È necessaria l'unificazione dei documenti? Unificazione e standardizzazione dei documenti
Nell'ultimo terzo del XX secolo, con l'inizio dell'uso su larga scala delle nuove tecnologie dell'informazione, è sorta la questione della necessità di unificare le informazioni documentate, principalmente nel campo della gestione. Nel 1971 fu adottato un decreto speciale del governo dell'URSS per accelerare i lavori sulla creazione di sistemi di documentazione unificati e classificatori di dati tecnici informazioni economiche. Il loro sviluppo è stato effettuato sulla base di sistemi di documentazione funzionali.
Nel nostro Paese, per la prima volta nella pratica nazionale ed estera, è stato creato un sistema supporto documentale gestione al fine di stabilire una procedura uniforme per la documentazione delle attività di gestione su tutto il territorio statale. Ha ricevuto il nome in codice EGSD-1973 (Sistema statale unificato di gestione dei documenti). In totale, nell'Unione Sovietica furono sviluppati 16 sistemi di documentazione unificati.
Un sistema di documentazione unificato è il risultato dell'unificazione dei documenti di questo sistema.
Unificazioneè la riduzione di qualsiasi oggetto (compresi i documenti) a sistema unificato, forma, uniformità e riduzione dell'insieme originario di questi oggetti (ad esempio, moduli o tipologie di documenti, loro indicatori e dettagli). L'unificazione porta necessariamente all'instaurazione di un'uniformità razionale (per un periodo abbastanza lungo) in qualsiasi area di attività, compresa la documentazione.
Unificazione dei documenti– questa è la riduzione dei documenti a un unico sistema, forma, uniformità e riduzione dell'insieme originale di moduli o tipologie di documenti, dei loro indicatori e dettagli. L'unificazione porta necessariamente all'instaurazione di una razionale uniformità nella documentazione per un periodo abbastanza lungo. In altre parole, l'essenza dell'unificazione dei documenti si riduce a ridurre la loro diversità ingiustificata stabilendo una composizione razionale delle forme dei documenti, portandoli all'uniformità attraverso l'unità di struttura, dettagli, strutture linguistiche e operazioni di elaborazione, registrazione e archiviazione dei documenti. Durante l'unificazione, si ottiene una riduzione del numero di tipi e forme di documenti rimuovendo i documenti non necessari e duplicati dalle catene di documenti esistenti nel sistema di documentazione.
I documenti gestionali utilizzati in diversi ambiti e organi di gestione devono essere redatti in modo uniforme. Ciò consente di includere i documenti in un sistema unificato di tenuta dei registri per il paese, facilita la loro rapida elaborazione ed esecuzione e riduce il tempo dedicato a lavorare con i documenti non solo del personale addetto alla tenuta dei registri, ma anche di tutti i dipendenti dell'amministrazione amministrativa apparato: dai dirigenti ai dipendenti ordinari.
L'unificazione dei documenti è l'istituzione di composizioni e moduli uniformi documenti di gestione creati nel processo di implementazione di funzioni e compiti gestionali simili, operazioni per la loro elaborazione, contabilità e archiviazione. L'unificazione consente di semplificare il lavoro con numerosi documenti, semplifica e accelera lo scambio di informazioni aziendali.
L'unificazione dei documenti gestionali comporta unificazione della composizione documenti creati durante la risoluzione di problemi di gestione e unificazione forme documenti.
Unificazione della composizione dei documenti l'organizzazione è la selezione e il consolidamento di una serie di documenti necessari e sufficienti per risolvere i problemi di gestione (di conseguenza, la composizione dei documenti dell'organizzazione può essere significativamente ridotta).
Unificazione della modulistica documentale- questa è selezione e consolidamento forme unificate ah documenti di indicatori di informazione e dettagli corrispondenti allo scopo dei documenti e la definizione di requisiti uniformi per la loro preparazione ed esecuzione.
L'unificazione nel lavoro d'ufficio può essere simile lavoro indipendente e una fase del lavoro di standardizzazione.
In conformità con l'articolo 2 Legge federale"Sulla regolamentazione tecnica" del 27 dicembre 2002 n. 184-FZ, standardizzazione – è “l'attività di stabilire regole e caratteristiche ai fini del loro volontario uso ripetuto , finalizzato a mettere ordine nei settori della produzione e della circolazione dei prodotti e ad aumentare la competitività di prodotti, lavori o servizi”.
Ai sensi degli stessi articoli" standard ... è un documento in cui, ai fini dell'uso ripetuto volontario, le caratteristiche dei prodotti, le regole di attuazione e le caratteristiche dei processi di produzione, funzionamento, stoccaggio, trasporto, vendita e smaltimento, esecuzione di lavori o fornitura di servizi sono stabiliti”. Lo standard può anche contenere requisiti relativi a terminologia, simboli, imballaggi, marcature o etichette e regole per la loro applicazione.
L'essenza della standardizzazione è sviluppare regole e requisiti ottimali per la preparazione, l'esecuzione, la registrazione e l'archiviazione della documentazione aziendale adottata nel modo prescritto e consigliato per un uso generale e ripetuto nel lavoro d'ufficio. In altre parole, standardizzazione documenti - si tratta dell'istituzione di norme e regole uniformi per i documenti al fine di snellire la gestione. La standardizzazione è il risultato dell'unificazione, la sua forma più alta.
Standardizzazione significa costruzione dentro norma giuridica regole e requisiti fondamentali allo sviluppo ed esecuzione di documenti gestionali. Grazie alla standardizzazione, un'enorme massa di documenti viene creata secondo le stesse regole, più velocemente e più facilmente percepibili dai destinatari.
Il risultato del lavoro di unificazione e standardizzazione può essere la creazione di standard singole specie documenti (ad esempio, GOST 7.32-91. Rapporto di ricerca. Struttura e regole di progettazione) o loro elementi (ad esempio, GOST 9327. Carta di consumo. Formati) e per sistemi di documentazione unificati (ad esempio, GOST R 6.30-2003 . Unificato sistemi documentali. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. I sistemi di documentazione unificati sono costituiti da una serie di moduli di documenti interconnessi che forniscono una presentazione documentata dei dati certi tipi attività gestionali ed economiche.
Sistema di documentazione unificato (UDS), secondo una definizione standardizzata, è “un sistema di documentazione creato da regole uniformi e requisiti, contenenti le informazioni necessarie per la gestione in un determinato campo di attività." Come puoi vedere, questa definizione riflette l'essenza di due concetti: "sistemi di documentazione" e "unificazione dei documenti".
Se un sistema di documentazione si forma in base alle esigenze di documentare una particolare attività, allora un sistema di documentazione unificato è il risultato dell'unificazione dei documenti di questo sistema: portare i documenti in un unico sistema, forma, uniformità e ridurre l'insieme originale di moduli o tipi di documenti, i loro indicatori e dettagli. L'unificazione porta necessariamente all'instaurazione di una razionale uniformità nella documentazione per un periodo abbastanza lungo.
Un sistema di documentazione unificato contribuisce a:
1) ridurre il costo del lavoro manuale nei processi informativi (di conseguenza, è richiesto uno sforzo minimo da parte di una persona per compilare o leggere documenti);
2) uso diffuso dell'elettronica tecnologia informatica, poiché le forme unificate di documenti sono convenienti per l'elaborazione elettronica (ciò si ottiene garantendo la compatibilità software, tecnica e informativa dei documenti, sviluppando forme appropriate di documenti, classificatori, dizionari, ecc.);
3) razionalizzazione dei flussi informativi;
4) ridurre il numero di documenti;
5) ulteriore miglioramento della cultura del documento e della cultura dell'informazione in generale.
Tutto ciò nel suo insieme consente di aumentare l'efficienza della gestione, poiché si ottiene una maggiore efficienza nell'ottenimento di informazioni di alta qualità, si riduce il numero di errori nei documenti, si riducono le operazioni manuali e natura creativa manodopera manageriale, i costi finanziari per lavorare con i documenti sono ridotti.
Quanto sopra vale non solo per Sfera russa lavorare con i documenti. Così, secondo una ricerca condotta negli Stati Uniti, il costo di una lettera ufficiale composta e stampata individualmente raggiungeva l'importo di 3 dollari e 75 centesimi, mentre il costo per la stesura di una lettera tipo, cioè di un documento unificato, era di soli 25 centesimi.
La standardizzazione è una forma di consolidamento giuridico dei risultati dell'unificazione. Pertanto, l'USD è un insieme di standard statali che definiscono, in primo luogo, le principali disposizioni del sistema unificato e, in secondo luogo, la forma uniforme di tutti i documenti in esso contenuti. In altre parole, il sistema di documentazione unificato (UDS) comprende: 1) standard statali; 2) forme unificate di documenti, 3) linee guida sulla loro richiesta. Il nucleo dell’intero USD è costituito da moduli di documenti unificati.
Modulo di documento unificato- si tratta di "un insieme di dettagli stabiliti in conformità con i compiti risolti in un determinato campo di attività e situati in un determinato ordine su un supporto di memorizzazione".
A seconda del livello di approvazione, sono suddivisi nelle seguenti categorie:
Tutto russo;
Industria (dipartimentale);
Moduli atti dei soggetti della Federazione;
Forme di documenti di associazioni, imprese, organizzazioni.
Le forme unificate tutta russe sono intersettoriali. Questi moduli vengono utilizzati per documentare i processi di gestione tipici inerenti a tutte le organizzazioni, indipendentemente dal tipo di attività e dalle forme legali. Questi moduli sono approvati a livello federale. Gli sviluppatori di moduli unificati a livello panrusso sono l'Agenzia archivistica federale, Servizio federale statistiche statali, Ministero delle finanze russo, Banca centrale Federazione Russa. Le forme nazionali unificate di documenti sono obbligatorie per l'uso in tutte le istituzioni, organizzazioni e imprese, indipendentemente dalla loro subordinazione e forma di proprietà. Un esempio di forme di documenti unificate a livello nazionale possono essere le forme unificate di documentazione contabile primaria per la contabilità del lavoro e il suo pagamento, approvate dalla risoluzione Comitato di Stato Federazione Russa secondo la statistica del 5 gennaio 2004 n. 1.
