Selezioni da riviste per un commercialista. Carta aziendale: a chi serve e perché Registrazioni su una carta aziendale

Persona giuridica collegata all'account. Progettato per pagare le spese relative all'azienda o alle attività principali dell'azienda, comprese le spese generali, di intrattenimento, di trasporto e di viaggio, nonché per ricevere contanti. La carta non può essere utilizzata per il pagamento degli stipendi e delle prestazioni sociali. Fondamentalmente, una carta aziendale è un analogo dei fondi emessi sul conto. Può essere debito o credito.

Per emettere una carta, una persona giuridica deve stipulare un accordo con la banca sull'emissione e il mantenimento delle carte aziendali, che visualizza informazioni sui dipendenti che utilizzeranno queste carte. L'accordo dovrebbe essere accompagnato dalle richieste dei dipendenti per il rilascio di carte e procure per loro da parte dell'azienda. Per aprire un conto della carta, è necessario fornire i documenti pertinenti. Entro sette giorni lavorativi dalla data di apertura o chiusura di un conto bancario per il servizio di carte aziendali, è necessario avvisare l'ufficio delle imposte (articolo 23, 6.1 del Codice fiscale della Federazione Russa). Per la violazione di tale termine è prevista una multa di 5mila rubli ai sensi dell'art. 118 Codice Fiscale della Federazione Russa.

Il numero possibile di carte da aprire per conto è determinato da ciascuna banca a propria discrezione. Ad esempio, su Bank24.ru puoi collegare un numero illimitato di carte aziendali a un conto.

Vantaggi dell'utilizzo delle carte aziendali per le organizzazioni:

Riduzione dei costi operativi e dei tempi associati all'emissione di importi contabili. L'azienda non ha bisogno di ricevere contanti dalla banca per le spese aziendali, né di consegnarli e conservarli;

Non è necessario acquistare valuta estera per viaggi d'affari all'estero o aprire un conto in valuta estera e non è necessario compilare dichiarazioni quando si attraversano i confini.

Gestione e controllo delle spese aziendali. La possibilità di impostare limiti sulle carte e collegare informazioni via SMS consente di controllare in tempo reale la spesa dei fondi da parte di un dipendente autorizzato. Ad esempio, un'organizzazione può ricaricare una carta in qualsiasi momento o aumentare il limite delle transazioni di un dipendente distaccato. La banca fornisce inoltre alla società un rendiconto dettagliato delle transazioni effettuate con le carte. Per questo motivo, il reparto contabilità dell’azienda può controllare la spesa mirata dei fondi da parte dei dipendenti;

Possibilità di effettuare pagamenti per importi superiori a 100 mila rubli. In conformità con le istruzioni della Banca Centrale della Federazione Russa del 20 luglio 2007 n. 1843-U, i pagamenti in contanti nella Federazione Russa tra organizzazioni, compresi singoli imprenditori, relativi alle loro attività commerciali, nell'ambito di un accordo possono essere effettuato per un importo non superiore a 100 mila rubli. I pagamenti con carta aziendale si riferiscono a pagamenti non in contanti, quindi questa restrizione non si applica alle transazioni con carte aziendali;

Utilizzando la carta è possibile effettuare acquisti su Internet;

Accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 ai fondi nel conto dell'organizzazione. Possibilità di ricevere contanti dagli sportelli ATM in qualsiasi momento;

La possibilità di collegare tutte le carte aziendali a un conto con un unico limite di spesa per tutti i dipendenti dell'organizzazione o dividere tutte le carte aziendali in gruppi con il proprio limite di spesa;

Riduci il rischio di perdita di denaro o furto. In caso di smarrimento della carta il cliente può bloccarla risparmiando i fondi;

Una buona alternativa al libretto degli assegni.

Inoltre, a seconda del tipo di carta e del programma bancario, le carte aziendali prevedono determinati tipi di sconti e vantaggi.

La manutenzione annuale di una carta aziendale nelle banche russe costa in media da 1 mila rubli. Ad esempio, presso Avangard Bank, la manutenzione annuale di una carta MasterCard Business costa 900 rubli e MasterCard Gold – 2mila. Presso la Banca industriale per azioni di San Pietroburgo (SIAB), la manutenzione annuale di una carta costerà 1 mila rubli.

Le banche possono impostare un saldo minimo del conto su una carta. Quindi, in Avangard Bank sono 10mila rubli, in Promsvyazbank - 3mila.

Scopri cos'è una "Carta aziendale" in altri dizionari:

CARTA AZIENDALE- (eng. carta aziendale) – una carta di pagamento che consente al suo titolare di effettuare transazioni per conto di una persona giuridica. La banca emette C.K. a favore dei dipendenti legali. persone che li utilizzano per pagare spese di viaggio e di rappresentanza... ...

CARTA AZIENDALE- una carta bancaria che consente al suo titolare di effettuare transazioni per conto di una persona giuridica... Dizionario di concetti e termini formulati nei documenti normativi della legislazione russa

Scheda elettronica universale- (UEC) una tessera plastificata che unisce un documento d'identità, una polizza di assicurazione sanitaria obbligatoria, un certificato di assicurazione dell'assicurazione pensionistica obbligatoria e una carta bancaria di pagamento. Informazioni... ...Wikipedia

CARTA DI CREDITO- (Carta di credito inglese) un documento personalizzato di pagamento e regolamento sotto forma di targhetta di plastica personalizzata, rilasciato dalla banca emittente ai suoi depositanti per il pagamento non in contanti, l'acquisto di beni e servizi a credito in una rete commerciale al dettaglio. .. ... Dizionario economico

