Flusso di documenti dell'organizzazione. Flusso documentale in azienda: regole e principi Quali tipologie di flusso documentale esistono?


La responsabilità della tenuta dei registri spetta solitamente al segretario. Questa posizione non richiede un'istruzione speciale e spesso vengono accettati candidati con un'esperienza lavorativa minima. Ma la gestione dei documenti è una questione responsabile e importante, dipende in gran parte dalla sua accuratezza e correttezza. lavoro di successo imprese.

Il lavoro d'ufficio può essere:

Non è difficile padroneggiare da soli le basi del lavoro d'ufficio. È meglio iniziare con il documento più importante e fondamentale: l'elenco dei casi.

Nomenclatura dei casi

Si tratta di un documento con l'elenco di tutte le “cose da fare” nell'organizzazione. Sotto "caso" in in questo caso implica una totalità documenti aziendali un tipo o direzione.

La nomenclatura è un sistema che consente di analizzare le attività documentali di un'impresa. Per compilarlo, è necessario determinare un elenco di tutti i tipi di documenti disponibili. Quindi combinali secondo le istruzioni A ogni tipo viene assegnato un numero: un codice; può essere composto da più numeri o lettere, ad esempio il numero, l'anno o anche il mese di pubblicazione, se il volume dei documenti è significativo.

Ad esempio: 01/BU/2017, dove 01 è il numero progressivo, BU è la contabilità, 2017 è l'anno. Sono inoltre indicati il ​​periodo di conservazione e il luogo nell'archivio in cui il file verrà depositato. Puoi approvare la nomenclatura su certo periodo- per un anno, 3 anni o 5 anni, se non sono previste modifiche. Prima dell'approvazione, il contenuto della nomenclatura deve essere verificato dai capi dipartimento per quanto riguarda la loro attività.

Viene compilata una nomenclatura allo scopo di archiviare comodamente i documenti e di inserire i casi nel sistema. Aiuta a delineare brevemente le basi del lavoro d'ufficio e riflette i principali tipi di documenti aziendali, tenendo conto delle caratteristiche dell'impresa. Di solito viene compilato sotto forma di tabella: nome del caso, codice (numero), posizione nell'archivio, periodo di conservazione. È meglio raggruppare i casi per tipologia e dipartimento di pubblicazione.

Tipi di documenti in un'organizzazione

Il numero di casi e tipologie di documenti è direttamente correlato alle specificità delle attività dell’azienda. Spesso il flusso dei documenti è suddiviso in blocchi, che vengono svolti da specialisti nelle aree di lavoro. Ma esiste un elenco tipico di qualsiasi azienda, sia essa commerciale o statale:

    In entrata - tutto ciò che entra nell'organizzazione dall'esterno - tutto ciò che è arrivato per posta, con corrieri, consegnato personalmente da rappresentanti di altre organizzazioni.

    In uscita - inviato dall'organizzazione - tutto indirizzato ad altri persone giuridiche, e anche individui(risposte, lettere, decisioni).

    Interno - non oltre i confini dell'organizzazione, che regola il lavoro dell'impresa (ordini, istruzioni, regolamenti, regolamenti, ecc.).

Di norma, per ogni tipo viene tenuto un registro di registrazione separato, in cui sono registrati il ​​numero di serie, la data, il nome, la provenienza o il luogo di invio del documento e il nome della persona responsabile.

Se i documenti consegnati ai dipendenti vengono registrati nel giornale, viene lasciato un campo per la firma al ricevimento. Inoltre, è possibile inserire una nota nel giornale, nel qual caso, secondo la nomenclatura, una copia viene archiviata per la conservazione.

L'organizzazione può anche conservare i registri dei viaggi di lavoro interni, i registri della consegna delle chiavi, l'orario di arrivo posto di lavoro e perfino le telefonate. A volte il numero di registri porta alla creazione di un giornale di registri. Tutto dipende dalle necessità e dalle pratiche attuali dell'azienda.

Le riviste devono essere numerate, cucite e sigillate; questo viene fatto per eliminare la possibilità di sostituire un foglio.

La tenuta dei registri è la base del lavoro d'ufficio e del flusso di documenti. Il numero di diari e file dipende dalle esigenze dell’azienda e dal desiderio di registrare tutti i documenti disponibili.

Normativa sul flusso documentale

Dopo aver sviluppato una nomenclatura dei casi e un elenco dei giornali necessari, è ragionevole elaborare un regolamento sul flusso dei documenti dell'organizzazione. Si tratta di un regolamento che spiega le regole per la compilazione, la trasmissione e l'archiviazione di tutti i documenti esistenti. Descrive la procedura per ciascun flusso di documentazione e fissa la scadenza per il suo trasferimento da un dipartimento all'altro.

Regolamento modello

La disposizione contribuirà a evitare confusione, spostamento di responsabilità e perdita di importanti documenti aziendali. Per ogni flusso è prescritto un percorso, ad esempio: pubblicazione, approvazione, registrazione, invio al destinatario, archiviazione in archivio.

