Az archívum digitalizálása, mint a dokumentumok tárolásának korszerű módja. Dokumentumok digitalizálása Az elektronikus archívum bevezetésének hatása

Jelenleg a dokumentumok digitalizálása egyre népszerűbb a levéltári cégek által kínált szolgáltatás. A modern világban információs technológia Szinte egyetlen szervezet sem nélkülözheti elektronikus archívum.

Elektronikus archívum és digitalizálás

A dokumentumok elektronikus archívuma jelentősen megtakarítja az alkalmazottak idejét, hiszen a digitális archívumnak köszönhetően a dokumentumok mindig kéznél lesznek minden érdeklődő céges szakember számára. Az elektronikus archívum vagy adatbázis létrehozásához vezető úton az első lépés a dokumentumok digitalizálása.

Speciális berendezések a digitalizáláshoz

Úgy tűnik, hogy a dokumentumok digitalizálásának folyamatában nincs semmi bonyolult, de ez nem teljesen igaz a legtöbb papír digitalizálására levéltári dokumentumok kívánt speciális felszerelés– úgynevezett ipari szkennerek. Ezenkívül a „dokumentumok digitalizálása” szolgáltatás keretében kínált levéltári szervezetek, nemcsak maga a szkennelési folyamat érthető.

Dokumentumfeldolgozás

Dokumentumok feldolgozása a digitalizálás során és néhány további művelet. Ez mindenekelőtt a dokumentumok digitalizálása előtti lehatárolása, majd összefűzése. Valamint a digitalizált dokumentumok eredetivel való egyeztetése.

A dokumentumfeldolgozás legfontosabb szakaszai

• Dokumentumok szkennelése;
• Információk bevitele a tárolórendszerbe.

A dokumentumok digitalizálásának részletei

Az iratok digitalizálásáról beszélve kiemelt figyelmet kell fordítani az elektronikus másolatok és a papíralapú eredetik egyeztetésére. Amellett, hogy ez egy rendkívül munkaigényes folyamat, a legtöbb esetben speciális ismereteket igényel. Sok papíralapú dokumentumon van valamilyen sérülés, gyűrődés, hajlítás, a nyomtatott karakterek törlődnek, a kézzel írt betűket pedig nehezen ismerik fel a számítógépes programok.

Szükséges a dokumentumok ellenőrzése

Különösen fontos az eredetik és a másolatok gondos ellenőrzése. tervdokumentáció, amelyben használják nagy számban speciális jelek és szimbólumok (megjegyzendő, hogy a tervdokumentumok digitalizálása a legnehezebb folyamat, mert tervdokumentumok többnyire formázatlan).

Kézi munka nélkül nem megy

A dokumentumok digitalizálása és az egyeztetés után minden pontatlanság és eltérés a papír eredetik és a digitális másolatok között manuálisan megszűnik. Így a következő következtetést vonhatjuk le: a folyamat összetettségére való tekintettel a legjobb, ha a dokumentumok digitalizálását szakemberekre bízzuk.

2016.01.21., csütörtök, 17:51, moszkvai idő, Szöveg: Pavel Pritula 3068

Transzfer ide elektronikus nézet A történeti dokumentumok és a levéltári leltárokon alapuló adatbázisok kialakítása a digitalizálás egyik legbonyolultabb fajtája, amely speciális eszközöket, technológiát és az eredeti dokumentumokra való odafigyelést igényel.

Mint minden más kormányzati és kereskedelmi ágazatban, az állami és önkormányzati levéltárak digitalizálása is több probléma megoldását szolgálja: a készletnyilvántartás rendbetétele, a dokumentumok keresésének leegyszerűsítése, a munkavállalók terheinek és időbeli csökkentése. felhasználói kérelmek feldolgozása, tönkrement eredeti példányok megőrzése, elektronikus formában történő archiválási szolgáltatásra való áttérés, beleértve a fizetős szolgáltatásokat is.

Az ezredfordulón elkezdődtek a levéltári alapok elektronikus formába való átalakítása. Azóta az orosz archívumok több százezer történelmi dokumentumot és leltárt digitalizáltak. De mégis, ez csak egy kis része az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának.

