόμνημα.

Ο εργαζόμενος έχει δικαίωμα σε άδεια όταν:

• εργάστηκε υπερωρίες?
• εργάστηκε τα Σαββατοκύριακα ή τις αργίες.
• είχε συνολική υπερωρία κατά τη διάρκεια της εργασίας σε βάρδιες.
• πήρε ενεργή συμμετοχήστο κίνημα των δωρητών και στην αιμοδοσία.
• υπάλληλος;
• προς τις διακοπές.

Σχετικά με την αλλαγή του προγράμματος εργασίας ή την αναβολή του ωραρίου

Κάθε υπάλληλος μπορεί να έχει καλούς λόγους , σύμφωνα με την οποία μπορεί να επικοινωνήσει με τη διοίκηση με αίτημα αλλαγής του προγράμματος εργασίας.

Εάν η πρωτοβουλία εκδηλώνεται ακριβώς από την πλευρά του εργαζομένου, ποιος μπορεί τεκμηριώστε την ανάγκη για προσαρμογές, συντάσσει υπόμνημα που απευθύνεται στον επικεφαλής της επιχείρησης.

Σε περιπτώσεις όπου ο λόγος είναι πραγματικά έγκυρος, ο εργοδότης δεν έχει το δικαίωμα να αρνηθεί έναν εργαζόμενο σύμφωνα με το άρθρο 93 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Το έγγραφο πρέπει να αναφέρει το τρέχον χρονοδιάγραμμα και το επιθυμητό.

Για την αγορά εξοπλισμού

Αυτό το σημείωμα συντάσσεται από το τμήμα που χρειάζεται να αγοράσει νέο ή να αντικαταστήσει παλιό εξοπλισμό.

Ένα παράδειγμα θα ήταν η έκκληση της οικονομικής ή τμήμα HRστον προϊστάμενο του τμήματος πληροφορικήςζητώντας άμεση αντικατάσταση του ελαττωματικού υπολογιστή.

Έντυπο σημείωμα για αγορά υπολογιστή: .

Σχετικά με τη διεξαγωγή εκδηλώσεων

Εσωτερικά σημειώματα για επίλυση οργανωτικών θεμάτων για τη διεξαγωγή εκδηλώσεων, έχουν τις δικές τους ιδιαιτερότητες. Έχουν επίσης βρει συχνή χρήση σε εκπαιδευτικά ιδρύματα.

Το σημείωμα θα πρέπει να αναφέρει βασικές πληροφορίες για την επερχόμενη εκδήλωση και, εάν είναι απαραίτητο, στοιχεία επικοινωνίας των προσώπων που είναι υπεύθυνα για την υλοποίησή της.

Σχετικά με την παροχή πληροφοριών

Ένας από τους πιο συχνά χρησιμοποιούμενους τύπουςυπομνήματα. Χρησιμοποιείται για την υποβολή αιτήματος για τη λήψη ορισμένων πληροφοριών και βασίζεται στην ακόλουθη αρχή:

1. Η βασική ιδέα πρέπει να προσδιοριστεί και να σχηματιστεί ένα ερώτημα.
2. παρέχετε λεπτομέρειες που μπορεί να ζητήσει ο παραλήπτης·
3. θυμηθείτε την κύρια ιδέα του αιτήματος και παρέχετε πρόσθετες πληροφορίες.

Περί τιμωρίας υπαλλήλου

Αυτός ο τύπος εγγράφου χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου η συμπεριφορά ενός εργαζομένου στο χώρο εργασίας ή η ακατάλληλη στάση του απέναντι στα εργασιακά καθήκοντα απαιτεί κατάλληλες κυρώσεις.

Ο συντάκτης του σημειώματος πρέπει να παρουσιάσει τα γεγονότα όσο το δυνατόν καλύτερα. αντικειμενικά και αντισυναισθηματικά, δίνουν τη δυνατότητα στη διοίκηση να αντιμετωπίσει το περιστατικό.

Σχετικά με την ανάγκη για νέο υπάλληλο

Το έγγραφο συντάσσεται όταν το απαιτεί ένα από τα διαρθρωτικά τμήματα της εταιρείας νέος υπάλληλος. Στη συνέχεια, ο επικεφαλής του τμήματος έχει το δικαίωμα να υποβάλει αυτό το στοιχείο εσωτερικής επιχειρηματικής αλληλογραφίας στη διοίκηση.

Σε αυτό πρέπει να υποδείξει αντικειμενικούς λόγους, σύμφωνα με την οποία η απόφαση αυτή θα είναι αντικειμενική και αποδεκτή.

Σημείωση σχετικά με την πρόσληψη νέου υπαλλήλου: .

Για υπερωριακή εργασία

Ένας κοινός λόγος για τη σύνταξη τέτοιων εγγράφων είναι παρουσία καταστάσεων έκτακτης ανάγκης, σε συνθήκες κατά τις οποίες θα είναι απαραίτητη η εμπλοκή των εργαζομένων στην επίλυση του θέματος μετά τη λήξη του ωραρίου.

Το σημείωμα συντάσσεται από τον επικεφαλής βάρδιας ή τμήματος που απευθύνεται στον άμεσο διευθυντή. Στο κείμενο του εγγράφου αναφέρονται οι λόγοι του αιτήματοςκαι κατάλογο όσων σχεδιάζεται να ασχοληθούν με υπερωριακή εργασία.

Προσέλκυση υπερωριακή εργασίαυπάλληλος: .

Σχετικά με τη δημιουργία νέας δομικής μονάδας

Το ζήτημα της δημιουργίας νέων δομικών μονάδων μπορεί επίσης να επιλυθεί με τη βοήθεια ενός αιτήματος που εκφράζεται χρησιμοποιώντας ένα υπόμνημα. Οι στόχοι αυτής της δράσης επισημαίνονται στο σώμα του εγγράφου. Μεταξύ αυτών:

• αύξηση του επιπέδου τυποποίησης της εργασίας·
• αποτελεσματικότερη επίλυση ορισμένων προβλημάτων·
• βελτίωση με το προσωπικό και άλλοι λόγοι.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα σημειώματα μπορούν να αντικαταστήσουν τις δηλώσεις, ενεργώντας πιο «ήπια». Τις περισσότερες φορές χρησιμοποιούνται για εσωτερικές διαδικασίες που σχετίζονται με την οργάνωση της παραγωγής.

Εάν η εταιρεία υποστηρίζει το σύστημα ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, ο σχεδιασμός των επίσημων σημειωμάτων πρακτικά δεν διαφέρει από την έντυπη έκδοση. Η κύρια διαφορά είναι το μέσο αποθήκευσηςμεταβιβάζεται μεταξύ των διαρθρωτικών τμημάτων της εταιρείας.

Το παρακάτω βίντεο αποκαλύπτει ορισμένες πτυχές της εργασίας με εσωτερικά σημειώματα σε ηλεκτρονική μορφή: