Irodai munka során a dokumentumok elkészítésének szabályai. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció új szabványa Irodai munka és dokumentumok átvétele

2017-ben számos jelentős változás következik be az irodavezetés és a dokumentumforgalom területén. Mindenekelőtt a személyzeti iratkezelést érintik, és néhányat érintenek is állami szabványok a tervezés szabályozása hivatalos dokumentumokat.

A cikkből megtudhatja:

2017-ben minden szervezet tevékenységében továbbra is az irodai munka és a dokumentumforgalom (mint annak összetevője) marad a legfontosabb szempont. Ezen folyamatok részeként minden hivatalos cégdokumentum létrejön, és szabályozzák a velük való munkát. Az irodai munka két alapvető összetevőt foglal magában: a dokumentációt (információk rögzítése) és a dokumentumáramlást (a dokumentáció mozgatása). Ez a tevékenységi kör évről évre jelentős változásokon megy keresztül, az egyik leggyorsabban változó terület.

Nincs cég a területen Orosz Föderáció nem létezhet a jelenlegi jogszabályoktól elszigetelten. Dokumentum áramlás Minden szervezetnek meg kell felelnie a követelményeknek. Szabályozási keret törvényeket ezen a területen előírások, amelyek a dokumentumok létrehozását és népszerűsítését szabályozzák, szabályozzák az irodai munkaszolgálatok funkcióit és azok felépítését. Ezeket a törvényeket rendszeresen módosítják. Új tervezési szabályokat tartalmazhatnak hivatalos dokumentáció, új típusokat hozzon létre és törölje el a régieket, valamint normatívan megszilárdítsa az irodai munka szabályait.

2017-ben nem várható alapvető változás az irodai munka és az iratkezelés területén. A legjelentősebb események a következők:

a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” törlése. Egységes rendszer szervezeti és adminisztratív dokumentációt. A dokumentumok elkészítésének követelményei";
egyszerűsített személyi nyilvántartás bevezetése a mikrovállalkozások számára;
elektronikus bevezetése betegszabadság;
a munkavállalói képesítések független értékelésének fizetett jellegének biztosítása;

Emellett számos módosítást fogadtak el a Munka Törvénykönyvében, amelyek közvetve érintik a szervezet dokumentumforgalmát 2017-ben.

A korábbiakhoz hasonlóan 2017-ben marad a fő helyi szabályozási törvény, amely az egy vállalaton belüli dokumentációval való munkavégzés technológiáit szabályozza. irodai munka utasításait. Kidolgozásánál figyelembe veszik a szervezet igényeit, valamint dokumentációs és információs folyamatainak sajátosságait. Ezt az aktust törvényi előírásokon alapul, és a racionális dokumentumáramlás alapja.

Változások a dokumentumáramlásban és az irodai munkában 2017-ben

Egészen a közelmúltig az idei év fő eseményének a hivatalos dokumentumokkal történő munkavégzést szabályozó új Állami Szabvány várható hatályba lépése lehetett. Új vendég irodavezetés és dokumentumfolyamat 2017. július 1-jén kellett volna hatályba lépnie, azonban a Rosstandart parancsa ezt az időpontot 2018 júliusára halasztotta.

Az R 7.0.97-2016 "Információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. A dokumentumok elkészítésének követelményei" szabványról beszélünk.

Az új GOST egyik fő különbsége, hogy hatása sokkal szélesebb lesz. Például szabályozni fogja a charták, szabályzatok, szabályok, parancsok, rendeletek, határozatok, határozatok és parancsok, szerződések, aktusok, utasítások, levelek és tanúsítványok végrehajtását.

Új szabvány készletek általános követelmények dokumentumok létrehozásához. Ennek szentelt azonos című fejezete. Például egyértelműen meghatározza a használt betűtípusokra és azok méretére vonatkozó követelményeket.

Ezenkívül lehetővé teszi a lap hátoldalának teljesen legális használatát hivatalos dokumentumok létrehozásakor.

Egyes változtatások a kötelező részleteket is érintik. Az aktus egyértelműen meghatározza a helyüket. Ezen túlmenően az új lehetséges részletek is felsorolásra kerülnek üzleti papírokés néhány régit megszüntettek.

Új részletek	Eltörölt részletek
Név szerkezeti egység(ha kiváltja a dokumentum létrehozását)	OGRN (fő állapot regisztrációs szám)
	Adófizető azonosító szám ( azonosító szám adófizető)
hozzáférést korlátozó bélyegző	KPP (adóregisztráció okkódja)
megjelölni kb elektronikus aláírás	OKPO szervezeti kód

Az új elektronikus aláírási jel tartalmazza a kulcstanúsítvány számát, teljes nevét. tulajdonosa és a tanúsítvány érvényességi ideje. Ennek a követelménynek a megjelenése már 2017-ben is számos változást vonhat maga után a dokumentumfolyamatban: célszerű a megfelelő bélyegzőket előre elkészíteni.

A változások az államszimbólumok ábrázolását is érintették. Az Orosz Föderáció állami jelvényét és alanya címerét most egyetlen kellékben egyesítik, amely a „Címer” általános nevet viseli.

Olvassa el még:

HR szabályok 2017-ben

Főbb változások a irodai szabályok 2017 érinteni fogja a személyi nyilvántartások szféráját. Ezek meglehetősen jelentős újítások a munkaerő-felvételi szabályokat, a mikrovállalkozások személyi nyilvántartását, valamint a személyzet képesítési szintjének értékelésére vonatkozó szabályokat illetően.

Mikrovállalkozások egyszerűsített személyi nyilvántartása

A 348-FZ számú szövetségi törvény szerint 2017-ben az olyan eljárás, mint a helyi szabályozás jóváhagyása a személyzeti területen, teljesen vagy részben eltűnhet a mikrovállalkozások dokumentumáramlásából. Normákat tükröző dokumentumokról beszélünk munkajog: bérekre vonatkozó előírások, műszakbeosztás, munkaügyi szabályzat stb. Minden szükséges feltételeket most már lehetséges és szükséges is közvetlenül regisztrálni munkaszerződés alkalmazottal. A megállapodás elkészítésekor a 2016. augusztus 27-én a 858. számú kormányrendelettel jóváhagyott formanyomtatvány alapján kell eljárnia.

