რა დოკუმენტებია საჭირო პერსონალში. საჭიროა პერსონალის საბუთები

ყოველთვიური კომპენსაციის გადახდა ცალკე კატეგორიებიმოქალაქეები 50 რუბლის ოდენობით მიიღება რუსეთის ფედერაციის პრეზიდენტის 1994 წლის 30 მაისის No1110 ბრძანებულების საფუძველზე. 2019 წელს ამ კომპენსაციის ოდენობა კვლავ 50 რუბლია თვეში (თუმცა 1994 წლის ბოლომდე წელს მთავრობა ჯერ კიდევ გეგმავს ამ შეღავათის გადახედვას თანამედროვე რეალობის გათვალისწინებით).

ყურადღება!

2020 წლის 1 იანვრიდან 3 წლის ბავშვის დეკრეტულ შვებულებაში მყოფი დედებისა და სხვა ნათესავების კომპენსაცია 50 რუბლის ოდენობით. არ დაინიშნება!შესაბამისი ყოველთვიური ანაზღაურება გაუქმდა პრეზიდენტის 2019 წლის 25 ნოემბრის No570 ბრძანებულებით. მისი მიღების უფლება რჩება მშობლის შვებულებაში მყოფი მოქალაქეებისთვის დადგენილი გადახდის ვადების დასრულებამდე 3 წლამდე, თუ ბავშვი დაიბადა იანვრამდე. 1, 2020 წელი. -

2019 წელს რუსეთის მოქალაქეებს სამ წლამდე ასაკის ბავშვების მშობლის შვებულებაში ეძლევათ ყოველთვიური შეღავათი საშუალო შემოსავლის 40%-ის ოდენობით, მაგრამ მხოლოდ პირველი წელიწადნახევრის განმავლობაში. გარდა ამისა, თითქმის ორი ათწლეულის განმავლობაში, ბავშვების ოჯახებს მხოლოდ „მხიარული“ ზრუნვა აქვთ 3 წლამდე ასაკის ბავშვებისთვის. ყოველთვიური ანაზღაურება დამსაქმებლისგან 50 რუბლის ოდენობით, რომელიც არანაირად არ შეესაბამება მიმდინარე ფასების დონეს, რომელიც შეადგენს დიდი პრობლემამშობლებისთვის, საბავშვო ბაღების ჯგუფების მწვავე დეფიციტის გათვალისწინებით (და გაგზავნეთ ბავშვი საბავშვო ბაღიუმეტეს რეგიონებში ეს შესაძლებელია მხოლოდ 3 წლის შემდეგ).

→
→
→

ასე "კეთილშობილური" ნაღდი ფულიუფლება აქვთ დედებს ან სხვა ნათესავებს უვლიან ბავშვს, 3 წლამდე ასაკის ბავშვის მშობლის შვებულებაში ყოფნის პირობით:

• საწარმოებთან და ორგანიზაციებთან დასაქმების პირობებით შრომით ურთიერთობაში მყოფნი, განურჩევლად მათი ორგანიზაციული და სამართლებრივი ფორმებისა;
• სამხედრო მოსამსახურე ქალები.

ყურადღება

კანონპროექტის განხილვა მორიგი გადავადების შემდეგ იყო დაგეგმილი 2014 წლის შუა რიცხვებში, მაგრამ კვლავ გადაიდო - ახლა განუსაზღვრელი ვადით.

სოციალური დაზღვევის ფონდსა და ფედერალურ ბიუჯეტზე ფინანსური ტვირთის ეტაპობრივი გაზრდის მიზნით, შემოთავაზებული იქნა კანონპროექტის დებულებების ეტაპობრივი შემოღება ტერიტორიაზე. რუსეთის ფედერაცია:

• პირველი ეტაპი(21 ფედერალური სუბიექტი 2012 წლიდან) - ალტაის რესპუბლიკაში, ბურიატის რესპუბლიკაში, ტივას რესპუბლიკაში, კამჩატკის მხარეში, კრასნოიარსკის მხარეში, არხანგელსკის რეგიონში, ასტრახანის რეგიონში, ვოლგოგრადის რეგიონი, ებრაელი ავტონომიური რეგიონიირკუტსკის ოლქი, კალინინგრადის ოლქი, კურგანის რეგიონიმოსკოვის ოლქი, ომსკის ოლქი, სახალინის ოლქი, ტომსკის ოლქი, ულიანოვსკის ოლქი, იაროსლავის ოლქი, ნენეც ავტონომიური ოკრუგი, ხანტი-მანსისკის ავტონომიური ოკრუგი - იუგრა, იამალო-ნენეცის ავტონომიური ოკრუგი;
• მეორე ეტაპი(24 ფედერალური სუბიექტი 2013 წლიდან) - ადიღეის რესპუბლიკაში, ყალმუხის რესპუბლიკაში, ყარაჩაი-ჩერქეზეთის რესპუბლიკაში, კარელიის რესპუბლიკაში, მარი ელის რესპუბლიკაში, სახას რესპუბლიკაში (იაკუტია), უდმურტიის რესპუბლიკაში, ალთაის ტერიტორია, ტრანს-ბაიკალის ტერიტორია, კრასნოდარის ოლქიპრიმორსკის ტერიტორია, სტავროპოლის ტერიტორია, ვორონეჟის რეგიონი, ივანოვოს რეგიონი, კემეროვოს რეგიონიკოსტრომას რეგიონი, კურსკის რეგიონი, ნიჟნი ნოვგოროდის რეგიონინოვოსიბირსკის ოლქი, ფსკოვის ოლქი, სამარას ოლქი, სვერდლოვსკის რეგიონისმოლენსკის ოლქი, ტვერის ოლქი;
• მესამე ეტაპი(2014 წლიდან 38 ფედერალური სუბიექტი) - ბაშკორტოსტანის რესპუბლიკაში, დაღესტნის რესპუბლიკაში, ინგუშეთის რესპუბლიკაში, ყაბარდო-ბალყარეთის რესპუბლიკაში, კომის რესპუბლიკაში, მორდოვიის რესპუბლიკაში, ჩრდილოეთ ოსეთის რესპუბლიკაში - ალანია, რესპუბლიკა. თათარსტანი (თათარსტანი), ჩეჩნეთის რესპუბლიკა, ჩუვაშეთის რესპუბლიკა - ჩუვაშია, პერმის რეგიონი, ხაბაროვსკის ტერიტორია, ამურის ოლქი, ბელგოროდის ოლქი, ბრიანსკის ოლქი, ვლადიმირის რეგიონი, ვოლოგდას რეგიონი, კალუგის რეგიონი, კიროვის რეგიონილენინგრადის ოლქი, ლიპეცკის ოლქი, მაგადანის ოლქი, მურმანსკის რეგიონინოვგოროდის რეგიონი, ორენბურგის რეგიონი, ორიოლის რეგიონი, პენზას რეგიონი, როსტოვის ოლქი, რიაზანის რეგიონი, სარატოვის რეგიონი, ტამბოვის რეგიონი, ტულას რეგიონი, ტიუმენის რეგიონი, ჩელიაბინსკის ოლქი, მოსკოვი, პეტერბურგი - ქალაქები ფედერალური მნიშვნელობა, ჩუკოტკას ავტონომიური ოკრუგი.

რუსეთის ფედერაციის მთავრობის მიერ წარმოდგენილი კანონპროექტის დასკვნაში მითითებულია, რომ მისი ფინანსური და ეკონომიკური დასაბუთება არ შეიცავსშემოთავაზებული გადაწყვეტილებების განხორციელების ფინანსური შედეგების სრული შეფასება. გარდა ამისა, კანონპროექტი არ არის გათვალისწინებულიგაზრდილი ხარჯები ფედერალური ბიუჯეტიგადახდისთვის ყოველთვიური შემწეობაბავშვის მოვლისთვის იმ პირებზე, რომლებიც არ ექვემდებარება სავალდებულო სოციალური დაზღვევადროებითი ინვალიდობის შემთხვევაში და სამშობიაროსთან დაკავშირებით, ასევე გავლილი პირებისთვის სამხედრო სამსახურიდა სამსახური ფედერალურ სამინისტროებში (შინაგან საქმეთა სამინისტრო, სახანძრო სამსახური, საბაჟო ორგანოები და ა.შ.). ამასთან დაკავშირებით, რუსეთის ფედერაციის მთავრობამ ინიციატივა გამოაცხადა არ იყო მხარდაჭერილი.

საშუალებებზე დაფუძნებული ბავშვის მოვლის შემწეობა 3 წლამდე ასაკის ბავშვებისთვის

2015 წლის 27 მარტს პრემიერ-მინისტრმა დიმიტრი მედვედევმა იაროსლავში სამუშაო ვიზიტის დროს მონაწილეობა მიიღო სოციალურ მუშაკთა რუსულ ფორუმში, სადაც ეს საკითხი კიდევ ერთხელ დაისვა. ზომის გაზრდის შესახებშეღავათები (კომპენსაცია) 3 წლამდე ბავშვის მოვლისთვის.

პრემიერმა შექმნილ ვითარებასთან დაკავშირებით თავისი პოზიცია შემდეგი სიტყვებით აღნიშნა: „ეს ყველაფერი თხელ ფენად არ უნდა გავავრცელოთ ყველა კატეგორიის ადამიანებზე. რა არის 50 მანეთი? არაფერი. ერთი დოლარი. ვის სჭირდება ეს სარგებელი? არავინ“.

ამის გათვალისწინებით, შემოთავაზებული იყო მიმართულება ყოველთვიური გადასახადის ოდენობის შესაძლო გაზრდის გათვალისწინებით ინტეგრირებული მიზნობრივი მიდგომა. ამისთვის შემოთავაზებული იყო:

• ივარჯიშე "საჭიროების" კრიტერიუმებიოჯახები, რომლებსაც აქვთ ბავშვები დამატებითი მატერიალური მხარდაჭერით (პრემიერ მედვედევის თქმით, ყველა დედას არ სჭირდება შეღავათები 3 წლამდე და უკვე, როდესაც ბავშვი 1,5 წელს მიაღწევს, ბევრ მათგანს აქვს შესაძლებლობა განაახლოს მუშაობა სამუშაო ადგილზე);
• მონიშნეთ შემუშავებული კრიტერიუმების გათვალისწინებით გაჭირვებული ადამიანების კატეგორიებივ ყოველთვიური გადახდა 3 წლამდე ასაკის ბავშვისთვის (მაგალითად, მარტოხელა დედა რეგიონში, სადაც საბავშვო ბაღებში საბავშვო ბაღების ჯგუფების დეფიციტია ან დაბალშემოსავლიანი ოჯახი ბავშვებთან ერთად);
• იდენტიფიცირებული ოჯახების დაფინანსების მექანიზმის შემუშავება "სულ განსხვავებული დასაწყისი", მათ შორის დამსაქმებლების შესაძლებლობების ჩართვა.

გარდა ამისა, დიმიტრი მედვედევმა აღნიშნა, რომ ამ კონტექსტში მიზანშეწონილია გადახედოს მოქმედი ნორმებს. შრომის კანონმდებლობაწაახალისოს დედა, წავიდეს სამსახურში, როდესაც ბავშვი მიაღწევს წელიწადნახევარს და შეუქმნას ხელსაყრელი სამუშაო პირობები ფულის შოვნისა და ოჯახისა და ბავშვის რჩენის შესაძლებლობის უზრუნველსაყოფად, კერძოდ:

• 3 წლამდე ასაკის შვილების მქონე მშობლებს უფლების მინიჭება ნახევარ განაკვეთზე;
• ასეთი ოჯახების უფლების საკანონმდებლო რეგულირება მოქნილი სამუშაო გრაფიკი.

ამასთან, პრემიერ-მინისტრმა ქვეყანაში სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულებების ინტენსიური მშენებლობა დააანონსა ბაგა-ბაღების ჯგუფები , ახალი საბავშვო ბაღების „აჩქარებული ტემპით“ მშენებლობის არსებული პროგრამის ფარგლებში, რაც აქ არც საბჭოთა პერიოდში და არც პოსტსაბჭოთა პერიოდში არ დაფიქსირებულა.

