Nuovo documento normativo: Norme per organizzare la conservazione, l'acquisizione, la registrazione e l'utilizzo dei documenti negli archivi delle organizzazioni. Gli archivi dell'ente: compiti, funzioni, requisiti Documenti normativi in materia archivistica

Il 21 settembre è entrato in vigore il Regolamento per l'organizzazione della conservazione, acquisizione, registrazione e utilizzo dei documenti del Fondo archivistico Federazione Russa e altri documenti d'archivio presso le autorità potere statale, organi governo locale e organizzazioni (approvato con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 31 marzo 2015 n. 526; di seguito denominate le nuove Regole).

Quali erano le vostre linee guida prima che uscissero le nuove Regole?

Prima dell'approvazione delle nuove Regole, gli archivi delle autorità statali, dei governi locali, delle organizzazioni (di seguito denominati archivi delle organizzazioni) erano guidati nel loro lavoro dalle Regole di base per il funzionamento degli archivi delle organizzazioni e alcuni archivi delle organizzazioni ha utilizzato un documento molto antico: le Regole fondamentali per il funzionamento degli archivi dipartimentali. Entrambi i documenti non erano documenti normativi, ma definivano il loro status di documento normativo e metodologico. Allo stesso tempo, le Regole fondamentali del 1985 avevano effettivamente lo status di documento normativo, poiché furono approvate per ordine dell’Archivio principale, e le Regole fondamentali del 2002 non furono approvate dall’Archivio federale, quindi non avevano il valore status di documento normativo.

Per quale motivo, in presenza delle Regole Fondamentali del 2002, si è reso necessario elaborare un nuovo documento, specificatamente normativo, sull'organizzazione archiviazione dei documenti negli archivi delle organizzazioni?

Il fatto è che nel 2004 è stata adottata la legge federale del 22 ottobre 2004 n. 125-FZ "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa" (di seguito denominata legge federale n. 125-FZ), che ha introdotto molte innovazioni in l'organizzazione degli affari archivistici nel paese:

Estrazione

da Legge federale N. 125-FZ

Articolo 13. Creazione di archivi

1. Enti statali, amministrazioni locali distretto comunale e distretto urbano sono necessari per creare archivi per la conservazione, acquisizione, registrazione e utilizzo dei documenti d'archivio generati nel corso delle proprie attività.

2. Organizzazioni e cittadini ha il diritto di creare archivi allo scopo di conservare documenti d'archivio generati nel corso delle loro attività, anche allo scopo di conservare e utilizzare documenti d'archivio che non sono di proprietà statale o comunale.

Articolo 17. Responsabilità degli enti statali, degli enti locali, delle organizzazioni e dei cittadini coinvolti attività imprenditoriale senza istruzione persona giuridica, per garantire la sicurezza dei documenti d'archivio

1. Gli enti statali, gli enti locali, le organizzazioni e i cittadini impegnati in attività commerciali senza costituire una persona giuridica sono tenuti a garantire la sicurezza dei documenti d'archivio, compresi i documenti relativi al personale, durante i periodi di conservazione stabiliti dalle leggi federali e da altri regolamenti atti giuridici Federazione Russa, nonché elenchi di documenti […]

Inoltre, questa legge federale ha introdotto il concetto di proprietà dei documenti d'archivio (i documenti possono essere statali (federali, di proprietà delle entità costituenti della Federazione Russa), municipali, proprietà privata(organizzazioni non governative e individui)).

Inoltre, con ordinanza del Ministero della Cultura della Russia del 18 gennaio 2007 n. 19, sono state emanate le Regole per l'organizzazione della conservazione, acquisizione, registrazione e utilizzo dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio statali e furono approvati archivi comunali, musei e biblioteche, organismi Accademia Russa Scienze (di seguito denominate Regole del 2007).

Queste due circostanze, così come il fatto che le Regole Fondamentali non avevano lo status di un documento normativo, ci hanno costretto a dedicarci allo sviluppo di un documento normativo che determinerebbe la procedura per la conservazione dei documenti negli archivi delle organizzazioni.

"Che commenti ci saranno?"

Durante l’elaborazione della bozza delle nuove Regole, il documento è stato ampiamente discusso due volte tra gli archivisti:

la prima volta - da parte dei dipendenti degli organi di gestione degli archivi nelle entità costituenti della Federazione Russa, archivi statali e comunali;
la seconda volta - da dipendenti delle autorità esecutive federali.

Solo dagli archivi statali e comunali sono arrivati più di 400 commenti. Tutti i commenti ricevuti sono stati attentamente considerati, e nella fase finale, da un gruppo di lavoro temporaneo, che comprendeva specialisti di Rosarkhiv e VNIIDAD. Va notato che molti commenti sono stati causati dal desiderio degli archivisti di descrivere nel modo più dettagliato possibile i singoli processi delle tecnologie di archiviazione utilizzate per garantire la conservazione, la registrazione, l'acquisizione e l'uso dei documenti negli archivi delle organizzazioni, che, in principio, era impossibile da fare, dato lo status delle nuove Regole come documento normativo.

Allo stesso tempo, alcuni commenti erano di carattere fondamentale, ad esempio l'osservazione che nella sezione "Acquisizione" del progetto di nuove regole la questione dell'esame del valore dei documenti non è presentata in modo sufficientemente coerente, in particolare a causa il fatto che siano state escluse disposizioni relative alla nomenclatura delle cause. Considerando che attualmente la forma della nomenclatura degli affari di un'organizzazione e la procedura per il suo sviluppo sono stabilite solo in un documento di natura metodologica - Raccomandazioni metodologiche per lo sviluppo di istruzioni per il lavoro d'ufficio in organi federali potere esecutivo, nel finalizzare la bozza del nuovo Regolamento, si è deciso di includere nella sezione “Acquisizione” le principali disposizioni sulla nomenclatura delle cause, compresa la forma della nomenclatura delle cause (consolidata e unità strutturale).

Scopo delle nuove regole

Le nuove Regole sono destinate alle autorità statali, ai governi locali, alle organizzazioni che creano archivi per l'archiviazione, la compilazione, la registrazione e l'utilizzo di documenti d'archivio generati nel processo delle loro attività.

Non si applicano all'organizzazione della conservazione, acquisizione, registrazione e utilizzo dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio contenenti informazioni che costituiscono segreti di stato.

Le Nuove Regole sono un documento normativo. Il loro status normativo determina requisiti più rigorosi per il loro contenuto. Le regole pubblicate in precedenza (vedi sopra) includevano non solo norme (regole, requisiti), ma anche raccomandazioni e metodi su come tali norme dovrebbero essere applicate. Sono escluse dalle nuove Regole tutte le disposizioni di carattere raccomandativo, metodologico e descrittivo. È in questa parte che la bozza di queste Regole durante la discussione è stata criticata dagli archivisti, che hanno costantemente affermato che le Regole dovrebbero essere dettagliate e contenere non solo le regole stesse, ma anche il meccanismo per la loro attuazione.

Struttura e contenuto delle nuove Regole

Il nuovo Regolamento è composto da sette sezioni:

Disposizioni generali.
Organizzazione dell'archiviazione dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio nell'organizzazione.
Contabilità dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio dell'organizzazione.
Completamento dell'archivio con documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e altri documenti d'archivio.
Organizzazione dell'uso dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio dell'organizzazione.
Trasferimento dei documenti dell'organizzazione per l'archiviazione nell'archivio statale (comunale).
Trasferimento di documenti durante la riorganizzazione o la liquidazione di un'organizzazione, cambio del capo dell'archivio dell'organizzazione.

Le appendici alle nuove Regole forniscono la contabilità e altre forme di documenti utilizzati negli archivi delle organizzazioni.

La sequenza delle sezioni principali di queste Regole corrisponde alla Legge federale n. 125-FZ e alle Regole del 2007, sebbene, come hanno notato molti esperti in fase di discussione, sarebbe più logico iniziare con l'acquisizione e terminare con l'utilizzo.

Le sezioni del nuovo Regolamento riflettono le principali funzioni dell’archivio dell’organizzazione:

organizzare l'archiviazione dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio;
contabilità dei documenti;
completare con i documenti l’archivio dell’organizzazione;
organizzare l'uso dei documenti d'archivio;
trasferimento di documenti per la conservazione nell'archivio statale (comunale).

Inoltre, le nuove Regole includono una sezione "Trasferimento di documenti durante la riorganizzazione o liquidazione di un'organizzazione, cambio del capo dell'archivio dell'organizzazione".

notare che

A differenza delle Regole di base del 2002, la Regola n. 526 non contiene disposizioni relative a aspetti organizzativi attività dell'archivio stesso (gli scopi e gli obiettivi dell'archivio, le sue funzioni, i diritti, ecc. non sono definiti). Il loro scopo principale è stabilire i requisiti per l'organizzazione dei processi di conservazione archivistica dei documenti, dal completamento dell'archivio dell'organizzazione con documenti all'organizzazione dell'uso dei documenti.

Diamo un'occhiata alle sezioni in modo più dettagliato.

Sezione I. Disposizioni generali

Definisce base giuridica sviluppo e campo di applicazione del documento, e contiene anche disposizioni che ne definiscono alcune fondamenti organizzativi attività dell'archivio dell'organizzazione.

Le nuove Regole si applicano agli enti governativi, agli enti e alle organizzazioni del governo locale - fonti di acquisizione degli archivi statali e comunali, nel corso delle cui attività si formano i documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa (di seguito denominate organizzazioni). Le disposizioni del presente Regolamento possono essere utilizzate anche da altre organizzazioni statali e non statali le cui attività non generano documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa.