Vegye figyelembe, hogy a mikrovállalkozások közé tartoznak a jogi ill magánszemélyek, amelynek csapata legfeljebb 15 alkalmazottat foglal magában, akiknek teljes éves bevétele nem haladja meg a 120 millió rubelt.

Elektronikus betegszabadság

Az elektronikus betegszabadságról szóló 86-FZ szövetségi törvény jelentős változásokat vezet be az irodai munkában és a dokumentumáramlásban 2017-ben. 2107. május 1-től minden betegszabadságban részesülő munkavállaló választhat papír ill elektronikus formában. Ez a szabály a táppénzben vagy anyasági ellátásban részesülőkre vonatkozik. Az újításnak a könyvelők munkáját és személyzeti dolgozók, támogatják a megvalósítás trendjét elektronikus dokumentumkezelés, valamint leegyszerűsítik a cégek interakcióját a Társadalombiztosítási Alappal.

A személyzet képesítésének fizetett felmérése

2017 januárja óta az előírásokat szabályozó független értékelés a dolgozók képzettsége. Az idei évtől kezdődően az ilyen értékelés kifizetésre kerül. Vegyük észre, hogy az újítások nem mentesítik a munkáltatót azon kötelezettség alól, hogy a munkavállaló számára jogi garanciákat nyújtsanak munkahelye és átlagkeresete megtartása érdekében. bérek, valamint a kompenzáció utazási költségek. A minősítéssel kapcsolatos minden hivatalos dokumentumot is tartalmaznak a papírok ill a szervezet dokumentumáramlása 2017-ben.

Abban az esetben, ha a vizsgát, valamint a lebonyolítási helyre történő utazást a munkavállaló fizeti, jogában áll adólevonás személyi jövedelemadó-kiadások összegére (legfeljebb 120 000 rubel). A munkáltatónak lehetősége van ilyen költségeket a termeléshez és értékesítéshez kapcsolódó kiadásokhoz rendelni.

Összefoglalva megállapítható, hogy 2017-ben az irodai munkában és a dokumentumáramlásban bekövetkezett változások nem nevezhetők radikálisnak. Az új GOST és számos szövetségi törvény bevezetése hatással lesz a szokásos folyamatokra, és esetleg 2017-ben kezdeményezi az irodai vezetési utasítások és a dokumentumáramlási ütemezések felülvizsgálatát. Ezek az újítások azonban nem valósulnak meg azonnal, és elegendő idő áll rendelkezésre megismerkedni velük és elkezdeni követni az új szabályokat.

Megmondjuk, hogyan kell hozzáértően megszervezni a munkát a céges dokumentumokkal, valamint azok könyvelésével és tárolásával. Lépésről lépésre útmutatást adunk az irodai munka megszervezéséhez a cégben.

A cikkből megtudhatja:

Kapcsolódó anyagok:

Miért fontos odafigyelni az irodai munkára?

Az irodai munka olyan tevékenység, amely biztosítja a hivatalos dokumentumok létrehozását, és meghatározza a velük való munkavégzés rendjét. Természetesen felmerül a kérdés, hogy szükséges-e átgondolni a dokumentumokkal való munkavégzés sorrendjét, amikor nehéz lesz konkrét papírt találni. Egyrészt örülnünk kell, hogy fejlődik, növekszik a cég, másrészt viszont egy új feladat is napirenden van - a dokumentumáramlás megfelelő és kényelmes megszervezése.

Könnyebb az irodai munkavégzés a hivatalos intézményekben - ott ezt a folyamatot speciális előírások szabályozzák:

Az Oroszországi Igazságügyi Minisztérium 2014. április 16-i 78. számú, „A közjegyzői irodai munka szabályainak jóváhagyásáról” szóló rendelete (az FNP Igazgatóságának 2012. december 17-i határozatával jóváhagyott közjegyzői irodai munka szabályzatával együtt, az orosz igazságügyi minisztérium 2014. április 16-i 78. számú végzése) jóváhagyta a közjegyzőkre vonatkozó iratkezelési szabályokat;
Az Eurázsiai Gazdasági Bizottság Igazgatóságának 2015. május 5-én kelt 46. számú határozata „Az Eurázsiai Gazdasági Bizottság belső dokumentumkezelésének szabályairól” meghatározta az EGK-ban a dokumentumokkal való munka szabályait;
Az Orosz Föderáció Legfelsőbb Bírósága Igazságügyi Osztályának 2003. április 29-i 36. sz. végzésével az Utasítások bírósági eljárások a járásbíróságon;
Az oroszországi Központi Választási Bizottság 2016. január 20-i 321/1831-6 számú határozata elfogadta a Központi Irodai munkára vonatkozó utasításokat. választási bizottság Orosz Föderáció;
Az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendelete jóváhagyta az irodai munkavégzés szabályait szövetségi szervek végrehajtó hatalom.

Vannak speciális előírások is, amelyek megemlítik, hogyan kell ezt bizonyos vállalkozásoknál elvégezni. Például az 1998. április 15-i 66-FZ szövetségi törvény „A polgárok kertészeti, kertészeti és dacha nonprofit egyesületeiről” előírja az irodai munka végzésének eljárását az ilyen szervezetekben.

A magáncégeknél az irodai munkaszervezés minden kérdésében a tulajdonosok döntenek. Illetve konkrét végrehajtókat bíznak meg az irodai munka nulláról való fejlesztésével – hol HR-eseket, hol titkárokat. Mivel egy ilyen rend kialakult, ez azt jelenti, hogy valóban szükség van ilyen szabályozásra.

A dokumentumokkal való munkavégzés: emlékeztetők a Minta irodai munkához

Töltse le ezt és további 9 emlékeztetőt a magazinból

Az irodai munka megszervezése: lépésről lépésre

Irodai munka az LLC-ben a semmiből lépésről lépésre utasításokat segít eldönteni, hol kezdje el, és milyen eredményekre kell törekednie. Ideális esetben a szervezetnek el kell fogadnia belső dokumentum- utasítások az irodai munkához. Ha a cég nagy, divíziókkal és fióktelepekkel rendelkezik, akkor több, ezeket a kérdéseket szabályozó helyi törvény elfogadása indokolt.

1. lépés Döntse el, hogy mely dokumentumok vonatkozzanak az utasításokra. Emlékezzünk vissza, hogy a szervezetben a papírok teljes tömege belső (helyi), kimenő és bejövőre oszlik. A velük való munkavégzés menete eltérő, ezért érdemes azt különböző szakaszokban leírni.

