Σχηματισμός και αποθήκευση αρχείων στην υπηρεσία προσωπικού. Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα υποθέσεων για το τμήμα HR; Δείγμα ονοματολογίας των υποθέσεων εξυπηρέτησης προσωπικού σε έναν οργανισμό

Σχηματισμός υποθέσεων Μια υπόθεση είναι μια συλλογή εγγράφων ή ένα έγγραφο που σχετίζεται με ένα θέμα ή τομέα δραστηριότητας, τοποθετημένο σε ξεχωριστό εξώφυλλο. GOST R 51141-98 «Διαχείριση και αρχειοθέτηση γραφείου. Όροι και ορισμοί». εγκρίθηκε Ψήφισμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 27 Φεβρουαρίου 1998 N 28. - ομαδοποίηση των εκτελεσθέντων εγγράφων σε υποθέσεις σύμφωνα με την ονοματολογία των υποθέσεων.

Κατά το σχηματισμό θηκών, πρέπει να τηρούνται οι ακόλουθοι κανόνες:

· Διαχωρίστε έγγραφα μόνιμης και προσωρινής αποθήκευσης σε αρχεία.

· Τοποθετήστε στην υπόθεση μόνο εκτελεσμένα, σωστά εκτελεσμένα έγγραφα σύμφωνα με τα ονόματα των υποθέσεων σύμφωνα με την ονοματολογία.

· Τοποθετήστε μαζί όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τη λύση ενός ζητήματος.

· Τοποθετήστε τις διατάξεις μαζί με τα κύρια έγγραφα.

· Οι αιτήσεις άνω των 100 φύλλων θα πρέπει να ομαδοποιούνται σε ξεχωριστές περιπτώσεις, όπως σημειώνεται στο έγγραφο.

· Τα έγγραφα στο αρχείο θα πρέπει να τοποθετούνται με χρονολογική σειρά σύμφωνα με την ημερομηνία καταχώρισης του εγγράφου, με αρίθμηση.

· συμμορφώνονται με τον όγκο των εγγράφων που πρέπει να περιλαμβάνονται στο αρχείο. Σε μια περίπτωση, δεν μπορούν να αρχειοθετηθούν περισσότερα από 250 φύλλα (πάχος 30-40 mm), τότε δημιουργείται ένας νέος φάκελος με το ίδιο ευρετήριο.

· συμπεριλάβετε στα αρχεία μόνο ένα αντίγραφο κάθε εγγράφου. Δεν επιτρέπεται η συμπερίληψη στο αρχείο εγγράφων που δεν σχετίζονται με αυτό, προσχέδια, παραλλαγές, διπλότυπα ή έγγραφα που υπόκεινται σε επιστροφή.

Κατά τη διαδικασία ομαδοποίησης ελέγχεται η ορθότητα των εγγράφων. Τα μη μορφοποιημένα και εσφαλμένα εκτελεσμένα έγγραφα επιστρέφονται απευθείας στους εκτελεστές για αναθεώρηση και στη συνέχεια μεταφέρονται για ένταξη στις σχετικές περιπτώσεις.

Θήκες μόνιμης και μακροχρόνιας αποθήκευσης ετοιμάζονται σε σκληρά εξώφυλλα στα οποία αναγράφεται η περιγραφή της θήκης.

Τα φύλλα της υπόθεσης είναι αριθμημένα, στην αρχή της υπόθεσης κατατίθεται εσωτερική απογραφή εγγράφων και στο τέλος της υπόθεσης - επιγραφή πιστοποίησης. Φύλλα εσωτερικό απόθεμααριθμούνται χωριστά, ο αριθμός τους αναγράφεται στην βεβαίωση μετά τον συνολικό αριθμό των φύλλων της θήκης μέσω του σήματος +.

Ονοματολογία υποθέσεων του τμήματος HR

Η ονοματολογία των φακέλων προορίζεται για τη συγκρότηση φακέλων, την ομαδοποίηση, τη συστηματοποίηση και καταγραφή τους, τον καθορισμό των περιόδων αποθήκευσης και αποτελεί τη βάση για τη σύνταξη απογραφών μονίμων και προσωρινών (άνω των 10 ετών) θηκών αποθήκευσης.

Ο κατάλογος των υποθέσεων του τμήματος προσωπικού καταρτίζεται από τον προϊστάμενο του, συμφωνείται με το αρχείο και εγκρίνεται από τον προϊστάμενο του.

Κατά τη σύνταξη της ονοματολογίας, θα πρέπει να καθοδηγείται από την τυπική και κατά προσέγγιση ονοματολογία των περιπτώσεων, την τυπική και καταλόγους τμημάτωνέγγραφα με περιόδους αποθήκευσης, Βασικοί κανόνες για την εργασία των τμηματικών αρχείων.

Η ονοματολογία των υποθέσεων περιλαμβάνει επικεφαλίδες υποθέσεων που αντικατοπτρίζουν όλους τους τεκμηριωμένους τομείς της εργασίας του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού. Οι επικεφαλίδες των υποθέσεων σχηματίζονται με βάση τους ορισμούς των τομέων εργασίας που τεκμηριώνονται. Ο τίτλος της υπόθεσης πρέπει να αντικατοπτρίζει σαφώς και σε γενικευμένη μορφή το κύριο περιεχόμενο και τη σύνθεση των εγγράφων της υπόθεσης. Δεν επιτρέπεται η χρήση μη ειδικής διατύπωσης στον τίτλο της υπόθεσης («διάφορα υλικά», «γενική αλληλογραφία», «αλληλογραφία για διάφορα θέματα κ.λπ.), καθώς και εισαγωγικές λέξειςκαι σύνθετες συντακτικές φράσεις.

Οι επικεφαλίδες υποθέσεων για θέματα που δεν επιλύθηκαν εντός ενός έτους είναι «μεταβατικές» και περιλαμβάνονται στον κατάλογο υποθέσεων του επόμενου έτους με τον ίδιο δείκτη.

Ο τίτλος της υπόθεσης αποτελείται από στοιχεία διατεταγμένα με την ακόλουθη σειρά:

· όνομα του είδους της υπόθεσης (αλληλογραφία, ημερολόγιο κ.λπ.) ή είδος εγγράφων (πρωτόκολλα, εντολές κ.λπ.).

· όνομα του οργανισμού ή της δομικής μονάδας (συγγραφέας του εγγράφου).

· όνομα του οργανισμού στον οποίο θα απευθύνονται τα έγγραφα ή από τον οποίο θα παραληφθούν τα έγγραφα (αποδέκτης ή ανταποκριτής του εγγράφου).

· όνομα της τοποθεσίας (επικράτειας) με την οποία συνδέεται το περιεχόμενο των εγγράφων της υπόθεσης.

· ημερομηνίες (περίοδος) στις οποίες αναφέρονται τα έγγραφα της υπόθεσης.

Εάν η υπόθεση αποτελείται από πολλούς τόμους ή μέρη, τότε διατυπώνεται ο γενικός τίτλος της υπόθεσης και στη συνέχεια, εάν χρειάζεται, συντάσσονται οι επικεφαλίδες κάθε τόμου (μέρους), διευκρινίζοντας το περιεχόμενο του τίτλου της υπόθεσης.

Εάν υπάρχουν πολλοί τόμοι (τμήματα) στο αρχείο, το ευρετήριο τοποθετείται σε κάθε τόμο με την προσθήκη του "t.1". «τ.2», κ.λπ.

