कार्यालय कार्य में दस्तावेज़ तैयार करने के नियम। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण, कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ों की प्राप्ति के लिए नए मानक

2017 में कार्यालय प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रवाह के क्षेत्र में कई महत्वपूर्ण बदलाव होंगे। सबसे पहले, वे कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन को प्रभावित करेंगे, और कुछ को भी प्रभावित करेंगे राज्य मानकडिज़ाइन को विनियमित करना आधिकारिक दस्तावेज़.

लेख से आप सीखेंगे:

2017 में, कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह (इसके घटक के रूप में) किसी भी संगठन की गतिविधियों के सबसे महत्वपूर्ण पहलू बने हुए हैं। इन प्रक्रियाओं के भाग के रूप में, कंपनी के सभी आधिकारिक दस्तावेज़ बनाए जाते हैं और उनके साथ काम को विनियमित किया जाता है। कार्यालय कार्य में दो बुनियादी घटक शामिल हैं: दस्तावेज़ीकरण (रिकॉर्डिंग जानकारी) और दस्तावेज़ प्रवाह (दस्तावेज़ीकरण की आवाजाही)। गतिविधि के इस क्षेत्र में हर साल महत्वपूर्ण परिवर्तन होते हैं, यह सबसे तेजी से बदलते क्षेत्रों में से एक है।

क्षेत्र में कोई कंपनी नहीं रूसी संघवर्तमान कानून से अलग होकर अस्तित्व में नहीं रह सकता। दस्तावेज़ प्रवाहप्रत्येक संगठन को अपनी आवश्यकताओं को पूरा करना होगा। विनियामक ढाँचाइस क्षेत्र के कानूनों पर विचार किया जाता है नियमों, जो दस्तावेजों के निर्माण और उनके प्रचार को विनियमित करते हैं, कार्यालय कार्य सेवाओं के कार्यों और उनकी संरचना को विनियमित करते हैं। इन अधिनियमों में परिवर्तन नियमित रूप से किये जाते हैं। उनमें नए डिज़ाइन नियम शामिल हो सकते हैं आधिकारिक दस्तावेज, इसके नए प्रकार स्थापित करें और पुराने को समाप्त करें, और कार्यालय कार्य के नियमों को मानक रूप से समेकित करें।

2017 में, कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के क्षेत्र में कोई बुनियादी बदलाव की उम्मीद नहीं है। सबसे महत्वपूर्ण घटनाओं में शामिल हैं:

1. GOST R 6.30-2003 को रद्द करना "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। एकीकृत प्रणालीसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ";
2. सूक्ष्म उद्यमों के लिए सरलीकृत कार्मिक रिकॉर्ड की शुरूआत;
3. इलेक्ट्रॉनिक का परिचय बीमारी के लिए अवकाश;
4. कर्मचारी योग्यता के स्वतंत्र मूल्यांकन की भुगतान प्रकृति को सुरक्षित करना;

इसके अलावा, श्रम संहिता में कई संशोधन अपनाए गए हैं, जो अप्रत्यक्ष रूप से 2017 में संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह को प्रभावित करते हैं।

पहले की तरह, एक कंपनी के भीतर दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने के लिए प्रौद्योगिकियों को विनियमित करने वाला मुख्य स्थानीय नियामक अधिनियम 2017 में बना रहेगा कार्यालय कार्य निर्देश. इसे संगठन की आवश्यकताओं और इसकी वृत्तचित्र और सूचना प्रक्रियाओं की विशिष्टताओं को ध्यान में रखते हुए विकसित किया गया है। यह कार्यकानूनी आवश्यकताओं पर आधारित है और तर्कसंगत दस्तावेज़ प्रवाह का आधार है।

2017 में दस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय कार्य में परिवर्तन

हाल तक, आधिकारिक दस्तावेजों के साथ काम को विनियमित करने वाले नए राज्य मानक के लागू होने की उम्मीद को इस वर्ष की मुख्य घटना माना जा सकता था। कार्यालय प्रबंधन पर नए मेहमान और दस्तावेज़ प्रवाहइसे 1 जुलाई, 2017 को लागू होना था, हालाँकि, ऑर्डर ऑफ़ रोसस्टैंडर्ट द्वारा तारीख को जुलाई 2018 तक के लिए स्थगित कर दिया गया था।

हम मानक आर 7.0.97-2016 के बारे में बात कर रहे हैं "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ।"

नए GOST का एक मुख्य अंतर यह है कि इसका प्रभाव बहुत व्यापक होगा। उदाहरण के लिए, यह चार्टर्स, विनियमों, नियमों, आदेशों, विनियमों, संकल्पों, निर्णयों और आदेशों, अनुबंधों, अधिनियमों, निर्देशों, पत्रों और प्रमाणपत्रों के निष्पादन को विनियमित करेगा।

नया मानकसेट सामान्य आवश्यकताएँदस्तावेज़ बनाने के लिए. इसी नाम का उनका अध्याय इसी को समर्पित है। उदाहरण के लिए, यह उपयोग किए गए फ़ॉन्ट और उनके आकार की आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करता है।

इसके अलावा, यह आपको आधिकारिक दस्तावेज़ बनाते समय शीट के पिछले हिस्से का पूरी तरह से कानूनी रूप से उपयोग करने की अनुमति देता है।

कुछ बदलाव अनिवार्य विवरण को भी प्रभावित करेंगे. अधिनियम स्पष्ट रूप से उनका स्थान बताता है। इसके अलावा, नए संभावित विवरण सूचीबद्ध हैं व्यवसायिक कागजातऔर कुछ पुराने ख़त्म कर दिए गए।

नये विवरण	विवरण समाप्त कर दिया गया
नाम संरचनात्मक इकाई(यदि यह दस्तावेज़ निर्माण को ट्रिगर करता है)	ओजीआरएन (मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या)
	करदाता पहचान संख्या ( पहचान संख्याकरदाता)
पहुंच प्रतिबंध स्टाम्प	केपीपी (कर पंजीकरण के लिए कारण कोड)
के बारे में चिह्नित करें इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर	ओकेपीओ संगठन कोड

नए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर चिह्न में कुंजी प्रमाणपत्र संख्या, पूरा नाम शामिल है। उसके मालिक और प्रमाणपत्र की वैधता अवधि। इस अपेक्षित के प्रकट होने से 2017 में पहले से ही दस्तावेज़ प्रवाह में कई बदलाव हो सकते हैं: संबंधित टिकटों को पहले से तैयार करने की सलाह दी जाती है।

परिवर्तनों ने राज्य प्रतीकों के चित्रण को भी प्रभावित किया। रूसी संघ का राज्य प्रतीक और उसके विषय के हथियारों के कोट को अब एक अपेक्षित में जोड़ दिया गया है, जिसका सामान्य नाम "हथियारों का कोट" है।

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2017 में एचआर नियम

में प्रमुख परिवर्तन कार्यालय नियम 2017 कार्मिक रिकॉर्ड के क्षेत्र को प्रभावित करेगा। ये भर्ती नियमों, सूक्ष्म उद्यमों के लिए कार्मिक रिकॉर्ड और कार्मिक योग्यता के स्तर का आकलन करने के नियमों के संबंध में काफी महत्वपूर्ण नवाचार हैं।

सूक्ष्म उद्यमों के लिए सरलीकृत कार्मिक रिकॉर्ड

संघीय कानून संख्या 348-एफजेड के अनुसार, 2017 में, कार्मिक क्षेत्र में स्थानीय नियमों के अनुमोदन जैसी प्रक्रिया सूक्ष्म उद्यमों के दस्तावेज़ प्रवाह से पूरी तरह या आंशिक रूप से गायब हो सकती है। हम मानदंडों को दर्शाने वाले दस्तावेजों के बारे में बात कर रहे हैं श्रम कानून: वेतन, शिफ्ट शेड्यूल, श्रम नियम आदि पर विनियम। सभी आवश्यक शर्तेंअब सीधे पंजीकरण करना संभव और आवश्यक है श्रम समझौताएक कर्मचारी के साथ. एक समझौता तैयार करते समय, आपको 27 अगस्त 2016 को सरकारी डिक्री संख्या 858 द्वारा अनुमोदित मानक फॉर्म द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