2. lépés Írjon utasításokat. Külön rendelkezzen a helyi jogszabályokról:

hogyan fogadják őket;
hogyan ismerkednek meg velük az alkalmazottak;
hol és kinél tárolják a helyi aktusokat.

A beérkező dokumentumok alapján le kell írni, hogy ki és hol, milyen időkereten belül nyilvántartja a beérkező dokumentumokat, hogyan rögzíti az irat végrehajtásra történő átadását, hol tárolja bejövő dokumentum miután válaszolt rá és egyéb eljárási kérdésekre. A kimenő hívásoknál hasonlóképpen oldja meg a regisztrációs eljárás, a küldés szabályai, az aláírás kérdése.

Irodai munkára vonatkozó utasítások: belső iratok nyilvántartásának rendje

A dokumentumok elkészítése a Mintautasítások szerint

3. lépés Az útmutatóban tüntesse fel, mely dokumentumok rendelkeznek jóváhagyással szabványos forma, és amelyet a jóváhagyott GOST alapján kell elkészíteni.

A GOST végrehajtása az irodai munkára vonatkozó utasításokon keresztül

4. lépés. Határozza meg az utasítások egyes szakaszainak végrehajtásáért felelős személyeket. Döntse el, milyen sorrendben, hol, kinek a felelősségére tárolja a dokumentumokat.

Az Irodakezelési Útmutató „Dokumentumok azonnali tárolása” szakasza

Töltse le a minta utasításait

5. lépés. Határozza meg, hogy szüksége van-e további szakaszok utasítás. A szervezet tevékenységének sajátosságaitól függően szükség lehet a másolatkészítési eljárás, a pecsétekkel és bélyegzőkkel való munkavégzésre, valamint az osztályok közötti dokumentumcsere eljárására.

Számos dokumentumra más helyi törvények vonatkozhatnak, például a személyes adatokkal való munkavégzés jóváhagyott eljárása vagy a szervezet üzleti titkainak megőrzésére vonatkozó eljárás alapján. Célszerű ezekre a helyi jogszabályokra hivatkozni. Ezenkívül számos szervezetnél a dokumentumokkal való munkavégzést külön jogszabály is szabályozhatja. Például a dokumentum beáramlása hitelszervezet a „bankokról és banki tevékenységekről” szóló szövetségi törvény hatálya alá tartozik, amely szabályozza a banktitok kezelésének eljárását. Ezeket a szempontokat is figyelembe kell venni az utasítások összeállításakor.

Pecsétek és bélyegzők könyvelése, tárolása a cégnél: Utasítások rovat

Hogyan szervezzük meg a munkát pecsétekkel és bélyegzőkkel

6. lépés. Az utasítások jóváhagyása és a dolgozók figyelmébe irányítása. Ezen szakasz után helyi törvény hatályba lép, és végrehajtása a társaság minden dolgozója számára kötelezővé válik.

Hogyan szervezzük meg a személyi nyilvántartás kezelését

Ugyanilyen fontos, hogy a cég átgondolja személyzeti iratok kezelése. A személyzeti dokumentumáramlás megszervezésének szakaszai elvileg nem különböznek az irodai munka egészének kialakításának szakaszaitól. Meghatározzák továbbá azoknak a dokumentumoknak a listáját, amelyeket összeállítanak, módosítanak, másolnak és terjesztenek a vonatkozó utasításoknak megfelelően. személyzeti iratok kezelése. Itt figyelembe kell venni, hogy a szervezetnek van tere a „fantáziának” ezzel kapcsolatban személyi dokumentumok sokkal kevésbé – ami benne van kötelező pontjában meghatározott személyi nyilvántartások tekintetében jelen kell lennie a cégnél Munka Törvénykönyve RF és egyéb előírások. A hiányra pedig ill helytelen kialakítás a személyi okmányok jelentős bírságot írnak elő. Ezért ennek az utasításnak az elkészítését a legnagyobb komolysággal kell megközelíteni.

A személyzeti iratkezelési útmutató pontjainak tartalmazniuk kell a kidolgozott információkat szabványos dokumentumok a vállalatnál például a munkaszerződés jóváhagyott formája, a megbízások, valamint az alkalmazottak dokumentumokkal való megismertetésének eljárása. Egy-egy szervezet tevékenységének sajátos szempontjait is tükrözni kell: ha ütemtervet készítenek, akkor azt milyen időkeretben és milyen sorrendben kell jóváhagyásra benyújtani, ha védőfelszerelést adnak ki, akkor milyen sorrendben nyilvántartást vezet majd.

Útmutató a személyi iratkezeléshez: minta

Töltse le a teljes mintát

Azt is figyelembe kell venni, hogy irodai munka szervezése, beleértve a személyzetet is, speciális szoftvereket fejlesztettek ki e folyamatok automatizálására. Nagy cégek jelenleg is használják őket, de ez a tény nem helyettesíti az utasítások fejlesztésének és követésének szükségességét.

Az irodai munka szervezési formái

Az irodai munka megszervezésének három formája van:

központosított;
decentralizált;
vegyes.

Központosított formában a dokumentumfeldolgozás összes technikai művelete egy szerkezeti egységben összpontosul. Ez általában az irodamenedzsment szolgáltatás. Ennek az irodai munkaformának az az előnye, hogy létrehozhat egyetlen alap a szervezetben kapott vagy létrehozott összes dokumentumon. Keresés szükséges papírokat gyorsabban. Ez az irodai munkaforma lineáris funkcionális felépítésű cégek számára alkalmas.

Az irodai munka decentralizált formájával az óvodai nevelési szolgáltatások az egyes szerkezeti egységekben jönnek létre. Ha a cég földrajzi eloszlású, akkor ez a forma jól jön.

Az irodai munka vegyes szervezési formájával egyes műveleteket az óvodai nevelési-oktatási intézményben, másokat szerkezeti felosztásban hajtanak végre. Az előbbiek általában az iratok átvételével, nyilvántartásával, ellenőrzésével foglalkoznak, az utóbbiak - papírok készítésével, elkészítésével, rendszerezésével és tárolásra rendszerezésével. Ugyanez a művelet ezzel az irodai munkával az óvodai nevelési intézményben és az osztályokon is elvégezhető - ez a dokumentumtól függ.