Η ονοματολογία των υποθέσεων του τμήματος HR είναι το πιο σημαντικό έγγραφο της επιχείρησης. Περιέχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με άλλα έγγραφα και υποθέσεις του οργανισμού. Οι υπάλληλοι του τμήματος HR συνεργάζονται με την ονοματολογία κάθε Δεκέμβριο, ελέγχοντας και συμπληρώνοντας τις πληροφορίες. Η ονοματολογία δεν έχει σαφή αλγόριθμο συλλογής, αλλά περιλαμβάνει απαραίτητα μια συστηματική λίστα ονομάτων περιπτώσεων που έχουν εισαχθεί στις εργασίες γραφείου του οργανισμού, υποδεικνύοντας τις περιόδους αποθήκευσης και άλλες πληροφορίες.

Από αυτό το άρθρο θα μάθετε:

• πώς συντάσσεται ο κατάλογος των υποθέσεων του τμήματος HR.
• πώς να συμπληρώσετε σωστά όλες τις στήλες της ονοματολογίας.
• τι περιλαμβάνει ο κατάλογος των υποθέσεων του τμήματος HR;

Κάθε χρόνο στις υπηρεσίες διαχείρισης αρχείων των οργανισμών τον περασμένο μήνααφιερώνεται στη σύνταξη λίστας περιπτώσεων για το επόμενο έτος. Κάθε τμήμα προετοιμάζει έναν κατάλογο υποθέσεων για μια δομική μονάδα - ενημερωμένη, ενημερωμένη ή νέα.

Αλγόριθμος για τη σύνταξη λίστας περιπτώσεων αρχειακά έγγραφασε όργανα κρατική εξουσία, όργανα αυτοδιοίκησηκαι οι οργανισμοί δεν, ωστόσο, η διαδικασία κατάρτισης της ονοματολογίας περιγράφεται με μεγάλη λεπτομέρεια στην ενότητα 3.4 των Βασικών Κανόνων Λειτουργίας των Αρχείων Οργανισμών.

Εν ολίγοις, πρέπει να ειπωθεί ότι εκείνα τα έγγραφα που έχουν ιδιαίτερη σημασία για τον οργανισμό μπορούν να συμπεριληφθούν σε ξεχωριστές περιπτώσεις. Για παράδειγμα, εάν το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού εργάζεται συχνά με έγγραφα σχετικά με τις αλλαγές στους μισθούς, τότε για ευκολία μπορείτε να αναφέρετε τα σχετικά έγγραφα ξεχωριστά στην ονοματολογία. Και αντίστροφα - αυτά τα έγγραφα που απαιτούνται σπάνια μπορούν να συνδυαστούν σε ένα αρχείο, σημειωμένο στο ευρετήριο και στον τίτλο.

Σύνταξη καταλόγου υποθέσεων για το τμήμα HR

Θα πρέπει να ξεκινήσετε τη σύνταξη μιας ονοματολογίας των κανονιστικών εγγράφων μελετώντας ταμείο εγγράφωνοργάνωση ή, για παράδειγμα, το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Συνήθως δεν υπάρχουν δυσκολίες με αυτό, καθώς οι αξιωματικοί του προσωπικού συνήθως κρατούν όλα τα έγγραφα σε τάξη. Εάν η ονοματολογία συντάσσεται για πρώτη φορά, είναι απαραίτητο να εξεταστούν και να περιγραφούν όλα τα έγγραφα. Εάν η ονοματολογία έχει ήδη καταρτιστεί, τότε πρέπει να ελέγχεται και να ενημερώνεται ετησίως.

Μετά την εξέταση της βάσης τεκμηρίωσης, είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε μια φόρμα καταλόγου περιπτώσεων. Στο τέλος του έτους, γίνεται μια τελική καταχώριση στη λίστα των περιπτώσεων, στην οποία σημειώνεται ότι οι τελικές πληροφορίες μεταφέρθηκαν στην υπηρεσία υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης (DOU) ή στο αρχείο του οργανισμού.

Μια θεώρηση έγκρισης με την επιτροπή εμπειρογνωμόνων υπογράφεται μόνο όταν αυτή η επιτροπή υπάρχει πράγματι και λειτουργεί στο τμήμα. Εάν δεν υπάρχει προμήθεια, τότε δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε το πεδίο.

Η ονοματολογία αποτελείται από πολλές στήλες, καθεμία από τις οποίες πρέπει να συμπληρωθεί.

Συμπλήρωση των πεδίων

Υπάρχουν συνήθως πέντε στήλες στην ονοματολογία που πρέπει να συμπληρωθούν. Αυτά είναι «ευρετήριο περίπτωσης», «τίτλος υπόθεσης», «αριθμός υποθέσεων», «Περίοδος διατήρησης και αριθμός άρθρου σύμφωνα με τη λίστα», «σημείωση».

Ας δούμε κάθε στήλη.

Στην πρώτη στήλη πρέπει να υποδείξετε το ευρετήριο, το οποίο συνήθως αποτελείται από δύο μέρη - τον αύξοντα αριθμό της δομικής μονάδας που εγκρίθηκε στον οργανισμό και τον αύξοντα αριθμό του τίτλου της υπόθεσης σύμφωνα με την ονοματολογία. Εάν υπάρχει άλλη διαίρεση εντός της υπόθεσης, προστίθεται ένας τρίτος αριθμός στο ευρετήριο.

Η δεύτερη στήλη περιέχει το όνομα του εγγράφου με τη διατύπωση που αντικατοπτρίζει πλήρως την ουσία του. Για παράδειγμα: "Αλληλογραφία με δικηγόρους της εταιρείας Luch LLC σχετικά με μέτρα βελτίωσης της ασφάλειας της επιχείρησης."

Η τρίτη στήλη συμπληρώνεται στο τέλος του έτους και περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον πραγματικό αριθμό των θηκών (όγκοι, μέρη) που ανοίχτηκαν κατά τη διάρκεια του έτους.

Η τέταρτη στήλη υποδεικνύει την περίοδο κατά την οποία αποθηκεύεται καθένα από τα αρχεία. Αυτές οι προθεσμίες καθορίζονται στον Κατάλογο Τυποποιημένων Αρχειακών Εγγράφων Διαχείρισης.

Η πέμπτη στήλη περιέχει διάφορες σημειώσεις για την υπόθεση. Αυτό μπορεί να είναι οποιαδήποτε πρόσθετη πληροφορία, για παράδειγμα, ότι η υπόθεση αντιπροσωπεύει επικυρωμένα αντίγραφα εγγράφων ή πρωτότυπο έγγραφο.

Μετά τη συμπλήρωση όλων των πεδίων, το προσχέδιο εγγράφου πρέπει να επικυρωθεί από τον προϊστάμενο του τμήματος και στη συνέχεια να μεταφερθεί στην υπηρεσία προσχολικής αγωγής του οργανισμού. Όλες οι εργασίες με την παλιά ονοματολογία πρέπει να γίνουν πριν τις 31 Δεκεμβρίου, ώστε από την πρώτη μέρα του νέου εργάσιμου έτους να διαμορφωθούν τα πράγματα σύμφωνα με τη νέα, ενημερωμένη ονοματολογία.

Τι περιλαμβάνει η ονοματολογία του τμήματος HR;

Ο κατάλογος των υποθέσεων του τμήματος HR περιλαμβάνει τα ακόλουθα έγγραφα:

1. Κανονιστικές νομικές πράξεις, εντολές και οδηγίες για θέματα προσωπικού
2. Τοπικοί κανονισμοί (για παράδειγμα, εσωτερικοί κανονισμοί εργασίας, περιγραφές θέσεων εργασίας)
3. Οργανωτικά έγγραφα: ημερολόγιο εξοικείωσης με τοπικά κανονισμοί, ημερολόγιο συμβάσεις εργασίας, ημερολόγιο παραγγελιών για προσωπικό, πίνακας προσωπικού, πρόγραμμα διακοπών. Αυτό περιλαμβάνει επίσης ένα φύλλο χρόνου για την καταγραφή της χρήσης του χρόνου εργασίας και των υπολογισμών μισθοί, βιβλίο αποδείξεων και εξόδων καταγραφής εντύπων βιβλίων εργασίας και ενθέτων σε αυτά, βιβλίο καταγραφής κίνησης βιβλίων εργασίας και ενθέτων σε αυτά. Καθώς και ένα ημερολόγιο για τους υπαλλήλους που αναχωρούν επαγγελματικά ταξίδιακαι όσοι φτάνουν από άλλους οργανισμούς σε επαγγελματικά ταξίδια.
4. Έγγραφα για αρχεία προσωπικού και εγγραφή εργασιακές σχέσεις: συμβάσεις εργασίας, παραγγελίες προσωπικού, έγγραφα για επαγγελματικά ταξίδια, έντυπο προσωπικής κάρτας N T-2 και N T-2GS (MS) για κάθε εργαζόμενο, βιβλία εργασίαςκαι άλλα έγγραφα.

Η οργάνωση είναι ένας πολύπλοκος μηχανισμός. Για συντονισμένη εργασία, είναι απαραίτητο όχι μόνο ο εντοπισμός σφαλμάτων της παραγωγής ή άλλων διαδικασιών, αλλά και συστηματοποίηση της ροής εγγράφων.

Το τελευταίο υπάρχει για να μην μπερδεύεσαι σε υποθέσεις και πράξεις. Για κάθε τμήμα, για παράδειγμα, για το τμήμα προσωπικού, ορίζεται μια σειρά υποθέσεων που υπάγονται στη δικαιοδοσία του.

Αγαπητοί αναγνώστες!Τα άρθρα μας μιλούν για τυπικές λύσεις νομικά ζητήματα, αλλά κάθε περίπτωση είναι μοναδική.

Αν θέλεις να μάθεις πώς να λύσετε ακριβώς το πρόβλημά σας - επικοινωνήστε με τον ηλεκτρονικό σύμβουλο στα δεξιά ή καλέστε δωρεάν διαβούλευση:

Γιατί ένας οργανισμός χρειάζεται μια λίστα περιπτώσεων;

Κατά τη διαχείριση της ροής εγγράφων, οι ειδικοί, στην περίπτωσή μας το τμήμα HR, καθοδηγούνται από τα ακόλουθα: νομοθετικών κανόνων:

• Με Διάταγμα του Κύριου Αρχείου Αρ. 33 (23 Μαΐου 1988), που εκδόθηκε πίσω στην ΕΣΣΔ. Αυτό το έγγραφο θέτει σε ισχύ τους βασικούς κανόνες ροής και διαχείρισης εγγράφων.
• Με απόφαση του Rosarkhiv (6 Φεβρουαρίου 2002).
• Κανόνες εργασίας γραφείου (Κυβερνητικό Διάταγμα «Περί έγκρισης κανόνων εργασίας γραφείου στο ομοσπονδιακά όργαναεκτελεστική εξουσία» αριθμ. 477 2009 15 Ιουνίου).

Ονοματολογία περιπτώσεων υπηρεσία προσωπικού– κατάλογος αρχείων εργαζομένων και άλλου υλικού που σχετίζεται με το προσωπικό: πότε προσλαμβάνονται, όταν απολύονται, μισθός, μετακίνηση εντός του οργανισμού κ.λπ.

Επιπλέον, ένας υπάλληλος μπορεί να ζητήσει αρχειακό πιστοποιητικό κατά τη διάρκεια της εργασίας και μετά την απόλυση, οπότε υπάρχει περίοδο αποθήκευσηςυλικά ή θήκες.

Διαβάστε περισσότερα για την ονοματολογία των υποθέσεων του οργανισμού στο άρθρο μας.

Απαιτούμενα έγγραφαπεριέχονται στο τμήμα. Το υπόλοιπο υλικό αποστέλλεται στο αρχείο. Η ονοματολογία σάς επιτρέπει να οργανώνετε τα πράγματα και να τα συστηματοποιείτε. Τα χαρακτηριστικά του:

• Εύκολο στην αναζήτηση.
• Ευρετηρίαση αποθηκευμένων εγγράφων.
• Καθιερωμένη διάρκεια ζωής για υλικά.
• Λογιστική για έγγραφα που αποθηκεύονται για λιγότερο από 10 χρόνια.
• Λογιστική και απογραφή όσων είναι αποθηκευμένα για πάνω από 10 χρόνια.
• Η καταστροφή εγγράφων των οποίων η αποθήκευση έχει τερματιστεί έχει λήξει.
• Σύνταξη πράξεων για την καταστροφή τους.

Τα υλικά, καθώς και οι περιπτώσεις που εμπλέκονται στη ροή των εγγράφων, έχουν το καθένα τα δικά του ονόματα. Ένας συστηματικός κατάλογος τους ονομάζεται ονοματολογία. Συντάσσεται με την προβλεπόμενη μορφή.

Η ονοματολογία συμβαίνει τρία είδη:

1. Τυπικός. Υποχρεωτικό για οργανισμούς ίδιου τύπου. Εγκεκριμένο από το νόμο ή τμήμα για δευτερεύουσες δομές.
2. Κατά προσέγγιση – σύσταση για ορισμένες επιχειρήσεις και οργανισμούς.
3. Ατομο. Δημιουργείται για συγκεκριμένο οργανισμό και εγκρίνεται από αυτόν. Μπορεί να περιέχει δύο υποτύπους: για ένα τμήμα και ένα ενοποιημένο, δηλαδή δημιουργείται με βάση τις ονοματολογίες όλων των τμημάτων.

Ονοματολογίες τμημάτων

Κάθε τμήμα του οργανισμού διατηρεί τη δική του λίστα περιπτώσεων. Κάθε τμήμα έχει διαφορετικές περιπτώσεις, και ανάλογα οι ονοματολογίες διαφέρουν. Ας εξετάσουμε, για παράδειγμα, δείγματα ονοματολογιών για διάφορα τμήματα ενός οργανισμού.

Λογιστική

Η ονοματολογία αυτού του τμήματος περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τη λογιστική, φορολογική αναφορά, συμπεριλαμβανομένων . Περιλαμβάνει εσωτερικό λογιστικά έγγραφακαι εξερχόμενες, όπως φορολογικές εκθέσεις. Η λίστα περιλαμβάνει επίσης εισερχόμενα έγγραφα, πληρωμένους λογαριασμούς και παρόμοια.

Εάν το λογιστικό τμήμα έχει επίσης ανατεθεί με τις λειτουργίες του τμήματος προσωπικού, τότε τα έγγραφα προσωπικού περιλαμβάνονται επίσης στην ονοματολογία.

Νομικός

Προσθήκη στη λίστα Όλα συμπεριλαμβάνονται νομικά έγγραφα που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της επιχείρησης. ΣΕ επιτακτικόςπεριέχει ομοσπονδιακό νομοθετικές πράξεις, κανονιστικά έγγραφα, κανονισμούς περιφερειακούς φορείς, καταστατικό του οργανισμού, πληρεξούσια περιοδικά, πράξεις αποδοχής και μετάθεσης θέσης προϊσταμένου μονάδας.

