"मानव संसाधन विभाग" - श्रम सुरक्षा। मुख्य सिस्टम इंटरफ़ेस. स्वचालित कार्य. सामान्य जानकारी. स्वचालित प्रणाली। आउटपुट दस्तावेज़. एनालॉग - 1सी: वेतन और कार्मिक। डेटा प्रवाह आरेख। इनपुट दस्तावेज़. तकनीकी साधन. सॉफ़्टवेयर. स्वचालन का उद्देश्य और उद्देश्य।

"उद्यम प्रबंधन" - संगठनात्मक संरचना का डिजाइन। एक उद्यम प्रबंधन प्रणाली का डिज़ाइन। व्यावसायिक प्रक्रियाएं। पिछले 3-8 वर्षों में स्थापित बढ़ते व्यवसाय। समस्याएँ और विचलन. व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल का निर्माण। नियामक दस्तावेजों का गठन. आज की आर्थिक हकीकत. दस्तावेज़ और रिपोर्ट तैयार करने की क्षमताएँ।

"बैक ऑफिस" - बैक ऑफिस 1 बैक ऑफिस 2 बैक ऑफिस 3. मैत्रीपूर्ण (सहज और सुंदर इंटरफ़ेस)। प्रोग्रामर प्रोग्रामर प्रोग्रामर. एमआईडीएल व्यवसाय 2. पहुंच, मानव संसाधन प्रबंधक, आदि। स्वचालन अवधारणा का चयन. नियमों के साथ-साथ यातायात नियंत्रक और यातायात नियंत्रक भी उपस्थित हुए। विकेन्द्रीकृत (वितरित) बैक ऑफिस।

"व्यवसाय में आईटी पैटर्न" - व्यवसाय में आईटी पैटर्न - संचालन का अनुकूलन। कंपनी की रणनीति और कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली। जैचमैन मॉडल - III. व्यवसाय में आईटी टेम्पलेट - लेखांकन। टेम्पलेट्स सूचान प्रौद्योगिकीकंपनी की रणनीति को लागू करने के लिए एक तंत्र के रूप में। व्यवसाय के लिए आईटी टेम्पलेट - मांग पर अनुकूलन। उद्यम वास्तुकला में बदलाव के रूप में आईटी कार्यान्वयन। व्यवसाय में आईटी टेम्पलेट - व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन।

"स्मार्ट सिस्टम" - स्मार्ट सिस्टम डिजाइन करने के चरण। स्मार्ट सिस्टम की मूल संपत्ति अनुकूलनशीलता है। उद्यम में मूल्य श्रृंखलाएँ। स्मार्ट सिस्टम के निर्माण का आधार वैल्यू चेन है। अनुकूली सूचना प्रणाली. आईसी को डिज़ाइन करते समय, "जैसा होना चाहिए" मॉडल का उपयोग करना आवश्यक है। संगठन का एक एकीकृत मॉडल बनाना "जैसा होना चाहिए।"

"संगठन सूचना प्रणाली" - भाग विधिक सहायता. तकनीकी साधन. वर्गीकरण जानकारी के सिस्टमकार्यात्मक आधार पर. संगठन के स्वरूप तकनीकी समर्थन. अन्य सिस्टम (आईएस मैनुअल)। संगठन कार्मिक. सूचना प्रणाली उपकरणों का एक परस्पर जुड़ा हुआ सेट है। प्रणाली। समर्थन - सूचना के वर्गीकरण और कोडिंग की एकीकृत प्रणाली का एक सेट, एकीकृत।

कर और शुल्क के लिए रूसी संघ का मंत्रालय

दस्तावेज़ों के एकीकृत रूपों के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ। परिशिष्ट 2 1. दस्तावेज़ प्रपत्र समय के साथ स्थिर होने चाहिए। 2. एकीकृत रूप कर दस्तावेज़और उनके उत्पादन के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रपत्रों में श्रृंखला A: A3 का मानक प्रारूप होना चाहिए; ए4; ए5; ए6. 3. दस्तावेज़ों में नमूना प्रपत्रों के आधार पर मुख्य विवरणों की व्यवस्था की एक समान संरचना होनी चाहिए। 4. दस्तावेज़ प्रपत्र उनमें निहित जानकारी के मशीनी प्रसंस्करण के लिए अधिकतम उपयुक्त और मानवीय धारणा के लिए सुविधाजनक होने चाहिए। 5. विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों की संख्या न्यूनतम रखी जानी चाहिए। 6. दस्तावेज़ों में विवरण का स्थान उन्हें भरने और उसके बाद के प्रसंस्करण की सुविधा सुनिश्चित करना चाहिए। 7. एफएनडी के विवरण के नाम ओके टीईआई में अपनाए गए नामों के अनुरूप होने चाहिए। 8. दस्तावेज़ों में निहित माप की शर्तों और इकाइयों को परस्पर संबंधित आर्थिक संकेतकों की तुलना के लिए एकीकृत किया जाना चाहिए। 9. विवरण स्थान के तर्कसंगत उपयोग और फॉर्म के प्रारूप को ध्यान में रखते हुए स्थित होना चाहिए। 20. दस्तावेज़ के फॉर्म में जिम्मेदार निष्पादक की पहचान संबंधी विशेषताएं शामिल होनी चाहिए और यह सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन की सुविधा होनी चाहिए कानूनी बलदस्तावेज़।

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विषय: प्रबंधन दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण 1. दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण: उद्देश्य, नियामक ढांचा, सिद्धांत 2. एकीकरण के तरीके

रूस में एकल सूचना स्थान बनाने और इसे वैश्विक सूचना स्थान में शामिल करने की समस्या का समाधान तभी संभव है जब रूसी और विदेशी सूचना प्रणालियों में सामंजस्य स्थापित किया जाए और सभी परस्पर क्रिया करने वाली सूचना प्रणालियों की सूचना अनुकूलता सुनिश्चित की जाए।

सूचना संगतता को जंक्शनों पर विभिन्न भागों के पारस्परिक पत्राचार के रूप में समझा जाता है, जिससे उन्हें एक-दूसरे के साथ जोड़ा जा सकता है, जो सिस्टम के कामकाज को एक पूरे के रूप में सुनिश्चित करता है।

सूचना अनुकूलता प्राप्त करना निम्नलिखित के एकीकरण और मानकीकरण द्वारा सुनिश्चित किया जाता है: सूचना प्रौद्योगिकी उपकरण, सूचना वाहक, डेटा के औपचारिक विवरण के लिए एक भाषा, सूचना प्रणालियों की संरचना और उनमें तकनीकी प्रक्रियाएं।

शब्द के व्यापक अर्थ में एकीकरण "किसी दिए गए सेट के तत्वों को स्थापित विशेषताओं के अनुसार एकरूपता में लाना या किसी दिए गए सेट के तत्वों की संख्या को कम करना है।"

दस्तावेज़ों के एकीकरण को इस प्रकार समझा जाता है: दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के निर्माण के लिए तर्कसंगत संरचनाओं का चुनाव, इनके आधार पर एकरूपता लाना: उनके रूपों की तर्कसंगत संख्या स्थापित करना; निर्माण का प्रकारीकरण.

दस्तावेज़ एकीकरण का मुख्य लक्ष्य पारंपरिक परिस्थितियों और नई सूचना प्रौद्योगिकियों के उपयोग की स्थितियों में प्रबंधन समस्याओं को प्रभावी ढंग से हल करने के लिए आवश्यक और पर्याप्त जानकारी वाले दस्तावेजों के स्थिर सेट बनाना है। न्यूनतम लागतडेटा एकत्र करने, संसाधित करने, संचारित करने और संग्रहीत करने के लिए धन।

एकीकरण का उद्देश्य किसी भी प्रकार के मीडिया पर दस्तावेज़ हो सकता है। एकीकरण जैसा हो सकता है स्वतंत्र दिशादस्तावेज़ों में सुधार करना, और चरणों में से एक बनाना तकनीकी प्रक्रियामानकीकरण. में इस मामले मेंमानकीकरण है मानक समेकनएकीकरण परिणाम.

