Προετοιμασία εγγράφων για αρχειακή αποθήκευση. Η οργάνωση εγγράφων μου - Reactive housewives - LiveJournal Σχεδιασμός φακέλου με δείγμα εγγράφων

Στις δραστηριότητες κάθε οργανισμού διαμορφώνεται ειδική κατηγορίααρχεία - αρχεία μόνιμης αποθήκευσης. Σε αυτό το άρθρο θα σας πούμε πώς να επισημοποιήσετε τέτοιες περιπτώσεις για μεταφορά στο αρχείο.

ΣΥΝΕΧΩΣ - ΠΟΣΟ ΕΙΝΑΙ ΑΥΤΟ;

Οι περίοδοι αποθήκευσης των εγγράφων καθορίζονται από τυπικούς καταλόγους:

• Κατάλογος τυπικής διαχείρισης αρχειακά έγγραφα, που δημιουργείται στη διαδικασία της δραστηριότητας κρατικούς φορείς, όργανα αυτοδιοίκησηκαι οργανισμούς, που υποδεικνύουν τις περιόδους αποθήκευσης (εγκρίθηκε με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 25 Αυγούστου 2010 Αρ. 558, όπως τροποποιήθηκε στις 16 Φεβρουαρίου 2016· εφεξής η λίστα του 2010)·
• Μια λίστα με τυπικά αρχειακά έγγραφα που δημιουργούνται σε επιστημονικά, τεχνικά και παραγωγικές δραστηριότητεςοργανισμούς, που υποδεικνύουν τις περιόδους αποθήκευσης (εγκεκριμένη με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 31 Ιουλίου 2007 Αρ. 1182, όπως τροποποιήθηκε στις 28 Απριλίου 2011· εφεξής η λίστα του 2007).

Η περίοδος αποθήκευσης εγγράφων μπορεί επίσης να καθοριστεί στους κανονισμούς του κλάδου. κανονιστικά έγγραφα. Σε αυτήν την περίπτωση, η λέξη "μόνιμα" μπορεί να αντικατασταθεί από ένα συνώνυμο, για παράδειγμα, "επ' αόριστον".

• Εάν ο οργανισμός δεν είναι η πηγή κτήσης του κρατικού αρχείου.

Η στήλη 3 «Περίοδος αποθήκευσης εγγράφων» της λίστας 2010 περιέχει μια υποσημείωση<*>, η οποία αναφέρει ότι η περίοδος αποθήκευσης «μόνιμα» (Αρχ.) εγγράφων σε οργανισμούς που δεν αποτελούν πηγές απόκτησης κρατικών και δημοτικών αρχείων δεν μπορεί να είναι μικρότερη των δέκα ετών. Μιλάμε μόνο για εκείνα τα έγγραφα των οποίων οι περίοδοι αποθήκευσης αναφέρονται στη λίστα του 2010.

Έτσι, εάν ένας οργανισμός δεν είναι η πηγή απόκτησης του κρατικού (δημοτικού) αρχείου, πρέπει να αποθηκεύσει έγγραφα με «μόνιμη» περίοδο τουλάχιστον 10 ετών και στη συνέχεια να είναι ελεύθερος να τα καταστρέψει ως συνήθως, μαζί με αρχεία που έχουν έχει λήξει μέχρι εκείνη τη στιγμή. Ταυτόχρονα, συνιστάται να ορίσετε μια ελάχιστη περίοδο αποθήκευσης για αυτά τα έγγραφα στις οδηγίες διαχείρισης του γραφείου ή σε άλλους τοπικούς κανονισμούς για την αποθήκευση εγγράφων. Για παράδειγμα:

Δεδομένου ότι η Εταιρεία δεν είναι οργανισμός - πηγή απόκτησης κρατικών (δημοτικών) αρχείων, η περίοδος αποθήκευσης είναι «μόνιμη» για έγγραφα διαχείρισηςισοδυναμεί με 10 χρόνια.

Παρακαλώ σημειώστε

Η Λίστα του 2007 δεν περιέχει τέτοιες υποσημειώσεις ή οδηγίες που εκδόθηκαν με οποιονδήποτε άλλο τρόπο. Επομένως, εάν ένα έγγραφο σύμφωνα με τη Λίστα του 2007 έχει «μόνιμη» διάρκεια ζωής, αυτό σημαίνει αποθήκευση για όλη την ύπαρξη του οργανισμού.

• Εάν ο οργανισμός είναι η πηγή απόκτησης του κρατικού αρχείου,τότε η διάρκεια ζωής «μόνιμα» σημαίνει «για όλη την ύπαρξη του οργανισμού». Εάν ο εκκαθαρισμένος οργανισμός έχει διάδοχο, τότε «μόνιμα» θα διαρκέσει όσο υπάρχει ο διάδοχος οργανισμός. Εάν ένας οργανισμός εκκαθαριστεί χωρίς διαδόχους, το κρατικό αρχείο στο οποίο ανήκει διενεργεί εξέταση της αξίας εγγράφων με μόνιμη διάρκεια ζωής και λαμβάνει στην αποθήκευσή του όσα θεωρεί χρήσιμα. Έγγραφα που δεν ενδιαφέρουν το αρχείο ενδέχεται να καταστραφούν.

ΣΧΗΜΑΤΙΖΟΥΜΕ ΚΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΙΖΟΥΜΕ ΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΕΓΓΡΑΦΑ

Χαρακτηριστικά σχηματισμού υπόθεσης

Η προετοιμασία ενός αρχείου για αποθήκευση ξεκινά πολύ πριν ολοκληρωθεί το έγγραφο σε εργασίες γραφείου. Όλες οι διαδικασίες DOE εκτελούνται διαδοχικά και συνδέονται μεταξύ τους.

Παρακαλώ σημειώστε

Ήδη στο στάδιο της εισαγωγής εισερχόμενο έγγραφοή δημιουργώντας ένα εξερχόμενο, πρέπει να καταλάβετε σε ποια περίπτωση θα τοποθετηθεί το έγγραφο και ποια είναι τα χαρακτηριστικά του σχηματισμού αυτής της υπόθεσης.

Για παράδειγμα, οι παραγγελίες για βασικές δραστηριότητες πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και να σχηματίζονται αυστηρά ξεχωριστά από τις παραγγελίες για το προσωπικό. Το αντίθετο συμβαίνει συχνά με τις μικρές οργανώσεις, όπου ο γραμματέας συνδυάζει τα καθήκοντα ενός υπαλλήλου και ενός υπαλλήλου προσωπικού. Πριν στείλετε ένα τέτοιο σύνθετο αρχείο για αποθήκευση, θα πρέπει να το διαλύσετε και αυτό είναι επιπλέον δουλειά.

Όσον αφορά την αλληλογραφία, αυτή θα πρέπει να διαμορφώνεται σύμφωνα με την αρχή της «αίτησης-απάντησης», όταν κάθε επιστολή που λαμβάνεται ή αποστέλλεται κατατίθεται ανάλογα με την ερώτησή της και όχι κατά είδος (εισερχόμενη ή εξερχόμενη). Αυτό πρέπει να γίνει αμέσως, διαφορετικά, όταν έρθει η ώρα να στείλετε τα αρχεία για αποθήκευση, ο γραμματέας θα αφιερώσει τεράστιο χρόνο στη δημιουργία ενός ιστορικού αλληλογραφίας.

Τρόποι οργάνωσης εγγράφων

Τα έγγραφα στο αρχείο μπορούν να συστηματοποιηθούν:

• Χρονολογικώς,δηλαδή σύμφωνα με τον χρόνο δημιουργίας. Κατά κανόνα, σε τέτοιες περιπτώσεις, τα έγγραφα διατάσσονται αυστηρά σύμφωνα με αριθμούς εγγραφής, Για παράδειγμα:

	Αριθμός φύλλου υπόθεσης (τόμος)
Παραγγελία με ημερομηνία 12 Ιανουαρίου 2015 Αρ. 1
Διαταγή 13 Ιανουαρίου 2015 Νο 2
Διαταγή 13 Ιανουαρίου 2015 Νο 3
Διαταγή 16 Ιανουαρίου 2015 Νο 4
Διαταγή 19 Ιανουαρίου 2015 Νο 5

• Αλφαβητικώς- για παράδειγμα, ονόματα ή ονόματα έργων:

• Συνδυασμένη μέθοδος- πρώτα, τα έγγραφα ταξινομούνται με αλφαβητική σειρά και στη συνέχεια επίσης χρονολογικά, για παράδειγμα:

Έγγραφο και στοιχεία εγγραφής του	Αριθμός φύλλου υπόθεσης (τόμος)
Αλληλογραφία με την Astra LLC
Διαχωριστικό φύλλο
Αναφ. Νο 53 από 14/01/2015
Σε. Νο 243 από 16/01/2015
Αναφ. Νο 105 από 23/01/2015
Σε. Νο 341 από 28/01/2015
Αλληλογραφία με Vasilek LLC
Διαχωριστικό φύλλο
Σε. Νο 14 από 01/12/2015
Αναφ. Νο 18 από 13/01/2015
Σε. Νο 201 από 15/01/2015

Τα έγγραφα χωρισμένα σε αλφαβητικά μπλοκ διαχωρίζονται μεταξύ τους, για παράδειγμα, με χρωματιστά διαχωριστικά. Αυτό είναι προαιρετικό, αλλά διευκολύνει πολύ την εργασία με την ένταση. Κατά την αρίθμηση φύλλων, τα διαχωριστικά αριθμούνται με τη γενική σειρά.

Έτσι, μέχρι να αρχειοθετηθούν τα αρχεία για αποθήκευση, τα έγγραφα θα έχουν ήδη διαμορφωθεί σωστά σε αρχεία και εντός των αρχείων θα συστηματοποιούνται.

