Automatizált dokumentumkezelő rendszerek. Irodaautomatizálási és elektronikus dokumentumkezelő rendszerek

Pavel Baskakov, A moszkvai RosLogistics informatikai osztályának vezetője

Hogyan automatizálható a dokumentumfolyamat egy vállalatban
A legjobb idő a rendszer bevezetésére elektronikus dokumentumkezelés
3 probléma, amit megold

Néhány évvel ezelőtt a dokumentumáramlás automatizálása a vállalaton belül nem mindenhol valósult meg: főleg ben nagy szervezetek. Az elmúlt két évben a kis- és középvállalatok is érdeklődtek az ilyen szoftverek iránt. A rendszerek funkcionálisabbá és könnyebben használhatóvá váltak. Megjelentek a stream adatbeviteli lehetőségek. A modern ipari szkennerből és egy szoftverkészletből álló készlet lehetővé teszi, hogy néhány perc alatt felismerje a papíralapú dokumentumot, majd elektronikussá alakítsa, majd indexelje. kulcsszavakatés osztályozza.

A legjobb idő az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésére

Gondolnia kell a dokumentumáramlás automatizálására a vállalkozásban, ha a dokumentumok áttekintése hosszú időt vesz igénybe az alkalmazottak részéről (ami az ügyletek meghiúsulását okozhatja), vagy ha elvesznek a vállalaton belül (ez vonatkozik az aktákra és a papíralapú másolatokra is). Általános szabály, hogy egy vállalkozásnak dokumentumautomatizálási rendszert kell bevezetnie, ha alkalmazottainak száma eléri a 100 főt, és a jogi osztályon legalább két szakember dolgozik (lásd még: Milyen problémákat old meg?a dokumentumáramlás automatizálása a vállalaton belül).

>

Megnövekedett számú dokumentum feldolgozása. Több évvel ezelőtt bevett gyakorlat volt a határozatlan idejű ill hosszú távú szerződések. Az ilyen szerződések azonban számos üzleti kockázattal jártak. Manapság gyakran rövidebb időtartamra kötnek szerződéseket. Ennek megfelelően többszörösére nő az új aláírást igénylő dokumentumok száma.

Megerősített ellenőrzés a szerződő felek felett. A vállalatok igyekeznek csökkenteni a gátlástalan partnerek hibájából eredő pénzügyi károk kockázatát. Ma minden partnerről szilárd dossziét állítanak össze, amely maximum információt tartalmaz – a chartától az aláírásmintákig.

Adatgyűjtés a vevőkről és az ügyfelekről a tranzakciók megkötésekor. Korábban a szállítók előleget vagy előleget követeltek ügyleti biztosítékként. Most a pénzügyi eszközöket jogi eszközök váltják fel. A mai piac az ügyfelek piaca. A vásárlók egyre inkább vállalják, hogy csak a kiszállításkor fizetnek. A tranzakció minden lépésének jogi bejegyzése pedig a fizetés egyfajta garanciájává válik.

Hogyan készüljünk fel a dokumentumfolyamat automatizálására egy vállalkozásban

Az első lépés a dokumentumkezelési munkafolyamat feltérképezése. Ezt a munkát jellemzően a cég jogi osztálya végzi. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének előkészítésekor figyelembe kell venni az iratforgalom minden szakaszát: létrehozás, jóváhagyás, jóváhagyás, végrehajtás, selejtezés. Az információhoz való hozzáférés jogáról és az értesítési rendszerről az irat jóváhagyásakor, illetve annak köröztetése során fontos dönteni.

A dokumentumautomatizálási rendszer elindításának első lépése a dokumentumokkal való munkafolyamat előkészítése. Az eljárást minden résztvevő aláírásával meg kell ismerni, kötelezve őket a pontos betartásra kialakult rend. A projekt kezdeti szakaszában sok múlik a vállalat első személyén. A főigazgató feladata az eljárás szigorú betartásának megkövetelése a munkatársaktól. Nem szabad aláírni azokat a dokumentumokat, amelyek nem kerülnek be az elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe, és nem egyeztettek abban.

A megvalósítás során egyes alkalmazottak próbálkozhatnak az eljárással az erőnlétre, és ugyanolyan típusú kifogásokat találnak ki, hogy miért nem lehet dolgozni a rendszerrel: sokáig tart a dokumentumok bevitele, a program nem alkalmazható az egyedi vállalkozásra a vállalkozás sémái. Ilyen problémák azért merülnek fel, mert a cég korábban rossz szerződéseket szerkesztett. Ebben a szakaszban főigazgató Fontos megérteni: az elektronikus rendszereket több mint egy éve fejlesztik, és több megvalósításon is átestek. Ezért fontos, hogy a felmerülő problémák ellenére tegyünk új rend mindenki számára kötelező, és kicsit később elkezdjük helyileg optimalizálni.

Még egyszer hangsúlyozom: a vezérigazgatónak személyesen kell ellenőriznie a végrehajtást. Ha az eredmények ellenőrzését a biztonsági szolgálatra vagy (még rosszabb) a jogi osztályra ruházzák, fennáll annak a veszélye, hogy a projekt kudarccal végződik. Egy időben jogi osztályÖn megbízhat abban, hogy irányítja a megvalósítási folyamatot, szabályozza annak időzítését és költségeit. Hogy ösztönözze az alkalmazottakat egy projekt időben történő befejezésére, dolgozzon ki egy bónuszrendszert. A díjazást csak akkor szabad kifizetni, ha a rendszer időben eléri tervezett kapacitását, és a költségvetés túllépése nélkül.

Projekt megvalósítási időkeret. Az automatizált dokumentumkezelés megvalósítása cégmérettől függően általában egy hónaptól egy évig tart. Ez a folyamat szakaszosan mehet végbe. Például az első szakaszban az elektronikus jóváhagyás csak a vállalat beszállítóival kapcsolatban vagy csak a kiválasztott ágazatban vagy részlegben indul (lásd. Mennyi ideig tartanak az elektronikus dokumentumkezelés megvalósításának különböző szakaszai?).

A dokumentumfolyamat automatizálásának szakaszai egy vállalkozásban

Az indítási szakasz a javaslatok elkészítése és a projekt megvalósíthatóságára vonatkozó döntés meghozatala. A teljes megvalósítási idő 10%-át foglalja el.

Megvalósítás előtti szakasz – rendszerkövetelmények megfogalmazása, beszállító kiválasztása, szerződéskötés, fejlesztés belső szabályzatok, csapatfelkészítés. Az idő 20%-át veszi igénybe.

Megvalósítási szakasz – rendszer kiépítése, konfigurálása, személyzet betanítása, bevezetése kísérleti projekt. Az idő 40%-át veszi igénybe.

A tervezett kapacitás elérésének szakasza a dokumentumok tömeges bevitele, az eljárások betartásának ellenőrzése. Az idő 30%-át veszi igénybe.

Cégünknél az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének folyamata több ütemben zajlott. A projekt kezdeményezője és „motorja” a jogi osztály volt. A megvalósítás előtt dokumentumainkat sok más céghez hasonlóan papír alapon hagyták jóvá. Az automatizálás körülbelül öt hónapig tartott. Megoldások valósultak meg a jogi osztályon (szerződések elektronikus jóváhagyása) és az üzemeltetési osztályon (műveleti folyamatábrák tárolása, a projektek megvalósítása során kidolgozott dokumentáció koordinálása). A tervek között szerepel a belső iroda automatizálása (megbízások, utasítások, szabályzatok) és a személyi dokumentumáramlás (megrendelések, pénzügyi motivációval kapcsolatos dokumentumok).

