არქივის დიგიტალიზაცია, როგორც დოკუმენტების შენახვის თანამედროვე საშუალება. როგორ გავაციფროთ თქვენი დოკუმენტები ელექტრონული არქივის დანერგვის ეფექტი

ამჟამად დოკუმენტების დიგიტალიზაცია ხდება ძალიან პოპულარული სერვისი, რომელსაც სთავაზობენ საარქივო კომპანიები. თანამედროვე სამყაროში საინფორმაციო ტექნოლოგიებითითქმის არცერთ ორგანიზაციას არ შეუძლია ამის გარეშე ელექტრონული არქივი.

ელექტრონული არქივი და დიგიტალიზაცია

დოკუმენტაციის ელექტრონული არქივები მნიშვნელოვნად ზოგავს თანამშრომლების დროს, რადგან ციფრული არქივების წყალობით დოკუმენტები ყოველთვის ხელთ იქნება ყველა დაინტერესებული კომპანიის სპეციალისტისთვის. ელექტრონული არქივის ან მონაცემთა ბაზის შექმნის გზაზე დოკუმენტების გაციფრულება პირველი ნაბიჯია.

სპეციალური აღჭურვილობა დიგიტალიზაციისთვის

როგორც ჩანს, დოკუმენტების გაციფრულების პროცესში არაფერია რთული, მაგრამ ეს მთლად ასე არ არის ქაღალდის დიგიტალიზაციისთვის საარქივო დოკუმენტებისაჭირო სპეციალური აღჭურვილობა– ე.წ. სამრეწველო სკანერები. გარდა ამისა, შემოთავაზებული სერვისით „დოკუმენტების დიგიტალიზაცია“. საარქივო ორგანიზაციები, არა მხოლოდ თავად სკანირების პროცესია გასაგები.

დოკუმენტის დამუშავება

დოკუმენტების დამუშავება დიგიტალიზაციის დროს და ზოგიერთი დამატებითი ქმედება. ეს არის, უპირველეს ყოვლისა, დოკუმენტების გამოკვეთა დიგიტალიზაციის პროცესამდე და მათი შემდგომი შეკერვა. ასევე გაციფრული დოკუმენტების ორიგინალებთან შეჯერება.

დოკუმენტის დამუშავების ყველაზე მნიშვნელოვანი ეტაპები

• დოკუმენტების სკანირება;
• ინფორმაციის შეყვანა შენახვის სისტემაში.

დოკუმენტის დიგიტალიზაციის დეტალები

დოკუმენტების დიგიტალიზაციაზე საუბრისას განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს ელექტრონული ასლებისა და ქაღალდის ორიგინალების შეჯერებას. გარდა იმისა, რომ ეს უკიდურესად შრომატევადი პროცესია, უმეტეს შემთხვევაში ის განსაკუთრებულ უნარებს მოითხოვს. ბევრ ქაღალდის დოკუმენტს აქვს გარკვეული სახის დაზიანება, ნაოჭები და მოხრილი, ამობეჭდილი სიმბოლოები წაშლილია და ხელით დაწერილი ასოები კომპიუტერული პროგრამებით ძნელია ამოცნობა.

აუცილებელია დოკუმენტების შემოწმება

განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია ორიგინალების და ასლების გულდასმით შემოწმება. საპროექტო დოკუმენტაცია, რომელშიც ის გამოიყენება დიდი რაოდენობასპეციალური ნიშნები და სიმბოლოები (აღსანიშნავია, რომ საპროექტო დოკუმენტების დიგიტალიზაცია ყველაზე რთული პროცესია, რადგან დიზაინის დოკუმენტებიძირითადად არაფორმატირებული).

ხელით მუშაობის გარეშე არ შეიძლება

დოკუმენტების დიგიტალიზაციისა და შეჯერების შემდეგ, ყველა უზუსტობა და განსხვავება ქაღალდის ორიგინალებსა და ციფრულ ასლებს შორის აღმოიფხვრება ხელით. ამრიგად, შეგვიძლია შემდეგი დასკვნის გაკეთება: პროცესის სირთულის გათვალისწინებით, უმჯობესია, დოკუმენტების დიგიტალიზაცია პროფესიონალებს მივანდოთ.

01/21/2016, ხუთ, 17:51, მოსკოვის დროით, ტექსტი: პაველ პრიტულა 3068

გადარიცხვა ელექტრონული ხედიისტორიული დოკუმენტები და საარქივო ინვენტარებზე დაფუძნებული მონაცემთა ბაზების ფორმირება დიგიტალიზაციის ერთ-ერთი ყველაზე რთული სახეობაა, რომელიც მოითხოვს სპეციალურ აღჭურვილობას, ტექნოლოგიას და თავდაპირველ დოკუმენტებს ფრთხილად ყურადღებას.

როგორც სამთავრობო და კომერციული საქმიანობის ყველა სხვა სექტორში, სახელმწიფო და მუნიციპალურ არქივებში სახსრების დიგიტალიზაცია ერთდროულად რამდენიმე პრობლემის გადაჭრას ემსახურება: ნივთების მოწესრიგება საფონდო ჩანაწერებში, დოკუმენტების ძიების გამარტივება, თანამშრომლებზე ტვირთის შემცირება და დრო, როდესაც მომხმარებელთა მოთხოვნების დამუშავება, დანგრეული ორიგინალების შენახვა, საარქივო სერვისების ელექტრონული ფორმით გადაცემა, მათ შორის ფასიანი სერვისები.

საარქივო ფონდების ელექტრონულ ფორმაში გადაქცევაზე მუშაობა ათასწლეულის ბოლოს დაიწყო. მას შემდეგ რუსულმა არქივებმა ასობით ათასი ისტორიული დოკუმენტი და ინვენტარი გაციფრა. მაგრამ მაინც, ეს არის რუსეთის ფედერაციის საარქივო ფონდის მხოლოდ მცირე ნაწილი.