Sigilli e timbri

Spesso i nuovi arrivati, e non solo loro, non riescono a capire in quali casi è necessario il sigillo di un’organizzazione e in quali no. La risposta è molto semplice: i moduli in uscita sono certificati con un sigillo, perché la presenza di un sigillo certifica l'origine della lettera. I documenti interni non richiedono la stampa, perché La firma della direzione in questo caso è più che sufficiente.

I documenti in arrivo, dopo la loro registrazione, vengono trasferiti al manager per prendere una decisione e nominare qualcuno responsabile dell'esecuzione o della risposta. Inoltre non necessitano di timbro. Sigillo e timbro non devono essere confusi. I timbri possono essere molto diversi, da "In arrivo No..." a "La copia è corretta" e no forza legale non hanno. Questo è solo uno strumento ausiliario per il lavoro del segretario.

Cos'è il flusso di documenti: definizione, forme, principi e regole, la cui conoscenza aiuterà a organizzare il lavoro di un'impresa.

La corretta organizzazione delle azioni è la chiave del successo di qualsiasi azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni.

Ciò è particolarmente vero quando si tratta di mantenere l'ordine nella documentazione.

Un documento è un oggetto contenente informazioni che devono essere trasferite dal mittente al destinatario.

Ciò include non solo i supporti cartacei, ma anche file elettronici.

E per sistematizzarli, qualsiasi leader deve saperlo cos'è il flusso di documenti e anche come organizzarlo.

Un flusso di documenti adeguatamente organizzato è responsabile non solo della comunicazione e delle informazioni, ma è anche necessario per la preparazione di report affidabili.

Pertanto, tutti i dipendenti devono conoscerne le regole e i principi.

Cos'è il flusso documentale: definizione

Allora, cos'è il flusso di documenti?

Questo è un processo che include la stesura, l'accordo, la ricezione, la trasmissione e l'invio di documenti.

Può anche essere definito come il loro spostamento dal momento della compilazione al momento della ricezione o dell'invio all'archivio.

A sua volta, la documentazione stessa è divisa in tre categorie:

  • in entrata è ciò che proviene dall'ambiente esterno (da altre aziende, istituzioni, autorità);
  • in uscita è quello inviato all'esterno dell'impresa;
  • interno è quello che viene creato e rimane esclusivamente all'interno di un'impresa specifica.

Il primo significa che documenti cartacei e file elettronici vengono spostati tra i dipartimenti allo stesso livello.

Il secondo collega unità di diversi livelli.

Le condizioni moderne hanno ridotto al minimo il numero supporti cartacei, e alcune aziende non li utilizzano affatto, poiché hanno trasferito tutta la documentazione in file elettronici.

Tuttavia, molti ricorrono a un'organizzazione mista, in cui possono essere combinate diverse fonti.

Moduli di flusso di documenti

La regola principale per quanto riguarda l'organizzazione del flusso di documenti è la sua ottimizzazione.

Occorre cioè ridurre le “fermate” intermedie per garantire la velocità di circolazione dei documenti.

A questo scopo sono state sviluppate tre forme di organizzazione del flusso documentale:

    centralizzato- comporta la concentrazione di tutta la documentazione in un unico luogo.

    Ad esempio, potrebbe trattarsi di una segreteria o di un ufficio.

    Questi dipartimenti assumono le massime responsabilità relative alla registrazione, al trattamento e all'archiviazione dei documenti;

    decentralizzato- caratterizzato dal fatto che i documenti sono concentrati in più divisioni strutturali, dove vengono eseguite le operazioni necessarie.

    Questa forma è opportuna e conveniente solo se l'impresa ha più divisioni geograficamente distanti tra loro;

    misto - unisce le caratteristiche delle due forme precedenti.

    Pertanto, nei singoli servizi, a seconda della loro competenza, viene registrata, elaborata e archiviata determinata documentazione.

    Ma esiste anche un servizio di istituzione educativa prescolare ( supporto documentale management), attraverso il quale passa la documentazione importante proveniente dal management.

La forma del flusso di documenti viene selezionata in base alle dimensioni e alla struttura dell'impresa stessa.

Ad esempio, per una piccola azienda, è adatta una centralizzata, dove tutta la documentazione cartacea e i file elettronici saranno gestiti da un assistente di segreteria.

IN grandi aziende con una forma mista è possibile creare servizio separato, in cui viene svolto il lavoro d'ufficio e i restanti dipartimenti operano sotto la sua guida.

Il decentramento è adatto solo per quelle aziende che hanno più uffici in cui i documenti devono essere archiviati.

Principi del flusso di documenti

La duplicazione di azioni, i ritardi e la consegna errata dei documenti indicano che il flusso dei documenti viene eseguito in modo errato.

Di conseguenza, ciò porta al fatto che il lavoro dell'impresa verrà interrotto.

Pertanto, oltre alla questione della definizione del concetto, cos'è il flusso di documenti, è necessario conoscerne i principi.

Esistono 4 principi del flusso di documenti che garantiscono operazioni fluide:

    Definizione

    Indica che i documenti cartacei e i file elettronici dovrebbero muoversi in una direzione chiaramente definita senza ostacoli.

    Per fare ciò, l’impresa deve sviluppare un modello di traffico specifico.

    Continuità

    Il nome del principio parla da solo.