ध्यान दें कि सूक्ष्म उद्यमों में कानूनी या शामिल हैं व्यक्तियों, जिनकी टीम में 15 से अधिक कर्मचारी शामिल नहीं हैं जिनकी कुल वार्षिक आय 120 मिलियन रूबल से अधिक नहीं है।

इलेक्ट्रॉनिक बीमार छुट्टी

इलेक्ट्रॉनिक बीमार छुट्टी संख्या 86-एफजेड पर संघीय कानून 2017 में कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह में बड़े बदलाव पेश करता है। 1 मई, 2107 से, बीमार अवकाश प्राप्त करने वाला प्रत्येक कर्मचारी कागज़ या चुन सकता है इलेक्ट्रॉनिक रूप. यह नियम बीमारी या मातृत्व लाभ प्राप्त करने वालों पर लागू होता है। नवाचार को एकाउंटेंट का काम करना चाहिए और कार्मिक कार्यकर्ता, कार्यान्वयन की प्रवृत्ति का समर्थन करें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, साथ ही सामाजिक बीमा कोष के साथ कंपनियों की बातचीत को सरल बनाना।

कार्मिक योग्यता का भुगतान मूल्यांकन

जनवरी 2017 से, विनियम विनियमन स्वतंत्र मूल्यांकनश्रमिकों की योग्यता. इस वर्ष से इस तरह के मूल्यांकन का भुगतान किया जाएगा। कृपया ध्यान दें कि नवाचार नियोक्ता को कर्मचारी को उसकी नौकरी और औसत वेतन बनाए रखने के लिए कानूनी गारंटी प्रदान करने के दायित्व से मुक्त नहीं करते हैं। वेतन, साथ ही मुआवजा भी यात्रा व्यय. योग्यता मूल्यांकन से संबंधित सभी आधिकारिक दस्तावेज भी कागजी कार्रवाई में शामिल हैं संगठन का दस्तावेज़ प्रवाह 2017 में.

ऐसे मामले में जहां परीक्षा, साथ ही उस स्थान की यात्रा जहां यह आयोजित की जाती है, का भुगतान कर्मचारी द्वारा किया जाता है, उसे यह अधिकार है कर कटौतीव्यक्तिगत आयकर व्यय की राशि के लिए (120,000 रूबल से अधिक नहीं)। नियोक्ता के पास ऐसी लागतों का श्रेय उत्पादन और बिक्री से जुड़े खर्चों को देने का अवसर है।

संक्षेप में, यह ध्यान दिया जा सकता है कि 2017 में कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह में बदलाव को कट्टरपंथी नहीं कहा जा सकता है। नए GOST और कई संघीय कानूनों की शुरूआत सामान्य प्रक्रियाओं को प्रभावित करेगी और संभवतः, 2017 में कार्यालय प्रबंधन निर्देशों और दस्तावेज़ प्रवाह कार्यक्रम में संशोधन शुरू करेगी। हालाँकि, इन नवाचारों को तुरंत लागू नहीं किया जाता है, और उनसे परिचित होने और नए नियमों का पालन करना शुरू करने के लिए पर्याप्त समय है।

हम आपको बताएंगे कि कंपनी के दस्तावेज़ों के साथ-साथ उनके लेखांकन और भंडारण के साथ काम को सक्षम रूप से कैसे व्यवस्थित किया जाए। हम कंपनी में कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश देंगे।

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ऑफिस के काम पर ध्यान देना क्यों ज़रूरी है?

कार्यालय कार्य एक ऐसी गतिविधि है जो आधिकारिक दस्तावेजों के निर्माण को सुनिश्चित करती है और उनके साथ काम करने की प्रक्रिया निर्धारित करती है। निःसंदेह, यह प्रश्न कि क्या दस्तावेजों के साथ काम करने के क्रम पर विचार करना आवश्यक है, तब उठता है जब किसी विशिष्ट कागज को ढूंढना मुश्किल हो जाता है। एक ओर, हमें खुश होना चाहिए कि कंपनी विकसित हो रही है और बढ़ रही है, लेकिन दूसरी ओर, एक नया कार्य एजेंडे में है - दस्तावेज़ प्रवाह को ठीक से और आसानी से कैसे व्यवस्थित किया जाए।

आधिकारिक संस्थानों में कार्यालय का काम आसान है - वहां यह प्रक्रिया विशेष नियमों द्वारा नियंत्रित होती है:

• रूस के न्याय मंत्रालय का आदेश दिनांक 04/16/2014 संख्या 78 "नोटरी कार्यालय कार्य के नियमों के अनुमोदन पर" (12/17/ के एफएनपी बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित नोटरी कार्यालय कार्य के नियमों के साथ) 2012, रूस के न्याय मंत्रालय के आदेश दिनांक 04/16/2014 संख्या 78) ने नोटरी के लिए दस्तावेज़ प्रवाह के नियमों को मंजूरी दी;
• 5 मई 2015 के यूरेशियन आर्थिक आयोग के बोर्ड के निर्णय संख्या 46 "यूरेशियन आर्थिक आयोग में आंतरिक दस्तावेज़ प्रबंधन के नियमों पर" ने ईईसी में दस्तावेजों के साथ काम करने के नियमों को निर्धारित किया;
• रूसी संघ के सर्वोच्च न्यायालय में न्यायिक विभाग के आदेश दिनांक 29 अप्रैल, 2003 संख्या 36 के अनुसार, निर्देश न्यायिक प्रक्रियाएंजिला अदालत में;
• रूस के केंद्रीय चुनाव आयोग के दिनांक 20 जनवरी, 2016 के संकल्प संख्या 321/1831-6 ने केंद्रीय में कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों को अपनाया निर्वाचन आयोगरूसी संघ;
• 15 जून 2009 संख्या 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री ने कार्यालय कार्य के नियमों को मंजूरी दी संघीय निकाय कार्यकारी शाखा.

ऐसे विशिष्ट नियम भी हैं जो बताते हैं कि कुछ उद्यमों में इसे कैसे लागू किया जाए। उदाहरण के लिए, 15 अप्रैल 1998 का ​​संघीय कानून संख्या 66-एफजेड "नागरिकों के बागवानी, बागवानी और डाचा गैर-लाभकारी संघों पर" ऐसे संगठनों में कार्यालय कार्य करने की प्रक्रिया निर्धारित करता है।

निजी कंपनियों में, कार्यालय के काम के आयोजन के सभी मुद्दे मालिकों द्वारा तय किए जाते हैं। या यूं कहें कि, विशिष्ट कलाकारों को शुरू से ही कार्यालय का काम विकसित करने का काम सौंपा जाता है - कभी-कभी मानव संसाधन अधिकारी, कभी-कभी सचिव। चूंकि ऐसा आदेश परिपक्व हो गया है, इसका मतलब है कि वास्तव में ऐसे विनियमन की आवश्यकता है।

दस्तावेज़ों के साथ कैसे काम करें: कार्यालय कार्य के लिए नमूना निर्देशों पर अनुस्मारक

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कार्यालय कार्य कैसे व्यवस्थित करें: चरण-दर-चरण निर्देश

एलएलसी में शुरू से कार्यालय का काम चरण दर चरण निर्देशइससे आपको यह तय करने में मदद मिलेगी कि कहां से शुरुआत करनी है और आपको किस परिणाम के लिए प्रयास करना चाहिए। आदर्श रूप से, संगठन को स्वीकार करना चाहिए आंतरिक दस्तावेज़- कार्यालय कार्य हेतु निर्देश। यदि कंपनी बड़ी है, प्रभागों और शाखाओं के साथ, तो इन मुद्दों को विनियमित करने वाले कई स्थानीय कृत्यों को अपनाना उचित है।

