Hogyan készítsünk másolatot a dokumentumokról. Hogyan készítsünk fénymásolatot nyomtató segítségével

Előfordulhat, hogy úgy dönt, hogy módosítja a dokumentumot, de nem biztos abban, hogy ezeket a változtatásokat örökre meg kell hagynia. Az eredeti dokumentum javításának elkerülése érdekében megnyithatja annak másolatát. A következőkben megmutatjuk, hogyan kell ezt megtenni.

A Microsoft Word elindul különböző módokon. A programot közvetlenül megnyithatja (a Start menüből, az asztalról vagy a Start képernyőről), vagy kattintson duplán a fájlra Word dokumentum(.docx vagy .doc). Amikor közvetlenül elindítja a programot, megnyílik a Word Start képernyője a legutóbbi dokumentumok listájával az ablak bal oldalán. Ha a másolatként megnyitni kívánt dokumentum szerepel ebben a listában, kattintson rá jobb gombbal, és válassza ki a helyi menüből Nyisson meg egy másolatot(Nyisson meg egy másolatot).

Ha a legutóbbi dokumentumok listája nem tartalmazza azt, amit másolatként szeretne megnyitni, kattintson a hivatkozásra Nyissa meg a többi dokumentumot(Open Other Documents), amely a lista alatt található.

Az ablakban Nyitott(Megnyitás) kattintás Számítógép(Számítógép), ha a dokumentum a számítógép merevlemezére van mentve, ill OneDrive, ha a felhőben.

Az ablak jobb oldalán Nyitott(Megnyitás) lista látható Legutóbbi mappák(Legutóbbi mappák). Ha a dokumentumot tartalmazó mappa szerepel ebben a listában, kattintson rá. Ha nem, kattintson a gombra Tekintse át(Tallózás).

A párbeszédpanelen Dokumentum megnyitása(Megnyitás) Keresse meg azt a mappát, amely azt a dokumentumot tartalmazza, amelynek másolatát szeretné megnyitni. Válassza ki a fájlt, és kattintson a gomb jobb oldalán található lefelé mutató nyílra Nyitott(Nyitott). Ezután válassza ki a legördülő menüből Megnyitás másolatként(Másolatként megnyitva).

A rendszer létrehoz egy másolatot abban a mappában, ahol az eredeti dokumentumot tárolja, és megnyitja a Wordben szerkesztésre. A másolat fájlneve az eredeti dokumentumból lesz levéve egy előtag hozzáadásával, az alábbi képen látható módon.

Később átnevezheti ezt a fájlt a paranccsal Mentés másként(Mentés másként) vagy a Windows Intézőben a fájl bezárása után.

Ha úgy dönt, hogy megtanulja, hogyan kell fénymásolni egy nyomtatón, akkor ehhez olyan eszközt kell vásárolnia, amely támogatja a dokumentumok vagy fényképek másolását. De ne feledje, hogy másoláskor nem változtathatja meg a szöveg vagy a képek minőségét, mert Ezt az eljárást normál minőségben, nyomtatási módban hajtják végre. Alatt részletes utasításokat segít megtanulni, hogyan készítsen igazán hatékonyan és gyorsan másolatokat nyomtatóval vagy MFP-vel.

Utasítás

• Tehát ha a másolás mellett dönt szükséges dokumentumot Ha olyan nyomtatót használ, amely rendelkezik ezzel a funkcióval, először töltsön be sima papírt az adagolótálcába. Ezután kapcsolja be a készüléket, ha még nem tette meg.
• Emelje fel a készülék szkennerének fedelét, és helyezze el a kívánt dokumentumot/fotót elülső oldal speciális üvegen.
• Próbálja meg a lehető legnagyobb mértékben igazítani az üveg körül alkalmazott vezetőkhöz.
• Óvatosan zárja le a fedelet, és nyomja meg a fekete-fehér vagy színes másolásért felelős gombot, amely a készülék kezelőpaneljén található.
• A másolatok számának növeléséhez nyomja meg többször ezt a gombot a szükséges másolatok számának megfelelően. Vagy kattintson a plusz gombra, ha elérhető a készülék vezérlőpultján. Az egyszerre telepíthető másolatok száma a nyomtató vagy a többfunkciós készülék típusától függ, például egyes készülékeken 1-20 másolatot készíthet.
• A papírformátum megváltoztatásához kattintson a „PAPÍR” gombra vagy bármely más olyan gombra, amely a funkcióért felelős a készülékén. Ezután a kijelzőn megjelennek a nyomtatáshoz rendelkezésre álló papírméretek: normál A4-es papír, A4-es fotópapír vagy 10X15 cm-es fotópapír Ha a szabványos A4-es méretű opciót telepíti a papírtálcába, de a „fotópapír” szerepel a készülék beállításai között , akkor a fénymásoló fotópapír méretben készül el.
• A végén elégedett lesz az eredménnyel.