दस्तावेज़ों का एकीकरण और मानकीकरण अंतर्राष्ट्रीय, क्षेत्रीय और राष्ट्रीय स्तर पर किया जाता है। अंतर्राष्ट्रीय स्तर पर, दस्तावेज़ों के एकीकरण और मानकीकरण के मामलों में अग्रणी भूमिका अंतर्राष्ट्रीय मानकीकरण संगठन (आईएसओ) की है। आईएसओ स्वीकृत अंतरराष्ट्रीय मानकविचाराधीन समस्या के विभिन्न पहलुओं पर:

आईएसओ 216 -1975 लेखन पत्र और कुछ प्रकार के मुद्रित पदार्थ। श्रृंखला ए और बी के उपभोक्ता रूप; ISO 353 -1975 व्यावसायिक दस्तावेज़ और कुछ प्रपत्र। आयाम व्यक्त करने की विधि; ISO 3535 -1977 लेआउट कुंजी और संरचनात्मक ग्रिड; आईएसओ 6422 -1985 मानक प्रपत्रव्यापार दस्तावेज़ीकरण के लिए;

पत्राचार के लिए ISO 269 -1985 लिफाफे। उद्देश्य और आयाम; ISO 51271 -83 दस्तावेज़ीकरण और जानकारी। पारिभाषिक शब्दावली। भाग 1. बुनियादी अवधारणाएँ; ISO/R 800 -88 अवधारणाएँ और शर्तें। अंतर्राष्ट्रीय एकीकरण; आईएसओ 8439-90 प्रपत्रों का विकास। बुनियादी प्रावधान; आईएसओ 11180 -1993 डाक संबोधन

पर क्षेत्रीय स्तरसीआईएस के भीतर, दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण अंतरराज्यीय मानकीकरण, मेट्रोलॉजी और प्रमाणन परिषद द्वारा किया जाता है। राष्ट्रीय स्तर पर, दस्तावेजों का एकीकरण संस्थानों और संगठनों द्वारा स्वयं रोस्टेखरेगुलिरोवेनी के संगठनात्मक, पद्धतिगत, नियामक और तकनीकी दस्तावेजों के आधार पर किया जाता है।

दस्तावेज़ों को चलाने और एकीकृत करने के लिए नियामक ढांचा है: कार्यालय कार्य के लिए नियम संघीय निकाय कार्यकारी शाखा" ; एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (यूडीएस) के लिए रूसी संघ के अंतरराज्यीय और राष्ट्रीय मानक: GOST 6. 10. 3 -83 USD। रिकॉर्डिंग जानकारी एकीकृत दस्तावेज़संचारी प्रारूप में; गोस्ट 6.10.4 -84 यूएसडी। कंप्यूटर मीडिया और टाइपोग्राफ़ के माध्यम से बनाए गए दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना कंप्यूटर प्रौद्योगिकी;

GOST 6.10.5 -87 USD. नमूना प्रपत्र बनाने के लिए आवश्यकताएँ. एम.: पब्लिशिंग हाउस ऑफ स्टैंडर्ड्स, 1987; गोस्ट आर 6. 30 -2003 यूएसडी। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ; गोस्ट आर आईएसओ 15489 -1-2007 सिबिड। दस्तावेज़ प्रबंधन. सामान्य आवश्यकताएँ. रोस्टेखरेगुलिरोवानिया दिशानिर्देश; तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता।

श्रृंखला 1 "रूसी संघ में मानकीकरण" में शामिल GOST दस्तावेजों के एकीकरण के लिए भी बहुत महत्वपूर्ण हैं: GOST R 1. 0 -2004 में मानकीकरण रूसी संघ. बुनियादी प्रावधान; GOST R 1.2 -2004 रूसी संघ में मानकीकरण रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक। विकास, अनुमोदन, अद्यतनीकरण और निरस्तीकरण आदि के नियम।

एकीकरण का कार्यान्वयन निम्नलिखित सिद्धांतों के कार्यान्वयन पर आधारित है: सामान्य से विशिष्ट तक एकीकरण, जिसमें दस्तावेजों के लिए एक टेम्पलेट फॉर्म का निर्माण होता है, और इसके आधार पर दस्तावेजों के विशिष्ट रूपों का विकास होता है; दस्तावेज़ प्रपत्रों के निर्माण और निर्माण और डिज़ाइन के नियमों में एकरूपता, इसके द्वारा सुनिश्चित की गई: ग्रंथों की अधिकतम टाइपिंग और स्टेंसिलाइज़ेशन, प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर दस्तावेज़ीकरण के लिए समान आवश्यकताओं का विकास, दस्तावेज़ क्षेत्र में डेटा के स्थान का एकीकरण;

एकीकरण की जटिलता. इसका संचालन करते समय, दस्तावेज़ के निर्माण, निष्पादन, प्रसंस्करण और भंडारण के सभी चरणों में सभी आवश्यकताओं को प्रदान किया जाना चाहिए; सूचना सामग्री, यानी दस्तावेजों में केवल उन विवरणों को शामिल करना जो विशिष्ट समस्याओं या उनके परिसरों को दी गई सटीकता के साथ हल करने के साथ-साथ दस्तावेजों को कानूनी बल देने के लिए आवश्यक हैं; दस्तावेज़ों में विवरणों को उनके भरे जाने के क्रम के अनुसार समूहीकृत करना;

विवरण रखने के लिए न्यूनतम स्वीकार्य क्षेत्रों का उचित निर्धारण; काफी लंबी अवधि में दस्तावेज़ प्रपत्रों के उपयोग के आधार पर दस्तावेज़ आवश्यकताओं की स्थिरता; दस्तावेज़ीकरण प्रणाली में दस्तावेज़ों के उचित समावेश और प्रपत्रों के व्यापक उपयोग के कारण लागत-प्रभावशीलता; तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरण और कोडिंग की मौजूदा प्रणालियों के साथ इंटरफ़ेस।

प्रबंधन दस्तावेजों के एकीकरण को प्रबंधन के क्षेत्र में दस्तावेजों के कामकाज की दक्षता बढ़ाने के उद्देश्य से एक संगठनात्मक गतिविधि माना जाता है।

प्रबंधन दस्तावेजों का एकीकरण निम्नलिखित समस्याओं को हल करना संभव बनाता है: समान कार्यों और कार्यों के कार्यान्वयन को रिकॉर्ड करने वाले संगठनात्मक दस्तावेजों की संरचना को सुव्यवस्थित करना; रूसी राज्य मानकों के आधार पर स्वचालित तैयारी की ओर उनके उन्मुखीकरण के साथ प्रबंधन दस्तावेजों के रूपों और ग्रंथों को एकीकृत करें;

संरचित जानकारी के उपयोग के माध्यम से दस्तावेज़ बनाने की लागत कम करें; कंप्यूटर स्वचालित कार्यालय कार्य प्रणालियों के लिए एकीकृत दस्तावेज़ टेक्स्ट टेम्पलेट का उपयोग करें; प्रबंधन निर्णय लेने की प्रक्रियाओं को तेज़ करें।

2. एकीकरण के तरीके दस्तावेजों को एकीकृत करते समय, वास्तविक और औपचारिक एकीकरण के तरीकों का उपयोग किया जाता है। सामग्री एकीकरण दस्तावेज़ों के विशिष्ट रूपों और उनकी प्रणालियों की सामग्री के विश्लेषण से जुड़ा है। यह विभिन्न मानदंडों के अनुसार दस्तावेजों के वर्गीकरण के आधार पर किया जाता है।

वास्तविक एकीकरण के तरीके:: रूपों की संरचना स्थापित करना (मौजूदा रूपों के प्रतिबंधात्मक नामकरण स्थापित करना), बनाना मानक प्रपत्र, नमूना प्रपत्र का उपयोग करके सजातीय कार्यों के समूहों के लिए एक एकीकृत दस्तावेज़ मॉडल का निर्माण, उपयोग किए गए सूचना तत्वों और संकेतकों का एकीकरण और मानकीकरण।

रूसी संघ के पैमाने पर, प्रतिबंधात्मक नामकरण प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण (ओकेयूडी) का अखिल रूसी वर्गीकरण है, जो रूस के सभी संस्थानों और संगठनों में उपयोग के लिए अनुमोदित प्रबंधन दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की एक व्यवस्थित सूची है।

किसी उद्योग या किसी विशिष्ट उद्यम या संस्थान के पैमाने पर, ऐसे प्रतिबंधात्मक नामकरण प्रबंधन दस्तावेजों के उद्योग (विभागीय) वर्गीकरणकर्ता, उद्यम दस्तावेजों के समान वर्गीकरणकर्ता या दस्तावेजों की टाइमशीट हैं।

दस्तावेजों की तालिकाएं दस्तावेजों के अनुमोदित रूपों की वर्गीकरण योजनाएं हैं जो तालिकाओं को विकसित करने वाले संगठनों के सामने आने वाले कार्यों और कार्यों के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक और पर्याप्त हैं, जो स्थिति, उपयोगकर्ताओं, तैयारी और पूरा करने की तकनीक का संकेत देती हैं। ऐसी तालिकाएँ अक्सर उपयोग किए गए दस्तावेज़ों के पूरे सेट को उनकी कार्यक्षमता के अनुसार विभाजित करने के आधार पर विकसित की जाती हैं।

प्रबंधन दस्तावेज़ों के पाठों के एकीकरण में भाषाई अभिव्यक्ति का एक एकल रूप स्थापित करना शामिल है जो नियमित रूप से आवर्ती प्रबंधन स्थितियों या कार्यों की सामग्री को सबसे सटीक रूप से बताता है। व्यक्तिगत वाक्यांशों, पाठ के हिस्सों, या संपूर्ण दस्तावेज़ के पाठ को एकीकृत किया जा सकता है। परिणामस्वरूप, दस्तावेजों को अधिक तेजी से तैयार करना संभव हो जाता है।