ორი მიდგომა

1. თუ პირამიდის სახით წარმოვიდგენთ საარქივო დაწესებულების ფონდებს, მაშინ მისი ძირითადი მოცულობა იქნება თავად დოკუმენტები, ხოლო ზედა ნაწილში მხოლოდ მცირე ნაწილი იქნება სამეცნიერო საცნობარო აპარატი (ინვენტარები), რომელიც უზრუნველყოფს ნავიგაციას. სახსრებისა და საჭირო ფაილებისა და დოკუმენტების მოძიებით.

ბევრი ინსტიტუტი იყენებს დიგიტალიზაციას ერთჯერადი, ვიწრო ამოცანების გადასაჭრელად. კომპლექტის განხორციელების ანალოგიით პროგრამული პროდუქტებიყოველი მცირე ამოცანისთვის ასეთ ციფრულიზაციას „პაჩვორკი“ ეწოდება. მაგალითად, რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი სუბიექტისთვის მნიშვნელოვანი პიროვნების წლისთავთან დაკავშირებით, მოსალოდნელია მკვლევარების ინტერესის ზრდა საარქივო დოკუმენტების მიმართ. არქივი იღებს დაფინანსებას, ასკანირებს ამ თანხებს და აკონვერტებს შესაბამის ინვენტარს მონაცემთა ბაზის ფორმატში.

მაგალითად, რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი სუბიექტისთვის მნიშვნელოვანი პიროვნების წლისთავთან დაკავშირებით, მოსალოდნელია მკვლევარების ინტერესის ზრდა საარქივო დოკუმენტების მიმართ. არქივი იღებს დაფინანსებას, ასკანირებს ამ თანხებს და აკონვერტებს შესაბამის ინვენტარს მონაცემთა ბაზის ფორმატში.

ეს გზა არის არასისტემური მიდგომა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ მოკლე დროში შეასრულოთ ანგარიში შესრულებული სამუშაოს შესახებ, მაგრამ არანაირად არ იმოქმედებს არქივის საერთო ეფექტურობაზე, რადგან ელექტრონულ ფორმაში გადაყვანილი დოკუმენტების მთლიანი მოცულობა არის დაწესებულებების სახსრების პროცენტული ნაწილი. ბევრი არქივი ამ გზით მიდის მხოლოდ დაფინანსების ნაკლებობის გამო. მაგრამ უმრავლესობას მაინც ესმის, რომ საჭიროა გრძელვადიანი, დაგეგმილი მუშაობა.

2. ამიტომ, ბევრი ეძებს გრძელვადიან პროგრამულ ბიუჯეტებს და მიჰყვება განსხვავებულ სტრატეგიას, რაც ბევრად უფრო პერსპექტიულია საარქივო სერვისებისა და ონლაინ სერვისების განვითარების თვალსაზრისით. ამ სტრატეგიას ასევე მხარს უჭერს ფედერალური საარქივო სააგენტო (როსარხივი).

პრიორიტეტი ენიჭება ყველაფრის ელექტრონულ ფორმაში გადაყვანას. სამეცნიერო საცნობარო აპარატი. ეს გზა საშუალებას გვაძლევს გადავიდეთ სახსრების სრულფასოვან ავტომატიზირებულ აღრიცხვაზე, მათ შორის ერთიანი შექმნის ჩათვლით. საინფორმაციო სისტემებირეგიონული არქივებისთვის.

გარდა ამისა, შესაძლებელი ხდება სახსრების მარტივად და მოხერხებულად მოძიება, რაც ამარტივებს შიდა საქმიანობადა გაძლევთ საშუალებას გადახვიდეთ საარქივო სერვისების ელექტრონული ფორმით მიწოდებაზე.

მომხმარებელთა მოთხოვნების მიღებისას დოკუმენტები სკანირებულია მიმდინარე რეჟიმში. ამისათვის არქივს მხოლოდ ერთი პროფესიონალური სკანერი უნდა ჰქონდეს. მაგრამ დიდი მოცულობის ფაილების, ინვენტარის, ისევე როგორც განსაკუთრებით ღირებული დოკუმენტების დიგიტალიზაციაში კვლავ ჩართული არიან ექსპერტები ორგანიზაციებიდან, რომლებიც სპეციალიზირებულნი არიან სკანირებასა და რეტროკონვერტაციაში.

საარქივო დოკუმენტების დიგიტალიზაციის სპეციფიკა

ახლა მოდით უფრო ახლოს მივხედოთ საარქივო დოკუმენტების და ინვენტარის სკანირებისა და ინდექსირების ზოგიერთ მახასიათებელს. მაგალითად, მიმოქცევაში არსებული წიგნებისგან განსხვავებით, არქივებში თითქმის ყველა დოკუმენტი უნიკალურია. დიდი პასუხისმგებლობა ეკისრება სკანირების ოპერატორს, რომელმაც უნდა ნახოს დოკუმენტის განსაკუთრებული მდგომარეობა (გაფუჭება, დაზიანება, ტექსტის გაქრობა ხერხემალში, სპეციალური ნაკერი და ა.

საარქივო ფონდების ერთ-ერთი ხშირად დასკანირებული სახეობაა მიწის დათვალიერება. ეს არის სტანდარტული საარქივო დოკუმენტი სქელი ხერხემლით. თუმცა, მის ფურცლებს შორის არის A0 ფორმატის დანართები. თქვენ არ შეგიძლიათ ნივთების ქარგვა, ვერ გამოიყენებთ ბროშინგის ტექნიკას. კონტრაქტორს უნდა ჰქონდეს სხვა კლასის აღჭურვილობა - დიდი ფორმატის პლანეტარული ტიპის სკანერები (მაგალითი).