CARTE DI PAGAMENTO- uno strumento di pagamento non in contanti utilizzato per identificare i titolari della carta al momento della transazione e per emettere documenti di pagamento determinati dalla legge e dalle regole di funzionamento dei sistemi di pagamento con carta. computer. - uno di... ... Dizionario enciclopedico finanziario e creditizio

- – carta aziendale del sistema di pagamento Visa. Non prodotto in Russia, utilizzato più spesso negli Stati Uniti. Offerto dalle banche dal 1994. La carta è progettata per ridurre i costi e le pratiche burocratiche nelle organizzazioni, in particolare per i piccoli acquisti... ... Enciclopedia bancaria

Fino a poco tempo fa, la maggior parte delle aziende utilizzava i libretti degli assegni per comodità di fare affari. Questi arcaismi sono stati sostituiti da una versione più moderna: la carta aziendale Sberbank per le persone giuridiche.

La carta è stata creata per facilitare i processi di conduzione degli affari, contabilizzazione delle spese e finanziamento delle esigenze lavorative dei dipendenti

Come attivare uno strumento di pagamento e come utilizzarlo correttamente?

Scopo del prodotto bancario

La carta viene rilasciata a una persona specifica che utilizza i fondi aziendali ricevuti in bilancio e ne segnala l'utilizzo.

Elenchiamo perché hai bisogno di una carta aziendale Sberbank:

• pagamento di vari servizi e beni per l'azienda;
• pagamento senza contanti;
• pagamento delle spese di viaggio e di rappresentanza;
• pagamento non in contanti per varie esigenze aziendali dell'azienda;
• prelievo di contanti per lo stesso scopo.

La carta offre numerosi vantaggi per imprenditori individuali, persone giuridiche e personale. Per gli imprenditori questo è:

• risparmiare tempo contabile;
• monitorare la disciplina finanziaria dei dipendenti;
• facilità di contabilità;
• il controllo e l'organizzazione portano ad un risparmio per l'azienda.

La plastica rilasciata facilita notevolmente i lavoratori in alcuni aspetti delle loro attività:

• i dipendenti hanno accesso al denaro in qualsiasi momento;
• non si corre il rischio di trasportare ingenti somme di denaro;
• non è necessario aprire un conto in valuta estera quando si viaggia all'estero: è possibile prelevare contanti in qualsiasi valuta;
• prenotazione e pagamento di biglietti di viaggio e alberghi;
• non è necessario che il personale raccolga i propri fondi;
• facile da bloccare in caso di perdita della plastica;
• facilità di reporting dei viaggi di lavoro e delle spese al reparto contabilità.

Il prodotto bancario è destinato esclusivamente alle spese relative alle attività dell'azienda

Regole per l'utilizzo di una carta aziendale Sberbank

Termini di utilizzo includere alcuni punti sul rendiconto finanziario:

• il costo di produzione della plastica non si rifletterà nelle registrazioni, poiché il prodotto non appartiene all'impresa, ma alla banca;
• il denaro prelevato con la plastica non passa in cassa;
• il dipendente è tenuto a fornire la documentazione comprovante i fondi spesi: in loro assenza l'importo dei rifiuti ricade sul dipendente;
• la plastica non è destinata al pagamento di stipendi o altre prestazioni sociali.

Tariffe

L'emissione di carte plastiche per le aziende è un servizio gratuito, ma il servizio stesso è a pagamento. Sberbank stabilisce determinate tariffe per una carta aziendale. La manutenzione annuale delle carte MasterCard Business e Visa Business è di 1.200 rubli e le controparti in valuta estera sono di 50 euro o dollari USA. Questo tipo di strumento di pagamento richiederà un versamento iniziale pari al doppio della rata annuale. Per le altre materie plastiche, l'entità del primo pagamento è determinata dalla persona giuridica.

L’opzione “Budget” prevede sia l’apertura che la manutenzione gratuita. Il pagamento annuale per la carta plastica “Corporate” è di 250 rubli. per ciascun titolare.

Termini di utilizzo

Alle condizioni principali per il rilascio e il funzionamento del prodotto includono:

• l'azienda ha un conto commerciale;
• compilazione del registro dei dipendenti che utilizzano il prodotto;
• indicazione dei limiti e della ricarica del conto.

Come richiedere una carta aziendale presso Sberbank

Prima della registrazione, una persona giuridica dovrà contattare il servizio clienti aziendale per aprire un conto aziendale. Tutte le carte emesse sono collegate a questo conto aziendale.

Vale la pena sapere che per qualsiasi quantità di plastica sarà necessaria una sola fattura e la quantità di plastica richiesta è determinata dallo stesso proprietario dell'impresa. Successivamente, il denaro viene trasferito come acconto.

E quindi è necessario compilare una domanda per l'emissione di carte nella quantità richiesta. Questa procedura può essere effettuata sia presso la filiale stessa sia presentando una domanda tramite Internet banking.
L'ordine avviene su iniziativa della società con la fissazione di determinati limiti

Allo stesso tempo, l'impresa stabilisce i limiti necessari per le carte di plastica del personale (l'entità del limite è determinata dalle esigenze dell'azienda) e presenta questo registro all'istituto bancario. Successivamente le carte saranno pronte e potranno essere ritirate in pochi giorni in filiale.

Come utilizzare una carta aziendale Sberbank

Al momento del rilascio della plastica, su di essa vengono registrati i dati dell'utilizzatore e dell'azienda presso la quale lavora.