पाठों को एकीकृत करने की प्रक्रिया में, निम्नलिखित कार्य किए जाते हैं: पाठ की संरचना का एकीकरण जो दस्तावेज़ के उद्देश्य को पूरी तरह से पूरा करता है, एकीकरण भाषाई साधनदस्तावेज़ की सामग्री को व्यक्त करना, मानक सुसंगत पाठ, स्टेंसिल, प्रश्नावली या तालिका के रूप में एकीकृत पाठ विकसित करना।

एकीकृत दस्तावेज़ों का पाठ इस प्रकार स्वरूपित किया गया है: सुसंगत पाठ; स्टेंसिल; प्रश्नावली; टेबल; प्रपत्रों का कनेक्शन (सुसंगत पाठ, प्रश्नावली, तालिकाओं के रूप में रचनाएँ)।

कनेक्टेड टेक्स्ट वह टेक्स्ट होता है जिसकी सामग्री कई दस्तावेज़ों में हमेशा दोहराई जाती है, जो इसमें स्थिर और परिवर्तनीय जानकारी को अलग करने की संभावना को बाहर कर देती है। विभिन्न प्रकार के संचार (समन्वय, नियंत्रण, निकटता) के साथ एकीकृत दस्तावेज़ के सुसंगत पाठ में प्रबंधन कार्यों के बारे में व्याकरणिक रूप से सुसंगत जानकारी होती है।

सुसंगत पाठ का उपयोग सभी प्रकार के पत्रों, नियमों, विनियमों, चार्टर्स और प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी में किया जाता है। एकीकृत दस्तावेज़ों के सुसंगत पाठ में ऐसे अनुभाग शामिल हो सकते हैं आवश्यक मामलेशीर्षक और क्रमांकन. विशिष्ट स्थिति के आधार पर परिवर्तनीय जानकारी पेश करने के लिए निरंतर जानकारी और रिक्त स्थान वाले एक स्टैंसिल के आधार पर सुसंगत पाठ की रचना की जा सकती है।

मूल रूप से, सुसंगत पाठ में प्रस्तुत एकीकृत पाठ में, प्रस्तुति के तीसरे व्यक्ति एकवचन रूप का उपयोग किया जाता है। संख्याएँ (मंत्रालय को आपत्ति नहीं है)। कॉलेजियम शासी निकायों द्वारा अपनाए गए प्रशासनिक दस्तावेजों में, प्रस्तुति के रूप का उपयोग तीसरी व्यक्ति इकाई से किया जाता है। संख्याएँ ("शेयरधारकों की बैठक निर्णय लेती है"), जो कॉलेजियमिटी के सिद्धांत का प्रतिबिंब है।

प्रशासनिक दस्तावेजों में, जो आदेश की एकता के सिद्धांत को दर्शाते हैं, प्रस्तुति के रूप का उपयोग प्रथम व्यक्ति इकाई से किया जाता है। संख्याएं ("मैं आदेश देता हूं", "मैं बाध्य हूं", "मैं पेशकश करता हूं") या प्रथम व्यक्ति बहुवचन से। संख्याएँ ("हम पूछते हैं", "हम निर्देशित करते हैं")। व्याख्यात्मक नोट जैसे दस्तावेजों में, प्रस्तुति का रूप प्रथम व्यक्ति इकाई से होता है। संख्याएँ भी आदर्श हैं व्यापार शैलीदस्तावेज़ ("मैं इसे आवश्यक समझता हूं", "कृपया भेजें")। सुसंगत ग्रंथों में, शब्दों का चयन उनकी शब्दार्थ अनुकूलता ("नियंत्रण सौंपा गया है", "फटकार") को ध्यान में रखते हुए किया जाना चाहिए।

एक स्टैंसिल एक एकीकृत पाठ की प्रस्तुति का एक रूप है जिसमें निरंतर जानकारी और रिक्त स्थान होते हैं जो एक विशिष्ट स्थिति की विशेषता वाली परिवर्तनीय जानकारी से भरे होते हैं।

स्टैंसिल के आधार पर संकलित एकीकृत दस्तावेजों के सुसंगत पाठों में, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि भरा हुआ भाग निर्दिष्ट स्थायी जानकारी के अनुरूप होना चाहिए ("आदेश के अनुसार महानिदेशक"). निरंतर वाक्यांश एक स्वतंत्र वाक्यविन्यास इकाई के रूप में पुनरुत्पादित एक वाक्य का प्रतिनिधित्व करते हैं ("संयंत्र के सामान्य निदेशक के आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण कार्मिक विभाग के प्रमुख एन.आई. कुज़नेत्सोव को सौंपा गया है")।

जटिल दस्तावेजों (विनियमों, चार्टर्स, निर्देशों) के सुसंगत ग्रंथों में, भाषाई अभिव्यक्तियों की समानता का उपयोग किया जाता है ("संस्थान के मुख्य कार्य हैं: अनुसंधान करना, सिफारिशें तैयार करना, वैज्ञानिक अनुभव का अध्ययन करना ...")।

सुसंगत ग्रंथों में वाक्यांशों का निर्माण करते समय, किसी को व्यावसायिक भाषा में विकसित हुई वाक्यांशविज्ञान की विशिष्टताओं को ध्यान में रखना चाहिए, जो कि व्यापक उपयोग की विशेषता है: मौखिक संज्ञा ("कार्यान्वयन", "विकास"), मौखिक-नाममात्र संयोजन ("प्रदान करना") समर्थन"), सांप्रदायिक पूर्वसर्ग ("आधार पर", "अनुरूप", "उद्देश्य के लिए"), जटिल संयोजन ("इस तथ्य के कारण", "इस तथ्य के कारण")।

एकीकृत दस्तावेजों के सुसंगत पाठ की विशेषता है: संपीड़ित वाक्यात्मक संरचनाएं, सीधे शब्द क्रम के साथ दो-भाग पूर्ण सामान्य वाक्य।

एक-भाग वाले में, एक नियम के रूप में, अवैयक्तिक और निश्चित रूप से व्यक्तिगत सामान्य वाक्यों का उपयोग किया जाता है, जो प्रबंधन कार्रवाई को सबसे स्पष्ट रूप से व्यक्त करते हैं ("जिम्मेदारियों के निम्नलिखित वितरण को मंजूरी दें", "निदेशक के निर्देशों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण डिप्टी को सौंपने के लिए के लिए निदेशक वैज्ञानिकों का कामइवानोवा के.एस. ")।

संबंधित पाठ प्रपत्र में प्रस्तुत किये गये हैं जटिल वाक्य, का उपयोग इसमें किया जाता है: प्रशासनिक दस्तावेजों के विवरणात्मक भाग में, पत्रों, रिपोर्टों के परिचयात्मक भाग में, व्याख्यात्मक नोट, अधिनियम, प्रोटोकॉल, निर्देश और अन्य दस्तावेज़ जो अपनी संरचना में जटिल हैं।

प्रश्नावली - एकीकृत पाठ की प्रस्तुति का एक रूप; जिसमें एक वस्तु की विशेषताएँ निश्चित विशेषताओं के अनुसार दी जाती हैं। प्रश्नावली प्रपत्र का उपयोग विशेषताओं के एक निश्चित समूह के अनुसार किसी वस्तु का वर्णन करते समय मौखिक या संख्यात्मक जानकारी प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है।

प्रश्नावली में स्थिर जानकारी विशेषताओं के सामान्यीकृत नाम हैं, और परिवर्तनशील जानकारी उनकी विशिष्ट विशेषताएं हैं। सामान्यीकृत विशेषताओं (निरंतर जानकारी) की सूची और उन्हें परिवर्तनीय जानकारी से भरने के लिए खाली पंक्तियों को लंबवत रूप से व्यवस्थित किया गया है।

सामान्यीकृत विशेषताओं (निरंतर जानकारी) और उनकी विशेषताओं (परिवर्तनीय जानकारी) का नाम नाममात्र मामले में एक संज्ञा द्वारा या नाममात्र मामले में सहायक संज्ञा के साथ एक वाक्यांश ("लिंग", "भर्ती") द्वारा व्यक्त किया जाना चाहिए। परिवर्तनीय जानकारी के संकेतक डिजिटल जानकारी ("भर्ती की तिथि - 10/28/2006") द्वारा व्यक्त किए जा सकते हैं। प्रश्नावली पाठ का उपयोग संगठनात्मक, प्रशासनिक, वित्तीय और लेखांकन दस्तावेज़ीकरण में किया जाता है।

तालिका एक एकीकृत पाठ की प्रस्तुति का एक रूप है जिसमें ऐसी जानकारी होती है जो कई विशेषताओं के अनुसार कई वस्तुओं की विशेषता होती है। तालिका में, स्थायी जानकारी संकेतकों के सामान्य नामों के रूप में प्रस्तुत की जाती है, जो संबंधित कॉलम में दर्ज की जाती हैं। तालिकाओं में पाठ विभाजन के दो स्तर होते हैं: ऊर्ध्वाधर स्तर (ग्राफ़) और क्षैतिज स्तर (पंक्तियाँ)।