ΕΤΟΙΜΑΖΟΥΜΕ ΕΓΓΡΑΦΑ ΓΙΑ ΕΓΓΡΑΦΗ

• Αφαιρούμε τα περιττά πράγματα.Πιθανότατα, μέχρι τώρα τα έγγραφα φυλάσσονταν σε φακέλους-ληξιαρχεία. Είναι πολύ νωρίς για να αφαιρέσετε έγγραφα από αυτά. Αρχικά, ας κοιτάξουμε μέσα από κάθε φάκελο και ας αφαιρέσουμε από αυτόν προσχέδια, διπλά (επαναλαμβανόμενα) αντίγραφα εγγράφων, φύλλα σημειώσεων και από τα ίδια τα έγγραφα - συνδετήρες και συρραπτικά.
• Χωρίζουμε τα πράγματα σε τόμους.Σε αυτό το στάδιο, καθορίζουμε πόσοι τόμοι της υπόθεσης θα καταλήξουν και πώς να χωρίσουμε καλύτερα τα έγγραφα σε τόμους: ανά μήνα, κατά αριθμό φύλλων, κατά αντισυμβαλλόμενους, με επώνυμα κ.λπ. Σύμφωνα με την ρήτρα 4.20 των Κανόνων για την οργάνωση της αποθήκευσης, απόκτησης, καταγραφής και χρήσης εγγράφων του Αρχειακού Ταμείου Ρωσική Ομοσπονδίακαι άλλα έγγραφα στις αρχές κρατική εξουσία, φορείς και οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης (εγκεκριμένα με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 31 Μαρτίου 2015 Αρ. 526· εφεξής καλούμενοι ως Κανόνες του 2015) κάθε αρχείο δεν πρέπει να περιέχει περισσότερα από 250 φύλλα.

Δεν είναι καθόλου απαραίτητο να βρείτε κάποιο είδος συστήματος για τη διαίρεση των εγγράφων σε τόμους, αρκεί να ακολουθήσετε αυτόν τον κανόνα. Η ομοιόμορφη κατανομή των φύλλων, πρώτον, σας επιτρέπει να δημιουργήσετε όγκους που είναι περίπου ίσοι σε πάχος και, δεύτερον, διευκολύνει την αναζήτηση εγγράφων στο αρχείο. Έτσι, εάν το αρχείο περιέχει περίπου 300 φύλλα, τότε είναι καλύτερο να δημιουργήσετε δύο τόμους των 150 φύλλων ο καθένας, αντί των 250 και 50 φύλλων.

Στη συνέχεια αφαιρούμε προσεκτικά τα έγγραφα από τους φακέλους, τα διανέμουμε σε τόμους και ξεκινάμε την επεξεργασία τους για αποθήκευση.

ΚΑΤΑΘΕΤΟΥΜΕ ΘΗΚΕΣ ΓΙΑ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ

Ανάλογα με την περίοδο αποθήκευσης, οι θήκες μπορούν να υποστούν μερική ή πλήρη επεξεργασία. Όλα τα αρχεία που ανοίγουν στον οργανισμό και έχουν περίοδο αποθήκευσης άνω των 5 ετών είναι εν μέρει τεκμηριωμένα, με εξαίρεση τους φακέλους προσωπικού. Οι ακόλουθες περιπτώσεις υπόκεινται σε πλήρη εγγραφή για αποθήκευση, σύμφωνα με τους Κανόνες του 2015:

• μόνιμη θητείααποθήκευση;
• περίοδος προσωρινής αποθήκευσης (πάνω από 10 χρόνια).
• έγγραφα προσωπικού ( Ολοι, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που έχουν πενταετή διάρκεια ζωής).

Στάδια σχεδιασμού κάθε τόμου.Η πλήρης καταχώριση κάθε τόμου της θήκης για αποθήκευση γίνεται με την ακόλουθη σειρά:

1) αρίθμηση των φύλλων υπόθεσης.

2) σύνταξη εσωτερικής απογραφής της υπόθεσης.

3) σύνταξη αποδεικτικών στοιχείων για την υπόθεση.

4) κατάθεση ή δέσμευση εγγράφων υπόθεσης.

5) σχέδιο εξωφύλλου (σελίδα τίτλου).

Στάδιο πρώτο: αρίθμηση των φύλλων τόμου

Εάν τα έγγραφα ήταν προηγουμένως αριθμημένα από κάποιον στην ίδια επάνω δεξιά γωνία και η νέα αρίθμηση δεν συμπίπτει με την παλιά, τότε διαγράψτε τον παλιό αριθμό και γράψτε έναν νέο δίπλα του. Οι αριθμοί που τοποθετούνται σε άλλα μέρη του φύλλου δεν χρειάζεται να διορθωθούν. Εάν ο τόμος περιλαμβάνει ένα φυλλάδιο με τη δική του αρίθμηση σελίδων, τότε κάθε φύλλο, συμπεριλαμβανομένου του εξωφύλλου, λαμβάνει τον δικό του αριθμό με τη γενική σειρά.

Κάθε αριθμημένος τόμος μπορεί να έχει ένα αυτοκόλλητο με τις ακόλουθες πληροφορίες:

• συνολικός αριθμός φύλλων·
• αριθμοί που λείπουν.
• αριθμούς γραμμάτων.

Αυτές οι πληροφορίες θα μας φανούν χρήσιμες λίγο αργότερα κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου που πιστοποιεί την υπόθεση.

Εάν υπάρχουν αρκετοί αριθμοί που λείπουν και με γράμματα στον τόμο, τότε πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τον υπολογισμό του αριθμού των φύλλων. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν 100 φύλλα αριθμών σε έναν τόμο, αλλά λείπουν τρεις αριθμοί και δύο αριθμοί γραμμάτων, τότε ο συνολικός αριθμός των φύλλων στον τόμο θα είναι 99 (100 - 3 +2).

Οι κανόνες του 2015 δεν λένε τίποτα για τον αριθμό των διορθώσεων στην αρίθμηση τόμων. Προφανώς, αν υπάρχουν πάρα πολλά λάθη, τότε είναι καλύτερο να επαναριθμήσετε τα φύλλα. Ωστόσο, με τι σημαίνει αυτό το «πάρα πολύ» είναι άγνωστο. Σε αυτήν την περίπτωση, σας συνιστούμε να εξοικειωθείτε με τη ρήτρα 75 των Κανόνων Εργασίας Συμβολαιογραφικού Γραφείου (που εγκρίθηκε με απόφαση του Συμβουλίου FNP της 17ης Δεκεμβρίου 2012, με εντολή του Υπουργείου Δικαιοσύνης της Ρωσίας της 16ης Απριλίου 2014 αριθ. 78):

Εξαγωγή

από τον Κανονισμό εργασιών συμβολαιογραφικού γραφείου

75. [...] Αν γίνουν περισσότερα από 5 λάθη κατά την αρίθμηση των φύλλων σε μια θήκη (τόμος), τα φύλλα της θήκης (τόμος) αριθμούνται ξανά.

Αυτός ο κανόνας δεν είναι απαραίτητος για γενικές εργασίες γραφείου, αλλά, σύμφωνα με τουλάχιστον, δίνει μια ιδέα για τον αριθμό των σφαλμάτων στα οποία είναι καλύτερο να επαναριθμήσετε τον τόμο.

Στάδιο δεύτερο: σύνταξη εσωτερικής απογραφής του τόμου

Δεν είναι πάντα απαραίτητο να δημιουργείτε μια εσωτερική απογραφή των εγγράφων του τόμου. Ας παραθέσουμε τους Κανόνες του 2015:

Εξαγωγή

από τους κανόνες οργάνωσης αποθήκευσης, απόκτησης, καταγραφής και χρήσης εγγράφων του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας

και άλλα έγγραφα σε κυβερνητικούς φορείς, τοπικές κυβερνήσεις και οργανισμούς

4.30. Να καταγράφει έγγραφα ορισμένων κατηγοριών υποθέσεων σε χαρτί (προσωπικά, δικαστικά αρχεία, υλικά ποινικών υποθέσεων, περιπτώσεις απονομής ακαδημαϊκών τίτλων και απονομής ακαδημαϊκούς τίτλους, υποθέσεις που σχετίζονται με την έκδοση πιστοποιητικών πνευματικών δικαιωμάτων και ευρεσιτεχνίες) συντάσσεται εσωτερικό απόθεμαέγγραφα της υπόθεσης.

Το εσωτερικό απόθεμα είναι ένα είδος πίνακα περιεχομένων για τον τόμο.

Ο γραμματέας, αν χρειαστεί, μπορεί να δημιουργήσει εσωτερική απογραφή για άλλες κατηγορίες υποθέσεων. Να τι λένε για αυτό: Βασικοί κανόνες για το έργο των αρχείων των οργανισμών (εγκρίθηκε με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του Rosarkhiv της 02/06/2002):

Εξαγωγή

από τους Βασικούς Κανόνες Λειτουργίας Οργανωτικών Αρχείων

3.6.17. Καταρτίζεται εσωτερική απογραφή εγγράφων υπόθεσης για την καταγραφή εγγράφων μόνιμης και προσωρινής (άνω των 10 ετών) αποθήκευσης, η καταγραφή των οποίων οφείλεται στις ιδιαιτερότητες αυτής της τεκμηρίωσης (ιδιαίτερα πολύτιμες, προσωπικές, δικαστικές, ανακριτικές υποθέσεις κ.λπ.), όπως καθώς και την καταγραφή περιπτώσεων μόνιμης και προσωρινής (άνω των 10 ετών) αποθήκευσης, που σχηματίζονται σύμφωνα με είδη εγγράφων, οι επικεφαλίδες των οποίων δεν αποκαλύπτουν το συγκεκριμένο περιεχόμενο του εγγράφου.

Έτσι, είναι δυνατή η σύνταξη εσωτερικού απογραφής τόσο με παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα (ειδικά εάν, λόγω λανθασμένης συστηματοποίησης, παραβιάστηκε η αρίθμηση σε αυτό), όσο και με αλληλογραφία, εάν αυτό διευκολύνει τη χρήση τόμων.

Το έντυπο εσωτερικής απογραφής δίνεται στους Κανόνες του 2015 (Παράρτημα Αρ. 27). Το απόθεμα έχει τη δική του αρίθμηση φύλλων, τα οποία μπορούν να εισαχθούν αυτόματα στο στάδιο της δημιουργίας ενός εγγράφου στο MS Word (Παράδειγμα 1).

Τρίτο στάδιο: συντάσσουμε έγγραφο που πιστοποιεί την υπόθεση

Για κάθε τόμο της υπόθεσης συντάσσεται φύλλο πιστοποίησης. Το έντυπο του φύλλου περιέχεται επίσης στους Κανόνες του 2015 (Παράρτημα Αρ. 8). Είναι εύκολο να το συμπληρώσετε: γνωρίζουμε ήδη πόσα φύλλα υπάρχουν σε κάθε τόμο, καθώς και πόσοι αριθμοί που λείπουν και γράμματα υπάρχουν ανάμεσά τους. Όσο για τα «χαρακτηριστικά της φυσικής κατάστασης», μιλάμε για:

• για σκισμένα σεντόνια?
• κολλημένα φύλλα?
• μπροσούρες, δεμένα και σφραγισμένα έγγραφα που περιλαμβάνονται στον τόμο·
• φύλλα μεγαλύτερης μορφής από τα περισσότερα στον τόμο και άλλα μη τυπικά έγγραφα για αυτόν τον τόμο (Παράδειγμα 2).