Το κύριο χαρακτηριστικό αυτής της ονοματολογίας είναι ότι αποθηκεύεται σε τμήμα ή κρατικά αρχείαδεν μεταδίδεται.

Αποθηκεύεται μόνιμα στον οργανισμό μέχρι να σταματήσουν οι δραστηριότητές του. Για τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στον κατάλογο καθιερώνεται διάρκεια ζωής έως 5 χρόνια. Ταυτόχρονα, οι ομοσπονδιακές πράξεις διαγράφονται όταν χάνουν την ισχύ τους, οι τοπικές -μετά από ένα χρόνο, οι εσωτερικές- από τη στιγμή της καταγγελίας εντός πέντε ετών.

Η διάταξη αυτή εξαρτάται από την κατηγορία των εγγράφων. Για παράδειγμα, η νομική αλληλογραφία αποθηκεύεται για 3 χρόνια και οι συμβάσεις με οργανισμούς - 5.

τμήμα HR

Η ονοματολογία της υπηρεσίας προσωπικού περιλαμβάνει έγγραφα και υλικά που σχετίζονται με προσωπικού και υπαλλήλων του οργανισμού:

1. Συντάχθηκε από τον υπάλληλο προσωπικού.
2. Λήψη από τη διοίκηση, τα σχετικά τμήματα και το προσωπικό.
3. Αρχεία προσωπικού, έντυπα που παρέχονται για εργασία με προσωπικό.

Ο κύριος κατάλογος εγγράφων περιλαμβάνει:

• Περιγραφές θέσεων εργασίας.
• Κανονισμοί τμημάτων και κανονισμοί εργασίας, καθώς και οι κανόνες του.
• Εσωτερικές πράξεις που αφορούν το προσωπικό, για παράδειγμα, κίνητρα, υλικά και ηθικά, προστασία προσωπικών δεδομένων.
• Οδηγίες, παραγγελίες για το προσωπικό.
• (εργασία), συμπεριλαμβανομένων των συμφωνιών.
• Προσωπικοί φάκελοι εργαζομένων. Λίστες, κάρτες εγγραφής κατά Τ-2 (λογιστικό έντυπο).
• Βιβλία παραγγελιών προσωπικού, ημερολόγια εγγραφής του, καθώς και συμβόλαια, λογιστικά επαγγελματικά ταξίδια, διακοπές κ.λπ.
• Επεξηγηματικές και άλλες σημειώσεις, καθώς και εκθέσεις και άλλο υλικό που χρησιμεύει ως βάση για την έκδοση οδηγιών και εντολών προσωπικού.
• Πληροφορίες, επίσημη αλληλογραφία.
• Έγγραφα εργαζομένων, για παράδειγμα, αντίγραφα διπλωμάτων ή διαβατηρίων, άλλο υλικό.
• Εισερχόμενα έγγραφα, για παράδειγμα, διοικητικές πράξειςστους υπαλλήλους του οργανισμού.

Η λίστα δεν είναι πλήρης. Αλλά βάση για τη δημιουργία ονοματολογίαςμπορεί να εξυπηρετήσει. Ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της δραστηριότητας και την οργανωτική μορφή, ο κατάλογος μπορεί να συμπληρωθεί ή να αλλάξει. Για παράδειγμα, εάν δεν εγκρίθηκε μια συλλογική σύμβαση και δεν διατηρηθούν προσωπικές υποθέσεις, τότε αυτά τα έγγραφα ενδέχεται να μην περιλαμβάνονται στον κατάλογο.

Ωστόσο, υπάρχουν γενικούς κανόνες που πρέπει να τηρηθεί:

Το κύριο χαρακτηριστικό της ονοματολογίας προσωπικού, μας φαίνεται, είναι η διάρκεια ζωής των υλικών και των εγγράφων. Η ελάχιστη περίοδος καθορίζεται για έγγραφα που έχουν καταστεί περιττά, η ανάγκη για αυτά έχει λήξει. Ανέρχεται σε τουλάχιστον 1 έτος.

Τα έγγραφα που είναι σημαντικά για τον οργανισμό και το ίδιο το τμήμα αποθηκεύονται μέχρι να εκκαθαριστεί ο οργανισμός.

Αυτή είναι μια συμφωνία μεταξύ της διοίκησης και του προσωπικού, κανονισμούς για το τμήμα προσωπικού και μια σειρά άλλων. Μέγιστος όροςεγκατεστημένος χώρος αποθήκευσης - 75 ετών. Ισχύει για έγγραφα προσωπικού: συμβάσεις εργασίας, αρχεία προσωπικού, ατομικούς φακέλους. Μετά την εκκαθάριση, τα υλικά που υπόκεινται σε μακροχρόνια αποθήκευση μεταφέρονται στο τμήμα ή κρατικά αρχεία.

Πώς να το συνθέσετε σωστά;

Ο οργανισμός καταρτίζει μια λίστα με τις υποχρεώσεις ξεχωριστά. Αν κατά τη δημιουργία εφαρμόζεται τυπική ονοματολογία, στη συνέχεια τα ονόματα των υποθέσεων μεταφέρονται από το καθιερωμένο έντυπο στον κατάλογό τους.

Κατά τη διαμόρφωση της ονοματολογίας, λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες του οργανισμού, η δομή και οι δραστηριότητές του. Εάν ο οργανισμός έχει διαρθρωτικά τμήματα, τότε πρώτα δημιουργούνται οι δικοί του λίστες μέσα σε τμήματα ή τμήματα και στη συνέχεια ενοποιούνται σε μια ενιαία ονοματολογία για ολόκληρο τον οργανισμό.

Για ανάπτυξη, μπορείτε να συμπεριλάβετε είτε έναν οργανισμό τρίτου μέρους, για παράδειγμα, ένα αρχείο, είτε να το εμπιστευτείτε στους υπαλλήλους ή στο τμήμα σας. Για το σκοπό αυτό εκδίδεται εγχειρίδιο για την ανάπτυξη της ονοματολογίαςεπιχειρήσεις, με τον ορισμό υπευθύνων.

Προσθήκη στη λίστα εξάπαντοςσυμπεριλαμβάνω:

• Καταστατικό του οργανισμού.
• Κανονισμοί για τα διαρθρωτικά τμήματα. Αν υπάρχουν.
• Ονοματολογία υποθέσεων τμημάτων.
• Τραπέζι προσωπικού.
• Κανονιστικές πράξεις που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες του οργανισμού.
• Περιγραφές θέσεων εργασίας.

Μετά την ανάλυση των καταλόγων των υποθέσεων προηγούμενων ετών, η ονοματολογία μπορεί να περιλαμβάνει περιλαμβάνονται ημιτελείς εργασίες, έγγραφα σε αποθήκευση (αν η περίοδος αποθήκευσης είναι μεγαλύτερη από 10 χρόνια, τότε υποχρεωτική).

Την πρώτη φορά που αναπτύσσεται η ονοματολογία αμέσως μετά τη δημιουργία του οργανισμού. Τότε ενημερώνεται κάθε χρόνο. Εάν είναι απαραίτητο, συμπληρώνουν ή αναμορφώνουν, αφαιρώντας από αυτό απαρχαιωμένα και μη έγκυρα ή απαραίτητα θέματα.

Κανόνες σύνολο φόρμαςονοματολογία. Συντάσσεται με τη μορφή πίνακα. Για την ενοποιημένη ονοματολογία του (κύριου) οργανισμού, 7 παράρτημα του Κανονισμού λειτουργίας των αρχείων. Για τμήματα – 8 παράρτημα.

