Sulle nuove regole del lavoro d’ufficio “dalla bocca del cavallo. Regole per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali Organizzazione del flusso di documenti negli organi esecutivi federali

Applicazione. Elenco delle informazioni obbligatorie sui documenti utilizzati ai fini della registrazione e della ricerca di documenti nei sistemi di gestione elettronica dei documenti delle autorità esecutive federali

Decreto del governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 N 477
"Sull'approvazione del Regolamento per il lavoro d'ufficio in organi federali ramo esecutivo"

Con modifiche e integrazioni da:

"sistema gestione elettronica dei documenti" - un sistema informativo automatizzato che garantisce la creazione di documenti elettronici e copie elettroniche di documenti, la loro gestione, conservazione e accesso agli stessi, nonché la registrazione dei documenti;

"gestione elettronica dei documenti"- flusso di documenti utilizzando sistema informativo.

Altri concetti utilizzati nelle presenti Regole corrispondono ai concetti definiti nella legislazione Federazione Russa.

III. Creazione di documenti nell'organo esecutivo federale

5. I documenti redatti dall'organo esecutivo federale sono redatti su carta intestata, su fogli standard di formato A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm), o sotto forma di documenti elettronici e devono avere un formato stabilito composizione dei dettagli, loro ubicazione e registrazione.

6. Le forme dell'organo esecutivo federale si sviluppano in base alla variante angolare o longitudinale della collocazione dei particolari. Nella versione ad angolo, i dettagli del modulo si trovano nell'angolo in alto a sinistra del foglio. Nella versione longitudinale i dettagli del modulo si trovano al centro del foglio lungo il margine superiore.

Quando si creano documenti elettronici nel sistema di gestione elettronica dei documenti, vengono utilizzati modelli di documenti elettronici.

7. Ciascun foglio di un documento, redatto sia su carta intestata che su foglio standard, deve avere margini di almeno 20 mm a sinistra, 10 mm a destra, 20 mm in alto e 20 mm in alto. metter il fondo a.

9. I dettagli dei documenti creati nel corso delle attività dell'organo esecutivo federale sono:

a) Emblema dello Stato della Federazione Russa;

b) il nome dell'organo esecutivo federale;

c) il nome dell'unità strutturale dell'organo esecutivo federale;

d) titolo professionale;

e) dati di riferimento dell'organo esecutivo federale;

f) nome del tipo di documento;

g) data del documento;

H) numero di registrazione documento;

j) luogo di compilazione (pubblicazione) del documento;

k) timbro che vieta l'accesso al documento;

l) destinatario;

m) timbro di approvazione del documento;

o) istruzioni per l'esecuzione dell'atto (delibera);

n) titolo del testo;

p) testo del documento;

c) marchio di controllo;

r) nota sulla domanda;

y) firma;

x) timbro di approvazione del documento;

h) stampa;

x) contrassegno sull'autenticazione della copia;

y) una nota sull'esecutore;

e) una nota sull'esecuzione dell'atto e sul suo invio al fascicolo;

y) una nota al ricevimento del documento;

10. La composizione dei dettagli del documento è determinata dal suo tipo e dal suo scopo.

11. L'approvazione di un documento da parte dell'organo esecutivo federale viene rilasciata con un visto da parte di un funzionario autorizzato dell'organo esecutivo federale. Coordinamento di un documento creato dall'organo esecutivo federale con altri organi potere statale e organizzazioni è redatto con un timbro di approvazione (foglio), un protocollo o una lettera di approvazione.

IV. Requisiti per l'organizzazione del flusso di documenti nell'organo esecutivo federale

12. Nel flusso documentale dell'organo esecutivo federale si distinguono i seguenti flussi documentali:

a) documentazione in arrivo (incoming);

b) documentazione inviata (in uscita);

c) documentazione interna.

13. Nell'organo esecutivo federale la consegna e l'invio dei documenti avviene mediante i servizi postali, le comunicazioni tramite corriere e le telecomunicazioni.

14. I documenti ricevuti dall'organo esecutivo federale vengono sottoposti all'elaborazione iniziale, alla registrazione, all'esame preliminare, al trasferimento alla direzione a titolo oneroso nel servizio di gestione dell'ufficio, vengono trasferiti agli esecutori e, dopo l'esecuzione, vengono inseriti negli archivi.

15. Il trattamento primario dei documenti ricevuti comprende la verifica della corretta consegna dei documenti e della disponibilità dei documenti e degli allegati agli stessi, nonché la distribuzione dei documenti tra quelli registrati e quelli non soggetti a registrazione.

16. La registrazione dei documenti ricevuti e creati viene effettuata il giorno del ricevimento, della creazione (firma o approvazione) o il giorno lavorativo successivo, salvo diversamente stabilito dalla legislazione della Federazione Russa.

18. I documenti registrati vengono trasferiti dal servizio di gestione dei documenti a titolo oneroso al capo dell'organo esecutivo federale o altrimenti per decisione del capo dell'organo esecutivo federale funzionari organo esecutivo federale.

I documenti o le loro copie con le istruzioni per l'esecuzione (delibere) vengono trasferiti dal servizio di gestione dell'ufficio agli esecutori.

19. L'originale del documento viene inviato all'unità strutturale dell'organo esecutivo federale responsabile dell'esecuzione del documento. Se ci sono più esecutori, il documento originale viene trasferito all'unità strutturale che è l'esecutore responsabile, e le restanti unità ricevono una copia del documento.

Se all'esecutore viene fornito l'accesso a una copia elettronica del documento nel sistema di gestione elettronica dei documenti, il documento originale può rimanere nel servizio di gestione dei documenti, se ciò è stabilito dalle istruzioni per la gestione dei documenti nell'organo esecutivo federale.

20. Documenti dopo la firma del capo dell'organo esecutivo federale o di un altro persona autorizzata trasferito al servizio di gestione dell'ufficio per la registrazione e la spedizione.

21. Il servizio di gestione dell'ufficio verifica la correttezza del documento, la completezza del documento e la corrispondenza del numero di copie del documento alla mailing list. I documenti compilati in modo errato vengono restituiti al contraente.

22. I documenti devono essere inviati il giorno della loro registrazione o il giorno lavorativo successivo.

23. Il trasferimento dei documenti tra le divisioni strutturali dell'organo esecutivo federale viene effettuato tramite il servizio di gestione dell'ufficio.

24. Nell'organo esecutivo federale, il servizio di gestione dell'ufficio conserva i registri dei documenti in entrata, creati e inviati. I dati sul numero di documenti vengono riepilogati, analizzati dal servizio di gestione dei documenti e presentati al capo dell'organo esecutivo federale secondo le modalità da lui stabilite.

25. Ai fini della registrazione e della ricerca di documenti nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale, le informazioni obbligatorie sui documenti vengono utilizzate in conformità con l'Appendice. Il sistema elettronico di gestione dei documenti dell'organo esecutivo federale può utilizzare informazioni aggiuntive sui documenti.

V. Fondo documentario dell'organo esecutivo federale

26. Organo esecutivo federale:

a) costituisce il proprio fondo documentario con documenti generati nel corso delle sue attività;

b) sviluppa e approva, in accordo con l'organo esecutivo federale nel campo degli affari archivistici, un elenco dei documenti generati nel processo delle sue attività, nonché nelle attività delle organizzazioni ad esso subordinate, indicando i periodi di conservazione;

Informazioni sulle modifiche:

Con decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356, il paragrafo 26 è stato integrato con la lettera “c”

c) sviluppa e approva un album di modelli forme unificate documenti creati dall'organo esecutivo federale.

27. La formazione del fondo documentario dell'organo esecutivo federale viene effettuata dal servizio di gestione dei registri compilando una nomenclatura dei casi, formando e registrando i fascicoli, garantendo la loro sicurezza, registrando e trasferendo i casi nell'archivio dell'organo esecutivo federale.