Sulla base delle disposizioni della legge federale n. 125-FZ, le nuove regole stabiliscono che gli enti statali, gli enti locali del distretto municipale, del distretto urbano e del distretto intraurbano sono tenuti a creare archivi per l'archiviazione, la compilazione, la registrazione e l'utilizzo degli archivi documenti generati nel corso delle loro attività. Compiti e funzioni dell'archivio (archivio centrale) agenzia governativa, ente governativo locale, organizzazione - la fonte di acquisizione dello stato, l'archivio comunale è determinata dai regolamenti approvati dal capo dell'organizzazione.

notare che

Le Nuove Regole non si applicano all'organizzazione della conservazione, acquisizione, registrazione e utilizzo dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio contenenti informazioni che costituiscono segreti di stato.

Sezione II. Organizzazione dell'archiviazione dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio nell'organizzazione

Definisce il concetto di fondo archivistico di un'organizzazione e le tipologie di fondi archivistici dell'organizzazione.

Il fondo archivistico dell'organizzazione fa parte del fondo documentario, che comprende documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa, documenti sul personale e documenti con periodi di conservazione temporanea (oltre 10 anni) inclusi nei documenti contabili dell'archivio. Il fondo archivistico deve essere conservato negli archivi dell'organizzazione.

Tipi di fondi archivistici dell'organizzazione:

fondo archivistico dell'organizzazione, costituito da documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e altri documenti d'archivio;
un fondo archivistico unificato costituito da documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa formati nel processo di attività di due o più organizzazioni e altri documenti d'archivio che hanno collegamenti storicamente e/o logicamente determinati tra loro;
fondo archivistico costituito da singoli documenti archivistici di varia provenienza, accostati secondo una o più caratteristiche (tematica, autore, tipologia, oggetto, ecc.).

Conservazione dei documenti cartacei. La clausola 2.9 delle nuove Regole sottolinea: i documenti archivistici sono conservati in modo sistematico all'interno del fondo archivistico. L’unità di sistematizzazione dei documenti dei fondi archivistici nell’archivio di un’organizzazione è un’unità di archiviazione. Le norme determinano anche i segni di sistematizzazione delle unità di stoccaggio del fondo archivistico:

strutturale (appartenenza delle unità di stoccaggio a divisioni strutturali dell'organizzazione);
cronologico (per periodi o date a cui appartengono le unità di stoccaggio);
funzionale, settoriale, tematico, tematico (tenendo conto delle funzioni dell'organizzazione, degli argomenti o delle questioni che riguardano il contenuto delle unità di stoccaggio);
nominale (secondo il modulo di lavoro d'ufficio - tipi e varietà di documenti);
corrispondente (per le organizzazioni, a seguito della corrispondenza con la quale sono state formate unità di stoccaggio);
geografico (secondo alcuni territori, insediamenti e altri oggetti geografici ai quali è associato il contenuto dei documenti, dei loro autori, dei corrispondenti);
dell'autore (dai nomi di organizzazioni o dai cognomi dei cittadini autori dei documenti).

Sono stabiliti requisiti per garantire la sicurezza dei documenti (condizioni normative (ottimali) per l'archiviazione dei documenti; posizionamento razionale dei documenti nell'archivio; verifica della disponibilità e delle condizioni dei documenti, procedura per la ricerca dei documenti), compresi caratteristiche di archiviazione di documenti elettronici

Archiviazione di documenti elettronici. Le regole definiscono prerequisiti conservazione di tali documenti:

la presenza nell'archivio dell'organizzazione di almeno due copie di ciascuna unità di conservazione dei documenti elettronici (la copia principale e quella di lavoro devono trovarsi su dispositivi fisici diversi);
disponibilità di strumenti tecnici e software progettati per la riproduzione, copia, conversione e migrazione di documenti elettronici, controllo della loro fisica e condizione tecnica;
garantire un regime di conservazione dei documenti elettronici che ne impedisca la perdita, la distribuzione non autorizzata, la distruzione o la distorsione delle informazioni.

Il formato dei documenti elettronici di testo trasferiti per la conservazione nell'archivio dell'organizzazione - fonte di acquisizione degli archivi statali e comunali - PDF/A.

Le norme prevedono che in caso di modifica dell’ambiente software e hardware e di obsolescenza dei formati informatici o di danneggiamento dei supporti, l’archivio dell’organizzazione effettui attività di conversione dei documenti elettronici in nuovi formati e/o su nuovi supporti.

Oltre alle disposizioni discusse, questa sezione stabilisce la procedura per verificare la disponibilità e lo stato dei documenti d'archivio (clausole 2.39-2.43), organizzare la ricerca di documenti non rilevati (clausola 2.44), la procedura per l'emissione di documenti dagli archivi (clausole 2.45 -2.48), nonché la procedura che garantisce la sicurezza dei documenti d'archivio durante situazioni di emergenza(clausola 2.49).

Verifica della disponibilità e dello stato dei documenti cartacei. Condotto nell'archivio dell'organizzazione da una commissione o almeno due dipendenti almeno una volta ogni 10 anni, documenti elettronici - almeno una volta ogni 5 anni.

Secondo la clausola 2.11.5 della Procedura 2007, controlli straordinari una tantum della disponibilità e dello stato di tutti i documenti dell'archivio dell'organizzazione o dei loro singole parti(gruppi) si tengono:

nel caso disastri naturali, movimenti di massa e altre circostanze a causa delle quali i documenti d'archivio possono essere persi o danneggiati,
quando si cambiano i gestori degli archivi.

Sulla base degli esiti dell'ispezione vengono redatti i seguenti atti:

verificare la disponibilità e lo stato dei documenti d'archivio (Appendice n. 3);
O errori tecnici nei documenti contabili (se presenti) (Appendice n. 4);
sulla scoperta di documenti (non relativi a questo fondo, non contabilizzati) (Appendice n. 5).

La procedura per il rilascio dei documenti dagli archivi. I documenti vengono rilasciati sulla base del permesso scritto del capo dell'archivio dell'organizzazione o del suo sostituto (se l'archivio è un'istituzione), il capo dell'unità strutturale dell'organizzazione (se l'archivio è un'unità strutturale):

dipendenti delle divisioni strutturali dell'organizzazione;
giudiziari, forze dell'ordine e altro enti autorizzati nel modo prescritto;
altri utenti previa richiesta scritta.

Il periodo per l'emissione dei documenti dall'archivio non deve superare:

un mese - per l'utilizzo da parte dei dipendenti dell'organizzazione e di altri utenti;
sei mesi - agli organi giudiziari, alle forze dell'ordine e ad altri organi autorizzati.

È possibile estendere il periodo per il rilascio dei documenti - con il permesso del capo dell'organizzazione sulla base della conferma scritta dell'utente sulla conservazione/garanzia della sicurezza dei documenti.

I documenti elettronici vengono emessi dall'archivio sotto forma di copie elettroniche o copie cartacee.

I documenti dall'archivio non vengono emessi:

se è presente un fondo utilizzo;
sono in condizioni fisiche insoddisfacenti.

Sezione III. Contabilità dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio dell'organizzazione

Dedicato alle domande di un paio di documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e altri documenti d'archivio in organizzazioni.

Come stabilito al punto 3.1 delle nuove Regole, tutti i documenti conservati nell'archivio dell'organizzazione sono soggetti a contabilità, compresi i documenti sul personale, le copie dei documenti del fondo di utilizzo (se presente) e gli inventari di casi e documenti.

Le principali unità di contabilità dei documenti d'archivio sono:

Ad ogni unità di deposito viene assegnato un numero contabile, che è parte del codice archivistico.

Il nostro dizionario

Cifratura dell'archivio- designazione apposta in basso a sinistra su ciascuna unità di deposito al fine di garantirne la contabilità e l'identificazione - è composta da: il numero del fondo archivistico; numeri dell'inventario di casi, documenti; numeri delle unità di stoccaggio.

Il codice di archivio dei documenti informatici conservati su supporti elettronici separati è indicato sull'inserto incluso nella custodia dei supporti. Cifratura di archivio dei documenti elettronici archiviati in sistema informativo archivio, fa parte della meta descrizione ( elemento obbligatorio descrizioni) del contenitore documento elettronico.

Le informazioni sulle unità contabili dell'archivio si riflettono nei documenti contabili. Una nuova disposizione delle Regole nell'organizzazione della contabilità dei documenti è la disposizione sull'allocazione di due gruppi di documenti contabili nell'archivio dell'organizzazione: principale (obbligatorio) e ausiliario.

I principali documenti contabili (obbligatori) dell'archivio dell'organizzazione includono:

registro di ricezione e smaltimento di pratiche e documenti (Appendice n. 11);
elenco dei fondi (Appendice n. 12);
scheda del fondo (Appendice n. 13);
inventario delle cause e dei documenti (appendici n. 14-16);
registro degli inventari (Appendice n. 19).

I moduli per gli inventari dei file elettronici sono riportati nelle Appendici n. 17, 18 delle nuove Regole.

La composizione dei documenti contabili ausiliari non è regolamentata; ciascun archivio ha il diritto di utilizzare come ausiliari i moduli contabili di cui ha bisogno in relazione alla specificità dei documenti conservati o per altri motivi.

Le norme stabiliscono inoltre che l'archivio dell'organizzazione possa conservare i registri in modalità automatizzata utilizzando database contabili (DB) (vedi punto 3.13). Le banche dati contabili dell'archivio dell'organizzazione - fonte di acquisizione dell'archivio statale (comunale) devono essere compatibili con le corrispondenti banche dati contabili degli archivi statali (comunali) e degli organi di gestione archivistica.