स्टेप 1। तय करें कि कौन से दस्तावेज़ निर्देशों के अधीन होंगे। आइए याद रखें कि संगठन में कागजात के पूरे समूह को आंतरिक (स्थानीय), आउटगोइंग और इनकमिंग में विभाजित किया गया है। उनके साथ काम करने की प्रक्रिया अलग-अलग है, इसलिए इसे अलग-अलग अनुभागों में वर्णित करना उचित है।

चरण दो। निर्देश लिखें. स्थानीय कृत्यों के लिए अलग से प्रावधान करें:

• उन्हें कैसे प्राप्त किया जाता है;
• कर्मचारियों को उनसे कैसे परिचित कराया जाता है;
• स्थानीय कृत्य कहाँ और किसके पास संग्रहीत हैं।

आने वाले दस्तावेज़ों के आधार पर, यह वर्णन करना आवश्यक है कि आने वाले दस्तावेज़ों को कौन पंजीकृत करता है और कहाँ, किस समय सीमा में, निष्पादन के लिए दस्तावेज़ के हस्तांतरण को कैसे रिकॉर्ड करता है, कहाँ संग्रहीत करना है आने वाला दस्तावेज़इसका और अन्य प्रक्रियात्मक मुद्दों का उत्तर देने के बाद। आउटगोइंग कॉल के लिए, पंजीकरण प्रक्रिया, भेजने के नियम, हस्ताक्षर करने के मुद्दे को इसी तरह हल करें।

कार्यालय कार्य के लिए निर्देश: आंतरिक दस्तावेजों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया

नमूना निर्देशों के अनुसार दस्तावेज़ कैसे तैयार करें

चरण 3. निर्देशों में इंगित करें कि कौन से दस्तावेज़ स्वीकृत हैं आदर्श फॉर्म, और जिसे अनुमोदित GOST द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

कार्यालय कार्य के निर्देशों के माध्यम से GOST को कैसे लागू करें

चरण 4। निर्देशों के प्रत्येक अनुभाग के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को निर्धारित करें। तय करें कि दस्तावेज़ किस क्रम में, कहाँ और किसकी ज़िम्मेदारी के तहत संग्रहीत किए जाएंगे।

कार्यालय प्रबंधन निर्देशों में अनुभाग "दस्तावेजों का शीघ्र भंडारण"।

नमूना निर्देश डाउनलोड करें

चरण 5. यदि आपको आवश्यकता हो तो निर्धारित करें अतिरिक्त अनुभागनिर्देश। संगठन की गतिविधियों की बारीकियों के आधार पर, प्रतियां बनाने की प्रक्रिया, मुहरों और टिकटों के साथ काम करने की प्रक्रिया और विभागों के बीच दस्तावेजों के आदान-प्रदान की प्रक्रिया को इंगित करना आवश्यक हो सकता है।

कई दस्तावेज़ अन्य स्थानीय कृत्यों के अधीन हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत डेटा के साथ काम करने की अनुमोदित प्रक्रिया या संगठन के व्यापार रहस्यों को संरक्षित करने की प्रक्रिया के तहत। इन स्थानीय कृत्यों का संदर्भ देना उचित है। इसके अलावा, कई संगठनों में दस्तावेज़ों के साथ काम को विशेष कानून द्वारा भी विनियमित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ प्रवाह में क्रेडिट संगठनसंघीय कानून "बैंकों और बैंकिंग गतिविधियों पर" के अंतर्गत आता है, जो बैंक गोपनीयता को संभालने की प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। निर्देश बनाते समय इन बिंदुओं को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।

कंपनी में मुहरों और टिकटों का लेखांकन और भंडारण: निर्देश अनुभाग

मुहरों और टिकटों के साथ काम को कैसे व्यवस्थित करें

चरण 6. निर्देशों का अनुमोदन करना और उन्हें कर्मचारियों के ध्यान में लाना। इस चरण के बाद स्थानीय अधिनियमलागू हो जाता है और इसका क्रियान्वयन कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य हो जाता है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन को कैसे व्यवस्थित करें

कंपनी के लिए इस पर विचार करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन. कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के चरण, सिद्धांत रूप में, समग्र रूप से कार्यालय कार्य की स्थापना के चरणों से भिन्न नहीं हैं। वे उन दस्तावेज़ों की सूची भी निर्धारित करते हैं जिन्हें निर्देशों के अनुसार संकलित, संशोधित, कॉपी और वितरित किया जाएगा कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन. यहां यह ध्यान रखना आवश्यक है कि संगठन के संबंध में "कल्पना" के लिए जगह है कार्मिक दस्तावेज़बहुत कम - क्या है अनिवार्यमें निर्दिष्ट कार्मिक रिकॉर्ड के लिए कंपनी में उपस्थित होना चाहिए श्रम संहिताआरएफ और अन्य नियम। और अनुपस्थिति के लिए या ग़लत डिज़ाइनकार्मिक दस्तावेज़ महत्वपूर्ण जुर्माने का प्रावधान करते हैं। इसलिए, इस निर्देश की तैयारी को अत्यंत गंभीरता से लिया जाना चाहिए।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के निर्देशों के अनुभागों में विकसित के बारे में जानकारी होनी चाहिए मानक दस्तावेज़कंपनी में, उदाहरण के लिए, रोजगार अनुबंध का अनुमोदित रूप, आदेश, साथ ही कर्मचारियों को दस्तावेजों से परिचित कराने की प्रक्रिया। किसी विशेष संगठन की गतिविधियों के विशिष्ट पहलुओं को प्रतिबिंबित करना भी आवश्यक है: यदि वे कार्यक्रम बनाते हैं, तो उन्हें किस समय सीमा में और किस क्रम में अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए, यदि वे सुरक्षात्मक उपकरण जारी करते हैं, तो वे किस क्रम में हैं; रिकॉर्ड रखेंगे.

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए निर्देश: नमूना

पूरा नमूना डाउनलोड करें

इस बात का भी ध्यान रखना चाहिए कि कार्यालय कार्य का संगठनकर्मियों सहित, इन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए विशेष सॉफ्टवेयर विकसित किया गया है। बड़ी कंपनियांवर्तमान में उनका उपयोग करें, लेकिन यह तथ्य निर्देशों को विकसित करने और उनका पालन करने की आवश्यकता को प्रतिस्थापित नहीं करता है।

कार्यालय कार्य के संगठनात्मक रूप

कार्यालय कार्य के आयोजन के तीन रूप हैं:

• केंद्रीकृत;
• विकेन्द्रीकृत;
• मिश्रित।

एक केंद्रीकृत रूप में, दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए सभी तकनीकी संचालन एक संरचनात्मक इकाई में केंद्रित होते हैं। यह आमतौर पर कार्यालय प्रबंधन सेवा है. कार्यालय कार्य के इस रूप का लाभ यह है कि आप सृजन कर सकते हैं एकल आधारसंगठन में प्राप्त या बनाए गए सभी दस्तावेज़ों पर। खोज आवश्यक कागजातऔर तेज। कार्यालय कार्य का यह रूप रैखिक कार्यात्मक संरचना वाली कंपनियों के लिए उपयुक्त है।

कार्यालय कार्य के विकेन्द्रीकृत रूप के साथ, प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में पूर्वस्कूली शिक्षा सेवाएँ बनाई जाती हैं। अगर कंपनी भौगोलिक रूप से वितरित है तो यह फॉर्म काम आएगा।

कार्यालय कार्य के संगठन के मिश्रित रूप के साथ, कुछ संचालन पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा में किए जाते हैं, अन्य - संरचनात्मक प्रभागों में। पहला आमतौर पर दस्तावेजों के स्वागत, पंजीकरण और नियंत्रण से संबंधित होता है, दूसरा - कागजात बनाना और तैयार करना, उन्हें व्यवस्थित करना और भंडारण के लिए व्यवस्थित करना। कार्यालय कार्य के इस रूप के साथ एक ही संचालन पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा और विभागों दोनों में किया जा सकता है - यह दस्तावेज़ पर निर्भर करता है।

