Eseguire i lavori in conformità con le specifiche tecniche. Come scrivere una specifica tecnica?! Scopo e obiettivi della creazione del sistema

Termini di riferimento "TOR" è un documento che viene preso come base per lo sviluppo di qualsiasi progetto. E non importa quanto complesso o grande sia il compito, dovrebbe sempre essere accompagnato da una specifica tecnica chiara e comprensibile. Prima di tutto, il cliente ne ha bisogno per ottenere esattamente ciò che voleva vedere. Ma è consigliabile che l'esecutore richieda sempre un compito chiaramente indicato per capire cosa vuole da lui. Molte persone ignorano il fatto di scrivere specifiche tecniche dettagliate, il che porta successivamente a incomprensioni, controversie, conflitti e litigi.

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Io, l'autore di questo articolo, nella mia vita sono riuscito a essere sia il cliente di numerosi grandi progetti del valore di decine di migliaia di dollari, sia l'esecutore di ordini non meno costosi. Prima di raggiungere un livello serio, ho dovuto rileggere centinaia di "Specifiche tecniche" e comporre diverse dozzine di mie spiegazioni per l'esecutore. Ogni volta le specifiche tecniche diventavano sempre più chiare, il che ha permesso di ottenere la versione finale dell'opera come l'avevo immaginata. In questo articolo vorrei parlare di come scrivere termini di riferimento, a cosa prestare attenzione prima. Ti dirò anche perché è consigliabile che cliente e appaltatore non lavorino su una buona parola, ma documentino tutto.

Perché il cliente ha bisogno di specifiche tecniche?

Tu, come cliente, hai un'idea della versione finale del tuo ordine. Solo che la vita è tale che ogni persona può interpretare le stesse parole in modo diverso. Per questo motivo sorgono spesso problemi, soprattutto tra i clienti e gli artisti. Il primo non ha spiegato tutto, il secondo non ha capito bene, e il risultato finale è completamente diverso da quello che tutti pensavano. Una specifica tecnica è un documento in base al quale accetterai il lavoro svolto. E se qualcosa viene fatto male, qualcosa non viene portato a termine, qualcosa non viene fatto in conformità per intero, puoi sempre indicare un punto delle specifiche tecniche e giustificare la tua richiesta per finalizzare il progetto presentato. Se non c'è una specifica tecnica, allora sarà praticamente impossibile dimostrare che tu l'hai detto, scritto, menzionato. Possiamo dire che le specifiche tecniche sono una sorta di prototipo di un contratto di servizio. Se stai lavorando su un progetto di grandi dimensioni, i termini di riferimento dovrebbero essere un'aggiunta al contratto principale. Quando si firma il certificato di accettazione del lavoro completato, è necessario confrontare tutto con la quantità di lavoro indicata nella dichiarazione di lavoro originale.

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Perché l'esecutore ha bisogno di specifiche tecniche?

Prima di tutto, questa è la tua guida su ciò che deve essere fatto. Spesso i clienti inventano qualcosa durante il processo di sviluppo, cercando di costringerti a svolgere attività non necessarie. Vuoi lavorare gratis? Sono sicuro di no. Si prega di chiarire che l'importo concordato all'inizio riguardava esclusivamente l'ambito di lavoro specificato nel mandato. Qualunque cosa in più viene pagata separatamente. Inoltre, al momento della consegna del progetto, sarai in grado di riferire sui compiti assegnati e sulla loro attuazione. Mi è capitato più di una volta di riscontrare momenti in cui il cliente non voleva accettare il lavoro, sostenendo che non era stato portato a termine completamente. Ma quando sono state sollevate le specifiche tecniche iniziali, si è scoperto che nessuno aveva fissato i compiti in questione. Sottolineo ancora una volta: non lavorare senza specifiche tecniche, perché l'opinione del cliente può cambiare più spesso del tempo e dovrai rifare tutto decine di volte, perdendo tempo e senza ricevere pagamenti aggiuntivi per questo.

Da dove iniziare a elaborare una specifica tecnica competente

Quindi passiamo a argomento principale Questo articolo. Successivamente parleremo di come redigere le specifiche tecniche e a quali punti dovresti assolutamente prestare attenzione. Come hai capito, ogni TK è unico e non sarò in grado di coprire tutti gli aspetti. Pertanto, indicherò solo i punti principali che dovrebbero essere presenti in qualsiasi attività, indipendentemente dal progetto e dal campo di attività del cliente.

Disposizioni generali del capitolato tecnico

Se hai un progetto tecnicamente complesso o molto specifico, assicurati di farlo disposizioni generali Dovrebbe esserci un glossario, un dizionario di termini e definizioni. Naturalmente è molto positivo se il cliente e l'appaltatore si capiscono e comprendono senza problemi la terminologia specifica. Ma non è sempre così, quindi è meglio scrivere cosa significano certe parole, frasi, designazioni. Potrebbe valere la pena spiegare alcune delle tue frasi nel glossario. Diciamo che usi una certa frase, interpretandola in modo leggermente diverso. Per evitare confusione, metti immediatamente tutto al suo posto.

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Ho avuto un caso in cui la mancata comprensione dei termini ha portato al mancato rispetto della scadenza per più di un mese. Di conseguenza, il cliente ha subito alcune perdite, ma il problema era esclusivamente dalla sua parte. Pertanto, non consentire disaccordi. Decidere la terminologia prima di iniziare il progetto.