28. Nomenclatura degli affari dell'organo esecutivo federale:

a) compilato dal servizio di gestione dell'ufficio sulla base delle nomenclature dei casi di divisioni strutturali;

b) approvato dopo l'approvazione da parte della commissione centrale di esperti dell'organo esecutivo federale da parte del capo dell'organo esecutivo federale entro la fine dell'anno in corso ed entrato in vigore il 1 gennaio dell'anno successivo;

c) una volta ogni 5 anni è concordato con la commissione di verifica degli esperti della Confederazione archivio di stato, al quale vengono trasferiti per l'archiviazione permanente i documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa generati nel corso delle attività dell'organo esecutivo federale;

d) in caso di modifica delle funzioni e della struttura dell'organo esecutivo federale, è soggetto all'accordo con la commissione di verifica degli esperti dell'archivio federale dello Stato.

29. I nomi delle sezioni della nomenclatura degli affari dell'organo esecutivo federale sono i nomi delle divisioni strutturali dell'organo esecutivo federale.

30. I casi sono formati in conformità con la nomenclatura dei casi, nonché nel rispetto dei principi di sistematizzazione dei documenti e della loro distribuzione (raggruppamento) in casi di conservazione permanente, temporanea (oltre 10 anni), compresi i fascicoli sul personale, e stoccaggio temporaneo (fino a 10 anni compresi).

31. I casi dalla data della loro formazione fino al trasferimento negli archivi dell'organo esecutivo federale o alla distruzione sono conservati nelle unità strutturali del luogo della loro formazione.

32. I casi vengono rilasciati per uso temporaneo ai dipendenti delle unità strutturali per un periodo determinato dal capo dell'organo esecutivo federale e dopo la sua scadenza sono soggetti a restituzione.

Altri agenzie governative e organizzazioni, i casi vengono emessi sulla base delle loro richieste scritte con il permesso del capo dell'organo esecutivo federale o del suo sostituto responsabile delle questioni relative alla gestione dei documenti.

33. Rimozione di documenti dagli archivi conservazione permanenteè consentito in casi eccezionali e viene effettuato con il permesso del capo dell'organo esecutivo federale, lasciando agli atti una copia del documento autenticato in nel modo prescritto e un atto sui motivi del rilascio dell'originale.

34. I casi di periodo di conservazione permanente e temporanea (oltre 10 anni) vengono trasferiti negli archivi dell'organo esecutivo federale non prima di 1 anno e non oltre 3 anni dal completamento dei casi da parte del servizio di gestione dei documenti. Il trasferimento dei fascicoli agli archivi dell'organo esecutivo federale viene effettuato sulla base degli inventari dei casi di archiviazione permanenti e temporanei (oltre 10 anni) e dei fascicoli del personale formati nelle divisioni strutturali dell'organo esecutivo federale. I casi con un periodo di conservazione temporaneo (fino a 10 anni compresi) non vengono trasferiti negli archivi dell'organo esecutivo federale e sono soggetti a distruzione secondo le modalità prescritte alla scadenza del periodo di conservazione.

35. La base per la compilazione degli inventari dei casi di custodia permanente e temporanea (oltre 10 anni) è la nomenclatura dei casi.

36. La procedura per la compilazione della nomenclatura dei casi e degli inventari dei casi, la formazione e la registrazione dei casi, nonché la distruzione dei casi di conservazione temporanea nell'organo esecutivo federale è determinata dall'organo esecutivo federale nel campo degli affari archivistici.

VI. Peculiarità del lavoro con documenti elettronici nell'organo esecutivo federale

37. I documenti elettronici vengono creati, elaborati e archiviati nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale.

38. Il documento informatico deve essere rilasciato ai sensi regole generali lavoro d'ufficio e disporre dei dettagli stabiliti per un documento simile su carta, ad eccezione del richiesto “Emblema di Stato della Federazione Russa”.

L'organo esecutivo federale utilizza documenti elettronici(senza previa documentazione cartacea) e copie elettroniche dei documenti.

39. La composizione dei documenti elettronici creati dall'organo esecutivo federale è stabilita dall'elenco dei documenti, la cui creazione, conservazione e utilizzo sono effettuati esclusivamente sotto forma di documenti elettronici durante l'organizzazione attività interne organo esecutivo federale, sviluppato sulla base delle raccomandazioni dell'Agenzia archivistica federale.

L'elenco dei documenti, la cui creazione, conservazione e utilizzo vengono effettuati esclusivamente sotto forma di documenti elettronici nell'organizzazione delle attività interne di un organo esecutivo federale, è approvato dal capo di questo organo esecutivo federale in accordo con l'Archivio federale Agenzia.

40. Documenti informatici inviati ad enti e autorità governative governo locale, sono firmati con una firma elettronica qualificata avanzata di un funzionario dell'organo esecutivo federale in conformità con la legge federale "Sulla firma elettronica".

41. Il sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale può utilizzare metodi di conferma delle azioni con documenti elettronici che utilizzano altri tipi di firme elettroniche in conformità con la legge federale "Sulla firma elettronica".

42. La ricezione e l'invio di documenti informatici è effettuata dal servizio di gestione dell'ufficio.

43. Dopo aver ricevuto i documenti elettronici firmati con firma elettronica, il servizio di gestione dell'ufficio verifica la validità della firma elettronica.

44. Dopo aver incluso i documenti elettronici nel sistema di gestione elettronica dei documenti, vengono generati i dati di registrazione e contabilità del documento, garantendo la gestione del documento, compresa la sua ricerca, l'accesso al documento, il controllo, l'archiviazione, l'uso e altri dati.

45. I documenti creati dall'organo esecutivo federale e (o) ricevuti dall'organo esecutivo federale su carta sono registrati nel sistema di gestione elettronica dei documenti con la creazione di una copia elettronica di tale documento al suo interno.

46. La registrazione e la contabilità dei documenti elettronici vengono effettuate nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale.

47. I documenti elettronici vengono trasformati in file elettronici secondo la nomenclatura dei file.

La nomenclatura dei casi indica che il caso viene condotto in forma elettronica, che viene annotato nel titolo della causa o nella colonna “Nota”.

48. I documenti elettronici, dopo essere stati redatti o inviati, sono soggetti a conservazione secondo le modalità prescritte nei sistemi informatici dell'organo esecutivo federale per i periodi previsti per analoghi documenti cartacei.

49. Dopo la scadenza dei termini stabiliti per l'archiviazione dei documenti elettronici, questi sono soggetti a distruzione sulla base di un atto approvato dal capo dell'organo esecutivo federale.

Anna ERMOLAEVA

NUOVE REGOLE DI PROCEDURA PROCEDURA NEGLI ORGANI ESECUTIVI FEDERALI: PROBLEMI DI APPLICAZIONE

L'articolo fornisce un'analisi critica delle nuove regole per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali e ne prevede l'impatto sull'organizzazione del lavoro con i documenti ufficiali.

Nell'articolo viene fornita l'analisi critica delle nuove regole di gestione dei documenti negli organi esecutivi federali; si prevede la sua influenza sul lavoro con i documenti ufficiali.

Parole chiave:

autorità esecutive, lavoro d'ufficio, documento cartaceo, documento elettronico; autorità esecutive, gestione degli atti, documenti in formato cartaceo, documenti elettronici.

In conformità con la legislazione federale, il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali deve essere svolto in conformità con le regole approvate dal governo della Federazione Russa1. Queste norme sono apparse tre anni dopo l'entrata in vigore di questa norma2. Durante tutto questo periodo, l'organizzazione del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali è stata effettuata sulla base Istruzioni standard sulla gestione degli uffici3, il cui riferimento è contenuto in due regolamenti. Si può discutere in merito status giuridico queste istruzioni, ma poiché il nostro Paese non dispone ancora di un sistema chiaramente strutturato di atti normativi sanciti dalla legge federale pertinente, questo sarà un compito ingrato. Tuttavia, va notato che in assenza regolamentazione legislativa Nell'area del supporto documentale per la direzione, questa istruzione ha svolto indirettamente una funzione importante nel garantire l'uniformità nei processi di documentazione e organizzazione del lavoro con i documenti ufficiali in tutta la Federazione Russa.