Az okmányútvonalak segítik felgyorsítani a dokumentumáramlást a vállalaton belül

2017. július 1-től a GOST R 6.30-2003 helyett a GOST R 7.0.97-2016 „Információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer” lép hatályba. Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. Dokumentációs követelmények." Szövege megtekinthető a honlapon Szövetségi ügynökség műszaki szabályozásról és metrológiáról: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

A szabványt az Összoroszországi Dokumentációs és Archiválási Kutatóintézet (VNIIDAD) fejlesztette ki. A dokumentum terjedelmét a következőképpen írjuk le: „Ez a szabvány a szervezeti és adminisztratív dokumentumokra vonatkozik: alapító okiratok, szabályzatok, szabályok, utasítások, szabályzatok, határozatok, végzések, végzések, határozatok, jegyzőkönyvek, megállapodások, aktusok, levelek, igazolások stb. (a továbbiakban: dokumentumok), beleértve az OK 011-93-ban foglaltakat is" Össz-orosz osztályozó vezetői dokumentáció"(OKUD), 0200000 osztály." Az új szabvány elődjéhez hasonlóan a következőket határozza meg:

a dokumentum részleteinek összetétele;
kialakításukra vonatkozó szabályok (de már használják információs technológia);
nyomtatványok típusai, a nyomtatványok részleteinek összetétele, az adatok elrendezése az iraton; mintanyomtatványok;
dokumentumok létrehozásának szabályai.

A szabvány előírásai a papíralapú és elektronikus adathordozón lévő dokumentumokra vonatkoznak.

Eligazítjuk, hogy pontosan mi változott (kivéve a GOST számot és nevet).

A részletek listája 30 pozíciót tartalmaz (mint korábban), de vannak változások:

Az Orosz Föderáció címere és az Orosz Föderációt alkotó jogalany címere ma már egyetlen tulajdonnak minősül;
kellékek „A szervezet emblémája ill védjegy(szolgáltatási védjegy)" két részre oszlik: "embléma" és "védjegy (szolgáltatási védjegy)";
a szervezeti kód, az OGRN és az INN/KPP eltűnt;
a „szervezet neve” helyett a „szervezet neve – a dokumentum szerzője” lesz;
megjelentek a „strukturális egység neve – a dokumentum készítője” és „a személy – a dokumentum készítője beosztásának neve” adatok;
a „hivatkozás a dokumentum iktatószámára és dátumára” részlet ezentúl „hivatkozás a beérkezett dokumentum iktatószámára és dátumára” néven szerepel;
hozzáadta a „dokumentum-hozzáférési korlátozás bélyegzője” attribútumot;
A „dokumentum elektronikus másolatának azonosítója” attribútumot eltávolították, de megjelent az „elektronikus aláírás jele”;
a „pecsétlenyomat” helyett most „pecsét” áll;
a „dokumentum-jóváhagyási vízum” helyett - egyszerűen „vízum”;
az „app tag” „alkalmazáscímke” lett;
a „jelölés a dokumentumnak a szervezet általi átvételén” helyett - „jelölés a dokumentum átvételén”;
„a dokumentum végrehajtásának és az iratba küldésének jele” helyett - „jel a dokumentumnak az irattárba küldésére”.

Például az 5.5. bekezdés azt mondja, hogy szervezet neve meg kell egyeznie a jogi személy alapító okiratában szereplő nevével. A jogszabályok azonban ma már lehetővé teszik a szervezetek számára minta charta, és ebben az esetben a neve nem fog szerepelni a chartában. Ugyanakkor szükségszerűen jelen van az Egyben állami nyilvántartás jogi személyek(Jogi személyek egységes állami nyilvántartása).

A kellékek leírásában "rendeltetési hely"(5.15) nem veszi figyelembe, hogy a címzettek gyakran külföldi szervezetek és magánszemélyek, akik nem Oroszország állampolgárai. A címzettek névsorának négyre való korlátozása, amely az írógépek idejéből jött le, valamint az a rendelkezés, hogy „a levél elküldésekor email vagy faxon (postai küldés nélkül) postacím nincs megadva”, valószínűleg optimalizálásnak tekinthető, de semmi esetre sem kötelező (azaz kötelező végrehajtást igénylő).

A kellékekhez "dokumentum dátuma" nem változtatott, bár 2013 óta Polgári törvénykönyv Az Orosz Föderáció azt is előírja, hogy az ülés pontos időpontját fel kell tüntetni az ülés jegyzőkönyvében.

Az 5.14. pont „Hozzáférési bélyegző a dokumentumhoz való hozzáférés korlátozására” előírja, hogy a bélyegzőt csak a dokumentum első lapjára kell helyezni, bár ez törvénybe ütközik: titkos bélyegző és bélyegző „ üzleti titok Minden lapon fel kell tüntetni (kötetlen papíralapú dokumentumoknál ez különösen fontos, mivel egyébként nehéz lesz felelősségre vonni a szabálysértőket).

A legkétesélyesebb kellék talán szóba jöhet „elektronikus aláírási jel”(5.23. pont). Az elektronikus aláírást megjelenítő védjegyek használatának gyakorlata még nem alakult ki. Itt adódnak nehézségek 1. Problémát jelenthet a vizualizációnak az aláírás számára biztosított helyre való betartása is. Ezenkívül furcsa, ha az aláírás-vizualizáció nem jelzi a legfontosabb információkat róla:

képesített?
milyen jogkörrel rendelkezik az aláíró,
a tanúsítvány használatára vonatkozó korlátozások (ha vannak),
a tanúsítványt kiállító tanúsító hatóság neve,
dátum és idő, amikor az aláírás létrejött.

A kellékek leírásában "pecsét"(5.24. pont) nem tükrözték legújabb változások jogi szabályozás, amely a kereskedelmi szervezetek általi használatát nem kötelezővé teszi. Azok. A GOST arról beszél, hogy pecsétet kell elhelyezni a „ha rendelkezésre áll” záradék nélkül.

A kellékek leírásában „tanúsítványi jel másolása”(5.26. szakasz) mutatja az egyetlen tervezési lehetőséget, amely a régi GOST-ban jelent meg, amely csak a dokumentum egy oldalának hitelesítésére alkalmas, és csökkenti az olyan elemek összetételéhez képest, amelyekhez 2:

Módszertani ajánlások a szövetségi végrehajtó hatóságoknál az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozásáról (Rosarkhiv 2009. december 23-i, 76. sz. rendeletével jóváhagyva), és
Elnökségi rendelet Legfelsőbb Tanács Szovjetunió 1983. 08. 04. 9779-X sz. (jelenleg érvényes).