Στάδιο τέταρτο: ράψιμο του όγκου

• Επιλογή εξωφύλλου.Τα έγγραφα με μόνιμη διάρκεια ζωής συσκευάζονται σε χάρτινα καλύμματα ειδικά σχεδιασμένα για αρχεία με μόνιμη διάρκεια ζωής (Εικ. 1). Είναι πιο εύκολο να τα βρείτε στους ιστότοπους ηλεκτρονικών καταστημάτων, παρά σε καταστήματα λιανικής - το προϊόν δεν είναι το πιο δημοφιλές, επομένως οι άνθρωποι συχνά ξεχνούν να το βάλουν στον πάγκο.

Το συνδετικό χαρτόνι συμπληρώνεται από μια εύκαμπτη φαρδιά ράχη με συγκολλητικό στρώμα. Το επάνω και το κάτω εξώφυλλο έχουν μια πτυχή με εσοχή 25 mm από την αριστερή άκρη, η οποία σας επιτρέπει να ξεφυλλίζετε τη θήκη σαν βιβλίο και να αντιγράφετε φύλλα χωρίς δυσκολία.

Ένας τόμος διακοσμημένος με ένα τέτοιο εξώφυλλο μοιάζει με ένα συνηθισμένο βιβλίο, μόνο σε μεγάλο σχήμα. Οι όγκοι που σχεδιάζονται με αυτόν τον τρόπο μπορούν να τοποθετηθούν κάθετα σε ένα ράφι χωρίς φόβο ότι θα λυγίσουν, συνθλίβοντας το περιεχόμενο.

• Φτιάχνοντας το εξώφυλλο.Εάν η διοίκηση το θεωρεί πολύ ακριβό, ο γραμματέας θα πρέπει να πάρει ψαλίδι, χαρτόνι και να δημιουργήσει μόνος του τα εξώφυλλα. Ωστόσο, μπορείτε να φτιάξετε αξιοπρεπή καλύμματα μόνο εάν βρείτε χαρτόνι υψηλής ποιότητας, κομμένο σε φύλλα ίσα ή ελαφρώς μεγαλύτερα από A4. Τίποτα καλό δεν θα προέλθει από το συνηθισμένο «Για τη δημιουργικότητα των παιδιών».

Για να φτιάξετε το δικό σας εξώφυλλο, θα χρειαστείτε χαρτόνι, ένα φύλλο βινυλίου βινυλίου (ένα ανθεκτικό, αδιάβροχο συνδετικό υλικό με βάση το χαρτί) και ταινία διπλής όψης.

Η αρχή της ραφής μεταξύ αγορασμένων και σπιτικών καλυμμάτων είναι η ίδια:

1. Τοποθετήστε το κάτω κάλυμμα, τα έγγραφα και το επάνω κάλυμμα μαζί, τρυπήστε και ράψτε το δέσιμο.

2. Τυλίξτε το μαλακό υλικό (αν το φτιάξετε μόνοι σας, μια λωρίδα βινυλίου) πίσω από το κάτω κάλυμμα και κολλήστε την ταινία σφιχτά στο κάτω μέρος (Εικ. 2).

Ως αποτέλεσμα, το σπιτικό κάλυμμα θα φαίνεται σχεδόν το ίδιο όπως στο Σχ. 3.

• Χρησιμοποιούμε τρύπα.Δεδομένου ότι τα έγγραφα είναι ραμμένα σε 4 τρύπες, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε ειδικές τρύπες για 4 τρύπες, οι οποίες τρυπούν μια στοίβα εγγράφων από 150 έως 300 φύλλα τη φορά (Εικ. 4, 5).

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια κανονική διάτρηση για 10 φύλλα με δύο τρύπες, ωστόσο, θα πρέπει να τρυπήσετε αυτά τα δέκα φύλλα δύο φορές. Η απόσταση μεταξύ των τεσσάρων οπών πρέπει να είναι 8 cm (σύμφωνα με
με τις συστάσεις του GOST 17914-72 «Καλύμματα αρχείων με μεγάλη διάρκεια ζωής. Προδιαγραφές"), επομένως ο μετρητής πρέπει να ρυθμιστεί στο "888".

Πριν ανοίξετε τρύπες στον όγκο, πρέπει να τακτοποιήσετε τα έγγραφα της υπόθεσης με την ακόλουθη σειρά:

1) εσωτερικό απόθεμα (αν δημιουργήθηκε).

2) έγγραφα υπόθεσης.

3) Φύλλο πιστοποίησης.

• Επιλέγουμε βελόνα και κλωστή.Η βελόνα ραψίματος είναι πολύ μικρή, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μια βελόνα τσάντας (τη λεγόμενη "τσιγγάνικη") - μακριά (περίπου 12 cm) και με πλατύ μάτι. Θα χρειαστείτε ένα δυνατό νήμα, αλλά μπορείτε να το διπλώσετε πολλές φορές χρησιμοποιώντας κανονικό νήμα. Μπορείτε επίσης να ράψετε με σπάγκο τράπεζας, αλλά δεν είναι εύκολο να το περάσετε ακόμη και σε μια «τσιγγάνικη» βελόνα.

Το μήκος του νήματος για ένα τυπικό στόμιο είναι περίπου 1 μέτρο. Είναι καλύτερο να προσδιορίσετε το βέλτιστο μήκος για τον εαυτό σας πειραματικά - ήδη στον τρίτο όγκο της ραφής θα γίνει σαφές πόσο θα χρειαστεί. Δεν χρειάζεται να δέσετε κόμπο στην άκρη του νήματος, όπως συμβαίνει με το κανονικό ράψιμο - τα άκρα θα εξακολουθούν να κοπούν στο βέλτιστο μήκος. Εάν ο όγκος τρυπήθηκε (τρυπήθηκε, τρυπήθηκε) προσεκτικά, δεν θα υπάρχουν προβλήματα με το σπείρωμα, καθώς η διάμετρος της βελόνας είναι πολύ μικρότερη από τη διάμετρο της οπής από το τρυπάνι ή το τρυπάνι.

Η κατεύθυνση της βελόνας και της κλωστής κατά το ράψιμο ενός όγκου φαίνεται στο σχήμα 6.

Αφού τραβήξετε και τα δύο άκρα του νήματος από το πίσω μέρος του τόμου, δένονται (όχι σφιχτά, έτσι ώστε όχι μόνο να ανοίγει ο τόμος, αλλά και, εάν είναι απαραίτητο, να δημιουργείτε αντίγραφο οποιουδήποτε εγγράφου, αλλά και όχι χαλαρά , για να μην «περπατούν» τα φύλλα της λίμας) και γίνονται περιτομή.

Σημειώστε:γενικά και διαχείριση αρχείων προσωπικούΔεν χρειάζεται να βγάλετε τα άκρα των νημάτων από το εσωτερικό του καλύμματος και να τα στερεώσετε με αυτοκόλλητο πιστοποίησης. Τα άκρα είναι κομμένα και, αν είναι δυνατόν, κρύβονται κάτω από το κάλυμμα. Εάν δεν υπάρχει κάλυμμα, εμφανίζονται απλώς από το εσωτερικό χωρίς περαιτέρω χειρισμούς.

Στάδιο πέμπτο: σχεδιασμός της σελίδας τίτλου (εξώφυλλο) του τόμου

Η μορφή της σελίδας τίτλου της υπόθεσης δίνεται στον Κανονισμό 2015 (Παράρτημα Αρ. 28). Η συμπλήρωσή του συνήθως δεν προκαλεί δυσκολίες. Απλώς θυμηθείτε ότι η επάνω γραμμή του εξωφύλλου «Όνομα του κρατικού (δημοτικού) αρχείου» παραμένει κενή. Αν κάποτε μπει το θέμα κρατικό αρχείο, οι υπάλληλοί του θα συμπληρώσουν μόνοι τους αυτή τη γραμμή.

Στην κάτω αριστερή γωνία της σελίδας τίτλου επικολλάται ο αρχειακός κωδικός της θήκης: αριθμός ταμείου, αριθμός αποθέματος και ο αριθμός αυτής της μονάδας αποθήκευσης σύμφωνα με το απόθεμα (Παράδειγμα 3).

Κολλάμε τη σελίδα τίτλου στο εξώφυλλο του τόμου. Είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε κόλλα PVA, αλλά στη συνέχεια η θήκη πρέπει να τοποθετηθεί αμέσως κάτω από μια πρέσα για αρκετές ώρες, διαφορετικά η σελίδα τίτλου θα κολλήσει ανομοιόμορφα και θα ζαρώσει κατά τόπους. Τα λιγότερο κατάλληλα υλικά για αυτό είναι τα ξυλάκια κόλλας (το κάλυμμα θα ξεκολλήσει μετά από μερικές ώρες) και η κόλλα γραφείου (πολύ υγρή και θα καταστρέψει τη σελίδα τίτλου, ώστε να μην μπορεί να τη σώσει κανένα πάτημα). Η εκτύπωση καλυμμάτων σε φύλλα με αυτοκόλλητο στρώμα είναι δαπανηρή και αναποτελεσματική: το "συγκολλητικό στρώμα" σε αυτά είναι υπό όρους και το κάλυμμα μπορεί να αφαιρεθεί με μία κίνηση του χεριού.

Έτσι, ο αλγόριθμος για την προετοιμασία εγγράφων για μόνιμη αποθήκευσημοιάζει με αυτό:

ΤΙ ΝΑ ΑΓΟΡΑΖΕΤΕ ΣΤΟ ΑΡΧΕΙΟ

Η γκάμα των ειδικών χαρτικών για το αρχείο που παρουσιάζονται στα καταστήματα είναι μικρή, αλλά μπορείτε να επιλέξετε κάτι.

• Μηχανήματα για αρχειακό δέσιμο.Ο όγκος της θήκης στερεώνεται σε αυτά και τρυπιέται. Το μηχάνημα μπορεί να είναι χειροκίνητο (για να τρυπήσετε πρέπει να γυρίσετε μια ειδική λαβή, Εικ. 7) ή ηλεκτρικό (το τρυπάνι ξεκινάει πατώντας ένα κουμπί, Εικ. 8). Οι ειδικοί έχουν διαφορετικές απόψεις για αυτά τα μηχανήματα: ορισμένοι τα θεωρούν βολικά, άλλοι - ακριβώς το αντίθετο. Αλλά μια τρύπα που ανοίγεται με μια τρύπα φαίνεται σίγουρα πιο ομαλή και τακτοποιημένη από μια τρύπα που ανοίγει μια μηχανή.