L'adozione nel giugno 2009 della risoluzione n. 477 del governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 “Sull'approvazione delle regole del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali” ci consente di affermare la legittimità della natura normativa delle nuove regole del lavoro d'ufficio. Sulla base di queste regole, le autorità esecutive federali, d'intesa con l'Agenzia archivistica federale, devono emanare istruzioni individuali sulla tenuta dei registri. Oltretutto, norme legali, contenute nella normativa, si applicano agli altri enti pubblici, nonché agli enti locali.

Sorge la domanda: cosa ha causato la sostituzione del tipo tradizionale di documento - istruzioni che regolano la portata della documentazione

1 Legge federale del 27 luglio 2006 n. 149-FZ “Sulle informazioni, tecnologie dell'informazione e sulla protezione delle informazioni" // SZ RF, 2006, n. 31 (1 parte), art. 3448.

2 Decreto del governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 n. 477 "Sull'approvazione delle regole del lavoro d'ufficio nelle autorità esecutive federali" // SZ RF, 2009, n. 25, art. 3060.

3 Ordinanza del Ministero della Cultura della Federazione Russa dell'8 novembre 2005 n. 536 "Sulle istruzioni standard per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali" (registrata dal Ministero della Giustizia della Federazione Russa il 27 gennaio 2006 n. 7418) // Giornale russo, 2006, 7 febbraio.

ERMOLAEVA

Vsevolodovna - candidato di scienze storiche, professore del dipartimento

supporto documentale per la gestione dei PAGS intitolati. PA Stolypin [e-mail protetta]

garantire la gestione, sulle regole? La classificazione delle istruzioni nella categoria degli atti normativi è chiaramente stabilita nel relativo decreto del Governo della Federazione Russa1. Non c'è dubbio che la regolamentazione del “settore che fornisce documentazione e organizzazione del lavoro con documenti ufficiali” presuppone, innanzitutto, l'istituzione di una tecnologia unificata volta a implementare tutte le fasi della vita operativa di un documento

Dal momento della creazione all'esecuzione della funzione corrispondente. Per questi scopi, le istruzioni come tipo di documento erano le più preferibili, poiché il suo contenuto, a differenza di altri tipi di regolamenti, consente di ottenere risposte non solo alla domanda: cosa fare, ma anche come farlo. Riferimento al fatto che la prerogativa atto normativo- l'istituzione di norme generali senza un meccanismo per la loro attuazione, in particolare in relazione ai processi di informazione e documentazione, non è giustificata, e il contenuto stesso delle nuove Regole indica il contrario.

Il titolo del documento in esame contiene alcune deviazioni dalla formulazione contenuta nella legge federale del 27 luglio 2006 n. 149-FZ "Sull'informazione, sulle tecnologie dell'informazione e sulla protezione delle informazioni", secondo la quale dovrebbero essere stabilite le regole per la condotta di “gestione dei record e flusso dei documenti”. Questa imprecisione nell'uso della terminologia fu subito notata dagli studiosi di documenti e dagli archivisti. Il termine "flusso di documenti" è secondario rispetto al termine "lavoro d'ufficio", poiché l'organizzazione del flusso di documenti è una delle componenti del lavoro d'ufficio come ramo di attività indipendente.

Esiste diversa interpretazione ragioni per l’uso e l’effettiva istituzione dell’uguaglianza tra questi due termini. Una delle versioni è che il termine "lavoro d'ufficio" si riferisce alla sfera dell'organizzazione del lavoro con documenti su carta e il termine "flusso di documenti"

1 Decreto del governo della Federazione Russa del 13 agosto 1997 n. 1009 “Sull'approvazione delle norme per la preparazione degli atti normativi degli organi esecutivi federali e dei loro registrazione statale"(come modificato il 24 marzo 2009) // SZ RF, 1997, n. 33, art. 3895; Giornale russo, 2009, 27 marzo.

che è ampiamente utilizzato dai rappresentanti tecnologia informatica, denota procedure tecnologiche per organizzare il lavoro con documenti elettronici. Tuttavia, la tecnologia per organizzare il lavoro con documenti su supporto cartaceo ed elettronico è identica e include procedure standard(raccolta, elaborazione, trasmissione, conservazione, ecc.), per la realizzazione dei quali vengono utilizzati diversi strumenti ( mezzi tecnici). Ciò è confermato dalle nuove Regole per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali, che riflettono i principi di base dell'organizzazione del lavoro con documenti su supporto cartaceo ed elettronico.

Per determinare il significato pratico delle disposizioni contenute nelle Regole, è stata condotta un'indagine scritta tra i dipendenti pubblici statali enti territoriali ramo esecutivo (52 persone in totale) - studenti del programma di formazione avanzata "Supporto alla documentazione per la gestione e nuove regole del lavoro d'ufficio". Nell'ambito di questo articolo ci soffermeremo solo su alcune delle disposizioni che hanno suscitato il maggior dibattito e forniremo i dovuti commenti.

Il primo aspetto è la forma esterna dei documenti. Secondo il Regolamento, "il servizio di gestione dell'ufficio verifica la correttezza del documento" e "i documenti eseguiti in modo errato vengono restituiti al contraente" (clausola 21). Tuttavia, non indica quali standard nazionali o locali documenti normativi devono essere conformi, fatta eccezione per la dichiarazione che "la composizione dei dettagli del documento è determinata dal suo tipo e dal suo scopo" (comma 10). Come sai, la determinazione del tipo di documento è direttamente correlata al suo scopo. A sua volta, lo scopo del documento è determinato dalle specificità delle attività sia del sistema delle autorità esecutive in generale, sia delle funzioni di una specifica autorità esecutiva in particolare. Tuttavia, le norme sulla gestione degli uffici in esame mancano dei criteri di base che determinerebbero un approccio sistematico per stabilire il tipo di documenti specificamente negli organi esecutivi federali.

Si applicano inoltre le disposizioni del Regolamento in materia

la creazione di documenti contrasta con quanto previsto dalla norma per il Sistema Unificato di Documentazione Organizzativa e Amministrativa (USORD)1 sia per quanto riguarda il numero dei dettagli utilizzati che per la loro denominazione. Va notato che questo standard è stato sviluppato per garantire l’uniformità forma esterna principale documenti di gestione, e la sua unicità sta nel fatto che viene utilizzato in qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla sua forma di proprietà. Pertanto, abbandonare l’unificazione esistente potrebbe avere un impatto negativo attività pratiche autorità esecutive in tutto il settore verticale nella loro interazione sia con le persone giuridiche che con gli individui. Ignorare quanto previsto dalla norma riguardante la regolamentazione del design dei dettagli stessi non solo non garantirà un'unificazione della forma esterna dei documenti in corso di realizzazione, ma consentirà anche la manipolazione delle informazioni fornite. Questa osservazione, in particolare, vale per lo spread in ultimamente la pratica di rilasciare tali indicazioni come un “segno di presenza allegati”, che indica solo il numero di fogli (ad esempio: Allegati: solo 51 fogli). Come identificare, in questo caso, la composizione degli allegati se non sono indicati i nomi delle tipologie di documenti allegati, il numero di fogli in ciascuno di essi e la disponibilità delle copie necessarie?

Va notato che le Regole stabiliscono dettagli solo per i documenti creati nel corso delle attività dell'organo esecutivo federale. Di conseguenza, il flusso dei documenti in entrata si è rivelato estraneo al regolamento in termini di compilazione dei dettagli necessari su di essi. Di conseguenza, le “istruzioni per l'esecuzione di un atto” potrebbero non costituire un elemento obbligatorio per documento in arrivo, che richiedono una decisione (esecuzione), oppure possono essere redatti su un foglio separato.

