शेवेलेवा ई.आई

पुरालेख प्रबंधन स्वेर्दलोव्स्क क्षेत्र

राज्य संस्था "दस्तावेज़ीकरण केंद्र"

स्वेर्दलोव्स्क क्षेत्र के सार्वजनिक संगठन"

व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए नमूना निर्देश

सार्वजनिक संगठनों में

स्वेर्दलोवस्क क्षेत्र

Ekaterinburg

सामान्य प्रावधान………………………………………………………………. दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के नियम……………………………………………… दस्तावेज़ प्रपत्र……………………………………………… दस्तावेज़ विवरण का पंजीकरण…………………………………….. तैयारी और डिजाइन की विशेषताएं व्यक्तिगत प्रजातिदस्तावेज़…….. दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन और दस्तावेज़ों का निष्पादन……………………. दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन………………………………………….. आने वाले दस्तावेज़ों का स्वागत, प्रसंस्करण और वितरण……………… भेजे गए दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण और प्रसारण का संगठन………….. आंतरिक दस्तावेज़ पारित करने की प्रक्रिया………………………………. इलेक्ट्रॉनिक और फैक्स चैनलों के माध्यम से प्राप्त दस्तावेजों का स्वागत और प्रसंस्करण………………………………………………………….. दस्तावेज़ों की संख्या के लिए लेखांकन……………………………………………… प्रतिनिधियों की अपीलों और अनुरोधों के साथ कार्य करना……………………………….. नागरिकों की अपीलों के साथ कार्य करना…………………………………………………….. 4. दस्तावेजों का पंजीकरण……………………………………………… 5. दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण…………………………………….. 6. कार्यालय कार्य में दस्तावेजों के साथ कार्य का संगठन…………………… 6.1. मामलों की सूची तैयार करना…………………………………………………….. 6.2. मामलों का गठन एवं पंजीकरण………………………………………… 6.3. दस्तावेज़ों के परिचालन भंडारण का संगठन………………………… 7. संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया………………………… 7.1. दस्तावेजों के मूल्य की जांच………………………………………… 7.2. केंद्रीय शैक्षिक और सांस्कृतिक संगठन को दस्तावेजों की तैयारी और हस्तांतरण………………………….. 8. प्रपत्रों, मुहरों, टिकटों और मुहरों का लेखांकन और भंडारण……………………. अनुप्रयोग: विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ एक सामान्य रूप का नमूना………… विवरण की कोणीय व्यवस्था के साथ सेवा पत्र का एक नमूना प्रपत्र। विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का एक नमूना प्रपत्र…………………………………………………….. विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ एक फॉर्म पर ऑर्डर का एक नमूना……………………………………………………………………………….. अनुदैर्ध्य रूप से व्यवस्थित विवरण के साथ एक फॉर्म पर ऑर्डर का एक नमूना……………………………………………………. पूर्ण प्रोटोकॉल का नमूना……………………………….. एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल का नमूना……………………………………. आंतरिक ज्ञापन का नमूना डिज़ाइन………………………… दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा पर एक प्रमाण पत्र का नमूना……………… सार्वजनिक संघ में प्रयुक्त टिकटों और मुहरों के नमूने अनुमोदन मोहर के साथ दस्तावेजों की अनुमानित सूची……………….. एक सार्वजनिक संघ के दस्तावेज़ों की अनुमानित सूची जिन पर मुहर लगी होती है………………………………………………………………………………. आने वाले दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने के लिए फॉर्म…………………….. भेजे गए दस्तावेज़ों के लॉग का प्रपत्र……………………. नागरिकों के पत्रों, प्रस्तावों, आवेदनों और शिकायतों को दर्ज करने के लिए जर्नल का प्रपत्र……………………………………………………………………………… एक सार्वजनिक संघ के मामलों के नामकरण का रूप………………………… किसी केस के कवर के लिए विवरण का एक नमूना……………………………… मामले को प्रमाणित करने वाले दस्तावेज़ का प्रपत्र…………………………………………………….. रूप आंतरिक सूचीमामले के दस्तावेज़……………………………………………… स्थायी भंडारण फ़ाइलों की सूची के वार्षिक अनुभाग का प्रपत्र……………… कार्मिक मामलों की सूची के वार्षिक अनुभाग का प्रपत्र…………………….. अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण मामलों की सूची के वार्षिक अनुभाग का प्रपत्र.... भंडारण के अधीन नहीं दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर अधिनियम का प्रपत्र……………………………………………………………………………… एक सार्वजनिक संघ के विशेषज्ञ आयोग पर अनुमानित नियम……………………………………………………………………………… एक सार्वजनिक संघ के पुरालेख पर अनुमानित नियम……………… नमूना निर्देशसार्वजनिक संघ में कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के अधिकारों और दायित्वों पर……………………………… व्यक्तिगत नाम, शब्द और वाक्यांश लिखना………………

1. सामान्य प्रावधान

1.1. कार्यालय कार्य के लिए नमूना निर्देश सार्वजनिक संघ Sverdlovsk क्षेत्र (बाद में नमूना निर्देश के रूप में संदर्भित) बनाने के उद्देश्य से विकसित किया गया था पद्धतिगत आधारतर्कसंगत संगठन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थनसार्वजनिक संघों में प्रबंधन - सेवरडलोव्स्क क्षेत्र के सार्वजनिक संगठनों के दस्तावेज़ीकरण के लिए राज्य संस्थान केंद्र की भर्ती के स्रोत (बाद में सीडीओओएसओ के रूप में संदर्भित)। एक सार्वजनिक संघ को एक स्वैच्छिक, स्वशासी, गैर-लाभकारी गठन के रूप में समझा जाता है, जो सार्वजनिक संघ के चार्टर में निर्दिष्ट सामान्य लक्ष्यों को साकार करने के लिए सामान्य हितों के आधार पर एकजुट नागरिकों की पहल पर बनाया गया है।

