სტანდარტული მოთხოვნები სედისთვის. საინფორმაციო სისტემების მოთხოვნები ფინანსური ინსტიტუტების ელექტრონული დოკუმენტების მართვისათვის თანამედროვე მოთხოვნები ED-ისთვის

პრობლემები, რომლებიც წყდება კომპანიის საქმიანობის ავტომატიზაციისას, ყოველთვის სპეციფიკურია და დიდწილად დამოკიდებულია მისი ბიზნესის მახასიათებლებზე, ინფრასტრუქტურაზე, ადმინისტრაციული სტრუქტურადა მრავალი სხვა ფაქტორი. ყველა საოფისე ავტომატიზაციის სისტემისთვის წარმოდგენილია შემდეგი: მოთხოვნები:

სიმარტივე და მოქნილობა;

შენახვა;

ღიაობა;

საიმედოობა.

ყველა საოფისე ამოცანიდან შეიძლება გამოვყოთ ორი ყველაზე აქტუალური: კომერციული საქმიანობის ავტომატიზაცია და დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაცია.

როგორც წესი, კომერციული საქმიანობის ავტომატიზაციის სისტემებისთვის წარმოდგენილია შემდეგი: მოთხოვნები:

საქონლის მიღება-რეალიზაციაზე სრული კონტროლის უზრუნველყოფა;

ურთიერთქმედება ავტომატიზაციის სისტემასთან ბუღალტერია;

ინფორმაციის ხელმისაწვდომობის შეზღუდვა;

ოპერაციების მაქსიმალური ავტომატიზაცია;

კორპორატიულ ვებ სერვერთან ინტეგრაცია;

მწარმოებლის მიერ სისტემის რეგულარული განახლება და მხარდაჭერა.

დოკუმენტების ავტომატიზაციის სისტემებისთვის დაწესებულია შემდეგი მოთხოვნები::

ერთი დოკუმენტის საცავი;

სრულად ფუნქციონალური მარშრუტისა და დოკუმენტების გადაადგილების სცენარების შემუშავების ხელსაწყოების არსებობა;

სამუშაოს შესრულების მონიტორინგი;

ბრძანებების შესრულების მონიტორინგი;

განვითარებული ანგარიშგების სისტემა;

სტატისტიკური და ანალიტიკური ინფორმაციის მოპოვების შესაძლებლობა;

მუშაობა კომპიუტერულ ქსელებში.

დღესდღეობით, საინფორმაციო ტექნოლოგიების განვითარებამ განაპირობა მეთოდებისა და ინსტრუმენტების გაჩენა, რომლებიც უზრუნველყოფენ ინტეგრირებულ გადაწყვეტილებებს საოფისე ავტომატიზაციისთვის, რაც საშუალებას გაძლევთ ავტომატიზიროთ ხელით ოპერაციები და მოძებნოთ დოკუმენტები, ავტომატურად გადაიტანოთ და თვალყური ადევნოთ დოკუმენტების მოძრაობას და აკონტროლოთ შეკვეთების შესრულება. დოკუმენტებთან დაკავშირებული. გამოჩნდა დოკუმენტების ავტომატიზაციის საინფორმაციო სისტემები.

ნებისმიერი საინფორმაციო სისტემა მჭიდროდ უნდა იყოს დაკავშირებული ორგანიზაციის სტრუქტურასთან. ამრიგად, შესაძლებელია მონაცემთა უსაფრთხოების უზრუნველყოფა და მომხმარებლის უფლებამოსილების განაწილება. თანამედროვე ორგანიზაციებიეს არის განყოფილებების, ფილიალების, განყოფილებებისა და ოფისების ერთობლიობა, რომლებიც ერთმანეთს უცვლიან ინფორმაციას და ახორციელებენ ერთობლივი მუშაობის ცალკეულ ნაწილებს. არასტრუქტურირებული ინფორმაციის ცხოვრების ძირითადი ფაზებიოფისში არიან:

ინფორმაციის შეყვანა სისტემაში;

დოკუმენტების შენახვა, ნავიგაცია, ძიება და ფილტრაცია;

დოკუმენტებთან კოლექტიური მუშაობა;

ინფორმაციის გატანა სისტემიდან.

სქემა სიცოცხლის ციკლინაჩვენებია ნახ. 5.1.

ბრინჯი. 5.1. ორგანიზაციაში არასტრუქტურირებული ინფორმაციის სასიცოცხლო ციკლის დიაგრამა

ოფისში დოკუმენტებთან კოლექტიური მუშაობის ორგანიზება და ავტომატიზაცია ეფუძნება ჯგუფურ პროგრამულ უზრუნველყოფას და სამუშაო პროცესის ტექნოლოგიებს.

ჯგუფის ტექნოლოგიაორიენტირებულია მცირე სამუშაო ჯგუფებზე, რომლებიც ხასიათდება ერთი კოლექტიური ამოცანის განხორციელების მხარდაჭერით და სამუშაოს ორგანიზებაში სტრუქტურირების ნაკლებობით. მხარდაჭერა შემოიფარგლება ინფორმაციის კოლექტიური წვდომის უზრუნველყოფით სხვადასხვა წვდომის მეთოდების გამოყენებით: ქსელური წვდომა ფაილებსა და მონაცემთა ბაზებზე; ადგილობრივი და გლობალური ელექტრონული ფოსტა (მათ შორის კონფერენციები და დისკუსიები); ტერმინალის წვდომა, ფაილების გადაცემა და ელექტრონული ბიულეტენების დაფები; ჰიპერტექსტური დოკუმენტების გადახედვა და ინტერპრეტაცია.

როდესაც ერთობლივად მუშაობთ, მნიშვნელოვანია დაბლოკვა კონფლიქტების მოსაგვარებლად, როდესაც ზოგადი გამოყენებარესურსები, წვდომის ავტორიზაცია იდენტიფიკატორებისა და პაროლების გამოყენებით, ინფორმაციის დაცვა წვდომის უფლებების გამოყენებით. უსაფრთხოების დამატებით დონეს უზრუნველყოფს დაშიფვრა და ელექტრონული ხელმოწერები. ჯგუფური ტექნოლოგიის გამოყენებით აგებული სისტემები მოიცავს შემდეგს: Lotus Notes, Microsoft Office, Perfect Office.

სამუშაო პროცესის კლასის ტექნოლოგიებიგამოიყენება დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციისთვის საშუალო და დიდ ოფისებში და მათ ახასიათებთ მრავალ მომხმარებლის რეჟიმის მხარდაჭერა ერთდროულად რამდენიმე ამოცანებით; სამუშაოს მკაფიო სტრუქტურირება როლებისა და დოკუმენტების მიხედვით მათი განხორციელების კონტროლით. სამუშაო პროცესის ტექნოლოგიის გამოყენებით აგებული სისტემები მოიცავს შემდეგს – Staffware, OPTIMA-WorkFlow, Action WorkFlow.

ტერმინი "სამუშაო ნაკადი" პირდაპირი თარგმანია "სამუშაო ნაკადი". უფრო ინფორმაციულია სამუშაო პროცესის კლასის პროდუქტების განსაზღვრაროგორც პროგრამული სისტემები, რომლებიც უზრუნველყოფენ საწარმოო ოპერაციების (დავალებები, სამუშაოები, ფუნქციები) შესრულების სრულ ან ნაწილობრივ კოორდინაციას, რომლებიც ქმნიან საწარმოს სტრუქტურირებულ ბიზნეს პროცესებს.

სამუშაო პროცესის ტექნოლოგია ეფუძნება შემდეგ კონცეფციებს:

1. ობიექტი– საინფორმაციო, მატერიალური ან ფინანსური ობიექტი, რომელიც გამოიყენება ბიზნეს პროცესში (წერილი, აღჭურვილობა, ინვოისი).

2. ღონისძიება– გარე (პროცესის ფარგლებში არაკონტროლირებადი) მოქმედება, რომელიც მოხდა ობიექტთან (წერილის მიღება, აღჭურვილობის გაფუჭება, გადასახადის განაკვეთის ცვლილება).

3. ოპერაცია– ელემენტარული ქმედება, რომელიც შესრულებულია მოცემული ბიზნეს პროცესის ფარგლებში (წერილის მომზადება, აღჭურვილობის გამოცვლა, გადასახადის გადახდა).

4. შემსრულებელი– თანამდებობის პირი, რომელიც პასუხისმგებელია ბიზნეს პროცესის ერთი ან მეტი ოპერაციის შესრულებაზე (მენეჯერი, არქივის თანამშრომელი, დირექტორი).

ურთიერთობები სამუშაო პროცესის ტექნოლოგიის ძირითად კონცეფციებს შორის გამოსახულია ნახ. 5.2.

ბრინჯი. 5.2. სამუშაო პროცესის ტექნოლოგიის კონცეპტუალური საინფორმაციო მოდელი

ბიზნეს პროცესი ფორმალიზებულია, როგორც მდგომარეობათა და გადასვლების ერთობლიობა, რომელიც აუცილებელია მინიმუმ ორი სუბიექტის (მაგალითად, საწარმოს თანამშრომლების) ურთიერთქმედების აღსაწერად წინასწარ განსაზღვრული პირობის შესრულების მისაღწევად. ასეთი ურთიერთქმედების ცალკე შემთხვევაა დოკუმენტის ჩვეულებრივი გადაცემა წერტილიდან წერტილამდე.

სამუშაო პროცესის ტექნოლოგიის ერთ-ერთი დანერგვა არის ეგრეთ წოდებული „გრაფიკული სისტემა“, სადაც თითოეული ნაბიჯი არის ვექტორი და აჩვენებს დოკუმენტთან დაკავშირებული დავალების მოძრაობას, ან უბრალოდ დოკუმენტის გადაადგილებას ერთი საგნიდან მეორეზე. ამავდროულად, პირმა, რომელიც პასუხისმგებელია სქემის სწორად ფუნქციონირებაზე, უნდა გაითვალისწინოს ყველა სახის გაუთვალისწინებელი სიტუაცია, რომელიც შეიძლება წარმოიშვას დოკუმენტის გზაზე.

კიდევ ერთი მიდგომა ემყარება „ციკლის“ კონცეფციას, რომელიც არის უმცირესი ელემენტი ორ თვითნებურ სუბიექტს შორის ურთიერთქმედების სქემაში. ამავდროულად, სისტემა თავად აკონტროლებს პროცესის ჩაკეტილობას და შეცდომის შემთხვევაში, მიზეზის აღწერით მიუთითებს ადგილსა და არასწორად. ამის შემდეგ ახალი პროცესი არ წარმოიქმნება.

სისტემების გამოყენება ელექტრონული დოკუმენტების მართვადა ჩანაწერების მენეჯმენტი (EDMS) დაიწყო 1990-იანი წლების შუა ხანებში. თუმცა, სახელმწიფო მასშტაბით EDS-ის დანერგვა ფართოდ გავრცელდა მხოლოდ ბოლო ხუთი წლის განმავლობაში. აქ მთავარი სტიმული იყო რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2011 წლის 12 თებერვლის No176-r ბრძანება, რომელმაც დაამტკიცა ფედერალური ორგანოების გადასვლის სამოქმედო გეგმა. აღმასრულებელი ხელისუფლებაქაღალდის გარეშე დოკუმენტების ნაკადისთვის და რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2012 წლის 6 სექტემბრის №890 დადგენილება „სახელმწიფო ორგანოებში ელექტრონული დოკუმენტაციის გაუმჯობესების ღონისძიებების შესახებ“.

რუსეთის ფედერაციის ტელეკომის და მასობრივი კომუნიკაციების სამინისტროს აღნიშნული სამოქმედო გეგმის შესაბამისად, „მოთხოვნები საინფორმაციო სისტემებიფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების ელექტრონული დოკუმენტების მართვა, სხვა საკითხებთან ერთად, ამ სისტემების მეშვეობით შეზღუდული გავრცელების ოფიციალური ინფორმაციის დამუშავების აუცილებლობის გათვალისწინებით. 2

მიუხედავად იმისა, რომ EDMS გამოიყენებოდა ექსკლუზიურად, როგორც ინსტიტუციური სისტემები, მათი მრავალფეროვნება და ერთმანეთთან შეუთავსებლობა არ წარმოადგენდა მნიშვნელოვან პრობლემას. მაგრამ ერთიან საინფორმაციო სივრცეზე გადასვლის დაწყებისთანავე, უწყებათაშორისი ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზება, EDMS-ის გაერთიანების აუცილებლობა, მათი თავსებადობის უზრუნველყოფა დოკუმენტების გაცვლის ეროვნულ სისტემებთან, ელექტრონულ ურთიერთქმედებასა და საარქივო საცავიგამოვიდეს წინა პლანზე. ნაწილობრივ ურთიერთქმედების საკითხების მოსაგვარებლად EDMS სისტემებიგაიგზავნა GOST R 53898-2010. „ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები. დოკუმენტების მართვის სისტემების ურთიერთქმედება. მოთხოვნები ელექტრონული შეტყობინებისთვის“.

„ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საინფორმაციო სისტემების მოთხოვნები...“ განკუთვნილია ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლებისთვის, მაგრამ ხელოვნების შესაბამისად. 2006 წლის 27 ივლისის №149-FZ ფედერალური კანონის 11 ვრცელდება სხვა სახელმწიფო ორგანოებსა და ორგანოებზეც. ადგილობრივი ხელისუფლება. კომერციულ ორგანიზაციებს უფლება აქვთ მოაწყონ EDS საკუთარი შეხედულებისამებრ, მაგრამ ჩვენს ქვეყანაში სახელმწიფოს როლის გათვალისწინებით, როგორც წესი, ყველა დიდი და საშუალო კომერციული ორგანიზაციებიხელმძღვანელობენ სახელმწიფო უწყებებთან ურთიერთობის მოხერხებულობისთვის სახელმწიფოს მიერ დადგენილი წესებით.

ეს მოთხოვნები ჩარჩო ხასიათს ატარებს და, შესაბამისად, 2013 წელს, ფედერალური საარქივო სააგენტოს ბრძანებით, დოკუმენტების მართვისა და საარქივო საქმეთა სრულიად რუსეთის სამეცნიერო კვლევითმა ინსტიტუტმა (VNIIDAD) შეიმუშავა „საარქივო და დოკუმენტების მართვის ფუნქციური მოთხოვნები საინფორმაციო სისტემებისთვის, რომლებიც უზრუნველყოფენ ელექტრონულ დოკუმენტის ნაკადი პროცესში შიდა საქმიანობაფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლება“. 3

განვიხილოთ მოთხოვნების ყველაზე საინტერესო დებულებები... რუსეთის ტელეკომის და მასობრივი კომუნიკაციების სამინისტრო.

„ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საინფორმაციო სისტემების მოთხოვნები...“ განსაზღვრავს ფუნქციების მინიმალურ კომპლექტს, რომელიც უნდა იყოს წარმოდგენილი EDMS-ში, აგრეთვე მოთხოვნები დაწესებულებაში EDMS-ის გამოყენების ორგანიზებისთვის.

EDMS-ის ერთ-ერთი მთავარი მოთხოვნაა მისი მასშტაბურობა, როგორც დაკავშირებული სამუშაო სადგურების რაოდენობის, ასევე EDMS-ში შემავალი დოკუმენტების რაოდენობის მიხედვით. გასათვალისწინებელია, რომ თანამედროვე სისტემებიდოკუმენტების მართვის სისტემებს იყენებს ორგანიზაციის თითქმის ყველა თანამშრომელი, რომელიც მუშაობს დოკუმენტებთან, და ზოგადი ტენდენციაა როგორც სტაციონარული სამუშაო სადგურების გამოყენება, ასევე მობილური მოწყობილობებიდან დოკუმენტებზე წვდომა, სისტემაში დისტანციური წვდომა. რაც შეეხება EDMS-ში შენახული დოკუმენტების რაოდენობას, გასათვალისწინებელია, რომ რადგან სისტემა ინახავს არა მხოლოდ საბოლოო დასრულებულ და ხელმოწერილ დოკუმენტებს, არამედ შუალედურ სამუშაო ვერსიებს, EDMS-ში მიღებული ფაილების, პროექტების და დოკუმენტების რაოდენობას წელიწადში. რამდენჯერმე აღემატება რეგისტრირებული დოკუმენტების რაოდენობას სკოლამდელი საგანმანათლებლო დაწესებულების მომსახურება(შემომავალი, გამავალი და შიდა). მოთხოვნები ადგენს, რომ EDMS უნდა უზრუნველყოს ყველა დოკუმენტის შენახვა მინიმუმ 5 წლის განმავლობაში, მაგრამ პრაქტიკაში აუცილებელია ფოკუსირება მინიმუმ 10-15 წლის პერიოდზე, რადგან ეს არის პერიოდი, რომლის დროსაც ინახება დოკუმენტები. ელექტრონული ფორმაკვლავაც აქტიურად გამოიყენება, განსაკუთრებით მას შემდეგ, რაც პუნქტი 20 pp. ვ) იგივე მოთხოვნები ითვალისწინებს დოკუმენტების ას წლამდე შენახვის შესაძლებლობას.

EDMS-ის მნიშვნელოვანი პარამეტრია მისი სიჩქარე. თუ აპარატურული და პროგრამული კომპლექსი (EDS სერვერი) არ არის საკმარისად პროდუქტიული სისტემაში მომუშავე მომხმარებლების მოცემული რაოდენობისთვის და (ან) მონაცემთა ბაზის მოცემული მოცულობისთვის (სისტემაში არსებული დოკუმენტების რაოდენობა), მაშინ თანამშრომლებს მოუწევთ დაელოდეთ დოკუმენტის ბარათის ან თავად დოკუმენტის გახსნას, შესაბამისად, თანამშრომლის პროდუქტიულობა ეცემა. ამიტომ, მოთხოვნები შეიცავს დროის პარამეტრებს, რომლებსაც EDMS-ის შესრულება უნდა აკმაყოფილებდეს:

EDMS-ზე წვდომის დრო - არაუმეტეს სამი წამისა;
დოკუმენტის რეგისტრაციისას შექმნილ ბარათზე წვდომის დრო და შეიცავს მონაცემებს, რომლებიც აღწერს დოკუმენტის კონტექსტს, შინაარსს, სტრუქტურას, დოკუმენტთან შესრულებულ მოქმედებებს მომზადების, განხილვის, შესრულებისა და შენახვის დროს, აგრეთვე საიდენტიფიკაციო მონაცემებს (მეტამონაცემები) - არაუმეტეს ხუთი წამისა.

ნებისმიერ სისტემაში შეიძლება მოხდეს მარცხი, როგორც პროგრამული, ასევე აპარატური. მაგრამ EDMS წარუმატებლობა შეუძლებელს ხდის ორგანიზაციის ყველა თანამშრომლისთვის დოკუმენტებთან მუშაობას, ამიტომ მოთხოვნები ადგენს მკაცრ შეზღუდვებს დისტანციისთვის EDMS-ის წარუმატებლობისა და გადატვირთვის შემთხვევაში - არაუმეტეს 30 წუთისა. EDMS ასევე უნდა მიაწოდოს მომხმარებლების ავტომატური შეტყობინება სისტემის გაუმართაობის შესახებ. უპირველეს ყოვლისა, ისინი ჩვეულებრივ აყენებენ ავტომატურ შეტყობინებას SMS-ით და ელ EDMS ადმინისტრატორი და ტექნოლოგი.

კიდევ ერთი გავრცელებული სიტუაციაა ის, რომ რაიმე მიზეზით დოკუმენტი დაზიანებულია ან შემთხვევით წაშლილია მომხმარებლის მიერ. მოთხოვნები ითვალისწინებს, რომ ამ შემთხვევაში ელექტრონული დოკუმენტი უნდა აღდგეს სარეზერვო ასლიდან 30 წუთის განმავლობაში. ორგანიზაციას, მოთხოვნების შესაბამისად, უნდა ჰქონდეს მინიმუმ ერთი სარეზერვო ასლი ელექტრონული დოკუმენტები, ინახება EDMS-ში. თუმცა, პრაქტიკაში, უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად, იქმნება მინიმუმ ორი სარეზერვო ასლი, სასურველია სხვადასხვა მედიაზე. ეს ამცირებს ელექტრონული დოკუმენტების დაკარგვის რისკს.

EDMS-ის სანდოობის კოეფიციენტი უნდა იყოს მინიმუმ 0,98.

კიდევ ერთი მაჩვენებელია EDMS-ის უსაფრთხოების დონე არაავტორიზებული წვდომისგან. სახელმწიფო უწყებებისთვის, რომლებიც მუშაობენ შეზღუდული დოკუმენტებით, ეს უნდა იყოს მინიმუმ 1G კლასის სერთიფიკატი. თუმცა, უსაფრთხო EDMS-ის შექმნისა და ექსპლუატაციის მაღალი ღირებულების გამო, ისინი ჩვეულებრივ ცდილობენ იმუშაონ შეზღუდულ დოკუმენტებთან ტრადიციულ რეჟიმში, ქაღალდზე, რადგან ისინი ჩვეულებრივ შეადგენენ ორგანიზაციის დოკუმენტების მცირე ნაწილს. IN წინააღმდეგ შემთხვევაშიჩვეულებრივ, სპეციალურად გამოყოფილი კომპიუტერები ან თუნდაც ცალკე დაცული ქსელი დამონტაჟებულია ისეთ დოკუმენტებთან მუშაობისთვის, რომლებსაც არ აქვთ კავშირი ღია კომპიუტერულ ქსელთან და ინტერნეტთან. თუმცა, ამ შემთხვევაში გათვალისწინებულია დსპ-ის დონეზე დოკუმენტებთან მუშაობა, მაგრამ არა სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველ დოკუმენტებთან.

„ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საინფორმაციო სისტემების მოთხოვნები...“ ძირითადი ნაწილი არის აღწერა, თუ როგორ უნდა აშენდეს პროცესები EDMS-ში. დოკუმენტაციის მხარდაჭერამენეჯმენტი.

ხაზგასმულია, რომ EDMS-მა უნდა უზრუნველყოს ორგანიზაციის ყველა ტიპის და კატეგორიის დოკუმენტებთან და დოკუმენტების პროექტებთან მუშაობა.

გამოყენებულია EDMS სამთავრობო უწყებებს, უნდა უზრუნველყოს ურთიერთქმედება უწყებათაშორის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემებთან (IDF), უწყებათაშორის ელექტრონულ ინტერაქციასთან (SMEI) და სხვა საინფორმაციო სისტემებთან.

EDMS-ის მუშაობა უნდა შეესაბამებოდეს GOST R ISO 15489-1-2007 „ინფორმაციის, ბიბლიოთეკისა და გამოცემის სტანდარტების სისტემას“ დებულებებს. დოკუმენტების მართვა. ზოგადი მოთხოვნები“, მათ შორის ელექტრონული დოკუმენტის ავთენტურობის, მთლიანობისა და სანდოობის უზრუნველყოფის სფეროში, ასევე საოფისე მუშაობის წესები ფედერალური ორგანოებიაღმასრულებელი ხელისუფლება, დამტკიცებული რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2009 წლის 15 ივნისის No477 დადგენილებით (მოთხოვნების 9 და 11 პუნქტები).

EDMS უნდა უზრუნველყოს ყველა ძირითადი საოფისე პროცესი:

დოკუმენტის ან დოკუმენტის შესახებ ინფორმაციის (დოკუმენტის პროექტი) შენახვა EDMS-ში (მისი რეგისტრაცია ან, მოთხოვნების თვალსაზრისით, დოკუმენტის სისტემაში შეყვანა):

დოკუმენტის მიტანა შემსრულებლამდე (EDMS მომხმარებელი)
დოკუმენტის დამტკიცება
დოკუმენტზე ხელმოწერა
დოკუმენტის გადაცემა (გაგზავნა);
"დოკუმენტების შენახვა და აღრიცხვა, ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოში საოფისე მუშაობის ინსტრუქციის შესაბამისად, აგრეთვე შესრულების დისციპლინის კონტროლი, საცნობარო მასალების მომზადება და დოკუმენტების არქივში შეტანა", ანუ შესრულების კონტროლი, ინფორმაცია. და საცნობარო სამუშაოები, მიმდინარე შენახვა და აღრიცხვა, მათ შორის დოკუმენტების მომზადება სახელმწიფო არქივში ან სადეპოზიტო შესანახად.

ოფისის მართვის ავტომატური სისტემის განსაკუთრებული მახასიათებელია მომხმარებლის ყველა მოქმედებისა და სისტემის მოვლენის აღრიცხვის ფუნქციის არსებობა. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, ყველაფერი, რაც ხდება EDMS-ში - იქმნება დოკუმენტი ან რეგისტრირებულია, ფაილი უბრალოდ ჩანს, ხდება რედაქტირება - მთელი ეს ინფორმაცია ინახება სპეციალურ სერვის ფაილებში, რაც საშუალებას გაძლევთ ყოველთვის თქვათ ვინ და როდის უყურებთ. ან შეცვალა დოკუმენტი (დოკუმენტის ბარათი). ცალკე, მოთხოვნები ადგენს, რომ სავალდებულოა სისტემაში დოკუმენტის შეყვანის თარიღი და დრო. ეს ინფორმაცია აღირიცხება როგორც სარეგისტრაციო ბარათში (დოკუმენტის მეტამონაცემები), ასევე საკონტროლო ინფორმაციაში (მოქმედებების პროტოკოლი EDMS-ში).

მოთხოვნების მე-17 პუნქტის შესაბამისად, ჩაწერას ექვემდებარება ინფორმაცია დოკუმენტებთან ან დოკუმენტების კომპლექტებთან, დოკუმენტების პროექტებთან, სააღრიცხვო ბარათებთან (მეტამონაცემებთან) შესრულებული ყველა ქმედების შესახებ. ეს ინფორმაცია:

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS მომხმარებლის შესახებ, რომელმაც შეასრულა მოქმედება;
მოქმედების თარიღისა და დროის შესახებ;
დოკუმენტებისა და დოკუმენტების პროექტების EDMS-ში შეტანის შესახებ;
კლასიფიკაციის სქემაში მონაკვეთის (ქვესექციის) გადატანის შესახებ;
შენახვის ვადების ინსტრუქციებში ცვლილებებისა და დოკუმენტებთან შემდგომი ქმედებების შესახებ;
ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის ადმინისტრატორის მიერ შესრულებული ქმედებების შესახებ დოკუმენტის ღირებულების შემოწმებისას, განხორციელებული შესაბამისად ფედერალური კანონი 2004 წლის 22 ოქტომბრის No125-FZ „ონ საარქივო საქმეებივ რუსეთის ფედერაცია";
კლასიფიკაციის სქემის მონაკვეთის (ქვესექციის) განადგურების აკრძალვის დაწესებისა და მოხსნის შესახებ;
EDMS მომხმარებლის მიერ მეტამონაცემების ნებისმიერი ცვლილების ან განადგურების შესახებ;
დოკუმენტებზე წვდომის უფლებაში ცვლილებების შესახებ;
დოკუმენტების გადაცემის შესახებ;
დოკუმენტების განადგურებაზე;
დოკუმენტის ან მეტამონაცემების დაბეჭდვის შესახებ.

სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, EDMS საშუალებას მოგცემთ ნებისმიერ დროს მიიღოთ ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ ვინ და როდის გახსნა, ნახა, დაარედაქტირა მისთვის დოკუმენტი ან სარეგისტრაციო ბარათი, ასევე რა დოკუმენტებით მუშაობდა ესა თუ ის თანამშრომელი.

რუსეთის ფედერაციის ტელეკომის და მასობრივი კომუნიკაციების სამინისტროს მოთხოვნები ყოფს EDMS-ის მიერ მხარდაჭერილი საოფისე პროცესებს შემდეგ ჯგუფებად:

ა) შემოსული და გამავალი დოკუმენტების დამუშავება ქაღალდზეშექმნილი ან მიღებული ორგანიზაციის მიერ და ჩართულია FOV EDMS-ში რეგისტრაციით, სკანირებით და დოკუმენტების ელექტრონული გამოსახულების შექმნით (მათ შორის საფოსტო სერვისებით, ტელეკომუნიკაციებით და საკურიერო კომუნიკაციებით მიღებული დოკუმენტები);

ბ) უწყებათაშორისი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის მეშვეობით მიღებული ან გადაცემული ელექტრონული დოკუმენტების დამუშავება;

გ) უწყებათაშორისი ელექტრონული ურთიერთქმედების სისტემის გამოყენებით მიღებული ან გადაცემული ელექტრონული დოკუმენტების დამუშავება;

დ) ელექტრონული ფოსტით მიღებული ან გადაცემული დოკუმენტების დამუშავება;

ე) გადამუშავება შიდა დოკუმენტები SED-ში.