Amint látod, Nem kívánatos az új szabványban megfogalmazott ajánlások kritikátlan alkalmazása.

Számos részlet leírása (például az 5.27. pontban szereplő „irat átvételi jelzések”) tisztán „papír” nyelven van megfogalmazva, és nem vonatkozik az elektronikus dokumentumokra. Elutasította azt a javaslatot, hogy az elektronikus iratkezelésben ez a jelölés szerepeljen az irat nyilvántartási kártyáján (vagy más módon rögzíthető legyen az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben).

A nyomtatványokról szóló rész a papír alapú nyomtatványokra vonatkozó követelményeket a létrehozásuk, felhasználásuk sajátosságainak figyelembevétele nélkül, a köz- és kereskedelmi szférában már kialakult gyakorlattal ellentétben az elektronikus dokumentumokra helyezi át.

Általánosságban elmondható, hogy a frissített szabvány átmeneti megoldásnak tekinthető, mivel továbbra is túlnyomórészt a hagyományos papíralapú iratkezelésre koncentrál, és sok tekintetben nem illeszkedik jól az „elektronikus kormányzás” egyre elterjedtebb gyakorlatába.

Bármely termelési vagy üzleti folyamat szabályozása azt jelenti, hogy szabályokat állapítanak meg ennek a folyamatnak a végrehajtására belső, vállalati, jogszabályok szintjén. Ezt a helyi előírások betartásával lehet megtenni. A cikkben megvizsgáljuk, hogy melyikük működhet egy szervezetben, és melyikre lesz szükség először.

A HELYI SZABÁLYOZÁSI JOGI JEGYEK (LNA)

A jogtudományban létezik a „normatív jogi aktus" A legmagasabb, állami szintű szabályozási jogi aktusok olyan törvényi szabályokat tartalmaznak, amelyek az állam minden polgárára kötelezőek. Ez például az Orosz Föderáció alkotmánya, szövetségi törvények, kódexek, elnöki rendeletek. A nemzeti szabályozásoktól eltérően a helyi szabályozások egy vagy több szervezeten belül működnek, és csak azok alkalmazottaira kötelezőek.

Más szóval, helyi normatív aktus„Az LLC „ABV” irodai munkájára vonatkozó utasítások csak az „ABV” LLC alkalmazottai számára kötelezőek. A helyi előírások be nem tartása miatt a szervezet alkalmazottai fegyelmi eljárás alá vonhatók.

A normatív jogi aktus lényeges jellemzőit a plénum határozatának 9. pontja sorolja fel Legfelsőbb Bíróság RF 2007. november 29-i 48. sz. „A szabályozó jogi aktusokat részben vagy egészben megtámadó ügyek bírósági elbírálásának gyakorlatáról”. Analógia útján meghatározhatjuk a LAD fő jeleit. Mint minden szabályozási jogi aktus, ezek is:

Az előírt módon közzéteszik. Minden LNA végigmegy a dokumentumtervezet elkészítésétől annak jóváhagyásáig főigazgató vagy egy erre felhatalmazott tisztviselő (lásd az ábrát).

Szabályokat és előírásokat tartalmaz amelyek vonatkozhatnak a szervezet egészének, részlegeinek (osztályainak, munkacsoportjainak, bizottságainak), kollegiális és egyéb szerveinek tevékenységére, a termelési vagy üzleti folyamatok megvalósítására. Ugyanakkor vannak olyan LNA-k, amelyeket nem minden alkalmazottnak kell betartania. Tehát, ha az irodai munkavégzésre vonatkozó utasítások mindenki számára kötelezőek, akkor csak ennek a bizottságnak a tagjait irányítják a szakértői bizottságra vonatkozó előírások.
Többször használt. A helyi előírásokat ismételten kiadják és alkalmazzák. Néhány LNA végigkíséri a szervezetet annak fennállása alatt. Ilyenek például a belső munkaügyi szabályzatok vagy a munkavállalók személyes adatainak védelméről szóló előírások.

LNA OSZTÁLYÚ GYÁRTÁSHOZ: TÍPUSOK ÉS CÉL

Minden szervezeti és jogi dokumentumnak egyetlen célja van - bármilyen folyamat vagy jelenség szabályozása. Ezért néha még a tapasztalt titkárok és ügyintézők is nehezen tudják kiválasztani az egyes esetekre vonatkozó dokumentumtípust. Próbáljuk meg kitalálni. Minden meghatározás forrása „A modern vezetési dokumentáció típusainak és fajtáinak szótára”.

■ Pozíció- a kormányzati szerv, szervezet, szerkezeti egység, testületi, tanácsadó, szakértői, módszertani vagy egyéb szerv jogállását és (vagy) a tevékenységek (munkálatok) végzésének rendjét megállapító normatív jogszabály. bizonyos típus.

A szabályzat meghatározza, hogy a szervezetben milyen strukturális részlegek vagy testületek vannak, meghatározza ezek funkcióit, céljait, céljait és felelősségét. Céltartalékok új szerkezeti egységek kialakításakor jelennek meg. Például egy iroda helyett egy irodairányítási részleg és egy archívum jön létre.

■ Utasítás- jogi aktus, amelyet a szervezetek, szervezeti egységeik, tisztségviselői és állampolgárai tevékenységének szervezeti, tudományos, műszaki, technológiai, pénzügyi vagy egyéb speciális vonatkozásaira vonatkozó szabályok megállapítására bocsátanak ki.

Ellentétben azzal a pozícióval, amely elsősorban a „ki?” kérdésekre válaszol. és „mit?”, az utasítások a „hogyan?” kérdésre válaszolnak. Részletesen és átfogóan leír mindent, ami egy adott folyamat végrehajtásával kapcsolatos.

■ Üzleti folyamatszabályok- a kormányzati szerv, a testületi vagy tanácsadó szerv tevékenységének rendjét meghatározó normatív jogszabály.