Insieme ai sistemi di documentazione intersettoriale, esistono forme di documenti che riflettono le specificità del supporto informativo per settori specifici di attività o singole organizzazioni. Questa specificità può essere di due tipi: 1) speciale requisiti aggiuntivi alle informazioni per la risoluzione delle funzioni gestionali standard, ad esempio la registrazione dell'ammissione, del trasferimento e del licenziamento del personale nel settore dell'istruzione, della sanità, ecc.; 2) attività specifica, per la realizzazione della quale è stato, di fatto, formato questo o quel ramo di attività e la sua gestione. Questo tipo esiste sicuramente una documentazione specifica, poiché in tali documenti sono documentate le principali attività del settore, ad esempio documentazione sanitaria (ricette, congedo per malattia, anamnesi, ecc.); documentazione per affari d'archivio(inventario delle custodie, schede di certificazione, guide, ecc.); documentazione della produzione dell'esplorazione geologica (mappe, profili, registrazioni di pozzi, ecc.); documentazione didattica (orari, stato avanzamento lavori, programmi dei corsi, ecc.). Problemi relativi alla determinazione della composizione di questa documentazione, del suo contenuto informativo, organizzazione interna e la registrazione viene effettuata da dipartimenti e (o) altre organizzazioni ufficialmente designate come leader in un particolare campo di attività, ad esempio la Biblioteca di Stato russa, per altre biblioteche del paese. Le forme di documenti specifiche del settore sono di natura normativa all'interno del sistema amministrativo (dipartimentale), ad esempio documentazione giudiziaria, notarile, ecc., o per tutte le organizzazioni impegnate in attività specifiche, ad esempio assicurazioni, documentazione medica, ecc.
I moduli dei documenti dei soggetti della Federazione sono approvati a livello di regioni, regioni, territori, repubbliche, enti governo locale e riflettono le specificità della documentazione delle attività di queste entità. L'uso di tali moduli si applica alle organizzazioni e istituzioni sotto la giurisdizione delle entità costituenti della Federazione Russa.
I moduli documentali per associazioni, imprese e organizzazioni vengono sviluppati, approvati e applicati a livello locale.
L'unificazione della forma dei documenti consente di migliorarne la qualità, poiché il contenuto della forma unificata comprende il numero ottimale di indicatori comparabili e i dettagli necessari. Questo modulo è razionale in termini di disposizione dei dettagli e fornisce modalità convenienti di compilazione e compilazione. L'uso di moduli unificati nella pratica dà un effetto significativo riducendo i costi di elaborazione, produzione, elaborazione dei documenti, loro trasmissione ed elaborazione. Tutto ciò consente di velocizzare il passaggio dei documenti nell'organizzazione e ottimizzare il flusso documentale. Migliorare il contenuto dei documenti consente di migliorarne la qualità e ottimizzare le attività di gestione ottenendo informazioni necessarie e sufficienti.
I risultati dell'unificazione della composizione dei documenti sono registrati nella Tabella dei moduli dei documenti e i risultati dell'unificazione dei moduli dei documenti sono registrati nell'Album dei moduli dei documenti.
Al fine di ridurre il numero di moduli documentali utilizzati, su base strettamente giuridica e funzionale, nei ministeri, dipartimenti e organizzazioni specifiche, sulla base dei risultati dell'unificazione, si stanno sviluppando le Tabelle dei moduli documentali unificati.
Tabella delle forme unificate dei documenti- questo è un "elenco dei moduli unificati di documenti approvati" .
Una tabella approssimativa dei moduli è un unico documento normativo, che è un elenco di forme unificate di documenti necessari e sufficienti per l'attuazione delle funzioni e dei compiti delle attività di gestione di un'impresa, con le loro caratteristiche status giuridico, le principali fasi di preparazione e superamento, presentazione e costituzione modulo obbligatorio. In pratica la pagella sì in modo reale semplificare il processo di documentazione o redazione di documenti, creare uno schema visivo per registrare tutti i tipi di attività nei documenti. La pagella stabilisce regole rigorose per questa registrazione riguardo al luogo, al tempo, ai decisori e alla forma documentaria. La scheda attività deve includere tutti i documenti, indipendentemente da chi e su quale supporto vengono prodotti.
Nelle attività correnti, la Tabella delle forme dei documenti funge da libro di riferimento, contenente in forma ordinata la forma dei documenti utilizzati dall'organizzazione per documentare la propria attività gestionale e consentendo una rapida ricerca moduli necessari documenti indicanti tutte o le principali fasi di preparazione ed esecuzione del documento.
Il foglio modulo documento è destinato a:
Ottimizzazione della composizione della modulistica documentale utilizzata nell'organizzazione e loro consolidamento in un unico documento normativo;
Classificazione dei moduli documentali utilizzati nelle attività dell'organizzazione per funzioni e aree di attività;
Unificazione e consolidamento normativo della procedura per la preparazione dei documenti nell'organizzazione;
Unificazione della modulistica documentale;
Razionalizzazione della base documentale dell'organizzazione al fine di aumentare l'efficienza dell'uso delle tecnologie informatiche nelle attività di gestione.
Base giuridica lo sviluppo del Foglio dei moduli unificati dei documenti è una voce corrispondente nel Sistema statale di supporto alla documentazione per la gestione (GSDMOU): "la composizione dei documenti di gestione creati nelle organizzazioni è determinata dalle loro competenze e funzioni, la procedura per risolvere i problemi, il volume e natura dei rapporti tra organizzazioni ed è fissata nel foglio dei documenti. In conformità con l'istituto educativo di bilancio statale, in ciascuna organizzazione è necessario compilare un foglio di moduli documentali. E' vietato l'utilizzo di documenti non specificati nella Tabella. L'istituto scolastico statale di bilancio fornisce forma approssimativa Tabella delle forme unificate dei documenti organizzativi. È compilato sotto forma di tabella. La base dello schema Timesheet è la classificazione delle funzioni svolte da tutte le divisioni dell'organizzazione.
Insieme allo sviluppo di un Foglio di Moduli Documentali, è consigliabile sviluppare un Album di Moduli Documentali, che contenga i moduli documentali inclusi nel Foglio e consolidi i risultati dell'unificazione della composizione e delle forme dei documenti dell'organizzazione. Sia l'Album che il Foglio di documenti sono approvati dal responsabile dell'organizzazione. Sulla base dell'Album dei moduli dei documenti, vengono progettati i moduli dei documenti.
L’album dei moduli documentali contiene moduli documentali unificati inclusi nel Timesheet e consolida i risultati dell’unificazione della composizione e dei moduli dei documenti dell’organizzazione per funzioni gestionali.
Le forme nazionali unificate di documenti vengono sviluppate tenendo conto della possibilità della loro elaborazione informatica. Il loro utilizzo è obbligatorio in tutte le istituzioni, organizzazioni e imprese, indipendentemente dalla loro subordinazione e forma di proprietà.
Album dei moduli dei documenti– una raccolta di moduli standardizzati di documenti necessari per il supporto della documentazione per la gestione di questa particolare organizzazione, istituzione, impresa
Un album di moduli di documenti in un'organizzazione dovrebbe essere presentato in due versioni:
Carta (campione di riferimento), che viene archiviata nel servizio di gestione dell'ufficio dell'organizzazione (in ufficio);
Una copia elettronica che dovrebbe trovarsi su ogni postazione di lavoro automatizzata.
Caratteristiche caratteristiche degli album di forme unificate di documenti inclusi in sistemi unificati documentazione gestionale, Sono:
Uniformità nella costruzione della modulistica e regolamentazione del contenuto dei documenti inseriti in ciascun sistema; esclusione di dati duplicati dai documenti, nonché di dati tradizionalmente inclusi in essi, ma non utilizzati per risolvere problemi specifici, che consente di ottenere un input una tantum di informazioni nel processo di risoluzione di un problema di gestione;
Unità della terminologia utilizzata e simboli, che consente di ottenere la comparabilità degli indicatori quando si passa da un livello di gestione all'altro e da un sistema all'altro basato sull'unificazione di algoritmi per la generazione di indicatori e documenti;
Un insieme definitivo di dettagli e indicatori per ciascuna tipologia di documento e la creazione di modelli unificati per la costruzione di tipologie di documenti e modulistica specifica;
Definizione di regole uniformi per la compilazione e l'esecuzione dei dettagli documentali, comuni a tutti i sistemi documentali e specificate nei casi di particolarità.
L’utilizzo dei moduli Timesheet e Album dei documenti garantisce:
Conformità dei moduli documentali utilizzati con i compiti da risolvere;
Efficienza nell'attuazione delle funzioni gestionali;
Ridurre la quantità di tempo di lavoro dedicato alla stesura, all'elaborazione e all'elaborazione dei documenti.
Gli organismi di standardizzazione e gli sviluppatori ritengono che le DSD siano obbligatorie per tutte le strutture di gestione e le organizzazioni che le utilizzano varie tecnologie supporto documentale per il management (DOU).
Il più ampio in termini di compiti e documenti è il complesso documenti normativi(norme) e sistemi di documentazione di gestione unificati sviluppati sulla loro base, comprese diverse centinaia di moduli di documenti.
L'insieme più completo di sistemi di documentazione di gestione unificata e corrispondenti forme di documenti è presentato nel classificatore tutto russo della documentazione di gestione OK 011-931 (OKUD), dove ogni tipo di documento ha ricevuto la propria designazione di codice, determinata dalla sua appartenenza a uno del dollaro e la sua posizione all’interno di questo sistema. Questa designazione del codice conferma la conformità al campione standard approvato per l'uso obbligatorio.
Attualmente nella Federazione Russa esistono i seguenti sistemi di documentazione di gestione unificata.
1. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa:
Documentazione sulla creazione di un'organizzazione o impresa;
Documentazione sulla riorganizzazione di un'organizzazione o impresa;
Documentazione sulla liquidazione di un'organizzazione, impresa;
Documentazione sulla privatizzazione di organizzazioni e imprese statali e municipali;
Documentazione sulle attività amministrative dell'organizzazione aziendale
Documentazione sulla regolamentazione organizzativa e normativa delle attività di un'organizzazione o impresa;
Documentazione sulla regolamentazione operativa e informativa delle attività di un'organizzazione o impresa;
Documentazione per l'assunzione;
Documentazione sul licenziamento dal lavoro;
Documentazione per la registrazione delle ferie;
Documentazione per la registrazione degli incentivi;
Documentazione per la registrazione delle sanzioni disciplinari.
Di particolare importanza per il lavoro d'ufficio assume il Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa (USORD). . Quasi tutti i servizi di lavoro d'ufficio funzionano con la maggior parte dei documenti di questo sistema, indipendentemente dalla direzione delle attività dell'organizzazione e dalla sua forma giuridica.