L'aspetto successivo è l'organizzazione del lavoro con i documenti elettronici

1 GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la redazione dei documenti”, approvato. Risoluzione dello standard statale della Federazione Russa del 3 marzo 2003 n. 65. - M., Casa editrice degli standard IPC, 2003.

nell’organo esecutivo federale. La presenza nel Regolamento di una sezione speciale dedicata a questa categoria di documenti è stata notata da tutti i partecipanti al sondaggio e, secondo gli intervistati, contribuirà a migliorare l'organizzazione del lavoro d'ufficio. Con l'introduzione del nuovo Regolamento, l'istituzione dell'art principi generali nell'organizzazione del lavoro con documenti su supporti cartacei ed elettronici:

La necessità di sviluppare una nomenclatura unificata dei casi;

Regolamento informazioni obbligatorie sui documenti utilizzati ai fini della registrazione e della ricerca nei sistemi documentali;

Determinazione di periodi di conservazione dei documenti informatici, assimilati ai documenti cartacei, ecc.

Ciò richiede lo sviluppo di metodi unificati per classificare e codificare le informazioni documentate e costruire un sistema centralizzato di recupero delle informazioni per i documenti dell'organo esecutivo federale.

E l'ultimo aspetto. Essendo una delle principali disposizioni contenute nella Sez. 5 “Fondo documentario dell'organo esecutivo federale”, si rileva la necessità di elaborare un elenco dei documenti generati nel processo di attività dell'organo esecutivo federale e delle sue organizzazioni subordinate con l'indicazione dei periodi di conservazione. Tuttavia, la soluzione di questo problema è impossibile senza un miglioramento del processo di gestione stesso, che richiede un chiarimento dei compiti che devono affrontare l’autorità esecutiva e una chiara distribuzione di questi compiti e funzioni per la loro attuazione tra tutte le organizzazioni e divisioni strutturali. Uno dei problemi principali è la mancanza di sviluppo dei processi documentali sia a livello statale che dipartimentale.

Uno studio approfondito delle aree di attività gestionale, scomponendo le aree in funzioni, sottofunzioni, compiti, procedure, determinando e consolidando la composizione dei documenti che servono a formalizzare ciascuna procedura, ovvero la progettazione di un sistema di documentazione che rifletta quest'area di attività è attualmente in corso nell'ambito dello sviluppo dell'amministrazione

regolamenti di esecuzione funzioni governative(servizi). Pertanto, questo elenco dovrebbe accumulare tutti i tipi e le varietà di documenti che accompagnano l'attuazione di tutte le funzioni e servizi di una particolare autorità esecutiva in tutto il verticale. Secondo il Regolamento, l'elenco dei documenti elaborato deve essere concordato con l'Agenzia archivistica federale. Tuttavia, sembra che questa procedura sarà formale e solo di natura dichiarativa, poiché si suppone che l'accordo venga concluso nella fase finale della formazione sistema dipartimentale documentazione.

Pertanto, anche un'analisi incompleta delle Regole indica la necessità di affinare e specificare alcune disposizioni esistenti e di includerne di nuove, che richiederanno opportune integrazioni e modifiche. Formuliamo alcune indicazioni principali che, a nostro avviso, consentiranno, da un lato, di garantire l'unificazione dei processi di documentazione e, dall'altro, di riflettere le specificità della documentazione delle attività di una particolare autorità esecutiva:

1) le modifiche e le integrazioni dovranno garantire l'armonizzazione del sistema terminologico in materia di supporto informativo e documentale al management;

il cosiddetto “approccio impiegatizio” all'organizzazione del lavoro con documenti ufficiali allo sviluppo di un sistema di gestione della documentazione (gestione delle informazioni);

3) una delle disposizioni chiave delle Regole dovrebbe essere l'indicazione della necessità di sviluppo da parte di un'autorità esecutiva (ministero, servizio federale, agenzia) funzionale sistemi unificati documentazione e il loro successivo inserimento Classificatore tutto russo documentazione gestionale1. Lo sviluppo di questi sistemi deve essere coordinato organo esecutivo, responsabile di supporto documentale gestione e basarsi su un unico base metodologica. Solo se queste condizioni saranno soddisfatte sarà possibile implementare il flusso documentale aziendale interdipartimentale.

In definitiva, il Regolamento dell'Ufficio dovrebbe diventare parte integrante del sistema di regolamenti che disciplinano le attività delle autorità esecutive federali e il principale documento organizzativo e normativo nel campo della gestione dei documenti.

GOVERNO DELLA FEDERAZIONE RUSSA

RISOLUZIONE

SULL'APPROVAZIONE DEL REGOLAMENTO

ATTI D'UFFICIO NEGLI ORGANI FEDERALI

POTERE ESECUTIVO

Elenco dei documenti modificabili

(come modificato dai Decreti del Governo della Federazione Russa del 07/09/2011 N751 ,

I. DISPOSIZIONI GENERALI

1. Il presente Regolamento stabilisce una procedura uniforme per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali.

2. Le presenti Norme non si applicano all'organizzazione del lavoro con documenti contenenti segreti di Stato.

3. L'organo esecutivo federale, sulla base del presente Regolamento, tenendo conto delle condizioni e delle specificità delle sue attività, elabora istruzioni per il lavoro d'ufficio, approvate dal capo dell'organo esecutivo federale d'intesa con l'organo esecutivo federale competente delle questioni archivistiche.

II. TERMINI E DEFINIZIONI

(modificato) Regolamenti

4. Ai fini del presente Regolamento si utilizzano i seguenti termini e definizioni:

(modificato) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

“documentazione”: registrazione di informazioni su supporti materiali nel modo prescritto;

Il “lavoro d'ufficio” è un'attività che garantisce la creazione di documenti ufficiali e l'organizzazione del lavoro con essi nelle autorità esecutive federali;

"documento" - documento ufficiale creato da un ente statale, ente governativo locale, legale o un individuo, redatto secondo le modalità prescritte e incluso nel flusso di documenti dell'organo esecutivo federale;

“flusso di documenti” - il movimento dei documenti dal momento della loro creazione o ricezione fino al completamento dell'esecuzione, all'inserimento nel fascicolo e (o) all'invio;

"dettagli del documento" - un elemento di un documento necessario per la sua esecuzione e organizzazione del lavoro con esso;

(modificato) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

"documento originale" - la prima o unica copia del documento;

“copia di un documento” è un documento che riproduce integralmente le informazioni del documento originale e le sue caratteristiche esterne, e non ha valore legale;

“registrazione del documento” - assegnazione di un numero di registrazione a un documento, inserendo informazioni sul documento nel modulo di registrazione e contabilità;

(modificato) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

“nomenclatura dei casi” - un elenco sistematico dei titoli dei casi che indica i loro periodi di conservazione;

(modificato) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

"caso" - una serie di documenti o un documento separato relativo a una questione o area di attività dell'organo esecutivo federale;

“Servizio di lavoro d'ufficio” - un'unità strutturale incaricata delle funzioni di tenuta dei registri, nonché persone responsabili della tenuta dei registri in altre divisioni strutturali;

(modificato) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

“copia elettronica di un documento” - una copia di un documento creato in formato elettronico;

(modificato) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

il paragrafo non è più valido. - Risoluzione Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356;

“sistema di gestione elettronica dei documenti” - un sistema informativo automatizzato che garantisce la creazione di documenti elettronici e copie elettroniche di documenti, la loro gestione, archiviazione e accesso agli stessi, nonché la registrazione dei documenti;

(modificato) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

"flusso di documenti elettronici" - flusso di documenti che utilizza un sistema informativo.

(paragrafo inserito Risoluzione

Altri concetti utilizzati nelle presenti Regole corrispondono ai concetti definiti nella legislazione della Federazione Russa.

(paragrafo inserito Risoluzione Governo della Federazione Russa del 07/09/2011 N 751)

III. CREAZIONE DI DOCUMENTI PRESSO L'AUTORITÀ FEDERALE

POTERE ESECUTIVO

Quando si creano documenti elettronici nel sistema di gestione elettronica dei documenti, vengono utilizzati modelli di documenti elettronici.