नमूना निर्देश कानून के अनुसार विकसित किए गए हैं रूसी संघऔर स्वेर्दलोव्स्क क्षेत्र, GOST R 6.30-2003 “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। एकीकृत प्रणालीसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ" (इसके बाद - GOST R 6.30-2003), मानक निर्देशऑफिस के काम पर कार्यकारी निकाय राज्य शक्तिस्वेर्दलोव्स्क क्षेत्र, 29 जून 2006 संख्या 561-पीपी के स्वेर्दलोव्स्क क्षेत्र की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित।

1.2. नमूना अनुदेश स्थापित करें सामान्य आवश्यकताएँप्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन सेवाओं के कामकाज, प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेजीकरण और स्वेर्दलोवस्क क्षेत्र के सार्वजनिक संघों में दस्तावेजों के साथ काम का आयोजन। इन निर्देशों की आवश्यकताओं की अनुशंसा की जाती है.

1.3. सार्वजनिक संघ इस मॉडल निर्देश के आधार पर विकसित व्यक्तिगत निर्देशों के साथ-साथ प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में रूसी संघ और सेवरडलोव्स्क क्षेत्र के अन्य नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों के आधार पर कार्यालय कार्य का आयोजन और संचालन करते हैं। अभिलेखीय मामले.

कार्यालय के काम के लिए व्यक्तिगत निर्देशों को सेवरडलोव्स्क क्षेत्र के अभिलेखागार प्रबंधन (बाद में ईपीके के रूप में संदर्भित) के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग के साथ समझौते के बाद सार्वजनिक संघों के प्रमुखों द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

1.4. मॉडल निर्देशों के प्रावधान दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर लागू होते हैं, मीडिया के प्रकार की परवाह किए बिना, जिसमें उनकी तैयारी, पंजीकरण, लेखांकन और निष्पादन का नियंत्रण शामिल है, स्वचालित (कंप्यूटर) प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके किया जाता है।

सार्वजनिक एसोसिएशन में उपयोग की जाने वाली दस्तावेज़ जानकारी को संसाधित करने के लिए स्वचालित प्रौद्योगिकियों को इस एसोसिएशन के लिए कार्यालय प्रबंधन निर्देशों की आवश्यकताओं को पूरा करना होगा।

1.5. गुप्त दस्तावेजों और "आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित दस्तावेजों के साथ काम करने के नियम विशेष निर्देशों द्वारा स्थापित किए जाते हैं।

1.6. स्थापित नियमों के अनुपालन पर सामान्य नियंत्रण, दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया और उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करना सार्वजनिक संघ के प्रमुख द्वारा किया जाता है।

1.7. कार्यालय कार्य का प्रत्यक्ष प्रबंधन कार्यालय कार्य के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को सौंपा जाता है, जिसे कॉलेजियम निकाय के निर्णय द्वारा, सार्वजनिक संघ के प्रमुख के आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है। कार्यालय कार्य के लिए उत्तरदायी कर्मचारी के कार्य निर्धारित किये जाते हैं नौकरी का विवरण(परिशिष्ट संख्या 26), ये नमूना निर्देश।

1.8. कर्मचारियों की अस्थायी अनुपस्थिति (छुट्टी, व्यापार यात्रा), बर्खास्तगी या स्थानांतरण के मामले में, प्रबंधक के निर्देश पर उनके पास मौजूद सभी दस्तावेज किसी अन्य कर्मचारी को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की बर्खास्तगी की स्थिति में, दस्तावेज़ अधिनियम के अनुसार अपने कर्तव्यों का पालन करने वाले या इस पद के लिए नियुक्त किसी अन्य कर्मचारी को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।

1.9. दस्तावेजों में निहित आधिकारिक जानकारी का उपयोग करने, दस्तावेजों (दस्तावेजों की प्रतियां) को अन्य संगठनों, मीडिया, सार्वजनिक संघ के सदस्यों और नागरिकों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया सार्वजनिक संघ के प्रमुख द्वारा निर्धारित की जाती है।

1.10. एक सार्वजनिक संघ के नवनियुक्त कर्मचारियों, साथ ही निर्वाचित निकायों के सदस्यों को एक सार्वजनिक संघ के लिपिकीय कार्य के निर्देशों से परिचित होना चाहिए।

1.11. सार्वजनिक संघ के कर्मचारी निर्देशों की आवश्यकताओं के अनुपालन, दस्तावेजों की समय पर समीक्षा और निष्पादन, उनके सही निष्पादन और सुरक्षा के लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारी वहन करते हैं।

2. दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए नियम

2.1. दस्तावेज़ प्रपत्र

2.1.1. एक सार्वजनिक संघ के संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को प्रपत्रों में तैयार किया जाना चाहिए और एक स्थापित सेट होना चाहिए अनिवार्य विवरण GOST R 6.30-2003 के अनुसार।

दस्तावेज़ प्रपत्र A4 (210 x 297 मिमी), A5 (148 x 210 मिमी) प्रारूपों में कागज की मानक शीट पर तैयार किए जाते हैं।

दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट में, चाहे वह फॉर्म पर हो या उसके बिना, निम्नलिखित फ़ील्ड होनी चाहिए:

बाएँ - कम से कम 20 मिमी;

दाएं - कम से कम 10 मिमी;

शीर्ष - कम से कम 20 मिमी;

निचला - कम से कम 20 मिमी.