ყურადღება

2015 წლის ივნისში შრომისა და სოციალური დაცვის მინისტრმა მაქსიმ ტოპილინისამთავრობო ექსპერტთა ჯგუფის მუშაობის შედეგებზე დაყრდნობით განაცხადა, რომ დაბალშემოსავლიანი ოჯახებისთვის მიზნობრივი პრინციპების საფუძველზე ყოველთვიური 1,5-დან 3 წლამდე სრული შეღავათის დაწესება საჭირო იქნება ყოველწლიურად. მინიმუმ 50 მილიარდი რუბლიფედერალური ბიუჯეტი, რომელიც შეიძლება რთული იყოს კრიზისის დროს.

რეგისტრაციის პროცედურა

ნებისმიერი დედისთვის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი რამ არის სხვადასხვა შეღავათებისა და სახელმწიფო სუბსიდიების რეგისტრაცია ორსულობის, მშობიარობის, ბავშვის მოვლისა და აღზრდისთვის. მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ ორსულობის დროს აუცილებელია ამაზე ზრუნვა: ბავშვის დაბადების შემდეგ, ახალგაზრდა დედას არ ექნება დრო, შეაგროვოს სხვადასხვა დოკუმენტები სოციალური შეღავათების დასამუშავებლად.
უნდა გვახსოვდეს, რომ ნებისმიერი ბავშვის შემწეობამიღება შესაძლებელია მხოლოდ დოკუმენტების სრული პაკეტის შეგროვებით, რასაც დიდი დრო სჭირდება. კომპენსაცია 3 წლამდე ეკისრება დედებს, მაგრამ ასევე შეიძლება გადაეცეს სხვა ნათესავებსაც, რომლებიც რეალურად ზრუნავენ ბავშვზე.
ბავშვის შემწეობის მისაღებად ( კომპენსაციის გადახდა) სამ წლამდე უნდა დაგეგმოთ და გაიაროთ რამდენიმე ეტაპი.

1. პირველი ეტაპი. დოკუმენტების შეგროვება
   დამსაქმებელი ანაზღაურებს დეკრეტულ შვებულებაში მყოფ მშობლებს (დედას ან მამას), რომლებსაც ჰყავთ 3 წლამდე ასაკის შვილი, ასევე სხვა ნათესავებსა თუ მეურვეებს. ამიტომ, თქვენ უნდა დაწეროთ სტანდარტული განცხადება თქვენი საწარმოს ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში მშობლის შვებულების მიწოდებისთვის, სანამ ბავშვი არ მიაღწევს სამი წლის ასაკს და ყოველთვიური ანაზღაურების გადახდას 50 რუბლის ოდენობით.
2. მეორე ეტაპი. საბუთების წარდგენა
   თქვენ უნდა მიიტანოთ დოკუმენტები სამუშაო ადგილზე ან სოციალურ დაცვაში და დარწმუნდით, რომ დოკუმენტების პაკეტი მთლიანად შეგროვებულია.
3. მესამე ეტაპი. ელოდება გადახდას
   განცხადების წარდგენიდან ათი დღის ვადაში განიხილება, რის შემდეგაც დადებითი გადაწყვეტილების მიღების შემთხვევაში კომპენსაცია გამოითვლება მიღების დღეს. ხელფასები.

RedRocketMedia

ბრაიანსკი, ულიანოვას ქუჩა, კორპუსი 4, ოფისი 414

დოკუმენტების იურიდიული ძალის მიცემა
* ინსტრუქციები პერსონალის ჩანაწერების მართვისთვის
* პერსონალის მომსახურების ფაილების მომზადება ორგანიზაციის არქივში გადასატანად, შენახვის ვადები
* დამსაქმებლის პასუხისმგებლობა პერსონალის ჩანაწერების შენახვის მოთხოვნების დარღვევისთვის

საკადრო დოკუმენტაციის მთავარი მიზანი შრომითი ურთიერთობების მეტი გამჭვირვალობის მიცემაა. პერსონალის დოკუმენტაციის მთელი სისტემა ადგენს გარკვეულ წესებს, რომლითაც თანამშრომლებს გარანტირებული აქვთ სტაბილურობა და ადმინისტრაციისთვის უფრო ადვილია პერსონალის მართვა. უფლება-მოვალეობების სპექტრის ყველაზე ზუსტი რეგულირება პერსონალის დოკუმენტების გამოყენებით აკმაყოფილებს შრომითი ურთიერთობის ორივე მხარის ინტერესებს.
ადგილობრივი რეგულაციების შემადგენლობა, რომლებიც სავალდებულოა თითოეული დამსაქმებლისთვის, რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის ნორმების ინტერპრეტაციის შესაბამისად, მოიცავს:
· საშტატო მაგიდა (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 57-ე მუხლი);
· შრომის შიდა რეგულაციები (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 56, 189, 190 მუხლები);
· დოკუმენტები, რომლებიც ადგენენ დასაქმებულთა პერსონალური მონაცემების დამუშავების პროცედურას, მათ უფლებებსა და მოვალეობებს ამ სფეროში (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 86, 87, 88 მუხლები);
· ცვლაში მუშაობისას დასაქმებულთა თითოეულმა ჯგუფმა უნდა იმუშაოს დადგენილ სამუშაო საათებში ცვლის განრიგის შესაბამისად (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 103-ე მუხლი);
· შვებულების განრიგი (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 123-ე მუხლი);
· შრომის დაცვის წესები და ინსტრუქციები. დამსაქმებელი ვალდებულია უზრუნველყოს უსაფრთხო პირობებიდა შრომის დაცვა, შრომის დაცვის წესები და ინსტრუქციები უნდა იყოს შედგენილი და ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ მიექცეს მუშაკებს (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 212-ე მუხლი).
ესენი პერსონალის დოკუმენტებიმათ შორისაა, რომლებსაც პირველ რიგში ამოწმებენ შრომის ფედერალური ინსპექციის ინსპექტორები.
ცვლის განრიგი ხელოვნება. 103 რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი სავალდებულოა, თუ არსებობს ცვლაში მუშაობა

პერსონალის დოკუმენტაცია

იგი იქმნება ადამიანური რესურსების განყოფილების მიერ, რომელიც ასრულებს პერსონალთან მუშაობის დოკუმენტაციის საკითხს. საკადრო დოკუმენტაცია ყოველთვის „მიბმულია“ კონკრეტულ თანამშრომელზე და ასახავს მისი პოზიციის (პროფესიის) სპეციფიკას, დასაქმების პირობებს, მუშაობის შედეგებს და ა.შ.
ამ ტიპის დოკუმენტაცია მოიცავს:
ადმინისტრაციული დოკუმენტები, დამადასტურებელი დოკუმენტები შრომითი საქმიანობათანამშრომელი;
ინფორმაცია და ანგარიშსწორების დოკუმენტები;
ოფიციალური შიდა მიმოწერა;
ბუღალტრული აღრიცხვისა და საბუთების აღრიცხვის ჟურნალები (წიგნები).
თითოეულ ამ ჯგუფში შემავალ დოკუმენტებს აქვთ საკუთარი მახასიათებლები. ისინი განკუთვნილია სხვადასხვა მიზნებისთვის და შემუშავებულია, დამტკიცებულია და ხორციელდება სხვადასხვა გზით.

ადმინისტრაციული დოკუმენტები

სამუშაო საქმიანობის დამადასტურებელი დოკუმენტები

ინფორმაცია და ანგარიშსწორების დოკუმენტები

შიდა ოფიციალური მიმოწერა

ბუღალტრული აღრიცხვის ჟურნალი (წიგნები).

შეკვეთები პერსონალისთვის:

აყვანის შესახებ
- სამსახურიდან გათავისუფლების შესახებ
- თარგმანის შესახებ
- მიმართულების შესახებ
მივლინება
- შვებულების მიცემის შესახებ
- წახალისების შესახებ
-დისციპლინური სახდელის დაკისრების შესახებ

შეკვეთები ძირითად საქმიანობაზე

სამუშაო ჩანაწერები
- შრომითი ხელშეკრულებები და მათში ცვლილებები
- პერსონალის ბრძანებების ასლები

თანამშრომლების პირადი ბარათები
- თანამშრომლების პირადი საქმეები
- დროის ფურცელი

თანამშრომლის განცხადება
- შენიშვნები
- განმარტებითი
- პრეზენტაციები

შრომითი ხელშეკრულებების რეგისტრაცია
- თანამშრომლების მიღების, გადაყვანის და გათავისუფლების ბრძანებების რეგისტრაცია
- შვებულების შეკვეთების რეგისტრაცია
- თანამშრომლების მივლინების შეკვეთების რეგისტრაცია
- სამგზავრო მოწმობების რეგისტრაცია
- სამსახურებრივი ამოცანების რეგისტრაცია
- ადგილობრივი რეგულაციების რეგისტრაცია
- სამუშაო წიგნების მოძრაობის ჩაწერის წიგნი და მათთვის ჩანართები
- წახალისებისა და დისციპლინური სახდელის დაკისრების შესახებ ბრძანებების რეგისტრაცია
- პერსონალისთვის სერთიფიკატების გაცემა
- ავადმყოფობის შვებულების აღრიცხვა

ადმინისტრაციული დოკუმენტები

ამ ტიპის შიდა დოკუმენტები მოიცავს მენეჯერის ბრძანებებს და დირექტივებს. მათი დახმარებით ორგანიზაციის ხელმძღვანელი ახორციელებს ამ ორგანიზაციის წესდებით გათვალისწინებულ ორგანიზაციის მართვის უფლებამოსილებებს.
კომპანიის პირველი ოფიცრის ბრძანებები იყოფა ორ დამოუკიდებელ ჯგუფად.
პირველი ჯგუფი - ბრძანებები ორგანიზაციის ძირითადი საქმიანობის შესახებ (წარმოების საკითხებზე, ორგანიზაციის საშტატო ცხრილის დამტკიცების შესახებ, ინსტრუქციები პერსონალის ჩანაწერების მართვის შესახებ, სერტიფიცირების პროცედურები).
მეორე არის ბრძანებები პერსონალისთვის (დასაქმების, სამსახურიდან გათავისუფლების, სხვა სამუშაოზე გადაყვანის, შვებულების მინიჭების, წახალისების და დისციპლინური სანქციები).
პირველ ჯგუფში შემავალი დოკუმენტები მოიცავს მთლიანად ორგანიზაციის საქმიანობას, ისინი მხოლოდ ირიბად ეხება პერსონალის განყოფილების მუშაობას.
მეორე ჯგუფი მოიცავს დოკუმენტებს, რომლებიც პირდაპირ კავშირშია თანამშრომლების სამუშაო საქმიანობასთან.
ამ დოკუმენტებიდან ბევრი ინახება სტანდარტული ფორმა, დამტკიცებული რუსეთის სტატისტიკის სახელმწიფო კომიტეტის მიერ.

თანამშრომლის სამუშაო საქმიანობის დამადასტურებელი დოკუმენტები

ასეთი დოკუმენტები მოიცავს:
- სამუშაო წიგნი,
- შრომითი ხელშეკრულება,
- დასაქმების ცნობა,
- ბრძანებების ასლები დაქირავებისა და გათავისუფლების შესახებ.
ამ დოკუმენტების მიზანია რაც შეიძლება ზუსტად ასახოს თანამშრომლის სამუშაო გამოცდილება. ფაქტია, რომ სამსახურის ხანგრძლივობა (საერთო შრომა თუ დაზღვევა) მნიშვნელოვანია როგორც მომავლისთვის საპენსიო უზრუნველყოფათანამშრომელს და დანიშნოს მას დროებითი ინვალიდობის შემწეობა მუშაობის პერიოდში.
სხვა დამსაქმებლების შეკვეთების ასლების საფუძველზე, ჩანაწერები ნახევარ განაკვეთზე მუშაობის შესახებ შეიტანება თანამშრომლის სამუშაო წიგნში, ასევე შედგენილია სამუშაო წიგნის დუბლიკატი.