Ο πίνακας αποτελείται από 5 στήλες (γραφική παράσταση):

• Αριθμός υπόθεσης (ευρετήριο).
• Το όνομά του.
• Αριθμός φακέλων (μονάδες αποθήκευσης) στη θήκη.
• Περίοδος διατήρησης υπόθεσης.

Οι πληροφορίες σε αυτή τη στήλη ενδέχεται να διαφέρουν. Για παράδειγμα, ένα μήνυμα στο οποίο είναι αποθηκευμένο το αρχείο ηλεκτρονική μορφήή μεταφέρεται σε ανώτερο οργανισμό.

Διαδικασία σύνταξης και έγκρισης

Το πρώτο βήμα είναι η ανάλυση όλων των εγγράφων, των προηγούμενων καταλόγων, των εγγράφων που προέκυψαν στη διαδικασία της δραστηριότητας, του Χάρτη, συλλογική σύμβαση, χρονοδιαγράμματα στελέχωσης, κανονισμούς και άλλα σημαντικά υλικά.

Εάν ο οργανισμός έχει τμήματα, τότε πρώτα δημιουργούν τις ονοματολογίες τους. Στη συνέχεια, αυτά τα έγγραφα συμφωνούνται από μια επιτροπή εμπειρογνωμόνων (EC) ή από τη δική μας αρχειακή υπηρεσία.

Μετά από αυτό, δημιουργείται ενοποιημένη ονοματολογία. Είναι επίσης συνεπής με την ΕΚ και τους ειδικούς σε αρχεία.

Ο συμφωνημένος κατάλογος εγκρίνεται από τη διοίκηση και τίθεται σε ισχύ κατόπιν παραγγελίας.

Μάθετε τις αποχρώσεις της ονοματολογίας του τμήματος HR από το βίντεο:

Αποθηκεύεται στο τμήμα HR μεγάλο αριθμόεπιχείρηση Μια ονοματολογία περιπτώσεων θα βοηθήσει στην οργάνωση της σωστής ροής εγγράφων και στον σωστό προσδιορισμό των περιόδων αποθήκευσης. Αυτό ακριβώς θα μιλήσουμε σε αυτό το άρθρο.

Από αυτό το άρθρο θα μάθετε:

• ποια είναι η λίστα υποθέσεων του τμήματος HR για το 2019;
• πώς να συντάξετε σωστά ένα έγγραφο.
• τι περιλαμβάνει η λίστα των περιπτώσεων;

Ποια είναι η ονοματολογία των υποθέσεων του τμήματος HR;

Έτσι, η ονοματολογία των περιπτώσεων είναι μια συστηματική λίστα επικεφαλίδων περιπτώσεων που δημιουργεί ένας οργανισμός, υποδεικνύοντας τις περιόδους αποθήκευσης τους. Αυτός ο ορισμός δίνεται από το GOST R 7.0.8-2013, που εγκρίθηκε με εντολή της Rosstandart με ημερομηνία 17 Οκτωβρίου 2013 No. 1185-st. Στην πραγματικότητα, αυτός είναι ένας κατάλογος εγγράφων του οργανισμού, στην περίπτωσή μας έγγραφα προσωπικού.

Η ονοματολογία των υποθέσεων δημιουργείται για να διασφαλιστεί η γραφειοκρατία στον οργανισμό, δηλαδή να διαμορφωθούν σωστά, να καταγραφούν και να αποθηκεύονται οι απαραίτητες υποθέσεις.

Εκτός, αυτή τη λίσταΤο Affairs συστηματοποιεί τη ροή εγγράφων, συστηματοποιεί τις πληροφορίες και είναι το κύριο λογιστικό έγγραφο.

Κατά κανόνα, καταρτίζεται κατάλογος περιπτώσεων για κάθε δομικό ή ξεχωριστό τμήμα. Επιπλέον, δημιουργείται μια ενιαία ενοποιημένη λίστα υποθέσεων για ολόκληρο τον οργανισμό. Από αυτή την άποψη, το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού έχει τη δική του ονοματολογία για τις υποθέσεις του τμήματος HR. Στη λογιστική θα χρησιμοποιηθεί κατάλογος λογιστικών θεμάτων κ.λπ.

Υπάρχουν τρεις τύποι ονοματολογίας περιπτώσεων:

• τυπικός,
• κατά προσέγγιση
• άτομο.

Κάθε οργανισμός δημιουργεί τη δική του ξεχωριστή λίστα περιπτώσεων. Αλλά μπορεί να αναπτυχθεί με βάση τυπική λίσταεπιχείρηση

Η λίστα δημιουργείται προκειμένου να ληφθούν υπόψη όλες οι υποθέσεις που διεξάγονται στον οργανισμό συνολικά ή χωριστά για κάθε δομική μονάδα. Επιπλέον, με τη βοήθεια αυτού του εγγράφου, οι περιπτώσεις ομαδοποιούνται σωστά ανά θέμα και ενότητα. Η λίστα απαιτείται επίσης για τη διασφάλιση της αποθήκευσης των αρχείων με χρονολογική σειρά και για τον καθορισμό των περιόδων διατήρησης για συγκεκριμένα έγγραφα.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, η κατάρτιση καταλόγου υποθέσεων δεν είναι υποχρεωτική.Μόνο όσοι οργανισμοί περιλαμβάνονται στον κατάλογο οντοτήτων που αποτελούν πηγές απόκτησης κρατικών και δημοτικών αρχείων θα πρέπει να διασφαλίζουν την κατάρτιση του καταλόγου. Επομένως οι περισσότεροι εμπορικούς οργανισμούςδεν υποχρεούται να αναπτύξει ονοματολογία υποθέσεων, αλλά η δημιουργία της θα είναι προς το συμφέρον του ίδιου του οργανισμού, αφού θα διασφαλίζει τη ρύθμιση και τη σωστή αποθήκευση των υποθέσεων.

Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα με τις υποθέσεις του τμήματος HR για το 2019

Ετσι, κατάλογος περιπτώσεωνδημιουργείται για κάθε ημερολογιακό έτος. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια ανεξάρτητη λίστα υποχρεώσεων για το 2019.

Η ονοματολογία του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις περιπτώσεις που δημιουργούνται σε αυτή τη δομική μονάδα. Κατά κανόνα, αυτή η λίστα περιλαμβάνει έγγραφα για χαρτί μέσα. Εν τω μεταξύ, σε πρόσφατααναπτύσσεται ενεργά ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Από αυτή την άποψη, σε κάθε θεματική υποενότητα της λίστας είναι απαραίτητο να παρέχεται ένας κατάλογος εγγράφων που δημιουργούνται και αποθηκεύονται σε ηλεκτρονική μορφή.

Η δημιουργία μιας λίστας περιπτώσεων αποτελείται από διαδοχικές ενέργειες. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να αποφασίσετε για τον υπεύθυνο υπάλληλο στον οποίο θα ανατεθεί αυτή η ποσότητα εργασίας. Κατά κανόνα, ο κατάλογος των υποθέσεων στο τμήμα προσωπικού καταρτίζεται από τον προϊστάμενο του τμήματος ή τον επιθεωρητή του τμήματος προσωπικού. Ως βάση, μπορείτε να λάβετε το έντυπο που δίνεται στο Παράρτημα 8 του Κρατικού Προϋπολογισμού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος, εγκεκριμένο. με εντολή του Κύριου Αρχείου της ΕΣΣΔ με ημερομηνία 25 Μαΐου 1988 Νο. 33. Σε αυτό το έγγραφο μπορείτε επίσης να βρείτε τους βασικούς κανόνες για τη συμπλήρωση ενοτήτων της ονοματολογίας.