2.1.2. सार्वजनिक संघ में निम्नलिखित प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है:

सामान्य फ़ॉर्म;

पत्र प्रपत्र;

एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ (आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, आदि) के लिए एक प्रपत्र।

सामान्य प्रपत्र (परिशिष्ट संख्या 1) का उपयोग पत्रों को छोड़कर किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ तैयार करने के लिए किया जाता है, और, सार्वजनिक संघ के घटक दस्तावेजों के आधार पर, इसमें विवरण शामिल होते हैं:

सार्वजनिक संघ का प्रतीक (यदि कोई हो),

कागजातों की तारीख,

वह स्थान जहाँ दस्तावेज़ तैयार किया गया था।

सार्वजनिक संघ के घटक दस्तावेजों के आधार पर पत्र प्रपत्र (परिशिष्ट संख्या 2) में निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:

सार्वजनिक संघ प्रतीक,

सार्वजनिक संघ का नाम,

मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन) कानूनी इकाई,

पहचान संख्यापंजीकरण के लिए करदाता/कारण कोड (टीआईएन/केपीपी),

सार्वजनिक संघ के बारे में संदर्भ जानकारी,

और, यदि आवश्यक हो, तो उन क्षेत्रों की ऊपरी सीमाओं के लिए निशान सीमित करें जहां विवरण स्थित हैं:

कागजातों की तारीख,

संकल्प,

पाठ का शीर्षक,

नियंत्रण चिह्न,

दस्तावेज़ पाठ.

एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के लिए प्रपत्र (एक पत्र को छोड़कर) (परिशिष्ट संख्या 3), सार्वजनिक संघ के घटक दस्तावेजों के आधार पर, विवरण शामिल हैं:

सार्वजनिक संघ का प्रतीक (यदि उपलब्ध हो),

सार्वजनिक संघ का नाम,

दस्तावेज़ प्रकार का नाम,

दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन का स्थान,

और, यदि आवश्यक हो, उन क्षेत्रों की सीमाओं के लिए अंक सीमित करना जहां विवरण स्थित हैं:

कागजातों की तारीख,

पाठ का शीर्षक,

नियंत्रण चिन्ह.

भागों के स्थान के आधार पर, दो प्रकार के आकार स्थापित किए जाते हैं - कोणीय और अनुदैर्ध्य।

प्रपत्र विवरण और विवरण स्थान क्षेत्र की सीमाओं के भीतर विवरण के लिए सीमित चिह्नों को एक केंद्रित तरीके से रखा गया है (विवरण की प्रत्येक पंक्ति की शुरुआत और अंत विवरण स्थान क्षेत्र की सीमाओं से समान रूप से दूर हैं) या फ़्लैग तरीके से ( विवरण की प्रत्येक पंक्ति विवरण स्थान क्षेत्र की बाईं सीमा से शुरू होती है)।

किसी सार्वजनिक संघ में प्रयुक्त प्रपत्रों के प्रकार और रूपों की विशिष्ट संरचना को उसके प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

2.1.3. सार्वजनिक संघ के अनुरोध पर, दस्तावेज़ों के प्रपत्र मुख्य रूप से मुद्रण द्वारा, मुद्रण उद्यमों द्वारा, जिनके पास संबंधित प्रकार की गतिविधि के लिए लाइसेंस हैं, सफेद कागज या हल्के रंग के कागज पर तैयार किए जाते हैं। इसे ऑनलाइन प्रिंटिंग टूल (फोटोकॉपी) का उपयोग करके प्राप्त फॉर्म का उपयोग करने की अनुमति है, साथ ही व्यक्तिगत कंप्यूटर पर एक विशिष्ट दस्तावेज़ बनाते समय फॉर्म के सभी आवश्यक विवरणों को सीधे पुन: पेश करने की अनुमति है।

2.1.4. नए दस्तावेज़ प्रपत्रों को प्रचलन में लाना सार्वजनिक संघ के प्रमुख की अनुमति से किया जाता है।

2.1.5. किसी सार्वजनिक संघ में प्रपत्रों के उत्पादन और उपयोग पर नियंत्रण कार्यालय कार्य के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को सौंपा जाता है।

2.2. दस्तावेज़ विवरण का पंजीकरण

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ तैयार करते समय, सार्वजनिक संघों के कर्मचारी GOST R 6.30-2003 की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए दस्तावेज़ विवरण तैयार करते हैं।

2.2.1. एक सार्वजनिक संघ का प्रतीक.

सार्वजनिक संघ का प्रतीक (यदि कोई हो) सार्वजनिक संघ के चार्टर (विनियमों) के अनुसार लेटरहेड पर रखा जाता है।

2.2.2. सार्वजनिक संघ का नाम.

सार्वजनिक संघ का नाम, जो दस्तावेज़ का लेखक है, उसमें निर्दिष्ट नाम के अनुरूप होना चाहिए घटक दस्तावेज़.