ინფორმაცია და ანგარიშსწორების დოკუმენტები

საინფორმაციო და ანგარიშსწორების დოკუმენტებს პერსონალის სამსახური ინახავს თანამშრომლების პერსონალური მონაცემების აღრიცხვისა და მათ სამუშაო საქმიანობასთან დაკავშირებული ინფორმაციის დასაცავად.
ეს მოიცავს:
- თანამშრომლის პირადი ბარათი,
- საშტატო განრიგი,
- დროის ფურცელი,
- პირადი საქმეები.
ამ დოკუმენტების უმეტესობის ფორმაც ერთიანია.

შიდა ოფიციალური მიმოწერა

ორგანიზაციაში შიდა მიმოწერა გამოიყენება დოკუმენტაციაყველა პერსონალის გადაწყვეტილება. მაგალითად, დასაქმებულის დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების მიზნით, საჭიროა თანამშრომლისგან ახსნა-განმარტების მიღება.
თუ ვსაუბრობთ თანამშრომლის დაჯილდოებაზე, მისი უშუალო უფროსი ორგანიზაციის ხელმძღვანელს უგზავნის წინადადებას თანამშრომლის დაჯილდოების შესახებ.
შიდა ოფიციალური მიმოწერის საშუალებით, ასევე ხდება აზრთა ოფიციალური გაცვლა ოფიციალური პირებიორგანიზაცია, თანამდებობის პირებსა და ორგანიზაციის ხელმძღვანელობას შორის.

ბუღალტრული აღრიცხვისა და კონტროლის ჟურნალები

ორგანიზაციაში ინახება სარეგისტრაციო ჟურნალები (წიგნები) პერსონალის დოკუმენტაციის (პერსონალის ბრძანებები, სამუშაო წიგნები, პირადი საქმეები, პირადობის მოწმობები) აღრიცხვის მიზნით. დოკუმენტის სწორი ჩაწერა (მინიჭებული კონკრეტული ნომრით და რეგისტრაციის თარიღის ნიშნით) აძლევს მას იურიდიულ ძალას (მტკიცებულების ძალას), რომლის დახმარებით დამსაქმებელს შეუძლია დამაჯერებლად მოიგოს შრომითი დავა დასაქმებულთან.
ადამიანური რესურსების დეპარტამენტი არეგისტრირებს დოკუმენტებს პერსონალის შესახებ და იყენებს შემდეგ სარეგისტრაციო ფორმებს ან მათ ინახავს სხვა უფლებამოსილი პირები:
- შრომითი ხელშეკრულებების რეგისტრაციის ჟურნალი;
- ბრძანებების ჟურნალი თანამშრომლების მიღების, გადაყვანისა და გათავისუფლების შესახებ;
- შვებულების გაცემის შესახებ შეკვეთების ჟურნალი;
- თანამშრომლების მივლინების შეკვეთების ჟურნალი;
- სამოგზაურო მოწმობების რეგისტრაციის ჟურნალი;
- სამუშაო დავალებების ჟურნალი;
- ადგილობრივი დებულებების რეგისტრაციის ჟურნალი;
- სამუშაო წიგნების გადაადგილების აღრიცხვის წიგნი და მათთვის ჩანართები;
- სამუშაო წიგნის ფორმების ჩასაწერი ქვითრებისა და ხარჯების წიგნაკი და მასში ჩასმა;
- წახალისებისა და დისციპლინური სახდელის დაკისრების შესახებ ბრძანებების რეგისტრაციის ჟურნალი;
- პერსონალის სერტიფიკატების გაცემის ჟურნალი;
- ავადმყოფობის შვებულების ჟურნალი;
- სამსახურში ავარიების აღრიცხვის ჟურნალი.

ზოგიერთი ჟურნალისა და წიგნის ფორმას ამტკიცებს ოფიციალური ორგანოები, ხოლო სხვა ფორმებს თავად ორგანიზაცია ამუშავებს.
მაგალითად, სამუშაო წიგნების გადაადგილებისა და მათთვის ჩანართების ჩაწერის წიგნის ფორმა დამტკიცდა რუსეთის შრომის სამინისტროს 2003 წლის 10 ოქტომბრის დადგენილებით. No 69. პირადი საქმეების ჩანაწერი ან გადასასვლელი ჟურნალი სამედიცინო გამოკვლევებიარ აქვს რეკომენდირებული ფორმა, ამიტომ იგი შემუშავებულია თავად ორგანიზაციის მიერ საკუთარი შეხედულებისამებრ.

საჭიროა თუ არა ყველა დოკუმენტი?

ორგანიზაციის ყველა ჩამოთვლილი შიდა დოკუმენტი პირობითად იყოფა სამ ბლოკად:
- სავალდებულო,
- რეკომენდებულია,
- ორგანიზაციის სპეციფიკიდან გამომდინარე.
სავალდებულო საბუთებიუნდა აწარმოოს ყველა ორგანიზაცია გამონაკლისის გარეშე, განურჩევლად მათი ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმის, საქმიანობის სფეროსა და პერსონალის რაოდენობისა. ყველა ეს დოკუმენტი პირდაპირ ან ირიბად არის დასახელებული შრომის კოდექსში. ამრიგად, შრომის შიდა რეგულაციების დაცვის აუცილებლობა გამომდინარეობს ხელოვნებადან. რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 189 და 190, სავალდებულო პერსონალი - ხელოვნებიდან. რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 57, ხოლო პერსონალური მონაცემების დაცვის შესახებ დოკუმენტები მზადდება ჩ. 14 რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი.
რეკომენდებული დოკუმენტებიემსახურება პერსონალთან მუშაობის ოპტიმიზაციას. ისინი შეიძლება იყვნენ ან არ იყვნენ ორგანიზაციაში. გადაწყვეტილებაზეა დამოკიდებული გენერალური დირექტორიან პერსონალის განყოფილების უფროსი.
მაგალითად, სამუშაოს აღწერილობებისპეციალისტები, განყოფილებების რეგულაციები ყველა კომპანიაში არ არის ხელმისაწვდომი.
დოკუმენტები ორგანიზაციის სპეციფიკიდან გამომდინარე, სავალდებულოა მხოლოდ გარკვეული კომპანიებისთვის. ეს უფრო მეტად ეხება სახიფათო სამუშაო პირობების მქონე ორგანიზაციებს. თუ ორგანიზაციას აქვს პროფესიები, რომლებიც კანონით კლასიფიცირებულია, როგორც სახიფათო სამუშაო პირობების მქონე პროფესიები, მაშინ ამ კომპანიისთვის ეს ხდება სავალდებულო განვითარებადამატებითი ინსტრუქციები. მაგალითად, ტრენინგის გავლის შესახებ მუშაობისას საშიში ობიექტებიან პერიოდული სამედიცინო გამოკვლევების გავლა.
კონკრეტულად რა უნდა იყოს შეტანილი ორგანიზაციის პერსონალის დოკუმენტაციაში? საწარმოს საკადრო დოკუმენტაციის ჩამონათვალი:

საჭირო პერსონალის დოკუმენტების სია

დოკუმენტი	ბმული კანონმდებლობასთან	რა შემთხვევებში გაიცემა?
ზოგადი დოკუმენტები
შრომის შინაგანაწესი	ხელოვნება. 189 რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი	აუცილებლად
საშტატო მაგიდა		აუცილებლად
სამუშაო წიგნების გადაადგილების წიგნი და მათში ჩანართები	რუსეთის შრომის სამინისტროს 2003 წლის 10 ოქტომბრის No69 დადგენილება	აუცილებლად
სამუშაოს აღწერილობა თითოეული პოზიციისთვის საშტატო ცხრილის შესაბამისად	ერთიანი ტარიფებისა და კვალიფიკაციის დირექტორია	საჭიროა თუ სამუშაო პასუხისმგებლობებიარ არის რეგულირებული შრომითი ხელშეკრულებებით
რეგულაციები თანამშრომლების პერსონალურ მონაცემებზე	ხელოვნება. 86 რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი	აუცილებლად
დებულებები მუშაკთა ანაზღაურების შესახებ	რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის VI ნაწილი
დასაქმებულთა პრემიებისა და მატერიალური წახალისების რეგულაციები	რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის VI ნაწილი	სავალდებულოა, თუ შრომითი ხელშეკრულებით ხელფასების საკითხები არ არის რეგულირებული
დებულებები შრომის დაცვის შესახებ	რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის X ნაწილი	არ არის საჭირო
შრომის უსაფრთხოების ინსტრუქციები პროფესიის მიხედვით	რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის X ნაწილი	აუცილებლად
ბრიფინგის ჟურნალი (ინსტრუქციების გაცნობა)	რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის X ნაწილი	აუცილებლად
თანამშრომლების ჟურნალი, რომლებიც ასრულებენ სავალდებულოს სამედიცინო გამოკვლევა	ხელოვნება. 69 რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი	თვრამეტი წლამდე ასაკის პირები, აგრეთვე სხვა პირები რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსით და სხვა ფედერალური კანონებით გათვალისწინებულ შემთხვევებში.
შვებულების განრიგი	ხელოვნება. რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 123, რუსეთის ფედერაციის სტატისტიკის სახელმწიფო კომიტეტის დადგენილება No1 01/05/2004 წ.	აუცილებლად
რეგულაციები სავაჭრო საიდუმლოების შესახებ	ფედერალური კანონი 2004 წლის 29 ივლისის No98-FZ „კომერციული საიდუმლოების შესახებ“	სავალდებულოა, თუ სამუშაო ხელშეკრულებაში მითითებულია, რომ დასაქმებულმა უნდა შეინარჩუნოს სავაჭრო საიდუმლო
კოლექტიური ხელშეკრულება	რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის მე-7 თავი	არ არის სავალდებულო, დადებულია მხარეთა შეთანხმებით
ინდივიდუალური საბუთები
შრომითი ხელშეკრულება	ხელოვნება. 16, 56, 67 რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი	აუცილებლად
დასაქმების შეკვეთა	ხელოვნება. რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 68, რუსეთის სახელმწიფო სტატისტიკის კომიტეტის 2004 წლის 5 იანვრის No1 დადგენილება.	აუცილებლად
თანამშრომლის პირადი ბარათი	რუსეთის სახელმწიფო სტატისტიკის კომიტეტის დადგენილება No1 01/05/2004 წ.	აუცილებლად
სამუშაო წიგნი	ხელოვნება. რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 66, რუსეთის ფედერაციის მთავრობის დადგენილება 2003 წლის 16 აპრილი No225 „სამუშაო წიგნების შესახებ“, რუსეთის შრომის სამინისტროს 2003 წლის 10 ოქტომბრის ბრძანებულება No69.	აუცილებლად
შეთანხმებები სრულად ფინანსური ვალდებულება	რუსეთის შრომის სამინისტროს 2003 წლის 31 დეკემბრის No85 დადგენილების No2 და No4 დანართები.	სავალდებულო სრული ფინანსური ვალდებულების დადგენის შემთხვევაში
ბრძანება თანამშრომლისთვის შვებულების მინიჭების შესახებ	რუსეთის სახელმწიფო სტატისტიკის კომიტეტის დადგენილება No1 01/05/2004 წ.	აუცილებლად
თანამშრომლის განცხადება ანაზღაურების გარეშე შვებულების შესახებ	ხელოვნება. 128 რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი	აუცილებლად
დროის ფურცელი და ხელფასის გაანგარიშება	რუსეთის სახელმწიფო სტატისტიკის კომიტეტის დადგენილება No1 01/05/2004 წ.	აუცილებლად
ცვლის განრიგი	ხელოვნება. 103 რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი	სავალდებულოა თუ გაქვთ ცვლაში მუშაობა