Προτείνεται να σχηματιστεί ένα έγγραφο από τις ακόλουθες ενότητες:

• ευρετήριο περίπτωσης?
• όνομα υπόθεσης (τίτλος)·
• αριθμός περιπτώσεων·
• περίοδος διατήρησης υπόθεσης. Σημειώστε ότι οι περίοδοι αποθήκευσης αρχείων δίνονται με Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας της 25ης Αυγούστου 2010 N 558.
• σημειώσεις.

Τώρα ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στη συμπλήρωση κάθε ενότητας.

Δείκτης, κατά κανόνα, σχηματίζεται από ψηφιακό προσδιορισμό. Ωστόσο, ορισμένοι οργανισμοί εκχωρούν έναν κωδικό γράμματος στο ευρετήριο. Έτσι, σε κάθε δομική μονάδα εκχωρείται ο δικός της αριθμός και πρέπει να υπάρχει στο ευρετήριο. Και εκχωρείται επιπλέον αύξων αριθμός της υπόθεσης. Επίσης, ένας ειδικός αριθμός μπορεί να υποδεικνύει μια κατηγορία περιπτώσεων. Επομένως, ο δείκτης, για παράδειγμα, μπορεί να μοιάζει με αυτό: 02-08. Από αυτά, το 02 είναι ο ψηφιακός προσδιορισμός του τμήματος HR και το 08 είναι ο αριθμός υπόθεσης.

Ακολουθεί η ακόλουθη στήλη - όνομα της υπόθεσης. Κατά κανόνα, κατά τη διαμόρφωση, λαμβάνεται υπόψη ο βαθμός σημασίας των εγγράφων. Αυτή η στήλη παραθέτει πρώτα τα πιο σημαντικά έγγραφα, για παράδειγμα, οργανωτικά έγγραφαεταιρείες. Όλες οι κατηγορίες εγγράφων παρατίθενται παρακάτω: τοπικές πράξεις, πίνακας προσωπικού, πρόγραμμα διακοπών, παραγγελίες, πράξεις, λογιστικά έγγραφακαι τα λοιπά.

Σημειώστε ότι από τον τίτλο της υπόθεσης θα πρέπει να είναι ξεκάθαρα ποια έγγραφα περιλαμβάνονται στον κατάλογο, δηλ. το περιεχόμενο της υπόθεσης πρέπει να είναι σαφές. Δεν συνιστάται η χρήση ασαφούς γλώσσας, όπως « διάφορα έγγραφα" Αντίθετα, χρησιμοποιήστε πιο συγκεκριμένους τίτλους, όπως "Εξερχόμενα έγγραφα".

Επόμενη στήλη 3 - αριθμός περιπτώσεων. Πρέπει να αναφέρει τον συνολικό αριθμό των περιπτώσεων. Αυτή η στήλη πρέπει να συμπληρωθεί στο τέλος του ημερολογιακού έτους, όταν λήγει η περίοδος ισχύος του στοιχείου για το έτος.

Ακολουθεί η στήλη 5 - περίοδος διατήρησης υπόθεσης. Κατά τη συμπλήρωση αυτών των πληροφοριών, πρέπει να καθοδηγηθείτε από τη διάρκεια ζωής έγγραφα προσωπικού, καθορίζεται στο Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας της 25ης Αυγούστου 2010 N 558.

Και η τελευταία στήλη - Σημειώσεις. Οι πληροφορίες πρέπει να παρέχονται εδώ. Κάτι που δεν ελήφθη υπόψη στις προηγούμενες στήλες, αλλά είναι σημαντικό. Για παράδειγμα, σε αυτή τη στήλη μπορείτε να υποδείξετε την ημερομηνία ανοίγματος της υπόθεσης.

Μια λίστα περιπτώσεων με τη δεδομένη σειρά μπορεί να καταρτιστεί για κάθε δομική μονάδα. Σύμφωνα με αυτούς τους κανόνες, καταρτίζεται η ονοματολογία των υποθέσεων του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού για το 2019.

Εν κατακλείδι, ας επαναλάβουμε ότι αν και η κατάρτιση μιας ονοματολογίας τμήματος δεν είναι υποχρεωτική για τους περισσότερους οργανισμούς, αυτό το έγγραφο είναι εξαιρετικά βολικό για τη ρύθμιση, την καταγραφή και τη διασφάλιση της αποθήκευσης των εγγράφων του τμήματος HR. Ως εκ τούτου, συνιστούμε να συντάσσεται ένα τέτοιο έγγραφο ετησίως. Διότι διευκολύνει πολύ την οργάνωση της ροής εγγράφων στον οργανισμό γενικά και στο τμήμα προσωπικού ειδικότερα.

Οι αρχειονόμοι θέλουν να λαμβάνουν από κάθε τμήμα μια ονοματολογία υποθέσεων μιας δομικής μονάδας - είτε μια νέα (αν δεν έχει δημιουργηθεί ποτέ πριν), είτε μια διευκρινισμένη και ενημερωμένη (εάν ο οργανισμός είναι εξοικειωμένος με αυτό το έγγραφο).

Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα περιπτώσεων;

Κανόνες οργάνωσης, αποθήκευσης, απόκτησης, καταγραφής και χρήσης εγγράφων του Αρχειακού Ταμείου Ρωσική Ομοσπονδίακαι άλλα αρχειακά έγγραφα σε κυβερνητικούς φορείς, τοπικές κυβερνήσεις και οργανισμούς (εγκεκριμένο με Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας της 31ης Μαρτίου 2015 αριθ. 526, τέθηκε σε ισχύ στις 21 Σεπτεμβρίου 2015· εφεξής - Κανόνες του 2015), οι είναι κανονιστικές, δηλαδή υποχρεωτικές, στη φύση τους, δεν περιέχουν αλγόριθμο για τη σύνταξη ονοματολογίας αρχείων, αλλά αυτή η διαδικασία περιγράφεται λεπτομερώς στην ενότητα 3.4 των Βασικών Κανόνων Λειτουργίας Αρχείων Οργανισμών (που εγκρίθηκε με απόφαση του το διοικητικό συμβούλιο του Rosarkhiv της 02/06/2002, εφεξής καλούμενο ως Βασικοί Κανόνες).

Το πρώτο στάδιο της κατάρτισης της ονοματολογίας- πρόκειται για μελέτη του ταμείου τεκμηρίωσης ενός οργανισμού ή, στην περίπτωσή μας, μιας δομικής μονάδας (τμήμα HR). Συνήθως αυτό δεν παρουσιάζει μεγάλη δυσκολία - οι αξιωματικοί του προσωπικού, κατά κανόνα, διατηρούν όλα τα έγγραφα σε τάξη. Καταφεύγουν σε έρευνα και περιγραφή των εγγράφων του τμήματος κατά τη σύνταξη της ονοματολογίας για πρώτη φορά. Στα επόμενα χρόνια, χρειάζεται απλώς να διευκρινίσετε και να «πιάσετε» τις αλλαγές στο ταμείο τεκμηρίωσης.

Δεύτερο στάδιο- συμπλήρωση του εντύπου ονοματολογίας υποθέσεων (Παράρτημα αρ. 26 στους Κανόνες του 2015, παράδειγμα 1).

Στο τέλος του ημερολογιακού έτους συντάσσεται οριστικό αρχείο για τον κατάλογο υποθέσεων της δομικής μονάδας. Η μορφή του δίνεται στο Παράρτημα Νο. 25 των Κανόνων του 2015 Μια σημείωση στην ονοματολογία της μονάδας υποδεικνύει ότι οι τελικές πληροφορίες μεταφέρθηκαν στην υπηρεσία υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης (DOU) ή στο αρχείο του οργανισμού.