ორგანიზაციებში, რომლებიც არ არიან სამთავრობო ორგანოები, პუნქტები ბ) და გ) არ მიიღება მხოლოდ ტრადიციული საკომუნიკაციო არხებით ან ელექტრონული ფოსტით.

თუ დოკუმენტი მიიღება ქაღალდზე, დოკუმენტის EDMS-ში შეყვანა მოიცავს მის რეგისტრაციას, სკანირებას და დოკუმენტის ელექტრონული გამოსახულების შექმნას.

თუ დოკუმენტი მიიღება ელექტრონული ფორმით, დოკუმენტის EDMS-ში შეყვანა ნიშნავს მის EDMS-ში ჩატვირთვას, რეგისტრაციას მიღებულ დოკუმენტში ცვლილებების შეტანის აკრძალვით.

ორგანიზაციას შეუძლია დაამტკიცოს და შეიტანოს ოფისის მენეჯმენტის ინსტრუქციებში დოკუმენტების სია, რომლებისთვისაც ელექტრონული სურათების შექმნა აკრძალულია, მაგალითად, დოკუმენტები, რომლებიც მონიშნულია ჩიპბორდზე, მონიშნულია „პერსონალური“, კონფიდენციალური დოკუმენტები და ა.შ. თუ ასეთი დოკუმენტი მიიღება, ის რეგისტრირებულია EDMS-ში, მაგრამ მისი ელექტრონული სურათი არ არის შექმნილი.

ელექტრონული დოკუმენტური პროექტებისთვის, მათი შექმნის, დამტკიცებისა და ხელმოწერის თითოეულ ეტაპზე, დოკუმენტის შინაარსი აღირიცხება დოკუმენტების ვერსიების შექმნით და დოკუმენტის ბარათზე მიმაგრებით.

EDMS-მა უნდა უზრუნველყოს ნებისმიერი ფაილის ფორმატის მიმაგრება სარეგისტრაციო ბარათზე. ეს მნიშვნელოვანია, რადგან EDMS ჩვეულებრივ გამოიყენება მრავალი წლის განმავლობაში და ამ დროის განმავლობაში შეიძლება გამოჩნდეს პროგრამების ახალი ვერსიები და, შესაბამისად, ფაილის ფორმატები, რომლებსაც ასევე დასჭირდებათ EDMS-ის მხარდაჭერა. EDMS საშუალებას მოგცემთ შეიყვანოთ და დაარეგისტრიროთ დოკუმენტის ფაილები სისტემაში, მაშინაც კი, თუ აპლიკაცია, რომელშიც დოკუმენტი შეიქმნა, მიუწვდომელია (არ არის დაინსტალირებული) მოცემულ სამუშაო ადგილზე. ამავდროულად, EDMS-ს უნდა შეეძლოს ზოგიერთი ყველაზე გავრცელებული ფორმატის ჩვენება. ეს არის pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS უნდა დაუშვას დოკუმენტების განთავსება იერარქიულ სქემაში, რომელიც შედგება სექციებისა და ქვესექციებისგან, რომლის მიხედვითაც ორგანიზებულია EDMS-ში დოკუმენტების შენახვის სისტემატიზაცია (კლასიფიკაციის სქემა). უნდა გვახსოვდეს, რომ დოკუმენტები ფიზიკურად მოთავსებულია სერვერზე (შენახვის სისტემა) იმ თანმიმდევრობით, რომელიც განსაზღვრულია ფაილების შიდა კონფიგურაციით და მოცემულ EDMS-ში შენახვის პრინციპებით, ხოლო კლასიფიკაციის სქემა უბრალოდ არის ველი სარეგისტრაციო ბარათში, რომელიც საშუალებას იძლევა თქვენ სწრაფად იპოვით დოკუმენტებს კლასიფიკაციის კრიტერიუმების საფუძველზე.

კლასიფიკაციის სქემა ჩვეულებრივ ეფუძნება ორგანიზაციის საქმეების ნომენკლატურას.

EDMS სარეგისტრაციო ბარათში უნდა განისაზღვროს ის ველები, რომელთა შევსებაც აუცილებელია. დოკუმენტის შეყვანისას EDMS-მა უნდა სთხოვოს მომხმარებელს შეავსოს საჭირო ველები (მეტამონაცემები) (მოთხოვნების მე-13 პუნქტი).

დოკუმენტთან მუშაობისას EDMS-ში შეიძლება შევიდეს არა მხოლოდ რეზოლუციები, არამედ დოკუმენტის კომენტარები და ინსტრუქციები. დოკუმენტზე ხელმოწერისთვის (და საჭიროების შემთხვევაში დასამტკიცებლად) EDMS უზრუნველყოფს სახსრების დაკავშირების შესაძლებლობას ელექტრონული ხელმოწერაფედერალური კანონის „ელექტრონული ხელმოწერების შესახებ“ შესაბამისად. 4

ტრადიციული მეთოდებით (ქაღალდზე) დოკუმენტების გაგზავნისას EDMS უზრუნველყოფს კონვერტების გადაბეჭდვას და საფოსტო სიების დაბეჭდვას.

შესაბამის განყოფილებებში (ქვეგანყოფილებებში) შეტანილი დოკუმენტების შენახვის ვადები დგინდება სტანდარტული მართვის სიის მიხედვით. საარქივო დოკუმენტები, წარმოქმნილი საქმიანობის პროცესში სამთავრობო უწყებებს, ადგილობრივი მმართველობის ორგანოები და ორგანიზაციები, შენახვის ვადების მითითებით, დამტკიცებული რუსეთის ფედერაციის კულტურის სამინისტროს 2010 წლის 25 აგვისტოს No558 ბრძანებით. 5

მიხედვით დადგენილი ვადებიშენახვის EDMS უნდა უზრუნველყოს შემდეგი მოქმედებები:

შეინახეთ დოკუმენტი მუდმივად;
ჩაატაროს დოკუმენტების ღირებულების ექსპერტიზა;
კალენდარული წლის ბოლოს შექმენით დოკუმენტები დადგენილი ფორმით: აქტი ვადაგასული შენახვის ვადის მქონე დოკუმენტების (სექციების) განადგურების შესახებ და მუდმივი და გრძელვადიანი (10 წელზე მეტი) შენახვის ვადით დოკუმენტების ინვენტარი. ;
განადგურებისთვის დოკუმენტების განაწილება (სისტემიდან ამოღება) EDMS-ში განადგურებისთვის დოკუმენტების განაწილების შესახებ ინფორმაციის შენახვისას;
დოკუმენტების შესანახად გადატანა სხვა საცავში ( ავტომატური სისტემა), დოკუმენტების წლიური მონაკვეთების ექსპორტის ჩათვლით მუდმივი ვადასაცავი საცავში გადასატანად სახელმწიფო არქივებიდა პერსონალის დოკუმენტების ყოველწლიური მონაკვეთების ექსპორტი პერსონალის დოკუმენტების არქივში გადასატანად.

პრაქტიკაში, სახელმწიფო საცავში გადატანა მოითხოვს EDMS-ის თავსებადობის უზრუნველყოფას ყოველწლიური განყოფილების ექსპორტის ფორმატში „საარქივო ფონდის“ პროგრამულ პაკეტთან, რომელიც გამოიყენება სახელმწიფო და მუნიციპალურ არქივებში.

მოთხოვნები შეიცავს დებულებას მინიმუმ ასი წლის შენახვის ვადის უზრუნველსაყოფად. თუმცა, ამჟამად ასეთი ტექნოლოგიები განვითარების ეტაპზეა და ავტორმა არ იცის რაიმე EDMS-ის შესახებ, რომელსაც შეუძლია უზრუნველყოს ასეთი ხანგრძლივი ვადებიიურიდიულად მნიშვნელოვანი დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით შენახვა.

რუსეთის ფედერაციის ტელეკომის და მასობრივი კომუნიკაციების სამინისტროს განხილული მოთხოვნები ავსებს VNIIDAD-ის მიერ შემუშავებულ მოთხოვნებს "საარქივო და დოკუმენტების მართვის ფუნქციონალური მოთხოვნები საინფორმაციო სისტემებისთვის, რომლებიც უზრუნველყოფენ ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადს ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების შიდა საქმიანობის პროცესში". ისინი მნიშვნელოვანია როგორც საოფისე სამსახურის თანამშრომლებისთვის, ასევე IT დეპარტამენტების თანამშრომლებისთვის, რომლებიც უზრუნველყოფენ ელექტრონული ჩანაწერების მართვისა და დოკუმენტების მართვის სისტემების (EDMS) დანერგვას ან კონფიგურაციას.

ზოგადად, განხილული "მოთხოვნები ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საინფორმაციო სისტემების მიმართ, სხვა საკითხებთან ერთად, ამ სისტემების მეშვეობით შეზღუდული გავრცელების ოფიციალური ინფორმაციის დამუშავების აუცილებლობის გათვალისწინებით" შეიძლება და უნდა იქნას გამოყენებული არა მხოლოდ სტადიაზე. EDMS-ის შერჩევა, დანერგვა და საწყისი კონფიგურაცია, არამედ ასევე მოქმედი EDMS-ის ანალიზისთვის, რათა დადგინდეს კონკრეტულ ორგანიზაციაში გამოყენებული EDMS-ის შესაბამისობა თანამედროვე მოთხოვნებთან.

ავტორს შეგიძლიათ დაუკავშირდეთ შემდეგ მისამართზე: kouznets @yandex.ru
კომუნიკაციების სამინისტროს ბრძანება და მასობრივი კომუნიკაციებირუსეთის ფედერაცია 02.09.2011 N 221, რეგისტრირებულია რუსეთის ფედერაციის იუსტიციის სამინისტროში 15.11.2011 No22304.
გამოქვეყნებულია პორტალზე "რუსეთის არქივები" მისამართზე: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
2011 წლის 6 აპრილის ფედერალური კანონი No63-FZ „ელექტრონული ხელმოწერების შესახებ“ (შესწორებული 2014 წლის 28 ივნისს).
რეგისტრირებულია რუსეთის ფედერაციის იუსტიციის სამინისტროში 2010 წლის 08 სექტემბერს, რეგისტრაცია No18380.

ძირითადი მოთხოვნები, რომლებიც უნდა აკმაყოფილებდეს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემას:

საიმედო შენახვა და დოკუმენტაციის მარტივი ძიება.
მხარი დაუჭირეთ და შეასრულეთ სასულიერო დავალებები.
დროული კონტროლი დოკუმენტების შესრულებაზე და მათ მარშრუტიზაციაზე.
ანალიტიკური ანგარიშების შექმნა.
ინფორმაციის უსაფრთხოების უზრუნველყოფა.

თანამედროვე EDMS-ს ასევე აქვს კლიენტებთან ურთიერთობის, მათი მოთხოვნების დამუშავების ფუნქციები და დამატებითი სასარგებლო ინსტრუმენტები, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ გადაჭრას მრავალი გამოყენებული პრობლემა.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების სახეები

არსებობს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების სხვადასხვა სახის კლასიფიკაცია, მაგრამ ყველაზე საჩვენებელი კლასიფიკაცია არის EDMS-ის დაყოფა სათაურის ფუნქციონალობის მიხედვით. ნებისმიერი EDMS პოზიციონირებულია მისი დეველოპერის მიერ, როგორც განკუთვნილი, ძირითადად, გარკვეული ტიპის დავალების შესასრულებლად. ეს არ ნიშნავს იმას, რომ ის არ იძლევა რაიმე დამატებით ტექნოლოგიას, რომელიც თან ახლავს მისი "ძმების" უმეტესობას. უბრალოდ, თითოეული ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ხელსაწყოების კომპლექტს აქვს საკუთარი ძლიერი მხარეები და სისუსტეები. კლასიფიკაცია სათაურის ფუნქციონალობის მიხედვით ითვალისწინებს EDMS-ის ძლიერ მხარეებს.

ასე რომ, ასე გამოიყურება:

EDMS განკუთვნილია ელექტრონული დოკუმენტაციის, ასევე ქაღალდის დოკუმენტების ციფრული ანალოგების შესაქმნელად და მუშაობისთვის.
ბუღალტრული აღრიცხვის სისტემები, რომლებიც ავტომატიზირებენ მოვლენებისა და დოკუმენტების რეგისტრაციას მთელი მათი სასიცოცხლო ციკლის განმავლობაში (ელექტრონული საჩივრები).
EDMS, რომლის მთავარი ამოცანაა კორპორატიული ინფორმაციის დიდ საცავებთან მუშაობის ავტომატიზაცია.
სისტემები, რომლებიც მართავენ დოკუმენტაციის ელექტრონულ არქივებს.
EDMS, რომლის ფუნქციონირება სპეციალიზირებულია მოპოვებაში საჭირო ინფორმაციაარქივიდან და სხვა ელექტრონული წყაროებიდან.
სისტემები, რომლებიც მართავენ კორპორატიულ პროცესებს, დოკუმენტების დამუშავებას და ორგანიზაციის თანამშრომლების საქმიანობას, რომლებიც ჩართულნი არიან ბიზნეს დოკუმენტაციასთან მუშაობაში.
ინფორმაცია EDMS, რომელიც მართავს მონაცემთა შენახვის მოწყობილობებს.

ასევე არსებობს EDMS-ის მოკლე კლასიფიკაცია წარმოშობის ქვეყნის მიხედვით, რომელიც გამოიყენება მხოლოდ რუსეთში. მისი მიხედვით, ჩვენს ქვეყანაში დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები იყოფა შიდა, იმპორტირებულ და რუსულ, უცხოურ Lotus/Domino პლატფორმაზე შემუშავებული. ჩვენი მიმოხილვა მოიცავს მხოლოდ ორი უცხოური EDMS-ის მაგალითებს - EMC Documentum და Lotus Domino.Doc. ყველა სხვა SED-ს აქვს რუსული „მოქალაქეობა“.

ტოპ 10 ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები

ჩვენ შევაფასეთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები ხუთი პარამეტრის შედარების საფუძველზე, რომლებიც გადამწყვეტია საწარმოში დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციისთვის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევისას. მასშტაბი ათი ქულაა.