გამოცდილება, რომელიც იზიდავს დაწესებულებაში მუშაობას, ძალიან დიდი მნიშვნელობა აქვს. როგორც მრავალწლიანმა პრაქტიკამ აჩვენა, აღჭურვილობის ხშირი რეკონფიგურაცია და ორიგინალების ხარისხისა და შედეგად მიღებული ელექტრონული სურათების რეალურ დროში მონიტორინგის აუცილებლობა აღემატება დიგიტალიზაციის ახალბედათა შესაძლებლობებს. თუ ასეთი კომპანია გაიმარჯვებს კონკურსში, არსებობს პროექტის ვადების მნიშვნელოვნად გაზრდის ან უხარისხო რესურსის მიღების მაღალი რისკი (ამიტომ, ნამუშევრის წარდგენისას საჭიროა მომზადებული ელექტრონული სურათების საფუძვლიანი შემოწმება).

აღჭურვილობა

დოკუმენტების სპეციფიკური მახასიათებლები სიმეტრიულად დიდ მოთხოვნებს აყენებს აღჭურვილობას. საარქივო დოკუმენტებისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ ექსკლუზიურად უკონტაქტო სკანირების ტექნოლოგია - პლანეტარული სკანერები.

უფრო მეტიც, სკანერს უნდა ჰქონდეს გარჩევადობის, ფერის და კონტრასტის უმაღლესი მახასიათებლები, რადგან დაბალი კონტრასტის, გაცვეთილი ტექსტებისა და სურათების არსებობა მაღალია. რა აღჭურვილობაა პოპულარული პლანეტარული სკანერების ბაზარზე, შეგიძლიათ იხილოთ ჩვენს 2014 წლის მიმოხილვაში.

პირველი ასეთი სკანერი შეიმუშავა ELAR-მა, როგორც რუსეთის უძველესი აქტების სახელმწიფო არქივის ფონდის 350 „რევიზიის ზღაპრები და აღიარებითი განცხადებები“ დიგიტალიზაციის პროექტის ნაწილი. 50 სმ-მდე სიმაღლისა და 50 კგ-მდე წონის ძველი ორიგინალების სკანირებისთვის, სკანერი აღჭურვილია მოტორიზებული აკვანით. მინაზე წნევის უსაფრთხო დონე კონტროლდება რამდენიმე სენსორით.

საარქივო დოკუმენტების განსაკუთრებული სტრუქტურა, სისქე და წონა ზოგჯერ იწვევს განვითარების აუცილებლობას სპეციალური აღჭურვილობა. ამრიგად, უმეტეს სახელმწიფო არქივში, საძიებო გენეალოგიურ ფონდებს შორის, არის 30 სმ-ზე მეტი სისქის და 60 კგ-მდე წონის ფაილები: მაგალითად, მოსახლეობის აღწერის მასალები (აღწერის წიგნები), ეკლესიის სამრევლო დაბადების დოკუმენტები და ა. დიდი ხნის განმავლობაშიმიუხედავად მათი მოთხოვნისა, აღჭურვილობის უქონლობის გამო ეს თანხები არ სკანირებულა. შესაფერისი სკანერები ბაზარზე მხოლოდ 2013 წლის ბოლოს გამოჩნდა, მაგრამ დღეს მათ უკვე მოიპოვეს პოპულარობა.

ინდექსირება

იმისათვის, რომ შეინახოთ ჩანაწერები და შეძლოთ დოკუმენტების მოძიება, საჭიროა მათი ინდექსირება - შეავსეთ ბარათები AIS-ში. საარქივო დოკუმენტებისა და ინვენტარების უმეტესობა გაკეთდა ხელით ან საბეჭდი მანქანის გამოყენებით, ანუ ისინი არ ექვემდებარება მაღალი ხარისხის პროგრამული უზრუნველყოფის ამოცნობას. საჭიროა ხელით რეტროკონვერტაცია.

ხელახლა გამოჩნდეს დამატებითი მოთხოვნებიშემსრულებელს. პირველ რიგში, მას უნდა ჰყავდეს საკმარისი პერსონალი სამუშაოს დროულად დასასრულებლად. 700-მდე ინდექსირების ოპერატორი მონაწილეობდა საარქივო კოლექციების დიგიტალიზაციის უდიდეს პროექტებში. წამგებიანია ასეთი მუდმივი კადრის შენარჩუნება, ამიტომ მსხვილი და გამოცდილი კომპანიები ხშირად ქირაობენ ადგილობრივი მოსახლეობა. პირველად ეს ტექნოლოგია გამოიყენეს მეტრიკული წიგნების გაციფრულებისას პროექტის "თაობების". პერმის რეგიონი" დასაქმების ცენტრის მეშვეობით რამდენიმე ასეული ადამიანი დროებით დასაქმდა. უფრო მეტიც, ისინი მუშაობდნენ სახლიდან, სპეციალური აპლიკაციის საშუალებით.

კლასიკური მაგალითია ის, რომ ძველ დოკუმენტში ნაჩვენებია თარიღი 37 მაისი. გაწვრთნილმა და გონიერმა ოპერატორმა, ბუნებრივია, არ შეიტანა არასწორი მონაცემები, მაგრამ დააზუსტა თარიღი სააღრიცხვო წიგნის მიმდებარე ფურცლებზე.

მთავარი კითხვაა როგორ მივაღწიოთ 100%-იან ხარისხს? ყოველივე ამის შემდეგ, თქვენ არ შეგიძლიათ შეცდომის დაშვება თქვენს სახელში, თარიღებში, ციფრებში. ხისტი სისტემა და ტექნოლოგია მოდის სამაშველოში. მაგალითად, ორმაგი შეყვანის მეთოდი, როდესაც ინფორმაცია შედის მონაცემთა ბაზაში მხოლოდ 2 ოპერატორის მიერ ერთი და იგივე შეყვანის შემდეგ.