    Qui è importante fornire tali condizioni affinché il flusso di documenti sia in costante movimento e non "sta" in un unico posto.

    Un carico di lavoro più o meno uniforme sui dipendenti aiuterà in questa materia.

    Ritmo

    Questo principio fa eco al precedente.

    Senza definire scadenze specifiche per l'elaborazione della documentazione, non sarà possibile garantire il funzionamento ininterrotto dell'impresa.

    Pertanto, è necessario sviluppare alcune norme che regoleranno il flusso dei documenti.

    Parallelismo

    Senza osservare questo principio, un lavoro efficiente e coordinato non funzionerà.

    Qui è necessario garantire un flusso di documenti in cui lo stesso processo non venga eseguito da più partecipanti.

Nonostante questi principi siano indipendenti, sono comunque interconnessi.

L’interruzione di uno di essi porterà l’intero sistema ad andare male.

Fasi del flusso dei documenti

Dopo aver definito cos'è il flusso documentale è necessario considerarne le fasi.

Dovranno pertanto essere sviluppati diagrammi di flusso dei flussi documentali delle varie categorie, che saranno allegati alle istruzioni per la gestione dell'ufficio.

Come accennato in precedenza, i flussi documentali sono generalmente divisi in due categorie: interni ed esterni.

E a seconda della fonte di origine dei documenti stessi, dipenderanno le fasi di elaborazione che subiranno.

Le fasi di elaborazione del flusso documentale interno includono:

  1. preparazione e verifica dei documenti persona autorizzata;
  2. coordinamento delle informazioni descritte;
  3. firma del documento da parte di una persona autorizzata e/o del responsabile dell'impresa;
  4. registrazione;
  5. esecuzione dei compiti (se richiesto);
  6. preparazione di documenti che confermano l'esecuzione delle azioni;
  7. distruzione della documentazione o invio all'archivio.

I documenti esterni possono avere due flussi: in uscita e in entrata.

Fasi attraversate dai documenti in uscita:


  1. redazione e controllo del documento;
  2. approvazione e sottoscrizione delle informazioni indicate nel documento;
  3. registrazione e realizzazione di copia per la seconda copia, che rimane presso l'impresa stessa;
  4. invio di un documento a un destinatario specifico.

La documentazione in ingresso implica la sua ricezione da fonti esterne, pertanto le fasi di lavorazione saranno le seguenti:

  1. ammissione e ammissione;
  2. revisione e registrazione dei documenti da parte dell'ufficio o della segreteria;
  3. inoltrare la documentazione ricevuta alla direzione per la revisione;
  4. esecuzione, se richiesta;
  5. se necessario, redigere una risposta;
  6. invio della documentazione all'archivio.

Come archiviare correttamente i documenti per potervi accedere rapidamente,

Il seguente video ti dirà:

Regole per l'organizzazione del flusso di documenti

Per organizzare correttamente il flusso di documenti, abbiamo sviluppato regole speciali, il cui rispetto garantirà l’attuazione dei principi sopra indicati:
  • ridurre al minimo il numero di servizi attraverso i quali passeranno i documenti, ovvero dovrebbero essere inviati in modo mirato;
  • ridurre il numero di resi, ovvero è necessario rispettare la sequenza di elaborazione della documentazione;
  • uniformità di movimento ed elaborazione della documentazione, ovvero ogni servizio deve funzionare con la propria categoria.

Se rispetti queste regole, puoi raggiungere l'obiettivo principale del lavoro d'ufficio: efficienza ed efficacia.

Insomma, cos'è il flusso di documenti, allora questo è il passaggio di documenti lungo un certo percorso.

Inoltre, questo è un collegamento importante nell'organizzazione del lavoro d'ufficio.

Se c'è confusione con documenti e file, presto puoi aspettarti che il lavoro dell'impresa sarà a rischio.

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L'essenza della gestione dei documenti è garantire la tempestiva esecuzione di tutte le fasi del lavoro con i documenti. È la chiarezza dell'elaborazione e dello spostamento del documento che determina la velocità con cui si ottengono le informazioni necessarie per sviluppare una soluzione. Pertanto, viene sempre prestata grande attenzione all'organizzazione razionale del flusso documentale, alla velocità e alla chiarezza dell'elaborazione e del trasferimento dei documenti per l'esecuzione.

Il movimento dei documenti in un'organizzazione dal momento in cui vengono creati o ricevuti fino al completamento dell'esecuzione o dell'invio è chiamato flusso di documenti.

Nella visione classica, il flusso di documenti è quel flusso di informazioni con cui, da un lato, l'organizzazione interagisce ambiente(Stato, società, cittadini), d'altra parte, con l'aiuto del flusso di documenti, l'organizzazione come un'unica entità centralizzata realizza l'interazione interna tra i suoi organi esecutivi, divisioni strutturali e singoli dipendenti.

Tutta la documentazione dell’ente è suddivisa in tre flussi documentali:

  • - documenti in entrata (in entrata);
  • - documenti in uscita (inviati);
  • - documenti interni.

Ogni flusso documentale ha le proprie caratteristiche in termini di composizione, quantità,

elaborazione e movimento.