ადგილი	პროგრამა/სერვისი	ფასი	მარტივი სწავლა	ფუნქციონალობა	რუსეთის კანონმდებლობის აღრიცხვა	ტექნიკური მხარდაჭერა	საერთო რეიტინგი
1	საქმე	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: არქივი	9	7	10	10	9	9
2-4	კომპანია მედია	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC დოკუმენტი	–	9	10	8	8	8,8
4-6	ლოგიკა	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ევფრატი	9	10	9	10	6	8,8
7	პირდაპირი	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.დოქ	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LandDocs	8	7	7	10	8	8

შენიშვნა: სისტემის საბოლოო შეფასება ცხრილში არ არის პრეტენზია, რომ არის 100% ობიექტური და ასახავს ავტორის აზრს, ამ თემის სიღრმისეული ანალიზის საფუძველზე. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების ეს მიმოხილვა მზადდება მხოლოდ მაღალი ხარისხის პროგრამულ პროდუქტებს შორის, რომელთა უსაფრთხოდ არჩევა შესაძლებელია სხვადასხვა ტიპის ბიზნესში გამოსაყენებლად.

საქმე

ეს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა არის აღიარებული ლიდერი თავის სეგმენტში მთელ პოსტსაბჭოთა სივრცეში. როგორც უმსხვილესი ჰოლდინგები და კორპორაციები, ასევე მცირე ბიზნესი, წარმატებით ახორციელებენ მასში დოკუმენტაციის ნაკადს და საოფისე სამუშაოებს. ამ სისტემასთან დაკავშირებით მიზანშეწონილია ტავტოლოგიის გამოყენება: „ბიზნესმა“ იცის თავისი საქმე. მართლაც, ეს პროგრამა იდეალურია საოფისე სამუშაოებისა და დოკუმენტების ნაკადის ღრმა ავტომატიზაციისთვის.

დადებითი

ნებისმიერი ელექტრონული დოკუმენტის გადაადგილების ყველა ეტაპის თვალყურის დევნების შესაძლებლობა.
სიმარტივე და მოხერხებულობა დოკუმენტაციის პროექტების შექმნისას.
სისტემის ზოგადი სიგლუვე და ფუნქციონირება.

მინუსები

"მჭიდრო" უარყოფითი მხარეები მოიცავს გარკვეულწილად არქაულ ინტერფეისს და გარკვეულ სირთულეს დაუფლებაში.

ფასი რა არის?

"DELO" სისტემის გამოყენების ლიცენზიის ფასი ერთ სამუშაო ადგილზე (DBMS - Oracle) დამოკიდებულია ამ ადგილების დაგეგმილ საერთო რაოდენობაზე და მერყეობს 11,000 რუბლიდან (201-500 რუბლი) 13,400 რუბლამდე (1-5 რუბლი / მ. ). თუ ორგანიზაცია იყენებს Microsoft SQL Server DBMS-ს, მაშინ ერთის ლიცენზია სამუშაო ადგილიეღირება 7200-დან 9500 რუბლამდე, შესაბამისად.

ლოგიკა

პროგრამა "SED Logic" 2012 წლამდე ერქვა "Boss-Referent" და იყო ერთ-ერთი ყველაზე პოპულარული. რუსული სისტემებიელექტრონული დოკუმენტების მართვა, Delo EDMS-ის სერიოზული კონკურენტი. სახელის შეცვლას არანაირი გავლენა არ მოუხდენია ამის ხარისხზე პროგრამული პროდუქტი, და ის აგრძელებს საიმედო და ფუნქციონალურ ოფისის მართვის სისტემას ყველა ტიპისა და ზომის ბიზნესისთვის.

დადებითი

დოკუმენტის დასამტკიცებლად რთული მრავალდონიანი მარშრუტების აგების შესაძლებლობა.
მომხმარებლის მონაცემების დაცვის მაღალი ხარისხი.
სისტემის ძირითადი კომპონენტების დაუფლების შედარებით მარტივია.
მოქნილად რეგულირებადი და მოდიფიცირებადი დოკუმენტაციის დამუშავების პროცესები.

მინუსები

ხელმისაწვდომობის უფლებების არასასიამოვნო დიფერენცირება პერსონალის სერიოზული ბრუნვის დროს.
არ არის ტექნიკური დახმარების ყველაზე კეთილსინდისიერი სამუშაო.
არქაული ინტერფეისი.

ფასი რა არის?

ამ პროგრამის გამოყენების ერთი ლიცენზიის ღირებულება დამოკიდებულია მასთან დაკავშირებული თანამშრომლების რაოდენობაზე. თუ მათი რაოდენობა არ აღემატება 49 ადამიანს, მაშინ ფასი იქნება 5900 თითო სამუშაო ადგილზე; 50-დან 199-მდე დაკავშირებული თანამშრომელი - 5200 რუბლი; და თუ 200-ზე მეტი სამუშაო ადგილია, მაშინ ერთი ლიცენზიის ფასი იქნება მინიმალური - 4900 რუბლი.

ევფრატი

ეს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა შემუშავებულია ISO 9000 ხარისხის სტანდარტის მოთხოვნების სრული დაცვით და რუსული GOSTsსაოფისე მენეჯმენტის სფეროში. "EUFRATES" განსხვავდება მისი "კოლეგებისგან" მრავალი საკუთარი უნიკალური პროგრამული უზრუნველყოფის განვითარების არსებობით, რომლებიც ვერ მოიძებნება კონკურენტ EDMS-ში. წმინდა ტექნოლოგიურად ამ სისტემასარის ერთ-ერთი ყველაზე "მოწინავე" თანამედროვეობაში რუსული ბაზარი SED-ები.

დადებითი

ამ სისტემის მიწოდების პაკეტში შედის ჩაშენებული Nika DBMS, რომელიც ავტომატურად ათავისუფლებს მომხმარებლის ორგანიზაციას დამატებითი პროგრამული უზრუნველყოფის შეძენისგან.
მეგობრული ინტერფეისი სასიამოვნო, დასამახსოვრებელი დიზაინით.
ჩაშენებული როლური მექანიზმი წვდომის უფლებების მართვისთვის.

მინუსები

საკმაოდ ნელი სიჩქარე, განსაკუთრებით სუსტ კომპიუტერებზე.
პერიოდული გაუმართაობა და ნელი ტექნიკური მხარდაჭერა.

ფასი რა არის?

სტანდარტული ლიცენზია სისტემის დაყენებით ორგანიზაციის საკუთარ სერვერზე ღირს 5200-დან 7300 რუბლამდე სამუშაო სადგურზე, მეტი მომხმარებელი - დაბალი ფასი. თუმცა, ასევე არსებობს სერვერის კომპონენტის მწარმოებლის აღჭურვილობაზე განთავსების შესაძლებლობა. ამ შემთხვევაში გამოიყენება სააბონენტო გადასახადის სისტემა - ოთხი ტარიფი, თვეში 10,000-დან 95,000 რუბლამდე.

1C: არქივი

ეს არის ერთ-ერთი საუკეთესო და, რა თქმა უნდა, ყველაზე უნივერსალური პროგრამა საწარმოს დოკუმენტების მართვისთვის. „1C:Archive“ უზრუნველყოფს სხვადასხვა ფორმატის ბიზნეს დოკუმენტების საიმედო და, რაც მთავარია, ცენტრალიზებულ შენახვას, მასზე წვდომას ავტორიზებული პერსონალის მიერ, რომელსაც შეუძლია ფაილების რედაქტირება.

დადებითი

კარგად გამართული ალგორითმი საჭირო მონაცემების სწრაფად მოსაძებნად.
ნებისმიერი ტიპის დოკუმენტების შენახვის შესაძლებლობა - ტექსტიდან და გრაფიკიდან, აუდიო და ვიდეო ფაილებამდე.
სკალირების ყველაზე ფართო შესაძლებლობები საშუალებას გაძლევთ წარმატებით გამოიყენოთ ეს პროგრამა როგორც დიდ, ასევე მცირე საწარმოებში.
1C:Archive-ის მთავარი უპირატესობა, რომელიც განასხვავებს ამ პროგრამას კონკურენტებისგან, არის პროდუქტის ფასისა და მისი ფუნქციონირების ოპტიმალური კომბინაცია.
მხარს უჭერს ინტეგრაციას გარე აპლიკაციებთან.

მინუსები

მოხმარება დიდი რაოდენობითსისტემის რესურსები.
გაზრდილი სწავლის სირთულე გამოცდილი მომხმარებლებისთვისაც კი.

ფასი რა არის?

ამ პროგრამის "აწყობის" ფასი მერყეობს 12,000-დან 57,000 რუბლამდე, ხოლო პირველი თანხის გადახდა მოგიწევთ ექსკლუზიურად 1C-ის წინა ვერსიის განახლებისთვის: არქივი.

პირდაპირი

მარტივი და ფუნქციონალური EDMS DIRECTUM შესანიშნავი გამოსავალი იქნება მცირე და საშუალო ბიზნესისთვის. ამ სისტემის წყალობით ელექტრონული დოკუმენტების მართვა წარმატებით შეიძლება გაერთიანდეს ტრადიციულ ქაღალდთან, რათა შემდგომში ორგანიზაცია მთლიანად „უმტკივნეულოდ“ გადავიდეს DIRECTUM-ში მუშაობაზე. გაფართოებული Workflow ტექნოლოგია უზრუნველყოფს საოფისე პროცესების ეფექტურ ავტომატიზაციას.

დადებითი

სპეციალიზებული პროგრამული ინსტრუმენტების ხელმისაწვდომობა, რომლებიც მაქსიმალურად ამარტივებს დოკუმენტაციის ძიებას და იდენტიფიკაციას.
სისტემის დამოუკიდებელი მოდიფიკაციის ფართო შესაძლებლობები კონკრეტული ამოცანებისთვის.
გაფართოებული ინტეგრაციის ვარიანტები სხვა პროგრამებთან.

მინუსები

სისტემა ორიენტირებულია საწარმოს მენეჯმენტზე - მასში მუშაობა უფრო რთულია რიგითი კლერკებისთვის.
გარკვეულწილად დამაბნეველი და არაგამჭვირვალე ფასების პოლიტიკა.

ფასი რა არის?

ამ EDMS-ის გამოყენების ლიცენზიები შეძენილია როგორც ინდივიდუალურად, ისე როგორც პაკეტის შეთავაზებების ნაწილი. ყველაზე იაფი ძირითადი კლიენტის ლიცენზია ღირს 7800 რუბლი. სალიცენზიო პაკეტების ღირებულება იწყება 148,200 რუბლიდან (ძირითადი 20 თანამშრომლისთვის) და აღწევს 2,010,000 რუბლს (200 თანამშრომლისთვის).

OPTIMA-WorkFlow

ეს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა არის ძლიერი საშუალო გლეხი თავის სეგმენტში. ის მუდმივ განვითარებაშია და ჯერ არ შეუძლია თანაბარი პირობებით კონკურენცია გაუწიოს ბაზრის აღიარებულ მასტოდონებს. თუმცა, OPTIMA-WorkFlow-ს აქვს მთელი რიგი „ტუზები“ - უნიკალური ტექნოლოგიები, რომლებიც მას გამოარჩევს.

დადებითი

იდენტური ტიპის დოკუმენტების სერიული შეყვანისა და მათი სარეგისტრაციო ინფორმაციის ფუნქციის განხორციელება.
სკანირება ანტივირუსული პროგრამით.
უბრალო და დაშიფრული დოკუმენტების არჩევითი ინდექსირება.
მრავალენოვანი მომხმარებლის ინტერფეისი.

მინუსები

სტანდარტული ფუნქციონირების ნაკლოვანებები, რომლებიც სამუდამოდ აღმოიფხვრება მომავალი განახლებებით.

ფასი რა არის?

ამ პლატფორმაზე დაფუძნებული ტიპიური გადაწყვეტილებები ღირს 55,000-დან 75,000 რუბლამდე.

EMC დოკუმენტი

დოკუმენტების ნაკადის პროცესების ავტომატიზაციის ეს პლატფორმა შეიქმნა IT ინდუსტრიის მსოფლიო ლიდერის EMC-ის მიერ. ძლიერი ფუნქციონალობა, ინდივიდუალური ხელსაწყოების მოქნილ კონფიგურაციასთან ერთად, EMC Documentum-ს აქცევს საუკეთესო უცხოურ EDMS-ად, რომელიც ხელმისაწვდომია რუსეთის ბაზარზე.

დადებითი

მაღალი ხარისხის მოხერხებულობა საპროექტო და სამშენებლო დოკუმენტების მართვაში.
შემოწმების/გასვლის მექანიზმის დანერგვა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ მართოთ დაშვების უფლებების განაწილება.
ფუნქციის არსებობა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ განახორციელოთ დამტკიცების პროცედურა რამდენიმე დონეზე.
სკანირებისა და დოკუმენტების ამომცნობი მოწყობილობების მხარდაჭერა.

მინუსები

მუშაობს მხოლოდ Internet Explorer ბრაუზერთან.
სისტემის შესახებ საჯაროდ ხელმისაწვდომი ტექნიკური და პრაქტიკული დოკუმენტაციის ნაკლებობა.
ხშირი "დამუხრუჭება" და ჩამორჩენა, როდესაც სისტემა მძიმედ არის დატვირთული.

ფასი რა არის?

არ არსებობს ფიქსირებული ფასები ამ პლატფორმის გამოყენებისთვის. მისი განხორციელების ღირებულება ინდივიდუალურად განიხილება თითოეულ მომხმარებელთან.

LandDocs

1997 წელს შემუშავებული შიდა კომპანიის LANIT-ის მიერ, დოკუმენტების მართვის ავტომატიზაციის ეს პლატფორმა დღემდე მოთხოვნადია მრავალი საწარმოსა და ინსტიტუტის მიერ. LanDocs გაძლევთ საშუალებას შექმნათ კომფორტული საოფისე სამუშაო და დოკუმენტების ნაკადის გარემო, უზრუნველყოფთ ყველა კატეგორიის მომხმარებლებს მის სამართავად საჭირო ინსტრუმენტებით.

დადებითი

ინტეგრირებული კრიპტოგრაფიული დაცვის ხელსაწყოების ხელმისაწვდომობა.
დოკუმენტების ნაკადის პროცესში დისტანციური ფილიალების თანამშრომლების ჩართვის შესაძლებლობა.
ქაღალდის დოკუმენტაციისთვის სერიული სკანირების ფუნქციის ხელმისაწვდომობა.

მინუსები

შესრულების პრობლემები საკმაოდ ხშირია.
ფუნქციონირების გაფართოების სუსტი შესაძლებლობები.
სისტემის ნულიდან დაუფლების სირთულე.

ფასი რა არის?

სერვერის ლიცენზიის ფასი მერყეობს 30,000-დან 216,000 რუბლამდე. მომხმარებლის ლიცენზიების შეძენა შესაძლებელია 5600-დან 8400 რუბლამდე ფასებით.