Felhívjuk figyelmét, hogy a másolási eljárás során semmilyen körülmények között ne nyissa fel a készülék fedelét! IN egyébként az információ erősen torz lesz, és nem fogja elérni a kívánt eredményt.

Szkenner átalakítása másológéppé

Ha rendelkezik szkennerrel és nyomtatóval, és ezek segítségével szeretne másolatot készíteni, akkor ehhez el kell vennie és be kell szkennelnie az eredeti dokumentumot, majd a kapott képet feldolgozzuk és elküldjük nyomtatásra. Természetesen ilyen módon másolni nagyon nehéz és fárasztó. Ezért ezt a folyamatot automatizálni kellett. A probléma megoldásához használja teljesen ingyenes szoftver KseroLite néven.

• Töltse le bármely tematikus forrásból ezt a programotés telepítse a személyi számítógépére.
• Indítsa el a KseroLite programot, és válassza ki a beállításokat a bal oldali listából.
• Kattintson a „Szkenner kiválasztása” elemre, majd jelölje meg a képforrást.
• Ezután nyissa meg a „Nyomtató kiválasztása” lehetőséget, és válassza ki a nyomtatáshoz használni kívánt eszközt. De ugyanakkor „alapértelmezés szerint” ki kell választani a rendszerben. Ehhez lépjen a „Start” menü „Eszközök és nyomtatók” menüjébe, és keresse meg a rendelkezésre álló listát szükséges eszközés kattintson rá a jobb gombbal, majd kattintson a „Használja alapértelmezettként” lehetőségre.
• Miután kiválasztotta a beolvasást támogató MFP-t vagy nyomtatót a másolatok nyomtatására használt programban, válassza ki a színt és a minőséget. A színhez jobb a „szürke árnyalatai”, a minőséghez a „közepes” választás.
• Az összes fenti beállítás elvégzése után lépjen a „Dokumentumok fénymásolata” elemre, és adja meg ott a másolatok számát. Természetesen a szkenner burkolata alá kell helyezni az eredeti dokumentumot, amely után kattintson a „Dokumentum fényképezése” gombra.

Így nyomtatóból és szkennerből fénymásológépet lehetett kapni. Általánosságban elmondható, hogy a nyomtatón való fénymásolás problémájának megoldása nem olyan nehéz, mint amilyennek sok kezdő első pillantásra tűnhet. A lényeg az, hogy készüléke támogatja ezt a lehetőséget, vagy legalább képes beolvasni a dokumentumokat, hogy a jövőben elküldhesse őket nyomtatásra, amint azt a cikk második felében leírtuk.

Ma az iratforgalomban átmeneti időszak van, amikor egy „dokumentum” egyformán nagy valószínűséggel válhat papírlapnak vagy elektronikus aktának. És még több módja is lehet az eredeti dokumentumokról másolat készítésének, hiszen amellett, hogy papíralapú dokumentumokról másolatot készítenek papírra, azok másolhatók is elektronikus fájlok, valamint az állományok elektronikusan és papír formátumban is másolhatók.

Utasítás

Ha az eredeti papíralapú dokumentum, és annak másolatát papír formában is meg kell kapni, akkor szüksége van egy másológépre - egy „másolóra”. Ha nem fér hozzá otthon, munkahelyén vagy barátaival, akkor keressen egy magáncéget, amely fénymásolási szolgáltatásokat nyújt – például sok fotóstúdió készít dokumentumokat. A közokiratokkal kapcsolatos kormányzati szerveknél fénymásolatot is készíthet - ilyen szolgáltatásokat nyújtanak adófelügyeletek, útlevélirodák, nyugdíjpénztárak stb.

Ha az eredeti papírdokumentum másolatára van szükség elektronikus formában, akkor a szkenneren kívül bármilyen modern fényképezőgépet használhat, amely képes fájlba menteni egy képet. Ez a két eszköz (szkenner és digitális fényképezőgép) lehetővé teszi a dokumentum legjobb minőségű elektronikus másolatának beszerzését. Ha csak a dokumentumban található információk fontosak, és a minőség nem fontos, használhatja a beépített kamerát mobiltelefon vagy laptop. A felsorolt ​​eszközök bármelyikével előállított papíralapú dokumentumok másolatait tartalmazó fájlok később akár elektronikusan, akár nyomtatóval kinyomtathatók.