Hogyan válasszuk ki a megfelelő dokumentumautomatizálási rendszert

Az orosz piac több mint 20 gyártó megoldásait kínálja, amelyek közül négy-öt szereplő technológiailag nagyon fejlett. Többség szoftver termékek– hazai. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek orosz fejlesztői versenyképesebb megoldásokat kínálnak, mint a nemzetközi cégek. A rendszer kiválasztásakor értékelje a következő paramétereket:

teljes birtoklási költség évente ( standard megoldás+ implementációs és képzési szolgáltatások + szolgáltatástámogatás);
annak biztosítása, hogy a termék naprakész (a rendszer egy-két éven belüli frissítése a szabványos műszaki támogatás részeként, további költségek nélkül);
további modulok egyszerű és gyors csatlakoztatása (fizetés nélkül) kiegészítő szolgáltatások végrehajtás);
lehetőség a dokumentumkezelő rendszer integrálására más programokkal (levelezőkliensek, könyvelőrendszerek).

A dokumentumáramlás automatizálása a vállalati és felhőtechnológiákban

A felhőtechnológiák lehetővé teszik, hogy ne telepítsenek dokumentumkezelő rendszert a vállalati számítógépekre - az adatokat távoli szervereken tárolják. Az ilyen technológiák alkalmazása jelentősen csökkenti az engedélyezési és infrastrukturális költségeket. Vannak azonban komoly hátrányai is – ezek elsősorban az adatbiztonságra vonatkoznak. Különösen két hiányosságra fogok összpontosítani.

1. Számos szerződés tartalmaz titoktartási záradékot, amely szankciókat szab ki az információk nyilvánosságra hozataláért. Ha cége saját szerverein tárol dokumentumokat, Ön teljes mértékben kontrollálja a nyilvánosságra hozatal kockázatát (például megfelelő feltételek beállításával a munkaszerződések). A felhasználási szerződés megkötésekor felhő technológiák A megoldásszolgáltató jellemzően nem vállal semmilyen adatvédelmi kockázatot. Ez azt jelenti, hogy a szerződésből származó információk nyilvánosságra hozatala esetén Önt, és nem a szolgáltatót érik anyagi veszteségek.

Felhőtechnológiák alkalmazása: a vállalkozások legnehezebb kérdései

2. A szerződések főszabály szerint személyes adatokat tartalmaznak. Szövetségi törvény„A személyes adatokról” 2006. július 27-én kelt 152-FZ. külön rendelés ilyen információkkal dolgozik. Ezért egy felhő alapú elektronikus dokumentumkezelő rendszer csatlakoztatásakor tartsa szem előtt azt személyes adatok ellenőrizhetetlenül átadható harmadik félnek, ideértve külföldre is. Ez azt jelenti, hogy a felhőrendszer használatára vonatkozó szerződés megkötésekor meg kell beszélnie a szállítóval a személyes adatok biztonságát, valamint ezen információk kiszivárgása esetén kockázatvállalását.

Érdemes táblagépen dokumentumokkal dolgozni?

IN tavaly Divattá vált az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben táblagépről dolgozni. Szinte minden rendszergyártó kifejlesztette termékének táblagépes változatát. Úgy gondolom azonban, hogy csak a főigazgatónak van értelme ebből dolgozni, és bizonyos esetekben az utazó alkalmazottaknak is. A táblagépet elsősorban dokumentumok aláírására és utasítások kiadására kényelmes használni. Ügyvédnek vagy projektmenedzsernek, akinek jelentős szerződésmódosítást kell végrehajtania, megjegyzéseket kell hagynia, vagy a javítások rögzítésének módjában kell dolgoznia, a tablet nem megfelelő. Az ilyen műveletek gyorsabbak és kényelmesebbek asztali számítógépen. Véleményem: az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben való munkavégzés táblagépről természetesen kényelmes és szép lehetőség, de nem kötelező.

Főigazgató beszél

Dmitrij Pincsukov, A "Deka" cég ügyvezető igazgatója, Szentpétervár

Most, az 1C nyolcadik verziójára való átállás részeként elindítottunk egy projektet a vezetői jelentéskészítés és költségvetés-készítés automatizálására és konszolidálására. Több cél is van: az információk pontosságának növelése, a vezetői beszámolók elkészítésének munka- és időköltségei csökkentése, a jóváhagyott mutatók ellenőrzésének egyszerűsítése, az adatok online felhasználási lehetőségeinek bővítése. Egyelőre nagyon sok nyomtatott, kézzel aláírt, mappába iktatott papírral kell megküzdenünk. Az automatizálás lehetővé teszi a vezetői beszámolás jóváhagyott formáinak konszolidálását - eredménykimutatás, mérleg, folyamatok készpénz, – míg az „1C” 7.7-es verziójában csak a könyvelő programból lehetett adatokat letölteni és Excelben feldolgozni. Az automatizálás lehetőséget ad arra is, hogy a költségeket azonnal megosszuk a pénzügyi felelősségi központok és költségvetési tételek között, elemezzük az osztályok költségvetésének végrehajtását, hogy operatív döntéseket hozhassunk, és online értékeljük munkájuk eredményességét, valamint részletesen elemezzük az egyes, különösen jelentős költségtételeket. A tervezett mutatók elérését a munka során közvetlenül is nyomon tudjuk majd követni. Az osztályok tervezett mutatói és költségvetései az 1C-ben rögzítésre kerülnek jóváhagyott formában az alapvető tervezési paraméterek beállításakor.

Jelena Ivanova, Az Electronic Office Systems marketing igazgatója, Moszkva

Bármilyen elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése előtt, függetlenül attól, hogy a papíralapú dokumentumokkal végzett munka milyen jól történik, egyrészt szükséges a vállalat üzleti folyamatainak projekt előtti tanulmányozása, másrészt azok nagyon részletes szabályozása. Meg kell értenie, hogy kitől és kinek küldi a dokumentumot - csak ezután derül ki, hogy a rendszer alkalmas-e a vállalat üzleti folyamataira.

Ha a vállalkozás még nem valósította meg az automatizálást, az elektronikus dokumentumkezelésre való átállásnak fokozatosnak kell lennie. Eleinte jobb, ha az elektronikus dokumentumokat papíralapúra sokszorosítja. Ezután a rendszernek olyan funkciókat kell tartalmaznia, amelyek lehetővé teszik a papírmásolatok mozgásának nyomon követését, hogy a munkaforma változása ne legyen túl hirtelen az alkalmazottak számára. A rendszer bevezetésekor a megrendelő cég vezetőjének ki kell jelölnie egy projektmenedzsert - a folyamatért és annak eredményeiért felelős szakembert. A lényeg az, hogy megértsük, nem csak a szállítónak, hanem az ügyfélnek is dolgoznia kell a rendszer megvalósításán. Akkor a projektet siker koronázza.

Először is, a rendszer előre konfigurálva van - beírják a címtárakat, beállítják a hozzáférési jogokat (bármely cég rendelkezik olyan dokumentumokkal, amelyeket csak bizonyos alkalmazottaknak vagy osztályoknak szántak). A beállítást próbaüzem követi: több céges szakember dolgozik a rendszerben, és jelzik az esetleges hiányosságokat, kellemetlenségeket. Mindez javítás alatt áll. És csak ezután kezdődik a teljes működés.

Hogyan válasszuk ki a megfelelő dokumentumautomatizálási rendszert

Nadezhda Merkuryeva, A moszkvai 1C „1C: Document Flow” termékpromóció vezetője

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztása két lépcsőben történik.