კომპანია მედია

CompanyMedia არის პროგრამული გადაწყვეტილებების მთელი ნაკრები, რომელიც შექმნილია ბიზნეს პროცესების, დოკუმენტების ნაკადის და საოფისე მუშაობის ავტომატიზაციისთვის. ეს EDMS განსხვავდება მისი კონკურენტებისგან პარამეტრების შეუდარებელი მოქნილობით და დამოუკიდებელი მოდულების არსებობით, რომლებიც შეიძლება ცალკე დაინსტალირდეს.

დადებითი

სისტემის წარმატებული ფუნქციონირების შესაძლებლობა რთული კორპორატიული სტრუქტურისა და ტერიტორიული სტრუქტურის მქონე საწარმოებში.
სისტემის უპრეცედენტო საიმედოობა, რაც საშუალებას აძლევს მას აქტიური ფუნქციონირება მთელი საათის განმავლობაში, წელიწადში 365 დღე.
ავტომატური მხარდაჭერა რამდენიმე ტიპის სამუშაო ადგილებთან მუშაობისთვის.
წვდომის უფლებების დიფერენცირება ორგანიზაციის იერარქიული სტრუქტურის მიხედვით.

მინუსები

ვებ ინტერფეისს აქვს შეზღუდული მხარდაჭერა ზოგიერთი ბრაუზერის, კერძოდ, FireFox-ისთვის.
სისტემა ძირითადად ორიენტირებულია საშუალო და მსხვილ ბიზნესზე.

ფასი რა არის?

ამ პროგრამული უზრუნველყოფის საბოლოო ფასი შედგება მრავალი კომპონენტისგან, მათ შორის პერსონალის მომზადება, დამატებითი მოდულების დაყენება და სისტემით სარგებლობის უფლებების გადაცემა. მთლიანი თანხის ზედა ზღვარი არის 99,000 რუბლი. ყველაზე იაფი თემატური მოდული ეღირება 4000 რუბლი.

Lotus Domino.დოქ

ეს EDMS არის აპლიკაცია ცნობილ Notes/Domino პლატფორმაზე, რომელსაც აქვს მაღალი დონის მონაცემთა უსაფრთხოების სისტემა. ასევე Lotus Domino.Doc-ს აქვს მოწინავე ელექტრონული არქივი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ განახორციელოთ კორპორატიული დოკუმენტაციის დიდი საცავი.

დადებითი

უნიკალური რეპლიკაციის სისტემების ხელმისაწვდომობა, რომლებიც შექმნილია განაწილებულ გარემოში დოკუმენტური ნაკადების მართვის პრობლემების ყოვლისმომცველი გადაწყვეტისთვის.
დოკუმენტების ძებნის შესაძლებლობა ცალკეული ნაწილებიინფორმაციის საცავი.
LDAP დირექტორიები მასშტაბურია საწარმოს დონეზე.

მინუსები

ამ სისტემის ნაკლოვანებები ძირითადად გამომდინარეობს მისი დასავლური წარმოშობიდან - არსებობს გარკვეული კითხვები ინტერფეისთან და ზოგიერთი ფუნქციის განხორციელებასთან დაკავშირებით.

ფასი რა არის?

მომხმარებლის და სერვერის ლიცენზიების ღირებულება გამოითვლება ინდივიდუალურად პლატფორმის ვებსაიტზე.

ბოლოს და ბოლოს

მიმოხილვის ქვეშ ხაზის დახატვა მინდა აღვნიშნო მნიშვნელოვანი ნიუანსი: თქვენს ბიზნესში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვა საერთოდ არ იძლევა მისი მომგებიანობის მყისიერ გაზრდის გარანტიას და, ზოგიერთ შემთხვევაში, შეიძლება ზიანი მიაყენოს. თუ თქვენი ორგანიზაცია წარმატებით მუშაობს და იღებს მოგებას, მუშაობს EDMS-ის გარეშე, მაშინ ათასჯერ დაფიქრდით სანამ გადაწყვეტთ მათ განხორციელებას. არ არის საჭირო „პროგრესული მოდის“ დევნა და ამ სისტემების დაყენება მათი სერიოზული საჭიროების გარეშე. თუმცა, როდესაც ბიზნესი ფართოვდება და თანამშრომლები მძიმედ არიან დატვირთულები, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა შეიძლება გახდეს ერთგვარი მაშველი, რომელიც დაეხმარება კომპანიას გამოვიდეს დოკუმენტების მორევიდან.

მოთხოვნები რუსეთის ტელეკომის და მასობრივი კომუნიკაციების სამინისტროს EDMS-ისთვის

მოთხოვნები EDMS შესრულებისთვის

EDMS-ში ყველა ტრანზაქციის ჩაწერის მოთხოვნები

მოთხოვნები EDMS ფუნქციონირებისთვის

ღირებულებისა და საარქივო შენახვის შემოწმება EDMS-ში

ელექტრონული დოკუმენტების მართვისა და საოფისე მართვის სისტემების (EDMS) გამოყენება 1990-იანი წლების შუა ხანებში დაიწყო. თუმცა, სახელმწიფო მასშტაბით EDS-ის დანერგვა ფართოდ გავრცელდა მხოლოდ ბოლო ხუთი წლის განმავლობაში. აქ მთავარი სტიმული იყო რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2011 წლის 02.12.2011 No176-r ბრძანება, რომელმაც დაამტკიცა ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოების გადასვლის სამოქმედო გეგმა ქაღალდის გარეშე დოკუმენტების ნაკადზე და რუსეთის ფედერაციის მთავრობის დადგენილება. 09.06.2012 N 890 „სახელმწიფო ორგანოებში ელექტრონული დოკუმენტაციის გაუმჯობესების ღონისძიებების შესახებ“.

მიუხედავად იმისა, რომ EDMS გამოიყენებოდა ექსკლუზიურად, როგორც ინსტიტუციური სისტემები, მათი მრავალფეროვნება და ერთმანეთთან შეუთავსებლობა არ წარმოადგენდა მნიშვნელოვან პრობლემას. მაგრამ ერთიან საინფორმაციო სივრცეზე გადასვლის დაწყებით და უწყებათაშორისი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზებით, წინა პლანზე დგება EDS-ის გაერთიანების, დოკუმენტების გაცვლის, ელექტრონული ურთიერთქმედების და საარქივო შენახვის ეროვნულ სისტემებთან მათი თავსებადობის უზრუნველყოფის აუცილებლობა. GOST R 53898-2010 ნაწილობრივ მიზნად ისახავს EDMS სისტემებს შორის ურთიერთქმედების საკითხების გადაჭრას. „ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები. დოკუმენტების მართვის სისტემების ურთიერთქმედება. მოთხოვნები ელექტრონული შეტყობინებისთვის“.

„ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საინფორმაციო სისტემების მოთხოვნები...“ განკუთვნილია ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლებისთვის, მაგრამ ხელოვნების შესაბამისად. 2006 წლის 27 ივლისის 149-FZ ფედერალური კანონის 11 ასევე ვრცელდება სხვა სახელმწიფო ორგანოებსა და ადგილობრივ თვითმმართველობებზე. კომერციულ ორგანიზაციებს უფლება აქვთ მოაწყონ EDS საკუთარი შეხედულებისამებრ, მაგრამ ჩვენს ქვეყანაში სახელმწიფოს როლის გათვალისწინებით, ჩვეულებრივ, ყველა მსხვილი და საშუალო ზომის კომერციული ორგანიზაცია ხელმძღვანელობს სახელმწიფოს მიერ დადგენილი წესებით, სამთავრობო უწყებებთან ურთიერთობის მოხერხებულობისთვის. .

EDMS-ის ერთ-ერთი მთავარი მოთხოვნაა მისი მასშტაბურობა, როგორც დაკავშირებული სამუშაო სადგურების რაოდენობის, ასევე EDMS-ში შემავალი დოკუმენტების რაოდენობის მიხედვით. გასათვალისწინებელია, რომ დოკუმენტების მართვის თანამედროვე სისტემებს იყენებს ორგანიზაციის თითქმის ყველა თანამშრომელი, რომელიც მუშაობს დოკუმენტებთან, და ზოგადი ტენდენციაა როგორც სტაციონარული სამუშაო სადგურების გამოყენება, ასევე მობილური მოწყობილობებიდან დოკუმენტებზე წვდომა, სისტემაში დისტანციური წვდომა. რაც შეეხება EDMS-ში შენახული დოკუმენტების რაოდენობას, გასათვალისწინებელია, რომ რადგან სისტემა ინახავს არა მხოლოდ საბოლოო დასრულებულ და ხელმოწერილ დოკუმენტებს, არამედ შუალედურ სამუშაო ვერსიებს, EDMS-ში მიღებული ფაილების, პროექტების და დოკუმენტების რაოდენობას წელიწადში. რამდენჯერმე აღემატება სკოლამდელი აღზრდის საგანმანათლებლო დაწესებულების სამსახურის მიერ რეგისტრირებული დოკუმენტების საერთო რაოდენობას (შემომავალი, გამავალი და შიდა). მოთხოვნები ითვალისწინებს, რომ EDMS უნდა უზრუნველყოს ყველა დოკუმენტის შენახვა მინიმუმ 5 წლის განმავლობაში, მაგრამ პრაქტიკაში აუცილებელია ფოკუსირება მინიმუმ 10-15 წლის პერიოდზე, რადგან ეს ის პერიოდია, როდესაც დოკუმენტები ელექტრონულ ფორმატშია. ფორმა კვლავ აქტიურად გამოიყენება, განსაკუთრებით ის პუნქტი 20 pp. ვ) იგივე მოთხოვნები ითვალისწინებს დოკუმენტების ას წლამდე შენახვის შესაძლებლობას.

– EDMS-ზე წვდომის დრო - არაუმეტეს სამი წამისა;

– დოკუმენტის რეგისტრაციისას შექმნილ ბარათზე წვდომის დრო, რომელიც შეიცავს დოკუმენტის კონტექსტს, შინაარსს, სტრუქტურას, დოკუმენტთან შესრულებულ მოქმედებებს მომზადების, განხილვის, შესრულებისა და შენახვისას, აგრეთვე საიდენტიფიკაციო მონაცემებს (მეტამონაცემებს) - არა ხუთ წამზე მეტი.

ნებისმიერ სისტემაში შეიძლება მოხდეს მარცხი, როგორც პროგრამული, ასევე აპარატური. მაგრამ EDMS წარუმატებლობა შეუძლებელს ხდის ორგანიზაციის ყველა თანამშრომლისთვის დოკუმენტებთან მუშაობას, ამიტომ მოთხოვნები ადგენს მკაცრ შეზღუდვებს დისტანციისთვის EDMS-ის წარუმატებლობისა და გადატვირთვის შემთხვევაში - არაუმეტეს 30 წუთისა. EDMS ასევე უნდა მიაწოდოს მომხმარებლების ავტომატური შეტყობინება სისტემის გაუმართაობის შესახებ. უპირველეს ყოვლისა, ისინი ჩვეულებრივ აყენებენ ავტომატურ შეტყობინებას SMS-ით და ელექტრონული ფოსტით ადმინისტრატორთან და EDMS ტექნოლოგთან.

კიდევ ერთი გავრცელებული სიტუაციაა ის, რომ რაიმე მიზეზით დოკუმენტი დაზიანებულია ან შემთხვევით წაშლილია მომხმარებლის მიერ. მოთხოვნები ითვალისწინებს, რომ ამ შემთხვევაში ელექტრონული დოკუმენტი უნდა აღდგეს სარეზერვო ასლიდან 30 წუთის განმავლობაში. ორგანიზაციას, მოთხოვნების შესაბამისად, უნდა ჰქონდეს EDMS-ში შენახული ელექტრონული დოკუმენტების მინიმუმ ერთი სარეზერვო ასლი. თუმცა, პრაქტიკაში, უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად, იქმნება მინიმუმ ორი სარეზერვო ასლი, სასურველია სხვადასხვა მედიაზე. ეს ამცირებს ელექტრონული დოკუმენტების დაკარგვის რისკს.

EDMS-ის სანდოობის კოეფიციენტი უნდა იყოს მინიმუმ 0,98.

კიდევ ერთი მაჩვენებელია EDMS-ის უსაფრთხოების დონე არაავტორიზებული წვდომისგან. სახელმწიფო უწყებებისთვის, რომლებიც მუშაობენ შეზღუდული დოკუმენტებით, ეს უნდა იყოს მინიმუმ 1G კლასის სერთიფიკატი. თუმცა, უსაფრთხო EDMS-ის შექმნისა და ექსპლუატაციის მაღალი ღირებულების გამო, ისინი ჩვეულებრივ ცდილობენ იმუშაონ შეზღუდულ დოკუმენტებთან ტრადიციულ რეჟიმში, ქაღალდზე, რადგან ისინი ჩვეულებრივ შეადგენენ ორგანიზაციის დოკუმენტების მცირე ნაწილს. წინააღმდეგ შემთხვევაში, ასეთ დოკუმენტებთან მუშაობისთვის ჩვეულებრივ დამონტაჟებულია სპეციალურად გამოყოფილი კომპიუტერები ან თუნდაც ცალკეული უსაფრთხო ქსელი, რომელიც არ არის დაკავშირებული ღია კომპიუტერულ ქსელთან და ინტერნეტთან. თუმცა, ამ შემთხვევაში გათვალისწინებულია დსპ-ის დონეზე დოკუმენტებთან მუშაობა, მაგრამ არა სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველ დოკუმენტებთან.

„ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საინფორმაციო სისტემების მოთხოვნები...“ ძირითადი ნაწილი არის აღწერა, თუ როგორ უნდა იყოს სტრუქტურირებული დოკუმენტების მართვის პროცესები EDMS-ში.

სამთავრობო უწყებების მიერ გამოყენებული EDMS უნდა უზრუნველყოს ურთიერთქმედება უწყებათაშორის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემებთან (IDF), უწყებათაშორის ელექტრონულ ინტერაქციასთან (IEIC) და სხვა საინფორმაციო სისტემებთან.

EDMS-ის მუშაობა უნდა შეესაბამებოდეს GOST R ISO 15489-1-2007 „ინფორმაციის, ბიბლიოთეკისა და გამოცემის სტანდარტების სისტემას“ დებულებებს. დოკუმენტების მართვა. ზოგადი მოთხოვნები", მათ შორის ელექტრონული დოკუმენტის ავთენტურობის, მთლიანობისა და სანდოობის უზრუნველსაყოფად, აგრეთვე ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში საოფისე მუშაობის წესები, დამტკიცებული რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2009 წლის 15 ივნისის 2009 წლის 15 ივნისის №2 დადგენილებით. 477 (მოთხოვნის 9 და 11 პუნქტები).