USORD include uno standard statale, un album di moduli di documenti unificati e istruzioni per il loro completamento e utilizzo
Lo standard statale per la documentazione organizzativa e amministrativa ha avuto diverse edizioni, la prima delle quali è entrata in vigore nel 1972. La risoluzione dello standard statale della Russia del 3 marzo 2003 n. 65 ha approvato GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti”, entrato in vigore il 1 luglio 2003. Questo standard stabilisce le regole di base per la preparazione dei documenti, i requisiti per il contenuto delle informazioni sul modulo, la procedura per indirizzare, concordare, firmare e approvare i documenti operativi.
2. Sistema unificato di documentazione contabile primaria:
Documentazione sulla contabilità e sul pagamento del lavoro;
Documentazione per la contabilità delle immobilizzazioni e beni immateriali;
Documentazione per la contabilità delle transazioni in contanti;
Documentazione sulla contabilità dei materiali; indicazioni sulla registrazione dei risultati dell'inventario;
Documentazione per la contabilizzazione di articoli di scarso valore e usurabili;
Documentazione per la registrazione del lavoro in costruzione del capitale e lavori di riparazione e costruzione;
Documentazione per la contabilità dei prodotti agricoli e delle materie prime;
Documentazione sulla contabilità dei movimenti di grano;
Documentazione per la registrazione del movimento di altri prodotti vegetali;
Documentazione per la registrazione dei movimenti degli animali;
Documentazione per la registrazione dei movimenti di prodotti animali;
Documentazione per la contabilità delle vendite di prodotti;
Documentazione per la contabilità dei prodotti, articoli di inventario nelle aree di stoccaggio;
Documentazione per la registrazione del funzionamento di macchine e meccanismi di costruzione;
Documentazione per la registrazione del lavoro nel trasporto stradale.
3. Sistema unificato documentazione bancaria:
Documentazione di pagamento per pagamenti non in contanti;
Documentazione sulle operazioni di emissione, cassa e bilancio;
Documentazione per la riconciliazione delle note di consulenza;
Documentazione sull'organizzazione della regolamentazione valutaria e controllo dei cambi;
Documentazione sul controllo degli insediamenti mediante note di consulenza tra istituzioni della Banca di Russia;
Documentazione sulle operazioni di credito bancario;
Documentazione sulla circolazione monetaria;
Documentazione di rendicontazione bancaria;
Documentazione contabile di deposito.
4. Sistema unificato di documentazione finanziaria, contabile e di rendicontazione del bilancio:
Documentazione finanziaria;
Documentazione di rendicontazione del budget;
Documentazione per contabilità di bilancio;
Documentazione relativa alla rendicontazione delle prestazioni bilancio federale presentato al governo della Federazione Russa;
Documentazione sulla rendicontazione finanziaria sull'esecuzione del bilancio federale da sottoporre Camera dei conti Federazione Russa.
5. Sistema unificato di reporting e documentazione statistica:
Documentazione sulle trasformazioni istituzionali dell'economia, sviluppo del settore non statale;
Documentazione sugli indicatori macroeconomici e sugli equilibri economici;
Documentazione sul reddito e sul tenore di vita della popolazione;
Documentazione su scienza e innovazione;
Documentazione demografica e offensiva;
Documentazione sull'attività economica della popolazione, retribuzione e condizioni di lavoro dei lavoratori;
Documentazione sul commercio all'ingrosso;
Documentazione finanziaria (finanza pubblica e circolazione monetaria, finanze dell'organizzazione);
Documentazione per risorse naturali e tutela dell’ambiente, alloggi e servizi comunali, sanità, turismo e attività ricreative, istruzione e cultura, servizi a pagamento;
Documentazione sulle statistiche industriali;
Documentazione agricola;
Documentazione edilizia;
Documentazione esterna attività economica;
Documentazione al dettaglio e ristorazione;
Documentazione sui trasporti e sulle comunicazioni;
Documentazione su prezzi e tariffe;
Documentazione sugli investimenti.
L'unificazione dei documenti consiste nel stabilire uniformità nella composizione e nelle forme dei documenti gestionali che registrano l'attuazione di funzioni e compiti gestionali simili.
Unificare significa “portare qualcosa ad un unico sistema, forma, uniformità”. Secondo la definizione ufficiale, l'unificazione è la selezione del numero ottimale di varietà di prodotti, processi e servizi, i valori dei loro parametri e dimensioni. Sulla base di ciò, ne consegue che, in primo luogo, nel processo di unificazione, deve essere effettuata una riduzione razionale degli elementi dell'insieme originario di oggetti (ad esempio moduli o tipologie di documenti, loro indicatori e dettagli). E in secondo luogo, l'unificazione porta necessariamente all'instaurazione di un'uniformità ottimale (per un periodo abbastanza lungo) in qualsiasi area di attività, compresa la documentazione. I documenti gestionali utilizzati in diversi ambiti e organi di gestione devono essere redatti in modo uniforme. Ciò consente di includere i documenti in un sistema unificato di gestione degli uffici per il paese, facilita la loro tempestiva elaborazione ed esecuzione e riduce il tempo dedicato a lavorare con i documenti non solo del personale d'ufficio, ma anche di tutti i dipendenti dell'apparato amministrativo - dai manager ai dipendenti ordinari.
La standardizzazione dei documenti è una forma di conferma giuridica dell'unificazione effettuata e del livello della sua natura obbligatoria.
La standardizzazione è il processo di definizione e applicazione di standard, intesi come “un campione, uno standard, un modello, presi come iniziali per confrontare con essi altri oggetti simili”. Uno standard come documento normativo e tecnico stabilisce un insieme di norme, regole, requisiti per l'oggetto della standardizzazione ed è approvato dall'autorità competente. L'uso di standard aiuta a migliorare la qualità del prodotto creato (in in questo caso documento). In Russia le attività di standardizzazione sono coordinate agenzie governative standardizzazione.
La standardizzazione è un processo complesso. Comprende elementi come tipizzazione, unificazione, aggregazione. Da un lato si tratta di metodi di standardizzazione, dall'altro di tipi di lavoro che possono essere svolti in modo indipendente. Ad esempio, in senso lato, la tipizzazione è lo sviluppo di progetti standard o processi tecnologici basati su prodotti (processi) comuni per una serie di prodotti. caratteristiche tecniche. Nella scienza dei documenti, questo metodo viene utilizzato per creare forme standard di documenti e testi standard, ad es. campioni o standard sulla base dei quali vengono creati documenti specifici. Un testo standard è un testo campione, sulla base del quale vengono successivamente creati testi di contenuto simile.
Sono state stabilite le seguenti categorie di norme:
standard statali (GOST).
standard di settore(OST);
standard repubblicani (RST).
L'unificazione dei documenti viene effettuata al fine di ridurre il numero di documenti utilizzati, tipizzare le loro forme, migliorare la qualità, ridurre l'intensità di lavoro della loro elaborazione e ottenere la compatibilità delle informazioni vari sistemi documentazione sulle stesse e sulle relative funzioni gestionali, utilizzo più efficiente delle tecnologie informatiche.
L'obiettivo principale dell'unificazione della documentazione gestionale è quello di creare un sistema di documenti, la cui implementazione, invece di quella utilizzata, fornirà un effetto economico significativo.
Il lavoro di unificazione comprende:
· sviluppo dell'USDD, effettuato dai ministeri e dai dipartimenti responsabili dei relativi sistemi di documentazione;
· introduzione della DSD intersettoriale (interdipartimentale) nella DSD repubblicana e settoriale:
· implementazione dell'OKTEI sviluppato;
· mantenimento di USD e OKTEI al fine di preservare l'affidabilità delle informazioni e dei loro ulteriore sviluppo;
· sviluppo di complessi di forme unificate di documenti di settore che riflettono le specificità del settore e non sono inclusi nell'USDD, nonché i loro registrazione statale;
· sviluppo di classificatori di settore delle informazioni tecniche ed economiche che riflettono le specificità del settore.
Principali direzioni di sviluppo dell'unificazione documentale
1. Ridurre la ridondanza di informazioni nei documenti
La riduzione della ridondanza nei documenti può essere ottenuta in tre modi principali:
1.1. ridurre il numero di documenti;
1.2. ridurre il numero di testi inclusi nei documenti. È possibile ridurre la quantità di testo come risultato delle seguenti misure.
a) l'uso dello stile telegrafico nella presentazione dei documenti.
b) applicazione di testi standard. Quando si preparano testi standard, il loro volume viene ridotto rispetto ai singoli testi utilizzati in precedenza.
c) dividere il testo in parti ed elementi strutturali chiari, che consente, eliminando le transizioni da una frase all'altra, di ridurre il volume del testo al 5%.
d) l'uso di informazioni sulle deviazioni in relazioni, certificati, promemoria e altri documenti che riflettono il progresso nell'attuazione di piani, compiti o standard stabiliti, omettendo quegli indicatori che corrispondono a piani, compiti o standard.
Unificazione nel senso più ampio del termine, significa “portare gli elementi di un dato insieme all’uniformità secondo caratteristiche stabilite o ridurre il numero degli elementi di un dato insieme”. L'unificazione dei documenti significa la scelta di strutture razionali per costruire sistemi di documentazione, portandoli all'uniformità basata sulla fissazione di un numero razionale delle loro forme e sulla tipizzazione della struttura.
Obiettivo principale l'unificazione dei documenti consiste nel creare insiemi stabili di documenti contenenti le informazioni necessarie e sufficienti per risolvere efficacemente i problemi di gestione sia in condizioni tradizionali che nelle condizioni di utilizzo delle nuove tecnologie informatiche, con costi minimi fondi per la raccolta, l’elaborazione, la trasmissione e l’archiviazione dei dati.
Come oggetto l'unificazione può essere documentata su qualsiasi tipo di supporto. L'unificazione può essere come direzione indipendente miglioramento dei documenti e costituiscono una delle fasi del processo tecnologico di standardizzazione. E in questo caso la standardizzazione lo è consolidamento normativo risultati dell’unificazione. L'oggetto dell'unificazione può essere un insieme di elementi esistenti o possibili di sistemi, tra i quali esistono relazioni di sostituibilità e intercambiabilità, che determinano la possibilità della loro unificazione. Oggetti di unificazione possono essere prodotti, materiali, parti, documenti, terminologia, ecc. Cioè, oggetto di unificazione, così come di standardizzazione, sono varianti di situazioni ricorrenti.