निरंतर जानकारी सामान्यीकृत संकेतकों के रूप में प्रस्तुत की जाती है और कॉलम में दर्ज की जाती है। परिवर्तनीय जानकारी मौखिक या संख्यात्मक रूप में प्रस्तुत की जाती है और पंक्तियों में दर्ज की जाती है।

तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए; यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित होती है, तो स्तंभ संख्याएँ बाद के पृष्ठों पर इंगित की जाती हैं। पर बड़ी मात्रा मेंतालिका में कॉलम के शीर्षकों को दोहराने की अनुमति है। तालिका के स्तंभों और पंक्तियों के शीर्षकों और उपशीर्षकों को नाममात्र एकवचन मामले में संज्ञा के रूप में व्यक्त किया जाना चाहिए। नंबर. तालिका की पंक्तियों और स्तंभों के शीर्षकों और उपशीर्षकों में, केवल आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों और प्रतीकों का उपयोग किया जाता है।

पाठ को व्यवस्थित करने की सारणीबद्ध विधि का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां समान प्रबंधन स्थितियों पर जानकारी प्राप्त करना या प्रतिबिंबित करना आवश्यक होता है। लोगों के समूह के लिए प्रबंधन स्थितियों का वर्णन करने वाले प्रशासनिक दस्तावेजों में, पाठ के सारणीबद्ध रूपों का उपयोग किया जाता है। एकीकृत दस्तावेज़ों के पाठ का एक भाग एक तालिका के रूप में बनाने की अनुमति है (आदेशों में - प्रशासनिक भाग में, में) कुछ प्रकारमेमो, अधिनियम - अंतिम भाग में)।

एकीकृत पाठ प्रस्तुत करने के लिए प्रपत्रों का एक संयोजन एक एकीकृत पाठ प्रस्तुत करने के लिए एक एकीकृत रूप है जिसमें प्रश्नावली या तालिका के साथ सुसंगत पाठ का संयोजन होता है।

दस्तावेज़ों के औपचारिक एकीकरण के तरीके: दस्तावेज़ संरचना का एकीकरण; दस्तावेज़ों के निर्माण के लिए सामान्य वाक्यात्मक नियमों का निर्माण; दस्तावेजों में जानकारी को नियंत्रित करने के तरीकों का एकीकरण; मीडिया प्रकारों और दस्तावेज़ स्वरूपों का एकीकरण।

दस्तावेज़ एकीकरण का सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्र उनका मशीन अभिविन्यास है। मशीन-उन्मुख एक दस्तावेज़ है जिसे कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके इसमें निहित जानकारी को संसाधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। एक प्रकार के मशीन-उन्मुख दस्तावेज़ मशीन-पठनीय दस्तावेज़ होते हैं जिन्हें उनमें मौजूद जानकारी को स्वचालित रूप से पढ़ने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

किसी दस्तावेज़ के मशीन ओरिएंटेशन के संकेत: दस्तावेज़ के हेडर भाग के विवरण के कोड को चिपकाने के लिए इसमें एक कोड ज़ोन की उपस्थिति; दस्तावेज़ की सामग्री के संकेतकों के कोड दर्ज करने के लिए दस्तावेज़ की संरचना में विशेष कॉलम या फ़ील्ड की उपस्थिति। इस मामले में, कोडिंग के लिए ओके टीईएसआई कोड का उपयोग किया जाना चाहिए;

दस्तावेज़ के सामग्री भाग में एक मोटी रेखा के साथ एक विशेष क्षेत्र (वेध क्षेत्र) को उजागर करना, जिसका उद्देश्य कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा संसाधित किए जाने वाले डेटा को शामिल करना है; डेटा की विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए चेकसमिंग विधि का उपयोग करते समय चेकसम दर्ज करने के लिए दस्तावेज़ में विशेष कॉलम या लाइनों की उपस्थिति।

दस्तावेजों के एकीकरण में प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना और रूपों में एकरूपता स्थापित करना शामिल है जो समान प्रबंधन कार्यों के कार्यान्वयन को रिकॉर्ड करते हैं। दस्तावेज़ों का मानकीकरण किए गए एकीकरण और इसकी अनिवार्य प्रकृति के स्तर की कानूनी पुष्टि का एक रूप है। मानकों की निम्नलिखित श्रेणियां स्थापित की गई हैं: राज्य मानक(गोस्ट), उद्योग मानक(ओएसटी), रिपब्लिकन मानक (आरसीटी)। दस्तावेज़ों का एकीकरण उपयोग किए गए दस्तावेज़ों की संख्या को कम करने, उनके रूपों को टाइप करने, गुणवत्ता में सुधार करने, उनके प्रसंस्करण की श्रम तीव्रता को कम करने और सूचना संगतता प्राप्त करने के लिए किया जाता है। विभिन्न प्रणालियाँसमान और संबंधित नियंत्रण कार्यों पर दस्तावेज़ीकरण, और भी बहुत कुछ प्रभावी उपयोगकंप्यूटर प्रौद्योगिकी।

एकीकरण कार्य में शामिल हैं:

· एक एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (यूडीएस) का विकास, जो संबंधित दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के लिए जिम्मेदार मंत्रालयों और विभागों द्वारा किया जाता है;

· रिपब्लिकन और सेक्टोरल डीएसडी के ढांचे के भीतर इंटरसेक्टोरल (अंतरविभागीय) डीएसडी का परिचय;

· सूचना और उसकी विश्वसनीयता को बनाए रखने के लिए यूएसडी और तकनीकी और आर्थिक दस्तावेज़ीकरण के उद्योग वर्गीकरण (ओकेटीईआई) को बनाए रखना इससे आगे का विकास;

· दस्तावेजों के उद्योग एकीकृत रूपों के परिसरों का विकास जो उद्योग की विशिष्टताओं को दर्शाते हैं और यूएसडीडी में शामिल नहीं हैं, साथ ही साथ उनके राज्य पंजीकरण;

· तकनीकी और आर्थिक जानकारी के उद्योग वर्गीकरणकर्ताओं का विकास जो उद्योग की विशिष्टताओं को दर्शाता है। दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण का संगठनात्मक और पद्धतिगत प्रबंधन, प्रासंगिक कार्य का समन्वय और नियंत्रण गणतंत्र में एसडी और ओकेटीईआई के कार्यान्वयन और रखरखाव के समन्वय के लिए प्रमुख संगठन द्वारा किया जाता है। उद्योग स्तर पर, यह कार्य उद्योग में एसडी और ओकेटीईआई के कार्यान्वयन और रखरखाव के लिए अग्रणी संगठन द्वारा किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और इसके आधार पर बनाई गई स्वचालित नियंत्रण प्रणालियों के प्रबंधन अभ्यास में तेजी से व्यापक परिचय के कारण दस्तावेज़ एकीकरण का महत्व बढ़ रहा है। VNIIDAD द्वारा विकसित संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली दोनों के लिए उपयुक्त है स्वचालित प्रणालीप्रबंधन, और जब देश के संस्थानों में सामान्य, पारंपरिक तरीकों से संसाधित किया जाता है। यूएसओआरडी में संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण, दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के साथ-साथ इन रूपों के उपयोग पर निर्देशात्मक और पद्धति संबंधी सामग्री के लिए राज्य मानकों का एक सेट शामिल है।

दस्तावेज़ों का एकीकरण एवं मानकीकरण

तकनीकी प्रगति आधिकारिक दस्तावेज़ीकरण की तैयारी के लिए नई आवश्यकताएँ पैदा करती है।

पूर्वस्कूली शिक्षा प्रणाली में तीन परस्पर जुड़े हुए शामिल हैं अवयव: प्रबंधन दस्तावेजों की तैयारी, दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक, कैलेंडर वर्ष के दौरान दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण और उनका संगठन अभिलेखीय भंडारण. इनमें से प्रत्येक समस्या को हल करते समय, चिकित्सकों को कार्यालय प्रबंधन के क्षेत्र में वर्तमान नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए राज्य समितिमानकीकरण के लिए रूसी संघ और रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा।

कार्यालय कार्य का मानक और पद्धतिगत आधार कानूनों, विनियमों आदि का एक समूह है पद्धति संबंधी दस्तावेज़, जो संस्था की वर्तमान गतिविधियों और कार्यालय प्रबंधन सेवा के काम में दस्तावेजों के निर्माण, प्रसंस्करण, भंडारण और उपयोग की तकनीक को विनियमित करते हैं।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी के लिए बुनियादी आवश्यकताएं GOST R. 6.30-97 में निर्धारित की गई हैं, जो 31 जुलाई, 1997 के रूस के राज्य मानक के संकल्प द्वारा अनुमोदित हैं।