Ha az eredeti dokumentum elektronikus formában (fájlban) található, és másolatának is fájlnak kell lennie, akkor másolatot készíthet a számítógépes program, a számítógép operációs rendszerével együtt telepítve - fájlkezelő. A Windows operációs rendszerben való elindításához csak nyomja meg egyszerre a WIN és az E (orosz У) billentyűket. Miután a megnyíló ablakban megtalálta az eredeti dokumentumot tartalmazó fájlt, kattintson rá egyszer a bal egérgombbal, majd nyomja meg a CTRL + C, majd a CTRL + V billentyűkombinációt. és az eredeti dokumentumot, de a cím elején a „Másolat” kiegészítéssel.

Ha papír másolatot kell készítenie egy elektronikus dokumentumból, akkor ehhez nyomtatóeszközre - nyomtatóra van szüksége. Ha a számítógép ilyen eszközhöz csatlakozik, akkor az eredeti dokumentumot a formátumának megfelelő szerkesztőben megnyitva nyomja meg a CTRL + P billentyűkombinációt, és a dokumentum nyomtatásra kerül. Alternatív módszer is használható, ha nincs nyomtató, de lehetőség van számítógépről dokumentum küldésére és faxszal felszerelt telefonra történő fogadására. Ezt a módszert akkor érdemes használni, ha a papírmásolat minősége nem számít.

Milyen követelményeket kell betartani az iratmásolatok készítésekor azok megőrzése érdekében? jogi ereje.

A cikkből megtudhatja:

Miért lehet szüksége a dokumentumok másolatára

A munkavállalónak joga van a munkahelyére fordulni azzal a kéréssel, hogy adjon át neki igazolást és a vele kapcsolatos dokumentumok másolatát. munkaügyi tevékenység. Az ilyen típusú személyzeti dokumentáció nem vonatkozik a minősített információkra. Ezért minden olyan dokumentumra, amely így vagy úgy kapcsolódik a megvalósításhoz munkaügyi kötelezettségek ennek a munkavállalónak a fogalma tisztségviselő ill üzleti titok nem vonatkozik. Ezt a rendelkezések megerősítik Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. IN PG/9518-6-1 számú levél 2012. december 20-án a Rostrud szakértői hasonló véleményt fogalmaznak meg.

Több típusa van dokumentumok másolatai:

• másolat- olyan dokumentum, amely tartalmilag (és bizonyos esetekben kialakításában) teljesen megegyezik az eredetivel;
• kivonat- csak a dokumentum azon részének másolata, amely közvetlenül kapcsolódik a kérelem szerzőjéhez. Akkor adják ki, ha más munkavállalók személyes adataira vonatkozó tájékoztatás, valamint egyéb védettnek vagy bizalmasnak minősített információ kizárása szükséges;
• másolat- az eredeti dokumentummal megegyező nyomtatványon készült, megfelelő jelzéssel („Másolat”) és jogi jelentőséggel bír, mint eredeti dokumentum;
• másolat másolatból- ez a típus abban az esetben készül, ha az eredeti helyrehozhatatlanul elveszett, de a másolat megmarad.

Az alkalmazottak által kért dokumentumok másolatát kérhetik például a bemutatáshoz hitelintézet, V bírói, nyugdíjpénztár, a vállalkozás, ahol részmunkaidőben dolgoznak, a nagykövetséghez vízumért, valamint más osztályokhoz.

Tudjon meg többet a dokumentumokról és levéltári hivatkozásokról szóló másolati kérelmek feldolgozásáról .

Hogyan kérhet másolatot a dokumentumokról

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 89. cikkének megfelelően a munkavállalónak a dokumentumok vagy azok másolatai iránti kérelmét a következő címre kell benyújtania. írásban. A pályázat beírható szabad formában.

A pályázat tartalmára speciális követelmények vonatkoznak. A dokumentumok másolatának kérésekor fel kell tüntetnie:

1. annak a vállalkozásnak a neve (teljes egészében), amelyhez a pályázatot elküldték;
2. a kérelem tartalma és célja;
3. a kérelmező útlevéladatai - teljes vezetékneve, keresztneve és apaneve (beleértve a leánykori nevet is), postacím, elérhetőségi számok;
4. a kérelem dátuma és a pályázó személyes aláírása átirattal.

Kérjük, vegye figyelembe: a munkavállalónak nem kell jeleznie, hogy milyen célból volt szüksége a dokumentumok másolatára.

Mikor és hogyan bocsátják ki a dokumentumok másolatait?

A munkáltatónak szükségszerűen válaszolnia kell a munkavállaló kérésére, még akkor is, ha már megtette nem dolgozik a cégnél. A kézhezvételtől számított három munkanapon belül írásbeli kérelmet, a munkavállalónak át kell adni az általa kért dokumentumok másolatait. A munkáltatónak egyúttal köteles a munkavállaló számára szükséges valamennyi igazolást, okmánymásolatot ingyenesen elkészíteni és kiállítani a rendelkezésekből következően. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve.