მაგრამ მაინც რჩება მკვდარი ენებისა და მწერლობის პრობლემა. ასეთი დოკუმენტების რეტროკონვერტაციისას წინა პლანზე დგება გუნდის ლიდერების ინდექსირების გამოცდილება, რომლებსაც ხშირად უწევთ რთული არასტანდარტული პრობლემების გადაჭრა.

ინვენტარი

და ახლა რაც შეეხება მთავარს. როგორც უკვე აღინიშნა სტატიის დასაწყისში, საარქივო ფონდების გაციფრულების პერსპექტიული სტრატეგია არის სრული ECA-ს ელექტრონულ ფორმაში გადაყვანა. ეს ყველაზე რთული სამუშაოა. მეთოდოლოგიური რეკომენდაციებიროსარხივმა დაადგინა საარქივო ინვენტარის მონაცემთა ბაზების შენახვის წესები. ამიტომ, ინვენტარი უნდა იყოს ინდექსირებული ველების ფართო სპექტრით.

საარქივო ინვენტარიზაციის დიგიტალიზაციის სირთულე გათვალისწინებულია, სხვა საკითხებთან ერთად, 44-FZ „On კონტრაქტის სისტემა" ხელოვნების მე-2 ნაწილის მიხედვით. კანონის 56-ე მუხლის თანახმად, „კონტრაქტორებისა და შემსრულებლების მუზეუმების, არქივებისა და ბიბლიოთეკების სააღრიცხვო ბაზებთან წვდომის აუცილებლობასთან დაკავშირებული მომსახურების მიწოდება“ არის კონკურსის ჩატარების საფუძველი შეზღუდული მონაწილეობით (მონაწილეობა შეზღუდულია შედეგებით. წინასწარი კვალიფიკაციის შერჩევა). ანუ მხოლოდ მას შემდეგ, რაც განმცხადებელი დაადასტურებს მის კომპეტენციას და გამოცდილებას მსგავსი პროექტების განხორციელებაში.

ინვენტარი, ისევე როგორც დოკუმენტები, შეიძლება იყოს გაფუჭებული და დაწერილი ერთ-ერთ მკვდარ ენაზე. ინვენტარს შეიძლება ჰქონდეს ძალიან რთული სტრუქტურა და შეიცავდეს. მარაგების ფორმატი განსხვავდება როგორც ჩვეულებრივი და სამეცნიერო-ტექნიკური დოკუმენტაციის, ასევე არასაფონდო სააღრიცხვო პუნქტებისთვის. გენერირებული მონაცემთა ბაზა უნდა შევიდეს „საარქივო ფონდის“ პროგრამულ პაკეტში და ა.შ.

საარქივო საქმიანობის პროცესების ღრმა გააზრების, მარეგულირებელი და მეთოდოლოგიური ჩარჩოს ცოდნის გარეშე, შეუძლებელი იქნება საცნობარო მონაცემების მაღალი ხარისხის თარგმნა ელექტრონულ ფორმაში. აქედან გამომდინარე, აუცილებელია დიგიტალიზაცია მხოლოდ სანდო კომპანიებს ენდოთ, რომლებმაც პრაქტიკაში დაამტკიცეს საარქივო ფონდების მართვის უნარი. თქვენ შეგიძლიათ შეაფასოთ თქვენი ბიუჯეტი შეკვეთით.

ვებგვერდი, ელექტრონული სამკითხველო დარბაზი:
ZAO "Alt-soft" - პროგრამული და საინფორმაციო კომპლექსის (PIK) დანერგვა და ტექნიკური მხარდაჭერა ფსკოვის რეგიონის სახელმწიფო არქივებში ელექტრონული სამკითხველო ოთახების ორგანიზებისთვის.
2012 წელს PIK-ის დასრულებაზე მუშაობა არ განხორციელებულა დაფინანსების ნაკლებობის გამო.
2013 წელს მუშაობა გაგრძელდა, რის შედეგადაც, სხვა საკითხებთან ერთად, შეიქმნა ინტერნეტპორტალი ფსკოვის რეგიონის არქივებისთვის.
დაფინანსება შედის სახელმწიფო პროგრამაპსკოვის რეგიონი "ინფორმაციული საზოგადოების განვითარება" (2020 წლამდე), განყოფილება - "PIK "რეგიონული არქივის ელექტრონული სამკითხველო ოთახის" მხარდასაჭერად აქტივობების განხორციელება, ყოველწლიურად გამოიყოფა 1,5 მილიონი რუბლი.

GAPO-ს დირექტორთან მიმოწერიდან: ამ პროგრამამ, მართლაც, ყოველწლიურად უნდა შეავსოს არქივის ლიმიტები 1,500,000 რუბლით. ფაქტიურად 500 000 გვყავს.
არქივი (უფრო ზუსტად, რეგიონი) იხდის 250 000-ს საინფორმაციო რესურსების ვებგვერდის ყოველწლიურ მოვლა-პატრონობასა და გაუმჯობესებაში.

საიტზე ჯერ არაფრის გამოქვეყნების საშუალება არ არის (2018 წლის აგვისტო) (ნებისმიერი სახის წვდომისას).

შეცდომები აღწერილობაში ასევე არ არის გამოსწორებული.

ამავე დროს, ისინი წყვეტენ, თუ როგორ უზრუნველყონ ტექნიკურად დისტანციური წვდომა.

მაგრამ ეს ყველაფერი ჯერ კიდევ ბუნდოვანია. ფული არაფერში არ არის.

RGIA ვებგვერდის მუშაობის განხილვა, რომელიც ასევე Alt-soft-მა გააკეთა.

საარქივო ფაილების დიგიტალიზაცია:
ფილიალი სადაზღვევო ფონდიდა პსკოვის ოლქის სახელმწიფო სამთავრობო დაწესებულების „პსკოვის ოლქის სახელმწიფო არქივის“ აუდიოვიზუალური დოკუმენტები.