Sotto l'area di distribuzione per unificazione si intende un insieme di sistemi in cui si applica il risultato dell'unificazione, un elemento unificato destinato ad essere utilizzato in più sistemi
Il quadro normativo per l’unificazione dei documenti è:
Sistema di gestione della documentazione statale (GSDMOU);
Standard interstatali e statali della Federazione Russa per i sistemi di documentazione unificati (UDS);
Linee guida standard per l'esecuzione dell'unificazione industriale/dipartimentale/repubblicana dei documenti utilizzati in sistemi automatizzati ah gestione;
Disposizioni fondamentali del Sistema unificato di classificazione e codifica delle informazioni tecniche, economiche e sociali e dei sistemi di documentazione unificati nella Federazione Russa;
Altri documenti disciplinanti dello standard statale della Federazione Russa;
Classificatori tutti russi di informazioni tecniche, economiche e sociali. Anche i GOST inclusi nel sistema statale di standardizzazione della Federazione Russa sono di grande importanza per l'unificazione dei documenti.
L’unificazione si basa sull’attuazione dei seguenti principi:
> unificazione dal generale allo specifico, che consiste nella costruzione di un modello di modulo per i documenti e, sulla sua base, nello sviluppo di forme specifiche di documenti;
> uniformità nella costruzione delle forme dei documenti e delle regole di costruzione e progettazione, assicurata dalla massima tipizzazione e stencilizzazione dei testi, sviluppo di requisiti uniformi per la documentazione a vari livelli di gestione, unificazione della posizione dei dati nel campo del documento;
> complessità dell'unificazione. Durante lo svolgimento devono essere previsti tutti i requisiti del documento in tutte le fasi della sua creazione, esecuzione, elaborazione e conservazione;
> contenuto informativo, ovvero inclusione nei documenti solo di quei dettagli necessari per risolvere problemi specifici o i loro complessi con una determinata accuratezza, nonché per conferire valore legale ai documenti;
> raggruppare i dettagli nei documenti secondo la sequenza in cui sono compilati,
> determinazione ragionevole delle aree minime consentite per l'immissione dei dettagli;
> stabilità dei requisiti documentali basati sull'utilizzo della modulistica documentale su un periodo di tempo abbastanza lungo;
> efficienza in termini di costi grazie al ragionevole inserimento dei documenti nel sistema documentale e all'uso diffuso della modulistica;
> interfaccia con i sistemi esistenti di classificazione e codificazione delle informazioni tecniche, economiche e sociali.
Quando si effettua l'unificazione delle applicazioni. metodi significativo e unificazione formale . Contenuto associato all'analisi del contenuto di forme specifiche di documenti e dei loro sistemi. Viene effettuato sulla base della classificazione dei documenti secondo vari criteri. I metodi contengono unificazioni riguardanti:
· definizione di nomenclature restrittive della modulistica esistente;
· creazione di modulistica standard;
· costruzione di un modello documentale unificato per gruppi di compiti omogenei (costruzione di un modulo campione);
· unificazione e standardizzazione degli elementi informativi e degli indicatori utilizzati.
Unificazione formale dei documenti
I metodi di unificazione formale dei documenti sono:
· unificazione della struttura del documento;
· creazione di regole sintattiche generali per la costruzione dei documenti;
· unificazione delle modalità di controllo delle informazioni contenute nei documenti;
· unificazione delle tipologie di media e dei formati dei documenti
Come risultato dell’unificazione della composizione dei documenti, vengono escluse le forme di documenti che non sono causate da esigenze gestionali REALI e la composizione dei documenti dell’organizzazione può essere significativamente ridotta. L'unificazione dei moduli dei documenti consiste nel selezionare e consolidare in moduli di documenti unificati indicatori di informazioni e dettagli che corrispondono allo scopo dei documenti e stabilire requisiti uniformi per la loro preparazione ed esecuzione.
I risultati dell'unificazione della composizione dei documenti sono registrati nella Tabella dei moduli dei documenti, e i risultati dell'unificazione dei moduli dei documenti sono registrati nell'Album dei moduli dei documenti utilizzati nelle attività dell'Organizzazione.
Unificazione del testo del documento- questa è l'identificazione e la selezione della quantità minima di informazioni richiesta in modo ottimale.
L'unificazione del testo dei documenti gestionali è considerata un'attività organizzata volta ad aumentare la capacità del documento di funzionare nel campo della gestione.
Come risultato dell'unificazione, si ottiene una riduzione dei tempi e dei costi intellettuali per la stesura di un documento, l'ottimizzazione della loro percezione, l'uso di strutture semantiche standard e la massima formalizzazione delle informazioni nella preparazione dei testi dei documenti gestionali. L'unificazione dei testi dei documenti di gestione è uno dei condizioni necessarie per l’implementazione di sistemi educativi prescolari automatizzati. L'unificazione dei testi dei documenti di gestione consente di risolvere i seguenti compiti:
Semplificare la composizione dei documenti organizzativi che registrano l'attuazione di funzioni e compiti simili;
Unificare le forme e i testi dei documenti gestionali concentrandosi sulla preparazione automatizzata basata su standard statali;
Ridurre i costi per la creazione di documenti attraverso l'utilizzo di informazioni strutturate;
Utilizzare modelli di testo di documenti unificati per sistemi di gestione automatizzata dell'ufficio;
Accelerare i processi di adozione decisioni gestionali.
Fasi di unificazione dei testi dei documenti:
1) unificazione della struttura dei testi - selezione della sequenza di disposizione delle componenti semantiche del testo che meglio si adatta allo scopo del documento;
2) unificazione mezzi linguistici espressioni di contenuto nel testo dei documenti;
3) sviluppo di testi unificati sotto forma di testo coerente, stencil, questionario, tabella.
Il testo di un documento di gestione unificato deve essere chiaro, ricco di informazioni e convincente. La chiarezza di un testo o di una singola frase si ottiene attraverso la logica e la precisione. La logica del testo dipende dalla disposizione degli elementi in ciascuna frase (soggetto, predicato, circostanze, parole introduttive, ecc.), nonché dalla scelta corretta della forma della frase (a una parte, a due parti, complessa). La persuasività è una delle caratteristiche più importanti del testo del documento. Un documento convincente contiene informazioni ragionate e logicamente valide necessarie per prendere una decisione gestionale. La persuasività dipende dalla sequenza di disposizione delle componenti semantiche che esprimono la relazione logica tra l'argomento e la conseguenza. Inoltre, lo stile aziendale richiede modalità specifiche di espressione. La modalità esprime l'atteggiamento dell'autore nei confronti del contenuto dei documenti e si ottiene utilizzando l'infinito, il modo del verbo e, in alcuni casi, il significato proprio del verbo. La scelta dell'uno o dell'altro mezzo di modalità dipende dal contenuto specifico del documento, ma si può anche parlare di modi standard di esprimere la modalità.
Viene effettuata l'unificazione dei testi dei documenti basato sull'identificazione di situazioni e soluzioni tipiche e ricorrenti, stabilendo un'esatta corrispondenza tra le funzioni del documento (compiti) e la forma di presentazione delle informazioni. Durante l'analisi dei testi, per ciascun documento a mappa, compresi i dettagli del documento (tipo di documento, autore, corrispondente, destinatario, indice dei casi per nomenclatura) e l'annotazione del testo (riassunto, scopo della creazione, struttura). Sulla base dell'analisi dell'annotazione, viene compilato un modello testuale di un modulo unificato, che determina quali informazioni devono essere contenute nel documento.
Sistema di documentazione- una serie di documenti correlati utilizzati in un determinato campo di attività. Il sistema di documentazione è un insieme di documenti correlati che riflettono in modo coerente le attività di un particolare settore pubblica amministrazione, Per esempio, agricoltura, cultura, quindi - funzioni gestionali individuali, ad esempio pianificazione, finanziamento, quindi - livello gestionale, determinato dal luogo di questo oggetto nel sistema degli organi di governo: ministero, azienda, impresa.
Nei sistemi di documentazione del settore vengono registrate le attività produttive inerenti ad uno specifico settore dell'economia, della cultura, della sanità, ecc. Esistono tanti sistemi di questo tipo quante sono le industrie. Cosa c’entra il loro numero con l’intensificazione? sviluppo tecnico, l'emergere di nuove industrie è in costante aumento.
Nei sistemi funzionali si riflettono le funzioni gestionali più importanti. I sistemi funzionali possono trovarsi in tutte le istituzioni, o in alcune di esse, o in istituzioni separate.
Attualmente ci sono 8 USD:
1. Sistema organizzativo unificato (USA)
eliminerà la documentazione (US ORD);
2. CS della documentazione bancaria;
3. Gestione della documentazione finanziaria, contabile e di rendicontazione
istituzioni e organizzazioni di bilancio;
4. SM di reporting e documentazione statistica;
5. Gestione della documentazione contabile e di rendicontazione delle imprese;
6. CS della documentazione del lavoro;
7. Documentazione statunitense Fondo pensione RF;
8. CS della documentazione del commercio estero.
Fasi di sviluppo dell'USD (UFD)
I DSD consistono in un insieme di sistemi unificati interconnessi
moduli documentali (DFD), che forniscono una presentazione documentata dei dati
in alcuni tipi di attività economiche; mezzi della loro attuazione;
normativo e documenti metodologici sul loro sviluppo, mantenimento e
applicazione.
Per la forma unificata di documenti tutta russa
Sono state stabilite le seguenti fasi di sviluppo:
Fase 1: organizzazione dello sviluppo di uno tutto russo. Inizia con uno studio preliminare della questione effettuato dall'organizzazione principale per lo sviluppo del DSD. Nel corso di questo studio, vengono studiati documenti legislativi e normativi che stabiliscono determinati standard che dovrebbero riflettersi nelle forme di documenti unificati dell'USD sviluppato. Oltre ai documenti legislativi e regolamentari, vengono studiati:
Nomenclature ed elenchi di settore (dipartimentali);
Documenti guida;
Forme di documenti utilizzati in condizioni tradizionali per risolvere i problemi a cui sono destinati gli UVD sviluppati.
Inoltre, viene determinata una serie di sottosistemi e compiti a cui sono destinati i moduli di documento sviluppati.
I risultati dello studio servono come base per la preparazione delle specifiche tecniche per lo sviluppo dell'USD. Il contenuto delle specifiche tecniche deve essere conforme a GOST R 1.2-92 e includere le seguenti sezioni: base per lo sviluppo di USD; periodo di sviluppo; scopi e obiettivi dello sviluppo di USDD; caratteristiche dell'oggetto di classificazione; la struttura dell'USD e l'elenco dei suoi requisiti di base; interrelazione con altri sistemi di documentazione e documenti normativi e tecnici; fonti di informazione per lo sviluppo dell'UVD; fasi di lavoro e scadenze per il loro completamento; istruzioni aggiuntive.