(modificato) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

8. I moduli campione e i modelli di documenti elettronici sono approvati dal capo dell'organo esecutivo federale.

(clausola 8 come modificata) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

9. I dettagli dei documenti creati nel corso delle attività dell'organo esecutivo federale sono:

a) Emblema dello Stato della Federazione Russa;

b) il nome dell'organo esecutivo federale;

c) il nome dell'unità strutturale dell'organo esecutivo federale;

d) titolo professionale;

e) dati di riferimento dell'organo esecutivo federale;

f) nome del tipo di documento;

g) data del documento;

h) numero di registrazione del documento;

j) luogo di compilazione (pubblicazione) del documento;

k) timbro che vieta l'accesso al documento;

l) destinatario;

m) timbro di approvazione del documento;

o) istruzioni per l'esecuzione dell'atto (delibera);

n) titolo del testo;

p) testo del documento;

c) marchio di controllo;

r) nota sulla domanda;

y) firma;

t) segno di firma elettronica;

x) timbro di approvazione del documento;

h) stampa;

x) contrassegno sull'autenticazione della copia;

y) una nota sull'esecutore;

e) una nota sull'esecuzione dell'atto e sul suo invio al fascicolo;

y) una nota al ricevimento del documento;

(clausola 9 come modificata) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

10. La composizione dei dettagli del documento è determinata dal suo tipo e dal suo scopo.

11. L'approvazione di un documento da parte dell'organo esecutivo federale viene rilasciata con un visto da parte di un funzionario autorizzato dell'organo esecutivo federale. Il coordinamento di un documento creato dall'organo esecutivo federale con altri enti e organizzazioni governative è formalizzato con un timbro di approvazione (foglio), un protocollo o una lettera di approvazione.

IV. REQUISITI PER L'ORGANIZZAZIONE DEL FLUSSO DOCUMENTALE NELLA FEDERAZIONE

ORGANO ESECUTIVO

12. Nel flusso documentale dell'organo esecutivo federale si distinguono i seguenti flussi documentali:

a) documentazione in arrivo (incoming);

b) documentazione inviata (in uscita);

c) documentazione interna.

13. Nell'organo esecutivo federale la consegna e l'invio dei documenti avviene mediante i servizi postali, le comunicazioni tramite corriere e le telecomunicazioni.

(clausola 16 come modificata) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

17. Perdita di potere. - Risoluzione Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356.

I documenti o le loro copie con le istruzioni per l'esecuzione (delibere) vengono trasferiti dal servizio di gestione dell'ufficio agli esecutori.

(Clausola 18 come modificata) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

(paragrafo inserito Risoluzione Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

(clausola 20 come modificata) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

22. I documenti devono essere inviati il giorno della loro registrazione o il giorno lavorativo successivo.

23. Il trasferimento dei documenti tra le divisioni strutturali dell'organo esecutivo federale viene effettuato tramite il servizio di gestione dell'ufficio.

25. Ai fini della registrazione e della ricerca di documenti nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale, vengono utilizzate le informazioni obbligatorie sui documenti in conformità con. Il sistema elettronico di gestione dei documenti dell'organo esecutivo federale può utilizzare informazioni aggiuntive sui documenti.

V. FONDO DOCUMENTARIO DELL'AUTORITÀ FEDERALE

POTERE ESECUTIVO

26. Organo esecutivo federale:

a) costituisce il proprio fondo documentario con documenti generati nel corso delle sue attività;

c) sviluppa e approva un album di modelli per forme unificate di documenti creati dall'organo esecutivo federale.

(viene introdotto il paragrafo “c”) Risoluzione Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

28. Nomenclatura degli affari dell'organo esecutivo federale:

a) compilato dal servizio di gestione dell'ufficio sulla base delle nomenclature dei casi di divisioni strutturali;

c) una volta ogni 5 anni si concorda con la commissione di verifica degli esperti dell'archivio statale federale, alla quale vengono trasferiti per l'archiviazione permanente i documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa generati nel corso delle attività dell'organo esecutivo federale ;

d) in caso di modifica delle funzioni e della struttura dell'organo esecutivo federale, è soggetto all'accordo con la commissione di verifica degli esperti dell'archivio federale dello Stato.

29. I nomi delle sezioni della nomenclatura degli affari dell'organo esecutivo federale sono i nomi delle divisioni strutturali dell'organo esecutivo federale.

I casi vengono inoltrati ad altri enti e organizzazioni governative sulla base delle loro richieste scritte con il permesso del capo dell'organo esecutivo federale o del suo vice responsabile delle questioni burocratiche.

33. La rimozione di documenti dagli archivi di archiviazione permanente è consentita in casi eccezionali e viene effettuata con il permesso del capo dell'organo esecutivo federale, lasciando nell'archivio una copia del documento, autenticata secondo le modalità prescritte, e una dichiarazione di le ragioni del rilascio dell'originale.

(clausola 34 come modificata) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

35. La base per la compilazione degli inventari dei casi di custodia permanente e temporanea (oltre 10 anni) è la nomenclatura dei casi.

VI. CARATTERISTICHE DEL LAVORO CON DOCUMENTI ELETTRONICI

NELL'ORGANO ESECUTIVO FEDERALE

(modificato) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

37. I documenti elettronici vengono creati, elaborati e archiviati nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale.

38. Un documento elettronico deve essere redatto in conformità con le regole generali del lavoro d'ufficio e avere i dettagli stabiliti per un documento simile su carta, ad eccezione del dettaglio "Emblema dello Stato della Federazione Russa".

L'organo esecutivo federale utilizza documenti elettronici (senza previa documentazione su carta) e copie elettroniche di documenti.

39. La composizione dei documenti elettronici creati dall'organo esecutivo federale è stabilita da un elenco di documenti, la cui creazione, conservazione e utilizzo vengono effettuati esclusivamente sotto forma di documenti elettronici nell'organizzazione delle attività interne dell'organo esecutivo federale, sviluppato sulla base delle raccomandazioni dell'Agenzia archivistica federale.

40. I documenti informatici inviati agli enti statali e agli enti locali sono firmati da un soggetto abilitato firma elettronica funzionario dell'organo esecutivo federale in conformità con la legge federale per legge"A proposito della firma elettronica."

41. Il sistema elettronico di gestione dei documenti di un organo esecutivo federale può utilizzare metodi per confermare azioni con documenti elettronici che utilizzano altri tipi di firme elettroniche in conformità con la Federal per legge"A proposito della firma elettronica."

42. La ricezione e l'invio di documenti informatici è effettuata dal servizio di gestione dell'ufficio.

43. Dopo aver ricevuto i documenti informatici firmati con firma elettronica, il servizio di gestione degli atti verifica la validità della firma elettronica.

46. La registrazione e la contabilità dei documenti elettronici vengono effettuate nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale.

47. I documenti elettronici vengono trasformati in file elettronici secondo la nomenclatura dei file.

La nomenclatura delle cause indica che il caso viene condotto in formato elettronico, come indicato nel titolo del caso o nella colonna "Nota".

49. Dopo la scadenza dei termini stabiliti per l'archiviazione dei documenti elettronici, questi sono soggetti a distruzione sulla base di un atto approvato dal capo dell'organo esecutivo federale.