Sezione IV. Completamento dell'archivio con documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e altri documenti d'archivio

Dedicato problemi di completamento dell'archivio dell'organizzazione con documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e altri documenti d'archivio. Il completamento dell'archivio di un'organizzazione è il rifornimento sistematico dell'archivio con documenti provenienti dalle divisioni strutturali dell'organizzazione.

È stato stabilito che i documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e i documenti con periodi di conservazione temporanea (oltre 10 anni), incl. i documenti sul personale vengono trasferiti nell'archivio dell'organizzazione non prima di un anno e non oltre tre anni dal completamento del lavoro d'ufficio. Viene fatta un'eccezione per i documenti relativi al personale dei dipendenti statali e comunali licenziati dal servizio: vengono trasferiti negli archivi dell'organizzazione dopo 10 anni dalla data di licenziamento dei dipendenti.

notare che

I casi con periodi di conservazione temporanea (fino a 10 anni compresi), come è da tempo prassi nel lavoro degli archivi delle organizzazioni, non vengono trasferiti nell'archivio, vengono conservati nelle divisioni strutturali dell'organizzazione e, alla scadenza del periodo di conservazione, sono soggetti a distruzione secondo le modalità prescritte.

Le nuove Regole prevedono che le pratiche siano trasferite nell’archivio dell’organizzazione dopo un esame del loro valore. Per questo motivo, questa sezione stabilisce la procedura per condurre un esame del valore dei documenti, preparare i casi per il trasferimento all'archivio dell'organizzazione, redigere inventari degli affari delle divisioni strutturali, sulla base dei quali i casi vengono trasferiti all'archivio dell'organizzazione , e sottolinea inoltre che prima che l'esame del valore dei documenti sia effettuato secondo le modalità prescritte, è vietata la distruzione dei documenti.

Le disposizioni della sezione richiamano l'attenzione sul fatto che l'inventario dei casi conservazione permanente e per quanto riguarda il personale, gli atti di distruzione dei documenti vengono esaminati in una riunione della commissione di esperti dell'organizzazione (CE), di solito simultaneamente. Sulla base dei risultati dell'esame, la CE coordina l'inventario dei casi, dei documenti di conservazione permanente e del personale e agisce sull'assegnazione dei documenti per la distruzione.

Le organizzazioni - fonti di acquisizione dell'archivio statale (comunale) sottopongono gli inventari dei documenti del periodo di conservazione permanente e del personale (sezioni annuali), concordati dal CE dell'organizzazione, all'esame della commissione di verifica degli esperti (EPC) dell'istituzione archivistica:

durata di conservazione permanente - per approvazione;
per quanto riguarda il personale - per approvazione.

Dopo che l'inventario dei casi e dei documenti è stato approvato e approvato dall'EPC, questi inventari e l'atto sull'assegnazione per la distruzione dei documenti che non sono soggetti a conservazione vengono approvati dal capo dell'organizzazione. Inoltre, i casi destinati alla distruzione secondo la legge possono essere distrutti.

Le organizzazioni le cui attività non creano documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa non dovrebbero coordinare gli inventari dei fascicoli personali con l'EPC dell'istituzione archivistica.

notare che

Il comma 4.13 del nuovo Regolamento stabilisce che i file elettronici con periodo di conservazione scaduto sono soggetti a distruzione principi generali, dopodiché vengono fisicamente distrutti o distrutti mediante software e hardware con apposito contrassegno in atto.

Particolare attenzione in questa sezione delle Regole è rivolta alla nomenclatura degli affari dell'organizzazione. Secondo le principali disposizioni esso:

consolida la classificazione (raggruppamento) dei documenti eseguiti in file (file elettronici) ed è il principale documento contabile che riflette la composizione e l'organizzazione del fondo documentale dell'organizzazione;
costituisce la base per la compilazione di inventari di casi, documenti con periodi di conservazione permanente e temporanea (oltre 10 anni), nonché per la registrazione di casi con periodi di conservazione temporanea (fino a 10 anni compresi);
è sviluppato sulla base di elenchi standard, dipartimentali e di altro tipo di documenti che indicano periodi di conservazione, altri atti normativi, nonché nomenclature standard e approssimative dei casi;
compilato nella forma prescritta (Appendice n. 25) sulla base delle nomenclature degli affari delle divisioni strutturali (Appendice n. 26).

Le organizzazioni che sono fonti di acquisizione degli archivi statali (comunali) una volta ogni cinque anni concordano la nomenclatura dei file con il Comitato esecutivo centrale (CE) dell'organizzazione e la sottopongono per l'approvazione all'EPC pertinente o all'archivio statale (comunale), in conformemente ai poteri ad esso conferiti. Le organizzazioni le cui attività non creano documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa approvano autonomamente la nomenclatura dei file.

Le regole stabiliscono l'ordine preparazione per il trasferimento dei documenti informatici negli archivi dell’organizzazione. In particolare, è previsto che siano compilati inventari separati per le unità di archiviazione dei documenti elettronici di archiviazione permanente, periodi di archiviazione temporanea (oltre 10 anni), incl. dal personale. I moduli per gli inventari dei casi elettronici, come abbiamo già detto, sono riportati nelle Appendici n. 17, 18 delle nuove Regole.

Sezione V. Organizzazione dell'uso dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio dell'organizzazione

Questa sezione stabilisce gli standard relativi all'organizzazione dell'uso dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio dell'organizzazione. Le principali disposizioni del Regolamento contenute in questa parte sono le seguenti:

PER TUA INFORMAZIONE

Le nuove Norme determinano le forme di utilizzo dei documenti d'archivio. I principali sono:

supporto informativo per i dipendenti dell'organizzazione;

esecuzione delle richieste degli utenti, incl. richieste dei cittadini di carattere sociale e giuridico;

emissione di documenti e file per uso temporaneo, fornitura di copie di documenti d'archivio su richiesta dell'utente, incl. sotto forma di documenti elettronici.

Particolare attenzione nelle nuove Regole è riservata all'organizzazione del lavoro con le richieste degli utenti. Definito:

tipologie di richieste (tematiche e socio-giuridiche);
requisiti per una richiesta scritta (la sua forma, la composizione delle informazioni che devono essere contenute nella richiesta);
procedura per l'elaborazione delle richieste (tempi per la registrazione, esame, inoltro di richieste non essenziali, preparazione delle risposte alle richieste degli utenti sotto forma di certificato archiviato, estratto archiviato e copia archiviata);
Funzionalità di organizzazione del lavoro con richieste ricevute tramite Internet.

Le nuove Regole definiscono i casi in cui l'archivio può rifiutarsi di rilasciare documenti archivistici:

disponibilità di un fondo utilizzo;
cattive condizioni fisiche dei documenti;
i documenti non sono stati sottoposti a descrizione scientifica e progettazione tecnica(fino al completamento di tali lavori);
restrizioni d'uso stabilite dalla legislazione della Federazione Russa o dall'ideatore del fondo.

R Sezione IV. Trasferimento dei documenti dell'organizzazione per l'archiviazione nell'archivio statale (comunale).

Determina la procedura per il trasferimento dei documenti dell'organizzazione per l'archiviazione nell'archivio statale (comunale). Questa sezione stabilisce che:

organizzazioni - fonti di acquisizione degli archivi statali (comunali), dopo la scadenza della conservazione temporanea dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa nell'archivio dell'organizzazione, trasferirli per l'archiviazione permanente nel corrispondente archivio statale (comunale) in conformità con le regole n. 19;
le organizzazioni statali e non statali che non sono fonti di acquisizione degli archivi statali (comunali) possono trasferire i documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa, generati nelle loro attività, agli archivi statali (comunali) sulla base di accordi.

Le nuove Norme stabiliscono la procedura per il trasferimento dei documenti. Sottolineano che i documenti vengono trasferiti per l'archiviazione permanente in uno stato ordinato con l'appropriato apparato di riferimento scientifico, e il trasferimento dei documenti all'archivio statale (comunale) è formalizzato da un atto di accettazione e trasferimento dei documenti per l'archiviazione (Appendice n. 30 ).

Sezione VII. Trasferimento di documenti durante la riorganizzazione o la liquidazione di un'organizzazione, cambio del capo dell'archivio dell'organizzazione

Definisce l'ordine trasferimento di documenti durante la riorganizzazione o la liquidazione di un'organizzazione, cambio del capo dell'archivio dell'organizzazione. Questa sezione stabilisce che il trasferimento di documenti a un'organizzazione liquidata è responsabilità della commissione formata per il trasferimento di affari e proprietà.

Quando si liquidano organizzazioni che sono fonti di acquisizione degli archivi statali (comunali), un rappresentante dell'archivio statale (comunale) è incluso nella commissione di liquidazione.

In caso di cambiamento del responsabile dell'archivio dell'organizzazione (la persona responsabile dell'archivio dell'organizzazione), la ricezione e la trasmissione dell'archivio, della contabilità e apparato scientifico di riferimento a loro viene eseguito secondo l'atto.

Riprendere

1. Le nuove regole sono complesse regolamenti, coprendo tutti i principali processi svolti dall'archivio dell'organizzazione:

organizzazione dell'archiviazione dei documenti,
contabilità dei documenti in archivio,
completare l'archivio con i documenti
utilizzo dei documenti d'archivio.

2. Poiché queste Regole sono un documento normativo, è possibile che nel processo di applicazione pratica possa essere necessaria un'aggiunta metodologica al documento (sviluppo di raccomandazioni, raccomandazioni metodologiche secondo le Regole nel loro insieme o sezioni separate Regole).