Obiettivi del progetto

È fondamentale che i termini di riferimento indichino quali sono gli obiettivi del tuo progetto, perché viene creato, come funzionerà e quale dovrebbe essere il risultato finale. Anche se l'appaltatore lavora su una piccola parte del progetto, deve comprenderne appieno la struttura, i compiti, gli obiettivi e le soluzioni tecniche. Per quello? Non sempre è possibile per l'appaltatore ricevere consigli e chiarimenti dal cliente, ed è inutile chiedere interpretazione su alcune piccole cose se si riesce a rivolgersi agli obiettivi, capire a cosa serve il progetto e svolgere il proprio lavoro basandosi su questo.

Lascia che ti faccia un esempio. Recentemente abbiamo sviluppato un grande progetto Internet e abbiamo ordinato un progetto. Al progettista è stato detto di cosa avrebbe trattato il sito, quali funzioni avrebbe avuto, cosa avrebbe dovuto fare e in che modo il sito avrebbe aiutato le persone. In generale, hanno curato tutto nei minimi dettagli, e non solo per quanto riguarda il design. Di conseguenza, abbiamo ricevuto un layout che praticamente non richiedeva modifiche, oltre a una dozzina di idee su come migliorare il sito, cosa aggiungere, come renderlo più attraente.

Requisiti funzionali

Tutte le esigenze del cliente possono essere suddivise in due tipologie: funzionali e speciali. I requisiti funzionali sono quelle opzioni di implementazione che desideri vedere nel tuo prodotto. Se utilizziamo l'esempio di un sito Internet, devi fornire al contraente esempi di soluzioni funzionali di altri progetti che ti piacciono e che desideri vedere nel tuo. Ad esempio, hanno visto un elemento che gli piaceva dal punto di vista tecnico, lo hanno descritto e hanno immediatamente fornito un collegamento in modo che una persona potesse capire chiaramente di cosa si trattava e prenderlo come base.

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I requisiti speciali sono requisiti con l'aiuto dei quali devono essere adempiuti i compiti assegnati. Se prendiamo ancora una volta come base lo sviluppo di un sito web, puoi specificare il linguaggio di programmazione, parametri di layout speciali, codifica, l'uso di determinati stili e tutto ciò che vuoi vedere. Se non sono presenti tali requisiti, lascia che l'appaltatore decida autonomamente cosa e come utilizzerà durante l'esecuzione delle specifiche tecniche.

Scadenze

Le scadenze per il completamento devono essere specificate nel capitolato d'oneri. Prendi sempre con un piccolo margine in modo che la velocità di esecuzione non influisca sulla qualità. In ogni caso non deve esserci una scadenza chiara e vengono descritte le sanzioni in caso di mancato rispetto di tali scadenze. L'appaltatore deve capire che non si tratta solo di un punto del capitolato, ma di un'installazione vera e propria e, se non completata, rischia di incorrere in sanzioni finanziarie o di altro tipo.

Segnalazione

Se il progetto è grande e richiede diversi mesi per essere completato, suddividi il lavoro in fasi e stabilisci tempi chiari per ciascuna. Dopo aver completato una fase particolare, richiedere una relazione sul lavoro completato. Ciò manterrà l'esecutore in buona forma, in modo che non vada in giro per diversi mesi, mangiando e bevendo il pagamento anticipato, e poi in una settimana farà tutto a una velocità vertiginosa.

Deve esserci anche una relazione sul lavoro effettivamente svolto. Cosa è stato fatto, quanto tempo è stato dedicato a questo, quali difficoltà ha incontrato l'esecutore, ecc.

Responsabilità

Se stipuli un contratto, conterrà una clausola relativa alla responsabilità. Se ti limiti solo alle specifiche tecniche, vale la pena descrivere lì che l'appaltatore è responsabile del mancato rispetto delle scadenze, della mancata consegna del progetto, della divulgazione delle sfumature del lavoro a terzi, il che comporta perdite per te. Quale? In primo luogo, in conformità con la legge, ma puoi anche stabilire le tue multe e sanzioni.

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E alla fine di questo articolo, vorrei dare alcuni consigli basati sulla mia esperienza nella stesura e nella ricezione di incarichi tecnici.

Le specifiche tecniche devono essere dettagliate. Non aver paura di descrivere ogni elemento, ogni oggetto, ogni pulsante. Scrivi tutto, proprio tutto, nel modo più dettagliato possibile. Non aver paura di apparire meticoloso. È meglio ripetere qualcosa più volte e rimuginarlo piuttosto che finirlo più tardi, pagare un extra e modificarlo. L'ultimo compito tecnico che ho scritto riguardava lo sviluppo di un sito web. È stato un grande progetto informativo. Per prima cosa abbiamo sviluppato un progetto e poi, sulla base di esso, ho descritto un compito funzionale per i programmatori. Quindi, tutte le specifiche risultavano essere 54 pagine A4 11 font. Il capitolato d'oneri è stato aggiunto al contratto principale, anch'esso lungo 7 pagine. Ma voglio dire che anche in una specifica tecnica così dettagliata non ho potuto tenere conto di tutto, perché durante il processo di sviluppo ne sono stati firmati altri tre accordi aggiuntivi, con il quale ho apportato alcune modifiche alla versione originale dell'incarico.
Le specifiche tecniche devono essere chiare. Non è necessaria acqua. Tutto è pertinente. Se scrivi sulla scadenza, quindi una figura specifica, se sulla funzionalità, quindi un elenco di soluzioni funzionali di cui hai bisogno, ecc.
La tua specifica tecnica non è un dogma, ma solo uno dei possibili opzioni esecuzione dei compiti. Sinceramente non sono un esperto di programmazione. Sì, posso pensare alla struttura del progetto, alla sua funzionalità, ad alcune soluzioni tecniche, ma sempre, quando stendo la versione finale delle specifiche tecniche, mi consulto con gli esecutori. Possono vedere qualcosa, esprimere la loro opinione, dare consigli soluzione ottimale esecuzione.