Applicazione

alle regole del lavoro d'ufficio

negli organi federali

ramo esecutivo

SCORRERE

INFORMAZIONI OBBLIGATORIE SUI DOCUMENTI UTILIZZATI

AI FINI DELLA CONTABILITÀ E DELLA RICERCA DI DOCUMENTI NEI SISTEMI ELETTRONICI

FLUSSO DOCUMENTALE DEGLI ORGANI ESECUTIVI FEDERALI

Elenco dei documenti modificabili

(modificato) Regolamenti Governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

2. Destinatario

3. Posizione, cognome e iniziali del firmatario del documento

4. Nome del tipo di documento

5. Data del documento

6. Numero di registrazione del documento

7. Data di ricezione del documento

8. Numero di registrazione del documento in arrivo

9. Informazioni su documenti correlati(nome del tipo di documento, data, numero di registrazione, tipo di connessione)

10. Titolo del testo ( riepilogo documento)

12. Informazioni sull'inoltro dei documenti

13. Numero di fogli del documento principale

14. Marchio della domanda (numero di domande, numero totale di fogli di domanda)

15. Istruzioni per l'esecuzione dell'atto (esecutore, ordine, data di esecuzione)

16. Segno di controllo

17. Timbro di restrizione di accesso

18. Informazioni sulla firma elettronica

19. Verifica della firma elettronica

20. Divisione - esecutore responsabile del documento

21. File di documenti elettronici (numero di file, nomi di file)

"Sull'approvazione del regolamento per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali"

Revisione del 26/04/2016 — Valida dal 06/05/2016

 Mostra modifiche

GOVERNO DELLA FEDERAZIONE RUSSA

RISOLUZIONE
del 15 giugno 2009 N 477

SULL'APPROVAZIONE DELLE REGOLE DI PROCEDURA DEL CASO NEGLI ORGANI ESECUTIVI FEDERALI

del 07/09/2011 N 751, del 26/04/2016 N 356)

1. Approvare l'allegato Regolamento per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali.

2. Clausola statale 11.1 Regolamento modello interazione delle autorità esecutive federali, approvata con decreto del governo della Federazione Russa del 19 gennaio 2005 N 30 (Raccolta della legislazione della Federazione Russa, 2005, N 4, Art. 305; 2009, N 12, Art. 1429) , come segue:

"11.1. Il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali viene svolto in conformità con le Regole del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali, approvate con Decreto del Governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 N 477. Sulla base di queste Regole, l'esecutivo federale organi d'intesa con l'organo esecutivo federale in materia di affari archivistici, emanano istruzioni sul lavoro d'ufficio."

3. Precisare i paragrafi 2.38 e 2.39 del Regolamento Tipo organizzazione interna autorità esecutive federali, approvate con decreto del governo della Federazione Russa del 28 luglio 2005 N 452 (Raccolta delle legislazioni della Federazione Russa, 2005, N 31, Art. 3233), come segue:

"2.38. Il lavoro d'ufficio nell'organo esecutivo federale viene svolto in conformità con le Regole del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali, approvate con Decreto del Governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 N 477. Sulla base di queste Regole, l'organo esecutivo federale, d'intesa con l'organo esecutivo federale in materia di archivi, pubblica le istruzioni per il lavoro d'ufficio.

Il lavoro con documenti segreti, telegrammi crittografati, altri documenti ad accesso limitato, nonché il trattamento di informazioni segrete e altre informazioni ad accesso limitato vengono eseguiti secondo istruzioni speciali.

2.39.

L’organizzazione e la gestione del lavoro d’ufficio nell’organo esecutivo federale sono svolte dall’unità strutturale dell’organo esecutivo federale, a cui sono affidate le funzioni del lavoro d’ufficio, nonché dai responsabili del lavoro d’ufficio in altre unità strutturali dell’organo esecutivo federale. organo esecutivo federale." 4. L'Agenzia archivistica federale, entro il 1° gennaio 2010, approva raccomandazioni metodologiche

sullo sviluppo di istruzioni per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali.
Presidente del governo
Federazione Russa

V. PUTIN
APPROVATO
Presidente del governo
Decreto governativo

del 15 giugno 2009 N 477
REGOLE

(come modificato dalle Risoluzioni del Governo della Federazione Russa del 07/09/2011 N 751, del 26/04/2016 N 356)

I. Disposizioni generali

1. Il presente Regolamento stabilisce una procedura uniforme per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali.

2. Le presenti Norme non si applicano all'organizzazione del lavoro con documenti contenenti segreti di Stato.

II. Termini e definizioni del 26/04/2016 N 356)

4. Ai fini del presente Regolamento si utilizzano i seguenti termini e definizioni: (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

“documentazione”: registrazione di informazioni su supporti materiali nel modo prescritto;

Il “lavoro d'ufficio” è un'attività che garantisce la creazione di documenti ufficiali e l'organizzazione del lavoro con essi nelle autorità esecutive federali;

“documento” - un documento ufficiale creato da un ente statale, un ente governativo locale, una persona giuridica o un individuo, redatto secondo le modalità prescritte e incluso nel flusso di documenti dell'organo esecutivo federale;

“flusso di documenti” - il movimento dei documenti dal momento della loro creazione o ricezione fino al completamento dell'esecuzione, all'inserimento nel fascicolo e (o) all'invio;

"dettagli del documento" - un elemento di un documento necessario per la sua esecuzione e organizzazione del lavoro con esso; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

"documento originale" - la prima o unica copia del documento;

“copia di un documento” è un documento che riproduce integralmente le informazioni del documento originale e le sue caratteristiche esterne, e non ha valore legale;

“registrazione del documento” - assegnazione di un numero di registrazione a un documento, inserendo informazioni sul documento nel modulo di registrazione e contabilità; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

“nomenclatura dei casi” - un elenco sistematico dei titoli dei casi che indica i loro periodi di conservazione; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

"caso" - una serie di documenti o un documento separato relativo a una questione o area di attività dell'organo esecutivo federale;

“Servizio di lavoro d'ufficio” - un'unità strutturale incaricata delle funzioni di tenuta dei registri, nonché persone responsabili della tenuta dei registri in altre divisioni strutturali; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

“copia elettronica di un documento” - una copia di un documento creato in formato elettronico; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

Comma 14 - Non più valido. (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

"flusso di documenti elettronici" - flusso di documenti che utilizza un sistema informativo. (come modificato dal Decreto del Governo della Federazione Russa del 07/09/2011 N 751)

Altri concetti utilizzati nelle presenti Regole corrispondono ai concetti definiti nella legislazione della Federazione Russa. (come modificato dal Decreto del Governo della Federazione Russa del 07/09/2011 N 751)

III. Creazione di documenti nell'organo esecutivo federale

Quando si creano documenti elettronici nel sistema di gestione elettronica dei documenti, vengono utilizzati modelli di documenti elettronici. (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

8. I moduli campione e i modelli di documenti elettronici sono approvati dal capo dell'organo esecutivo federale. (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

9. I dettagli dei documenti creati nel corso delle attività dell'organo esecutivo federale sono: (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

a) Emblema dello Stato della Federazione Russa; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

b) il nome dell'organo esecutivo federale; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

c) il nome dell'unità strutturale dell'organo esecutivo federale; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

d) titolo professionale; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

e) dati di riferimento dell'organo esecutivo federale; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

f) nome del tipo di documento; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

g) data del documento; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

h) numero di registrazione del documento; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

i) riferimento al numero di registrazione e alla data del documento in arrivo; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

j) luogo di compilazione (pubblicazione) del documento; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

k) timbro che vieta l'accesso al documento; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

l) destinatario; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

m) timbro di approvazione del documento; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

o) istruzioni per l'esecuzione dell'atto (delibera); (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

n) titolo del testo; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

p) testo del documento; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

c) marchio di controllo; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

r) nota sulla domanda; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

y) firma; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

t) marchio di firma elettronica; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

x) timbro di approvazione del documento; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

v) visto; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

h) stampa; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

x) contrassegno sull'autenticazione della copia; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

y) una nota sull'esecutore; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

e) una nota sull'esecuzione dell'atto e sul suo invio al fascicolo; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

y) una nota al ricevimento del documento; (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

10. La composizione dei dettagli del documento è determinata dal suo tipo e dal suo scopo.

11. L'approvazione di un documento da parte dell'organo esecutivo federale viene rilasciata con un visto da parte di un funzionario autorizzato dell'organo esecutivo federale. Il coordinamento di un documento creato dall'organo esecutivo federale con altri enti e organizzazioni governative è formalizzato con un timbro di approvazione (foglio), un protocollo o una lettera di approvazione.

IV. Requisiti per l'organizzazione del flusso di documenti nell'organo esecutivo federale

12. Nel flusso documentale dell'organo esecutivo federale si distinguono i seguenti flussi documentali:

a) documentazione in arrivo (incoming);

b) documentazione inviata (in uscita);

c) documentazione interna.