• Κουτί αποθήκευσης.Οι έτοιμοι όγκοι μπορούν απλά να τοποθετηθούν σε ένα ράφι ή μπορούν να συσκευαστούν επιπλέον σε κουτιά. Υπάρχουν πολλά είδη κουτιών. Ας σημειώσουμε, για παράδειγμα, ένα κουτί με κορδόνια περίσφιξης στο οποίο τοποθετούνται αρκετοί δεμένοι όγκοι θηκών (Εικ. 9).

Μεγάλα κουτιά με αρθρωτό καπάκι μπορούν επίσης να βρεθούν στην πώληση (Εικ. 10). Ένα τέτοιο κουτί μπορεί να χωρέσει 10 ή περισσότερους τόμους.

Από κουτιά με αρθρωτό καπάκι, είναι βολικό να αποκτήσετε τον επιθυμητό όγκο ή δέσμη χωρίς να αφαιρέσετε το κουτί από το ράφι. Ορισμένα κουτιά έχουν ακόμη και ειδικούς βραχίονες στήριξης, οι οποίοι σας επιτρέπουν να συνδέσετε τα κουτιά για να σχηματίσετε μια σχάρα (Εικ. 11).

Σχεδόν όλα τα έγγραφα της εταιρείας αποθηκεύονται στο λογιστήριο και κάθε μέρα υπάρχουν όλο και περισσότερα χαρτιά. Για να μη χαθεί το «πρωτοβάθμιο» και να το βρει ο λογιστής μέσα σε λίγα λεπτά απαιτούμενο έγγραφο, πρέπει να οργανώσετε σωστά το σύστημα αποθήκευσης χαρτιού. Ετοιμαστείτε να παραγγείλετε φακέλους διαφορετικού πάχους και σελιδοδείκτες για αυτούς για να μην χαθείτε σε βουνά από έγγραφα.

Τι και πού να αποθηκεύσετε

Η νομοθεσία δεν ρυθμίζει τη διαδικασία κατάθεσης εγγράφων, επομένως μια εταιρεία μπορεί να αναπτύξει ανεξάρτητα ένα σύστημα αποθήκευσης με βάση τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων της, τις ιδιαιτερότητες της ροής εγγράφων και τον αριθμό των αποθηκευμένων εγγράφων. Κατά κανόνα, οι περισσότερες εταιρείες εργάζονται με τα ακόλουθα έγγραφα: χαρτιά μετρητών, τραπεζικές καταστάσεις, τιμολόγια, τιμολόγια, παραστατικά μισθοδοσίας. Ας δούμε πώς να τα αποθηκεύσετε πιο άνετα.

Για κάθε τύπο εγγράφου πρέπει να δημιουργήσετε έναν ξεχωριστό φάκελο. Κατά κανόνα, τα έγγραφα αρχειοθετούνται είτε κατά την ημερομηνία αποδοχής τους για λογιστική είτε αλφαβητικά. Για παράδειγμα, οι τραπεζικές κινήσεις αποθηκεύονται σε φακέλους στο λογιστήριο με ημερολογιακή σειρά και, για παράδειγμα, τα συμβόλαια, σύμφωνα με το πρώτο γράμμα του ονόματος του αντισυμβαλλομένου. Ωστόσο, ένας λογιστής μπορεί να βρει τη δική του διαδικασία. Το κύριο πράγμα είναι ότι τα έγγραφα δεν χάνονται και μπορούν να βρεθούν εύκολα.

Κάθε φάκελος εγγράφου πρέπει να είναι υπογεγραμμένος, για παράδειγμα:

LLC "Solnyshko"

ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ ΠΟΥ ΛΗΦΘΗΚΑΝ

3ο τρίμηνο 2014

Στη "ράχη" του φακέλου στο λογιστικό τμήμα, αναφέρετε όχι μόνο ποια έγγραφα είναι αποθηκευμένα σε αυτό, αλλά και την περίοδο με την οποία σχετίζονται. Σε αυτήν την περίπτωση, όχι μόνο εσείς, αλλά και οποιοσδήποτε άλλος υπάλληλος της εταιρείας θα μπορείτε να βρείτε εύκολα το απαιτούμενο έγγραφο ή να καταθέσετε το παραληφθέν. Θα μπορείτε επίσης να πλοηγηθείτε ποια έγγραφα από τα προηγούμενα χρόνια θα πρέπει να αρχειοθετηθούν και ποια θα πρέπει να απορριφθούν πλήρως. Για ευκολία, δημιουργείται ένας νέος φάκελος από την αρχή του έτους και εάν υπάρχουν πολλά έγγραφα, τότε από την αρχή του τριμήνου, του μήνα κ.λπ.

Ας δούμε πώς μπορείτε να αρχειοθετήσετε έγγραφα σε φακέλους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την παραγγελία ή να αναπτύξετε τη δική σας.

Έγγραφα μετρητών

Αποθηκεύονται εύκολα σε φακέλους μορφής Α5. Τα φύλλα του βιβλίου ταμείου και η αναφορά του ταμείου είναι αριθμημένα, επομένως θα πρέπει να τοποθετήσετε το παλαιότερο έγγραφο πάνω από το φάκελο και στη συνέχεια να βάλετε νέα χαρτιά κάτω από αυτό. Τοποθετήστε την έκθεση του ταμείου για την ημέρα και καταχωρήστε κάτω από αυτήν τις εισπράξεις και τα έξοδα με τη σειρά που αναγράφονται στην έκθεση του ταμείου. Συλλέξτε τα φύλλα των βιβλίων μετρητών ξεχωριστά. Ανάλογα με τον αριθμό των εγγράφων μετρητών, μπορείτε να δημιουργήσετε 1 φάκελο για ολόκληρο το έτος για την αναφορά του ταμείου και βιβλίο μετρητών. Για να αποφύγετε τη σύγχυση σχετικά με τα έγγραφα που βρίσκονται, μπορείτε να βάλετε ένα διαχωριστικό μεταξύ τους. Μπορείτε επίσης να επικολλήσετε τον υπολογισμό του ορίου μετρητών σε αυτόν τον φάκελο.

Εάν η εταιρεία σας εκδίδει συχνά χρήματα για λογαριασμό, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν ξεχωριστό φάκελο για αναφορές εξόδων. Εάν τέτοιες συναλλαγές πραγματοποιούνται 1-2 φορές το χρόνο, οι καταστάσεις και οι αναφορές μπορούν να καρφιτσωθούν στην αναφορά του ταμείου.

Τραπεζικά αντίγραφα

Οι πρωτότυπες καταστάσεις κίνησης της εταιρείας λαμβάνονται από την τράπεζα μαζί με εντολές πληρωμής, εντολές και άλλα τραπεζικά έγγραφα. Τοποθετήστε τα σε φακέλους κατά ημερομηνία. Στις εντολές πληρωμής, θα πρέπει να καθορίσετε τα τιμολόγια για τα οποία έγινε η πληρωμή. Δεδομένου ότι πολλά έγγραφα συνήθως επισυνάπτονται σε μία δήλωση, για να πλοηγηθείτε γρήγορα κατά ημερομηνίες, μπορείτε να αγοράσετε διαχωριστικά με αριθμούς.

Τιμολόγια, πράξεις και τιμολόγια

Θα πρέπει να δημιουργηθούν ξεχωριστοί φάκελοι για παραληφθέντα και εκδοθέντα έγγραφα. Ορισμένες εταιρείες προτιμούν να αποθηκεύουν πράξεις και τιμολόγια μαζί, ενώ άλλες προτιμούν να τα αποθηκεύουν χωριστά. Εάν ασχολείστε τόσο με το εμπόριο όσο και με την παροχή υπηρεσιών, θα είναι πιο βολικό να αποθηκεύετε έγγραφα σε διαφορετικούς φακέλους. Τα τιμολόγια θα πρέπει επίσης να αρχειοθετούνται σε ξεχωριστούς φακέλους, ειδικά εάν η εταιρεία είναι υπόχρεος ΦΠΑ.

Επίσης, οι φάκελοι συχνά παραποιούνται με τα μητρώα των εγγράφων που περιέχει. Μπορούν να εκτυπωθούν από τα περισσότερα λογιστικά προγράμματα. Χρησιμοποιώντας αυτά τα μητρώα είναι βολικό να ελέγξετε εάν όλα τα έγγραφα είναι στη θέση τους.

Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε ημερολόγια εισερχόμενων και εξερχόμενων τιμολογίων, καθώς και λογιστικά βιβλία αγορών και λογιστικά βιβλία πωλήσεων στα τιμολόγια. Ωστόσο, εάν η εταιρεία σας έχει μεγάλη ροή εγγράφων, αυτά τα περιοδικά και τα βιβλία μπορούν να αποθηκευτούν χωριστά.

Έγγραφα μισθοδοσίας

Θα πρέπει να δημιουργηθεί προσωπικός φάκελος για κάθε εργαζόμενο της εταιρείας. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να αγοράσετε λεπτούς φακέλους ή να χρησιμοποιήσετε διαχωριστικά για να ορίσετε χώρο σε έναν παχύ φάκελο για τα έγγραφα κάθε υπαλλήλου. Κατατέθηκε σε προσωπικό αρχείο σύμβαση εργασίας, αντίγραφα των εγγράφων που παρέχονται από τον εργαζόμενο κατά την απασχόληση και μετά την απόλυση - αντίγραφο βιβλίο εργασίας. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε αιτήσεις και εντολές για απασχόληση, διακοπές, απόλυση κ.λπ. στον προσωπικό σας φάκελο.

Συχνά οι αιτήσεις και οι παραγγελίες συλλέγονται σε ξεχωριστό φάκελο ανά μήνα. Εκεί κατατίθενται και χρονοδιαγράμματα, δικαιολογητικά υπολογισμού μισθών κ.λπ.