Probabilmente è tutto quello che volevo dire in questo articolo. Redigere le specifiche tecniche non è così difficile se capisci chiaramente cosa vuoi dall'appaltatore. Puoi rileggere nuovamente i miei consigli e applicarli al tuo caso specifico. Buona fortuna!

Le specifiche tecniche sono il documento principale che descrive i requisiti del cliente per l’appaltatore. Si parte descrizione completa progetto, obiettivi, caratteristiche, dati iniziali, scadenze, requisiti per il risultato. La presenza di specifiche tecniche (specifiche tecniche) non è obbligatoria, ma la sua assenza nella maggior parte dei casi crea problemi e incomprensioni tra il cliente e l'appaltatore, che a loro volta portano a costanti ritardi nei termini di consegna, aumento dei costi del progetto e altri costi imprevisti. A volte è più redditizio dedicare qualche giorno allo sviluppo di una specifica tecnica piuttosto che perdere diversi mesi in continui miglioramenti e modifiche.

Questo articolo discuterà il compito tecnico, il cui scopo è sviluppare un prodotto. Ma i materiali possono essere utili in casi generali.

Chi dovrebbe redigere il mandato

A volte si sente dire che le specifiche tecniche dovrebbero essere redatte direttamente dall'esecutore. Non è chiaro da dove abbia avuto origine un simile malinteso, ma il suo autore era una persona lontana dal comprendere il processo di sviluppo. Le persone che sostengono questa opinione devono porre una domanda “come cerchi uno sviluppatore e quali requisiti gli proponi se non sai cosa dovrebbe succedere alla fine?”.

Qualunque cosa si dica, le specifiche tecniche devono essere create dal cliente o da un project manager assunto (project manager), che conosce tutte le fasi dello sviluppo del prodotto, è specializzato nella selezione degli esecutori, conosce i reali prezzi di mercato per la fornitura di questo o quel tipo di servizio e può valutare realisticamente i tempi di sviluppo. Nella maggior parte dei casi, i progetti sono piccoli e assumere un project manager non è commercialmente redditizio, quindi i clienti scrivono essi stessi le specifiche tecniche oppure, comprendendo più o meno la tecnologia, cercano un appaltatore e gli chiedono aiuto nella preparazione del documento.

Struttura delle specifiche tecniche

Qualsiasi chiaramente indicato regole generali non esiste per i termini di riferimento. Tipicamente ogni azienda si crea una propria struttura, comoda e più adatta alle proprie attività. Ma ci sono raccomandazioni non dette.

Struttura del documento TOR:

Sommario
Storia dei cambiamenti
Terminologia
informazioni generali sul progetto (scopo, scopi e obiettivi del progetto)
Requisiti del progetto (requisiti funzionali, utente, generali e altri)
Requisiti per i tipi di garanzia
Requisiti di documentazione
Fasi e stadi di sviluppo
Procedura di controllo e accettazione del progetto
Materiali aggiuntivi

Diamo uno sguardo più da vicino ad ogni punto della struttura.

Come suggerisce il nome, si tratta di un elenco di tutte le parti della specifica tecnica.

2. Storia dei cambiamenti

In questo paragrafo sono contenute tutte le modifiche che hanno interessato il documento rispetto alla sua versione iniziale.

3. Terminologia

Viene descritta tutta la terminologia non standard utilizzata nella descrizione del progetto.

4. Informazioni generali sul progetto

Descrive informazioni generali sul progetto e il suo scopo. Scopi e obiettivi che devono essere raggiunti dal progetto.

5. Requisiti del progetto

Uno dei punti più voluminosi e anche il principale nei termini di riferimento. Descrive assolutamente tutti i requisiti per il progetto, come ad esempio:

requisiti per il funzionamento del progetto;
requisiti di affidabilità;
requisiti per il personale dirigente;
requisiti di purezza dei brevetti;
requisiti di standardizzazione;
requisiti di riservatezza;
requisito di sicurezza;
e altri...

6. Requisiti per le tipologie di garanzie

Questa sezione descrive i requisiti per tutti i tipi di software necessari, tecnico, software, linguistico, matematico e altri.

7. Requisiti di documentazione

Elenco dei documenti che devono essere forniti al cliente del progetto. Il pacchetto minimo dovrebbe includere:

manuale utente;
Guida dell'amministratore;
dati sui test eseguiti;
atto di lavoro compiuto.