De az LNA esetében gyakrabban beszélünk egy kicsit más dokumentumról, különösen a ben kereskedelmi szervezetek. Ezután az üzleti folyamatszabályozás egyfajta szervezeti és jogi dokumentumként értendő, amely következetesen leírja a folyamat összes szakaszát és az egyes szakaszokban az előadók interakciójának sorrendjét.

Az üzleti folyamatokra vonatkozó szabályozások abban különböznek az utasításoktól, ahogyan a műveleteket leírják. A szabályzatban sorban (elsőtől az utolsóig) vannak leírva, az utasításokban pedig tematikusan vannak elrendezve.

■ Szabályok- normatív jogi aktus, amely a jogi szabályozás tárgyával kapcsolatban normákat és követelményeket állapít meg.

A szabályok fő feladata az utasításokban már jóváhagyott folyamatok egyikének pontos meghatározása és részletes leírása. Például az irodai munkavégzésre vonatkozó utasításokban csak egy bekezdést lehet az elektronikus levelezés lebonyolítására vonatkozó szabályoknak szentelni. A független szabályok Az elektronikus levelezés lefolytatása gyakran terjedelmes LNA, amely több részből áll. Részletesebben leírja az e-mailek létrehozásának, küldésének, fogadásának és feldolgozásának folyamatát.

Ha utasításokat adnak ki a szervezet tevékenységének valamely aspektusának teljes leírására, akkor a szabályok meghatározzák az utasításokat. Nemcsak minden lépését írják le, hanem a műtétet végző minden be- és kilégzését.

■ Rendelés- a szervezet vezetője által önállóan eljáró, a szervezet tevékenységének szabályozása érdekében elfogadott jogi aktus.

A megbízás nem mindig helyi szabályozási aktus, de jól elláthatja ezt a funkciót. Itt illik felidézni jellegzetes vonásait LNA, amelyet fentebb tárgyaltunk. Ha a rendelet normákat (szabályokat) állapít meg a folyamat végrehajtására, felelős személyeket jelöl ki, ismételten alkalmazzák, és kötelező az abban meghatározott valamennyi alkalmazottra, akkor teljes értékű LNA-ként ismerhető el.

A megrendelések nem a folyamat sorrendjét írják le, hanem rögzítik döntés született. Például ki kell jelölni az irodai munkavégzésért felelősöket a fióktelepeken, vagy jóváhagyni a kidolgozott osztályok indexelő rendszerét.

Az 1. táblázat segít meghatározni a különböző LNA-k célját, és kiválasztani a legtöbbet megfelelő megjelenés dokumentumot minden esetben.

1. táblázat

Az irodai munkához használt LNA típusai és célja

LNA típusa	Az LNA célja	Példa
Pozíció	Meghatározza egy szerkezeti egység állapotát	A szolgáltatásra vonatkozó szabályzat dokumentációs támogatás menedzsment
	Meghatározza az adott típusú tevékenységek (munkák) elvégzésének eljárását	Az iratok tárolására vonatkozó előírások
	Meghatározza a kollegiális tanácsadó testület státuszát	Szabályzat a szakértői bizottságról
Utasítás	Szabályozza a szervezet tevékenységének egyik aspektusát	Útmutató az irodai munkához
Üzleti folyamatszabályok	Következetesen leírja a folyamat műveleteit és a műveletek résztvevői közötti interakciók sorrendjét	Szabályzat a „Feladatok végrehajtásának ellenőrzése dokumentumok alapján” üzleti folyamatra
	Meghatároznak egy már szabályozott folyamatot	A levelek küldésének és fogadásának szabályai
	Rögzíti az eljárással kapcsolatos döntést	rendelet „A strukturális osztályok irodai munkáiért felelős személyek kinevezéséről”

UTASÍTÁSOK AZ ESET ELJÁRÁSHOZ

Az óvodai nevelési-oktatási intézményekre vonatkozó helyi szabályzatok központi részét az irodai munkára vonatkozó utasítások képezik. Lehetséges, bár nem ajánlott, az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatásra vonatkozó előírások, illetve az üzleti irodai folyamatok szabályozása nélkül. De ha egy szervezetben legalább többen vesznek részt irodai munkában, akkor egyszerűen szükség van a megfelelő utasításokra. Ellenkező esetben a papírmunka minden résztvevője (vagyis minden alkalmazott) úgy dolgozik a dokumentumokkal, ahogy jónak látja, csak saját tudására és tapasztalatára támaszkodva, és azokat tekinti az egyetlen helyesnek. Ez katasztrófa a titkár számára. Ezért nem nélkülözheti az irodai munkához szükséges utasításokat.

Szabályozási keret

Sajnos a civil szervezetek irodai munkára vonatkozó szabványos utasítások nincsenek és nem is lehetnek, mert túlságosan eltérőek, bár keretek között egységes szabályokat, óvodai nevelést vezet.

Az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozásának általános eljárása pontosan ugyanaz, mint a diagramon: az elkészített dokumentumtervezet átmegy a jóváhagyási eljáráson, és a főigazgató vagy egy meghatalmazott személy hagyja jóvá.

Nincs szükség arra, hogy az irodai munkavégzési utasításokat a semmiből megírja. Az oroszországi irodai munka minden szabályát évtizedek óta tesztelték, és csak kis mértékben változtak. Számos forrás létezik az utasítások írására. A főbbek lehetnek:

Módszertani ajánlások a szövetségi végrehajtó hatóságoknál végzett irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozásához (a Rosarkhiv 2009. december 23-i 76. számú rendeletével jóváhagyva; a továbbiakban - Módszertani ajánlások szövetségi végrehajtó hatóságok számára);
GOST R 7.0.8.-2013. „Szabványrendszer az információra, a könyvtárra és a publikálásra. Nyilvántartás és archiválás. Kifejezések és meghatározások";
GOST R 7.0.97-2016 „Az információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. A dokumentumok elkészítésének követelményei" (a továbbiakban - GOST R 7.0.97-2016);
Szabványos utasítások az irodavezetésről és az irattári munkáról vámhatóságok Orosz Föderáció (az Oroszországi Szövetségi Vámszolgálat 2014. szeptember 7-i, 1331. sz. végzésével jóváhagyva; a továbbiakban: Utasítások a Szövetségi Vámszolgálat számára). Csak a Szövetségi Vámszolgálatnak és alárendelt szervezetei számára kötelező, de más szervezetek is használhatják saját utasításaik alapjául.