Να αναβοσβήνει ή να μην αναβοσβήνει;

Για να μην χαθούν έγγραφα, στο τέλος του έτους, ορισμένοι οργανισμοί προτιμούν να δεσμεύουν έγγραφα σε φακέλους. Με αυτόν τον τρόπο δεν θα ξεφύγουν ακόμα κι αν ρίξετε το φάκελο. Αυτό γίνεται ως εξής:

1. Τα έγγραφα τοποθετούνται σε σκληρό κάλυμμα. Τρυπούνται στην αριστερή πλευρά του περιθωρίου.
2. Μια χοντρή κλωστή ή κορδέλα περνάει από τα τρυπήματα και δένεται κόμπο στο πίσω μέρος. Σε αυτή την περίπτωση, τα ελεύθερα άκρα πρέπει να είναι τουλάχιστον 5 cm.
3. Στον κόμπο είναι κολλημένο χαρτί διαστάσεων περίπου 4x5 cm.
4. Στο πάνω μέρος του χαρτιού αναγράφεται η φράση «Διπλωμένα και αριθμημένα... φύλλα». Επιτίθεται η σφραγίδα του οργανισμού και η υπογραφή του υπεύθυνου.

Αυτή η διαδικασία είναι προαιρετική. Επομένως, μπορείτε να εγκρίνετε ανεξάρτητα τη σειρά συρραφής μεμονωμένων εγγράφων ή να μην τα συρράψετε καθόλου (σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε πάντα να αφαιρέσετε ή να αντικαταστήσετε το έγγραφο). Οι μόνες εξαιρέσεις είναι εκείνα τα έγγραφα που πρέπει να δεσμεύονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του νόμου (για παράδειγμα, βιβλία αγορών και βιβλία πωλήσεων που έχουν συνταχθεί στις χαρτί μέσα, πρέπει να είναι δεμένο).

Σχετικά με τα εισερχόμενα πρωτογενή έγγραφαΜπορεί .

Σχετικά με την αποθήκευση εγγράφων σε αρχεία.

Είναι απαραίτητο να συρράψετε έγγραφα για να τα οργανώσετε.

Εταιρείες και ιδρύματα συρράπτουν έγγραφα που πρέπει να μεταφερθούν στο αρχείο.

Είναι βολικό να αποθηκεύετε δεμένα έγγραφα και, εάν είναι απαραίτητο, να τα υποβάλλετε στις αρχές επιθεώρησης χωρίς να ανησυχείτε για την ασφάλειά τους και τη δυνατότητα αντικατάστασης.

Ποια πρότυπα διέπουν τη ραφή;

Θεωρητικά, ένα τόσο απλό θέμα όπως η συρραφή εγγράφων δεν ρυθμίζεται κανονισμοί. Υπάρχουν μόνο οδηγίες για το πώς να το κάνετε αυτό:

1. Μεθοδολογικές συστάσεις που εγκρίθηκαν από το Διάταγμα του Ομοσπονδιακού Αρχείου στις 23 Δεκεμβρίου 2009.
2. GOST 51141 για εργασίες γραφείου.
3. Επίσης, κανόνες εργασίας γραφείου που περιέχουν απαιτήσεις για την κατάθεση τεκμηρίωσης που αναπτύχθηκαν από τμήματα του κλάδου (Κεντρική Τράπεζα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, Υπουργείο Φόρων και Δασμών, κ.λπ.).

Ποια έγγραφα απαιτούν τέτοια εγγραφή;

Σε ιδρύματα και εταιρείες, τα έγγραφα συρράπτονται από σχεδόν όλα τα διαρθρωτικά τμήματα.

Εργαζόμενοι υπηρεσία προσωπικού Τα ακόλουθα έγγραφα συστηματοποιούνται χωριστά και συρράπτονται στο τέλος του ημερολογιακού έτους:

• εντολές προσωπικού,
• γενικές παραγγελίες,
• τραπέζι προσωπικού.

Λογιστέςβελονιά:

• εκ των προτέρων αναφορές,
• φύλλα κύκλου εργασιών για υλικά περιουσιακά στοιχεία,
• τιμολόγια,
• τιμολόγια,
• πιστοποιητικά περατωμένων εργασιών,
• φορτωτικά,
• βιβλίο μετρητών,
• δηλώσεις παραλαβής μισθοίυπαλλήλων του φορέα σε περίπτωση που ο μισθός δοθεί στους υπαλλήλους που έχουν στα χέρια τους.

Γραμματείς: εισερχόμενη και εξερχόμενη τεκμηρίωση.

Μπορείτε να κάνετε flash έγγραφα χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα εργαλεία:

• Συνδετήρας;
• Νήματα;
• Ειδικός εξοπλισμός.

Αλλά τα έγγραφα που είναι ραμμένα με κλωστές είναι εγγυημένα ότι δεν θα αντικατασταθούν, κάτι που είναι σημαντικό στη σύγχρονη πραγματικότητα.

Το στριφώματα με κλωστή θεωρείται το πιο αξιόπιστο.

Γενικοί κανόνες σχεδιασμού

Τα έγγραφα που στη συνέχεια θα πρέπει να δεσμευτούν ταξινομούνται πρώτα κατά ημερομηνία, επισυνάπτονται προσεκτικά μεταξύ τους και κάθε φύλλο αριθμείται στα δεξιά με αραβικούς αριθμούς. Η αρίθμηση ξεκινά με τον αριθμό 1. Το απόθεμα δεν είναι αριθμημένο.

Για το εξώφυλλο, επιλέξτε ένα ειδικό κάλυμμα από χαρτόνι "Business". Έρχεται σε διάφορα μεγέθη και ποιότητες. Για ραφή τυπικά έγγραφαΧρησιμοποιείται ένας φάκελος κανονικής μορφής Α4.
Οι φάκελοι είναι επίσης αριθμημένοι στα έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, πρώτα αριθμείται ο φάκελος και ακολουθούν τα φύλλα και οι φωτογραφίες που υπήρχαν σε αυτόν.

Εάν έγινε λάθος κατά την αρίθμηση των εγγράφων, διαγράφεται με μία γραμμή και η αρίθμηση συνεχίζεται. Σε αυτή την περίπτωση, το φύλλο θα πρέπει να επικυρωθεί με την επιγραφή «Πιστέψτε Διορθώθηκε», υπογεγραμμένο από τον υπεύθυνο και σφραγισμένο.

Οδηγίες βήμα προς βήμα για αυτή τη διαδικασία

Πριν συρράψετε έγγραφα, πρέπει να αφαιρέσετε όλους τους συνδετήρες και τους συνδετήρες από το συρραπτικό. Οργανώστε κατά ημερομηνία ή σημασία και αριθμήστε κάθε φύλλο του εγγράφου. Εάν το αρχείο που προκύπτει αποτελείται από πολλά φύλλα, τότε μπορείτε να συνδέσετε τα έγγραφα με ειδικούς συνδετήρες και να ξεκινήσετε τη ραφή.

Ετοιμάστε τα παρακάτω εργαλεία και υλικά:

• Νήματα. Είναι καλύτερα να χρησιμοποιείτε νάιλον.
• Βελόνα. Επιλέξτε το μέγεθος ανάλογα με το πάχος των εγγράφων που συρράπτονται.
• Κόλλα χαρτιού.
• Ένα φύλλο κενό χαρτί.
• Χαρτί, χαρτόνι φάκελος.

Διαδικασία:

1. Αφαιρέστε συνδετήρες και συνδετήρες από το έγγραφο.
2. Τοποθετήστε τα φύλλα τακτοποιημένα και ομοιόμορφα, ελέγξτε την αρίθμηση για αξιοπιστία.
3. Ανάλογα με το πάχος της δέσμης που προκύπτει, πάρτε ένα σουβλί ή μια βελόνα και, κάνοντας ένα βήμα πίσω από την άκρη, κάντε τουλάχιστον 3 διαμπερείς τρύπες 2,5-3 εκατοστά το ένα από το άλλο. Η μεσαία τρύπα πρέπει να είναι κεντραρισμένη.
4. Ανάλογα με το πάχος της προκύπτουσας στοίβας χαρτιών, πάρτε μια κλωστή μήκους 70-80 εκατοστών.
5. Εισαγάγετε τη βελόνα από το κάτω μέρος του πίσω μέρους του εγγράφου στην κεντρική οπή.
   
6. Περάστε από πάνω στην επάνω τρύπα.
   
7. Στη συνέχεια, από το πίσω μέρος του εγγράφου στο ακραίο κάτω μέρος.
   
8. Επιστρέφουμε στο κεντρικό μέσω μπροστινή πλευρά.
   
9. Μετά από μια τέτοια ραφή, το νήμα θα βρίσκεται στην πίσω πλευρά. Εάν ράβετε ένα έγγραφο με μεγάλο αριθμό φύλλων, τότε αυτός ο χειρισμός θα πρέπει να γίνει αρκετές φορές για να τα στερεώσετε.
10. Δέστε έναν κόμπο στην πλάτη. Το υπόλοιπο πρέπει να έχει μήκος τουλάχιστον 8 εκατοστά.
    
11. Κολλήστε ένα κομμάτι χαρτί σε σχήμα ορθογωνίου στον κόμπο που προκύπτει. Επί του οποίου έχει γίνει εκ των προτέρων η επιγραφή: “Lapped and numbered.____ sheets Director____Last name I.O.”. Εάν η θέση του διευθυντή είναι διαφορετική, υποδεικνύεται ανάλογα σύμφωνα με την τεκμηρίωση.
    
12. Μια υπογραφή και μια σφραγίδα τοποθετούνται στο δεμένο έγγραφο, το καθορισμένο φύλλο χαρτιού. Μέρος της υπογραφής και της σφραγίδας πρέπει να βρίσκονται σε ένα κομμάτι χαρτί και στο πίσω μέρος του εγγράφου.

Θα πρέπει να πούμε ότι εάν πρέπει να ράψετε μεγαλύτερο αριθμό φύλλων ταυτόχρονα, πρέπει να κάνετε τουλάχιστον 4 τρύπες. Αυτό θα δώσει σταθερότητα και αξιοπιστία κατά την αποθήκευση του δεμένου εγγράφου.

Μια απλοποιημένη μέθοδος για την αναλαμπή εγγράφων δίνεται σε αυτήν την οδηγία βίντεο:

Ποιος διασφαλίζει και πώς

Τα έγγραφα επικυρώνονται από τον επικεφαλής της επιχείρησης ή ατομικός επιχειρηματίας. Είναι σημαντικό μέρος της υπογραφής να βρίσκεται τόσο στο επικολλημένο χαρτί όσο και στο έγγραφο.

Αξίζει να πούμε ότι με την υπογραφή των δεμένων εγγράφων, ο διαχειριστής αναλαμβάνει υποχρεώσεις για το περιεχόμενό τους ή ορίζει εξουσιοδοτημένο πρόσωπο με εντολή για τη γνησιότητα.