यदि घटक दस्तावेजों द्वारा स्थापित किसी सार्वजनिक संघ का संक्षिप्त नाम है, तो इसे पूरे नाम के नीचे या उसके पीछे (कोष्ठक में) रखा जाता है।

सार्वजनिक संघ के नाम के ऊपर, संक्षिप्त नाम और उसके अभाव में मूल संगठन का पूरा नाम (यदि कोई हो) इंगित करें।

किसी सार्वजनिक संघ के नाम में उसके संगठनात्मक स्वरूप का उल्लेख अवश्य होना चाहिए - कानूनी रूपऔर गतिविधि का क्षेत्रीय दायरा। उदाहरण के लिए: स्वेर्दलोव्स्क क्षेत्रीय सार्वजनिक संगठन "ज़ैशचिता", स्वेर्दलोव्स्क क्षेत्रीय सार्वजनिक निधि "ज़शचिता", आदि।

2.2.3. कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या।

किसी सार्वजनिक संघ की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन) कर अधिकारियों द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार लगाई जाती है।

2.2.4. करदाता पहचान संख्या.

कर अधिकारियों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों के अनुसार करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण का कारण कोड (टीआईएन/केपीपी) दर्ज किया जाता है।

खंड 2.2.3, 2.2.4 में निर्दिष्ट विवरण सार्वजनिक संघ के विवेक पर इंगित किए गए हैं।

2.2.5. सार्वजनिक संघ के बारे में पृष्ठभूमि की जानकारी.

सार्वजनिक संघ के बारे में संदर्भ डेटा में शामिल हैं: डाक पता, टेलीफोन नंबर, फैक्स नंबर, टेलेक्स नंबर, बैंक खाते, पता ईमेलऔर अन्य जानकारी सार्वजनिक संघ के विवेक पर निर्भर करती है।

2.2.6. दस्तावेज़ प्रकार का नाम.

संगठनात्मक प्रकार का नाम प्रशासनिक दस्तावेज़एक सार्वजनिक संघ द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ों को प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के अखिल रूसी वर्गीकरण द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेज़ों के प्रकारों का पालन करना चाहिए।

2.2.7. कागजातों की तारीख।

दस्तावेज़ की तारीख एक विवरण है जिसमें निर्माण और (या) हस्ताक्षर करने, अनुमोदन या निर्णय लेने के समय का संकेत होता है।

दस्तावेज़ पर प्राप्ति और अनुमोदन संकल्पों की तारीखें भी दर्शाई गई हैं। तिथियों को प्रारूपित करने के नियम सभी मामलों में समान हैं।

दस्तावेज़ पर आधिकारिक हस्ताक्षर करने या हस्ताक्षर करने के तुरंत बाद अनुमोदन करने से दिनांक अंकित होता है। मसौदा दस्तावेज़ तैयार करते समय, केवल महीना और वर्ष मुद्रित किया जाता है।

सामूहिक रूप से लिए गए निर्णयों को दर्ज करने वाले दस्तावेज़ों के लिए, तारीख वह तारीख है जब निर्णय लिया गया था।

प्रशासनिक दस्तावेज़, सेवा पत्र की तारीख उसके हस्ताक्षर की तारीख है। अनुमोदित दस्तावेज़ की तिथि उसके अनुमोदन की तिथि है।

दो या दो से अधिक सार्वजनिक संघों द्वारा संयुक्त रूप से जारी किए गए दस्तावेज़ों में एक ही तारीख होनी चाहिए।

दस्तावेज़ की तारीख अरबी अंकों में इस क्रम में लिखी गई है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने का दिन एक बिंदु से अलग अरबी अंकों के दो जोड़े में लिखा जाता है; वर्ष - चार अरबी अंक, उदाहरण के लिए: 07/05/2006

2.2.8. पंजीकरण संख्यादस्तावेज़।

दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या एक डिजिटल या अल्फ़ान्यूमेरिक पदनाम है जो किसी दस्तावेज़ को उसके पंजीकरण पर सौंपा गया है। इसमें एक क्रम संख्या शामिल है, जिसे मामलों के नामकरण, दस्तावेज़ के लेखक, निष्पादक के बारे में जानकारी के अनुसार मामले के सूचकांक (जिसमें दस्तावेज़ दायर किया जाएगा) द्वारा पूरक किया जा सकता है।

दो या दो से अधिक कानूनी संस्थाओं द्वारा संयुक्त रूप से संकलित दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में प्रत्येक कानूनी संस्थाओं के दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या शामिल होती है, जिसे अलग-अलग दर्ज किया जाता है या उस क्रम में एक स्लैश द्वारा अलग किया जाता है जिसमें लेखकों को दस्तावेज़ में दर्शाया गया है।

दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या और तारीख के संदर्भ में प्राप्त और जवाब दिए गए दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख शामिल है। इस विवरण के पंजीकरण से प्रतिक्रिया दस्तावेज़ के पाठ में प्राप्त दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख का उल्लेख करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।

2.2.10. वह स्थान जहाँ दस्तावेज़ संकलित या प्रकाशित किया गया था।

दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान इंगित किया गया है यदि "सार्वजनिक संघ का नाम" और "सार्वजनिक संघ के बारे में संदर्भ डेटा" विवरण का उपयोग करके निर्धारित करना मुश्किल है। दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान स्वीकृत प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन और केवल आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों के उपयोग को ध्यान में रखते हुए दर्शाया गया है।