Két megközelítés

1. Ha hagyományosan piramis formájában képzeljük el egy levéltári intézmény vagyonát, akkor annak fő kötete maguk az iratok lesznek, és csak egy kis része a tetején lesz a tájékozódást biztosító tudományos referencia apparátus (leltár) az alapok és a szükséges akták és dokumentumok felkutatása révén.

Számos intézmény alkalmazza a digitalizálást az egyszeri, szűk körű feladatok megoldására. Egy halmaz megvalósításával analógiával szoftver termékek minden kis feladatnál az ilyen digitalizálást „patchworknek” nevezik. Például az Orosz Föderációt alkotó jogalany számára jelentős személyiség évfordulója kapcsán a kutatók érdeklődésének növekedése várható a levéltári dokumentumok iránt. Az archívum támogatást kap, átvizsgálja ezeket az alapokat, és a megfelelő készleteket adatbázis-formátumba konvertálja.

Például az Orosz Föderációt alkotó jogalany számára jelentős személyiség évfordulója kapcsán a kutatók érdeklődésének növekedése várható a levéltári dokumentumok iránt. Az archívum támogatást kap, átvizsgálja ezeket az alapokat, és a megfelelő készleteket adatbázis-formátumba konvertálja.

Ez az út egy nem szisztematikus megközelítés, amely lehetővé teszi, hogy rövid időn belül beszámoljon az elvégzett munkáról, de semmilyen módon nem befolyásolja az archívum általános hatékonyságát, mivel az elektronikus formába konvertált dokumentumok teljes mennyisége egy az intézmények pénzeszközeinek töredéke. Sok archívum kizárólag a finanszírozás hiánya miatt választja ezt az utat. De a többség még mindig érti, hogy hosszú távú, tervezett munkára van szükség.

2. Ezért sokan hosszú távú programköltségvetésre törekednek, és más stratégiát követnek, amely sokkal ígéretesebb a levéltári szolgáltatások és az online szolgáltatások fejlesztése szempontjából. Ezt a stratégiát a Szövetségi Levéltári Ügynökség (Rosarkhiv) is támogatja.

Prioritást élvez mindennek elektronikus formára átalakítása. tudományos referenciakészülék. Ez az út lehetővé teszi számunkra, hogy áttérjünk a pénzeszközök teljes körű automatizált elszámolására, beleértve az egységes létrehozását információs rendszerek regionális levéltárak számára.

Ezenkívül lehetővé válik az alapok egyszerű és kényelmes keresése, ami megkönnyíti belső tevékenységekés lehetővé teszi az átállást az elektronikus formában történő archiválási szolgáltatások nyújtására.

A dokumentumokat az aktuális módban szkenneli be, amikor a felhasználók kérései érkeznek. Ehhez az archívumnak csak legalább egy professzionális szkennerrel kell rendelkeznie. A nagy mennyiségű iratok, leltárak, valamint különösen értékes dokumentumok digitalizálásához azonban továbbra is bevonják a szkennelésre és retrokonverzióra szakosodott szervezetek szakembereit.

A levéltári dokumentumok digitalizálásának sajátosságai

Most nézzük meg közelebbről az archív dokumentumok és leltárak szkennelésének és indexelésének néhány funkcióját. Ellentétben például a forgalomban lévő könyvekkel, az archívumokban szinte minden dokumentum egyedi. Óriási felelősség hárul a szkennelés kezelőjére, akinek látnia kell a dokumentum különleges állapotát (romlás, sérülés, szöveg eltűnése a gerincben, speciális varrás stb.) és azonnal be kell állítania a berendezést, vagy át kell adnia a dokumentumot helyreállításra.

A levéltári alapok egyik gyakran átvizsgált fajtája a földmérési. Ez egy szabványos archív dokumentum, vastag gerinccel. Lapjai között azonban A0 formátumú mellékletek találhatók. Nem lehet hímezni a dolgokat; A kivitelezőnek egy másik osztályú berendezéssel kell rendelkeznie - nagy formátumú planetáris típusú szkennerekkel (példa).