Χαρακτηριστικά εγγραφής λογιστικής τεκμηρίωσης

Η συρραφή λογιστικής τεκμηρίωσης είναι παρόμοια με τη συρραφή κανονικών εγγράφων. Υπάρχει όμως μια διαφορά. Για ραφή λογιστικά έγγραφακάντε 5 τρύπες γιατί οι θήκες καταλήγουν να είναι πιο χοντρές. Μόνο ένας εξουσιοδοτημένος υπάλληλος μπορεί να συρράψει έγγραφα. Συχνά ο λογιστής που είναι υπεύθυνος είναι αυτός που διαχειρίζεται τις υποθέσεις.

Η αρίθμηση γίνεται με απλό μολύβι. Κατά τη συρραφή εγγράφων, καταρτίζεται κατάλογος των εγγράφων του αρχείου.

Καταγραφή εμπορευμάτωναποτελείται από τις ακόλουθες ενότητες:

• όνομα του εγγράφου,
• την ημερομηνία κατά την οποία συντάχθηκε η απογραφή,
• κατάλογος εγγράφων,
• υπογραφή του υπεύθυνου.

Χαρακτηριστικά προετοιμασίας εγγράφων για υποβολή στο αρχείο

Τα έγγραφα για υποβολή στο αρχείο συντάσσονται από υπαλλήλους των διαρθρωτικών τμημάτων. Η ίδια η προετοιμασία περιλαμβάνει:

1. Συστηματοποίηση εγγράφων.
2. Αρίθμηση.
3. Αρχειοθέτηση εγγράφων σε έναν μόνο φάκελο ανάλογα με τον σκοπό τους.
4. Συμπλήρωση της απογραφής.
5. Σχέδιο εξωφύλλου εγγράφου.

Η παραπάνω διαδικασία κατάθεσης εγγράφων περιλαμβάνει τη μακροχρόνια αποθήκευση τους, δηλ. τουλάχιστον 25 χρόνια.

Εάν τα έγγραφα θα αποθηκευτούν στα αρχεία του οργανισμού λιγότερο από 10 χρόνια, επιτρέπονται ορισμένες χαλαρώσεις, δηλαδή, ενδέχεται να μην πραγματοποιηθούν τα ακόλουθα:

• Αρίθμηση φύλλων στο αρχείο.
• Συστηματοποίηση φύλλων στη θήκη.
• Ράψτε με κλωστές και αφήστε για αποθήκευση σε συνδετικό.

Η διαδικασία ραφής είναι η ίδια με την κανονική ραφή. Εάν σε θήκη υπόκειται σε ραφή περισσότερα από 250 φύλλα, τότε πρέπει να το χωρίσετε σε πολλούς τόμους. Κάθε τόμος είναι δεμένο.

Εάν πρόκειται να αποθηκευτούν έγγραφα περισσότερα από 25 χρόνια, στη συνέχεια κατά την προετοιμασία για τη ραφή, τοποθετείται ένα πρόσθετο κάλυμμα από χαρτόνι στη θήκη, το οποίο προστατεύει τα έγγραφα και τις κλωστές από την υπερβολική τριβή και δίνει στη θήκη μια πιο όμορφη εμφάνιση.

Κατά την αρχειοθέτηση αρχείων για το αρχείο, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το κείμενο παραμένει αναγνώσιμο. Αρίθμησηπραγματοποιείται με ένα απλό μολύβι στην επάνω δεξιά γωνία. Δεν συνιστάται η χρήση στυλό και στυλό gel, χρωματιστά μολύβια και μαρκαδόροι για αυτούς τους σκοπούς.

φύλλο Α3αριθμημένο ως ένα φύλλο και στριφωμένο στην αριστερή άκρη και διπλωμένο. Αν το φύλλο είναι στριφωμένο από τη μέση, τότε θα μετρηθούν 2 φύλλα.

Φωτογραφίες ή εικόνες, και επίσης διαγράμματα και χάρτεςαριθμημένα στο πίσω μέρος στην επάνω αριστερή γωνία. Οι φάκελοι αριθμούνται πρώτα και χωριστά από τα χάρτινα περιβλήματά τους.

Εάν η υπόθεση συντάσσεται από πολλούς τόμους, τότε αυτοί (οι τόμοι) αριθμούνται ο καθένας ξεχωριστά.

Κάλυμμαμορφοποιημένο ως εξής:

• Αναφέρετε το όνομα του οργανισμού ή του ιδρύματος.
• Υποδιαίρεση.
• Διάρκεια ζωής.
• Όνομα υπόθεσης.

Είναι σημαντικό να συμμορφώνεστε με ορισμένες απαιτήσεις. Όνομα ιδρύματοςμπορεί να αλλάξει. Επομένως, κατά τη σύνταξη του εξωφύλλου ενός εγγράφου, είναι απαραίτητο να αναγράφονται 2 τίτλοι. Τα ονόματα των ιδρυμάτων αναφέρονται στην ονομαστική περίπτωση. Το παλιό όνομα λαμβάνεται σε αγκύλες, το νέο θα πρέπει να βρίσκεται κάτω από αυτό.

Επιπλέον, ενδείκνυται θέμα της υπόθεσης. Αυτά μπορεί να είναι πράξεις, τιμολόγια, παραγγελίες κ.λπ. τότε δομική μονάδακαι την περίοδο για την οποία περιέχονται τα έγγραφα σε αυτήν ή το ημερολογιακό έτος. Αυτές είναι οι πρώτες και τελευταίες ημερομηνίες των εγγράφων.

Εάν τα έγγραφα είναι συρραμμένα για ένα ημερολογιακό έτος, τότε θα πρέπει να αναφέρετε, για παράδειγμα, "Παραγγελίες του 20015". Υποδεικνύεται επίσης διάρκεια ζωής: μόνιμη ή οριστική.

Το απόθεμα δεν λαμβάνεται υπόψη κατά την αρίθμηση των φύλλων στο αρχείο. Οι περιπτώσεις μπορούν να παρατίθενται κατά σειρά σπουδαιότητας. Για παράδειγμα, χάρτης, πρωτόκολλα, σχέδια.

Ένα εκπαιδευτικό βίντεο σχετικά με τον τρόπο σχεδίασης ενός φακέλου για αρχειοθέτηση εξετάζεται εδώ:

Προετοιμασία για υποβολή στην εφορία

Για να εγγραφείτε ως επιχειρηματίας ή νομικό πρόσωπο, καθώς και αλλαγές στις πληροφορίες κατά την επιθεώρηση φορολογική υπηρεσίαΤα υποβληθέντα έγγραφα συρράπτονται παρουσία συμβολαιογράφου. Οι καινοτομίες δεν ισχύουν σε αυτή την περίπτωση, αφού με αυτόν τον τρόπο ο συμβολαιογράφος εγγυάται ότι δεν θα ακολουθήσουν διορθώσεις μετά την πιστοποίηση της υπογραφής του αιτούντος.

Από τον Ιούλιο του 2013, μπορείτε να υποβάλετε αναφορά στην εφορία χωρίς να συρράψετε το έγγραφο. Αυτό το στοιχείο εξαιρείται από τις Μεθοδολογικές Συστάσεις. Κατά τη διακριτική ευχέρεια των επιχειρηματιών, υπάρχει πλέον η επιλογή να υποβάλουν έγγραφα απλά συρραπωμένα ή ραμμένα.

Ωστόσο, κανείς δεν ακύρωσε τους κανόνες της εργασίας γραφείου. Και ως εκ τούτου συστατικών εγγράφωνΣυνιστάται να το αναβοσβήσετε χειροκίνητα.

Πώς να στρίψετε τα έγγραφα σωστά και με ποιο νήμα.

Χάρη στο σωστό υλικολογισμικό, τα έγγραφα οργανώνονται ευκολότερα. Πολλά έγγραφα μεταφέρονται στο αρχείο. Είναι πιο βολικό να αποθηκεύετε δεμένα έγγραφα πολλών φύλλων και να παρέχετε έγγραφα στις αρχές επιθεώρησης. Τα χαρτιά παραμένουν εντελώς άθικτα, εξαλείφοντας την πιθανότητα αντικατάστασης, πλαστογραφίας ή απώλειας.

• Το ζήτημα του σωστού υλικολογισμικού εγγράφων δεν απασχολεί μόνο τους εργαζόμενους κρατικούς φορείς, αλλά και εκπρόσωποι μικρών επιχειρήσεων.
• Εάν το υλικολογισμικό δεν έχει εγκατασταθεί σωστά, η διαδικασία εγγραφής μπορεί να διαρκέσει αόριστο χρονικό διάστημα. Το σωστό υλικολογισμικό αποτελεί εγγύηση μέγιστης προστασίας της τεκμηρίωσης.

Πώς να εκτελέσετε το υλικολογισμικό σύμφωνα με τις υπάρχουσες απαιτήσεις; Πώς να κάνετε τα πάντα την πρώτη φορά εάν δεν υπάρχει σαφές σύνολο κανόνων για την κατάθεση εγγράφων γραφείου; Το υλικό σε αυτό το άρθρο είναι αφιερωμένο σε με διάφορους τρόπουςτεκμηρίωση υλικολογισμικού.

• Εάν πρέπει να συρράψετε χαρτιά γραφείου σε πολλά φύλλα, τότε πρώτα απ 'όλα πρέπει να εξοικειωθείτε με τους κανονισμούς. Φυσικά, το πρώτο πράγμα που έρχεται στο μυαλό είναι η κόλλα ή ένα συρραπτικό. Δεν είναι δυνατή η επικόλληση πολυσέλιδων εγγράφων. Πώς όμως τα ράβεις μεταξύ τους; Σε τελική ανάλυση, το εσφαλμένο υλικολογισμικό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα, τουλάχιστον, την άρνηση εγγραφής μιας αρχής που απαιτεί από εσάς να παράσχετε ένα πακέτο εγγράφων.
• Τι να κάνετε εάν δεν υπάρχει σύνολο κανόνων και δειγμάτων και είναι αδύνατο να ράψετε χαρτιά όπως αποδεικνύεται και όχι όπως θα έπρεπε. Παρά το γεγονός ότι δεν υπάρχουν σαφείς οδηγίες σχετικά με τη δέσμευση των εγγράφων, είναι απαραίτητο να εστιάσουμε στις ειδικές απαιτήσεις της αρχής που ζητά πληροφορίες με τη μορφή δεμένου πακέτου εγγράφων.
• Θα είναι επίσης χρήσιμο να εξοικειωθείτε με γενικές συστάσεις για έγγραφα που αναβοσβήνουν που αποτελούνται από περισσότερα από ένα φύλλα. Συλλέγονται σε μπροσούρα ή μεθοδολογικές συστάσειςγια το 2009. Υπάρχει επίσης ένα φυλλάδιο για το 2004. Είναι πιο κατάλληλο για την εγγραφή τεκμηρίωσης LLC.