दस्तावेज़ों की विशाल संख्या के कारण उनके मानकीकरण और एकीकरण की आवश्यकता होती है।

मानकीकरण -यह नियम एवं नियम स्थापित करने की क्रिया है।

मानकीकरण सभी इच्छुक पार्टियों के लाभ और भागीदारी के लिए किसी दिए गए क्षेत्र में गतिविधियों को सुव्यवस्थित करने के लिए नियमों को स्थापित करने और लागू करने की प्रक्रिया है, विशेष रूप से कार्यात्मक स्थितियों और सुरक्षा आवश्यकताओं का सम्मान करते हुए समग्र इष्टतम अर्थव्यवस्था प्राप्त करने के लिए। मानकीकरण विज्ञान, प्रौद्योगिकी और व्यावहारिक अनुभव के परिणाम पर आधारित है।

कार्यालय कार्य के क्षेत्र में, मानकीकरण का सार एक आदर्श में स्थापित करना है, आवेदन के लिए अनिवार्य, अपनाए गए दस्तावेजों के विकास और निष्पादन के लिए इष्टतम नियम और आवश्यकताएं निर्धारित तरीके सेसामान्य और बार-बार उपयोग के लिए।

मानकीकरण, 10 जून 1993 को अपनाए गए रूसी संघ के कानून "मानकीकरण पर" के अनुसार, यह सुनिश्चित करने के लिए मानदंड, नियम और विशेषताएं स्थापित करने की गतिविधि है:

· उत्पादों, कार्यों और सेवाओं की सुरक्षा पर्यावरण, जीवन, स्वास्थ्य और संपत्ति;

· तकनीकी और सूचना अनुकूलता, साथ ही उत्पादों की विनिमेयता;

· विज्ञान, प्रौद्योगिकी और प्रौद्योगिकी के विकास के स्तर के अनुसार उत्पादों, कार्यों और सेवाओं की गुणवत्ता; माप की एकरूपता;

· सभी प्रकार के संसाधनों की बचत;

सुरक्षा आर्थिक सुविधाएंप्राकृतिक और मानव निर्मित आपदाओं और अन्य के जोखिम को ध्यान में रखते हुए आपातकालीन स्थितियाँ;

· देश की रक्षा क्षमता और लामबंदी की तैयारी।

हमारे देश में लागू मानकीकरण पर नियामक दस्तावेजों में शामिल हैं:

· रूसी संघ के राज्य मानक (GOST R);

· अंतरराष्ट्रीय (क्षेत्रीय) मानकों को निर्धारित तरीके से लागू किया गया;

· तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता;

· उद्योग मानक;

· उद्यम मानक;

· वैज्ञानिक, तकनीकी, इंजीनियरिंग समितियों और अन्य सार्वजनिक संघों के मानक।

रूसी संघ के राज्य मानक - नियमों, हमारे राज्य के भीतर गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में समान नियम स्थापित करना।

राज्य मानक उन उत्पादों, कार्यों और सेवाओं के लिए विकसित किए जाते हैं जिनका अंतरक्षेत्रीय महत्व होता है। मानकों की आवश्यकताओं की सामग्री, उनके वितरण का दायरा, उनकी वैधता का दायरा और उनके परिचय की तारीख उन्हें अपनाने वाले राज्य शासी निकायों द्वारा निर्धारित की जाती है। "मानकीकरण पर" कानून के अनुसार, राज्य मानकों और तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के अखिल रूसी वर्गीकरण को रूस के राज्य मानक द्वारा अपनाया जाता है, उन्हें उनके राज्य पंजीकरण के बाद लागू किया जाता है।

मानकों द्वारा स्थापित आवश्यकताएँ सभी सरकारी निकायों और संस्थाओं के लिए अनिवार्य हैं आर्थिक गतिविधि. रूस के गोस्स्टैंडर्ट और अन्य विशेष रूप से अधिकृत सरकारी निकायविभाग अपनी क्षमता के भीतर अनुपालन पर राज्य नियंत्रण और पर्यवेक्षण करते हैं अनिवार्य आवश्यकताएँराज्य मानक.

मानक कहता है:

· दस्तावेज़ विवरण की संरचना;

· दस्तावेज़ विवरण की संरचना के लिए आवश्यकताएँ;

· फॉर्म और कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ;

· रूसी संघ के राज्य प्रतीक, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के हथियारों के कोट के पुनरुत्पादन के साथ रूपों के उत्पादन, रिकॉर्डिंग, उपयोग और भंडारण के लिए आवश्यकताएं।

हमारे देश में लागू सभी राज्य मानकों को एक में जोड़ दिया गया है राज्य व्यवस्थामानकीकरण - राज्य मानकों के वर्गीकरण और कोडिंग की एक श्रेणीबद्ध रूप से संगठित प्रणाली।

राज्य मानकीकरण प्रणाली की श्रृंखला 1 में मौलिक मानकों का एक सेट शामिल है, जो राज्य मानकों को विकसित करने की प्रक्रिया, मानकों के निर्माण, प्रस्तुति और निष्पादन, उनके अनुमोदन, पंजीकरण और कार्यान्वयन, मानकों में संशोधन की प्रक्रिया पर प्रावधान निर्धारित करता है। मानकों को रद्द करना, आदि, उदाहरण के लिए: 1 अप्रैल, 2000 को, GOST R. 6.30-97 में संशोधन संख्या 1, 21 जनवरी, 2000 संख्या 9-कला के रूस के राज्य मानक के संकल्प द्वारा अपनाया गया।

GOST R. 6.30-97 के आवेदन और कार्यान्वयन की प्रक्रिया को ऑल-रूसी रिसर्च इंस्टीट्यूट ऑफ डॉक्यूमेंटेशन एंड आर्काइवल साइंस की पद्धति संबंधी सिफारिशों में समझाया और निर्दिष्ट किया गया है। पद्धतिगत सिफ़ारिशेंसंगठनों में कार्यान्वयन के लिए अभिप्रेत:

· एकसमान नियमआधुनिक के आधार पर दस्तावेज़ विवरण और उनके स्थान के विकल्पों का पंजीकरण नियामक ढाँचादस्तावेज़ीकरण समर्थन पर;

· दस्तावेज़ तैयार करने और दस्तावेज़ जानकारी प्रसारित करने के लिए नई सूचना प्रौद्योगिकियाँ;

· दस्तावेज़ों की व्यावसायिक शैली, दस्तावेज़ पाठों की तैयारी और एकीकरण के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ;

· कंप्यूटर वर्ड प्रोसेसिंग सहित मुद्रण उपकरणों का उपयोग करके दस्तावेज़ तैयार करने के नियम;

· दस्तावेज़ प्रपत्रों को डिज़ाइन करने के नियम;

· प्रपत्रों और मुहरों के उपयोग, लेखांकन और भंडारण के नियम;

· दूरसंचार चैनलों के माध्यम से प्रेषित दस्तावेजों की तैयारी के लिए नियम।

गोस्ट 1.आरओ-92. रूसी संघ की राज्य मानकीकरण प्रणाली: बुनियादी प्रावधान।

मानकों के एक स्वतंत्र सेट में एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के लिए मानक शामिल हैं एकीकृत प्रणालीतकनीकी और आर्थिक जानकारी का वर्गीकरण और कोडिंग:

गोस्ट 6.01.1-87. तकनीकी और आर्थिक जानकारी के वर्गीकरण और कोडिंग की एकीकृत प्रणाली;

गोस्ट 6.10.3-83. एकीकृत प्रलेखन प्रणाली. एकीकृत दस्तावेजों से संचार प्रारूप में जानकारी रिकॉर्ड करना;

गोस्ट 6.10.4-84. एकीकृत प्रलेखन प्रणाली. कंप्यूटर मीडिया और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा निर्मित टाइपोग्राफ़ पर दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना। बुनियादी प्रावधान;

गोस्ट 6.10.5-87. एकीकृत प्रलेखन प्रणाली. नमूना प्रपत्र बनाने के लिए आवश्यकताएँ;

गोस्ट 6.10.6-87. विदेशी व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। नमूना प्रपत्र;

गोस्ट 6.10.7-90. विदेशी व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। जाँच करना;

गोस्ट 6.38-90. एकीकृत प्रलेखन प्रणाली. संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की प्रणाली। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ;

गोस्ट 16487-83. रिकार्ड रखना और संग्रह करना। नियम और परिभाषाएँ (GOST 1970 में पहला शब्दावली मानक पंजीकृत होने पर उसे सौंपी गई संख्या को बरकरार रखता है)।

एकीकरण -दस्तावेज़ों के प्रकार की अनुचित विविधता को कम करना, उन्हें रूपों, संरचना, भाषा संरचनाओं, उनकी तैयारी, प्रसंस्करण, लेखांकन और भंडारण के संचालन की एकरूपता में लाना। एकीकरण विवरण के सबसे समान सेट, कागज प्रारूप और कागज पर विवरण की रिकॉर्डिंग की स्थापना है।