2.2.11. गंतव्य।

दस्तावेज़ संगठनों, उनके संरचनात्मक प्रभागों, अधिकारियों या व्यक्तियों को संबोधित है।

किसी अधिकारी को इंगित किए बिना किसी संगठन या उसकी संरचनात्मक इकाई को किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, उनके नाम नाममात्र मामले में इंगित किए जाते हैं। उदाहरण के लिए:

Sverdlovsk क्षेत्र के युवा मामलों का विभाग

किसी अधिकारी को दस्तावेज़ संबोधित करते समय, संगठन और प्रभाग का नाम नाममात्र मामले में इंगित किया जाता है, और स्थिति और उपनाम - मूल मामले में इंगित किया जाता है। उदाहरण के लिए:

संस्कृति मंत्रालय

स्वेर्दलोव्स्क क्षेत्र

उप मंत्री

पी.एस. स्ट्रैज़्निकोव

किसी संगठन के प्रमुख को किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, उसका नाम प्राप्तकर्ता की स्थिति में शामिल किया जाता है। उदाहरण के लिए:

भौतिक संस्कृति मंत्री,

खेल और पर्यटन

स्वेर्दलोव्स्क क्षेत्र

वी.ए. वेगनलीटनर

"पताकर्ता" विशेषता में एक डाक पता शामिल हो सकता है। अवयव डाक का पतास्थापित क्रम में दर्शाया गया है वर्तमान नियमडाक सेवाओं का प्रावधान. डाक पता प्राप्तकर्ता के नाम के बाद दर्शाया गया है। उदाहरण के लिए:

पुरालेख प्रबंधन

स्वेर्दलोव्स्क क्षेत्र

अनुसूचित जनजाति। मालिशेवा, 101,

येकातेरिनबर्ग, 620004

किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय एक व्यक्ति कोप्राप्तकर्ता का अंतिम नाम और प्रारंभिक अक्षर, फिर डाक पता इंगित करें। उदाहरण के लिए:

इवानोवा ए.ई.

अनुसूचित जनजाति। पोपोवा, 10, उपयुक्त। 31,

येकातेरिनबर्ग, 620014

किसी व्यक्ति को संबोधित करने के अपवाद के साथ, सभी प्रकार के संबोधनों में, प्रारंभिक अक्षर उपनाम से पहले रखे जाते हैं।

2.2.12. दस्तावेज़ अनुमोदन.

दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट - दस्तावेज़ विवरण नियामक या इंगित करता है कानूनी प्रकृतिइसकी सामग्री या आवश्यकता कानूनी मंजूरी(परिशिष्ट संख्या 11)।

अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ की पहली शीट के शीर्ष मार्जिन के दाईं ओर लगाया जाता है।

दस्तावेज़ को किसी आधिकारिक या विशेष रूप से जारी दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

किसी अधिकारी द्वारा किसी दस्तावेज़ को मंजूरी देते समय, अनुमोदन टिकट में स्वीकृत शब्द (बिना उद्धरण के, बड़े अक्षरों में), दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक, उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर और प्रारंभिक के रूप में इसका डिकोडिंग शामिल होना चाहिए। उपनाम और अनुमोदन की तारीख. उदाहरण के लिए:

मैंने मंजूरी दे दी

Sverdlovsk क्षेत्र के ट्रेड यूनियनों के संघ के अध्यक्ष

ए.एल. के व्यक्तिगत हस्ताक्षर वेटलुज़स्की

जब किसी दस्तावेज़ को कई लोगों द्वारा अनुमोदित किया जाता है अधिकारियोंउनके हस्ताक्षर समान स्तर पर स्थित हैं।

जब किसी दस्तावेज़ को किसी अन्य दस्तावेज़ (संकल्प, निर्णय, आदेश, प्रोटोकॉल) द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन स्टांप में अनुमोदित (अनुमोदित, अनुमोदित, अनुमोदित) शब्द शामिल होता है, अनुमोदन दस्तावेज़ का नाम वाद्य मामला, इसकी तिथियां और संख्याएं। उदाहरण के लिए:

द्वारा निर्देश

... निर्देशद्वाराकार्यालय का कामवी संघीय सेवा जमानतदार I. सामान्य प्रावधान 1.1. निर्देशद्वाराकार्यालय का काम... सेवा में श्रीमान निदेश संघों"रोस्टेकस्टिल" ... साथ अनुमानितस्थिति... संगठन; साथ जनतासंगठन (यदि आवश्यक हो...

खाबरोवस्क क्षेत्र के राज्यपाल, 11 अगस्त 2006 के आदेश संख्या 491, तंत्र में कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के अनुमोदन पर

निर्देश

1.2. निर्देशमानक के अनुरूप डिजाइन किया गया है निर्देशद्वाराकार्यालय का काम ... जनतासंघों, सम्मेलन, कांग्रेस, सम्मेलन 4.1. टाइटल जनता ... द्वारा कम से कम") द्वाराकम से कम लगभग उस सबके साथ लगभग ...

