कार्यालय के काम के नए नियमों के बारे में “घोड़े के मुँह से।” संघीय कार्यकारी प्राधिकारियों में कार्यालय कार्य के नियम संघीय कार्यकारी प्राधिकारियों में दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

आवेदन पत्र। संघीय कार्यकारी अधिकारियों की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में दस्तावेज़ों की रिकॉर्डिंग और खोज के प्रयोजनों के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों के बारे में अनिवार्य जानकारी की सूची

15 जून 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार का फरमान
"कार्यालय कार्य हेतु नियमों के अनुमोदन पर संघीय निकाय कार्यकारी शाखा"

परिवर्तन और परिवर्धन के साथ:

"प्रणाली इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन" - एक स्वचालित सूचना प्रणाली जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों के निर्माण, उनके प्रबंधन, भंडारण और उन तक पहुंच, साथ ही दस्तावेजों के पंजीकरण को सुनिश्चित करती है;

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन"- दस्तावेज़ प्रवाह का उपयोग करना सूचना प्रणाली.

इन नियमों में प्रयुक्त अन्य अवधारणाएँ कानून में परिभाषित अवधारणाओं के अनुरूप हैं रूसी संघ.

तृतीय. संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेजों का निर्माण

5. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ लेटरहेड पर, A4 (210 x 297 मिमी) या A5 (148 x 210 मिमी) प्रारूप में कागज की मानक शीट पर, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के रूप में तैयार किए जाते हैं और एक स्थापित होना चाहिए विवरण की संरचना, उनका स्थान और पंजीकरण।

6. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रपत्र विवरण के स्थान के कोणीय या अनुदैर्ध्य संस्करण के आधार पर विकसित किए जाते हैं। कोने वाले संस्करण में, प्रपत्र विवरण शीट के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित हैं। अनुदैर्ध्य संस्करण में, प्रपत्र विवरण शीर्ष मार्जिन के साथ शीट के मध्य में स्थित होते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाते समय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ टेम्पलेट का उपयोग किया जाता है।

7. लेटरहेड और कागज की एक मानक शीट दोनों पर तैयार किए गए दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट में बाईं ओर कम से कम 20 मिमी, दाईं ओर 10 मिमी, शीर्ष पर 20 मिमी और किनारे पर 20 मिमी का मार्जिन होना चाहिए। तल।

9. संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान बनाए गए दस्तावेजों का विवरण है:

क) रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

बी) संघीय कार्यकारी निकाय का नाम;

ग) संघीय कार्यकारी निकाय की संरचनात्मक इकाई का नाम;

घ) नौकरी का शीर्षक;

ई) संघीय कार्यकारी निकाय के बारे में संदर्भ डेटा;

च) दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;

छ) दस्तावेज़ की तारीख;

एच) पंजीकरण संख्यादस्तावेज़;

जे) दस्तावेज़ के संकलन (प्रकाशन) का स्थान;

k) दस्तावेज़ तक पहुंच को प्रतिबंधित करने वाला स्टाम्प;

एल) पताकर्ता;

एम) दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

ओ) दस्तावेज़ (संकल्प) के निष्पादन के लिए निर्देश;

n) पाठ का शीर्षक;

पी) दस्तावेज़ का पाठ;

ग) नियंत्रण चिह्न;

आर) आवेदन के बारे में नोट;

वाई) हस्ताक्षर;

x) दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

ज) मुद्रण;

x) प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण पर निशान;

y) कलाकार के बारे में एक नोट;

ई) दस्तावेज़ के निष्पादन और इसे फ़ाइल में भेजने पर एक नोट;

y) दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक नोट;

10. दस्तावेज़ के विवरण की संरचना उसके प्रकार और उद्देश्य से निर्धारित होती है।

11. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा किसी दस्तावेज़ का अनुमोदन संघीय कार्यकारी निकाय के अधिकृत अधिकारी से वीज़ा के साथ जारी किया जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा अन्य निकायों के साथ बनाए गए दस्तावेज़ का समन्वय राज्य शक्तिऔर संगठन को एक अनुमोदन टिकट (शीट), एक प्रोटोकॉल या अनुमोदन पत्र के साथ तैयार किया जाता है।

चतुर्थ. संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेज़ प्रवाह व्यवस्थित करने के लिए आवश्यकताएँ

12. निम्नलिखित दस्तावेज़ प्रवाह संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेज़ प्रवाह में प्रतिष्ठित हैं:

ए) आने वाले दस्तावेज (आने वाले);

बी) दस्तावेज भेजा गया (आउटगोइंग);

ग) आंतरिक दस्तावेज़ीकरण।

13. संघीय कार्यकारी निकाय में, दस्तावेजों का वितरण और प्रेषण डाक सेवाओं, कूरियर संचार और दूरसंचार के माध्यम से किया जाता है।

14. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा प्राप्त दस्तावेज़ प्रारंभिक प्रसंस्करण, पंजीकरण, प्रारंभिक विचार, कार्यालय प्रबंधन सेवा में विचार के लिए प्रबंधन को स्थानांतरण से गुजरते हैं, निष्पादकों को हस्तांतरित किए जाते हैं और निष्पादन के बाद, फाइलों में रखे जाते हैं।

15. प्राप्त दस्तावेजों के प्राथमिक प्रसंस्करण में दस्तावेजों की सही डिलीवरी और दस्तावेजों और उनके साथ संलग्नक की उपलब्धता की जांच करना, साथ ही उन दस्तावेजों का वितरण शामिल है जो पंजीकृत हैं और जो पंजीकरण के अधीन नहीं हैं।

16. प्राप्त और बनाए गए दस्तावेज़ों का पंजीकरण प्राप्ति, निर्माण (हस्ताक्षर या अनुमोदन) के दिन या अगले कार्य दिवस पर किया जाता है, जब तक कि अन्यथा रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित न किया गया हो।

18. पंजीकृत दस्तावेजों को अभिलेख प्रबंधन सेवा द्वारा संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख को विचार के लिए या संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख के किसी अन्य निर्णय द्वारा स्थानांतरित किया जाता है। अधिकारियोंसंघीय कार्यकारी निकाय.

निष्पादन (संकल्प) के निर्देशों के साथ दस्तावेज़ या उनकी प्रतियां कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा निष्पादकों को हस्तांतरित की जाती हैं।

19. दस्तावेज़ का मूल दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए जिम्मेदार संघीय कार्यकारी निकाय की संरचनात्मक इकाई को भेजा जाता है। यदि कई निष्पादक हैं, तो मूल दस्तावेज़ को संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरित कर दिया जाता है जो जिम्मेदार निष्पादक है, और शेष इकाइयों को दस्तावेज़ की एक प्रति प्राप्त होती है।

यदि निष्पादक को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि तक पहुंच प्रदान की जाती है, तो मूल दस्तावेज़ रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा में रह सकता है, यदि यह संघीय कार्यकारी निकाय में रिकॉर्ड प्रबंधन के निर्देशों द्वारा स्थापित किया गया है।

20. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या अन्य द्वारा हस्ताक्षरित होने के बाद दस्तावेज़ अधिकृत व्यक्तिपंजीकरण और प्रेषण के लिए कार्यालय प्रबंधन सेवा में स्थानांतरित कर दिया गया।

21. कार्यालय प्रबंधन सेवा दस्तावेज़ की शुद्धता, दस्तावेज़ की पूर्णता और मेलिंग सूची में दस्तावेज़ की प्रतियों की संख्या के पत्राचार की जाँच करती है। गलत तरीके से भरे गए दस्तावेज़ ठेकेदार को वापस कर दिए जाते हैं।

22. दस्तावेज़ उनके पंजीकरण के दिन या अगले व्यावसायिक दिन पर भेजे जाने चाहिए।

23. संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों के बीच दस्तावेजों का स्थानांतरण कार्यालय प्रबंधन सेवा के माध्यम से किया जाता है।

24. संघीय कार्यकारी निकाय में, कार्यालय प्रबंधन सेवा आने वाले, बनाए गए और भेजे गए दस्तावेजों का रिकॉर्ड रखती है। दस्तावेज़ों की संख्या पर डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा विश्लेषण किया जाता है और संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख को उनके द्वारा स्थापित तरीके से प्रस्तुत किया जाता है।

25. संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने और खोजने के उद्देश्य से, दस्तावेजों के बारे में अनिवार्य जानकारी का उपयोग परिशिष्ट के अनुसार किया जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली दस्तावेज़ों के बारे में अतिरिक्त जानकारी का उपयोग कर सकती है।

वी. संघीय कार्यकारी निकाय का दस्तावेजी कोष

26. संघीय कार्यकारी निकाय:

ए) अपनी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न दस्तावेजों से अपना स्वयं का दस्तावेजी कोष बनाता है;

बी) अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में, इसकी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची, साथ ही इसके अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों में, भंडारण अवधि का संकेत देते हुए विकसित और अनुमोदित करता है;

बदलावों की जानकारी:

26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा, पैराग्राफ 26 को उप-पैराग्राफ "सी" के साथ पूरक किया गया था।

ग) टेम्पलेट्स का एक एल्बम विकसित और स्वीकृत करता है एकीकृत रूपसंघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेज़।

27. संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेजी कोष का गठन रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा मामलों के नामकरण को संकलित करके, फाइलों को बनाने और पंजीकृत करने, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने, मामलों को रिकॉर्ड करने और संघीय कार्यकारी निकाय के संग्रह में स्थानांतरित करने के द्वारा किया जाता है।

28. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों का नामकरण:

क) संरचनात्मक प्रभागों के मामलों के नामकरण के आधार पर कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा संकलित;

बी) संघीय कार्यकारी निकाय के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग द्वारा संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा इसकी मंजूरी के बाद चालू वर्ष के अंत से पहले अनुमोदित किया गया और अगले वर्ष के 1 जनवरी को लागू किया गया;

ग) हर 5 साल में एक बार संघीय विशेषज्ञ सत्यापन आयोग के साथ सहमति होती है राज्य पुरालेख, जिसमें संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न रूसी संघ के पुरालेख कोष से दस्तावेज़ स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरित किए जाते हैं;

घ) संघीय कार्यकारी निकाय के कार्यों और संरचना में बदलाव की स्थिति में, यह संघीय राज्य संग्रह के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग के साथ समझौते के अधीन है।

29. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों के नामकरण के अनुभागों के नाम संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों के नाम हैं।

30. मामलों का गठन मामलों के नामकरण के साथ-साथ दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण और स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के मामलों में उनके वितरण (समूहीकरण) के सिद्धांतों के अनुपालन में किया जाता है, जिसमें कर्मियों पर फाइलें भी शामिल हैं, और अस्थायी (10 वर्ष तक सहित) भंडारण।

31. उनके गठन की तारीख से लेकर संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में स्थानांतरित होने या विनाश के लिए मामलों को उनके गठन के स्थान पर संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहीत किया जाता है।

32. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा निर्धारित अवधि के लिए संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारियों को अस्थायी उपयोग के लिए मामले जारी किए जाते हैं, और इसकी समाप्ति के बाद वे वापसी के अधीन होते हैं।

अन्य सरकारी एजेंसियोंऔर संगठनों, मामलों को उनके लिखित अनुरोधों के आधार पर संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या कागजी मुद्दों के प्रभारी उप प्रभारी की अनुमति से जारी किया जाता है।

33. फाइलों से दस्तावेजों को हटाना स्थायी भंडारणअसाधारण मामलों में अनुमति दी जाती है और संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख की अनुमति से किया जाता है, फ़ाइल में प्रमाणित दस्तावेज़ की एक प्रति छोड़ दी जाती है निर्धारित तरीके से, और मूल जारी करने के कारणों पर एक अधिनियम।

34. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के मामलों को रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा मामलों के पूरा होने के बाद 1 वर्ष से पहले और 3 वर्ष से अधिक समय तक संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में स्थानांतरित नहीं किया जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में फ़ाइलों का स्थानांतरण संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों में गठित भंडारण और कार्मिक फ़ाइलों के स्थायी और अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) मामलों की सूची के आधार पर किया जाता है। अस्थायी (10 वर्ष तक की) भंडारण अवधि वाले मामले संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं और उनकी भंडारण अवधि की समाप्ति पर निर्धारित तरीके से विनाश के अधीन होते हैं।

35. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण मामलों की सूची संकलित करने का आधार मामलों का नामकरण है।

36. मामलों के नामकरण और मामलों की सूची संकलित करने, मामलों को बनाने और पंजीकृत करने के साथ-साथ संघीय कार्यकारी निकाय में अस्थायी भंडारण मामलों को नष्ट करने की प्रक्रिया अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा निर्धारित की जाती है।

VI. संघीय कार्यकारी निकाय में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने की ख़ासियतें

37. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में बनाए, संसाधित और संग्रहीत किए जाते हैं।

38. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के अनुसार जारी किया जाना चाहिए सामान्य नियमकार्यालय का काम और एक समान दस्तावेज़ के लिए विवरण स्थापित करें कागज पर, अपेक्षित "रूसी संघ के राज्य प्रतीक" के अपवाद के साथ।

संघीय कार्यकारी निकाय उपयोग करता है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़(कागज पर पूर्व दस्तावेज के बिना) और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां।

39. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की संरचना दस्तावेजों की सूची द्वारा स्थापित की जाती है, जिनका निर्माण, भंडारण और उपयोग आयोजन के दौरान विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के रूप में किया जाता है। आंतरिक गतिविधियाँसंघीय कार्यकारी निकाय, संघीय पुरालेख एजेंसी की सिफारिशों के आधार पर विकसित किया गया।

दस्तावेजों की सूची, जिसका निर्माण, भंडारण और उपयोग संघीय कार्यकारी निकाय की आंतरिक गतिविधियों का आयोजन करते समय विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के रूप में किया जाता है, को संघीय पुरालेख के साथ समझौते में इस संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। एजेंसी।

40. सरकारी निकायों और प्राधिकरणों को भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ स्थानीय सरकार, संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" के अनुसार संघीय कार्यकारी निकाय के एक अधिकारी के उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित हैं।

41. संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ कार्यों की पुष्टि करने के तरीकों का उपयोग कर सकती है जो संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" के अनुसार अन्य प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं।

42. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करना और भेजना कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा किया जाता है।

43. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर से हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद, कार्यालय प्रबंधन सेवा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की वैधता की जाँच करती है।

44. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को शामिल करने के बाद, दस्तावेज़ के बारे में पंजीकरण और लेखांकन डेटा उत्पन्न होता है, जिससे दस्तावेज़ प्रबंधन सुनिश्चित होता है, जिसमें इसकी खोज, दस्तावेज़ तक पहुंच, नियंत्रण, भंडारण, उपयोग और अन्य डेटा शामिल होते हैं।

45. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ और (या) संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा कागज पर प्राप्त दस्तावेज़ ऐसे दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति के निर्माण के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में पंजीकृत होते हैं।

46. ​​​​इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का पंजीकरण और लेखांकन संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में किया जाता है।

47. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को फाइलों के नामकरण के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक फाइलों में बनाया जाता है।

मामलों के नामकरण से पता चलता है कि मामला चल रहा है इलेक्ट्रॉनिक रूप, जो मामले के शीर्षक में या "नोट" कॉलम में नोट किया गया है।

48. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, निष्पादित या भेजे जाने के बाद, कागज पर समान दस्तावेजों के लिए प्रदान की गई अवधि के लिए संघीय कार्यकारी निकाय की सूचना प्रणाली में निर्धारित तरीके से भंडारण के अधीन हैं।

49. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के लिए स्थापित समय सीमा की समाप्ति के बाद, वे संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित एक अधिनियम के आधार पर विनाश के अधीन हैं।

अन्ना एर्मोलायेवा

संघीय कार्यकारी निकायों में केस प्रक्रिया के नए नियम: आवेदन की समस्याएं

लेख संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए नए नियमों का एक महत्वपूर्ण विश्लेषण प्रदान करता है और आधिकारिक दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर उनके प्रभाव की भविष्यवाणी करता है।

संघीय कार्यकारी अधिकारियों में नए रिकॉर्ड प्रबंधन नियमों का महत्वपूर्ण विश्लेषण लेख में दिया गया है; आधिकारिक दस्तावेजों के साथ काम पर इसके प्रभाव की भविष्यवाणी की गई है।

कीवर्ड:

कार्यकारी अधिकारी, कार्यालय कार्य, कागजी दस्तावेज़, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़; कार्यकारी प्राधिकारी, रिकॉर्ड प्रबंधन, हार्ड-कॉपी फॉर्म में दस्तावेज़, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़।

संघीय कानून के अनुसार, संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय का काम रूसी संघ की सरकार द्वारा अनुमोदित नियमों के अनुसार किया जाना चाहिए। ये नियम इस मानदंड 2 के लागू होने के तीन साल बाद सामने आए। इस अवधि के दौरान, संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य का संगठन आधार पर किया गया मानक निर्देशकार्यालय प्रबंधन3 पर, जिसका संदर्भ दो विनियमों में निहित था। को लेकर बहस हो सकती है कानूनी स्थितियह निर्देश, लेकिन चूंकि हमारे देश में अभी भी प्रासंगिक संघीय कानून में निहित नियामक कानूनी कृत्यों की स्पष्ट रूप से संरचित प्रणाली नहीं है, इसलिए यह एक धन्यवाद रहित कार्य होगा। हालाँकि, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अनुपस्थिति में विधायी विनियमनप्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में, इस निर्देश ने अप्रत्यक्ष रूप से पूरे रूसी संघ में आधिकारिक दस्तावेजों के साथ दस्तावेज़ीकरण और काम के संगठन की प्रक्रियाओं में एकरूपता सुनिश्चित करने में एक महत्वपूर्ण कार्य किया।

जून 2009 में रूसी संघ की सरकार के संकल्प संख्या 477 दिनांक 15 जून 2009 को अपनाना "संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य नियमों के अनुमोदन पर" हमें नए कार्यालय कार्य नियमों की मानक प्रकृति की वैधता बताने की अनुमति देता है। इन नियमों के आधार पर, संघीय कार्यकारी अधिकारियों को, संघीय पुरालेख एजेंसी के साथ समझौते में, रिकॉर्ड रखने पर व्यक्तिगत निर्देश जारी करने होंगे। अलावा, कानूनी मानदंड, नियमों में निहित, अन्य सरकारी निकायों के साथ-साथ स्थानीय सरकारी निकायों पर भी लागू होता है।

सवाल उठता है: पारंपरिक प्रकार के दस्तावेज़ के प्रतिस्थापन के कारण क्या हुआ - दस्तावेज़ीकरण के दायरे को विनियमित करने वाले निर्देश

27 जुलाई 2006 का 1 संघीय कानून संख्या 149-एफजेड "सूचना पर, सूचान प्रौद्योगिकीऔर सूचना की सुरक्षा पर" // एसजेड आरएफ, 2006, संख्या 31 (1 भाग), कला। 3448.

15 जून 2009 संख्या 477 के रूसी संघ की सरकार का 2 डिक्री "संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के नियमों के अनुमोदन पर" // एसजेड आरएफ, 2009, संख्या 25, कला। 3060.

3 नवंबर 8, 2005 संख्या 536 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश "संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों पर" (27 जनवरी, 2006 को रूसी संघ के न्याय मंत्रालय द्वारा पंजीकृत)। 7418) // रूसी अखबार, 2006, 7 फरवरी।

एर्मोलायेवा

Vsevolodovna - ऐतिहासिक विज्ञान के उम्मीदवार, विभाग के प्रोफेसर

PAGS के प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन का नाम दिया गया है। पी.ए. स्टोलिपिन [ईमेल सुरक्षित]

प्रबंधन सुनिश्चित करना, नियमों पर? मानक कृत्यों की श्रेणी में निर्देशों का वर्गीकरण रूसी संघ की सरकार के प्रासंगिक डिक्री में स्पष्ट रूप से बताया गया है। इसमें कोई संदेह नहीं है कि "उद्योग जो आधिकारिक दस्तावेजों के साथ दस्तावेज़ीकरण और काम का संगठन प्रदान करता है" का विनियमन, सबसे पहले, एक दस्तावेज़ के परिचालन जीवन के सभी चरणों को लागू करने के उद्देश्य से एक एकीकृत तकनीक की स्थापना का तात्पर्य है।

निर्माण के क्षण से लेकर संबंधित फ़ंक्शन के निष्पादन तक। इन उद्देश्यों के लिए, एक प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में निर्देश सबसे बेहतर थे, क्योंकि इसकी सामग्री, अन्य प्रकार के नियमों के विपरीत, किसी को न केवल प्रश्न का उत्तर प्राप्त करने की अनुमति देती है: क्या करना है, बल्कि यह भी कैसे करना है। इस तथ्य का संदर्भ कि विशेषाधिकार मानक अधिनियम- उनके कार्यान्वयन के लिए एक तंत्र के बिना सामान्य मानदंडों की स्थापना, विशेष रूप से सूचना और दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं के संबंध में, उचित नहीं है, और नए नियमों की सामग्री ही इसके विपरीत इंगित करती है।

विचाराधीन दस्तावेज़ के शीर्षक में 27 जुलाई 2006 के संघीय कानून संख्या 149-एफजेड "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर" में निहित शब्दों से कुछ विचलन है, जिसके अनुसार आचरण के लिए नियम स्थापित किए जाने चाहिए। "रिकॉर्ड प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रवाह।" शब्दावली के उपयोग में इस अशुद्धि को दस्तावेज़ विद्वानों और पुरालेखपालों ने तुरंत नोटिस किया। "दस्तावेज़ प्रवाह" शब्द "कार्यालय कार्य" शब्द के संबंध में गौण है, क्योंकि दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन गतिविधि की एक स्वतंत्र शाखा के रूप में कार्यालय कार्य के घटकों में से एक है।

मौजूद है अलग व्याख्याउपयोग के कारण और इन दोनों शब्दों के बीच समानता की वास्तविक स्थापना। संस्करणों में से एक यह है कि "कार्यालय कार्य" शब्द कागज पर दस्तावेजों के साथ काम के आयोजन के क्षेत्र को संदर्भित करता है, और "दस्तावेज़ प्रवाह" शब्द को संदर्भित करता है।

13 अगस्त 1997 नंबर 1009 के रूसी संघ की सरकार का 1 डिक्री "संघीय कार्यकारी निकायों और उनके मानक कानूनी कृत्यों की तैयारी के लिए नियमों के अनुमोदन पर" राज्य पंजीकरण"(24 मार्च 2009 को संशोधित) // एसजेड आरएफ, 1997, संख्या 33, कला। 3895; रूसी समाचार पत्र, 2009, 27 मार्च।

जिसका प्रयोग प्रतिनिधियों द्वारा व्यापक रूप से किया जाता है कंप्यूटर प्रौद्योगिकी, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम के आयोजन के लिए तकनीकी प्रक्रियाओं को दर्शाता है। हालाँकि, कागज और इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेजों के साथ काम को व्यवस्थित करने की तकनीक समान है और इसमें शामिल है मानक प्रक्रिया(संग्रह, प्रसंस्करण, पारेषण, भंडारण, आदि), जिसके कार्यान्वयन के लिए विभिन्न उपकरणों का उपयोग किया जाता है ( तकनीकी साधन). इसकी पुष्टि संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के नए नियमों से होती है, जो कागज और इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेजों के साथ काम के आयोजन के बुनियादी सिद्धांतों को दर्शाते हैं।