Allo stesso tempo, l'organizzazione madre prepara e sottopone all'Istituto di ricerca panrusso di classificazione, terminologia e informazioni sulla standardizzazione e qualità (VNIIKI) per l'approvazione un elenco di organizzazioni per l'approvazione obbligatoria e un elenco di organizzazioni a cui verranno inviati i progetti UFD essere inviato per la revisione.
Termini di riferimento firmato dall'organizzazione principale per lo sviluppo dell'USD, dalle organizzazioni co-esecutrici e concordato con le organizzazioni di approvazione obbligatoria e VNIIKI. Poi questo documento approvato dal ministero (dipartimento) responsabile dello sviluppo dell'USD, e successivamente inviato alle organizzazioni di approvazione obbligatoria, VNIIKI e co-esecutori.
Fase 2: sviluppo della prima edizione del progetto tutto russo
forma unificata dei documenti;
Fase 3: sviluppo della versione finale del progetto
Forma unificata di documenti tutta russa;
4a fase: approvazione e registrazione del tutto russo
forma unificata dei documenti;
Fase 5: replica dei moduli documentali.
Il risultato dell'unificazione dei documenti, sancita dalla normativa, è la creazione di forme documentali unificate. UVD rappresenta un insieme di dettagli stabiliti in conformità con i compiti risolti in un dato campo di attività e situati in un determinato ordine su un supporto di memorizzazione. A seconda del livello di approvazione, le forme unificate di documenti sono suddivise in categorie:
1) nazionale;
2) industria/dipartimentale;
Una delle aree più efficaci per migliorare i documenti è la loro standardizzazione, vale a dire unificazione.
Unificazione dei documenti: l'istituzione di un unico insieme di tipi e varietà di documenti per situazioni gestionali simili, lo sviluppo di moduli e regole uniformi per la loro preparazione, la progettazione e la creazione di testi stencil. L’unificazione delle tipologie e delle varietà dei documenti è stata effettuata sulla base della classificazione dei siti, delle problematiche relative alle attività dell’istituzione e della creazione di un classificatore della documentazione gestionale.
L'unificazione dei documenti consiste nel stabilire uniformità nella composizione e nelle forme dei documenti gestionali che registrano l'attuazione di funzioni gestionali simili. La standardizzazione dei documenti è una forma di conferma giuridica dell'unificazione effettuata e del livello della sua natura obbligatoria. Sono state stabilite le seguenti categorie di standard: standard statali (GOST), standard di settore (OST), standard repubblicani (RST). L'unificazione dei documenti viene effettuata al fine di ridurre il numero di documenti utilizzati, tipizzare le loro forme, migliorare la qualità, ridurre l'intensità di lavoro del loro trattamento, ottenere la compatibilità delle informazioni dei vari sistemi di documentazione per le stesse e le relative funzioni di gestione e più efficiente uso della tecnologia informatica.
La direzione dell'unificazione è la creazione di testi stencil. È consigliabile farlo per gruppi di documenti che documentano azioni identiche. Alcuni dettagli sono stampati tipograficamente (dettagli costanti), per le variabili vengono lasciate linee libere. Gli stencil determinano la composizione delle informazioni del documento, la sua sequenza e stabiliscono formulazioni verbali stabili. I testi stencil dei documenti vengono redatti nell'istituzione sotto forma di raccolta.
Il contenuto dei documenti è determinato dalla composizione e dal significato degli indicatori e dei dettagli in essi contenuti. Questi ultimi possono essere diversi, ma ciò non esclude la possibilità di imporre loro requisiti generali. Inoltre, la maggior parte degli indicatori e dei dettagli sono gli stessi anche in documenti diversi. L'unificazione dei documenti viene effettuata al fine di ridurre il numero di documenti utilizzati, tipizzare le loro forme, migliorare la qualità, ridurre l'intensità di lavoro del loro trattamento, ottenere la compatibilità delle informazioni dei vari sistemi di documentazione per le stesse e le relative funzioni di gestione e più efficiente uso della tecnologia informatica.
Un sistema di documentazione unificato contribuisce a:
1) ridurre il costo del lavoro manuale nei processi informativi (di conseguenza, è richiesto uno sforzo minimo da parte di una persona per compilare o leggere documenti);
2) l'uso diffuso della tecnologia informatica elettronica, poiché forme unificate di documenti sono convenienti per l'elaborazione elettronica (ciò si ottiene garantendo la compatibilità software, tecnica e informativa dei documenti, sviluppando forme appropriate di documenti, classificatori, dizionari, ecc.);
3) razionalizzazione dei flussi informativi;
4) ridurre il numero di documenti;
5) ulteriore miglioramento della cultura del documento e della cultura dell'informazione in generale.
L'obiettivo di questo lavoro su larga scala è creare le condizioni per la formazione di uno spazio informativo unificato sul territorio della Russia, unificare la documentazione nell'implementazione del flusso di documenti intersettoriale e garantire la compatibilità sistemi informativi e risorse.
Il lavoro di unificazione comprende:
Sviluppo di un sistema unificato di gestione dei documenti (UDS), effettuato dai ministeri e dai dipartimenti responsabili dei relativi sistemi di documentazione;
Introduzione della DSD intersettoriale (interdipartimentale) nel quadro della DSD repubblicana e settoriale;
Mantenimento della DSD e del Classificatore industriale della documentazione tecnica ed economica (OKTEI) al fine di preservare l'affidabilità delle informazioni e il loro ulteriore sviluppo;
Sviluppo di complessi di forme unificate di documenti specifici del settore che riflettono le specificità del settore e non sono inclusi nell'USDD, nonché la loro registrazione statale;
Sviluppo di classificatori di settore di informazioni tecniche ed economiche che riflettono le specificità del settore.
La gestione organizzativa e metodologica dell'unificazione e standardizzazione dei documenti, il coordinamento del lavoro rilevante e il controllo sono effettuati dall'organizzazione principale per coordinare l'implementazione e il mantenimento di SD e OKTEI nella repubblica. A livello di settore, questo lavoro viene svolto dall'organizzazione principale per l'implementazione e il mantenimento di SD e OKTEI nel settore.
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Introduzione
Conclusione
Bibliografia
Introduzione
L'efficace funzionamento dell'apparato gestionale è indissolubilmente legato alla corretta organizzazione del lavoro con i documenti. Quasi nessuna funzione di gestione tecnologica associata alle fonti di informazione, alla preparazione e al processo decisionale può essere svolta senza la documentazione, ovvero il processo di creazione, esecuzione ed elaborazione dei documenti. Le attività di tutti i dipendenti dell'apparato gestionale sono legate alla documentazione: dagli esecutori tecnici ai dirigenti di tutti i livelli. Alcuni creano documenti, altri ne assicurano l'esecuzione e la trasmissione, altri si lasciano guidare da questi documenti e prendono decisioni sulla base di essi. Il concetto di "documento" è definito dallo standard statale della Federazione Russa per la terminologia del lavoro d'ufficio e dell'archiviazione. È obbligatorio per l'uso in tutti i tipi di documentazione: libri di testo, sussidi didattici, letteratura tecnica e di riferimento.
Documento: mezzo di fissaggio in modi diversi su materiale speciale di informazioni su fatti, eventi, fenomeni della realtà oggettiva e attività mentale umana. Pertanto, il concetto di “documento” deriva dalla comprensione dell’informazione come informazione. Le informazioni contengono informazioni su alcuni eventi che riflettono. Nel lavoro quotidiano delle imprese vengono creati documenti su varie questioni produttive, economiche, finanziarie e attività sociali. Si tratta di ordini, decisioni, lettere, atti, accordi, protocolli, dichiarazioni, telegrammi, certificati, ecc. I documenti redatti presso le imprese sono solitamente chiamati corrispondenza.
L'insieme dei lavori associati alla creazione di documenti, alla loro registrazione, classificazione, movimentazione, contabilità e archiviazione è chiamato lavoro d'ufficio. La documentazione dovrebbe essere semplice ed efficiente. Nelle condizioni moderne, il compito principale è garantire l'ulteriore sviluppo e l'aumento dell'efficienza dei sistemi di controllo automatizzati e dei centri informatici, integrandoli costantemente in un sistema nazionale per la raccolta e l'elaborazione delle informazioni; espandere la produzione e l'utilizzo di apparecchiature per ufficio per snellire il lavoro d'ufficio e migliorare l'organizzazione del lavoro manageriale.
La rilevanza di questo argomento è dovuta al fatto che palcoscenico moderno Alla luce della riforma della legislazione sulla standardizzazione, è di maggiore interesse motivare il problema dell'unificazione e standardizzazione dei documenti gestionali e la composizione dell'ubicazione dei principali dettagli del documento, come fattore per aumentare la produttività del lavoro manageriale .
dettagli di gestione della documentazione di unificazione
1. Unificazione e standardizzazione dei documenti. Sistemi di documentazione unificati
Portare i documenti a un'uniformità ottimale nella composizione e nella forma è chiamato unificazione dei documenti. Inoltre, l'unificazione è l'istituzione di un insieme massimo uniforme di dettagli, formato cartaceo e registrazione dei dettagli su carta. Una forma unificata di un documento è un insieme di dettagli stabiliti in conformità con i compiti risolti in un determinato campo di attività e situati in un determinato ordine su un supporto di memorizzazione. Unificano non solo i singoli documenti, ma anche i sistemi di documentazione nel loro insieme.
Un sistema documentale unificato è un sistema di documentazione creato secondo regole e requisiti uniformi, contenente le informazioni necessarie per la gestione in un determinato campo di attività. La DSD comprende:
CS della documentazione organizzativa e amministrativa;
CS della documentazione bancaria;
MS della documentazione contabile finanziaria, contabile e di reporting istituzioni di bilancio e organizzazioni;
Stati membri di reporting e documentazione statistica;
Documentazione contabile e di rendicontazione MS dell'impresa;
CS della documentazione del lavoro;
CS della documentazione del fondo pensione;
CS della documentazione del commercio estero.