A dokumentumok másolatai postai úton is átvehetők. Ehhez a munkavállalónak az iratmásolat kiállítása iránti kérelem megírásakor jeleznie kell, hogy a kérelemben felsorolt ​​dokumentumokat az általa megadott címre kell eljuttatni. postán küldeni.

Hogyan készítsünk másolatot a dokumentumokról

A dokumentum másolataúgy kell formázni, hogy az eredeti egyértelműen azonosítható legyen. Ezért nem csak az eredetiben található információkat reprodukálja, hanem a kialakításának külső jeleit is. A másolatok készítéséhez általában a következőket kell használni: technikai eszközökkel mint egy szkenner vagy másoló.

Ebben az esetben a dokumentumok másolatának jogi jelentőségükben hasonlónak kell lennie a forrásdokumentumokhoz. Ezért különleges követelmények vonatkoznak a dokumentumok másolataira, amelyek betartása megerősíti az eredeti fénymásolatának vagy elektronikus képének jogi erejét.

Ahhoz, hogy a másolatot jogilag jelentős okiratnak lehessen tekinteni, azt az előírt módon hitelesíteni kell. Ehhez a dokumentum másolatán az alábbi kötelező adatokat kell kitölteni:

1. „Igaz” tanúsító felirat („A másolat igaz”);
2. a másolatot hitelesítő felelős személy beosztása;
3. személyes aláírása;
4. aláírás visszafejtése (iniciálusok, vezetéknév);
5. tanúsítás dátuma.

A dokumentumok másolatának elkészítésére vonatkozó követelményeknek megfelelően megállapított 3.26 A GOST R 6.30-2003 szerint a másolatot aláíró felelős személy aláírását a másolatok hitelesítésére szolgáló vállalkozás speciális pecsétjével is igazolni kell. Általában erre a célra a HR osztály pecsétjét használják.

Hogyan készítsünk másolatot az elektronikusan elküldendő dokumentumokról

A másolási technológia használata lehetővé teszi, hogy ne csak pontos másolatot készítsen bármely dokumentumról, hanem a javításokat is elvégezze. Például egy aláírást be lehet ágyazni egy dokumentum képébe, így csak az iratmásolat költséges törvényszéki kézírás-vizsgálata derítheti ki a hamisítást. Ez elkerülhető az elektronikusan előállított iratmásolatok hitelesítésével, speciálisan kiállított dokumentumokkal. egyénileg elektronikus aláírások.

Abban az esetben, ha a dokumentumokról másolatot kell készíteni és el kell küldeni a email, egyszerűnek kell lenniük elektronikus aláírás munkáltató.

Ezenkívül ez a formátum a dokumentumok másolatának biztosítására csak mindkét fél – mind a kérelmező, mind a munkáltató – beleegyezésével megengedett (a 2011. április 6-i 63-FZ törvény 6. és 9. cikke). Ennek figyelembevételével a munkáltató nem köteles, de az iratról elektronikus aláírásával igazolva másolatot állíthat ki.

Lehetséges-e megtagadni az alkalmazottak dokumentumok másolatának átadását?

A munkáltatónak nincs joga figyelmen kívül hagyni a kérést, vagy megtagadni a munkavállalótól a munkatevékenységére vonatkozó tájékoztatást.

Előfordulhat azonban olyan helyzet, amikor a kért dokumentummásolatok más munkavállalók személyes adatait tartalmazzák, vagy lehetetlen a kért formátumban információt adni. Ebben az esetben tájékoztatást kell adni igazolás formájában vagy kivonatok a szükséges dokumentumból. E megközelítés jogszerűségét a jogi eljárások lefolyása megerősítette.

Vannak helyzetek, amikor egy munkavállaló, aki szabadságon van, a későbbiekkel elbocsátásés miután már megkapta a teljes kifizetést, kérelmet küld a vállalkozásnak a számára már kiállított dokumentumok másolataiért, például egy munkafüzetért. Szerint munkaügyi jogszabályok, ezt a dokumentumot a szabadsága előtti utolsó munkanapon kell megkapnia. Egy időben munkaügyi kapcsolatok a munkavállaló és a munkáltató között továbbra is folyamatban van, és csak a munkavállaló szabadságának utolsó napján ér véget.

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve szerint a munkáltató csak a birtokában lévő dokumentumokról adhat másolatot. IN ebben az esetben, munkakönyv már a munkavállaló kezében vannak, és a munkáltató csak továbbfoglalkoztatás esetén tudja elfogadni tőle ( Művészet. 65 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve). Kiderül, hogy a munkáltatónak formális joga van megtagadni a munkavállalót, jóllehet továbbra is munkaviszonyban áll vele.

Ezért a munkavállalónak másolatot kell készítenie és hitelesítenie kell az iratokról, vagy egyszerű másolatot kell készítenie, és szükség esetén az eredetivel egyidejűleg be kell mutatnia.