नियमों में निहित प्रावधानों के व्यावहारिक महत्व को निर्धारित करने के लिए, राज्य सिविल सेवकों का एक लिखित सर्वेक्षण आयोजित किया गया था प्रादेशिक निकायकार्यकारी शाखा (कुल 52 लोग) - उन्नत प्रशिक्षण कार्यक्रम के छात्र "प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन और कार्यालय कार्य के नए नियम।" इस लेख में, हम केवल कुछ प्रावधानों पर ध्यान केंद्रित करेंगे जिन्होंने सबसे बड़ी बहस का कारण बना है और आवश्यक टिप्पणियाँ प्रदान की हैं।

पहला पहलू दस्तावेज़ों का बाहरी स्वरूप है। नियमों के अनुसार, "कार्यालय प्रबंधन सेवा दस्तावेज़ की शुद्धता की जांच करती है", और "गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेज़ ठेकेदार को वापस कर दिए जाते हैं" (खंड 21)। हालाँकि, यह यह नहीं बताता कि कौन से राष्ट्रीय या स्थानीय मानक हैं नियामक दस्तावेज़उन्हें इस घोषणा को छोड़कर, अनुपालन करना होगा कि "दस्तावेज़ के विवरण की संरचना उसके प्रकार और उद्देश्य से निर्धारित होती है" (खंड 10)। जैसा कि आप जानते हैं, दस्तावेज़ के प्रकार का निर्धारण सीधे उसके उद्देश्य से संबंधित है। बदले में, दस्तावेज़ का उद्देश्य सामान्य रूप से कार्यकारी अधिकारियों की प्रणाली और विशेष रूप से एक विशिष्ट कार्यकारी प्राधिकरण के कार्यों दोनों की गतिविधियों की बारीकियों से निर्धारित होता है। हालाँकि, विचाराधीन कार्यालय प्रबंधन के नियमों में बुनियादी मानदंड शामिल नहीं हैं जो विशेष रूप से संघीय कार्यकारी अधिकारियों में दस्तावेजों के प्रकार को स्थापित करने के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण निर्धारित करेंगे।

इसके अलावा, नियमों के प्रावधानों के संबंध में

दस्तावेज़ों का निर्माण, उपयोग किए गए विवरणों की संख्या और उनके नाम दोनों के संदर्भ में, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली (USORD)1 के लिए मानक के प्रावधानों के साथ टकराव करता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यह मानक एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए विकसित किया गया था बाह्य रूपमुख्य प्रबंधन दस्तावेज़, और इसकी विशिष्टता इस तथ्य में निहित है कि इसका उपयोग किसी भी संगठन में किया जाता है, चाहे उसके स्वामित्व का स्वरूप कुछ भी हो। इसलिए, मौजूदा एकीकरण को छोड़ने पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है व्यावहारिक गतिविधियाँपूरे कार्यक्षेत्र में कार्यकारी अधिकारी कानूनी संस्थाओं और व्यक्तियों दोनों के साथ अपनी बातचीत में। विवरण के डिज़ाइन के नियमन के संबंध में मानक के प्रावधानों को अनदेखा करने से न केवल बनाए जा रहे दस्तावेज़ों के बाहरी स्वरूप का एकीकरण सुनिश्चित नहीं होगा, बल्कि प्रदान की गई जानकारी में हेरफेर की भी अनुमति मिलेगी। यह टिप्पणी, विशेष रूप से, प्रसार पर लागू होती है हाल ही मेंऐसे विवरणों को "संलग्नकों की उपस्थिति पर निशान" के रूप में जारी करने की प्रथा, जो केवल शीटों की संख्या को इंगित करती है (उदाहरण के लिए: परिशिष्ट: केवल 51 शीट)। इस मामले में, संलग्नक की संरचना की पहचान कैसे करें यदि संलग्न दस्तावेजों के प्रकार के नाम, उनमें से प्रत्येक में शीट की संख्या और आवश्यक प्रतियों की उपलब्धता का संकेत नहीं दिया गया है?

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि नियम केवल संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान बनाए गए दस्तावेजों के लिए विवरण स्थापित करते हैं। परिणामस्वरूप, आने वाले दस्तावेज़ों का प्रवाह उन पर आवश्यक विवरण भरने के मामले में विनियमन से बाहर हो गया। नतीजतन, "दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए निर्देश" एक अनिवार्य तत्व नहीं हो सकता है आने वाला दस्तावेज़, एक निर्णय (निष्पादन) की आवश्यकता है, या एक अलग शीट पर तैयार किया जा सकता है।

अगला पहलू इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम का संगठन है

1 GOST R 6.30-2003 “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ”, अनुमोदित। रूसी संघ के राज्य मानक का डिक्री दिनांक 3 मार्च 2003 संख्या 65। - एम., आईपीसी मानक प्रकाशन गृह, 2003।

संघीय कार्यकारी निकाय में। इस श्रेणी के दस्तावेजों के लिए समर्पित एक विशेष खंड के नियमों में उपस्थिति को सभी सर्वेक्षण प्रतिभागियों द्वारा नोट किया गया था और, उत्तरदाताओं के अनुसार, कार्यालय के काम के संगठन को बेहतर बनाने में मदद मिलेगी। नए नियमों की शुरूआत के साथ, की स्थापना सामान्य सिद्धांतोंकागज और इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेज़ों के साथ काम को व्यवस्थित करने में:

मामलों का एकीकृत नामकरण विकसित करने की आवश्यकता;

विनियमन अनिवार्य जानकारीदस्तावेज़ प्रणालियों में रिकॉर्डिंग और खोज के उद्देश्य से उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों के बारे में;

कागज आदि पर दस्तावेज़ों के समान, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए भंडारण अवधि की स्थापना।

इससे दस्तावेजी जानकारी को वर्गीकृत करने और कोड करने और संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेजों के लिए एक केंद्रीकृत सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली बनाने के लिए एकीकृत तरीकों के विकास की आवश्यकता होती है।

और आखिरी पहलू. धारा में निहित मुख्य प्रावधानों में से एक के रूप में। 5 "संघीय कार्यकारी निकाय का दस्तावेजी कोष", भंडारण अवधि के संकेत के साथ संघीय कार्यकारी निकाय और उसके अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची विकसित करने की आवश्यकता पर ध्यान दिया गया है। हालाँकि, प्रबंधन प्रक्रिया में सुधार किए बिना इस समस्या को हल करना असंभव है, जिसके लिए कार्यकारी प्राधिकरण के सामने आने वाले कार्यों के स्पष्टीकरण और सभी संगठनों और संरचनात्मक प्रभागों के बीच उनके कार्यान्वयन के लिए इन कार्यों और कार्यों के स्पष्ट वितरण की आवश्यकता होती है। मुख्य समस्याओं में से एक राज्य और विभागीय दोनों स्तरों पर दस्तावेज़ प्रक्रियाओं के विकास की कमी है।

प्रबंधन गतिविधि के क्षेत्रों का गहन अध्ययन, क्षेत्रों को कार्यों, उप-कार्यों, कार्यों, प्रक्रियाओं में विभाजित करना, प्रत्येक प्रक्रिया को औपचारिक बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की संरचना को निर्धारित करना और समेकित करना, अर्थात। गतिविधि के इस क्षेत्र को प्रतिबिंबित करने वाली एक दस्तावेज़ीकरण प्रणाली का डिज़ाइन वर्तमान में प्रशासनिक विकास के हिस्से के रूप में किया जा रहा है

निष्पादन नियम सरकारी कार्य(सेवाएँ)। इस प्रकार, इस सूची में पूरे कार्यक्षेत्र में किसी विशेष कार्यकारी प्राधिकरण के सभी कार्यों और सेवाओं के कार्यान्वयन से जुड़े सभी प्रकार और किस्मों के दस्तावेज़ जमा होने चाहिए। नियमों के अनुसार, दस्तावेजों की विकसित सूची पर संघीय पुरालेख एजेंसी के साथ सहमति होनी चाहिए। हालाँकि, ऐसा लगता है कि यह प्रक्रिया औपचारिक और केवल बताने वाली प्रकृति की होगी, क्योंकि समझौते को गठन के अंतिम चरण में पूरा किया जाना चाहिए। विभागीय प्रणालीदस्तावेज़ीकरण.

इस प्रकार, नियमों का अधूरा विश्लेषण भी कई मौजूदा प्रावधानों को परिष्कृत और निर्दिष्ट करने और नए शामिल करने की आवश्यकता को इंगित करता है, जिसके लिए उचित परिवर्धन और परिवर्तन की आवश्यकता होगी। आइए हम कुछ मुख्य दिशा-निर्देश तैयार करें, जो हमारी राय में, एक ओर, दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं के एकीकरण को सुनिश्चित करने की अनुमति देंगे, और दूसरी ओर, किसी विशेष कार्यकारी प्राधिकरण की गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण की बारीकियों को प्रतिबिंबित करने के लिए:

1) परिवर्तन और परिवर्धन से प्रबंधन के लिए सूचना और दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में शब्दावली प्रणाली का सामंजस्य सुनिश्चित होना चाहिए;

दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन प्रणाली (सूचना प्रबंधन) के विकास के लिए आधिकारिक दस्तावेजों के साथ काम को व्यवस्थित करने के लिए तथाकथित "लिपिकीय दृष्टिकोण";

3) नियमों के प्रमुख प्रावधानों में से एक कार्यकारी प्राधिकरण (मंत्रालय) द्वारा विकास की आवश्यकता का संकेत होना चाहिए संघीय सेवा, एजेंसी) कार्यात्मक एकीकृत प्रणालीदस्तावेज़ीकरण और उनके बाद के समावेशन अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ताप्रबंधन दस्तावेज़1. इन प्रणालियों के विकास में समन्वय होना चाहिए कार्यकारिणी निकाय, के लिए जिम्मेदार दस्तावेज़ीकरण समर्थनप्रबंधन, और एक पर आधारित हो पद्धतिगत आधार. इन शर्तों को पूरा करने पर ही कॉर्पोरेट अंतरविभागीय दस्तावेज़ प्रवाह को लागू करना संभव होगा।

अंततः, कार्यालय नियम संघीय कार्यकारी अधिकारियों की गतिविधियों को नियंत्रित करने वाले नियमों की प्रणाली का एक अभिन्न अंग बनना चाहिए, और दस्तावेज़ प्रबंधन के क्षेत्र में मुख्य संगठनात्मक और नियामक दस्तावेज़ बनना चाहिए।

रूसी संघ की सरकार

संकल्प

नियमों के अनुमोदन के संबंध में

संघीय निकायों में कार्यालय कार्यवाही

कार्यकारिणी शक्ति

बदलते दस्तावेज़ों की सूची

(जैसा कि रूसी संघ की सरकार के दिनांक 09/07/2011 के निर्णयों द्वारा संशोधित किया गया है एन 751 ,

I. सामान्य प्रावधान

1. ये नियम संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए एक समान प्रक्रिया स्थापित करते हैं।

2. ये नियम राज्य रहस्यों वाले दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर लागू नहीं होते हैं।

3. संघीय कार्यकारी निकाय, इन नियमों के आधार पर, अपनी गतिविधियों की शर्तों और विशिष्टताओं को ध्यान में रखते हुए, क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित कार्यालय कार्य के लिए निर्देश विकसित करता है। अभिलेखीय मामलों का.