EDMS უნდა უზრუნველყოს ყველა ძირითადი საოფისე პროცესი:

დოკუმენტის მიტანა შემსრულებლამდე (EDMS მომხმარებელი)

დოკუმენტის დამტკიცება

დოკუმენტზე ხელმოწერა

დოკუმენტის გადაცემა (გაგზავნა);

"დოკუმენტების შენახვა და აღრიცხვა, ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოში საოფისე მუშაობის ინსტრუქციის შესაბამისად, აგრეთვე შესრულების დისციპლინის კონტროლი, საცნობარო მასალების მომზადება და დოკუმენტების არქივში შეტანა", ანუ შესრულების კონტროლი, ინფორმაცია. და საცნობარო სამუშაოები, მიმდინარე შენახვა და აღრიცხვა, მათ შორის დოკუმენტების მომზადება სახელმწიფო არქივში ან სადეპოზიტო შესანახად.

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS მომხმარებლის შესახებ, რომელმაც შეასრულა მოქმედება;

მოქმედების თარიღისა და დროის შესახებ;

დოკუმენტებისა და დოკუმენტების პროექტების EDMS-ში შეტანის შესახებ;

კლასიფიკაციის სქემაში მონაკვეთის (ქვესექციის) გადატანის შესახებ;

შენახვის ვადების ინსტრუქციებში ცვლილებებისა და დოკუმენტებთან შემდგომი ქმედებების შესახებ;

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის ადმინისტრატორის მიერ შესრულებული ქმედებების შესახებ დოკუმენტის ღირებულების შემოწმებისას, განხორციელებული 2004 წლის 22 ოქტომბრის №125-FZ ფედერალური კანონის შესაბამისად „რუსულ საარქივო საქმეებზე“. ფედერაცია“;

კლასიფიკაციის სქემის მონაკვეთის (ქვესექციის) განადგურების აკრძალვის დაწესებისა და მოხსნის შესახებ;

EDMS მომხმარებლის მიერ მეტამონაცემების ნებისმიერი ცვლილების ან განადგურების შესახებ;

დოკუმენტებზე წვდომის უფლებაში ცვლილებების შესახებ;

დოკუმენტების გადაცემის შესახებ;

დოკუმენტების განადგურებაზე;

დოკუმენტის ან მეტამონაცემების დაბეჭდვის შესახებ.

ა) ორგანიზაციის მიერ შექმნილი ან მიღებული და FOV EDMS-ში შეტანილი შემომავალი და გამავალი ქაღალდის დოკუმენტების დამუშავება დოკუმენტების (მათ შორის საფოსტო სერვისებით, ტელეკომუნიკაციებით და საკურიერო კომუნიკაციებით მიღებული დოკუმენტების) რეგისტრაციის, სკანირებისა და ელექტრონული გამოსახულების შექმნით;

დ) ელექტრონული ფოსტით მიღებული ან გადაცემული დოკუმენტების დამუშავება;

ე) შიდა დოკუმენტების დამუშავება EDMS-ში.

შენახვის დადგენილი ვადების შესაბამისად, EDMS უნდა უზრუნველყოს შემდეგი ქმედებები:

შეინახეთ დოკუმენტი მუდმივად;

ჩაატაროს დოკუმენტების ღირებულების ექსპერტიზა;

კალენდარული წლის ბოლოს შექმენით დოკუმენტები დადგენილი ფორმით: აქტი ვადაგასული შენახვის ვადის მქონე დოკუმენტების (სექციების) განადგურების შესახებ და მუდმივი და გრძელვადიანი (10 წელზე მეტი) შენახვის ვადით დოკუმენტების ინვენტარი. ;

განადგურებისთვის დოკუმენტების განაწილება (სისტემიდან ამოღება) EDMS-ში განადგურებისთვის დოკუმენტების განაწილების შესახებ ინფორმაციის შენახვისას;

დოკუმენტების შესანახად გადატანა სხვა საწყობში (ავტომატური სისტემა), მათ შორის დოკუმენტების წლიური განყოფილებების ექსპორტი მუდმივი შენახვისთვის სახელმწიფო არქივში შესანახად გადასატანად და პერსონალის შესახებ დოკუმენტების წლიური განყოფილებების ექსპორტი პერსონალის დოკუმენტების არქივში გადასატანად.

მოთხოვნები შეიცავს დებულებას მინიმუმ ასი წლის შენახვის ვადის უზრუნველსაყოფად. თუმცა, ამჟამად ასეთი ტექნოლოგიები განვითარების ეტაპზეა და ავტორს არ აქვს ინფორმაცია რაიმე EDMS-ის შესახებ, რომელიც შეიძლება უზრუნველყოს იურიდიულად მნიშვნელოვანი დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით შენახვის ასეთი ხანგრძლივი პერიოდები.

რუსეთის ფედერაციის კომუნიკაციებისა და მასობრივი კომუნიკაციების სამინისტრო

შეკვეთა

02.09.2011 №221

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საინფორმაციო სისტემების მოთხოვნების დამტკიცების შესახებ, სხვა საკითხებთან ერთად, ამ სისტემებით შეზღუდული გავრცელების ოფიციალური ინფორმაციის დამუშავების აუცილებლობის გათვალისწინებით.

რუსეთის ფედერაციის კავშირგაბმულობისა და მასობრივი კომუნიკაციების სამინისტროს დებულების 5.2.23 პუნქტის შესაბამისად, დამტკიცებული რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2008 წლის 2 ივნისის No418 დადგენილებით (რუსეთის ფედერაციის კრებული, 2008 წ. 2708, 2009; ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების გადასვლის სამოქმედო გეგმა შიდა საქმიანობის ორგანიზებისას, რომელიც დამტკიცებულია რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2011 წლის 12 თებერვლის No176-r ბრძანებით (რუსეთის ფედერაციის კრებული, 2011, No. 8, ხელოვნება 1151),

მე ვუკვეთავ:

1. დაამტკიცოს ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საინფორმაციო სისტემების თანდართული მოთხოვნები, სხვა საკითხებთან ერთად, ამ სისტემებით შეზღუდული გავრცელების ოფიციალური ინფორმაციის დამუშავების აუცილებლობის გათვალისწინებით (შემდგომში მოთხოვნები).

2. დეპარტამენტი საჯარო პოლიტიკაელექტრონული მმართველობის შექმნისა და განვითარების სფეროში (ლიპოვი) აქვეყნებს მოთხოვნებს რუსეთის ფედერაციის კომუნიკაციებისა და მასმედიის სამინისტროს ოფიციალურ ვებსაიტზე საინფორმაციო და სატელეკომუნიკაციო ქსელის ინტერნეტზე.

3. გაგზავნეთ ეს შეკვეთა სახელმწიფო რეგისტრაციარუსეთის ფედერაციის იუსტიციის სამინისტროს.

მინისტრი ი.ო. შჩეგოლევი

განაცხადი

სამინისტროს ბრძანებით
კომუნიკაციები და მასობრივი კომუნიკაციები
რუსეთის ფედერაცია
დათარიღებული 02.09.2011 No221

მოთხოვნები

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საინფორმაციო სისტემებს, სხვა საკითხებთან ერთად, ამ სისტემების მეშვეობით შეზღუდული გავრცელების ოფიციალური ინფორმაციის დამუშავების აუცილებლობის გათვალისწინებით.

მე. ზოგადი დებულებები

1. მოთხოვნები ადგენს ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოში საოფისე მუშაობისა და დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციის სისტემის ორგანიზებისა და ფუნქციონირების წესებს, რაც უზრუნველყოფს შიდა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის შესაძლებლობას (შემდგომში ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოს EDMS). განსაზღვრეთ ფუნქციების მინიმალური ნაკრები, რომელიც უნდა შეასრულოს ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოს (შემდგომში - ფედერალური აღმასრულებელი ორგანო) საქმიანობის განხორციელებისას, აგრეთვე დოკუმენტების მართვის პირობების ფარგლებში. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS, შეზღუდული გავრცელების საკუთრების ინფორმაციის ჩათვლით.

2. მოთხოვნები ვრცელდება ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებზე, რომლებიც ახორციელებენ დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ სისტემას, ან აფასებენ არსებული ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის შესაძლებლობებს.

3. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა იყოს მასშტაბირებადი და უზრუნველყოს შესრულების, საიმედოობის და დაცვის შემდეგი რეკომენდირებული დონე:

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ზე წვდომა - არაუმეტეს 3 წამისა;

დოკუმენტის რეგისტრაციისას შექმნილ ბარათზე წვდომა (შემდგომში ელექტრონული დოკუმენტის ბარათი) და შეიცავს მონაცემებს, რომლებიც აღწერს დოკუმენტის კონტექსტს, შინაარსს, სტრუქტურას, დოკუმენტთან შესრულებულ მოქმედებებს მომზადების, განხილვის, შესრულებისა და შენახვისას, აგრეთვე. საიდენტიფიკაციო მონაცემები (შემდგომში მეტამონაცემები) - არაუმეტეს 5 წამისა;

შეფერხების დრო ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის წარუმატებლობისა და გადატვირთვის შემთხვევაში - არაუმეტეს 30 წუთისა;

ელექტრონული დოკუმენტის აღდგენა სარეზერვო ასლიდან - არაუმეტეს 30 წუთისა;

ავტომატური შეტყობინება ოფიციალურიფედერალური აღმასრულებელი ორგანო, რომელიც იყენებს ფედერალურ აღმასრულებელ EDMS-ს (შემდგომში მოიხსენიება როგორც ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის მომხმარებელი), ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის წარუმატებლობის შესახებ;

ელექტრონული დოკუმენტების დაკარგვის რისკის მინიმუმამდე დაყვანა - შენახული ელექტრონული დოკუმენტების მინიმუმ ერთი სარეზერვო ასლი
ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS;

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის სანდოობის კოეფიციენტი - არანაკლებ 0,98;

უსაფრთხოება არასანქცირებული წვდომისგან იმ შემთხვევებში, როდესაც ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS ითვალისწინებს შეზღუდული გავრცელების ოფიციალური ინფორმაციის დამუშავებას - არანაკლებ 1G კლასის;

ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის მონაცემთა ბაზის მოცულობამ უნდა უზრუნველყოს ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოში დამუშავებული ყველა ელექტრონული დოკუმენტის შენახვა მინიმუმ 5 წლის განმავლობაში.

II. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში მართვის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის პროცესების აღწერა

4. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS არის საინფორმაციო სისტემა, რომელიც შექმნილია ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების ყველა დოკუმენტის მართვისთვის, დოკუმენტების პროექტების ჩათვლით (გარდა სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველი ინფორმაციის შემცველი დოკუმენტებისა).

5. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS ურთიერთქმედებს უწყებათაშორის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემასთან (შემდგომში MEDO სისტემა), უწყებათაშორის ელექტრონული ურთიერთქმედების ერთიან სისტემასთან (შემდგომში SMEV) და სხვა საინფორმაციო სისტემებთან.

რეგულირდება ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის ურთიერთქმედება MEDO სისტემასთან ტექნიკური მოთხოვნებიუწყებათაშორისი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ურთიერთქმედების ორგანიზებას ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოების დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ სისტემებთან, დამტკიცებული რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2009 წლის 2 ოქტომბრის No1403-r ბრძანებით (რუსეთის ფედერაციის კრებული კანონმდებლობა). , 2009, No41, ხელოვნება 4818).

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-სა და SMEV-ს შორის ურთიერთქმედება ხორციელდება რეგლამენტით დადგენილი წესით. ერთიანი სისტემაუწყებათაშორისი ელექტრონული ურთიერთქმედება, დამტკიცებული რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2010 წლის 8 სექტემბრის No697 დადგენილებით (რუსეთის ფედერაციის კრებული კანონმდებლობა, 2010, No. 38, მუხ. 4823).

6. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში დოკუმენტაციის მართვის პროცესები უნდა მოიცავდეს:

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში დოკუმენტის ან დოკუმენტის შესახებ ინფორმაციის შესანახად ქმედებების ერთობლიობა, რომელიც განსაზღვრავს დოკუმენტის ადგილს ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში და საშუალებას გაძლევთ მართოთ იგი (შემდგომში დოკუმენტის შეყვანა) ;

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS მომხმარებლისთვის დოკუმენტის მიტანა;

დოკუმენტის დამტკიცება;

დოკუმენტზე ხელმოწერა;

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში შესრულებული ქმედებების პროტოკოლების (საკონტროლო ინფორმაციის) შენახვის ჩანაწერი და ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის მომხმარებლებისა და ადმინისტრატორების ქმედებების ჩათვლით და ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოს EDMS-ის მიერ ავტომატურად ინიცირებული ქმედებები. თავად ავტორიტეტი სისტემის გარკვეული პარამეტრებისა და პარამეტრების გამო, რომელიც ინახება იმ რაოდენობით, რომელიც საკმარისია საკონტროლო ინფორმაციის დასრულებული მოქმედებების აღსადგენად ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში;

დოკუმენტის გადაცემა (გაგზავნა);

დოკუმენტების შენახვა და აღრიცხვა, ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოში საოფისე მუშაობის ინსტრუქციის შესაბამისად, აგრეთვე შესრულების დისციპლინის კონტროლი, საცნობარო მასალების მომზადება და დოკუმენტების არქივში შეტანა.

7. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში პროცესები, დოკუმენტების მიღებისა და გადაცემის მეთოდის მიხედვით, იყოფა შემდეგ ჯგუფებად:

ა) ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების მიერ შექმნილი ან მიღებული და ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში შეტანილი ქაღალდზე შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების დამუშავება დოკუმენტების (მათ შორის საფოსტო სერვისებით, ტელეკომუნიკაციებით და საკურიერო კომუნიკაციებით მიღებული დოკუმენტების) რეგისტრაციის, სკანირებისა და ელექტრონული გამოსახულების შექმნის გზით. );

ბ) MEDO სისტემით მიღებული ან გადაცემული ელექტრონული დოკუმენტების დამუშავება;

გ) SMEV-ის გამოყენებით მიღებული ან გადაცემული ელექტრონული დოკუმენტების დამუშავება;

დ) ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოში ელექტრონული ფოსტით მიღებული ან გადაცემული ელექტრონული დოკუმენტების დამუშავება;

ე) ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში შიდა დოკუმენტების დამუშავება.