Documento in entrata: un documento ricevuto dall'istituzione. La maggior parte dei documenti in entrata dovrebbe generare quelli in uscita corrispondenti, in scadenze stabilite. È possibile impostare delle scadenze regolamenti, prescrivendo un particolare tempo di risposta al corrispondente documento in arrivo oppure può essere specificato direttamente nel documento in arrivo.

Documento in uscita - documento ufficiale, inviato dall'istituzione. La maggior parte dei documenti in uscita sono la risposta dell'organizzazione ai documenti in entrata. Alcuni dei documenti in uscita sono preparati sulla base di documenti interni dell'organizzazione. Un numero limitato di documenti in uscita potrebbe richiedere la ricezione di documenti in entrata (ad esempio, richieste ad altre organizzazioni).

Un documento interno è un documento ufficiale che non va oltre i confini dell'organizzazione che lo ha preparato. Questi documenti vengono utilizzati per organizzare il lavoro dell'istituzione, poiché forniscono soluzioni mirate ai problemi di gestione all'interno di un'organizzazione. I documenti interni includono documenti organizzativi, legali, organizzativi e amministrativi. Gruppi indipendenti di flusso di documenti interni redigono protocolli e atti, documenti di pianificazione e rendicontazione, documenti sulla contabilità delle risorse materiali e monetarie, attrezzature, corrispondenza ufficiale interna (rapporti, nota esplicativa), personale, ecc.

Il numero di documenti di tutti i flussi all'anno corrisponde al volume del flusso di documenti dell'istituzione. Questo valore è necessario per calcolare il numero richiesto di personale d'ufficio, per calcolare l'efficacia dell'uso della meccanizzazione e dell'automazione dell'ufficio. In generale, mostra il carico di lavoro dell'intero apparato gestionale.

Inoltre viene fatta una distinzione tra direzione del flusso orizzontale e verticale.

L'organizzazione del flusso di documenti in un'impresa è progettata per collegare divisioni dello stesso livello, divisioni subordinate con la direzione a tutti i livelli, nonché singole filiali dell'azienda geograficamente distanti tra loro. Quando si organizza il flusso di documenti in un'organizzazione, è importante l'interazione di tutti i tipi di flussi, compresi quelli interni, attraverso i quali i documenti vengono scambiati tra dipartimenti equivalenti.

Il flusso documentale è caratterizzato dai seguenti parametri principali:

  • - contenuto o funzionalità;
  • - struttura;
  • - modalità o ciclicità;
  • - direzione;
  • - volume.

La struttura del flusso di documenti è descritta dalle caratteristiche in base alle quali i documenti possono essere classificati e indicizzati e può essere formato un sistema apparato scientifico di riferimento secondo i documenti dell'organizzazione. In larga misura, la struttura dei flussi di documenti corrisponde allo scopo funzionale e previsto dei suoi documenti costitutivi.

La modalità o ciclicità del flusso di documenti è determinata dai cambiamenti nel carico di informazioni nel tempo. Tali cambiamenti sono solitamente associati alla natura ciclica del lavoro di pianificazione e sintesi, alla diminuzione stagionale dell'attività commerciale, politica e manageriale e ai ritmi interni dell'organizzazione.

La direzione del flusso di documenti dipende dal contenuto di uno specifico collegamento tecnologico nell'elaborazione dei documenti: documenti registrati e non registrati, documenti per i quali il controllo dell'esecuzione è e non viene effettuato dal servizio dell'istituto di istruzione prescolare, ecc. La direzione del flusso di documenti è influenzata anche dal metodo di valutazione e certificazione dei documenti che compongono questo flusso: approvazione, approvazione, familiarizzazione e altri.

Il volume del flusso documentale è misurato dal numero fisico dei documenti (originali e copie), che può essere specificato o integrato dal volume di informazioni contenute nei documenti, espresse in fogli, segni, numero di ordini, esecutori, ecc.

Esiste un ampio gruppo di sistemi di gestione dei documenti progettati per supportare singole specie attività:

  • - archiviazione (un insieme di procedure di gestione dei documenti archivistici);
  • - flusso documentale del personale (procedure HR);
  • - flusso dei documenti contabili;
  • - lavoro d'ufficio segreto e confidenziale;
  • - flusso di documenti tecnici e tecnologici;
  • - flusso documentale del sistema di gestione della qualità.

Possono esserci tanti sistemi di gestione dei documenti quanti sono i tipi di attività.

Di norma, l'organizzazione del flusso di documenti in un'impresa viene effettuata sulla base di determinate regole che tutti i dipendenti sono tenuti a seguire.

Il tempo impiegato a lavorare con ciascun documento dovrebbe essere minimo, quindi è necessario considerare attentamente il percorso di movimento dei documenti inclusi nel diagramma di flusso dei documenti presso l'azienda. Anche il numero di collegamenti attraverso i quali passa ciascun documento all'interno del sistema di flusso dei documenti dovrebbe tendere al minimo.