Integrátor kiválasztása. Értékelje az integrátor tapasztalatait a hasonló projektek végrehajtásában, és azt, hogy vannak-e pozitív visszajelzései az ügyfélcégektől. Ellenőrizze, hogy hivatalos partnere-e a javasolt rendszer gyártójának, szakemberei rendelkeznek-e az adott termékekkel való munkavégzéshez szükséges képesítési szintet igazoló bizonyítvánnyal.
Valójában a rendszer kiválasztása. Először is figyelj oda legfontosabb jellemzői termék. Ez nem csak a funkcionalitásának megfelelősége az Ön cége feladatainak, hanem például a könnyű kezelhetőség, a nyitottság és az alkalmazkodóképesség is (milyen könnyen testreszabható a rendszer a cég sajátos igényeinek figyelembevételével). Tegyük fel, hogy ha az 1C: Document Flow rendszerről beszélünk, az könnyen integrálható a cégben már telepített termékekkel az 1C: Enterprise 8 platformon, és szakemberei külső segítség nélkül is megoldhatják ezt a problémát.

Az "1C:Document Flow" az "1C:Enterprise 8.2" platformon webkliensen keresztül, azaz közönséges böngészőkön keresztül is működhet - például Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome. Ez lehetővé teszi a termék telepítését különféle operációs rendszerű eszközökre (Microsoft Windows, Linux, MacOS), nem csak a helyhez kötött, hanem mobil eszközökre is.

A webszerveren keresztüli kapcsolat az 1C:Enterprise adatbázissal a biztonságos https protokoll használatával történik. Ez a megoldás megakadályozza az illetéktelen hozzáférést.

Ha a hatékonyságról beszélünk, akkor a vállalati dokumentumáramlás automatizálása jelentős megtakarítást jelent. A papíralapú dokumentumok száma jelentősen csökken, ezáltal a költségek minimalizálódnak fogyóeszközök. Az alkalmazottak kevesebb időt töltenek a kereséssel szükséges információkat, létrehozni szabványos dokumentumok a semmiből és különféle jelentések elkészítése. A dokumentumok elkészítése és jóváhagyása sokszor gyorsabban megy végbe, ami többek között növeli a cégbe vetett bizalmat a partnerek részéről.

Íme egy példa. Az Alliance Energy cég az online adatcserével felgyorsította nagy mennyiségű dokumentum feldolgozását és csökkentette a jóváhagyási időt belső dokumentumokat. Az „1C: Document Flow” és az „1C: Accounting 8” integrációja lehetővé tette a szerződések szerinti kölcsönös elszámolások idejének csökkentését és a kifizetések lehető legrövidebb időn belüli teljesítését. Immár 500 felhasználó dolgozhat egyszerre a rendszerben, és ennek köszönhetően a munkatársak képesek gyorsan elvégezni a kollektív feladatokat és megoldani a vitás kérdéseket.

Szövetségi állami tulajdonú vállalat „Növetkező üzem. Jamgyökér. Sverdlov" az "1C: Document Flow" megvalósításának köszönhetően csökkentette az osztályok közötti szerződések megkötésének idejét és minimálisra csökkentette a szerződések elvesztésének kockázatát, valamint hatékonyabban tudta ellenőrizni a dokumentumok elkészítésének idejét, nyomon követve a kitöltési időkeretet. ennek a folyamatnak minden szakaszában.

RosLogistics
Tevékenységi kör: professzionális integrált logisztikai szolgáltatások Oroszországban
Szervezeti forma: LLC
Terület: központi iroda – Moszkvában; fióktelepei - Szentpéterváron, Jekatyerinburgban, Irkutszkban, Novoszibirszkben, Rostov-on-Don
Létszám: 500 fő

A "vezérigazgató"-t Ön és Önnek készítette. Köszönjük, hogy velünk vagy

Könnyű beküldeni jó munkáját a tudásbázisba. Használja az alábbi űrlapot

Diákok, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik a tudásbázist tanulmányaikban és munkájukban használják, nagyon hálásak lesznek Önnek.

Hasonló dokumentumok

Modern elektronikus ügyintéző és dokumentumkezelő rendszerek. Az óvodai nevelési intézmények hagyományos és elektronikus technológiáinak problémái. Hatékony EDMS (elektronikus dokumentumkezelő rendszerek osztályozása) kiválasztása. Elektronikus dokumentumkezelés biztonsága.

szakdolgozat, hozzáadva 2007.12.12

Az információs technológia felhasználása az egészségügyben. Elektronikus dokumentumkezelés automatizálása. Piaci áttekintés orvosi szolgáltatások. Egészségügy az USA-ban. Egészségügyi intézmények elektronikus dokumentumkezelésének automatizálásának szoftveres megvalósítása.

gyakorlati jelentés, hozzáadva: 2016.04.27

Üzleti folyamat koncepció. Űrlapok a dokumentumok nyilvántartásának automatizálásához. Az irodai munkavégzés és a dokumentumkezelés elektronikus irányítási rendszereinek funkciói, választásuk indoklása és gyakorlati alkalmazása. A szoftvertermékek piacának szerkezete az elektronikus vezérlőrendszerek területén.

tanfolyami munka, hozzáadva 2013.07.17

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer feladatai. A meglévő elemzése információs rendszerek. Mérnöki módszerek és eszközök szoftver. Fogalmi adatmodell a BPWinben. A "Doc_Univer" dokumentumkezelő rendszer információs modelljének felépítése.

tanfolyami munka, hozzáadva 2014.03.25

Szoftvertermékek osztályozása és összehasonlítása az elektronikus dokumentumkezelés területén. Információkutatás és a vállalatnál automatizálandó folyamatok elemzése. Vállalati elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiépítése.

szakdolgozat, hozzáadva: 2012.06.29

Információs technológiák alkalmazása a projekt- (innováció) menedzsmentben, hatékonyságuk meghatározása. Az információbiztonság módszertani elvei. Intelligens információs rendszerek típusai és jellemzői. Elektronikus dokumentumkezelés szervezése.

előadások tanfolyama, hozzáadva 2012.04.29

A vezetői tevékenységek dokumentumáramlásának megszervezésének elvei. Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek összetevőinek létrehozása. Irány: rövid leírás rendszerek, megoldandó problémák, architektúra. Biztonságos munkamódszerek. A veszélyes és káros tényezők típusai.

szakdolgozat, hozzáadva: 2013.03.17

A modern üzleti körülmények között a működési hatékonyság nagymértékben függ az információkezelés hatékonyságától és gyorsaságától. Az információk megbízható tárolása és a rászorulók könnyű hozzáférése a sikeres együttműködés kulcsa. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek lehetővé teszik a probléma megoldását, jelentősen növelve a hatékonyságot és a minőséget közös tevékenységek alkalmazottak.

Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek(Elektronikus dokumentumkezelő rendszer) egy összefüggő szervezeti rendszer, technikai és szoftverek különféle típusú dokumentumok és információk kezelésére. Ezek a rendszerek lehetővé teszik a dokumentumok teljes körű kezelését életciklus: a teremtéstől a pusztulásukig.