8. დოკუმენტის შეტანის პროცესი მოიცავს ქაღალდზე დოკუმენტების რეგისტრაციის, სკანირებისა და ელექტრონული გამოსახულების შექმნის პროცედურებს ან ელექტრონული დოკუმენტის შინაარსის ჩაწერას მასში ცვლილებების აკრძალვით.

იმ შემთხვევაში, როდესაც ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოს მიერ დამტკიცებული საოფისე მუშაობის ინსტრუქციები განსაზღვრავს დოკუმენტების ჩამონათვალს ქაღალდზე, რომლებისთვისაც დადგენილია ელექტრონული სურათის შექმნის აკრძალვა, შეყვანის პროცესი მოიცავს მხოლოდ რეგისტრაციას.

ელექტრონული დოკუმენტების პროექტებისთვის, რომლებიც დამტკიცების ან ხელმოწერის პროცესშია, ელექტრონული დოკუმენტის შინაარსი აღირიცხება ელექტრონული დოკუმენტის დამტკიცების, ხელმოწერის და შემდგომი რეგისტრაციის ყოველ ეტაპზე.

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS დოკუმენტების შეყვანის ქვესისტემას უნდა ჰქონდეს ინტერაქტიული კონფიგურაციისა და მართვის ინსტრუმენტები.

დოკუმენტის შეყვანის პროცესი უნდა ითვალისწინებდეს კონტროლს, კონტროლს და ფუნქციონირებაფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს:

დოკუმენტების რეგისტრაცია ფაილის ფორმატის მიუხედავად - ელექტრონული დოკუმენტის ან ელექტრონული დოკუმენტის კომპონენტების გამოყენებული შიდა სტრუქტურა ან/და კოდირება, კოდირების მეთოდი და სხვა ტექნოლოგიური მახასიათებლები მათ შინაარსში ცვლილების გარეშე;

მოათავსეთ დოკუმენტები იერარქიულ სქემაში, რომელიც შედგება სექციებისა და ქვესექციებისგან, რომლის მიხედვითაც ორგანიზებულია დოკუმენტების სისტემატიზაცია და შენახვის ორგანიზაცია ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში (შემდგომში - კლასიფიკაციის სქემა).

9. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში შემავალ ელექტრონულ დოკუმენტებზე, რუსეთის ფედერაციის ეროვნული სტანდარტის შესაბამისად GOST R ISO 15489-1-2007 „ინფორმაციის, ბიბლიოთეკისა და გამოცემის სტანდარტების სისტემა. დოკუმენტების მართვა. ზოგადი მოთხოვნები“ (შემდგომში სტანდარტი) უნდა უზრუნველყოფდეს:

ელექტრონული დოკუმენტის ავთენტურობა – ელექტრონული დოკუმენტის თვისება, რომელიც იძლევა გარანტიას ელექტრონული დოკუმენტის იდენტურობისა დეკლარირებულისა;

ელექტრონული დოკუმენტის მთლიანობა - ელექტრონული დოკუმენტის საკუთრება, რომელშიც ელექტრონული დოკუმენტის შინაარსი წარმოადგენს სრულ და ზუსტ წარმოდგენას ტრანზაქციების, აქტივობების ან გადამოწმებული ფაქტების შესახებ და შეიძლება სანდო იყოს შემდგომ ტრანზაქციებში ან შემდგომ აქტივობებში;

ელექტრონული დოკუმენტის მდგომარეობა, რომელშიც არანაირი ცვლილება არ განხორციელებულა მისი შექმნის დღიდან.

10. დოკუმენტები უნდა დარეგისტრირდეს ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში დოკუმენტის დეტალების ჩაწერით, რომელიც უზრუნველყოფს დოკუმენტის შემდეგი თვისებების დადასტურებას სტანდარტის შესაბამისად:

დოკუმენტი შეიქმნა ფედერალურ აღმასრულებელ ხელისუფლებაში საოფისე მუშაობის ინსტრუქციის შესაბამისად;

დოკუმენტი შეიქმნა ან გაგზავნილია მის შემქმნელად ან გამომგზავნად მითითებული პირის მიერ;

დოკუმენტი შეიქმნა ან გაიგზავნა ზუსტად მითითებულ დროს მითითებულ ადრესატს;

დოკუმენტი დასრულებულია;

ელექტრონული დოკუმენტი (დოკუმენტის ელექტრონული სურათი) შეიძლება მოიძებნოს, მოიძიოს, წარმოადგინოს და განიმარტოს ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოს EDMS-ში, გარდა ქაღალდზე არსებული დოკუმენტებისა, რისთვისაც ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოს მიერ დამტკიცებული ოფისის მართვის ინსტრუქციები კრძალავს ელექტრონული გამოსახულების შექმნა.

11. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში დოკუმენტების შექმნა და დამუშავება ხორციელდება ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში საოფისე მუშაობის წესებით დადგენილი წესით, რომელიც დამტკიცებულია რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2009 წლის 15 ივნისის No. 477 (რუსეთის ფედერაციის კრებული, 2009, No25, მუხ. 3060; 2011, No37, მუხ. 5263).

12. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-მა უნდა უზრუნველყოს ფაილის შემდეგი ფორმატების ჩვენება: pdf, rtf, doc, tiff.

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-მა შეიძლება უზრუნველყოს სხვა ფაილის ფორმატების ჩვენება, რომლებიც გამოიყენება ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების საქმიანობაში.

13. ელექტრონული დოკუმენტების შეყვანის უზრუნველსაყოფად ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა აკმაყოფილებდეს შემდეგ ფუნქციურ მოთხოვნებს:

ელექტრონული დოკუმენტის რამდენიმე კომპონენტისგან შემდგარი ელექტრონული დოკუმენტის შეყვანისას - ცალკეული ნაწილები, რომლებიც დამოუკიდებლად ან ელექტრონული დოკუმენტის სხვა ნაწილებთან ერთად ქმნიან ცალკეულ ელექტრონულ დოკუმენტს, ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა უზრუნველყოს მისი ყველა კომპონენტის შეყვანა. ;

რამდენიმე კომპონენტისგან შემდგარ ელექტრონულ დოკუმენტში შესვლისას, ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-მა უნდა უზრუნველყოს ამ ელექტრონული დოკუმენტის როგორც ერთი მთლიანობის მართვა, კომპონენტებს შორის ურთიერთობის შენარჩუნება და ელექტრონული დოკუმენტის სტრუქტურული მთლიანობის შენარჩუნება;

უზრუნველყოს EDMS მომხმარებლებს ელექტრონული დოკუმენტის შეყვანის შესაძლებლობა ელექტრონული დოკუმენტის შესაქმნელად გამოყენებული პროგრამული აპლიკაციის არარსებობის შემთხვევაში;

უზრუნველყოს დოკუმენტების მეტამონაცემების შეგროვება და შენახვა;

ავტომატურად ამოიღეთ მნიშვნელობები ველებიდან, რომლებიც დანიშნულია ფედერალური აღმასრულებელი ოფიცრის მიერ, რომელსაც უფლება აქვს შეასრულოს ადმინისტრაციული ფუნქციებიფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-თან მუშაობისას (შემდგომში - ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის ადმინისტრატორი), MEDO სისტემიდან, SMEV და სხვა საინფორმაციო სისტემებიდან მიღებული დოკუმენტების გარკვეული ჯგუფებისთვის, ამ მნიშვნელობების გამოყენებით. ავტომატურად შეიყვანეთ შესაბამისი მეტამონაცემები;

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის კონფიგურაციისას მითითებული ყველა მეტამონაცემების ელემენტის შევსების მხარდაჭერა და მათი მუდმივი შენახვა და დოკუმენტთან კავშირის უზრუნველყოფა;

ჩაწერეთ დოკუმენტის შეტანის თარიღი და დრო, როგორც მეტამონაცემებში, ასევე საკონტროლო ინფორმაციაში;

უზრუნველყოს თითოეული შეყვანილი დოკუმენტის მეტამონაცემების ეკრანზე ჩვენების შესაძლებლობა;

უზრუნველყოს ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის მომხმარებლისგან მოთხოვნის შესაძლებლობა, შეიყვანოს ის სავალდებულო მეტამონაცემები, რომლებიც ავტომატურად არ იქნა ამოღებული და შენახული;

აცნობეთ ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის მომხმარებელს შეუვსებელი მეტამონაცემების შესახებ დოკუმენტის შეყვანისას.

14. დოკუმენტების დამტკიცებისა და ხელმოწერის პროცესების უზრუნველსაყოფად ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა უზრუნველყოს:

ფედერალური აღმასრულებელი სისტემის EDMS-ის მომხმარებლებისთვის დოკუმენტების მიტანა, რომლებიც არიან დოკუმენტის შემსრულებლები, დამმტკიცებლები და ხელმომწერები, ამ დოკუმენტის შესახებ დადგენილებებით, კომენტარებით და ინსტრუქციებით;

დოკუმენტებზე დაყრდნობით შეკვეთების შესრულების კონტროლის შესაძლებლობა, ავტომატური შეტყობინებაფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის მომხმარებლები შეკვეთების სტატუსზე;

ინტერფეისის არსებობა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დააკავშიროთ ელექტრონული ხელმოწერის ხელსაწყოები, რომლებმაც მიიღეს 2011 წლის 6 აპრილის №63-FZ ფედერალური კანონით დადგენილ მოთხოვნებთან შესაბამისობის დადასტურება „ელექტრონული ხელმოწერების შესახებ“ (რუსეთის ფედერაციის შეგროვებული კანონმდებლობა, 2011, No15, მუხ.27, მუხ.

ელექტრონული დოკუმენტების ხელმოწერა და დამტკიცება (ვიზინგი) ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენებით.

15. ელექტრონული დოკუმენტების ავთენტურობის, მთლიანობისა და სანდოობის შესამოწმებლად ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა უზრუნველყოს:

ელექტრონული ხელმოწერების და მასთან დაკავშირებული ელექტრონული ხელმოწერის გადამოწმების გასაღების სერტიფიკატების შემოწმება და უსაფრთხოება;

ელექტრონული ხელმოწერის შემოწმების შედეგის შენახვა ელექტრონული დოკუმენტის მეტამონაცემების სახით;

აცნობეთ ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის მომხმარებელს ელექტრონული ხელმოწერის შემოწმების შედეგების შესახებ.

16. ადრესატისთვის დოკუმენტების გადაცემის (გაგზავნის) პროცესი ხორციელდება ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოში საოფისე მუშაობის ინსტრუქციის შესაბამისად.

ქაღალდზე გამავალი დოკუმენტებისთვის, ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა უზრუნველყოს შესაბამისი ფორმატის კონვერტებისა და საფოსტო სიის დაბეჭდვა.

17. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-მა უნდა უზრუნველყოს საკონტროლო ინფორმაციის ჩაწერა, რათა დადგინდეს და თვალყური ადევნოს მოქმედებებს, რომელთა შესრულების ნებართვა (უფლება) არ აქვს ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის მომხმარებელს.

ამავდროულად, ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა უზრუნველყოს, რომ საკონტროლო ინფორმაციისა და ჩაწერილი მოქმედებების შენახვის ვადები შეესაბამებოდეს დოკუმენტის შენახვის პერიოდებს.

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა შეინახოს შემდეგი საკონტროლო ინფორმაცია ცვლილებებისგან დაცული ფორმით:

დოკუმენტებთან ან დოკუმენტების კომპლექტებთან, დოკუმენტების პროექტებთან, კლასიფიკაციის სქემით შესრულებული ყველა ქმედების შესახებ;

მოქმედების თარიღისა და დროის შესახებ.

საკონტროლო ინფორმაციის ნაწილად ჩაწერილი ქმედებების რაოდენობა უნდა შეიცავდეს:

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში დოკუმენტების და დოკუმენტების პროექტების შეტანა;

განყოფილების (ქვეგანყოფილების) გადატანა კლასიფიკაციის სქემაში;

ნებისმიერი ცვლილება ინსტრუქციებში შენახვის ვადების და დოკუმენტებთან შემდგომი ქმედებების შესახებ;

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის ადმინისტრატორის მიერ შესრულებული ნებისმიერი ქმედება დოკუმენტის ღირებულების შემოწმებისას, განხორციელებული 2004 წლის 22 ოქტომბრის №125-FZ ფედერალური კანონის შესაბამისად „რუსეთის ფედერაციაში საარქივო საქმეების შესახებ“. ” (რუსეთის ფედერაციის კრებული კანონმდებლობა, 2004, No43, მუხ. 4169; 2006, მუხ. 5280; 2008, მუხ. 2253;

კლასიფიკაციის სქემის მონაკვეთის (ქვეგანყოფილების) განადგურების აკრძალვის დაწესება და მოხსნა;

ნებისმიერი ცვლილება კლასიფიკაციის სქემის, სექციებისა და დოკუმენტების მეტამონაცემებში;

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS მომხმარებლის მიერ ცვლილებების შეტანა და მეტამონაცემების განადგურება;

წვდომის უფლებების ცვლილებები;

ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოსთვის EDMS მომხმარებლის შექმნა, მოდიფიკაცია და განადგურება ან ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოსთვის EDMS მომხმარებლის ჯგუფი;

საბუთების გადაცემა;

დოკუმენტების განადგურება;

დოკუმენტის ან მეტამონაცემების ბეჭდვა.