Vengono individuati i seguenti principi di base che garantiscono il tempestivo passaggio dei documenti lungo il percorso più breve con costi minimi tempo:

  • - la centralizzazione delle operazioni di ricezione, elaborazione primaria e invio di documenti significa che tutti i documenti ricevuti dall'organizzazione con tutti i metodi di consegna (per posta, fax, e-mail ecc.) e inviati dall'organizzazione vengono elaborati nel servizio DOU
  • - massima riduzione del numero di passaggi ed esclusione dei movimenti di ritorno di un documento che non siano dovuti a necessità aziendali (si considera movimento di ritorno di un documento tale che arrivi all'autorità dove è già stato trattato)
  • - instradamento di alcune tipologie di documenti (sviluppo di diagrammi di flusso documentali)
  • - registrazione una tantum dei documenti (i documenti che entrano nell'organizzazione e creati nell'organizzazione vengono registrati una volta: in entrata - al ricevimento, interni e in uscita - al momento della creazione; la registrazione dei documenti può essere effettuata nel servizio Istituzioni educative prescolari o in un'unità strutturale)
  • - organizzazione dell'esame preliminare dei documenti (distribuzione dei documenti ricevuti dall'organizzazione in documenti inviati per risoluzione al manager, ai suoi delegati e trasferiti per l'esecuzione direttamente ai dipartimenti; l'esame preliminare viene effettuato da uno specialista servizi DOW(assistente di segreteria o vicedirettore)
  • - emanare apposite delibere che, se possibile, definiscano con precisione esecutore, incarico e scadenza
  • - esclusione di approvazioni irragionevoli, organizzazione dell'approvazione parallela di documenti da parte di più dipendenti contemporaneamente (copiando una bozza di documento o trasmettendola via e-mail simultaneamente a tutte le parti interessate)
  • - riduzione del livello di firma dei documenti.

Tutti i documenti attualmente utilizzati nelle attività dell'impresa possono essere suddivisi in base alle seguenti caratteristiche principali:

  • - In relazione all'impresa, i documenti sono divisi in esterni e interni. I documenti esterni sono compilati da corrispondenti dell'impresa, provengono da organizzazioni terze e riflettono il rapporto dell'impresa con le sue controparti (requisiti di pagamento). Documenti interni sono redatti presso l'impresa stessa dai suoi dipendenti e amministratori per formalizzare le transazioni commerciali interne (ricevuta di cassa).
  • - In base al volume delle transazioni commerciali riflesse: documenti primari e di sintesi. Documenti primari contenere informazioni su una transazione commerciale (ordini di cassa incassi e spese, fatture). I documenti riepilogativi hanno lo scopo di riassumere le informazioni sull'intero insieme di transazioni commerciali dello stesso tipo per un certo periodo di tempo (rapporto del cassiere, rapporto sul prodotto, registro dei fatti aziendali).
  • - A seconda del numero di posizioni prese in considerazione, i documenti possono essere a riga singola o multilinea. I documenti a riga singola contengono una voce contabile. I documenti su più righe contengono due o più voci contabili (libro paga).
  • - A seconda della loro finalità, i documenti sono suddivisi in amministrativi, confermativi, contabili e riuniti. Documenti amministrativi contenere il permesso di eseguire una determinata transazione commerciale (ordine del manager di emettere fondi per la rendicontazione, ordini). Tali documenti documentano l'operazione, ma le informazioni in essi contenute non trovano riscontro nelle scritture contabili. I documenti giustificativi contengono informazioni sull'esecuzione dell'ordine (rapporto di cassa, fatture, requisiti, ricevuta dell'ordine). Questi documenti riflettono l'effettivo completamento della transazione e le informazioni in essi contenute vengono inserite registri contabili. I documenti contabili sono destinati alla registrazione registrazioni contabili ai fini di un ulteriore utilizzo nel processo contabile (calcolo dell'ammortamento delle immobilizzazioni). I documenti combinati uniscono le caratteristiche dei documenti amministrativi (permessi), dei documenti giustificativi e dei documenti contabili (ordine di cassa, foglio paga).
  • - In base al contenuto delle transazioni commerciali, i documenti sono suddivisi in materiali, monetari e di regolamento. I documenti materiali vengono utilizzati per formalizzare le operazioni sullo spostamento degli articoli di inventario (certificato di accettazione e trasferimento delle immobilizzazioni). I documenti in contanti sono destinati all'elaborazione di transazioni in contanti e non in contanti in contanti imprese (richiesta-ordine di pagamento). I documenti di pagamento servono a formalizzare i rapporti di regolamento con le vostre controparti per obbligazioni esterne (fatture).
  • - Secondo il metodo di compilazione, i documenti possono essere compilati manualmente o utilizzando mezzi elettronici tecnologia informatica.
  • - I documenti contabili primari sono compilati da un contabile. Questi includono: vari certificati, calcoli, fogli di sviluppo, ecc. Le informazioni riflesse in questi documenti vengono anche inserite nei registri contabili. I documenti che riflettono le questioni di gestione generale dell'impresa e le sue attività produttive e operative sono redatti dagli organi di gestione dell'organizzazione.

Pertanto, le principali funzioni del flusso di documenti sono:

  • - comunicativo - è fornire informazioni sull'interazione interna ed esterna;
  • - direttiva - consiste nel garantire un controllo diretto fissando compiti e monitorandone l'attuazione.

Flusso di documenti - si tratta del movimento dei documenti dal momento in cui vengono ricevuti o creati fino al completamento dell'esecuzione, all'invio al destinatario o al deposito.