A dokumentációk, információk, különféle adatok, nyilvántartások kezelése a szervezet munkájának egyik összetett folyamata. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek lehetővé teszik ennek a folyamatnak az automatizálását. A dokumentumáramlási folyamat automatizálása segíti a szervezetet abban, hogy jelentősen meggyorsítsa a munkavégzést, csökkentse az információcserével járó veszteségeket, és javítsa az irányítási rendszer egészének minőségét.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer előnyei

Bármely szervezet alkalmazottai kénytelenek költeni nagy számban idő a keresésre és a feldolgozásra szükséges dokumentumokatés információ. Általában az ilyen információk mennyisége naponta csak növekszik. A dokumentumok kézi keresése és feldolgozása számos probléma forrásává válik a szervezetben.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer alkalmazása jelentős hatással van a munka minőségére. Ezek a rendszerek számos előnnyel rendelkeznek a kézi feldolgozáshoz képest.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer fő előnyei: az információhoz való hozzájutás idejének csökkentése
– az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi, hogy elkerülhető legyen a dokumentumok papíralapú mozgása. Bármilyen dokumentum elküldhető e-mailben vagy elektronikus dokumentumkezelő rendszer kommunikációs eszközén keresztül. a dokumentumok és információk megkettőzésének csökkentése
– elektronikus dokumentumkezelő rendszerben a dokumentum egy példánya minden jogosult felhasználó számára elérhető lehet, beleértve a szervezeten kívüli felhasználókat is. az adathozzáférés egyszerűsítése
dokumentum- és adattárolás optimalizálása– egyetlen adattárolás csökkenti a dokumentumok több példányának tárolását. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszereket használó dokumentumelérési és indexelő eszközök lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy azonnal hozzáférjenek a szükséges dokumentumokhoz és egyéb információkhoz.
üzleti folyamatok automatizálása– az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek adott dokumentumfeldolgozási folyamat megvalósítását igénylik. A dokumentumokkal végzett műveletek alapján az üzleti alkalmazások automatikusan frissíthetők, új dokumentumok hozhatók létre, valamint kommunikáció alakítható ki belső és külső felhasználókkal.
az ügyfélszolgálat minőségének javítása c – a szükséges információk gyors hozzáférésének köszönhetően az ügyfelek gyorsan választ kaphatnak kérdéseikre.
a fegyelem és a munka minőségének növelése– az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek szigorú szabályokat és munkarendet szabnak a dolgozóknak. A rendszer nem engedi, hogy az alkalmazottak megszegjék ezeket a szabályokat. Minden dokumentum a rendszerben tárolva van, rendelkezik a szükséges azonosítással és szállítási sorrenddel. Az alkalmazottak nem tudják megváltoztatni a dokumentum állapotát a megadott műveletek végrehajtása nélkül.
információk újrafelhasználása– az információk elektronikus feldolgozása és tárolása révén lehetővé válik a rendszerbe bevitt adatok újrafelhasználása. Például szabványos űrlapok kitöltésekor vagy jelentések elkészítésekor.
az adatminőség javítása– az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben számos nyomtatvány és dokumentum automatikusan kitöltésre kerül, ami csökkenti a hibalehetőséget. Ezenkívül ez lehetővé teszi a dokumentumok és azok kiigazításainak ismételt ellenőrzésének csökkentését.
a dokumentumok és információk biztonságának növelése– hozzáférés-ellenőrzési eszközökkel szigorúan ellenőrizheti a munkavállalók információhoz, dokumentumokhoz való hozzáférését. Elérhetőség egyetlen alap lehetővé teszi az információk rövid időn belüli archiválását és visszaállítását.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer felépítése a szoftver- és hardverkomplexum, valamint az ellátott funkciók szempontjából is mérlegelhető.

A hardver és szoftver komplexum szempontjából az elektronikus dokumentumkezelő rendszer hardver és szoftver komponensek összességéből áll: szerverek, munkaállomások, szoftverek, hálózati berendezések, a rendszer meghatározott funkcióinak ellátására tervezett kiegészítő berendezések.

A szervert úgy tervezték, hogy a dokumentumokkal és információkkal végrehajtsa a szükséges műveleteket. A szerver lehet dedikált vagy virtuális, a rendszerszolgáltatótól és az alkalmazott operációs technológiától függően. Ezenkívül a szerver tárolhat egy dokumentumkezelő rendszer adatbázisát.

A munkaállomások felhasználói interakciót biztosítanak a dokumentumkezelő rendszerrel. Minden munkaállomás saját funkciókészlettel rendelkezik a dokumentum- és adatkezeléshez.

A szoftver végrehajtja a dokumentumkezeléshez szükséges műveletsort, és az alapja az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer szoftvere általában tartalmaz egy funkcionális részt, egy adminisztratív részt és egy interfész részt. Funkcionális rész

információk kezelésére és feldolgozására tervezték. Az adminisztrációs rész tartalmazza a szükséges rendszerbeállításokat. Az interfész rész információkat és adatokat jelenít meg a végfelhasználók számára elérhető formában.

Kiegészítő felszerelés

az elektronikus dokumentumkezelő rendszer különböző speciális funkcióinak megvalósításához szükséges. Ilyen berendezések lehetnek információbeviteli és -kimeneti eszközök, információkódoló és titkosító rendszerek stb.

A hálózati eszközök szükségesek a rendszerhasználók együttműködéséhez és az elektronikus dokumentumkezelő rendszer különböző összetevőinek interakciójához. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer felépítése az ellátott funkciókat tekintve a következő műveleteket megvalósító modulokat tartalmaz: adatbevitel, indexelés, dokumentumfeldolgozás, hozzáférés-szabályozás, dokumentum-útválasztás, rendszerintegráció, tárolás.
adatbeviteli modul szükséges a kezdeti információk elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe történő beviteléhez. Ezek az információk különböző forrásokból származhatnak: papíralapú dokumentumok, szkennerek, levél, online űrlapok stb. Ez a modul biztosítja az adatok fogadását és kezdeti feldolgozását.
indexelő modul. Biztosítja az adatok nyilvántartását és rendszerezését. Segítségével egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer a felhasználói igényeknek megfelelően meg tudja szervezni a szükséges dokumentumok tárolását és visszakeresését.
dokumentumfeldolgozó modul. Ez a modul biztosítja az információk és dokumentumok elosztását a felhasználók között. A rendszer minden felhasználója csak a számára szükséges dokumentumkészlettel dolgozhat.
útválasztó modul dokumentumokkal való munka megszervezéséhez szükséges. Ez a modul határozza meg a dokumentumok mozgatásának és feldolgozásának szabályait. A dokumentumfolyamatok létrehozásához először meg kell határozni a dokumentumfolyamatokat.
rendszerintegrációs modul. Általános szabály, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek más menedzsment rendszerekkel (például CRM, ERP, OLAP rendszerekkel) együtt működnek. Az ilyen rendszerek közötti adatátvitelt a rendszerintegrációs modul biztosítja.
dokumentum- és adattároló modul. Ez a modul egy dokumentumadatbázis funkcióit valósítja meg. Ez a modul biztosítja a dokumentumok tárolását, archiválását, helyreállítását és biztonsági mentését.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek típusai

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek eltérhetnek az alkalmazott technológiák típusától, az integráció mértékétől és alkalmazási körétől.

Az alkalmazott működési technológiáktól függően az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek négy típusát különböztetjük meg:

kliens-szerver rendszerek. Az ilyen típusú rendszerekben a dokumentáció és az adatok kezelésére szolgáló fő modulok egy dedikált szerveren találhatók. A kliens rész a felhasználói interakció felülete a rendszerrel. Az ilyen típusú rendszerek előnye a gyorsaság és a megbízhatóság.
adatbázis rendszerek. Ezeket a rendszereket általában olyan adatbázisokkal integrálják, mint az SQL vagy az Oracle. Minden információ ezekben az adatbázisokban van tárolva. Az információk feldolgozására külön modulokat használnak. Az ilyen rendszerek előnye, hogy nagy mennyiségű információt tárolnak.
webes technológiákon alapuló rendszerek. Ezek a rendszerek a szerverhez való távoli hozzáférésen alapuló munkát biztosítanak. Ennek a technológiának az az előnye, hogy kiküszöböli a kliens alkalmazásokat. A dokumentumkezelő rendszerhez való hozzáférés a felhasználói munkaállomásokról webböngészőn keresztül érhető el.
felhőtechnológiákon alapuló rendszerek. Ezek a rendszerek lényegükben hasonlítanak a webtechnológiát alkalmazó rendszerekhez. Az egyetlen különbség az, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer szervereként a tárhelyszolgáltató szerverét használják.