8. Fasi e fasi di sviluppo

Questa sezione dovrebbe descrivere in modo completo tutte le fasi di sviluppo, i tempi per il completamento di ciascuna fase e il risultato finale.

9. Procedura di controllo e accettazione del progetto

In questa sezione viene descritta la procedura per l'accettazione del progetto e del sistema di test.

10. Materiali aggiuntivi

Potrebbero essere inclusi materiali aggiuntivi vari tipi documenti che possono essere utilizzati nel processo di sviluppo. Questi potrebbero essere collegamenti a risorse e materiali che potrebbero essere utili all'esecutore.

Nel processo di sviluppo di una specifica tecnica, tutti i punti di cui sopra non sono obbligatori, ma vengono offerti solo come esempio. Ogni progetto è, in una certa misura, unico e può richiedere documentazione aggiuntiva, in tal modo l'elenco delle sezioni verrà ampliato o, al contrario, sarà semplice e poco pratico descrivere ciascuna sezione. Ma comunque, Ciascuna specifica tecnica deve contenere almeno 3 sezioni: la descrizione dei requisiti funzionali, i requisiti documentali e la procedura per l'accettazione del progetto .

Si consiglia di utilizzare il più possibile materiali grafici. Accade spesso che un diagramma o diagramma possa sostituire diverse pagine di testo.
Non utilizzare descrizioni vaghe e ambigue. Tutto deve essere descritto in modo chiaro e comprensibile.
La descrizione del progetto deve essere logicamente coerente e priva di contraddizioni.
È necessario indicare assolutamente tutti i dati e i requisiti, anche quelli che a prima vista possono sembrare assurdi. Tali dati possono essere campi nel modulo di registrazione, formato della data in un articolo, ecc.
Quando si specificano le scadenze, è necessario tenere conto del fatto che parte integrante dello sviluppo sono i test e la correzione dei bug, quindi termini brevi potresti non investire.
Dopo aver scelto un contraente, è necessario rivedere insieme i termini di riferimento; potrebbero apparire nuove domande o integrazioni.

Per specifiche tecniche si intende la documentazione specializzata contenente i principali requisiti del cliente per gli articoli di approvvigionamento, che definisce un elenco di condizioni alle quali verrà effettuato l'acquisto e quali lavori dovranno essere eseguiti. Nonostante il fatto che la legge non lo preveda preparazione obbligatoria termini di riferimento per l'esecuzione di lavori e altri servizi, questa forma di documentazione è molto diffusa, poiché grazie ai termini di riferimento, le risorse di lavoro e tempo vengono risparmiate nelle seguenti fasi:

Fase di pianificazione;
Redazione della documentazione finale per i prossimi appalti, avvisi, accordi di progetto;
La fase di esecuzione diretta dei termini del contratto.

Redigendo una specifica tecnica (di seguito denominata TOR) prima di pubblicare un avviso di acquisto programmato, si ottiene un calcolo ottimale del tempo necessario per completare il lavoro o fornire beni e selezionare specialisti qualificati. Inoltre, una specifica tecnica redatta correttamente consente di specificare il più possibile l'oggetto dell'appalto stesso, descrivendolo nel modo più chiaro e dettagliato possibile. Sulla base delle specifiche tecniche precedentemente predisposte viene effettuata una valutazione finale della rispondenza del risultato dell'appalto alle caratteristiche originariamente dichiarate.

Sulla base delle informazioni contenute in questo documento, diventa possibile:

Formazione di un piano e progetto di appalto;
Determinazione del costo del contratto, sia iniziale che massimo possibile;
Redazione del bando di gara;
Formazione di un programma per l'adempimento dei termini del contratto;
Preparazione della documentazione di base, comprese le bozze di contratto;
Valutazione delle proposte pervenute da parte di coloro che intendono partecipare alla gara;
Conclusione di un contratto e monitoraggio della sua attuazione.

Come creare un modulo

Di norma, il capitolato d'oneri viene redatto dal responsabile del contratto in collaborazione con specialisti dipartimento legale, dopodiché il documento viene certificato da una persona autorizzata a prendere decisioni relative agli appalti. Si consiglia di firmare il documento non più di 10 giorni prima della data di generazione del bando e degli altri documenti di gara correlati.

I termini di riferimento includono:
Informazioni di base sull'acquisto pianificato;
Informazioni generali sull'oggetto dell'appalto;
Requisiti per gli artisti;
Quali condizioni devono essere rispettate durante l'esecuzione del contratto;

Fai attenzione! Quando si preparano le specifiche tecniche, è necessario essere guidati dall'obiettività, utilizzando formulazioni chiare e concise che non contengano contraddizioni. I requisiti delle specifiche tecniche devono essere formati secondo la pratica consolidata, senza contenere contraddizioni con le norme legislative.

Nell'elaborare le specifiche tecniche, si dovrebbe tenere conto del fatto che, secondo le specifiche tecniche, i rischi e gli oneri dei fornitori e degli esecutori non dovrebbero superare quelli assunti dal cliente, in Altrimenti ciò potrebbe comportare un aumento del costo del contratto, ovvero il rifiuto di presentare domande di partecipazione.