संस्थानों, संगठनों और उद्यमों की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की संख्या को कम करने के लिए, उनके फॉर्म को टाइप करें, श्रम को कम करें, अस्थायी और माल की लागतउनकी तैयारी और प्रसंस्करण के लिए, साथ ही राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था में स्वचालित डेटाबेस की सूचना अनुकूलता प्राप्त करने के लिए, दस्तावेजों को एकीकृत करने और एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (यूडीएस) बनाने पर काम किया जा रहा है।

एक एकीकृत प्रलेखन प्रणाली दस्तावेजों के परस्पर एकीकृत रूपों का एक सेट है जो कुछ प्रकार की आर्थिक गतिविधियों में डेटा की एक दस्तावेजी प्रस्तुति, उन्हें संचालित करने के साधन, उनके विकास और अनुप्रयोग के लिए मानक और पद्धति संबंधी सामग्री प्रदान करती है।

प्रबंधन दस्तावेज़ का निर्माण एकीकरण विधि पर आधारित है - समान प्रबंधन कार्यों और कार्यों को हल करते समय बनाए गए प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना और रूपों में एकरूपता स्थापित करना।

यूएसडी के विकास के साथ-साथ, तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरण विकसित किए जा रहे हैं, जो एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों में निहित डेटा की एकीकृत स्वचालित प्रसंस्करण प्रदान करते हैं।

निम्नलिखित एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ वर्तमान में प्रभावी हैं:

1. संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली:

· उद्यमों और संगठनों के निर्माण, पुनर्गठन, परिसमापन पर दस्तावेज़ीकरण;

· राज्य और नगरपालिका उद्यमों और संगठनों के निजीकरण पर दस्तावेज़ीकरण;

· संगठन की प्रशासनिक गतिविधियों पर दस्तावेज़ीकरण;

· किसी संगठन या उद्यम की गतिविधियों के संगठनात्मक और प्रशासनिक विनियमन पर दस्तावेज़ीकरण;

· किसी उद्यम या संगठन की गतिविधियों के परिचालन और सूचना विनियमन पर दस्तावेज़ीकरण;

· रोज़गार के लिए दस्तावेज़ीकरण;

· दूसरी नौकरी में स्थानांतरण पर दस्तावेज़ीकरण;

· काम से बर्खास्तगी पर दस्तावेज़ीकरण;

· अवकाश पंजीकरण के लिए दस्तावेज़ीकरण;

· प्रोत्साहन के पंजीकरण के लिए दस्तावेज़ीकरण;

· अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के पंजीकरण पर दस्तावेज़ीकरण।

यूएसओआरडी प्रकृति में अंतर्विभागीय है, अर्थात, यह किसी भी प्रशासनिक तंत्र और संस्थानों में कार्य करता है - ऊपर से नीचे तक, क्षेत्रीय संबद्धता की परवाह किए बिना।

नियंत्रण प्रणाली में 3 उपप्रणालियाँ शामिल हैं:

· संस्थानों और उद्यमों के निर्माण और पुनर्गठन पर;

· कार्मिक दस्तावेज़ीकरण;

· दस्तावेज़ निष्पादन का स्वचालित नियंत्रण।

यूएसओआरडी को संरचना में विनियमित किया जाता है और इसे परस्पर जुड़े नियमों, विनियमों और रूपों के एक सेट के रूप में परिभाषित किया जाता है जो इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के उपयोग को ध्यान में रखते हुए प्रबंधन समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की सामग्री, निर्माण और निष्पादन के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करते हैं।

सिस्टम दस्तावेज़ नमूना प्रपत्र (GOST 6.38-90) के आधार पर डिज़ाइन किए गए हैं। पारंपरिक विवरणों के बीच, इन दस्तावेज़ों में आवश्यक रूप से दस्तावेज़ डेटा को कंप्यूटर मीडिया में स्थानांतरित करने और कंप्यूटर मीडिया में जानकारी स्थानांतरित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर के बारे में एक नोट होना चाहिए। इस मामले में, दस्तावेज़ की सामग्री को अधिमानतः एक तालिका, प्रश्नावली या स्टेंसिल के रूप में निष्पादित किया जाना चाहिए। ORD के प्रत्येक एकीकृत रूप (साथ ही अन्य) को OKUD के अनुसार एक कोड सौंपा गया है। कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा संसाधित सभी विवरणों को तकनीकी और आर्थिक जानकारी के ऑल-यूनियन क्लासिफायरियर के अनुसार एन्कोड किया जाना चाहिए।

2. एकीकृत प्रणाली बैंकिंग दस्तावेज़ीकरण:

· बैंकों के माध्यम से गैर-नकद भुगतान के लिए भुगतान दस्तावेज़ीकरण;

· बैंक ऋण परिचालन पर दस्तावेज़ीकरण;

· मजदूरी और सामाजिक और श्रम संसाधनों के भुगतान के लिए धन के व्यय की निगरानी के लिए दस्तावेज़ीकरण;

· अंतर्राष्ट्रीय भुगतान से संबंधित बैंक परिचालन पर दस्तावेज़ीकरण;

· बैंकों का आउटपुट दस्तावेज़ीकरण;

· बैंकों के डिपॉजिटरी संचालन पर दस्तावेज़ीकरण;

· बैंकों के माध्यम से गैर-नकद भुगतान के लिए भुगतान दस्तावेज़ीकरण - इंट्राबैंक दस्तावेज़ प्रपत्र;

· बैंकों के जारी करने, नकदी और बजटीय संचालन पर दस्तावेज़ीकरण - इंट्राबैंक दस्तावेज़ प्रपत्र;

· मजदूरी और सामाजिक और श्रम लाभों के भुगतान (उपभोग के लिए) के लिए धन के व्यय की निगरानी के लिए दस्तावेज़ीकरण - आंतरिक बैंक दस्तावेज़ प्रपत्र;

· बैंकों का आउटपुट दस्तावेज़ीकरण - आंतरिक बैंक दस्तावेज़ प्रपत्र;

· मौद्रिक संचलन पर दस्तावेज़ीकरण - आंतरिक बैंक दस्तावेज़ प्रपत्र;

· बैंकों के क्रेडिट संचालन पर दस्तावेज़ीकरण - इंट्राबैंक दस्तावेज़ प्रपत्र;

· लेखांकन दस्तावेज़ीकरण - आंतरिक बैंक दस्तावेज़ प्रपत्र।

3. वित्तीय, लेखांकन और रिपोर्टिंग दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली बजटीय संस्थाएँऔर संगठन:

· वित्तीय दस्तावेज़ीकरण;

· बजटीय संस्थानों और संगठनों के रिपोर्टिंग लेखांकन दस्तावेज़ीकरण।

4. रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली:

· राष्ट्रीय खातों और आर्थिक शेष के आँकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

· वैज्ञानिक और तकनीकी क्षमता और नवीन प्रगति के आँकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

· श्रम सांख्यिकी पर दस्तावेज़ीकरण;

· भौतिक संसाधनों के आँकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

· वित्तीय आंकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

· दस्तावेज़ीकरण पर सामाजिक आँकड़े;

· औद्योगिक सांख्यिकी पर दस्तावेज़ीकरण;

· सांख्यिकी दस्तावेज़ीकरण कृषिऔर कृषि उत्पादों की खरीद;

· पूंजी निर्माण सांख्यिकी पर दस्तावेज़ीकरण;

· विदेशी आर्थिक संबंधों के आँकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

· उपभोक्ता बाजार और उसके बुनियादी ढांचे के आंकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

· परिवहन और संचार सांख्यिकी पर दस्तावेज़ीकरण;

· कीमतों और टैरिफ में परिवर्तनों की निगरानी और रिकॉर्डिंग के आँकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण।

यूएसओएसडी को दस्तावेज़ों की एक प्रणाली के रूप में परिभाषित किया गया है जो रिकॉर्ड करती है और स्थिति प्रदान करती है आर्थिक निकाययोजनाओं के कार्यान्वयन, उत्पादन दक्षता, वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति, श्रम उत्पादकता वृद्धि, आर्थिक विकास पर सांख्यिकीय डेटा।

5. उद्यमों के लिए लेखांकन और रिपोर्टिंग दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली:

· रिपोर्टिंग लेखांकन दस्तावेज़ीकरण;

रजिस्टर लेखांकन;

· प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण.