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सार्वजनिक संगठनों का कार्यालय कार्य दस्तावेज़ीकरण गतिविधियों के मानदंडों और नियमों से प्रभावित था सरकारी एजेंसियोंऔर बड़े निजी उद्यम। उसी समय, कुछ समस्याओं (राजनीतिक, पेशेवर, आर्थिक, वैज्ञानिक, आदि) को हल करने के लिए नागरिकों के स्वैच्छिक संघों के रूप में सार्वजनिक संगठनों को उनके स्वयं के चार्टर और उनके अनुसार बनाए गए निर्देशों द्वारा उनके काम में निर्देशित किया गया था।

सबसे ज्यादा ध्यानइतिहासकार पारंपरिक रूप से राजनीतिक संगठनों और पार्टियों की सामग्रियों के परिसरों की ओर आकर्षित होते हैं। दस्तावेज़ीकरण और कार्यालय प्रबंधन प्रणालियों के रूप में, वे दूसरे के बाद से रूस में उभरे हैं 19वीं सदी का आधा हिस्सासदी। उनके विकास में तीन चरणों को अलग करने की प्रथा है: 1) XIX - प्रारंभिक XX शताब्दी। - लोकलुभावन संगठनों, आरएसडीएलपी, बुर्जुआ, निम्न-बुर्जुआ, सामाजिक लोकतांत्रिक, राजशाहीवादी राजनीतिक दलों के दस्तावेज़: 2) अक्टूबर 1917 - अगस्त 1991 - आरएसडीएलपी के दस्तावेज़ (बी) - सीपीएसयू (बी) - सीपीएसयू; 3) 1990 का दशक - रूसी संघ के राजनीतिक दलों और आंदोलनों के दस्तावेज़।

भूमिगत और सख्त गोपनीयता की स्थितियों में, लोकलुभावन संगठनों के दस्तावेज़ीकरण के किसी भी महत्वपूर्ण परिसर का निर्माण करना असंभव था: कई आदेश मौखिक रूप से प्रसारित किए गए थे, पत्र एन्क्रिप्ट किए गए थे, और गिरफ्तारी या खोज के खतरे के मामले में, उन्हें अक्सर नष्ट कर दिया गया था। संगठन "भूमि और स्वतंत्रता" के चार्टर में कहा गया है: "व्यक्तिगत बैठकें और संदेश मंडलियों के बीच संबंधों के सर्वोत्तम रूप के रूप में पहचाने जाते हैं;" लेकिन चूँकि इस प्रकार का संचार हमेशा संभव नहीं होता है, ऐसे मामलों में सही पते के माध्यम से एन्क्रिप्टेड पत्राचार की अनुमति है। विशेष महत्व के मामलों में, किसी भी पत्राचार की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए: पूरे मामले को अपने लोगों के प्रत्यक्ष माध्यम से संचालित किया जाना चाहिए। अन्य लोकलुभावन संगठनों का कार्यालय कार्य इसी प्रकार संरचित था। लोकलुभावन लोगों के सबसे व्यवस्थित रूप से संरक्षित दस्तावेज़ दो प्रकाशनों में प्रस्तुत किए गए हैं: ""भूमि और स्वतंत्रता" और "नरोदनया वोल्या" का पुरालेख (एम।, 1932) और "XIX सदी के 70 के दशक का क्रांतिकारी लोकलुभावनवाद।" (एम., 1964-1965)।

1905-1907 की क्रांति के दौरान. रूस में राजनीतिक दलों ने आकार लिया। उनके कार्यक्रम प्रकाशित किये गये। कांग्रेस और सम्मेलनों के कार्यवृत्त प्रकाशित किए गए। इन प्रकाशनों की जानकारी "रूस की राजनीतिक पार्टियाँ" पुस्तक में दी गई है। देर से XIX- 20वीं सदी का पहला तीसरा। एनसाइक्लोपीडिया" (मॉस्को, 1996)। 1960-1990 के दशक में सोवियत इतिहासकारों के कार्यों में, यूएसएसआर में संग्रहीत इन पार्टियों और उनके नेताओं के अभिलेखागार से कई दस्तावेजों को वैज्ञानिक परिसंचरण में पेश किया गया था। 1990 के दशक में, प्रकाशन गृह "रॉसपेन" ने पार्टियों के दस्तावेज़ प्रकाशित किए: "17 अक्टूबर का संघ", संवैधानिक डेमोक्रेट, समाजवादी क्रांतिकारी, मेंशेविक, आदि।

20वीं सदी की शुरुआत से आरएसडीएलपी की गतिविधियों के दौरान, बोल्शेविक पार्टी के दस्तावेजों का एक जटिल गठन किया गया है। 1903 में दूसरी कांग्रेस में अपनाए गए चार्टर के कई प्रावधानों - पार्टी कांग्रेस की भूमिका पर, केंद्रीय समिति के प्रस्तावों पर, पार्टी संगठनों की रिपोर्टिंग पर - का इसके कागजी काम पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ा।

पार्टी दस्तावेज़ों के सबसे बड़े समूहों में से एक प्रोटोकॉल दस्तावेज़ीकरण था। इसका प्रतिनिधित्व कांग्रेस, सम्मेलनों, केंद्रीय समिति की बैठकों, बैठकों और पार्टी संगठनों की बैठकों के कार्यवृत्त द्वारा किया जाता है। द्वितीय कांग्रेस से प्रारंभ होकर इसकी बैठकें सर्वोच्च शरीरखेल रिकार्ड किये गये। नियमित बैठकों में भाषणों की रिकॉर्डिंग को मंजूरी दी गई। प्रतिनिधियों द्वारा चुने गए एक विशेष आयोग ने प्रकाशन के लिए कांग्रेस के कार्यवृत्त तैयार किए, जो 1904 में जिनेवा में प्रकाशित हुए। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि साजिश के कारणों से, कुछ प्रस्तावों को पूर्व-क्रांतिकारी प्रकाशनों में शामिल नहीं किया गया था, प्रकाशनों में प्रतिनिधियों के वास्तविक नाम नहीं, बल्कि केवल उनकी पार्टी के छद्म नाम शामिल थे; 1927 - 1937 में इन कांग्रेसों के कार्यवृत्त पुनः प्रकाशित किये गये।

