स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ। कार्यालय स्वचालन और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली


पावेल बास्काकोव,रोसलॉजिस्टिक्स, मॉस्को में आईटी विभाग के प्रमुख

कुछ साल पहले उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह का स्वचालनहर जगह लागू नहीं किया गया: मुख्य रूप से में बड़े संगठन. पिछले दो वर्षों में छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों की भी ऐसे सॉफ्टवेयर में रुचि बढ़ी है। सिस्टम अधिक कार्यात्मक और उपयोग में आसान हो गए हैं। स्ट्रीम डेटा प्रविष्टि क्षमताएं सामने आई हैं। एक आधुनिक औद्योगिक स्कैनर और सॉफ्टवेयर के एक सेट से युक्त एक सेट आपको कुछ ही मिनटों में एक कागजी दस्तावेज़ को पहचानने, उसे इलेक्ट्रॉनिक में बदलने और उसे अनुक्रमित करने की अनुमति देता है। कीवर्डऔर वर्गीकृत करें.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली लागू करने का सबसे अच्छा समय

यदि कर्मचारियों द्वारा दस्तावेजों की समीक्षा करने में लंबा समय लगता है (जिसके कारण सौदे टूट सकते हैं) या कंपनी के भीतर खो जाते हैं (यह फाइलों और कागजी प्रतियों दोनों पर लागू होता है), तो आपको अपने उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह को स्वचालित करने के बारे में सोचने की ज़रूरत है। एक नियम के रूप में, एक उद्यम को दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली लागू करनी चाहिए यदि उसके कर्मचारियों की संख्या 100 लोगों तक पहुँचती है, और कानूनी विभाग कम से कम दो विशेषज्ञों को नियुक्त करता है (यह भी देखें: यह किन समस्याओं का समाधान करता है?उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह का स्वचालन).

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  1. दस्तावेज़ों की बढ़ी हुई संख्या का प्रसंस्करण। कई साल पहले, अनिश्चितकालीन या में प्रवेश करना आम बात थी दीर्घकालिक अनुबंध. हालाँकि, ऐसे अनुबंध विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक जोखिमों से जुड़े थे। आज, अनुबंध अक्सर छोटी अवधि के लिए संपन्न होते हैं। तदनुसार, हस्ताक्षर करने की आवश्यकता वाले नए दस्तावेज़ों की संख्या कई गुना बढ़ जाती है।
  2. प्रतिपक्षों पर मजबूत नियंत्रण। कंपनियां बेईमान समकक्षों की गलती के कारण वित्तीय क्षति के जोखिम को कम करने का प्रयास करती हैं। आज, प्रत्येक भागीदार के लिए एक ठोस दस्तावेज़ संकलित किया जाता है, जिसमें अधिकतम जानकारी शामिल होती है - चार्टर से लेकर हस्ताक्षर नमूने तक।
  3. लेन-देन समाप्त करते समय खरीदारों और ग्राहकों के बारे में डेटा का संग्रह। पहले, आपूर्तिकर्ताओं को लेनदेन गारंटी के रूप में पूर्व भुगतान या अग्रिम भुगतान की आवश्यकता होती थी। अब वित्तीय साधनों का स्थान कानूनी साधनों ने ले लिया है। आज का बाज़ार ग्राहक का बाज़ार है। ग्राहक तेजी से केवल डिलीवरी पर भुगतान करने के लिए सहमत हो रहे हैं। और लेन-देन के सभी चरणों का कानूनी पंजीकरण भुगतान की एक प्रकार की गारंटी बन जाता है।

किसी उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह के स्वचालन की तैयारी कैसे करें

पहला कदम आपके दस्तावेज़ प्रबंधन वर्कफ़्लो को मैप करना है। आमतौर पर, यह कार्य कंपनी के कानूनी विभाग द्वारा किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने की तैयारी करते समय, आपको दस्तावेज़ संचलन के सभी चरणों पर विचार करने की आवश्यकता है: निर्माण, अनुमोदन, अनुमोदन, निष्पादन, निपटान। किसी दस्तावेज़ को मंजूरी देते समय और उसके संचलन के दौरान सूचना तक पहुंच के अधिकार और अधिसूचना प्रणाली पर निर्णय लेना महत्वपूर्ण है।

दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली लॉन्च करने का पहला कदम दस्तावेज़ों के साथ काम करने की प्रक्रिया तैयार करना है। प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों के हस्ताक्षर से परिचित होना चाहिए, जिससे उन्हें इसका सटीक रूप से पालन करने के लिए बाध्य किया जा सके स्थापित आदेश. प्रोजेक्ट के शुरुआती चरण में कंपनी के पहले व्यक्ति पर बहुत कुछ निर्भर करता है। महानिदेशक का कार्य कर्मचारियों से प्रक्रिया का कड़ाई से पालन कराना है। जो दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दर्ज नहीं किए गए हैं और जिन पर सहमति नहीं है, उन पर हस्ताक्षर नहीं किए जाने चाहिए।

कार्यान्वयन के दौरान, कुछ कर्मचारी मजबूती के लिए प्रक्रिया का प्रयास कर सकते हैं, एक ही प्रकार के बहाने पेश कर सकते हैं कि सिस्टम के साथ काम करना असंभव क्यों है: दस्तावेजों को दर्ज करने में लंबा समय लगता है, कार्यक्रम अद्वितीय व्यवसाय पर लागू नहीं होता है उद्यम की योजनाएँ। ऐसी समस्याएँ इसलिए उत्पन्न होती हैं क्योंकि कंपनी ने पहले ख़राब अनुबंधों का मसौदा तैयार किया था। इस स्तर पर महानिदेशकयह समझना महत्वपूर्ण है: इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम एक वर्ष से अधिक समय से विकसित किए गए हैं और एक से अधिक कार्यान्वयन से गुजर चुके हैं। इसलिए, उत्पन्न होने वाली समस्याओं के बावजूद, ऐसा करना महत्वपूर्ण है नए आदेशसभी के लिए अनिवार्य, और थोड़ी देर बाद हम इसे स्थानीय स्तर पर अनुकूलित करना शुरू करेंगे।

मैं एक बार फिर जोर देना चाहता हूं: महानिदेशक को व्यक्तिगत रूप से कार्यान्वयन को नियंत्रित करना चाहिए। यदि परिणामों का नियंत्रण सुरक्षा सेवा या (इससे भी बदतर) कानूनी विभाग को सौंप दिया जाता है, तो जोखिम है कि परियोजना विफलता में समाप्त हो जाएगी। एक ही समय पर कानूनी विभागकार्यान्वयन प्रक्रिया के प्रबंधन, उसके समय और लागत को नियंत्रित करने के लिए आप पर भरोसा किया जा सकता है। किसी प्रोजेक्ट को समय पर पूरा करने के लिए कर्मचारियों को प्रोत्साहित करने के लिए एक बोनस प्रणाली विकसित करें। पारिश्रमिक का भुगतान केवल तभी किया जाना चाहिए जब सिस्टम समय पर और बजट को बढ़ाए बिना अपनी नियोजित क्षमता तक पहुंच जाए।

परियोजना कार्यान्वयन की समय सीमा.कंपनी के आकार के आधार पर स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन के कार्यान्वयन में आमतौर पर एक महीने से एक वर्ष तक का समय लगता है। यह प्रक्रिया चरणों में हो सकती है. उदाहरण के लिए, पहले चरण में, इलेक्ट्रॉनिक अनुमोदन केवल कंपनी के आपूर्तिकर्ताओं के संबंध में या केवल चयनित शाखा या प्रभाग में लॉन्च किया जाता है (देखें)। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यान्वयन के विभिन्न चरणों में कितना समय लगता है?).

किसी उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह के स्वचालन के चरण

  1. लॉन्च चरण प्रस्तावों की तैयारी और परियोजना की व्यवहार्यता पर निर्णय लेना है। कुल कार्यान्वयन समय का 10% लेता है।
  2. पूर्व-कार्यान्वयन चरण - सिस्टम आवश्यकताओं का निर्माण, आपूर्तिकर्ता का चयन, अनुबंध का निष्कर्ष, विकास आंतरिक नियमन, टीम की तैयारी। 20% समय लगता है.
  3. कार्यान्वयन चरण - सिस्टम परिनियोजन, कॉन्फ़िगरेशन, कार्मिक प्रशिक्षण, कार्यान्वयन आरंभिक परियोजना. 40% समय लगता है.
  4. नियोजित क्षमता तक पहुँचने का चरण दस्तावेजों का बड़े पैमाने पर इनपुट, प्रक्रियाओं के अनुपालन की निगरानी करना है। 30% समय लगता है.