Per lavori di costruzione e installazione

Il capitolato d'oneri per i lavori di costruzione e installazione deve contenere i criteri necessari in base ai quali devono essere eseguiti i lavori richiesti. Nella redazione del documento è necessario indicare:

L'oggetto dell'asta stesso. Che tipo di lavoro deve essere eseguito in conformità con il futuro contratto;
Indirizzo della posizione. La posizione esatta degli oggetti in cui sono richiesti lavori di costruzione e installazione;
Condizioni di lavoro. Questo paragrafo, di norma, elenca la natura del suolo, le caratteristiche ingegneristiche e geologiche, ad esempio il livello di profondità delle acque sotterranee e altre caratteristiche che sono significative durante la futura costruzione;
È indicata la natura dei lavori di costruzione e installazione: se si tratterà di una nuova costruzione o i lavori verranno eseguiti su una struttura già costruita;
Metodo di implementazione, ad esempio, di seguito;
Il paragrafo successivo contiene informazioni sulla disponibilità dei preventivi di progettazione e su chi li ha compilati;
Caratteristiche tecniche ed economiche del cantiere;
Il paragrafo successivo descrive le funzioni che assume il cliente dei lavori di costruzione e installazione, compresa la contabilità, il monitoraggio dell'avanzamento della costruzione in tutte le fasi, l'organizzazione dei lavori e la concessione dell'autorizzazione per eseguire i lavori di costruzione e installazione;
Requisiti per l'appaltatore con un elenco dei lavori che devono essere eseguiti dall'appaltatore;
Fasi di costruzione e scadenze per il completamento di un determinato volume secondo la distribuzione in fasi;
Requisiti organizzativi, ad esempio, la necessità di conformarsi al lavoro svolto ai requisiti di GOST e degli attuali SNiP;
L'ultimo punto indica il lasso di tempo entro il quale i lavori di costruzione e installazione devono essere completati integralmente.

Per lavori di installazione elettrica

Quando si redigono le specifiche tecniche per i lavori di installazione elettrica, si applicano gli stessi principi dell'esempio precedente. Le seguenti informazioni sono indicate per voce:

Luogo di lavoro;
Scadenze di completamento;
Dato breve descrizione lavoro richiesto;
Requisiti per l'esecutore.

Importante! A causa delle specificità singole specie opere, che comprendono, in particolare, lavori di installazione elettrica Oltre ai requisiti standard per i partecipanti all'asta, il cliente può inserire condizioni speciali nelle specifiche tecniche.

Pertanto, questi potrebbero essere requisiti per fornire informazioni sull'ammissione certi tipi lavori, la disponibilità di risorse tecniche per la loro realizzazione, la fornitura di conferma del livello di qualificazione dei lavoratori del partecipante che richiede la partecipazione all'asta.

Per eseguire lavori sotto 44-FZ

Secondo i requisiti Legge federale N. 44-FZ, il cliente deve essere guidato da requisiti uniformi relativi alla descrizione dell'oggetto dell'appalto durante la preparazione dei documenti, indipendentemente dalle modalità di effettiva esecuzione del contratto. Nella predisposizione delle specifiche tecniche il cliente dovrà ispirarsi alle seguenti direttive:

Quando si descrivono gli oggetti dell'asta, è necessario concentrarsi sui criteri di obiettività;
Se necessario, nella descrizione devono essere incluse le funzionalità, le caratteristiche tecniche e operative dell'oggetto dell'appalto;
Il mandato dovrebbe essere di natura neutra, senza contenere troppi requisiti eccessivi al fine di limitare il numero di potenziali partecipanti.

I clienti sono tenuti a fare affidamento sulle disposizioni della legge federale n. 44-FZ “On sistema contrattuale nel campo degli appalti di beni, lavori, servizi", in base ai quali la selezione di un appaltatore o fornitore viene effettuata secondo regole rigorose asta elettronica, il cui vincitore è solitamente il partecipante che offre il prezzo più basso. Pertanto, è estremamente importante preparare specifiche tecniche corrette che tengano conto di tutte le sfumature dell'appalto.

Molte aziende non sono pronte a coinvolgere gli appaltatori nella fase di stesura delle specifiche tecniche, ritenendo che ogni appaltatore scriverà un documento che solo i suoi dipendenti potranno comprendere, garantendosi di fatto una posizione privilegiata nella gara/gara.

Ciò è in parte vero, ma in molti casi questo fenomeno è associato non tanto agli interessi mercantili degli appaltatori, ma alle differenze nell'approccio all'attuazione di questo documento.

La definizione di specifica tecnica di Wikipedia, in particolare, precisa che si tratta di “un documento contenente i requisiti del cliente per l'oggetto dell'appalto, che definisce le condizioni e la procedura per la sua attuazione al fine di garantire al pubblico o esigenze comunali, in base al quale vengono effettuate la fornitura di beni, l'esecuzione di lavori, la prestazione di servizi e la loro accettazione."

Inoltre, esistono numerosi GOST, ad esempio 19.201-78, che stabiliscono cosa e in quale forma dovrebbe essere contenuto in tale documento.