13. Nell'organo esecutivo federale la consegna e l'invio dei documenti avviene mediante i servizi postali, le comunicazioni tramite corriere e le telecomunicazioni.

17. La clausola non è più valida. (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

18. I documenti registrati vengono trasferiti dal servizio di gestione dei documenti a titolo oneroso al capo dell'organo esecutivo federale o, su decisione del capo dell'organo esecutivo federale, ad altri funzionari dell'organo esecutivo federale. (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

I documenti o le loro copie con le istruzioni per l'esecuzione (delibere) vengono trasferiti dal servizio di gestione dell'ufficio agli esecutori. (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

19. L'originale del documento è inviato all'unità strutturale dell'organo esecutivo federale responsabile dell'esecuzione del documento. Se ci sono più esecutori, il documento originale viene trasferito all'unità strutturale che è l'esecutore responsabile, e le rimanenti unità ricevono una copia del documento.

20. I documenti, dopo essere stati firmati dal capo dell'organo esecutivo federale o da un'altra persona autorizzata, vengono trasferiti al servizio di gestione dell'ufficio per la registrazione e l'invio. (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

22. I documenti devono essere inviati il giorno della loro registrazione o il giorno lavorativo successivo.

23. Il trasferimento dei documenti tra le divisioni strutturali dell'organo esecutivo federale viene effettuato tramite il servizio di gestione dell'ufficio.

25. Ai fini della registrazione e della ricerca di documenti nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale, le informazioni obbligatorie sui documenti vengono utilizzate in conformità con l'appendice. Il sistema elettronico di gestione dei documenti dell'organo esecutivo federale può utilizzare informazioni aggiuntive sui documenti.

V. Fondo documentario dell'organo esecutivo federale

26. Organo esecutivo federale:

a) costituisce il proprio fondo documentario con documenti generati nel corso delle sue attività;

c) sviluppa e approva un album di modelli per forme unificate di documenti creati dall'organo esecutivo federale. (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

28. Nomenclatura degli affari dell'organo esecutivo federale:

a) compilato dal servizio di gestione dell'ufficio sulla base delle nomenclature dei casi di divisioni strutturali;

d) in caso di modifica delle funzioni e della struttura dell'organo esecutivo federale, è soggetto all'accordo con la commissione di verifica degli esperti dell'archivio federale dello Stato.

29. I nomi delle sezioni della nomenclatura degli affari dell'organo esecutivo federale sono i nomi delle divisioni strutturali dell'organo esecutivo federale.

35. La base per la compilazione degli inventari dei casi di custodia permanente e temporanea (oltre 10 anni) è la nomenclatura dei casi.

VI. Peculiarità del lavoro con documenti elettronici nell'organo esecutivo federale (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

37. I documenti elettronici vengono creati, elaborati e archiviati nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale.

L'organo esecutivo federale utilizza documenti elettronici (senza previa documentazione su carta) e copie elettroniche di documenti.

40. I documenti elettronici inviati alle autorità statali e ai governi locali sono firmati con una firma elettronica qualificata avanzata di un funzionario dell'organo esecutivo federale in conformità con la legge federale "Sulla firma elettronica".

42. La ricezione e l'invio di documenti informatici è effettuata dal servizio di gestione dell'ufficio.

43. Dopo aver ricevuto i documenti informatici firmati con firma elettronica, il servizio di gestione degli atti verifica la validità della firma elettronica.

46. La registrazione e la contabilità dei documenti elettronici vengono effettuate nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale.

47. I documenti elettronici vengono trasformati in file elettronici secondo la nomenclatura dei file.

La nomenclatura delle cause indica che il caso viene condotto in formato elettronico, come indicato nel titolo del caso o nella colonna "Nota".

(come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

2. Destinatario

3. Posizione, cognome e iniziali del firmatario del documento

4. Nome del tipo di documento

5. Data del documento

6. Numero di registrazione del documento

7. Data di ricezione del documento

8. Numero di registrazione del documento in arrivo

9. Informazioni sui documenti correlati (nome del tipo di documento, data, numero di registrazione, tipo di connessione)

10. Titolo del testo (sintesi del documento)

12. Informazioni sull'inoltro dei documenti

13. Numero di fogli del documento principale

In conformità con l'articolo 11 Legge federale"Sull'informazione, le tecnologie dell'informazione e la protezione delle informazioni" Governo della Federazione Russa decide:

1. Approvare l'allegato Regolamento per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali.

2. Stabilire la clausola 11.1 del Regolamento tipo per l'interazione delle autorità esecutive federali, approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 19 gennaio 2005 N 30 (Legislazione raccolta della Federazione Russa, 2005, N 4, art. 305; 2009, N 12, art. 1429), come segue:

3. Riportare i paragrafi 2.38 e 2.39 del Regolamento tipo per l'organizzazione interna degli organi esecutivi federali, approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 28 luglio 2005 N 452 (Legislazione raccolta della Federazione Russa, 2005, N3 1, 3233), nella seguente formulazione:

2.39. L’organizzazione e la gestione del lavoro d’ufficio nell’organo esecutivo federale sono svolte dall’unità strutturale dell’organo esecutivo federale, a cui sono affidate le funzioni del lavoro d’ufficio, nonché dai responsabili del lavoro d’ufficio in altre unità strutturali dell’organo esecutivo federale. organo esecutivo federale."

4. Prima del 1° gennaio 2010, l'Agenzia archivistica federale approva raccomandazioni metodologiche per lo sviluppo di istruzioni per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali.

Presidente del governo della Federazione Russa

V.Putin

Regole per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali

I. Disposizioni generali

1. Il presente Regolamento stabilisce una procedura uniforme per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali.

2. Le presenti Norme non si applicano all'organizzazione del lavoro con documenti contenenti segreti di Stato.

II. Concetti di base

4. Le presenti Regole utilizzano i seguenti concetti di base:

“documentazione”: registrazione di informazioni su supporti materiali nel modo prescritto;

Il “lavoro d'ufficio” è un'attività che garantisce la creazione di documenti ufficiali e l'organizzazione del lavoro con essi nelle autorità esecutive federali;

“flusso di documenti” - il movimento dei documenti dal momento della loro creazione o ricezione fino al completamento dell'esecuzione, all'inserimento nel fascicolo e (o) all'invio;

"dettagli del documento" - elemento richiesto esecuzione dei documenti;

"documento originale" - la prima o unica copia del documento;

“copia di un documento” è un documento che riproduce integralmente le informazioni del documento originale e le sue caratteristiche esterne, e non ha valore legale;

“registrazione di un documento” - assegnazione di un numero di registrazione a un documento e registrazione delle informazioni sul documento nel modo prescritto;

"nomenclatura dei casi" - un elenco sistematizzato di nomi di casi compilato dall'organo esecutivo federale, che indica i periodi di conservazione;

"caso" - una serie di documenti o un documento separato relativo a una questione o area di attività dell'organo esecutivo federale;

Il “servizio di gestione degli impiegati” è un'unità strutturale dell'organo esecutivo federale, a cui sono affidate le funzioni di tenuta dei registri, nonché le persone responsabili della tenuta dei registri in altre unità strutturali dell'organo esecutivo federale.

III. Creazione di documenti nell'organo esecutivo federale

8. I moduli campione sono approvati per ordine del capo dell'organo esecutivo federale.

9. I dettagli dei documenti creati nel corso delle attività dell'organo esecutivo federale sono:

a) Emblema dello Stato della Federazione Russa;

b) il nome dell'organo esecutivo federale;

c) la posizione della persona che ha firmato l'atto;

d) firma del funzionario;

e) tipologia di documento;

f) luogo di compilazione (pubblicazione) del documento;

g) dati di riferimento dell'organo esecutivo federale;

h) destinatario;

i) data del documento;

j) numero di registrazione del documento;

k) nome del documento;

o) contrassegno sulla presenza delle domande;

o) timbro di approvazione;

p) timbro di approvazione;

r) impronta del sigillo;

s) una nota di autentica della copia;

t) una nota sull'esecutore;

x) istruzioni per l'esecuzione dell'atto;

v) marchio di controllo del documento;

h) una nota sull'esecuzione dell'atto;

w) contrassegno di riservatezza.