პსკოვის რეგიონის სადაზღვევო ფონდისა და აუდიოვიზუალური დოკუმენტების სახელმწიფო არქივი შეიქმნა 2003 წლის 1 თებერვალს პსკოვის ოლქის ადმინისტრაციის ბრძანებით. ახლად შექმნილი არქივისთვის გამოიკვეთა ძირითადი ამოცანები: დოკუმენტაციის ერთიანი სადაზღვევო ფონდის შექმნა და უსაფრთხოების უზრუნველყოფა უნიკალური და განსაკუთრებით ღირებული დოკუმენტებისთვის, რომლებიც წარმოადგენს ეროვნულ, თავდაცვის, სამეცნიერო, კულტურულ და ისტორიულ მემკვიდრეობას, ასევე სრულფასოვან. საარქივო ფონდის შეძენა რუსეთის ფედერაციააუდიოვიზუალური და ელექტრონული დოკუმენტები, რომელიც მნიშვნელოვნად ავსებს დოკუმენტურ წყაროებს ქაღალდის მედიაღირებული ინფორმაცია, რომელიც უზრუნველყოფს წარსული მოვლენებისა და მათი მონაწილეების ვიზუალურ და აუდიო რეპროდუცირებას, რაც უაღრესად მნიშვნელოვანია ისტორიის გაშუქებისთვის.
არქივის სტრუქტურა წარმოდგენილია ორი განყოფილებით: დოკუმენტების მიკროფილმის გადაღებისა და დიგიტალიზაციის განყოფილება და დოკუმენტების უსაფრთხოების უზრუნველყოფის, აღრიცხვის, შეძენისა და გამოყენების განყოფილება. ბმული.

დოკუმენტების მიკროგადაღების და დიგიტალიზაციის განყოფილება, რომელიც შედგება სამი თანამშრომლისგან, ეწევა ფსკოვის რეგიონის სახელმწიფო არქივის ინვენტარიზაციისა და ფაილების ელექტრონულ ფორმაში თარგმნას. დიგიტალიზაცია ხელს შეუწყობს მომხმარებლის სწრაფი, მოსახერხებელი წვდომის უზრუნველყოფას დოკუმენტებზე, რომლებიც აკმაყოფილებს თანამედროვე ინფორმაციული საზოგადოების სტანდარტებს და მოემზადება სადაზღვევო ფონდის შესაქმნელად, რომელიც შექმნილია რუსეთის საარქივო ფონდის მდიდარი მემკვიდრეობის შენარჩუნებისთვის.

დეპარტამენტის სპეციალისტების მიერ შესრულებული სამუშაოს ძირითადი ტიპია დოკუმენტების სკანირება. ბმული.

არქივი ეძებს ფულს სერვერისთვის ციფრული დოკუმენტებისთვის (გამოცემის ფასი 600 ათასი რუბლია), რადგან ხელმისაწვდომი თავისუფალი ადგილი დასასრულს უახლოვდება.

დოკუმენტის დიგიტალიზაციის რესურსების შეჯამება:

ხალხი:სამი თანამშრომელი.

დაფინანსება:
2017 წელს როსარხივი არ გამოყოფს ფულს ფედერალური სამიზნე პროგრამიდან "რუსეთის კულტურა".
2012 წელს მათ გამოყო 1,500,000 მანეთი მეტი.
რეგიონულ პროგრამაში დიდი თანხა არ არის;

ტექნიკა:
წიგნის სკანერი,
კიდევ ერთი წიგნის სკანერი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დაასკანიროთ დოკუმენტები 35 სმ-მდე სისქით,
ორი სამუშაო სადგური.

შესრულებული სამუშაოს ფარგლები:
ორი წლის განმავლობაში (2010-2011 წწ.) ჩვენ გავაკეთეთ მარაგების ციფრული გამოსახულებები ქ. სრულად- 12734 ინვენტარი, 180904 ფურცელი.

2012 წლიდან სადაზღვევო ფონდისა და აუდიოვიზუალური დოკუმენტების სახელმწიფო არქივმა დაიწყო 1917 წლის ოქტომბრამდე პერიოდის საარქივო დოკუმენტების გეგმიური დიგიტალიზაცია, რომელიც ინახება ქ. სახელმწიფო არქივიფსკოვის რეგიონი. GAPO-მ მოამზადა დოკუმენტების ციფრული ასლების შექმნის გრძელვადიანი გეგმა, რომელიც განიხილება და შეთანხმებულია რეგიონის სახელმწიფო საარქივო დეპარტამენტის საექსპერტო დამოწმებისა და მეთოდოლოგიური კომისიის მიერ. გეგმაში ჩართვისთვის გამოიყენეს სამი ძირითადი მახასიათებელი: ყველაზე ხშირად გამოყენებული შემთხვევები, განსაკუთრებით ღირებული საქმეების კატეგორია, შემდგომში სადაზღვევო ასლების შექმნის გათვალისწინებით, ქალაქ ველიკიე ლუკისა და ველიკიე ლუკის რაიონის ისტორიის შესახებ დოკუმენტები, თანმიმდევრობით. დააკმაყოფილოს ქალაქ ველიკიე ლუკის მომხმარებელთა ინტერესები, სადაც ძალიან განვითარებულია ადგილობრივი ისტორიის მოძრაობა.

2012-2013 წლებში ციფრულ იქნა 1595 საქმე 157459 ფურცლის მოცულობით.
გამოდის, რომ დღეში საშუალოდ 216 გვერდი სკანირდებოდა.
თუ შვებულებასა და შაბათ-კვირას ანაზღაურებთ, დამრგვალეთ - იყოს 300 გვერდი.
კომენტარიდან ქვემოთ მოცემულ ბმულზე:
ერთ სამუშაო დღეში, ერთ პლანეტურ სკანერზე (და არქივების აბსოლუტურ უმრავლესობაში არის მხოლოდ ერთი), შეგიძლიათ გააკეთოთ მაქსიმუმ 280-300 ფურცელი (ეს იმ შემთხვევაში, თუ სკანერზე მოხერხებულად ასახული წვრილმანი არ არის მეტრიკა. /რევიზიები/აღიარები და არა ნახატები). ეს არის მხოლოდ სკანირება, მიღებული კადრების დამუშავების გარეშე.