საკადრო დოკუმენტაციის აღდგენა

ახალი HR მენეჯერის მოსალოდნელია ახალი სამუშაოსიურპრიზები ბევრია და შესაძლოა ყველა არ იყოს სასიამოვნო. გადამოწმებისთვის, შეიძლება აღმოჩნდეს, რომ ორგანიზაციას არ აქვს ზემოთ ჩამოთვლილი დოკუმენტების ნახევარიც კი, რა თქმა უნდა, თითქმის შეუძლებელია ყველა ამ დოკუმენტის ერთ დღეში შემუშავება, შესრულება და განხორციელება. საჭიროა ხაზი გავუსვაამ სიაში ყველაზე მნიშვნელოვანიდა პრიორიტეტული პოზიციები და დაიწყება მათი დამუშავება.
დაიწყეთ პერსონალის ცხრილისა და შვებულების განრიგის შედგენით. მაშინაც კი, თუ ეს ხდება რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსით განსაზღვრული ვადების დარღვევით.
შემდეგ თქვენ უნდა შეამოწმოთ თანამშრომლებთან შრომითი ხელშეკრულებების არსებობა, დაშვებისა და გადაცემის შეკვეთების არსებობა და სწორად შესრულება, სამუშაო წიგნებში ჩანაწერები.
შეინახეთ შრომითი ხელშეკრულებების ჟურნალი, შეკვეთების ჩანაწერი თქვენს ორგანიზაციაში თანამშრომლების დაქირავების, გადაყვანისა და გათავისუფლების შესახებ.
მოამზადეთ სამუშაო ჩანაწერების წიგნი.
შემდეგ თქვენ უნდა მოათავსოთ თქვენი პირადი ბარათები T-2 ფორმაში.
დოკუმენტი დათარიღებულია მისი გაცემის დროით, მაგრამ დოკუმენტის ტექსტში, მაგალითად T-2 ფორმის ბარათი, მითითებულია მიღების რეალური (განკუთვნილ შემთხვევაში, უფრო ადრე) თარიღი, ე.ი. ზუსტად იმ თარიღს, როდესაც თანამშრომელი მიიღეს ან გადაიყვანეს სხვა თანამდებობაზე. მიღებისა და გადაცემის თარიღების დადგენისას, შეგიძლიათ მიმართოთ ბუღალტერიის დახმარებას და მოითხოვოთ თანამშრომლების პირადი ანგარიშები თარიღების შეჯერებისა და გარკვევის მიზნით.
ძალიან მნიშვნელოვანია, რომ არ დაიწყოთ თქვენი მიმდინარე სამუშაო!
შეავსეთ დოკუმენტები ახლად დაქირავებული, გადაყვანილი ან გათავისუფლებული თანამშრომლებისთვის რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის მკაცრად დადგენილ ვადებში და საოფისე მუშაობის ყველა წესის დაცვით.
შემდეგი ნაბიჯი უნდა იყოს ადგილობრივი რეგულაციების მომზადება, შესრულება და განხორციელება.
გახსოვდეთ, რომ ეს არის სერიოზული, ძალიან საპასუხისმგებლო და შრომატევადი სამუშაო, რადგან ეს დოკუმენტები შეიცავს სტანდარტებს შრომის სამართალი(რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის მე-8 მუხლი).
სამ დღეში მცირე პერსონალითაც კი ხარისხობრივად შემუშავება და სამუშაო აღწერილობების განხორციელება შეუძლებელია.
ორგანიზაციის პერსონალის დოკუმენტაციაში ნივთების მოწესრიგება, იყავით ძალიან ფრთხილად პერსონალის დოკუმენტების განადგურებისას.
განსაკუთრებით პერსონალის ისეთი დოკუმენტების მიმართ, როგორიცაა:
შრომითი ხელშეკრულებები, ბრძანებები დაშვების, გადაცემის, გათავისუფლების შესახებ,
1-2 ფორმის პირადი ბარათები, თანამშრომლების პირადი ანგარიშები,
პერსონალურ ფაილებსა და სარეგისტრაციო ფორმებს შენახვის ვადა 75 წელი აქვს.
გამოუცხადებელი სამუშაო წიგნებიხოლო სამუშაო ჩანაწერების წიგნი და მათი ჩანართები ინახება 50 წლის განმავლობაში.
პერსონალის დოკუმენტების შენახვის ვადები დადგენილია სტანდარტის ნუსხით მართვის დოკუმენტები, ჩამოყალიბდა ორგანიზაციების საქმიანობაში, შენახვის ვადების მითითებით, დამტკიცებული ფედერალური არქივის მიერ 2000 წლის 6 ოქტომბერს (შესწორებულია 2003 წლის 27 ოქტომბერს). სიაში მითითებული ყველა დოკუმენტი უნდა წარედგინოს არქივს.

შრომის კანონმდებლობა მოითხოვს საკმარის მომზადებას დიდი რაოდენობითპერსონალის დოკუმენტები, სრული სიარაც დამოკიდებული იქნება კონკრეტულად თქვენს კომპანიაში ან ინდივიდუალურ მეწარმეში დასაქმებულთა შრომის ორგანიზებაზე, ასევე დარგის საქმიანობაზე. ქვემოთ მოცემულ ცხრილში ჩვენ გთავაზობთ პერსონალის სავალდებულო დოკუმენტების ყველაზე ზოგად ჩამონათვალს, რომლებიც ხელმისაწვდომი უნდა იყოს.

I. დოკუმენტაცია პერსონალის შესახებ
1. ადმინისტრაციული დოკუმენტები
ბრძანება (ინსტრუქცია) თანამშრომელ(ებ)ის დაქირავების შესახებ (ფორმები T-1, T-1a)
ბრძანება (ინსტრუქცია) თანამშრომლის (თანამშრომლების) სხვა სამუშაოზე გადაყვანის შესახებ (ფორმები T-5, T-5a)
შეკვეთა (ინსტრუქცია) შეწყვეტის შესახებ (შეწყვეტა) შრომითი ხელშეკრულებათანამშრომელ(ებ)თან (გათავისუფლება) (ფორმები T-8, T-8a)
ბრძანება (ინსტრუქცია) თანამშრომლ(ების) დაჯილდოების შესახებ (ფორმები T-11, T-11a)
ბრძანება (ინსტრუქცია) დასაქმებულ(ებ)ისთვის შვებულების მინიჭების შესახებ (ფორმები T-6, T-6a)
ბრძანება (ინსტრუქცია) თანამშრომლის (თანამშრომლების) მივლინებაში გაგზავნის შესახებ (ფორმები T-9, T-9a)
2. სამუშაო საქმიანობის დამადასტურებელი დოკუმენტები
სამუშაო ჩანაწერები
შრომითი ხელშეკრულებები და მასთან დაკავშირებული ხელშეკრულებები
3. ინფორმაცია და ანგარიშსწორების დოკუმენტები
თანამშრომლის პირადი ბარათი (ფორმა T-2)
დროის ფურცელი (ფორმა T-13)
საშტატო მაგიდა (ფორმა T-3)
შვებულების განრიგი (ფორმა T-7)
სახელფასო (ფორმა T-51) და სახელფასო (ფორმა T-53) ან სახელფასო (ფორმა T-49)
საანგარიშო ჩანაწერი თანამშრომლისთვის შვებულების მინიჭების შესახებ (ფორმა T-60)
საანგარიშო ჩანაწერი დასაქმებულთან შრომითი ხელშეკრულების შეწყვეტის (შეწყვეტის) დროს (ფორმა T-61)
თანამშრომლებისთვის ხელფასების გადახდის ფურცლები
ცნობები დროებითი შრომისუუნარობის შესახებ
დამსაქმებლის წერილობითი შეტყობინებები თანამშრომლებისთვის შვებულების დაწყების დროის შესახებ
შეტყობინებები თანამშრომლებისთვის (სამუშაო ხელშეკრულების ვადის გასვლის შესახებ, შრომითი ხელშეკრულების შეწყვეტის შესახებ გამოსაცდელი ვადა, ლიკვიდაციის ან პერსონალის შემცირების გამო მოახლოებული გათავისუფლების შესახებ და ა.შ.) და ასეთი შეტყობინებების მიღების დადასტურება
სამოგზაურო დოკუმენტები: მოგზაურობის მოწმობები თანამშრომლებისთვის (ფორმა T-10) მივლინებაში გაგზავნის ოფიციალური დავალება და დასკვნა მისი შესრულების შესახებ (ფორმა T-11)
4. შიდა ოფიციალური მიმოწერა
ეს არის თანამშრომლების პირადი განცხადებები შვებულების მინიჭების შესახებ, შვებულების დროის გადანაწილების შესახებ, სამსახურიდან გათავისუფლების შესახებ, დასაქმების შესახებ, სხვა სახის განაცხადები და სხვა მიმოწერა თანამშრომლებთან, რომლებიც გათვალისწინებულია პერსონალის ჩანაწერების მენეჯმენტში.
II. საშინაო რეგულაციებისამუშაოთი
შრომის შინაგანაწესი
რეგულაციები ანაზღაურების შესახებ
რეგულაციები ბონუსების შესახებ
დებულებები დასაქმებულთა პერსონალური მონაცემების დაცვის შესახებ
თანამშრომლების სამუშაო აღწერილობები
ხელშეკრულებები სრული პასუხისმგებლობის შესახებ
რეგულაციები სავაჭრო საიდუმლოების შესახებ
სავაჭრო საიდუმლოს შემადგენელი ინფორმაციის სია
III. ჟურნალები და ბუღალტრული აღრიცხვის წიგნები და საკადრო დოკუმენტაციის აღრიცხვა
სამუშაო წიგნების აღრიცხვის წიგნი და მათთვის ჩანართები
დროებითი ინვალიდობის მოწმობის წიგნი
ჟურნალები თანამშრომლების შიდა ადგილობრივი რეგულაციების გასაცნობად
შრომითი ხელშეკრულებების რეგისტრაციის წიგნი
პერსონალის ბრძანებების რეგისტრაციის წიგნი
სამოგზაურო მოწმობების რეგისტრაციის წიგნი
მივლინებაში გაგზავნის სამსახურებრივი დავალებების რეგისტრაციის წიგნი და მათი შესრულების ანგარიშები
მარეგულირებელი ორგანოების ინსპექტირების სარეგისტრაციო ჟურნალი

HR დეპარტამენტი გთავაზობთ ყველა საჭირო საკადრო დოკუმენტაციის მომზადებას შრომის კანონმდებლობის მოთხოვნების შესაბამისად. თქვენი ორგანიზაციისთვის ან ინდივიდუალური მეწარმესთვის HR სერვისების ღირებულების გასარკვევად, დაუკავშირდით ჩვენს HR სპეციალისტს, რომელიც მოგიმზადებთ მომგებიან კომერციულ შეთავაზებას!

ჩვენს ორგანიზაციაში არ არის პერსონალის განყოფილება სავალდებულო დოკუმენტები, რომელიც შპს-ს უნდა ჰქონდეს პერსონალის ჩანაწერების შესანარჩუნებლად.

უპასუხე

პასუხი კითხვაზე:

არ არსებობს დოკუმენტების ერთი სია, რომელიც უნდა იყოს HR განყოფილებაში: თითოეულ ორგანიზაციას აქვს საკუთარი. ამასთან, შრომის კოდექსი ასახელებს დოკუმენტებს, რომელთა არსებობა სავალდებულოა პერსონალის განყოფილებაში (მაგალითად, შრომითი ხელშეკრულება, შვებულების განრიგი, ადგილობრივი რეგულაციები).

ფილიალებში ბუღალტერია

კითხვა პრაქტიკიდან: როგორ მოვაწყოთ პერსონალის დოკუმენტების ნაკადი ცალკეული განყოფილებების მქონე ორგანიზაციაში

შენარჩუნება პერსონალის ჩანაწერების მართვაცალკეული სტრუქტურული დანაყოფების მქონე ორგანიზაციებში რეგლამენტი არ არის რეგულირებული. ეს საკითხი ორგანიზაციის ხელმძღვანელის კომპეტენციაშია და ადგილობრივ დონეზე უნდა გადაწყდეს.