18. კონტროლის ინფორმაციის შენარჩუნების უზრუნველსაყოფად ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა აკმაყოფილებდეს შემდეგ ფუნქციურ მოთხოვნებს:

ავტომატურად ჩაიწეროს საკონტროლო ინფორმაციის ნაწილად დოკუმენტებზე წვდომის ყველა შემთხვევა, დოკუმენტების პროექტები და სექციები, ასევე ინფორმაციის დაბეჭდვა ან სხვა სახის ჩვენება;

უზრუნველყოს ინტერფეისი საკონტროლო ინფორმაციის შენახვის პროცესების დასაყენებლად;

ჩაწერეთ ყველა ცვლილება საკონტროლო ინფორმაციის შენახვის პროცესის პარამეტრებში. საკონტროლო ინფორმაციის შენახვის პროცესისთვის პარამეტრებში ცვლილებების აღრიცხვის გამორთვა დაუშვებელია;

უზრუნველყოს საკონტროლო ინფორმაციის შენახვა ელექტრონულ დოკუმენტებზე, კლასიფიკაციის სქემის განყოფილებებზე (ქვეგანყოფილებებზე), შენახვის პერიოდებზე, მეტამონაცემებზე შესრულებული ქმედებების შესახებ;

უზრუნველყოს, რომ შენარჩუნებულია აუდიტის ბილიკის ინფორმაცია მეტამონაცემების მნიშვნელობებში ცვლილებების შესახებ;

შეინახეთ დასამტკიცებლად ან ხელმოწერისთვის განკუთვნილი ელექტრონული დოკუმენტების პროექტები, როგორც თითოეული დოკუმენტის საკონტროლო ინფორმაციის ნაწილი;

უზრუნველყოს, რომ საკონტროლო ინფორმაცია წარმოდგენილი იყოს ისეთი ფორმით, რომელიც საშუალებას იძლევა მოვლენის იდენტიფიცირება და მასთან დაკავშირებული ყველა მონაცემის მოპოვება;

უზრუნველყოს საკონტროლო ინფორმაციის მოძიების შესაძლებლობა, რომელიც დაკავშირებულია გარკვეულ მოვლენებთან, ობიექტებთან - ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის საინფორმაციო ელემენტებით (სექციები, კლასიფიკაციის სქემის ქვეგანყოფილებები, ელექტრონული დოკუმენტები, კომპონენტები, ელექტრონული დოკუმენტის ბარათები, მეტამონაცემები და სხვა საინფორმაციო ელემენტები); ფედერალური EDMS-ის მომხმარებლები, ფედერალური EDMS-ის ჯგუფები - ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის მომხმარებელთა ქვეჯგუფი, ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის მომხმარებელთა როლები, მომენტები ან დროის ინტერვალები.

19. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის კლასიფიკაციის სქემა უნდა მოიცავდეს ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების საქმეების ნომენკლატურის სექციებსა და ქვეპუნქტებს.

შესაბამის განყოფილებებში (ქვესექციებში) შემავალი დოკუმენტების შენახვის ვადები დგინდება სახელმწიფო ორგანოების, ადგილობრივი თვითმმართველობების და ორგანიზაციების საქმიანობისას წარმოქმნილი სტანდარტული მართვის საარქივო დოკუმენტების ჩამონათვალის შესაბამისად, შენახვის ვადების მითითებით, დამტკიცებული ბრძანებით. რუსეთის ფედერაციის კულტურის სამინისტრო 2010 წლის 25 აგვისტოს No558 (რეგისტრირებულია რუსეთის ფედერაციის იუსტიციის სამინისტროში
2010 წლის 8 სექტემბერი, რეგისტრაციის No18380).

20. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა აკმაყოფილებდეს დოკუმენტების შენახვისა და აღრიცხვის შემდეგ მოთხოვნებს:

შესაძლებელი უნდა იყოს კლასიფიკაციის სქემის სექციების (ქვესექციების) შენახვის ვადების შექმნა და შეცვლა, რომლებიც დადგენილია ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოს ფაილების ნომენკლატურის საფუძველზე;

არ უნდა იყოს შეზღუდვები შენახვის ვადების რაოდენობაზე;

შენახვის პერიოდის შექმნისას მას უნდა მიენიჭოს იდენტიფიკატორი და მიეცეს მას უნიკალური სახელის შეყვანის შესაძლებლობა;

საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ და შეინახოთ ცვლილებებისგან დაცულ ფორმაში ცვლილებებისა და შენახვის პერიოდების განადგურების ისტორია საკონტროლო ინფორმაციაში, ასეთი ცვლილების ან განადგურების თარიღის ჩათვლით, და ინფორმაცია ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS მომხმარებლის შესახებ, რომელმაც გააკეთა შეცვალა ან გაანადგურა დოკუმენტი;

დოკუმენტების შენახვის ვადის შეცვლისას ან განადგურებისას აუცილებელია ჩაწეროთ ცვლილებების ან განადგურების მიზეზი და შეინახოთ ეს ინფორმაცია საკონტროლო ინფორმაციაში;

ყოველი სექციისთვის, კლასიფიკაციის სქემის ქვესექციაში მინიმუმ ერთი შენახვის პერიოდის მინიჭებით (ელექტრონულ დოკუმენტის ბარათში იმ განყოფილების (ქვესექციის) ნომრის ჩასმა, რომელსაც ეკუთვნის დოკუმენტი, ავტომატურად უნდა დადგინდეს დოკუმენტის შენახვის პერიოდი დოკუმენტში მითითებული პერიოდის შესაბამისად. კლასიფიკაციის სქემა);

დოკუმენტის შენახვის ვადის გასვლის მომენტში ფედერალური აღმასრულებელი EDMS ავტომატურად უნდა დაიწყოს შეტყობინება ფედერალური აღმასრულებელი EDMS მომხმარებლისთვის შენახვის ვადის გასვლის შესახებ;

განადგურების დოკუმენტების შერჩევა;

დოკუმენტების შენახვის პერიოდებში უზრუნველყოთ დოკუმენტებთან მოქმედებების ვარიანტების მინიმალური ნაკრები შენახვის ვადის გასვლის შემდეგ:

ა) მუდმივი შენახვა;

ბ) ჩაატაროს დოკუმენტის ღირებულების ექსპერტიზა 2004 წლის 22 ოქტომბრის №125-ФЗ „რუსეთის ფედერაციაში არქივის შესახებ“ ფედერალური კანონის შესაბამისად (რუსეთის ფედერაციის შეგროვებული კანონმდებლობა, 2004, No43, მუხ. 4169, No50, 2007, No 2253;

გ) გაანადგუროს დოკუმენტი ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოში საოფისე მუშაობის ინსტრუქციის შესაბამისად;

დ) შესანახად გადატანა სხვა საწყობში;

ე) კალენდარული წლის ბოლოს შექმენით დოკუმენტები დადგენილი ფორმით: აქტი ვადაგასული შენახვის ვადის მქონე დოკუმენტების (სექციების) განადგურების შესახებ და მუდმივი და გრძელვადიანი (10 წელზე მეტი) დოკუმენტების ინვენტარიზაციის შესახებ. შენახვის ვადა.

ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა დაუშვას:

ა) დოკუმენტების შენახვის ვადის გაზრდა;

ბ) გაანაწილოს დოკუმენტები განადგურებისთვის ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ში დოკუმენტების (სექციების) განადგურებისთვის გამოყოფის შესახებ აქტის შენარჩუნებისას;

გ) საბუთების ყოველწლიური მონაკვეთების ექსპორტი მუდმივ შესანახად სახელმწიფო არქივში შესანახად გადასატანად;

დ) პერსონალის შესახებ დოკუმენტების ყოველწლიური მონაკვეთების ექსპორტი პერსონალის შესახებ დოკუმენტების არქივში გადასატანად;

ე) შეინარჩუნოს შენახვის ვადები არანაკლებ ასი წლის განმავლობაში;

ვ) საკონტროლო ინფორმაციის ნაწილად აღრიცხოს ნებისმიერი ქმედება, რომელიც განხორციელდა დოკუმენტების განადგურებისა და გადაცემის მიზნით,
და აცნობეთ მათ შესახებ.

III. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS ინფორმაციის უსაფრთხოების მოთხოვნები, მათ შორის შეზღუდული გავრცელების ოფიციალური ინფორმაციის დამუშავებისას

21. შეზღუდული გავრცელების საკუთრების ინფორმაციის დასაცავად გამოყენებული უნდა იქნეს ინფორმაციის უსაფრთხოების მოთხოვნების შესაბამისად დამოწმებული ტექნიკური და (ან) პროგრამული უზრუნველყოფის ინფორმაციის დაცვის საშუალებები.

22. ინფორმაციის დაცვის მოთხოვნები და მათი განხორციელების ღონისძიებები, აგრეთვე სპეციალური პროგრამული და ტექნიკური დაცვის საშუალებები უნდა განისაზღვროს და დაზუსტდეს უსაფრთხოების დადგენილი კლასიდან გამომდინარე.

23. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა შეესაბამებოდეს რუსეთის ფედერაციის ეროვნული სტანდარტის GOST R 51275-2006 „ინფორმაციის დაცვას. საინფორმაციო ობიექტი. ინფორმაციაზე გავლენის ფაქტორები. ზოგადი დებულებები“ და მოთხოვნები ტექნიკური დაცვაკონფიდენციალური ინფორმაცია.

24. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა უზრუნველყოს დოკუმენტებზე ხელმისაწვდომობის კონტროლი. დოკუმენტებთან და მეტამონაცემებთან წვდომის მინიჭების და სხვა ოპერაციების შესახებ ინფორმაცია უნდა იყოს აღრიცხული და შენახული, როგორც საკონტროლო ინფორმაციის ნაწილი.

25. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ს არ უნდა ჰქონდეს პირდაპირი (დაუცველი) კავშირი საინფორმაციო და სატელეკომუნიკაციო ქსელის ინტერნეტთან რუსეთის ფედერაციის პრეზიდენტის 2008 წლის 17 მარტის No351 ბრძანებულების შესაბამისად „ინფორმაციული უსაფრთხოების უზრუნველყოფის ღონისძიებების შესახებ“. რუსეთის ფედერაციის საერთაშორისო ინფორმაციის გაცვლის საინფორმაციო და სატელეკომუნიკაციო ქსელების გამოყენებისას“ (რუსეთის ფედერაციის კრებული, 2008, No12, მუხ. 1110; 2008, No. 43, მუხ. 4919; 2011, No4, ხელოვნება 572).

26. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა უზრუნველყოს დოკუმენტებზე წვდომა უსაფრთხოების პოლიტიკის შესაბამისად. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS მომხმარებლების მართვა უნდა განხორციელდეს ცენტრალიზებულად. წვდომის უფლებები - ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის მომხმარებლის მიერ დაშვებული მოქმედებების ერთობლიობა, რომელიც ენიჭება ფედერალური EDMS მომხმარებლების როლებს და/ან ფედერალური EDMS-ის მომხმარებელთა ჯგუფებს. კლასიფიკაციის სქემის გარკვეულ ნაწილებზე წვდომის უზრუნველყოფის გარდა, წვდომის უფლებები გამოიყენება ოპერაციების დიაპაზონის შესაზღუდად, რომელიც ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის მომხმარებელს შეუძლია შეასრულოს ფედერალური აღმასრულებელი EDMS ობიექტებზე, მათ შორის მეტამონაცემების და სექციის შინაარსის ნახვა, შექმნა ან გარკვეული ტიპის ელექტრონული დოკუმენტების (დოკუმენტების ელექტრონული სურათების) დათვალიერება. ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის მომხმარებლებისთვის წვდომის უფლებების მინიჭება ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის რესურსებზე მთლიანად ხორციელდება თავად ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის პროგრამული უზრუნველყოფით.

27. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის მომხმარებლის როლი არის ფუნქციონალური უფლებების ერთობლიობა, რომელიც მინიჭებულია ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის მომხმარებელთა წინასწარ განსაზღვრულ ქვეჯგუფზე, რამაც შეიძლება შეზღუდოს EDMS-ის მომხმარებლის შესაძლებლობები. ფედერალური აღმასრულებელი ორგანო, რომელიც საშუალებას აძლევს ელექტრონული დოკუმენტების (დოკუმენტების ელექტრონული სურათების) მოძიებას და წაკითხვას მხოლოდ კლასიფიკაციის სქემის გარკვეულ მონაკვეთებში (ქვესექციაში).

28. უფლებები ენიჭება ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS ჯგუფებს და მემკვიდრეობით გადაეცემა ამ ჯგუფების წევრებს. წვდომის უფლებების მინიჭების ოპერაციების შესრულება ნებადართულია მხოლოდ ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის ადმინისტრატორებისთვის.

29. ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის ადმინისტრატორის უფლებამოსილებები უნდა ჩაიწეროს ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების თანამდებობის პირის ოფიციალურ დებულებებში.

30. წვდომის მართვისას ელექტრონული დოკუმენტების (დოკუმენტების ელექტრონული გამოსახულების) დაცვის უზრუნველსაყოფად ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა აკმაყოფილებდეს შემდეგ ფუნქციურ მოთხოვნებს:

უზრუნველყოს EDMS ადმინისტრატორებს წვდომის უფლებების მართვა;

ხელი შეუწყოს წვდომის უფლებების კომბინაციის გამოყენებას ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS მომხმარებლისთვის ერთდროულად რამდენიმე როლის მინიჭებით;

მიეცით ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის ადმინისტრატორს შექმნას ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS ჯგუფები და მართოს ისინი;

სისტემის ფუნქციებზე და შესაბამის ღონისძიებებზე წვდომა უზრუნველყოფილია მხოლოდ ფედერალური აღმასრულებელი EDMS-ის ადმინისტრატორებისთვის;

32. სარეზერვო და აღდგენის უზრუნველსაყოფად ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS უნდა აკმაყოფილებდეს შემდეგ ფუნქციურ მოთხოვნებს:

აქვს ავტომატიზირებული სარეზერვო და აღდგენის პროცედურები, რომლებიც საშუალებას იძლევა რეგულარულად სრული ან შერჩევითი სარეზერვო ასლი იყოს კლასიფიკაციის სქემის, ელექტრონული დოკუმენტების (დოკუმენტების ელექტრონული გამოსახულებები), მეტამონაცემების, ადმინისტრირების პარამეტრების და საკონტროლო ინფორმაციის რეგულარულად სრული ან შერჩევითი სარეზერვო ასლის შესაქმნელად, ასევე, საჭიროების შემთხვევაში, მათი აღდგენა. ;

მიეცით EDMS ადმინისტრატორებს შესაძლებლობა დაადგინონ განრიგი სარეზერვო პროცედურების შესასრულებლად:

ა) სარეზერვო ასლების სიხშირის მითითება;

ბ) სარეზერვო განყოფილებების (ქვესექციების) და ელექტრონული დოკუმენტების (დოკუმენტების ელექტრონული გამოსახულებების) მითითება;

გ) სარეზერვო შენახვის ადგილების განსაზღვრა.

სარეზერვო ასლებიდან ინფორმაციის აღდგენის შესაძლებლობა უნდა მიეწოდოს მხოლოდ სისტემის ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების EDMS-ის ადმინისტრატორს.

სარეზერვო ასლებიდან ელექტრონული დოკუმენტის (დოკუმენტების ელექტრონული სურათების) აღდგენისას ის უნდა იყოს სრულადმისი მთლიანობა (მათ შორის მეტამონაცემები, საკონტროლო ინფორმაცია) უზრუნველყოფილია აღდგენის პროცესის დასრულებისას.