द्वितीय. शब्द और परिभाषाएं

(संपादित) नियमों

4. इन नियमों के प्रयोजनों के लिए, निम्नलिखित नियमों और परिभाषाओं का उपयोग किया जाता है:

(संपादित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

"दस्तावेज़ीकरण" - निर्धारित तरीके से मूर्त मीडिया पर जानकारी दर्ज करना;

"लिपिकीय कार्य" एक ऐसी गतिविधि है जो संघीय कार्यकारी अधिकारियों में आधिकारिक दस्तावेजों के निर्माण और उनके साथ काम के संगठन को सुनिश्चित करती है;

"दस्तावेज़" - आधिकारिक दस्तावेज़किसी राज्य निकाय, स्थानीय सरकारी निकाय, कानूनी या द्वारा बनाया गया एक व्यक्ति, निर्धारित तरीके से तैयार किया गया और संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेज़ प्रवाह में शामिल किया गया;

"दस्तावेज़ प्रवाह" - उनके निर्माण या प्राप्ति के क्षण से निष्पादन पूरा होने, फ़ाइल में प्लेसमेंट और (या) प्रेषण तक दस्तावेज़ों की आवाजाही;

"दस्तावेज़ विवरण" - इसके निष्पादन और इसके साथ काम के संगठन के लिए आवश्यक दस्तावेज़ का एक तत्व;

(संपादित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

"मूल दस्तावेज़" - दस्तावेज़ की पहली या एकमात्र प्रति;

"दस्तावेज़ की प्रतिलिपि" एक दस्तावेज़ है जो मूल दस्तावेज़ और इसकी बाहरी विशेषताओं की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है, और इसमें कोई कानूनी बल नहीं है;

"दस्तावेज़ पंजीकरण" - किसी दस्तावेज़ को पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट करना, दस्तावेज़ के बारे में पंजीकरण और लेखा प्रपत्र में जानकारी दर्ज करना;

(संपादित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

"केस नामकरण" - उनके भंडारण अवधि को इंगित करने वाले केस शीर्षकों की एक व्यवस्थित सूची;

(संपादित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

"केस" - दस्तावेजों का एक सेट या एक मुद्दे या संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित एक अलग दस्तावेज़;

"लिपिकीय कार्य सेवा" - एक संरचनात्मक इकाई जिसे रिकॉर्ड रखने के कार्यों के साथ-साथ अन्य संरचनात्मक प्रभागों में रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को सौंपा गया है;

(संपादित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

"दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति" - इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए दस्तावेज़ की एक प्रति;

(संपादित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

पैराग्राफ अब मान्य नहीं है. - संकल्परूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356;

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली" - एक स्वचालित सूचना प्रणाली जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों के निर्माण, उनके प्रबंधन, भंडारण और उन तक पहुंच, साथ ही दस्तावेजों के पंजीकरण को सुनिश्चित करती है;

(संपादित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह" - एक सूचना प्रणाली का उपयोग करके दस्तावेज़ प्रवाह।

(पैराग्राफ दर्ज किया गया संकल्प

इन नियमों में प्रयुक्त अन्य अवधारणाएँ रूसी संघ के कानून में परिभाषित अवधारणाओं के अनुरूप हैं।

(पैराग्राफ दर्ज किया गया संकल्परूसी संघ की सरकार दिनांक 09/07/2011 एन 751)

तृतीय. संघीय प्राधिकरण में दस्तावेज़ों का निर्माण

कार्यकारिणी शक्ति

5. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ लेटरहेड पर, A4 (210 x 297 मिमी) या A5 (148 x 210 मिमी) प्रारूप में कागज की मानक शीट पर, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के रूप में तैयार किए जाते हैं और एक स्थापित होना चाहिए विवरण की संरचना, उनका स्थान और पंजीकरण।

6. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रपत्र विवरण के स्थान के कोणीय या अनुदैर्ध्य संस्करण के आधार पर विकसित किए जाते हैं। कोने वाले संस्करण में, प्रपत्र विवरण शीट के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित हैं। अनुदैर्ध्य संस्करण में, प्रपत्र विवरण शीर्ष मार्जिन के साथ शीट के मध्य में स्थित होते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाते समय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ टेम्पलेट का उपयोग किया जाता है।

(संपादित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

7. लेटरहेड और कागज की एक मानक शीट दोनों पर तैयार किए गए दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट में बाईं ओर कम से कम 20 मिमी, दाईं ओर 10 मिमी, शीर्ष पर 20 मिमी और किनारे पर 20 मिमी का मार्जिन होना चाहिए। तल।

8. नमूना प्रपत्र और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ टेम्पलेट संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किए जाते हैं।

(खंड 8 यथासंशोधित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

9. संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान बनाए गए दस्तावेजों का विवरण है:

क) रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

बी) संघीय कार्यकारी निकाय का नाम;

ग) संघीय कार्यकारी निकाय की संरचनात्मक इकाई का नाम;

घ) नौकरी का शीर्षक;

ई) संघीय कार्यकारी निकाय के बारे में संदर्भ डेटा;

च) दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;

छ) दस्तावेज़ की तारीख;

ज) दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;

जे) दस्तावेज़ के संकलन (प्रकाशन) का स्थान;

k) दस्तावेज़ तक पहुंच को प्रतिबंधित करने वाला स्टाम्प;

एल) पताकर्ता;

एम) दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

ओ) दस्तावेज़ (संकल्प) के निष्पादन के लिए निर्देश;

n) पाठ का शीर्षक;

पी) दस्तावेज़ का पाठ;

ग) नियंत्रण चिह्न;

आर) आवेदन के बारे में नोट;

वाई) हस्ताक्षर;

टी) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का चिह्न;

x) दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

ज) मुद्रण;

x) प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण पर निशान;

y) कलाकार के बारे में एक नोट;

ई) दस्तावेज़ के निष्पादन और इसे फ़ाइल में भेजने पर एक नोट;

y) दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक नोट;

(खंड 9 यथासंशोधित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

10. दस्तावेज़ के विवरण की संरचना उसके प्रकार और उद्देश्य से निर्धारित होती है।

11. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा किसी दस्तावेज़ का अनुमोदन संघीय कार्यकारी निकाय के अधिकृत अधिकारी से वीज़ा के साथ जारी किया जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा अन्य सरकारी निकायों और संगठनों के साथ बनाए गए दस्तावेज़ के समन्वय को एक अनुमोदन टिकट (शीट), एक प्रोटोकॉल या अनुमोदन पत्र के साथ औपचारिक रूप दिया जाता है।

चतुर्थ. संघीय में दस्तावेज़ प्रवाह के संगठन के लिए आवश्यकताएँ

कार्यकारिणी निकाय

12. निम्नलिखित दस्तावेज़ प्रवाह संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेज़ प्रवाह में प्रतिष्ठित हैं:

ए) आने वाले दस्तावेज (आने वाले);

बी) दस्तावेज भेजा गया (आउटगोइंग);

ग) आंतरिक दस्तावेज़ीकरण।

13. संघीय कार्यकारी निकाय में, दस्तावेजों का वितरण और प्रेषण डाक सेवाओं, कूरियर संचार और दूरसंचार के माध्यम से किया जाता है।

14. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा प्राप्त दस्तावेज़ प्रारंभिक प्रसंस्करण, पंजीकरण, प्रारंभिक विचार, कार्यालय प्रबंधन सेवा में विचार के लिए प्रबंधन को स्थानांतरण से गुजरते हैं, निष्पादकों को हस्तांतरित किए जाते हैं और निष्पादन के बाद, फाइलों में रखे जाते हैं।

15. प्राप्त दस्तावेजों के प्राथमिक प्रसंस्करण में दस्तावेजों की सही डिलीवरी और दस्तावेजों और उनके साथ संलग्नक की उपलब्धता की जांच करना, साथ ही उन दस्तावेजों का वितरण शामिल है जो पंजीकृत हैं और जो पंजीकरण के अधीन नहीं हैं।

16. प्राप्त और बनाए गए दस्तावेज़ों का पंजीकरण प्राप्ति, निर्माण (हस्ताक्षर या अनुमोदन) के दिन या अगले कार्य दिवस पर किया जाता है, जब तक कि अन्यथा रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित न किया गया हो।

(खंड 16 संशोधित रूप में) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

17. खोई हुई शक्ति. - संकल्परूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356।

18. पंजीकृत दस्तावेज़ अभिलेख प्रबंधन सेवा द्वारा संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख को विचार के लिए या, संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख के निर्णय द्वारा, संघीय कार्यकारी निकाय के अन्य अधिकारियों को हस्तांतरित किए जाते हैं।

निष्पादन (संकल्प) के निर्देशों के साथ दस्तावेज़ या उनकी प्रतियां कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा निष्पादकों को हस्तांतरित की जाती हैं।

(खंड 18 यथासंशोधित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

19. दस्तावेज़ का मूल दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए जिम्मेदार संघीय कार्यकारी निकाय की संरचनात्मक इकाई को भेजा जाता है। यदि कई निष्पादक हैं, तो मूल दस्तावेज़ को संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरित कर दिया जाता है जो जिम्मेदार निष्पादक है, और शेष इकाइयों को दस्तावेज़ की एक प्रति प्राप्त होती है।

यदि निष्पादक को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि तक पहुंच प्रदान की जाती है, तो मूल दस्तावेज़ रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा में रह सकता है, यदि यह संघीय कार्यकारी निकाय में रिकॉर्ड प्रबंधन के निर्देशों द्वारा स्थापित किया गया है।

(पैराग्राफ दर्ज किया गया संकल्परूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

20. दस्तावेज़, संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या किसी अन्य अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित होने के बाद, पंजीकरण और प्रेषण के लिए कार्यालय प्रबंधन सेवा में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।

(खंड 20 यथासंशोधित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

21. कार्यालय प्रबंधन सेवा दस्तावेज़ की शुद्धता, दस्तावेज़ की पूर्णता और मेलिंग सूची में दस्तावेज़ की प्रतियों की संख्या के पत्राचार की जाँच करती है। गलत तरीके से भरे गए दस्तावेज़ ठेकेदार को वापस कर दिए जाते हैं।

22. दस्तावेज़ उनके पंजीकरण के दिन या अगले व्यावसायिक दिन पर भेजे जाने चाहिए।

23. संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों के बीच दस्तावेजों का स्थानांतरण कार्यालय प्रबंधन सेवा के माध्यम से किया जाता है।

24. संघीय कार्यकारी निकाय में, कार्यालय प्रबंधन सेवा आने वाले, बनाए गए और भेजे गए दस्तावेजों का रिकॉर्ड रखती है। दस्तावेज़ों की संख्या पर डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा विश्लेषण किया जाता है और संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख को उनके द्वारा स्थापित तरीके से प्रस्तुत किया जाता है।

25. संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेज़ों को रिकॉर्ड करने और खोजने के उद्देश्य से, दस्तावेज़ों के बारे में अनिवार्य जानकारी का उपयोग किया जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली दस्तावेज़ों के बारे में अतिरिक्त जानकारी का उपयोग कर सकती है।

वी. संघीय प्राधिकरण का दस्तावेजी कोष

कार्यकारिणी शक्ति

26. संघीय कार्यकारी निकाय:

ए) अपनी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न दस्तावेजों से अपना स्वयं का दस्तावेजी कोष बनाता है;

बी) अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में, इसकी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची, साथ ही इसके अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों में, भंडारण अवधि का संकेत देते हुए विकसित और अनुमोदित करता है;

ग) संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के लिए टेम्पलेट्स का एक एल्बम विकसित और अनुमोदित करता है।

(पैराग्राफ "सी" पेश किया गया है संकल्परूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

27. संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेजी कोष का गठन रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा मामलों के नामकरण को संकलित करके, फाइलों को बनाने और पंजीकृत करने, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने, मामलों को रिकॉर्ड करने और संघीय कार्यकारी निकाय के संग्रह में स्थानांतरित करने के द्वारा किया जाता है।

28. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों का नामकरण:

क) संरचनात्मक प्रभागों के मामलों के नामकरण के आधार पर कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा संकलित;