3. La principale differenza fondamentale tra le nuove Regole e gli altri documenti è che queste Regole sono un documento normativo. Le Regole Fondamentali del 2002 hanno carattere consultivo. Le Regole Fondamentali del 1985 erano un documento normativo e metodologico. Per questo motivo le nuove Regole hanno una portata molto più ridotta: contengono solo quelle disposizioni (regole, requisiti) che devono essere applicate in obbligatorio. Tutto il resto, cioè come farlo, è lasciato agli archivisti.

4. Possiamo dire che ci sono meno requisiti. Il numero di moduli di documenti trasportati è stato ridotto natura obbligatoria. Prima ce n'erano più di 40: nelle Regole di base n. 263 - 44 moduli, nelle Regole di base - 48, ora nelle nuove Regole - 30. Ciò significa che gli archivi possono utilizzare i loro moduli se necessario. In pratica è stato così.

5. Le nuove Norme si rivolgono principalmente agli enti che sono fonti di acquisizione degli archivi statali e comunali, ma questo non è direttamente indicato nel documento, quindi è più corretto dire che le norme si rivolgono agli enti che dispongono di propri archivi .

Approvato con ordinanza dell'Archivio principale dell'URSS del 5 settembre 1985 n. 263 (di seguito denominate Regole di base del 1985). Esse, infatti, hanno perso vigore con la pubblicazione dell'Ordine n. 526 del Ministero della Cultura russo del 31 marzo 2015, che ha approvato le nuove Regole di cui parliamo nell'articolo.

Come organizzare un archivio? Come conservare correttamente i documenti e per quanto tempo? Come determinare il periodo di conservazione dei documenti? È possibile distruggere documenti “non necessari”? E molte altre domande simili sorgono dai manager che, avendo a cuore la sicurezza dei documenti, non sanno da dove cominciare o come organizzare adeguatamente l'archiviazione dei documenti. Purtroppo non tutti i manager comprendono correttamente il ruolo e il significato degli archivi; molti hanno un'idea semplificata di archivio come un magazzino di documenti vecchi e inutili che possono essere riposti in un armadio polveroso. Ma questo è tutt’altro che vero. Anche una piccola organizzazione ha una sua storia, che si riflette in ordini, rapporti, rapporti analitici e altri documenti sull'attività principale e i documenti sul personale contengono informazioni sulla durata del servizio e sulla retribuzione necessaria per le persone che hanno lavorato in questa organizzazione. I manager, a loro volta, sono responsabili della sicurezza di questi e altri documenti.

Eppure, perché creare un archivio in un'organizzazione e come farlo correttamente?

In primo luogo, viene creato un archivio in un'organizzazione allo scopo di archiviare, organizzare e utilizzare centralmente i documenti completati dal lavoro d'ufficio, compresi i documenti sul personale.

La conservazione dei documenti nell'archivio dell'organizzazione viene effettuata entro i termini stabiliti dall'articolo 22 della Legge della Federazione Russa "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa" del 22 ottobre 2004 n. 125-FZ.

A seconda del volume dei documenti, l'archivio viene creato come unità strutturale indipendente dell'organizzazione o come unità all'interno del servizio di gestione dei documenti che riceve e archivia i documenti d'archivio. A seconda della composizione della documentazione presente nell'organizzazione è possibile creare: archivio documentazione gestionale, archivio scientifico e tecnico, archivio audiovisivo, archivio di documentazione su supporto elettronico.

In secondo luogo, è necessario sapere quali documenti normativi e metodologici aiuteranno a organizzare il lavoro dell'archivio: questo è

Le regole fondamentali per il lavoro degli archivi delle organizzazioni, approvate con decisione del consiglio di Rosarkhiv il 02/06/2002,

Elenco delle norme documenti di gestione, formato nelle attività delle organizzazioni, che indica i periodi di conservazione, approvato dal direttore di Rosarkhiv il 6 ottobre 2000,

Regolamento approssimativo sull'archivio dell'organizzazione, approvato con ordinanza dell'Archivio federale del 18 agosto 1992 n. 176.

In terzo luogo, è necessario attribuire al dipendente (o all'unità strutturale) la responsabilità della manutenzione dell'archivio; elaborare una normativa sull'archivio sulla base del Regolamento modello sull'archivio dell'ente, coordinandolo con il servizio archivistico (istituto archivistico nel territorio della città o distretto).

In quarto luogo, assegnare una stanza (deposito) che soddisfi i requisiti normativi per l'archiviazione dei documenti e le condizioni di lavoro dei lavoratori. Come prevede la normativa archivistica, “il capo obbligato a fornire finanziario, logistico condizioni, necessarie per l'acquisizione, la conservazione, la contabilità e l'utilizzo dei documenti d'archivio.”

In questo articolo considereremo le questioni relative ai requisiti per lo sviluppo dei locali e la creazione condizioni ottimali per l'archiviazione di documenti, nonché la responsabilità per la sicurezza dei documenti nell'organizzazione.

Requisiti dei locali destinati all'archivio

L'archivio deve essere dotato di un edificio appositamente costruito o adattato o di un locale separato nell'edificio amministrativo dell'organizzazione. Non è consentito utilizzare locali fatiscenti, umidi, non riscaldati che non soddisfano i requisiti igienico-sanitari (in particolare seminterrati e sottotetti), nonché locali adiacenti ai servizi ristorazione, magazzini alimentari e strutture di stoccaggio di esplosivi e pericoli di incendio.

Ai locali destinati alla conservazione dei documenti si applicano i seguenti requisiti:

L'impianto di stoccaggio deve essere antincendio, garantito contro gli allagamenti e dotato di uscita di sicurezza;

I locali devono essere dotati di sistemi di sicurezza e di allarmi antincendio;

Le condotte del gas, dell'acqua e delle fognature non devono passare nell'impianto di stoccaggio;

I cavi elettrici devono essere nascosti, le prese e gli interruttori devono essere posizionati sulla parete esterna del ripostiglio;

Nessun articolo consentito elettrodomestici, oggetti estranei;

L'uso di fiamme libere, dispositivi di riscaldamento e conservazione di prodotti alimentari.

Le strutture di stoccaggio devono essere dotate di scaffali per l'archiviazione di documenti; gli scaffali possono essere fissi o mobili. Gli scaffali sono installati perpendicolarmente alle pareti con aperture finestra, la distanza tra gli scaffali è di 75 cm, la distanza tra il ripiano inferiore e il pavimento è di almeno 15 cm. I documenti vengono conservati in scatole o fasci. Non è consentito riporre documenti sul pavimento o sui davanzali delle finestre.

Requisiti per il rispetto dei regimi di stoccaggio

Il rispetto dei regimi di conservazione dei documenti è garantito creando condizioni di conservazione ottimali che escludano la perdita, il danneggiamento dei documenti e gli effetti dannosi dell'ambiente su di essi:

- condizioni di temperatura e umidità per la conservazione di documenti su carta si raggiunge una temperatura di almeno 17-19°C, con un'umidità relativa dell'aria del 50-55%; in ambienti con clima non regolato, si consiglia la ventilazione e l'installazione di ulteriori fonti di essiccazione dell'aria; la misurazione dei parametri di temperatura e umidità viene effettuata con strumenti speciali: psicrometri, igrometri, termometri;

Conformità regime sanitario e igienico MA prevede il mantenimento dell'impianto di stoccaggio pulito, in condizioni che escludano la possibilità di accumulo di muffe, insetti, roditori e polvere; nel magazzino è necessario effettuare una pulizia sistematica con acqua, rimuovere la polvere da scaffali, scaffali, scatole e pacchi almeno una volta all'anno, condurre un esame per identificare danni biologici ai documenti e, se rilevati, adottare misure urgenti per disinfettare e disinfestare i locali; a scopo preventivo, pavimenti, battiscopa, pareti, davanzali, attrezzature di stoccaggio vengono trattati con soluzioni acquose di antisettici (formalina al 2% o catamina al 5%) almeno una volta all'anno;

Per conformarsi modalità luce I documenti sono conservati in condizioni di luce naturale oscurata; le finestre devono essere dotate di tende o persiane che proteggano dalla luce per impedire che la luce solare diretta raggiunga i documenti; per l'illuminazione artificiale vengono utilizzate lampade ad incandescenza con paralumi chiusi;

Per conformarsi regime di sicurezza conservazione dei documenti, il locale archivio deve essere dotato di allarmi antincendio e di sicurezza; durante gli orari non lavorativi le porte del deposito devono essere sigillate; il locale deve essere dotato di estintori in ragione di: uno per superficie di 50 m2, ma non meno di due per locale separato; L'archivio deve elaborare un piano di evacuazione in caso di emergenza.

Responsabilitàper la conservazione, la registrazione e l'utilizzo dei documenti d'archivio

L'archivio, insieme al responsabile dell'organizzazione, è responsabile di:

Mancato rispetto delle condizioni per garantire la sicurezza dei documenti;

Perdita e distruzione non autorizzata di documenti;

Rifiuto irragionevole di accettare per l'archiviazione documenti di archiviazione permanente, documenti sul personale, documenti di organizzazioni subordinate al momento della loro liquidazione o cambio di forma di proprietà;

Violazione delle regole per l'utilizzo dei documenti e l'accesso degli utenti ai documenti stabilite dalla legge.