ჩვენ შეგვიძლია გამოვყოთ პერსონალის ჩანაწერების მართვის ორგანიზების სამი ფორმა ორგანიზაციებში, რომლებსაც აქვთ ცალკეული განყოფილებები თავიანთ სტრუქტურაში.

ფორმა 1.ცენტრალიზებული საოფისე მუშაობა. ამ შემთხვევაში, პერსონალის დოკუმენტების მთელი დამუშავება კონცენტრირებულია (ცენტრალიზებული). ერთი ცენტრი- მშობელი ორგანიზაციის HR სერვისი.

ფორმა 2.დეცენტრალიზებული საოფისე მუშაობა. ამ ფორმით, პერსონალის ჩანაწერების მართვა ნაწილდება მშობელ ორგანიზაციასა და ცალკეულ სტრუქტურულ გაერთიანებებს შორის, რომლებსაც აქვთ პერსონალის დოკუმენტების ნაკადის ფუნქციების შედარებით იდენტური ნაკრები. ამავდროულად, დედა ორგანიზაციის პერსონალის სამსახურს შეუძლია შეადგინოს პერსონალის დოკუმენტები ორგანიზაციის ყველა თანამშრომლისთვის, მათ შორის ცალკეული განყოფილებების თანამშრომლებისთვის, ხოლო ფილიალში ან წარმომადგენლობაში ინახება და მუშავდება მხოლოდ ამ განყოფილებების თანამშრომლების დოკუმენტები.

ფორმა 3."შერეული" საოფისე სამუშაოები. ეს ფორმა გულისხმობს როგორც პერსონალის დოკუმენტების ცენტრალიზებულ რეგისტრაციას საკადრო პროცედურებში, მაგალითად, დასაქმების რეგისტრაციას, შრომითი ხელშეკრულების შეწყვეტას და დეცენტრალიზებულს, მაგალითად, თანამშრომლებზე დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრებას, პირადი საქმეების შენახვას. დაყოფა ჩვეულებრივ ხდება სხვადასხვა პერსონალის ფუნქციების მიხედვით - ნაწილი ეკუთვნის მშობელ ორგანიზაციას, ნაწილი გადადის ცალკეულ განყოფილებაში.

წარმოდგენილია პერსონალის დოკუმენტების მართვის ცენტრალიზებული და დეცენტრალიზებული ფორმების უპირატესობები და უარყოფითი მხარეები.

ამა თუ იმ ფორმის არჩევანი დამოკიდებულია ერთეულების დაშორებაზე მშობელი ორგანიზაციიდან, განყოფილებებში დასაქმებულთა შემადგენლობასა და რაოდენობაზე, ადგილობრივი წარმოების პროცესის სირთულეზე, დოკუმენტების სწრაფი მიწოდების შესაძლებლობაზე და ა.შ.

პერსონალის დოკუმენტების სახეები

რა ტიპის პერსონალის დოკუმენტები არსებობს?

პრაქტიკაში, დოკუმენტები, რომლებთანაც მუშაობს პერსონალის განყოფილება, შეიძლება დაიყოს სამ ჯგუფად:

• (ბრძანებები ძირითადი საქმიანობისა და პერსონალის შესახებ, ბრძანებები, ინსტრუქციები, გადაწყვეტილებები);

HR სამსახური ახორციელებს საოფისე სამუშაოებს პროექტების მომზადებით, ორგანიზაციული, ადმინისტრაციული და საინფორმაციო და საცნობარო დოკუმენტების კოორდინირებით და გაცემით, მათი აღრიცხვის, აღრიცხვისა და შენახვის გზით. შეგიძლიათ გამოიყენოთ.

საორგანიზაციო და ადმინისტრაციული დოკუმენტებია შიდა დოკუმენტებიორგანიზაციები.

ინფორმაციისთვის, თუ რა პერსონალის დოკუმენტები უნდა მოამზადოს დამსაქმებელმა, სავალდებულო ან სარეკომენდაციო, იხილეთ HR დოკუმენტების განყოფილება.

კითხვა პრაქტიკიდან: რომელი ტერმინი უნდა იყოს გამოყენებული პერსონალის დოკუმენტებში: „თანამშრომელი“ ან „დასაქმებული“

ყოველდღიურ ცხოვრებაში გასაგებად: საუბრებში, სტატიებში, კონსულტაციებში და ა.შ., სწორია სიტყვა „თანამშრომლის“ გამოყენება იმ პირთან მიმართებაში, რომელიც მუშაობს შრომითი ხელშეკრულებით. ამასთან, პერსონალის და სხვა ოფიციალური დოკუმენტების შედგენისას, რომლებიც ეხება შრომით ურთიერთობებს, რეკომენდებულია ტერმინი „დასაქმებულის“ გამოყენება. ეს აიხსნება იმით, რომ სწორედ ეს კონცეფცია ჩნდება რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსში, რაც ნიშნავს, რომ იურიდიული თვალსაზრისით ეს ტერმინი სწორად იქნება გამოყენებული დოკუმენტებში ().

გამონაკლისი არის სამართლებრივი ურთიერთობებიდაკავშირებული საჯარო სამსახური, სადაც უწყებრივი მარეგულირებელი დოკუმენტები, რომლებიც არეგულირებენ ოფიციალურ პროცედურებს, უშუალოდ იყენებენ „დასაქმებულს“ და არა „დასაქმებულს“. მაგალითად, პოლიციის თანამშრომლები . ამ შემთხვევაში უფრო სწორი იქნება პერსონალის დოკუმენტებში "თანამშრომლის" გამოყენება.

დასასრულს, აღსანიშნავია, რომ პერსონალის დოკუმენტებში ტერმინი „თანამშრომლის“ ნაცვლად „დასაქმებულის“ ან პირიქით გამოყენება არ იწვევს რაიმე შედეგს დამსაქმებლისთვის. უარყოფითი შედეგები. ამის საფუძველზე დამსაქმებელი არ შეიძლება დაეკისროს პასუხისმგებლობას შრომის კანონმდებლობის დარღვევისთვის და დოკუმენტების ბათილად ცნობა.

საორგანიზაციო დოკუმენტები

რა საკადრო დოკუმენტები ითვლება ორგანიზაციულად?

TO ორგანიზაციული დოკუმენტებიკერძოდ, მოიცავს:

• რეგულაციები და ინსტრუქციები ( , );
• წესები ().

ადმინისტრაციული დოკუმენტები

რა საკადრო დოკუმენტებია ადმინისტრაციული?

ადმინისტრაციული დოკუმენტები მოიცავს:

• ბრძანებები და ინსტრუქციები, რომლებიც ასახავს პერსონალთან მუშაობის საკითხებს (ბრძანებები დაშვების, გათავისუფლების, გადაყვანის შესახებ და ა.შ.);
• დოკუმენტები პერსონალის შესახებ, რომელიც ასახავს პერსონალის მოძრაობას და აღრიცხვას (,).

საბუთების მომზადება

როგორ მოვამზადოთ ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტები პერსონალისთვის

მუშაობა ორგანიზაციულ და ადმინისტრაციული დოკუმენტებიაშენება სქემის მიხედვით: პროექტის მომზადება, დამტკიცება, დასრულება, დამტკიცება, ხელმოწერა (დამტკიცება) მენეჯერის მიერ, პასუხისმგებელი თანამშრომლებისთვის გადაყვანა შესასრულებლად. ამის შესახებ ნათქვამია სახელმწიფო სათათბიროს მიერ დამტკიცებულ სახელმწიფო საბიუჯეტო საგანმანათლებლო დაწესებულებაში.

კითხვა პრაქტიკიდან: რა სავალდებულო დეტალებს უნდა შეიცავდეს პერსონალის დოკუმენტები?

დოკუმენტის დეტალები - სავალდებულო მონაცემები ან ინფორმაცია, რომელიც უნდა შეიცავდეს ოფიციალური დოკუმენტირომ გქონდეს ნამდვილი იურიდიული ძალა, ემსახურება ტრანზაქციების საფუძველს და შესაფერისია თანამშრომელთა შრომისა და ანაზღაურების აღრიცხვისთვის.

ამავდროულად, მთელი რიგი დოკუმენტებისთვის ეს საკმარისი არ არის სავალდებულო დეტალები. ამ შემთხვევაში ორგანიზაციამ ასევე უნდა გამოიყენოს, როგორიცაა დამტკიცების ბეჭედი, რეგისტრაციის ნომერიდა ა.შ. დაწვრილებით იხ.

კითხვა პრაქტიკიდან: აქვთ თუ არა საჯარო სექტორის ორგანიზაციებს უფლება გამოიყენონ საკადრო დოკუმენტაციის დამოუკიდებლად შემუშავებული ფორმები. მაგალითად, პირადი ბარათები, შეკვეთები და ა.შ.

დაწესებულებას უფლება აქვს დამოუკიდებლად შეიმუშაოს საკადრო დოკუმენტაციის სხვა ფორმები, კერძოდ, პირადი ბარათი, შვებულების გაცემის ბრძანება და ა.შ. ამასთან, ასეთი ფორმები უნდა შეიცავდეს 2011 წლის 6 დეკემბრის №9 კანონის მე-9 მუხლით გათვალისწინებულ დეტალებს. 402-FZ და ერთიანი გეგმის ანგარიშების ინსტრუქციები No. 157n. დარწმუნდით, რომ გამოიყენოთ დამოუკიდებლად შემუშავებული ფორმები თქვენს სააღრიცხვო პოლიტიკაში.

კითხვა პრაქტიკიდან: რომელი ბრძანებები ეხება პერსონალის ბრძანებებს და რომელი ეხება ბრძანებებს ძირითადი საქმიანობისთვის

პერსონალის ბრძანებები მოიცავს ბრძანებებს, რომლებითაც დოკუმენტირება ხდება შრომითი ურთიერთობები- მიღება, გადაყვანა, გადაადგილება, სამსახურიდან გათავისუფლება, შვებულება, მივლინება და ა.შ.

პერსონალისა და თანმხლები დოკუმენტაციის შეკვეთების შენახვის ვადა 75 წელია. გამონაკლისი გათვალისწინებულია დისციპლინური სახდელის, რეგულარული და საგანმანათლებლო შვებულების, მორიგეობის, მოკლევადიანი საშინაო და უცხოური მივლინებების შესახებ ბრძანებებზე. ასეთი დოკუმენტების შენახვის ვადა ხუთი წელია. ამის შესახებ ნათქვამია დამტკიცებულ სიაში.

იხილეთ დარჩენილი შეკვეთები, როგორც შეკვეთები ძირითადი საქმიანობისთვის. ისინი ორგანიზაციაში მუდმივად უნდა ინახებოდეს ლიკვიდაციამდე. ამის შესახებ ნათქვამია დამტკიცებულ სიაში.

კითხვა პრაქტიკიდან: როგორ უნდა დამოწმდეს პერსონალის დოკუმენტები

დოკუმენტების დამტკიცება ფორმდება ვიზით და არის დადასტურება იმისა, რომ სავიზო დოკუმენტის შინაარსი შეესაბამება რეალობას და არ ეწინააღმდეგება კანონს.

ვიზა მოიცავს თანამშრომლის პოზიციას, რომელიც ადასტურებს დოკუმენტს, მის ხელმოწერას, ხელმოწერის ჩანაწერს (ინიციალები, გვარი) და ხელმოწერის თარიღი.

დოკუმენტებზე ვიზის დამაგრების პროცედურა მითითებულია დამტკიცებულ დოკუმენტში.

თუ დოკუმენტზე არის შენიშვნები, ისინი უნდა იყოს მითითებული ცალკე ფურცელზე, რომელიც თან ერთვის დოკუმენტს.