Per eseguire correttamente tutte le operazioni, è necessario sapere come usare strumento di pagamento simile:

• tutti i fondi sul saldo della carta non appartengono al titolare, ma alla società;
• prima di utilizzare la plastica per determinate esigenze, il conto dell'azienda viene rifornito e viene indicato il numero di plastica, per il quale vengono trasferiti i fondi e lo scopo (acquisto di materiali, accordi con appaltatori, indennità di viaggio, ecc.);
• le operazioni di regolamento avvengono sia tramite bonifico bancario sia con l'utilizzo del contante dopo il prelievo;
• Per confermare la legalità delle spese, il dipendente presenta rapporti al reparto contabilità come ricevute dai terminali sui prelievi di fondi e sul pagamento di merci.

I titolari devono ricordare che i fondi presenti sul conto della carta sono di proprietà della società

Come prelevare denaro

Esiste una limitazione per il prelievo di fondi dalla carta: come stipendi dei dipendenti o per altre esigenze sociali. Puoi prelevare denaro da una carta aziendale Sberbank in contanti presso qualsiasi bancomat o terminale, sia nella Federazione Russa che all'estero. Quando emettono fondi, la banca addebita una commissione. La procedura di prelievo si riflette nello storno dell’intero importo con commissioni dal conto corrente dell’azienda. Il dipendente deve fornire un documento che confermi l'operazione.

Le carte bancarie aziendali, come risulta dagli opuscoli pubblicitari, sono il mezzo ottimale per effettuare pagamenti con partner e pagare le spese, comprese le spese di viaggio e di rappresentanza. È conveniente e prestigioso. È proprio vero?

Consideriamo quindi la questione di cosa sia una carta bancaria aziendale e quali vantaggi o svantaggi offre ai dipendenti dell'azienda.

Ricordiamo innanzitutto che una carta bancaria plastica è un mezzo di pagamento personale destinato al pagamento di beni o servizi, nonché alla ricezione di contanti da sportelli bancomat e banche. Una carta bancaria aziendale in plastica non è diversa dalle altre in questo senso. Si apre anche a un individuo specifico. Ma la sua particolarità è che questa persona deve essere un dipendente dell'organizzazione che ha stipulato un accordo per il rilascio di tale carta. Un'altra differenza tra le carte aziendali e le altre è che il dipendente ha pieno accesso a uno dei conti della persona giuridica, ovvero gestisce i fondi dell'organizzazione.

Per richiedere una carta aziendale è necessario:

1. Concludere un accordo con la banca sull'emissione e la manutenzione delle carte aziendali.

2. Allegare alla convenzione:

• l'elenco dei dipendenti dell'azienda che utilizzeranno le carte;
• richieste dei dipendenti per l'emissione della carta;
• procure dell'azienda per i dipendenti - titolari della carta.

3. Presentare alla banca i documenti necessari per aprire un conto con carta in rubli (valuta).

C'è molto da scegliere

Le persone giuridiche possono aprire due tipi principali di carte per i propri dipendenti:

• carta di pagamento. Destinato alle transazioni da parte del suo titolare entro i limiti dell'importo dei fondi stabiliti dalla banca, i cui regolamenti vengono effettuati a scapito del denaro della società sul suo conto bancario;
• carta di credito. I regolamenti su di esso vengono effettuati a scapito dei fondi forniti dalla banca entro il limite stabilito in conformità con i termini del contratto di prestito.

Utilizzando una carta aziendale, i dipendenti possono ricevere contanti, pagare le spese relative alle attività commerciali, comprese le spese di viaggio e di intrattenimento, sul territorio della Federazione Russa, ricevere contanti in valuta estera al di fuori del territorio della Russia e anche pagare indennità di viaggio e intrattenimento spese in valuta estera fuori dal territorio del nostro Paese. A proposito, molto spesso le aziende utilizzano le carte bancarie per pagare le spese di ospitalità e di viaggio.

Contabilità degli accordi con la banca...

La base per redigere la liquidazione e altri documenti per riflettere gli importi delle transazioni eseguite utilizzando le carte di pagamento nella contabilità è il registro dei pagamenti emesso dalla banca o un giornale elettronico. L'addebito o l'accredito dei fondi per le transazioni con carta viene solitamente effettuato entro il giorno lavorativo successivo a quello in cui la banca riceve il registro dei pagamenti o il giornale elettronico da un unico centro di regolamento. Successivamente, questi documenti possono essere ottenuti dalla società.

Quando si apre o si chiude un conto bancario per la manutenzione delle carte aziendali, è necessario avvisare l'ispettorato entro sette giorni lavorativi dalla data di apertura o chiusura.

I trasferimenti di fondi sui conti delle carte devono riflettersi nella contabilità come segue:

Dare 55 Avere 51 (52)

– i fondi vengono trasferiti su un conto della carta bancaria da un conto corrente (valuta).

L'importo della remunerazione addebitata dalla banca per il servizio di un conto di una carta speciale costituisce una spesa operativa in contabilità ed è contabilizzata come segue:

Addebitare 91 Accreditare 55

– pagato per i servizi bancari.

Tuttavia, la cosa più difficile è organizzare la contabilità analitica per il sottoconto “Conto carta speciale”. Dopotutto, la contabilità di questo sottoconto deve essere organizzata nel contesto di conti di carte specifici aperti in una particolare banca. Inoltre, la contabilità analitica è significativamente influenzata dalle condizioni per l'emissione e l'utilizzo delle carte bancarie offerte da un istituto finanziario. Quindi, ad esempio, quando si conclude un accordo, la banca può imporre una condizione sulla presenza di un saldo minimo sul conto dell'organizzazione (un deposito cauzionale che può essere utilizzato per liquidazioni in casi eccezionali per coprire il superamento del limite di pagamento). In questo caso è consigliabile utilizzare conti secondari di secondo ordine, ad esempio “Conto carta speciale – saldo minimo” e “Conto carta speciale – limite di pagamento”.