Nagyon fontos a tapasztalat, amely vonzza az intézményi munkavégzést. A sokéves gyakorlat azt mutatja, hogy a berendezések gyakori újrakonfigurálása, valamint az eredeti dokumentumok minőségének és a keletkező elektronikus képek valós idejű ellenőrzésének szükségessége meghaladja a digitalizálás terén újoncok lehetőségeit. Ha egy ilyen cég nyeri meg a versenyt, nagy a kockázata annak, hogy jelentősen meghosszabbodik a projekt ütemezése, vagy rossz minőségű forrást kap (ezért a munka leadásakor alaposan ellenőrizni kell az elkészített elektronikus képeket).

Felszerelés

A dokumentumok sajátosságai szimmetrikusan magas követelményeket támasztanak a berendezéssel szemben. Az archív dokumentumokhoz kizárólag érintésmentes szkennelési technológiát - planetáris szkennereket - használhat.

Ezenkívül a szkennernek a felbontás, a színvisszaadás és a kontraszt legmagasabb jellemzőivel kell rendelkeznie, mivel az alacsony kontrasztú, elhalványuló szövegek és képek jelenléte magas. A bolygószkennerek piacán népszerű berendezéseket megtalálja 2014-es áttekintésünkben.

Az első ilyen szkennert az ELAR fejlesztette ki az Orosz Állami Ősi Törvények Archívumának 350. számú alapja „Revíziós mesék és vallomások” digitalizálási projektje részeként. A legfeljebb 50 cm magas és legfeljebb 50 kg tömegű régi eredetik beolvasásához a szkenner motoros bölcsővel van felszerelve. Az üvegre gyakorolt ​​nyomás biztonságos szintjét több érzékelő szabályozza.

A levéltári dokumentumok különleges szerkezete, vastagsága, súlya időnként fejlesztési igényhez vezet speciális felszerelés. Így a legtöbb állami levéltárban a keresett genealógiai alapok között 30 cm-nél vastagabb és 60 kg-ot is elérő iratok találhatók: például népszámlálási anyagok (összeírási könyvek), egyházközség születési iratai stb. Hosszú ideig, igényük ellenére ezeket az alapokat nem vizsgálták át berendezések hiánya miatt. A megfelelő szkennerek csak 2013 végén jelentek meg a piacon, de mára már népszerűvé váltak.

Indexelés

A nyilvántartások vezetése és a dokumentumok keresése érdekében azokat indexelni kell - töltse ki a kártyákat az AIS-ben. A legtöbb archív dokumentum és leltár manuálisan vagy írógéppel készült, vagyis nem alkalmasak jó minőségű szoftverfelismerésre. Kézi retrokonverzió szükséges.

újra megjelenik további követelmények az előadónak. Először is elegendő személyzettel kell rendelkeznie a munka időben történő elvégzéséhez. Akár 700 indexelő üzemeltető vett részt a levéltári gyűjtemények digitalizálására irányuló eddigi legnagyobb projektekben. Nem kifizetődő ilyen állandó létszámot tartani, ezért gyakran nagy és tapasztalt cégek alkalmaznak helyi lakosság. Ezt a technológiát először használták a „Generations” projekt metrikakönyveinek digitalizálása során Perm régió" Több száz embert foglalkoztattak ideiglenesen a Munkaügyi Központon keresztül. Ráadásul otthonról dolgoztak, egy speciális alkalmazáson keresztül.

Klasszikus példa, hogy egy régi dokumentumon május 37-i dátum szerepel. A képzett és értelmes kezelő természetesen nem hibás adatokat írt be, hanem pontosította a dátumot az anyakönyvi könyv szomszédos lapjain.

A fő kérdés az, hogy hogyan lehet 100%-os minőséget elérni? Hiszen nem hibázhatsz a nevedben, a dátumodban, a számodban. Egy merev rendszer és technológia jön a segítségre. Például a kettős beviteli mód, amikor az információ csak 2 operátor ugyanazon bejegyzése után kerül be az adatbázisba.