FIGYELEM!

A GOST R 7.0.97-2016 2017. július 1-jén lép hatályba. A Módszertani ajánlásokat a szövetségi végrehajtó hatóságoknak és a Szövetségi Vámszolgálatnak szóló utasításokat a dokumentumkészítés korábbi szabványa - GOST R 6.30-2003 - és az ahhoz kapcsolódó módszertani ajánlások alapján állítják össze. 2017. július 1-jétől mindkét dokumentum érvényét veszti a részletek előkészítésének szentelt részben. Ezért az irodai munkautasítások összeállítóinak óvatosnak kell lenniük - az új GOST R 7.0.97-2016 nemcsak a részletek regisztrálásának szabályait, hanem azok összetételét is megváltoztatja.

Az utasítás szerkezete

Az útmutató részeinek összetétele, elrendezése és tartalma változhat. Minden attól függ, hogyan épül fel az irodairányítási rendszer. Útmutató az irodai munkához az elektronikus dokumentumkezelő rendszert (EDMS) aktívan használó szervezeteknél és az elektronikus digitális aláírás(EDS), és azokban a szervezetekben, ahol virágzik a papíralapú dokumentumáramlás, nagyon eltérőek lesznek.

Lehetőség van azonban az irodai munkára vonatkozó utasítások alapvető univerzális tartalmának összeállítására, hogy ennek az LNA-nak a „terepen” fejlesztőinek legyen mire építeniük (2. táblázat).

2. táblázat

Az irodavezetési utasítások alapvető felépítése

Szakaszszám	Irodai munkára vonatkozó utasítások szakasza	A szakosztály által jóváhagyott nyomtatványok/okmányminták
	Általános rendelkezések
	Kifejezések és meghatározások
	Dokumentációs követelmények	Iratnyomtatványok (általános nyomtatvány dokumentumokhoz, levélforma, nyomtatványok egyes fajok dokumentumok, egyéb nyomtatványok). A napló formája és a nyomtatványok kiadása (ha a szervezet nyomtatványnyilvántartást vezet). Az egyes adatok nyilvántartási mintái (a dokumentumrészletek elkészítésének szabályainak ismertetésekor a szövegben azonnal megadva).
	A dokumentumokkal végzett munka megszervezése
	Elektronikus dokumentumkezelő rendszer
	A munka jellemzői elektronikus dokumentumokat
	Bejövő levelek fogadása, feldolgozása, nyilvántartása és elosztása	Űrlap a beérkező dokumentumok nyilvántartására. Dokumentumhiányról szóló jelentés minta. Iratsérülésről szóló jegyzőkönyv minta. A beérkező dokumentum regisztrációjának bélyegzőlenyomata.
	A dokumentumok és utasítások végrehajtásának megszervezése	Példa egy állásfoglalásra. Igazolási jegyzőkönyv formája az iratok lebonyolításáról.
	Bizonyos típusú dokumentumok elkészítésének és végrehajtásának jellemzői	Rendelésminta. Rendelésminta. Minta aktus (például egy hiányos dokumentumcsomag visszaküldéséről) Meghatalmazás minta (például levél fogadására).
	Az üléseken hozott határozatok formalizálásának és végrehajtásának rendje	Példa rövid jegyzőkönyv az ülésről. Minta az ülés teljes jegyzőkönyvéből.
	Kimenő dokumentumok elkészítése, kiküldése	Kísérőlevél minta. A kimenő dokumentumok nyilvántartására szolgáló napló formája. Postai feladási napló űrlap. Listaűrlap a kötegelt levélküldéshez.
	A polgárok fellebbezéseinek kezelési eljárása	Állampolgári jelentkezési (jelentkezési) nyomtatvány. Űrlap állampolgári fellebbezések nyilvántartására (ha a szervezet külön figyelembe veszi az állampolgárok fellebbezését).
	A dokumentumok tárolásra történő átadásának eljárása	Szállítási leltár űrlap.
	Iratok rendszerezése, nyilvántartása az archívumban	A szervezet ügyeinek listájának formája. Egy szerkezeti egység ügyek nómenklatúrájának formája. Esetleltár űrlap állandó tárolás; Űrlap az ideiglenes (10 év feletti) tárolási idővel rendelkező fájlok leltárához. Az esetek leltárának formája a személyzet számára. Leltár nyomtatvány elektronikus ügyiratokhoz és állandó tároló dokumentumokhoz. Az elektronikus ügyiratok és az ideiglenes (10 év feletti) tárolás dokumentumai leltárának formája.
	Az archívumban található dokumentumok felhasználása	Az ideiglenes használatra szánt tokok kiadásáról szóló aktusminta.
	Lejárt tárolási idővel rendelkező dokumentumok megsemmisítése	A lejárt megőrzési idővel rendelkező dokumentumok megsemmisítése céljából történő kiosztásáról szóló törvény formája.

A dokumentumok tárolásának eljárása az utasítások szerint

A dokumentumok irattári tárolásának eljárását az utasítások szakaszai ismertetik, amelyek alapján:

Az Orosz Föderáció Archívum Alapjából és másokból származó dokumentumok tárolásának, beszerzésének, rögzítésének és felhasználásának megszervezésének szabályai levéltári dokumentumok szervekben államhatalom, szervek önkormányzatés szervezetek (az oroszországi kulturális minisztérium 2015. március 31-i, 526. számú rendeletével jóváhagyva; a továbbiakban: 2015. évi szabályzat);
A szervezetek archívumainak munkájának alapvető szabályai (a Rosarkhiv Igazgatóságának 2002.02.06.-i határozatával jóváhagyva).

LNA AZ OSZTÁLYÚ GYÁRTÁSHOZ: HOGYAN VÁLASSZON?

Egy kis szervezet számára az irodai munkára vonatkozó utasítások elégségesek lesznek, különösen, ha az összes irodai munkafolyamatot leírják, a létrehozástól a dokumentum megsemmisítéséig.

Az irodai munkára vonatkozó előírások legtöbbször az utasításokból „nőnek” független LNA-kká. Ez természetesen történik – ahogy a szervezet fejlődik. Ha egy bizonyos szakaszban szükség van az üzleti folyamatok szabályozására, akkor a következőket lehet fejleszteni:

a „Dokumentum készítése” üzleti folyamatra vonatkozó előírások;
a „Dokumentum-végrehajtás ellenőrzése” üzleti folyamat szabályzata;
üzleti folyamatszabályok" Archív tárhely dokumentum";
egyéb előírásokat, attól függően, hogy a hivatali folyamatok vezetése milyen leírást és szabályozást tart szükségesnek.