Az integráltság mértékétől függően az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek feloszthatók a következő típusok:

univerzális elektronikus dokumentumkezelő rendszerek(EDMS rendszerek). Ezek független dokumentumkezelő rendszerek, amelyeket teljes mértékben a dokumentumkezelési folyamat automatizálására terveztek. Az ilyen rendszerek általában kliens-szerver technológiát használnak.
csoportmunka menedzsment rendszerek. Ezek a rendszerek elosztott munkát biztosítanak dokumentumokkal és adatokkal egy felhasználói csoport számára. Fő céljuk az együttműködés biztosítása. Ezért a csoportmunka-menedzsment rendszerek lényegesen kevesebb funkcionalitással rendelkeznek, mint az EDMS rendszerek.
beépített modulok az információkezelő rendszerek részeként. Minden ERP rendszer rendelkezik ilyen modulokkal. Ezeknek a moduloknak a funkcionalitása is korlátozott (az EDMS rendszerekhez képest), és az ERP rendszerek általában nem működnek az alapvető funkciók megvalósítása nélkül.

Egy másik terület, ahol az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek strukturálhatók, az alkalmazási kör. Vannak olyan elektronikus dokumentumkezelő rendszerek, amelyekre összpontosítanak speciális típusok dokumentáció vagy tevékenységi kör. Például PDM rendszerek, szoftverfejlesztést támogató rendszerek, HelpDesk típusú rendszerek, támogató rendszerek orvosi dokumentáció stb.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósítása több szakaszból áll, amelyeket a szervezetnek önállóan kell teljesítenie, függetlenül a rendszerszállító közreműködésétől. Ezek a szakaszok logikailag összefüggő tevékenységeket és tevékenységeket foglalnak magukban, amelyek lehetővé teszik a szervezet számára a projekt egészének értékelését, és növelik a projekt sikeres befejezésének valószínűségét.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósítási szakaszainak általános diagramja az ábrán látható.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének fő szakaszai a következők:

1. lépés: Határozza meg az alapvető folyamatokat és eljárásokat.

Ennek a szakasznak az a célja, hogy egyértelműen meghatározza a meglévő dokumentumfolyamatok és dokumentációfeldolgozási eljárások összetételét. Ehhez szükséges a meglévő folyamatok és eljárások részletes elemzése.

Ebben a szakaszban szükséges:

legfelső szintű folyamatok meghatározása;
meghatározza a folyamatok részletes összetételét;
üzleti célok meghatározása a dokumentumfolyamatok számára;
meghatározni technikai célokra dokumentumfolyamatokhoz.

2. szakasz. Dokumentumfolyamatok követelményeinek meghatározása.

Ebben a szakaszban meghatározásra kerül, hogy milyen változtatásokat kell végrehajtani a dokumentumfolyamatokon, hogy azok hatékonyan működjenek és automatizálhatók legyenek.

Ebben a szakaszban szükséges:

a dokumentumáramlási folyamatok technológiai értékelésének elvégzése;
meghatározza a folyamatokra vonatkozó üzleti követelményeket;
folyamattérképeket készíteni „ahogy kell”;
mérhető folyamatjellemzők megállapítása;
megfogalmazni műszaki követelményeknekáramlási folyamatok dokumentálására és műszaki specifikációk elkészítésére.

Példa dokumentumok:

A „Bejövő levelezés kezelése” folyamattérkép a dokumentumkezelés egyik alfolyamatát képviseli.

A bejövő levelezés kezelése szabályozza a szervezet beérkező dokumentációinak átvételének, ellenőrzésének, nyilvántartásának és kezelésének rendjét. A folyamattérkép részletesen leírja az alkalmazottak intézkedéseinek sorrendjét a bejövő dokumentációval való munka során. A folyamattérkép rendelkezései a szervezet elektronikus dokumentumkezelő rendszerének megvalósítása során a dokumentum-útválasztás kialakítására használhatók.

A kimenő levelezés kezelésének folyamattérképe a dokumentumkezelési folyamat részét képezi.

A kimenő levelezés vezetése szabályozza az alkalmazottak tevékenységét a dokumentumok elkészítése és külső címzetteknek történő megküldése során. A folyamattérkép részletesen leírja az alkalmazottak munkáját a kimenő levelezés kezelésében. A folyamattérkép rendelkezései a szervezet elektronikus dokumentumkezelő rendszerének megvalósítása során a dokumentum-útválasztás kialakítására használhatók.

A dokumentum 9 oldalas.

A „Dokumentumfolyamat” alrendszer feladatmeghatározása egy példa Műszaki előírások a dokumentumkezelési folyamat automatizálására.

Ez a dokumentum példa egy valós feladatmeghatározásra, amely alapján egy ipari vállalkozás dokumentumkezelő rendszerét választották ki és vezették be.

A dokumentum 17 oldalt tartalmaz. Dokumentumformátum - Microsoft Word 2002. Az MS Word összes verziójával kompatibilis. A dokumentum szerkeszthető és módosítható.

3. szakasz. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásának kritériumainak kialakítása.

Az első és a második szakasz adatai alapján meg kell fogalmazni egy kritériumrendszert az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásához. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásának kritériumai nagymértékben meghatározzák a további munka körét és a rendszerszállítóval való interakció megszervezésének eljárását.

Ebben a szakaszban szükséges:

osztályozza a meglévő dokumentumokat típus szerint;
végezzen értékelést meglévő formák dokumentumok;
meghatározza az elektronikus formában továbbítandó adatok összetételét;
meghatározza a felhasználói felület követelményeit;
hozzon létre egy kritériumrendszert az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásához.

4. szakasz. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztása.

Ez a szakasz lehetővé teszi a szervezet számára, hogy meghatározza azokat a főbb technológiákat, amelyeken az elektronikus dokumentumkezelő rendszer működni fog, kiválasztja a megfelelő rendszert, és meghatározza az elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósításához szükséges szolgáltatót.

Ebben a szakaszban szükséges:

meghatározza a dokumentumkezelő rendszer funkcióinak összetételét;
meghatározza a szervezet igényeinek leginkább megfelelő dokumentumkezelő rendszer típusát;
hozzon létre egy listát lehetséges beszállítók Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek;
válasszon elektronikus dokumentumkezelő rendszer szolgáltatót.

5. szakasz. Projektmenedzsment elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósításához.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer szállítójának kiválasztása után megvalósítási terv kidolgozása szükséges. Ez a szakasz meglehetősen sok időt vehet igénybe, de a tervezési idő jelentősen csökkenti a rendszer bevezetéséhez szükséges időt. A terv a szolgáltatóval közösen alakítható ki.

A projektmenedzsment tervnek a következő tevékenységeket kell tartalmaznia:

a rendszer funkcionalitásának tervezése;
rendszer bevezetése;
a rendszer működésének tesztelése és értékelése;
a rendszer próbaüzeme;
a rendszer módosítása és konfigurálása.

6. szakasz. A rendszer dokumentálása.