एक कड़ाई से केंद्रीकृत राजनीतिक दल की गतिविधियों के लिए निचले स्तर के संगठनों और निकायों से उच्च स्तर के संगठनों की निरंतर रिपोर्टिंग की आवश्यकता होती है: स्थानीय संगठन केंद्रीय समिति या कांग्रेस को रिपोर्ट भेजते हैं, केंद्रीय निकाय कांग्रेस को रिपोर्ट करते हैं। पहले से ही आरएसडीएलपी की दूसरी कांग्रेस में, कांग्रेस की तैयारी के लिए आयोजन समिति, इस्क्रा अखबार के संगठन की ओर से रिपोर्टें प्रस्तुत की गईं। स्थानीय संगठनरूस में (विशेष रूप से, टवर, तुला, बाकू समितियाँ)।

निरंतर व्यावसायिक संचार का कार्य पत्राचार द्वारा किया जाता था। इस प्रकार, इस्क्रा संगठन की दूसरी पार्टी कांग्रेस की रिपोर्ट में, यह बताया गया कि संपादकों ने अधिकांश स्थानीय समितियों के साथ सीधा पत्राचार स्थापित किया था। ये सामग्रियाँ "वी.आई. के पत्राचार" प्रकाशन में प्रस्तुत की गई हैं। लेनिन और समाचार पत्र "इस्क्रा" रूस में स्थानीय सामाजिक लोकतांत्रिक संगठनों के साथ 1900-1903।" (टी. 1-3. एम., 1969-1970)। पार्टी की अवैध गतिविधियों की स्थितियों में, संदेशों को अक्सर एन्क्रिप्ट किया जाता था। पूर्व-क्रांतिकारी काल में आरएसडीएलपी के पार्टी दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए, जिनेवा और पेरिस में अभिलेखागार बनाए गए थे।

अक्टूबर 1917 से अगस्त 1991 की अवधि में, आरएसडीएलपी (बी) - आरकेपी (बी) - सीपीएसयू (बी) - सीपीएसयू सत्तारूढ़ दल था। इसलिए, राष्ट्रीय इतिहास के सोवियत काल के दौरान इसकी कागजी कार्रवाई में, आंतरिक पार्टी के मुद्दों के साथ-साथ, राज्य के जीवन की सभी महत्वपूर्ण समस्याएं परिलक्षित होती थीं।

सभी स्तरों पर पार्टी समितियों (केंद्रीय समिति से लेकर जिला और शहर समितियों तक) ने सोवियत, आर्थिक, ट्रेड यूनियन और कोम्सोमोल निकायों के प्रमुख कर्मचारियों के पदों को भरने के संबंध में दस्तावेजों के रखरखाव के लिए प्रावधान किया। इन पदों को दर्शाया गया था विशेष सूचियाँ- नामकरण और इसलिए उन्हें नामकरण कहा गया। तीन वर्षों तक, उनकी व्यक्तिगत फाइलें पार्टी रिकॉर्ड में रखी गईं, और पहले की अवधि के लिए, संस्थानों, संगठनों और उद्यमों के कर्मचारियों की संरचना और कारोबार पर प्रमाण पत्र और सांख्यिकीय रिपोर्ट जो संबंधित समितियों के नामकरण का हिस्सा थे, संग्रहीत की गईं। पार्टी पुरालेख. इसलिए, सत्तारूढ़ दल के दस्तावेज़ीकरण में यूएसएसआर के प्रमुख कर्मियों के बारे में जानकारी शामिल है जो अपनी पूर्णता और व्यवस्थितता में अद्वितीय है।

1920 के दशक में, पार्टी केंद्रीय समिति के तंत्र में एक सूचना विभाग बनाया गया था। रिपब्लिकन और क्षेत्रीय समितियों ने अपने सम्मेलनों और प्लेनमों के मिनट्स के साथ-साथ सूचना रिपोर्टें भी यहां भेजीं, जो राजनीतिक और आर्थिक संबंधों में इस क्षेत्र की विशेषता बताती थीं। इसी तरह की प्रथा जिला समिति - क्षेत्रीय समिति के सूचना कार्यक्षेत्र में मौजूद थी। सामान्य रिपोर्टों को विशेष रिपोर्टों द्वारा पूरक किया गया था, जिनका अनुरोध उद्योग विभागों (उद्योग, कृषि, निर्माण, परिवहन, आदि) उच्च पार्टी समितियाँ। इस प्रकार सोवियत राज्य के जीवन के सभी पहलुओं को कवर करने वाली जानकारी की एक प्रतिनिधि श्रृंखला तैयार की गई।