हमारी कंपनी में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने की प्रक्रिया कई चरणों में हुई। परियोजना का आरंभकर्ता और "इंजन" कानूनी विभाग था। कार्यान्वयन से पहले, कई अन्य कंपनियों की तरह, हमारे दस्तावेज़ों को कागज़ पर अनुमोदित किया गया था। स्वचालन में लगभग पाँच महीने लगे। कानूनी विभाग (अनुबंधों की इलेक्ट्रॉनिक स्वीकृति) और संचालन विभाग (संचालन की प्रक्रिया प्रवाह चार्ट का भंडारण, परियोजनाओं के कार्यान्वयन के दौरान विकसित दस्तावेज़ीकरण का समन्वय) के लिए समाधान लागू किए गए थे। योजनाओं में आंतरिक कार्यालय का स्वचालन (आदेश, निर्देश, विनियम) और कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह (आदेश, वित्तीय प्रेरणा से संबंधित दस्तावेज़) शामिल हैं।

सही दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली का चयन कैसे करें

रूसी बाज़ार 20 से अधिक निर्माताओं के समाधान पेश करता है, जिनमें से चार या पाँच खिलाड़ी तकनीकी रूप से बहुत उन्नत हैं। बहुमत सॉफ्टवेयर उत्पाद- घरेलू। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के रूसी डेवलपर्स अंतरराष्ट्रीय कंपनियों की तुलना में अधिक प्रतिस्पर्धी समाधान पेश करते हैं। सिस्टम चुनते समय, निम्नलिखित मापदंडों का मूल्यांकन करें:

  • प्रति वर्ष स्वामित्व की कुल लागत ( मानक समाधान+ कार्यान्वयन और प्रशिक्षण सेवाएँ + सेवा समर्थन);
  • यह सुनिश्चित करना कि उत्पाद अद्यतित है (बिना किसी अतिरिक्त शुल्क के मानक तकनीकी सहायता के हिस्से के रूप में एक या दो साल के भीतर सिस्टम को अपडेट करना);
  • अतिरिक्त मॉड्यूल को आसानी से और जल्दी से कनेक्ट करने की क्षमता (भुगतान के बिना) अतिरिक्त सेवाएँकार्यान्वयन);
  • दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को अन्य कार्यक्रमों (मेल क्लाइंट, अकाउंटिंग सिस्टम) के साथ एकीकृत करने की क्षमता।

उद्यम और क्लाउड प्रौद्योगिकियों में दस्तावेज़ प्रवाह का स्वचालन

क्लाउड प्रौद्योगिकियाँ कंपनी के कंप्यूटरों पर दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली स्थापित नहीं करना संभव बनाती हैं - डेटा दूरस्थ सर्वर पर संग्रहीत किया जाएगा। ऐसी प्रौद्योगिकियों के उपयोग से लाइसेंसिंग और बुनियादी ढांचे की लागत में काफी कमी आती है। हालाँकि, इसके गंभीर नुकसान भी हैं - वे मुख्य रूप से डेटा सुरक्षा से संबंधित हैं। मैं विशेष रूप से दो कमियों पर ध्यान केन्द्रित करूँगा।

1. कई अनुबंधों में गोपनीयता खंड होते हैं जो जानकारी का खुलासा करने पर जुर्माना लगाते हैं। यदि आपकी कंपनी अपने स्वयं के सर्वर पर दस्तावेज़ संग्रहीत करती है, तो आप प्रकटीकरण के जोखिम को पूरी तरह से नियंत्रित करते हैं (उदाहरण के लिए, उचित शर्तें निर्धारित करके)। रोजगार अनुबंध). उपयोग के लिए एक अनुबंध का समापन करते समय क्लाउड प्रौद्योगिकियाँसमाधान प्रदाता आमतौर पर कोई गोपनीयता जोखिम नहीं मानता है। इसका मतलब यह है कि यदि अनुबंध की जानकारी का खुलासा किया जाता है, तो आपको, न कि सेवा प्रदाता को वित्तीय नुकसान होगा।

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2. एक नियम के रूप में, अनुबंध में व्यक्तिगत डेटा होता है। संघीय विधान"व्यक्तिगत डेटा पर" दिनांक 27 जुलाई 2006 संख्या 152-एफजेड स्थापित करता है विशेष ऑर्डरऐसी जानकारी के साथ काम करना। इसलिए, क्लाउड-आधारित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को कनेक्ट करते समय इसे ध्यान में रखें व्यक्तिगत जानकारीविदेश सहित तीसरे पक्ष को अनियंत्रित रूप से हस्तांतरित किया जा सकता है। इसका मतलब यह है कि क्लाउड सिस्टम के उपयोग के लिए अनुबंध समाप्त करते समय, आपको आपूर्तिकर्ता के साथ व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के साथ-साथ इस जानकारी के लीक होने की स्थिति में जोखिमों की स्वीकृति पर चर्चा करने की आवश्यकता है।

क्या टेबलेट पर दस्तावेज़ों के साथ काम करना उचित है?

में पिछले सालटैबलेट कंप्यूटर से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में काम करना फैशनेबल हो गया है। लगभग हर सिस्टम विक्रेता ने अपने उत्पाद का एक टैबलेट संस्करण विकसित किया है। हालाँकि, मेरा मानना ​​है कि इसका मतलब केवल महानिदेशक के लिए ही काम करना है, और कुछ मामलों में, उन कर्मचारियों के लिए भी जो यात्रा कर रहे हैं। मुख्य रूप से दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने और निर्देश जारी करने के लिए टैबलेट कंप्यूटर का उपयोग करना सुविधाजनक है। एक वकील या परियोजना प्रबंधक के लिए जिसे अनुबंध में महत्वपूर्ण संशोधन करने, टिप्पणियाँ छोड़ने या रिकॉर्डिंग सुधार के मोड में काम करने की आवश्यकता है, एक टैबलेट उपयुक्त नहीं है। ऐसे ऑपरेशन डेस्कटॉप कंप्यूटर पर करने के लिए तेज़ और अधिक सुविधाजनक होते हैं। मेरी राय: टैबलेट से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में काम करने की क्षमता, बेशक, एक सुविधाजनक और सुंदर विकल्प है, लेकिन अनिवार्य नहीं है।

जनरल डायरेक्टर बोलते हैं

दिमित्री पिंचुकोव,कंपनी "डेका", सेंट पीटर्सबर्ग के कार्यकारी निदेशक

अब, 1सी के आठवें संस्करण में परिवर्तन के हिस्से के रूप में, हमने प्रबंधन रिपोर्टिंग और बजटिंग को स्वचालित और समेकित करने के लिए एक परियोजना शुरू की है। कई लक्ष्य हैं: सूचना की सटीकता बढ़ाना, प्रबंधन रिपोर्टिंग तैयार करने के लिए श्रम और समय की लागत को कम करना, अनुमोदित संकेतकों के नियंत्रण को सरल बनाना और ऑनलाइन डेटा का उपयोग करने की संभावनाओं का विस्तार करना। फिलहाल, हमें मुद्रित, हाथ से हस्ताक्षरित और फ़ोल्डरों में दाखिल किए गए बहुत सारे कागजात से निपटना होगा। स्वचालन आपको प्रबंधन रिपोर्टिंग के अनुमोदित रूपों को समेकित करने की अनुमति देगा - लाभ और हानि विवरण, बैलेंस शीट, प्रवाह नकद, - जबकि "1सी" संस्करण 7.7 में केवल अकाउंटिंग प्रोग्राम से डेटा डाउनलोड करना और उसे एक्सेल में प्रोसेस करना संभव था। स्वचालन हमें वित्तीय जिम्मेदारी केंद्रों और बजट मदों के बीच लागतों को तुरंत वितरित करने, परिचालन संबंधी निर्णय लेने के लिए विभागीय बजट के निष्पादन का विश्लेषण करने और उनके काम की प्रभावशीलता का ऑनलाइन मूल्यांकन करने और व्यक्तिगत, विशेष रूप से महत्वपूर्ण लागत मदों का विस्तार से विश्लेषण करने का अवसर भी देगा। हम कार्य के दौरान नियोजित संकेतकों की उपलब्धि पर सीधे नजर भी रख सकेंगे। बुनियादी नियोजन पैरामीटर निर्धारित करते समय विभागों के नियोजित संकेतक और बजट अनुमोदित प्रपत्रों में 1सी में दर्ज किए जाएंगे।

ऐलेना इवानोवा,इलेक्ट्रॉनिक ऑफिस सिस्टम, मॉस्को के विपणन निदेशक

किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने से पहले, चाहे कागजी दस्तावेज़ों के साथ काम कितना भी अच्छा क्यों न किया गया हो, यह आवश्यक है, सबसे पहले, कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का कुछ पूर्व-परियोजना अध्ययन, और दूसरा, उनका बहुत विस्तृत विनियमन। आपको यह समझना होगा कि दस्तावेज़ किससे और किसे भेजा जा रहा है - तभी यह स्पष्ट हो जाएगा कि सिस्टम कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए उपयुक्त है या नहीं।

यदि उद्यम ने अभी तक स्वचालन लागू नहीं किया है, तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन क्रमिक होना चाहिए। सबसे पहले, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को कागज़ वाले दस्तावेज़ों से डुप्लिकेट करना बेहतर है। फिर सिस्टम में ऐसे फ़ंक्शन शामिल होने चाहिए जो आपको कागजी प्रतियों की आवाजाही को ट्रैक करने की अनुमति देंगे ताकि कर्मचारियों के लिए काम के रूप में बदलाव बहुत अचानक न हो। किसी सिस्टम को लागू करते समय, ग्राहक कंपनी के प्रमुख को एक प्रोजेक्ट मैनेजर नियुक्त करना होगा - प्रक्रिया और उसके परिणामों के लिए जिम्मेदार एक विशेषज्ञ। मुख्य बात यह समझना है कि न केवल आपूर्तिकर्ता, बल्कि ग्राहक को भी सिस्टम के कार्यान्वयन पर काम करना चाहिए। तब परियोजना को सफलता का ताज पहनाया जाएगा।