Secondo l'entità del movimento dei documenti, il flusso di documenti di un particolare cittadino, famiglia, funzionario, unità strutturale, organizzazione nel suo insieme, sindacato, ramo della pubblica amministrazione, stato può essere individuato come oggetto di considerazione indipendente. Dopotutto, alla fine, qualsiasi documento e ogni sua copia viene messo da parte da qualche parte e, trascorso il periodo di conservazione, viene cancellato e distrutto. La differenza sta nella lunghezza del percorso percorso, nelle fasi di elaborazione dei documenti e nel periodo della loro successiva conservazione.

La normativa vigente e i manuali metodologici, tra cui il “Sistema statale di supporto documentale alla gestione. Disposizioni fondamentali. Requisiti generali per i servizi di supporto documentale e documentale" (GSDO), sulla base di considerazioni pragmatiche, considerano oggetto di regolamentazione solo il flusso documentale dell'organizzazione nel suo complesso e, di conseguenza, i flussi di documenti in entrata, interni e in uscita.

Il flusso dei documenti, ovvero l'ordine di movimento dei documenti in un'organizzazione, può essere suddiviso nelle seguenti fasi:

1. Inoltro dell'elaborazione dei documenti ricevuti dall'organizzazione.

2. Revisione preliminare dei documenti da parte del servizio di supporto alla documentazione.

3. Movimento razionale dei documenti all'interno dell'organizzazione.

4. Elaborazione dei documenti eseguiti e inviati.

Quali documenti vengono presentati alle organizzazioni?

Principi di base dell'organizzazione del flusso di documenti:

Il passaggio dei documenti deve essere tempestivo;

Ogni spostamento di un documento deve essere motivato; è necessario escludere o limitare i movimenti di restituzione dei documenti;

L'ordine di passaggio e di elaborazione delle principali tipologie di documenti deve essere uniforme,

Pertanto, il compito principale di organizzare il flusso di documenti è rettilineità dentro spostamento di documenti ed elaborazione una tantum.

Per selezionare percorsi ottimali per la circolazione dei documenti, l'impresa sviluppa percorsi razionali e schemi tecnologici per la circolazione e l'elaborazione dei principali tipi di documenti. Gli schemi consentono di determinare la posizione delle operazioni per la loro elaborazione.

Nel flusso di documenti sono presenti tre flussi di documenti: in arrivo, interno ed in uscita documenti. Sebbene siano strettamente correlati, ciascuno di questi fili ha le proprie regole di lavorazione e direzioni di movimento.

Elaborazione documenti in arrivo rappresenta la prima fase di lavoro con i documenti ricevuti.

Il flusso di documenti in entrata è composto da:

Documenti di organismi superiori, risoluzioni, decisioni, ordini, ordinanze, lettere, ecc., contenenti direttive, spiegazioni e altre informazioni;

Documenti di enti subordinati (aziende) che inviano documentazione contabile e contabile primaria e richieste di varia natura;

Documenti di altre organizzazioni che scambiano informazioni per risolvere questioni che richiedono un'azione congiunta;

Lamentele e dichiarazioni dei cittadini.

In molte organizzazioni, le operazioni di ricezione e di elaborazione primaria dei documenti vengono eseguite centralmente da una spedizione (nelle grandi istituzioni) o da una segretaria. La sequenza della documentazione in arrivo è mostrata nel diagramma (Fig. 8).

Il compito dell'elaborazione iniziale della corrispondenza in entrata è verificare la correttezza della consegna e l'integrità degli allegati, tenere conto dei documenti ricevuti e prepararli per la trasmissione a destinazione. Viene verificata l'integrità delle buste: tutte le buste, ad eccezione della corrispondenza personale e indirizzata all'organizzazione sindacale, vengono aperte, i documenti vengono rimossi dalle buste e gli allegati vengono confrontati. Se viene rilevato un danneggiamento o l'assenza di un documento o di un allegato allo stesso, il mittente ne viene informato.

Riso. 8. Schema per il passaggio della documentazione in entrata

Dopo l'apertura della corrispondenza, la busta viene trattenuta solo nei seguenti casi:

    se sul documento non è presente alcuna data;

    se data timbro postale necessario come prova della data di invio e ricezione del documento (lettere e dichiarazioni di cittadini, dichiarazioni di reclamo, mandati di comparizione, ecc.);

    se l'indirizzo del mittente è solo sulla busta.

Negli altri casi le buste vengono distrutte.

Dopo aver tolto la corrispondenza dalla busta ed accertata la sua sicurezza, gli allegati vengono disposti in ordine numerico e pinzati insieme alla lettera di accompagnamento vengono pinzati anche i documenti composti da più fogli;

La registrazione dei documenti in entrata inizia con l'apposizione di un timbro di registrazione. Un timbro di registrazione che registra l'ora e il fatto di ricevimento del documento presso l'istituzione (requisito 28) è apposto nel luogo indicato da GOST R 6.30-97. La ricezione centralizzata della corrispondenza consente di tenere conto di tutti i documenti ricevuti, ovvero di avere dati accurati sul volume di questa parte del flusso di documenti.