De továbbra is fennáll a halott nyelvek és az írás problémája. Az ilyen dokumentumok retrokonvertálása során előtérbe kerül a csoportvezetők indexelésének tapasztalata, akiknek gyakran összetett, nem szabványos problémákat kell megoldaniuk.

Leltár

És most a fő dologról. Amint azt a cikk elején már említettük, a levéltári alapok digitalizálásának ígéretes stratégiája a teljes ECA elektronikus formába történő átalakítása. Ez a legnehezebb munka. Módszertani ajánlások A Rosarkhiv szabályokat határozott meg a levéltári leltárak adatbázisainak karbantartására. Ezért a készleteket számos mező szerint kell indexelni.

A levéltári leltárak digitalizálásának bonyolultságát többek között figyelembe veszi a 44-FZ „On szerződéses rendszer" cikk 2. része szerint törvény 56. §-a szerint „a vállalkozók és előadóművészek múzeumi, levéltári, könyvtári számviteli adatbázisaihoz való hozzáférési igényével összefüggő szolgáltatások nyújtása” a korlátozott részvételű verseny lebonyolításának alapja (a részvétel a pályázat eredményére korlátozódik). előminősítési kiválasztás). Vagyis csak azután, hogy a pályázó megerősíti kompetenciáját és tapasztalatát hasonló projektek végrehajtásában.

A leltárak, akárcsak a dokumentumok, kopottak lehetnek, és valamelyik halott nyelven írhatók. A készlet nagyon összetett szerkezetű és tartalmazhat. A készletek formátuma eltérő a közönséges és a tudományos és műszaki dokumentációk, valamint a nem készletnyilvántartási tételek esetében. A keletkezett adatbázist be kell vinni a „Levéltári Alap” szoftvercsomagba stb.

A levéltári tevékenység folyamatainak mélyreható ismerete, a szabályozási és módszertani keretek ismerete nélkül nem lehetséges a referenciaadatok minőségi fordítása elektronikus formába. Ezért a digitalizálást csak olyan megbízható cégekre kell bízni, amelyek a gyakorlatban bizonyították, hogy képesek kezelni a levéltári alapokat. Megrendeléssel megbecsülheti költségvetését.

Weboldal, elektronikus olvasóterem:
ZAO "Alt-soft" - a szoftver- és információs komplexum (PIK) megvalósítása és műszaki támogatása az elektronikus olvasótermek megszervezéséhez a Pszkov régió állami archívumában.
2012-ben a PIK véglegesítésére irányuló munka finanszírozás hiányában nem történt meg.
2013-ban folytatódott a munka, amelynek eredményeként többek között létrejött egy internetes portál a Pszkov-vidéki levéltárak számára.
A finanszírozás benne van állami program Pszkov régió „Az információs társadalom fejlesztése” (2020-ig), szakasz - „A PIK „A regionális levéltár elektronikus olvasóterme” támogatására irányuló tevékenységek végrehajtása, évente 1,5 millió rubelt osztanak ki.

A GAPO igazgatójával folytatott levelezésből: Ennek a programnak valóban évente 1 500 000 rubelrel kell feltöltenie az archívum korlátait. Valójában 500 000-ünk van.
Az archívum (pontosabban a régió) 250 ezret fizet az Információs források honlap éves karbantartásáért, fejlesztéséért.

Az oldalra még nincs lehetőség közzétenni (2018. augusztus) (bármilyen hozzáférési módban).

A leírások hibáit szintén nem javítjuk.

Ezzel párhuzamosan döntenek arról, hogyan biztosítják technikailag a távoli hozzáférést.

De mindez még homályos. Nincs pénz semmire.

Beszélgetés az RGIA honlap munkájáról, amelyet szintén az Alt-soft készített.

Az archív fájlok digitalizálása:
Ág biztosítási alap valamint a Pszkov régió állami kormányzati intézményének „Pszkov Régió Állami Levéltára” audiovizuális dokumentumai.