दस्तावेज़ मार्गों से कंपनी में दस्तावेज़ प्रवाह को तेज़ करने में मदद मिलेगी

1 जुलाई 2017 से, GOST R 6.30-2003 के बजाय, GOST R 7.0.97-2016 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली" लागू होगी। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ।" इसका पाठ वेबसाइट पर देखा जा सकता है संघीय एजेंसीतकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी पर: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

मानक को ऑल-रूसी रिसर्च इंस्टीट्यूट ऑफ डॉक्यूमेंटेशन एंड आर्काइविंग (VNIIDAD) द्वारा विकसित किया गया था। दस्तावेज़ का दायरा इस प्रकार वर्णित है: "यह मानक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है:चार्टर, विनियम, नियम, निर्देश, विनियम, संकल्प, आदेश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, समझौते, अधिनियम, पत्र, प्रमाण पत्र, आदि (बाद में दस्तावेजों के रूप में संदर्भित), जिनमें ओके 011-93 में शामिल हैं। अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण"(ओकेयूडी), कक्षा 0200000।" नया मानक, अपने पूर्ववर्ती की तरह, परिभाषित करता है:

• दस्तावेज़ विवरण की संरचना;
• उनके डिजाइन के लिए नियम (लेकिन पहले से ही उपयोग कर रहे हैं सूचान प्रौद्योगिकी);
• प्रपत्रों के प्रकार, प्रपत्रों के विवरण की संरचना, दस्तावेज़ पर विवरण का लेआउट; नमूना प्रपत्र;
• दस्तावेज़ बनाने के नियम.

मानक के प्रावधान कागज और इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेज़ों पर लागू होते हैं।

हम आपको इस बात पर उन्मुख करेंगे कि वास्तव में क्या बदल गया है (GOST नंबर और नाम को छोड़कर)।

विवरण की सूचीइसमें 30 पद शामिल हैं (पहले की तरह), लेकिन इसमें बदलाव भी हैं:

• रूसी संघ के हथियारों का कोट और रूसी संघ की एक घटक इकाई के हथियारों के कोट को अब एक ही संपत्ति माना जाता है;
• सहारा “संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क(सेवा चिह्न)" को दो भागों में विभाजित किया गया है: "प्रतीक" और "ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)";
• संगठन कोड, ओजीआरएन और आईएनएन/केपीपी गायब हो गए;
• "संगठन का नाम" के स्थान पर अब "संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक" होगा;
• विवरण "संरचनात्मक इकाई का नाम - दस्तावेज़ का लेखक" और "व्यक्ति की स्थिति का नाम - दस्तावेज़ का लेखक" दिखाई दिया;
• विवरण "पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ की तारीख का लिंक" को अब "पंजीकरण संख्या और प्राप्त दस्तावेज़ की तारीख का लिंक" कहा जाएगा;
• "दस्तावेज़ पहुँच प्रतिबंध स्टाम्प" विशेषता जोड़ी गई;
• विशेषता "दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि का पहचानकर्ता" हटा दिया गया है, लेकिन "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का चिह्न" दिखाई दिया है;
• "मुहर छाप" के बजाय अब यह "मुहर" पढ़ता है;
• "दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा" के बजाय - बस "वीज़ा";
• "ऐप टैग" "ऐप टैग" बन गया;
• "संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक चिह्न" के बजाय - "दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक चिह्न";
• "दस्तावेज़ के निष्पादन और फ़ाइल में भेजने पर एक निशान" के बजाय - "दस्तावेज़ को फ़ाइल में भेजने पर एक निशान।"

उदाहरण के लिए, अनुच्छेद 5.5 में ऐसा कहा गया है संगठन का नामउसके चार्टर में कानूनी इकाई के नाम के अनुरूप होना चाहिए। हालाँकि, कानून अब संगठनों को उपयोग करने की अनुमति देता है मॉडल चार्टर, और इस मामले में इसका नाम चार्टर में नहीं होगा। साथ ही, यह आवश्यक रूप से एक में मौजूद है राज्य रजिस्टर कानूनी संस्थाएँ(कानूनी संस्थाओं का एकीकृत राज्य रजिस्टर)।

प्रॉप्स के विवरण में "गंतव्य"(5.15) इस बात पर ध्यान नहीं देता है कि अक्सर प्राप्तकर्ता विदेशी संगठन और व्यक्ति होते हैं जो रूस के नागरिक नहीं होते हैं। अभिभाषकों की सूची को चार तक सीमित करना, जो टाइपराइटर के समय से कम हो गया है, साथ ही यह प्रावधान भी है कि "पत्र भेजते समय ईमेलया फैक्स द्वारा (मेल द्वारा भेजे बिना) डाक का पतानिर्दिष्ट नहीं", संभवतः अनुकूलन माना जा सकता है, लेकिन किसी भी स्थिति में अनिवार्य नहीं है (अर्थात अनिवार्य निष्पादन की आवश्यकता है)।

सहारा के लिए "कागजातों की तारीख"हालांकि 2013 से कोई बदलाव नहीं हुआ दीवानी संहितारूसी संघ को बैठक के मिनटों में बैठक का सटीक समय दर्शाने की भी आवश्यकता है।

खंड 5.14 में "दस्तावेज़ स्टांप तक पहुंच" केवल दस्तावेज़ की पहली शीट पर स्टांप लगाने की आवश्यकता है, हालांकि यह कानून के विपरीत है: गोपनीयता टिकट और स्टांप " व्यापार रहस्य"प्रत्येक शीट पर इंगित किया जाना चाहिए (अनबाउंड पेपर दस्तावेज़ों के लिए यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, क्योंकि अन्यथाउल्लंघनकर्ताओं को जवाबदेह ठहराना मुश्किल होगा)।

शायद सबसे संदिग्ध सहारा माना जा सकता है "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर चिह्न"(खंड 5.23). इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों की कल्पना करने वाले चिह्नों का उपयोग करने की प्रथा अभी तक विकसित नहीं हुई है। यहीं से कठिनाइयां उत्पन्न होती हैं 1. और हस्ताक्षर के लिए प्रदान किए गए स्थान पर विज़ुअलाइज़ेशन को रखने की आवश्यकता का अनुपालन करना समस्याग्रस्त हो सकता है, अन्य दृष्टिकोण विश्व अभ्यास में उपयोग किए जाते हैं; इसके अलावा, यह अजीब है जब हस्ताक्षर विज़ुअलाइज़ेशन इसके बारे में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी का संकेत नहीं देता है:

• क्या वह योग्य है?
• हस्ताक्षरकर्ता की शक्तियाँ क्या हैं,
• प्रमाणपत्र के उपयोग पर प्रतिबंध (यदि कोई हो),
• प्रमाणन प्राधिकारी का नाम जिसने प्रमाणपत्र जारी किया,
• दिनांक और समय जब हस्ताक्षर बनाया गया था।

प्रॉप्स के विवरण में "मुहर"(खंड 5.24) परिलक्षित नहीं हुए नवीनतम परिवर्तनवाणिज्यिक संगठनों द्वारा इसके उपयोग को वैकल्पिक बनाने वाला कानून। वे। GOST "यदि उपलब्ध हो" खंड के बिना मुहर लगाने की आवश्यकता की बात करता है।

प्रॉप्स के विवरण में "प्रमाणीकरण चिह्न की प्रतिलिपि बनाएँ"(खंड 5.26) एकमात्र डिज़ाइन विकल्प दिखाता है जो पुराने GOST में दिखाई देता है, जो दस्तावेज़ के केवल एक पृष्ठ के प्रमाणीकरण के लिए उपयुक्त है और तत्वों की संरचना की तुलना में कम है जिसमें 2 शामिल करने की आवश्यकता है:

• पद्धतिगत सिफ़ारिशेंसंघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास पर (23 दिसंबर, 2009 संख्या 76 के रोसारखिव के आदेश द्वारा अनुमोदित) और
• प्रेसिडियम का फरमान सर्वोच्च परिषदयूएसएसआर दिनांक 08/04/1983 नंबर 9779-एक्स (वर्तमान में वैध)।

जैसा कि आप देख सकते हैं, नए मानक में दी गई सिफ़ारिशों का बिना सोचे-समझे उपयोग करना अवांछनीय है.