6. एकीकृत श्रम दस्तावेज़ीकरण प्रणाली:

· श्रम बाज़ार की स्थिति पर दस्तावेज़ीकरण;

· दस्तावेज़ीकरण पर श्रमिक संबंधी;

· श्रम अधिकारियों के उन्नत प्रशिक्षण पर दस्तावेज़ीकरण;

· श्रम सुरक्षा पर दस्तावेज़ीकरण;

· न्यूनतम उपभोक्ता बजट पर दस्तावेज़ीकरण;

· श्रम अधिकारियों से अपील पर दस्तावेज़ीकरण।

7. रूसी संघ के पेंशन कोष की एकीकृत प्रलेखन प्रणाली:

· धन के लेखांकन और वितरण पर दस्तावेज़ीकरण;

· आर्थिक नियोजन गतिविधियों पर दस्तावेज़ीकरण;

· नियंत्रण और निरीक्षण गतिविधियों पर दस्तावेज़ीकरण।

8. विदेशी व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली।

· परिचालन और वाणिज्यिक दस्तावेज़ीकरण;

· शिपिंग दस्तावेज़ीकरण;

· विदेशी व्यापार निपटान दस्तावेज़ीकरण;

· सामान आयात (निर्यात) करते समय तैयार किया गया दस्तावेज़;

· परिवहन विदेश व्यापार दस्तावेज़ीकरण;

· विदेशी व्यापार दस्तावेज़ अग्रेषित करना।

यूएसडी का विकास संबंधित मंत्रालयों और विभागों द्वारा किया जाता है जिन्हें यह कार्य सौंपा गया है।

डीएसडी को अद्यतन रखने के लिए, उनका रखरखाव किया जाता है, जिसमें आवश्यकतानुसार एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्रों के नियंत्रण सरणी में परिवर्तन और परिवर्धन करना शामिल है।

दस्तावेज़ों के मानकीकरण और एकीकरण का उद्देश्य दस्तावेज़ों की तैयारी, निष्पादन, खोज की प्रक्रियाओं को तर्कसंगत बनाना, दस्तावेज़ प्रवाह को कम करना और दस्तावेज़ बनाना है। इष्टतम स्थितियाँमशीन सूचना प्रसंस्करण के लिए, उद्यम और संगठन प्रबंधन के स्तर को बढ़ाना। प्रबंधन दस्तावेजों का मानकीकरण और एकीकरण सूचना की संरचना और प्रसंस्करण में एकरूपता प्राप्त करना संभव बनाता है। मानकीकरण और एकीकरण दस्तावेजों के साथ काम करने के प्रगतिशील तरीकों के विकास में भी योगदान देता है।

एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों और ऑल-यूनियन क्लासिफायर के कार्यान्वयन और परिचय को एक विशेष अंतरविभागीय मानक "सामान्य" द्वारा नियंत्रित किया जाता है। दिशा निर्देशोंस्वचालित नियंत्रण प्रणालियों में प्रयुक्त तकनीकी और आर्थिक जानकारी के एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों और अखिल-संघ वर्गीकरण के कार्यान्वयन पर" आरडी 50-61 - 82। यह दस्तावेज़, विशेष रूप से, पारंपरिक प्रबंधन की स्थितियों में दस्तावेज़ों के एकीकृत रूपों का उपयोग करते समय स्थापित करता है, क्लासिफायर के अनुसार कोड का असाइनमेंट केवल उन मामलों में जब दस्तावेज़ की जानकारी बाहरी संवाददाताओं के साथ किसी संस्थान की बातचीत के दौरान कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा प्रसंस्करण के अधीन होती है, उन संस्थानों में जो डीएसडी और क्लासिफायर का उपयोग करते हैं, क्लासिफायर बनाए रखने के लिए सिस्टम और दस्तावेजों के एकीकृत रूप उद्योग या उद्योग बनाये जाते हैं। विभागीय प्रणालियाँडीएसडी और क्लासिफायर का रखरखाव। संस्थान योजना, लेखांकन और लॉजिस्टिक्स प्रबंधन के कार्यों को करने के लिए आवश्यक जानकारी की मात्रा में डीएसडी और क्लासिफायर बनाए रखते हैं।

दस्तावेजों के मानकीकरण और एकीकरण (उन्हें बनाते समय) के साथ-साथ, स्टेंसिलिंग के सिद्धांत का भी व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, जो एक ही प्रकार के दस्तावेजों के निर्माण में तेजी लाने और अनावश्यक त्रुटियों से बचने की अनुमति देता है।

स्टेंसिलाइजेशन दस्तावेज़ पाठों को एकीकृत करने की एक विधि है, जिसमें यह तथ्य शामिल है कि दस्तावेजों की सभी जानकारी विशेषता पारंपरिक रूप से स्टैंसिल, या स्थिर, और व्यक्तिगत, या परिवर्तनीय में विभाजित है। पत्राचार के साथ काम करते समय स्टेंसिलाइजेशन विशेष रूप से प्रासंगिक है।

स्टेंसिलाइजेशन आपको कलाकारों की उत्पादकता बढ़ाने की अनुमति देता है और कार्यालय कार्य की संस्कृति को बेहतर बनाने में मदद करता है।

तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता

सूचना समर्थन के महत्वपूर्ण साधन, मुख्य रूप से अर्थशास्त्र, सांख्यिकी, बैंकिंग, सीमा शुल्क, विदेशी आर्थिक गतिविधि आदि जैसी गतिविधियों में, स्वचालित सूचना प्रणालियों में एकीकृत डेटा प्रोसेसिंग सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरणकर्ता हैं।

तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरणकर्ता हैं नियामक दस्तावेज़. क्लासिफायरियर में वस्तुओं के नामों का एक व्यवस्थित सेट होता है, जो वर्गीकरण समूहों के रूप में प्रस्तुत किया जाता है, और उन्हें दिए गए कोड होते हैं।

सामाजिक और आर्थिक वस्तुएं और उनकी संपत्तियां वर्गीकरण और कोडिंग के अधीन हैं, जिनके बारे में जानकारी सरकार और प्रबंधन निकायों की गतिविधियों में उपयोग की जाती है और इसमें निहित है एकीकृत रूपदस्तावेज़. प्रबंधन दस्तावेजों के विशिष्ट रूपों और उनके कोड का वर्गीकरण स्थापित किया गया है प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण का अखिल रूसी वर्गीकरण (ओकेयूडी)।

वर्तमान में, 37 अखिल-रूसी और अखिल-संघ क्लासिफायरियर अभी भी उपयोग में हैं। तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरणकर्ताओं का सेट, साथ ही उनके विकास, रखरखाव और कार्यान्वयन पर वैज्ञानिक, पद्धतिगत और नियामक दस्तावेजों के साथ-साथ वर्गीकरण और कोडिंग कार्य करने वाली सेवाएं, तकनीकी के वर्गीकरण और कोडिंग की एकीकृत प्रणाली का गठन करती हैं। , आर्थिक और सामाजिक जानकारी (ईएसकेके टीईआई)।

आवेदन के क्षेत्र के आधार पर, क्लासिफायर को इसमें विभाजित किया गया है: अखिल रूसी, उद्योग और उद्यम क्लासिफायर।

सामग्री के संदर्भ में सभी वर्गीकरणकर्ताओं को तीन समूहों में विभाजित किया गया है:

1. जानकारी के वर्गीकरणकर्ताओं के बारे में प्रबंधन दस्तावेज़, स्वचालित नियंत्रण प्रणालियों में हल किए गए कार्य, गतिविधियों के प्रकार, आर्थिक और सामाजिक संकेतक:

· मानकों का अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता (ओकेएस);

· अखिल रूसी उत्पाद वर्गीकरणकर्ता (ओकेपी);

· प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण का अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता (ओकेयूडी);

· अखिल रूसी मुद्रा वर्गीकरणकर्ता (ओसीसी);

· माप की इकाइयों का अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता (ओकेवाई);

· उत्पाद नामकरण विदेशी आर्थिक गतिविधि(टीएन वेद)।

2. जानकारी के वर्गीकरणकर्ताओं के बारे में संगठनात्मक संरचनाएँ:

· सार्वजनिक शक्ति और प्रबंधन निकायों का अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता (ओकेओजीयू);

· उद्यमों और संगठनों का अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता (ओकेपीओ);

· आर्थिक क्षेत्रों का अखिल रूसी वर्गीकरण (ओकेईआर);

· राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था के क्षेत्रों का अखिल-संघ वर्गीकरण (ओकेओएनकेएच);

· रेल, नदी, समुद्र, वायु और द्वारा लोडिंग और अनलोडिंग बिंदुओं का ऑल-यूनियन वर्गीकरण सड़क परिवहन(ओकेपीपीवी), आदि।

3. जनसंख्या और कर्मियों के बारे में जानकारी के वर्गीकरणकर्ता:

· सूचना का अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता सामाजिक सुरक्षाजनसंख्या (OKIZN);

· शिक्षा में विशिष्टताओं का अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता (ओकेएसओ);

· श्रमिक व्यवसायों, कर्मचारी पदों और टैरिफ वर्गों का अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता (ओकेपीडीटीआर);

· जनसंख्या सूचना का अखिल रूसी वर्गीकरण (ओकेआईएन), आदि।

एक उदाहरण का उपयोग करके तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरण की संरचना और सामग्री अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ताप्रबंधन दस्तावेज़ (ओकेयूडी) इस तरह दिखता है।

ओकेयूडी में एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों और राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था में उपयोग के लिए अनुमोदित दस्तावेजों के रूपों के बारे में जानकारी शामिल है। इसे निम्नलिखित समस्याओं को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है:

· दस्तावेज़ प्रपत्रों का पंजीकरण;

· राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था में सूचना प्रवाह को सुव्यवस्थित करना;