10. La composizione dei dettagli del documento è determinata dal suo tipo e dal suo scopo.

11. L'approvazione di un documento da parte dell'organo esecutivo federale viene rilasciata con un visto da parte di un funzionario autorizzato dell'organo esecutivo federale. Il coordinamento di un documento creato dall'organo esecutivo federale con altri enti e organizzazioni governative è formalizzato con un timbro di approvazione (foglio), un protocollo o una lettera di approvazione.

IV. Requisiti per l'organizzazione del flusso di documenti nell'organo esecutivo federale

12. Nel flusso documentale dell'organo esecutivo federale si distinguono i seguenti flussi documentali:

a) documentazione in arrivo (incoming);

b) documentazione inviata (in uscita);

c) documentazione interna.

13. Nell'organo esecutivo federale la consegna e l'invio dei documenti avviene mediante i servizi postali, le comunicazioni tramite corriere e le telecomunicazioni.

16. La registrazione dei documenti ricevuti viene effettuata, di norma, il giorno del ricevimento dei documenti creati - il giorno della firma o dell'approvazione o il giorno lavorativo successivo.

17. I ricorsi dei cittadini vengono registrati e compilati in fascicoli separatamente dagli altri documenti dell'organo esecutivo federale.

18. I documenti registrati vengono trasferiti dal servizio di gestione dei documenti al capo dell'organo esecutivo federale a titolo oneroso o, su decisione del capo dell'organo esecutivo federale, ad altri funzionari dell'organo esecutivo federale. I documenti con le istruzioni per l'esecuzione vengono trasferiti dal servizio di gestione dell'ufficio agli esecutori.

20. I documenti, dopo essere stati firmati dal capo (vice capo) dell'organo esecutivo federale, vengono trasferiti al servizio casi per la registrazione e l'invio.

22. I documenti devono essere inviati il giorno della loro registrazione o il giorno lavorativo successivo.

23. Il trasferimento dei documenti tra le divisioni strutturali dell'organo esecutivo federale viene effettuato tramite il servizio di gestione dell'ufficio.

25. Ai fini della registrazione e della ricerca di documenti nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale, le informazioni obbligatorie sui documenti vengono utilizzate in conformità con l'appendice. Il sistema elettronico di gestione dei documenti dell'organo esecutivo federale può utilizzare informazioni aggiuntive sui documenti.

V. Fondo documentario dell'organo esecutivo federale

26. Organo esecutivo federale:

a) costituisce il proprio fondo documentario con documenti generati nel corso delle sue attività;

28. Nomenclatura degli affari dell'organo esecutivo federale:

a) compilato dal servizio di gestione dell'ufficio sulla base delle nomenclature dei casi di divisioni strutturali;

d) in caso di modifica delle funzioni e della struttura dell'organo esecutivo federale, è soggetto all'accordo con la commissione di verifica degli esperti dell'archivio federale dello Stato.

29. I nomi delle sezioni della nomenclatura degli affari dell'organo esecutivo federale sono i nomi delle divisioni strutturali dell'organo esecutivo federale.

34. I casi di conservazione permanente e temporanea (oltre 10 anni) vengono trasferiti negli archivi dell'organo esecutivo federale non prima di 1 anno e non oltre 3 anni dalla data in cui hanno iniziato ad essere utilizzati o conservati in unità strutturali. Il trasferimento dei casi agli archivi dell'organo esecutivo federale viene effettuato sulla base degli inventari dell'archiviazione permanente, dell'archiviazione temporanea (oltre 10 anni) e dei registri del personale compilati nelle divisioni strutturali dell'organo esecutivo federale. I casi di conservazione temporanea (fino a 10 anni compresi) non vengono trasferiti negli archivi dell'organo esecutivo federale e sono soggetti a distruzione secondo le modalità prescritte.

35. La base per la compilazione degli inventari dei casi di custodia permanente e temporanea (oltre 10 anni) è la nomenclatura dei casi.

VI. Peculiarità del lavoro con documenti elettronici nell'organo esecutivo federale

37. I documenti elettronici vengono creati, elaborati e archiviati nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale.

38. Le firme digitali elettroniche vengono utilizzate per firmare documenti elettronici dell'organo esecutivo federale. Gli strumenti di firma digitale elettronica utilizzati devono essere certificati secondo le modalità prescritte.

39. Durante la revisione e l'approvazione dei documenti elettronici nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale, è possibile utilizzare metodi per confermare le azioni con documenti elettronici in cui il sistema elettronico firma digitale non utilizzato.

40. La ricezione e l'invio dei documenti informatici è effettuata dal servizio di gestione dell'ufficio.

41. Al momento della ricezione di documenti informatici, il servizio di gestione degli atti verifica l'autenticità della firma digitale elettronica.

42. Quando si sottopongono i documenti elettronici ricevuti all'esame da parte del capo dell'organo esecutivo federale, l'invio di documenti elettronici a divisioni strutturali e gli esecutori responsabili dell'organo esecutivo federale, che inviano documenti elettronici e archiviano documenti elettronici, i loro dati di registrazione vengono trasferiti (archiviati) insieme ai documenti elettronici.

43. L'unità contabile di un documento elettronico è un documento elettronico registrato nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organo esecutivo federale.

44. I documenti elettronici redatti sono sistematizzati in casi secondo la nomenclatura dei casi dell'organo esecutivo federale.

45. Quando si compila un elenco di casi, viene indicato che il caso viene trattato in formato elettronico.

46. I documenti elettronici, dopo la loro esecuzione, sono soggetti a conservazione secondo la procedura stabilita presso l'organo esecutivo federale per i periodi previsti per analoghi documenti cartacei.

47. Dopo la scadenza del periodo stabilito per l'archiviazione dei file elettronici (documenti elettronici), sulla base di una legge sulla loro assegnazione per la distruzione, approvata dal capo dell'organo esecutivo federale, i file elettronici specificati (documenti elettronici) sono soggetti a distruzione.

Applicazione

Elenco delle informazioni obbligatorie sui documenti utilizzati ai fini della registrazione e della ricerca di documenti nei sistemi di gestione elettronica dei documenti delle autorità esecutive federali

1. Destinatario

2. Destinatario

3. Posizione, cognome e iniziali del firmatario del documento

4. Tipo di documento

5. Data del documento

6. Numero del documento

7. Data di ricezione del documento

10. Titolo del testo

12. Informazioni sull'inoltro dei documenti

13. Numero di fogli del documento principale

14. Numero di domande

15. Numero totale di fogli di domanda

16. Istruzioni per l'esecuzione del documento

17. Posizione, cognome e iniziali dell'esecutore

18. Informativa sulla privacy

Sulle nuove regole del lavoro d’ufficio “dalla bocca del cavallo. Regole per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali Organizzazione del flusso di documenti negli organi esecutivi federali

Con modifiche e integrazioni da:

Informazioni sulle modifiche:

GOVERNO DELLA FEDERAZIONE RUSSA

RISOLUZIONE del 15 giugno 2009 N 477

SULL'APPROVAZIONE DELLE REGOLE DI PROCEDURA DEL CASO NEGLI ORGANI ESECUTIVI FEDERALI

del 15 giugno 2009 N 477 REGOLE

I. Disposizioni generali

II. Termini e definizioni del 26/04/2016 N 356)

III. Creazione di documenti nell'organo esecutivo federale

IV. Requisiti per l'organizzazione del flusso di documenti nell'organo esecutivo federale

V. Fondo documentario dell'organo esecutivo federale

VI. Peculiarità del lavoro con documenti elettronici nell'organo esecutivo federale (come modificato dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 aprile 2016 N 356)

RISOLUZIONE
del 15 giugno 2009 N 477

del 15 giugno 2009 N 477
REGOLE