ვიზის დამაგრების ადგილი დამოკიდებულია დოკუმენტის ტიპზე. ორიგინალურ დოკუმენტზე, რომელიც რჩება ორგანიზაციაში, ვიზა დამაგრებულია ბოლო ფურცლის უკანა მხარეს (მრავალგვერდიან დოკუმენტზე ეს არის ბოლო ფურცლის უკანა ნაწილი). დოკუმენტის ასლზე, ​​რომლის ორიგინალი იგზავნება სხვა ორგანიზაციაში, ვიზა დატანილია ბეჭედი წინა მხარეს, ქვედა მარცხენა ნაწილში. განსაკუთრებული მნიშვნელობის მრავალგვერდიან დოკუმენტებში ნებადართულია თითოეული ფურცლის მოწონება, მაგალითად, ხელშეკრულებებსა და ოქმებში. გარდა ამისა, შესაძლებელია ვიზის დამაგრება დოკუმენტზე ცალკე.

დოკუმენტის ტიპის მიხედვით, გაცნობის ვიზაში შეიძლება შევიდეს სხვადასხვა დამატებები. მაგალითად, სამუშაოს აღწერილობაში დაამატეთ ფრაზა: „მე მივიღე ერთი ეგზემპლარი ჩემს ხელში და ვიღებ ვალდებულებას შევინახო ის ჩემს სამუშაო ადგილზე“. იმ შემთხვევაში საკამათო სიტუაციასასამართლოში არ იქნება საჭირო დაამტკიცოს, რომ თანამშრომელმა მიიღო მისი ასლი.

ერთიან ფორმაზე შეკვეთებში არ არის ისეთი სვეტი, როგორიცაა „ვიზა“, თუმცა, შესაბამისად ერთიანი ფორმებიშეგიძლიათ შეიყვანოთ დამატებითი დეტალები. მოათავსეთ დამტკიცების ვიზები დოკუმენტის უკანა ნაწილში.

კანონმდებლობა არ ითვალისწინებს ორგანიზაციის რომელი თანამდებობის პირები ადასტურებენ კონკრეტულ დოკუმენტს და რამდენი ვიზა შეიძლება იყოს ერთ დოკუმენტზე. თითოეული ორგანიზაცია დამოუკიდებლად ადგენს დამტკიცების პროცედურას, მაგალითად, ქ.

პრაქტიკაში, დოკუმენტები, როგორც წესი, მოწონებულია შემდეგი ოფიციალური პირების მიერ:

• განყოფილების უფროსი, რომელმაც მოამზადა დოკუმენტი;
• შემსრულებელი, რომელმაც მოამზადა დოკუმენტი;
• დაინტერესებული დეპარტამენტების ხელმძღვანელები;
• ფინანსური ან საბუღალტრო სამსახურის უფროსი (თუ დოკუმენტში მითითებულია ფინანსური საკითხები);
• ორგანიზაციის ხელმძღვანელის მოადგილე, რომელიც პასუხისმგებელია საქმიანობის ამ სფეროზე;
• ორგანიზაციის ხელმძღვანელი, თუ დოკუმენტს ხელს აწერს მისი მოადგილე;
• ზედამხედველი იურიდიული სამსახურიან ადვოკატი.

ეს სია შეიძლება მორგებული იყოს ორგანიზაციის სტრუქტურისა და საჭიროებების მიხედვით. მენეჯერი, მისი ბრძანებით, ნებისმიერი ფორმით, ნიშნავს პირებს, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან გარკვეული დოკუმენტების დამტკიცებაზე.

კითხვა პრაქტიკიდან: საჭიროა თუ არა ახალი კალენდარული წლიდან ხელახლა დაიწყოს საკადრო დოკუმენტაციის ნუმერაცია?

მოქმედი კანონმდებლობა არ შეიცავს დებულებებს, რომლებიც ავალდებულებს დამსაქმებელს ახალი კალენდარული წლიდან ახლიდან დაიწყოს პერსონალის დოკუმენტების ნუმერაცია. ამასთან დაკავშირებით ორგანიზაციას უფლება აქვს განაგრძოს პერსონალის დოკუმენტების დანომრვა უწყვეტი თანმიმდევრობით, ყოველ კალენდარულ წელს ახლიდან ნუმერაციის დაწყების გარეშე.

ამავდროულად, პერსონალის დოკუმენტების ერთი წლის განმავლობაში ნუმერაცია შესაძლებელს ხდის ორგანიზაციაში პერსონალის დოკუმენტების ნაკადის სისტემატიზაციას, ამარტივებს ინფორმაციის გაცვლას სტრუქტურულ განყოფილებებს შორის, კერძოდ, პერსონალის სამსახურსა და ბუღალტრულ განყოფილებას შორის და ხელს უწყობს სწრაფ ძებნას. საჭირო ინფორმაციისთვის. ამასთან დაკავშირებით, პრაქტიკაში, ფართოდ გავრცელდა მიდგომა: ახალი კალენდარული წლის დადგომასთან ერთად, დაიწყეთ პერსონალის დოკუმენტების ახლიდან ნუმერაცია, საჭიროებისამებრ, დაემატეთ წელი, როგორც დამატებითი ინდექსი, მაგალითად, No1K/2013. .

ამრიგად, თითოეული დამსაქმებელი დამოუკიდებლად წყვეტს პერსონალის დოკუმენტების ნუმერაციის ყოველწლიურ გადატვირთვას და ასახავს მას მათში. ადგილობრივი დოკუმენტებიმაგალითად, დებულება დოკუმენტების ნაკადის შესახებ.

კითხვა პრაქტიკიდან: მჭირდება თუ არა ხელით დავწერო დაშვების ბრძანების გამოქვეყნების თარიღი და ნომერი, თუ შემიძლია შევავსო ელექტრონული ფორმა

კანონმდებლობა ამ კითხვაზე მკაფიო პასუხს არ შეიცავს.

მიერ ზოგადი წესითქვენ უნდა შეიყვანოთ შეკვეთის თარიღი და მისი ნომერი შეკვეთის ჟურნალში რეგისტრაციის შემდეგ, მაგალითად, in და ა.შ. (GSDOU, დამტკიცებული). ამ შემთხვევაში დასაშვებია როგორც ბეჭდების ანაბეჭდების (შტამპების) გამოყენება თარიღებითა და ნომრებით, ასევე თარიღისა და ნომრის ხელით შეყვანა, ვინაიდან მოქმედი კანონმდებლობა მკაფიოდ არ ადგენს ან ზღუდავს ასეთი ჩანაწერების პროცედურას.

ამავდროულად, კანონმდებლობა არ შეიცავს შეკვეთების ჟურნალის შენახვის ვალდებულებას. ა თანამედროვე სისტემებიდოკუმენტაციის ელექტრონული მიმოქცევა მის დასაბეჭდად მომზადებასთან ერთად ქაღალდზესაშუალებას მოგცემთ მიანიჭოთ ნომერი და თარიღი დოკუმენტს, რომელიც უკვე მომზადების პროცესშია, რაც უზრუნველყოფს ქრონოლოგიასა და ნუმერაციის თანმიმდევრობას. ამასთან დაკავშირებით, დოკუმენტის მომზადებისას შესაძლებელია მითითებული დეტალების ელექტრონულად შევსება და ეს არ წარმოადგენს დარღვევას.

ამრიგად, ორგანიზაციას უფლება აქვს დამოუკიდებლად გადაწყვიტოს დოკუმენტაციის რომელი პროცედურა უნდა დაიცვას და, მაგალითად, პერსონალის ჩანაწერების მართვის დებულებაში.

ინფორმაცია და საცნობარო დოკუმენტები

რა პერსონალის დოკუმენტები ითვლება საინფორმაციო და საცნობარო დოკუმენტებად?

ყველა ინფორმაცია და საცნობარო დოკუმენტი შეიძლება დაიყოს სამ დიდ ბლოკად.

პირველი ბლოკი არის შემომავალი ინფორმაცია და საცნობარო დოკუმენტაცია:

• ინსტრუქციები ზემდგომი ორგანიზაციებიდან;
• ანგარიშები დაქვემდებარებული ორგანიზაციების დავალებების, აქტების, წერილების, შენიშვნების შესრულების შესახებ;
• სხვა ორგანიზაციების წერილები, ხელშეკრულებები, აქტები და სხვა დოკუმენტები;
• განცხადებები, საჩივრები, წინადადებები მოქალაქეებისგან.

მეორე არის გამავალი ინფორმაცია და საცნობარო დოკუმენტაცია:

• პასუხები შემოსულ მოთხოვნებზე;
• პროაქტიული და საინფორმაციო დოკუმენტებიორგანიზაციები (წინადადებები, განცხადებები, წერილები, სერთიფიკატები, მიმოხილვები, კონტრაქტები და ა.შ.).

მესამე არის შიდა ინფორმაცია და საცნობარო დოკუმენტაცია:

• შიდა მიმოწერა (ანგარიშები, ოფიციალური, ახსნა-განმარტებები);
• სხვა დოკუმენტები (ოქმები, გეგმები, აქტები, მოხსენებები და ა.შ.).

კითხვა პრაქტიკიდან: როგორ შევინახოთ ანბანური პერსონალის ჩანაწერების წიგნი

კანონმდებლობა არ ითვალისწინებს საკადრო ჩანაწერთა წიგნის ანბანურად სავალდებულო შენარჩუნებას.

ამავდროულად, თანამშრომლების შესახებ განზოგადებული ინფორმაციის ძიების მოხერხებულობისთვის, შესაძლებელია ასეთი წიგნის გამოყენება. საკადრო ჩანაწერების (პერსონალის) ანბანური წიგნი შედგენილია ქ. ის შეიძლება შენარჩუნდეს როგორც მთლიანად ორგანიზაციისთვის, თუ პერსონალი მცირეა, ასევე სტრუქტურული განყოფილებების ან პერსონალის კატეგორიების მიხედვით. როგორც ყველა ანგარიშის წიგნი, ანბანის წიგნი დანომრილია, დალუქულია და დალუქულია. მოათავსეთ თქვენი ხელმოწერა და დამოწმების თარიღი მის გვერდით.

ამჟამად გამოიყენება პერსონალის ჩანაწერების ანბანური წიგნები საგანმანათლებლო დაწესებულებები, სასამართლო პროცესებში.

ჩვენ ვურჩევთ დამსაქმებლებს, რომლებსაც აქვთ დასაქმებულთა დიდი რაოდენობა, შეინახონ ანბანური ბარათები გაერთიანებული ერთ ფაილ კაბინეტში, რაც ასევე მნიშვნელოვნად უწყობს ხელს საძიებო სამუშაოს. ანბანური წიგნისგან განსხვავებით, ანბანური ბარათების ბარათის ინდექსი შენარჩუნებულია ორგანიზაციის ყველა თანამშრომლისთვის სტრუქტურული განყოფილებების ან პერსონალის კატეგორიების დაყოფის გარეშე და მასში ბარათები განლაგებულია ანბანური თანმიმდევრობით.

ინფორმაციისა და საცნობარო დოკუმენტების აღრიცხვა

როგორ მოვაწყოთ პერსონალის ინფორმაციისა და საცნობარო დოკუმენტების აღრიცხვა

პერსონალის სამსახურში შემომავალი და გამავალი ინფორმაციისა და საცნობარო დოკუმენტაციის აღრიცხვა ბუღალტრულ და საკორესპონდენტო ჟურნალებში. სპეციალურად უფლებამოსილ HR თანამშრომელს (მდივანს, კლერკს) შეუძლია შემოსული კორესპონდენციის დამუშავება.

ორგანიზაციის მიერ დოკუმენტების მიღება შესაძლებელია ფოსტით, ფაქსით, ელექტრონული ფოსტით, ტელეგრაფით ან კურიერის მიწოდებით. შემომავალ დოკუმენტებთან მუშაობა სტრუქტურირებულია შემდეგი სქემის მიხედვით:

• მიღება;
• დახარისხება;
• მენეჯმენტის მიმოხილვა;
• მიმართულება შემსრულებლებისადმი.