Se per un conto speciale vengono aperte più carte, ogni titolare può effettuare transazioni entro il limite di pagamento totale. In questo caso, la contabilità analitica dei titolari della carta non è necessaria finché i fondi non vengono rilasciati alla persona responsabile.

Quando a ciascuna carta di pagamento corrisponde un conto separato, quando i fondi vengono trasferiti su un conto speciale della carta, viene inviato alla banca un apposito estratto conto contenente i dati e i numeri delle carte dei titolari, nonché gli importi da accreditare su ciascuna carta bancaria. . In questo caso, la contabilità analitica viene effettuata nell'ambito dei titolari delle carte emesse. Quando si apre una carta bancaria in valuta estera è necessario tenere presente che la valuta estera che si trova su un conto speciale della carta deve essere rivalutata alla data della transazione e alla data di redazione del bilancio (PBU 3/2000 "Contabilità di attività e passività, il cui valore è espresso in valuta estera ").

Le differenze di cambio emergenti vengono prese in considerazione a fini contabili e fiscali e, in entrambi i tipi di contabilità, gli importi delle differenze di cambio sono considerati proventi (spese) non operativi. Nella contabilità, le differenze di cambio sono incluse nei risultati finanziari e si riflettono come segue:

Addebitare 55 Accreditare 91

– riflette l'importo della differenza di cambio positiva;

Addebitare 91 Accreditare 55

– riflette l'importo della differenza di cambio negativa.

Se un'organizzazione ha stipulato un accordo per l'emissione di carte di credito aziendali, nella contabilità verranno eseguite le seguenti operazioni:

Addebitare 55 Accreditare 66

– l’importo del prestito è stato accreditato su un conto speciale della carta alla data di spesa dei fondi;

Addebito 91-2 Accredito 66

– sul prestito sono maturati interessi (le registrazioni vengono effettuate periodicamente, entro i termini stabiliti contrattualmente per il pagamento degli interessi. – N.d.A.);

Addebitare 66 Accreditare 51

– vengono elencati gli interessi del prestito;

Addebitare 10 Accreditare 55

– le voci dell'inventario vengono capitalizzate (nel caso in cui i fondi della carta aziendale siano stati spesi per l'acquisto di voci dell'inventario. – Nota dell'autore).

...e con i dipendenti dell'azienda

Una carta aziendale è un mezzo di pagamento personale destinato ai dipendenti per pagare beni o servizi, nonché per ricevere denaro da sportelli bancomat e banche.

La banca addebita denaro dal conto della carta della società man mano che vengono effettuati i pagamenti per le transazioni dei titolari. Si ritiene che i fondi addebitati sul conto siano emessi per la rendicontazione a un dipendente dell'organizzazione. Nei negozi, negli hotel e in altri luoghi di pagamento, un dipendente dell'organizzazione riceve documenti che confermano le spese effettuate utilizzando la carta. Sono considerati documenti fatture di pernottamenti alberghieri, biglietti di viaggio, ricevute, assegni, fatture, ecc. Devono essere accompagnati dai giustificativi originali, dalle ricevute dei terminali elettronici e degli sportelli bancomat. Il dipendente dell'organizzazione presenta tutti questi documenti al reparto contabilità dell'impresa insieme alla nota spese. Se non lo ha fatto e l'estratto conto indica che sono stati prelevati contanti dal conto della carta, il contabile dell'organizzazione riflette il debito del dipendente dell'organizzazione come segue:

Addebitare 73 Accreditare 55

– si riflette la cancellazione di contanti da un conto di una carta speciale, che non è confermata da documenti primari.

Al ricevimento del rapporto anticipato, le spese sostenute (relative alle attività produttive dell'organizzazione) si riflettono in modo generale. Se le spese sostenute da un dipendente dell'organizzazione non sono legate alle attività produttive, quest'ultimo è tenuto a rimborsarle.

Il rimborso di questi importi da parte del dipendente può essere effettuato in due modi: o il dipendente dell'organizzazione deposita contanti alla cassa dell'organizzazione, oppure l'organizzazione detrae l'importo del danno dallo stipendio del dipendente. In questo caso il contabile effettuerà le seguenti registrazioni:

Addebitare 50 Accreditare 73

– contributo da parte del dipendente in contanti per il rimborso spese;

Addebitare 70 Accreditare 73

– detrazione dallo stipendio del dipendente dell’importo speso su una carta aziendale per scopi personali.

Carte aziendali e tasse

Quando si apre o si chiude un conto bancario per la manutenzione delle carte aziendali, è necessario avvisare l'ispettorato entro sette giorni lavorativi dalla data di apertura o chiusura (articolo 23, 6.1 del Codice fiscale della Federazione Russa). In caso di violazione di tale termine, ai sensi dell'articolo 118 del Codice Fiscale della Federazione Russa è prevista una multa di 5.000 rubli.

Il Servizio fiscale federale ha sempre aderito a questa posizione. E recentemente il Presidium della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa è stato d'accordo con lei. Nella risoluzione n. 2942/10 del 21 settembre 2010, i giudici hanno confermato che se una società non invia tempestivamente una notifica all'ufficio delle imposte sull'apertura di un conto commerciale, allora una multa per tale violazione è legale.