L'unificazione dei documenti consiste nel stabilire uniformità nella composizione e nelle forme dei documenti gestionali che registrano l'attuazione di funzioni gestionali simili. L'unificazione dei documenti viene effettuata al fine di ridurre il numero di documenti utilizzati, tipizzare le loro forme, migliorare la qualità, ridurre l'intensità di lavoro del loro trattamento, ottenere la compatibilità delle informazioni dei vari sistemi di documentazione per le stesse e le relative funzioni di gestione e più efficiente uso della tecnologia informatica. Il lavoro di unificazione comprende:
Sviluppo di un sistema unificato di gestione dei documenti (UDS), effettuato dai ministeri e dai dipartimenti responsabili dei relativi sistemi di documentazione;
Introduzione della DSD intersettoriale (interdipartimentale) nel quadro della DSD repubblicana e settoriale;
Mantenimento della DSD e del Classificatore industriale della documentazione tecnica ed economica (OKTEI) al fine di preservare l'affidabilità delle informazioni e il loro ulteriore sviluppo;
sviluppo di complessi di forme unificate di documenti specifici del settore che riflettono le specificità del settore e non sono inclusi nell'USDD, nonché la loro registrazione statale;
Sviluppo di classificatori di settore di informazioni tecniche ed economiche che riflettono le specificità del settore. La gestione organizzativa e metodologica dell'unificazione e standardizzazione dei documenti, il coordinamento del lavoro rilevante e il controllo sono effettuati dall'organizzazione principale per coordinare l'implementazione e il mantenimento di SD e OKTEI nella repubblica. A livello di settore, questo lavoro viene svolto dall'organizzazione principale per l'implementazione e il mantenimento di SD e OKTEI nel settore.
L'unificazione dei documenti è uno dei metodi della loro standardizzazione.
La standardizzazione è l'attività di definizione di regole e caratteristiche ai fini del loro uso ripetuto volontario, finalizzata a raggiungere l'ordine nella produzione e nella circolazione dei prodotti e ad aumentare la competitività di prodotti, lavori o servizi. Gli standard per la documentazione di gestione stabiliscono la composizione dei singoli elementi del documento (dettagli), la loro posizione e le regole di progettazione. La standardizzazione dei documenti è una forma di conferma giuridica dell'unificazione effettuata e del livello della sua natura obbligatoria. Sono state stabilite le seguenti categorie di standard: standard statali (GOST), standard di settore (OST), standard repubblicani (RST).
Gli obiettivi della standardizzazione sono:
Aumentare il livello di sicurezza della vita e della salute dei cittadini, dei beni delle persone fisiche e giuridiche, del governo e proprietà comunale, oggetti tenendo conto del rischio di accadimento situazioni di emergenza naturale e natura tecnogenica, salire di livello sicurezza ambientale, sicurezza della vita e salute degli animali e delle piante;
Garantire competitività e qualità dei prodotti (lavori, servizi), uniformità delle misure, uso razionale delle risorse, intercambiabilità mezzi tecnici(macchinari e attrezzature, loro componenti, componenti e materiali), compatibilità tecnica e informativa, comparabilità dei risultati di ricerche (test) e misurazioni, dati tecnici ed economico-statistici, analisi delle caratteristiche dei prodotti (lavori, servizi), esecuzione di ordini governativi, conferma volontaria di conformità dei prodotti ( lavori, servizi) );
Promuovere il rispetto delle normative tecniche;
Creazione di sistemi per la classificazione e la codifica delle informazioni tecniche, economiche e sociali, sistemi per la catalogazione dei prodotti (lavori, servizi), sistemi per garantire la qualità dei prodotti (lavori, servizi), sistemi per la ricerca e la trasmissione dei dati, facilitando il lavoro di unificazione.
Pertanto, l’obiettivo della standardizzazione è quello di raggiungere un grado ottimale di ordine in una particolare area attraverso l’uso diffuso e ripetuto di disposizioni, requisiti e norme stabiliti per risolvere problemi reali, pianificati o potenziali. I principali risultati delle attività di standardizzazione dovrebbero aumentare il grado di conformità del prodotto (servizio), dei processi con il loro scopo funzionale, eliminare le barriere tecniche nel commercio internazionale, promuovere il progresso scientifico e tecnologico e la cooperazione in vari campi.
La standardizzazione è associata a concetti come l'oggetto della standardizzazione e l'ambito della standardizzazione. L'oggetto (oggetto) della standardizzazione è solitamente chiamato prodotto, processo o servizio per il quale vengono sviluppati determinati requisiti, caratteristiche, parametri, regole, ecc. La standardizzazione può riguardare sia l'oggetto nel suo insieme che i suoi singoli componenti (caratteristiche). L'area di standardizzazione è un insieme di oggetti di standardizzazione correlati. Ad esempio, l'ingegneria meccanica è un'area di standardizzazione e gli oggetti di standardizzazione nell'ingegneria meccanica possono esserlo processi tecnologici, tipi di motori, sicurezza e rispetto dell'ambiente delle macchine, ecc. La standardizzazione viene effettuata a diversi livelli. Il livello di standardizzazione varia a seconda della regione geografica, economica o politica del mondo che i partecipanti accettano lo standard. Quindi, se la partecipazione alla standardizzazione è aperta alle autorità competenti di qualsiasi paese, allora questa è una standardizzazione internazionale. La standardizzazione regionale è un'attività aperta solo alle autorità competenti degli stati di una regione geografica, politica o economica del mondo. La standardizzazione regionale e internazionale viene effettuata da specialisti dei paesi rappresentati nelle pertinenti organizzazioni regionali e internazionali, i cui compiti saranno discussi di seguito. La standardizzazione nazionale è la standardizzazione in uno stato specifico. Allo stesso tempo, la standardizzazione nazionale può essere effettuata anche a diversi livelli: a livello statale, industriale, in un particolare settore dell'economia, a livello di associazioni, aziende manifatturiere, imprese e istituzioni.
2. Composizione e ubicazione dei principali dettagli del documento
Nel lavoro d'ufficio esistono una serie di requisiti e regole uniformi per la preparazione dei documenti, stabiliti da regolamenti e standard statali. Il rispetto delle regole per la preparazione dei documenti garantisce che essi:
* forza giuridica;
* preparazione ed esecuzione tempestive e di alta qualità;
* organizzazione della ricerca rapida;
* elaborazione informatica per ridurre costi e tempi di manodopera;
Lo standard è un documento che stabilisce le caratteristiche del prodotto, le regole di attuazione e le caratteristiche dei processi di produzione, funzionamento, stoccaggio, trasporto, vendita e smaltimento, esecuzione di lavori o fornitura di servizi ai fini di un uso ripetuto. Modulo del documento: una serie di dettagli ufficiali documento scritto, situato in una certa sequenza.
Modulo del documento: una serie di dettagli che identificano l'autore di un documento scritto ufficiale.
Qualsiasi documento contiene una serie di elementi grafici (data, firma, sigillo, ecc.), chiamati dettagli.
Regole per la registrazione dei dati:
Dettagli - elementi richiesti esecuzione di un atto ufficiale.
Ogni tipo di documento (ordine, lettera, atto, ecc.) ha una determinata serie di dettagli, che si trovano e redatti sul documento in conformità con i requisiti stabiliti dallo standard statale della Russia.
Durante la preparazione e l'elaborazione dei documenti, utilizzare i seguenti dettagli:
* Emblema dello Stato della Federazione Russa;
* stemma di un'entità costituente della Federazione Russa;
*logo dell'organizzazione oppure marchio;
* codice organizzazione;
*stato principale numero di registrazione(OGRN) persona giuridica;
* codice fiscale\codice causale registrazione (TIN\KPP);
* codice modulo documento;
*nome dell'organizzazione;
* informazioni di riferimento sull'organizzazione;
* nome del tipo di documento;
*data del documento;
* numero di registrazione del documento;
* luogo di compilazione o pubblicazione del documento;
*destinatario;
* timbro di approvazione del documento;
* risoluzione;
* titolo del testo;
* marchio di controllo;
* testo del documento;
* segnare la presenza dell'applicazione;
* firma;
* timbro di approvazione del documento;
* approvazione del documento di visto;
* impronta del sigillo;
* segno sull'autenticazione della copia;
* voto sull'esecutore;
* una nota sull'esecuzione del documento e sul suo invio al fascicolo;
* contrassegno al ricevimento del documento da parte dell'organizzazione;
*identificativo della copia elettronica del documento.
Alcuni dettagli non cambiano durante la preparazione di vari documenti di un'impresa, come ad esempio: il logo dell'organizzazione, il nome dell'organizzazione, informazioni di riferimento sull'organizzazione. Pertanto, questi dettagli sono generalmente chiamati permanenti. I restanti dettagli registrati durante la stesura di un documento specifico (nome del tipo di documento, data del documento, ecc.) in poi documenti diversi differiranno: ecco perché sono chiamate variabili.
Particolarmente importante è la corretta esecuzione di dettagli come data, firma, timbro, numero di registrazione, timbro di approvazione, che conferiscono valore legale al documento.
Ogni documento può essere suddiviso in tre parti principali:
1) la parte dell'intestazione (comprende i dettagli che si trovano prima del testo);
2) la parte principale (dettagli “testo” e “applicazioni”);
3) la parte di progettazione (dettagli situati sotto il test e l'applicazione).
Nel documento i dettagli sono separati tra loro da un'interlinea di 2-3 righe.
Durante la preparazione dei documenti, si consiglia di utilizzare l'elaboratore di testi WordforWindows versione 6.0 e successive utilizzando la dimensione dei caratteri TimesNewRomanCyr n. 12 (per la progettazione di materiali tabulari), 6_16. Per progettare i dettagli "Nome dell'organizzazione" è consentito utilizzare i caratteri 6_24.
Quando si redigono documenti su due o più pagine, la seconda e tutte le pagine successive sono numerate. I numeri di pagina devono essere posizionati al centro del margine superiore del foglio in numeri arabi senza la parola pagina o segni di punteggiatura.
Consideriamo una progettazione più dettagliata di alcuni dettagli.
I dettagli "Emblema dello Stato della Federazione Russa" e "Stemma di un soggetto della Federazione Russa" non sono apposti sui documenti creati da strutture non statali.
L '"emblema o marchio dell'organizzazione" (marchio di servizio) è apposto sulla carta intestata delle organizzazioni in conformità con la carta (regolamenti dell'organizzazione). Non è possibile sostituire il nome di un'impresa o di un'istituzione con un emblema.
L'emblema deve essere ufficialmente registrato.
Il marchio non può essere utilizzato da altre persone.
Se sul modulo è indicato uno stemma, l'emblema non viene riprodotto.
Il marchio (emblema) è posto nel campo superiore del documento, centrato rispetto al nome dell'organizzazione.