कई विवरणों का विवरण (उदाहरण के लिए, खंड 5.27 में "दस्तावेज़ की प्राप्ति पर निशान") पूरी तरह से "कागजी" भाषा में तैयार किया गया है और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर लागू नहीं है। यह नोट करने का प्रस्ताव कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में, इस चिह्न को दस्तावेज़ के पंजीकरण कार्ड में शामिल किया जा सकता है (या अन्यथा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दर्ज किया जा सकता है) को अस्वीकार कर दिया गया था।

प्रपत्रों का अनुभाग सार्वजनिक और वाणिज्यिक दोनों क्षेत्रों में पहले से ही स्थापित अभ्यास के विपरीत, उनके निर्माण, उपयोग की बारीकियों को ध्यान में रखे बिना कागजी प्रपत्रों की आवश्यकताओं को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों में स्थानांतरित करता है।

सामान्य तौर पर, अद्यतन मानक को एक अस्थायी समाधान माना जा सकता है, क्योंकि यह अभी भी मुख्य रूप से पारंपरिक कागज दस्तावेज़ प्रवाह पर केंद्रित है और कई मायनों में "इलेक्ट्रॉनिक सरकार" के तेजी से व्यापक अभ्यास के साथ फिट नहीं बैठता है।

1 हमारी पत्रिका के नंबर 12` 2014 में लेख "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का विज़ुअलाइज़ेशन: घरेलू और विदेशी दृष्टिकोण" देखें।
2 हमने हाल ही में दस्तावेजों की प्रतियों को प्रमाणित करने के नियमों पर विस्तार से चर्चा की - लेख में "कोई संगठन अपने दस्तावेजों और फाइलों की जब्ती को कैसे प्रतिबिंबित कर सकता है?" "हमारी पत्रिका के नंबर 2' 2017 में।

किसी भी उत्पादन या व्यावसायिक प्रक्रिया को विनियमित करने का अर्थ है आंतरिक, कॉर्पोरेट, कानून के स्तर पर इस प्रक्रिया के कार्यान्वयन के लिए नियम स्थापित करना। यह स्थानीय नियमों का उपयोग करके किया जा सकता है। उनमें से कौन किसी संगठन में काम कर सकता है और सबसे पहले इसकी आवश्यकता होगी, हम लेख में विचार करेंगे।

स्थानीय नियामक अधिनियमों के संकेत (एलएनए)

न्यायशास्त्र में "मानक" की अवधारणा है कानूनी कार्य" उच्चतम, राज्य स्तर के विनियामक कानूनी कृत्यों में कानून के नियम शामिल होते हैं जो राज्य के सभी नागरिकों पर बाध्यकारी होते हैं। उदाहरण के लिए, यह रूसी संघ का संविधान है, संघीय कानून, कोड, राष्ट्रपति के आदेश। राष्ट्रीय नियमों के विपरीत, स्थानीय नियम एक या कई संगठनों के भीतर संचालित होते हैं और केवल उनके कर्मचारियों के लिए बाध्यकारी होते हैं।

दूसरे शब्दों में, स्थानीय मानक अधिनियम"एलएलसी "एबीवी" के कार्यालय कार्य के निर्देश केवल एलएलसी "एबीवी" के कर्मचारियों के लिए अनिवार्य हैं। स्थानीय नियमों का पालन करने में विफलता के लिए, संगठन के कर्मचारियों पर अनुशासनात्मक कार्रवाई की जा सकती है।

एक मानक कानूनी अधिनियम की आवश्यक विशेषताएं प्लेनम के संकल्प के पैराग्राफ 9 में सूचीबद्ध हैं सुप्रीम कोर्टआरएफ दिनांक 29 नवंबर, 2007 नंबर 48 "पूरे या आंशिक रूप से नियामक कानूनी कृत्यों को चुनौती देने वाले मामलों पर विचार करने वाली अदालतों की प्रथा पर।" सादृश्य से, कोई LAD के मुख्य लक्षण निर्धारित कर सकता है। सभी विनियामक कानूनी कृत्यों की तरह, वे:

• निर्धारित तरीके से प्रकाशित.प्रत्येक एलएनए एक मसौदा दस्तावेज़ तैयार करने से लेकर उसके अनुमोदन तक एक मार्ग से गुजरता है महानिदेशकया एक विशेष रूप से अधिकृत अधिकारी (आरेख देखें)।

• नियम और कानून शामिल हैंजो समग्र रूप से संगठन की गतिविधियों, उसके प्रभागों (विभागों, कार्य समूहों, आयोगों), कॉलेजियम और अन्य निकायों, उत्पादन या व्यावसायिक प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन से संबंधित हो सकता है। साथ ही, ऐसे एलएनए भी हैं जिनका सभी कर्मचारियों को अनुपालन नहीं करना चाहिए। इसलिए, यदि कार्यालय कार्य के निर्देश सभी के लिए अनिवार्य हैं, तो केवल इस आयोग के सदस्यों को विशेषज्ञ आयोग के नियमों द्वारा निर्देशित किया जाता है।
• बार-बार प्रयोग किया जाता है।स्थानीय नियम बार-बार जारी और लागू किये जाते हैं। कुछ एलएनए संगठन के पूरे अस्तित्व में उसके साथ रहते हैं। उदाहरण के लिए, ये आंतरिक श्रम नियम या कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर नियम हैं।

क्लास प्रोडक्शन के लिए एलएनए: प्रकार और उद्देश्य

सभी संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेजों का एक लक्ष्य होता है - किसी प्रक्रिया या घटना को विनियमित करना। इसलिए, कभी-कभी अनुभवी सचिवों और क्लर्कों को भी प्रत्येक विशिष्ट मामले के लिए दस्तावेज़ का प्रकार चुनना मुश्किल लगता है। आइए इसे जानने का प्रयास करें। सभी परिभाषाओं का स्रोत "आधुनिक प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के प्रकार और किस्मों का शब्दकोश" है।

■ पद- एक मानक कानूनी अधिनियम जो एक सरकारी निकाय, संगठन, संरचनात्मक इकाई, कॉलेजियम, सलाहकार, विशेषज्ञ, कार्यप्रणाली या अन्य निकाय की स्थिति को परिभाषित करता है और (या) गतिविधियों (कार्यों) को करने की प्रक्रिया स्थापित करता है। निश्चित प्रकार.