Se un'azienda ha emesso carte di credito aziendali per i propri dipendenti, non bisogna dimenticare la contabilizzazione fiscale degli interessi sull'utilizzo di questi fondi di credito. Nella contabilità fiscale, l'importo massimo degli interessi riconosciuti come spese che riducono la base imponibile per l'imposta sul reddito è accettato nel seguente importo (articolo 269 del codice fiscale della Federazione Russa):

• pari al tasso di rifinanziamento della Banca Centrale della Federazione Russa, aumentato di 1,1 volte - quando si emette un debito in rubli;
• pari al 15 per cento – per obbligazioni di debito in valuta estera.

Le carte aziendali in valuta comportano transazioni aggiuntive a fini fiscali: le differenze risultanti dalle deviazioni del tasso di vendita (acquisto) di valuta estera da parte della banca emittente rispetto al tasso ufficiale della Banca di Russia vengono prese in considerazione nella tassazione degli utili. Si riflettono nella data di vendita (acquisto) della valuta (clausola 6, clausola 7, articolo 272 del Codice Fiscale della Federazione Russa, clausola 7, clausola 4, articolo 271 del Codice Fiscale della Federazione Russa) e sono preso in considerazione come parte delle spese non operative (clausola 6, clausola 1, articolo 265 del Codice Fiscale della Federazione Russa) o dei ricavi (clausola 2 dell'articolo 250 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Queste differenze di cambio possono ridurre la base imponibile per l'imposta sul reddito solo se il dipendente, avendo acquistato valuta estera, la spende per scopi professionali.

Irina Shitik

Le banche offrono attivamente a tutti i clienti persone giuridiche l'emissione e l'utilizzo di una carta aziendale. Perché le aziende hanno bisogno di tali carte, come emetterle e quanto costerà il servizio?

1. Per quali scopi?
2. Cosa è possibile;
3. Cosa non puoi fare;
4. Vantaggi d'uso;
5. È tutta una questione di pacchetto;
6. Rifornimento e utilizzo.

Assicurati di leggere.

Per quali scopi?

Le carte aziendali vengono utilizzate principalmente per semplificare i piccoli pagamenti e controllarli.

“Le carte aziendali vengono utilizzate per scopi relativi alle attività aziendali principali, viaggi di lavoro e spese di intrattenimento. In sostanza, si tratta degli stessi scopi per i quali in precedenza veniva ritirato il contante tramite assegno per l’emissione ai dipendenti”.

Ora, per non perdere tempo con i contanti, manager e imprenditori preferiscono utilizzare una carta aziendale. Pertanto, la maggior parte delle spese aziendali viene effettuata tramite carte. In questo caso, di norma, le carte vengono emesse con un nome - per una persona specifica che lavora nell'azienda, sebbene la plastica stessa possa essere registrata o meno. Come e perché viene emessa una carta aziendale e in quali casi non può essere utilizzata?

Utilizzo di una carta aziendale: attivata ciò che è possibile

Come e per quali scopi posso utilizzare una carta aziendale? Per tutto ciò che è direttamente correlato al funzionamento dell'impresa. Ad esempio per l'acquisto di beni, transazioni con fornitori, acquisto di cancelleria, mobili e attrezzature per l'ufficio, pagamento di fatture presso distributori di benzina e stazioni di servizio. E, naturalmente, tali carte vengono rilasciate ai dipendenti che spesso vanno in viaggio d'affari, in modo che possano utilizzare i fondi per pagare alberghi, noleggiare un'auto, acquistare biglietti aerei e ferroviari e pagare nei ristoranti. La banca non limita l'azienda al numero di carte emesse: possono essere emesse una o due carte, oppure dieci, quindici o più.

“Il numero di carte aziendali emesse per le persone giuridiche non è limitato, ma, di norma, dipende dal numero di dipendenti che spesso vanno in viaggio d'affari. Se non ce ne sono e la carta è necessaria solo per le transazioni di pagamento, di norma ne viene emessa una”.

Cosa non puoi fare

Non ci sono molti divieti sull'uso di tale plastica. Sono soggette al divieto le transazioni relative ad attività di investimento, contratti economici esteri, trasferimenti di salari e prestazioni sociali.

Prima di rilasciare le carte aziendali ai dipendenti, l'azienda apre conti correnti bancari e attiva un pacchetto di servizi di cassa e liquidazione. Quindi il capo dell'impresa (e/o il capo contabile) presenta una domanda alla banca e firma un accordo sull'apertura dei conti della carta, mentre i dipendenti - titolari della carta compilano un modulo e forniscono alla banca una copia del passaporto e un certificato dell'assegnazione del CIF.

Vantaggi d'uso

L'utilizzo di una carta aziendale consente al management di controllare facilmente le spese aziendali.

• Innanzitutto, fissando limiti all’utilizzo dei fondi (ad esempio, 250 dollari a settimana o 1.000 dollari al mese).
• In secondo luogo, nel sistema bancario per clienti Internet di numerose grandi banche è possibile visualizzare informazioni sulle transazioni con carte aziendali e ricevere estratti conto su tali carte per un certo periodo (mese di riferimento).

"Nell'Internet banking, i clienti non solo possono visualizzare le transazioni sulle carte aziendali, ma anche ricaricarle, restituire fondi e impostare limiti."

Sfortunatamente, la gestione e l’utilizzo di una carta aziendale online non è disponibile in tutte le banche. Sebbene tale servizio stia diventando disponibile in una gamma sempre più ampia di banche.

Se l’online banking della banca non ti consente di vedere le transazioni della carta e generare estratti conto, dovrai ordinare tali estratti conto separatamente tramite un call center o una filiale della banca. Lì è anche necessario risolvere il problema dell'impostazione e della modifica dei limiti sui biglietti da visita.