A Pszkov Régió Biztosítási Alap és Audiovizuális Dokumentumok Állami Archívuma 2003. február 1-jén jött létre a Pszkov Régió Adminisztrációjának parancsára. Az újonnan létrejövő archívum számára a fő feladatokat meghatározták: az egyedi és különösen értékes, nemzeti, védelmi, tudományos, kulturális és történelmi örökségnek minősülő dokumentumok egységes biztosítási pénztárának létrehozása és biztonságának biztosítása, valamint teljes értékű dokumentum Levéltári alap megszerzése Orosz Föderáció audiovizuális és elektronikus dokumentumokat, amelyek jelentősen kiegészítik a dokumentumforrásokat papír hordozóértékes információk, a múltbeli események és résztvevőik képi és hangi reprodukciója, ami rendkívül fontos a történelem feltárása szempontjából.
Az archívum felépítését két osztály képviseli: a mikrofilmezés és dokumentumok digitalizálása, valamint a biztonságot, a könyvelést, a dokumentumok beszerzését és felhasználását biztosító osztály. Link.

A három alkalmazottból álló dokumentumok mikrofilmezési és digitalizálási osztálya a Pszkov régió állami archívumának leltárainak és aktáinak elektronikus formába fordításával foglalkozik. A digitalizálás segít abban, hogy a felhasználók gyorsan, kényelmesen hozzáférjenek a modern információs társadalom normáinak megfelelő dokumentumokhoz, és felkészüljenek egy biztosítási alap létrehozására, amelynek célja az Oroszországi Levéltári Alap gazdag örökségének megőrzése.

Az osztály szakemberei által végzett fő munkatípus a dokumentumszkennelés. Link.

Az archívum pénzt keres a digitalizált dokumentumok szerverére (a kibocsátási ára 600 ezer rubel), mivel a rendelkezésre álló szabad terület a végéhez közeledik.

Dokumentumdigitalizálási források összefoglalása:

Emberek: három alkalmazott.

Finanszírozás:
2017-ben Rosarkhiv nem oszt ki pénzt az „Oroszország kultúrája” szövetségi célprogramból.
2012-ben 1 500 000 rubelt különítettek el, nem adnak többet.
A regionális programban nincs nagy pénz, a digitalizálás a tervezett eszközökkel halad.

Technika:
könyvszkenner,
egy másik könyvszkenner, amely lehetővé teszi akár 35 cm vastag dokumentumok beolvasását,
két munkaállomás.

Az elvégzett munka köre:
Két év alatt (2010-2011) digitális képeket készítettünk a készletekről teljesen- 12734 leltár, 180904 ív.

A Biztosítási Alap Állami Levéltára és Audiovizuális Irattára 2012 óta megkezdte az 1917 októbere előtti időszakból származó levéltári iratok tervezett digitalizálását, amelyeket Állami Levéltár Pszkov régió. A GAPO hosszú távú tervet készített a dokumentumok digitális másolatainak elkészítésére, amelyet a régió Állami Levéltári Osztályának Szakértői Ellenőrző és Módszertani Bizottsága felülvizsgált és jóváhagyott. A Tervbe való felvételhez három fő jellemzőt használtunk: a leggyakrabban használt eseteket, a különösen értékes esetek kategóriáját, figyelembe véve a biztosítási másolatok későbbi elkészítését, Velikiye Luki városának és Velikiye Luki kerületének történetéről szóló dokumentumokat sorrendben. Velikiye Luki város felhasználóinak érdekeinek kielégítésére, ahol a helytörténeti mozgalom nagyon fejlett.

2012-2013-ban 1595 tokot 157 459 ív terjedelemben digitalizáltak.
Kiderült, hogy naponta átlagosan 216 oldalt szkenneltek be.
Ha az ünnepekre és a hétvégékre számol, kerekítse fel – legyen 300 oldal.
Az alábbi linken található kommentből:
Egy munkanap alatt egy bolygószkenneren (és az archívumok túlnyomó többségében csak egy van) maximum 280-300 lapot készíthet (ez akkor van, ha a szkenneren kényelmesen elhelyezett apróságok nem metrikák /revíziók/vallomások és nem rajzok). Ez csak szkennelés, a fogadott képkockák feldolgozása nélkül.