सबसे पहले, सिस्टम पूर्व-कॉन्फ़िगर किया गया है - निर्देशिकाएं दर्ज की जाती हैं, एक्सेस अधिकार सेट किए जाते हैं (किसी भी कंपनी के पास केवल कुछ कर्मचारियों या विभागों के लिए दस्तावेज़ होते हैं)। सेटअप के बाद ट्रायल ऑपरेशन किया जाता है: कई कंपनी विशेषज्ञ सिस्टम में काम करते हैं और जो भी कमियां और असुविधाएं पाते हैं, उनकी रिपोर्ट करते हैं। ये सब ठीक किया जा रहा है. और उसके बाद ही पूर्ण संचालन शुरू होता है।

सही दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली का चयन कैसे करें

नादेज़्दा मर्कुयेवा, 1सी, मॉस्को में उत्पाद प्रचार "1सी: दस्तावेज़ प्रवाह" के प्रमुख

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का चयन दो चरणों में किया जाता है।

  1. एक इंटीग्रेटर का चयन करना. समान परियोजनाओं को पूरा करने में इंटीग्रेटर के अनुभव का मूल्यांकन करें और क्या उसे ग्राहक कंपनियों से सकारात्मक समीक्षा मिली है। जांचें कि क्या वह प्रस्तावित प्रणाली के निर्माता का आधिकारिक भागीदार है, क्या उसके विशेषज्ञों के पास संबंधित उत्पादों के साथ काम करने के लिए आवश्यक योग्यता के स्तर की पुष्टि करने वाले प्रमाण पत्र हैं।
  2. दरअसल एक सिस्टम चुनना. सबसे पहले तो ध्यान दीजिए प्रमुख विशेषताएँउत्पाद। यह न केवल आपकी कंपनी के कार्यों के साथ इसकी कार्यक्षमता का अनुपालन है, बल्कि, उदाहरण के लिए, उपयोग में आसानी, खुलापन और अनुकूलनशीलता (कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए सिस्टम को कितनी आसानी से अनुकूलित किया जा सकता है)। मान लीजिए, अगर हम 1C: दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली के बारे में बात करते हैं, तो यह 1C: एंटरप्राइज़ 8 प्लेटफ़ॉर्म पर कंपनी में पहले से स्थापित उत्पादों के साथ आसानी से एकीकृत हो जाता है, और आपके विशेषज्ञ बाहरी मदद के बिना इस समस्या को हल कर सकते हैं।

"1सी:एंटरप्राइज 8.2" प्लेटफॉर्म पर "1सी:डॉक्यूमेंट फ्लो" एक वेब क्लाइंट के माध्यम से काम कर सकता है, यानी सामान्य ब्राउज़र के माध्यम से - जैसे कि विंडोज इंटरनेट एक्सप्लोरर, मोज़िला फ़ायरफ़ॉक्स, सफारी, गूगल क्रोम. यह आपको विभिन्न ऑपरेटिंग सिस्टम (माइक्रोसॉफ्ट विंडोज, लिनक्स, मैकओएस) वाले उपकरणों पर उत्पाद स्थापित करने की अनुमति देता है, न केवल स्थिर सिस्टम पर, बल्कि मोबाइल पर भी।

वेब सर्वर के माध्यम से 1C:एंटरप्राइज़ डेटाबेस से कनेक्शन सुरक्षित https प्रोटोकॉल का उपयोग करके किया जाता है। यह समाधान अनधिकृत पहुंच को रोकता है.

यदि हम दक्षता के बारे में बात करते हैं, तो किसी उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह का स्वचालन महत्वपूर्ण बचत प्रदान करता है। कागजी दस्तावेजों की संख्या काफी कम हो गई है, जिससे लागत कम हो गई है उपभोग्य. कर्मचारी खोजने में कम समय खर्च करते हैं आवश्यक जानकारी, उत्पन्न करना मानक दस्तावेज़शुरुआत से लेकर विभिन्न रिपोर्टें तैयार करना। दस्तावेजों की तैयारी और अनुमोदन कई गुना तेजी से होता है, जो अन्य बातों के अलावा, भागीदारों की ओर से कंपनी में विश्वास बढ़ाता है।

यहाँ एक उदाहरण है. एलायंस एनर्जी कंपनी ने ऑनलाइन डेटा एक्सचेंज के माध्यम से दस्तावेजों के एक बड़े प्रवाह के प्रसंस्करण में तेजी लाई और अनुमोदन समय कम कर दिया आंतरिक दस्तावेज़. "1सी: दस्तावेज़ प्रवाह" और "1सी: लेखांकन 8" के एकीकरण ने अनुबंधों के तहत आपसी निपटान के समय को कम करना और कम से कम समय में भुगतान करना संभव बना दिया। अब सिस्टम में 500 उपयोगकर्ता एक साथ काम कर सकते हैं और इसके कारण कर्मचारी सामूहिक कार्यों को शीघ्रता से पूरा करने और विवादास्पद मुद्दों को हल करने में सक्षम हैं।

संघीय राज्य के स्वामित्व वाला उद्यम "संयंत्र का नाम रखा गया। हां.एम. स्वेर्दलोव" के कार्यान्वयन के लिए धन्यवाद "1C: दस्तावेज़ प्रवाह" ने विभागों के बीच अनुबंधों पर सहमति बनाने के लिए समय कम कर दिया और अनुबंधों के नुकसान के जोखिम को कम कर दिया, और दस्तावेजों की तैयारी के समय को अधिक प्रभावी ढंग से नियंत्रित करने, पूरा करने की समय सीमा को ट्रैक करने में भी कामयाब रहे। इस प्रक्रिया के प्रत्येक चरण.

रोज़लॉजिस्टिक्स
गतिविधि का क्षेत्र: रूस में पेशेवर एकीकृत रसद सेवाएं
संगठन का स्वरूप: एलएलसी
क्षेत्र: प्रधान कार्यालय - मास्को में; शाखाएँ - सेंट पीटर्सबर्ग, येकातेरिनबर्ग, इरकुत्स्क, नोवोसिबिर्स्क, रोस्तोव-ऑन-डॉन में
कर्मियों की संख्या: 500

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इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली(इलेक्ट्रॉनिक डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट सिस्टम) एक दूसरे से जुड़े हुए हैं संगठनात्मक प्रणाली, विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों और सूचनाओं के प्रबंधन के लिए तकनीकी और सॉफ़्टवेयर। ये सिस्टम आपको संपूर्ण दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने की अनुमति देते हैं जीवन चक्र: सृजन से लेकर उनके विनाश तक.

दस्तावेज़ीकरण, सूचना, विभिन्न प्रकार के डेटा और रिकॉर्ड का प्रबंधन किसी संगठन के काम में जटिल प्रक्रियाओं में से एक है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ इस प्रक्रिया को स्वचालित करना संभव बनाती हैं। दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रिया का स्वचालन किसी संगठन को काम की गति बढ़ाने, सूचना विनिमय से जुड़े नुकसान को कम करने और समग्र रूप से प्रबंधन प्रणाली की गुणवत्ता में सुधार करने में मदद करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लाभ

किसी भी संगठन के कर्मचारी खर्च करने को मजबूर होते हैं बड़ी संख्याखोज और प्रसंस्करण का समय आवश्यक दस्तावेज़और जानकारी. एक नियम के रूप में, ऐसी जानकारी की मात्रा हर दिन बढ़ती ही जाती है। दस्तावेज़ों की मैन्युअल खोज और प्रसंस्करण संगठन में कई समस्याओं का स्रोत बन जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के उपयोग का कार्य की गुणवत्ता पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है। ये प्रणालियाँ मैन्युअल प्रसंस्करण की तुलना में कई लाभ प्रदान करती हैं।

  • इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के मुख्य लाभों में शामिल हैं:सूचना तक पहुंचने के समय में कमी
  • - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन आपको दस्तावेज़ों की कागजी आवाजाही से बचने की अनुमति देता है। कोई भी दस्तावेज़ ई-मेल द्वारा या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के संचार माध्यमों से भेजा जा सकता है।दस्तावेज़ों और सूचनाओं के दोहराव में कमी
  • - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में, किसी दस्तावेज़ की एक प्रति संगठन के बाहर के उपयोगकर्ताओं सहित सभी अधिकृत उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध हो सकती है।डेटा पहुंच को सरल बनाना
  • दस्तावेज़ और डेटा भंडारण का अनुकूलन- एक एकल डेटा भंडारण दस्तावेज़ों की कई प्रतियों को संग्रहीत करने की आवश्यकता को कम करता है। दस्तावेज़ पहुंच और अनुक्रमण उपकरण जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करते हैं, उपयोगकर्ताओं को आवश्यक दस्तावेज़ों और अन्य जानकारी तक तुरंत पहुंचने की अनुमति देते हैं।
  • व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को किसी दिए गए दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रिया के कार्यान्वयन की आवश्यकता होती है। दस्तावेज़ों के साथ की गई कार्रवाइयों के आधार पर, व्यावसायिक एप्लिकेशन स्वचालित रूप से अपडेट किए जा सकते हैं, नए दस्तावेज़ बनाए जा सकते हैं, और आंतरिक और बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ संचार स्थापित किया जा सकता है।
  • ग्राहक सेवा की गुणवत्ता में सुधारसी - आवश्यक जानकारी तक त्वरित पहुंच के कारण, ग्राहक अपने प्रश्नों के उत्तर शीघ्रता से प्राप्त कर सकते हैं।
  • कार्य का अनुशासन एवं गुणवत्ता बढ़ाना- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ कर्मचारियों के लिए सख्त नियम और कार्य प्रक्रियाएँ निर्धारित करती हैं। सिस्टम कर्मचारियों को इन नियमों का उल्लंघन करने की अनुमति नहीं देगा। सभी दस्तावेज़ सिस्टम में संग्रहीत हैं, आवश्यक पहचान और संचलन क्रम है। कर्मचारी निर्दिष्ट कार्रवाई किए बिना दस्तावेज़ की स्थिति को बदलने में सक्षम नहीं होंगे।
  • सूचना का पुन: उपयोग- सूचना के इलेक्ट्रॉनिक प्रसंस्करण और भंडारण के कारण सिस्टम में दर्ज डेटा का पुन: उपयोग करना संभव हो जाता है। उदाहरण के लिए, मानक फॉर्म भरते समय या रिपोर्ट तैयार करते समय।
  • डेटा गुणवत्ता में सुधार- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में, कई फॉर्म और दस्तावेज़ स्वचालित रूप से भरे जाते हैं, जिससे त्रुटियों का जोखिम कम हो जाता है। इसके अलावा, इससे बार-बार दस्तावेज़ जाँच और समायोजन की संख्या कम हो जाती है।
  • दस्तावेज़ों और सूचनाओं की सुरक्षा बढ़ाना- अभिगम नियंत्रण साधनों का उपयोग करके, आप सूचना और दस्तावेजों तक कर्मचारी की पहुंच को सख्ती से नियंत्रित कर सकते हैं। उपलब्धता एकल आधारआपको कम समय में जानकारी संग्रहीत और पुनर्स्थापित करने की अनुमति देता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की संरचना को सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर कॉम्प्लेक्स के दृष्टिकोण से और निष्पादित कार्यों के दृष्टिकोण से माना जा सकता है।

हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर कॉम्प्लेक्स के दृष्टिकोण से, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर घटकों का एक सेट होता है: सर्वर, वर्कस्टेशन, सॉफ्टवेयर, नेटवर्क उपकरण, सिस्टम के विशिष्ट कार्यों को करने के लिए डिज़ाइन किए गए अतिरिक्त उपकरण।

सर्वर को दस्तावेज़ों और सूचनाओं के साथ आवश्यक संचालन करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। सिस्टम प्रदाता और उपयोग की जाने वाली ऑपरेटिंग तकनीकों के आधार पर सर्वर या तो समर्पित या आभासी हो सकता है। साथ ही, सर्वर दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली डेटाबेस को होस्ट कर सकता है।

वर्कस्टेशन दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के साथ उपयोगकर्ता को सहभागिता प्रदान करते हैं। प्रत्येक कार्य केंद्रदस्तावेज़ और डेटा प्रबंधन के लिए इसके कार्यों का अपना सेट है।

सॉफ़्टवेयर दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए आवश्यक क्रियाओं को कार्यान्वित करता है और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का आधार है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सॉफ़्टवेयर में, एक नियम के रूप में, एक कार्यात्मक भाग, एक प्रशासनिक भाग और एक इंटरफ़ेस भाग शामिल होता है।कार्यात्मक भाग

जानकारी के प्रबंधन और प्रसंस्करण के लिए डिज़ाइन किया गया। प्रशासनिक भाग आवश्यक सिस्टम सेटिंग्स प्रदान करता है।इंटरफ़ेस भाग अंतिम उपयोगकर्ताओं के लिए सुलभ रूप में जानकारी और डेटा प्रस्तुत करता है।

अतिरिक्त उपकरण

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के विभिन्न विशिष्ट कार्यों के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक। ऐसे उपकरणों में सूचना इनपुट और आउटपुट डिवाइस, सूचना कोडिंग और एन्क्रिप्शन सिस्टम आदि शामिल हो सकते हैं।


  • सिस्टम उपयोगकर्ताओं के सहयोग और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के विभिन्न घटकों की बातचीत के लिए नेटवर्क उपकरण आवश्यक है।निष्पादित कार्यों के संदर्भ में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की संरचना में ऐसे मॉड्यूल शामिल हैं जो निम्नलिखित क्रियाओं को लागू करते हैं: डेटा प्रविष्टि, अनुक्रमण, दस्तावेज़ प्रसंस्करण, पहुंच नियंत्रण, दस्तावेज़ रूटिंग, सिस्टम एकीकरण, भंडारण।
  • डेटा इनपुट मॉड्यूलइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में प्रारंभिक जानकारी दर्ज करने के लिए आवश्यक। यह जानकारी विभिन्न स्रोतों से आ सकती है: कागजी दस्तावेज़, स्कैनर, मेल, ऑनलाइन फॉर्म, आदि। यह मॉड्यूल डेटा की प्राप्ति और प्रारंभिक प्रसंस्करण सुनिश्चित करता है।
  • अनुक्रमण मॉड्यूल. यह डेटा का पंजीकरण और व्यवस्थितकरण प्रदान करता है। इसकी मदद से, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं के अनुसार आवश्यक दस्तावेजों के भंडारण और पुनर्प्राप्ति को व्यवस्थित कर सकती है।
  • दस्तावेज़ प्रसंस्करण मॉड्यूल. यह मॉड्यूल उपयोगकर्ताओं के बीच सूचना और दस्तावेज़ों का वितरण सुनिश्चित करता है। सिस्टम का प्रत्येक उपयोगकर्ता केवल उन दस्तावेजों के सेट के साथ काम कर सकता है जिनकी उसे आवश्यकता है।
  • रूटिंग मॉड्यूलदस्तावेज़ों के साथ कार्य को व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक। यह मॉड्यूल दस्तावेजों की आवाजाही और प्रसंस्करण के नियमों को निर्दिष्ट करता है। दस्तावेज़ प्रवाह मार्ग बनाने के लिए, दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं को पहले परिभाषित किया जाना चाहिए।
  • सिस्टम एकीकरण मॉड्यूल. एक नियम के रूप में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ अन्य प्रबंधन प्रणालियों (उदाहरण के लिए, CRM, ERP, OLAP सिस्टम) के साथ मिलकर काम करती हैं। सिस्टम एकीकरण मॉड्यूल ऐसे सिस्टम के बीच डेटा ट्रांसफर सुनिश्चित करता है।
  • दस्तावेज़ और डेटा भंडारण मॉड्यूल. यह मॉड्यूल दस्तावेज़ डेटाबेस के कार्यों को कार्यान्वित करता है। यह मॉड्यूल दस्तावेज़ों का भंडारण, संग्रह, पुनर्प्राप्ति और बैकअप प्रदान करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के प्रकार

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ उपयोग की जाने वाली प्रौद्योगिकियों के प्रकार, एकीकरण की डिग्री और अनुप्रयोग के दायरे में भिन्न हो सकती हैं।

उपयोग की जाने वाली ऑपरेटिंग प्रौद्योगिकियों के आधार पर, चार प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

  • क्लाइंट-सर्वर सिस्टम. इस प्रकार की प्रणाली में, दस्तावेज़ीकरण और डेटा के प्रबंधन के लिए मुख्य मॉड्यूल एक समर्पित सर्वर पर स्थित होते हैं। क्लाइंट भाग सिस्टम के साथ उपयोगकर्ता के इंटरेक्शन के लिए इंटरफ़ेस है। इस प्रकार की प्रणाली का लाभ इसकी गति और विश्वसनीयता है।
  • डेटाबेस सिस्टम. ये सिस्टम आमतौर पर SQL या Oracle जैसे डेटाबेस के साथ एकीकृत होते हैं। इन डेटाबेस में सारी जानकारी संग्रहीत होती है। सूचना को संसाधित करने के लिए अलग-अलग मॉड्यूल का उपयोग किया जाता है। ऐसी प्रणालियों का लाभ बड़ी मात्रा में जानकारी संग्रहीत करने की क्षमता है।
  • वेब प्रौद्योगिकियों पर आधारित सिस्टम. ये सिस्टम सर्वर तक रिमोट एक्सेस के आधार पर काम प्रदान करते हैं। इस तकनीक का लाभ क्लाइंट एप्लिकेशन को ख़त्म करने की क्षमता है। उपयोगकर्ता वर्कस्टेशन से दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली तक पहुंच वेब ब्राउज़र के माध्यम से प्राप्त की जा सकती है।
  • क्लाउड प्रौद्योगिकियों पर आधारित सिस्टम. ये सिस्टम मूल रूप से वेब प्रौद्योगिकियों वाले सिस्टम के समान हैं। अंतर केवल इतना है कि होस्टिंग प्रदाता के सर्वर का उपयोग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के सर्वर के रूप में किया जाता है।

एकीकरण की डिग्री के आधार पर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को विभाजित किया जा सकता है निम्नलिखित प्रकार:

  • सार्वभौमिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली(ईडीएमएस सिस्टम)। ये स्वतंत्र दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ हैं जो पूरी तरह से दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं। एक नियम के रूप में, ऐसे सिस्टम क्लाइंट-सर्वर तकनीक का उपयोग करते हैं।
  • समूह कार्य प्रबंधन प्रणाली. ये सिस्टम उपयोगकर्ताओं के एक समूह के लिए दस्तावेज़ों और डेटा के साथ वितरित कार्य प्रदान करते हैं। उनका मुख्य उद्देश्य सहयोग सुनिश्चित करना है। इसलिए, समूह कार्य प्रबंधन प्रणालियों में ईडीएमएस प्रणालियों की तुलना में काफी कम कार्यक्षमता होती है।
  • सूचना प्रबंधन प्रणालियों के भाग के रूप में अंतर्निहित मॉड्यूल. सभी ईआरपी सिस्टम में ऐसे मॉड्यूल होते हैं। इन मॉड्यूल में सीमित कार्यक्षमता भी होती है (ईडीएमएस सिस्टम की तुलना में) और, एक नियम के रूप में, ईआरपी सिस्टम बुनियादी कार्यक्षमता के कार्यान्वयन के बिना काम नहीं करते हैं।