È tutto nel pacchetto

Di norma, le banche offrono l'emissione di una o due carte aziendali come parte di un pacchetto di servizi di gestione della liquidità: in questo caso, la quota di abbonamento annuale per le singole carte potrebbe non essere addebitata. Ma solo per l'emissione iniziale (la carta viene emessa per due anni); in futuro, per la riemissione, la banca addebiterà 2-10 dollari per ciascuna carta. Se hai bisogno di più carte di quelle suggerite dal pacchetto RKO, queste vengono ordinate in aggiunta e per ciascuna viene pagata una commissione di servizio annuale. Di solito costa $ 4-15 per carta emessa. Ma forse 15-30 $.

I costi totali dipendono dalla classe della carta.

“La banca emette solo carte aziendali personalizzate (personalizzate). Il costo di manutenzione di una carta aziendale è determinato dalla sua classe: dalle più convenienti MasterCard Business, Visa Business a MasterCard WorldElite, Visa Infinite - quelle premium, che offrono ai loro titolari programmi esclusivi di sconti e bonus e servizi personali."

Le carte più economiche sono Visa Business, Visa Classic e MasterCard Debit Business. Per il mantenimento annuale di una di queste carte devi pagare 3-10 $. Le banche offrono anche di emettere "plastica" di classe superiore, solitamente Chip Visa Gold o MasterCard World. In questo caso, il mantenimento annuale della carta costerà almeno $ 15-30. A proposito, per ogni carta principale è possibile emetterne una aggiuntiva - a pagamento, ovviamente, circa 2-5 $ per una carta di classe Business e 10-15 $ per "oro" aggiuntivo. Due carte per un conto possono essere utili, ad esempio, se una carta aziendale viene utilizzata da due collaboratori per gli stessi scopi. Supponiamo che un'azienda impieghi due autisti che pagano il carburante e altri acquisti per un'auto aziendale con carte aziendali.

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Rifornimento e utilizzo

In termini di funzionalità, una carta aziendale non è diversa da una carta di debito standard per privati. L’unica differenza è che se i privati ​​ricaricano le proprie carte tramite sportelli cassa o bancomat, le carte aziendali vengono solitamente ricaricate da un commercialista o dal titolare dell’azienda tramite bonifico bancario dal conto corrente principale dell’azienda. Anche se, ovviamente, possono essere riforniti in contanti tramite le filiali bancarie.

Quali operazioni vengono solitamente eseguite con un biglietto da visita? Accredito di fondi su un conto, pagamenti nella rete commerciale e di servizi, pagamenti su Internet, prelievi di contanti agli sportelli bancomat e alle casse.

"Molto spesso le carte aziendali vengono utilizzate per i pagamenti nelle catene di vendita al dettaglio e su Internet, nonché per le transazioni presso gli sportelli bancomat."

Molto spesso vediamo l'uso di una carta aziendale all'estero - per effettuare pagamenti e ricevere contanti in valuta estera. Per una carta in valuta nazionale, il denaro verrà automaticamente convertito nella valuta del paese in cui viene utilizzata. Ma le banche offrono anche carte in valuta estera: dollari ed euro.

Come qualsiasi altra carta bancaria, è aperta a un individuo specifico. Ma la particolarità è che questa persona deve essere un dipendente dell'azienda che ha stipulato un accordo per il rilascio di tale carta.

Le banche possono emettere carte aziendali di debito e credito (clausola 1.5 del Regolamento sull'emissione delle carte di pagamento e sulle transazioni effettuate con il loro utilizzo, approvato dalla Banca di Russia il 24 dicembre 2004 n. 266-P).

Il titolare di una carta di debito (di pagamento) può effettuare transazioni entro l'importo stabilito dalla banca. Questi calcoli vengono effettuati utilizzando il denaro della società sul suo conto. Utilizzando una carta di credito, il titolare può effettuare transazioni utilizzando il denaro fornito dalla banca entro il limite stabilito secondo i termini del contratto di prestito.

Entrambe le carte aziendali possono essere personalizzate o non personalizzate. Le carte personalizzate vengono rilasciate a uno specifico dipendente dell'azienda. Quelli senza nome vengono rilasciati alla società. Questa carta può essere utilizzata da chiunque. Come dimostra la pratica, le organizzazioni utilizzano principalmente carte di debito con un limite fissato per ciascuna carta per diverse categorie di spesa e uno scoperto.

Come ottenere una carta

Per fare ciò, l’azienda deve stipulare un accordo con la banca. Deve essere accompagnato da:

• elenco dei dipendenti che utilizzeranno la carta. Le loro firme devono essere certificate dal sigillo aziendale;
• copie dei passaporti dei dipendenti a nome dei quali vengono emesse le carte;
• accordi sull'utilizzo delle carte nella forma stabilita dalla banca, compilati e firmati personalmente dai dipendenti.

La carta bancaria aziendale viene rilasciata direttamente al titolare indicato dalla società nella richiesta di emissione di una carta bancaria o al rappresentante della società che agisce sulla base di una procura.

Procedura per l'utilizzo delle carte aziendali

Affinché i dipendenti possano utilizzare liberamente le carte aziendali, l'organizzazione deve sviluppare regolamenti sulla procedura per il loro utilizzo (parte 1 dell'articolo 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Si consiglia di installare:

• un elenco delle spese e delle transazioni che possono essere effettuate da un dipendente utilizzando una carta aziendale;
• limiti di pagamento per carte aziendali;
• il periodo dopo il quale il dipendente deve restituire la carta;
• la procedura per la presentazione della rendicontazione da parte dei titolari della carta sugli importi spesi;
• il termine entro il quale il dipendente deve presentare una relazione preventiva alla società con allegati i documenti giustificativi;
• elenco dei documenti accettati come conferma delle spese sostenute.