A fórumon az archívum igazgatójával folytatott levelezésből:

Most (2018. augusztus) az anyakönyvi hivatalból átutalt alap szkennelése folyik.

A jövőben tervezzük a genealógiai anyag digitalizálását.

A beszkennelt ügyek adatbázisa jelenleg 1680 tételt tartalmaz.

Többet szkennelnek, feldolgoznak és hozzáadják az adatbázishoz, amikor készen állnak.

Vannak mutatók (nem vagyok biztos benne, pontosan) és vannak vallomásosak (biztos vagyok benne) - ezek azok, amelyeket közvetlenül a helyreállítás után szkenneltek. A Sebezhsky kerületben több ellenőrzés is folyik.

A digitalizálási kilátásokat illetően jelenleg folyik a megállapodás kidolgozása oktatási intézményekben, amely meghatározza a tudományos munka szempontjából legkeresettebb ügyek digitalizálásának eljárását.

A mérőszámok nagyarányú digitalizálása nem várható (szerint legalább Viszlát).

Hosszú távú terv a dokumentumok digitális másolatainak elkészítésére:
A GAPO hosszú távú tervet készített a dokumentumok digitális másolatainak elkészítésére, amelyet a régió Állami Levéltári Osztályának Szakértői Ellenőrző és Módszertani Bizottsága felülvizsgált és jóváhagyott.

Szeretném tudni ezt a tervet.
Tervforma, példa.
A levéltári dokumentumok digitalizálásával kapcsolatos munka szervezése, módszertani ajánlások.

Az egyes archívumokban található alapok digitalizálási munkáinak megszervezéséhez és ellenőrzéséhez Perspektivikus digitalizálási tervet kell készíteni, amely tartalmazza az elektronikus másolatok készítésére szánt alapok megnevezését az archívum teljes gyűjteményén belül (2. sz. melléklet).

A Perspektivikus Terv figyelemmel kísérését és szerkesztését évente kell elvégezni, az éves digitalizálási terv végrehajtásának eredményei alapján, amely a digitalizálásra kötelezett pénzeszközök jegyzékében szerepel.

2016-tól 36 archívumban áll rendelkezésre az alapok digitalizálási terve. Adat

Az irattári feldolgozás a szervezet tevékenysége során keletkező dokumentáció rendszerezése, rendszerezése. Van egy lista azon dokumentumok bizonyos kategóriáiról, amelyek szigorúan archiválhatók az előírt módon. alapítás, adminisztratív dokumentumokat, pénzügyi kimutatások, személyzeti, szak- és egyéb kormányzati, kereskedelmi dokumentumok jogi személyek archiválás tárgyát képezik a különböző tevékenységi körök, az átmeneti és hosszú távú tárolás. A dokumentumok archiválási feldolgozását ben kell elvégezni kötelező az ország hatályos jogszabályainak megfelelően. IN egyébként, az intézményt büntetések várják.

Az archívumból származó dokumentumokra jelentések, statisztikák készítéséhez, állampolgári kérések teljesítéséhez és információszolgáltatáshoz lehet szükség. kormányzati szervek, tájékoztató rendezvények előkészítésére, pénzügyi elemzés stb. Ezen kívül az archívum jelenléte lehetővé teszi a dokumentáció rendben tartását és gyors hozzáférését a szükséges dokumentumot vagy lényegre törően, akár több év után is.

Milyen szervezeti dokumentumok archiválhatók?

A Reisswolf szakemberei dokumentumokkal dolgoznak különböző típusok- a személyzettől a könyvelésig. A tárolási idő és a felszámolás feltételei az értékpapírok jellegétől függenek. A legtöbb esetben a futamidő 1 évtől 75 évig terjed.

A dokumentumok archiválása az irodai munka megszervezésében három fő irányban történik:

• az ügyek szabványos nómenklatúrája (bizottságok, minisztériumok, különböző szervek és intézmények által kidolgozott);
• az ügyek hozzávetőleges nómenklatúrája (az ügyek hozzávetőleges összetételét állapítják meg, és a követelmények tanácsadó jellegűek);
• egyéni nómenklatúra (a vállalati alkalmazottak és a strukturális részlegek vezetése által összeállított).