Per il mancato rispetto della legislazione in materia archivistica sono previste sanzioni: la Costituzione della Federazione Russa (articoli 24, 29), la Legge della Federazione Russa “Sulla società per azioni"del 20 febbraio 1995 n. 24-FZ (articolo 89), la Legge della Federazione Russa “Sugli affari archivistici nella Federazione Russa" del 22 ottobre 2004 n. 125-FZ (articoli 15, 17, 22, 27 ). Codice della Federazione Russa “On illeciti amministrativi"(Articoli 13.20, 28.3) per violazione delle regole di conservazione, acquisizione, registrazione o utilizzo dei documenti d'archivio sono stabilite sanzioni amministrative sotto forma di ammonizione o multa funzionari nella taglia da 3 a 5 dimensioni minime salari; i casi di illeciti amministrativi previsti da questi articoli sono esaminati dai magistrati.

Abbiamo quindi esaminato dove e come dovrebbero essere archiviati i documenti d'archivio nell'organizzazione, in altre parole, uno dei compiti dell'archivio. Parleremo di come l'archivio dell'organizzazione risolve il problema dell'organizzazione e dell'utilizzo dei documenti d'archivio nel prossimo materiale.

O. N. Dubinina

Negli archivi delle organizzazioni, i documenti vengono archiviati per determinate scadenze, dopodiché dovranno essere trasferiti per la conservazione statale negli archivi statali e comunali. La legislazione federale definisce i periodi massimi di conservazione dei documenti inseriti secondo le modalità prescritte nel Fondo archivistico della Federazione Russa:

documenti, registri del personale atti notarili, libri domestici e relativi alla privatizzazione patrimonio immobiliare documenti - 75 anni;
documentazione di progettazione per la costruzione di capitali - 20 anni;
tecnologico e documentazione di progettazione— 20 anni;
brevetti per invenzioni, modelli di utilità, progettazione industriale— 20 anni:
documentazione scientifica - 15 anni;
documenti cinematografici e fotografici - 5 anni;
documenti video e fotografici - 3 anni.

In caso di liquidazione di un'organizzazione, i documenti di conservazione permanente e il personale vengono trasferiti all'archivio statale (comunale). Vale la pena dire che per le organizzazioni non governative, alcuni dei cui documenti sono inclusi nel Fondo archivistico della Federazione Russa, per tale trasferimento è estremamente importante concludere un accordo con l'istituzione del sistema del Servizio archivistico federale della Russia. Se l'organizzazione non ha concluso tempestivamente un accordo con l'archivio, in questo caso l'archivio statale (comunale) è obbligato ad accettare per l'archiviazione solo i documenti relativi al personale dei dipendenti dell'organizzazione. Il luogo di conservazione dei restanti documenti sarà stabilito dal presidente della commissione di liquidazione o dal curatore fallimentare.

Preparazione dei documenti per il trasferimento in archivio

Ogni organizzazione genera un certo numero di casi durante l'anno. Alcuni di loro dopo scadenza la memoria deve essere archiviata. Si tratta di fascicoli con documenti eseguiti di conservazione permanente" temporanea (oltre 10 anni) e per il personale. I casi vengono archiviati un anno dopo essere stati completati nel lavoro d'ufficio. La preparazione dei documenti per il trasferimento all'archivio è effettuata dai dipendenti del servizio di istruzione prescolare e dai segretari delle divisioni strutturali. I casi vengono archiviati dopo essere stati completamente elaborati.

La registrazione delle pratiche consiste nelle seguenti operazioni:

verificare il corretto raggruppamento dei documenti in fascicoli;
cucitura (rilegatura);
numerazione dei fogli;
redigere un'iscrizione di certificazione (foglio di certificazione);
compilazione in casi necessari inventario interno dei documenti del caso;
inserire chiarimenti nel dettaglio della copertina della pratica (chiarimento del nome dell'organizzazione, indice di registrazione, scadenze della pratica, titolo della pratica);
compilazione ed esecuzione di un inventario dei casi.

I casi con periodo di conservazione temporanea (fino a 10 anni compresi) sono soggetti a registrazione parziale, nel qual caso è consentito:

non sistematizzare i documenti nel caso;
non numerare i fogli della pratica;
non scrivere certificazioni;
non cucire (non cucire)

La verifica del corretto raggruppamento dei documenti in fascicoli viene effettuata al fine di verificare ancora una volta i documenti ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙie nel fascicolo per intestazione secondo la nomenclatura, la collocazione dei documenti all'interno della causa secondo determinati principi: sulle questioni in esame; cronologicamente; geograficamente; in ordine alfabetico per corrispondenti, ecc.

Figura n. 6.2. Modulo scheda di certificazione

Una volta terminato, è estremamente importante orlare o rilegare la custodia. Innanzitutto, tutti gli oggetti metallici vengono rimossi dalla custodia: graffette, spille, ecc. I documenti vengono rimossi dalla cartella. Successivamente all'ultimo documento viene inserito nella pratica un foglio per la registrazione certificata; all'inizio della pratica, se necessario, vengono inseriti uno o più fogli per l'inventario interno (se presenti, quindi moduli stampati per l'inventario interno). La custodia non deve superare i 250 fogli. Se durante l'anno fossero depositati più documenti nel caso, dovrebbero essere divisi in più volumi.

Tutti i documenti sono archiviati o rilegati con copertina rigida. Poiché i documenti di formato diverso vengono messi da parte nel fascicolo, devono essere archiviati con 4 forature. Ciò garantirà che tutti i documenti siano protetti in modo sicuro.

Figura n. 6.3. Forma di inventario interno dei documenti del caso

Per le custodie conservate a lungo termine, puoi cucire l'intera custodia, comprese sia la parte superiore che quella inferiore della copertura. I casi con durata di conservazione permanente vengono archiviati, iniziando dal foglio successivo alla copertina. La parte superiore della fodera non è orlata. Sul primo foglio viene posizionato un sottile distanziatore di cartone, largo fino a 1 cm, e attraverso di esso viene cucita la custodia. Poiché si prevede che una custodia del genere venga conservata per sempre, tale limatura protegge i fili dall'abrasione e conferisce alla custodia un aspetto più estetico.

Al momento dell'archiviazione è necessario assicurarsi che sia possibile leggere l'intero testo dei documenti. I documenti con durata inferiore a 10 anni non possono essere archiviati, ma rimangono in una cartella.

Tutti i fogli negli archivi di archiviazione permanente e temporanea sono numerati per garantire la sicurezza dei documenti e la facilità d'uso. I fogli sono numerati con una matita di grafite nera o un numeratore nell'angolo in alto a destra solo sul lato anteriore del foglio, senza toccare il testo del documento. È vietato l'uso di inchiostro e matite colorate. Un foglio più grande dell'A4 viene archiviato su un bordo, spiegato e numerato come un foglio unico. Un foglio piegato e orlato al centro viene numerato come due fogli. I materiali illustrati e le fotografie sono numerati sul retro nell'angolo in alto a sinistra. Le buste archiviate nel caso con iscrizioni o allegati sono numerate in modo indipendente. L'allegato nella busta è numerato con il numero successivo alla busta. Quando si creano più volumi di una custodia, ciascuno di essi viene numerato in modo indipendente.

Figura n. 6.4. Modulo di copertura per file di archiviazione permanente e temporanea (oltre 10 anni).

I risultati della numerazione vengono registrati in un registro riservato sull'ultimo foglio della custodia appositamente cucito. Indica in cifre e in lettere il numero dei fogli numerati dei documenti e separatamente, mediante il segno “+”, il numero dei fogli dell'inventario interno, letterali e mancanti.

Il verbale di certificazione è firmato da chi lo ha compilato, indicando la qualifica, la firma personale, il cognome e la data di redazione. È vietato apporre una scritta di certificazione sul coperchio della custodia o sul retro dell'ultimo foglio.

La forma della scheda di certificazione del caso è stabilita dalle Regole fondamentali per il funzionamento degli archivi organizzativi.

Nel caso in cui il caso contenga documenti particolarmente preziosi - in fascicoli personali, casi di conferimento di titoli accademici e

La norma statale R 51141-98 sancisce la seguente definizione di inventario interno: "Un inventario interno dei documenti del caso è un documento contabile contenente un elenco di documenti del caso che indica i numeri di serie dei documenti, i loro indici, nomi, date, numeri di fogli" 1 .

L'inventario interno è archiviato davanti ai documenti del caso e contiene informazioni su ciascuno di essi. La registrazione finale dell'inventario interno indica il numero di documenti in esso contenuti e il numero di fogli dell'inventario stesso.

Quando si utilizza sistemi automatizzati registrazione dei documenti, è possibile creare e stampare automaticamente un inventario interno in base alle informazioni inserite nelle schede di registrazione dei documenti inseriti nel fascicolo. Dopo che i documenti sono stati archiviati, numerati, viene redatta un'iscrizione di certificazione e un inventario interno dei documenti del caso, viene eseguita la progettazione aggiuntiva della copertina dei casi.

La progettazione della copertura delle custodie viene effettuata nel processo di creazione delle custodie nel lavoro d'ufficio e viene eseguita in conformità con i requisiti norma statale GOST 17914-72. “Coperture per custodie per la conservazione a lungo termine. Tipi, dimensioni, requisiti tecnici" Al momento dell'apertura del caso, secondo la nomenclatura delle cause, sulla copertina erano già riportate alcune informazioni:

nome dell'istituzione (organizzazione) e sua subordinazione;
nome dell'unità strutturale;
archivio cancelleria del caso;
titolo del caso;
periodo di conservazione del caso.

Durante la preparazione del caso per l'invio all'archivio, questi dettagli vengono chiariti e integrati. Ad esempio, sulla copertina hanno messo:

numero del volume, se la custodia è composta da più volumi;
scadenze dei casi;
numero di fogli nella custodia;
numeri di fondi, inventario e file di inventario.

Gli ultimi dettagli sono inclusi nell'archivio.