Κανόνες για τη ραφή εγγράφων GOST

• Οι μέθοδοι ραφής φύλλων που περιγράφονται στα φυλλάδια αναφέρονται σε έγγραφα που πρέπει να φυλάσσονται για περισσότερα από 10 χρόνια.
• Η συρραφή των πολυσέλιδων εγγράφων πραγματοποιείται με τη χρήση κανονικής βελόνας και χοντρού νήματος. Αλλά πώς να μάθετε πώς να αναβοσβήνουν σωστά την τεκμηρίωση της επιχείρησης; Εξάλλου, αυτή η ικανότητα θα σας φανεί χρήσιμη περισσότερες από μία φορές σε όλη τη γραφειοκρατική ή επιχειρηματική σας σταδιοδρομία.

Ποια έγγραφα είναι ραμμένα;

• Τεκμηρίωση προσωπικού με βάση τα αποτελέσματα του τρέχοντος έτους
• Λογιστική τεκμηρίωση
• Εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα του υπαλλήλου
• Έγγραφα για την εφορία
• έγγραφα για την υποβολή εκθέσεων στο Ταμείο Συντάξεων της Ρωσίας
• έγγραφα σε διάφορα τμήματα της τράπεζας
• έγγραφα διαγωνισμού
• αντίγραφα των νόμιμων εγγράφων
• έγγραφα για τη σύναψη ιδιαίτερα σημαντικών συμφωνιών
• βιβλία κερδών
• συμβολαιογραφικά αντίγραφα και μεταφράσεις
• κατά την προετοιμασία της τεκμηρίωσης για αρχειοθέτηση

• Είναι συνηθισμένο να ράβετε ένα πακέτο εγγράφων με βελόνα και κλωστή. Αυτό σας επιτρέπει να διατηρήσετε την ακεραιότητά τους: σε αυτόν τον τύπο χαρτιού θα είναι δύσκολο να αντικατασταθεί, κάτι που είναι πολύ σημαντικό σήμερα.
• Μερικές φορές επιτρέπεται η χρήση συρραπτικού για τη συρραφή εγγράφων. Η ιδανική επιλογή είναι η χρήση ειδικού εξοπλισμού.
• Οι λογιστές πολλών οργανισμών μεταπηδούν σε συνεργασία λογιστικά προγράμματα. Δεν χρειάζεται να αντιγραφούν σε χαρτί. Υπάρχει διαδικτυακή λογιστική για αυτό. Έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφήυπογεγραμμένος ψηφιακή υπογραφήέχουν το ίδιο νομική σημασία, καθώς και χάρτινα (για παράδειγμα, τιμολόγια).
• Όμως, παρά την ευκολία εργασίας με τεκμηρίωση σε ψηφιακή μορφή, θα πρέπει να ασχοληθούμε με τη συνήθη έντυπη τεκμηρίωση για μεγάλο χρονικό διάστημα και απαιτείται ήδη η προετοιμασία ορισμένων εγγράφων.

Η τεκμηρίωση του γραφείου έχει διαφορετική σημασία. Τα έγγραφα διαφέρουν ως προς το πάχος του αρχείου και το σχήμα των φύλλων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να αναβοσβήσετε την τεκμηρίωση.

Ποιες εξωτερικές διαφορές μπορεί να υπάρχουν μεταξύ των ραμμένων αντικειμένων:

• ένα έγγραφο που αποτελείται από 2 ή περισσότερα φύλλα Α4
• λογιστική τεκμηρίωση, συμπεριλαμβανομένων ταμειακά έγγραφα, που αποτελούνται από διαφορετικούς αριθμούς εγγράφων, αποθηκεύονται σε χαρτόκουτα

Τι νήμα πρέπει να χρησιμοποιήσω για να ράψω έγγραφα;

• Εάν δεν λαμβάνετε σοβαρά υπόψη την κατάθεση της τεκμηρίωσης, τότε τα έγγραφα που ετοιμάζονται για παράδοση μπορεί απλώς να σας επιστραφούν με την απαίτηση να επαναλάβετε πλήρως το υλικολογισμικό. Επομένως, συνιστάται να εξοικειωθείτε με τους κανόνες ραφής και τις βασικές απαιτήσεις πριν γίνουν σοβαρά σφάλματα στο υλικολογισμικό των εγγράφων.
• Μια άλλη επιλογή για να λύσετε το πρόβλημα είναι να απευθυνθείτε σε επαγγελματίες. Εάν δεν έχετε χρόνο να μελετήσετε το ζήτημα της τεκμηρίωσης υλικολογισμικού, τότε μπορείτε να το εμπιστευτείτε στους ειδικούς μιας εταιρείας εκτύπωσης. Θα χρειαστούν 10-30 λεπτά για τη ραφή εγγράφων με πλαστικό ή μεταλλικό ελατήριο με κάλυμμα.
• Ωστόσο, υπάρχει κάποιος κίνδυνος να εμπιστευτείτε τα έγγραφά σας σε τρίτους: τα έγγραφα μπορεί να περιέχουν εμπορικά μυστικά.
• Επομένως, θα πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά μία φορά τις οδηγίες σχετικά με τον τρόπο συρραφής τεκμηρίωσης διαφόρων μορφών χρησιμοποιώντας συνηθισμένα νήματα ή συρραπτικό.

• Η τεκμηρίωση είναι ραμμένη με σπάγκο τράπεζας, λεπτή ταινία Mylar ή κλωστές ραφής. Αλλά αν δεν υπάρχουν τέτοια νήματα, τότε τα συνηθισμένα σκληρά νήματα θα κάνουν.
• 2-3 φύλλα ράβονται μεταξύ τους με κανονική κλωστή. Πρέπει να διπλωθεί στη μέση για δύναμη. Η διαδικασία της ραφής ξεκινά με τις τρύπες που γίνονται στα φύλλα. Η ραφή γίνεται από την πίσω πλευρά των φύλλων που συναρμολογούνται μεταξύ τους.
• Η βελόνα εισάγεται πρώτα στη μεσαία οπή. Είναι καλύτερα να χρησιμοποιείτε διπλό υλικολογισμικό. Όταν ολοκληρωθεί η ραφή, η βελόνα και η κλωστή εισάγονται στην κεντρική τρύπα και βγαίνουν στο πίσω μέρος των συναρμολογημένων εγγράφων. Το υπόλοιπο άκρο του νήματος πρέπει να είναι δεμένο σε κόμπο.

Η τεκμηρίωση είναι ραμμένη με σπάγκο τράπεζας, λεπτή ταινία Mylar ή κλωστές ραφής

Πώς να ράψετε την τεκμηρίωση με νήμα

Προετοιμασία αξεσουάρ:

• βελόνες και κλωστή κατάλληλου πάχους
• έγγραφα που πρέπει να αναβοσβήσουν
• ένα σουβλί ή άλλο εργαλείο για το άνοιγμα οπών στο χαρτί
• σφραγίδα οργάνωσης
• κόλλα χαρτικής

Συνδυάζουμε το έγγραφο σε 3 στάδια:

• Ετοιμάζουμε χαρτιά για ραφή. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να τα τακτοποιήσετε σε ομάδες
• Έλεγχος εάν η αρίθμηση είναι σωστή
• Ράψιμο
• Συντάσσουμε μια συνοδευτική επιγραφή.
• Ετοιμάζουμε εσωτερική απογραφή.
• Πιστοποιούμε την ολοκληρωμένη εργασία

Για ένα δεμένο πακέτο εγγράφων, επιτρέπονται τα ακόλουθα:

• χάσετε το στάδιο της συστηματοποίησης των εγγράφων
• διανομή εγγράφων χωρίς αρίθμηση
• Είναι δυνατή η υποβολή εγγράφων χωρίς πιστοποίηση

Στάδιο 1:

• Απλώνουμε τα χαρτιά όπως πρέπει να βρίσκονται στο έγγραφο. Αριθμούμε κάθε σελίδα με αριθμούς στην επάνω δεξιά γωνία. Για αυτό χρησιμοποιούμε ένα απλό μολύβι.
• Κάνουμε τρυπήματα. Εάν το έγγραφό μας αποτελείται από πολλά φύλλα, τότε μπορεί εύκολα να γίνει ένα τρύπημα με βελόνα και κλωστή. Τρυπάμε ένα πολυσέλιδο έγγραφο με ένα σουβλί ή χρησιμοποιούμε ένα κοφτερό καρφί. Για να διευκολύνετε τη διαδικασία τρυπήματος του χαρτιού, πάρτε ένα σφυρί.
• Πόσες τρύπες πρέπει να κάνω; Αυτό εξαρτάται από τις απαιτήσεις του οργανισμού που ζητά τα έγγραφα. Τα τρυπήματα πρέπει να είναι ομοιόμορφα κατά μήκος του αριστερού περιθωρίου. Οι τρύπες γίνονται στη μέση του φύλλου, η απόσταση μεταξύ τους είναι 3 cm.

Ένα φύλλο χαρτιού είναι κολλημένο πάνω στα δεμένα έγγραφα. Είναι σφραγισμένο, υπογεγραμμένο και χρονολογημένο

• Για ιδιαίτερα σημαντικά έγγραφα, γίνονται πέντε τρύπες. Αυτός είναι ο πιο αξιόπιστος τρόπος για την προστασία των χαρτιών από την αντικατάσταση.
• Πιστοποιούμε το έγγραφο: ετοιμάζουμε ένα κομμάτι χαρτί διαστάσεων 4 επί 5-6 εκ. Αναφέρουμε πάνω του τον αριθμό των φύλλων που είναι ραμμένα με αριθμούς και λέξεις. Προσθέτουμε εδώ τη θέση, το επώνυμο, το όνομα και το πατρώνυμο του προσώπου που πιστοποιεί τα έγγραφα.