ფორუმზე არქივის დირექტორთან მიმოწერიდან:

ახლა (2018 წლის აგვისტო) მიმდინარეობს რეესტრის ოფისიდან გადმორიცხული ფონდის სკანირება.

სამომავლოდ ვგეგმავთ გენეალოგიური მასალის დიგიტალიზაციას.

სკანირებული შემთხვევების მონაცემთა ბაზა ამჟამად შეიცავს 1680 ერთეულს.

მეტი დასკანირებულია, ისინი მუშავდება და ემატება მონაცემთა ბაზას, როცა მზად იქნება.

არის მეტრიკა (ზუსტად არ ვარ დარწმუნებული) და არის აღმსარებლური (დარწმუნებული ვარ) - ეს არის ის, რაც დაკანონდა აღდგენისთანავე. სებეჟსკის ოლქისთვის რამდენიმე აუდიტია.

დიგიტალიზაციის პერსპექტივის კუთხით, ამჟამად მუშავდება ხელშეკრულება საგანმანათლებლო დაწესებულებები, რომელიც განსაზღვრავს იმ საქმეების დიგიტალიზაციის პროცედურას, რომლებიც ყველაზე მოთხოვნადია სამეცნიერო მუშაობის კუთხით.

მეტრიკის ფართომასშტაბიანი დიგიტალიზაცია მოსალოდნელი არ არის (შესაბამისად მაინცნახვამდის).

დოკუმენტების ციფრული ასლების შექმნის გრძელვადიანი გეგმა:
GAPO-მ მოამზადა დოკუმენტების ციფრული ასლების შექმნის გრძელვადიანი გეგმა, რომელიც განიხილება და შეთანხმებულია რეგიონის სახელმწიფო საარქივო დეპარტამენტის საექსპერტო დამოწმებისა და მეთოდოლოგიური კომისიის მიერ.

მინდა ვიცოდე ეს გეგმა.
გეგმის ფორმა, მაგალითი.
საარქივო დოკუმენტების დიგიტალიზაციაზე მუშაობის ორგანიზება, მეთოდოლოგიური რეკომენდაციები.

თითოეულ არქივში სახსრების დიგიტალიზაციის სამუშაოების ორგანიზებისა და კონტროლის მიზნით უნდა შეიქმნას პერსპექტიული დიგიტალიზაციის გეგმა, რომელიც მოიცავს არქივის მთელ კოლექციაში ელექტრონული ასლების შესაქმნელად განკუთვნილი ფონდების სახელწოდებებს (დანართი No2).

პერსპექტიული გეგმის მონიტორინგი და რედაქტირება უნდა განხორციელდეს ყოველწლიურად, დიგიტალიზაციის დაქვემდებარებული ფონდების ნუსხაში ​​გათვალისწინებული წლიური დიგიტალიზაციის გეგმის განხორციელების შედეგების საფუძველზე.

2016 წლის მონაცემებით, ფონდების დიგიტალიზაციის გეგმა ხელმისაწვდომია 36 არქივში. მონაცემები

დოკუმენტების საარქივო დამუშავება არის დოკუმენტაციის სისტემატიზაცია და ორგანიზაცია, რომელიც წარმოიქმნება ორგანიზაციის საქმიანობის დროს. არსებობს გარკვეული კატეგორიის დოკუმენტების სია, რომლებიც მკაცრად ექვემდებარება საარქივო შენახვას დადგენილი წესით. დაარსება, ადმინისტრაციული დოკუმენტები, ფინანსური ანგარიშგება, საკადრო, სპეციალიზებული და სხვა სამთავრობო, კომერციული დოკუმენტაცია იურიდიული პირებიარქივირებას ექვემდებარება საქმიანობის სხვადასხვა სფერო, დროებითი და გრძელვადიანი შენახვა. დოკუმენტების საარქივო დამუშავება უნდა განხორციელდეს ქ სავალდებულოქვეყნის მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად. IN წინააღმდეგ შემთხვევაში, დაწესებულებას ჯარიმები ემუქრება.

არქივის დოკუმენტები შეიძლება საჭირო გახდეს ანგარიშების, სტატისტიკის, მოქალაქეთა მოთხოვნების შესასრულებლად და ინფორმაციის მიწოდებისთვის სამთავრობო უწყებებსსაინფორმაციო ღონისძიებების მომზადებისთვის, ფინანსური ანალიზიგარდა ამისა, არქივის არსებობა საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ დოკუმენტაცია წესრიგში და გქონდეთ სწრაფი წვდომა საჭირო დოკუმენტიან იმ წერტილამდე, თუნდაც რამდენიმე წლის შემდეგ.

რა ორგანიზაციული დოკუმენტები შეიძლება დაარქივდეს?

Reisswolf-ის სპეციალისტები მუშაობენ დოკუმენტებთან სხვადასხვა სახის- პერსონალიდან ბუღალტერიამდე. შენახვის ვადა და ლიკვიდაციის პირობები დამოკიდებულია ფასიანი ქაღალდების ბუნებაზე. უმეტეს შემთხვევაში, ვადები მერყეობს 1 წლიდან 75 წლამდე.