Inoltre, è necessario approvare un elenco di posizioni di persone le cui mansioni lavorative comportano l'uso di carte aziendali (clausola 1 dell'articolo 847 del Codice Civile della Federazione Russa). I dipendenti le cui posizioni sono elencate nell'elenco devono avere familiarità con la posizione sotto firma (parte 2 dell'articolo 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Per escludere casi di smarrimento di carte aziendali, nonché di uso improprio o furto di fondi, è necessario organizzare in azienda un registro dell'accettazione e dell'emissione delle carte bancarie aziendali (articolo 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ “Contabilità”). Per fare ciò, è consigliabile sviluppare un registro che rifletta i seguenti dati: numeri di carta, nomi completi dei titolari, date di trasferimento e restituzione delle carte. Il fatto dell'emissione e della restituzione della carta aziendale sarà confermato dal dipendente che l'ha ricevuta e dalla persona che conserva i dati della carta.

Le carte bancarie aziendali personalizzate possono essere nelle mani dei titolari, purché rispettino i requisiti di sicurezza. Tutte le carte aziendali non personalizzate vengono conservate nella cassaforte aziendale. Di norma, le carte non personali vengono rilasciate a un dipendente per svolgere un compito specifico: pagamento di spese di viaggio, ospitalità o altre spese.

Quali spese si possono effettuare utilizzando la carta?

Secondo la clausola 2.5 del Regolamento n. 266-P, una persona giuridica può effettuare utilizzando carte bancarie, in particolare, le seguenti operazioni:

• ricevere contanti per pagamenti in Russia relativi alle attività di una persona giuridica, compreso il pagamento delle spese di viaggio e di intrattenimento;
• effettuare pagamenti in rubli relativi alle attività della persona giuridica, compreso il pagamento delle spese di viaggio e di intrattenimento nella Federazione Russa;
• ricevere contanti in valuta estera all'estero per pagare le spese di viaggio e di ospitalità;
• pagare le spese di viaggio e ospitalità in valuta estera al di fuori della Federazione Russa.

Un contabile aziendale si pone spesso una domanda: un dipendente distaccato può utilizzare una carta aziendale all'estero per pagare servizi per conto dell'organizzazione stessa? E se sì, in che modo la banca autorizzata esercita il controllo valutario su tali transazioni?

La legge federale n. 173-FZ del 10 dicembre 2003 "Sulla regolamentazione e il controllo valutario" non stabilisce restrizioni sulle transazioni in valuta estera tra residenti e non residenti.

Di conseguenza, un dipendente distaccato all'estero, che agisce in nome e per conto della sua organizzazione, può teoricamente utilizzare una carta aziendale per pagare i servizi.

Il precedente Regolamento sulla procedura di emissione di carte bancarie da parte di organismi creditizi (approvato dalla Banca di Russia il 9 aprile 1998 n. 23-P) conteneva una regola secondo la quale, quando si effettuano transazioni valutarie utilizzando carte aziendali, a la persona giuridica era tenuta a fornire alla banca autorizzata la giustificazione dell'operazione, inclusa una nota delle spese. Non esiste tale requisito nel regolamento attualmente in vigore n. 266-P.

Allo stesso tempo, la clausola 2.5 dell'Istruzione della Banca di Russia n. 138-I del 4 giugno 2012 stabilisce che quando si cancella valuta estera da un conto corrente utilizzando una carta bancaria, alla banca autorizzata non viene presentato un certificato di transazione valutaria . Eccetto il caso di transazioni valutarie che richiedono l'esecuzione di un passaporto di transazione. Ricordiamo che quando si effettuano transazioni in valuta estera non è necessario rilasciare un passaporto di transazione se l'importo totale del contratto non supera l'equivalente di 50mila dollari USA al tasso di cambio ufficiale alla data della conclusione del contratto (clausola 5.2 dell'Istruzione n. 138I).

Pertanto, l'organizzazione ha il diritto di pagare i servizi all'estero in valuta estera con una carta bancaria aziendale.

Rapporto sulle spese di denaro su una carta aziendale

Attualmente non esiste una normativa che stabilisca quale documento deve redigere un dipendente dell'azienda per confermare la spesa dei fondi su una carta aziendale. Pertanto, un'organizzazione può utilizzare il modulo unificato di rapporto anticipato n. AO-1.

Nota. La forma del rapporto anticipato è stata approvata con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 1 agosto 2001 n. 55.

La società ha inoltre il diritto di sviluppare un proprio modulo di relazione (comma 4, articolo 9 della legge n. 402-FZ), che deve essere incluso nell'appendice alle politiche contabili (comma 4, comma 3, articolo 21 della legge n. 402-FZ, comma 4 della PBU 1/2008).

Quando un dipendente ha un reddito soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche

Quando si effettuano pagamenti su carte aziendali, è necessario ricordare che il dipendente deve rendere conto dei fondi ricevuti: presentare un rapporto anticipato con i documenti giustificativi.

Se un dipendente non segnala tempestivamente la spesa dei fondi o non restituisce i fondi prelevati dalla carta, ha un reddito soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche (risoluzione del Presidium della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 5 marzo 2013 N. 14376/12, FAS Distretto della Siberia occidentale del 19 febbraio 2014 N. A45-25321/2012). Sebbene, secondo alcuni giudici, l'assenza di documenti giustificativi della spesa dei fondi emessi in acconto o della loro restituzione in cassa non costituisca prova che tali importi possano essere attribuiti a redditi di lavoro dipendente (delibera della Prima Corte Arbitrale d'Appello dell'11 aprile 2013 n. A43-14173/2012, decisione del tribunale arbitrale della regione di Nizhny Novgorod del 31 gennaio 2013 n. A43-14173/2012).