Tuttavia, come dimostra la pratica, l'ambita abbreviazione "TK" significa documenti completamente diversi nell'essenza, nel contenuto, nel design e nei dettagli. Sfortunatamente, molti clienti sono sicuri che scrivendo un paio di pagine di requisiti per un sistema futuro, riceveranno da noi una stima accurata (con un delta massimo del 10-20%) con piano del calendario funziona Quando ricevo ancora una volta per posta "TK, secondo cui entro domani deve essere data una valutazione e inviata una proposta", sono sempre mentalmente preparato a vedere la prossima creazione nello stile di "il sistema deve scambiare tutto il informazioni necessarie con il sito."

Un tempo, nel dipartimento in cui lavoravo, veniva adottata la seguente divisione: una specifica tecnica era un documento che descriveva i requisiti del sistema in un linguaggio comprensibile agli utenti aziendali, e un progetto tecnico era un documento redatto sulla base di una specifica tecnica, più dettagliata, che descrive nel dettaglio tutte le funzioni, ma in un linguaggio comprensibile soprattutto agli sviluppatori.

A me questa caratteristica, anche se non corretta dal punto di vista formale, mi sembra molto giusta per le piccole imprese che non hanno budget in eccesso, ma hanno compiti che richiedono soluzioni urgenti. L'importante per loro è elaborare le specifiche tecniche da parte dei propri dipendenti e distribuirle, ad esempio, a diverse società affiliate. Ed è naturale che scrivendo un foglio enorme contenga una quantità incredibile informazioni tecniche nessuno lo farà.

Quindi, come è possibile creare una specifica tecnica che alla fine si tradurrà esattamente in ciò che era inteso dai suoi autori e non in ciò che "la tipica funzionalità di configurazione può fare"?

Non descriverò i requisiti fondamentali per la struttura del documento, come ad esempio: la specifica tecnica deve descrivere gli obiettivi del progetto, contenere requisiti funzionali, deve esserci un elenco di abbreviazioni e un sommario, tutto deve essere scritto in le frasi più semplici e brevi possibili, ecc. Penso che questo sia noto a tutti coloro che hanno letto le specifiche tecniche almeno più volte.

I documenti in cui mi sono imbattuto e sulla base dei quali sono stati ottenuti i risultati più vicini all'idea avevano le seguenti proprietà:

1. TK come da istruzioni. La struttura del documento ricorda un manuale utente, dove passo dopo passo vengono scritte le azioni che l'utente deve eseguire per ottenere il risultato richiesto. Quelli. si trattava di documenti senza un elenco completo delle funzioni richieste, ma con una suddivisione logica nei singoli processi che ne descrivevano le specificità

2. Più visualizzazione. Più layout/screenshot/mockup/diagrammi di flusso contiene un documento, meno è probabile che si ottenga un sistema che sembra eseguire le funzioni necessarie, ma ha una logica/design/interfaccia completamente diversa.

3. Usabilità. Dai due punti precedenti c'è una semplice conseguenza: una chiara logica di funzionamento e la massima visualizzazione del futuro sistema alla fine aiuteranno a includere nelle specifiche tecniche il numero richiesto di note/punti relativi alla facilità d'uso del sistema. Per i sistemi con cui lavorano dipendenti poco qualificati, questo può essere un fattore decisivo per il successo del progetto (tuttavia, questo parametro è estremamente importante anche per il top management che non vuole avere a che fare con “questi programmi di contabilità"). Ad esempio, le specifiche tecniche di un sistema per la vendita al dettaglio non indicavano che la ricerca di un articolo non dovesse durare più di tre secondi. Se il sistema fosse implementato tramite una ricerca di configurazione standard, ciò potrebbe portare a situazioni critiche nel funzionamento reale, perché Tenendo conto del numero di articoli, questa ricerca ha richiesto fino a 30 secondi, il che è inaccettabile quando si lavora con clienti al dettaglio, dove ogni secondo conta.

4. Collegamenti a soluzioni popolari. Spesso per tutti, ad esempio, i responsabili delle vendite di un'azienda, la frase "funzionalità di transazione" significa più o meno la stessa cosa, ma per i dipendenti degli appaltatori questa frase non significa assolutamente nulla. Ma aggiungiamo un paio di parole a questa frase e dall'opzione “distribuisci una carta simile a quella in Bitrix24 (o 1C:CRM)” è già chiaro cosa il Cliente si aspetta proprio da questa carta.

5. Feedback iniziale. Lo ripeto ancora una volta: per implementare con successo le specifiche tecniche non è necessario scriverle secondo GOST. Non è necessario scrivere un documento destinato esclusivamente specialisti tecnici. Il mandato, innanzitutto, dovrebbe essere comprensibile ai colleghi del suo redattore, e poi a coloro che lo implementeranno. È estremamente importante ottenere un risultato positivo feedback da altri utenti aziendali prima di inoltrare il documento a potenziali appaltatori o dipartimenti di sviluppo interni. Un documento estremamente chiaro per una persona, ma non comprensibile nemmeno per le persone a te più vicine, non ha alcuna possibilità di essere implementato con successo.

Naturalmente, ci sono diversi punti di vista sui requisiti per la stesura delle specifiche tecniche. Tuttavia, in una situazione in cui mancano la quantità di tempo, risorse e competenze necessarie, è l'attività tecnica scritta nel linguaggio più comprensibile per gli utenti aziendali, che ha le proprietà di cui sopra, che avrà le massime possibilità di successo implementazione.