Ez a szakasz az előző szakaszsal párhuzamosan is végrehajtható. Ennek a szakasznak a célja bizonyos szervezeti szabályok megalkotása, amelyek biztosítják az elektronikus dokumentumkezelő rendszer stabil működését.

Ebben a szakaszban szükséges:

személyzeti képzés lebonyolítása;
eljárásokat és szabályokat dolgoz ki a felhasználói interakcióra;
kézikönyvek kidolgozása a rendszerrel való munkához.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásának kritériumai

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásának kritériumai nagymértékben függenek a szervezet igényeitől és lehetőségeitől. A kritériumok részletes összetételét közvetlenül a dokumentumáramlási folyamatok üzleti céljai és technikai céljai alapján kell meghatározni.

A részletes kritériumok mellett a szervezetnek általános kritériumokat is alkalmaznia kell, amelyek az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek típusaihoz és az alkalmazott technológiákhoz kapcsolódnak.

Ezek az általános kritériumok a következők:

az elektronikus dokumentumkezelő rendszer „érettsége”.. Fel kell mérni a kiválasztott rendszer „érettségi” szintjét. Egy ilyen értékelés lehetővé teszi annak megértését, hogy a rendszer mennyi ideje van a piacon, hány szervezet használja ezt a rendszert, és van-e frissítés a rendszerhez. Ha a rendszer új, és csak most lépett a piacra, akkor nagy a valószínűsége annak, hogy a rendszer működése hibás. Ez problémákhoz vezethet az elektronikus dokumentumkezelő rendszer működése során.
az ipari szabványoknak való megfelelés. A különböző típusú tevékenységeknek megvannak a saját szabványai, amelyek közvetlenül vagy közvetve befolyásolják a szervezet dokumentumáramlását.
A rendszer kiválasztásakor figyelni kell arra, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben hogyan veszik figyelembe ezen szabványok követelményeit. céloknak való megfelelés és kritikus tényezők siker
. A rendszer kiválasztásakor figyelembe kell venni a szervezet céljainak való megfelelés mértékét. Fontos, hogy a rendszer a legjobban megfeleljen a szervezet céljainak és legfontosabb követelményeinek. Ha a rendszer nem felel meg a követelményeknek, akkor a rendszerválasztást módosítani kell, de a legfontosabb követelményeken és célokon nem szabad változtatni. Egy szervezet módosíthat bizonyos dokumentumkezelő rendszer követelményeit, de csak akkor, ha ezek a követelmények nem kritikusak a szervezet folyamatai szempontjából. technikai támogatás szintje
. Ez a kritérium az elektronikus dokumentumkezelő rendszer szállítójának kiválasztására vonatkozik. Értékelni kell a rendszer technikai támogatottságának szintjét, mind a bevezetés, mind a rendszer működése során. a rendszer méretezhetősége
. Ez a kiválasztási szempont a szervezet tevékenységének bővítése szempontjából fontos. A munka mennyiségének növekedésével és a rendszer felhasználói bázisának bővülésével lehetővé kell tennie a szervezet számára a megoldások méretezését. a rendszerdokumentáció elérhetősége
. A felhasználói dokumentáció mellett fontos lehet, hogy egy szervezet hozzáférjen a dokumentációhoz a rendszerbeállítások adminisztrálása vagy módosítása céljából.
rendszervédelem. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor ügyelni kell a rendszerben alkalmazott biztonsági intézkedésekre. Egy szervezetnek saját követelményei lehetnek az adatbiztonságra és az adatvédelmi szabályzatokra vonatkozóan. A kiválasztott rendszernek lehetővé kell tennie az információkhoz és dokumentumokhoz való hozzáférés konfigurálását a szervezet biztonsági szabályzatának megfelelően.. Egyes szervezeteknél az elektronikus dokumentumkezelő rendszer leállása kritikus tényező lehet. A rendszer kiválasztásakor ügyelni kell arra, hogy mennyi időbe telhet a rendszer minimális működőképes konfigurációjának visszaállítása.
birtoklási költség. A rendszer kiválasztásakor figyelembe kell venni a teljes rendszertulajdonlási költséget: licencek beszerzési költsége, adminisztráció költsége, rendszerbővítés költsége, technikai támogatás és frissítések költsége, hardver költsége stb. .

Ezek a kritériumok magukban foglalják az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásának legáltalánosabb szempontjait. A teljes kritériumrendszer kialakításához a szervezet számos részlegét be kell vonni: menedzsment, jogi szolgáltatás, IT osztályok, műszaki szakemberek, dokumentumkezelési szakemberek stb.

Az automatizált dokumentumkezelő rendszerek nemcsak a dokumentáció biztonságát biztosítják, hanem lehetővé teszik a teljes életciklusa alatti kezelést is. Sok szervezet már értékelte a modern technológiák minden előnyét, és sikeresen alkalmazza ezeket a rendszereket az irodai munkafolyamatokban.

Ebből a cikkből megtudhatja:

Milyen problémákat tud megoldani egy vállalati dokumentumáramlás automatizálása?
Melyek a dokumentumautomatizálási rendszer fő előnyei?
Milyen lehetőségeket kínál a felhasználónak egy automatizált dokumentumkezelő rendszer?
Milyen módszerekkel automatizálható az elektronikus dokumentumkezelés?

Az elektronikus dokumentumkezelés automatizálásának céljai és célkitűzései egy vállalatnál

Az irodai munka irányaként minden cég tevékenységét kísérő hatósági dokumentációk növekvő száma következménye. Az automatizálási rendszer vagy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) támogatja a menedzsment folyamatokat, és lehetővé teszi a dokumentumokkal való munka automatizálását. Objektumai nemcsak elektronikus és papíralapú dokumentumok, hanem üzleti folyamatok is, amelyek mozgásukban is megmutatkoznak.

Az elektronikus dokumentumáramlás automatizálása egy vállalatnál a következő célokat követi:

a rutinműveletek minimalizálása és a kézi munka mennyiségének csökkentése;
egyetlen tömb kialakítása elektronikus dokumentumokatés kényelmes keresőrendszer létrehozása;
csökkentése és teljes megszüntetése papír hordozó információ;
szerinti dokumentumok átadására szolgáló algoritmusok kidolgozása technológiai folyamatok;
támogatás adminisztratív folyamatok;
a belső dokumentáció gyors cseréje az alkalmazottak és az osztályok között;
az utasítások és parancsok kialakításának felgyorsítása, valamint végrehajtásuk nyomon követése;
a munkatársak munkaidő-elosztásának tervezése, a dolgozók tevékenységének figyelemmel kísérése;
technológia fejlesztése a hivatalos dokumentáció külső rendszereken keresztüli továbbítására;
az irodai folyamatábra egységes algoritmussá tétele;

A dokumentumautomatizálási rendszer előnyei

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer számos tagadhatatlan előnnyel rendelkezik az irodai munka hagyományos megközelítéséhez képest:

megnövekedett termelékenység a dokumentumok bármely kategóriájához való gyors hozzáférésnek köszönhetően;
az információk naprakészen tartása;
az „emberi tényező” befolyásának csökkentése;
a dokumentumok létrehozásával és tárolásával kapcsolatos anyagköltségek csökkentése;
az osztályok közötti hatékony interakció feltételeinek megteremtése;
a hivatalos dokumentációban való együttműködés képessége;
a személyzeti igények csökkentése;
az információvesztés vagy -károsodás kockázatának csökkentése;
jelentéskészítés automatizálása;
a rendszer integrációja irodai programokkal;

Ugyanakkor az EDS bevezetésével a vállalat nemcsak anyagi, hanem jelentős immateriális előnyökhöz is jut. Amint azt a gyakorlat mutatja, az automatizálás javítja a hivatalos dokumentáció észlelését, növeli a fegyelmet, és növeli a személyzet vállalati tudatát.