एक अन्य क्षेत्र जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को संरचित किया जा सकता है वह है अनुप्रयोग का दायरा। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ हैं जिन पर ध्यान केंद्रित किया गया है विशेष प्रकारदस्तावेज़ीकरण या गतिविधि का दायरा. उदाहरण के लिए, पीडीएम सिस्टम, सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट सपोर्ट सिस्टम, हेल्पडेस्क टाइप सिस्टम, सपोर्ट सिस्टम चिकित्सा दस्तावेज, वगैरह।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन में कई चरण शामिल हैं जिन्हें संगठन को सिस्टम आपूर्तिकर्ता की भागीदारी की परवाह किए बिना स्वतंत्र रूप से पूरा करना होगा। इन चरणों में तार्किक रूप से परस्पर संबंधित कार्यों और गतिविधियों का एक सेट शामिल है जो संगठन को समग्र रूप से परियोजना का मूल्यांकन करने की अनुमति देगा, और परियोजना के सफल समापन की संभावना को बढ़ाएगा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के चरणों का सामान्य आरेख चित्र में प्रस्तुत किया गया है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के मुख्य चरणों में शामिल हैं:

चरण 1: बुनियादी प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं को परिभाषित करें.

इस चरण का उद्देश्य मौजूदा दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं और दस्तावेज़ीकरण प्रसंस्करण प्रक्रियाओं की संरचना को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना है। ऐसा करने के लिए, मौजूदा प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का विस्तृत विश्लेषण करना आवश्यक है।

इस चरण के दौरान यह आवश्यक है:

  • शीर्ष-स्तरीय प्रक्रियाओं को परिभाषित कर सकेंगे;
  • प्रक्रियाओं की विस्तृत संरचना निर्धारित करें;
  • दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं के लिए व्यावसायिक लक्ष्य निर्धारित करें;
  • परिभाषित करना तकनीकी उद्देश्यदस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं के लिए.

चरण 2. दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं के लिए आवश्यकताओं का निर्धारण.

इस स्तर पर, यह निर्धारित किया जाता है कि दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं में क्या परिवर्तन किए जाने की आवश्यकता है ताकि वे कुशलता से काम करें और स्वचालित हो सकें।

इस स्तर पर यह आवश्यक है:

  • दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं का तकनीकी मूल्यांकन करना;
  • प्रक्रियाओं के लिए व्यावसायिक आवश्यकताएँ निर्धारित करें;
  • प्रक्रिया मानचित्र "जैसा होना चाहिए" तैयार करें;
  • मापने योग्य प्रक्रिया विशेषताएँ स्थापित करना;
  • तैयार तकनीकी आवश्यकताएंप्रवाह प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करना और तकनीकी विनिर्देश तैयार करना।

उदाहरण दस्तावेज़:

"आने वाली पत्राचार प्रबंधन" प्रक्रिया मानचित्र दस्तावेज़ प्रबंधन की उपप्रक्रियाओं में से एक का प्रतिनिधित्व करती है।

आने वाले पत्राचार प्रबंधन संगठन के आने वाले दस्तावेज़ों को स्वीकार करने, जांचने, पंजीकरण करने और प्रबंधित करने की प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। प्रक्रिया मानचित्र आने वाले दस्तावेज़ों के साथ काम करते समय कर्मचारियों के कार्यों के क्रम का विस्तार से वर्णन करता है। इस प्रक्रिया मानचित्र के प्रावधानों का उपयोग किसी संगठन के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के दौरान दस्तावेज़ रूटिंग विकसित करने के लिए किया जा सकता है।

आउटबाउंड पत्राचार प्रबंधन प्रक्रिया मानचित्र दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रिया के भाग का प्रतिनिधित्व करता है।

आउटगोइंग पत्राचार प्रबंधन बाहरी पते पर दस्तावेज़ तैयार करने और भेजने के दौरान कर्मचारियों के कार्यों को नियंत्रित करता है। प्रक्रिया मानचित्र आउटगोइंग पत्राचार के प्रबंधन में कर्मचारियों के काम का विस्तार से वर्णन करता है। इस प्रक्रिया मानचित्र के प्रावधानों का उपयोग किसी संगठन के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के दौरान दस्तावेज़ रूटिंग विकसित करने के लिए किया जा सकता है।

दस्तावेज़ में 9 पृष्ठ शामिल हैं।

"दस्तावेज़ प्रवाह" उपप्रणाली के लिए संदर्भ की शर्तें एक उदाहरण है तकनीकी निर्देशदस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए।

इस दस्तावेज़यह संदर्भ की वास्तविक शर्तों का एक उदाहरण है, जिसके आधार पर एक औद्योगिक उद्यम के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का चयन और कार्यान्वयन किया गया था।

दस्तावेज़ में 17 पृष्ठ शामिल हैं। दस्तावेज़ प्रारूप - माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2002। एमएस वर्ड के सभी संस्करणों के साथ संगत। दस्तावेज़ को संपादित और परिवर्तन किया जा सकता है।

चरण 3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंड का गठन.

पहले और दूसरे चरण के डेटा के आधार पर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंडों का एक सेट तैयार करना आवश्यक है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के मानदंड काफी हद तक आगे के काम के दायरे और सिस्टम आपूर्तिकर्ता के साथ बातचीत के आयोजन की प्रक्रिया को निर्धारित करेंगे।

इस स्तर पर यह आवश्यक है:

  • मौजूदा दस्तावेज़ों को प्रकार के आधार पर वर्गीकृत करें;
  • एक मूल्यांकन करें मौजूदा फॉर्मदस्तावेज़;
  • उस डेटा की संरचना निर्धारित करें जिसे इलेक्ट्रॉनिक रूप में स्थानांतरित किया जाएगा;
  • उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस आवश्यकताओं को निर्धारित करें;
  • इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंडों का एक सेट बनाएं।

चरण 4. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का चयन करना.

यह चरण संगठन को उन मुख्य तकनीकों को निर्धारित करने की अनुमति देता है जिन पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली संचालित होगी, एक उपयुक्त प्रणाली का चयन करें और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए एक सेवा प्रदाता का निर्धारण करें।

इस स्तर पर यह आवश्यक है:

  • दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यों की संरचना निर्धारित करें;
  • दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का प्रकार निर्धारित करें जो संगठन की आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हो;
  • एक सूची बनाएं संभावित आपूर्तिकर्ताइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली;
  • एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली प्रदाता चुनें।

चरण 5. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए परियोजना प्रबंधन.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपूर्तिकर्ता का चयन करने के बाद, एक कार्यान्वयन योजना विकसित करना आवश्यक है। इस चरण में काफी समय लग सकता है, लेकिन योजना बनाने से सिस्टम को लागू करने में लगने वाले समय को काफी कम करने में मदद मिलेगी। योजना को सेवा प्रदाता के साथ संयुक्त रूप से विकसित किया जा सकता है।

परियोजना प्रबंधन योजना में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल होनी चाहिए:

  • सिस्टम कार्यक्षमता का डिज़ाइन;
  • सिस्टम कार्यान्वयन;
  • सिस्टम संचालन का परीक्षण और मूल्यांकन;
  • सिस्टम का परीक्षण संचालन;
  • सिस्टम का संशोधन और विन्यास।

चरण 6. सिस्टम का दस्तावेज़ीकरण.

इस चरण को पिछले चरण के समानांतर निष्पादित किया जा सकता है। इस चरण का उद्देश्य कुछ संगठनात्मक नियम बनाना है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के स्थिर संचालन को सुनिश्चित करेगा।

इस स्तर पर यह आवश्यक है:

  • कर्मचारियों को प्रशिक्षण देना;
  • उपयोगकर्ता सहभागिता के लिए प्रक्रियाएं और विनियम विकसित करना;
  • सिस्टम के साथ काम करने के लिए मैनुअल विकसित करें।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंड

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के मानदंड काफी हद तक संगठन की आवश्यकताओं और क्षमताओं पर निर्भर करते हैं। मानदंडों की विस्तृत संरचना सीधे व्यावसायिक लक्ष्यों और दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं के तकनीकी लक्ष्यों के आधार पर निर्धारित की जानी चाहिए।

विस्तृत मानदंडों के अलावा, संगठन को सामान्यीकृत मानदंडों का भी उपयोग करना चाहिए जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के प्रकार और उपयोग की जाने वाली प्रौद्योगिकियों से संबंधित हैं।

इन सामान्य मानदंडों में शामिल हैं:

  • इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की "परिपक्वता"।. चयनित प्रणाली की "परिपक्वता" के स्तर का आकलन करना आवश्यक है। इस तरह के मूल्यांकन से यह समझना संभव हो जाएगा कि सिस्टम बाज़ार में कितने समय से है, कितने संगठन इस सिस्टम का उपयोग करते हैं, और क्या सिस्टम में कोई अपडेट हैं। यदि सिस्टम नया है और अभी-अभी बाज़ार में आया है, तो सिस्टम के संचालन में त्रुटियों की संभावना अधिक है। इससे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के संचालन के दौरान समस्याएँ पैदा हो सकती हैं।
  • उद्योग मानकों का अनुपालन. विभिन्न प्रकार की गतिविधियों के अपने-अपने मानक होते हैं जो प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह को प्रभावित करते हैं।
  • सिस्टम चुनते समय, आपको इस बात पर ध्यान देने की आवश्यकता है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इन मानकों की आवश्यकताओं को कैसे ध्यान में रखा जाता है। लक्ष्यों का अनुपालन औरमहत्वपूर्ण कारकसफलता
  • . एक प्रणाली चुनते समय, संगठन के लक्ष्यों के अनुपालन की डिग्री को ध्यान में रखना आवश्यक है। यह महत्वपूर्ण है कि सिस्टम संगठन के लक्ष्यों और प्रमुख आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हो। यदि सिस्टम आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, तो सिस्टम चयन को बदला जाना चाहिए, लेकिन प्रमुख आवश्यकताओं और उद्देश्यों को नहीं बदला जाना चाहिए। एक संगठन किसी विशिष्ट दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए कुछ आवश्यकताओं को बदल सकता है, लेकिन केवल तभी जब ये आवश्यकताएँ संगठन की प्रक्रियाओं के लिए महत्वपूर्ण न हों।तकनीकी सहायता का स्तर
  • . यह मानदंड इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपूर्तिकर्ता के चयन से संबंधित है। कार्यान्वयन के दौरान और सिस्टम के संचालन के दौरान, सिस्टम के तकनीकी समर्थन के स्तर का मूल्यांकन करना आवश्यक है।सिस्टम स्केलेबिलिटी
  • . यह चयन मानदंड संगठन की गतिविधियों के विस्तार की दृष्टि से महत्वपूर्ण है। जैसे-जैसे काम की मात्रा बढ़ती है और सिस्टम का उपयोगकर्ता आधार बढ़ता है, इससे संगठन को समाधान बढ़ाने की अनुमति मिलनी चाहिए।सिस्टम दस्तावेज़ीकरण की उपलब्धता
  • . उपयोगकर्ता दस्तावेज़ीकरण के अलावा, किसी संगठन के लिए सिस्टम सेटिंग्स को प्रशासित करने या बदलने के लिए दस्तावेज़ तक पहुंच होना महत्वपूर्ण हो सकता है।
  • सिस्टम संरक्षण। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनते समय, आपको सिस्टम में लागू सुरक्षा उपायों पर ध्यान देने की आवश्यकता है। डेटा सुरक्षा और गोपनीयता नीतियों के लिए किसी संगठन की अपनी आवश्यकताएं हो सकती हैं। चयनित सिस्टम को आपको संगठन की सुरक्षा नीति के अनुसार जानकारी और दस्तावेज़ों तक पहुंच कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देनी चाहिए।. कुछ संगठनों के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का डाउनटाइम एक महत्वपूर्ण कारक हो सकता है। सिस्टम चुनते समय, आपको इस बात पर ध्यान देने की आवश्यकता है कि सिस्टम को उसके न्यूनतम कार्यशील कॉन्फ़िगरेशन में पुनर्स्थापित करने में कितना समय लग सकता है।
  • स्वामित्व की लागत. सिस्टम चुनते समय, सिस्टम स्वामित्व की कुल लागत को ध्यान में रखना आवश्यक है: लाइसेंस खरीदने की लागत, प्रशासन की लागत, सिस्टम विस्तार की लागत, तकनीकी सहायता और अपडेट की लागत, हार्डवेयर की लागत, आदि .

इन मानदंडों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के सबसे सामान्य पहलू शामिल हैं। मानदंडों का एक पूरा सेट विकसित करने के लिए, संगठन के कई विभागों को शामिल करना आवश्यक है: प्रबंधन, कानूनी सेवा, आईटी विभाग, तकनीकी विशेषज्ञ, दस्तावेज़ प्रबंधन विशेषज्ञ, आदि।

स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ न केवल दस्तावेज़ीकरण की सुरक्षा सुनिश्चित करती हैं, बल्कि आपको इसके पूरे जीवन चक्र के दौरान इसे प्रबंधित करने की अनुमति भी देती हैं। कई संगठन पहले से ही आधुनिक प्रौद्योगिकियों के सभी लाभों की सराहना कर चुके हैं और कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं में ऐसी प्रणालियों का सफलतापूर्वक उपयोग करते हैं।

इस लेख से आप सीखेंगे:

  • किसी उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह का स्वचालन किन समस्याओं का समाधान कर सकता है?
  • दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली के मुख्य लाभ क्या हैं?
  • एक स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली उपयोगकर्ता को क्या अवसर प्रदान करती है?
  • इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को स्वचालित करने के लिए किन तरीकों का उपयोग किया जा सकता है?

किसी उद्यम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के स्वचालन के लक्ष्य और उद्देश्य

कार्यालय कार्य की दिशा के रूप में, यह किसी भी कंपनी की गतिविधियों के साथ आधिकारिक दस्तावेज़ीकरण की बढ़ती संख्या का परिणाम है। एक स्वचालन प्रणाली या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) प्रबंधन प्रक्रियाओं के लिए सहायता प्रदान करती है और आपको दस्तावेज़ों के साथ काम को स्वचालित करने की अनुमति देती है। इसकी वस्तुएँ न केवल इलेक्ट्रॉनिक और कागजी दस्तावेज़ हैं, बल्कि व्यावसायिक प्रक्रियाएँ भी हैं, जो उनके आंदोलन में परिलक्षित होती हैं।

किसी उद्यम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह का स्वचालन निम्नलिखित लक्ष्यों का पीछा करता है:

  • नियमित संचालन को कम करना और मैन्युअल काम की मात्रा को कम करना;
  • एकल सारणी का निर्माण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़और एक सुविधाजनक खोज प्रणाली का निर्माण;
  • कमी और पूर्ण उन्मूलन कागज मीडियाजानकारी;
  • दस्तावेज़ों को पारित करने के लिए एल्गोरिदम का विकास तकनीकी प्रक्रियाएं;
  • सहायता प्रशासनिक प्रक्रियाएँ;
  • कर्मचारियों और विभागों के बीच आंतरिक दस्तावेज़ीकरण का त्वरित आदान-प्रदान;
  • निर्देशों और आदेशों के निर्माण में तेजी लाने के साथ-साथ उनके कार्यान्वयन की निगरानी करना;
  • कर्मचारियों के काम के घंटों के वितरण की योजना बनाना, कर्मचारियों की गतिविधियों की निगरानी करना;
  • बाहरी प्रणालियों के माध्यम से आधिकारिक दस्तावेज़ीकरण स्थानांतरित करने के लिए प्रौद्योगिकी का विकास;
  • कार्यालय प्रवाह चार्ट को एक एकीकृत एल्गोरिथम में लाना;

दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली के लाभ

कार्यालय कार्य के पारंपरिक दृष्टिकोण की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कई निर्विवाद फायदे हैं:

  • किसी भी श्रेणी के दस्तावेज़ों तक त्वरित पहुंच के कारण उत्पादकता में वृद्धि;
  • जानकारी को अद्यतन रखना;
  • "मानव कारक" के प्रभाव को कम करना;
  • दस्तावेज़ों के निर्माण और भंडारण से जुड़ी सामग्री लागत में कमी;
  • विभागों के बीच प्रभावी बातचीत के लिए परिस्थितियाँ बनाना;
  • आधिकारिक दस्तावेज़ीकरण पर सहयोग करने की क्षमता;
  • स्टाफिंग आवश्यकताओं को कम करना;
  • जानकारी की हानि या क्षति के जोखिम को कम करना;
  • रिपोर्टिंग का स्वचालन;
  • कार्यालय कार्यक्रमों के साथ प्रणाली का एकीकरण;

साथ ही, ईडीएस शुरू करने से कंपनी को न केवल भौतिक, बल्कि महत्वपूर्ण अमूर्त लाभ भी प्राप्त होते हैं। जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, स्वचालन आधिकारिक दस्तावेज़ीकरण की धारणा को बेहतर बनाने, अनुशासन बढ़ाने और कर्मियों की कॉर्पोरेट चेतना को बढ़ाने में भी मदद करता है।

विषय पर दस्तावेज़ डाउनलोड करें:

  • कार्यालय कार्य के लिए निर्देश (खंड)। दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन
  • इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की प्राप्ति और निपटान का जर्नल
  • इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के माइग्रेशन और पुनर्लेखन का जर्नल
  • कॉर्पोरेट ईमेल के साथ काम करने के निर्देश

आधुनिक दस्तावेज़ स्वचालन प्रौद्योगिकियाँ

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अनिवार्य रूप से सॉफ़्टवेयर है जो कर्मियों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने (बनाने, संपादित करने, खोजने) और एक-दूसरे के साथ बातचीत करने (दस्तावेज़ स्थानांतरित करने, अधिसूचनाएं भेजने, कार्य जारी करने) की अनुमति देती है।

स्वचालन प्रक्रिया में उपयोग की जाने वाली आधुनिक प्रौद्योगिकियाँ ईडीएमएस को वर्गीकृत करना संभव बनाती हैं।

निम्नलिखित प्रकार की प्रणालियों में अंतर करने की प्रथा है:

  • क्लाइंट-सर्वर (मुख्य प्रबंधन मॉडल एक समर्पित सर्वर पर स्थित होते हैं, उपयोगकर्ता एक विशेष इंटरफ़ेस, क्लाइंट भाग के माध्यम से ईडीएमएस के साथ बातचीत करते हैं);
  • डेटाबेस के आधार पर संचालन (एसक्यूएल, ओरेकल, आदि डेटाबेस के साथ एकीकृत, जानकारी डेटाबेस में संग्रहीत की जाती है, और इसे संसाधित करने के लिए अलग मॉड्यूल का उपयोग किया जाता है);
  • वेब प्रौद्योगिकियों पर आधारित (विशेष क्लाइंट अनुप्रयोगों के बिना सर्वर तक दूरस्थ पहुंच प्रदान करें, उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के रूप में वेब ब्राउज़र के उपयोग की अनुमति दें);
  • "क्लाउड" सिस्टम (होस्टिंग प्रदाता के सर्वर का उपयोग करें);

ईडीएमएस की प्रभावी कार्यप्रणाली सुनिश्चित करने वाली आधुनिक तकनीकों में हम निम्नलिखित पर प्रकाश डाल सकते हैं:

यह भी पढ़ें:

  • दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रिया को स्वचालित करते समय जोखिम
  • कानूनी जांच को स्वचालित करने और विशेषज्ञों की खोज के लिए प्रणालियों की शुरूआत से आर्थिक प्रभाव
  • इंट्रानेट पोर्टल और उद्यम व्यवसाय प्रक्रियाओं का स्वचालन

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का कार्यान्वयन

एक स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का कार्यान्वयनकई चरणों में होता है. कोई भी कंपनी उनमें से कुछ को स्वतंत्र रूप से निष्पादित कर सकती है। तकनीकी मुद्दे, एक नियम के रूप में, इंटीग्रेटर - ईडीएमएस आपूर्तिकर्ता पर छोड़ दिए जाते हैं।

कार्यान्वयन चरण:

  • बुनियादी प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं की पहचान;
  • प्रक्रिया आवश्यकताओं का निर्धारण;
  • चयन मानदंड का गठन;
  • एक इंटीग्रेटर का चयन करना;
  • कार्यान्वयन परियोजना प्रबंधन;
  • दस्तावेज़ीकरण;

ईडीएमएस को लागू करने की प्रक्रिया में कई विशेषताएं हैं जो इसे अन्य स्वचालित प्रणालियों के कार्यान्वयन से अलग करती हैं:

  • एक कॉर्पोरेट दस्तावेज़ीकरण भंडार का निर्माण, इसकी तार्किक संरचना का विकास, सुरक्षा नीति शर्तों का निर्धारण;
  • डेटा एक्सेस प्रक्रियाओं और कार्य प्रक्रियाओं के विनियमन का विवरण;
  • प्रोटोकॉल का उपयोग करके परिणाम रिकॉर्ड करना;

कंपनी के लिए मुख्य कठिनाई ईडीएमएस इंटीग्रेटर चुनना है। बाज़ार में ऐसे सॉफ़्टवेयर की आपूर्ति करने वाली कई कंपनियाँ हैं, जिससे चयन करना अधिक कठिन हो जाता है। प्रोग्राम चुनते समय, आपको इसकी प्रमुख विशेषताओं पर ध्यान देने की आवश्यकता है: यह कंपनी के कार्यात्मक कार्यों से कितनी अच्छी तरह मेल खाता है, इसका उपयोग करना, खुला और अनुकूली कितना आसान है।

दस्तावेज़ स्वचालन की प्रभावशीलता के लिए मानदंड

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का स्वचालन धीरे-धीरे होना चाहिए। प्रणाली को लागू करने से पहले इसके उपयोग के उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना आवश्यक है। अलावा, शर्तप्रभावी संचालन कार्यान्वयन परिणामों की निरंतर निगरानी है। उपयुक्त ईडीएमएस के चयन के चरण में और ऑपरेशन के दौरान इसका विश्लेषण करते समय प्रदर्शन संकेतक हो सकते हैं:

  • ईडीएमएस की "परिपक्वता" (अपर्याप्त सॉफ्टवेयर विकास या अपडेट की कमी के कारण इसके संचालन में त्रुटियों की संख्या);
  • पत्र-व्यवहार उद्योग मानक;
  • कंपनी की प्रमुख आवश्यकताओं और महत्वपूर्ण सफलता कारकों का अनुपालन;
  • कार्यान्वयन और संचालन के दौरान तकनीकी सहायता का स्तर;
  • स्केलेबिलिटी (कार्य की मात्रा बढ़ाने और उपयोगकर्ताओं की संख्या बढ़ाने की क्षमता);
  • उपयोगकर्ता दस्तावेज़ीकरण की उपलब्धता, सिस्टम सेटिंग्स बदलने की क्षमता;
  • सुरक्षा स्तर और डेटा गोपनीयता;
  • दोष सहिष्णुता;
  • स्वामित्व की लागत (लाइसेंस की खरीद, प्रशासन, तकनीकी समर्थन, अद्यतन, हार्डवेयर, आदि)

उदाहरण, नमूना वर्कफ़्लो स्वचालन योजनाएँ

दस्तावेज़ प्रबंधन का स्वचालनमहत्वपूर्ण समय की आवश्यकता है और माल की लागत. उनकी मात्रा स्वचालित कार्यालय प्रक्रियाओं की संख्या और उनकी संख्या पर निर्भर करती है वर्तमान स्थिति. महत्वपूर्ण मानदंड उद्यम के संसाधन और संगठनात्मक क्षमताएं हैं।

एक विशिष्ट ईडीएमएस कार्यान्वयन प्रक्रिया को नीचे दिए गए एल्गोरिदम के रूप में दर्शाया जा सकता है:

प्रारंभिक चरण

एक कार्य समूह का निर्माण, एक परियोजना प्रबंधक की नियुक्ति

ईडीएमएस के प्रमुख लक्ष्यों और उद्देश्यों की पहचान करना, समय सीमा निर्धारित करना और बजट की गणना करना

मौजूदा कार्यालय प्रक्रियाओं का विश्लेषण

संदर्भ की शर्तों का विकास

ईडीएमएस का चयन करना

आपूर्ति और कार्यान्वयन के लिए एक इंटीग्रेटर के साथ एक अनुबंध का समापन

कार्यान्वयन

नए कार्यालय कार्य विनियमों का विकास

निर्देशिकाएँ भरना

प्रारंभिक परीक्षण

कर्मचारियों का प्रशिक्षण

परीक्षण संचालन

ट्रायल ऑपरेशन करने का आदेश जारी करना

संचालन कार्यक्रम का अनुमोदन

परिणामों का विश्लेषण

बाद के विश्लेषण के लिए डेटा का संग्रह

अनुमोदित प्रदर्शन मानदंडों के अनुसार ईडीएस का मूल्यांकन

सॉफ़्टवेयर संशोधन (यदि आवश्यक हो)

कार्य विनियमों में सुधार

ईडीएमएस को स्थायी परिचालन में लाने का आदेश

में आधुनिक व्यवसायदस्तावेज़ प्रवाह का स्वचालन न केवल अनुकूलन का एक साधन है, बल्कि एक तत्काल आवश्यकता भी है। भयंकर प्रतिस्पर्धा उद्यमियों को नई तकनीकों में महारत हासिल करने और उन्हें लागू करने के लिए बाध्य करती है। यह आपको योजना बनाने और रणनीतिक निर्णय लेने के चरण में भी प्रतिस्पर्धियों से आगे रहने की अनुमति देता है। सूचना प्रवाह कभी-कभी भौतिक प्रवाह से अधिक मूल्यवान हो सकता है। यही कारण है कि आपको स्वचालन पर बचत नहीं करनी चाहिए: यह वास्तविक मापनीय लाभ और आर्थिक प्रभाव प्रदान करता है।

यहां तक ​​कि छोटी कंपनियों को भी बड़ी संख्या में दस्तावेजों - अनुबंध, चालान, पत्र, बजट, आवश्यकताओं के साथ काम करना पड़ता है। इसलिए, कई उद्यम आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह को स्वचालित करने का प्रयास करते हैं। यह जानकारी की पूर्णता और सुरक्षा, दस्तावेजों के भंडारण और पुनर्प्राप्ति में आसानी सुनिश्चित करेगा, और उनके अनुमोदन के लिए समय का अनुकूलन भी करेगा - लेनकेविच एल.ए. ऑफिस का काम. - एम.: अकादमी, 2009।

सामान्य तौर पर, एक व्यवसाय स्वचालन प्रणाली को प्रदर्शन करना चाहिए निम्नलिखित कार्य- मिखेवा ई.वी., टिटोवा ओ.आई. सूचान प्रौद्योगिकीवी व्यावसायिक गतिविधियाँअर्थशास्त्री और लेखाकार. - एम.: अकादमी, 2009:

  • 1. माल की प्राप्ति एवं बिक्री पर पूर्ण नियंत्रण सुनिश्चित करना। व्यापार में वस्तुओं की खरीद या उत्पादन, उनका भंडारण और बिक्री शामिल है। यह पूरी प्रक्रिया विभिन्न कागजात के साथ होती है: चालान, बिल, चालान, जो लेखांकन रिपोर्टिंग के लिए आवश्यक हैं। तदनुसार, व्यापार प्रणाली को माल की आवाजाही से संबंधित सभी कार्यों को स्वचालित करना होगा और संबंधित लेखांकन दस्तावेज प्रदान करना होगा।
  • 2. स्वचालन प्रणाली के साथ सहभागिता लेखांकनसर्वाधिक पूर्ण स्वचालन के लिए आवश्यक है वित्तीय गतिविधियाँकंपनियां. आदर्श रूप से, एक लेखांकन कार्यक्रम होना चाहिए अभिन्न अंगव्यापार स्वचालन प्रणाली। वास्तव में, विविधता को देखते हुए लेखांकन कार्यक्रम, लंबे समय से कंपनियों द्वारा उपयोग किया जाता रहा है, व्यापार स्वचालन प्रणाली को कम से कम यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आवश्यक जानकारी इन कार्यक्रमों के प्रारूपों में संग्रहीत है।
  • 3. व्यवसाय स्वचालन प्रणाली में सूचना तक पहुंच को प्रतिबंधित करना न केवल गोपनीयता सुनिश्चित करने का एक उपाय है, बल्कि कर्मचारियों के बीच कार्यों को अधिक स्पष्ट रूप से वितरित करने का भी काम करता है।
  • 4. संचालन का अधिकतम स्वचालन कर्मचारियों की दक्षता बढ़ाने में मदद करता है और कई गलतियों से बचने में मदद करता है, जिसके परिणामस्वरूप वित्तीय नुकसान हो सकता है।
  • 5. ट्रेडिंग कंपनी के सतत कामकाज को सुनिश्चित करने के लिए निर्माता द्वारा सिस्टम का नियमित अद्यतनीकरण और समर्थन आवश्यक है। दरअसल, एक व्यापार स्वचालन प्रणाली को सभी आवश्यकताओं को पूरा करना होगा वित्तीय लेखांकनदेश में अपनाया गया, और बाजार की सभी वास्तविकताएँ।

किसी कंपनी की दस्तावेज़ प्रवाह गतिविधियों को स्वचालित करते समय हल किए जाने वाले कार्य काफी हद तक उसके व्यवसाय की प्रकृति, बुनियादी ढांचे, प्रशासनिक संरचना और कई अन्य कारकों पर निर्भर करते हैं। लेकिन प्रत्येक व्यक्तिगत कंपनी की विशिष्टताओं की परवाह किए बिना, कई संख्याएँ हैं सामान्य आवश्यकताएँकार्यालय स्वचालन प्रणाली के लिए. इसलिए, इन आवश्यकताओं को निर्धारित करने के लिए, यह समझना आवश्यक है कि विभिन्न कंपनियों के कार्यालयों की गतिविधियों को स्वचालित करने के कार्यों में क्या सामान्य है - मिखेवा ई.वी. व्यावसायिक गतिविधियों में सूचना प्रौद्योगिकी। - एम.: अकादमी, 2008।

1. संयुक्त गतिविधियाँ सुनिश्चित करना।

सबसे पहले, एक कार्यालय लोगों का एक समूह है, इसलिए अंतर-कॉर्पोरेट संपर्क आयोजित करने के साधन सामने आते हैं। इन फंडों की विशिष्ट संरचना, उनकी सामग्री और सामग्री काफी हद तक कंपनी की गतिविधियों की बारीकियों पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, एक व्यापार संगठन को वाणिज्यिक गतिविधियों (व्यापार) को स्वचालित करने के लिए एक प्रणाली की आवश्यकता होती है; कंपनी विभिन्न कार्यों में लगी हुई है डिजायन का काम, - उन्नत परियोजना और कार्य प्रबंधन उपकरण। लगभग हर कंपनी को ऑफिस ऑटोमेशन की समस्या का सामना करना पड़ता है।

इस प्रकार, किसी कंपनी (और इसलिए उसके कार्यालयों) के भीतर आंतरिक कॉर्पोरेट व्यावसायिक प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करते समय, स्वचालन की आवश्यकता होती है विभिन्न प्रकारइसके कर्मचारियों की गतिविधियाँ। सबसे आम निम्नलिखित हैं.

2. दस्तावेज़ प्रवाह.

सिद्धांत रूप में, संपूर्ण दस्तावेज़ प्रवाह किसी दस्तावेज़ को एक नंबर निर्दिष्ट करने (कार्यालय में दस्तावेज़ का पंजीकरण) और संभवतः नियंत्रण के साथ उसके निष्पादन तक सीमित हो जाता है। दस्तावेज़ प्रवाह में सब कुछ शामिल है संरचनात्मक विभाजनकंपनी - कार्यालय से प्रबंधन तक - और कंपनी की प्रबंधन प्रणाली का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

यदि किसी दस्तावेज़ का पंजीकरण सभी कंपनियों के लिए काफी समान है, तो इसके निष्पादन और इसके पारित होने पर नियंत्रण की प्रक्रियाओं को औपचारिक बनाना मुश्किल है और काफी हद तक संगठन की प्रशासनिक संरचना पर निर्भर करता है। इसके आधार पर, दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली में अनुकूलन के विकसित साधन होने चाहिए प्रशासनिक संरचनाकंपनी और उसमें अपनाए गए दस्तावेज़ों के साथ काम करने की प्रक्रिया।

दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली को दस्तावेज़ों के वितरण और अनुमोदन का समर्थन करना चाहिए, जो किसी भी संगठन में कागजात के साथ काम करने की वास्तविक प्रक्रियाओं का प्रतिबिंब है। इसके अलावा, दस्तावेज़ प्रवाह को स्वचालित करते समय, कागजात के साथ काम करते समय एक और विशिष्ट ऑपरेशन सुनिश्चित किया जाना चाहिए - दस्तावेजों के पारित होने पर नियंत्रण। अलावा, यह प्रणालीप्रदान करना चाहिए: विभिन्न स्रोतों से दस्तावेजों की प्रणाली में इनपुट: कागजी दस्तावेज, संदेश ईमेल, फ़ैक्स, विभिन्न एप्लिकेशन प्रोग्राम की फ़ाइलें।

3. कार्य योजना एवं प्रबंधन।

कार्य योजना में कार्य अनुसूचियां तैयार करना, लागत की गणना करना और संसाधन योजना बनाना शामिल है। कार्य योजना व्यक्तिगत कर्मचारियों और कार्य समूहों दोनों के लिए इवेंट प्लानिंग के साथ अटूट रूप से जुड़ी हुई है।

4. वाणिज्यिक गतिविधियों (व्यापार) का स्वचालन।

दस्तावेज़ प्रवाह के विपरीत, व्यापार से जुड़ी सभी उत्पादन प्रक्रियाओं को अधिक सरलता से औपचारिक रूप दिया जाता है। हालाँकि, जैसा कि वाणिज्यिक स्वचालन पैकेजों को विकसित करने, बेचने और लागू करने के अभ्यास से पता चलता है, प्रत्येक कंपनी की अपनी बारीकियाँ होती हैं, लेकिन यह ऐसी प्रणालियों के व्यापक उपयोग को नहीं रोकती है।

5. बाहरी दुनिया के साथ संचार.

किसी भी कंपनी की गतिविधियाँ उसके कार्यालयों के बीच दूरस्थ संपर्क के साधन और अन्य कंपनियों के साथ संचार के बिना अकल्पनीय हैं। इसलिए, किसी भी कंपनी को चाहिए:

  • - ई-मेल सुविधाएं;
  • - फैक्स संदेश सेवा का स्वचालन;
  • - कंपनी कार्यालयों के बीच दूरस्थ पहुंच और बातचीत को व्यवस्थित करने के लिए उपकरण।
  • 6. डेटा सुरक्षा.

किसी भी सूचना प्रणाली का सबसे मूल्यवान घटक, जिसके अस्तित्व का कारण है, उसमें संग्रहीत डेटा है। सबसे विश्वसनीय समाधान के साथ भी, उद्यम के लिए महत्वपूर्ण जानकारी खोने का जोखिम हमेशा बना रहता है - सैपकोव वी.वी. सूचना प्रौद्योगिकी एवं कार्यालय कार्य का कम्प्यूटरीकरण। - एम.: अकादमी, 2007।

कॉर्पोरेट डेटा की सुरक्षा करना एक जटिल कार्य है, जिसके कुछ भाग हैं:

  • - डेटा तक अनधिकृत पहुंच को रोकना। सूचना तक पहुंच को अलग करना, एक ओर इसकी गोपनीयता और जानबूझकर नष्ट किए जाने से सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है, और दूसरी ओर, यह कर्मचारियों के बीच जिम्मेदारियों को अधिक स्पष्ट रूप से चित्रित करने में मदद करता है।
  • - एंटीवायरस सुरक्षा. सूचना वातावरण में वायरस के प्रवेश के खतरे को कम करके नहीं आंका जाना चाहिए। स्थानीय और वैश्विक नेटवर्क और इंटरनेट से संबंधित प्रौद्योगिकियों के तेजी से विकास के संदर्भ में, नेटवर्क में आने वाला एक वायरस किसी कंपनी के लिए विनाशकारी नुकसान ला सकता है।
  • - डेटा बैकअप. किसी कंपनी का सूचना वातावरण कितना भी विश्वसनीय क्यों न हो, डेटा हानि की संभावना हमेशा बनी रहती है। इस मामले में, एक विकसित प्रणाली संबंधित नुकसान को कम करने में मदद करेगी। बैकअप. जैसा कि सूचना प्रणालियों को लागू करने के अभ्यास से पता चलता है, यह दुर्लभ है कि एक आईटी प्रबंधक बैकअप सिस्टम स्थापित नहीं करता है, लेकिन साथ ही, इन प्रणालियों के लिए पेश की जाने वाली आधुनिक तकनीकों का हमेशा उपयोग नहीं किया जाता है।