Σωστά δεμένο έγγραφο: πίσω πλευρά

• Βάλτε κόλλα και τοποθετήστε αυτό το φύλλο στο σημείο που βρίσκεται ο κόμπος και συναντώνται οι κλωστές. Παίρνουμε τις κοντές άκρες των κλωστών πέρα ​​από το φύλλο για να κρέμονται ελεύθερα. Υπογράφει το πιστοποιητικό εγγράφου. Αν υπάρχει σφραγίδα ή είναι απαραίτητο στο έγγραφο, τότε βάζουμε σφραγίδα. Εδώ δεν πρέπει απλώς να υπογράψετε ή να βάλετε μια σφραγίδα, αλλά να το κάνετε με τέτοιο τρόπο ώστε μέρος της υπογραφής και της σφραγίδας να εκτείνεται πέρα ​​από το όριο του επικολλημένου φύλλου.

• Χρησιμοποιώντας ένα σουβλί κάνουμε τρεις τρύπες. Πρέπει να υπάρχει απόσταση 3-5 cm μεταξύ τους.
  Εισάγουμε τη βελόνα από το μεσαίο τρύπημα στην πίσω πλευρά των φύλλων που συγκεντρώνονται μεταξύ τους, αφήνοντας ένα κομμάτι κλωστή πάνω από 7 cm.
• Φέρνουμε τη βελόνα στην μπροστινή πλευρά μέσα από την τρύπα που βρίσκεται στην κορυφή. Τραβάμε τη βελόνα και περνάμε από την κάτω τρύπα στην πίσω πλευρά.
• Από την μπροστινή πλευρά περνάμε τη βελόνα στη μεσαία παρακέντηση. Τώρα το νήμα μπορεί να κοπεί, αφήνοντας μήκος τουλάχιστον 7 cm.
• Έχουμε δύο κλωστές που απομένουν: στην επάνω τρύπα και στη μέση. Ας τα συνδέσουμε μαζί.
  Ετοιμάστε ένα ορθογώνιο φύλλο και κολλήστε το στον κόμπο που προκύπτει.

Μη αυτόματη συρραφή εγγράφων σε 3 τρύπες: διάγραμμα

Βίντεο: Πώς να ράψετε ένα δίπλωμα με τρεις τρύπες;

• Ένας πιο αξιόπιστος τρόπος για να συρράψετε έγγραφα είναι με τέσσερα τρυπήματα. Κάνουμε 4 τρύπες. Ράψτε από την τρύπα που βρίσκεται δεύτερη από την κορυφή. Εισάγουμε τη βελόνα στην επάνω παρακέντηση, επιστρέφουμε στη δεύτερη τρύπα στο πάνω μέρος και μετά στην τρίτη. Μέσω της τέταρτης παρακέντησης στέλνουμε τη βελόνα στο πίσω μέρος του εγγράφου.
• Απομένει να εισαγάγετε τη βελόνα στην τρίτη τρύπα από την μπροστινή πλευρά. Η παρακάτω εικόνα θα σας πει πώς να συρράψετε έγγραφα χρησιμοποιώντας τέσσερις τρύπες.

Πώς να αναβοσβήσετε ένα φάκελο με 4 τρύπες: διάγραμμα

Τι πρέπει να προσέξεις:

• Πραγματοποιούμε το firmware αυστηρά κάθετα και τηρώντας συμμετρία
• Οι τρύπες στα έγγραφα πρέπει να βρίσκονται κατά μήκος του αριστερού περιθωρίου
• το περίγραμμα από την άκρη του φύλλου είναι 1,5-2 cm
• η βελόνα εισάγεται για πρώτη φορά από το πίσω μέρος του εγγράφου

Οδηγούμε το νήμα στο εξωτερικό τρύπημα από την πίσω πλευρά

Βίντεο: Πώς να κάνετε flash έγγραφα;

Πώς να ράψετε έγγραφα σε μια γωνία: διάγραμμα

Μερικές φορές είναι απαραίτητο να συρράψετε ένα έγγραφο από τη γωνία. Πώς να το κάνετε σωστά, δείτε το βίντεο.

Βίντεο: Πώς να συρράψετε έγγραφα;

Συρραφή εγγράφων με συρραπτικό

Πώς να συρράψετε έγγραφα χρησιμοποιώντας συρραπτικό - δείτε το βίντεο.

Βίντεο: Πώς να συρράψετε σωστά τα έγγραφα;

Πώς να αριθμήσετε σωστά τις σελίδες του εγγράφου κατά την κατάθεση;

• Βάζουμε αραβικούς αριθμούς στα φύλλα
• Χρησιμοποιούμε ένα απλό μολύβι για αυτό
• Βάζουμε τους αριθμούς σε αύξουσα σειρά
• Αριθμούμε φύλλα, όχι σελίδες (τα έγγραφα μπορεί να έχουν τη δική τους αρίθμηση)
• Βάζουμε τον αριθμό σελίδας στην επάνω δεξιά γωνία, χωρίς να αγγίξουμε το κείμενο του εγγράφου.
• Οι αιτήσεις είναι αριθμημένες με γενική σειρά
• Αριθμούμε τα γράμματα ως εξής: βάλτε έναν αριθμό στον φάκελο και μόνο μετά από αυτό αριθμούμε τα φύλλα που περιέχονται στο γράμμα
• Πολλαπλοί τόμοι εγγράφων αριθμούνται ξεχωριστά
• Οι αιτήσεις που διατίθενται σε ξεχωριστό τόμο αριθμούνται επίσης ξεχωριστά
• Εάν τα έγγραφα έχουν συνταχθεί σε φύλλο μεγάλου σχήματος, τότε τοποθετήστε την αρίθμηση στην επάνω δεξιά γωνία, λυγίστε το και αρχειοθετήστε το κάτω από τη μία άκρη
• Για τα μεμονωμένα θραύσματα που υποδεικνύονται στο έγγραφο (για παράδειγμα, έλεγχοι), συντάσσουμε ένα απόθεμα και αυτό το έγγραφοαριθμημένα σε γενική σειρά.

Πώς να συρράψετε έγγραφα για την εφορία: κανόνες, δείγμα

• αριθμός φύλλων σε ένα υλικολογισμικό - όχι περισσότερο από 150
• Τα έγγραφα είναι ραμμένα με τέτοιο τρόπο ώστε οι ημερομηνίες και οι θεωρήσεις να παραμένουν ευανάγνωστες
• Ο φορολογικός ελεγκτής μπορεί να χρειαστεί ένα αντίγραφο του εγγράφου, επομένως είναι απαραίτητο να συρράψετε τα χαρτιά με τέτοιο τρόπο ώστε η σάρωση ή άλλη αντιγραφή να μην απαιτεί σπάσιμο του υλικολογισμικού
• όλα τα φύλλα του εγγράφου είναι αριθμημένα (η αρίθμηση ξεκινά από ένα: 1, 2, 3)
• Τα έγγραφα συρράπτονται με τη μέθοδο 2-4 παρακέντησης. Το νήμα βγαίνει στην πίσω πλευρά και δένεται.
• Στον κόμπο είναι κολλημένο ένα κομμάτι χαρτί (το μέγεθος του είναι 3x5 cm) με επιγραφή πιστοποίησης και σφραγίδα.

Πώς να συρράψετε έγγραφα για την εφορία

• Το ημερολόγιο είναι δεμένο με σκληρό εξώφυλλο. Αυτό είναι απαραίτητο για τη διατήρηση της σωστής εμφάνισης του εγγράφου για μεγάλο χρονικό διάστημα αποθήκευσης.
• Τα έγγραφα είναι αριθμημένα.
• Το ημερολόγιο είναι ραμμένο με κανονικό χοντρό νήμα χωρίς να συμμορφώνεται με καμία κανονιστική απαίτηση.

Για υλικολογισμικό μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ακόλουθα υλικά:

• σπάγγος τράπεζας
• κανονικό νήμα Νο. 10 (ραμμένο με μεγάλο αριθμό βελονιών)
• λεπτό μακρύ κορδόνι
• ακατέργαστο νήμα ή ράψιμο
• το δεσμευμένο έγγραφο είναι σφραγισμένο για την προστασία των αρχείων από εξωτερικές παρεμβολές

Διαδικασία υλικολογισμικού ημερολογίου:

• ετοιμάστε τρεις τρύπες με τρύπα ή σουβλί (κάντε τρύπες στα αριστερά στα περιθώρια του γεμιστήρα)
• εισάγετε το νήμα από το πίσω μέρος του γεμιστήρα που δένει στην εξωτερική οπή
• φέρτε το νήμα στην μπροστινή πλευρά και τραβήξτε τις άκρες, ευθυγραμμίζοντάς τες
• εισάγετε τα άκρα των νημάτων (το τμήμα πρέπει να είναι 6-8 cm) στην τρύπα που βρίσκεται στο κέντρο και τραβήξτε την προς την πίσω πλευρά
• εάν χρησιμοποιείτε ένα νήμα που δεν είναι αρκετά δυνατό, επαναλάβετε τη διαδικασία
• Δένουμε τις άκρες των κλωστών με έναν κόμπο στην πίσω πλευρά πιάνοντας το κεντρικό νήμα που περνάει από τις εξωτερικές τρύπες
• κολλήστε τις άκρες των κλωστών στο γεμιστήρα και κολλήστε από πάνω ένα μικρό τετράγωνο χαρτάκι στο οποίο υπογράφει και υπογράφει ο υπεύθυνος
• υποδείξτε την ημερομηνία υλικολογισμικού

Πώς να αναβοσβήσετε ένα σημειωματάριο λογιστικής: δείγμα

Βίντεο: Πώς μπορεί ένας μεμονωμένος επιχειρηματίας να κάνει flash έγγραφα;

Το υλικολογισμικό των εγγράφων για αρχειοθέτηση

Θα μάθετε για τις δυνατότητες των εγγράφων που αναβοσβήνουν για το αρχείο στο βίντεο.

Βίντεο: Καταθέτω έναν ΦΑΚΕΛΟ ΑΡΧΕΙΟΥ στην κάμερα - λεπτομερής περιγραφή

Πώς να αναβοσβήσετε ένα φάκελο με έγγραφα;

Η διαδικασία αναλαμπής ενός φακέλου με έγγραφα φαίνεται στο βίντεο.

Βίντεο: Αρχειοθέτηση υπόθεσης

Πώς να ράψετε μια θήκη;

Δείτε το βίντεο για να δείτε πώς να αρχειοθετήσετε σωστά μια υπόθεση.

Βίντεο: Κατάθεση υπόθεσης (1η επιλογή).

Βίντεο: Αρχειοθέτηση υπόθεσης (2η επιλογή)