Questo testo è stato creato esclusivamente per il bene dell'esistenza di un collegamento permanente, che l'autore stesso, e tutti voi, potreste tranquillamente inviare ai vostri futuri clienti, colleghi, parenti e conoscenti sotto forma di una risposta standardizzata alla domanda: "Ho bisogno delle tue specifiche tecniche e cosa in generale?"

Come si suol dire, "invece di mille parole", dal momento che ogni volta evangelizzare per 4-5 ore su Skype su questo argomento sta già diventando noioso, e la tendenza globale a infilare vere e proprie sciocchezze nella definizione di "Specifiche tecniche" non fa che intensificarsi nel corso degli anni.

Problema

Il fatto è che quando esiste un formato specifico, nonché una definizione chiara e comprensibile del termine, tutte le sue manipolazioni e sostituzioni con i propri brief, prototipi, questionari inventati al volo, descrizioni e semplicemente applicazioni in arrivo sembrano almeno poco professionale. Iniziamo quindi con la definizione scientifica del nostro concetto:

Specifiche tecniche - documento originale per la progettazione oggetto tecnico(prodotti). La specifica tecnica stabilisce lo scopo principale dell'oggetto in fase di sviluppo, il suo specifiche tecniche, indicatori di qualità e requisiti tecnici ed economici, istruzioni per l'esecuzione delle fasi necessarie della creazione della documentazione (progettuale, tecnologica, software, ecc.) e della sua composizione, nonché requisiti speciali. I termini di riferimento sono documento legale- come l'applicazione è inclusa nel contratto tra il cliente e l'appaltatore per l'esecuzione lavoro di progettazione ed è la sua base: determina l'ordine e le condizioni di lavoro, inclusi lo scopo, gli obiettivi, i principi, i risultati attesi e le scadenze. Cioè, devono esserci criteri oggettivi in base ai quali è possibile determinare se un particolare elemento di lavoro è stato completato o meno. Tutte le modifiche, integrazioni e chiarimenti del testo delle specifiche tecniche dovranno essere concordate con il cliente e da lui approvate. Ciò è necessario anche perché se nel processo di risoluzione di un problema di progettazione vengono scoperte inesattezze o errori nei dati iniziali, diventa necessario determinare il grado di colpa di ciascuna delle parti coinvolte nello sviluppo e la distribuzione delle perdite subite in relazione con questo. Specifica tecnica come termine nel settore tecnologie dell'informazione– si tratta di un documento giuridicamente rilevante contenente informazioni complete necessarie per l'assegnazione di compiti agli esecutori per lo sviluppo, l'implementazione o l'integrazione prodotto software, sistema informativo, sito web, portale o altro servizio IT.

Traduzione in un linguaggio comprensibile

1) Incarico tecnico: definisce il compito. Ciò significa che dovrebbe venire prima del prototipo, dello schizzo, del test, del progetto di design, perché qualsiasi mappa mentale, diagramma del flusso di dati, architettura è già il completamento di un determinato compito, questa è la risposta alla domanda. E prima che la domanda stessa non sia stata posta, formulata e firmata da tutte le parti, qualsiasi risposta sarà a priori errata, giusto? Quindi, l'inizio di qualsiasi lavoro su qualsiasi progetto è la formulazione di un problema e non una frenetica ricerca di schizzi di una dozzina di opzioni per risolverlo.

2) In realtà, dal primo punto ne consegue logicamente uno nuovo: il testo stesso del TK deve iniziare con il capitolo "Obiettivi e obiettivi", che formula chiaramente quali obiettivi aziendali vengono perseguiti da questo ultimo tentativo di aumentare l'entropia nel mondo . Un compito senza scopo che non risolve alcun problema, non ottiene nulla e viene svolto “per noia” non è ufficialmente considerato un compito tecnico e d'ora in poi avrà lo status di “un normale pezzo di carta”.

3) Come capire se il concept di design proposto o un prototipo interattivo, o anche un sito web pronto all'uso, risolve il problema aziendale di cui sopra? Non c’è niente da fare, bisognerà tornare ancora alla definizione: “determina… risultati attesi e scadenze. Cioè, devono esserci criteri oggettivi in base ai quali si può determinare se questo o quel lavoro è stato completato oppure no”. Cioè, le specifiche tecniche non possono esistere senza chiari indicatori misurabili in rubli, secondi, tonnellate-chilometri o gradi Celsius. Magari un brief, o un prototipo, o qualunque altro pezzo di carta assurdo, ma non l'Incarico Tecnico.

Da qui concludiamo che in questo TOR deve esserci un capitolo "Procedura di accettazione e valutazione", in cui questi stessi indicatori vengono presi, misurati e le parti si stringono la mano o inviano il progetto per la rielaborazione.

4) L’Incarico Tecnico deve necessariamente essere coerente con il business plan complessivo del cliente, la sua strategia di sviluppo del business e l’analisi del segmento di mercato. Tutto ciò ti consentirà di fissare gli obiettivi giusti, ricavare metriche accurate, che verranno poi utilizzate per accettare adeguatamente il prodotto informativo finito. L'assenza di un business plan da parte del cliente garantisce automaticamente un'attuazione non professionale delle Specifiche Tecniche.