Kötelező archiválás számviteli dokumentumok a személyi papírokra pedig a vállalati alkalmazottak személyi aktái, az alapító okiratok, adminisztratív iratok, a számviteli nyilvántartások (bevallások, jelentések stb.), a szakdokumentációk (helyi belső aktusok) vonatkoznak.

A számviteli dokumentumok archiválásának időpontja azok céljától függ. Például adózási adatok számviteli politika, a bejövő és kimenő készpénzes utalványokat, számlákat, készletnyilvántartási kártyákat, leírási aktusokat 5 évig tároljuk. A termékek kiszállításáról szóló számlákat 4 évig kell archiválni.

Archiválás személyi dokumentumok speciális rendszer szerint történik, és a feltételek szigorúan megfelelnek az Orosz Föderáció jogszabályainak:

• minden munkaszerződés 75 évig kell tárolni;
• az alkalmazottak személyes aktái - 75 év;
• dokumentumok, amelyek megerősítik a bónuszokat az alkalmazottak számára - 5 év.

A dokumentumok megfelelően szervezett archiválása az irodai munka megszervezése során rendkívül fontos minden jogi személy számára, mivel ettől közvetlenül függ a személyzet munkavégzési sebessége és a vállalatvezetés azon képessége, hogy alkalmazkodni tudjon a változó piaci követelményekhez.

A dokumentáció archiválásának főbb szakaszai

Az archívumban tárolandó számviteli bizonylatok, személyes iratok és egyéb dokumentumok archiválásának folyamata a következő lépésekből áll:

1. Iratok értékének vizsgálata.
   Ebben a szakaszban kerül meghatározásra a gyakorlati, történeti és tudományos érték, és ennek megfelelően az archívumban tárolandó dokumentáció kiválasztása, a tárolási idő meghatározása.
2. Dokumentáció rendszerezési szakasz.
   A tevékenység irányának megfelelően minden dokumentumot állandó, átmeneti és hosszú távú megőrzésű aktákká alakítanak.
3. Rendszerezett esetek nyilvántartása.
   Ezt a folyamatot a törvénynek megfelelően hajtják végre, és a következőket tartalmazza:
   • lapok számozása;
   • tanúsító lap elkészítése;
   • összeállítás belső leltár;
   • borítóterv;
   • készítmény történelmi információk.
4. Leltárok készítése és előszavak a befejezett ügyekhez.
   Ebben a szakaszban egy szisztematikus lista jön létre, amely tartalmazza az esetek neveit.
5. Elektronikus archívum kialakítása.
6. A dokumentáció átadásáról szóló okirat elkészítése és az ügyek levéltári tárolásra történő további átadása.

Az irodai munkaszervezés során az iratok archiválásának folyamata a tárolásra nem kötelezett iratok selejtezését is magában foglalja. A megsemmisítésre a vonatkozó törvény elkészítése és a szervezet jóváhagyása után kerül sor. A nómenklatúra kialakítását a levéltári dokumentáció elkészítésének követelményei biztosítják. Az irodavezető szervezetben az iratok archiválására vonatkozó eljárás külön-külön vagy az irattári feldolgozás folyamatában is végrehajtható.

A "Reisswolf" cég szolgáltatásai

A dokumentumok archiválása munkaigényes folyamat, és bizonyos tudásbázis birtoklását igényli. A legtöbb esetben nem praktikus, ha egy munkatárs kezeli az archívumot. Ezenkívül a dolgok megfelelő formában tartásához szükség van egy speciális helyiségre, amely megfelel bizonyos egészségügyi szabványok. Manapság sok cég az outsourcing lehetőségét részesíti előnyben. A számviteli bizonylatok archiválása nemcsak időt takarít meg a hosszadalmas dokumentumfeldolgozási folyamaton, hanem azt is pénzügyi források. A dokumentumok archiválását Moszkvában, az iratok további tárolását és a dokumentáció archiválásával kapcsolatos egyéb szolgáltatásokat a Reisswolf cég biztosítja. Képzett szakemberek dolgozzák fel a dokumentációt a hatályos jogszabályok előírásainak megfelelően. A dokumentumok archiválása az iratkezelő szervezetekben sok munka. A fő nehézsége pedig az összes szabály, norma és előírás szigorú betartása. A dokumentumok archiválásának költsége a munka mennyiségétől, összetettségétől (a dokumentáció állapotától és teljességétől) és sürgősségétől függ.