შემოსული დოკუმენტების დამუშავება

როგორ დავამუშავოთ შემოსული ინფორმაცია და მიღებული საცნობარო დოკუმენტები პერსონალის მომსახურება

ჯერ შეამოწმეთ მიწოდების სისწორე და შეფუთვის მთლიანობა, თუ ეს ასეა საფოსტო ნივთი. შემდეგ გახსენით კონვერტები და შეამოწმეთ, რომ დანართები დასრულებულია. თუ რაიმე დანართი უნდა იყოს ინვენტარში, მაგრამ ისინი აკლია, გთხოვთ აცნობოთ გამგზავნს. შემოსულ დოკუმენტებზე მიუთითეთ მიღების თარიღი და სერიული ანგარიშის ნომერი. შემდეგ დაალაგეთ დოკუმენტები შემსრულებლის მიხედვით. ორგანიზაციის ხელმძღვანელის ან თავად ორგანიზაციისადმი მიმართული დოკუმენტები უნდა გადაეცეს ხელმძღვანელის მდივანს, რომელიც არეგისტრირებს მათ. სტრუქტურული ერთეულებისთვის მიმართული დოკუმენტები გროვდება და აღრიცხულია ერთეულის მდივნების მიერ.

„პირადად“ მონიშნული დოკუმენტები არ იხსნება და დაუყოვნებლივ გადაეცემა ადრესატს.

შემოსული დოკუმენტების დამუშავების ეს პროცედურა გათვალისწინებულია დამტკიცებული სახელმწიფო საბიუჯეტო საგანმანათლებლო დაწესებულებაში.

კითხვა პრაქტიკიდან: კონვერტები უნდა განადგურდეს თუ წერილებთან ერთად?

არ არის საჭირო კონვერტების შენახვა და მათი წარდგენა ასოებთან ერთად, გარდა იმ შემთხვევებისა, როდესაც:

• თანდართული დოკუმენტი არ შეიცავს გამგზავნის დაბრუნების მისამართს ან გვარს;
• უნდა იყოს შენახული საფოსტო მარკარათა შემდგომში დაადასტუროს დოკუმენტის მიღების თარიღი;
• კონვერტზე არ არის მონიშნული „პირადად“, ხოლო თანდართული დოკუმენტი პერსონალური ხასიათისაა;
• მიღებული კორესპონდენცია მოითხოვს დამატებით გადახდას.

გამავალი დოკუმენტების დამუშავება

როგორ დავამუშავოთ გამავალი ინფორმაცია და საცნობარო დოკუმენტები HR დეპარტამენტიდან

როდესაც ადამიანური რესურსების დეპარტამენტი იღებს მოთხოვნებს, მაგალითად, თანამშრომლის შესახებ ინფორმაციის დოკუმენტირებაზე, მათზე მუშაობა ხორციელდება შემდეგი სქემის მიხედვით:

• კონტრაქტორი იღებს მოთხოვნას და ამზადებს პასუხის პროექტს;
• პასუხის პროექტი განსახილველად ეგზავნება მენეჯერს, შემდეგ კი დაინტერესებული მხარის დასამტკიცებლად;
• შემსრულებელი დახვეწავს პროექტს კომენტარების საფუძველზე და ამზადებს საბოლოო სახით;
• დაინტერესებული მხარეები ადასტურებენ პასუხს და მენეჯერი ხელს აწერს მას;
• პასუხი იგზავნება გასაგზავნად.

იგივე სქემა, პირველი პროცედურის გამოკლებით, ვრცელდება საინიციატივო დოკუმენტების მომზადებაზე - მოთხოვნა, შეტყობინება, მოთხოვნა, განცხადება, საგარანტიო წერილები და ა.შ.

დოკუმენტის გაგზავნამდე გჭირდებათ:

• შეამოწმეთ მისამართის ხელმისაწვდომობა (ან ყველა მისამართი, თუ ეს არის საფოსტო სია);
• შეამოწმეთ ასლების საჭირო რაოდენობის ხელმისაწვდომობა;
• მიუთითეთ გაგზავნის ფორმა (ფოსტა, ელ.ფოსტა, კურიერი და ა.შ.).

არასრული და არასწორად დასრულებული დოკუმენტები დაუბრუნეთ კონტრაქტორს გადასინჯვისთვის.

გამავალი დოკუმენტების დამუშავების ეს პროცედურა გათვალისწინებულია სახელმწიფო სათათბიროს მიერ დამტკიცებულ სახელმწიფო საბიუჯეტო საგანმანათლებლო დაწესებულებაში.

შიდა დოკუმენტებთან მუშაობა იმავე სქემით, როგორც გამავალი დოკუმენტებით: პროექტის მომზადება, დამტკიცება, გადახედვა, დამტკიცება, ხელმოწერა (დამტკიცება) მენეჯერის მიერ. მხოლოდ პროცედურის დასასრულს, არ გაგზავნოთ დოკუმენტი ორგანიზაციიდან, არამედ გადასცეთ იგი პასუხისმგებელ თანამშრომლებს შესასრულებლად. ეს ნათქვამია პუნქტებში
ახალი რეგულაციებით უკვე მუშაობენ სახელმწიფო საგადასახადო ინსპექციის ინსპექტორები. გაეცანით ჟურნალ „პერსონალის საკითხებში“ რა უფლებები მიიღეს დამსაქმებლებმა და კადრების ოფიცრებმა 22 ოქტომბრის შემდეგ და რა შეცდომების გამო ვეღარ დაგსჯიან.

შრომის კოდექსში არც ერთი სამუშაო აღწერილობა არ არის ნახსენები. მაგრამ HR ოფიცრებს უბრალოდ ეს არჩევითი დოკუმენტი სჭირდებათ. ჟურნალში „პერსონალის საქმეები“ ნახავთ პერსონალის უახლეს სამუშაოს აღწერილობას, პროფესიული სტანდარტის მოთხოვნების გათვალისწინებით.

შეამოწმეთ თქვენი PVTR შესაბამისობისთვის. 2019 წელს ცვლილებების გამო, თქვენს დოკუმენტში არსებული დებულებები შეიძლება არღვევდეს კანონს. თუ სახელმწიფო საგადასახადო ინსპექცია აღმოაჩენს მოძველებულ ფორმულირებებს, დაგაჯარიმებთ. წაიკითხეთ რა წესები ამოიღოთ PVTR-დან და რა დაამატოთ ჟურნალში "პერსონალის საქმეები".

პერსონალის ბიზნესის ჟურნალში ნახავთ განახლებულ გეგმას, თუ როგორ უნდა შექმნათ უსაფრთხო დასვენების განრიგი 2020 წლისთვის. სტატია შეიცავს კანონებსა და პრაქტიკაში არსებულ ყველა სიახლეს, რომელიც ახლა გასათვალისწინებელია. თქვენთვის - მზა გადაწყვეტილებები იმ სიტუაციებისთვის, რომლებსაც ხუთი კომპანიადან ოთხი ხვდება გრაფიკის შედგენისას.

მოემზადეთ, შრომის სამინისტრო ისევ ცვლის შრომის კოდექსი. სულ ექვსი ცვლილებაა. გაიგეთ, როგორ იმოქმედებს ცვლილებები თქვენს მუშაობაზე და რა უნდა გააკეთოთ ახლა, რომ ცვლილებები არ გაგიკვირდეთ, ამას სტატიიდან შეიტყობთ.

სავალდებულო ადგილობრივი რეგულაციები

უპირველეს ყოვლისა, უნდა გახსოვდეთ, რომ რუსეთის ფედერაციის მოქმედი შრომის კოდექსი (შემდგომში რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი) მოითხოვს, რომ ორგანიზაციამ შექმნას მრავალი ადგილობრივი (ანუ ადგილობრივი) მარეგულირებელი დოკუმენტი.

სავალდებულო ადგილობრივი რეგულაციებია:

• შრომის შიდა რეგულაციები (ILR).
• რეგულაციები (ან ინსტრუქციები) თანამშრომლის პერსონალური მონაცემების დაცვის შესახებ.
• უსაფრთხოების ინსტრუქციები.
• საშტატო მაგიდა (ერთიანი ფორმა T-3).

ყველა ეს დოკუმენტი მოქმედებს ახლით ჩანაცვლებამდე.

• შვებულების განრიგი (ერთიანი ფორმა T-7), შრომის კოდექსის 123-ე მუხლის შესაბამისად, დგება ყოველწლიურად, კალენდარული წლის დაწყებამდე არაუგვიანეს ორი კვირით ადრე და წარმოადგენს სავალდებულო დოკუმენტს როგორც დამსაქმებლისთვის, ასევე დასაქმებულისთვის. (გარდა შეღავათიანი კატეგორიებიმუშები).
• ცვლის განრიგი აუცილებელია იმ ორგანიზაციებში, სადაც ცვლის მუშაობა გამოიყენება.
• შრომის სტანდარტების შესახებ რეგულაციები და წარმოების სტანდარტების შესახებ რეგულაციები უნდა იყოს შედგენილი იმ ორგანიზაციებში, რომლებიც იყენებენ მუშაკთა ანაზღაურების ნაწილობრივ ფორმას.

არასავალდებულო ადგილობრივი რეგულაციები

ჩამოთვლილი დოკუმენტების გარდა, ორგანიზაციას, თავისი შეხედულებისამებრ, შეუძლია შექმნას სხვა დოკუმენტები - სურვილისამებრ ადგილობრივი რეგულაციები. კერძოდ, ეს შეიძლება იყოს:

• დებულებები სტრუქტურული დანაყოფები, დამტკიცებული ორგანიზაციის დირექტორის მიერ;
• დასაქმებულთა სამუშაო აღწერილობები და მუშაკთა შრომითი (ან სამუშაო) ინსტრუქციები;
• პერსონალის ჩანაწერების მართვის ინსტრუქციები ძალიან სასარგებლო ინსტრუმენტია თანამშრომლისთვის, რომელიც ასრულებს პერსონალის ფუნქციებს, რადგან ეს მნიშვნელოვნად უწყობს ხელს მის ურთიერთობას ხაზის და ფუნქციონალურ მენეჯერებთან;
• პერსონალის ჩანაწერების დოკუმენტების ფორმების ალბომი;
• დებულებები სერტიფიცირების შესახებ - თუ ორგანიზაცია ატარებს პერიოდულ სერტიფიცირებას ან სერტიფიცირებას ტესტის შედეგების საფუძველზე;
• საკადრო რეგულაციები;
• კოლექტიური ხელშეკრულება.

ყველა ეს დოკუმენტი ასევე მოქმედებს ახლით ჩანაცვლებამდე.

თანამშრომლებთან ურთიერთობის აღრიცხვისა და მათ შესახებ ინფორმაციის შემცველი დოკუმენტები

ასეთი დოკუმენტები მოიცავს:

• უპირველეს ყოვლისა, ეს არის შრომითი ხელშეკრულება, რომელიც შედგენილია რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 57-ე და 67-ე მუხლების შესაბამისად, ქ. წერილობით, დუბლიკატში. შრომითი ხელშეკრულების ერთი ეგზემპლარი გაიცემა დასაქმებულზე ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ, ხოლო მეორე ინახება დამსაქმებლის მიერ - ან დასაქმებულის პირად საქმეში ან ფაილში „სამუშაო ხელშეკრულებები დასაქმებულებთან“;
• შემდეგ თითოეული თანამშრომლისთვის იქმნება პერსონალური ბარათი (ერთიანი ფორმა T-2). პერსონალური ბარათების შენახვა შესაძლებელია მხოლოდ ცალკეულ ფაილში;
• თანამშრომლების პირადი ფაილები არ არის საჭირო, მაგრამ რადგან ეს ძალიან მოსახერხებელია თითოეული თანამშრომლისთვის, პერსონალის უმეტესობა ამზადებს მათ. გავიმეოროთ, რომ ჩვენ არ ვართ ვალდებული ვაწარმოოთ პირადი საქმეები, მაგრამ თუ ასეთი გადაწყვეტილება მიიღება, მაშინ აუცილებელია მათი წარმართვა პირადი საქმეების დამუშავებისთვის გათვალისწინებული მკაცრი წესებით. თუმცა, თქვენ შეგიძლიათ უბრალოდ შექმნათ ფაილები ან საქაღალდეები თითოეული თანამშრომლისთვის HR ოფიცრის მოხერხებულობისთვის. ეს საქაღალდეები ინახავს კონკრეტულ თანამშრომლებთან დაკავშირებული ყველა დოკუმენტის ასლებს;
• თანამშრომლების სამუშაო წიგნები მკაცრი აღრიცხვისა და ანგარიშგების დოკუმენტებია, ამიტომ ისინი უნდა ინახებოდეს სეიფში, მუდმივად ჩაკეტილი გასაღებით. სამუშაო წიგნები შედგენილია მკაცრი და მკაცრი დაცვით სამუშაო წიგნების შენახვისა და შენახვის, სამუშაო წიგნების ფორმების წარმოებისა და დამსაქმებლებისთვის მიწოდების წესების შესაბამისად, დამტკიცებული რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2003 წლის 16 აპრილის No225 დადგენილებით და სამუშაო წიგნების შევსების ინსტრუქციები, დამტკიცებული რუსეთის ფედერაციის შრომის სამინისტროს 2003 წლის 10.10. No69.