საოფისე სამუშაოების ორგანიზებაში დოკუმენტების არქივირება ხორციელდება სამი ძირითადი მიმართულებით:

• საქმეების სტანდარტული ნომენკლატურა (შემუშავებული კომიტეტების, სამინისტროების, სხვადასხვა ორგანოებისა და ინსტიტუტების მიერ);
• საქმეების სავარაუდო ნომენკლატურა (დადგენილია საქმეების სავარაუდო შემადგენლობა და მოთხოვნები საკონსულტაციო ხასიათისაა);
• ინდივიდუალური ნომენკლატურა (შედგენილი კომპანიის თანამშრომლებისა და სტრუქტურული განყოფილებების მენეჯმენტის მიერ).

სავალდებულო არქივირება საბუღალტრო დოკუმენტებიხოლო პერსონალის დოკუმენტები ექვემდებარება საწარმოს თანამშრომლების პერსონალურ საქმეებს, შემადგენელ დოკუმენტაციას, ადმინისტრაციულ დოკუმენტებს, ბუღალტრულ ჩანაწერებს (დეკლარაციები, ანგარიშები და ა.შ.), სპეციალიზებულ დოკუმენტაციას (ადგილობრივი შიდა აქტები).

სააღრიცხვო დოკუმენტების დაარქივების დრო დამოკიდებულია მათ დანიშნულებაზე. მაგალითად, საგადასახადო მონაცემები სააღრიცხვო პოლიტიკა, შემოსული და გამავალი ფულადი შეკვეთები, ინვოისები, ინვენტარიზაციის აღრიცხვის ბარათები, ჩამოწერის აქტები ინახება 5 წლის განმავლობაში. პროდუქციის გადაზიდვის ინვოისები უნდა იყოს არქივირებული 4 წლის განმავლობაში.

დაარქივება პერსონალის დოკუმენტებიხორციელდება სპეციალური სქემის მიხედვით და პირობები მკაცრად შეესაბამება რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობას:

• ყოველი შრომითი ხელშეკრულებაუნდა ინახებოდეს 75 წლის განმავლობაში;
• თანამშრომელთა პირადი საქმეები - 75 წელი;
• თანამშრომლებისთვის პრემიების გაცემის დამადასტურებელი დოკუმენტები - 5 წელი.

საოფისე სამუშაოების ორგანიზაციაში დოკუმენტების სწორად ორგანიზებული არქივირება ძალზე მნიშვნელოვანია ნებისმიერი იურიდიული პირისთვის, რადგან ამაზე პირდაპირ დამოკიდებულია პერსონალის მუშაობის სიჩქარე და საწარმოს მენეჯმენტის უნარი ადაპტირდეს ბაზრის ცვალებად მოთხოვნებთან.

დოკუმენტაციის არქივის ძირითადი ეტაპები

არქივში შესანახი სააღრიცხვო დოკუმენტების, პირადი ფაილების და სხვა დოკუმენტაციის არქივის პროცესი შედგება შემდეგი ნაბიჯებისგან:

1. დოკუმენტების ღირებულების შემოწმება.
   ამ ეტაპზე დგინდება პრაქტიკული, ისტორიული და სამეცნიერო ღირებულება და შესაბამისად არქივში შესანახი დოკუმენტაციის შერჩევა და შენახვის ვადა.
2. დოკუმენტაციის სისტემატიზაციის ეტაპი.
   საქმიანობის მიმართულების მიხედვით, ყველა დოკუმენტი ყალიბდება მუდმივი, დროებითი და გრძელვადიანი შენახვის ფაილებად.
3. სისტემატიზებული საქმეების აღრიცხვა.
   ეს პროცესი ტარდება კანონის შესაბამისად და მოიცავს:
   • ფურცლების ნუმერაცია;
   • სასერთიფიკატო ფურცლის მომზადება;
   • შედგენა შიდა ინვენტარი;
   • საფარის დიზაინი;
   • მომზადება ისტორიული ინფორმაცია.
4. დასრულებული საქმეების ინვენტარებისა და წინასიტყვაობის შედგენა.
   ამ ეტაპზე იქმნება სისტემატური სია, რომელშიც შედის საქმეების სახელწოდებები.
5. ელექტრონული არქივის ფორმირება.
6. დოკუმენტაციის გადაცემის აქტის შედგენა და საქმეების შემდგომი გადაცემა არქივში შესანახად.

საოფისე სამუშაოების ორგანიზებაში დოკუმენტების არქივის პროცესი ასევე გულისხმობს ფაილების განკარგვას, რომლებიც არ ექვემდებარება შენახვას. განადგურება ხორციელდება შესაბამისი აქტის შედგენისა და ორგანიზაციის მიერ დამტკიცების შემდეგ. ნომენკლატურის შემუშავება გათვალისწინებულია საარქივო დოკუმენტაციის მომზადების მოთხოვნებით. საოფისე მენეჯმენტ ორგანიზაციაში დოკუმენტების დაარქივების პროცედურა შეიძლება განხორციელდეს ცალკე ან საარქივო დამუშავების პროცესში.

კომპანია "Reisswolf"-ის მომსახურება

დოკუმენტების საარქივო დამუშავება შრომატევადი პროცესია და მოითხოვს გარკვეული ცოდნის ბაზის ფლობას. უმეტეს შემთხვევაში, არაპრაქტიკულია არქივის მომსახურე პერსონალის ყოლა. გარდა ამისა, ნივთების სათანადო ფორმაში შესანარჩუნებლად აუცილებელია სპეციალური ოთახი, რომელიც აკმაყოფილებს გარკვეულს სანიტარული სტანდარტები. დღეს ბევრი კომპანია ამჯობინებს აუთსორსინგის ვარიანტს. საბუღალტრო დოკუმენტაციის არქივის სერვისი დაზოგავს არა მხოლოდ დროს დოკუმენტების დამუშავების ხანგრძლივ პროცესს, არამედ ფინანსური რესურსები. მოსკოვში დოკუმენტების საარქივო დამუშავება, ფაილების შემდგომი შენახვა და დოკუმენტაციის არქივირებასთან დაკავშირებული სხვა სერვისები უზრუნველყოფილია კომპანია Reisswolf-ის მიერ. კვალიფიციური სპეციალისტები ამუშავებენ დოკუმენტაციას მოქმედი კანონმდებლობის მოთხოვნების შესაბამისად. სააღრიცხვო ორგანიზაციებში დოკუმენტების არქივირება საკმაოდ დიდი სამუშაოა. და მისი მთავარი სირთულე ყველა წესის, ნორმისა და რეგულაციის მკაცრი დაცვაა. დოკუმენტების არქივის ღირებულება დამოკიდებულია სამუშაოს მოცულობაზე, სირთულეზე (დოკუმენტაციის მდგომარეობა და სისრულე) და აქტუალურობაზე.