Devo rispettare il limite di pagamento?

La clausola 6 della Direttiva della Banca di Russia n. 3073-U del 7 ottobre 2013 limita i regolamenti in contanti tra persone giuridiche, persone giuridiche e imprenditori. Il limite è di 100.000 rubli. sotto un unico contratto.

L'utilizzo di una carta bancaria aziendale non è un pagamento in contanti. Pertanto, l'importo del pagamento può superare i 100.000 rubli se un dipendente paga beni (lavoro, servizi) utilizzando una carta.

Tuttavia, un dipendente che preleva contanti da una carta significa ricevere fondi sul conto. E poiché la persona responsabile effettua ulteriori pagamenti per conto della società, tali contanti nelle transazioni devono essere utilizzati entro un limite.

La multa per violazione del limite di liquidazione per un'azienda varia da 40.000 a 50.000 rubli, per un funzionario da 4.000 a 5.000 rubli. (Articolo 15.1 del Codice della Federazione Russa sugli illeciti amministrativi).

Contabilità delle transazioni con carte aziendali

La contabilità delle transazioni tramite carte aziendali deve essere tenuta nel conto 55 “Conti speciali nelle banche”. Per una contabilità più conveniente delle transazioni sulle carte aziendali, per questo conto viene aperto un sottoconto "Carte aziendali". Si consiglia di mantenere una contabilità analitica per questo sottoconto per ciascuna carta aziendale ricevuta.

Nota. La disponibilità e il movimento dei fondi in valuta estera vengono presi in considerazione separatamente.

Esempio 1. L'azienda ha inviato un dipendente in viaggio d'affari. Allo stesso tempo gli è stata consegnata una carta aziendale, sulla quale sono stati accreditati 45.000 rubli dal suo conto corrente. Al ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente ha presentato un rapporto anticipato.

Le spese ammontano a:

• 16.000 rubli. - per viaggiare;
• 30.000 rubli. - per alloggio;
• 6300 rubli. - indennità giornaliera;
• 3500 rubli. - spese di rappresentanza.

Sottoconto DEBIT 55 “Carta aziendale”
CREDITO 51

• 45.000 rubli. - i fondi sono stati accreditati sulla carta;

DEBITO 71
CREDITO 55 sottoconto “Carta aziendale”

• 45.000 rubli. - i fondi vengono addebitati sulla carta quando un dipendente paga senza contanti o in caso di prelievo di contanti;

DEBITO 26 CREDITO 71

• RUB 52.300 - si riflettono le spese di viaggio;

DEBITO 44 CREDITO 71

• 3500 rubli. - storno delle spese di rappresentanza;

DEBITO 71 CREDITO 50

• 10.800 rubli. - è stata effettuata la transazione definitiva con il dipendente.

Utilizzando una carta aziendale è possibile effettuare pagamenti in valuta estera. Quindi verrà utilizzato il conteggio 57.

Esempio 2. Modifichiamo i dati dell'esempio precedente. Supponiamo che il dipendente sia stato inviato in viaggio d'affari all'estero.

Per acquistare valuta sono stati trasferiti 36.900 rubli dal conto corrente e accreditati 900 dollari sulla carta. Il tasso di cambio alla data di acquisto era di 40 rubli/USD. Spese:

• 24.000 rubli. (600 USD x 40 rubli/USD) - spese di soggiorno;
• 12.000 rubli. (50 USD x 40 rubli/USD x 6 giorni) - indennità giornaliera.

In contabilità sono state effettuate le seguenti registrazioni:

Conto secondario DEBIT 57 “Carta aziendale in rubli”
CREDITO 51

• RUB 36.900 - sono stati trasferiti fondi per l'acquisto di valuta estera;

Sottoconto DEBIT 55 “Carta aziendale in valuta estera”
CREDITO 57

• 36.000 rubli. ((600 USD + 50 USD x 6 giorni) x 40 rubli/USD) - valuta accreditata;

DEBITO 91 sottoconto “Altre spese”
CREDITO 57

• 900 rubli. (36.900 - 36.000) - riflette i costi di conversione dei rubli in dollari USA;

DEBITO 71

• 12.000 rubli. (50 USD x 40 rubli/USD x 6 giorni) - i fondi sono stati prelevati dalla carta per pagare l'indennità giornaliera;

DEBITO 71
Sottoconto CREDITO 55 “Carta aziendale in valuta estera”

• 24.000 rubli. (600 USD x 40 rubli/USD) - i fondi in valuta estera vengono addebitati sulla carta per pagare l'hotel;

DEBITO 26 CREDITO 71

• RUB 36.700 (36.700 + 700) - le spese di viaggio della persona responsabile si riflettono sulla base del rapporto anticipato.

Nota. Per un giorno di viaggio in Russia, l'indennità giornaliera corrisponde agli standard stabiliti per i viaggi d'affari nella Federazione Russa (700 rubli).

Poiché i fondi dell'azienda sono stati convertiti in valuta estera per l'importo delle spese di viaggio del dipendente e trasferiti sulla carta aziendale alla data del conteggio sulla carta, nella contabilità non si verificano differenze di cambio (clausole 4, 5, 9 PBU 3/ 2006, appendice alla PBU 3/2006 ).

Fai attenzione! Le spese sulla carta devono essere documentate. In caso contrario, gli ispettori considereranno i fondi spesi dai dipendenti dell'azienda come il loro reddito imponibile.