Το τελευταίο πεδίο (θεώρηση έγκρισης με την επιτροπή εμπειρογνωμόνων (EC) της δομικής μονάδας) συμπληρώνεται μόνο εάν η επιτροπή υπάρχει πράγματι και λειτουργεί στη μονάδα. Εάν δεν υπάρχει καμία, τότε δεν χρειάζεται να κάνετε αίτηση για οποιαδήποτε βίζα.

Παράδειγμα 1. Έντυπο ονοματολογίας περιπτώσεων

Συμπλήρωση των στηλών του καταλόγου των περιπτώσεων

• αύξων αριθμός της δομικής μονάδας που εγκρίθηκε στον οργανισμό ·
• αύξοντα αριθμό του τίτλου υπόθεσης σύμφωνα με την ονοματολογία.

Ωστόσο, εάν υπάρχει πρόσθετη διαίρεση σε μία περίπτωση, τότε ο δείκτης μπορεί να αποτελείται από τρία μέρη.

Για παράδειγμα, ο αύξων αριθμός του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού του οργανισμού είναι 24. Η υπόθεση «Έγγραφα για εργατικές διαφορές» στη λίστα υποθέσεων του τμήματος είναι 25η και έλαβε δείκτη 24–25. Αποφασίστηκε να διατηρηθούν επιπλέον έγγραφα για κάθε εργατική διαφορά χωριστά το ένα από το άλλο σε αυτή την υπόθεση. Το αποτέλεσμα ήταν το εξής: 24–25.01 «Έγγραφα στην υπόθεση Αρ. B36–448093/2014 (Kasimova R. A.)»

Στήλη 2 «Τίτλος υπόθεσης».Πρόκειται για μια διατύπωση που αντικατοπτρίζει πλήρως τη σύνθεση των εγγράφων της υπόθεσης.

Για παράδειγμα, Πίνακας προσωπικού, Εντολές για το προσωπικό, Αλληλογραφία με την Υπηρεσία Προσωπικού "Senator" LLC, Έγγραφα (πιστοποιητικά, προτάσεις, αιτιολογήσεις, συστάσεις) σχετικά με την κατάσταση και μέτρα για τη βελτίωση των συνθηκών εργασίας και της ασφάλειας. Δεν επιτρέπεταιπροσθέστε επικεφαλίδες όπως "Διάφορα", "Σημαντικά", "Ενδιαφέροντα έγγραφα" κ.λπ. στη λίστα των υποθέσεων.

Στήλη 3 «Αριθμός υποθέσεων». Να ολοκληρωθεί στο τέλος του ημερολογιακού έτους. Αντικατοπτρίζει τον πραγματικό αριθμό των υποθέσεων (όγκοι, μέρη) που ανοίχθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους.

Στήλη 4 «Διάρκεια ζωής και αριθμός προϊόντος σύμφωνα με τη λίστα».Ίσως η βασική στήλη της ονοματολογίας, που ενημερώνει για πόσα χρόνια έχει αποθηκευτεί κάθε αρχείο. Οι περίοδοι αποθήκευσης των εγγράφων καθορίζονται στον Κατάλογο των τυπικών αρχειακών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται κατά τη διαδικασία της δραστηριότητας κρατικούς φορείς, φορείς και οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης, που υποδεικνύουν περιόδους αποθήκευσης, που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας της 25ης Αυγούστου 2010 Αρ. 558 (όπως τροποποιήθηκε στις 4 Φεβρουαρίου 2015).

Επιπλέον, οι περίοδοι αποθήκευσης των εγγράφων μπορεί να περιέχονται σε χωριστά κανονιστικά έγγραφα. νομικές πράξειςΩς εκ τούτου, είναι εξαιρετικά σημαντικό οι υπάλληλοί τους να εργάζονται για την ονοματολογία των υποθέσεων των διαρθρωτικών τμημάτων και το αρχείο να τηρείται υπό έλεγχο μιανάλυση και επαλήθευση πληροφοριών που παρέχονται από συναδέλφους.

Στήλη 5 «Σημείωση».Περισσότερες πληροφορίες για τις περιπτώσεις παρέχονται εδώ. Αυτό μπορεί να είναι μια σημείωση ότι το αρχείο είναι ηλεκτρονικό ή ότι συγκεκριμένα σε αυτό το τμήμα το αρχείο είναι αντίγραφα εγγράφων. Στην ίδια στήλη σημειώνεται πού βρίσκονται τα πρωτότυπα αντίγραφα των εγγράφων.

Όταν συμπληρωθούν και επαληθευτούν όλες οι στήλες της ονοματολογίας, το προσχέδιο εγγράφου υπογράφεται από τον επικεφαλής του τμήματος και μεταφέρεται στην υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης του οργανισμού. Όλα τα δομικά τμήματα παρουσιάζουν τις ονοματολογίες τους, μετά την οποία συντάσσεται μια ενοποιημένη ονοματολογία των υποθέσεων του οργανισμού. Μετά από συμφωνία και έγκριση του εγγράφου γενικός διευθυντής υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσηςετοιμάζει αποσπάσματα από αυτό για κάθε τμήμα και τα παραδίδει στους διευθυντές.

Όλα αυτά πρέπει να γίνουν πριν τις 31 Δεκεμβρίου, ώστε από την πρώτη ημέρα του νέου εργάσιμου έτους να σχηματιστούν υποθέσεις σύμφωνα με τη νέα, ενημερωμένη ονοματολογία υποθέσεων.

Το Παράδειγμα 2 δείχνει τη λίστα των υποθέσεων του τμήματος HR του οργανισμού για το 2015 (η σύνθεση των υποθέσεων σε κάθε οργανισμό μπορεί να διαφέρει).

Παράδειγμα 2. Ονοματολογία των υποθέσεων του τμήματος HR

Αναθεώρηση και αποσαφήνιση της ονοματολογίας των υποθέσεων του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού

Ο κατάλογος των περιπτώσεων της μονάδας, που αναφέρεται στην ονοματολογία των υποθέσεων, ήταν σχετικός πριν από ένα χρόνο. Τους τελευταίους μήνες, θα μπορούσε να είχε παραμείνει ο ίδιος ή θα μπορούσε να είχε αλλάξει. Ο οργανισμός αναπτύσσεται και οι επιχειρηματικές του διαδικασίες αναπτύσσονται, αλλάζουν σταδιακά και αναπόφευκτα. Το τμήμα HR δεν αποτελεί εξαίρεση.

Είναι πιθανό κατά τη διάρκεια του έτους να μην ήταν αισθητή η εμφάνιση νέων κρουσμάτων στη μονάδα. Και αν κοιτάξετε προσεκτικά, αποδεικνύεται ότι εμφανίστηκε ένας νέος αντισυμβαλλόμενος με τον οποίο υπάρχει ενεργή αλληλογραφία, το δημοτικό τμήμα που "εξέδωσε" τις εντολές μετονομάστηκε και ένας από τους υπαλλήλους έβγαλε μια φόρμα εγγραφής, την οποία ολόκληρο το τμήμα τώρα δεν μπορεί να κάνει χωρίς. Εκτός από τις συνήθεις επιχειρηματικές διαδικασίες, αυτές οι αλλαγές αντικατοπτρίζονται στην ονοματολογία των υποθέσεων. Χρειάζεται, πρώτον, να εντοπιστούν και δεύτερον, να ληφθούν υπόψη κατά τη σύνταξη καταλόγου περιπτώσεων για το επόμενο ημερολογιακό έτος.