Il “Codice organizzazione” viene inserito in base a Classificatore tutto russo imprese e organizzazioni (OKPO).
“Numero di registrazione dello stato principale (OGRN)” e “ Numero di identificazione codice contribuente/motivo registrazione (TIN/KPP)” viene inserito in conformità con i documenti rilasciati dalle autorità fiscali.
Codice modulo documento.
Il codice del modulo viene apposto se il tipo di documento corrispondente è incluso nel classificatore secondo il classificatore russo di documentazione di gestione (OKUD), classe 0200000. Questo dettaglio viene stampato quando si redige un tipo specifico di documento ed è incluso nel informazioni di riferimento sull'organizzazione nei moduli di lettera, negli altri casi è apposto accanto al nome del tipo di documento.
Il “nome dell'organizzazione” autore del documento deve corrispondere al nome in esso sancito documenti costitutivi. Sopra il nome dell'organizzazione è indicato il nome abbreviato e, in sua assenza, il nome completo dell'organizzazione madre (se presente). Il nome dell'organizzazione si trova sotto l'attributo "emblema dell'organizzazione".
I nomi delle organizzazioni degli enti costitutivi della Federazione Russa, che hanno, insieme alla lingua di stato della Federazione Russa (russo), la lingua di stato degli enti costituenti della Federazione Russa, sono stampati in due lingue.
Nome dell'organizzazione su lingua di stato di un soggetto della Federazione Russa o in un'altra lingua si trovano sotto o a destra del nome nella lingua di stato della Federazione Russa.
Il nome abbreviato dell'organizzazione viene fornito nei casi in cui è sancito nei documenti costitutivi dell'organizzazione. Il nome abbreviato (tra parentesi) è posto sotto il nome completo.
Il nome della filiale, dell'ufficio territoriale, dell'ufficio di rappresentanza è indicato se è l'autore del documento e si trova sotto il nome dell'organizzazione.
I "dati di riferimento dell'organizzazione" includono: l'indirizzo postale dell'impresa, numero di telefono e altri dati a discrezione dell'organizzazione (numero di fax, numero di telex, conti bancari, indirizzo e-mail ecc.). Questo dettaglio si trova nell'angolo in alto a sinistra sotto l'attributo "nome dell'organizzazione".
L'ordine di scrivere l'indirizzo del destinatario:
1) nome del destinatario (per individui- cognome, nome, patronimico);
2) nome della via, numero civico, numero dell'appartamento;
3) nome insediamento(città, paese);
4) nome della regione, confine, Okrug autonomo, repubbliche;
5) paese (per invii postali internazionali);
6) codice postale;
7) numeri di telefono, fax, email e sito web;
8) coordinate bancarie (lettere relative al regolamento e alle operazioni in contanti).
Nome del tipo di documento”, sono posti al centro della pagina della parte dell'intestazione del documento sui moduli longitudinali e dal bordo del margine sinistro - sui moduli angolari. Digita in maiuscolo, ad esempio; ATTO, RIFERIMENTO.
La “data” è uno dei dettagli principali di un documento che ne garantisce la forza legale.
La data del documento è:
1) la data della sua firma o approvazione;
2) la data dell'evento che in esso è registrato (per protocolli, atti).
Tutte le date nel documento sono scritte in numeri arabi su una riga nella seguente sequenza: giorno, mese, anno. Ad esempio: la data 17 marzo 2005 dovrebbe essere emessa come 17/03/2005. Nei testi dei documenti contenenti informazioni finanziarie e documenti normativi, è consentito utilizzare il metodo verbale-digitale per formattare le date: 17 marzo 2005.
Se la data o il mese sono costituiti da una cifra, devono essere preceduti da uno 0, ad esempio 02/01/2006.
Il “numero di registrazione del documento” è costituito dal numero di serie. Il numero del documento è indicato su in uscita, in entrata e documenti interni azienda accanto all'attributo "data del documento".
Il numero di registrazione di un documento redatto congiuntamente da due o più organizzazioni è costituito dai numeri di registrazione del documento di ciascuna di queste organizzazioni, separati da una barra nell'ordine in cui gli autori sono indicati nel documento.
I numeri sequenziali vengono assegnati separatamente alle lettere in entrata e in uscita.
A seconda della tipologia di documenti, del tipo di sistema di gestione dell'ufficio in vigore nell'organizzazione, della presenza di classificatori, ecc., altri componenti possono essere aggiunti al numero di serie, ad esempio, quando si registrano lettere ufficiali, l'indice del caso secondo Al numero di serie viene aggiunta la nomenclatura delle cause e, se necessario, il codice del documento per classificatore tematico, codice corrispondente, ecc.
Sui documenti redatti congiuntamente da più organismi, i numeri di registrazione degli autori sono indicati tramite una barra nell'ordine in cui gli autori sono indicati nel documento. La presenza di un numero di registrazione su un documento indica che è incluso nell'insieme delle informazioni dell'organizzazione ed è sotto il suo controllo e responsabilità.
Gli oggetti di scena sono costituiti da una parte stencil “____№____”, compilata a mano con la data e il numero di registrazione.
“Riferimento al numero di registrazione e data del documento” comprende il numero di registrazione e la data del documento a cui deve essere data risposta. Questo dettaglio è posizionato dal bordo del campo sinistro sotto i dettagli “data” e “numero documento”.
Luogo di compilazione o pubblicazione del documento.
I dettagli vengono utilizzati solo nei moduli generali e nei moduli di tipi specifici di documenti (ad eccezione delle lettere). Quando si registra questo dettaglio, viene presa in considerazione la divisione amministrativo-territoriale del paese utilizzando abbreviazioni generalmente accettate.
Il dettaglio “Timbro di approvazione del documento” deve essere costituito dalla parola
HO APPROVATO (senza virgolette)
1) il titolo della posizione della persona che approva il documento;
2) la propria firma, iniziali, cognome e data di approvazione.
Il timbro di approvazione del documento si trova nell'angolo destro-sinistro del documento.
Se sul documento sono presenti più marchi di approvazione, si trovano in parallelo (sinistra e destra) sullo stesso livello.
Il timbro di approvazione deve essere composto dalla parola APPROVATO senza virgolette.
Quando si approva un documento, nel caso strumentale si dà il nome del documento di approvazione.
Quando un documento viene approvato da più persone, le loro firme vengono elencate allo stesso livello.
Risoluzione.
Una risoluzione è un'iscrizione su un documento apposta da un funzionario e contenente la decisione da lui presa.
Le istruzioni per l'esecuzione dell'atto devono contenere: il cognome e le iniziali dell'esecutore, il contenuto dell'ordine e il termine per l'esecuzione.
La delibera è scritta a mano nella parte di intestazione del documento in qualsiasi spazio privo di testo. È consentito redigere una delibera su fogli distinti indicando il numero di registrazione e la data dell'atto al quale la delibera si riferisce.
Se nel documento sono indicati più esecutori testamentari, viene nominato responsabile il primo, ma non vengono apportate note aggiuntive. L'attributo “Titolo del testo” include un breve riassunto del significato principale del testo del documento. Il titolo dovrebbe essere grammaticalmente coerente con il nome del tipo di documento, rispondendo alle domande “su cosa?” (su chi?)", ad esempio: Ordine di creare commissione di certificazione; " Che cosa? (chi?)”, ad esempio: Descrizione del lavoro Capo programmatore
Il titolo si trova dopo i dettagli "data" e "numero di registrazione del documento" dal bordo del margine sinistro. È consentito non indicare il titolo sui documenti formato A5.
Il titolo si trova a sinistra sopra il testo del documento.
Sui documenti formato A5 non è indicato il titolo del testo.
Il titolo è stampato sotto i dettagli del modulo senza virgolette e non è sottolineato. Non c'è punto alla fine del titolo.
Il volume non deve superare le 5 righe, ciascuna di non più di 28-30 caratteri.
Una nota che indica che il documento è stato sottoposto a controllo.
Un segno di controllo significa che il documento è stato posto sotto controllo durante la sua esecuzione al fine di garantire scadenze stabilite specificati nella delibera, ovvero le scadenze standard per l’attuazione.
Esistono due tipi di scadenze per l'esecuzione dei documenti:
1) termine tipico esecuzione del documento - termine ultimo per l'esecuzione del documento, per il gruppo documenti standard(ad esempio per le richieste dei cittadini) termine ultimo per l’esecuzione delle richieste standard, ecc.;
2) termine individuale per l'esecuzione di un documento - il termine per l'esecuzione di un documento stabilito dal documento ricevuto, dall'ordine o specificato nella risoluzione. Tutti i documenti che necessitano di esecuzione sono soggetti a controllo.
In conformità con GOST, un marchio di controllo sull'esecuzione è apposto sui documenti più importanti ed è indicato dalla lettera "K", dalla parola o dal timbro "Controllo". Per chiarezza, questa proprietà può essere evidenziata a colori.
Il “testo” è l’elemento principale e più importante del documento. I testi dei documenti sono redatti sotto forma di questionario, tabella, testo collegato o come combinazione di queste strutture. Le colonne e le righe della tabella devono avere titoli espressi da un sostantivo al nominativo.
Se la tabella viene stampata su più pagine, le colonne della tabella vengono numerate e nelle pagine successive vengono indicati solo i numeri delle colonne.
Il testo del documento associato è generalmente costituito da due parti:
1) introduttivo, indicando i motivi e lo scopo della redazione del documento;
2) quello principale, che delinea decisioni, richieste, proposte, raccomandazioni.
Il testo può contenere una parte principale (ad esempio ordini, lettere, dichiarazioni).
Se il testo contiene più decisioni, conclusioni, ecc., allora dovrebbe essere diviso in sezioni, sottosezioni, clausole e sottoclausole, che sono numerate in numeri arabi: Sezione, Sottosezione, Clausola, Sottoclausola.
Nelle lettere vengono utilizzate le seguenti forme di presentazione del testo:
* prima persona singolare (penso, chiedo, ho deciso);
*prima persona plurale(chiediamo, dirigiamo);
* dalla terza persona singolare (il Ministero non si oppone, l'istituto di ricerca lo ritiene possibile).
Il testo sotto forma di questionario contiene informazioni costanti su un oggetto secondo una serie di indicatori. I testi del profilo vengono spesso utilizzati nei documenti relativi al personale e al marketing.
Il testo sotto forma di tabella contiene informazioni su diversi oggetti in base a una serie di caratteristiche. Le tabelle sono ampiamente utilizzate nei documenti di reporting, pianificazione, finanziari e di altro tipo.