राज्य संस्थानों के कार्यालय कार्य की तरह, पार्टी निकायों का दस्तावेज़ीकरण व्यापक रूप से उनके द्वारा प्राप्त कार्यकर्ताओं के पत्रों और शिकायतों पर विचार करने पर सामग्री प्रस्तुत करता है। जिन विषयों के लिए वे समर्पित हैं उनका विश्लेषण हमें रोजमर्रा की समस्याओं के उस जटिल समूह का पुनर्निर्माण करने की अनुमति देता है जो नकारात्मक प्रतिक्रिया का कारण बना सोवियत लोग. तस्वीर का दूसरा पक्ष - सकारात्मक पक्ष - पुरस्कारों और मानद उपाधियाँ प्रदान करने के मुद्दों पर दस्तावेज़ीकरण में परिलक्षित हुआ, जिसे पार्टी अधिकारियों द्वारा वर्तमान प्रक्रिया के अनुसार अनुमोदित किया गया था।

शोधकर्ताओं का ध्यान इस ओर हाल के वर्षऑल-यूनियन कम्युनिस्ट पार्टी (बोल्शेविक) - सीपीएसयू के कार्यालय कार्य में गठित तथाकथित "विशेष फ़ोल्डर्स" को आकर्षित किया - जिला समितियों, क्षेत्रीय समितियों और केंद्रीय समिति के सामान्य विभागों के प्रमुखों द्वारा व्यक्तिगत रूप से रखे गए दस्तावेज़ स्टाम्प "परम गुप्त, विशेष महत्व का।" वे विशेष पंजीकरण पत्रिकाओं में दर्ज थे और सीलबंद लिफाफे में थे, जिन्हें पार्टी समिति में केवल दो लोगों को खोलने का अधिकार था: प्रथम सचिव और सामान्य विभाग के प्रमुख। "विशेष फ़ोल्डरों" में दस्तावेज़ों की संरचना और उनके साथ काम करने की अनुमति निर्देशों द्वारा नहीं, बल्कि पार्टी समिति के प्रमुख के व्यक्तिगत निर्णय द्वारा निर्धारित की गई थी।

सभी दस्तावेज़ जो "विशेष फ़ोल्डर्स" में समाप्त होते हैं, एक इतिहासकार को "विशेष महत्व" की मोहर के योग्य नहीं लग सकते हैं। उदाहरण के लिए, पत्रिका "रूसी संघ के राष्ट्रपति के पुरालेख के बुलेटिन" (नंबर 1, 1995) में, पत्रिका "इस्टोचनिक" के हिस्से के रूप में प्रकाशित, एक छोटा दस्तावेज़ प्रकाशित किया गया था: "टॉप सीक्रेट।" विशेष फ़ोल्डर. व्यक्तिगत रूप से. क्रमांक पी 187/154. टी.टी. गोर्बाचेव, बोल्डिन। 23 जून 1990 को सीपीएसयू केंद्रीय समिति के पोलित ब्यूरो की बैठक के मिनट संख्या 187 से उद्धरण। राज्य-सार्वजनिक अनुवाद करें अभिलेखीय दस्तावेज़, यूएसएसआर के राष्ट्रपति के अभिलेखागार में, सीपीएसयू केंद्रीय समिति के सामान्य विभाग के VI सेक्टर में संग्रहीत। केंद्रीय समिति के सचिव।" 10 सितंबर 1991 के यूएसएसआर के राष्ट्रपति के आदेश से, 1919-1991 के लिए सीपीएसयू केंद्रीय समिति के पोलित ब्यूरो के संग्रह से दस्तावेज़ इस संग्रह में स्थानांतरित कर दिए गए थे। "सूचनात्मक और संदर्भ मूल्य के रूप में" इस प्रकार, एक और अद्वितीय "विशेष फ़ोल्डर" बनाया गया था। वर्तमान में यह रूसी संघ के राष्ट्रपति (एपी आरएफ) के पुरालेख में संग्रहीत है।

सत्तारूढ़ दल की स्थिति ने सीपीएसयू को अपने स्वयं के अभिलेखागार - केंद्रीय और स्थानीय - बनाने की अनुमति दी स्थायी भंडारणजिन दस्तावेज़ों ने अपना परिचालन और सूचनात्मक मूल्य खो दिया था, उन्हें एक तरफ रख दिया गया। सीपीएसयू की गतिविधियों की समाप्ति और पार्टी अभिलेखागार की प्रणाली के परिसमापन के बाद, पार्टी के सर्वोच्च और केंद्रीय निकायों के दस्तावेज़ तीन मास्को अभिलेखागार में बिखरे हुए थे: रूसी संघ के एपी, रूसी राज्य प्रशासन आधुनिक इतिहास(आरजीएएनआई) और सामाजिक-राजनीतिक इतिहास के आरजीए आरजीएएसपीआई)। स्थानीय पार्टी संगठनों के दस्तावेज़ रूसी संघ के घटक संस्थाओं के पूर्व पार्टी अभिलेखागार में स्थित हैं।

अन्य सार्वजनिक संगठनों के दस्तावेज भी कई अभिलेखागारों में जमा किये गये। हम सार्वजनिक संगठनों के सर्वोच्च और केंद्रीय निकायों के दस्तावेज़ों के स्थान के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं।

तालिका 4.

सार्वजनिक संगठनों के दस्तावेजों को संग्रहित करने वाले अभिलेखागार रूस का साम्राज्य,

आरएसएफएसआर, यूएसएसआर, आरएफ

रूसी संघ के सार्वजनिक संगठनों का कार्यालय कार्य सोवियत काल के दौरान बनी परंपराओं के अनुरूप विकसित हो रहा है। कैसे ऐतिहासिक स्रोतये दस्तावेज़ अभी भी व्यावहारिक रूप से उपयोग नहीं किए जाते हैं।