Ετήσια αποσαφήνιση του καταλόγου των υποθέσεων- Αυτό:

• ανίχνευση υποθέσεων που ανοίχθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους και καταχώρισή τους στον τρέχοντα κατάλογο υποθέσεων·
• ανακαλύπτοντας υποθέσεις που δεν θα συνεχιστούν το επόμενο έτος.

Ως αποτέλεσμα της μελέτης των εγγράφων του τμήματος και της αποσαφήνισης της ονοματολογίας, αποδεικνύεται ότι, για παράδειγμα, κατά το 2015, άνοιξαν νέες υποθέσεις στο τμήμα προσωπικού (παράδειγμα 3):

Παράδειγμα 3. Νέες υποθέσεις που θα πρέπει να συμπεριληφθούν στη λίστα υποθέσεων για το επόμενο έτος

και οι ακόλουθες περιπτώσεις εξαιρούνται από τη λίστα υποθέσεων για το 2016:

• 24-21 «Αλληλογραφία με την Advokat LLC για λειτουργικά θέματα νομική υποστήριξηδραστηριότητες διαχείρισης προσωπικού»·
• 24-25.01 «Έγγραφα στην υπόθεση αριθμ. B36-448093/2014 (Kasimova R. A.)»;
• 24-25.02 «Έγγραφα για την υπόθεση αριθ. B36-468965/2014 (Demidov M. S.)»

Οι πληροφορίες που θα ληφθούν θα ληφθούν υπόψη κατά την κατάρτιση της ονοματολογίας των υποθέσεων για το επόμενο έτος και βάσει αυτής θα πραγματοποιηθούν τρέχουσες αλλαγές στην τρέχουσα ονοματολογία.

Κάνουμε αλλαγές στην τρέχουσα ονοματολογία των υποθέσεων

Κατά τη σύνταξη μιας λίστας υποθέσεων για το επόμενο έτος, συνιστούμε ανεπιφύλακτα να αφήνετε χώρο στο έγγραφο για την προσθήκη νέων υποθέσεων που ανοίγονται κατά τη διάρκεια του έτους (βλ. παράδειγμα 2). Απομένουν κενές γραμμές από τρεις έως πέντε στο τέλος της ενότητας και, εάν χρειάζεται, συμπληρώνονται με το χέρι σε όλα τα αντίγραφα της τρέχουσας ονοματολογίας (παράδειγμα 4). Οι νέες περιπτώσεις είναι ευρετηριασμένες με ακαθάριστη σειρά αρίθμησης.

Παράδειγμα 4. Πραγματοποίηση αλλαγών στην τρέχουσα ονοματολογία περιπτώσεων (τμήμα)

Φυσικά, τέτοιες αλλαγές πρέπει να γίνονται σε πραγματικό χρόνο: δεν πρέπει να περνούν μήνες από το άνοιγμα μιας υπόθεσης σε ένα τμήμα και την προσθήκη της λίστας υποθέσεων. Αλλά, όπως δείχνει η πρακτική, αυτό συνήθως ξεχνιέται.

Δίνω προσοχή!

Εάν οι αλλαγές στην ονοματολογία των υποθέσεων που σημειώθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους αφορούν μόνο τον τερματισμό, το «κλείσιμο» υποθέσεων, δεν χρειάζεται να γίνουν διαγραφές ή σημειώσεις στο έγγραφο.

Τι είναι οι περιπτώσεις μεταφοράς;

Οι επικεφαλίδες υποθέσεων για θέματα που δεν επιλύθηκαν εντός ενός έτους είναι μεταβιβάσιμες και περιλαμβάνονται στον κατάλογο υποθέσεων του οργανισμού για το επόμενο έτος με τον ίδιο δείκτη (ρήτρα 3.4.9 των Βασικών Κανόνων).

Για παράδειγμα, εάν η οργάνωση εμπλακεί σε δίκη το 2015 με πρώην υπάλληλος, που σαφώς θα συνεχιστεί και το 2016, συγκινητική θα είναι η περίπτωση που τοποθετούνται έγγραφα για το θέμα αυτό. Και αν το 2015 της είχε εκχωρηθεί ο δείκτης 24-25,03, τότε θα παραμείνει μέχρι να αποφανθεί οριστικά το δικαστήριο.

Εάν ο οργανισμός έχει νέο τμήμα

Εάν κατά τη διάρκεια του έτους υπάρξουν αλλαγές στη δομή στελέχωσης του οργανισμού και εμφανιστεί νέο τμήμα, η σύνθεση των υποθέσεών του θα πρέπει να συμπεριληφθεί στην ενοποιημένη ονοματολογία. Για να γίνει αυτό, στο τέλος του εγγράφου, αφήνεται ειδικά ένα φύλλο με έναν κενό πίνακα, το οποίο συμπληρώνεται με το χέρι. Το νέο τμήμα λαμβάνει τον επόμενο (ακραίο) αύξοντα αριθμό στην ονοματολογία των περιπτώσεων του έτους που δημιουργήθηκε. Ίσως στη λίστα των υποθέσεων για την επόμενη χρονιά η ενότητα θα κινηθεί με βάση τη λογική δομή στελέχωσηςεπιχειρήσεις.

Για παράδειγμα, στα μέσα του 2015 από το τμήμα HR σε ανεξάρτητο δομική μονάδαΤο τμήμα εργασίας και μισθών διαχωρίστηκε. Θα συμπεριληφθεί στην ενοποιημένη ονοματολογία υποθέσεων για το 2015 με τον αριθμό 36, υπό την προϋπόθεση ότι πριν από αυτό υπήρχαν 35 ενότητες στο έγγραφο. Και στην ονοματολογία των υποθέσεων για το 2016, η ενότητα «Τμήμα Εργασίας και Μισθών» θα εμφανίζεται μετά την ενότητα «Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού» και θα λάβει αύξοντα αριθμό 25. Σε αυτήν την περίπτωση, η αρίθμηση όλων των επόμενων ενοτήτων θα προχωρήσει κατά μονοψήφιο και αν υπήρχαν μεταβιβάσιμες περιπτώσεις σε αυτές τις ενότητες, τότε τα ευρετήριά τους θα αλλάξουν. Αυτό είναι αποδεκτό. Σε τέτοιες περιπτώσεις, στις μεταβιβάσιμες θήκες τοποθετείται το ακόλουθο σήμα: 26-06. Μέχρι το 2016 - 25-06".

Συμπεράσματα:

1. Ο κατάλογος των περιπτώσεων ενημερώνεται και επανεγκρίνεται ετησίως. Οι εργασίες αυτές θα πρέπει να ξεκινήσουν το τέταρτο τρίμηνο του έτους και να ολοκληρωθούν έως τα τέλη Δεκεμβρίου.
2. Η αποσαφήνιση της ονοματολογίας των υποθέσεων σημαίνει τη συλλογή πληροφοριών για περιπτώσεις που:
   • άνοιξε ξανά το περασμένο έτος·
   • δεν θα διεξαχθεί στη μονάδα το επόμενο έτος.
3. Εάν ανακαλυφθούν υποθέσεις που ανοίχτηκαν κατά τη διάρκεια του έτους και δεν αντικατοπτρίζονται στην τρέχουσα ονοματολογία υποθέσεων, καταχωρούνται χειρόγραφα στην τρέχουσα ονοματολογία υποθέσεων στις γραμμές που έχουν αφεθεί ειδικά για το σκοπό αυτό.