· प्रयुक्त प्रपत्रों की संख्या कम करना;

· दस्तावेजों के गैर-एकीकृत रूपों के संचलन से बहिष्कार;

· एकीकृत प्रपत्रों का लेखांकन और व्यवस्थितकरण सुनिश्चित करना

· उनके पंजीकरण के आधार पर दस्तावेज़;

· दस्तावेज़ों की संरचना पर नियंत्रण रखें और दोहराव से बचें

· प्रबंधन के क्षेत्र में उपयोग की जाने वाली जानकारी;

· दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के उपयोग पर नियंत्रण का तर्कसंगत संगठन।

ओकेयूडी में वर्गीकरण की वस्तुएं रूसी संघ के मंत्रालयों (विभागों) द्वारा अनुमोदित दस्तावेजों के अखिल रूसी (अंतरक्षेत्रीय, अंतरविभागीय) एकीकृत रूप हैं - एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (यूडीएस) के डेवलपर्स।

OKUD में अनुमोदित एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों में शामिल दस्तावेज़ों के एकीकृत रूपों के नाम और कोड शामिल हैं, उदाहरण के लिए:

चेक संख्या

फ़ार्म का नाम

यहां पहले दो अंक फॉर्म के वर्ग को दर्शाते हैं, अगले दो अंक फॉर्म के उपवर्ग को दर्शाते हैं, अगले तीन अंक फॉर्म के उपवर्ग को दर्शाते हैं। पंजीकरण संख्या, और अंतिम अंक चेक नंबर है। उदाहरण के लिए, बीमा प्रीमियम के लिए पेरोल का कोड पेंशन निधि- 09010046 इस प्रकार पढ़ता है: 09 - पेंशन निधि की एकीकृत प्रलेखन प्रणाली; 01 - धन के लेखांकन और वितरण पर दस्तावेज़ीकरण; 004 - पेंशन फंड में बीमा योगदान के लिए गणना पत्रक; 6 - चेक नंबर. दस्तावेज़ के एकीकृत रूप का कोड पदनाम निम्नलिखित वर्गीकरण विशेषताओं को दर्शाता है: · पहले और दूसरे अक्षर (प्रपत्रों का वर्ग) - दस्तावेज़ के एकीकृत रूप का संबंधित एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली से संबंध; · तीसरा और चौथा अक्षर (प्रपत्रों का उपवर्ग) - दस्तावेज़ों के कई रूपों की सामग्री की व्यापकता और उनके उपयोग की दिशा; · पाँचवाँ, छठा और सातवाँ अक्षर - उपवर्ग के भीतर दस्तावेज़ के एकीकृत रूप की पंजीकरण संख्या; · आठवां अक्षर नियंत्रण संख्या है. वर्गीकरण वस्तु के नामों का ब्लॉक किसी दस्तावेज़ के विशिष्ट एकीकृत रूप के नाम का रिकॉर्ड है। इसके अलावा, रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली (ग्रेड 06) में, दस्तावेज़ के एकीकृत रूप के कोड पदनाम, नियंत्रण संख्या और फॉर्म के नाम के अलावा, इसमें "सूचकांक" और " राज्य सांख्यिकी निकायों में विकसित पदनामों की निरंतरता सुनिश्चित करने की आवश्यकता के संबंध में प्रस्तुति की आवृत्ति ”। GOST 6.38-90 के अनुसार OKUD कोड "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ" दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ क्षेत्र पर एकीकृत दस्तावेज़ रूपों में दर्ज किए जाते हैं। एक अन्य क्लासिफायरियर जो सीधे दस्तावेजों से संबंधित है और प्रबंधन कर्मचारियों के लिए एक निश्चित अर्थ रखता है, वह है "उद्यमों और संगठनों का ऑल-यूनियन क्लासिफायरियर" (ओकेपीओ), क्योंकि प्रत्येक दस्तावेज़ में इस मानक के अनुसार एक विशिष्ट कोड होना चाहिए। क्लासिफायरियर की वस्तुएँ केवल वे उद्यम और संगठन हैं जिनके पास अधिकार हैं कानूनी इकाई, सूचना की घटना और उपभोग के मुख्य स्रोत के साथ-साथ संघों के सदस्य भी। इस क्लासिफायरियर में राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था के मंत्रालयों, विभागों और क्षेत्रों के कोड और उनके नाम शामिल हैं, जो इसे एक सार्वभौमिक मानक की गुणवत्ता प्रदान करते हैं। इसके अलावा, ओकेपीओ किसी विशेष उद्यम या संगठन द्वारा प्रबंधन के सभी स्तरों पर बनाए और प्रसारित किए गए सभी परिचालन दस्तावेजों को कोड करने के माध्यम से सीधे एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (यूएसडी) के साथ इंटरफेस करता है। ओकेपीओ क्लासिफायरियर में निम्नलिखित निर्माण योजना है: OKPO GOST 6.38-90 के अनुसार डिज़ाइन ज़ोन के साथ प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के प्रसंस्करण के लिए आवश्यक बुनियादी विवरणों को इंटरफ़ेस करने में सक्षम है। प्रत्येक प्रबंधन कर्मचारी के पास होना चाहिए आवश्यक जानकारीइन मानकों की संरचना और उपयोग पर। रोजमर्रा के काम में, ओकेपीओ का उपयोग निम्नलिखित स्थितियों में किया जा सकता है: · संस्था का परिसमापन; · किसी न किसी कारण से कानूनी इकाई के अधिकारों की हानि; · संस्थानों का विलय; · संस्थानों का नाम बदलना; · संस्था के क्षेत्रीय और प्रशासनिक स्थान में परिवर्तन; · किसी संस्था का दूसरे मंत्रालय या विभाग में स्थानांतरण; · एक नई संस्था का गठन; · विघटन के परिणामस्वरूप एक नई संस्था का गठन। ये दो क्लासिफायर कलाकारों को विवरण और कोड भरने के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं, जिनकी अनिवार्य आवश्यकताएं GOST 6.38-90 द्वारा प्रदान की जाती हैं। निष्कर्ष चयनित विषय पाठ्यक्रम कार्यवर्तमान में बहुत प्रासंगिक है, क्योंकि दस्तावेज़ बनाते समय मानकीकरण और एकीकरण के सिद्धांतों का पालन करना आवश्यक है। मानकीकरण आपको दस्तावेजों की तैयारी में कुछ नियम स्थापित करने और लागू करने की अनुमति देता है। एकीकरण, बदले में, दस्तावेजों के प्रकार की विविधता को कम करने में मदद करता है, जिससे उन्हें रूपों, संरचना, प्रसंस्करण और भंडारण की एकरूपता मिलती है। हमारे देश में लागू सभी राज्य मानक राज्य मानकीकरण प्रणाली में एकजुट हैं। पर राज्य स्तरदस्तावेज़ों को एकीकृत करने के लिए काम किया जा रहा है और एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ बनाई जा रही हैं जो कुछ प्रकार की व्यावसायिक गतिविधियों में डेटा का दस्तावेज़ीकृत प्रतिनिधित्व प्रदान करती हैं। क्लासिफायर मानक दस्तावेज़ होते हैं जिनमें वर्गीकरण समूहों और उन्हें सौंपे गए कोड के रूप में प्रस्तुत वस्तुओं के नामों का एक व्यवस्थित सेट होता है। संदर्भ 1. ए.वी. पशेंको। दस्तावेज़ीकरण समर्थनप्रबंधन। - एम., फोरम - इम्फ़्रा-एम., 2002. 2. ओ.आई. ज़मीत्सकोवा। महाविद्यालयों के लिए कार्यालय प्रबंधन। - रोस्तोव एन/डी., फीनिक्स, 2001। 3. वी.एस. मिंगलेव, एम.वी. लारिन। विशेष दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ. - एम., अर्थशास्त्र, 1989। 4. एम.टी. लिकचेव, टी.वी. कुज़नेत्सोवा। दस्तावेज़ और कागजी कार्रवाई: संदर्भ मार्गदर्शिका. - एम., अर्थशास्त्र, 1991। 5. एम.वी. किरसानोवा, यू.एम. अक्स्नोव। कार्यालय प्रबंधन पाठ्यक्रम. - एम., 1998. 6. ओ.पी. डोरोफीवा, ई.के. गुबस्काया, ए.एम. विगुएरा. सचिवीय कार्य. - रोस्तोव एन/डी., फीनिक्स, 2003। 7. ई.वी. अलेक्सेवा, एल.पी. अफानसयेवा, ई.एम. बुरोवा. पुरालेख अध्ययन. - एम., व्यावसायिक शिक्षा प्रकाशित, 2002. 8. वी.ए. कुद्रयेव। दस्तावेज़ों के साथ कार्य का संगठन। - एम., इंफ्रा-एम, 2002। 9. ई.ए. स्टेपानोव। सचिवीय कार्य. - एम., 1998. 10. ई.ए. स्टेपानोव। ऑफिस का काम. - एम., 1999.