Figura n. 6.5. Modulo di inventario per la conservazione permanente e temporanea (oltre 10 anni).

È molto importante rispettare determinati requisiti durante la progettazione di una copertura. Pertanto, il nome dell'organizzazione è scritto nel caso nominativo. Se nel corso dell'anno il nome è cambiato, sulla copertina si riportano entrambi i nomi, tra parentesi il nome precedente e sotto quello nuovo.

Il titolo della causa viene trasferito sulla copertina all'inizio dell'anno dalla nomenclatura delle cause. Ma dopo aver analizzato il contenuto dei documenti, potrebbe essere necessario fare alcune precisazioni sul titolo. Se si presenta tale necessità, si dovrebbe fare un'aggiunta alla nomenclatura delle cause e il titolo e l'indice dovrebbero essere posti sulla copertina insieme a questa aggiunta. Nel titolo deve essere innanzitutto indicato il tipo di causa (causa, corrispondenza, documenti, ecc.) o la tipologia dei documenti (protocolli, ordinanze, relazioni, atti). Poi viene indicato l'autore o il corrispondente (se corrispondenza) e poi una domanda riflettendo il contenuto dei documenti. È possibile riunire in un unico file documenti di più autori o corrispondenti se si riferiscono allo stesso problema. Nelle intestazioni non è indicata l'autenticità dei documenti, ma è specificata la presenza di copie dei documenti. La copertina della pratica deve indicare le date del primo e dell'ultimo documento e il periodo di conservazione della pratica. Nei casi con documenti di conservazione permanente, è indicato "conservare permanentemente", negli altri - un periodo di conservazione specifico in ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙi con l'elenco.

Quando si indica il numero di fogli, non vengono presi in considerazione i fogli di inventario interno e le registrazioni di certificazione.

Viene compilato un inventario per tutti i file con periodi di conservazione permanente e a lungo termine. È opportuno notare che l'inventario è un libro di consultazione archivistica contenente un elenco sistematico delle unità di stoccaggio, destinato anche alla loro registrazione e al consolidamento della sistematizzazione. È opportuno notare che l'inventario funge da contabilità principale manuale di riferimento nella gestione dei documenti e degli archivi. Gli inventari vengono compilati separatamente per archivi di archiviazione permanente, archivi di archiviazione temporanea (oltre 10 anni) e archivi del personale. In alcuni casi, a seconda delle specificità dell'organizzazione, possono essere compilati inventari per determinate categorie di casi (casi giudiziari e investigativi, relazioni scientifiche su argomenti, ecc.)

I casi sono elencati in ordine di importanza. Ad esempio, la sequenza potrebbe essere la seguente: statuto dell'impresa, protocolli assemblee generali azionisti, verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione, ordini del direttore per le attività principali, piani annuali ecc. È opportuno notare che gli inventari delle pratiche vengono compilati in ciascuna unità strutturale dai dipendenti del servizio di gestione dell'ufficio.

Figura n. 6.6. Forma della sezione annuale del presente inventario dei fascicoli di archiviazione permanente

L'inventario è composto da sezioni annuali. Le sezioni annuali sono redatte nella forma prescritta. Le informazioni su ciascun caso incluso nell'inventario sono chiamate articolo descrittivo. Include:

numero di serie della cassa (volume) secondo l'inventario;
indice delle casse (volume);
titolo della causa (volume);
date del caso (volume);
numero di fogli del fascicolo (volume);
periodo di conservazione (per file conservati per più di 10 anni);
nota.

Vale la pena dire che ogni cassa nell'inventario ha un numero di serie indipendente.

Se la custodia è composta da più volumi, ogni volume ha un numero. L'archivio dell'organizzazione dispone in ordine i file nell'inventario. Vale la pena notare che assegna anche i numeri di inventario all'unità strutturale.

Quando si trasferiscono casi nell'archivio per diversi anni, è estremamente importante sistematizzarli. Il consueto ordine di sistematizzazione degli affari in un'organizzazione è cronologico e strutturale. Ciò significa che, in primo luogo, i casi sono sistematizzati per anno. In secondo luogo, i file sono sistematizzati in base ai nomi delle unità strutturali in cui sono archiviati. Tutti i file di archiviazione permanente per l'anno sono organizzati in ordine di importanza. Di solito ϶ᴛᴏ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ determina l'ordine in cui le unità strutturali e le intestazioni delle cause si trovano nella nomenclatura delle cause.

Figura n. 6.7. Modulo di registrazione finale e firma di certificazione

Sulla base di quanto sopra, arriviamo alla conclusione che otteniamo un elenco ordinato di tutti i casi con lo stesso periodo di conservazione per un anno. Vale la pena dire che per facilitare la ricerca i nomi delle unità strutturali possono essere indicati nell'inventario prima del primo passo della nuova unità strutturale.

Nelle organizzazioni in cui il numero di casi generati ogni anno è ridotto, non è pratico compilare un nuovo inventario ogni anno. È possibile preparare un inventario che includa casi per diversi anni.

Figura n. 6.8. Forma della sezione annuale dell'inventario degli affari del personale

Figura n. 6.9. Modulo di inventario dei documenti informatici con periodo di conservazione permanente

In tali organizzazioni, ogni anno viene compilata una sezione annuale dell'inventario con la numerazione continua dei casi. Si noti che ciascuna delle sezioni annuali dell'inventario inizia con l'indicazione dell'anno in corso, quindi i casi vengono disposti secondo la struttura accettata.

Vale la pena dire che ogni inventario ha un numero. Tipicamente, l'inventario dei fascicoli di archiviazione permanente ha 1, per i fascicoli con un periodo di conservazione superiore a 10 anni - N& 2, per i fascicoli del personale - N. 3 con l'aggiunta dell'indice delle lettere “l/s”.

L'inventario si conclude con un'ultima registrazione. Indica in numeri e in parole il numero delle casse comprese nell'inventario, il primo e l'ultimo numero della cassa secondo l'inventario, e specifica le specifiche della numerazione (numeri letterali e omessi). È opportuno notare che l'inventario dovrà essere sottoscritto dal compilatore indicando la sua qualifica e cognome. È indicata la data di compilazione dell'inventario.

Oltre agli inventari dei fascicoli con periodo di conservazione permanente, i fascicoli con periodo di conservazione temporanea (oltre 10 anni). servizi del personale le organizzazioni devono redigere annualmente inventari dei fascicoli del personale. I documenti del personale hanno uno speciale significato sociale- costituiranno la base per confermare l'esperienza lavorativa, la posizione ricoperta, la durata del lavoro in questa organizzazione e altri fatti rapporti di lavoro. Vale la pena dire che per evitare la perdita di questi documenti, la maggior parte dei documenti relativi al personale dei lavoratori licenziati vengono archiviati e conservati per 75 anni.

A causa dello sviluppo tecnologia informatica, con l'aumento del volume dei documenti sui media elettronici, le organizzazioni hanno la necessità di archiviare documentazione audiovisiva ed elettronica. Nell'archivio dell'organizzazione, a seconda della composizione e del volume dei documenti elettronici, vengono compilati inventari di documenti elettronici con un periodo di conservazione permanente. I documenti elettronici sono inclusi in inventari indipendenti.

Il numero di copie dell'inventario è determinato dal periodo di conservazione dei file. È opportuno notare che l'inventario dei fascicoli di conservazione permanente è redatto in quattro copie. È importante notare che una copia rimane nell'attuale unità strutturale, la seconda copia dell'inventario viene trasferita servizio dell'istituto di istruzione prescolare, il terzo negli archivi dell'organizzazione. La quarta copia viene inviata al competente archivio statale o comunale.

Organizzazioni a cui non inviano documenti archivi di stato, effettuare un inventario dei fascicoli destinati alla conservazione permanente, dei fascicoli con un periodo di conservazione pari o superiore a 10 anni e del personale in triplice copia.

Per i fascicoli che prevedono un periodo di conservazione temporanea non vengono compilati inventari; essi sono sostituiti da una nomenclatura dei fascicoli, in cui di fronte a ciascuna voce è apposto un segno indicante il periodo di conservazione.

Durante il periodo di preparazione dei casi da parte di un'unità strutturale per il trasferimento all'archivio dell'organizzazione, l'addetto all'archivio verifica innanzitutto la correttezza della loro formazione, registrazione e ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙnumero di casi inclusi nell'inventario dei casi (unità strutturale), il numero di casi inseriti in ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙi con la nomenclatura degli atti dell'organizzazione. I dipendenti dell'unità strutturale sono tenuti a eliminare tutte le carenze nella formazione e nell'esecuzione dei casi individuati durante l'ispezione. Se viene rilevata una mancanza di casi, viene redatto un certificato corrispondente.

Ogni pratica viene accettata dal responsabile dell'archivio dell'organizzazione alla presenza di un dipendente dell'unità strutturale. In questo caso, su entrambe le copie dell'elenco delle pratiche dell'unità strutturale, a fronte di ciascuna pratica in esso compresa, viene annotata la presenza della pratica. Alla fine di ogni copia dell'inventario, il numero dei casi effettivamente accettati nell'archivio, il numero dei casi mancanti, la data di accettazione e trasferimento dei casi, nonché le firme del responsabile dell'archivio e della persona chi ha trasferito le pratiche è indicato in numeri e in lettere. Quando si accettano casse di particolare valore, viene controllato il numero di fogli nelle casse.

I casi collegati in pacchetti vengono consegnati all'archivio dell'organizzazione dai dipendenti delle divisioni strutturali. Insieme ai file, anche i file di registrazione dei documenti vengono trasferiti nell'archivio. Il nome di ogni schedario è incluso nell'inventario.