बी) संघीय कार्यकारी निकाय के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग द्वारा संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा इसकी मंजूरी के बाद चालू वर्ष के अंत से पहले अनुमोदित किया गया और अगले वर्ष के 1 जनवरी को लागू किया गया;

ग) हर 5 साल में एक बार संघीय राज्य पुरालेख के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग के साथ सहमति होती है, जिसमें संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेजों को स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाता है। ;

घ) संघीय कार्यकारी निकाय के कार्यों और संरचना में बदलाव की स्थिति में, यह संघीय राज्य संग्रह के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग के साथ समझौते के अधीन है।

29. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों के नामकरण के अनुभागों के नाम संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों के नाम हैं।

30. मामलों का गठन मामलों के नामकरण के साथ-साथ दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण और स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के मामलों में उनके वितरण (समूहीकरण) के सिद्धांतों के अनुपालन में किया जाता है, जिसमें कर्मियों पर फाइलें भी शामिल हैं, और अस्थायी (10 वर्ष तक सहित) भंडारण।

31. उनके गठन की तारीख से लेकर संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में स्थानांतरित होने या विनाश के लिए मामलों को उनके गठन के स्थान पर संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहीत किया जाता है।

32. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा निर्धारित अवधि के लिए संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारियों को अस्थायी उपयोग के लिए मामले जारी किए जाते हैं, और इसकी समाप्ति के बाद वे वापसी के अधीन होते हैं।

संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या कागजी मुद्दों के प्रभारी उप प्रभारी की अनुमति से उनके लिखित अनुरोधों के आधार पर अन्य सरकारी निकायों और संगठनों को मामले जारी किए जाते हैं।

33. स्थायी भंडारण फ़ाइलों से दस्तावेजों को हटाने की अनुमति असाधारण मामलों में दी जाती है और इसे संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख की अनुमति से किया जाता है, फ़ाइल में दस्तावेज़ की एक प्रति, निर्धारित तरीके से प्रमाणित, और एक बयान छोड़ दिया जाता है। मूल जारी करने के कारण.

34. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के मामलों को रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा मामलों के पूरा होने के बाद 1 वर्ष से पहले और 3 वर्ष से अधिक समय तक संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में स्थानांतरित नहीं किया जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में फ़ाइलों का स्थानांतरण संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों में गठित भंडारण और कार्मिक फ़ाइलों के स्थायी और अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) मामलों की सूची के आधार पर किया जाता है। अस्थायी (10 वर्ष तक की) भंडारण अवधि वाले मामले संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं और उनकी भंडारण अवधि की समाप्ति पर निर्धारित तरीके से विनाश के अधीन होते हैं।

(खंड 34 यथासंशोधित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

35. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण मामलों की सूची संकलित करने का आधार मामलों का नामकरण है।

36. मामलों के नामकरण और मामलों की सूची संकलित करने, मामलों को बनाने और पंजीकृत करने के साथ-साथ संघीय कार्यकारी निकाय में अस्थायी भंडारण मामलों को नष्ट करने की प्रक्रिया अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा निर्धारित की जाती है।

VI. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने की विशेषताएं

संघीय कार्यकारी निकाय में

(संपादित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

37. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में बनाए, संसाधित और संग्रहीत किए जाते हैं।

38. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कार्यालय के काम के सामान्य नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए और "रूसी संघ के राज्य प्रतीक" के विवरण के अपवाद के साथ, कागज पर एक समान दस्तावेज़ के लिए विवरण स्थापित किया जाना चाहिए।

संघीय कार्यकारी निकाय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों (कागज पर पूर्व दस्तावेज़ीकरण के बिना) और दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों का उपयोग करता है।

39. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की संरचना दस्तावेजों की एक सूची द्वारा स्थापित की जाती है, जिसका निर्माण, भंडारण और उपयोग संघीय कार्यकारी निकाय की आंतरिक गतिविधियों का आयोजन करते समय विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के रूप में किया जाता है। संघीय पुरालेख एजेंसी की सिफारिशों के आधार पर विकसित किया गया।

दस्तावेजों की सूची, जिसका निर्माण, भंडारण और उपयोग संघीय कार्यकारी निकाय की आंतरिक गतिविधियों का आयोजन करते समय विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के रूप में किया जाता है, को संघीय पुरालेख के साथ समझौते में इस संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। एजेंसी।

40. राज्य प्राधिकरणों और स्थानीय सरकारों को भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर एक उन्नत योग्य व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरसंघीय के अनुसार संघीय कार्यकारी निकाय का अधिकारी कानून द्वारा"इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बारे में।"

41. संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ कार्यों की पुष्टि के लिए तरीकों का उपयोग कर सकती है जो संघीय के अनुसार अन्य प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं कानून द्वारा"इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बारे में।"

42. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करना और भेजना कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा किया जाता है।

43. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर से हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की वैधता की जाँच करती है।

44. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को शामिल करने के बाद, दस्तावेज़ के बारे में पंजीकरण और लेखांकन डेटा उत्पन्न होता है, जिससे दस्तावेज़ प्रबंधन सुनिश्चित होता है, जिसमें इसकी खोज, दस्तावेज़ तक पहुंच, नियंत्रण, भंडारण, उपयोग और अन्य डेटा शामिल होते हैं।

45. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ और (या) संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा कागज पर प्राप्त दस्तावेज़ ऐसे दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति के निर्माण के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में पंजीकृत होते हैं।

46. ​​​​इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का पंजीकरण और लेखांकन संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में किया जाता है।

47. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को फाइलों के नामकरण के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक फाइलों में बनाया जाता है।

मामलों का नामकरण इंगित करता है कि मामला इलेक्ट्रॉनिक रूप में चलाया जा रहा है, जिसे मामले के शीर्षक या "नोट" कॉलम में नोट किया गया है।

48. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, निष्पादित या भेजे जाने के बाद, कागज पर समान दस्तावेजों के लिए प्रदान की गई अवधि के लिए संघीय कार्यकारी निकाय की सूचना प्रणाली में निर्धारित तरीके से भंडारण के अधीन हैं।

49. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के लिए स्थापित समय सीमा की समाप्ति के बाद, वे संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित एक अधिनियम के आधार पर विनाश के अधीन हैं।

आवेदन

कार्यालय कार्य के नियमों के लिए

संघीय निकायों में

कार्यकारी शाखा

स्क्रॉल

उपयोग किए गए दस्तावेज़ों के बारे में अनिवार्य जानकारी

इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों में लेखांकन और दस्तावेजों की खोज के प्रयोजनों के लिए

संघीय कार्यकारी निकायों का दस्तावेज़ प्रवाह

बदलते दस्तावेज़ों की सूची

(संपादित) नियमोंरूसी संघ की सरकार दिनांक 26 अप्रैल 2016 एन 356)

2. अभिभाषक

3. दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर

4. दस्तावेज़ के प्रकार का नाम

5. दस्तावेज़ दिनांक

6. दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या

7. दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि

8. आने वाले दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या

9. के बारे में जानकारी संबंधित दस्ताबेज़(दस्तावेज़ का नाम, प्रकार, दिनांक, पंजीकरण संख्या, कनेक्शन का प्रकार)

10. पाठ का शीर्षक ( सारांशदस्तावेज़)

12. दस्तावेज़ अग्रेषण के बारे में जानकारी

13. मुख्य दस्तावेज़ की शीटों की संख्या

14. आवेदन चिह्न (आवेदनों की संख्या, आवेदन पत्रों की कुल संख्या)

15. दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए निर्देश (कलाकार, आदेश, निष्पादन तिथि)

16. नियंत्रण चिन्ह

17. प्रवेश प्रतिबंध मोहर

18. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बारे में जानकारी

19. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन

20. प्रभाग - दस्तावेज़ का जिम्मेदार निष्पादक

21. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ फ़ाइलें (फ़ाइलों की संख्या, फ़ाइल नाम)

"संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के नियमों के अनुमोदन पर"

संशोधन दिनांक 04/26/2016 - 05/06/2016 से मान्य

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रूसी संघ की सरकार

संकल्प
दिनांक 15 जून 2009 एन 477

संघीय कार्यकारी निकायों में मामले की प्रक्रिया के नियमों के अनुमोदन पर

दिनांक 09/07/2011 एन 751, दिनांक 04/26/2016 एन 356)

1. संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए संलग्न नियमों को मंजूरी दें।

2. खंड 11.1 बताएं मॉडल विनियम 19 जनवरी 2005 एन 30 (रूसी संघ के विधान का संग्रह, 2005, एन 4, कला 305; 2009, एन 12, कला 1429) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी अधिकारियों की बातचीत। , निम्नलिखित नुसार:

"11.1. संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य 15 जून 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के नियमों के अनुसार किया जाता है। इन नियमों के आधार पर, संघीय कार्यकारी अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में निकाय, वे कार्यालय के काम पर निर्देश जारी करते हैं।"

3. मॉडल विनियमों के पैराग्राफ 2.38 और 2.39 निर्धारित करें आंतरिक संगठनसंघीय कार्यकारी प्राधिकरण, 28 जुलाई 2005 एन 452 (रूसी संघ के विधान का संग्रह, 2005, एन 31, कला 3233) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित, इस प्रकार है:

"2.38. संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय कार्य 15 जून 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के नियमों के अनुसार किया जाता है। इन नियमों के आधार पर, संघीय कार्यकारी निकाय, अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में, कार्यालय कार्य के लिए निर्देश प्रकाशित करता है।

गुप्त दस्तावेजों, एन्क्रिप्टेड टेलीग्राम, सीमित पहुंच के अन्य दस्तावेजों के साथ-साथ गुप्त और सीमित पहुंच की अन्य जानकारी का प्रसंस्करण विशेष निर्देशों के अनुसार किया जाता है।

2.39.

संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय कार्य का संगठन और प्रबंधन संघीय कार्यकारी निकाय की संरचनात्मक इकाई द्वारा किया जाता है, जिसे कार्यालय कार्य के कार्यों के साथ-साथ अन्य संरचनात्मक इकाइयों में कार्यालय कार्य के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को सौंपा जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय।" 4. 1 जनवरी 2010 से पहले संघीय पुरालेख एजेंसी अनुमोदन करेगीपद्धति संबंधी सिफ़ारिशें

संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के विकास पर।
सरकार के अध्यक्ष
रूसी संघ

वी. पुतिन
अनुमत
सरकार के अध्यक्ष
सरकारी फरमान

दिनांक 15 जून 2009 एन 477
नियम

(जैसा कि रूसी संघ की सरकार के संकल्प दिनांक 09/07/2011 एन 751, दिनांक 04/26/2016 एन 356 द्वारा संशोधित)

I. सामान्य प्रावधान

1. ये नियम संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए एक समान प्रक्रिया स्थापित करते हैं।

2. ये नियम राज्य रहस्यों वाले दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर लागू नहीं होते हैं।

3. संघीय कार्यकारी निकाय, इन नियमों के आधार पर, अपनी गतिविधियों की शर्तों और विशिष्टताओं को ध्यान में रखते हुए, क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित कार्यालय कार्य के लिए निर्देश विकसित करता है। अभिलेखीय मामलों का.