Dokumentumok letöltése a témában:

Útmutató az irodai munkához (töredék). A dokumentumáramlás szervezése
Elektronikus dokumentumok átvételének és selejtezésének naplója
Elektronikus dokumentumok migrációinak és átírásainak naplója
Útmutató a vállalati e-mail használatához

Modern dokumentumautomatizálási technológiák

A dokumentumkezelő rendszer alapvetően olyan szoftver, amely lehetővé teszi a személyzet számára, hogy elektronikus dokumentumokkal dolgozzon (létrehozzon, szerkeszthessen, keressen) és interakcióba lépjen egymással (dokumentumok átvitele, értesítések küldése, feladatok kiadása).

Az automatizálási folyamatban használt modern technológiák lehetővé teszik az EDMS osztályozását.

Szokásos megkülönböztetni a következő típusú rendszereket:

Kliens-szerver (a fő felügyeleti modellek egy dedikált szerveren találhatók, a felhasználók egy speciális interfészen, a kliens részen keresztül lépnek kapcsolatba az EDMS-sel);
Adatbázisok alapján működve (SQL, Oracle stb. adatbázisokkal integrálva, az információ tárolása az adatbázisban történik, feldolgozására külön modulok szolgálnak);
Webes technológiákon alapul (távoli hozzáférést biztosít a szerverhez speciális kliens alkalmazások nélkül, lehetővé teszi a webböngészők felhasználói felületként való használatát);
„Felhő” rendszerek (használja a tárhelyszolgáltató szerverét);

Az EDMS hatékony működését biztosító modern technológiák közé tartozik:

Elektronikus dokumentumok tárolása;
folyam szkennelés;
optikai szövegfelismerés;
vonalkódolás;
elektronikus digitális aláírások;
teljes szöveges és attribútum keresés;

Olvassa el még:

Kockázatok a dokumentumfeldolgozási folyamat automatizálása során
Gazdasági hatás a jogi vizsgálatot és a szakértők keresését automatizáló rendszerek bevezetéséből
Intranet portál és vállalati üzleti folyamatok automatizálása

Dokumentumkezelő rendszer bevezetése

Automatizált dokumentumkezelő rendszer bevezetése több szakaszban zajlik. Bármelyik cég önállóan is végrehajthat néhányat. A műszaki kérdéseket általában az integrátorra - az EDMS szállítójára - bízzák.

A megvalósítás szakaszai:

Az alapvető eljárások és folyamatok azonosítása;
Folyamatkövetelmények meghatározása;
Kiválasztási kritériumok kialakítása;
Integrátor kiválasztása;
Megvalósítási projektmenedzsment;
Dokumentáció;

Az EDMS megvalósításának folyamata számos olyan tulajdonsággal rendelkezik, amelyek megkülönböztetik más automatizált rendszerek megvalósításától:

Vállalati dokumentációs tár létrehozása, logikai felépítésének kialakítása, biztonságpolitikai feltételek meghatározása;
Az adathozzáférési eljárások leírása és a munkafolyamatok szabályozása;
Eredmények rögzítése protokollok segítségével;

A vállalat számára a fő nehézséget az EDMS-integrátor kiválasztása jelenti. Sok cég szállít ilyen szoftvereket a piacon, ami jelentősen megnehezíti a választást. Magának a programnak a kiválasztásakor ügyelni kell a legfontosabb jellemzőire: mennyire felel meg a vállalat funkcionális feladatainak, mennyire könnyen használható, nyitott és adaptív.

A dokumentumautomatizálás hatékonyságának kritériumai

Az elektronikus dokumentumkezelés automatizálása fokozatosan történjen. A rendszer bevezetése előtt egyértelműen meg kell határozni a használat céljait. Kívül, előfeltétel A hatékony működés a végrehajtási eredmények folyamatos nyomon követése. A teljesítménymutatók mind a megfelelő EDMS kiválasztásának szakaszában, mind a működés közbeni elemzésekor a következők lehetnek:

Az EDMS „érettsége” (az elégtelen szoftverfejlesztés vagy a frissítések hiánya miatti működési hibák száma);
Levelezés ipari szabványok;
A legfontosabb vállalati követelményeknek és a kritikus sikertényezőknek való megfelelés;
Technikai támogatás szintje a megvalósítás és az üzemeltetés során;
Skálázhatóság (a munka mennyiségének növelése és a felhasználók számának növelése);
Felhasználói dokumentáció elérhetősége, rendszerbeállítások megváltoztatásának lehetősége;
Biztonsági szint és adatok titkossága;
Hibatűrés;
Tulajdonosi költség (engedélyek vásárlása, adminisztráció, technikai támogatás, frissítések, hardver stb.)

Példák, minta munkafolyamat-automatizálási sémák

Dokumentumkezelés automatizálása jelentős időt igényel és anyagköltségek. Mennyiségük az automatizált irodai folyamatok számától és azok számától függ jelenlegi állapot. Fontos kritériumok a vállalkozás erőforrás- és szervezeti képességei.

Egy tipikus EDMS megvalósítási folyamat az alábbi algoritmussal ábrázolható:

Előkészületi szakasz
	Munkacsoport létrehozása, projektmenedzser kijelölése
	Az EDMS legfontosabb céljainak és célkitűzéseinek meghatározása, határidők meghatározása és a költségvetés kiszámítása
	Meglévő irodai folyamatok elemzése
	A feladatmeghatározás kidolgozása
EDMS kiválasztása
	Szerzõdés megkötése integrátorral szállításra és kivitelezésre
Végrehajtás
	Új irodai munkaszabályzat kidolgozása
	Könyvtárak kitöltése
	Előzetes tesztek
	A személyzet képzése
Próbaüzem
	Próbaüzem végrehajtására vonatkozó parancs kiadása
	A működési program jóváhagyása
Az eredmények elemzése
	Adatgyűjtés a későbbi elemzéshez
	Az EDS értékelése jóváhagyott teljesítménykritériumok szerint
	Szoftver módosítás (ha szükséges)
	A munkavégzés szabályainak javítása
Rendelet az EDMS állandó üzembe helyezéséről

IN modern üzlet A dokumentumfolyamat automatizálása nemcsak az optimalizálás eszköze, hanem sürgető szükségszerűség is. Az éles verseny új technológiák elsajátítására és bevezetésére kötelezi a vállalkozókat. Ez lehetővé teszi, hogy a tervezés és a stratégiai döntések meghozatalakor is a versenytársak előtt maradjon. Az információáramlás néha értékesebb lehet, mint az anyagáramlás. Éppen ezért nem szabad spórolni az automatizáláson: valós mérhető előnyöket és gazdasági hatást biztosít.

Még a kis cégeknek is rengeteg dokumentummal kell dolgozniuk – szerződésekkel, számlákkal, levelekkel, költségvetéssel, követelményekkel. Ezért sok vállalkozás törekszik a belső dokumentumáramlás automatizálására. Ez biztosítja az információk teljességét és biztonságát, a dokumentumok egyszerű tárolását és visszakeresését, valamint optimalizálja jóváhagyásuk idejét - Lenkevich L.A. Irodai munka. - M.: Akadémia, 2009.