L'elaborazione dei documenti durante la spedizione termina con il loro smistamento registrato E non registrato secondo l'elenco approvato dal responsabile dell'organizzazione. I documenti non registrati vengono distribuiti tra le unità strutturali per la consegna alla destinazione prevista, il resto della documentazione viene trasferito per la registrazione.

La distribuzione dei documenti ricevuti determina in gran parte l'immediatezza del loro movimento.

Già durante l'elaborazione iniziale, viene effettuata una revisione preliminare dei documenti senza una conoscenza dettagliata del loro contenuto. Alcuni documenti vengono separati e inviati per l'esecuzione direttamente alle unità strutturali; Lettere, reclami e dichiarazioni dei cittadini dopo la registrazione vengono sottoposti all'esame della direzione o di un'unità strutturale. I documenti contrassegnati con “Personale” o indirizzati all'organizzazione sindacale vengono immediatamente inviati alla destinazione prevista.

Pertanto, lo scopo principale della considerazione preliminare è selezionare i documenti per la gestione. Considerando che attualmente la maggior parte dei manager è sovraccarica di informazioni ridondanti, questo flusso di documenti deve essere sottoposto ad un'attenta analisi. Alla direzione dell'organizzazione vengono inviati documenti su questioni fondamentali delle attività dell'istituzione, la cui attuazione richiede una decisione di gestione, e documenti contenenti le informazioni necessarie per la gestione. Costituiscono circa il 20% di tutta la documentazione.

Quando distribuiscono i documenti, utilizzano le norme sulle unità strutturali, le descrizioni dei lavori e i diagrammi di flusso dei documenti. L'esame preliminare dei documenti viene effettuato da persone che hanno l'autorità di inoltrare i documenti a destinazione. Potrebbero essere segretari, assistenti segretari o assistenti dirigenti.

Durante l'esame preliminare dei documenti viene indicato il simbolo dell'unità strutturale a cui viene inviato il documento, o il nome dell'esecutore. A tal fine, l'istituzione dispone di un elenco di unità strutturali con i codici ad esse assegnati. Durante l'esame preliminare, diventa anche chiaro se il documento trasferito alla direzione richiede una selezione della corrispondenza precedente su questo tema, documenti normativi, ecc. Questi documenti vengono trasferiti al gestore insieme ai documenti ricevuti.

I documenti devono essere presentati per la revisione il giorno in cui vengono ricevuti. I telegrammi e gli altri documenti urgenti vengono trasmessi per primi.

Il responsabile di un ente o di un'unità strutturale, esaminando il documento ricevuto, deve dare istruzioni chiare e specifiche per la sua attuazione.

Queste istruzioni sono formalizzate sotto forma di una risoluzione, che contiene la decisione dei leader sulla sostanza della questione sollevata nel documento. Se un documento attraversa più livelli, su di esso vengono visualizzate numerose risoluzioni. Non è loro consentito contraddirsi a vicenda. Nel caso in cui l'esecuzione di un atto sia affidata a più soggetti, è ritenuta responsabile la persona o l'ente indicato per primo nella delibera.

Con la delibera l'atto viene trasferito agli esecutori responsabili. Se vengono specificati più esecutori, il documento viene trasferito a turno a ciascuno di essi. Per lavorare contemporaneamente su un documento, ne vengono effettuate delle fotocopie in base al numero di esecutori. L'originale del documento è trasmesso all'esecutore responsabile indicato per primo nella delibera.

La decisione del manager sul documento deve riflettersi nelle schede di registrazione per informazione servizio di controllo. Per il servizio di controllo, la delibera può costituire la base per assumere il controllo dell'esecuzione di un atto; indica le informazioni necessarie al controllo: il nome dell'esecutore, la decisione presa, il termine per l'esecuzione. Tutti i movimenti documentali tra unità strutturali ed esecutori vengono effettuati senza ricevuta, ma devono essere annotati sulla scheda di registrazione.

Dopo aver ricevuto il documento, il documento rimane con lui fino alla completa risoluzione della questione. Quando il lavoro sul documento è completamente completato, sul documento di iniziativa viene apposto un segno che ne indica l'esecuzione e l'inoltro al caso. Quindi il documento con tutti gli altri materiali ad esso correlati viene trasferito all'impiegato per l'archiviazione del fascicolo.

Documenti in uscita Anche il processo di elaborazione passa attraverso una serie di livelli. Il lavoro su di essi consiste nella redazione di un documento, ristampa, approvazione, approvazione, firma, registrazione ed elaborazione per l'invio (Fig. 9).

Riso. 9. Schema di passaggio della documentazione in uscita

Nella fase di progetto, l'appaltatore deve conoscere i requisiti per il testo del documento e i requisiti delle norme statali per la preparazione dei documenti. L'uso di testi standard e moduli stencil riduce notevolmente il tempo necessario per compilare i documenti. La bozza del documento è redatta in conformità con i requisiti di GOST R 6.30-97. Il progetto ristampato e verificato viene trasferito al contraente per ulteriori elaborazioni: approvazione, approvazione, firma.