Se la tabella è posizionata su più pagine, le colonne vengono numerate e nelle pagine successive vengono stampati solo i numeri delle colonne. Se il documento contiene più tabelle, la parola "Tabella" è scritta sopra la tabella a destra e il suo numero di serie è indicato senza segno.
Il testo connesso può essere composto arbitrariamente o basandosi su stencil contenenti informazioni costanti e spazi per l'inserimento di informazioni variabili:
L'uso di testi stencil può aumentare significativamente la velocità di preparazione del documento, eliminando le fasi di modifica e ristampa del testo. L'uso degli stencil è particolarmente efficace quando si redigono documenti su un computer.
I testi del documento sono scritti in russo quando inviati a:
1) autorità federali potere statale;
2) alle autorità statali delle entità costituenti della Federazione Russa;
3) in organizzazioni e imprese non soggette alla giurisdizione di questa entità;
4) in organizzazioni e imprese situate nel territorio di altre entità costituenti della Federazione Russa.
L'attributo “segno della presenza delle domande” si trova dopo il testo prima della firma dal bordo del margine sinistro, redatto in forma abbreviata:
Se il documento ha un'applicazione non menzionata nel testo, vengono indicati il nome, il numero di fogli e il numero di copie. Se sono presenti più domande, queste vengono numerate.
Se il documento è redatto da una commissione, non vengono indicate le posizioni delle persone che hanno firmato il documento, ma le loro responsabilità all'interno della commissione secondo la distribuzione.
Tutte le copie dei documenti rimasti negli affari dell'impresa devono contenere le firme originali dei funzionari e i visti di approvazione. Le uniche eccezioni sono le copie delle lettere in uscita, nelle quali, al posto della firma, viene apposto un segno indicante l'autenticazione della copia. Se il funzionario la cui firma era richiesta sulla bozza di documento è assente, il documento può essere firmato dal suo sostituto o da una persona che esercita le sue funzioni. In questo caso è necessario indicare la posizione effettiva e il cognome della persona che ha firmato il documento. Correzioni "Vice" o "I.O." inserito a mano o dattiloscritto; non è consentito anteporre il titolo dell'incarico alla barra o alla preposizione “for”.
Documenti dell'organo collegiale ( Assemblea generale partecipanti di una società per azioni, consiglio di amministrazione, ecc.) sono firmati dal presidente di questo organo e dal segretario.
I documenti predisposti dalla commissione non indicano le effettive posizioni delle persone che hanno redatto il documento, ma la distribuzione delle responsabilità all'interno della commissione (Presidente, Membri della commissione).
Il dettaglio “firma” è posto dopo i dettagli “testo” e “domanda”.
Il “timbro di approvazione” di un documento è costituito dalle parole ACCORDATO, dalla posizione della persona con cui il documento viene approvato (incluso il nome dell'organizzazione), firma personale, trascrizione della firma e data di approvazione. Se l'approvazione di un documento viene effettuata emettendo un altro documento, il timbro di approvazione indica il tipo di documento, il suo autore (nome dell'organizzazione), data e indice del documento.
I dettagli sono redatti nella parte inferiore sinistra della pagina dal bordo del campo sinistro sotto i dettagli: testo, una nota sulla presenza della domanda, una firma.
Visti di approvazione del documento: dettagli del documento che indicano accordo o disaccordo ufficiale organizzazione: l'autore del documento con il suo contenuto.
Il documento è approvato in base alla natura e al contenuto del documento dall'esecutore testamentario, dai funzionari interessati, dai responsabili dei servizi legali, finanziari ed economici, dal vice capo dell'organizzazione responsabile di questo problema, dal capo del servizio di gestione dell'ufficio.
Il visto riporta la firma del visiera, la trascrizione della firma (iniziali, cognome) e la data; se necessario, la posizione di titolare del visto.
I visti sono apposti sul retro dell'ultima pagina dell'originale. documento amministrativo, su una copia del documento (lettera) inviato.
Se durante il processo di approvazione la bozza del documento contiene cambiamenti significativi, è soggetto a nuova approvazione. La nuova approvazione non è richiesta se, al momento della finalizzazione della bozza del documento, vengono apportati chiarimenti che non ne modificano l'essenza.
L’“impronta del sigillo” certifica l’autenticità della firma di un funzionario sui documenti che attestano i diritti delle persone che registrano fatti relativi a mezzi finanziari E beni materiali, nonché appositamente previsto dagli atti giuridici.
L'impronta del sigillo è apposta in modo da catturare parte della firma personale dell'attributo “Firma” della persona che firma il documento.
I sigilli possono essere ufficiali o semplici.
Il sigillo ufficiale è rotondo, al centro c'è un'immagine dello stemma e attorno alla circonferenza è indicato il nome completo dell'istituzione.
I sigilli semplici di forma possono essere: rotondi, quadrati, triangolari e rettangolari. Su tali sigilli non c'è l'immagine dello stemma, ma solo il nome dell'istituzione o della sua unità strutturale.
L'impronta del sigillo dovrebbe essere apposta in modo tale che l'impronta del sigillo da apporre e la firma personale siano chiaramente leggibili.
Le lettere scritte su carta intestata non necessitano di timbro.
Elenco dei documenti sui quali è apposto il sigillo ufficiale:
1) accordi o contratti civili (su forniture, appalti, attività congiunte, locazione di locali, esecuzione di lavori, ecc.);
2) contratti di lavoro, contratti di responsabilità;
3) procure (per ricevere articoli di inventario, condurre affari in arbitrato, ecc.);
4) atti di accettazione di oggetti, attrezzature, lavori eseguiti, stralcio, perizia, ecc.;
5) lettere di garanzia e lettere commerciali (per lavori, servizi, ecc.);
6) certificati attestanti il fatto giuridico;
7) documenti ufficiali/personali (diploma di studi, libri di lavoro, certificato di matrimonio, ecc.);
8) documenti contabili (ordini di lavoro, ecc.);
9) richiesta di lettera di credito, rifiuto di accettazione, ecc.;
10) ordini di bilancio, bancari, pensionistici, di pagamento (ordini consolidati per la ricezione e il trasferimento di valuta, per le importazioni, ecc.);
11) registri degli assegni, ordini di bilancio presentati alle banche
12) attestazioni di pagamento di somme assicurative, trattenute e spettanti, ecc.;
13) stima dei costi (per la produzione di nuovi prodotti per la costruzione di capitali, costi per il contratto, ecc.);
14) richieste di attrezzature, ecc.;
15) titoli di viaggio;
16) campioni di sigilli e firme di dipendenti che hanno il diritto di effettuare transazioni finanziarie ed economiche;
17) specifiche (prodotti, prodotti, ecc.);
18) tavoli del personale e modifiche ad essi.
Una nota che conferma la certificazione di una copia del documento.
Questo dettaglio è incluso per dare valore legale alla copia. Il segno sulla certificazione di una copia del documento è costituito dalla parola "vero", il nome della posizione del dipendente che ha certificato la copia, una firma personale, la sua trascrizione e la data di certificazione.
Se una copia del documento viene inviata ad un'altra istituzione o consegnata, il marchio di certificazione viene certificato da un sigillo.
Un documento inviato via fax non ha valore legale, quindi le copie certificate vengono inviate per posta.
La “Nota sull'esecuzione” del documento e l'invio al fascicolo comprende:
Se il documento deve essere riprodotto, sul lato anteriore viene apposto un marchio sull'esecutore.
Una nota sull'esecuzione del documento e sul suo invio al file.
I dettagli sono indicati solo sui documenti sottoscritti, che vengono archiviati nel fascicolo per la successiva conservazione e utilizzo a fini di consultazione.
I dettagli sono compilati sulla prima pagina del documento nel margine inferiore.
Gli oggetti di scena includono:
* la scritta “In azione”;
* numero della pratica in cui verrà conservato il documento (indicando eventualmente l'anno);
* firma dell'esecutore del documento;
*data di marcatura.
Il marchio di esecuzione è apposto e datato o dall'esecutore stesso o dal responsabile dell'unità strutturale.
Una nota che indica che il documento è stato ricevuto dall'organizzazione.
Un segno che indica la ricezione di un documento da parte dell'organizzazione viene apposto sui documenti in entrata a mano o utilizzando uno speciale timbro di registrazione.
I dettagli includono il numero di serie, la data di ricezione del documento e, se necessario, ore e minuti.
Il contrassegno si trova nell'angolo inferiore destro della parte anteriore del primo foglio del documento.
L'"identificatore della copia elettronica" di un documento è un segno (piè di pagina), posto nell'angolo inferiore sinistro di ciascuna pagina del documento e contenente il nome del file sui supporti informatici, la data e altri dati di ricerca installati nell'organizzazione.
Conclusione
L'importanza di un documento per un'impresa difficilmente può essere sopravvalutata. Le informazioni registrate nei documenti riflettono le attività dell'organizzazione e costituiscono la base di qualsiasi attività commerciale. I dipendenti di un'impresa ricevono la maggior parte delle loro informazioni ufficiali tramite documenti. In ciascuna organizzazione, in media, fino al 60% del tempo lavorativo viene dedicato alla redazione di documenti e al lavoro con essi. Sulla base dei documenti vengono prese le decisioni gestionali appropriate. I documenti in molti casi sono l'argomento principale situazioni controverse, confermando così la definizione primaria del termine “documento” come “metodo di prova”. La tenuta dei registri è l'attività di creazione di documenti e file in conformità con norme statali e organizzare il lavoro con loro, ovvero creare le condizioni per lo spostamento, la ricerca e l'archiviazione dei documenti.
Pertanto, il compito dei servizi d’ufficio dell’impresa è quello di garantire che i documenti non vadano persi durante il loro spostamento e arrivino in tempo ai successivi punti di elaborazione. La tempestività e la correttezza delle decisioni gestionali assunte dipendono dalla chiarezza della circolazione dei documenti. Questo compito viene risolto con l'aiuto di molti anni di esperienza in un sistema di gestione dei documenti verificato e raffinato, stabilito nei documenti normativi. Tali documenti sono chiamati Unificati sistema statale supporto documentale per la direzione. È innegabile che i documenti svolgono un ruolo importante nella vita di ogni persona, impresa, organizzazione e istituzione. I documenti attirano l'attenzione dei ricercatori; sono utilizzati dal personale, dalle pensioni e da altri servizi. Pertanto, la loro creazione e progettazione in conformità con quadro normativo Acquisirà sicuramente un significato profondo per chiunque crei e lavori con i documenti.
Bibliografia
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