Egy másik forgatókönyv: a szervezet rengeteg dokumentumot halmozott fel, és ezekhez archívumot hoztak létre. Ebben az esetben azonnal szabályozni kell a tárolásuk folyamatát, különben az irattári dolgozók túlterheltek a dokumentumokkal. A probléma megoldásában segítenek a fájlok archiválásra való regisztrálására és átvitelére vonatkozó utasítások.

Ha azonban az archívum még kicsi és gyerekcipőben jár, ezek lehetnek szabályok, vagy akár parancsok a fő tevékenységre vonatkozóan. Az irodai munkafolyamatok szabályozására szolgáló dokumentumtípusok választéka, amint azt már megtudtuk, meglehetősen nagy.

A modern gazdálkodási dokumentáció típusainak és fajtáinak szótára. - Rosarkhiv, VNIIDAD. - M., 2014.

GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények."

„Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. Dokumentációs követelmények. Módszertani ajánlások a GOST R 6.30-2003" (a Rosarkhiv által jóváhagyott) végrehajtásához.

Minden dokumentumáramlásért felelős szakembernek figyelnie kell a „GOST R 7.0.97-2016. Az Orosz Föderáció nemzeti szabványa. Információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. A dokumentumok elkészítésének követelményei" (a Rosstandart 2016. december 8-i, 2004-st. számú rendeletével jóváhagyva). Ez a szabályozási aktus számos olyan kiegészítést tartalmaz, amelyeket a GOST R 6.30-2003 nem tartalmaz.

Az új szabványban szereplő főbb változások

Dokumentáció létrehozásához csak betűtípusokat használhat:

Times New Roman 13., 14. sz.;
Arial 12., 13. sz.;
Verdana 12., 13. sz.;
Calibri 14. sz.

Az új GOST lehetővé teszi a kisebb betűméretek használatát csak táblázatokban.

2018. július 1-től a dokumentáció tartalmazhatja az Orosz Föderációt alkotó jogalany címerét, címerét (heraldikai jel) község. Most ennek a kelléknek a helye is normatívan rögzített. Az űrlap felső mezőjének közepén, a szervezet adatai felett, a lap felső szélétől 10 mm távolságra kerül elhelyezésre.

Ráadásul korábban szükséges részleteket Az ORGN, INN, KPP, OKVED kód mostantól a „Referencia adatok a szervezetről” részben található.

Megjelent egy „Nyilatkozat a dokumentumokhoz való hozzáférés korlátozásáról”. Az első lap jobb felső sarkába kerül.

A címzett feltüntetésekor a vezetéknév előtt megengedett a „Mr.” (Mr.) és „Ms.” (Ms.) rövidítés hivatalos, és jelezze is email címre abban az esetben, ha a levelet faxon vagy e-mailben küldik.

A GOST utasítást is tartalmaz a perjel (perjel) vagy a „for” felirat felragasztásának megengedhetetlenségére, ha a papírokat a vezetőt helyettesítő személy írja alá. Ebben az esetben a változtatásokat kézzel vagy bélyegzővel hajtják végre.

Abban a vitában, hogy hogyan kell helyesen felhelyezni a pecsétet, le lehet-e takarni az aláírás egy részét pecséttel, a lényeg megtörtént. Az új GOST kimondja, hogy a szervezet pecsétjét a dokumentumot aláíró személy kézírásos aláírásának rögzítése nélkül, vagy a „MP” („Pecsét helye”) megjelölt helyen helyezik el.

Az elektronikus dokumentumkezelés fenntartásának kérdéseit a GOST is lefedi.

A dokumentumok osztályozása az irodai munkában

Az irodai munkában lévő összes papírt céljuk szerint osztályozzák:

szervezeti és adminisztratív (alapító okiratok, határozatok, alaptevékenységekre vonatkozó utasítások);
hivatkozások és információk (tanúsítványok, táviratok);
személyzet által ( munkaszerződések, személyzeti utasítások, nyilatkozatok).

Az irodai munka során különös figyelmet kell fordítani a beérkező dokumentumok nyilvántartására.

A beérkező levél regisztrálásához az űrlap tetején, jobb vagy bal oldalon egy sorszámot és a kézhezvétel dátumát kell elhelyezni. Így néz ki: „Be. 2017.02.02-i 152. sz. Ezután a bejövő levelek naplójában ez a szám rögzítésre kerül, információ: kitől és kinek szól a levél, miről szól, és azt is, hogy a levél a felettese jóváhagyása után kinek került át munkára. A levelek eredetijeit és másolatait a megfelelő mappákba kell iktatni. A kimenő levelek iktatása ugyanígy történik (példa: „2017. május 29-i 152. sz. azonosító”) és egyéb dokumentáció.

A beérkező dokumentumok irodai munkában történő regisztrációja lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja őket egy naplóban (vagy táblázatban) szükséges dokumentumotés azonosítsa a végrehajtásáért felelős személyt.

Irodai munkában a dokumentumok végrehajtásának határideje

A dokumentum-végrehajtás szokásos határideje 30 naptári napok, amelyek a bejövő irat átvételének napjától vagy a kimenő dokumentum aláírásának napjától számítanak.

Felhívjuk figyelmét, hogy hétvégén ill ünnepek ebben az időszakban is benne van!

Az üzleti papíroknak egyéni határidő is lehet. Ebben az esetben a nyomtatványon egy adott dátumot jelző jelölés található, vagy magában a szövegben is feltüntethető.

Rendeletben meghatározott határidők is vannak.

Ha a határidőt nem lehet betartani, akkor írni kell feljegyzés az ügyvezetőhöz a belső dokumentáció határidejének meghosszabbítása iránti kérelemmel vagy a szerződő fél szervezetéhez intézett, a késedelem okainak ismertetésével azonos kérelemmel.

Nem olyan nehéz a papírmunkát létrehozni egy szervezetben, ez segít ebben. A legfontosabb annak biztosítása, hogy a dokumentáció megfeleljen az elfogadott szabványoknak, valamint haladéktalanul nyomon kövesse az Orosz Föderáció jogszabályainak változásait.