Általában egy üzleti automatizálási rendszernek működnie kell következő funkciókat- Mikheeva E.V., Titova O.I. Információs technológia V szakmai tevékenység közgazdász és könyvelő. - M.: Akadémia, 2009:

1. Az áruátvétel és értékesítés teljes körű ellenőrzésének biztosítása. A kereskedelem áruk vásárlását vagy előállítását, tárolását és értékesítését foglalja magában. Ehhez az egész folyamathoz különféle papírok társulnak: számlák, számlák, számlák, amelyek a számviteli beszámolókészítéshez szükségesek. Ennek megfelelően a kereskedési rendszernek automatizálnia kell az árumozgással kapcsolatos összes műveletet, és biztosítania kell a megfelelő számviteli bizonylatokat.
2. Interakció az automatizálási rendszerrel számvitel szükséges a legteljesebb automatizáláshoz pénzügyi tevékenységek cégek. Ideális esetben egy számviteli programnak kell lennie szerves része kereskedelem automatizálási rendszerek. Sőt, tekintettel a sokféleségre számviteli programok, már régóta használják a cégek, a kereskedelem automatizálási rendszernek legalább gondoskodnia kell arról, hogy a szükséges információk ezeknek a programoknak a formátumaiban legyenek tárolva.
3. Az információhoz való hozzáférés korlátozása egy üzleti automatizálási rendszerben nem csak a titoktartást biztosító intézkedés, hanem a funkciók egyértelműbb elosztását is szolgálja az alkalmazottak között.
4. A műveletek maximális automatizálása az alkalmazottak hatékonyságának növelését szolgálja, és lehetővé teszi számos hiba elkerülését, amelyek anyagi veszteségeket okozhatnak.
5. A rendszer gyártó általi rendszeres frissítése és támogatása szükséges a kereskedő cég fenntartható működésének biztosításához. Valójában egy kereskedelmi automatizálási rendszernek minden követelménynek meg kell felelnie pénzügyi számvitel elfogadott az országban, és a piac összes realitását.

Egy vállalat dokumentumkezelési tevékenységeinek automatizálása során megoldandó feladatok nagymértékben függnek a vállalkozás jellegétől, infrastruktúrájától, adminisztratív struktúrájától és sok egyéb tényezőtől. De függetlenül az egyes vállalatok sajátosságaitól, számos ilyen létezik általános követelmények az irodai automatizálási rendszerekre. Ezért e követelmények meghatározásához meg kell érteni, mi a közös a különböző cégek irodáinak automatizálási feladataiban - Mikheeva E.V. Információs technológiák a szakmai tevékenységekben. - M.: Akadémia, 2008.

1. Közös tevékenység biztosítása.

Az iroda mindenekelőtt egy embercsoport, így a vállalaton belüli interakció megszervezésének eszközei kerülnek előtérbe. Ezen alapok konkrét összetétele, tartalma és tartalma nagymértékben függ a vállalat tevékenységének sajátosságaitól. Például egy kereskedelmi szervezetnek szüksége van egy rendszerre a kereskedelmi tevékenységek (kereskedelem) automatizálására; különféle tevékenységekkel foglalkozó cég tervezési munkák, - fejlett projekt- és feladatkezelési eszközök. Szinte minden cég szembesül az irodaautomatizálás kérdésével.

Így a vállalaton belüli vállalati üzleti folyamatok megszervezésekor (és ezáltal irodáin belül) felmerül az automatizálás igénye különféle típusok alkalmazottainak tevékenységét. Ezek közül a leggyakoribbak a következők.

2. Dokumentumfolyam.

Elvileg a teljes iratfolyamat egy dokumentum számozásából (az irat hivatali nyilvántartásba vételéből) és lebonyolításából áll, esetleg ellenőrzéssel. A dokumentumáramlás mindenre kiterjed szerkezeti felosztások vállalat – az irodától a vezetésig –, és fontos része a cég irányítási rendszerének.

Ha egy dokumentum nyilvántartása meglehetősen egységes minden vállalat számára, akkor a végrehajtási folyamatok és az áthaladásának ellenőrzése nehezen formalizálható, és nagymértékben függ a szervezet adminisztratív struktúrájától. Ennek alapján a dokumentumfolyamat rendszernek tartalmaznia kell az alkalmazkodás kidolgozott eszközeit közigazgatási struktúra társaság és az abban elfogadott dokumentumokkal való munkavégzés rendje.

A dokumentumautomatizálási rendszernek támogatnia kell a dokumentumok terjesztését és jóváhagyását, ami minden szervezetnél tükrözi a papírokkal való munkavégzés valódi folyamatait. Ezenkívül a dokumentumáramlás automatizálása során biztosítani kell egy másik jellemző műveletet a papírokkal való munka során - a dokumentumok áthaladásának ellenőrzését. Kívül, ezt a rendszert biztosítania kell: bevitelt a dokumentumrendszerbe különböző forrásokból: papíralapú dokumentáció, üzenetek email, faxok, különféle alkalmazási programok fájljai.

3. Munkatervezés és irányítás.

A munkatervezés magában foglalja a munkaterv összeállítását, a költségkalkulációt és az erőforrás-tervezést. A munkatervezés elválaszthatatlanul összefügg a rendezvényszervezéssel mind az egyéni alkalmazottak, mind a munkacsoportok számára.

4. Kereskedelmi tevékenységek automatizálása (kereskedelem).

A dokumentumáramlással ellentétben a kereskedelemhez kapcsolódó összes gyártási folyamat sokkal egyszerűbben formalizálható. Bár, amint azt a kereskedelmi automatizálási csomagok fejlesztésének, értékesítésének és megvalósításának gyakorlata mutatja, minden vállalatnak megvannak a maga árnyalatai, de ez nem akadályozza meg az ilyen rendszerek széles körű elterjedését.

5. Kommunikáció a külvilággal.

Bármely cég tevékenysége elképzelhetetlen az irodái közötti távoli interakció és a többi céggel való kommunikáció nélkül. Ezért minden cégnek szüksége van:

- e-mail eszközök;
- a faxüzenet szolgáltatás automatizálása;
- eszközök a távoli hozzáférés és a vállalati irodák közötti interakció megszervezéséhez.
6. Adatvédelem.

Minden információs rendszer legértékesebb összetevője, létezésének oka a benne tárolt adatok. Még a legmegbízhatóbb megoldás esetén is mindig fennáll a kockázata annak, hogy elveszítjük a vállalkozás számára létfontosságú információkat - Sapkov V.V. Az irodai munka informatika és számítógépesítése. - M.: Akadémia, 2007.

A vállalati adatok védelme összetett feladat, melynek részei:

- Az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés megakadályozása. Az információhoz való hozzáférés elkülönítése egyrészt szükséges a titkosság és a szándékos megsemmisítés elleni védelme érdekében, másrészt a munkavállalók közötti felelősségek egyértelműbb elhatárolását szolgálja.
- Vírusvédelem. Nem szabad alábecsülni a vírusok információs környezetbe kerülésének veszélyét. A lokális és globális hálózatok és az internethez kapcsolódó technológiák rohamos fejlődésével összefüggésben egy-egy hálózatba kerülő vírus katasztrofális veszteségeket okozhat egy vállalatnak.
- Adatmentés. Bármennyire is megbízható egy vállalat információs környezete, mindig fennáll az adatvesztés lehetősége. Ebben az esetben egy kidolgozott rendszer segít csökkenteni a kapcsolódó veszteségeket. biztonsági mentés. Amint azt az információs rendszerek bevezetésének gyakorlata mutatja, ritka, hogy egy informatikai vezető ne telepítsen tartalék rendszert, ugyanakkor az ezekhez a rendszerekhez kínált modern technológiákat nem mindig használják.