नियम स्थापित करते हैं कि संगठन में कौन से संरचनात्मक प्रभाग या निकाय हैं, उनके कार्यों, लक्ष्यों, उद्देश्यों और जिम्मेदारियों को निर्धारित करते हैं। प्रावधान तब प्रकट होते हैं जब नई संरचनात्मक इकाइयाँ बनती हैं। उदाहरण के लिए, एक कार्यालय के स्थान पर एक कार्यालय प्रबंधन विभाग और एक पुरालेख बनाया जाता है।

■ निर्देश- एक कानूनी अधिनियम जो संगठनों, उनके संरचनात्मक प्रभागों, अधिकारियों और नागरिकों की गतिविधियों के संगठनात्मक, वैज्ञानिक, तकनीकी, तकनीकी, वित्तीय या अन्य विशेष पहलुओं को नियंत्रित करने वाले नियम स्थापित करने के लिए जारी किया जाता है।

उस स्थिति के विपरीत जो मुख्य रूप से "कौन?" प्रश्नों का उत्तर देती है। और "क्या?", निर्देश "कैसे?" प्रश्न का उत्तर देते हैं। यह किसी विशेष प्रक्रिया के कार्यान्वयन से संबंधित हर चीज़ का विस्तार से और व्यापक रूप से वर्णन करता है।

■ व्यवसाय प्रक्रिया नियम- एक मानक कानूनी अधिनियम जो किसी सरकारी निकाय, कॉलेजियम या सलाहकार निकाय की गतिविधियों के लिए प्रक्रिया निर्धारित करता है।

लेकिन एलएनए के मामले में, हम अक्सर थोड़े अलग दस्तावेज़ के बारे में बात कर रहे हैं, खासकर में वाणिज्यिक संगठन. फिर, एक व्यवसाय प्रक्रिया विनियमन को एक प्रकार के संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेज़ के रूप में समझा जाता है जो प्रक्रिया के सभी चरणों और प्रत्येक चरण में कलाकारों की बातचीत के क्रम का लगातार वर्णन करता है।

व्यावसायिक प्रक्रिया नियम संचालन का वर्णन करने के तरीके में निर्देशों से भिन्न होते हैं। नियमों में उन्हें क्रमिक रूप से (पहले से आखिरी तक) वर्णित किया गया है, और निर्देशों में उन्हें विषयगत रूप से व्यवस्थित किया गया है।

■ नियम- एक मानक कानूनी अधिनियम जो कानूनी विनियमन के विषय के संबंध में मानदंड और आवश्यकताएं स्थापित करता है।

नियमों का मुख्य कार्य निर्देशों में पहले से स्वीकृत प्रक्रियाओं में से किसी एक को निर्दिष्ट करना और उसका विस्तार से वर्णन करना है। उदाहरण के लिए, कार्यालय कार्य के निर्देशों में, इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के संचालन के नियमों के लिए केवल एक पैराग्राफ समर्पित किया जा सकता है। ए स्वतंत्र नियमइलेक्ट्रॉनिक पत्राचार का संचालन अक्सर एक बड़ा एलएनए होता है, जिसमें कई खंड होते हैं। यह ईमेल बनाने, भेजने, प्राप्त करने और संसाधित करने की प्रक्रिया का अधिक विस्तार से वर्णन करता है।

यदि संगठन की गतिविधियों के किसी पहलू का पूरी तरह से वर्णन करने के लिए निर्देश जारी किए जाते हैं, तो नियम निर्देशों को निर्दिष्ट करते हैं। वे न केवल हर कदम का वर्णन करते हैं, बल्कि ऑपरेशन करने वाले के प्रत्येक साँस लेने और छोड़ने का भी वर्णन करते हैं।

■ आदेश- संगठन की गतिविधियों को विनियमित करने के लिए किसी संगठन के प्रमुख द्वारा अकेले कार्य करते हुए अपनाया गया एक कानूनी कार्य।

एक आदेश हमेशा एक स्थानीय नियामक अधिनियम नहीं होता है, लेकिन यह इस कार्य को अच्छी तरह से कर सकता है। यहां यह याद दिलाना उचित होगा विशिष्ट विशेषताएंएलएनए, जिसकी हमने ऊपर चर्चा की। यदि आदेश प्रक्रिया के कार्यान्वयन के लिए मानदंड (नियम) स्थापित करता है, जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त करता है, बार-बार लागू किया जाता है और इसमें निर्दिष्ट सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य है, तो इसे पूर्ण एलएनए के रूप में पहचाना जा सकता है।

आदेश प्रक्रिया के क्रम का वर्णन नहीं करते, बल्कि रिकॉर्ड का वर्णन करते हैं निर्णय हो गया. उदाहरण के लिए, शाखाओं में कार्यालय कार्य के लिए जिम्मेदार लोगों की नियुक्ति करना या विभागों के लिए विकसित अनुक्रमण प्रणाली को मंजूरी देना।

तालिका 1 विभिन्न एलएनए के उद्देश्य को निर्धारित करने और सबसे अधिक को चुनने में मदद करेगी उपयुक्त रूपप्रत्येक मामले के लिए दस्तावेज़.

तालिका नंबर एक

कार्यालय कार्य के लिए एलएनए के प्रकार और उद्देश्य

एलएनए का प्रकार	एलएनए का उद्देश्य	उदाहरण
पद	एक संरचनात्मक इकाई की स्थिति निर्धारित करता है	सेवा पर विनियम दस्तावेज़ीकरण समर्थनप्रबंध
	एक निश्चित प्रकार की गतिविधियों (कार्यों) को करने की प्रक्रिया स्थापित करता है	दस्तावेज़ों के भंडारण पर विनियम
	एक कॉलेजियम सलाहकार निकाय की स्थिति निर्धारित करता है	विशेषज्ञ आयोग पर विनियम
निर्देश	संगठन की गतिविधियों के एक पहलू को नियंत्रित करता है	कार्यालय कार्य हेतु निर्देश
व्यवसाय प्रक्रिया नियम	प्रक्रिया के संचालन और संचालन में प्रतिभागियों के बीच बातचीत के क्रम का लगातार वर्णन करता है	व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए विनियम "दस्तावेजों के आधार पर कार्यों के निष्पादन का नियंत्रण"
	वे पहले से ही विनियमित प्रक्रिया निर्दिष्ट करते हैं	मेल भेजने और प्राप्त करने के नियम
	प्रक्रिया पर किये गये निर्णय को रिकार्ड करता है	आदेश "संरचनात्मक प्रभागों में कार्यालय कार्य के लिए जिम्मेदार लोगों की नियुक्ति पर"

केस प्रक्रिया के लिए निर्देश

कार्यालय कार्य के निर्देश पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों को समर्पित स्थानीय नियमों के केंद्र में हैं। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा पर नियमों के बिना या व्यावसायिक कार्यालय प्रक्रियाओं के लिए नियमों के बिना ऐसा करना संभव है, हालांकि अनुशंसित नहीं है। लेकिन यदि किसी संगठन में कम से कम कई लोग कार्यालय के काम में शामिल हैं, तो उचित निर्देश अत्यंत आवश्यक हैं। अन्यथा, कागजी कार्रवाई प्रक्रियाओं में प्रत्येक भागीदार (अर्थात, प्रत्येक कर्मचारी) दस्तावेजों के साथ काम करेगा जैसा वह उचित समझेगा, केवल अपने ज्ञान और अनुभव पर भरोसा करेगा और उन्हें एकमात्र सही मानेगा। यह सचिव के लिए एक आपदा है. इसलिए, आप कार्यालय कार्य के निर्देशों के बिना नहीं कर सकते।

विनियामक ढाँचा

दुर्भाग्य से, गैर-सरकारी संगठनों के लिए कार्यालय के काम के लिए कोई मानक निर्देश नहीं हैं और न ही हो सकते हैं, क्योंकि वे बहुत अलग हैं, हालांकि ढांचे के भीतर हैं एकसमान नियम, पूर्वस्कूली शिक्षा चलाएँ।

कार्यालय कार्य के लिए निर्देश विकसित करने की सामान्य प्रक्रिया बिल्कुल आरेख के समान है: तैयार मसौदा दस्तावेज़ अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरता है और सामान्य निदेशक या अधिकृत व्यक्ति द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

कार्यालय कार्य निर्देश स्वयं से लिखने की आवश्यकता नहीं है। रूस में कार्यालय के काम के सभी नियमों का दशकों से परीक्षण किया गया है और केवल थोड़ा सा बदलाव किया गया है। निर्देश लिखने के कई स्रोत हैं। इनमें से मुख्य ये हो सकते हैं:

• संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें (23 दिसंबर, 2009 नंबर 76 के रोसारखिव के आदेश द्वारा अनुमोदित; इसके बाद - संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें);
• गोस्ट आर 7.0.8.-2013। “सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। रिकार्ड रखना और संग्रह करना। शब्द और परिभाषाएं";
• GOST R 7.0.97-2016 “सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ" (इसके बाद - GOST R 7.0.97-2016);
• मानक निर्देशकार्यालय प्रबंधन एवं पुरालेख कार्य पर सीमा शुल्क अधिकारियोंरूसी संघ (रूस की संघीय सीमा शुल्क सेवा के दिनांक 07/09/2014 संख्या 1331 के आदेश द्वारा अनुमोदित; इसके बाद संघीय सीमा शुल्क सेवा के लिए निर्देश के रूप में संदर्भित)। यह केवल संघीय सीमा शुल्क सेवा और उसके अधीनस्थ संगठनों के लिए अनिवार्य है, लेकिन अन्य संगठन इसे अपने निर्देशों के आधार के रूप में उपयोग कर सकते हैं।

कृपया ध्यान

GOST R 7.0.97-2016 1 जुलाई, 2017 को लागू होगा। संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें और संघीय सीमा शुल्क सेवा के लिए निर्देश दस्तावेज़ तैयार करने के लिए पिछले मानक - GOST R 6.30-2003 और इसके लिए पद्धति संबंधी सिफारिशों के आधार पर संकलित किए गए हैं। 1 जुलाई, 2017 से, ये दोनों दस्तावेज़ विवरण तैयार करने से संबंधित भाग में प्रासंगिक नहीं रहेंगे। इसलिए, कार्यालय कार्य निर्देशों के संकलनकर्ताओं को सावधान रहना चाहिए - नया GOST R 7.0.97-2016 न केवल विवरण दर्ज करने के नियमों को बदलता है, बल्कि उनकी संरचना को भी बदलता है।

अनुदेश संरचना

निर्देशों के अनुभागों की संरचना, व्यवस्था और सामग्री भिन्न हो सकती है। यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि कार्यालय प्रबंधन प्रणाली कैसे बनाई जाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) और इलेक्ट्रॉनिक का सक्रिय रूप से उपयोग करने वाले संगठनों में कार्यालय कार्य के लिए निर्देश अंगुली का हस्ताक्षर(ईडीएस), और उन संगठनों में जहां कागजी दस्तावेज़ प्रवाह फलता-फूलता है, बहुत अलग होगा।

हालाँकि, कार्यालय के काम के लिए निर्देशों की बुनियादी सार्वभौमिक सामग्री तैयार करना संभव है ताकि इस एलएनए के डेवलपर्स के पास "जमीन पर" निर्माण करने के लिए कुछ हो (तालिका 2)।

तालिका 2

कार्यालय प्रबंधन निर्देशों की बुनियादी संरचना

खंड संख्या	कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों का अनुभाग	अनुभाग द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ों के प्रपत्र/नमूने
	सामान्य प्रावधान
	शब्द और परिभाषाएं
	दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ	दस्तावेज़ प्रपत्र (दस्तावेज़ों के लिए सामान्य प्रपत्र, पत्र प्रपत्र, प्रपत्र व्यक्तिगत प्रजातिदस्तावेज़, अन्य प्रपत्र)। लॉग बुक का फॉर्म और फॉर्म जारी करना (यदि संगठन फॉर्म का रिकॉर्ड रखता है)। प्रत्येक विवरण के पंजीकरण के नमूने (दस्तावेज़ विवरण तैयार करने के नियमों का वर्णन करते समय पाठ में तुरंत प्रदान किए गए)।
	दस्तावेज़ों के साथ कार्य का संगठन
	इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली
	साथ काम करने की विशेषताएं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़
	आने वाले पत्राचार का स्वागत, प्रसंस्करण, पंजीकरण और वितरण	आने वाले दस्तावेजों को पंजीकृत करने के लिए फॉर्म। दस्तावेज़ों की कमी पर नमूना रिपोर्ट. दस्तावेजों को नुकसान पर नमूना रिपोर्ट. आने वाले दस्तावेज़ के पंजीकरण की स्टाम्प छाप।
	दस्तावेजों और निर्देशों के निष्पादन का संगठन	एक संकल्प का नमूना. दस्तावेज़ों के निष्पादन पर प्रमाणपत्र रिपोर्ट का प्रपत्र।
	कुछ प्रकार के दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन की विशेषताएं	नमूना आदेश. नमूना आदेश. नमूना अधिनियम (उदाहरण के लिए, दस्तावेजों के अधूरे पैकेज की वापसी के बारे में) अटॉर्नी की नमूना शक्ति (उदाहरण के लिए, मेल प्राप्त करने के लिए)।
	बैठकों में लिए गए निर्णयों को औपचारिक बनाने और क्रियान्वित करने की प्रक्रिया	बैठक के संक्षिप्त विवरण का नमूना. बैठक के पूर्ण कार्यवृत्त का नमूना.
	आउटगोइंग दस्तावेज़ तैयार करना और भेजना	नमूना कवर पत्र. आउटगोइंग दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने के लिए जर्नल का प्रपत्र। डाक प्रेषण लॉग प्रपत्र. बैच मेल भेजने के लिए सूची प्रपत्र.
	नागरिकों की अपीलों को निपटाने की प्रक्रिया	नागरिक आवेदन (आवेदन) प्रपत्र. नागरिकों की अपीलों को पंजीकृत करने के लिए प्रपत्र (यदि संगठन नागरिकों की अपीलों को अलग से ध्यान में रखता है)।
	भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया	डिलिवरी इन्वेंट्री फॉर्म.
	पुरालेख में दस्तावेजों का संगठन और रिकॉर्डिंग	संगठन के मामलों की सूची का प्रपत्र. एक संरचनात्मक इकाई के मामलों के नामकरण का रूप। केस इन्वेंट्री फॉर्म स्थायी भंडारण; अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों की सूची के लिए प्रपत्र। कर्मियों के लिए मामलों की सूची का प्रपत्र. इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों और स्थायी भंडारण दस्तावेजों के लिए इन्वेंटरी फॉर्म। अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की इलेक्ट्रॉनिक फाइलों और दस्तावेजों की सूची का प्रपत्र।
	पुरालेख में दस्तावेज़ों का उपयोग	अस्थायी उपयोग के लिए मामले जारी करने पर नमूना अधिनियम।
	समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को नष्ट करना	समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर एक अधिनियम का प्रपत्र।

निर्देशों के अनुसार दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया

दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण की प्रक्रिया निर्देशों के अनुभागों में वर्णित है:

• रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के नियम अभिलेखीय दस्तावेज़अंगों में राज्य शक्ति, अंग स्थानीय सरकारऔर संगठन (रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 31 मार्च 2015 संख्या 526 के आदेश द्वारा अनुमोदित; इसके बाद नियम 2015 के रूप में संदर्भित);
• संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (रोसारखिव बोर्ड के दिनांक 02/06/2002 के निर्णय द्वारा अनुमोदित)।

क्लास प्रोडक्शन के लिए एलएनए: कैसे चुनें?