L'invio di documenti all'archivio è una delle fasi chiave del lavoro d'ufficio. Stiamo parlando dell'archivio interno dell'organizzazione. Le questioni più difficili riguardano il periodo di tempo e le regole per la conservazione dei documenti d'archivio, poiché i requisiti e le normative sono sparsi in diversi ambiti regolamenti. Qualsiasi organizzazione dispone di documentazione (gestione, personale, contabilità), che viene archiviata annualmente in un unico file e deve essere conservata.

Un elenco metodologico completo della documentazione gestionale standard e dei periodi di conservazione per ciascuna di queste cartelle pratiche è riportato in (come modificato il 16 febbraio 2016). Dicono per quanto tempo dovrebbero essere conservati i registri del personale (tutto ciò che riguarda le indagini su un incidente industriale - 45 anni) e (per il personale, qualsiasi file creato prima del 2003 dovrebbe essere conservato per 75 anni, qualsiasi file successivo - 50 anni). La procedura per lavorare con la contabilità e documenti fiscali determina una serie di statuti.

Le organizzazioni gestiscono costantemente commissioni di esperti, le cui attività comprendono la valutazione e l'esame della documentazione di produzione dell'impresa nel processo di lavoro d'ufficio e il trasferimento all'archivio, nonché la definizione dei periodi di conservazione. Ogni anno questo servizio decide quali documenti devono essere conservati e quali possono essere distrutti.

Preparazione dei file per l'archiviazione

Determinata preparazione dei casi per il trasferimento a conservazione archivistica, che consiste nel riunire documenti disparati in un unico file. Il volume della cartella contenente il file di archivio non deve superare le 250 pagine. Quando si progetta una cartella, è necessario:

cucire (4 forature) o rilegare tutte le pagine;
numerare le pagine nell'angolo in alto a destra;
redigere inventario interno documenti - sommario;
predisporre un foglio di certificazione (segnare il numero di pagine, il rispetto della numerazione, ecc.; certificato dalla firma del compilatore);

Compilazione del campione e modulo del foglio di certificazione

realizzare una copertina rigida in cartone per ogni caso (con il nome dell'organizzazione, titolo, ultime date, numero di registrazione cartelle "Caso");

Esempio di copertina per la cartella "Case".

Preparazione dei documenti per la conservazione in archivio

Dopo che le cartelle “Casi” separate sono state raccolte, è necessario farne un inventario generale.

In questo modo vengono compilati gli inventari delle cartelle “Case” per la conservazione permanente e temporanea e delle “Case” per il fondo personale.

L'inventario delle cartelle “Casi”, a sua volta, è soggetto a contabilità separata. Devono inoltre essere inclusi nell'archivio archivistico secondo un inventario separato.

È possibile scaricare moduli campione per gli inventari dei file di archivio utilizzando il collegamento

Regole per la conservazione dei documenti d'archivio

Gli archivi per la conservazione delle cartelle “Casi” sono ubicati in locali separati che garantiscono la sicurezza della documentazione conservata. I locali devono essere asciutti, riscaldati, ben ventilati, soddisfare i requisiti di sicurezza antincendio e norme sanitarie. Pertanto, il servizio di archiviazione garantisce la protezione delle cartelle "Case" archiviate da eventuali danni.

Inoltre, l'archivio deve essere protetto in modo sicuro (con l'aiuto di sbarre metalliche alle finestre, allarmi di sicurezza, ecc.), e quindi le cartelle “Case” non verranno danneggiate da estranei o rubate.

Tutte le cartelle “Case” sono collocate su appositi ripiani numerati; la conservazione a lungo termine è in scatole oppure quelle di minor valore (fino a 10 anni) possono essere riposte in fasci; È vietato posizionare singole cartelle “Case” sul pavimento o sui davanzali delle finestre.

Se il volume delle cartelle "Case" è molto grande, il personale dell'archivio può elaborare le cosiddette mappe topografiche che aiuteranno a navigare tra gli scaffali e gli scaffali

Opinione dissenziente

I documenti di un'organizzazione sono una preziosa risorsa di informazioni. Per evitare che venga utilizzato contro di te, dovresti rispettare le regole per l'archiviazione della documentazione prescritte dalla legge. Ma il sistema legislativo determina la procedura per la creazione di un archivio. Ogni azienda decide autonomamente quale metodo di archiviazione dei documenti scegliere e come disporre i documenti nell'archivio.

Esistono due approcci principali all'archiviazione dei documenti: creare autonomamente un archivio aziendale e trasferire i documenti per l'archiviazione alle società di archiviazione.

Per organizzare tu stesso il tuo archivio, avrai bisogno di:

Personale competente con le conoscenze e l'esperienza necessarie per effettuare il trattamento archivistico della documentazione e trasferire i casi nell'archivio (redazione di inventari, redazione di atti sull'assegnazione di documenti per la distruzione, ecc.).
Sala specializzata per la conservazione a lungo termine supporti cartacei informazioni in cui sono soddisfatti i requisiti di umidità, temperatura e quantità di luce.

Quando il flusso di documenti dell'azienda è ridotto, tutti i documenti possono essere archiviati nella stessa stanza in cui si svolge il processo lavorativo. Se la documentazione è molta, è necessario destinare una stanza separata all'archivio.

Per facilitare la ricerca di qualsiasi documento nell'archivio che organizzi, crea una nomenclatura di file, un classificatore di documentazione che indica i periodi di conservazione.

Semplifica la tua ricerca documenti necessari puoi utilizzare questi suggerimenti:

assegnare a ciascuna unità strutturale il proprio posto per la documentazione, tenendo conto del rifornimento annuale;
distribuire le cose da fare su scaffali diversi termine permanente stoccaggio e temporaneo (più di 10 anni).

Conservare separatamente i fascicoli del personale e la documentazione delle società liquidate (se presenti).

L'archiviazione dei documenti in outsourcing presenta alcuni vantaggi rispetto all'archiviazione autonoma ed è adatta a coloro che intendono:

Salva contanti riducendo i costi di affitto e mantenimento degli spazi adibiti a magazzino.
Aumentare l’efficienza dei dipendenti e ridurre il carico di lavoro non fondamentale, che spesso ricade sulle spalle dei dipendenti dei dipartimenti contabilità e risorse umane.
Garantire la continuità dei processi nella gestione dei documenti.
Creare archivio elettronico, che ti consente di accedere velocemente al database della documentazione in qualsiasi momento e di ottimizzare i tempi di ricerca dello stesso.

Scegli attentamente il tuo partner di archiviazione.

Un'organizzazione, come un organismo vivente, interagisce continuamente con il mondo esterno e supporta numerosi processi interni: stipula contratti con controparti, accetta o vende beni e servizi, effettua vari pagamenti, coordina e approva le normative locali.

Viene redatto contemporaneamente molti documenti, la maggior parte dei quali prima o poi perdono la loro attuale rilevanza e vengono inviati all'archivio. Ogni organizzazione aderisce alla propria politica di gestione dei documenti, tuttavia, seguendo le raccomandazioni generali, applicate con successo nella pratica e supportate dalle norme legali, è possibile ottimizzare il più possibile il lavoro di archiviazione ed evitare possibili problemi in futuro.

L'intero insieme della documentazione accumulata da un'organizzazione nel corso delle sue attività e soggetta a conservazione è suddivisa in diverse categorie:

documenti costitutivi - Sono base giuridica l'esistenza dell'organizzazione e determinarne le caratteristiche giuridiche fondamentali;
documenti amministrativi– hanno carattere imperativo o informativo, redatti di regola per conto dell'alta direzione;
documenti del personale– incidere su tutti i possibili rapporti che possono sorgere tra un dipendente e un datore di lavoro;
rendiconti finanziari– include documenti primari, che riflette l'acquisto e la vendita di beni e servizi da parte dell'organizzazione;
documentazione specializzata– interno regolamenti regolamentare gli aspetti principali delle attività dell’organizzazione e garantire la coerenza nel lavoro delle sue divisioni strutturali.

In un senso più ampio, tutti i documenti di cui dispone un'organizzazione possono essere suddivisi in due gruppi: documentazione per la quale sono state completate le pratiche burocratiche e documenti ancora coinvolti in qualsiasi processo aziendale in corso. Uno dei compiti principali del dipendente responsabile della manutenzione dell'archivio è la distribuzione competente dei documenti disponibili per i casi rilevanti e la loro tempestiva integrazione con la documentazione appena redatta.

Predisposizione ai requisiti di trasferimento e stoccaggio

Per massimizzare la strutturazione dei documenti a disposizione di una persona giuridica, viene utilizzata una speciale nomenclatura consolidata, che riflette i nomi di tutti i casi con l'indicazione dei loro periodi di conservazione. I documenti nei file sono generalmente raggruppati per tipo e distribuiti in cartelle separate.

Clausola 3.4. Regole di base per il lavoro degli archivi delle organizzazioni, approvate nel 2002 e di carattere raccomandativo, la forma della nomenclatura dei fascicoli viene proposta sotto forma di una tabella che comprende i seguenti campi:

indice dei casi, che consiste in un codice digitale di un'unità strutturale e un numero di serie della cassa;
titolo del caso, inserito sotto forma di una designazione breve e precisa dell'essenza del processo ad esso correlato senza l'uso di strutture complesse e parole introduttive;
campo numero di unità di stoccaggio riflette il numero di volumi o parti del fascicolo ed è completato alla fine dell'anno;
l'ultima colonna contiene note relative alle operazioni effettuate sulle cause - stabilimento, spostamento, ecc.