In questa fase del flusso di documenti, è necessario cercare di ridurre le autorizzazioni non necessarie e le operazioni ripetute, ad esempio l'approvazione o l'approvazione non necessaria di documenti. Le bozze preparate e concordate dei documenti in uscita vengono sottoposte alla firma del capo dell'organizzazione o dei capi delle divisioni strutturali.

I capi delle istituzioni dovrebbero essere liberi di decidere su molte questioni secondarie, inclusa la firma di una serie di documenti. Il diritto di firmare alcuni documenti viene trasferito ai capi delle unità strutturali e ai dirigenti responsabili, come previsto dai regolamenti sulle unità strutturali e descrizioni del lavoro. Questa procedura contribuisce ad aumentare la responsabilità degli esecutori e semplifica notevolmente il flusso documentale. Prima di firmare, l'esecutore è tenuto a verificare la correttezza del documento, la presenza di tutti gli allegati, visti richiesti. I documenti di risposta vengono presentati ai manager per la firma insieme ai materiali sulla base dei quali sono stati compilati.

Dopo la firma, i documenti vengono inviati per la registrazione e la spedizione. Prima dell'invio viene nuovamente controllata la correttezza della loro formattazione. Il trattamento della corrispondenza inviata comprende lo smistamento, l'indirizzamento, la piegatura (piegatura), l'inserimento in buste, la sigillatura, la determinazione del costo degli invii, la compilazione di un registro per la posta raccomandata e il trasferimento della corrispondenza all'ufficio postale,

Tutti i documenti ricevuti per l'invio vengono ordinati per destinatario. Per i destinatari abituali vengono utilizzate buste preconfezionate, sulle quali viene stampato l'indirizzo mediante riproduzione rapida. Se i documenti vengono inviati a due o tre indirizzi, su ciascuno di essi viene sottolineato l'indirizzo a cui viene inviato il documento. Quando un documento viene inviato a più di quattro destinatari contemporaneamente, viene compilata una mailing list, che viene inviata per l'invio insieme alle copie del documento.

I documenti devono essere inviati il ​​giorno in cui vengono firmati, i telegrammi e tutta la corrispondenza urgente vengono inviati immediatamente.

Documenti interni passare attraverso le seguenti fasi: preparazione di una bozza di documento, ristampa, approvazione, girata, firma, trasferimento al destinatario. Pertanto, i percorsi per il loro passaggio nelle fasi di preparazione ed esecuzione sono gli stessi dei documenti in uscita, e nella fase di esecuzione coincidono con i percorsi dei documenti in entrata.

Tuttavia, alcuni tipi di documenti interni potrebbero avere percorsi propri. I documenti amministrativi (ordini, istruzioni) passano attraverso l'ufficio legale; i protocolli non necessitano di redazione; promemoria, certificati, ecc. vanno direttamente al gestore a nome del quale sono scritti. Alcuni documenti interni sono registrati presso l'ufficio, hanno una propria indicizzazione (atti, protocolli, ordinanze) e spesso richiedono la riproduzione in un servizio di fotocopie e la distribuzione alle unità strutturali.

Contabilità volume del flusso di documenti. Il volume del flusso di documenti è il numero totale di documenti in entrata, in uscita e interni all'anno. La contabilità del flusso di documenti è necessaria per determinare il carico di lavoro dei dipartimenti, dei singoli dipendenti e dell'organizzazione nel suo complesso. Questi dati vengono utilizzati quando si sviluppano misure per migliorare il lavoro d'ufficio e quando si decide l'introduzione di strumenti di meccanizzazione per l'elaborazione dei documenti.

Documenti interni, in entrata, in uscita, proposte e dichiarazioni dei cittadini soggetti a contabilità separata. Le copie dei documenti effettuate mediante riproduzione rapida vengono conteggiate separatamente. La quantità totale è espressa come frazione, dove il numeratore indica il numero di documenti principali e il denominatore indica il numero di copie di copie di documenti.

I documenti in entrata e in uscita vengono registrati sul sito per la ricezione e l'invio della corrispondenza. I documenti interni sono registrati nel luogo della loro registrazione o preparazione. Ogni documento viene conteggiato una volta. Il calcolo sistematico del flusso di documenti ci consente di determinare le dinamiche della sua crescita. L'analisi di questi dati viene utilizzata per formare l'organico delle divisioni strutturali e organizzare razionalmente la giornata lavorativa dei dipendenti.

Organizzazione della consegna dei documenti. La consegna dei documenti determina in gran parte la velocità della loro elaborazione ed esecuzione. La consegna dei documenti all'interno dell'istituzione viene effettuata dai servizi di corriere e dalle segreterie. Nelle grandi istituzioni è consigliabile utilizzare mezzi tecnici: posta pneumatica, trasportatori.

Per aumentare l'efficienza della consegna dei documenti, dovrebbero essere sviluppati percorsi razionali dei corrieri, dovrebbe essere stabilito un numero ragionevole di consegne di documenti al giorno, dovrebbe essere ridotto il numero di operazioni per la ricezione e la trasmissione di documenti (annullamento delle ricevute), ecc.

L'ordine di consegna dei documenti è fissato in un programma che stabilisce l'orario e i percorsi dei servizi di corriere. Nelle piccole organizzazioni e all'interno di un'unità strutturale, i documenti vengono consegnati dal segretario.