HR შეკვეთები

პერსონალის აღრიცხვაზე პასუხისმგებელი თანამშრომელი ვალდებულია მოამზადოს პერსონალის ბრძანებების პროექტები და მოაწყოს შესაბამისი თანამდებობის პირების მიერ მათი დამტკიცება და ორგანიზაციის ხელმძღვანელის ხელმოწერა. პერსონალის ბრძანებები უნდა ინახებოდეს და დარეგისტრირდეს პერსონალის ბრძანებებისგან განცალკევებით. ეს მოიცავს შეკვეთებს, რომლებისთვისაც Goskomstat შეიმუშავა ერთიანი ფორმები:

• თანამშრომლის აყვანის შესახებ - ფორმა T-1;
• თანამშრომლების აყვანის შესახებ - ფორმა T-1a;
• თანამშრომლის სხვა სამუშაოზე გადაყვანის შესახებ - ფორმა T-5;
• თანამშრომელთა სხვა სამუშაოზე გადაყვანის შესახებ - ფორმა T-5a;
• თანამშრომლისთვის შვებულების მინიჭების შესახებ - ფორმა T-6;
• თანამშრომლებისთვის შვებულების მინიჭების შესახებ - ფორმა T-6a;
• დასაქმებულთან შრომითი ხელშეკრულების შეწყვეტის (შეწყვეტის) შესახებ - ფორმა T-8;
• თანამშრომლებთან შრომითი ხელშეკრულების შეწყვეტის (შეწყვეტის) შესახებ - ფორმა T-8a;
• თანამშრომლის მივლინებაში გაგზავნის შესახებ - ფორმა T-9;
• თანამშრომლების მივლინებაში გაგზავნის შესახებ - ფორმა T-9a;
• თანამშრომელთა წახალისების შესახებ - ფორმა T-11;
• თანამშრომელთა წახალისების შესახებ - ფორმა T-11a.

ამ ბრძანებების გარდა, პერსონალის ოფიცრებმა უნდა შეადგინონ ნებისმიერი ფორმით (ან შექმნან მათთვის საკუთარი ერთიანი ფორმები) შემდეგი ტიპებიბრძანებებს:

• თანამდებობების (პროფესიების) გაერთიანებაზე;
• ძირითადი მოვალეობებისაგან გათავისუფლების გარეშე დროებით არმყოფი თანამშრომლის შეცვლის შესახებ;
• ჯარიმების დაკისრების შესახებ;
• ჯარიმების ვადამდე მოხსნის შესახებ;
• თანამშრომლის პერსონალურ მონაცემებში ცვლილებების შესახებ;
• წოდების მინიჭების შესახებ;
• ჩართულობის შესახებ ზეგანაკვეთური სამუშაო;
• შაბათ-კვირას (დასვენების დღეებში) დასაქმების შესახებ;
• მოვალეობის შესახებ;
• პირადი შემწეობების დადგენის ან მოხსნის შესახებ;
• მუშაობის რეჟიმის შეცვლის შესახებ.

შეკვეთები ძირითადი საქმიანობის შესახებ და სხვა დოკუმენტები

განსაკუთრებით მინდა ვთქვა, რომ პერსონალის ოფიცრებმა უნდა მოამზადონ მთელი რიგი ბრძანებები თავიანთი ძირითადი საქმიანობისთვის. რა თქმა უნდა, ეს შეკვეთები დარეგისტრირდება და შეინახება ამ კატეგორიის სხვა შეკვეთებთან ერთად, მაგრამ მათი მომზადება და შემდგომი მუშაობა პერსონალის პასუხისმგებლობაა. ეს არის, კერძოდ, ბრძანებები:

• საშტატო ცხრილის დამტკიცების შესახებ;
• საშტატო ცხრილში ცვლილებების შესახებ;
• შვებულების განრიგში ცვლილებების (დამატებების) შეტანის შესახებ;
• ადგილობრივ რეგლამენტში ცვლილებების (დამატებების) შეტანის შესახებ;
• პერსონალისთვის უკანონოდ ან შეცდომით გაცემული ბრძანებების გაუქმების შესახებ და ა.შ.

ჩვენ უკვე დავასახელეთ პერსონალის ჩანაწერების ერთიანი ფორმა, რომელიც უნდა იყოს ყველა ორგანიზაციაში. (გაითვალისწინეთ, რომ სტატიაში მიმართულია მკითხველებისთვის, რომლებიც ეწევიან პერსონალის მუშაობა, ჩვენ არ განვიხილავთ სახელფასო დოკუმენტებს. ეს ბუღალტერებთან საუბრის თემაა). თუმცა, მათ გარდა, ნებისმიერ პერსონალს უნდა შეეძლოს შედგენა

• სამგზავრო მოწმობა - ფორმა T-10;
• სამსახურებრივი დავალება - ფორმა T-10a;
• შენიშვნა-გაანგარიშება თანამშრომლისთვის შვებულების მინიჭების შესახებ - ფორმა T-60 (წინა მხარე);
• დასაქმებულთან შრომითი ხელშეკრულების შეწყვეტის (გათავისუფლების) საანგარიშსწორებო ცნობა - ფორმა T-61 (წინა მხარე);
• კონკრეტული სამუშაოს ხანგრძლივობისთვის დადებული სამუშაო ხელშეკრულებით შესრულებული სამუშაოს მიღების აქტი - ფორმა T-73 (ამ ტიპის ვადიანი სამუშაო ხელშეკრულება ძალზე იშვიათია, ამიტომ მრავალწლიანი სამუშაო გამოცდილების მქონე გამოცდილი პერსონალიც კი ხშირად არ უნდა გაუმკლავდეთ ფორმას T-73).

საბუთების რეგისტრაცია

დღესდღეობით, რეგისტრაციის სამი გზა არსებობს:

• უმარტივესი - ჟურნალებში;
• უფრო მოწინავე - ბარათის ინდექსის გამოყენებით;
• და ყველაზე მოწინავე, მოსახერხებელი, სწრაფი - შესაბამისი კომპიუტერული პროგრამების დახმარებით.

მდივნებს უფლება აქვთ აირჩიონ მათთვის ყველაზე შესაფერისი მეთოდი კომპანიის ძირითად საქმიანობასთან დაკავშირებული დოკუმენტების რეგისტრაციისთვის თითოეულ კონკრეტულ შემთხვევაში. მაგრამ პერსონალის დოკუმენტების რეგისტრაცია შეიძლება განხორციელდეს მხოლოდ ჟურნალების გამოყენებით. შრომითი დავის შემთხვევაში სასამართლოს მიერ კომპიუტერული რეგისტრაცია ან სახელმწიფო ინსპექციაშრომა შეიძლება არ იყოს აღიარებული. მაგრამ აუცილებელია იმის დამტკიცება, რომ ესა თუ ის დოკუმენტი რეალურად შეიქმნა „თარიღის“ რეკვიზიტში მითითებულ დღეს! ამაზეა დამოკიდებული საქმის შედეგი.

ასე რომ, რა სახის HR დოკუმენტის ჟურნალი უნდა ჰქონდეს ორგანიზაციას:

• შრომითი ხელშეკრულებების რეგისტრაციის ჟურნალი (რომელიც შეიძლება დარეგისტრირდეს შეკვეთად - კალენდარული წლის განმავლობაში, ახალი წლიდან, ნუმერაციის თავიდან დაწყება. ან შეგიძლიათ გააკეთოთ ისე, როგორც რეგისტრირებულია, მაგ. საშტატო მაგიდები- ორგანიზაციის საქმიანობის მთელი პერიოდისთვის, ე.ი. პირველივე შრომითი ხელშეკრულებიდან, ერთხელ დადებული პირველ თანამშრომელთან, ბოლომდე, რომელიც ოდესმე დაიდება, როგორც ჩანს, კომპანიის ლიკვიდაციამდე ცოტა ხნით ადრე);
• პირადი ბარათების რეესტრი (T-2);
• თანამშრომლების პირადი ფაილების ჟურნალი (თუ ისინი ინახება);
• შეკვეთების აღრიცხვის ჟურნალები (ჟურნალების რაოდენობა განისაზღვრება პერსონალის დოკუმენტების ნაკადის სიდიდის მიხედვით. ყველა პერსონალის ორდერი შეიძლება დარეგისტრირდეს ერთ ან რამდენიმე ჟურნალში - რეგისტრაციისთვის სხვადასხვა ტიპისშეკვეთები, შეიძლება გამოყენებულ იქნას სხვადასხვა ჟურნალები);
• აქტების ჟურნალი (დოკუმენტების გაცნობაზე უარის თქმის, დაუსწრებლობის შესახებ, შრომის შინაგანაწესის დარღვევის შესახებ და ა.შ.);
• სამუშაო წიგნების გადაადგილების აღრიცხვის წიგნი და მათთვის ჩანართები (შენახული, როგორც სამუშაო წიგნები, სეიფში).

სურვილისამებრ (მაგრამ ეს ძალიან სასარგებლოა მტკიცებულების თვალსაზრისით), ჟურნალები ინახება თანამშრომლების განცხადებების, ანგარიშების და ჩაწერისთვის. განმარტებითი შენიშვნებიპერსონალის მუშაობასთან დაკავშირებული.

აღრიცხვისთვის საჭიროა სააღრიცხვო წიგნები:

• ზეგანაკვეთური სამუშაო;
• ყოველწლიური ანაზღაურებადი შვებულების გამოყენებული და გამოუყენებელი დღეები
• თანამშრომლებისთვის მიცემული დასვენების დრო და ა.შ.

გამაფრთხილებელი ბარათი

ხშირ შემთხვევაში, შრომის კოდექსი მოითხოვს, რომ თანამშრომლები დროულად გააფრთხილონ გარკვეული მოვლენების დადგომის შესახებ. ამიტომ ძალიან სასარგებლოა ამ მოვლენების შესახებ გაფრთხილებების (ქაღალდის ან ელექტრონული) ფაილის შენახვა:

• ტესტის პერიოდის დასრულება (დასაქმებულთა განთავისუფლება, რომლებიც ვერ ჩააბარებენ გამოცდას, შესაძლებელია მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ მათ ამის შესახებ წერილობით გააფრთხილეს, მიზეზების მითითებით, მინიმუმ სამი დღით ადრე - რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 71-ე მუხლი);
• შრომითი ხელშეკრულების ვადის გასვლა (ასევე აუცილებელია დასაქმებულის წერილობით გაფრთხილება სამსახურიდან გათავისუფლებამდე მინიმუმ სამი დღით ადრე - რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 79-ე მუხლი);
• წლიური ანაზღაურებადი შვებულება (დასაქმებულს უნდა ეცნობოს შვებულების დაწყების შესახებ არა უგვიანეს ორი კვირით ადრე მის დაწყებამდე - რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 123-ე მუხლი);
• გარდა ამისა, შეგიძლიათ გააკეთოთ „შეხსენებები“ ნებისმიერი სხვა მოვლენის შესახებ (თანამშრომლის დაბადების დღე და ა.შ.) სამუშაოს მოხერხებულობისთვის.