საარქივო მომსახურების ფასები

დოკუმენტების არქივირება
სახელი	ერთეული გაზომვები	ფასი
ორგანიზაციის საარქივო ფონდის ექსპრეს შეფასება, საქმიანობის გაუმჯობესებისა და გაუმჯობესების რეკომენდაციების ფორმირება	ფონდი	უფასოდ
დოკუმენტების საარქივო დამუშავება	საქმე/საქაღალდე	1,425 რუბლი
საქმეების ინვენტარის შედგენა მართვის დოკუმენტებიმუდმივი და გრძელვადიანი შენახვა	საქმე/საქაღალდე	51 რუბლი
ორგანიზაციის შესახებ ისტორიული ინფორმაციის შედგენა. ფონდი 10 წლამდე	მითითება	7,400 რუბლი
ფურცლების ნუმერაცია ფაილში, სასერტიფიკაციო ფურცლის დიზაინი. ქეისის ხერხემლის სისქე 4 სანტიმეტრამდე და 250 ფურცელამდე	საქაღალდე/ქეისი	210 ₽
კომპოზიტური საარქივო აკინძვა (დოკუმენტები A4, A5 ფორმატებში). ქეისის ხერხემლის სისქე 4 სანტიმეტრამდე და 250 ფურცელამდე	საქმე/საქაღალდე	167 რუბლი
იმუშავეთ მომხმარებლის ოფისში ან არქივში	თანამშრომელი/მუშაკი	4500 ₽

ვის დასჭირდება ეს სერვისი?

დოკუმენტაციის არქივირება უნდა განახორციელოს ყველა ორგანიზაციამ, განურჩევლად მათი საქმიანობის სფეროსა. სამთავრობო და კომერციულ ინსტიტუტებს შეიძლება დასჭირდეთ მომსახურება ორგანიზაციაში დოკუმენტების არქივისთვის:

• პერსონალში არქივისტის არ ყოლა;
• ვისაც ფულის დაზოგვა სურს სამუშაო საათები, ფინანსური ინვესტიციები არქივის მოვლისთვის, ასევე თავისუფალი ადგილი ოფისში;
• დოკუმენტების აღრიცხვის, შედგენისა და შენახვის საარქივო კანონმდებლობის დაცვა;
• მათ, ვისაც სურს გააუმჯობესოს კომპანიის ეფექტურობა.

შენახვისა და დამუშავების შენობების არარსებობის შემთხვევაში, Reisswolf უზრუნველყოფს იურიდიული პირებისთვის დოკუმენტების არქივის მომსახურებას, ასევე მათ დროებით შენახვას თავის ტერიტორიაზე.

რატომ ჯობია საარქივო დამუშავება პროფესიონალებს მივანდოთ?

არქივირებამდე დოკუმენტაცია სათანადოდ უნდა იყოს დაარქივებული. თუ საქმეების რეგისტრაციისას არ დაკმაყოფილდება საარქივო კანონმდებლობის ნორმები და მოთხოვნები, არსებობს ხელახალი დასამუშავებლად დოკუმენტების მიღების რისკი, რაც შესაბამისად დამატებით დროს და ფინანსურ ხარჯებს იწვევს. გარდა ამისა, საწარმოები პასუხისმგებელნი არიან ფაილების უსაფრთხოებაზე და მათზე შეზღუდული წვდომის უზრუნველყოფაზე. სააღრიცხვო დოკუმენტაციის დაარქივების წესის დარღვევის შემთხვევაში დაწესებულებას დაეკისრება ჯარიმები. დოკუმენტების განკარგვა ასევე უნდა განხორციელდეს შესაბამისი შემოწმების შემდეგ და მხოლოდ ფაილის შენახვის ვადის გასვლის შემდეგ. შენახვის ვადების მკაცრი დაცვა და განადგურების მოწმობის გაფორმება პროცედურის ნაწილია. პერსონალის დოკუმენტების და სხვა სახის დოკუმენტაციის არქივირება უნდა განხორციელდეს კომპეტენტურად და მკაცრი დაცვით საარქივო წესები. ბიზნესისადმი არაპროფესიონალური მიდგომა ხშირად იწვევს ჯარიმებს და ორგანიზაციის რეპუტაციის შელახვას.

რატომ არის მომგებიანი Reisswolf-თან თანამშრომლობა?

კომპანია გთავაზობთ დოკუმენტების არქივის პროფესიონალურ მომსახურებას. ჩვენს კლიენტებს ვთავაზობთ თანამშრომლობის ხელსაყრელ პირობებს:

• საარქივო დოკუმენტების პროფესიული დამუშავება საბაზრო საშუალო ფასით და რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობის მკაცრი დაცვით;
• საჭიროების შემთხვევაში ფაილების დროებითი შენახვა;
• კონფიდენციალურობის დაცვა;
• სამუშაოს დასრულების მოკლე ვადები.

პერსონალის დოკუმენტების არქივისთვის სერვისების შეკვეთისთვის ან Reisswolf-ის სპეციალისტებისგან დეტალური რჩევის მისაღებად გამოიყენეთ გამოხმაურების ფორმა.