Uno studio in outsourcing conosce gli obiettivi aziendali e gli indicatori misurabili dell’azienda meglio del suo proprietario? Ovviamente no, il che significa che le specifiche tecniche corrette dovrebbero essere scritte da rappresentanti del Cliente e non da dipendenti assunti dall'Appaltatore. È assurdo quando un artista si pone un compito, poi trova dei modi per valutarlo e alla fine si dà un voto finale per il lavoro svolto. Idealmente, tale “attività amatoriale” non dovrebbe esistere, anche se in pratica è esattamente ciò che accade ovunque, per cui l’Incarico Tecnico non ha alcun impatto l'aiuto di cui hai bisogno progetto, essendo troppo spesso essenzialmente un documento fittizio. Non farlo.

5) Ogni modifica alla specifica tecnica finita deve costare denaro. Non puoi modificare liberamente e all’infinito la “Costituzione del tuo progetto” solo perché una delle parti ha cambiato idea, non ha dormito abbastanza, ha deciso improvvisamente di risparmiare denaro, ecc. Anche il prezzo di ogni modifica alle specifiche tecniche dovrebbe essere chiaramente indicato in anticipo nel relativo capitolo.

A proposito, in teoria, ogni modifica del design o modifica all'elenco di pagine o funzioni dovrebbe avere un prezzo chiaro, che viene pagato in anticipo, prima di apportare questa modifica. Personalmente suggerisco che l'eventuale modifica della specifica tecnica approvata venga stimata nel 30% dell'intero budget del progetto, ma si può fare diversamente.

Vale la pena ricordare che i termini di riferimento devono semplicemente indicare in anticipo i tempi e il budget totale per lo sviluppo, nonché un elenco di tutte le risorse e le restrizioni esistenti? - No, sarà troppo ovvio.

Quindi: cosa stiamo facendo? Per quello? Come capiremo quello che abbiamo fatto? Quanto costa ogni perno? - le risposte a tutte queste domande scritte su un pezzo di carta sono la “proiettile d'argento” che può tirare fuori anche il progetto più fallito.

Domande di sicurezza

E qui elencherò le risposte alle domande più frequenti dei clienti:

1) Quindi forse esiste anche un GOST ufficiale per scrivere le Specifiche Tecniche? - Sì, anche diversi.

2) Cosa, la Specifica Tecnica non contiene una descrizione pagine richieste, numero di pulsanti, librerie utilizzate, linee guida, ecc.? - Tutto questo può essere inserito non nel TOR stesso, ma negli Allegati, ovviamente, adeguandolo agli obiettivi, ai limiti e ai metodi sopra descritti per valutare ulteriormente il risultato raggiunto. Pubblica almeno tutti i contenuti futuri, anche una descrizione dei personaggi tipici, ma non al posto di una chiara dichiarazione del compito, ma dopo.

3) Quindi forse non ne ho bisogno in quel modo? - Forse oggi migliaia di siti sono realizzati senza alcuna specifica tecnica, così come migliaia di persone nel mondo vivono bene, essendo cieche dalla nascita. Ma se vuoi vedere dove stai andando, prendere decisioni consapevolmente e valutare autonomamente i risultati ottenuti, allora non puoi fare a meno delle specifiche tecniche.

4) Quindi tu e Wikipedia scrivete che la specifica tecnica la crea il cliente. Ma non so come/non ho tempo/semplicemente non voglio farlo da solo. Come può essere? - Esternalizzare lo sviluppo delle specifiche tecniche a una terza parte che abbia completa familiarità con la vostra attività, i suoi compiti, il pubblico target e le esigenze e allo stesso tempo abbia una conoscenza approfondita di tutte le fasi dello sviluppo web. Questo terzo diventerà una sorta di “notaio web”, cioè un garante che l’appaltatore non sottovaluterà gli indicatori necessari o non ritarderà le scadenze, e che il cliente fisserà le metriche realizzabili e all’accettazione finale non valutare soggettivamente il prodotto realizzato, modificando al volo i requisiti precedentemente registrati.

5) E se la specifica tecnica è un documento legale, allora posso fare causa al committente, non pagarlo, costringerlo a rifare tutto per la decima volta? - Se il documento è redatto correttamente, sono indicati gli obiettivi e la metodologia per valutarne il raggiungimento; se il documento è firmato dalle parti e menzionato nell'accordo (i termini di riferimento in sé non costituiscono un accordo), allora ovviamente puoi. Ma con il solito brief, prototipi, layout artistico-creativo, accordo sicuro su FL, non più.

6) Mi dicono che il lavoro verrà svolto utilizzando una sorta di Scrum o Agile; il che significa che non ho più bisogno della specifica tecnica arcaica. È così? - Giudica tu stesso: ti chiamano con una parola incomprensibile che maschera chiaramente qualcosa, e ora, sulla base di un termine sconosciuto, si offrono di abbandonare un documento legalmente competente pieno di obiettivi e metriche. Agile stesso non può fissare obiettivi come "raggiungere almeno 10.000 visite entro la fine dell'anno" o "raggiungere più di 25 ordini dal sito in un mese", è solo un modo per tenere riunioni e nuova organizzazione dipendenti imprudenti. Pensa più volte: "Non ti stanno gettando polvere negli occhi?" In effetti, le specifiche tecniche professionali non possono danneggiare alcun nuovo Scrum, ma sicuramente aiuteranno.