A levéltári szolgáltatások árai

Dokumentumok archiválása
Név	Egység mérések	Ár
A szervezet levéltári alapjának kifejezett értékelése, ajánlások megfogalmazása a tevékenységek javítására és javítására	alap	ingyen
Dokumentumok archiválási feldolgozása	tok/mappa	1425 RUR
Az esetek leltárának elkészítése a kezelési dokumentumokállandó és hosszú távú tárolás	tok/mappa	51 RUR
Történelmi információk összeállítása a szervezetről. Alap akár 10 évig	referencia	7400 RUR
Az ívek számozása az aktában, az igazoló lap kialakítása. A tok gerincének vastagsága 4 centiméterig és 250 lapig	mappa/tok	210 ₽
Összetett irattári kötés (dokumentumok A4, A5 formátumban). A tok gerincének vastagsága 4 centiméterig és 250 lapig	tok/mappa	167 RUR
Dolgozzon az ügyfél irodájában vagy archívumában	alkalmazott/munkás	4500 ₽

Kinek lesz szüksége erre a szolgáltatásra?

A dokumentációk archiválását tevékenységi körüktől függetlenül minden szervezetnek el kell végeznie. A kormányzati és kereskedelmi intézményeknek szolgáltatásokra lehet szükségük dokumentumok archiválásához egy szervezetben:

• levéltáros hiánya;
• akik pénzt akarnak megtakarítani munkaidő, anyagi befektetések az archívum karbantartásához, valamint szabad hely az irodában;
• az iratok rögzítésére, összeállítására és megőrzésére vonatkozó levéltári jogszabályok betartása;
• a vállalat hatékonyságát javítani kívánók.

Tárolási és feldolgozási helyiségek hiányában a Reisswolf jogi személyek dokumentumainak archiválási szolgáltatásokat, valamint azok ideiglenes tárolását a területén végzi.

Miért jobb az archív feldolgozást szakemberekre bízni?

A dokumentációt az archiválás előtt megfelelően archiválni kell. Ha az ügyek nyilvántartásba vételekor nem teljesülnek a levéltári jogszabályok normái és követelményei, fennáll annak a veszélye, hogy a dokumentumokat újrafeldolgozásra megkapják, ami ennek megfelelően további idő- és pénzügyi költségekkel jár. Ezenkívül a vállalkozások felelősek a fájlok biztonságáért és az azokhoz való korlátozott hozzáférés biztosításáért. A számviteli bizonylatok archiválására vonatkozó szabályok megsértése esetén az intézményt bírság szabja ki. Az iratok selejtezése is megfelelő vizsgálat után és csak az irattárolási idő lejárta után történjen. Az eljárás részét képezi a tárolási idők szigorú betartása és a megsemmisítési igazolás végrehajtása. A személyi okmányok és egyéb dokumentumok archiválását szakszerűen és szigorú betartással kell végezni levéltári szabályok. Az üzleti élethez való szakszerűtlen megközelítés gyakran pénzbírsággal és a szervezet hírnevének romlásával jár.

Miért jövedelmező a Reisswolffal együttműködni?

A cég professzionális dokumentum-archiválási szolgáltatásokat nyújt. Kedvező együttműködési feltételeket kínálunk ügyfeleinknek:

• az archív dokumentumok szakszerű feldolgozása a piaci átlagáron és az Orosz Föderáció jogszabályaival szigorúan összhangban;
• a fájlok biztonságos ideiglenes tárolása, ha szükséges;
• a titoktartás megőrzése;
• rövid határidők a munkák elvégzésére.

A személyzeti dokumentumok archiválásához szükséges szolgáltatások megrendeléséhez vagy a Reisswolf szakembereinek részletes tanácsához használja a visszajelzési űrlapot.