एक छोटे संगठन के लिए, कार्यालय कार्य पर निर्देश काफी पर्याप्त होंगे, खासकर यदि यह दस्तावेज़ के निर्माण से लेकर नष्ट होने तक सभी कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं का वर्णन करता है।

कार्यालय के काम पर नियम अक्सर निर्देशों से स्वतंत्र एलएनए में "विकसित" होते हैं। यह स्वाभाविक रूप से होता है - जैसे-जैसे संगठन विकसित होता है। यदि किसी निश्चित स्तर पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं को विनियमित करने की आवश्यकता है, तो निम्नलिखित विकसित किया जा सकता है:

• व्यावसायिक प्रक्रिया "दस्तावेज़ बनाना" के लिए नियम;
• व्यावसायिक प्रक्रिया के नियम "दस्तावेज़ निष्पादन का नियंत्रण";
• व्यवसाय प्रक्रिया नियम " पुरालेख भंडारणदस्तावेज़";
• अन्य विनियम, इस पर निर्भर करते हैं कि प्रबंधन किन प्रक्रियाओं का वर्णन और विनियमन करना आवश्यक समझता है।

एक अन्य परिदृश्य: संगठन ने बहुत सारे दस्तावेज़ जमा किए हैं, और उनके लिए एक संग्रह बनाया गया है। इस मामले में, उनके भंडारण की प्रक्रिया को तुरंत विनियमित करना आवश्यक है, अन्यथा संग्रह कर्मचारी दस्तावेजों से अभिभूत हो जाएंगे। अभिलेखीय भंडारण के लिए फ़ाइलों को पंजीकृत करने और स्थानांतरित करने के निर्देश समस्या को हल करने में मदद करेंगे।

हालाँकि, यदि संग्रह अभी भी छोटा है और अपनी प्रारंभिक अवस्था में है, तो ये मुख्य गतिविधि के लिए नियम या आदेश भी हो सकते हैं। कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं को विनियमित करने के लिए दस्तावेज़ों के प्रकारों का विकल्प, जैसा कि हम पहले ही पता लगा चुके हैं, काफी बड़ा है।

आधुनिक प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के प्रकार और किस्मों का शब्दकोश। - रोसारखिव, वीएनआईआईडीएडी। - एम., 2014.

GOST R 6.30-2003 “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ।"

“संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ. GOST R 6.30-2003" (रोसारखिव द्वारा अनुमोदित) के कार्यान्वयन के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें।

दस्तावेज़ प्रवाह के लिए जिम्मेदार सभी विशेषज्ञों को "GOST R 7.0.97-2016" पर ध्यान देना चाहिए। रूसी संघ का राष्ट्रीय मानक। सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" (8 दिसंबर, 2016 नंबर 2004-सेंट के रोसस्टैंडर्ट के आदेश द्वारा अनुमोदित)। इस नियामक अधिनियम में कई अतिरिक्त शामिल हैं जो GOST R 6.30-2003 में शामिल नहीं थे।

नए मानक में शामिल प्रमुख बदलाव

दस्तावेज़ बनाने के लिए, आप केवल फ़ॉन्ट का उपयोग कर सकते हैं:

• टाइम्स न्यू रोमन नंबर 13, 14;
• एरियल नंबर 12, 13;
• वर्दाना नंबर 12, 13;
• कैलीबरी नंबर 14.

नया GOST छोटे फ़ॉन्ट आकारों को केवल तालिकाओं में उपयोग करने की अनुमति देता है।

1 जुलाई, 2018 से, दस्तावेज़ में रूसी संघ की एक घटक इकाई के हथियारों का कोट, हथियारों का कोट (हेराल्डिक संकेत) शामिल हो सकता है नगर पालिका. अब इस अपेक्षित का स्थान भी मानक रूप से तय हो गया है। इसे संगठन के विवरण के ऊपर प्रपत्र के शीर्ष क्षेत्र के मध्य में, शीट के शीर्ष किनारे से 10 मिमी की दूरी पर रखा जाता है।

इसके अलावा, पहले आवश्यक विवरण ORGN, INN, KPP, OKVED कोड अब "संगठन के बारे में संदर्भ डेटा" विवरण में स्थित हैं।

एक "दस्तावेज़ तक पहुंच प्रतिबंधित करने पर वक्तव्य" सामने आया है। इसे पहली शीट के ऊपरी दाएं कोने में रखा गया है।

पता निर्दिष्ट करते समय, उपनाम से पहले संक्षिप्ताक्षरों "श्री" (श्री) और "श्रीमती" का उपयोग करने की अनुमति है अधिकारी, और संकेत भी करें मेल पतायदि पत्र फैक्स या ईमेल द्वारा भेजा गया है।

GOST में प्रबंधक की जगह लेने वाले व्यक्ति द्वारा कागजात पर हस्ताक्षर किए जाने पर स्लैश (स्लैश) या शिलालेख "के लिए" चिपकाने की अस्वीकार्यता पर एक निर्देश भी शामिल है। इस मामले में, परिवर्तन हाथ से या स्टांप का उपयोग करके किए जाते हैं।

मुहर को सही तरीके से कैसे लगाया जाए, इस विवाद में, क्या हस्ताक्षर के हिस्से को मुहर के साथ कवर करना संभव है, मुद्दा बना दिया गया है। नए GOST में कहा गया है कि संगठन की मुहर दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर के बिना, या "एमपी" ("सील का स्थान") निर्दिष्ट स्थान पर लगाई जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन बनाए रखने के मुद्दे भी GOST में शामिल हैं।

कार्यालय कार्य में दस्तावेजों का वर्गीकरण

कार्यालय कार्य में सभी कागजात को उनके उद्देश्य के आधार पर वर्गीकृत किया जाता है:

• संगठनात्मक और प्रशासनिक (चार्टर, निर्णय, मुख्य गतिविधियों पर आदेश);
• संदर्भ और सूचना (प्रमाणपत्र, टेलीग्राम);
• कर्मियों द्वारा ( रोजगार अनुबंध, कर्मियों के लिए आदेश, बयान)।

कार्यालय कार्य में आने वाले दस्तावेजों के पंजीकरण पर विशेष ध्यान देना चाहिए।

आने वाले पत्र को पंजीकृत करने के लिए, फॉर्म के शीर्ष पर दाईं या बाईं ओर एक क्रम संख्या और प्राप्ति की तारीख रखी जाती है। यह इस तरह दिखता है: “इन। क्रमांक 152 दिनांक 02.02.2017।” फिर, आने वाले पत्रों के लॉग में, यह संख्या दर्ज की जाती है, जानकारी: पत्र किससे और किसको संबोधित किया गया है, यह किस बारे में है, और यह भी कि पत्र को उसके पर्यवेक्षक द्वारा अनुमोदन के बाद काम के लिए स्थानांतरित किया गया था। पत्रों की मूल प्रतियाँ और प्रतियां उपयुक्त फ़ोल्डरों में दर्ज की जाती हैं। आउटगोइंग पत्रों को उसी तरह पंजीकृत किया जाता है (उदाहरण: "संदर्भ संख्या 152 दिनांक 29 मई, 2017") और अन्य दस्तावेज।

कार्यालय के काम में आने वाले दस्तावेज़ों का पंजीकरण आपको उन्हें किसी जर्नल (या स्प्रेडशीट) में तुरंत ढूंढने की अनुमति देता है। आवश्यक दस्तावेज़और इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की पहचान करें।

कार्यालय कार्य में दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा

दस्तावेज़ निष्पादन की मानक समय सीमा 30 है कैलेंडर दिन, जिन्हें आने वाले दस्तावेज़ की स्वीकृति की तारीख से या आउटगोइंग दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की तारीख से गिना जाता है।

कृपया ध्यान दें कि सप्ताहांत और छुट्टियांइस अवधि में भी शामिल है!

व्यावसायिक कागजात की एक व्यक्तिगत समय सीमा भी हो सकती है। इस मामले में, फॉर्म पर एक विशिष्ट तिथि का संकेत देने वाला एक निशान होता है, या इसे पाठ में ही दर्शाया जा सकता है।

विनियमों द्वारा स्थापित समय-सीमाएँ भी हैं।

यदि समय सीमा पूरी नहीं हो पाती है, तो आपको लिखना होगा ज्ञापनआंतरिक दस्तावेज़ीकरण के लिए समय सीमा बढ़ाने के अनुरोध के साथ प्रबंधक को या देरी के कारणों को रेखांकित करते हुए प्रतिपक्ष के संगठन को समान अनुरोध के साथ एक याचिका।

किसी संगठन में कागजी कार्रवाई स्थापित करना इतना कठिन नहीं है; नमूना दस्तावेज़ इसमें मदद करेंगे। मुख्य बात यह सुनिश्चित करना है कि दस्तावेज़ीकरण स्वीकृत मानकों का अनुपालन करता है, साथ ही रूसी संघ के कानून में परिवर्तनों की तुरंत निगरानी करता है।