Le pratiche organizzate secondo la nomenclatura consolidata vengono archiviate per un periodo dipendente dalla tipologia di documentazione che le compone. Pertanto, i documenti costitutivi vengono conservati per tutto il periodo di esistenza della persona giuridica e, in caso di liquidazione, sono soggetti a trasferimento all'archivio statale o comunale.

Parte del bilancio è inoltre soggetta a conservazione a tempo indeterminato, mentre per documentazione primaria tempo limitato 5 anni. È previsto il periodo di archiviazione più lungo documenti del personale– ad esempio, dichiarazioni di valore salari deve essere mantenuto 75 anni, è prevista la stessa scadenza contratti di lavoro e carte personali dei dipendenti.

Norme e responsabilità

A livello federale principi generali Le organizzazioni archivistiche sono regolate dalla legge n. 125-FZ del 22 ottobre 2004, alcune delle quali sono obbligatorie per tutte le imprese che hanno un flusso costante di documenti.

Oltretutto norme legali In termini di conservazione degli archivi, la legge prevede anche la responsabilità dei funzionari e delle organizzazioni per le violazioni commesse in questo ambito. La multa in questo caso non supera 500 rubli, tuttavia, l'assenza totale o parziale della documentazione obbligatoria di conservazione può comportare una sanzione ben più grave - fino a 300.000 rubli.

Alcune disposizioni sull'archiviazione dei documenti contabili sono delineate nell'ordinanza del Ministero delle Finanze dell'URSS, approvata nel 1983 e ancora attuale. Un elenco esaustivo dei documenti redatti nel corso dell'esistenza dell'organizzazione, insieme ai relativi periodi di conservazione, è presentato nell'Ordine del Ministero della Cultura russo del 25 agosto 2010 n. 558. Il complesso delle Norme per il funzionamento degli archivi degli enti già citato contiene un elenco dettagliato di raccomandazioni relative a tutti gli aspetti di tali attività.

Accesso ai documenti e scadenze per la loro fornitura

I casi formati vengono generalmente spostati nell'archivio entro e non oltre 3 anni dalla data di completamento dei processi aziendali in essi riflessi. La procedura per l'archiviazione e l'emissione dei documenti è stabilita in conformità con i regolamenti interni approvati sulla base dei requisiti e delle raccomandazioni normative.

Per uso interno, la durata del lavoro con i documenti d'archivio è limitata 30 giorni, ma su richiesta del dipendente responsabile, fatta salva la sicurezza dei casi, il tempo designato può essere prorogato di un altro mese.

Istruzioni dettagliate per l'archiviazione e la manutenzione di un archivio

La procedura per la registrazione e il trasferimento dei casi per l'archiviazione può essere suddivisa in diverse fasi principali:

Va notato che i documenti che hanno un periodo di conservazione sono generalmente soggetti ad archiviazione. almeno 10 anni. Il resto della documentazione potrà essere archiviata direttamente nei reparti e trasferita per la distruzione non appena scaduta. statutario termine.

Allestimento del deposito archivistico e valutazione dell'idoneità dei locali

La procedura per organizzare le aree di stoccaggio della documentazione è descritta in dettaglio nelle Regole di base. Il principio principale quando si equipaggia un archivio all'interno di un'organizzazione è utilizzo di un edificio o di locali separati per le sue esigenze.

Allo stesso tempo, non è consentito il funzionamento di strutture che si trovano in condizioni estremamente fatiscenti, nonché umide e non riscaldate. La restrizione si applica anche ai locali ubicati negli stessi edifici in cui sono presenti servizi di ristorazione e forniture alimentari, nonché situati in prossimità di magazzini di sostanze infiammabili o aggressive.

La sistemazione interna del luogo di conservazione archivistica deve essere effettuata in modo tale da garantire la massima sicurezza della documentazione in esso contenuta. Ciò richiede conformità elenco delle condizioni:

Il locale archivio deve essere protetto da allagamenti, rispondere alle norme di sicurezza antincendio e disporre di un efficiente sistema di ventilazione;
tutti i cavi e le prese elettriche devono essere quanto più isolati possibile;
le finiture dei locali dovranno essere realizzate con materiali non infiammabili e non aggressivi;
Non è consentita la posa di condotte idriche e fognarie attraverso l'impianto di stoccaggio.

La decisione finale sull'idoneità dei locali per le esigenze dell'archivio viene presa da una serie di servizi specializzati in base alla competenza. Questo tiene conto sicurezza antincendio premesse, suo condizione sanitaria, ecc. Sulla base dei risultati di ciascun esame, a atto, riflettendo i risultati della sua attuazione.

Funzionalità di utilizzo dei documenti e organizzazione del lavoro

La base per il lavoro dell'archivio è un regolamento o un'istruzione approvata dalla direzione sulla conservazione dell'archivio dell'organizzazione. Sulla base di tale documento, un dipendente viene nominato archivista ed è responsabile della sicurezza e della completezza dei documenti a lui affidati.

Un archivio in un'organizzazione può esistere come unità strutturale indipendente o come parte di un servizio amministrativo. Indipendentemente dalla sua affiliazione formale, lo scopo principale del suo funzionamento è la formazione, la registrazione e la garanzia dell’integrità dei dati di archivio dell’organizzazione.

Si ottiene attraverso l'attività sistematica dell'archivista nel mantenimento della nomenclatura dei fascicoli, nella ricezione dei volumi correttamente eseguiti, nella loro sistematizzazione, ecc. Inoltre, le responsabilità del personale dell'archivio comprendono la fornitura tempestiva e completa dei documenti richiesti, nonché la partecipazione al processo di distruzione della documentazione scaduta.

Procedura di controllo

Oltre ai regolamenti interni, è regolamentato il lavoro dell'archivio atti legislativi, comprese le misure per controllare la gestione dei documenti di archivio nell'organizzazione.

Pertanto, secondo la legge n. 125-FZ, il controllo del rispetto della procedura di archiviazione dei documenti viene effettuato da organismi speciali a livello federale e a livello delle entità costituenti della Federazione Russa. In pratica, questa funzione viene solitamente eseguita Ispettorato fiscale E Fondo pensione come principali utenti esterni della documentazione dell'organizzazione. La stessa legge prevede la responsabilità, anche penale, per le violazioni della normativa archivistica.

Di seguito viene presentata una panoramica del programma di automazione dei processi d'ufficio dell'organizzazione.

Progettazione di media elettronici

Nel mondo delle alte tecnologie pervasive, il “classico” supporto dell’informazione – la carta e i suoi derivati – sta lentamente ma inesorabilmente cedendo il passo ai media elettronici. A questo proposito, prima o poi l'impiegato dell'archivio avrà una domanda: Come accettare tali documenti per l'archiviazione? La risposta è semplice: nella stessa forma in cui sono stati originariamente progettati.

Se, ad esempio, le fatture di un fornitore estero arrivano sotto forma di documento elettronico certificato firma digitale, quindi dovrebbero essere salvati nella memoria del computer: non è necessario stampare o certificare ulteriormente nulla. Tale documentazione è inclusa nella nomenclatura dei fascicoli in modo generale, tenendo conto del periodo di conservazione stabilito.

La gestione dei documenti archivistici nell'organizzazione - processo complesso e in più fasi, richiedendo ai suoi partecipanti di pianificare attentamente e rispettare numerosi requisiti e raccomandazioni. Tuttavia, un sistema di archiviazione dei documenti ben costruito non solo indica il lavoro ben coordinato e produttivo dei dipartimenti, ma dimostra anche il potenziale dell’organizzazione come unità aziendale efficace.

Le istruzioni dettagliate per il trasferimento dei documenti nell'archivio sono presentate nel video.

Nuovo documento normativo: Norme per organizzare la conservazione, l'acquisizione, la registrazione e l'utilizzo dei documenti negli archivi delle organizzazioni. Gli archivi dell'ente: compiti, funzioni, requisiti Documenti normativi in ​​materia archivistica

Quali erano le vostre linee guida prima che uscissero le nuove Regole?

"Che commenti ci saranno?"

Scopo delle nuove regole

Struttura e contenuto delle nuove Regole

Sezione I. Disposizioni generali

Sezione II. Organizzazione dell'archiviazione dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio nell'organizzazione

Sezione III. Contabilità dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio dell'organizzazione

Sezione IV. Completamento dell'archivio con documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e altri documenti d'archivio

Sezione V. Organizzazione dell'uso dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio dell'organizzazione

R Sezione IV. Trasferimento dei documenti dell'organizzazione per l'archiviazione nell'archivio statale (comunale).

Sezione VII. Trasferimento di documenti durante la riorganizzazione o la liquidazione di un'organizzazione, cambio del capo dell'archivio dell'organizzazione

Riprendere

Preparazione dei documenti per il trasferimento in archivio

Preparazione dei file per l'archiviazione

Compilazione del campione e modulo del foglio di certificazione

Esempio di copertina per la cartella "Case".

Preparazione dei documenti per la conservazione in archivio

Regole per la conservazione dei documenti d'archivio

Opinione dissenziente

Predisposizione ai requisiti di trasferimento e stoccaggio

Norme e responsabilità

Accesso ai documenti e scadenze per la loro fornitura

Istruzioni dettagliate per l'archiviazione e la manutenzione di un archivio

Allestimento del deposito archivistico e valutazione dell'idoneità dei locali

Funzionalità di utilizzo dei documenti e organizzazione del lavoro

Procedura di controllo

Progettazione di media elettronici

Nuovo documento normativo: Norme per organizzare la conservazione, l'acquisizione, la registrazione e l'utilizzo dei documenti negli archivi delle organizzazioni. Gli archivi dell'ente: compiti, funzioni, requisiti Documenti normativi in materia archivistica