द्वितीय. शब्द और परिभाषाएं दिनांक 04/26/2016 एन 356)

4. इन नियमों के प्रयोजनों के लिए, निम्नलिखित नियमों और परिभाषाओं का उपयोग किया जाता है: (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

"दस्तावेज़ीकरण" - निर्धारित तरीके से मूर्त मीडिया पर जानकारी दर्ज करना;

"लिपिकीय कार्य" एक ऐसी गतिविधि है जो संघीय कार्यकारी अधिकारियों में आधिकारिक दस्तावेजों के निर्माण और उनके साथ काम के संगठन को सुनिश्चित करती है;

"दस्तावेज़" - एक राज्य निकाय, स्थानीय सरकारी निकाय, कानूनी इकाई या व्यक्ति द्वारा बनाया गया एक आधिकारिक दस्तावेज़, निर्धारित तरीके से तैयार किया गया और संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेज़ प्रवाह में शामिल किया गया;

"दस्तावेज़ प्रवाह" - उनके निर्माण या प्राप्ति के क्षण से निष्पादन पूरा होने, फ़ाइल में प्लेसमेंट और (या) प्रेषण तक दस्तावेज़ों की आवाजाही;

"दस्तावेज़ विवरण" - इसके निष्पादन और इसके साथ काम के संगठन के लिए आवश्यक दस्तावेज़ का एक तत्व; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

"मूल दस्तावेज़" - दस्तावेज़ की पहली या एकमात्र प्रति;

"दस्तावेज़ की प्रतिलिपि" एक दस्तावेज़ है जो मूल दस्तावेज़ और इसकी बाहरी विशेषताओं की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है, और इसमें कोई कानूनी बल नहीं है;

"दस्तावेज़ पंजीकरण" - किसी दस्तावेज़ को पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट करना, दस्तावेज़ के बारे में पंजीकरण और लेखा प्रपत्र में जानकारी दर्ज करना; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

"केस नामकरण" - उनके भंडारण अवधि को इंगित करने वाले केस शीर्षकों की एक व्यवस्थित सूची; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

"केस" - दस्तावेजों का एक सेट या एक मुद्दे या संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित एक अलग दस्तावेज़;

"लिपिकीय कार्य सेवा" - एक संरचनात्मक इकाई जिसे रिकॉर्ड रखने के कार्यों के साथ-साथ अन्य संरचनात्मक प्रभागों में रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को सौंपा गया है; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

"दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति" - इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए दस्तावेज़ की एक प्रति; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

अनुच्छेद 14 - अब मान्य नहीं है। (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली" - एक स्वचालित सूचना प्रणाली जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों के निर्माण, उनके प्रबंधन, भंडारण और उन तक पहुंच, साथ ही दस्तावेजों के पंजीकरण को सुनिश्चित करती है; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह" - एक सूचना प्रणाली का उपयोग करके दस्तावेज़ प्रवाह। (जैसा कि रूसी संघ की सरकार के दिनांक 09/07/2011 एन 751 के डिक्री द्वारा संशोधित)

इन नियमों में प्रयुक्त अन्य अवधारणाएँ रूसी संघ के कानून में परिभाषित अवधारणाओं के अनुरूप हैं। (जैसा कि रूसी संघ की सरकार के दिनांक 09/07/2011 एन 751 के डिक्री द्वारा संशोधित)

तृतीय. संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेजों का निर्माण

5. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ लेटरहेड पर, A4 (210 x 297 मिमी) या A5 (148 x 210 मिमी) प्रारूप में कागज की मानक शीट पर, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के रूप में तैयार किए जाते हैं और एक स्थापित होना चाहिए विवरण की संरचना, उनका स्थान और पंजीकरण।

6. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रपत्र विवरण के स्थान के कोणीय या अनुदैर्ध्य संस्करण के आधार पर विकसित किए जाते हैं। कोने वाले संस्करण में, प्रपत्र विवरण शीट के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित हैं। अनुदैर्ध्य संस्करण में, प्रपत्र विवरण शीर्ष मार्जिन के साथ शीट के मध्य में स्थित होते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाते समय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ टेम्पलेट का उपयोग किया जाता है। (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

7. लेटरहेड और कागज की एक मानक शीट दोनों पर तैयार किए गए दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट में बाईं ओर कम से कम 20 मिमी, दाईं ओर 10 मिमी, शीर्ष पर 20 मिमी और किनारे पर 20 मिमी का मार्जिन होना चाहिए। तल।

8. नमूना प्रपत्र और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ टेम्पलेट संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किए जाते हैं। (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

9. संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान बनाए गए दस्तावेजों का विवरण है: (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

क) रूसी संघ का राज्य प्रतीक; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

बी) संघीय कार्यकारी निकाय का नाम; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

ग) संघीय कार्यकारी निकाय की संरचनात्मक इकाई का नाम; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

घ) नौकरी का शीर्षक; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

ई) संघीय कार्यकारी निकाय के बारे में संदर्भ डेटा; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

च) दस्तावेज़ के प्रकार का नाम; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

छ) दस्तावेज़ की तारीख; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

ज) दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

i) आने वाले दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख का संदर्भ; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

जे) दस्तावेज़ के संकलन (प्रकाशन) का स्थान; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

k) दस्तावेज़ तक पहुंच को प्रतिबंधित करने वाला स्टाम्प; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

एल) पताकर्ता; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

एम) दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

ओ) दस्तावेज़ (संकल्प) के निष्पादन के लिए निर्देश; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

n) पाठ का शीर्षक; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

पी) दस्तावेज़ का पाठ; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

ग) नियंत्रण चिह्न; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

आर) आवेदन के बारे में नोट; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

वाई) हस्ताक्षर; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

टी) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर चिह्न; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

x) दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

वी) वीज़ा; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

ज) मुद्रण; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

x) प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण पर निशान; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

y) कलाकार के बारे में एक नोट; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

ई) दस्तावेज़ के निष्पादन और इसे फ़ाइल में भेजने पर एक नोट; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

y) दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक नोट; (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

10. दस्तावेज़ के विवरण की संरचना उसके प्रकार और उद्देश्य से निर्धारित होती है।

11. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा किसी दस्तावेज़ का अनुमोदन संघीय कार्यकारी निकाय के अधिकृत अधिकारी से वीज़ा के साथ जारी किया जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा अन्य सरकारी निकायों और संगठनों के साथ बनाए गए दस्तावेज़ के समन्वय को एक अनुमोदन टिकट (शीट), एक प्रोटोकॉल या अनुमोदन पत्र के साथ औपचारिक रूप दिया जाता है।

चतुर्थ. संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेज़ प्रवाह व्यवस्थित करने के लिए आवश्यकताएँ

12. निम्नलिखित दस्तावेज़ प्रवाह संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेज़ प्रवाह में प्रतिष्ठित हैं:

ए) आने वाले दस्तावेज (आने वाले);

बी) दस्तावेज भेजा गया (आउटगोइंग);

ग) आंतरिक दस्तावेज़ीकरण।

13. संघीय कार्यकारी निकाय में, दस्तावेजों का वितरण और प्रेषण डाक सेवाओं, कूरियर संचार और दूरसंचार के माध्यम से किया जाता है।

14. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा प्राप्त दस्तावेज़ प्रारंभिक प्रसंस्करण, पंजीकरण, प्रारंभिक समीक्षा, कार्यालय प्रबंधन सेवा में विचार के लिए प्रबंधन को स्थानांतरण से गुजरते हैं, निष्पादकों को हस्तांतरित किए जाते हैं और निष्पादन के बाद, फाइलों में रखे जाते हैं।

15. प्राप्त दस्तावेजों के प्राथमिक प्रसंस्करण में दस्तावेजों की सही डिलीवरी और दस्तावेजों और उनके साथ संलग्नक की उपलब्धता की जांच करना, साथ ही उन दस्तावेजों का वितरण शामिल है जो पंजीकृत हैं और जो पंजीकरण के अधीन नहीं हैं।

16. प्राप्त और बनाए गए दस्तावेज़ों का पंजीकरण प्राप्ति, निर्माण (हस्ताक्षर या अनुमोदन) के दिन या अगले कार्य दिवस पर किया जाता है, जब तक कि अन्यथा रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित न किया गया हो। (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

17. यह खंड अब मान्य नहीं है. (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

18. पंजीकृत दस्तावेज़ रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख को या संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख के निर्णय द्वारा, संघीय कार्यकारी निकाय के अन्य अधिकारियों को विचार के लिए स्थानांतरित किए जाते हैं। (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

निष्पादन (संकल्प) के निर्देशों के साथ दस्तावेज़ या उनकी प्रतियां कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा निष्पादकों को हस्तांतरित की जाती हैं। (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

19. दस्तावेज़ का मूल दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए जिम्मेदार संघीय कार्यकारी निकाय की संरचनात्मक इकाई को भेजा जाता है। यदि कई निष्पादक हैं, तो मूल दस्तावेज़ को संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरित कर दिया जाता है जो जिम्मेदार निष्पादक है, और शेष इकाइयों को दस्तावेज़ की एक प्रति प्राप्त होती है।

यदि निष्पादक को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि तक पहुंच प्रदान की जाती है, तो मूल दस्तावेज़ रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा में रह सकता है, यदि यह संघीय कार्यकारी निकाय में रिकॉर्ड प्रबंधन के निर्देशों द्वारा स्थापित किया गया है। (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

20. दस्तावेज़, संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या किसी अन्य अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित होने के बाद, पंजीकरण और प्रेषण के लिए कार्यालय प्रबंधन सेवा में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

21. कार्यालय प्रबंधन सेवा दस्तावेज़ की शुद्धता, दस्तावेज़ की पूर्णता और मेलिंग सूची में दस्तावेज़ की प्रतियों की संख्या के पत्राचार की जाँच करती है। गलत तरीके से भरे गए दस्तावेज़ ठेकेदार को वापस कर दिए जाते हैं।

22. दस्तावेज़ उनके पंजीकरण के दिन या अगले व्यावसायिक दिन पर भेजे जाने चाहिए।

23. संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों के बीच दस्तावेजों का स्थानांतरण कार्यालय प्रबंधन सेवा के माध्यम से किया जाता है।

24. संघीय कार्यकारी निकाय में, कार्यालय प्रबंधन सेवा आने वाले, बनाए गए और भेजे गए दस्तावेजों का रिकॉर्ड रखती है। दस्तावेज़ों की संख्या पर डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा विश्लेषण किया जाता है और संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख को उनके द्वारा स्थापित तरीके से प्रस्तुत किया जाता है।

25. संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने और खोजने के उद्देश्य से, दस्तावेजों के बारे में अनिवार्य जानकारी का उपयोग परिशिष्ट के अनुसार किया जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली दस्तावेज़ों के बारे में अतिरिक्त जानकारी का उपयोग कर सकती है।

वी. संघीय कार्यकारी निकाय का दस्तावेजी कोष

26. संघीय कार्यकारी निकाय:

ए) अपनी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न दस्तावेजों से अपना स्वयं का दस्तावेजी कोष बनाता है;

बी) अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में, इसकी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची, साथ ही इसके अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों में, भंडारण अवधि का संकेत देते हुए विकसित और अनुमोदित करता है।

ग) संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के लिए टेम्पलेट्स का एक एल्बम विकसित और अनुमोदित करता है। (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

27. संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेजी कोष का गठन रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा मामलों के नामकरण को संकलित करके, फाइलों को बनाने और पंजीकृत करने, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने, मामलों को रिकॉर्ड करने और संघीय कार्यकारी निकाय के संग्रह में स्थानांतरित करने के द्वारा किया जाता है।

28. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों का नामकरण:

क) संरचनात्मक प्रभागों के मामलों के नामकरण के आधार पर कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा संकलित;

बी) संघीय कार्यकारी निकाय के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग द्वारा संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा इसकी मंजूरी के बाद चालू वर्ष के अंत से पहले अनुमोदित किया गया और अगले वर्ष के 1 जनवरी को लागू किया गया;

ग) हर 5 साल में एक बार संघीय राज्य पुरालेख के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग के साथ सहमति होती है, जिसमें संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेजों को स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाता है। ;

घ) संघीय कार्यकारी निकाय के कार्यों और संरचना में बदलाव की स्थिति में, यह संघीय राज्य संग्रह के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग के साथ समझौते के अधीन है।

29. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों के नामकरण के अनुभागों के नाम संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों के नाम हैं।

30. मामलों का गठन मामलों के नामकरण के साथ-साथ दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण और स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के मामलों में उनके वितरण (समूहीकरण) के सिद्धांतों के अनुपालन में किया जाता है, जिसमें कर्मियों पर फाइलें भी शामिल हैं, और अस्थायी (10 वर्ष तक सहित) भंडारण।

31. उनके गठन की तारीख से लेकर संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में स्थानांतरित होने या विनाश के लिए मामलों को उनके गठन के स्थान पर संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहीत किया जाता है।

32. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा निर्धारित अवधि के लिए संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारियों को अस्थायी उपयोग के लिए मामले जारी किए जाते हैं, और इसकी समाप्ति के बाद वे वापसी के अधीन होते हैं।

संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या कागजी मुद्दों के प्रभारी उप प्रभारी की अनुमति से उनके लिखित अनुरोधों के आधार पर अन्य सरकारी निकायों और संगठनों को मामले जारी किए जाते हैं।

33. स्थायी भंडारण फ़ाइलों से दस्तावेजों को हटाने की अनुमति असाधारण मामलों में दी जाती है और इसे संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख की अनुमति से किया जाता है, फ़ाइल में दस्तावेज़ की एक प्रति, निर्धारित तरीके से प्रमाणित, और एक बयान छोड़ दिया जाता है। मूल जारी करने के कारण.)

35. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण मामलों की सूची संकलित करने का आधार मामलों का नामकरण है।

36. मामलों के नामकरण और मामलों की सूची संकलित करने, मामलों को बनाने और पंजीकृत करने के साथ-साथ संघीय कार्यकारी निकाय में अस्थायी भंडारण मामलों को नष्ट करने की प्रक्रिया अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा निर्धारित की जाती है।

VI. संघीय कार्यकारी निकाय में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने की ख़ासियतें (जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

37. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में बनाए, संसाधित और संग्रहीत किए जाते हैं।

38. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कार्यालय के काम के सामान्य नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए और "रूसी संघ के राज्य प्रतीक" के विवरण के अपवाद के साथ, कागज पर एक समान दस्तावेज़ के लिए विवरण स्थापित किया जाना चाहिए।

संघीय कार्यकारी निकाय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों (कागज पर पूर्व दस्तावेज़ीकरण के बिना) और दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों का उपयोग करता है।

39. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की संरचना दस्तावेजों की एक सूची द्वारा स्थापित की जाती है, जिसका निर्माण, भंडारण और उपयोग संघीय कार्यकारी निकाय की आंतरिक गतिविधियों का आयोजन करते समय विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के रूप में किया जाता है। संघीय पुरालेख एजेंसी की सिफारिशों के आधार पर विकसित किया गया।

दस्तावेजों की सूची, जिसका निर्माण, भंडारण और उपयोग संघीय कार्यकारी निकाय की आंतरिक गतिविधियों का आयोजन करते समय विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के रूप में किया जाता है, को संघीय पुरालेख के साथ समझौते में इस संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। एजेंसी।

40. राज्य प्राधिकरणों और स्थानीय सरकारों को भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" के अनुसार संघीय कार्यकारी निकाय के एक अधिकारी के उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जाते हैं।

41. संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ कार्यों की पुष्टि करने के तरीकों का उपयोग कर सकती है जो संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" के अनुसार अन्य प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं।

42. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करना और भेजना कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा किया जाता है।

43. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर से हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की वैधता की जाँच करती है।

44. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को शामिल करने के बाद, दस्तावेज़ के बारे में पंजीकरण और लेखांकन डेटा उत्पन्न होता है, जिससे दस्तावेज़ प्रबंधन सुनिश्चित होता है, जिसमें इसकी खोज, दस्तावेज़ तक पहुंच, नियंत्रण, भंडारण, उपयोग और अन्य डेटा शामिल होते हैं।

45. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ और (या) संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा कागज पर प्राप्त दस्तावेज़ ऐसे दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति के निर्माण के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में पंजीकृत होते हैं।

46. ​​​​इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का पंजीकरण और लेखांकन संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में किया जाता है।

47. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को फाइलों के नामकरण के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक फाइलों में बनाया जाता है।

मामलों का नामकरण इंगित करता है कि मामला इलेक्ट्रॉनिक रूप में चलाया जा रहा है, जिसे मामले के शीर्षक या "नोट" कॉलम में नोट किया गया है।

(जैसा कि 26 अप्रैल 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)

2. अभिभाषक

3. दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर

4. दस्तावेज़ के प्रकार का नाम

5. दस्तावेज़ दिनांक

6. दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या

7. दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि

8. आने वाले दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या

9. संबंधित दस्तावेज़ों की जानकारी (दस्तावेज़ का नाम, प्रकार, दिनांक, पंजीकरण संख्या, कनेक्शन का प्रकार)

10. पाठ का शीर्षक (दस्तावेज़ का सारांश)

12. दस्तावेज़ अग्रेषण के बारे में जानकारी

13. मुख्य दस्तावेज़ की शीटों की संख्या

अनुच्छेद 11 के अनुसार संघीय विधान"सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना सुरक्षा पर" रूसी संघ की सरकार निर्णय लेता है:

1. संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए संलग्न नियमों को मंजूरी दें।

2. 19 जनवरी 2005 एन 30 (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2005, एन 4, कला) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी अधिकारियों की बातचीत के लिए मॉडल विनियमों का खंड 11.1 निर्धारित करें। 305; 2009, एन 12, कला।

"11.1. संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य 15 जून 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के नियमों के अनुसार किया जाता है। इन नियमों के आधार पर, संघीय कार्यकारी अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में निकाय, वे कार्यालय के काम पर निर्देश जारी करते हैं।"

3. संघीय कार्यकारी निकायों के आंतरिक संगठन के लिए मॉडल विनियमों के राज्य पैराग्राफ 2.38 और 2.39, 28 जुलाई 2005 एन 452 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2005, एन3 1, कला. 3233), निम्नलिखित शब्दों में:

"2.38. संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय कार्य 15 जून 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के नियमों के अनुसार किया जाता है। इन नियमों के आधार पर, संघीय कार्यकारी निकाय, अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में, कार्यालय कार्य के लिए निर्देश प्रकाशित करता है।

गुप्त दस्तावेजों, एन्क्रिप्टेड टेलीग्राम, सीमित पहुंच के अन्य दस्तावेजों के साथ-साथ गुप्त और सीमित पहुंच की अन्य जानकारी का प्रसंस्करण विशेष निर्देशों के अनुसार किया जाता है।

2.39. संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय कार्य का संगठन और प्रबंधन संघीय कार्यकारी निकाय की संरचनात्मक इकाई द्वारा किया जाता है, जिसे कार्यालय कार्य के कार्यों के साथ-साथ अन्य संरचनात्मक इकाइयों में कार्यालय कार्य के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को सौंपा जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय।"

4. 1 जनवरी 2010 से पहले, संघीय पुरालेख एजेंसी संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के विकास के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशों को मंजूरी देगी।

रूसी संघ की सरकार के अध्यक्ष

वी. पुतिन

संघीय कार्यकारी प्राधिकारियों में कार्यालय कार्य के नियम

I. सामान्य प्रावधान

1. ये नियम संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए एक समान प्रक्रिया स्थापित करते हैं।

2. ये नियम राज्य रहस्यों वाले दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर लागू नहीं होते हैं।

3. संघीय कार्यकारी निकाय, इन नियमों के आधार पर, अपनी गतिविधियों की शर्तों और विशिष्टताओं को ध्यान में रखते हुए, क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित कार्यालय कार्य के लिए निर्देश विकसित करता है। अभिलेखीय मामलों का.

द्वितीय. बुनियादी अवधारणाओं

4. ये नियम निम्नलिखित बुनियादी अवधारणाओं का उपयोग करते हैं:

"दस्तावेज़ीकरण" - निर्धारित तरीके से मूर्त मीडिया पर जानकारी दर्ज करना;

"लिपिकीय कार्य" एक ऐसी गतिविधि है जो संघीय कार्यकारी अधिकारियों में आधिकारिक दस्तावेजों के निर्माण और उनके साथ काम के संगठन को सुनिश्चित करती है;

"दस्तावेज़" - एक राज्य निकाय, स्थानीय सरकारी निकाय, कानूनी इकाई या व्यक्ति द्वारा बनाया गया एक आधिकारिक दस्तावेज़, निर्धारित तरीके से तैयार किया गया और संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेज़ प्रवाह में शामिल किया गया;

"दस्तावेज़ प्रवाह" - उनके निर्माण या प्राप्ति के क्षण से निष्पादन पूरा होने, फ़ाइल में प्लेसमेंट और (या) प्रेषण तक दस्तावेज़ों की आवाजाही;

"दस्तावेज़ विवरण" - आवश्यक तत्वदस्तावेज़ निष्पादन;

"मूल दस्तावेज़" - दस्तावेज़ की पहली या एकमात्र प्रति;

"दस्तावेज़ की प्रतिलिपि" एक दस्तावेज़ है जो मूल दस्तावेज़ और इसकी बाहरी विशेषताओं की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है, और इसमें कोई कानूनी बल नहीं है;

"दस्तावेज़ का पंजीकरण" - किसी दस्तावेज़ को पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट करना और निर्धारित तरीके से दस्तावेज़ के बारे में जानकारी दर्ज करना;

"मामलों का नामकरण" - संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा संकलित मामलों के नामों की एक व्यवस्थित सूची, उनके भंडारण की अवधि का संकेत;

"केस" - दस्तावेजों का एक सेट या एक मुद्दे या संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित एक अलग दस्तावेज़;

"लिपिकीय प्रबंधन सेवा" संघीय कार्यकारी निकाय की एक संरचनात्मक इकाई है, जिसे रिकॉर्ड बनाए रखने के कार्यों के साथ-साथ संघीय कार्यकारी निकाय की अन्य संरचनात्मक इकाइयों में रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को सौंपा गया है।

तृतीय. संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेजों का निर्माण

5. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ लेटरहेड पर, A4 (210 x 297 मिमी) या A5 (148 x 210 मिमी) प्रारूप में कागज की मानक शीट पर, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के रूप में तैयार किए जाते हैं और एक स्थापित होना चाहिए विवरणों की संरचना, उनका स्थान और डिज़ाइन।

6. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रपत्र विवरण के स्थान के कोणीय या अनुदैर्ध्य संस्करण के आधार पर विकसित किए जाते हैं। कोने वाले संस्करण में, प्रपत्र विवरण शीट के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित हैं। अनुदैर्ध्य संस्करण में, प्रपत्र विवरण शीर्ष मार्जिन के साथ शीट के मध्य में स्थित होते हैं।

7. लेटरहेड और कागज की एक मानक शीट दोनों पर तैयार किए गए दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट में बाईं ओर कम से कम 20 मिमी, दाईं ओर 10 मिमी, शीर्ष पर 20 मिमी और किनारे पर 20 मिमी का मार्जिन होना चाहिए। तल।

8. नमूना प्रपत्रों को संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

9. संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान बनाए गए दस्तावेजों का विवरण है:

क) रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

बी) संघीय कार्यकारी निकाय का नाम;

ग) दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति;

घ) अधिकारी के हस्ताक्षर;

ई) दस्तावेज़ का प्रकार;

च) दस्तावेज़ के संकलन (प्रकाशन) का स्थान;

छ) संघीय कार्यकारी निकाय के बारे में संदर्भ डेटा;

ज) पताकर्ता;

i) दस्तावेज़ की तारीख;

जे) दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;

k) दस्तावेज़ का नाम;

ओ) आवेदनों की उपस्थिति पर निशान;

ओ) अनुमोदन टिकट;

पी) अनुमोदन टिकट;

आर) सील छाप;

एस) प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण पर एक नोट;

टी) कलाकार के बारे में एक नोट;

x) दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए निर्देश;

वी) दस्तावेज़ नियंत्रण चिह्न;

ज) दस्तावेज़ के निष्पादन पर एक नोट;

w) गोपनीयता चिह्न।

10. दस्तावेज़ के विवरण की संरचना उसके प्रकार और उद्देश्य से निर्धारित होती है।

11. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा किसी दस्तावेज़ का अनुमोदन संघीय कार्यकारी निकाय के अधिकृत अधिकारी से वीज़ा के साथ जारी किया जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा अन्य सरकारी निकायों और संगठनों के साथ बनाए गए दस्तावेज़ के समन्वय को एक अनुमोदन टिकट (शीट), एक प्रोटोकॉल या अनुमोदन पत्र के साथ औपचारिक रूप दिया जाता है।

चतुर्थ. संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेज़ प्रवाह व्यवस्थित करने के लिए आवश्यकताएँ

12. निम्नलिखित दस्तावेज़ प्रवाह संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेज़ प्रवाह में प्रतिष्ठित हैं:

ए) आने वाले दस्तावेज (आने वाले);

बी) दस्तावेज भेजा गया (आउटगोइंग);

ग) आंतरिक दस्तावेज़ीकरण।

13. संघीय कार्यकारी निकाय में, दस्तावेजों का वितरण और प्रेषण डाक सेवाओं, कूरियर संचार और दूरसंचार के माध्यम से किया जाता है।

14. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा प्राप्त दस्तावेज़ प्रारंभिक प्रसंस्करण, पंजीकरण, प्रारंभिक विचार, कार्यालय प्रबंधन सेवा में विचार के लिए प्रबंधन को स्थानांतरण से गुजरते हैं, निष्पादकों को हस्तांतरित किए जाते हैं और निष्पादन के बाद, फाइलों में रखे जाते हैं।

15. प्राप्त दस्तावेजों के प्राथमिक प्रसंस्करण में दस्तावेजों की सही डिलीवरी और दस्तावेजों और उनके साथ संलग्नक की उपलब्धता की जांच करना, साथ ही उन दस्तावेजों का वितरण शामिल है जो पंजीकृत हैं और जो पंजीकरण के अधीन नहीं हैं।

16. प्राप्त दस्तावेजों का पंजीकरण, एक नियम के रूप में, बनाए गए दस्तावेजों की प्राप्ति के दिन - हस्ताक्षर या अनुमोदन के दिन या अगले व्यावसायिक दिन पर किया जाता है।

17. नागरिकों की अपीलें संघीय कार्यकारी निकाय के अन्य दस्तावेजों से अलग फाइलों में पंजीकृत और संकलित की जाती हैं।

18. पंजीकृत दस्तावेज़ अभिलेख प्रबंधन सेवा द्वारा संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख को विचार के लिए या, संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख के निर्णय द्वारा, संघीय कार्यकारी निकाय के अन्य अधिकारियों को हस्तांतरित किए जाते हैं। निष्पादन के निर्देशों वाले दस्तावेज़ कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा निष्पादकों को हस्तांतरित किए जाते हैं।

19. दस्तावेज़ का मूल दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए जिम्मेदार संघीय कार्यकारी निकाय की संरचनात्मक इकाई को भेजा जाता है। यदि कई निष्पादक हैं, तो मूल दस्तावेज़ को संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरित कर दिया जाता है जो जिम्मेदार निष्पादक है, और शेष इकाइयों को दस्तावेज़ की एक प्रति प्राप्त होती है।

20. दस्तावेज़, संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख (उप प्रमुख) द्वारा हस्ताक्षरित होने के बाद, पंजीकरण और प्रेषण के लिए केस सेवा में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।

21. कार्यालय प्रबंधन सेवा दस्तावेज़ की शुद्धता, दस्तावेज़ की पूर्णता और मेलिंग सूची में दस्तावेज़ की प्रतियों की संख्या के पत्राचार की जाँच करती है। गलत तरीके से भरे गए दस्तावेज़ ठेकेदार को वापस कर दिए जाते हैं।

22. दस्तावेज़ उनके पंजीकरण के दिन या अगले व्यावसायिक दिन पर भेजे जाने चाहिए।

23. संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों के बीच दस्तावेजों का स्थानांतरण कार्यालय प्रबंधन सेवा के माध्यम से किया जाता है।

24. संघीय कार्यकारी निकाय में, कार्यालय प्रबंधन सेवा आने वाले, बनाए गए और भेजे गए दस्तावेजों का रिकॉर्ड रखती है। दस्तावेज़ों की संख्या पर डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा विश्लेषण किया जाता है और संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख को उनके द्वारा स्थापित तरीके से प्रस्तुत किया जाता है।

25. संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने और खोजने के उद्देश्य से, दस्तावेजों के बारे में अनिवार्य जानकारी का उपयोग परिशिष्ट के अनुसार किया जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली दस्तावेज़ों के बारे में अतिरिक्त जानकारी का उपयोग कर सकती है।

वी. संघीय कार्यकारी निकाय का दस्तावेजी कोष

26. संघीय कार्यकारी निकाय:

ए) अपनी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न दस्तावेजों से अपना स्वयं का दस्तावेजी कोष बनाता है;

बी) अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में, इसकी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची, साथ ही इसके अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों में, भंडारण अवधि का संकेत देते हुए विकसित और अनुमोदित करता है।

27. संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेजी कोष का गठन रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा मामलों के नामकरण को संकलित करके, फाइलों को बनाने और पंजीकृत करने, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने, मामलों को रिकॉर्ड करने और संघीय कार्यकारी निकाय के संग्रह में स्थानांतरित करने के द्वारा किया जाता है।

28. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों का नामकरण:

क) संरचनात्मक प्रभागों के मामलों के नामकरण के आधार पर कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा संकलित;

बी) संघीय कार्यकारी निकाय के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग द्वारा संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा इसकी मंजूरी के बाद चालू वर्ष के अंत से पहले अनुमोदित किया गया और अगले वर्ष के 1 जनवरी को लागू किया गया;

ग) हर 5 साल में एक बार संघीय राज्य पुरालेख के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग के साथ सहमति होती है, जिसमें संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेजों को स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाता है। ;

घ) संघीय कार्यकारी निकाय के कार्यों और संरचना में बदलाव की स्थिति में, यह संघीय राज्य संग्रह के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग के साथ समझौते के अधीन है।

29. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों के नामकरण के अनुभागों के नाम संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों के नाम हैं।

30. मामलों का गठन मामलों के नामकरण के साथ-साथ दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण और स्थायी, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के मामलों में उनके वितरण (समूहीकरण) के सिद्धांतों के अनुपालन में किया जाता है, जिसमें कर्मियों पर फाइलें भी शामिल हैं, और अस्थायी (10 वर्ष तक सहित) भंडारण।

31. उनके गठन की तारीख से लेकर संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में स्थानांतरित होने या विनाश के लिए मामलों को उनके गठन के स्थान पर संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहीत किया जाता है।

32. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा निर्धारित अवधि के लिए संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारियों को अस्थायी उपयोग के लिए मामले जारी किए जाते हैं, और इसकी समाप्ति के बाद वे वापसी के अधीन होते हैं।

संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या कागजी मुद्दों के प्रभारी उप प्रभारी की अनुमति से उनके लिखित अनुरोधों के आधार पर अन्य सरकारी निकायों और संगठनों को मामले जारी किए जाते हैं।

33. स्थायी भंडारण फ़ाइलों से दस्तावेजों को हटाने की अनुमति असाधारण मामलों में दी जाती है और इसे संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख की अनुमति से किया जाता है, फ़ाइल में दस्तावेज़ की एक प्रति, निर्धारित तरीके से प्रमाणित, और एक बयान छोड़ दिया जाता है। मूल जारी करने के कारण.

34. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों को संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में 1 वर्ष से पहले और संरचनात्मक इकाइयों में उनके उपयोग या भंडारण की शुरुआत की तारीख से 3 साल से पहले स्थानांतरित नहीं किया जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में मामलों का स्थानांतरण संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों में संकलित स्थायी भंडारण, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कार्मिक रिकॉर्ड की सूची के आधार पर किया जाता है। अस्थायी (10 वर्ष तक के) भंडारण के मामले संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं और निर्धारित तरीके से विनाश के अधीन हैं।

35. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण मामलों की सूची संकलित करने का आधार मामलों का नामकरण है।

36. मामलों के नामकरण और मामलों की सूची संकलित करने, मामलों को बनाने और पंजीकृत करने के साथ-साथ संघीय कार्यकारी निकाय में अस्थायी भंडारण मामलों को नष्ट करने की प्रक्रिया अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा निर्धारित की जाती है।

VI. संघीय कार्यकारी निकाय में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने की ख़ासियतें

37. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में बनाए, संसाधित और संग्रहीत किए जाते हैं।

38. इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए किया जाता है। उपयोग किए गए इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर उपकरण निर्धारित तरीके से प्रमाणित होने चाहिए।

39. संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की समीक्षा और अनुमोदन करते समय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ कार्यों की पुष्टि करने के तरीकों का उपयोग किया जा सकता है जिसमें इलेक्ट्रॉनिक अंगुली का हस्ताक्षरउपयोग नहीं किया।

40. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को प्राप्त करना और भेजना कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा किया जाता है।

41. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करते समय, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की पुष्टि करती है।

42. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा विचार के लिए प्राप्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ जमा करते समय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भेजना संरचनात्मक विभाजनऔर संघीय कार्यकारी निकाय के जिम्मेदार निष्पादक, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भेजते हैं और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रहीत करते हैं, उनका पंजीकरण डेटा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ स्थानांतरित (संग्रहीत) किया जाता है।

43. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की लेखा इकाई संघीय कार्यकारी निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में पंजीकृत एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है।

44. निष्पादित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों में व्यवस्थित किया जाता है।

45. मामलों की सूची संकलित करते समय, यह इंगित किया जाता है कि मामला इलेक्ट्रॉनिक रूप में चलाया जा रहा है।

46. ​​इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, उनके निष्पादन के बाद, कागज पर समान दस्तावेजों के लिए प्रदान की गई अवधि के लिए संघीय कार्यकारी निकाय में स्थापित प्रक्रिया के अनुसार भंडारण के अधीन हैं।

47. इलेक्ट्रॉनिक फाइलों (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों) के भंडारण के लिए स्थापित अवधि की समाप्ति के बाद, संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित, विनाश के लिए उनके आवंटन पर एक अधिनियम के आधार पर, निर्दिष्ट इलेक्ट्रॉनिक फाइलें (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज) विनाश के अधीन हैं.

आवेदन

संघीय कार्यकारी अधिकारियों की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में दस्तावेज़ों की रिकॉर्डिंग और खोज के प्रयोजनों के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों के बारे में अनिवार्य जानकारी की सूची

1. अभिभाषक

2. अभिभाषक

3. दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर

4. दस्तावेज़ प्रकार

5. दस्तावेज़ दिनांक

6. दस्तावेज़ संख्या

7. दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि

10. पाठ का शीर्षक

12. दस्तावेज़ अग्रेषण के बारे में जानकारी

13. मुख्य दस्तावेज़ की शीटों की संख्या

14. आवेदनों की संख्या

15. आवेदन पत्रों की कुल संख्या

16. दस्तावेज़ को निष्पादित करने के निर्देश

17. कलाकार की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर

18. गोपनीयता सूचना